[关键词] 医院 档案管理 信息化 优势
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着计算机和网络技术的快速发展和迅速普及,以及信息存储方式的变化, 人类真正进入了网络化和信息化时代。当前,随着卫生体制改革的不断深化, 医院管理的信息化已成为提高医院管理水平的中心环节。同样,信息化手段在医院档案管理工作中的应用也越来越广泛,使它逐步成为医院管理水平提高的关键环节。
随着我院管理信息化的逐步推进,在医院各领域产生了大量的电子文件,这些文件反映我院建设与发展,为医院的医疗、教学、科研、管理等各方面提供便利、快捷、准确、可靠的信息资源。档案管理中的信息化处理改变了医院传统的档案管理方式,其使用价值日益彰显。笔者通过近6年的电子档案管理工作经历,逐步总结出其日益凸显的优势。
1 档案信息化有利于保护珍贵的档案原件
将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,可以避免档案原件被过多地直接使用,或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏,以达到保护档案原件的目的;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。例如,医院建设和发展过程中,不同时期的某些珍贵的历史资料,包括历史文字资料和照片资料等。将重要、珍贵资料进行信息化处理,应用计算机对原件进行电子扫描,之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用,就可以有效地保护档案原件。再如,某些疑难病例的医学档案是非常珍贵的,具有重要的医疗、教学和科研价值。将其进行信息化处理后,就可以将原件在病案室进行妥善的长期保存,而将其电子文件形式的档案多次重复地应用于各项医疗、教学和科研工作之中。
2 档案信息化使文件的归档方式得到改善
在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代,采用手工操作的方式,档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录,工作量大。如果遇到信息改动,改动一处就要发生连锁反应,相关的地方都要改动,耗费大量的时间和人力。将档案信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。
在医院的各类档案文件中,有不少需要完成年度归档工作,需要在年底前对全年的文件和相关资料进行分类整理和登录,造成年底工作特别繁忙。档案信息化处理后,可以利用档案软件提供的统一信息格式,随时进行录入,通过网络进行档案信息的转换和提取,并对其进行档案管理。档案人员可以利用系统检索和排序功能,随时查阅文件的归档情况,发现未及时归档的或不符合归档条件的材料可以及时发出信息,督促和整改,大大改善了档案的归档方式,使档案管理工作更加规范。
3 档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享
档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在 [1]。以往在医院的各个不同部门,不同的医疗科室,需要随时调阅有关档案存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后,利用医院全院电脑联网,就解决了这一系列问题。电子文件比档案原件更易于导航,可增强对原始档案的应用程度和应用范围;更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,提高了档案原件的利用率,更有利于档案部门充分发挥互联网的潜能,对过网页陈列和导航,向各用户介绍馆藏,进一步促进馆藏档案的利用,最大限度地实现档案信息资源的共享。
4 档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便
以往手工查询档案资料,往往费时费力,有时还不一定能达到目的。将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。这种智能化检索方法,检索速度快、效率高、范围广,同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。
在档案的使用上,信息化更让用户感受到方便。首先电子档案的保存年限达到了100年以上,这是纸质档案难以比拟的。其次,医院各部门、各医疗科室,只要有需要,就可以在任何时间、任何一台医院联网的计算机中方便地使用档案信息,获取更为及时、准确、系统的信息。而且查询速度快,一次查询只需几秒钟,就能得到内容全面完整的档案信息。不仅包含档案目录信息,也完整包含了具体的信息内容。再次,它也真正实施了在线,授权使用者可以从全球任何角落访问我院的网站,然后查询到自己所需要的档案资料。以上种种给档案的检索和使用带来了极大的方便,真正实现了“一点通”。
5 档案信息化改善了档案管理模式
在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料日积月累,数量越来越多,占用了大量的储存空间。另外,由于纸张的特性,档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作,在管理模式上存在着管理成本高,使用效率低,原件容易损坏等问题。仅以我院病案室出院病历为例,我院每年的住院病人数达4万人次左右,这就意味着每年要新增4万本出院病案需要保管。而根据有关部门规定,出院病人的住院病历,医院必须保存30年以上。可以想象,随着时间的推移,随着每年住院病人数的不断递增,医院需要多么大的空间来保存这些病案,而妥善保管好这样大量的、逐年递增的病案资料又会给医院增加多么大的困难。所以,推行电子病历成为一种必然的趋势。各类医院档案信息化处理以后,可以极大限度地提高档案的运行效率,使档案信息更加形象、直观,最大限度地方便了档案检索和利用,并且节省了大量的储存空间,节省大量的人力、物力和财力资源,同时又保障了档案的安全备份,真正做到了“有备无患”。
综上所述,笔者认为,信息化处理在医院档案管理中具有十分重要的意义,较之传统的档案管理有着明显的优势。只有不断增强创新意识,档案工作才有生命力。我们要充分利用信息化建设,让医院档案管理工作进一步标准化、数字化、网络化,为医院的建设和发展发挥更大的作用。
［关键词］ 档案管理； 信息化； 优势
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 056
［中图分类号］ G275 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）16- 0092- 02
纵观浩荡的全球信息化浪潮，信息化正在超越传统的经济形态，推动世界经济加速发展。党的十六大报告明确提出了要把推进信息化作为我国面向新世纪的战略举措，提出信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。提出坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走出一条新型工业化的路子。这些，为我国信息化的发展指明了方向，档案管理信息化逐渐被更多的企业加入到了自身发展改革中来。
1 企业档案管理信息化的明显特点
① 信息的非人工识读性；② 系统依赖性；③ 信息与载体之间的可分离性；④ 信息的可变性；⑤ 信息存储的高密度性；⑥ 多种信息媒体的集成性；⑦ 信息的可操作性。
2 企业档案管理信息化相对传统档案管理模式的优势
2．1 档案的保存手段和方法更先进
传统档案的保存手段一般有：纸质、图片、照片、录音、录像等，因档案保存的方法不同、时间长短不同，可能造成文档纸张受潮、水浸、虫蚀、火灾等各类损坏情况。每年企业需要投入相当的保管经费，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。档案需反复查阅，也可能存在原件受损或遗失等，这些都给企业档案管理工作带来很多困扰。企业档案信息化借助计算机、网络等工具，把有关资料制作成电子文档保存，在保存空间、质量、清晰度、准确性等问题上都得到了提升。
2．2 档案管理省时省力，提高人力资本的利用率
传统的档案管理工作多由人工完成，需要档案管理人员进行大量的手工资料的收集、整编、汇总、存放等，工作量大且效率低，浪费时间，由此造成了人力成本的浪费。档案信息化后，网络化、自动化、实时化的优点立刻凸显：只需一次录入数据，档案管理内部进行数据共享，实现多次利用并实现信息共享，信息可以进行自动打印和复制等操作，便于档案的调阅。
2．3 档案检索的快速性、准确性、自提升
传统档案管理工作检索需要档案管理人员从目录中找出所需的记录信息，然后据此在库房中查找，既费时又费力。
档案管理信息化的情况下，只需通过网络就可即时查询，更为快捷。管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。在信息共享的前提下，企业内部的其他部门员工，如有工作需要，可根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，实现信息检索的自助方式，同时极大地减轻了工作人员的负担。
2．4 信息量可以大大增加，载体形式丰富化
随着扫描技术、微缩、光盘技术等的发展，信息储存的数量和密度可以比传统方式的信息存储量高出许多倍。传统的纸件档案一般只能记录文字、图形、图表等形式的信息，但电子文档可以同时记录文字、图形、图表、声音、动画、视频影像等多媒体信息。
一张3．5英寸的软盘，有1．44M字节，理论上可以存储70万汉字。一张光盘容量达到600～4 000MB的，可存储35万张打印纸上的文字或10万页图形信息。一个保存30万券档案的中等规模的省级档案馆，其纸质档案的排列长度可达4～5千米，但是转化录入计算机，用CD－R刻录仅仅400片即可，用DVD的密度刻录保存仅需60片，甚至一个皮包即可装下全部资料。
随着硬盘的出现，存储量相较之前成了几何级数的增长。移动硬盘的容量同样是以MB（兆）和GB（千兆）为单位的，目前移动硬盘大多提供20GB、30GB、80GB、160GB、320GB、500GB、1TB的容量、最高可达5TB的容量，可以说是U盘、磁盘等闪存产品的升级版。随着技术的发展，更大容量的移动硬盘还将不断推出。
2．5 可实现更广义的档案信息共享、远程传输，档案信息管理系统也可以与其他办公系统实现无缝连接
随着办公自动化在各企业的推进，档案管理信息化可与其他办公系统进行无缝连接，针对企业所需进行各类信息资源整合和无缝利用，更高效地为企业管理者的决策提供服务支持，也减少普通员工的事务性工作，提高工作效率。
2．6 提升档案管理部门的业务能力和工作效率
档案管理员可以从原来的手工劳动中解脱出来，不再只是从事打字、录入、保管这类的简单性劳动，而是提升到档案收集、编研、分析调整、信息整合、与企业发展同步或超前的信息研究等更深一步的档案管理阶段。档案信息化，对档案管理人员的技能不断提出新的挑战，使其自身技能在发展中不断提升，工作内容从简单到复杂，从枯燥到有新意，从可替代到有技术性含量，档案管理人员不仅对自身发展满意度提升，也使得工作效率不断高效，进一步提高了企业的人才素质。
3 结 语
档案信息化的建设工作是整个系统的建设工程，组成系统的纵向和横向的各个环节通过基础性和技术性的建设，并通过网络连接，从而发挥整体优势，提高系统的整体运行能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、连通各局域网络，建立企业档案信息网络，从而实现企业档案管理数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。企业应有计划有组织地进行培训，掌握信息技术的新知识。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为建立和提高公司的核心竞争力服务，为经济建设和社会发展服务。
主要参考文献
［1］ 王竹青． 推进企业信息化 提升企业竞争力［J］． 经济师，2002（6）．
［2］ 冯惠玲． 电子文件管理教程［M］． 北京：中国人民大学出版社，2001．
［3］ 肖珑． 数字信息资源的检索与利用［M］． 北京：北京大学出版社，2003．
一、当前档案管理工作的现状
就目前来看，我国的档案管理工作的水平还有待提高，一些单位的档案管理存在着人员素质不高、重保管轻利用等现象，有的单位的档案管理人员甚至还存有应付检查等观念，严重制约了我国档案管理工作的发展。管理人员普遍没有认识到档案管理的重要性，只根据工作需要进行必要的信息整理，而没能使档案管理发挥其真正的价值。这种陈旧的管理理念必然会导致工作人员在工作中的行为不够积极，不能主动的改变和创新管理方式，从而影响了档案管理的整体水平。在信息时代，各种理论和技术不断的向前发展，其更新速度也越来越快，如果档案管理人员不能及时有效的汲取新的理论知识，更新自身知识结构，完善自身技术水平，那么将很快落后于档案管理的时代要求。这也是我国档案管理工作缺乏创新的最主要原因。此外，随着各类管理和存储技术的发展，档案管理工作对于工作人员的专业知识和技能的要求也逐渐提高。只有具备了相关的职业技能的人才，才能够满足相关的设备和系统控制需求。但是，就我国目前的档案管理工作人员的整体水平来看，还有待提高，尤其是一些资深的档案管理工作人员，由于从业较早，其无论是知识结构还是技术能力，都相对陈旧。
二、档案信息化管理的优势
所谓档案管理信息化，就是通过一定的现代信息管理技术对现有的档案管理进行全方位的升级和改造，使其从管理模式和方法上更多的采用信息化档案管理方式。并且能够在高效管理的同时，做到对档案信息的合理利用，使其能够在工作中最大限度的发挥价值，服务于单位管理和社会管理。笔者在认真分析了信息化档案管理和传统的档案管理后，总结信息化的优势有以下几点：首先，其可以克服传统的档案管理低效率的手工作业形式，将工作人员从繁重的体力劳动中解放出来，并且能够实现档案资料的更加高效和精准的管理。因为在信息化档案管理的过程中，采用的是硬盘、光盘等体积小、容量大的存储设备，运用的是先进的网络管理系统，可以实现数据的灵活存取；其次，信息化的档案管理可以克服传统档案管理的定期分类数据搜集和整理工作，因为在信息化的档案管理过程中可以在信息和资料录人的同时，完成对其属性和类目的管理，不仅便于查找利用，还可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高档案管理的维护性；再次，在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归挡的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。
三、实现档案管理信息化的主要措施
1、提高对档案管理信息化重大意义的认识
人事档案工作向来以默默无闻、无私奉献著称，档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论。关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。
2、提高档案管理人员的综合素质
档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息时代不断发展，对每位档案管理工作者的业务素质提出了更高的要求。档案管理工作者除了要强化事业心之外，还要加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术和管理技术，掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识及管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定。努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的复合型人才。
3、强化档案管理的安全意识
[关键词]档案管理；信息化；优势；安全风险；评估
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.132
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01
随着时代的不断发展，信息化建设成为档案管理发展的必然趋势，对现代档案管理工作的开展及档案资源的应用有着非常重大的意义。档案管理信息化是实现档案管理规范化、现代化的一大重要途径，同时也是档案资源实现共享，得到广泛应用的必然要求。
1 档案管理信息化的必要性
在当今档案管理信息量急速增加、种类繁多、信息载体多样的情况下，传统的档案管理模式已与社会信息化发展相脱节。这必然要求档案管理信息化，在满足时展需要的同时更好地促进档案管理事业的发展，充分实现档案的功能和价值。档案管理信息化发展是档案发展的必然要求，当今社会已具备了档案管理信息化发展完善的条件，使其发展成为可能。第一，具备软硬件基础。硬件基础主要体现在各单位的档案管理部门已具备打印机、复印件以及扫描仪等高新技术设备，另外，对计算机的配置也满足了档案管理部门的工作需求。第二，规范的管理机制。其标准体现在整理、统计、服务及技术等多个方面。第三，人们的信息化意识逐渐增强。随着计算机网络技术在生产生活中的广泛应用，人们的信息化意识逐渐增强，同时人们对信息化相关设备技术的操作能力也已满足日常生产生活的需要。这为档案管理信息化的发展提供了良好的社会环境和思想环境，并在一定程度证实了档案管理信息化建设的迫切需求。
2 档案管理信息化的优势
2.1 利于存储
在档案管理信息化中，档案管理不再占用巨大空间，且提高了管理效率，档案只需储存在计算机中。同时，也解决了纸质档案在存储期间的自然损害问题，提高了档案资料存储的长期性。经过高新技术进行“原文扫描“后，利于实现“原文”再现。
2.2 便于查询
在传统的档案管理模式中，查询资料需档案管理人员自大量的纸质信息中，通过肉眼查找。档案管理信息化彻底改变了这一费时、费力的查询方式，通过档案信息管理系统即可实现档案资料的即时、准确查询。这大大提高了档案资料的使用质量、精度和效率。
2.3 实现信息共享
档案管理信息化通过信息网络可促进组织、单位内部的信息共享，使档案资源的使用更加快捷，及时满足组织、单位内部对档案信息的需求。专用的信息技术，可实现档案资料的异地远程管理和使用，最大程度地发挥了档案的作用。
2.4 实现档案的分级管理
在档案管理信息化中，可通过相应的网络权限设置，规定使用者的调阅权限，实现档案资料的分级管理，这有利于资料保密。同时，系统查询记录可自动记录调阅情况，以更好地落实责任追究制。
2.5 提高工作效率
传统的档案管理工作中，档案的收集、整理、保管以及利用等都需要通过手工劳动实现，这需要花费大量的人力和物力资源。而档案管理信息化改变了传统的工作方式，档案资料经微机处理后，实现了按“件”整理归档，其整理、保管及利用等环节均可在电脑上操作。同时，工作人员的工作由以前的集中工作转变为分散工作。另外，系统中按“件”整理的资料，使得文件的插入变得简单，便于文件完善。可见，档案管理信息化在降低工作人员劳动强度的同时也提高了工作人员的工作效率。
3 档案管理信息化安全风险评估
3.1 档案管理信息化安全风险评估的必要性
档案管理信息化的优势逐渐体现出来，且其特点鲜明，与社会发展相协调，是现代化发展的一个重要趋势。信息化的管理方法，能给人们的生活带来方便，与此同时，信息的安全问题也引起了人们的注意。在对档案进行信息化管理的过程中，应确保信息的安全性，保证信息传输路径的安全，并确保数据的完整性。
3.2 档案管理信息化安全风险评估中的存在的问题
目前档案管理信息化安全风险评估存在的问题主要有以下几个方面。第一，对信息安全评估不够重视。各组织、单位的管理层对档案管理信息化安全评估的重视程度不能与档案管理信息化安全评估的重要性呈正比，远远达不到现阶段信息安全的需要。第二，评估技术人员匮乏。各组织、单位内部，对档案管理信息化安全评估的重视程度不够，导致安全评估人员的专业知识及经验严重不足，不能满足其工作需求，甚至相关部门的档案管理信息化安全评估形同虚设。第三，工作流程及技术标准有待完善。就目前档案管理信息化安全评估的发展状况而言，需要完善其工作流程及相关的技术标准。其工作流程和技术标准要根据具体环境及情况而制定，以实现流程和标准的科学性、合理性。特别是评估中的分析方法如定性分析、定量分析等，需要进一步完善。第四，评估工具有待更新。随着信息化的不断推进，其安全问题也日渐暴漏。原有的评估工具已不能满足现阶段解决相关安全问题的需要。因此，必须加大评估工具的开发和推广力度，切实满足档案管理信息化安全评估的需求。
4 结 语
档案管理信息化是档案管理随时展的必然趋势，其与传统的档案管理方式相比有着明显的优势。同时，档案管理信息化所具有的信息安全也需引起重视，要积极解决信息化安全评估中的相关问题，促进安全评估，从而在根本上促进档案管理信息化的发展。
主要参考文献
计算机技术的发展为人类的工作与生产模式的改变是颠覆性的，而信息技术与互联网知识的不断深入与迅速普及，则让企业单位的档案管理模式步入了数字化的新时代，文字或图像的信息处理技术促进了办公自动化的进程。
一、档案内容数字化管理的基本概述
（一）档案内容数字化
档案是企业单位开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，以及一些技术性图纸或文件，同时也包括合同文书，声像信息等，是企业的核心信息资源与重要资产。而档案内容数字化则是随着计算机技术、OCR技术、扫描技术、数字摄影技术（录音、录像、照片）、多媒体技术、数据库技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案内容存储形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
（二）档案数字管理的内容
对档案内容进行数字化管理分为两个过程，一是进行档案内容数字化采取，把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机上网，利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，或直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。二是档案内容数字化查阅，采用浏览器或服务器为查询载体，实现本地及远程查档、阅档功能，可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权，在档案内容查阅过程进行详细的日志记录，同时也有信息加密传输等多种方式。
二、档案内容数字化管理的优势
（一）缩减档案内容管理的成本
在过去的传统档案内容管理模式中，一直使用粗放型模式使得档案管理需要大量的人力及办公资源，致使管理成本大幅较高，不利于企业科学管理的方针实施。而数字化档案内容管理则使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，摒弃了过去需要把档案资料分类存放和建立大量的检索工具的模式。
（二）优化档案内容管理的工作效率
档案内容管理的工作在过去的传统模式中，需要大量的人力物力，相对繁琐，且极具细致，不能有半点差错。而数字化管理则极大的减轻了人力的使用，首先在档案内容的收集过程中，传统的档案管理模式使得管理人员在进行档案信息收集时，受各种因素的影响，并不能快速、有效、全面的将档案信息收集起来，这对档案管理、利用造成很大的影响。实现档案数字化管理后，档案管理人员能在足不出户的情况下，快速、高效、全面的完成档案信息收集，这极大的提高了档案信息收集效率。
其次，由于档案内容数字化管理对工作时间和地点的要求降低，档案文件能通过解码、编码的手段变成数字档案，存储在一个小小的硬盘里面，所有的电子档案信息都能够进行复制、或者整理，可以在不同的地方与时间里对想了解的内容进行查阅，管理人员通过网络系统进行档案立卷、编目、原文挂接，并且能打印出全引目录、卷内目录、原文内容，整个过程十分简单，极大的提高管理人员的工作效率。而档案内容的查阅过程也变得非常便捷，通过网络进行对资料关键词的检索、模糊搜索，查阅相关目录，直接调阅原文，原文直接打印。极大的优化了档案内容管理的工作效率。
（三）加大了档案内容的信息开发
在传统的档案内容管理中，管理人员需要对档案进行分类整理，并且只有保证档案的完整性，才能为档案信息的查询使用提供方便，实现档案内容数字化管理后，管理人员可以将各种档案内容存储在计算机硬盘中，电子档案经过立卷后，使用者在利用档案信息时，只需要将关键词输入检索工具中，就能将所有信息显示出来，不仅能供使用者利用，还能帮助使用者对某些问题进行深层次探索，这就极大的提高了档案信息的开发度。
一、信息化是档案管理可持续发展的保证
（一）档案的信息化管理是发展医疗卫生事业的必然要求。档案信息化可以有效促进医院的信息化建设和规范化管理，全面提高医院的信息化管理水平。通过对医院数字化档案的业务规则分析研究，把基于业务规则引擎的方法应用到医院数字化档案的管理，能有效提高医疗档案信息化的管理和使用效率，从而提升医院档案管理水平和应用价值。
（二）档案信息化是加强医疗卫生工作的需要。医院各种门类的档案资料不仅能为广大医务人员提供丰富、详实的信息资源，同时也可为医院领导的决策和管理提供完整、可靠的历史数据和资料等。随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来了新的机遇。利用计算机管理已经是档案现代化管理模式的必然发展趋势。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必经之路。
（三）医疗档案管理的信息化是医学档案管理实现便捷化的一个重要课题。档案信息资源，达到院内资源共享的目的，这是适应医院发展和社会信息化建设的必然势趋。过去我们没有足够意识到档案信息资料的重要性，对随时产生各种门类和载体的档案资料，比如医疗、护理、科研、人事、文秘、基建、财务、荣誉、声像等，认为存放在档案室就完成历史使命，其实不然，正是那些被束之高搁、无人问津的档案资料，对医院各部门及医院的可持性发展都有着非常积极的借签作用。因此，为了最大限度发挥医疗档案现代化在医学建设发展过程中的作用，我们应当积极探索将医疗档案管理与信息化技术相结合的新方法，促进医疗档案管理的现代化，实现其最大化优势。
二、医疗档案管理信息化的实现途径
（一）建立标准化、规范化档案管理体系。档案中蕴藏的丰富信息将在医疗机构业务发展中发挥不可替代的作用。所以，我们必须加快档案的信息化管理进程，发挥档案信息资源的作用，促进医疗事业的发展。因此，我们要依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览，具有互联网及内联网检索功能。能够实现收集整理、检索浏览、借阅管理、数据存储、权限控制、统计报表、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足医院文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。另外，不断开发适合医疗机构使用的专门的档案管理软件，要求软件公司开发出起点高、界面清晰、便于掌握的软件系统。档案信息化是项高投入的事业，不仅要投入大量的人力，而且需要投入大量的资金，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件设施，从而推动医疗机构档案信息化建设加快发展。
（二）加强医疗档案信息传输的网络化，充分实现资源共享。档案的真正价值在于利用，档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。利用医院内部网建立档案信息网站，实行新信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务。医院可以利用内部网建立专门的档案信息网站，实行新信息上网发布、联机公共目录查询服务和光盘远程检索服务等。同时还可开展档案信息的咨询服务，为患者提供定向、定题的交互式信息咨询，同时运用现代化的信息技术对医疗档案信息进行深度的加工、提炼和开发，不断拓展医院档案的各项服务功能，提高医疗档案的服务质量。
（三）加强档案信息技术人员队伍建设。当前，档案事业发展处于关键时期，大量的新情况、新问题需要我们去探讨，去解决，在这种新形势、新任务面前，加强档案干部队伍建设，提高档案干部队伍素质尤为重要。档案信息化建设是一个促使由档案管理向档案信息管理的过程。信息技术、网络技术在档案领域的应用，对档案管理人员提出了更高的要求。档案工作人员应该是具有广博的知识并掌握现代网络技术的复合型人才。面对需求上的这一变化，我们要做好现职人员的培训工作，只有通过学习和培训，提高档案干部队伍的综合素质，才能适应计算机技术、信息技术不断发展的需要，才能充分发挥档案计算机管理的优势，这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。？医疗档案管理工作者要充分认识到加强档案信息化管理的重要性的同时，不断提高自身的专业素质和技术水平，熟练掌握和运用现代设备和信息技术，创造性地开展档案管理工作，从而促进医院的档案事业蓬勃发展。
1 档案实施信息化管理的重要性
利用信息技术进行档案管理不仅为用户了解和使用其档案信息提供了便利，也加强了对档案的保存，提高了档案管理工作的效率。详细分析其具体作用，我认为主要体现在以下几个方面：
首先，使档案信息中的传递量和服务对象大大增加。实施信息化管理以后，利用数字信息进行档案管理，因为数字信息使用的空间小，传递过程中不会受空间的限制，再利用计算机网络通讯等科技手段的支持，用于存储和管理数字信息的服务器的数量会明显增加，服务对象的范围也更加广泛。
其次，信息化管理的使用充分延续了使用时间，能让档案信息全天候为用户服务，并且通过网络对档案信息进行检索更加方便快捷，为每个用户提供其个性化档案信息的了解和查询。
最后，利用信息化技术对档案进行管理，可以实现档案信息资源共享。利用网络技术进行档案信息的输送和传递优势更明显，查阅者不仅可以自己利用互联网直接进行查阅，还可以把电子档案下载到自己的电脑上，不用反复往返档案室进行查阅，这就让用户和从事档案管理的工作人员节约了大量时间，还能方便异地查询，使档案信息的利用效率得以有效提高。
2 利用信息化进行档案管理的工作中存在的安全隐患问题
2.1 实施信息化进行管理的过程存在安全威胁
档案采用信息化的管理手段进行管理以后，实现了信息的网络查询和网络传递，这就为信息的安全带来了很大的隐患，尤其是一些机密的档案信息，容易被一些别有用心的人在网络上进行伪造、窃取或篡改，这种情况的存在，为我们的档案管理工作带来了很多麻烦。同时，由于计算机网络病毒的影响，致使一些档案信息在网络上被病毒侵袭，致使档案信息中的资料容易被外泄。另外，保存档案信息的计算机都有一定的使用寿命，再加上软件平台的一些因素，如果采取的处理方法不妥，都容易导致电子信息档案受到损失。
2.2 档案信息本身存在着一定的安全隐患
在传统的档案管理工作中，普遍存在的都是纸质档案，这些纸质档案上边都有领导的签字和单位的盖章，很容易鉴别档案的合法性和真实性，自从实施信息化进行管理以后，这些电子数字档案很容易被复制和修改，这些都会对档案的合法性和真实性带来不利影响，使档案信息的安全面临着很大的威胁。
2.3 人为的操作失误造成安全隐患
在电子信息进行生成和管理的过程中，档案管理人员自身素质较低，安全意识缺乏以及工作时的粗心大意，都会引起操作失误，直接导致电子档案信息遗漏和丢失；另外，由于操作过程中的失误，对操作口令的选择缺乏谨慎认真，或者与别人“共享”自己档案信息的账号和密码，这些行为都会直接影响电子档案信息的安全，使档案信息存在被盗窃或者被泄露的隐患。
3 采用有效措施解决对档案实施信息化管理过程中存在的安全隐患
电子档案的产生对档案管理工作产生的影响是巨大的，但其存在的安全隐患也不容忽视。为了避免这些安全隐患，使电子档案呈现出更多积极的影响，我们必须要采取有力的措施进行改进。
3.1 提升档案管理工作人员的素质水平及安全意识
在对电子档案的安全问题进行解决时，首先应注意的就是人为的因素，这也是最容易防范的一个方面。因此我们有关部门一定要注意对档案管理的工作人员定期进行相关知识的学习与培训，加强他们对档案有关保密法规的学习，让他们能时刻具有安全忧患意识，提高其自身的专业素质。另外，要加强对这些工作人员的安全管理，进一步完善安全管理方面的制度，对档案管理人员有一个制约。同时，还要在这些管理部门经常开展计算机、互联网和信息化管理等方面的先进的科技知识的培训，引入更多的高科技人才参与档案的信息化管理，提高管理人员的综合能力，让他们能在电子档案的管理中及时发现问题并有效解?Q问题，机智的应对档案管理过程中遇到的安全威胁，从而保证档案信息的管理系统正常运转。
3.2 为档案的信息化管理建立健全的保障体系
为档案的信息化管理建立健全的保障体系，是提高档案服务素质，保障档案信息安全存在的一个重要手段。首先，我们应该让管理信息的有关程序更优化，聘请专业水平高的科技人员编订专用的管理程序，以确保管理程序的安全性；其次，在这些管理系统中安装正版的杀毒软件定期查杀病毒，避免系统遭受病毒感染；第三，不能忽视对纸质档案的管理，纸质档案是最基本、最可靠、最原始的档案信息的记录，这是电子档案所不能替代的，两者必须要互相依存。
3.3 采取专业的技术措施保障各环节的安全
专业的技术防范手段是保障电子档案安全最直接、最有效的方式，在对档案进行信息化管理过程中可采取的科技手段主要有以下几种：
首先是对档案信息采取加密技术。对数据进行加密，使电子档案信息变成密文，这样档案信息只有输入密钥以后才可打开，显示信息的内容，这样的信息相对来说不容易被非法窃取和阅读。
其次，在电子档案管理中实施签署技术。这种技术主要包括证书式的签名和手写式的签名，采取这种技术以后，不仅能证明文件确实出自作者之手，而且文件内容也不容易被被人改动。
第三，利用权限控制的技术。这种技术的应用，可对访问用户进行身份验证，只有通过验证以后方可访问档案信息，随时禁止无关人员入读。
（一）房产档案利用更方便
利用信息化对房产档案进行管理，不仅利于查询，而且信息的利用效率得到提高，信息透明度更高。房产档案信息化管理，可以通过录入将各个时期的房产档案从纸质变为图像，实现存储、索引、管理、查询的电子化，这样在房产档案使用过程中，只需轻点鼠标就可以调出档案，更便于使用，使工作效率得到大幅度的提升。避免了由于归档错误或是纸张受损所给档案带来的损失。房产档案信息化后，使档案的准确性和安全性得到提升，增加了档案信息的透明度，人们对档案的保护意识更强，有效的避免了一些虚假房产档案信息的发生。
（二）房产档案信息共享
通过各种现代化的高科学技术，将各种载体的房产档案转化为数字化的信息，并以数字化的形式进行存储和使用，通过网络进行传输，利用计算机来进行管理，使房产档案形成一个完整的信息体系，能够及时进行利用，使资源实现了共享。在对房产档案进行使用时不再受到时间和空间的限制。同时房产档案信息化建设工作的开展，使房产档案信息的可视化管理得以实现，使图形、文档和数据实现了有效的结合，不仅方便了信息的公开查询，而且为房产档案向社会开放奠定了良好的基础，为国家各项房产政策的实施提供了技术上的支持。通过房产档案信息的共享，更方便对企业和个人房产信息的了解，避免了恶性囤房炒房行为的发生。
（三）更便于档案管理
房产档案信息化管理工作的开展，使档案以电子化的方式存在，这样可以更便于对档案进行理科改，利于档案的流转、处理及归档等工作的开展，而且档案信息化系统实现了档案自动存档的功能，实现了档案管理的无纸化办公，如果想查询房产档案，只要在联网的任何一台电脑上即可以实现对相关信息的查询，不再受到时间和区域的限制。
二、房产档案信息化管理策略
（一）加快房产档案统一标准的建立
我国电子文件档案已出振了相关的统一标准，有效的规范了电子文件档案的管理工作。房产档案自身具有特殊性，这样在管理上也与其他档案管理方式存在着不同，其具有较强的独立性。目前部分地区已建立了房产权属数字化档案，但由于多种原因，还没有统一的标准来进行规范，这就导致房产权属数字化档案在建设过程中存在较大的难度，而且所取得的实际效果也没有达到预期的标准。所以为了更好的对各地房产权属档案进行规范和指导，则需要建立健全房产管理的数字化的档案标准。
（二）房产权属档案信息化管理应分阶段实施
首先，在进行信息化建设的过程中，必须对房产档案管理部门原有的存量档案和每年新增的档案予以充分考虑，并分别对其进行规划和确定合理的建档流程。对于部门内原有的存量档案，可将部分利用率较高的进行建档，这样能够进一步确保数字化档案库在短期内发挥出利用价值；
其次，建立统一的软件编制标准。由于房产信息网是面向全社会提供服务的，为此，在网络软件的编制上应当充分结合房产档案的专业性和实用性。国家应当出台相关的行业标准，以便档案管理系统的建设有可执行的标准；
再次，强化制度化建设，实施统一标准化管理。房产档案管理部门应当配置专用的档案库房、计算机、打印机、扫描仪、温湿度计等设施设备，在管理工作中落实岗位职责制，明确档案管理工作流程。同时，房产档案管理部门还应当建立档案接收、整理、归档、节约、复核、保管、保密等制度，确保档案信息化管理的各个环节均有章可循、有规可依。
（三）处理好档案的公开和保密关系
房产档案信息化建设，对于在网上进行开放和利用需要具有一定的机密性，有一定的限制，处理好公开和保密的关系，避免不法之人利用房产权属档案谋取私利。在这方面，为了更好的保护房产所有人的个人合法权益，国家应出台相关的法律法规，对房产档案的上网登记进行确定，使房产档案在开发利用过程中，在为使用者提供相应的档案信息的同时，也确保做好档案的保密性工作。
（四）加强计算机网络病毒的防范
只要是有计算机网络的地方，就有可能出现计算机病毒，为此，档案上网利用非常容易受到计算机网络病毒的威胁，最为严重后果可能导致所有档案数据信息全部丢失。为此，在建设数字化档案的同时，必须加强计算机病毒的预防工作。
（五）培养高素质房产档案管理人才
在房产档案信息化建设过程中，房产档案管理工作还处于由手工档案向信息化档案过渡的状态下，这就需要具有较高综合素质的房产档案管理人员来加快房产档案信息化建设的进程。所以房产档案管理部门应做好员工的培训工作，努力提高员工的知识积累和操作技能，使其即暗叹得房产管理的专业知识和技能，又精通信息化管理的手段和技术，从而提高员工的整体素质。同时还要加强员工职业道德素质的提升，使其树立正确的服务观念，为使用者提供便捷、优质的服务。
关键词 研究生导师 档案 管理
研究生教育作为我国国民教育的顶端，是高层次拔尖创新型人才的主要来源和科学研究潜力的主要标志，是增强综合国力和国际竞争力的重要因素。“教育大计，教师为本。有好的教师，才有好的教育。”我国现有博士生导师5.4万人，硕士生导师18.5万人。学位与研究生教育的发展很大程度上依赖于一支师德高尚、业务精湛、结构合理、充满活力的高素质研究生导师队伍的建立。特别是在当前我国研究生教育进入到注重内涵发展，提高研究生培养质量，从以培养学术型人才为主转变为学术型人才和应用型人才培养并重的新的历史阶段，对研究生导师提出了更高的要求。全国各研究生培养单位也日益重视研究生导师的培养与管理，大多在研究生院（处）下设置学科建设办公室等机构专门负责研究生导师工作。
在日常工作中，学科建设办公室对研究生导师的管理多是借助研究生导师档案来实现的。研究生导师档案指的是以研究生导师个体为主体，在其教学、科研、管理活动以及相关工作活动过程中直接形成的，对研究生导师个体、导师群体、研究生培养单位以及社会具有保存和利用价值的文字、图表、声像等不同记录方式和各种载体形式的历史记录，可以包括研究生导师教学档案、科研档案、人事档案、健康档案等一系列与研究生导师个体教育活动有关的信息资料。通过研究生导师档案，学校可从中获取有价值的信息，完善相关报表，更好地进行相关工作。研究生导师档案在我国学位与研究生教育中发挥着举足轻重的作用，但当下研究生导师档案的状况却与其应发挥的作用相脱节，也不能适应于研究生教育新的发展阶段的要求。
首先，研究生导师档案未受到应有的重视。由于现行的《高校档案实体分类法》中并没有设置“教师业务档案”类，使得现实中缺乏统一的建档标准，关于“教师业务档案”的研究与探索大多停留在理论层面，而研究生导师档案的探讨更是几乎无人提及。当前在中国知网学术文献网络出版总库中，仅能检索到中国北京大学档案馆李迎《研究生导师档案的微机管理》等零星文章，研究生导师档案所受重视程度可见一斑。
其次，研究生导师档案长期以来未形成完整的体系，且档案利用率较低。根据我国《高校档案实体分类法》规定，各类别档案要按照自身特点和管理要求的不同分别归档管理。受此影响，长期以来我国研究生导师档案各组成部分由高校不同的部门分别负责管理，如人事处管理人事部分，研究生院（处）的研究生培养办公室管理教学部分，社科处、科技处等管理科研部分。这在一定程度上虽然 迎合了各部门专业化的工作要求，但长期以来注重“分”、忽视“合”的结果是割断了研究生导师档案各部分之间的有机联系，各子系统无法形成统一的整体，档案也就无法全面、动态地反映出研究生导师的全部信息，多部门参与的档案分散管理、多头管理模式造成了种种弊端，档案利用率较低。
再次，旧有的研究生档案管理手段落后，无法应对当下信息化进程以及研究生教育新阶段的发展要求。当下高校研究生导师档案管理基本上实行“双套制”管理方式，即实行纸质档案和电子档案并存的管理与利用方式，但仍以纸质档案为主，查阅各类信息基本靠手工操作。这使得各类档案堆积如山、大大小小的档案柜挤满办公室，每当查阅、汇总档案信息，工作人员面对堆满案头的浩瀚材料，要从中获取信息，工作之艰巨、难度之大可想而知。即使电子档案，由于程序设计的简单，无法支持各种宏观数据的获取以及纵向比较，难以为高校各项事业的规划与研讨提供信息支持。
综上所述，在新形势下要充分发挥研究生导师档案在高校学位与研究生教育中的信息向导作用，迫切需要对现有的研究生导师档案管理方式进行变革，建立一套适应学位与研究生教育新时期发展要求、基于Internet网络化管理与资源共享理念、具有较高实用性和安全性的全新的档案管理模式。
新的研究生导师档案管理模式仍宜采用纸质档案与电子档案共存的“双套制”，但应以电子档案为主，档案管理以计算机操作取代纯手工操作。研究生导师的学历学位证书、工龄党龄证明、与学校签订的聘任合同、教学记录、专业技术职务证书、重大课题立项结项证明等纸质档案材料仍然具有重要的保存价值，重要性不言而喻，但可以优化纸质档案的存放、管理方式，结合当下事业单位人事制度改革，可以变纸质档案由各职能部门分别保管为统一存放于人才交流中心等专门机构，以方便统一管理与查阅。研究生导师电子档案则以网络电子数据库为主，通过网络平台提供信息服务。
研究生导师档案网络电子数据库的开发可以借鉴研究生管理系统的经验，各高校网络化的研究生管理系统已较为成熟。档案网络电子数据库仍适宜分为人事、教学、科研、资格申报等子系统。根据工作的需要，人事部分包括导师的基本信息以及学习工作经历，可涵盖身份证号码、民族、政治面貌、行政（党政）职务、参加工作时间、高校教龄、现专业技术职称、获得资格时间、首次聘任时间、任职考核结果、获得奖励等门类；教学部分指担任导师以来完成研究生课程工作情况，包括课程起止时间、学生人数、学时数、教学获奖情况等；科研部分显示导师代表本人学术水平的论文、著作、作品、承担的科研项目以及获奖情况；资格申报部分涵盖博士生导师申请管理、硕士生导师申请管理、停招延招管理等内容，包括了导师资格申报过程中材料汇总、资格审查、专家评议、学位委员会批准等程序。
档案网络电子数据库应当具有建档规范、操作界面实用友好等特点，保证档案信息的查准率与查全率。数据库的建设应当是学校人事、科研、研究生等多个职能部门共同参与的，各部门都能在数据库提供的相关平台上完成各自的工作要求，实现档案管理真正的有机统一。数据库还应当尽量具备多媒体功能，支持声音、图片资料的存储，导师可以将各种证明材料、论文等制成一定大小的影印图片上传系统，以支撑各类评奖、申报活动。针对档案的安全性，特别是涉及到导师个人隐私的信息，可以设置不同管理员的权限，严格控制管理员数量来实现，并且做好访问记录。
上世纪90年代末，中国人民大学研究生导师档案管理就采用了清华大学档案馆研制的THDA-2000电子图文档案管理系统。虽然从全国范围来看，研究生导师档案管理信息化、网络化仍然处于探索、起步阶段，但其优越性日益显现，已是大势所趋。我们坚信以此为契机，研究生导师档案一定能为我国学位与研究生教育做出更大贡献！
参考文献
[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）.
[2]高校教师档案的用途与管理研究.中国优秀硕士学位论文全文数据库，2008.
