关键词：标准化 科学化 企业管理 档案
一、传统企业档案管理模式面临的挑战
在市场经济多元化的今天，档案作为重要的信息资源，对企业的发展越来越重要。企业档案不但要记录历史，还要服务现实，企业档案已出现数字化管理新模式。借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。当前进行了档案信息化建设的企业，企业档案工作备受冷落，大多只是实现了简单的档案信息目录网上检索，传统档案管理模式无法适应知识经济发展要求，远没有实现真正的档案信息化，只有转变观念，改革传统档案管理模式，认识进行档案信息化建设的必要性，才能使档案管理工作走出困境，发挥档案应有的作用。
企业档案机构地位低下。企业领导对档案工作认识不足，重视支持不够： 许多国有企业的档案机构与人员被大幅裁减，档案保管基础设施及工作人员的基本工作条件长期得不到改善，档案机构往往成为被首先、重点清理的对象。档案业务经费严重不足，影响正常工作的开展，档案人员的薪酬水平远远低于其他部门工作人员，档案机构在企业组织体系中地位下降，严重挫伤了档案人员的职业自豪感和工作积极性，致使大量管理人才的流失，而且也制约了企业档案工作的开展。
企业档案管理滞后于信息化发展。企业档案管理滞后于信息化发展，许多企业档案机构和人员面对新出现的电子文件，采取回避措施，传统的档案实体管理模式却难以适应信息化发展，固守传统的档案实体管理模式，导致电子文件、档案没有实施管理或管理不当。
企业档案信息缺乏系统管理。伴随着大规模是企业重组和企业合并，由于一些档案材料分散保管于各部门，零散地分布在机构成员手中，无法相互借鉴，没有一个机构来集中统一的管理本业的档案，由于产权关系不明确，导致工作效率低下，工作失误增多。在有的企业中由于管理不严，导致档案材料被盗，如果企业档案部门不进行根本性的变革，企业“记忆”面临着丢失的危险，就难以适应现代企业发展的要求。
二、知识管理与企业档案管理
知识管理是一个新的概念和事物，随着知识经济的发展，知识管理研究也兴起一股热潮，知识管理的对象是知识，管理的目标是运用知识。知识管理是为了有效地提高企业的竞争力，而综合企业内部和的各种信息、知识，并加以识别、收集、科学的加工和充分的运用，并通过建立知识共享机制，鼓励知识创新，实现知识的增值；利用企业所蕴含的集体智慧提高企业的应变和创造能力。在知识管理经营管理模式下，增强企业组织对环境的适应能力，企业的发展不再受到资金和自然资源的限制，知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用，知识管理有了强大的生命力和广阔的发展前途。知识管理思想的内涵，可以概括为知识管理是对企业产生的知识进行管理通过获取、存储、学习、传播、共享，运用这些知识服务于企业的各项管理工作才是知识管理的最终目的。在知识经济社会中，知识管理将为企业创新增添动力，要使每个员工都能接触并有效地运用企业的知识，实现将合适的知识在合适的时间给合适的人。可以随时随地地找到最需要的知识，企业经主要依靠知识来赢得竞争的优势，最终实现成本最小，而收益最大。
企业档案在知识管理中的作用。企业档案是企业活动的忠实记录，企业的隐性知识占据了企业知识资源的主体，企业档案忠实的记载了企业员工在从事生产、管理等各项活动过程中的情况，隐性知识是企业知识资源的核心组成部分，而企业档案就认识、经验教训的总结，积累了大量的企业显性知识；企业档案有助于实现企业知识共享，知识共享是通过信息交流、传递实现的。有知识为人们所运用，所掌握，知识才有价值。信息交流、传递的方式主要有两种：语言和书面，书面交流是以文件、档案等形式进行知识的使用和交流。知识应用范围扩大，价值实现也扩大了企业档案帮助保护企业知识产权；企业档案真实地记录了企业进行知识创新活动的时候的过程、内容、结果，是在市场经济和科学技术发展下的必然产物，是企业拥有某一知识产权的法律凭证。档案的凭证作用可以有效地证明知识产权的所有者，当发生知识产权纠纷时，企业档案可以有效地保护知识产权。企业档案可以提供寻找相关领域专家的线索，企业档案为企业员工培训提供教材，当企业组织结构庞大、员工人数众多时，知识管理系统记录了与企业相关的内容，企业外部知识培训使企业员工能迅速融入本企业，学习并遵守公司的各项规章制；企业档案反映企业文化，企业档案形成和产生于企业家和企业员工各种企业活动过程中，知识管理不仅是一项重要的管理活动，更是一种管理理念，企业档案不仅具备知识特征，还是企业一种重要的知识资源，已成为许多企业战略行为和价值观的一部分。
知识管理是企业档案工作创新的方向，知识管理是知识经济时代的要求，知识管理顺应了知识经济时代的要求，知识管理的技术支撑是现代信息技术。在整个社会生产系统中，知识产品的生产居于主导地位，作为知识经济时代的管理模式，其对企业档案工作创新的意义有： 知识管理的根本目是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，知识管理的出发点是知识是企业的战略资源，知识管理的基本活动是知识的积累组织、传递和应用、创新。它可以促使人们重新认识企业档案的价值，促使人们重新视定义企业档案管理工作的目的，促使人们重新思考企业档案管理的基本活动，以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法。以知识管理思想指导企业档案工作，企业档案管理从传统的手工操作方式走出来，通过挖掘企业档案的知识价值，采用先进的信息技术，为企业创造价值，提升企业核心竞争力。
知识管理对企业档案管理的要求。知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能，强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，应将档案管理看成是企业知识管理的重要组成部分，档案人员从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者；知识管理要求企业完善和优化馆藏，档案工作者必须投身于电子文件的产生和控制过程中，完善和优化馆藏资源是档案工作的基础和重点，利用档案馆丰富的数字化资源，重要手段则是数字化档案馆的建设，运用先进的信息技术与手段，文档信息数字化工作是数字化档案馆建设的另一主要内容；知识管理要求企业提高档案管理技术，对档案管理来说，更依靠上数据，电子商务等现代信息技术在企业中的应用，档案信息化离不开企业信息化，对档案信息资源的深入开发，必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度，纳入企业整体信息化建设之中；知识管理要求档案知识实现智能化服务，实现档案知识智能化服务，可以通过企业知识库的构建、知识导航的提供、知识的咨询等手段来实现；知识管理要求档案工作者提高素质，知识管理要求作档案工作者必须提高自身素质，档案知识管理的关键因素是人才，掌握现代企业管理知识，要具备一定的信息分析和处理能力，以此提高档案的管理水平。
三、知识管理背景下构建企业档案管理模式
面对机遇和挑战，档案工作只有主动去适应知识经济的发展、积极为知识经济发展服务，才能促进档案事业的快速发展，发挥档案工作在知识经济时代应有的作用。档案知识是典型的显性知识，符合档案知识管理的规律，因此企业档案实施知识管理是自身的要求；企业档案实施知识管理是现实的要求，通过大家参与达成共识的知识资源优化处理，解决了过去“按档案方法分类，不切实际”的问题，避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式；企业档案实施知识管理是提高企业竞争力的要求，知识管理将以往的档案知识规范化、统一化、创新化。
构建档案知识资源管理模式的目标。管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变，使档案管理有了重大改观。具体目标是使档案知识资源化、信息化，按信息管理方式分类保存，以供搜索和查询，按知识资源结构进行管理，即归类沉淀，对将来的知识型文档，设计、设立标准模板；实现知识资源支持领导决策，要充分了解分析领导或管理决策的事项及过程，设计、设立订阅机制，委托专业人员或专家收集知识或信息资料；知识资源及时支持员工学习。构建相应分类的关联知识资源库，配备相关知识的文件类到关联知识库中，设立员工自学考试内容；知识资源及时支持员工工作，要了解分析各项业务、事务工作，内容及过程，按业务、事务过程环节及环节内作业程序；知识资源管理制度化，用制度的形式确定知识资源管理的组织机构。档案知识资源管理依托网络，用信息来实现，在应用系统中对知识资源分层级设立安全访问权限。
档案知识资源管理模式构建方案包括档案知识资源应用功能系统、资源库委托收集、整理系统、资源库委托收集整理系统、知识资源库管理系统。知识资源管理组织建设方案其组织结构可以设计为知识资源管理团队和知识资源管理中心。建立档案知识资源管理的制度体系，推进和组织建设的要求。档案知识资源管理方案实施步骤要开展进行调查研究，它包括管理制度方面的调查研究、硬件方面的调查研究、技术方面的调查研究、人才方面的调查研究；制定实施目标，明确实施要素，建立保障系统，实施要素是方案的主体部分，需要建立包括档案知识资源管理体制。
企业实施档案知识资源管理的条件。企业实施档案知识资源管理的条件，一定的网络基础设施是实现网络化的前提。技术是档案知识资源管理顺利进行的保证，网络基础设施的建设情况是关系着档案知识管理信息能否在网络上的关键。档案知识资源管理是一项庞大的系统工程，所以资金是否充足也是档案知识管理能否顺利进行得关键因素，此人才问题关系到档案知识资源管理的成败。
因此要转变观念，创新工作方法，推进档案数字化建设，强化队伍建设，提高档案管理人员素质，统筹协作，共同促进档案知识资源管理的发展。
参考文献：
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一、知识服务的档案管理
知识服务的档案管理是档案知识积累。主要是指按照企业知识资源的范畴扩大文件归档、档案收集的范围，使企业隐性知识显性化，外部知识内部化，显性知识可控化，各种知识集成化。知识服务的档案管理也是档案知识服务。这是RMBKS的核心，主要是指将适当的档案知识在适当的时间通过适当的方式传递给适当的人，满足用户的档案信息、知识需求，充分实现档案的知识价值。上述RMBKS的四项基本活动并不是截然区分、线性发展的，而是相互渗透、相互包含的，其出发点、最终目的和核心是档案知识服务。“档案知识积累档案知识组织档案知识评价档案知识服务”，实质上就是一个“知识固化知识序化知识优化知识应用”的过程。
二、知识服务的档案管理的运用
1、营造促进档案管理的企业文化
组织对各部门负责人、主要业务员工的档案知识管理培训，提高全员的档案知识意识；档案部门经常以彩信或短信的形式将档案工作情况发给各位员工了解，推动档案工作的发展；在公司网站、数字档案馆系统上，发布一组档案开发利用案例，提高公司员工对档案价值的重视；倡导“信息传递价值”、“知识创造价值”的企业文化氛围，打造成功的学习型组织。
2、建立完善的档案管理组织与制度体系
广东移动建立了一套以档案管理室为中心的，包括各公司档案室，各部门、各项目专兼职档案管理人员在内的档案知识管理组织体系，并组织修订了知识管理工作制度、岗位职责、考核指标体系，使形成、积累文件，文件归档知识贡献成为全员职责，这些为RMBKS的实施提供了充分的组织保障。
3、实施档案人员的知识转型
档案管理人员需要对于RMBKS进行深入了解和学习，在全面把握和了解的基础上进行操作。一些企业的管理人员因循守旧，仍旧依照就有的管理模式进行管理。因此，公司需要对专职、兼职档案人员有关的专题培训，针对档案知识管理热点难点、档案信息化等专题组织研讨。
4、构建先进的数字档案馆系统
增加数字档案馆的内容管理功能，实现对各业务系统产生的各种各类数据、文档等的自动获取、充分集成；建设知识门户功能，形成统一的对外服务界面。借助数字档案馆系统，实现档案管理由“纸质化无纸化无址化”的转变。
三、基于知识服务的档案管理模式的创新之处
1、从知识资产的角度重新认识档案
档案曾经在人们的印象中并没有积极地作用，只是被作为资料的统计、收集、整理的工具而已。档案知识管理充分的发挥了知识的作用，将知识的作用以档案的形式加以利用，从而作为企业的信息资源，高效率的档案管理可以有效地支持公司业务运转、有力地推动企业战略落实。
2、以人为本的服务理念
档案管理以客户的需求为中心，从用户的需要作为搜集材料的方向，充分尊重客户的习惯，满足客户的需求。真正做到了“顾客就是上帝”的服务宗旨，充分体现了以用户为中心、以需求为导向的理念。
3、实现从档案实体管理向档案信息管理的过渡。
RMBKS从传统的对档案实体的关注，转移到了对档案所蕴含的信息、知识的关注；用先进的信息技术、知识技术取代了传统手工管理；从为用户提供浅层的、零散的档案查阅、复制等服务，提升到提供深层的、系统的信息、知识服务，实现了从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。
4、实现文档一体化、图书情报档案一体化。
RMBKS强调运用文件生命周期理论、文件连续体理论和信息全生命周期理论，对文件运动和文件管理实行全过程管理和前端控制，而且强调档案管理与业务流程集成，将文件生成、归档与利用等活动，嵌入业务流程中，从而真正实现了文件、档案一体化管理。RMBKS强调将企业外部的信息（图书情报）也纳入档案知识资源范畴，一并管理，完全实现了图书、情报和档案一体化管理。
四、基于知识服务的档案管理模式的推广意义
1、可以提升企业核心竞争力
RMBKS将档案视为信息资源和知识资产进行管理，强调充分实现档案的知识价值；RMBKS应用先进的技术，创新和拓展档案管理的各项业务环节，使之能更好地提供档案信息、知识服务，满足员工的需求，支撑核心业务的运转，从而可以大大提升企业的核心竞争力。
2、可以提高档案工作的地位与作用
RMBKS强调档案管理与业务流程相结合，为业务活动提供档案信息、知识服务，使档案管理由后台性、辅助性的工作变为前台性、支撑性的工作，可以提高档案工作的地位与作用。
3、对于公共机构档案管理也有启示与参考价值
RMBKS为用户提供知识服务的理念，对档案管理的思想理念创新也具有意义。RMBKS所实施的档案知识积累、档案知识组织、档案知识评价、档案知识服务，对于党政机关和事业单位的档案管理的技术方法变革也具有重要的参考价值。
论文关键词：知识管理 企业档案工作 协同 创新
知识管理给管理的一切要素都带来了巨大的冲击和挑战，档案作为知识家族中的重要成员，也受到了知识管理波涛的席卷。企业档案具有边际报酬递增的特点，对企业档案知识的挖掘能够很好地服务于企业经济效益的创造，企业档案部门应该实现与企业知识管理环境和实践的协同，最大程度的发挥档案知识的边际效益。但目前，现行企业档案工作模式与知识管理的相容性存在问题，企业档案工作在知识管理环境下走向了“瓶颈”，本文将在详细分析问题的基础上提出应对策略。
一、知识管理环境下企业档案工作的“瓶颈”
1．传统企业档案的分类模式不合时宜。国家档案局早在1991年就已颁发《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)，将工业企业档案分成十个大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。随着管理环境的变化，今天我们再来审视《规则》的字里行间，会发现新生档案群体在《规则》中无处安放。
知识经济对企业档案工作产生影响的另一个方面在于企业档案成分本身也发生了诸多变化，企业竞争情报、客户档案与知识产权档案等应运而生。竞争胯限是关于竞争环境、竞争对手、竞争态势和竞争策略的信息研究。从本质上看，竞争情报是一种能产生效益的知识，具有很强的目的性、针对性、时效性、决策性及增值性。知识经济时代将竞争隋报为组织机构取得竞争优势方面的强大功能突显出来，也将竞争情报的功用提升到一个前所未有的高度。企业客户档案指标准版式的客户资信调查报告，具体内容包含对供应商、销售商，有竞争或合作关系的企业以及个体客户资料的收集、处理、评价成果等。对客户档案进行知识挖掘是企业维持固定客户群、发展新客户以及扩大市场份额的工具。基于发展的角度，《规则》所规定的企业档案类目在知识经济环境中早已时过境迁、不合时宜，由于经济增长方式转变而催生的这些新档案群体在《规则》中无处安放。需要在企业档案的一级类目中明确这些企业新生档案的归属。
2．传统企业档案的管理模式难以为继。“环节”是传统档案管理模式的象征。文档一体化管理，电子文件的全程管理等理论给“环节”模式带来了强有力的冲击。基于实践层面的文档—体化和全程管理，就是要求重新规划并建立企业档案工作的业务流程。
人们已经开始认识到：对于各种知识资源的管理，其核心在于对资源进行整合。成功的知识管理不是把各种知识资源有条不紊的保管好，而是将新的、片段的、孤立的信息补充到原有的固化知识中，实现知识的重新组合，从而扩大知识的整体能量，实现知识资源整体效能的最优。企业档案管理模式必须体现这样的思维，企业档案管理的业务流程需要做新的设计，以弥补“环节”缺少渗透和融合的缺陷。新的企业档案业务流程的设计必须注意以下几个问题：
(1)档案部门在企业知识系统中的定位务必准确。基于实践操作层面来讲，企业知识系统设计与实施主体均非企业档案部门。这正如档案馆承办现行文件开放一样，现行文件开放最终没有颠覆档案馆的本职角色，档案馆是保管国家历史档案的基地。政务信息公开时期，档案馆可以开放现行文件；知识管理时代，档案部门则应该把自己建设成为企业知识系统的重要一环。但是从实际出发，档寒部门绝不可能成为企业知识系统的构建主体。
(2)将档案知识的管理纳入企业整个知识资源管理规划中。企业知识资源包罗万象，档案、图书、情报、资料等都是企业的知识资源。长期以来，各种知识首先确立自己的“生态环境”，然后开始建立相互之间的“生态链”，最终的结果是建立强大的生态系统。知识管理的目标就是建立起强大的生态系统。为更好地发挥各种档案知识资源边际效益递增的优势，最好的解决思路是寻求档案、图书、情报、资料等信息资源的整合。档案业务流程的设计应该以企业整个知识管理系统的设计方案为行动指南，企业知识管理系统则具有对企业全部知识资源的整合机制。
(3)文件全程一体化管理。传统的档案学理论认为：档案从物质实体上看是指从归档到永久保存或最终销毁的文件。传统的“档案运动观”塑造了传统档案工作流程的灵魂以阶段式管理为中心。收集、鉴定、整理、归档、保管等各工作环节相互独立；档案业务工作与档案利用工作缺乏联系；档案部门与单位内其他部门缺乏必要的沟通；档案工作人员观念封闭，缺少企业文化的熏陶。文件全程一体化思想指档案部门对文件从产生到归档这一段时期的管理工作进行前端控制。这既满足了电子文件的管理需要，也便于了解文件的形成背景，更有利于挖掘文件信息中的知识资源。
二、实现企业档案部门与知识管理的协同
1．目标协同。档案部门在参与企业知识管理过程中，分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南，目标不相符，最可能导致的结果是实现了局部效益，但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业各个知识子系统的分目标统一起来，在协同环境中建立趋同的价值追求，使得参与知识管理活动的各个部门能够朝着同一个方向前进。
2．技术协同。强调各个分散工作环境下的知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一，标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上，这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势，同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。
3．资源协同。重新整合知识资源，优化知识资源的配置，提高知识的利用效率。知识经济时代，知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来，档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识，企业应建立一个整合知识资源的平台，将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中，并由专人负责管理，使得知识能在适当的时候发挥应有的效用。
三、企业档案工作与知识管理协同的策略分析
1．利用协同思维，引领企业档案分类模式创新。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连，《工业企业档案分类试行规则》在设定之初，并没有预测到知识管理的到来，更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今，企业管理环境发生了彻底的变化，《规则》并没有新的修订。企业档案分类模式的创新应该被提上议事日程。
基于协同论认为：企业档案的分类应该以档案信息的相关性为标准，分类工作要建立在熟练掌握档案信息的基础上展开。知识管理时代，档案分类适宜采用内容分类法。基于协同论还认为：企业档案部门除了与企业其他信息部门协同外，还应该积极与企业研发、采购、销售、客服等职能部门协同，充分挖掘这些部门的竞争情报、客户档案与知识产权档案。对于企业档案内容分类法，企业档案部门则可以加强其分类操作的标准版式，如设立内容主题词，也可以加强内容关联性系统的研发与构建。
2．企业档案管理系统纵横协同，促进档案业务流程的重组或优化。业务流程重组的内涵主要包括三个方面：一是强调流程整体化。每个员工应该熟悉和掌握某一流程的所有步骤，改变以职能分工的运行体系、以作业流程为基础的管理模式，强调工作过程的整体陛和统一性。二是依赖信息技术的支持。运用现代信息技术对企业原有工作设计进行根本的再思考和彻底的再设计，以求企业关键指标，如成本、质量、服务和速度等获得巨大的成功。现代信息技术为企业提高核心竞争力提供了机会和可能。三是提高企业的效率和效能。实现业务流程重组，重点解决组织结构扁平化问题，减少管理层次，裁减冗余人员，以期达到灵活、敏捷、应变的效果。优化或重组企业档案业务流程需要把握两个层面的问题，笔者将其归纳为纵向协同与横向协同。
(1)纵向协同：文档一体化。大亚湾核电站总经理评价核电站运行情况时曾说过：“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效，是因为有三大支柱：一是拥有一流的人才；二是拥有世界上先进的技术设备；三是拥有一个优秀的文件档案管理系统。”他把文档管理列为企业安全、优质、高效的三大支柱之一。档案工作环节和一些具体的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。
1.1二者具有相似的管理流程
我国一直将传统档案管理业务分为档案接收与征集、整理、鉴定、保管、统计及利用服务六个环节。对文件及档案实现集成管理，档案管理与知识管理具有比较相似的管理流程，都是针对文件、档案或知识等管理分散的对象进行存储并集中，之后对其加工整理实现有序化，再进行鉴定评价后实现其利用价值的优化，在利用中不断产生新的文件、档案或知识，并进行相应的收集存储。
1.2二者具有相似的管理技术
文件、档案在数字化环境下，在不同形式的信息系统中产生流转，而文件、档案在非数字化环境下为适应其要求，也要进行数字化处理。所以，现代档案管理的所有环节都离不开现代信息技术。在快速发展的信息技术中产生了知识管理，它也需要应用计算机、通讯及网络等技术予以实现。二者都需要采用数据库、文本挖掘、信息、搜索引擎、信息安全等有关技术，由此可见，它们都需要现代信息技术进行支撑。
2、档案管理与知识管理的不同点
档案管理以管理层面来说，主要是一系列管理技术方法，也是专业管理活动；知识管理不只如此，还属于管理方式、价值及管理理念范畴，并涉及组织更系统的管理体系与方法论。以管理深度来说，档案管理在传统上主要管理文件、档案实体；知识管理侧重于管理文件、档案内容。以管理范围来说，档案主要管理文件、档案等对象；知识管理除此之外，还要对图书情报的外源显性知识及头脑的隐性进行知识管理。档案管理在管理上更重视对文件、档案的真实性、完整性及可靠性的保护，实现文件、档案的长远价值、凭证价值与保存价值；知识管理更重视文件、档案及相关知识的可用性，实现知识的现实价值、情报性价值与利用价值。在管理特点上，档案管理更重视管理文件、档案的制度化、规范化及程序化；知识管理在管理体系上侧重于宽松、易于创新。
3、档案管理与知识管理之间的关系
3.1档案管理利用知识管理得到提升
主要体现在两个方面，一是知识管理能够对档案管理领域进行不断拓展，传统的档案管理过于重视档案与文件、档案与图书情报的差异比较，更限于保管历史记录，而不愿为现实工作提供服务，与价值创造过程相脱离，进而对发挥自身作用的领域具有很大的局限性。知识管理要求在其管理范围中纳入文件、档案等多种载体形态的知识，并对其进行有效整合与集成，构建较为系统的知识资源体系。知识管理关注于在各项经营、生产、管理活动中对知识的共享、创造与应用，使其为价值创造活动提供直接服务。二是知识管理可以提升档案管理的价值，传统档案管理中重视保管而忽视利用，采取借阅、查卷、复印等比较传统的手段，只是为档案提供简单的被动服务，没有实现用户对知识与信息的需求，无法为经营、生产、管理活动提供有效服务。知识管理侧重于利用先进的信息技术，采取智能化、现代化、人性化手段，为用户深层的主动提供信息、知识服务，进而使知识价值得到实现，核心竞争力得到提升。
3.2档案管理对于知识管理具有促进作用
关键词：知识管理 档案管理 模式建立
1、基于知识管理的企业档案管理概析
档案管理工作在发展过程中，与知识管理有着较为密切的关系。首先，两者的管理对象一致。档案管理的对象是档案和文件，而知识管理所管理的是知识。档案、文件属于知识的范围，因此是知识管理的重要内容。其次，两者有着相似的管理目的。档案管理的本质目的是为多项活动提供档案管理服务，并满足用户的需求，这也是档案管理的落脚点和出发点。知识管理的本质目的是将知识价值转变为企业的竞争力。知识管理和档案管理都是在恰当的时间为人们提供需要的信息，目的相近。最后，两者有相似的流程。传统的企业档案管理工作流程为：档案的接收、整理、鉴定、报关、统计以及服务，而知识管理的流程是知识的产生、征集、保存、加工、整理、评估和利用。档案管理与知识管理都是对相对分散的对象进行收集和保存，使它们集中化，接着通过整理和加工促进其有序化，接着通过鉴定和评估促进其优化，最后实现它们的价值。
2、基于知识管理的企业档案管理模式建立策略
2.1 创设重知识管理的企业档案管理模式理念
基于知识管理的企业档案管理模式在建立过程中，首先应该创设重知识管理的档案管理模式理念，完成从传统的档案收藏中心到如今的知识创新中心的转变，建立基于知识管理的数字档案馆。数字档案馆不仅具备以往档案馆的管理功能，还应该具备知识管理和服务功能，建立起以知识生产、处理为基础，提供知识地图、知识搜索等工具，以知识库为中心的知识管理系统。另外，基于知识管理的数字档案管理，还应该具备人本管理功能，不仅从技术的角度进行知识的开发和利用，还应该从人的角度实现以人为本的知识管理，充分挖掘档案管理人才的潜力，使得企业的档案管理工作在知识管理的引导下，变得更加高效有序。
2.2 兼设知识服务的图情档案一体化管理
档案学、情报学和图书馆学等同宗同源，随着现代科学技术的发展，各个学科之间的交叉也越来越多，企业档案管理工作中图情档一体化管理更是非常必要。以知识管理为背景，推行图情档一体化管理，是被动的信息服务到主动的知识服务的创新。信息服务是在用户简单提问的基础上提供文献检索及传递服务，不会分析和考虑文献和信息是否对用户有较大的帮助。同时由于素材的限制，信息服务不会对提供的知识进行科学的提炼和分析，不会关系到一些创新知识的管理和开发。而知识服务就不同，知识服务能顺应社会发展并体现社会特征，其核心是知识创新、以人为本，目的是为用户解决实际性的问题，具有持续性、主动性、创新性、效用性、知识性和针对性的特点。同时也能对显性知识中的隐性信息进行开发，根据用户的问题，进行信息的动态收集、选择和分析，较深层次的加工、开发出能为用户解决问题的知识。
2.3 提高档案管理者知识水平促进管理效果
档案管理者在企业档案知识库中具有重要作用，掌握了企业全部的知识以及企业管理、生产或活动的全部记录，如专利文档、技术文档、商标文档和技术文档等，能为企业实现巨大的效益。档案管理者的管理技能和知识素质是企业基于知识管理的档案管理工作顺利开展的保障，首先，应该对档案管理者进行宏观管理知识的培训，促使他们掌握常规的档案管理方法、项目管理方法和沟通方法等，同时具备基本的企业管理知识。其次，企业档案管理者应该具备处理档案、情报和图书这三部分信息的技能。知识经济社会中，档案、情报和图书是企业档案知识的来源，档案管理者必须具备处理、融合这三种信息的能力，顺应时展。
2.4 宣扬知识共享、鼓励学习的企业文化
企业在建立基于知识管理的档案管理模式时，一定要重视知识，不断提高整个企业的学习力量。首先，应该及时发现知识缺口。因为内外部原因，企业会产生对某项知识的需求，但自身的知识储备和该需求不能匹配，即知识缺口。如今的经济时代，知识是企业竞争优势保持的重要资源，所以应该及时发现知识缺口并弥补。其次，应该突破学习阻碍，包括障碍、官僚作风、沟通缺乏等。重点培养企业成员的团队精神和价值观，强化知识共享，使得学习成为档案管理的一部分。最后，应该创建平等互动的交流平台。通过弱化等级观念、简化层次结构，让员工能平等的反馈和传播知识，形成开放性、成长性、学习型的知识共享平台，如此才能有利于企业的知识更新，为基于知识管理的档案管理模式的建立奠定丰厚的知识基础。
3、结语
在知识管理的时代背景下，企业档案管理不仅仅是档案的收集和管理，更应该是档案的在再次开发和重新利用。本文首先对知识管理和档案管理二者之间的相关性进行了分析，然后从重知识观念的创设、图情档一体化的建立、管理者素质的提高和知识共享企业文化的宣扬四方面具体阐述了基于知识管理的企业档案管理模式的建立，对于企业提高档案管理效率、促进发展水平有一定的作用。
参考文献
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关键词：档案馆知识产权管理方案最优化
一、档案馆知识产权管理
知识产权管理内容广泛，包括专利管理、商标管理、著作权管理、商业秘密与技术秘密的管理等。档案馆也存在着知识产权管理，并且在档案馆发展过程中发挥着越来越重要的作用。档案馆知识产权管理是指档案馆整体管理方案中涉及知识产权问题的一系列原则、方法、规范、计划等的组合，其主要功能在于保护知识产权，规避侵权风险，降低自身运营成本，提高档案馆知识产权管理效率。
二、档案馆知识产权管理的困惑
1.档案知识产权管理规范不健全
档案馆纸质文献与电子信息资源并存，浩如烟海，许多内容都涉及知识产权问题，尤其电子信息资源更加易于遇到版权问题，但档案馆注重档案电子信息资源利用，却较少关注利用过程中的知识产权问题。一些档案馆意识到知识产权的重要性，逐渐把知识产权管理纳入到工作计划之中。但管理规范标准不完善，缺少系统性，整体管理方案紊乱，不明朗。个别档案馆知识产权管理模棱两可，存在不确定性。例如，某一档案馆在“档案馆维护知识产权声明”中显示“对尚未完全解决版权问题的信息产品的服务，在利用地点、利用时间、利用数量和利用方式上加以必要限制。”
2.知识产权管理与档案馆战略目标缺乏关联性
战略目标是组织制定的一段时间内所要完成任务的具体规划，是具有全局性、长远性的纲领性目标。档案馆知识产权管理很少涉及档案馆战略目标。诸多档案馆在制定发展规划实施方案时，重视档案信息资源建设、设备更新、建筑布局等核心业务问题，普遍认为知识产权管理可有可无，仅处于次要地位，更谈不上知识产权管理的目标设计。这样，造成档案馆战略规划与知识产权管理严重脱节，把知识产权管理排除在档案馆战略目标之外，缺乏对知识产权管理提升竞争力的认识。
3.知识产权保护前期准备不充分
《著作权法》第46、47条规定，出现侵权行为应当承担民事责任(停止侵害、消除影响、赔礼道歉、赔偿损失等)、行政责任和刑事责任的侵权行为和后果。档案馆虽然享有若干的豁免权，但必须在法律规定范围内行使，超出了法定范围，档案馆不存在其他特权。另外，档案馆普遍没有设置版权管理的专门岗位，没有编制版权费用的预算，造成档案馆知识产权管理岗位设置较少，经费投入缺乏，对知识产权保护的成本还缺少准备。
4.档案用户知识产权意识薄弱
档案用户普遍对知识产权的保护缺乏清晰的认识。传统上利用档案信息不存在版权问题，只要档案馆公开某一档案，均可以加以利用，很少考虑知识产权问题。然而，随着数字时代的到来，知识产权案成为档案用户不可回避的话题。在立法上，中国《著作权法》没有对数字化作品临时复制做出明确规定。同样，《信息网络传播权保护条例》对临时复制予以回避。国际上，对禁止临时复制存在着诸多争议，包括中国在内的发展中国家均明确反对禁止临时复制。各国法律的不确定性在某种意义上诱导档案用户产生潜在的知识产权风险。尤其在档案馆Web2.0的环境下，威客、博客、微博等Web2.0技术在档案馆网站中的应用，用户利用档案馆信息资源，增大了用户可能带来的侵权风险。
三、档案馆知识产权管理优化策略
1.完善档案馆知识产权管理政策
档案馆知识产权管理方案覆盖档案馆各个相关业务的整个流程。档案馆需要制定关于知识产权的系统政策，强调政策之间互相协调，形成行业政策。该系统政策包括近期版权政策和长期知识产权政策。如果一些档案馆没有能力制定属于本馆的版权方案和版权档案馆员岗位空缺，可以寻求行业间的合作，弥补知识产权领域方面的欠缺。因此，中国国家档案馆或中国档案馆学会组织制定一些普遍的业务政策显得非常重要。
2.版权管理岗位
管理与岗位配置息息相关，档案馆知识产权管理的制定、实施、反馈是一个长期的过程，也需要设置相应的版权岗位进行管理，例如剖析档案馆的法律环境、档案馆评估方案的实施效果等，均需要具有熟悉法律知识和档案馆业务背景的人员充实到该岗位上，负责知识产权方案的制定、实施、评价和修订。具体方案可以制订版权档案馆员制度，中等以上档案馆应设置1名版权档案馆员岗位，中等以下档案馆可以设置兼职版权档案馆员岗位。
3.版权预算
档案馆知识产权管理方案在实施过程中也需要相应的经费。版权中的财产权是作者的重要权利，作者对版权进行利用，获得经济利益，是实现财产权的重要方式。如果超出合理使用范围，使用者均应当支付报酬。档案馆在向主管部门或政府机构申请经费支持时应将版权成本纳入到预算中，以解决数字档案资源版权利用问题。
4.档案用户培训
由于知识产权法律体系的复杂性、法律表述的抽象性在一定程度上给用户的理解和遵守造成困惑。档案馆需要向用户宣传普及知识产权基本知识，强化对作者权利的保护，协助用户理解和遵守现有国家相关版权法条款。因此档案馆开展的用户培训指导非常重要。档案馆需要制定用户知识产权知识的宣传和培训规划，方式可以采用举办知识产权知识宣传日、编制《用户版权指南》、一小时版权讲座、座谈会、网上宣传等活动，提升档案用户的知识产权意识，营造合理使用档案馆信息资源的温馨环境。档案馆需要制定预警方案，对于有可能发生的用户侵权行为进行及时警示，提醒用户使用档案信息资源时尊重知识产权。如果发现侵权内容，立即采取适当措施予以移除。因此，档案馆须制定必要的版权声明，妥善解决纠纷与合理的抗辩。
5.争取豁免权利
档案馆应与相关公益性机构共同争取豁免权利，维护公共利益。《信息网络传播权保护条例》和《著作权法》中与档案馆相关豁免条款的适用主体属于“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆”。档案馆界不能孤立地争取一些权利或特权，需要与图书馆、博物馆以及教育界、科研团体等合作争取豁免权。例如，针对无独创性的数据库设定特别权保护的问题，美国档案馆在争取相关利益时通常和相同的利益集团积极协作行动，开展游说活动，维护档案信息资源的公共获取，以致数据库特别权保护未通过立法。
注释：
①罗滦.数字档案馆共享信息与知识产权保护利益协调机制研究[J].浙江档案，2010，(3)：35-37.
所谓的知识产权档案是指所有的知识产权的获取以及知识产权的实施和保护过程中所形成的具有一定保存价值的文件材料和经过档案馆整理后所形成的文件集合体，这个集合存在明显的法律效应。随着我国改革开放不断得到深化，我国的知识产权机制逐渐的完善，但是在现阶段我国的知识产权档案管理的重要性认识不足，在管理过程中存在很多急需解决的问题。
一、当前我国知识产权档案管理制度分析
从行政管理途径进行分析，目前我国的知识产权管理机构分为了三个部门，一个是专利管理系统，一个是商标管理系统，还有一个就是著作权管理系统。因此，我们在进行知识产权管理过程中也可以将其划分为三个系统，他们分别对应的是专利的档案管理系统、商标档案管理系统以及著作权档案管理系统。首先，对于专利档案来说是指对记载有专利成果的研制过程以及专利的申请、审批和权利的实施等过程中形成的文件材料，将这些材料整理之后形成一种文件的集合体；其次，商标档案主要涉及到了商标注册、使用和管理活动过程中系列文件进过整理和归档之后所形成的一种文件集合体；最后，著作权档案是作品的创作。著作权的维护和转让过程中所形成的文件资料经过整理和归档之后所形成的文件集合。依据我国已经建立了多层次的商标档案管理系统，国家工商行政管理部门的商标局档案部门负责全国商标档案的工作的管理并接受国家档案形成管理部门和国家工商行政管理部门的监督、指导和负责。而各个地区的工商局商标档案部门主要负责本地区的商标档案管理部门，并接受上级部门的统一监督和指导。同样对于后两种档案管理的也需要采用统一领导，分层管理的模式，最终形成一个多级管理的系统，然后在此的基础上，还要积极的探索和实践，制定统一的管理规范，强化规范化管理，积极的利用现代网络技术和计算机技术，对知识产权档案进行科学的管理，这样才能发挥知识产权档案管理的整体优势，真正实现其应有的社会价值。
二、知识产权档案管理面临的困境分析
1.知识产权档案的文件来源的复杂化和多样化
从知识产权档案形成的过程来看，知识产权档案的材料和文件来源十分的复杂，其来源我们总结起来主要包括了以下几个方面，一个是政府设置的各个行政管理机构以及各种知识产权代理机构有关知识产权的申请、转让、出版和授予权利等过程中所形成的各种官方的具有法律效力的正式文件，这些文件和材料通常都是有机关的档案管理部门进行整理、登记和保存，而知识产权的当事人和中介也可以拥有类似的文件和材料。还有一个就是由于知识产权的获取和保护过程中涉及到基层各个单位的管理工作，同时也涉及到相关科研人员的创作和研发的过程，所以就会有大量记载知识成果内容以及各种形式的文件和背景材料都广泛的分布各个基层的档案室、资料室和当事人手中。在进行科研或者创作过程中，项目提出到科研成果的出现，这个过程中部分的关键性材料掌握在参与研发的科研人员的手中就会导致文件和关键性材料带有明显的跳槽可能，如果这种现象发生将会给原科研单位造成严重的损失。正因为知识产权文件来源的复杂化和多样化，给知识产权档案管理带来很大的困扰。
2.多样化信息需求带来的困扰
在改革开放不断深入发展的大背景下，我国的知识产权档案管理部门，必须应对来自于各个方面的有关知识产权问题的咨询、检查和服务，也就是需要面临多样化的信息需求。随着人们法律意识的增强以及知识产权保护意识逐渐加强，人们在其知识成果研发和创作过程中越来越重视参阅有关已经取得某项知识产权的档案，避免在研发和创造过程中出现侵权和重复的现象，同时，一旦发生了侵权事件之后，人们也会借助知识产权档案维护自己的合法权益，通过知识产权档案的法律效应作为解决问题的主要凭证，基于这种情况下，我们需要有一套与我国当前知识产权保护机制相适应的知识产权档案管理制度，实现对知识产权档案进行统一的、科学的管理。
三、知识产权档案管理途径分析
1.坚持统一管理原则，建立健全知识产权档案管理制度
统一管理是国家对档案管理的总体要求，知识产权档案管理要服从这一总体要求。各地区、各有关单位的档案管理部门，应将知识产权档案管理纳入本地区、本单位的知识产权管理和档案管理体系，统一规划、同步发展。要逐步建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等各项管理制度，明确归档范围，并将归档要求切实纳入相关人员的岗位职责。加强对涉及国家利益、国家民生和国家安全方面知识产权档案的管理。对属于单位和集体所有的知识产权档案，任何个人不得据为己有或分散保管。确定工作需要，暂时不能交本单位档案管理部门集中保管的，应指定专人负责保管，并将档案目录交本单位档案管理部门备案，待工作办理完毕后，及时将档案移交本单位档案管理部门集中保管，切实保证知识产权档案的实体安全和信息安全。
2.做好知识产权形成和保护过程中文件资料的收集与管理
知识产权涉及的领域广，涵盖了专利、商标、版权及特定领域等多个方面，具有类型多样、权利获得及有效期时间跨度大等特点。知识产权文件的收集和管理应该遵循知识产权活动的规律和特点，贯穿于知识产权活动的全过程。针对知识产权档案的直接证据与证据链完整性特点，加强对具有时效性标识和凭证作用的各种载体的附属性资料的收集并进行集中管理，包括专利、商标、版权、植物新品种、集成电路布图设计、地理标志等知识产权在创造、运用、保护和管理等环节形成的有保存价值的文件资料。
关键词: 知识管理；企业档案管理；实体管理；机构管理
中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：
随着以信息化为指导的知识经济在全球经济发展中的迅速发展，知识已逐渐成为了企业经营和发展的重要战略资源，知识创新能力的高低也成为了企业综合竞争力的重要标志之一。知识管理作为企业实现显性知识和隐性知识共享的重要途径，目前正以一种新的管理方法和管理思想进入到企业的档案管理当中。在知识经济的背景下，将知识管理运用到企业的档案管理中，不仅能够全面地解决企业档案管理中存在的一些问题，而且也满足了档案管理和使用的需要，以增强档案部门促进企业经营管理的绩效。笔者就知识管理在企业档案管理的运用提出一些见解，以供参考。
1 知识管理在档案信息管理中的应用
档案是在社会实践活动中形成的，“是贮存和传播知识的一种重要形式”。档案本身就
具有知识的属性，其包含了大量的知识。将知识管理应用到企业的档案管理中，就是充分地将档案中的显性知识清楚地表达给档案使用者，而发现档案中的隐性知识，则是有效地将隐性知识向显性知识转化，实现知识的扩散和共享。
1.1 对档案中显性知识的组织和管理
档案信息资源的内容极为广泛，涉及各个方面的知识，只有当这些知识被人们了解掌握后，才能在原有的基础上创新，进行新的探索，从而实现档案的价值。其次，扩大档案信息的传播和共享途径。在知识管理中，对档案信息分析的目的并不仅仅是为了保管收藏，而更强调“关注档案的情报价值、现实价值与利用价值”，如何更好地利用其价值，并进一步推动知识创新，它预示着档案工作者的理念从“重藏轻用”到“以用户为中心”的转变。主动向用户提供利用，前提是找到切实可行的提供利用的途径和方式，这就要求档案工作者凭借自己的智慧，借助知识管理的技术手段实现档案信息的广泛传播和共享。举办档案展览、编研出版档案史料、利用网络传播档案信息、为利用者提供档案凭证等都是行之有效的利用途径。
1.2 对档案隐性知识的组织和管理
隐性知识是建立在个人经验基础之上并涉及各种无形因素，如个人信念、观点、理解、直觉、预感和价值观等方面难以公式化和明晰化的知识。档案所具有的隐性知识，主要指不被用户所知的档案形成背景信息、档案内容包含的未表述清晰需要人们挖掘的隐性信息。隐性知识难以用语言表达且传播起来十分困难，所以对档案中隐性知识的组织和管理，最主要的是把隐性知识转化为显性知识，以此实现档案隐性知识的交流与共享。举例来说，一张照片档案在一般人看来也许就是一张照片，其所包含的隐性知识就需要档案工作者挖掘，即要能清楚解释照片档案的背景信息、展现的重点内容及其可能蕴含的潜在价值。档案的隐性知识也需要档案利用者发掘，如历史学家在查阅档案时凭借已有的知识和经验，可能发现档案信息中所蕴含的历史规律，他把这种隐性知识表达出来就使其转化成了显性知识。
2 知识管理在档案实体管理中的应用
以知识管理为出发点可以促使人们重新认识档案的价值：档案作为一种重要的知识载体，应该是重要的战略资源，而不仅仅是简单的“历史记录”、“资料”或“凭证”。档案的实体管理不能只重视档案的收集、整理和保管，而更应该重视档案的开发和利用；档案管理应该从关注对档案实体的管理转移到关注档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理；档案管理必须抛弃传统的手工操作方式，而采用先进的信息技术。在这一理念的指导下，把知识管理应用到档案实体管理的流程中，使其更加有利于实现档案信息的开发利用，就需要对现有的档案实体管理模式进行调整和完善。
2.1 档案管理流程中的知识管理
(1)扩大档案的收集范围。丰富多元的档案馆藏是实施知识管理的基础。在现有馆藏中，文书档案占据了馆藏档案的主体，随着电子政务、电子商务的发展，电子文件的收集也越来越受到重视；除此之外，还要注重收集私人档案、实物档案、口述档案等多种形式的档案以及与档案相关的资料。
(2)宏观鉴定理论和直接鉴定法结合鉴定档案。在馆藏数量急速增长的情况下，把不同类型的所有档案按照传统的直接鉴定法组织鉴定，工作量极大，显然困难重重。宏观鉴定理论采用宏观的、系统的、超前的鉴定标准与方法，可以对数量庞大的文件进行“批处理”式的鉴定，极大地提高鉴定工作的效率，大量剔除没有价值或价值很低的文件，减少信息污染的程度。对普通档案可用宏观鉴定方法，对特殊档案则用直接鉴定法，两种鉴定方法的结合，既能保证馆藏档案的质量，又能保证鉴定工作的效率，方便以后的保管和开发利用。
(3)以知识单元为基础整理档案。在知识管理中，档案的整理更倾向于以档案所蕴含的信息、知识为标准，进行分类整理。知识组织是以知识单元为加工单位的，而知识单元是经过专家精心评价、筛选、提取和测试之后获得的“浓缩”的知识。对于数字化档案信息和电子文件的整理来说，由于计算机存储技术、数据库技术和搜索引擎的应用，采用以知识单元为基础的知识组织方式更能满足用户需要，这也是当前知识组织的主流和方向。知识单元具有不确定性，我们可以根据不同的信息需求制定多种分类方案。
(4)资源合理配置的档案保管。实现档案“藏”和“用”的平衡，是把知识管理应用于档案管理的目标之一。尽量长久地保存有价值的档案和保存档案的效益之间需要一个平衡点，怎样以更经济的方法实现档案的长久保管是档案保管中需要解决的实际问题。在知识管理中，可以运用已有的经验和现代分配理论合理分配有限的资源，争取实现档案保管效益的最大化。
(5)以用户为中心的知识服务。“以用户为中心”不只是一句口号，它应该贯穿于档案实体管理的全过程中，并最终由档案利用者的评价来体现；提供知识服务是更高层次的档案利用方式，它强调的是档案馆是否提供了利用者需要的信息，这些信息能否解决利用者的问题。为了实现这一目标，一方面，要深入挖掘档案信息中的显性知识和隐性知识，丰富档案知识的检索途径，使用户能够获取信息；另一方面，还要收集和分析档案利用者的相关信息，为知识服务提供导向性、针对性依据，为用户提供创造新知识的可能性。
2.2 档案实体管理中对知识管理技术的应用
现代信息技术是知识管理技术产生的基础，因此可以把知识管理技术理解为以计算机技术为核心的现代信息技术集合。在信息技术无孔不入的时代，档案管理也受其影响，特别是纸质档案的数字化、电子文件、多媒体档案的产生和管理，都是以信息技术为支撑的，对这些档案的管理必然离不开信息技术的应用。可见，对档案实体管理流程的调整和完善中，对知识管理技术的应用不可或缺：知识管理技术中的数据库技术、分布式管理技术、网络技术、人工智能技术等能够使档案知识的获取、分类、存储、检索、传递、共享、更新变得更加容易。
3 知识管理在档案机构管理中的应用
这里所说的档案机构，既包括各级各类档案馆、档案室、文件管理中心、档案中介机构以及档案信息中心等实体机构，也包括数字档案馆、档案网络联盟等虚拟机构。把知识管理(尤其是知识组织管理)应用到档案机构管理中，目的是实现机构高效运转、资源配置合理，有利于对档案信息资源实施知识管理。档案机构如何在自身的管理中运用知识管理，可以学习较为成熟的企业知识管理的经验，就是通过在所有部门和组织的管理流程中逐步引入知识管理方法，提高档案机构的运作效率。
3.1 把知识服务的理念融入组织文化
组织文化对组织成员有着突出的导向、凝聚、激励和约束作用，会外化表现在组织成员的活动中。把知识服务的理念融入组织文化，就是要在档案机构中形成一种崇尚知识、倡导学习、创新服务的理念。档案机构应鼓励员工提高工作能力，加强专业知识学习，并愿意把自己的知识贡献给机构其他成员和档案利用者，实现知识共享。
3.2 以知识共享为目标广泛开展合作
对于档案馆、档案中介机构这样的独立机构来说，要加强各部门之间的交流与沟通，培养大家的合作意识，分享知识管理中的经验，提高服务质量：对于档案室档案信息中心等一些组织的内部子机构来说，其服务对象相对固定，即组织内部人员，他们所追求的知识共享更倾向于提供档案信息服务，以满足本组织对档案信息的需求，支持组织正常运转。
这里的广泛合作还有更深一层的意思，即档案机构之间的知识共享和合作。一个机构的档案信息资源是有限的，为了更好地服务用户，应该开展机构间的合作甚至是联合，扩大知识共享范围。
3.3 以技术为支撑的管理模式
现代信息技术不仅在档案实体管理中发挥着重要作用，在档案机构的管理中也是如此。无论是实体档案机构还是虚拟档案机构，信息技术都是其实施知识管理必不可少的基本条件(尤其是对于数字档案馆和档案网络联盟本身就是依仗着计算机技术和网络技术的发展才出现的新生事物来说，信息技术甚至是其生存之本)。举例来说，办公自动化系统在档案机构的应用，可以提高其工作效率，节省资源消耗；知识管理系统能对海量数据进行存储和提供利用，为实现知识共享提供了技术支持。同时，也使档案机构更具知识创新能力。
4 结语
在知识经济的时代，如何将知识管理充分运用到企业档案管理当中是企业管理人员急需解决的任务。因此，企业档案管理人员需要树立起知识共享、互利互惠的文化氛围，通过档案信息资源的共享，大量发掘出档案信息的知识价值，并开展多种形式的档案利用服务，以提高企业档案管理的效能。
参考文献
【关键词】 知识管理；档案；信息化建设
一、档案信息化建设的现状及存在问题
1、档案信息化建设的内涵
档案信息化建设是以档案工作现代化为导向，坚持用数据库技术、网络技术等改造传统档案工作，确立传统档案在信息化的环境中得到广泛的应用，不断促进档案管理方式、方法的升级改造。档案信息化建设主要包括档案信息的数字化、档案网站建设、数字档案馆建设三个方面的内容。
其中，档案信息的数字化是在安全性、规范性的基础上，用扫描、压缩等现代技术将传统文件如纸质文件、音像文件集成为有序的数据结构；档案网站建设主要是面向公众和用户的档案信息公开，主要以档案机构主页的形式广泛传播档案工作、档案资源、档案利用的信息，是档案部门服务大众、宣传政策和联系社会的窗口；数字档案馆建设则着眼于无形的信息利用环境，实现档案资料的网络化，利用信息网络远程获取档案文件的现代化信息存储方式，区别于传统实体档案资料馆不可移动、不可复制的特点，数字档案馆是无形的信息存储库，与实体档案资料馆相辅相成，相互促进。简言之，档案信息化建设就是用现代信息技术装备档案机构，提升档案管理的现代化水平，是信息时代档案管理的特征。
2、档案信息化建设的现状
上世纪90年代以来，随着信息技术在我国各行各业逐步开展应用，一批机读档案迅速产生，作为对实体档案的补充，信息化档案的应用仍只是档案管理的辅助手段。传统的档案管理依然是主流，实体档案资料依然是主流，信息技术对传统的档案管理模式并没有形成根本性的冲击。
上世纪90年代中期以来，各个领域、各个部门纷纷开始应用各种各样的信息系统，信息化才真正进入到档案管理之中。随着信息技术的广泛应用，信息软件逐渐取代了传统的管理系统，信息资源的处置、管理逐步实现了现代化，档案管理和利用的现代化水平得到了切实提高。2004年国家档案局《全国档案信息建设实施纲要》，明确提出要加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。各地区、各行业纷纷制定档案信息化建设实施办法，至此，办公自动化（OA）系统、ERP系统、财务管理系统、人力资源管理系统在机关、企事业单位得到广泛应用。生产、经营、管理过程中的纸质资料文件越来越少，电子文件日益成为主流。
3、当前档案信息化建设存在的问题
（1）电子文件缺乏统一的标准和规范。档案管理部门在进行档案信息化建设中，往往只注重硬件设施的配套和完善，缺少了档案资源的标准化和规范化建设，具体体现在档案分类编码标准一地一样、一行一样，缺乏统一的技术定标配置。电子档案资源难以顺畅流通。
（2）档案管理人员知识结构参差不齐。传统的档案管理人员有着熟练的纸质档案管理技术和方法，且知识更新慢、知识更新主动性不强，新的档案管理人员则过度依赖于信息技术，对档案管理的基础知识掌握不全，尤其是档案的分类管理知识严重欠缺，成为普通的电脑操作工。档案管理的鸿沟在新老管理人员之间难以逾越。
（3）档案信息管理模式有待提升。一些档案管理部门只重视档案管理信息系统的建设，却忽视了档案信息资源的利用。档案信息只能够在单位内、部门间进行简单的信息传输，且大多以单机运行为主，档案资料只限于简单地进行查询。即使进行了简单的数据联网，数据安全的保障也面临着一定的风险。
二、知识管理与档案信息化的理念融合
1、知识管理与档案信息化建设
知识管理是指在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统内，个人与组织的知识得以永不间断的累积，从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本，有助于做出正确的决策，以适应市场的变迁。
知识管理理论把组织中的知识明确划分为显性知识和隐性知识两个方面的内容。针对档案管理部门的知识管理而言，显性知识是指存在的档案资料，这些资料以纸质、音像、电子形式存在，便于进行分类和整理，能够通过技术手段来进行管理，包括文件、书籍、期刊、情报、报告、资料、规程规范、法律法规等。而隐性知识是指通过对显性知识的分类和规范，能够无形中给予知识受众潜在收获的知识等。隐性知识的存在依赖于精细化的档案管理手段，依赖于员工的专业技能、工作经验等，隐性知识存在于档案管理者的头脑中，并通过相关的档案显性知识传达出来。知识管理的理念就是要把相关的显性传递给受众的同时把成熟的经验、理念等以固化的方式在组织内部传承。档案信息化建设推行知识管理的理念就是使知识的受众能够在最大的限度和范围内获得共享信息资源，并通过促进隐性知识向显性知识的转化实现服务公众共享资源的目标。这既是档案管理部门工作创新的目标，也是档案管理部门服务社会的最终追求。
2、档案管理呼唤知识管理理念
随着信息化时代的到来，迅速信息、率先占有信息、平等共享信息成为信息时代胜负纷争的重要筹码。档案管理工作者作为重要的公共知识存储者应及时把档案资料、数据文件及时、便捷、准确地传播到社会，相应地，档案工作者的角色也要发生变化，正如在上世界90年代，加拿大著名的档案学者特里·库克（Terry Cook ）指出档案工作者应“由实体资料保管员转变为知识提供者”，提出档案工作者不应局限于分类整理知识、保管知识，而应该想办法传播知识、转移知识、探寻知识，并提出要“把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库到建立知识库上”，“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”，倡导把知识管理作为档案工作者的重要职责。既然涉及到管理，知识管理的内涵就不仅仅是纸质文档的分类保存，更应该涉及到知识的传播。
同时，另一位档案学者高德·拉伯楚克（Gord Rabchuk ）呼吁档案管理界要紧紧抓住信息时代知识爆炸的特征，把档案工作同知识管理革命紧密联系，要通过档案管理工作为世界各行业的决策者提供有重要参考价值的信息，也即“21世纪档案工作者将在有关的知识管理决策中，承担重要责任。”档案管理本身就是在对知识进行管理。档案管理工作如对档案的收集、整理、统计、检索实质就是对显性知识进行加工和处理以满足公众需求的过程。信息时代的到来要求档案管理从档案实体管理转变为更加关注于通过隐性能力来实现对显性知识的管理，实现档案管理的智能化，形成显性知识和隐性知识的汇集。
三、知识管理背景下档案信息化建设途径
1、推进知识编码化工作
在知识管理中，显性知识通过传统和现代的技术手段均可以获得，而隐性知识助推着显性知识的可辨性。档案信息化建设不仅要求显性知识在更大的范围得到传播，而且要求在更大的广度上有相应的标码认同，同时要求隐性知识能够切实服务于显性知识的传播。在这种情况下，传统的档案收藏中心就需要转变为知识创新中心，而知识编码化工作为这种转变提供了可能。
知识实现编码的核心思想是将所需的知识标准化。知识实现编码后能够提高知识传播的效率，能够使知识在更大的范围得到认可和利用。运用信息化的手段通过知识编码并存储编码化的信息能够把档案知识转变为有条理的显性知识传播方式。编码的过程则成为工作流程，在此基础上，运用信息技术将工作流程规范化、标准化。最后，建立数据库，将编码后的知识放入数据库，这样，知识就可以被更广泛的受众接收，从而使得知识从无序到有序。
2、推动档案工作者实现隐性知识相互传播
档案是社会生产、管理、经营、历史的原始记录，而档案工作者是熟悉并掌握着这些知识资源。档案的特殊性决定了档案工作者的特殊性。在档案信息化建设过程中，如何把档案工作者长期工作的隐性知识作用于档案资料（属于显性知识）的传播是十分重要的任务。在档案信息化建设中，重要的任务是把传统档案工作者的工作经验与新进档案工作者相对娴熟的信息管理技术相结合，形成隐性的知识管理技能。这就要求档案管理部门要采取多种形式的学习如集体学习制度、技术讨论活动、电子论坛形式等，促进档案工作者的经验交流。促进隐性知识的相互传播。
此外，档案管理部门有必要通过专业技术培训来提升档案工作者的整体素质，缩小管理者和普通工作者、不同岗位工作者之间的知识落差，同时要营造平等和谐的沟通环境，档案管理部门有必要建立平等开放的学习机制，建立档案工作者之间平等分享隐性知识的激励机制，使得经验技能在沟通中得到传播，新的经验技能又在传播中得到升华，从而形成新的隐性知识。
3、实现图情档信息资源一体化管理
档案信息化建设的一个目标是在信息化技术的基础上，使档案工作被动的信息服务转变为主动的知识创新服务。图情档作为不同的信息资源，统一于知识管理理念下的信息化建设。图情档资源的人为割裂容易造成资源的浪费，不利于资源实现共享，不符合知识管理关于知识传播共享的信息整合理念。档案是社会的原始记录，包含着原始信息，图书是社会发展规律的认识和集成，记录着人类对社会发展的思考，情报则是对社会新知识的探索和记载。图情档信息资源一体化是数据资源共享的需要，是信息化社会的客观要求。档案信息化建设需要把图情档资源通过信息化技术进行深度整合，能够更好地使受众立体化、全方位地进行知识的学习。
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