关键词:建设工程档案;收集;整理;保管;利用服务
中图分类号:G271 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建设是几乎每一个城市、每一个单位无法避免的基本经济行为,它对城市文明与社会经济的发展起到不可估量的作用。因此,如实记录和保管建设工程档案,就显得十分重要。本文就单位建设工程档案管理的意义、收集、整理、保管和借阅问题略陈管见,以为单位建设工程档案的管理提供思路。
一、建设工程档案及其管理的含义
建设工程档案的定义,理论上虽不存在根本的分歧,但定义方式并不相同。如有人指出,工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料[1]。该定义是以价值判断为视角的,但定义中所说价值缺乏可操作性的标准。又如有人指出,重点建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件材料,即:建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体材料[2]。此定义则从档案的自然形成范围确定其外延,但失之杂乱,毫无档案确立的标准。可以说,上述定义均具有合理性,但未能就档案本身的功能与外延进行充分的结合。
笔者认为,建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发,确定建设工程档案的外延。
建设工程档案的管理,是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之,建设工程档案的管理是一个系统工程,它始于工程项目的提出,伴随工程有关建设进程,终于档案法定保存期限截止,并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门,涉及人员及档案材料众多,一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料,因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案,具有复杂性。
收集、整理和保管好建设工程档案,做好建设工程档案的查阅服务,具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体,建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录,是研究建设工程历史文明的基础材料。同时,档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料,对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。
二、单位建设工程档案的收集
所谓档案收集,就是档案馆根据各种线索,到社会上找寻、征集有关的档案资料。所谓档案征集是指档案馆以收购、动员捐献、复制副本等多种有效办法,将散存在社会上和个人手中的档案收集进馆集中保存的工作[3]。这是从国家档案馆的职能上对档案收集的定义。从建设工程档案视角来看,其档案管理部门众多,既涉及土地管理部门,建设审批管理部门,环保消防等部门,也涉及业主、建筑单位等,因而就每个单位的档案管理部门而言,其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多,主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此,一般的建设项目,其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理,只有一些对于国家具有重大意义的建设项目,才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。本文仅对单位自行建档的建设项目档案管理予以论述。
建设工程档案收集是档案管理的第一步,是基础环节,具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提[4]。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的,往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施,因而相关文件也往往在这些部门保存,一般很少同时向档案部门提交。因此,档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。如果这些文件不能收集,则档案管理就成了无源之水,无本之木。
单位建设工程档案收集应当注意以下问题:
第一,应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多,从项目的酝酿提出就会产生动议性文件,之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等,这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此,其收集范围广泛,并不以是否为本单位制作文件为限,即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限,电子文件亦是建设工程的历史记录,自应收集。
第二,应当注意归档时限,及时归档。档案是对事件的真实历史记录,收集时间距离档案文件产生的时间越长,越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此,国家对各类档案的归档时限都有严格要求,特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档,亦应依法在规定时限内归档。
第三,建立单位内部建设档案归档程序。没有规矩不成方圆,只有把建设工程档案的归档程序确定了,才有可能保证归档的顺利进行。因此,单位应当通过制定建设工程档案归档程序,明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度,并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任,以保证建设工程档案的顺利收集。
第四,档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设,档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员,了解工程进度和工程基本情况,做到心中有数,在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案,这样很可能丧失最佳的档案收集时机。
第五,建设工程档案收集应当有所侧重。档案收集不能眉毛胡子一把抓,否则档案馆再大也无法满足档案收集的需要。因此,建设工程档案在收集时应当有所甄别,对于工程决策、审批资料,工程设计图纸,施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全,对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。
三、单位建设工程档案的整理
档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容,是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同,各部门移交的文件材料不规范,或者不齐全,因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此,单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题,单位档案管理人员应当根据工程与单位实际,采取灵活的归档与整理策略和规则,不宜以定式常法为据。
单位建设工程档案的整理,虽然难以定法对待,但仍有条理可循。
第一,以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。档案是人类活动的历史记载,档案的客观性使其仅仅记录事件而不对事件进行评述。因此,编年体史书的时间主轴编写方式非常适合档案整理。故此,单位存在不同建设工程的,其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序,而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确,一般不存在模糊问题,而批准日期则因工程批准部门较多,日期一般不统一,难以确定以哪一批文日期为准,容易形成标准不统一的问题。同时,有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致,因而也难以作为归档整理标准。
第二,同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别,为了便于定期销毁短期与长期档案,永久保存部分重要档案资料,对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。
第三,同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序,便于日后的档案查找。
第四,以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多,为便于查找,需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅,难以与数字档案馆建设目标相衔接,故此,应以文档主要事项为题录,如某某项目可行性报告等。
总之,单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作,应当以高度的责任心认真对待,科学整理,既要考虑工作效率,又要考虑档案在将来的查阅和销毁,不能简单应付。
四、单位建设工程档案的保管
单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施,主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。
一般而言,纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件,如照片和声像资料,则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠,但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料,可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真,加之经常性的复制,导致资料清晰度下降,保管成本高。
因此,对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料,应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件,可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像,然后加以保存,同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料,则可以通过数字技术保存为数字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是,在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时,应加注说明性题名,并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等基本资料,以便于查阅。
五、单位建设工程档案的利用服务
随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构[5],必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要,或因学习建筑设计,均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此,做好档案的利用服务,是档案管理人员的又一核心工作。
单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。
第一,利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件,档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案,档案亦有密级之别,故此,哪些档案可以查阅,哪些不能查阅,哪些机构或人员可以查阅,均需要依法进行。
第二,单位建设工程档案的利用应当遵循法定程序和单位规定的查档规则。档案利用,特别是档案,应当严格按照法律规定的程序,通过申请、核准、查阅等基本程序,而且查阅地点、方法等均须符合规定。
第三,在合法前提下,单位建设工程档案管理人员应当积极提供查阅检索服务,运用以“利用者为主体”的管理树立以“利用者第一”的观念[6],必要时应向查阅者说明档案文件的背景、内容和文件变迁历史过程,以便于查阅者能够迅速准确的获知需要的信息。
第四,单位建设工程档案管理部门应当着力建造档案的电子检索系统,并提供电子查阅与纸质查阅的共时服务。面对越来越多的档案材料,靠人工检索费时耗力,效率低下,故此,建设数字档案馆是档案馆建设的基本趋势,应该努力建立纸质档案的电子检索数据,方便查阅。
单位建设工程档案的管理是一项复杂而意义重大的工作,不仅要求档案管理人员具有高度的责任心和良好的工作技能,还要求单位内部各部门的充分合作与配合。档案管理人员在档案的收集、整理、保管和利用服务中,应当做到依法、及时、认真和便利服务,促进单位建设工程档案管理工作。
参考文献:
[1] 赵克云.做好工程档案管理探讨[J]. 现代商贸工业,2008,(3):125-126.
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[3] 冯国安. 档案收集与开发档案信息资源[J].档案与建设,1995,(9):28-29.
[4] 谢爱芹. 档案收集是档案工作的重要基础[J].山东电力高等专科学校学报,2006,(2):92-94.
关键词：项目 档案 管理
河南煤化集团新疆公司自2008年进疆以来，发展迅速，在伊犁、准东、吐哈、库拜已形成四大产业基地，目前正有序的向克州和塔城地区拓展。产业涉及煤炭开采及洗选、煤化工产品开发、电力、物流贸易等。笔者在参与的130万吨/年焦化项目、20万吨/年焦炉煤气制甲醇项目、40亿立方米/年煤制天然气项目及2×1000MW煤电一体化等十余个大项目的建设工程中，逐渐领悟到，加强项目档案管理，对于促进项目的健康发展的是非常必要的。
1、加强项目档案管理的意义
项目档案记录了项目建设的全过程，是项目建设的历史见证，是维护建设单位和各参建单位合法权益的重要凭证，同时项目档案也是项目建设后生产、管理、维修、维护、改建、扩建的重要参考文件；这不仅仅是建设单位单方面的工作，它从形成、收集、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应与安装等参建单位共同来完成，具有不可再生，很难办理，经手人员多，人员变化大等特点。因此，加强项目档案管理，确保项目档案的齐全、完整、准确具有非常重要的意义。
2、项目档案管理的现状
计算机的出现，不仅给生活带来的翻天覆地的变化，同时也给项目档案管理带来了极大的方便，运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，计算机的引入，是档案管理史上的一大飞跃。总体形势让人乐观，但是项目档案管理仍存在着不少问题，急需进行改进。
2.1 项目文件管理的职责混乱
各参建单位之间文件材料的收集整理分工不明确，对范围内应收集、归档的文件材料不清楚，没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定。
2.2 项目档案管理人员流动性大
特别是项目建设处于初期阶段时，人员框架还未组建完善，专业技术人员调动频繁，资料管理没有统一的流程，一般由临时指定的兼职档案管理人员保管各种会议文件及初期的审核或批复公文。待项目走上正轨时，项目档案已几经移手，难免有重要文件出现缺失遗漏。
2.3 项目文档资料收集不齐
建设项目前期文件缺失较多。如：项目委托书、重要的会议纪要等；建设项目设计文件不全，如：方案、设计等文件的优化方案；建设项目施工文件不全，如：质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸等；建设项目监理文件不全，如：工程进度计划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等；设备文件不完整，如：无设备开箱记录、无检验报告等。
2.4 存档文件不规范
文件格式不规范，文件材料没留装订线；签认手续不完整、不真实；使用不耐久字迹材料记录文件；文件材料的内容自相矛盾（竣工图与设计变更不符）；部分重要文件存在代签等现象。
2.5 文件材料整理编目不规范
文件的组卷不合理，如：施工文件中的安装记录文件与相关文件（工程质量报验单）等分别组卷；案卷标题拟写不规范（名称、内容、文种）；案卷题名没有提示卷内文件的全部信息等。
2.6 建设项目文件整理归档不及时
平时对文件资料不注意收集，工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理，很难保证项目档案的齐全、完整与准确。
3、如何加强项目档案管理
随着河南煤化新疆公司项目发展的不断深入和壮大，在工作中形成的档案材料越来越多，对档案管理的要求越来越高，所以加强档案管理工作，使项目档案更好的服务于项目发展显得尤为重要。
3.1 健全档案管理制度，提高档案管理意识
要从思想上认识到项目档案管理的重要性，切实增强档案管理的责任感，树立认真负责的工作态度。制定适合项目实际的制度，使档案资料的收集、整理、编制工作有切实可行的依据，在项目实施过程中明确项目各参与单位在档案管理工作中的所负的责任，使档案管理自始至终贯穿整个项目实施过程中，把档案管理作为项目管理工作的重点。
3.2 加强档案知识学习，提高档案管理人员的素质
项目档案管理是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。随着当今社会和经济生活的快速发展，对档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求和挑战，如果档案人员知识过于老化单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，因此档案人员要适应新形势，把学习作为工作生活中的第一需要，做到努力学习，不断提高自身综合技能，不仅要掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，还要熟悉所属项目工艺流程，实现由单一专业型向多样复合型的转变。
3.3 及时收集档案资料，合理分类归档
在项目建设与管理过程中及时收集、整理每个阶段形成的材料，严格把关，认真进行核查验证，剔除不真实不规范的材料，根据档案建设的要求及时督促有关建设单位在规定的时间内形成完整、规范的材料，杜绝后记、补记、伪造等现象的发生。在档案的整理过程中，要明确立卷归档材料的重点，区分不同类型，并按短期、长期、永久三大保管期限准确把握立卷归档的时效性，及时做好资料的收集、审核、完善、整理、归档、移交等方面的工作。
3.4 档案工作现代化
计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。
档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。
参考文献：
[1]李巧存.浅论如何提高图书管理人员素质[J].科技创新，2013，02.
【关键词】 档案信息化；资源共享；社会信息
前言：室藏档案是档案信息化的重要依据，档案信息化就是在不改变原档案信息内容的基础上，以信息转变原则为前提，改变档案及其内容的存在形式，使档案信息逐渐趋向社会化发展，进而达到档案资源共享的目的。
1建设档案信息化的意义
档案主要记录的就是一种历史的信息，它属于原始记录。而我们应明确的是档案信息化里的信息的涵义，不应将其局限在档案中所记录的信息，还应处理后的原始信息及其他社会信息融合的广泛信息。档案信息化具体可总结为广义和狭义两方面：将社会文化、经济、政治等信息与档案信息融合处理，就是常说的广义信息化；档案内容信息化就是狭义的信息化。在现代化技术条件下，加速档案信息至社会交流系统的融入速度，使其广为流传于社会中；另外，融合其他社会信息的形式与档案信息，促进档案信息的社会化传播，这两点就是建设档案信息化的主要目标，二者之间是相互促进、联系的。若社会大众广泛利用档案信息，必然会使档案信息化同社会普遍发生联系，难免加深其与社会其他信息的广为传播、交流，也形成其他信息形式，这就是常称的广义档案信息化。
2建设档案信息化的重要意见
2.1树立档案信息化意识：意识能动性，决定了社会意识有多强烈就会产生多大的社会能动作用。而社会档案意识的树立必然会影响档案的信息化建设，它是建设档案信息化的根本推动力。因此，档案信息化也可在某方面理解为“观念信息化”。建设档案信息化还需要依靠档案工作人员的根本力量，档案工作人员能动性的发挥是建设档案信息化的关键，档案信息意识的树立，能够使档案工作人员充分认识到建设档案信息化的重要性，能够增强档案工作人员的责任心和使命感，在建设档案信息化事业中投入更多的关注，完善各项信息化工作，深入研究社会文献的融合与渗透，以此来加快档案信息的发展与建设。
2.2增强档案信息化技术应用水平：增加服务器、路由器、交换器、扫描仪和计算机等硬件设备的配备，不断开发并完善系统应用软件，不断加深计算机的系统软件的推广、培训，提前做好档案信息化建设准备，设立档案信息化的建设平台。
建立全文数字化和档案中心目录。目录中心以档案信息的数据输入为基础，单位各职能部门需要对每年移交的档案资料进行整理输入，从根本上解决信息管理问题，并订立统一数据格式标准，实施纸质档案与数字档案“双套制”工作模式，节约人力、物力和财力，减少重复性工作，并加快档案信息的数字化建设进程。
密级界定上网信息。明确上网信息的密级标准，通常根据室藏档案的秘密、公开、机密和内部来界定信息；而且必须要验证档案信息使用者的身份，根据其身份认证决定其对档案信息的查询和使用权限，保证档案信息软件系统安全。
2.3逐渐提升档案信息的管理水平：目前，信息技术和电子政务得到了普遍的应用，它加快了档案信息的建设步伐，实现了档案信息的技术建设到信息化建设的转变。计算机系统管理软件逐渐渗透到社会的方方面面，计算机系统软件的应用是建设现代化档案管理的巨大推动力。因此，我们应当建立属于档案部门本身的局域网，并增添计算机、扫描仪和光盘刻录机等先进设备，充分发挥其在档案利用以及系统开发过程中的重要作用。
在当前现代化进程加快的社会形势下，电子文件应用也日趋普遍，建立安全、高效的电子档案管理所应面临的主要问题。我国国家档案局于2002年颁布的档案实施纲要中，对电子文件的形成与接受单位之间的电子档案管理等相关工作作出了明确规定。所以在选取构建档案管理软件的具有特色的电子文件，并有针对性、有计划的实施档案信息化的开发利用及录入等工作。信息化建设是以档案管理软件为主，而电子文件则是实施档案软件管理的主要对象，选取适宜的档案管理软件，有利于实现电子文件的高效、科学管理，同时也能实现随电子文件信息资源的充分利用，通过软件的开发、整合，从而形成重要的电子信息积累，形成重要的社会经济文化财富。
若想做好一件事情，首先要准备好做事情的工作，实施档案信息化管理同样也必须选择良好的档案管理软件，它是建设档案信息化的重要媒介。确立档案信息化的建设理念，应以科学档案管理软件为基础、和重要方式，传统的文件管理方式早已无法应付当前大量的文件管理需求。现代化的档案管理软件具有全面、高效、便捷和智能等多项优点，同样它对建设信息化管理具有脉络疏通的重要作用，是提高档案工作效率、质量的重要环节，是建设档案信息化的关键。以安全角度来看，良好的档案管理软件能够保障自身系统信息的安全，是档案信息重要坚实城墙，是档案信息安全的重要保证。
3档案工程主要发展方向
工程档案形成过程也就是建设档案工程的过程，该过程将会是复杂而漫长的。分别由不同部门来进行档案资料整理与收集，它贯穿于工程项目的各个阶段，该情况从一定程度上增加了档案工程建设难度，增强档案的信息化管理也是另一种提高档案管理工程效率和效益的方法。
根据档案管理的具体情况，选择适用的档案管理软件，进一步加强档案信息化建设的目的，并规范档案信息化的管理，订立严格的规章制度，进行档案信息化体制改革，突破原有的部门、地域界限，实现信息化工程的高度共享和交换，为公众档案信息利用创造便利条件。建立档案管理人员考评与培训制度，使档案管理人员的工作能力和素质逐步得到提高。增加工作人员档案信息管理与计算机知识培训，深入的了解计算机管理软件，能够加快档案管理部门的软件系统开发，了解档案管理工作真正的信息需求，维持良好的系统运行状态。
我们要严把数据质量关，它关系着计算机管理系统的成败，确保数据的全面准确输入，以保证管理系统正常的运行。档案部门可适当考虑建立档案数据审核制度，对输入系统之前的数据进行审核，认真校对。
结束语：利用先进的计算机设备，充分发挥其重要作用，有效提高信息管理效率。普及档案部门人员的计算机和网络技术有利于档案现代化管理系统的建立，有利于加快档案信息化建设。它既实现了档案工程的动态管理，同时也提高了档案管理工作质量和工作效率，实现了人力、财力和物力的大量节约。档案信息化建设有利于促进我国的社会建设、国民经济发展，提高档案信息服务质量。
参考文献
摘 要：档案管理信息化也可以说是一种全新的档案管理模式，主要是在现代计算机技术以及网络技术的基础上进行建立，最终实现智能化以及规范化的档案管理。现阶段我国档案管理信息化建设仍然存在诸多问题，为在真正意义上实现对档案资源管理的信息化，必须实现对其中存在问题的有效改善。这不仅对档案管理工作自身发展有重要意义，同时对社会以及经济发展有积极作用。
关键词：档案管理；信息化；途径；方法
1 档案信息化建设的主要目标及意义
我国有多部法律法规对档案管理工作进行规范，同时这对档案管理工作也有一定的指导意义。《全国档案事业发展“十五”计划》是由我国档案主管部门颁布，其中主要对档案信息化建设主要目标以及意义进行明确。首先是实现档案信息化管理标准的制定，然后借助科学技术对档案管理应用软件进行管理与推广。电力文件以及电子档案的管理力度也要不断加强，保证电子档案的积累以及利用。为在真正上实现对现全国档案网络信息的建立，必须实现对区域网络的有效规范与联通，最终实现构建国家信息网络的目标。加强档案信息资源合理配置以及科学管理是实际进行档案信息化建设的主要目标，这不仅对档案信息资源实现数字化与标准化有重要意义，同时还可在一定程度上促使档案信息资源的网络化以及系统化。
基础设施建设、档案信息资源建设以及应用系统建设是档案信息化管理体系的重要组成部分，同时标准规范建设以及人才队伍建设也在上述范围涵盖之内。我们可以将信息化建设进行一种形象化的比喻，这也对该项工作的重要程度进行直观体现。上述因素与档案资源信息化之间存在不可分割的密切关系，必须进行科学的协作才能在真正意义上进行档案信息化体系的建设。也就说在实际进行建设时必须实现对上述因素的综合考虑。
2 国内档案管理信息化建设中存在的问题
2.1 馆藏档案存储的问题
经过长期的实践与发展，我国档案管理工作已经取得显著成就，但在实际运行中还是存在诸多问题，这对档案管理工作的顺利进行有极大的阻碍作用。在传统的档案信息管理工作中，纸张是档案储存的主要形式，磁带、录像带以及部分电子文档资料只是作为一种辅助介质存在于档案资料管理中。纸质文件在实现永久保存以及备份时存在一定的难度，外界环境会对纸质档案造成严重损坏，同时需要对空间进行大量的占用。现阶段处于信息大爆炸时代，信息的不断增多导致档案数量也在不断增加，在这种环境与背景之下，仓储费用以及管理成本也在呈现出不断增加的趋势。
2.2 档案管理模式的问题
现代社会科学技术在不断发展与进步，先进的科学技术以及信息手段已经逐渐实现在生产生活各个领域的广泛应用，这对人类社会的进步与发展有极大的促进作用。为在真正意义上实现档案管理的信息化，必须实现对科学技术合理运用。计算机辅助管理的手动模式是现阶段实际进行档案档案管理时主要应用的模式，其中主要包括档案的管理、接收以及利用等。这种管理存在极大的不科学性，不仅不能实现对工作效率的有效提升，同时导致档案资源的充分利用存在较高难度。
2.3 信息查询困难的问题
传统的档案管理工作已经不能满足时代的需求与发展，必须结合实际情况以及先进的科学技术对其进行改革与创新，这是从根本上促使档案资源实现信息化管理。手工查询是现阶段进行档案信息检索的主要办法，检索流程从查案件目录开始，一直到办理相关手续结束，其中还包括是查阅文件目录以及通知库房调卷等。纸质文件在一定程度上加大文件检索工作的难度。查询的途径不够全、查全率低以及查准率低问题长期存在于档案检索工作中，也没有得到有效的解决，最终导致文件丢失以及损坏现象的出现。
3 实现档案管理信息化的途径与方法
3.1 配备统一、专业的管理设备
将纸质档案信息转化为信息化信息.就是为了让档案信息变成动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，必须配备统的管理设备。实现计算机在档案部门的全覆盖。利用计算机档案管理系统可现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为档案管理实信息化提供硬件保障。
3.2 建立科学的安全管理制度
档案管理的服务性Q定了档案馆要尽可能多地开发档案信息，以便提供利用，以达到档案信息利用功能的最大化，实现档案信息资源共享，其核心是建立完善的安全管理制度和针对信息化档案的一整套严格的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。
3.3 健全与档案管理信息化相关的标准与规范
档案信息化建设的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取档案数据库中的信息。这要求档案数据库中信息存储与呈现必须实现标准化与规范化，兼顾国际标准，做到标准规范，避免档案信息资源的重复开发、利用率低等问题，为实现档案信息资源共享奠定基础。
3.4 加强高素质档案管理人员的培养和引进
档案信息化建设的核心内容，就是开发利用档案信息资源，并与档案管理工作有机整合。档案信息化建设是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能，全面了解和自觉执行档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准。
4 我国档案管理信息化建设的发展方向
随着全球信息化、信息化技术的发展，信息的信息化可共享程度要求也越来越高。我国的档案管理正在向着全面的信息化发展，所谓的全面信息化不仅仅是让档案资料成为电子化文档，而是要利用网络和计算机技术让档案信息化资料成为可利用、可开发、可共享的优质化信息资源。因此在信息化建设中应当着重建立规范的统一的信息化转化、管理、利用的标准，以此便于信息化档案资料能够被合理的利用和开发。档案管理信息化建设的发展方向是建设信息化档案馆。所谓的信息化档案馆，不是单指某一个档案馆，而是通过计算机网络连接在一起的若干档案馆群体。
参考文献
关键词：火电厂；基建项目；档案管理；管理途径
随着我国改革开放以来，我国社会主义经济体制不断改革和完善，档案管理工作的体制在经济体制的促进下也不断变化和完善。火电厂基建项目档案是项目每个阶段的工作内容，包括项目的决策阶段、立项阶段、施工阶段以及验收竣工阶段，项目档案是火电厂基建项目建O的主要组成部分，也是其中的关键性要素。所以，火电厂基建项目的档案管理工作必须严格把关到位，从而确保基建项目的档案管理工作能有效落实，确保火电厂基建项目能顺利完成。
一、项目档案管理的意义
项目档案是项目建设过程中所积累下来的宝贵文件，它具有很高的技术含量、具有实际性较强、系统性较强、规范性较强的特点。项目档案在项目前期工作中是作为申报和编制材料的主要依据；在项目施工阶段是施工方案确定的主要参考文献；在竣工验收阶段，主要根据项目建设过程中记录的档案来确定项目的质量、工序、施工方法等各个方面是否符合标准要求，是最主要的质量验收的必备条件和凭证；更是投产后生产运行，管理、使用、维护、检修，改建和扩建的重要依据，是企业不可估量的宝贵财富。
二、火电厂基建项目档案管理现状
（一）企业领导缺乏对项目档案的重视
企业领导对项目档案的重视程度不够，认为项目档案重要的是后期的整理归档，前期没有档案人员什么事，档案管理人员没有及时参与到项目的的前期工作中，使项目档案工作与项目建设未能同步进行，造成档案管理的脱节；同时未认真落实档案管理的“三纳入”、“四参加”、“五同步”，造成档案部门的管理职能未能充分体现。
（二）档案管理的组织和制度体系不健全
档案管理相关制度不完善，制度的执行力度和操作流程中存在控制措施不到位现象，缺乏明确的档案业务规范。
（三）管理人员素质不高
档案管理人员的管理素质、基本技能、业务水平有待提高，主动开展档案形成、收集、服务等工作的意识有待提升。火电厂项目有的管理人员缺少档案管理的意识，并且对档案管理没有一定的认识，这就导致火电厂各部门的档案管理工作中存在沟通不足，未能尽到各自的责任，对自身的管理工作没有做到位，对外部的监督管理没有落实档案管理制度，久而久之，使得基建项目的档案管理与项目的建设存在严重的漏洞。
（四）缺乏专业档案管理人才
施工单位多数是技术人员兼职资料员，档案管理概念不高，而资料的整理、组卷较多是外聘的当地的临时工，人员较为复杂，人员素质参差不齐，缺少专业知识，并且，这些人员都是在需要组卷时才招聘的，没有经过培训，因此，所归档的资料存在较大的质量问题。
（五）缺乏监督机制
项目建设单位及监理没有对施工单位的资料进行严格的监督管理及审核，导致施工单位上交的竣工资料不能完全满足要求。
三、加强火电厂基建项目档案管理的有效途径
（一）充分认识建设项目档案的重要性
充分认识建设项目档案的重要性，加强档案的培训及宣传力度，提高全员档案意识和重视度，端正档案管理工作的作风，以便提高基建档案管理的水平。需要管理单位、设计单位、施工单位的档案管理人员之间相互配合、沟通协调，在管理工作中不断增加自身的档案管理意识和责任意识，不断促进基建档案管理的真正意义。
（二）加强档案管理工作的组织体系建设
实行项目档案工作领导责任制，确定档案工作分管领导，确定各职能部门、各项目档案工作负责人；建立以企业分管领导为首，档案部门为核心，各职能部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系，建立档案管理网络，以及各部门文件材料归档的岗位责任制及考核机制；建立健全项目档案的各项制度和业务规范，制定有效措施保障项目文件材料的准确性、完整性、真实性和系统性。
（三）建立专业的档案管理机构
由拥有充分专业知识和丰富管理经验的人员组成专业的档案管理机构，并明确各自的职责。不断加强档案管理机构中人员的专业学习和定期培训，对档案管理工作的各个影响因素进行分析，对管理工作的提高措施进行改进和完善，增加档案管理者的业务素质。
（四）加强制度执行力度，实行过程管控，规范档案管理工作
项目建设单位应加强各档案制度的执行力，档案人员应提前介入，全程参与、实现“前期策划、过程控制，同步形成，及时归档”，使基建项目每个阶段的档案工作都能得以规范管理，确保项目档案的完整、准确和系统。
西方发达国家对本国私人档案的保护与监督管理给予了高度重视，在各自的档案法规中，都作了许多具体规定，一些国家把私人档案的范围限制在家族和个人档案之内，也有些国家则把不属于公共档案范围的其他所有档案都划归私人档案，私人档案在西方国家全部档案中所占的比重都是相当大的，这也是西方发达国家逐步加强对私人档案管理的重要原因。
把私人档案的管理纳入法治轨道，是当今欧美各国档案法规的重要内容之一。1968年，法国在法令中宣布，为了促进保管国家艺术遗产，必须将有关的私人档案移交给国家档案馆或省档案馆保存。1979年的《法兰西共和国档案法》，全文共6章36条，其中第3章私人档案有15条。以将近一半的篇幅对法国私人档案的登记、鉴定、销毁、转让、出售和输往国外等都作了详细的规定。法国国家档案馆每年得到政府的400万法郎专项经费用于购买珍贵的私人档案，该馆陆续购买了1731―――1789年皇家金库和皇族开支的账册和路易十六王后玛丽的往来书信，还收购了关于法国革命和帝国时代的重要档案资料约2万件，向英国购买了有关费朗索瓦一世和路易十五的珍贵档案。目前，法国巴黎国家档案馆部级的私人档案有600个全宗。
法国和意大利这两个国家均是以国家的名义，即以档案立法的形式规定国家档案管理机构对具有重要历史价值和涉及公共利益的私人档案的强行登记权、鉴定销毁权、出售批准权、出口批准权、优先购买权和转让否决权等。其中意大利的档案法规带有更明显的强制性。例如：要求私人档案占用者必须按照国家颁布的档案规章来管理档案，否则就让档案鉴定部门的人员进馆负责档案的整理与编目；要求私人档案占用者向学者提供开放利用；要求所有私人的重要历史档案都必须进行登记，并接受有关部门的鉴定；要求私人档案的所有者在有关部门批准之前，不得擅自出卖、转让或出口档案；最后，对违反法令各项有关规定的私人档案所有人，除了不同程度地处以罚款外，对于情节严重者则直接由政府命令撤消其档案馆，将其档案文件转交给国家档案馆保存。相比较，法国档案法规中的有关条款，尽管基本内容大致相同，但在措词上要委婉、温和些，在对私人档案所有者违反国家规定后的处置上，也主要是以高额的罚款为主。
在英国和德国，其特征是国家在档案法规中并不规定私人档案所有者的义务和国家的监督权利，而只是设立相应的机构，对全国私人档案的收藏情况进行调查和登记。其中德国在档案法规中明确宣布，私人档案的所有权受到国家的保护，任何人无权强迫私人档案占有者对其档案采取某种行动。德国力图在国家档案机构与私人档案机构之间建立一种合作关系，德国档案馆建立了一套私人档案索引卡片，通过这套索引来了解全国私人档案的收藏情况。英国专门设立了国家档案记录局，负责对英国公共档案馆收藏范围以外的地方档案和私人档案进行登记，并将私人收藏的档案编制成索引卡片。这两个国家实行的是分散式管理原则，不允许对对于国家和私人具有特别重要的意义的私人档案进行随意拆散或毁坏。
西方发达国家各国国家档案机构所收藏的私人档案，除了以遗赠、捐赠和购买（收购或征购）方式得来的以外，大部分都是私人根据双方签订的长期合同寄存在国家档案机构中的。私人档案收集中的保护可分为：档案实体所有权、档案著作权。（1）寄存，又称代管：档案实体所有权和档案著作权均属于私人档案所有者，且寄存档案的物权和著作权都是可以继承的。（2）捐赠：档案实体所有权属于接受捐赠的档案馆，但档案著作权的归属则没有明确规定。在这个问题上，档案馆可以灵活处理。不管捐赠人是否放弃档案著作财产权和档案著作人身权除署名权的其他权利，档案馆都应与捐赠人就档案著作权问题订立书面协定，避免日后可能产生纠纷。（3）购买：可以规定档案实体所有权归国家档案馆，还可以明确规定卖断著作权，并最好在卖断著作权合同书的附加条款中明确规定，档案著作权只保留档案著作人身权中的署名权、发表权、修改权、保护作品完整权等，其余的权利都归档案馆，至少要加上卖断著作权（著作财产权）条款。当然，著作权作为一种权力，受到时间、地域和权利自身特点的限制，私人档案著作权的保护也有其相对性。
二
为了加强对分布于全国各地档案工作的统一管理，意大利档案总局在全国10个档案区的18个国家档案馆设立档案总局的派出机构―――档案监督处，负责本辖区的档案工作监督和培训，对机关档案馆和公共机构档案馆及被宣布具有重要历史意义的私人档案实行监督。同时，在总局设置监督处，负责协调上述全国18个中心的档案监督处的活动。每一地区监督处的工作人员按照《档案法》的规定和档案总局的要求检查、监督、指导所在地的档案工作。事实上，所有档案馆，包括私人档案馆都处于它的监督之下，这样总局的方针、政策能够迅速得到贯彻执行，同时下面的问题也能够及时得到反馈和解决，实现了国家档案总局对全国档案工作的统一监控。
在1963年重新修订的档案法令―――《意大利共和国关于国家档案管理机构和管理人员的法令》中，对国家档案管理作了全面的规定，其中对那些宣布具有历史价值的私人档案同样要加以规范和保护。《档案法》对私人重要历史价值的档案管理作了如下规定：
1． 私人重要历史价值档案的确立。私人重要历史价值档案的确立是由档案监督处处长负责，并以行政通告的方式向社会公布，同时阐明不管以何种名义为私人占有或持有的档案或单份文件，凡是具有重要历史价值的档案都包括在内，私人如不同意档案监督处长采取的措施，可在60天的期限内向内务部长提出申诉，内务部长则在听取档案最高理事会常务委员会的意见后作出裁决。
2． 对私人重要档案的鉴定。不管以何种名义成为档案的所有者、占有者或持有者，其中包括近70年以前的文件，有义务在法令生效之日起3年内，如在生效后获得者，则应在获得之日起90天内，通知有关的档案监督处长和省长，进行登记，由档案监督处长对具有重要历史价值的档案或单份文件进行正式鉴定，未经有关档案监督处长的认可，私人均不得对文件进行处置。监督处长可以将私人建议处置的文件存放于国家档案馆，并且强调档案应作为有机整体予以保存，不得分散。
3． 关于档案的寄存。私人档案的持有者可以采取自愿的原则，要求将文件和档案寄存在有关的国家档案馆内，同时私人也可以收回寄存的档案和文件。
4． 关于转让与出售私人档案的相关规定。如私人档案持有人欲转让其档案必须事先通报，在通报有关档案监督处长之前不得以有偿或无偿的名义转让档案和文件的所有权和占有权。同样，凡以遗产和遗赠的名义获得档案和文件者以及参与有关事情的公证人也应在事情发生的30天内通知档案监督处长，否则，上述转让将视为无效。文件经营者和文件出售公司欲出售档案，须将拟出出售的文件清单报告给有关的档案监督处长，同时，管理出售动产的官员如发现在出售的物品中存有文件，也应报告。自报告之日起3个月内，档案监督处长一面通知报告人在其职权范围内应采取的措施，一面向地区行政领导汇报。当档案监督处长对此没有反映，可视为批准出售、公卖时，国家在3个月内可行使优先购买权。实行私人档案出口审批制度，未经批准，不得将档案和文件运出共和国国土。
5． 关于档案的整理和编目。保存档案和文件，对它们进行整理并编目或同意有关档案监督处长负责整理和编目。编目后的副本应送交负责偿付费用的档案监督处长。
6． 关于私人档案的利用。法律规定允许学者查阅档案文件，但查阅的要求须向有关档案监督处长提出，当被认为是非保密性的方可查阅，如需复制照片也需在监督处长的监督下制作，费用由学者承担。
7． 关于档案和文件遗失或破损规定。档案文件如有遗失或遭破损或移交它处的情况发生，则应在事情发生后30天内报告有关档案监督处长，对损坏的文件进行修复，但不允许私自处置。
8． 关于违反对私人重要历史档案的管理法律规定的处理。被公认为具有重要历史价值的档案和文件的所有者、拥有者、占有者，如全部或部分未履行所规定的义务，档案监督处长应给予他们一个相应的期限，以便他们履行义务或同意监督处长本人处理有关事项。如在规定的期限内仍不履行，且情况严重，国家可以明令撤消该档案馆，将其档案和文件存放于有关国家档案馆。
意大利《档案法》对私人档案的规范管理，这与意大利具有悠久的历史有着密切的关系。在意大利，非国家档案馆的数量很多，如大学博物馆、公证人档案馆、宗教档案馆等都是非国家的档案机构，但并不是所有的私人档案国家都要进行监督与保护，只有国家档案局宣布某些档案具有历史意义，才能对它们进行控制。
收集和保管来自个人、家族或非公共机构的具有学术研究意义的档案，是芬兰国家档案机构十分重视的一项实际工作。芬兰政府及有关部门先后颁布了几部涉及私人档案馆和私人档案的法律与法令，如芬兰法律规定，国家档案机构有权对具有学术研究意义的私人档案和文件进行登记；有权将一部分涉及公共利益的私人档案（如森林协会、癌症协会等）接收进馆；有权对具有学术研究意义的私人档案出境行使否决权；当私人档案中具有重要研究意义的档案明显地处于将毁坏、丢失或出卖、拍卖时，国家档案机构有权按市场价格优先购买（在资金允许范围内）或制作它们的拷贝。
目前，在芬兰有许多私人档案馆，这些档案馆是在国家档案机构不可能关注、保管更多的私人档案的情况下，由一些非公共机构、团体、协会、组织和个人，为更好地保管自己形成的具有保存价值的文件、档案、资料而建立起来的。
1974年和1977年，芬兰政府颁布了专门的法令，规定国家档案馆有义务在财政上支持部分私人档案馆。为此，国家档案馆在众多的私人档案馆中选择了11个符合以下条件的私人档案馆作为支持对象：该私人档案馆所保管的档案必须是具有部级学术研究意义；该私人档案馆内必须配有一个正规的档案学者；该私人档案馆必须有一个利用中心并能对公众开放服务。
被选为从财政上支持的11个私人档案馆是：芬兰5个政党档案馆、1个体育档案馆，1个中央企业档案中心，2个工会档案馆，2个作家文学档案馆。其中规模最大的是中央企业档案中心，最具特色的是集档案、图书、博物于一身的体育档案馆，而最享受特殊待遇的是两个作家文学档案馆。国家财政每年单独拨给国家档案馆1．5亿芬兰马克的专项经费，用于支持这11个私人档案馆。国家档案馆给两个作家文学档案馆所需经费的100％，而给其余9个私人档案馆80％的经费。
国家档案馆不仅在财政上支持这些私人档案馆，而且从保管技术等方面也经常给予种种帮助。按法令规定，国家档案馆有权对这11个私人档案馆进行监督，但这种监督通常是通过私人档案馆向国家档案馆所作的年度报告来实施的，而日常的指导帮助则更多的是通过培训来实现的。私人档案馆如不能履行自己应尽的义务，国家档案馆有权决定停止对其的经费支持。但事实上，这11个私人档案馆都非常珍惜他们所享受的高额经费待遇，在与国家档案馆的协作上保持着一种非常积极的联系。
对那些没有享受到国家财政帮助的私人档案馆所保存的具有学术研究意义的档案，国家档案机构有时花钱去购买一部分或拷贝一些复制品。此外，国家档案机构常常通过大众媒介、专业刊物或关心档案的专业研究人员向公众广泛宣传，强调向国家档案机构捐献或寄存某些私人档案在历史学研究及保护文化遗产方面的重要作用。私人档案是被作为礼品赠送给国家档案机构，而且赠送以后的私人档案如同公共档案文件一样必须对外开放，除非档案拥有者在赠送时有特殊的限制。鉴于国家档案馆在国家的地位及形象都比较高，私人档案拥有者常常会为能把自己拥有的档案存放在国家档案馆而感到自豪。对希望将私人档案寄存在国家档案机构的，寄存者必须事先同意所寄存的档案允许或在若干年以后允许公众利用，否则国家档案机构将不接受对其档案的寄存。
关键词:乡镇档案新农村建设
党的十六届五中全会明确提出了“建设社会主义新农村”的战略目标，这是党中央总揽全局、高瞻远瞩，顺应潮流、深得民心的历史选择，是符合国情、利国强农的重要部署，是加强农业、繁荣农村、富裕农民的重大举措。档案部门围绕党和国家中心工作、服务大局，按照建设社会主义新农村的总体要求，自觉地将档案工作纳入到社会主义新农村建设之中。国家档案局、民政部、农业部于2007年12月11日以档发〔2007〕10号下发了《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》，强调要“进一步引导档案工作切实有效地服务于社会主义新农村建设，促进社会主义新农村建设档案工作的全面深入发展”。
一、乡镇档案工作与社会主义新农村建设各项事业的快速发展还存在着一些不适应
1.原有管理体制与现行的工作要求不相适应。《档案法》赋予乡镇人民政府全方位的档案工作职责，而原有管理体制却不太健全。一是管理机构不落实，档案室并非是一个工作机构，没有列入政府机构序列，没有专门的人员编制，实质只是一个档案库房;二是管理体制不顺，各镇档案人员兼职过多，面对工作任务大量增加、上级业务部门对工作的要求和群众对档案的需求越来越高，事实上光靠一名兼职人员来完成各项工作已不太现实。
2.现行机构编制与工作任务不相适应。政府机构改革以后，镇兼职档案人员仍为1名，而乡镇机关档案工作任务日趋繁重，镇级经济和社会各项事业的快速发展使档案的案卷数量和门类增加，室藏内容丰富，已成为集中管理多种门类和多种载体档案的综合档案室。与日益繁重的工作任务不相适应的是目前镇一级机关仍都不设专职档案人员，人员队伍也很不稳定。每年有四分之一到三分之一的镇档案人员变动工作。
3.传统档案工作要求与社会主义新农村建设要求不相适应。社会主义新农村建设对档案工作提出了新的要求，范围越来越宽，镇档案人员除了整理好本单位每个年度的档案和对所属单位进行监督指导外，还要做好在社会主义新农村建设中不断出现的新的工作内容的档案业务指导工作，如农村宅基地置换、村容村貌整治、农业合作社、农业园区、民营企业档案等。这些在新形势下产生的档案，镇档案人员还需要有一个了解熟悉的过程。
(三)各地对乡镇档案工作的体制和管理模式已经或正在进行着尝试
面对建设社会主义新农村实践中产生的众多变化，各地档案部门清醒地认识到新的形势对乡镇档案工作已经提出了新的更高的要求，于是各地对乡镇档案工作的体制和管理模式已经或正在进行着尝试，据笔者了解主要有以下几种:
一是湖南省双峰模式。湖南省双峰县在乡镇设立档案馆，乡镇档案馆是经乡党委、乡政府批准由县编委认可设立，具有对内对外两种职能的机构，与其他站所同级，享受同等待遇，并将档案管理人员列入公务员序列编制，做到专职专责。一般明确乡镇党委委员、办公室主任兼任馆长，配有一名素质较好的专职档案人员为副馆长，均有国家公务员身份。工作经费列入乡级财政预算。①
二是山东省胶州模式。山东省胶州市营海镇建立镇“档案信息中心”，该中心为正股级事业单位，编制4人，作为镇档案管理的职能部门集档案收集与整理、档案信息查阅、已公开现行文件利用、镇政务信息公开、镇情村情教育、档案业务监督指导等多种功能为一体。②
三是广东省东莞市大朗镇模式。2007年1月25日，东莞市人民政府办公室发文同意大朗镇建立档案馆。文中指出:市政府同意大朗镇建立档案馆，实行一套人员两块牌子，即在挂东莞市大朗镇档案馆牌子的同时，挂东莞市档案馆大朗分馆的牌子，业务上接受市档案局指导。③
四是村档乡管(村档乡管村用)模式。湖南省怀化市从村级档案工作的实际情况出发，采取村档乡管村用的模式。2006年，怀化市档案局将开展“村档乡管村用”工作列入了各县(市、区)档案局目标管理责任制，要求各地选择一至两个乡(镇)进行试点。④
二、乡镇档案工作的发展对策
(一)转变理念——把社会主义新农村建设档案工作当作一项专门事业
1.强化乡镇档案工作是适应我国国情的需要。从我国实际情况出发，乡镇是形成档案的基础，农业农村人员在档案利用者队伍中占有很大比例，尤其是随着民主的进一步深化，我国对民生问题的进一步关注，如果社会主义新农村建设档案工作基础不扎实将会留下巨大的遗憾。
2.把社会主义新农村建设档案工作当作一项专门事业来规划和发展。我国乡镇档案工作经过近60年的努力，取得了较为全面的发展，已经突破了管理本机关档案的范畴。根据《档案法》、《乡镇档案工作试行办法》、《政府信息公开条例》等法律、法规的规定，乡镇政府档案工作的职责归纳起来有五大任务，即管理好本机关档案;监督指导本乡镇所属单位和其他组织的档案工作;开展政府信息公开工作;为基层单位和人民群众提供档案利用服务;提供政府公开信息的公共服务等。为此，我们必须因势利导，在思想认识上提倡和逐步普及一种观念，即改变传统的乡镇档案“工作”观念，树立乡镇档案“事业”的意识。要推进这样一项专门事业的健康发展，必须要切实加强领导，要把档案工作列入国民经济和社会发展计划，给予机构、人员和经费上的保证。做到确保四个到位，即思想到位、组织到位、措施到位、工作到位。形成管理有序、工作有效的档案工作网络，把乡镇档案工作建设成为一项专门事业。
(二)创新体制——探索出适应社会主义新农村建设需要的乡镇档案管理模式
1.探索并施行适应社会主义新农村建设需要的乡镇档案管理模式的意义。“乡镇档案工作的模式” 既包括机构设置、人员配备等乡镇档案工作的体制问题，又包括乡镇机关与所属单位之间的监督、指导和互动等乡镇档案工作的运作机制问题，还包括整个乡镇档案信息和实体的流向等实体管理问题。
建立科学的乡镇档案管理模式具有十分重要的意义，一种好的模式可以产生长效机制，起到决定性、改革性作用。原来传统的乡镇机关档案工作模式是在计划经济时代形成的，在当时具有一定的合理性，但同时也明显地体现出阶段性。现在随着我国经济体制的深刻变化以及社会主义新农村建设的深入，原有的模式在体制、机制和档案管理方式等诸多方面都显现出了不相适应之处，我们只有通过对乡镇档案管理模式的积极变革才能实现新的适应。
2.探索适应时代要求的档案工作管理模式。根据各地探索的经验，我们需从中总结出一种相对科学可行的组织形式在我区进行试点，并在取得成功后加以推广，使乡镇档案工作的机构和人员得以真正落实。2008年，我区档案局研究完成了由上海市档案局立项的《社会主义新农村建设中的乡镇档案管理模式研究》的科研项目，并已在庄行镇建立了档案工作的实体机构——“庄行镇档案信息服务中心”，由办公室主任兼任主任，原镇机关档案人员为专职副主任、另配一名档案协管员，形成由镇党委、政府领导全镇档案事业，党政办是档案工作的负责机构，镇档案信息服务中心是乡镇档案工作的事业服务机构的管理模式。镇档案信息服务中心作为全镇从事档案工作的实体机构，负责对乡镇机关及辖区所属单位档案工作进行规划、监督、指导，并对档案实体进行管理、提供利用服务。从而确保《档案法》规定的乡镇政府在档案工作中对档案实体的保管利用和对基层档案工作的监督指导两大职能全面履行。
(三)经费保障——把社会主义新农村建设档案事业发展资金列入公共财政预算
在区、县档案事业经费年度预算中，把社会主义新农村建设中发展乡镇档案事业的经费列入预算，用于乡镇机关和基层单位合格档案室建设，解决必须的档案装具，为基层档案工作的正常开展创造必要条件。同时按照《档案法》要求，对在发展乡镇农村档案事业中贡献突出的集体和个人给予适当奖励，推动乡镇档案事业的不断向前发展。
“城市反哺农村”的理论和实践告诉我们，我国经济的不断发展为各级政府在社会主义新农村建设中加大政府的财政投入提供了可能。党和国家把努力解决“三农”问题摆到了十分重要的位置，在社会主义新农村建设实践中，各级政府、各行业主管部门的财力不断向农村倾斜。档案行政管理部门要在建设社会主义新农村伟大事业中有所作为，就必须在发展乡镇农村档案事业中争取主动，加大投入，以确保乡镇农村档案事业的发展与整个社会主义新农村建设大目标的实现相适应、相协调、相配套。
(四)法律保障——通过法律、法规的修改和业务规范的制订加以保障
社会主义新农村建设档案工作的问题要得以根本解决，还需要从法律、法规上加以保障。为此，我们要充分利用本次国家对现行《档案法》进行修改的机会对此有所突破。
1.在《档案法》修改中，首先应明确规定乡镇人民政府对档案工作的领导职责。现行《档案法》第四条规定:“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”。但《档案法实施办法》第五条却将其限定为“县级以上各级人民政府……”。由于没有明确的法律规定，乡镇人民政府即使不重视档案工作也无法追究其任何法律责任，因此，法律、法规应明确规定“乡镇人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入本级国民经济和社会发展计划”。
中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号：
摘要：档案学作为一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段。随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。
关键词：档案管理，科学化，发展
Abstract: as a new subject of archival science, is still at the stage is not yet. Along with the progress of the society and the development of science and technology, archives and archives work is also in constant development, the theory of archival science is continually in the construction of the understanding of the archives have a constantly enrich and perfect development process. The object of the archives management of the archives, service object is archive users, which should be solved basic contradictions that is dispersed, messy, the archives of impurity, quantity, only existing copy and so on the condition and social use file request centralized, system, high quality, and the contradiction between the shows, widely.
Keywords: file management, scientific, and development
0引言
中国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案法》诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”中国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录，而不少档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史纪录。档案学作为一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段。随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。
1. 档案管理
档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。
2.档案管理实施
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。
3.档案管理科学化
档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存,并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少;一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命;一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。
4.结语
档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。
参考文献：
[1]张辑哲：《维系之道——档案与档案管理》，北京：中国档案出版社，1995年。
关键词：局馆合一；档案馆；综合档案馆；档案工作；执法必严
1 综合档案馆执法必严问题的提出
执法必严就是要严格依法办事、严格依法行事、严格执行法律。一句话：执法必严就是严格执法。执法必严是社会主义法制的关键，同样，也是档案法制建设进程中的关键。
执法，在通常情况下，有“广义”与“狭义”这两种含义。“广义的执法或法的执行是指国家行政机关、司法机关及其公职人员依照法定程序实施法律的活动。狭义的执法是指法的执行，则专指国家行政机关的公职人员依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动。人们把行政机关称为执法机关，就是狭义上使用执法的。”[1]国家行政机关执行法律是法的实施的重要方面。在现代社会，国家行政机关被称为国家立法机关的执行机关，国家立法机关制定的法律、法规，主要由国家行政机关贯彻、执行、付诸实现。
在档案行政管理语境下所讲的“执法”多是狭义的法的执行，仅指国家档案行政管理机关依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动，即档案局依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动。而忽视了在局馆合一的体制下，档案执法应当是广义的执法，既包括档案局依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动，也包括档案馆依照法定程序实施法律的活动。
在局馆合一的情况下，县以上地方档案局（馆），一方面，是地方档案行政管理机关，肩负着“主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”的行政管理任务。另一方面，又是“集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。[2]从档案局的视角看，是档案行政执法的执法主体，即常说的“执法者”；从档案馆的视角看，则又是档案行政执法的客体，即档案行政法律、法规、规章的具体执行者。但在档案工作法制化的视角下，无论是档案局，还是档案馆；无论是档案行政管理者，还是集中管理档案的文化事业机构；无论是档案行政“执法者”，还是档案行政法律、法规、规章的具体执行者，都是执法必严的主体，都有执法必严的要求。本文着重从综合档案馆的视角，对局馆合一体制下，综合档案馆执法必严若干问题谈一些粗浅的认识。
2 综合档案馆执法必严的内容
综合档案馆执法必严的内容“就是档案法体系或档案法律体系所提供的一切规范，即档案法律规范。通俗地说，也就是与档案、档案工作有关的一切法律、法规和规章”[3]中与档案馆工作所相关的部分。大致可分为守法、合规、贯标三个层面。
2.1 守法。通常所说的“守法”，是指“国家机关、社会组织和公民个人依照法的规定行使权利（权力）和履行义务（职责）的活动”。[4]综合档案馆的守法是指国家各级综合档案馆及其工作人员依照法的规定，行使权利（权力）和履行义务（职责）的活动。这里所要遵守的法律，主要是指《档案法》，同时，包括作为公共事业单位及其工作人员应当遵守的其他法律，如《保密法》、《行政许可法》、《劳动法》等。
2.2 合规。通常所说的“合规”，是指国家机关、社会组织及工作人员在从事各种社会活动中的行为必须符合行业及部门制定的规章与制度。这里所说的“合规”的“规”是指：一切涉及档案馆工作的法规规章。这些规章依内容“可划分为：档案收集法律规范、档案整理法律规范、档案鉴定法律规范、档案保管法律规范、档案利用公布法律规范，等等”。[5]依颁布机关的不同，可分为国务院部门档案规章和地方政府档案规章。“目前，国家档案局单独或以国家档案局为主与有关部委联合制发的现行有效的规章有20件；35个（省、自治区、直辖市以及国务院批准的较大的市和经济特区）地方政府颁布的档案规章有59件。另据不完全统计，国务院其他部门制定有专门档案管理方面的规章（含规范性文件）50余件。”[6]其中，题目中涉及档案馆的由国家档案局单独或以国家档案局为主与有关部委联合制发，或国务院其他部门制定有专门档案管理方面的规章16件，地方政府颁布的档案规章14件。
2.3 贯标。本文所说的“贯标”，是指贯彻国家和行业颁布的各种档案工作标准。“档案工作标准，是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称；它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。”[7]档案工作标准的具体表现形式是各种相关的标准文件(或称“标准文献”)，是指按照规定的工作程序制定，经公认权威机构(主管机关)批准的一整套在文件与档案工作范围内必须执行的规格、规则、技术要求等规范性文件。档案工作标准的种类按照标准的性质，可以分为管理标准和技术标准；按照标准的实际法定效力，可以分为强制性标准和推荐性标准；按照标准的相关程度，可以分为正式标准和参照标准。档案工作标准体系则是由若干档案工作基础标准和业务技术标准构成的互有联系、互相制约的一个动态性、指导性的文件整体。“自1985年5月10日，国家标准局批准了我国档案工作的第一个国家标准(GB3792.5-85)《档案著录规则》之后，与之相配套的《中国档案分类法》的出版，标志着有中国特色的档案分类标准的基木框架已经确立。”[8]到目前为止，“国家质量监督检验检疫总局的有关档案工作方面的国家标准有13项，档案工作行业标准56项，强制性标准2项”。[9]这些标准中，大部分与档案馆建设和日常工作相关。档案工作标准已经为档案馆建设与日常工作制定了共同的和重复使用的规则，并形成相对完整的体系。档案工作标准已经成为档案法律法规体系的重要组成部分。
3 综合档案馆在执法中存在的突出问题
3.1 接收开放不及时。接收与开放到期档案是档案馆的主要职能，也是档案馆必须履行的法定义务。但各级综合档案馆在接收与开放到期档案上做得并不尽如人意。如，“各级国家综合档案馆80.34%至86.12%的到期开放率，各省、市、自治区各级国家综合档案馆71.36%的到期开放率，意味着当年到期的档案几乎没有开放1卷。当年到期档案的开放工作还没有成为众多各级国家综合档案馆的常规性工作，开放档案工作在不少档案馆仍然只是阶段性、突击性的工作”。[10]
3.2 鉴定销毁不落实。档案的鉴定与销毁工作，是档案馆管理工作的一个重要组成部分。而大多数综合档案馆没有将档案鉴定与销毁的工作落实到位，不是不开展，就是“鉴”而“不定”，说“销”而“不毁”。档案鉴定与销毁工作中长期存在着下述问题：“一是一些档案馆(室)以为档案的鉴定是一项后续性的工作，时间上可迟可早，工作上可松可紧，只要档案在，对保管期满档案任何时候鉴定销毁都可以。二是认为对档案的鉴定与销毁是‘替人作嫁衣’——以前档案管理人员立的卷、管理的档案，却要现在的档案人员做这项工作，是替别人忙，所以，行动上拖拖拉拉。三是‘上行下效’，一任交一任。以前的档案管理人员对保管期满的档案未进行鉴定就移交给下任档案管理人员，而现在的档案管理人员则‘多一事不如少一事’，在任时，也不进行鉴定，和以前所有的档案一起向下一任档案管理人员移交。四是认为档案还有库房和装具可放，何必急于鉴定销毁！五是怕对保管期满的档案鉴定销毁后，馆(室)藏档案数量减少，影响目标管理达标评审认定得分或本人岗位责任书的鉴定与考核。六是有些地方以前曾鉴定并销毁过一些期满档案，由于经验不足，程序不熟，以及受一些客观原因的制约，曾出现过一些这样那样的失误和问题，因而，做这项工作的同志及后来接手档案工作的同志，消极地从中吸取了一些反面教训，不敢再鉴定销毁档案。七是档案鉴定小组对保存期满档案鉴定之后，向主管领导写出鉴定报告，提出了存毁意见，而主管领导怕决策失误承担责任，没有勇气和胆量审查、批准鉴定结果，更不敢拍板批准销毁应销毁的那部分档案，结果，形成‘鉴’而‘不销’的‘半截子工程’。”[11]
3.3 馆室标准混淆。档案馆与档案室有相同的地方，也有不同的地方。相同的是，两者都是保存与保管档案的地方，不同的是，档案馆保存的是其所属行政辖区内应当进馆的档案，而档案室则只保存本单位需要保存的档案。因此，档案馆与档案室所执行的标准并不完全相同。但是，有不少综合档案馆却将档案馆与档案室的标准混为一谈，甚至强迫档案室执行档案馆的标准。就以档案馆接收档案的标准为例，档案馆接收进馆档案，往往都制定有接收标准或规定、办法，如《北京市档案馆接收档案的规定》。据了解，上海、四川以及其他一些地方也都有这样的规定。对接收进馆的档案要求按照馆藏档案整理的标准整理好，达不到规范标准的不予接收。“最不可理喻的是，《档案馆进馆档案接收标准》都是在接收档案进馆时才制定印发，而需要进馆的都是10至20年前的档案。按照现制定的标准对10至20年前整理的档案进行接收。”“按照这个标准重新整理，就与档案室的保管和利用没有一点关系了。”“档案室有为国家积累档案的义务，但没有义务必须按照进馆管理的标准整理档案。”“至于接收进馆后档案馆如何管理这些档案，那应该是档案馆的事。不能把档案室为国家积累档案的义务当做积累按档案馆的管理要求规范整理档案的义务。”[12]如果把档案室为国家积累档案的义务当做积累按档案馆的管理要求规范整理档案的义务，那就不仅是混淆标准的问题了，而且有混淆职责的问题。
3.4 标准执行不到位。档案标准化工作已经开展20多年了，但是档案标准化工作开展得很一般，许多档案工作标准执行不到位，存在着诸多的问题。主要表现在：一是对档案标准化工作不清楚、不理解。二是对档案工作标准有多少不清楚，具体内容也不清楚。三是只关注落实某些个别档案工作标准，而对大多数标准或是只是说说落实或是置之不理。例如，只对贯彻《归档文件整理规则》关注，而对《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》等标准的执行就很一般。四是只关注落实档案工作标准的某些细枝末节，而对档案工作标准的重点却不关注。五是档案标准化工作既没有列入档案馆的档案管理工作计划，也没有纳入到档案馆的日常档案管理工作之中，而只是必须用时才安排贯彻落实。六是对档案工作“标准化缺乏监督，以制度代标准，没有监督，使得一些偏离标准化的做法得不到及时的纠正”。[13]
4 综合档案馆执法必严的措施
4.1 改同级监督为上级监督。在局馆合一体制下，由于档案馆实际上成为档案局的一个内设科室，同级档案局对档案馆的监督已经形同虚设。有必要将同级档案行政管理部门对档案馆的监督改为由上级档案行政管理部门来实施监督。只有这样，才能有效保障综合档案馆执行法律法规规章的情况得到严格而有效的监督。
4.2 树立执法守法观念。档案馆工作人员的工作态度和责任心如何，直接关系到档案馆管理工作的效果，必须加强对档案馆工作人员的法制学习教育。重点是强化执法守法的意识，普及档案法律法规规章及档案工作标准的知识。要让每一个档案馆工作人员都认识到，在档案馆管理工作中执行各项档案法规的要求，既是档案工作者的法律职责，又是必须履行的法律义务。这些工作的任何失职和失误，都会给国家和人民造成难以弥补的损失，都是法律所不允许的。
4.3 强化严格执法意识。严格依法执法的意识不强，是各级综合档案馆执法中存在上述问题的根本原因。应当采取积极措施，通过专题培训学习，完善监督机制，提高各级综合档案馆工作人员，特别是各级档案局馆领导同志的法律意识，强化严格执法意识。只有各级综合档案馆工作人员具备了内在、自觉的法治理念，执法不严的现象才可能得到根除，执法必严才能够得以实现。
4.4 积极推进标准化。“档案工作标准化是指在档案工作领域内，由档案事业主管机关对档案工作的管理、方法、概念、原则、质量、设施等制定出科学的统一规划和技术规范，克服各自为政、各行其是的局面，以获得最佳的工作秩序和社会效益。”[14]综合档案馆是档案行政法律法规规章的具体执行者，也是执法必严的主体，而档案工作标准是档案行政法律法规规章的具体化。因此，档案工作，特别是综合档案馆的执法必严应当从积极推进档案工作标准化入手。“只有很好地贯彻实施标准，档案工作才能由‘人治’逐步变为‘法治’，由繁变简，由杂乱走向统一规范，减少重复劳动，提高档案工作效率。”[15]
在档案工作法制化的语境下，档案工作与综合档案馆执法必严并不是一句空话，而是有着具体内容与具体要求的工作。既要严格执行涉及档案馆的有关法律法规，又要严格执行各类档案工作标准。更具体的就是要积极推进实施档案工作标准化管理。只有将档案工作标准视为档案法规规章的一部分，将实施档案工作标准化管理视为“有法必依，执法必严”的重要组成部分，档案工作标准才有可能在综合档案馆得到全面认真的执行，综合档案馆的工作质量才有可能得到提升与保障。
注：本文为2011年度河南省档案局科技项目《档案立法技术研究》的阶段性成果，项目批准号为：2011-R-05。
参考文献
[1]百度百科.执法.baike.省略/view/21519.htm.
[2]《中华人民共和国档案法》.
[3]海. 依法治档所依之“法”是什么?——是《档案法》还是与档案、档案工作有关的一切法律、法规和规章[J]. 档案管理,2011(3).
[4]百度百科.守法. baike.省略/view/1612656.htm.
[5]杨立人.档案法体系的特点和分类原则[J].档案学研究，2003(3).
[6]小普.档案法规体系的构成[J].中国档案，2009(2).
[7][14]冯惠玲，张辑哲主编.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社，2001:145.
[8]刘芳.浅谈标准化在档案工作中的意义[J].黑龙江史志，2005(5).
[9]中国国家档案局官方网站，http:/saac.省略/,档案工作国家标准目录，档案工作行业标准目录.
[10]李云平,吴雁平.全国各级国家综合档案馆开放档案业务现状定量分析[J].档案管理,2009(1).
[11]米彩云,赵浩勇.档案鉴定与销毁工作当前存在的问题与对策[J].陕西档案,1999(4).
[12]张志敏.档案室应该为谁整理档案?[J].档案,2011(4).
[13]郑花岚，马艳华.档案工作标准化的现状与思考[J].吉林水利，2001(6).
