【关键词】高校 档案管理 服务创新 探究
档案管理是我国档案事业运行过程中的重要环节之一，相关人员对档案资料进行安全有效的管理，并为有需求的人提供切实的服务。而目前我国高校档案管理工作开展的现状并不乐观，服务意识的缺乏、服务内容的匮乏，势必降低高校档案管理工作的质量，正因如此积极对高校档案管理工作的服务模式进行创新，是档案管理者首要落实的工作任务，也是档案事业工作中急需探究的问题。
一、分析高校档案管理服务的实际情况
1.对档案管理工作缺乏重视
一直以来，高校管理者都将本校档案管理工作视为对档案资料的储藏和保管，只有达到资料不遗失、内容不外泄、信息能够查询到以及可以外调的效果就可以了，这是对档案管理工作现实价值的埋没，此时很多高校档案管理工作形成了“重在说，档案资料的排列、管理以及应用流于形式化”的格局；
2.管理方式与手段滞后，管理力度不足
目前，我国大部分高校档案管理者都不是专业人员，也没有被定期的去组织参加专业技能培训活动，此时他们对档案资料管理的方法缺乏科学性与先进性也是必然的，再加上对档案管理工作重要性认识得不够充分，因此，在对档案资料进行采集、鉴别、整理、归档等工序之时漏洞百出，有的管理员可能会因为错过最佳的资料采集时间而没有将关键性的档案资料收集到档案馆内，这对高校档案事业的发展与运行造成阻碍；
3.高校对档案管理工作投入的经费不够
这主要表现在高校档案馆内硬件设施不足，难以满足档案管理者的工作需求，最终造成档案管理工作效率低下的后果；此外经费投入不足还体现在高校没有对档案馆内设施进行定期的检查、维修以及保养，设备的更新更是无从谈起，那么经费投入量不够便成为了高校档案管理事业发展的重大制约因素之一。
二、高校档案管理工作服务创新的对策
1.转变管理观念是服务创新的基础
半封闭档案资源管理环境的建设，导致档案管理者出现观念陈旧、死板、服务理念弱化与淡薄的思维模式，因此，为了实现档案管理工作服务创新的目标，使管理者观念发生转型是必要的，只有这样建档、管档、查询以及归档工作环节才不会生硬化，管理者积极的对档案资源进行挖掘；为了全面优化档案资料的开发与利用效率，应该积极的运用开放式、个性化等多样化的服务手段。
档案管理者管理理念的转变可以在以下几方面体现：一是思维方式上的创新，不再是坐等用户上门，而是坚持“用户至上、主动效劳”的服务原则；二是以开放式的服务观念代替封闭化的服务观念，强化档案管理部门内部合作关系的基础上，把档案管理工作与高校各项活动相互渗透，不断地拓展档案资料推广的范围，将为社会群体和广大公众提供高校档案资源这一服务内容看做是分内职责；三是为了使档案管理服务工作实现创新的目标，管理者不应该仅仅凭借传统经验开展管理工作，依据工作职能变化的情况，对服务领域进行拓展同时对服务对象提出全新的标准；
2.建设健全现代化服务体系是档案管理服务创新的关键
此时要求档案管理者具有标准化的执业技能，同时对计算机系统能有效的操控，这样就可以在计算机与网络技术的辅助下，使传统的手工管理模式转型为现代化管理方式，此时档案管理服务的质量势必会大幅度的提升；
为了建立健全现代化服务体系，可以从以下两方面入手：一方面是加快对高校档案网页构建的速率，不断的填充网站的内容，而档案网页的构建是建立在用户需求基础上的，适时的为使用者提供切实的服务，例如信息介绍的服务内容，主要包括高校档案馆的实况、具体服务项目以及方案管理程序等，现代化服务体系中的信息咨询服务可以使用户在档案管理网页上借助E-mail等渠道，能够与档案管理者实现信息沟通的目标；服务内容还包括对信息的开发、网络导航等；另一方面是全面落实高校档案数字化管理工作，首先做好对现有馆藏档案的数字化管理工作，档案管理者对档案资料有序整理，分级鉴别；继而落实档案进馆的数字化建设工作，在高校校园网的辅助下，使电子档案文件在网上落实传递、保管、立卷、归档以及查找等工作更具便捷性。
3.完善档案管理方式以及实现服务内容的创新
此时要求高校档案管理者明确不同阶段档案管理工作存在的意义以及发展的特点，有针对性的对本校档案管理服务提出有效的策略，使档案管理人员应用不同的管理方式去达到共同追求的目标，服务内容上的创新是指高校档案管理的结构参照实际状况做出科学的调度与改进，扩大档案资源征集以及接纳的范畴，最终落实高校档案结构体系框架的完善工作，此时多样式的服务形式并存，共同推进高校档案事业的快速、有效发展。
三、探究高校档案管理工作服务创新发挥的意义
概括的讲，高校档案管理的服务创新是高校教学以及管理等各项工作顺利运转的基础条件，服务的创新是档案管理工作效率提升的重要保障。管理者在对高校档案管理工作服务改革与创新进行研究的进程中，势必会面临很多新问题、新挑战，但是在高校教育改革的进程中，档案管理模式就会逐渐的与本校教育管理形式建立有效的纽带，此时档案管理工作就会切实的为高校教育服务，那么高校档案管理工作彰显服务性与创新性的光辉，为高校整体事业的发展添砖加瓦。
服务理念是高校档案管理工作不可缺少的组成成分，也是推动其自身稳定而有效发展的关键性因素。本文作者对现阶段高校档案管理工作的面貌进行全面的分析，并阐述了管理服务创新发挥的现实意义，认为高校档案管理工作的服务创新将会成为未来教育事业发展与建设的重要保障之一，因此在这条任重道远的档案资源管理的历程中，管理者应该树立时刻创新的思维理念，在实践中不断的应用新兴的管理手段，有放矢的服务内容进行调整与创新，使高校档案管理工作散发出异样的光辉。
参考文献：
【关键词】档案管理；创新；服务模式
一、前言
信息资源在信息时代的地位越来越重要，档案管理工作关系着信息资源的存储、传输、运用，重视档案管理工作，提高信息资源的利用效率，是实现信息资源共享的有效途径。对档案管理的创新和对档案服务模式的研究，尤其加强档案管理的信息化和数字化，对提高档案管理工作有着积极的现实意义。
二、档案管理与服务模式现状
第一，档案管理工作守旧，缺乏创新。档案是重要的信息资源的归类和整理，传统的档案管理仅仅重视对信息资源的分类整理过程，忽视对档案管理过程的高效性和时效性，且档案的有效利用和后续维护等重视程度较低。第二，档案管理制度不完善，缺乏统一标准。档案管理人员的工作没有科学的制度约束，档案的整理和收集没有统一的标准，导致档案管理的效率较低，时间成本较高。第三，档案的信息化、集成化程度低，现代技术应用并未普及。档案的管理仍沿袭传统的人工管理的方式，增加用人成本，智能化信息资源管理效率并不高。第四，档案管理忽视以档案内容为服务宗旨。存在着随意管理的现象，档案管理的信息内容存在盲目性、重复性，服务模式与现代档案管理进程相脱节。档案管理和服务模式存在诸多的问题，创新管理思路和改善服务模式是现代化档案管理的要求，是信息资源社会的必然要求。
三、档案管理创新思路
（一）档案学理论研究。档案学是档案管理的遵循依据，对档案学的理论研究，突破传统的理论框架，寻求现代社会的档案学理论基础，为档案管理提供最为全面、科学的理论支撑。一方面，国家应对档案学做好统筹的理论研究，理论研究重点向以解决档案实际管理工作的问题倾斜，并研究档案管理中全局和细节的关系，突出微小信息资源对整合资源的作用。另一方面，社会转型期也要求档案管理升级转型，改变传统的档案管理模式，建立一套与现代社会相适应的档案管理理论，指导档案管理工作。同时，档案管理理论研究重点由人工管理向智能管理转变，突出知识对档案管理的重要性。（二）转变档案管理思想。想要档案管理创新，就需要转变档案管理思想，从意识层面重视对档案管理的创新工作，提高对档案管理的重视程度。第一，打破传统陈旧的档案管理旧观念。第二，明确档案管理是个智能的信息资源管理过程，是个动态的信息资源管理，从归档开始，涉及的档案人员等环节都需要智能化。第三，档案管理工作是一个企业、一个部门的重要工作，领导层应将档案管理工作上升为机构运转的重要战略工作，突出档案管理中的信息资源的利用和共享作用，同时鼓励档案管理工作人员创新管理思路，把档案管理工作融入企业部门的运营背景中。（三）创新档案管理体制。档案管理制度是档案管理的约束和指导。创新档案管理体制，可以从以下几个方面着手：其一，明确规定档案管理的目标和原则，但管理制度的内容要简洁明了，可操作性强，改变过去冗长、复杂的制度内容。其二，管理制度突出高效性，管理重点放在重要档案信息资源的整合上，对管理工作的各个环节有明确的制度约定，档案管理人员的职责明确，避免出现一人多岗的现象。其三，档案管理要人性化，建立完善的档案管理人员的奖惩考核制度，提高档案管理人员的积极性，培养人员的档案管理的责任意识。（四）规范档案管理工作。档案管理实际工作中，需要遵循一套标准的、规范的工作流程。规范档案的管理工作需要规范管理工作各个环节，确保档案管理工作的阶段性和系统性相吻合。首先，档案资料的编写需要充分优化，前期的整合和收集工作需要在机构运行基础上，对涉及到的重要信息进行分类整理，档案信息之间的链接也要突出层次性。同时，制定工作细则，档案提档和查阅需要规范登记流程，借阅需要按照要求的证件和证明才能执行，保证档案的安全性。其次，档案的立案和归档工作设置统一的标准，不仅仅是为了档案立案的美观性，也是为了后期查看翻阅的方便，快速。（五）建立电子文档中心。信息时代讲究信息的数字存储、自动获取功能，数字化和自动化是档案管理的必然发展趋势，为了实现档案管理的智能化，只有通过运用现代技术，利用计算技术推动档案管理现代化进程。首先，信息的载体、传输、存储可以应用计算机技术并在计算机系统平台实现，减少人工抄写、归档的工作量。例如，可以建立电子文档中心，在平台内设置用户权限，拥有权限才能登录平台使用档案信息资源，在该平台上，可以实现信息资源有效传输和资源共享，既能发挥信息集成的中心效应又能达到信息公开的目的，在一定程度上简化了档案信息获取的流程。其次，加大对档案管理的机械设备投入，不仅仅是软件系统的引入，硬件设备也要与软件相配套。（六）创新档案管理模式。首先，建立起数字化档案管理模式。就现阶段看来，身份认证技术、数据库技术、数字加密技术以及扫描技术是比较具有代表性的数字化技术。在档案管理中应用数字化技术则能够将文章信息资料转变为数字化档案信息，从而能够及时补充、更新以及整合信息资料，从而达到提高档案管理效率与质量的目的。其次，建立起自动化档案管理模式。自动化档案管理模式的建设是创新档案管理的重要内容之一，当前电子标签、数码扫描识别以及OCR识别是较为典型的自动化技术。建立起自动化档案管理则能够实现档案信息的自动采集、筛选、检索以及提取关键词等，并且还能自动处理以及批量处理档案信息资料。再者，建立起体系化档案管理模式。体系化主要包括了档案管理内部流程一体化、部门衔接一体化以及档案文档一体化等。主要是利用数据融合技术、数据库技术以及数据集成技术来提高档案信息数据的兼容性与通用性。此外，应当建立起互动化的档案管理模式。在以往的档案管理中，往往每个档案信息只对应一份信息，互动较为缺乏，而通过建立起互动化的档案管理模式则能够有效优化档案管理的系统工作并且有利于服务质量的提高。（七）提高档案管理人员素质。档案管理人员是档案管理的执行者，档案管理人员的专业素质关系着档案管理的有效性，提高档案管理人员的素质迫在眉睫。首先，鼓励档案管理人员解放思想、大胆创新，勇于打破传统的管理模式，转变思想观念，培养他们的管理意识。同时，扩宽档案管理人员层次性。过去的档案管理人力资源配置并不合理，聘用的是较为年长、知识结构较窄的作为管理员。因此需要突出管理员的专业化，随着高校的档案学构建，学科的专业性逐渐凸显，档案管理人才应逐渐走进档案管理岗位中。
四、服务模式研究
（一）用户需求为导向。档案管理的服务内容是多层次的、跨领域的。档案管理的服务不仅仅是档案简单的归类、整理、立案，服务内容应以用户的需求为导向，才能实现档案管理的社会效应。过去的档案服务属于被动式工作，档案资源存在的有无决定了用户享有的信息资源的可能性，若无该档案信息，用户则无法享受到该信息资源。因此，应改变服务内容，变被动为主动，才是档案的服务功能，了解掌握档案受众的人群结构，有针对性根据用户的需求调整服务内容，补充和弥补档案资源。并对用户的需求进行整理和归纳，把用户的需求分为差异性和共同性，用需求导向来促使服务的模式创新。（二）创新服务方式。信息资源的公开和信息资源的共享是档案服务的一项重要内容，通过创新服务方式，达到信息资源的循环使用的时效性。首先，改变重视档案管理，轻视档案利用的观念。对档案的附属价值应提高认识，建立引导式的档案服务理念。其次，档案信息资源应及时公开，并实现有效的动态跟踪，尤其是图书档案资源在库信息的更新，提高档案资源的利用率。再次，增加档案馆藏之间的相互联系，实现资源的相互补充，同时服务兼具人性化和科学性，利用电子导航和系统超链接的方式实现对信息资源的共享。（三）科学技术为依托。服务手段的创新主要以科学技术为依托。首先，强化对档案信息管理的网络建设，扩充档案信息管理的载体，实现档案信息资源的流动性和公开化。其次，改变传统的纸质服务模式，借阅、登记等流程实现数字化和电子化，档案的服务利用更快捷方便。另外，运用科学技术，对档案资源的客观实际情况优化整合，通过开发新的功能板块，增加服务项目业务，让档案服务向着有特色、多层次、多元化的方向发展，满足档案用户的多方需求。（四）优化档案管理流程与业务标准。首先，重构企业档案管理业务流程。其次，对于档案管理的服务内容以及功能范围应当进行积极拓展，从而不断提高档案管理的服务水平与质量。再者，应当积极整合档案管理的各种信息资源以及软硬件建设，不断加快构建档案管理信息化平台的步伐。此外，应当加大引进具有活力以及先进性的新生力量并加强档案管理信息化安全保障措施来重组档案管理组织架构。再者，还可以根据用户需求制定个性化与专业化的服务项目。在对用户需求进行正确掌握与了解的基础上，对各类用户需求的特性与共同点进行分析与研究，从而有针对性、有目的性地归纳整理档案信息资源，让档案管理更具有现代化与专业化性质。（五）深化层次编研。档案资料的编研是档案管理的重要内容之一，因此非常有必要对编研工作进行深入研究与创新。首先，应当全面优化档案的原始信息，并对该类信息数据进行全面、系统的处理，尤其是要做好分类与汇总有价值信息的工作。其次，因为档案资料种类多样、内容复杂而且数量庞大，所以在进行编研时可以采用优先级的方式来编研档案资料。再者，在编研档案资料时，应当聘请具有丰富经验的专业人员来完成，以确保编研的科学性与合理性。此外，还需定期将国家出台相关指导性文件编研与汇总到档案资料库中。
五、结束语
总而言之，在市场经济竞争日渐激烈的今天，时展需要创新，而以往的档案管理以及服务模式已难以满足当前档案市场发展的要求，所以，在确保档案管理工作质量的基础上应当积极探索以及创新档案管理工作，尽可能做到档案体制创新、方法创新、服务模式的创新，并且不断加大对新型档案管理服务模式的开发力度，不断推动档案管理工作适应与时俱进的时代要求。
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[关键词] 高校；档案管理；服务；安全；创新
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 095
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）23- 0181- 01
高校档案管理主要是党政管理，科研和教学等历史记录，记载高校发展历史，并反映高校的教学、科研、党政等诸多方面的现状。高校档案管理，是为校内的学生、老师等进行服务，对教学、教研工作的开展有极大的背景支撑作用。同时，高校档案管理工作面向校外，对自身培养的人才负责，对社会负责。
1 传统高校档案管理与服务的困境
传统的高校档案管理模式注重纸质档案的使用，在长久的应用过程中，纸质档案表现出其对于社会人才管理、事物辅方面的突出优点，但是也有其不足之处，比如信息分散，应用调度苦难等等。在高校档案数字化管理的过程中，出现的困境主要有四点：①纸质档案资源分散，档案立卷部门不一致，使档案的收集和数字化的过程难度较大；②各高校对档案的保护、利用等方面的工作投入力度不同，且信息载体多为传统的纸质，或者音频和视频等，信息载体的单一不利于各高校之间进行信息资源的共享；③档案的收集、管理和利用的环节中，由于高校档案发展没有足够利用自身优势，进行技术更新，使高校的档案管理和服务工作落后，不能适应社会的信息化高速发展；④我国的档案管理的信息化工作处于起步阶段，档案工作对于科研和教学的重要性并没有得到全面的认识，使高校档案管理工作的拓展难以展开，不利于管理模式变革。
2 高校档案管理与服务利用的创新性举措
2.1 传统档案与电子档案管理并行
传统的档案分散管理为档案信息的高效、安全利用带来了阻力，而档案的集中管理，为高校的发展、社会信息化管理、档案的多方面利用等工作带来了极大的便利，集中管理主要通过现代化和网络化的管理方式来进行实现。电子档案是在数字化信息技术发展的条件下，产生的产物，具有：存储容量大、信息独立、可长期保存、操作方便、易于资源共享、储存空间小，并能有多种表现形式。但电子档案同时存在缺点，比如对设备等载体都有依赖性，不能直接读取，信息易于共享同时安全性降低，易于修改等。结合以上电子档案和纸质档案的优缺点，在高校档案管理中，可以在纸质档案正常的归档管理前提下，总档案管理人员督促各院系档案管理处室将归档的文件进行数字化处理和电子文档的同步录入、存储，并通过建立高校统一的电子档案管理系统，使各高校之间、高校与社会之间，主要是高校内部的教学和科研管理能更加高效地完成。
2.2 纸质档案与电子档案的查阅利用可以互补
在传统纸质档案单独使用时，档案管理工作对教学、科研等高校工作产生了积极的帮助，但是在电子档案与纸质档案共同使用下，档案的利用在安全与高效的前提下，可以通过标准化、一体化、集中化的手段，将档案的查阅工作由原来的纸质查阅，手续繁琐，不易传送等缺点进行改进，通过电子档案规范化管理，既能避免安全性问题，也能使档案的查阅、使用更加方便、高效。
2.3 高校档案服务内容创新，可以从要求档案数量向要求档案质量进行转变
高校档案管理工作要从简单的档案收集工作进行转变创新，应该对档案管理工作内容进行发掘，从传统的档案实体管理方式向全面档案信息管理和服务转变，将工作提高到更高水平、更高层次。档案的价值在于被利用，只有坚持以利用档案内容为核心，加大档案编辑研究的工作力度，提高服务的主动性，才能创造出最大的社会效益和经济效益。
2.4 档案管理的服务性工作由被动服务向主动服务转变
高校的档案管理工作，应该在现有的档案基数上，将其向现代化、服务化、信息化和开放化上大力转变，建立出科学管理、反映敏捷、能够灵活运行的体制，对社会服务的内容应该更加多元化、社会化，更加高效、优质。
3 结 语
在社会高速的信息化发展前提下，高校的档案管理与服务需要从传统的纸质档案管理、被动进行档案管理服务等内容进行转变，高校档案的管理对于高校教学、科研等事物有极大的基础性作用和帮助。将传统纸质档案管理与电子档案管理相结合、将以往的被动性档案管理工作创新改进，增加内容，变为主动等，诸多的创新性举措，将使高校的档案管理工作更加安全、高效，并创造出更大的经济效益和社会效益。
主要参考文献
关键词:公共服务管理平台 档案信息 传播服务
“公共服务管理平台”是公共服务体系建设中的基础性平台，是公共服务体系的重要组成部分。档案部门作为公共文化事业单位，应当承担相应的公共服务职能。档案信息传播服务是档案信息传播与服务利用的有效整合，传播的本质即服务，服务的目的即传播。传统的档案信息传播服务服务内容单一、服务方式被动、服务手段落后，不能满足公共服务体系建设中档案信息传播服务与公众的档案利用要求。要改变这种状态，笔者从公共服务管理平台的角度来补充与完善档案信息传播服务的模式、机制等内容。并通过分析我国档案信息传播服务的现状，为公共服务管理平台中档案信息传播服务寻找到一个合适的切入点和有效的途径，将更加适应社会公共服务管理体系发展的趋势。
一、公共服务管理平台内涵
“公共服务管理平台”是一个比较新的概念，涉及到公共管理、公共服务、信息服务等多个领域。它是一种基于网络的服务平台，其用户是普通民众，提供的信息内容与大众的日常生活、工作息息相关，由此，笔者认为，公共服务管理平台是一种面向公众、提供公共信息服务的网络载体，一般以政府为主导，企、事业单位为补充，利用现代信息技术和信息管理方法，充分整合社会生活中与大众息息相关的公共信息资源，并根据公众的需求向其提供更加有组织、有效率的信息服务，目的是提高社会公共服务质量和效率，促进公共利益和社会公平进程。而作为公共服务管理体系建设中的档案部门，如何以公众的需求为工作突破点，切实提高公共服务管理平台中公共产品和服务的供给能力以及质量，保障公众的信息需求权利是当前亟须解决的问题。
二、档案信息传播服务的内涵
所谓档案信息传播服务就是指档案信息传播与档案服务利用的有效整合，是档案信息服务机构借助传播服务的力量实现其信息服务目的的一种方式。它以满足人民群众信息服务需求、保障人民群众信息知情权、传承民族文化和提高国民思想文化素质为目标，以国家各级各类综合档案馆、企事业机关档案室、现行文件服务中心、文献中心、档案中介机构为基础，以网络、电视、报纸、广播、期刊杂志为传播载体，以档案信息工作、档案信息利用、档案信息宣传、档案信息发布、档案信息传播等为内容，具有内容服务和公共管理平台服务的双重功能。在构建公共服务体系的进程中，档案信息传播服务处于基础性地位，是公共服务体系建设的重要组成部分，是公共服务管理平台的主要服务内容。
三、公共服务管理平台与档案信息传播服务的关系
1.档案信息传播服务是公共服务管理平台服务的重要内容
随着时代的发展，社会的进步，人们对信息和文化的需求越来越呈现出多样化、多层次的状态。为了满足广大人民群众日益增长的信息文化需求，党和政府把关注的目光投向绝大多数人基本的信息权和文化权。要满足这两个基本，就要大力发展信息传播服务体系。此外，档案信息所具有的原始记录性、真实性和参考、凭证、教育功能使其区别于其他信息，从而在公共服务方面具有其他信息所无法取代的地位和价值。
2.档案信息传播服务是公共服务管理的重要手段
公共服务的顺利有效实施离不开档案信息传播服务功能的发挥。档案信息中包含有大量与民众日常生活息息相关的信息内容，是党和政府服务民生、解决民生问题的很好帮手。通过建立健全各类民生档案，可以使有关部门在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、提供社会保障等工作中得心应手，为妥善处理突发性、群体性事件，努力把矛盾和纠纷解决在基层，消灭在萌芽状态发挥积极作用。公民通过查阅与自身直接相关的民生档案信息，可以解决工作和生活中遇到的一些实际困难和问题，维护自身的合法权益，使广大人民群众切实感受到党和政府的关怀与帮助。建立和完善覆盖人民群众的民生档案信息资源体系，满足社会各方面利用民生档案信息资源的需要，传播档案信息服务大众，是我们档案部门和档案人员义不容辞的职责。
3.公共服务管理平台是档案信息传播服务的助推器
公共服务管理平台为档案信息传播服务由封闭走向开放，由传统走向现代提供了时代背景和发展机遇;同时为社会化的档案信息传播服务提供政策支持和设施设备等的经济扶持。
四、公共服务管理平台中档案信息传播服务体系的构建
公众的种种需求通常具有普遍性，这就构成了公共服务管理平台中档案信息传播服务的基础;在普遍性的基础上，公众的档案信息需求又呈现出个性化的一面，需要公共服务管理平台在服务体系内容与模式方面灵活处理。笔者在本文中主要探讨公共服务管理平台中档案信息传播的“产业化经营服务”、“ 知识门户传播服务”、“数字化服务”、“民生与社区服务”、“ 保障服务”，这些体系是相互补充、互为促进的统一整体。体系构建所应达到的预期效果是使档案信息生产与传播服务的社会化协作程度得到提高、档案部门公共服务能力得到显著增强、档案信息传播服务工作更有保障。
1.构建公共服务管理平台中档案信息传播服务的产业化经营体系
(1)档案信息传播服务产业化经营
在传统档案信息传播服务遭遇时展瓶颈的情况下，提出档案信息传播服务的产业化经营是一种理论与实践的创新。公共服务管理平台中档案信息传播服务的产业化主要应有如下特点:第一，产业化经营是一种社会化、市场化的经营方式，但不影响公共档案馆公益性质;第二，经营档案产业的市场经济主体必须是实行现代企业制度的企业;第三，产业化经营对象包括档案信息、文化产品、档案技术和服务。
(2)产业化条件
无论是从外部条件包括社会环境及国家政策、市场经济发展的程度、国外发展档案产业的经验，还是从内部条件如档案学术界的思想认识、部分档案产业经营实践而言，数字时代的档案事业已初步具备产业化的条件。
(3)产业化主体
传统公共服务的供给者主要是政府及其职能部门。随着社会经济体制的转型，市场经济的深入和各国政府职能的变革，未来公共产品和服务的供给将形成以政府及各职能部门为主导，企业组织和非营利机构共同参与的格局。因此，信息社会环境下公共服务管理平台中档案信息传播服务产业化的主体应该充分发挥公共档案馆的主导作用，重视和发展主体之一——企业的作用，积极培育非营利组织。
(4)产业化运作模式
档案信息传播服务的产业化运作模式可以根据档案工作的文化事业性质从一般文化产业理论中寻找借鉴。
总之，档案信息传播服务的产业化经营是随着社会的变革、时代的发展对整个档案事业进行的调整、探索与尝试。档案产业与档案事业共同存在，相互补充。但是在产业化的实现过程中还需要政府的主导与调节作用，出台相关的配套政策与措施，完善相关的法律制度，为产业化发展扫除障碍提供条件。此外，档案信息传播服务的产业化经营要探索市场机制的形成，规范市场主体的行为，建立良好的经营秩序。
2.构建公共服务管理平台中档案知识门户传播服务体系
(1)档案知识门户服务平台
档案知识门户是针对档案工作与用户的需要，建立档案知识资源的服务系统，并提供该档案知识的服务内容。其主要目的就是为档案用户查找档案知识资源的全部内容提供指导与帮助。主要功能是提供档案知识资源的链接和对档案知识资源的评价;按规范的档案知识资源组织体系(分类、主题、资源类型划分等)组织档案知识资源;提供档案知识资源的分类浏览和检索。
(2)档案知识门户集成化服务
简单地说，就是在整合档案信息资源的基础上，集多种服务为一体，实现一站式的具有针对性的服务。它既能集成档案领域不同类型、不同渠道、不同格式的各种资源，也能严格选择和规范描述集成的档案知识资源，通过档案知识组织体系对集成的档案知识及知识间的关联进行揭示和组织，可以有效地把档案知识资源与服务结合，直接提供集成式的档案知识增值服务。
(3)档案知识门户个性化定制服务
档案知识门户个性化定制服务是能满足档案用户个人档案知识需求的一种服务。它根据不同档案用户的特定需要，运用先进的技术，定制特殊的档案用户接口，获取档案用户个人信息，了解和推测档案用户的需求，对档案知识资源进行排序、过滤、裁剪、隐藏、显示等组织服务，从而为档案用户提供针对性更强的门户内容服务，提高档案用户满意度。
(4)档案知识抓取与推送服务
通过档案互联网系统来跟踪和监控有关档案的最新报道，进而建立即时档案信息资料库，利用推送技术，将采集的最新档案信息直接推送到门户的相应栏目，呈现在档案用户面前。档案知识推送技术具有提供服务的主动性，它弥补了档案机构和部门在为档案用户提供主动服务方面的不足。另外，技术上的特点决定了推送技术必将被互联网档案知识门户服务平台广泛采用，并成为其开展档案知识服务所依赖的一种技术手段。
(5)档案知识门户数字参考咨询服务
档案知识门户数字参考咨询服务是向档案用户提供的档案知识问答服务，主要分为异步数字参考咨询、实时数字参考咨询和联合数字参考咨询服务。具体讲，就是以用户为中心，以人力资源为媒介，以网络为基础，集各地数字化参考知识和咨询专家于一体的档案知识问答式服务。其核心是在一种分布式档案知识网络中，具有特定档案知识技能的咨询专家对档案用户的个性化服务。这种服务形式为有效地实现隐性档案知识向显性档案知识的转化提供了平台，不仅体现了档案知识资源共享的理念，也体现了档案知识门户共建共享的服务价值。
3.构建公共服务管理平台中档案信息资源的数字化服务体系
随着档案信息资源数字化和档案信息存储网络化的变化，档案信息传播服务的重点应从传统的服务方式转向数字化、网络化的服务方式，其重点在于公共服务管理平台中档案信息资源的开发、组织和有效的传播服务手段。档案信息数字化的传播服务手段较传统的服务手段在服务方式、服务效果、服务质量方面均应有所提高，通过公共服务管理平台网上数字档案信息资源的收集、整理，丰富档案信息传播资源，建立以网络档案信息传播为中心的业务流程，提高档案信息资源数字化的利用率，提高档案信息传播与媒体的现代信息技术应用效果，使用户尽快享受到档案信息传播与媒体数字资源的有效服务，加强对网络传播档案信息资源组织的优化配置工作，建立数字化民生档案信息资源体系，促进档案信息资源共建共享，推进档案信息增值服务，提高档案信息传播与媒体的服务水平，促使档案信息传播与媒体服务向着更高层次发展。运用3G技术开展在线档案信息查询、借阅登记、移动终端信息检索、信息定制、用户信息追踪、移动下载和可视电话服务等等，拓宽数字化档案信息传播服务范围，深入企业、民生群体、机关、学校、厂矿等，面向社会，完善覆盖城乡的档案信息传播服务体系，建立村情档案，服务新农村建设。
4.构建公共服务管理平台中社区、民生档案信息传播服务体系
民生档案、社区档案工作是我国档案事业发展的重要组成部分。它与民生、社区建设相伴而生，是社区居委会开展党的建设、精神文明建设、居民自治、社会治安综合治理、计划生育、信访调解、劳动保障、科教文体等活动的真实记录，是社区发展的基础和依据，同时也是城乡一体化档案信息传播服务的大众平台。因此，档案部门必须要深入一线、调查研究、总结经验，依托公共服务管理平台探索适应社区、民生建设需要的档案管理体系。
5.构建公共服务管理平台中档案信息传播服务的保障体系
档案信息产业化和数字化传播服务体系的构建是在既要秉持公共服务“惠及全民，公平公正”的理念，同时又要满足党和政府“创新公共服务体制，改进公共服务方式”的要求下形成的。但其体系的有效运行离不开绩效评估机制和法律保障机制的完善和补充。只有适当有效的绩效评估机制才能客观地看待档案信息传播服务模式运行的效率和存在的不足;也只有完善的法律保障机制才能为创新的档案信息传播服务体系扫清改革与发展中的障碍。因此，构建公共服务管理平台中档案信息传播服务的绩效评估机制与法律保障机制是十分必要的。
绩效评估机制、各项档案法律保障制度的建立和完善将使公共服务管理平台中档案信息传播服务体系的顺利运行得到保障。绩效评估机制将对档案信息传播服务的效率和总体水平作出客观的评估，了解公众对档案工作的满意程度，有利于档案工作者不断改进工作，提高服务水平;文化产业法律制度、隐私权保护制度、信息网络传播权的规范等法律制度的完善将使数字化档案信息传播服务更加顺利有效。
参考文献
1.陈辉.创建社区档案服务机制工作实践.中国档案报.[2008-11-28]cxyfz.com.cn/.
关键词:公共服务管理平台 档案信息 传播服务
“公共服务管理平台”是公共服务体系建设中的基础性平台,是公共服务体系的重要组成部分。档案部门作为公共文化事业单位,应当承担相应的公共服务职能。档案信息传播服务是档案信息传播与服务利用的有效整合,传播的本质即服务,服务的目的即传播。传统的档案信息传播服务服务内容单一、服务方式被动、服务手段落后,不能满足公共服务体系建设中档案信息传播服务与公众的档案利用要求。要改变这种状态,笔者从公共服务管理平台的角度来补充与完善档案信息传播服务的模式、机制等内容。并通过分析我国档案信息传播服务的现状,为公共服务管理平台中档案信息传播服务寻找到一个合适的切入点和有效的途径,将更加适应社会公共服务管理体系发展的趋势。
一、公共服务管理平台内涵
“公共服务管理平台”是一个比较新的概念,涉及到公共管理、公共服务、信息服务等多个领域。它是一种基于网络的服务平台,其用户是普通民众,提供的信息内容与大众的日常生活、工作息息相关,由此,笔者认为,公共服务管理平台是一种面向公众、提供公共信息服务的网络载体,一般以政府为主导,企、事业单位为补充,利用现代信息技术和信息管理方法,充分整合社会生活中与大众息息相关的公共信息资源,并根据公众的需求向其提供更加有组织、有效率的信息服务,目的是提高社会公共服务质量和效率,促进公共利益和社会公平进程。而作为公共服务管理体系建设中的档案部门,如何以公众的需求为工作突破点,切实提高公共服务管理平台中公共产品和服务的供给能力以及质量,保障公众的信息需求权利是当前亟须解决的问题。
二、档案信息传播服务的内涵
所谓档案信息传播服务就是指档案信息传播与档案服务利用的有效整合,是档案信息服务机构借助传播服务的力量实现其信息服务目的的一种方式。它以满足人民群众信息服务需求、保障人民群众信息知情权、传承民族文化和提高国民思想文化素质为目标,以国家各级各类综合档案馆、企事业机关档案室、现行文件服务中心、文献中心、档案中介机构为基础,以网络、电视、报纸、广播、期刊杂志为传播载体,以档案信息工作、档案信息利用、档案信息宣传、档案信息、档案信息传播等为内容,具有内容服务和公共管理平台服务的双重功能。在构建公共服务体系的进程中,档案信息传播服务处于基础性地位,是公共服务体系建设的重要组成部分,是公共服务管理平台的主要服务内容。
三、公共服务管理平台与档案信息传播服务的关系
1.档案信息传播服务是公共服务管理平台服务的重要内容
随着时代的发展,社会的进步,人们对信息和文化的需求越来越呈现出多样化、多层次的状态。为了满足广大人民群众日益增长的信息文化需求,党和政府把关注的目光投向绝大多数人基本的信息权和文化权。要满足这两个基本,就要大力发展信息传播服务体系。此外,档案信息所具有的原始记录性、真实性和参考、凭证、教育功能使其区别于其他信息,从而在公共服务方面具有其他信息所无法取代的地位和价值。
2.档案信息传播服务是公共服务管理的重要手段
公共服务的顺利有效实施离不开档案信息传播服务功能的发挥。档案信息中包含有大量与民众日常生活息息相关的信息内容,是党和政府服务民生、解决民生问题的很好帮手。通过建立健全各类民生档案,可以使有关部门在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、提供社会保障等工作中得心应手,为妥善处理突发性、,努力把矛盾和纠纷解决在基层,消灭在萌芽状态发挥积极作用。公民通过查阅与自身直接相关的民生档案信息,可以解决工作和生活中遇到的一些实际困难和问题,维护自身的合法权益,使广大人民群众切实感受到党和政府的关怀与帮助。建立和完善覆盖人民群众的民生档案信息资源体系,满足社会各方面利用民生档案信息资源的需要,传播档案信息服务大众,是我们档案部门和档案人员义不容辞的职责。
3.公共服务管理平台是档案信息传播服务的助推器
公共服务管理平台为档案信息传播服务由封闭走向开放,由传统走向现代提供了时代背景和发展机遇;同时为社会化的档案信息传播服务提供政策支持和设施设备等的经济扶持。
四、公共服务管理平台中档案信息传播服务体系的构建
公众的种种需求通常具有普遍性,这就构成了公共服务管理平台中档案信息传播服务的基础;在普遍性的基础上,公众的档案信息需求又呈现出个性化的一面,需要公共服务管理平台在服务体系内容与模式方面灵活处理。笔者在本文中主要探讨公共服务管理平台中档案信息传播的“产业化经营服务”、“ 知识门户传播服务”、“数字化服务”、“民生与社区服务”、“ 保障服务”,这些体系是相互补充、互为促进的统一整体。体系构建所应达到的预期效果是使档案信息生产与传播服务的社会化协作程度得到提高、档案部门公共服务能力得到显著增强、档案信息传播服务工作更有保障。
1.构建公共服务管理平台中档案信息传播服务的产业化经营体系
(1)档案信息传播服务产业化经营
在传统档案信息传播服务遭遇时展瓶颈的情况下,提出档案信息传播服务的产业化经营是一种理论与实践的创新。公共服务管理平台中档案信息传播服务的产业化主要应有如下特点:第一,产业化经营是一种社会化、市场化的经营方式,但不影响公共档案馆公益性质;第二,经营档案产业的市场经济主体必须是实行现代企业制度的企业;第三,产业化经营对象包括档案信息、文化产品、档案技术和服务。
(2)产业化条件
无论是从外部条件包括社会环境及国家政策、市场经济发展的程度、国外发展档案产业的经验,还是从内部条件如档案学术界的思想认识、部分档案产业经营实践而言,数字时代的档案事业已初步具备产业化的条件。
(3)产业化主体
传统公共服务的供给者主要是政府及其职能部门。随着社会经济体制的转型,市场经济的深入和各国政府职能的变革,未来公共产品和服务的供给将形成以政府及各职能部门为主导,企业组织和非营利机构共同参与的格局。因此,信息社会环境下公共服务管理平台中档案信息传播服务产业化的主体应该充分发挥公共档案馆的主导作用,重视和发展主体之一——企业的作用,积极培育非营利组织。
(4)产业化运作模式
档案信息传播服务的产业化运作模式可以根据档案工作的文化事业性质从一般文化产业理论中寻找借鉴。
总之,档案信息传播服务的产业化经营是随着社会的变革、时代的发展对整个档案事业进行的调整、探索与尝试。档案产业与档案事业共同存在,相互补充。但是在产业化的实现过程中还需要政府的主导与调节作用,出台相关的配套政策与措施,完善相关的法律制度,为产业化发展扫除障碍提供条件。此外,档案信息传播服务的产业化经营要探索市场机制的形成,规范市场主体的行为,建立良好的经营秩序。
2.构建公共服务管理平台中档案知识门户传播服务体系
(1)档案知识门户服务平台
档案知识门户是针对档案工作与用户的需要,建立档案知识资源的服务系统,并提供该档案知识的服务内容。其主要目的就是为档案用户查找档案知识资源的全部内容提供指导与帮助。主要功能是提供档案知识资源的链接和对档案知识资源的评价;按规范的档案知识资源组织体系(分类、主题、资源类型划分等)组织档案知识资源;提供档案知识资源的分类浏览和检索。
(2)档案知识门户集成化服务
简单地说,就是在整合档案信息资源的基础上,集多种服务为一体,实现一站式的具有针对性的服务。它既能集成档案领域不同类型、不同渠道、不同格式的各种资源,也能严格选择和规范描述集成的档案知识资源,通过档案知识组织体系对集成的档案知识及知识间的关联进行揭示和组织,可以有效地把档案知识资源与服务结合,直接提供集成式的档案知识增值服务。
(3)档案知识门户个性化定制服务
档案知识门户个性化定制服务是能满足档案用户个人档案知识需求的一种服务。它根据不同档案用户的特定需要,运用先进的技术,定制特殊的档案用户接口,获取档案用户个人信息,了解和推测档案用户的需求,对档案知识资源进行排序、过滤、裁剪、隐藏、显示等组织服务,从而为档案用户提供针对性更强的门户内容服务,提高档案用户满意度。
(4)档案知识抓取与推送服务
通过档案互联网系统来跟踪和监控有关档案的最新报道,进而建立即时档案信息资料库,利用推送技术,将采集的最新档案信息直接推送到门户的相应栏目,呈现在档案用户面前。档案知识推送技术具有提供服务的主动性,它弥补了档案机构和部门在为档案用户提供主动服务方面的不足。另外,技术上的特点决定了推送技术必将被互联网档案知识门户服务平台广泛采用,并成为其开展档案知识服务所依赖的一种技术手段。
(5)档案知识门户数字参考咨询服务
档案知识门户数字参考咨询服务是向档案用户提供的档案知识问答服务,主要分为异步数字参考咨询、实时数字参考咨询和联合数字参考咨询服务。具体讲,就是以用户为中心,以人力资源为媒介,以网络为基础,集各地数字化参考知识和咨询专家于一体的档案知识问答式服务。其核心是在一种分布式档案知识网络中,具有特定档案知识技能的咨询专家对档案用户的个性化服务。这种服务形式为有效地实现隐性档案知识向显性档案知识的转化提供了平台,不仅体现了档案知识资源共享的理念,也体现了档案知识门户共建共享的服务价值。
3.构建公共服务管理平台中档案信息资源的数字化服务体系
随着档案信息资源数字化和档案信息存储网络化的变化,档案信息传播服务的重点应从传统的服务方式转向数字化、网络化的服务方式,其重点在于公共服务管理平台中档案信息资源的开发、组织和有效的传播服务手段。档案信息数字化的传播服务手段较传统的服务手段在服务方式、服务效果、服务质量方面均应有所提高,通过公共服务管理平台网上数字档案信息资源的收集、整理,丰富档案信息传播资源,建立以网络档案信息传播为中心的业务流程,提高档案信息资源数字化的利用率,提高档案信息传播与媒体的现代信息技术应用效果,使用户尽快享受到档案信息传播与媒体数字资源的有效服务,加强对网络传播档案信息资源组织的优化配置工作,建立数字化民生档案信息资源体系,促进档案信息资源共建共享,推进档案信息增值服务,提高档案信息传播与媒体的服务水平,促使档案信息传播与媒体服务向着更高层次发展。运用3g技术开展在线档案信息查询、借阅登记、移动终端信息检索、信息定制、用户信息追踪、移动下载和可视电话服务等等,拓宽数字化档案信息传播服务范围,深入企业、民生群体、机关、学校、厂矿等,面向社会,完善覆盖城乡的档案信息传播服务体系,建立村情档案,服务新农村建设。
4.构建公共服务管理平台中社区、民生档案信息传播服务体系
民生档案、社区档案工作是我国档案事业发展的重要组成部分。它与民生、社区建设相伴而生,是社区居委会开展党的建设、精神文明建设、居民自治、社会治安综合治理、计划生育、调解、劳动保障、科教文体等活动的真实记录,是社区发展的基础和依据,同时也是城乡一体化档案信息传播服务的大众平台。因此,档案部门必须要深入一线、调查研究、总结经验,依托公共服务管理平台探索适应社区、民生建设需要的档案管理体系。
5.构建公共服务管理平台中档案信息传播服务的保障体系
档案信息产业化和数字化传播服务体系的构建是在既要秉持公共服务“惠及全民,公平公正”的理念,同时又要满足党和政府“创新公共服务体制,改进公共服务方式”的要求下形成的。但其体系的有效运行离不开绩效评估机制和法律保障机制的完善和补充。只有适当有效的绩效评估机制才能客观地看待档案信息传播服务模式运行的效率和存在的不足;也只有完善的法律保障机制才能为创新的档案信息传播服务体系扫清改革与发展中的障碍。因此,构建公共服务管理平台中档案信息传播服务的绩效评估机制与法律保障机制是十分必要的。
绩效评估机制、各项档案法律保障制度的建立和完善将使公共服务管理平台中档案信息传播服务体系的顺利运行得到保障。绩效评估机制将对档案信息传播服务的效率和总体水平作出客观的评估,了解公众对档案工作的满意程度,有利于档案工作者不断改进工作,提高服务水平;文化产业法律制度、隐私权保护制度、信息网络传播权的规范等法律制度的完善将使数字化档案信息传播服务更加顺利有效。
参考文献:
1.陈辉.创建社区档案服务机制工作实践.中国档案报.[2008-11-28].cn/.
论文摘要：本文从新公共管理、电子政务、知识管理角度，论证了公共档案馆的管理服务的基本职能，以及在这三种环境下，公共档案馆基本职能深化的具体内涵
“公共档案馆”这一概念是舶来品在世界范同内．公共档案馆的存在和发展已有上百年的历史。1838年英国颁布了《公共档案法》，成立了公共档案馆(Public Reeord 0ffiee)．即英国的部级综合档案馆．负责保管中世纪以来英国中央政府各机关和法院的档案．这是世界上第一个依法命名的公共档案馆。…公共档案馆的概念由此产生。l8世纪末的法国档案改革确立了国家档案馆向普通公众开放的原则．使国家档案馆摆脱了王权的枷锁．开始具有社会共有的性质在我国．“公共档案馆”相当于各级各类综合档案馆。《档案法》第二章第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆．是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同内的档案。”国家档案局颁布的《档案馆工作通则》明确指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构．是永久保管档案的基地．是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”这两部法律法规明确了档案馆的性质与职能。概而言之．档案馆的基本职能是档案的管理与利用
在我国．对于我国公共档案馆建设等方面的讨论和研究开始于2001年[2]同年出版的由冯惠玲、张辑哲教授主编的《档案学概论》中，我国理论界首次在高校教材中使用了“公共档案馆”的概念理论界对于公共档案馆职能的研究主要集中在档案馆职能的扩展和新时期档案馆角色定位等方面．主要是结合档案工作的外部环境变化论述公共档案馆的职能定位与拓展问题。下面，笔者将从新公共管理、电子政务、知识管理的背景下分析公共档案馆的职能以及职能深化的具体内涵
l从新公共管理角度来看
自20世纪8O年代以来．随着经济全球化、技术革新和国际竞争的加剧．传统的公共行政因其规模庞大、反应迟缓、效率低下、制度僵化受到了质疑，新公共管理由此兴起虽然各国学者对新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面却有共识：1．公共组织服务应以顾客或市场为导向：2．公共组织应广泛采用授权或分权的方式进行管理：3．公共组织应广泛采用私营部门成功的管理手段和经验：4．公共组织应在公共管理中引入竞争机制：5．公共组织应重视提高公共服务的效率、效果和质量。在这种大背景下，就政府机构而言，公共管理、公共服务、公共责任所体现出来的公共性理念成为政府职能转型的方向从新公共管理角度看．公共档案馆的性质和职能如下：
1．1公共档案馆的性质：负责公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织
所谓公共组织．从广义来说，是指不以营利为目的。而是致力于协调社会公共利益关系、服务社会大众、提高公共利益为宗旨的组织。所谓公共物品，是用来满足社会共同需要的物品和服务公共物品主要有以下两个基本特征：第一，非排他性。排他性是指个人消费被排除在某种物品的消费之外．在公共物品概念下．这种排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共档案馆馆藏档案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正当。人人皆可利用。第二，非竞争性非竞争性是指消费者的增加不引起生产成本的增加．即多一个消费者引起的社会边际成本为零．或者说．一定量的公共物品按零边际成本为消费者提供利益或服务公共档案馆馆藏档案的主体是各级政府、社会组织和个人在各类政务活动中形成的原始的信息记录。政务活动具有公共性．是最重要的公共活动．因此其产生的记录也具有公共性。即这些档案属于公共物品从内容上来看．档案具有信息和知识属性．档案的利用对档案内容没有损耗。从载体上来看，档案的利用会造成一定损耗．但这可忽略不计．况且这种损耗可以通过档案的数字化来弥补。
公共档案馆属于非政府组织，所谓非政府组织，即组织本身并不具有行政权力的公共组织与政府组织相比较．非政府组织的最大特点是非强制性和服务性。公共档案馆属于公共文化事业单位．本身没有行政权力。其职能通过国家授权才能获得。我国档案行政权主要是由各级档案局行使。因此，公共档案馆的性质从新公共管理的角度可以界定为：负责作为公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织。
1．2公共档案馆的主要职能：为公众最大限度提供档案利用服务
“职能”是“工作职责”、“工作范围”的浓缩用语。管理与服务是公共档案馆职能的两个车轮．管理是基础．服务是根本公共档案馆的档案服务包括以下两点基本内涵：
1．2．1公众为本。新公共理论理念下，公共组织产生和存在的一个重要目的就是提供公共服务．实现公共利益。所谓以公众为本．就是公共档案馆必须以满足社会公众的档案需求为本这是公共档案馆公共性本质特征最集中的反映．也是贯穿公共档案馆工作全过程的基本要求这一基本原则有以下规定：社会成员的档案需求是多元的这就需要公共档案馆以公众的档案基本需求为准绳．研究档案利用规律．并使公众需要的档案进入管理范畴．确立档案工作的管理目标来开展档案管理工作
1．2．2服务至上。目前．我国处在全面建设社会主义市场经济时期．市场经济的核心在于尊重行为主体基本权利尤其是自利权利．通过提供一定的环境或条件．让行为主体合乎规范的自利行为在实现自身利益的同时增进整个社会利益．因而公共事业管理主体必须顺应管理对象的意志和愿望来实施职能行为，为他们需求的满足提供充分的条件。公共档案馆服务的目的也就应由“最大限度地满足利用者的档案信息需求”拓展为“实现和维护公民、法人和其他组织的根本利益”
基于此．公共档案馆不但要扩大服务对象．而且要主动服务：主动服务的对象不仅包括政府部门、研究者．也包括普通公民：服务的内容不仅包括提供档案原件．也包括提供问题分析报告以及建设性解决方案等：服务方式不仅包括实地查阅，也包括远程查询、专题服务和咨询服务等。公共档案馆不仅提供单一的档案信息服务．还包括提供已公开现行文件在内的政府信息公开
2从电子政务角度来看
在一定程度上．电子政务是信息技术与政务管理的结合。目前，我国的电子政务总体成熟度还比较低为推动公共服务改革．进一步扩大民主，我国制定了加大电子政务建设的战略决策电子政务的内容非常广泛．根据国家政府所规划的项目来看．电子政务主要包括以下几个方面：1．政府间的电子政务：电子公文系统、电子法规政策系统、电子财政管理系统、电子培训系统、业绩评价系统等；2．政府对企业的电子政务：电子采购与招标、电子税务、电子证照办理、信息咨询服务、中小企业电子服务等；3．政府对公民的电子政务：教育培训服务、就业服务、电子医疗服务、社会保险网络服务、公民信息服务、公民电子税务、电子证件服务等。
由于公共档案馆不属于政务系统．因此其馆藏档案信息化不属于电子政务的概念范畴但是公共档案馆是政务系统档案的保管基地．而电子政务建设是一项系统工程．信息化应是全面的信息化．如果发生联系的双方之间存在数字鸿沟．信息化的建设效果将会大打折扣．因此公共档案馆也要加强信息化建设。究其实质，公共档案馆信息化主要由信息技术革命这一原动力推动
2．1公共档案馆档案信息化建设不是其工作职能的扩展
公共档案馆信息化是其管理与提供利用服务的应有之义．其本质并没有变化。变化的只是手段。有人把信息化作为档案馆职能的扩展或创新．这是值得商榷的。公共档案馆的职能是由其性质决定的．应有一定的稳定性。而信息技术的发展是时代性的．新的技术发现与采用可能会使信息技术贬值甚至走向历史。
2．2公共档案馆要主动做好信息化建设．并为电子政务建设提供支持
公共档案馆信息化建设主要包括自身的信息化建设，以及为配合其他部门而做的信息化相关工作。
2．2．1公共档案馆自身信息化建设内容。主要包括：档案馆办公自动化系统、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子 档案管理、档案目录数据库、多媒体档案数据库和专题数据库以及档案网站的建设以及数字档案安全等在信息化建设中一定要重视与档案数字化相关的标准化工作．特别是增量电子文件的标准。
2．2．2公共档案馆配合电子政务建设应做的支持性工作。在政府间电子政务方面．公共档案馆应该做好两方面的工作：第一．提前介入电子公文流转系统的设计．从政务电子文件的归档以及长久保存的角度提出合理化建议。第二。提供馆藏档案信息．为政府决策服务
在政府对企业方面．公共档案馆主要应参与其所产生公务档案的接收．以及向企业提供经济政策、法律法规方面的档案．为企业服务
在政府对公民个人方面．公共档案馆主要应参与对公民的教育．为政府对公民的教育．特别是国情、省情、市情教育方面提供原始资料。
在政府对企业、政府对公民两个方面，公共档案馆所参与的内容都是在传统环境下公共档案馆的工作内容。考虑到系统性．笔者故在此述及。
3从知识管理角度来看
知识管理是近十几年来兴起的一种管理范式．由于利益的驱动，首先应用于企业的知识保护、创新。知识管理是指综合运用组织、文化、战略、流程、技术等手段．通过建立基于组织业务内容和职能的知识挖掘和知识共享体系．以最大化对知识及有知识的人的尊重．最大化组织知识的价值．从而提高组织的应变和创新能力．保持并提高组织核心竞争力的管理变革知识管理的兴起给公共档案馆提出了新的要求．公共档案馆的诸项工作内容都要深化
3．1加强档案数据库建设，建立档案知识库．深化公共档案馆管理职能
经济全球化的发展以及我国成功加入WTO．对我国政府决策的科学性与效率提出了更高的要求．我国政府掌握着全国80％左右的信息资源．其中绝大部分由公共档案馆管理。因此．公共档案馆馆藏档案信息资源对于我国信息资源的开发与利用至关重要。
目前．我国的档案信息化工作取得了初步成效．很多公共档案馆建立了档案目录数据库．但仍存在不足：1．条块分割，缺乏宏观管理和协调。2．类型单一．品种不足。在我国已建成的档案数据库中，多以文字型数据库为主．而其中又多数是目录数据库，全文型、事实型、指南型、字典型数据库相对较少。单机、脱机使用的数据库多。联网使用的少，共享程度低。3．规范化、标准化程度不高。由于各档案馆只满足于自建自用的应用要求．没有统一的规范．也没有执行统一的技术标准．从而造成数据库的应用受到严重的限制．各种数据库软件的兼容性很差．转换困难．因而交流的范围与程度受到较大的制约数据库的这些缺点成为档案资源网上建设的不利因素。要解决这一问题．档案行政管理部门应加强协调、控制、监督职能．而档案馆之间应加强档案数据库建设的沟通与合作
从信息资源建设和技术的角度来讲．知识管理的一项重要内容是建设知识库知识库(KnowledgeBase)是知识工程中结构化、易操作、易利用、全面有组织的知识集群，是针对某一(或某些)领域问题求解的需要，采用某种(或若干)知识表示方式在存储器中存储、组织、管理和使用的互相关联的知识片集合对于公共档案馆来说即建设档案知识库．而档案数据库是建设档案知识库的基础档案知识库要求建设文件级档案目录数据库、全文数据库．这对于文件的关联度、结构化要求更高。这样，知识管理系统对相关内容的档案才能够进行数据挖掘．提炼出对决策有利的结论
知识管理不但对档案的质量提出了更高的要求．对档案知识库内的档案数量也有更高的要求，因为丰富的档案信息才可以保证决策的全面性和准确性因此公共档案馆除采取网络实时归档以提高档案的数量外．还要向社会征集相关档案．以使公共档案馆馆藏档案反映政府职能中经济调节、市场监管、社会管理和公共服务的全貌
3．2建立专家系统．提供档案咨询服务。深化公共档案馆服务职能
在服务职能方面．知识管理要求公共档案馆提供档案服务的产品化、智能化。长期以来，我国公共档案馆充当的是“仓库保管员”的角色．服务停留在“保存备查”的状态．提供的档案孤立性强，关联度及与问题的相关度不大知识与信息的区别在于．知识是与人的行动相关联的，即能够直接指导人的行动．这就要求公共档案馆档案服务能够提供定型的、综合的档案内容．争取做到“一站式”服务。为满足这一要求．在档案信息系统的基础上，要建立基于档案全文数据库的专家系统。专家系统(Expert System)是一个具有智能特点的计算机程序．它的智能化主要表现为能够在特定的领域内模仿人类专家思维来求解复杂问题因此．专家系统必须包含领域专家的大量知识．拥有类似人类专家思维的推理能力，并能用这些知识来解决实际问题公共档案馆专家系统应具有以馆藏档案为基础．利用人类专家思维的推理能力，提供知识解决实际问题的功能。
知识管理还要求公共档案馆开展档案咨询服务。在我国档案学论著和教材中有“咨询”的概念，但仅限于“参考咨询”的范畴“档案馆(室)的参考咨询工作．是档案工作人员以根据档案解答问题的方式．向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作”从定义可以看出，这种参考咨询工作．具有很强的被动性，且服务深度不够。档案咨询是指在维护国家利益的前提下．档案咨询服务机构运用以档案专业知识、经验为主的知识、经验，根据委托者的要求．提出有关档案咨询项目的数据、资料、调研报告、建议方案等。供委托者参考。它应包含以下服务：
3．2．1档案专业基本知识咨询服务主要向社会提供档案专业基本知识，如有关档案、档案公布、档案信息资源布局等方面问题的咨询。
3．2．2档案信息咨询服务。根据委托者提供的专题，在充分研究该专题的基础上．向委托者提供以档案信息为主，并辅以建设性解决方案的信息服务。
3．2。3档案管理咨询服务主要向企、事业单位提供档案收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、检索、利用等方面的咨询。也包括档案馆(室)选址、档案管理软件应用等方面的咨询
摘要：随着我国社会经济的不断发展，也相应的促进了我国医疗卫生行业的发展。在医院档案信息管理方面，也更加的科学和现代化。医院档案信息服务的管理是整个医院的决策支持，也是学科建设、和科研工作的参考依据，是资源配置的信息资源,也是医院建设的基本依据。因此，本文重点探讨了医院档案信息服务的管理。希望通过本文的探讨，能够为相关方面的研究提供理论性的参考。
关键词：医院档案信息服务管理
0 前言
医院通过完善档案信息服务的管理，不仅能够加快医院的医疗建设，还可以使患者通过医院档案的网络化的服务，迅速寻找到自己的治疗档案。这也就要求医院的档案信息服务管理由过去的单一式、孤立式管理转变为集成、多层次、全方位管理。即不应局限于单纯的某一服务部门的管理，而要在通盘考虑各个部门的功能与联系，甚至每一岗位每一人员的联系和效用以及内部与外部诸多因素的联系和沟通基础上的管理。因而，医院在档案信息服务管理方面，应该加强对档案资源的管理，以及采取相应的措施提高医院档案信息服务管理的水平。下面就对上述2方面进行具体的介绍。
1 医院档案信息服务管理的内容
1.1 加强对医院档案的资源管理
信息资源是医院档案信息服务重要的物质基础。信息资源管理就是对信息资源进行合理的配置。医院应该根据患者的需求并且结合医院发展的情况和趋势,在保留医院档案信息管理原有的特色的同时，应该根据医院的发展方向,把握好各个学科和各类型资源的比例,进而保障信息服务的质量和效益[1]。就目前来看，医院档案信息资源管理主要应该重点建设以下几个方面，患者病例档案的特色化建设，网络资源的开发和利用等。
1.2 加强对医院档案的用户管理
用户作为医院档案信息服务的对象也需要进行有效的管理。医院档案的用户主要包括2个方面，一是，医院的医护工作者，科研人员。二是，医院的患者。因此，医院的档案管理人员应该对用户的需求进行分析，激励和开发，并且需要有目的地提高档案管理的效率[2]。在整个医院的档案信息服务管理中，信息资源管理和信息用户的管理是整个医院档案信息管理的第一层,机构的组织和信息人员的管理是整个医院档案信息管理的第二层，只要管理好上述的两层的服务，才能够做好医院档案信息服务管理的建设工作。
2 提高医院档案信息服务管理水平的措施
2.1 增强全院医护人员的档案意识
医院应该不断的加强全院医护人员的档案意识，切实的做好医院档案的宣传和建设工作。充分利用室藏档案和资料积极在医院院报、网站上介绍宣传医院的档案工作，向医护人员宣传医院档案部门的工作性质和职能，宣传医院档案工作在医疗、科研、教学等方面发挥的积极作用，使广大职工认识和了解医院档案工作，增强他们的档案意识，提高他们支持和参与档案工作的积极性，树立档案管理人人有责的观念。
2.2 提高管理人员的综合素质
根据相关的数据显示，在医院档案信息服务所发挥的作用中,医院的基础设施占5%,信息资源占20%,而档案管理人员占75%。由此可见，医院要想不断的提高档案信息服务的管理水平，就必须要拥有一批既熟悉档案管理方面的专业知识,又能够全面的掌握计算机技术和网络技术的人员[3]。医院只有档案信息人员的素质提高了,才能够对医院的档案服务工作进行更好的建设。因此，医院需要有计划和有重点的档案管理人员进行文献信息知识和专业技术等的培训,进而不断的提高管理人员的知识水平和管理技能，促进医院的良好的发展。
2.3创新管理方法
随着社会经济的不断发展和科学技术的不断进步，在医院的档案信息服务管理中，只有不断的创新管理的方法，才能够提高医院的综合竞争力。医院的档案信息服务部门应该引进市场营销的观念,切实的进行市场调查，并且千方百计地提高自身的管理水平。另外，在管理方法上，还应该实现多元化的管理，进而建立现代化的管理方式，促进医院档案信息服务的进一步的优化和升级[4]。因而医院应该做以下2个方面的工作。一是，充分利用计算机进行医院档案的管理。利用计算机和计算机网络进行档案的整理、立卷，编号、制作检索工具、存储、查找调阅，其中最基本的就是要利用档案管理软件，将档案内容分门别类的输入计算机，形成档案信息数据库，这样可以使检索方便、既节约了时间，也避免了手工检索可能出现的失误。二是，不断的创新档案载体的形式。随着科技的发展，开始出现感光材料、胶片、磁盘、光盘等新型档案载体，它们具有存储容量大、携带方便、便于查找和存储等优点[5]。因此，传统的纸质材料将逐步让位于新型的现代化档案载体，通过利用现代化的档案载体形式，能够进一步提高医院档案信息服务管理的效率，加快医院的档案信息服务管理的建设步伐，提高医院的综合竞争能力，促进医院的发展。
2.4 更新管理内容
我们还应该不断更新医院档案信息服务的管理内容。除了对档案自身，人员，机构，用户等管理之后，加强网络信息技术的管理，从而充分的利用现代化的信息技术，不断的应用到医院档案信息服务管理中，不断的丰富管理的内容。使医院档案信息服务管理的内容能够符合社会发展的要求和实际的需求，进而促进医院档案管理工作的进一步的发展。
3 结束语
本文通过对医院档案信息服务的管理进行了具体的分析和介绍，通过本文的研究，我们了解到，在进行医院档案信息服务管理的工作中，我们应该全面的了解需要管理的内容，进而依据管理的内容提高医院档案信息服务管理水平的提高，使其能够更好的为广大的医护工作者，科研人员以及患者服务，促进医院的发展。
参考文献：
[1]温力伟.论医院档案信息化及档案信息化管理[J]. 齐齐哈尔大学学报(哲学社会科学版). 2009(06).
[2].论医院档案管理信息系统的建设[J]. 医院管理论坛. 2007(03).
[3]孙芹,苏章,王银雪.浅析医院档案的信息化管理[J]. 黑龙江史志. 2010(23).
在当今互联网大数据时代，社会各行业都面临着如何处理日益膨胀信息的困境，作为肩负着“为党管档、为国守史、为民服务”使命的档案部门同样也面临如何管理纷繁复杂的档案资源的难题。一方面，档案的规模发生了巨大的变化。截止2011年，全国各级国家档案馆馆藏已达3.3亿卷，预计到2020年，全国各级国家档案馆馆藏将达到6亿卷多［1］。另一方面，档案的结构发生了巨大的变化。在大数据时代，网络社交媒体、视频、语音、图片等内容丰富、格式多样的电子文件，构成了档案的重要组成部分。这些信息大多数是非结构化的信息，它们在信息系统的组织下被人们赋予一定的形式，形成人们可以理解的内容。传统档案管理方法是用档案信息管理系统存储结构化信息。但是，大量异构信息导致档案信息资源无法有效整合，大量非结构化信息的出现导致档案信息资源无法有效处理，只能以实体形式保存在档案馆的货架上，这给档案管理带来了严峻挑战。在大数据时代，在规模巨大、结构复杂的信息面前，如何高效管理档案，是档案管理者需要思考的问题。而诞生于上世纪90年代中期的内容管理，是破解这一难题的利器。
2内容管理的基本概念
内容管理，即对内容的管理，它指对具有价值的能够进行共享和利用的信息资产进行管理的过程。它萌芽于20世纪90年代中期,伴随着互联网的快速发展而发展。在内容管理的研究领域，较具代表性的有BobBoiko关于内容管理的阐释以及Gartner咨询公司给出的解释。BobBoiko在其《ContentManagementBible》书里对内容的定义是:“内容是包含人类赋予的含义和背景的信息。”对内容管理的定义:“通常来说，内容管理仅被视为对内容的管理，但是有效的内容管理开始于内容生成之时，结束于移交之时。有效地生成内容是为了有效的存储、检索和再利用。内容管理传递商业价值，是组织力量的平衡，是与内容相关的法律法规的组合，是计算机基础架构。”［2］Gartner咨询公司认为内容管理从内涵上应该包括企业内部内容管理、Web内容管理、电子商务交易内容管理和企业外部网（Extranet）信息共享内容管理（如CRM和SCM等），Web内容管理是当前的重点，e-business和XML是推动内容管理发展的源动力。［3］Gartner咨询公司主要从实践的角度，以企业为管理对象对内容管理进行了解释；BobBoiko则从概念的本质和关系入手，对内容、内容管理等一系列概念进行了解释和梳理。本文采用BobBoiko的定义。事实上内容管理的内涵就是体现在内容和管理两个核心概念上。一方面，内容的前提就是信息，信息可以是数据库、文本、图片、Web页面、即时通讯、视频、音频等，因此需要用先进的技术对异构信息进行资源整合；另一方面，对内容的管理必须为最终出版物的生成负责。出版物就是内容，内容管理系统是为了确保正确的内容出现在正确的地方，为了实现这一目的，内容管理需要围绕内容所开展的一系列管理流程，包括信息的管理、组织的管理、流程的管理、人员的管理等。因此，内容管理是综合了管理、流程、人与技术的管理体系。从国内外应用实践看，目前，内容管理已经广泛应用于政府、金融、保险和媒体等各领域。［4］
3档案内容管理模式的可行性分析
3.1从档案内容管理的对象出发
档案内容管理模式的管理对象是档案内容，那什么是档案内容？对该对象进行管理是否可以满足档案管理的内在要求呢？因此，需要辨析档案内容管理模式的主体研究对象———档案内容的概念，厘清其本质，才能分析档案内容管理模式的可行性。档案内容的属概念是内容。关于内容，目前有四种解释，包括内容的字面解释、本质理解、哲学理解以及技术理解。从内容的中文字面理解，内容就是物件里面所包容的东西，这个定义提供了一个内容理解的很好的视图：别的东西所包含的东西。除了字面理解的所包容的东西以外，还有一种从本质上面的理解，内容是事物内部所含的实质或意义。如果从哲学层面来理解内容的话，内容指事物内在因素的总和。从技术层面来看，内容可以理解是一个互联网术语，随着互联网的普遍应用，机构中电子文件数量增加，信息流通的加速，像电子邮件、web页面的文字和图片、论坛、即时通讯，甚至是微博、微信等移动互联网信息都涵盖进了“内容”。“内容”就由原来的出版媒体内容，扩大为机构内部全部资料信息的内容。从以上对内容的分析来看，内容理解的范围不断扩大，内容既包括实体上的内容，也包括形式上的内容。从本质上看，内容是有实质意义的信息，从呈现来看，内容必须有一定的形式和载体。套用上述对内容的理解，我们可以对档案内容有更深入的理解。档案并不全是档案内容，当档案上的信息被人抓取并利用时或被赋予可用形式时才成为档案内容。因此，档案内容是具有实质意义的，能够被利用的档案信息。可见，档案是以档案的内容为基本要素和出发点的。那么，对档案内容进行管理，也就抓住了档案管理的基本要素，契合了互联网时代对档案信息管理的要求。
3.2从档案管理与内容管理的相互融合出发
3.2.1相同的管理对象是两者融合的基础
传统上档案管理是整理与保存档案实体，随着计算机技术普及，信息技术对档案管理的影响日趋明显，档案管理逐步过渡到档案信息管理阶段，档案管理系统的应用使得管理的对象--档案由实体逐步电子化、虚拟化。而迈入21世纪后，随着互联网技术的普及，催生了档案信息管理的又一次升级。为了便于社会利用，档案管理需要借助互联网的力量，将内容提供给广大人民群众。对于档案管理的发展方向，我国档案学专家刘国能曾说：“人们利用档案，主要是利用档案的内容，而不是整个档案。”［5］因而，“把档案中蕴含的丰富内容开发出来，让更多的人知道，发挥更多更大的作用，为社会各方面服务。这也是档案工作的目的、宗旨所规定的。”［6］可见，档案管理的发展方向就是对档案内容的管理。而内容管理是伴随着计算机技术、互联网技术的发展而建立起的管理理念，它直接对内容进行管理，能够有效整合内容并挖掘内容的价值。对档案进行内容管理无疑就是对档案内容的管理，因此，档案管理和内容管理有着共同的管理对象—档案内容，两者有融合的基础。
3.2.2档案管理为内容管理提供借鉴
档案管理理论体系包含丰富的理论体系，包括全宗原则、文件生命周期理论、档案价值理论、档案鉴定理论、电子文件理论等，这为内容管理理论体系提供了借鉴。档案管理有着这些理论贯穿档案管理的全过程，它们在指导档案管理工作的同时，也可以为内容管理提供理论和实践的指导。全宗理论、文件生命周期理论为内容的创建、组织、保存提供全面的、深入的理论指导；档案管理中关于档案第一价值、第二价值的理论也指导着内容管理如何更有效地利用内容；电子文件理论的全程管理、前端控制思想也为内容管理提供了整合内容的思路。
3.2.3内容管理为档案管理提供前沿的管理理论和技术
随着档案信息化的发展，档案管理逐渐面临如何管理异构和非结构化档案的问题，而内容管理给我们提供了一个新的思路和技术。作为提高资源利用率、实现资源增值的管理手段，内容管理在资源体系规划、内容的选择与采集、网络信息资源的开发、利用、整合与共享及资源库建设上有一套完整的理论与方法，能促使档案管理的多元化、智能化架构和服务模式的完善，进而形成以用户为中心，以满足用户需求为目的档案管理新模式，即档案内容管理模式。
3.3从档案知识管理对档案内容管理的影响出发
随着企业管理水平的提高，越来越多的企业开始通过知识管理来提高企业的管理水平，激发创造性，提高整个组织创造和利用知识的能力，最终获取创新优势，从而获取在市场竞争中的优势。而档案则是知识管理的知识库来源，越来越多的企业利用档案进行知识管理，达到获取创新优势、巩固市场优势地位的目的。我们都知道，在知识管理中涉及对显性和隐性知识的管理。显性知识指那些可以用语言、文字表述出来的知识，这些知识如果在合适的条件下知识工作者有能力将其通过语言和文字的形式表达出来得以保存；而隐性知识只那些很难用语言和文字表述的知识。［7］而在知识管理的体系中，内容管理起到了基础性的作用。我们可以简单地将内容管理定义为：有效的管理、创造和表达公司的内容，这个内容可能包括文本、PDF、视频、音频等各种格式。所谓的内容则包括了许多企业内部知识工作者显性化的知识、经验总结，所以从这个角度说，内容管理是知识管理的基础，档案知识管理的发展进一步助推档案内容管理的发展。综上，内容管理是互联网时代档案管理的发展方向，也是知识管理的基础。内容管理和档案管理有相同的管理对象，两者的理论体系相辅相成，互相借鉴，互为补充。档案内容管理模式结合了两者的特点，适应了互联网时代对档案管理提出的新要求，有利于档案资源的整合和档案的利用。
4档案内容管理模式的模型构建
根据内容管理思想，档案内容管理模型可划分为三层模型结构：收集层、管理层、服务层，分别负责收集、管理和内容组件信息块的，以支持包括档案收集、整理、鉴定、编目、保管、利用等环节在内的档案管理全过程。其模型结构如图1所示。
4.1收集层
收集层是档案内容管理模型的基础，负责将机构所产生的信息包括关系型数据库、文档、视频、音频、图片、网页及其他信息，转化为有组织的内容组件，存储至内容库中。具体说来，这些流程包括：第一，获取。获取包括从头创建内容，以及从已有的源中采集内容。档案管理人员可以为档案内容设计基本构成要素的模板，比如，可以为作者提供Mi－crosoftWord模板（DOT文件），包括输入标题、摘要和正文的区域以供组件作者创建。有模板标准的档案内容无需经过转换和整合，可以直接收集到内容库中。但多数情况下，我们需要在已有多个源头中、在多种档案载体类型中收集档案，并通过转换和整合，最终收集到内容库中。第二，转换。转换是指删去内容中的无用信息，修改标记语言。如果所获取的信息不是系统所需要的格式，必须通过转换将信息转换成内容库可接受的格式。第三，整合。整合是指将不相关的档案信息源聚集为一个整体结构的过程。通过编辑处理，确定转换后内容样式的一致性和可用性；然后对内容进行分割处理，将内容分割为内容组件，进而纳入规定的元数据系统并执行元数据化处理；经过元数据化处理的新内容组件可以有效地整合并存储至内容库。第四，内容库。内容库是一组数据库、文件目录和其他系统结构（例如内容管理系统的自定义设置），用来存储系统中的内容和其他与内容管理系统相关的数据。档案内容在通过获取、转换及整合等一系列步骤后，最终被纳入内容库中。内容库包含以下组件：内容数据库和文件、控制和配置文件。
4.2管理层
管理层是档案内容管理模型的核心，其主要功能是实现对档案内容生成、利用的控制管理,主要体现为元数据管理、工作流管理、存档管理、权限管理、人员管理以及标准管理几个方面。第一，元数据管理。元数据管理是管理档案元数据的标准、配置、字段及元数据列表维护。第二，工作流管理。工作流管理是设计从档案内容获取到档案利用的整个流程，并保障其自动运行的管理机制。第三，存档管理。存档管理是对档案的创建、分类、存储、销毁等环节进行管理。第四，权限管理。权限管理是在档案内容管理系统内对各用户的权限进行设定，对工作人员的访问权限进行划分，确定用户的真实性，并根据鉴别的真实身份来进行授权控制。第五，人员管理。人员管理是对档案内容管理体系里涉及到的人员包括工作人员和用户进行管理。包括组成团队来设计和建设档案内容管理系统，高效运维内容，对工作人员进行培训等等。第六，标准管理。标准管理负责制定档案内容管理模型的各种标准，具体包括关于分类的标准、主题词的标准、模板的标准、服务器的标准、版本的标准等。
4.3服务层
服务层是档案内容管理模型的顶层，直接面向用户，负责内容的服务，主要提供档案利用服务。其功能主要由内容、全文检索、数据挖掘、定制服务组成。内容使用模板来从内容库中提取合适的内容，并将它变为物，服务采用系统来实现内容的。全文检索为用户提供查询服务，响应用户输入，在内容库中进行匹配，再返回用户。数据挖掘是档案内容管理系统对数据进行深入分析和影响分析，挖掘出档案间的内在联系。定制服务是档案内容管理系统根据用户的需求和喜好，提供定制内容如定制新闻推送、报表服务等个性化内容服务。
5结束语
［关键词］学校 财务档案 优化管理 服务能力
［中图分类号］F276［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2011）07－0063－01
随着教育市场的经济化发展和竞争结构的调整，学校靠多种渠道筹措来的有限资金显得尤为珍贵。如何使用好来之不易的资金优化学校财务管理，发挥校园资金的最大作用，成为学校财务管理工作面临的重要课题。
一、学校财务档案管理内容探讨
学校财务档案应该包括：1.报送的年度财务报告包括资产负债表、收支情况表、专用基金变动情况表、有关附表及财务情况说明书。2.对历年形成的债务的档案登记管理，内容要全面真实反映债务的形成原因、本金、利率、偿还过程。3.财务情况说明档案，主要包括学校收入及其支出、结余及其分配、资产负债变动、专用基金变动的情况，对有着重大财务影响的问题应该在档案中进行具体说明。4.年度内的各项报销凭证 (有日期、内容、单价、数量、金额、大小写、印章、收款人等)。凭证应有事由、经手人（制表人）、验收人（复核人）、证明人、审批人签字。5.学校的年度财务预算报表、支出总额统计报表、收入总额统计报表、专用基金变动等整理性文件。对学习财务档案的内容管理应该明确分为微机存档和书面材料存档两方面。微机存档要保证内容的完整性，书面存档要保证分类明确，保存安全。对各项存档内容必须作出明确规定，年度内不容许有任何的内容缺失，如果出现空缺必须作出明确的书面说明，形成材料以便查证。
二、优化管理与增强服务能力的对策
（一）强化学校财务档案管理的服务意识
学校的财务档案管理其本质就是为了财务信息资源的处理服务。信息资源是新形势下学校建设发展的重要影响因素，要使财务档案管理在组织管理上进一步得到主管领导或部门的认可和重视，档案管理部门首先要摆脱传统思维的束缚，确立服务意识，将校财务档案的管理目标定位于“服务”的高度，才能保证档案管理能够为学校的财务建设作出贡献。首先学校必须转变管理方式，将传统的资料档案与财务档案合二为一的情况转变为专门的财务档案室管理，为财务档案提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。建立有一定规模的计算机存储及查询系统，保证档案内容形成网络化管理，而且要随时考虑到学校的财务档案管理情况安排档案馆库房建设。
（二）强化财务档案管理的及时性
对财务档案的及时性控制首先要完善“归档制度”，要求各部门应在规定的时间内，根据档案的内容将形成的有价值的材料及时送到档案室。还有“档案利用制度”“档案鉴定销毁制度”等等。为科学有效地管理档案，及时、准确地为档案利用者提供服务，财务档案室应编制各门类的检索工具。如：年度财务总结目录索引、案卷文件名称索引等。这样能够保证财务档案管理能够较快地提供案宗调出服务，保证档案使用的及时快捷。当然，为了实现这种快速调动必须首先要在存档前严格区分财务档案收集范围，根据财务收支项目、科目及财务档案利用目标等对归档资料内容价值进行技术鉴定，并加以有针对性地收集和整理。另外，除了要保证档案内容的输出快捷之外，还必须要保证存入的快捷，要明确规定存档的时间，最好要与财务账目形成的同时进行存档（保证书面存档与电子存档），而且要按照时间顺序进行合理排序，保证存档的有序性。同时，档案管理不能单纯地进行材料整理，还要进行现代化的公开联络，保证财务档案的绩效化，有方向性地开发财务档案专题，并增加检索、编制功能，以更好地方便学校单位参考和决策使用。
（三）优化制度建设
优化档案管理制度有一定的程序性，管理制度包括三方面内容：存档管理制度、保存管理制度、资料输出管理制度。1.对于存档管理制度要明确存档内容和存档时间，对应该重点说明的内容必须进行制度化规定，保证档案情况的有序。2.对于保存管理制度要明确在每年度结尾对档案内容进行整理，每3～5年完成一次全部档案内容整理。定期审议公用经费收支情况记录、年报资料及各种报表装订成册保管完整，各种辅助账册完备，从档案信息出发提出财务管理意见，避免出现经费使用效率高及浪费现象。3.对于资料输出管理制度必须严格实施财务公开制度，成立具有广泛代表性的档案管理小组，对财务公开体系进行网络建设。
