关键词：油田；基建档案；档案管理；完善管理
加强油田基建档案管理，促进油田基建档案系统建设，这是油田企业进行企业基建项目管理改革和优化的必经之路，也是最有效的手段之一。基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用，整个过程中直接汇集和形成的。必须进行整理立卷的，具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料。是单位档案的组成部分之一。它反映了建设项目管理工作的真实过程。为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用等工作提供依据和凭证。
西北油田内部涉及基建资料包括很多内容和项目，比如在油田建设开工前基建项目的立项、审批、勘察、设计、招投标、施工、工程竣工验收等全程基建资料的收集、整理、管理、保存、归档等一体化的管理模式。西北油田基本建设工程项目档案归档类型主要分为几下几大类：综合性文件；可行性研究；设计基础；设计文件；工程管理文件；施工资料；电气、仪表安装施工文件；生产技术准备、试生产资料等。
一、油田基建档案的形成
在油田项目建设工程中，基建档案是由建设单位，上级审批单位，勘察、设计、施工、监理单位在申报、审批、建设、施工、竣工、验收过程中由文字、声像、图像等基建资料所形成的。
二、基建档案管理体会
（一）造成基建档案缺失的原因
1.项目管理人档案意识不强，学习宣传力度不够。由于基建工程和档案管理的专业性存在一定差异，工程技术人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序、缺乏工程档案管理的实践能力，使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
2.基建档案工作涉及众多部门，传统的管理机制已不适用现代企业管理模式，加之工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的基建档案案卷质量不一，格式和内容不相同，给档案部门增加了一定的难度。
3.随着社会信息化进程的加快，现代信息技术快捷、高效、准确、便利的优势，也在影响着油田的档案管理，现基建工程档案归档标准已不能满足工作要求。
4.归档不及时，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，造成了基建档案归档滞后，加工程完工后需三个月后移交于档案部门，有些单位往往都放置年底或第二年才交于档案部门，最终影响了对档案资料的提供利用工作，尤其是重大工程项目管理前期技术文件资料处在分散、损坏，丢失等情况下，不能及时补缺，严重影响了档案的统计与管理，制约了单位建设和档案管理工作的可持续发展。
5.资料整理不规范，基建工程项目归档后就形成了档案，必须按照档案管理的标准进行归档。而有些施工单位没有设置专门的技术档案兼职人员，造成建设文件材料纸张规格大小不一，文件书写材料不同，图表式样未用蓝图剪裁等等，使档案案卷质量不符合国家标准。
（二）如何加强油田基建档案管理
1.完善基建档案管理机制。严格按照基建档案管理程序，标准进行档案管理和保管利用工作。为加强本公司油田基建项目档案管理工作，确保油田运行项目的完整，准确，系统和安全，结合分公司实际情况，制定了《西北油田分公司建设项目档案验收办法》，尤其对重点工程项目的归档做了更细致的档案归档说明。体现了事中控制不如事前控制的理念，为基建档案收集齐全，整理规范，归档及时，保管安全打下坚实基础。
2.将基建档案管理工作纳入项目管理过程。如果基建建设项目成立之时，也就是基建文件的收集、整理之始，明确需移交的基建档案材料套数，归档时间和案卷质量要求等事项，不提交齐全完整的基建档案不予开具合格证，则直接影响预付款。从而促进施工单位配合资料的归档，使基建工程档案的质量有了保证。
3.加强油田基建档案的收集工作，按照基建档案收集范围、归档质量、归档时间等要求，将所编制的基建档案管理标准和细则分发到相关部门和施工单位，不定期的进行基建档案的咨询和指导，确保各参建单位履行基建n案归档移交的责任。由施工单位整理组卷后交建设社单位审核，要充分发挥工程技术人员的作用，严格履行文件质量审核程序，填写档案移交清单双方签字确认后，方可向档案部门移交，并按照档案整理细则标准将基建文件材料进行归档。
关键词：医院基建档案；信息资源；措施
中图分类号：G271 文献标识码：A
原标题：医院基建档案管理的问题与对策
收录日期：2013年7月30日
基建档案的管理是整个基本建设管理中一项重要的基础工作，已渐渐成为医院工程建设项目的重要依据。基建档案不仅涉及到建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，还涉及到包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件及交付使用过程中的改建、装修、设备安装施工过程和结果的记录等。为了不断提高医院基本建设项目的质量和效益，充分发挥基建项目在医院工作的作用，规范医院建设工程文件的归档整理，保障医院基本建设档案资料能够准确、完整、长期、有效地保存并能够保障、快速地为需求提供所需的服务，医院应当加强基本建设档案资料管理工作。
一、基建档案在医院建设中的作用
1、基建档案为医院现状布局和远景规划提供重要依据。医院基建档案是医院基本建设活动过程中的一项重要组成部分，又是医院建设发展的重要基础和依据。档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、扩建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，因此为医院现状布局和远景规划提供了重要依据。
2、基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源。医院要发展，就必然加大投入力度，既要建设新区又要改造旧区，还有日常的维修管理，经常引起纵横交错复杂矛盾，要解决好这些问题，就要健全法制和依靠基建档案。例如，我院随着总体规划的逐步进行，从二部的建设到一部院内住院部的改造装修到营养部、图书馆楼的改建到急门诊的改扩建，又到三部的建设，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要通过查考许多过去的相关资料，掌握历史的资料，从而确定新的建设总体规划。这样不仅可以加快建设速度，还可以提高设计质量及经济效益。由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案是医院工程建设的真实记录，它客观地记载了当时的历史情况，反映了医院基本建设的完整过程，为医院领导班子决策提供依据，因此基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，体现了医院基本建设的成长与发展历程。
二、医院基建档案管理工作中存在的问题
1、档案管理人员知识缺乏。从事档案管理工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对基建档案管理知识了解得不够，导致对基建档案管理重要性的思想认识不够。在工作中发现相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有填写，或编号较乱，没有编号或重复编号的等问题没有及时发现，使案卷管理不规范的现象较普遍。
2、档案管理意识不强。基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨。由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业技术知识和工作程序，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，再加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案资料流向不清，使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
3、档案管理制度不健全。基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，各部门没有制定相关基建档案的收集、管理制度，使基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，存在“重工程建设，轻档案管理”思想，工程项目管理和技术文件资料出现分散、损坏、丢失等情况，制约了档案管理工作的持续发展。
三、医院基建档案管理改进措施
1、提高基建档案管理人员素质。提高基建档案管理人员的意识，加强对基建档案管理人员的业务培训工作。正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，通过了解基建工程建设程序和基建专业知识，掌握基建档案管理知识及整理规范操作方法，让每个工作人员都了解、重视基建档案管理工作，平日注意学习新技术，紧密联系改革、技术、发展的新要求，努力提高自己的业务素质和科学知识，拓宽知识面，优化知识结构，做好基建档案管理工作，提升医院管理水平和基建工程建设水平。
2、建立健全基建档案管理制度。建立健全基建档案管理制度并严格执行，是做好基建档案管理的基础。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，应配备专职档案人员，明确各自管理职责，细化各项制度，真正落实到部门和人员责任中。严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。
3、加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。医院基建档案是医院全部基建活动的真实记录，是医院宝贵的历史资源，体现了医院基本建设的成长与发展历程。为此，医院基建档案是医院管理工作的重要环节，对医院效益产生重要影响，是医院提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。因此，要加强医院基建档案的科学化管理，加强硬件建设，实行基建档案现代化专业管理模式，建立基建档案管理网络体系，深化职能，依法治档，按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率，使医院的基建档案资料能更好地为医院的建设事业不断发挥借鉴与参考的作用。
随着医疗事业改革的进行和深入，医院的发展规模也不断扩大，基建档案随之也越来越体现出它的重要性。做好基建档案管理工作，保证工程档案资料的准确、完整和系统尤为重要。
主要参考文献：
[1]赵霞.浅谈医院基建档案的管理[J].中华现代医院管理杂志，2006.4.
[2]朱俊.档案管理现代化的重要性[J].中华现代医院管理杂志，2004.5.
[关键词]医院基建档案管理；作用；措施
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
1 医院基建档案管理的现状
1.1 基建档案收集不够齐全
工程前期文件，如项目批复、土地批文、规划许可证、征用红线图等工程合法性、依据性文件缺失或为复印件；施工文件中材料合格证、试验报告是复印件；招投标文件，只有评标、议标等文件；主要设备开箱时由于设备部门没有及时通知档案人员到场，造成设备开箱资料不齐全；工程改动缺工程联系单，工程项目缺监理审核单等。
1.2 基建档案内容质量与实际不符
基建档案的内容质量要求档案所反映的数据必须真实、准确。然而在工程中经常出现一些与实际不符的现象。如合同文件条款中随意涂改，双方不签字不加盖公章；施工记录中的数据填写不真实；竣工图没有根据设计变更通知单作相应的修改，使竣工图纸失去准确性，造成与工程实际不相符。
1.3 文件填写或书写签字不规范
由于参建单位多，各施工单位管理方式不一致，使得某些施工记录不规范。如在施工报审文件中，只有施工单位申报内容，没有监理单位审批意见，质量验评等文件中签字夫结果或表述不规范。各种签字不规范问题，如签订的合同、试验报告、质监报告、施工记录等用私章或用计算机打印代替签名；只签名字、不签日期；签名字迹潦草，难以辩认；用圆珠笔、纯蓝墨水笔、复写纸等不耐久的书写材料签名或书写，使基建档案质量大打折扣。
2 医院基建档案存在问题的原因
医院领导不够重视，只重工程建设而轻档案管理，影响基建档案管理工作的顺利开展；建设单位未及时制订有关项目档案管理制度，明确基建项目资料归档的范围和要求，造成某些项目档案不符合有关的档案规定；医院基建项目参建单位多，工程技术人员档案意识及重视程度差异较大，造成档案形成质量参差不齐；监理单位、质检部门、工程部门一些专业技术人员把关不严，造成一些档案文件内容不全或与事实不符。
3 医院基建档案管理的对策
3.1 领导重视是搞好医院基建档案管理工作的关键
医院领导对档案的重视程度，是强化档案管理意识的关键。只有领导高度重视档案工作，建立和落实项目档案工作领导责任制，并将基建档案工作纳入领导议事日程，对工程档案集中统一管理，定期召开参建单位档案管理部门领导会议，协调和解决档案材料在收集和积累过程中的实际问题，不断总结经验和教训，使档案工作顺利进行。
3.2 建立健全制度是做好医院基建档案管理工作的保证
基建项目从工程建设一开始，必须根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科技技术档案工作条例》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等，建立科学、合理、适用和操作性强的一整套基建档案管理实施细则，以规范基建档案的管理。实施细则明确了医院基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理，保存与借阅的要求，用规范的档案管理行为来推动各参建单位的规范化管理，有效控制档案形成的质量。
3.3 档案工作与工程建设同步管理是基建档案管理的基础
基建部门应把基建档案工作纳入基建规范、计划、管理制度和工作技术人员职责范围之中，做到三个同步：基建项目开工与建立基建档案规划同步进行；工程建设实施过程与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行；工程交工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。如果不“同步”会造成前期资料遗失，施工文件不规范，设备资料不完整，竣工图编制不规范，档案不齐全或事后补档等现象。“同步管理”要求工程档案工作必须与工程各阶段同步，从“事前、事中、事后”加以控制，有利于及时发现问题，解决问题。
[关键词]医院基建档案管理；作用；措施
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
一、高校基建档案管理工作的现状
（一）重视程度不够
高校基建管理往往出现重视项目主体设施的建设，而忽略了建设过程中及项目竣工后记载相关信息的档案管理。基建档案的重要性可能在短期内不容易体现，而在项目需要改扩建时，其重要性就显得尤为重要。有建设时的相关数据作为参考，才可以对结构主体进行改造。在项目维修维保时亦是如此。有可靠的数据资料作支撑，建筑才可以得到有有效修缮。
其次，不够重视还体现在基建档案归档质量低。正是对基建档案重视程度不够，导致档案的质量不高。例如，竣工图纸折叠不规范，缺页少页，竣工图与平时管理用的图纸混装，没有按建筑专业分类等等。这些问题的存在都导致日后管理者无法对项目有一个清晰的认识，无法对突发状况采取正确的应急处理办法。
（二）缺乏健全机制
基建项目档案管理机制的缺乏导致档案管理缺乏严谨性，有效的机制可以对管理工作产生一定的约束性，使其规范化。基建档案是从建设项目前期的立项阶段开始产生，再经过工程施工阶段，到最后的项目竣工、决算编制，可以说在每个环节都会产生大量的资料文件。但是现在很多高校存在一个普遍现象，就是每个阶段的文件都由各个分项的负责人保管，目的是方便个人使用。随着项目逐渐结束，资料不免就会丢失。而在建设项目的总体规划中又没有配置基建档案专职管理人员，且没有完善的规章制度制约，导致工程竣工后档案资料凌乱无序，丢失损坏严重，无法整理成一套有参考价值的档案资料。
（三）缺乏专业人才
档案管理专业人员应该负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作，使档案具有科学的使用性。而基建档案往往是由非专业人员负责管理，施工单位甚至是由施工工人兼任档案员，随着人员流动性的增加，兼职档案管理人员的岗位非常不稳定，以至于档案资料缺失严重。
档案管理非专业人员的问题较为突出。首先，非专业人员没有接受过系统、规范的教育培训，归档资料质量不高，可参考性及准确性难以把握。其次，人员流动性大，导致管理责任心较差，极易出现敷衍对待的情况。第三，非专业人员对建设项目各阶段的情况不了解，所归档的资料缺乏连续性，再加上不及时跟进项目，没有对资料进行选择筛选，造成基建档案缺乏关联性及系统性。
（四）管理手段落后
目前，很多高校基建档案还采用传统的管理手段及模式，分散、凌乱及缺乏系统性，且以纸质资料为主，不仅占用空间且不容易保管，使档案的参考价值、使用性能大打折扣。
二、高校基建档案管理的特征
（一）同步性
基建档案的同步性在项目的前期决策阶段就开始体现出来，档案伴随建设项目的发展同步存在。
（二）广泛性
由于基建档案涉及建设工程的整个周期，由多类部门多个环节共同产生，具有很强的广泛性。
（三）关联性
从项目的立项决策阶段开始，经过项目概算编制、施工图设计及审核、施工阶段到竣工阶段，期间还涉及与政府机构有关的土地审批、规划审批、消防设计审核、施工许可等多个环节。
（四）应用性
基建档案有广泛的应用性，主要体现在建设项目后期的改建扩建阶段。
三、高校基建档案管理工作的对策
（一）提高重视程度
对于高校基建档案管理重点在于要在思想上高度重视，学校中层及以上的领导要对基建档案管理给予广泛支持和提供有效保障，加强日常监督管理。要求基层管理人员按照建筑管理和档案管理“同步走”的方针，做到从项目立项决策开始就编制项目前期专项资料，其中包括项目的可行性论证，上级主管单位评审意见及立项批复，工程报建手续及相关资料。在项目进行中主动参与，将项目资料分类归档。例如，常规项目可以分为设计单位资料、监理单位资料、施工单位资料、消防资料、审计资料等。
在日常工作中，档案管理员还要注意各方往来信函的管理，信函可以作为日后资金支付的重要依据。在项目竣工后，还要尽快督促施工单位报送竣工图纸，督促四方单位在单位（子单位）工程质量竣工验收记录上签字盖章后，归档到项目竣工资料中。除此之外，档案管理员还要对项目决算资料，隐蔽工程验收记录等相关资料做收集及归档工作。
（二）完善管理机制
首先，学校相关单位应该组织学习档案管理的基础理论知识，以及国家对于基建档案的最新的指导方针政策，同时向其他兄弟单位学习好的经验，结合自己学校的特点编制基建档案管理机制。
其次，应该由学校主管业务校长牵头，组建一个由档案管理专业人员组成的小组，同时聘请相关专业的专家做督导，对学校的新建建设项目的档案做规范化管理。同时，应该对已经竣工的基建工程所归档的资料做详细的清查，对于分类不清楚的资料重新规范整理，对于缺失的资料尽最大的努力进行查找和补充。督导组还要对即将开工的工程进行督促，看基建档案管理人员是否已经及时跟进项目，是否已经开始了档案的分类整理及归档工作。
（三）加强专业人才培养
基建档案管理是一项持续时间长，涉及环节多，非常繁琐的一项工作。首先，要求档案管理员具备较高的专业水平以及细致的工作态度，同时还要求要有一定的政治敏锐性，对于国家关于档案管理的方针政策要及时熟练掌握。其次，档案管理人员还要具备与基础建设工程相关的专业知识，了解掌握建设工程的各个环节，积极地与工程施工单位、设计单位、监理单位及全过程造价控制单位沟通，明确施工过程中的相关事宜，明确施工流程，明确归档资料的分类。
学校还应定期举行专业人员的培训讲座，交流考察等活动，目的是为了提高档案管理人员的综合素质，加强档案管理的现代手段，促进基建档案资料的归档质量。学校应该把档案人员的培训工作作为一个工作常态来抓紧抓好。
（四）完善信息化数字化的管理
当今社会可以说是一个信息化高速发展的时代，各所高校也处于高等学校建设发展的转型期，基建档案不仅记录着学校发展变革的历史，也为未来的规划提供着重要的参考依据。随着基建档案重要性的不断凸显，其数字化信息化的需求也是迫在眉睫。
首先，完善档案数字化信息化管理体现在将纸质版资料转化为电子版资料。由于基建档案涉及多个环节，可以说其数量非常庞大。如果每次查询都翻阅纸质版资料，既浪费时间又不利于资料的保护。根据学校的实际情况，将普通不档案按照要求分类整理，并对其进行信息化管理，将纸质资料转化为数字资料大大提高了档案的使用效率和查找准确率，并且对档案资料也提供了很好的保护。
做好城建档案接收、整理、著录、检索工作
1）加强城建档案的接收工作，能从根源上杜绝城建档案内容残缺不全、归档资料混乱的现象。为此，应对规划管理档案和各类建设工程档案形成部门进行接收之前的制度，并将预先验收后有可能存在的问题及时的反馈，以保证档案资料最终移交工作的真实准确和完整齐全。2）城建档案的整理工作是直接关系到档案整体质量的关键性环节，应根据自身馆藏特点，制定相应的管理细则，对档案整理过程中图纸的折叠方式、文件的排列顺序、页码的编写位置等细节做出相应的细则规定，以实现档案整理工作的规范化与制定化，不仅能极大的降低了城建档案基础管理工作中的随意性，并且为城建档案由纸质档案逐步向电子化转变铺垫下良好而且坚实的基础。3）城建档案著录工作的规范化与制度化管理，是部门实行计算机管理的必要保证。应根据我国颁布的《城市建设档案著录规范》进行档案的著录工作。在具体实施过程中，应将案卷分为几个小的层次进行，主要包括了项目级著录、文件级著录和案卷级著录。通过这样的处理方式，能明确的表现出城建档案的形式特征和内容特点，同时还能达到减少录入条目和著录条目的目的，不仅节省了时间和人力，还提高了基础管理工作的效率。同时，还可利用先进的大幅面扫描仪器，以实现由过去的纸质档案逐步向电子档案的转变。通过不同城建档案中底色、纸质、文字和线条清晰度的情况，设置扫描仪器的具体技术操作数据，从而保证扫描工作的完整性与连续性。4）在检索工作的建设中，应规范城建档案的题名，以避免出现模糊不清或扫描无法识别的情况发生。为此，在著录的过程中，应注意题名、责任者等要素的完整和准确，避免遗漏的现象发生。同时，对题名过长、含义不清的题名等都应进行处理，以避免对检索准确率的影响。
做好城建档案的保护工作
城建档案的保护工作具体包括了两个方面，一方面是实体保护，指设置专业的城建档案库房，并切实加强保护措施，并制定对破损档案的修复方案；另一方面则是深入挖掘出城建档案的信息资源，并通过数字化方式，建立城建档案目录与全文数据库，以电子档案替代实体档案加以利用，进而提高城建档案的保护效果。针对不同的环境特点，对城建档案的保护也应采取不同的措施，并以预防和治理作为档案保护的制度思想，并加强对档案保护室中各种自然环境的控制，以及最大程度上避免出现人为的破坏。同时，对已出现破损的城建档案，需要采取积极的措施进行有效的补缺和修复。
本文作者：李士霞作者单位：淮南市市政管理处
关键词 档案管理 建设质量 作用研究
中图分类号：G271.3 文献标识码：A
基建档案是在基础设施管理和基础设施项目的活动中形成的，值得保存的文字，视频等资料，它真实地反映了施工过程和记录，并且也是建设和发展的基建和基建档案的依据。目前基建档案的特点是形式特殊，内容单一，载体多样。随着经济的不断发展，社会分工的细致，基成单位的档案管理工作的内容和形式也发生了很大的变化，我们很多的基建档案工作人员还是老一套的思维方式和工作习惯，不能适应现在得实际情况和满足需要，给我们的基建档案管理工作带来了很多困难，甚至造成了社会资源的浪费。所以，我们必须转变思想，与时俱进。本文就此谈谈笔者对基建档案管理的几点认识，指出了现在基层事业单位基建档案管理工作中存在的一些问题，并提出了相关建议。
1 档案的意义
1.1 档案的形成
基层事业单位基建档案是在建设活动中直接形成的原始资料，其对此后的项目新建、改建、维护都具有十分重要的参考意义。
基层事业单位基建档案承载了建设的大量信息，基层事业单位基建档案是在基建过程中积累起来的文字、图表资料，主要包括综合管理、项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件（含方案报建）、管理文件、监理文件、施工文件、竣工文件等。
1.2 档案是建设的有机组成部分
档案有许多特点：首先，它记载和反应建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套整体。建设档案是从项目立项、设计、决策、施工、质检、监理、材料检验、竣工验收等全过程管理中直接形成真实记录。他包括了基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件等成套的档案资料。
其次，档案也是很具有专业性的。无论是什么样的基层事业单位基建档案，他都是建设全过程的真实记录，是决策、设计准备、设计、施工、竣工、使用各阶段客观产生的施工技术文件。包含了图纸会审记录，开工报告，技术、安全交底，施工组织设计，施工日志，设计变更，测量，竣工报告等等许多技术资料。
档案也具有较强的使用性。它是全面考核建设设计质量、施工质量、质量的重要环节，是竣工验收的依据。可以说，贯穿建设过程一直有两根线条，一条是技术性的，是抽象的，以文件材料为表征：另一条是操作性的，是实体的，以物理结果为体现。技术性线条还要先产生，还要更长远在施工阶段，二者又是交织在一起的。
1.3 档案是建设质量的直接反映
建设档案是反映建设质量和工作质量状况的重要依据，是评定质量等级的重要依据，也是单位在日后维修、扩建、改造、更新的重要档案材料。建设档案一般分为四大部分：准备阶段文档资料、建立文档资料、施工阶段文档资料和竣工文档资料。建设档案是城建档案的重要组成部分，是建设进行竣工验收的必要条件，是全面反映建设质量状况的重要文档资料。
随着建设项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设质量有了严格的定义，即建设质量是指满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合，包括：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。
2 档案的作用
2.1 基层事业单位基建档案在建设维护过程中具有增值作用
管理实践表明，交付使用后，一般档案的增值作用是间接和不明显的，但在生产实践中有明显的增值效果。2011年胜南社区各个小区幼儿园进行扩建改造、抗震加固、维修改造，社区基建管理人员到档案室借阅大量的图纸资料为幼儿园改造作参考，在扩建活动中就要积极地开展档案的开发与利用工作，通过档案的利用使其发生增值。在扩建、改建、维修项目上节约成本。
2.2 基层事业单位基建档案在建设维护过程中还具有指导作用
通过对过去档案的查阅，可以有效减少工作量，确保按时完成，并节约了资金。在聚园小区污排管线改造过程中，为了确定污排管线的位置，基建管理中心项目负责人从档案室借阅了以前的图纸，进行了仔细认真的看图，并到现场进行了详细的勘察，对管线走向，位置、长度、埋深等问题进行了一一落实，为项目的实施打好了基础，确保了项目能够按期完成，同时有效地减少了施工量，为社区节约了资金。
3 促进建设档案管理的有效措施
档案管理工作虽然不直接作用于建设，但它渗透于各方面，贯穿于建设整个过程，具有特殊的地位和作用。所以，促进施工档案管理工作势在必行。
3.1 重视建设档案管理工作
从项目主管部门到施工单位、监理单位，必须从思想上充分认识到建设档案管理工作的重要性及必要性，把建设档案管理纳入建设管理范畴，落实工作责任。从项目前期工作到竣工验收，每个环节都要把档案资料的收集当做重中之重来抓，并且要保证资料的准确性，完整性，全面性，及时性，确保资料的质量和保留价值。同时，狠抓基建档案管理工作，双管齐下，包括工作形式和思想上的重视。并且建立档案管理组织，细致分工和责任制度，明确有关人员与部门的职责。
3.2 建设档案管理工作要从建设项目立项抓起
我们要使基建档案管理达到标准化、合理化、科学化的要求，确保竣工文件的连续性和档案的完整性。从立项开始，就要把项目的建档工作作为整个建设任务的一个有机组成部分予以重视，把档案资料的形成积累纳入建设计划，纳入工作程序，纳入有关部门和技术人员的岗位职责，实行档案资料编制工作“三同步”管理制度，即立项开工与资料收集同步，施工过程与资料形成同步，完工验收与资料验收同步进行。
3.3 健全建设档案管理制度
重视建设档案管理工作就要将档案管理工作提到议事日程，建立有效地建设档案管理制度，促进档案的有效收集。重视不能停留在口头上，要付诸实际，务必保证执行的质量和效率。
首先，建设单位要把建设管网档案质量作为考核的主要指标之一，与经济效益挂钩，以确保建设档案管理工作的顺利开展。
其次，建立有效的档案管理网络，配备素质较高的专职档案工作人员，参考《建设管网档案管理暂行规定》等相关规范性文件，完善建设管网竣工档案的验收移交手续，保证建设管网竣工资料的真实性、准确性和完整性。
基层单位基建档案的管理情况什么样，不仅仅和基建档案管理部门的档案规章制度、基建档案管理部门领导的思想观念、基建档案管理部门档案管理人员水平相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着非常大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分，它不仅服务于今天，更是有利于未来，同时，它也为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材。
要想提高基建档案管理部门的工作质量，首先要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始；其次是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识。
4 结束语
档案是死的，它只是一个静态的概念，而档案管理则是活的，它是一个动态的过程。随着总厂各项工作的发展，基建工作量与日俱增，新的小区建设、老的小区维修、扩建、改建时，都离不开参照有关基层事业单位基建档案。基层事业单位基建档案在建设中可多次重复利用。一般而言，基层事业单位基建档案的信息价值不是在一次利用过程中就全部转移到成果上的。时代在变化，社会在发展，我们也必须根据实际情况和实际需要，加强基层事业单位基建档案的管理工作，理解基建管理的意义，在行动和思想上都做好准备，做好这几点，第一，重视建设档案管理工作；第二，建设档案管理工作要从建设项目立项抓起；第三，健全建设档案管理制度。只有这样我们的基层基建管理工作才能从实质上得到改善，解决基建档案管理中的相关困难，节约社会资源。
总之，只有对建设档案管理的现状进行精细分析，采取行之有效的促进措施，并不断完善，形成建设档案管理的长效机制，才能确保形成有价值的档案资料。只有这样才能突出我们基层基建管理部门存在的意义，才能体现出我们基层基建管理工作人员的价值。
参考文献
[1] 钟敏.加强高校基建财务管理的实践与思考[J].湖南科技学院学报，2010（7）.
[2] 王燕燕.规范会计档案管理的重要举措[J].财会通讯，2011（10）.
基本建设是一项由多主体参与，建设周期相对较长并高度依赖各种专业知识的智力型活动。基建档案是基本建设全生命周期中形成的文字、图表、声像等具有保存价值信息资料总称[1]，具有最原始、最真实、最全面的特性，是对相关项目进行进一步改扩建或修缮的基本依据。基建档案除具有一般文书档案原始记录性、信息性、真实性、价值性等特点之外，还具有内容专业性、成套完整性、现实使用性、整理动态性、来源广泛性、
收集滞后性的特点[2][3]。
文献检索以及管理实践表明，我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意识不强、资料不全、整理不规范、硬件投入不
足、人员队伍力量薄弱等问题[4][5]，
与欧美发达国家差距较大。以美国为例，美国政府十分重视基建档案收集与保管，档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富，比如西雅图港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外，甚至连产业主最初用钢笔勾画的建筑物意向草图都装入了镜框，妥善保管。
为夯实我国基建档案管理实务工作基础，提高基建档案管理研究水平，本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践，从业主方[6]角度研究了我国基建档案管理工作。
二、研究重点
围绕基建档案管理实务要求，本文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等，力图建立一套相对科学、标准的管理体系。
（一）基建档案管理机制研究
从管理层面分析，基建档案管理是一个闭合循环渐进完善的体系。鉴于此，本文运用“PDCA循环法则”，按照统分结合（“业主方制定管理总体计划―各责任主体制定并实施具体管理计划―业主方验查并总结”）的思路，开展基建档案管理机制研究。
1. PDCA循环法则概述
PDCA循环又被称为“戴明环”，是由美国质量统计控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而来，经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全面质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。PDCA循环法是按照Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）顺序依次开展工作，并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过PDCA循环，成功经验应加以肯定并推广，推进管理的标准化；失败教训要加以总结，以应用到下一个循环，实现基建档案管理能力的阶梯式上升。
2.基建档案管理流程分析
基于PDCA循环法则，将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检查以及经验总结四个阶段。
（1）计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制定，是基建档案管理的总纲。总体计划制定是基建档案全过程管理的起点，始于项目生命周期中“提出项目概念”阶段，主要内容包括：一是明确档案管理是项目管理的必要组成，要求其他建设相关方[7]必须重视基建档案收集与整理，界定清楚各方管理责任；二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间；三是明确档案管理的组织方式，包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等；四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的具体工作计划。实施计划必须与总体计划保持一致。其他建设相关方制定的实施计划须报经业主方批准同意后，方能生效。
（2）管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划，明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求；分块实施是指其他建设相关方围绕项目建设管理规划大纲以及基建档案管理总体计划，制定具体的档案管理实施计划，履行各自档案管理职责，完成总体计划的各项要求；集中归档是指项目建设完成后，其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方，由业主方进行查验、接收，并依据相关标准和要求，进行分类、装订、归档、移交或备案。
（3）检查监督。基建档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心，具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中，业主方要将定期检查与不定期抽查相结合，做好基建档案管理的监督检查。二是其他建设相关方的自查。其他建设相关方要对照经批准认可的实施计划做好档案归档以及经常性自查，健全借阅制度、复印制度，保证档案及时收集、完整归档、管理规范。
（4）经验总结。经验总结既是基建档案管理系统中的承前启后环节，也是业主方提升档案管理水平的关键程序。对于管理过程中的好经验、好做法，要及时总结提炼，形成制度，进行推广，做到标准化；失败教训更是弥足珍贵，应引起业主方高度重视，组织研究应对措施，以避免在下一个PDCA循环中再出现类似问题，逐步提高基建档案管理的整体水平。
（二）基建档案范围管理研究
借鉴现代项目管理中范围管理理论，定义基建档案范围管理为项目生命周期内所有有价值档案的综合管理和控制，以及完成档案管理总体计划所规定的必须工作，并且只完成那些必须完成的工作。基建档案范围管理包括初始定义、范围确认、范围变更控制等三个环节，基建档案范围管理主体是业主方以及其他建设相关方，其中业主方是最终责任主体。基建档案范围管理研究基础是档案价值鉴定理论。
1.档案价值鉴定理论概述
档案价值鉴定是现代档案管理中的重要方法和重点内容，是指鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识，对档案质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。根据档案价值鉴定三段论，范围管理是现代档案管理“前端控制”的重要手段。
2.初始定义
基建档案范围管理初始定义是指基建档案管理主体依据国家档案管理相关法规、规章、标准和基建程序，进行基建档案管理内容的初始化定义。基建档案范围管理初始定义是档案价值鉴定的前提与基础，也是形成基建档案范围管理成果的最终依据，应在基建档案管理总体计划中予以明确。业主方是基建档案范围管理初始定义的管理主体。
3.范围确认及变更控制
基建档案范围管理的范围确认是指其他建设相关方依据初始定义，并结合各自管理职能，对基建档案范围管理内容予以认可的行为过程。范围确认结果是开展基建档案管理的直接依据，应在实施计划中体现。其他建设相关方是基建档案范围管理范围确认的主体。对于基建档案范围管理初始定义有异议的，有关建设相关方须按基建管理程序向业主方提出变更申请，获得批准同意并调整初始定义后，方能生效。
4.范围管理成果
基建档案范围管理经“自上而下”和“自下而上”双向沟通与确认后，最终形成三项成果：一是工作任务书，明确基建档案管理的主要任务；二是工作说明书，详细解释基建档案管理过程中的相关事项；三是工作分解结构（WBS），确定基建档案管理的工作体系与责任体系。工作任务书、工作说明书、分解结构（WBS）是基建档案范围管理的核心要件，也是进行基建档案验收的最终依据。
（三）基建档案归档方法研究
项目竣工后，业主方需按一定原则对基建档案进行归档、编号。结合管理实践，我们认为基建档案归档需充分考虑“现实使用性”的突出特点，遵循“方便查阅，便于使用，完整保存”的原则进行编号归档。
国家档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），要求档案以“件”为单元进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒。我们研究认为，基建档案归档要在满足行业标准基本要求前提下，遵循基建文件自身形成规律，保持文件间有机联系，采用“按基建程序各阶段形成文件作为分‘件’单元；‘件’内文件批复在前，申请在后，转发文在前，被转发文在后；项目结束年作为档案归档年”的方法进行基建档案归档，以保证基建档案连续性、整体性和合规性。
三、对策建议
基于上述研究，开展基建档案管理工作，要着力抓好以下几点。
（一）增强意识，重视基建档案管理工作
一是要转变基本建设“重申报建设，轻资料收集”的观念，特别是单位“一把手”要充分认识到基建档案的重要作用，加强档案重要性宣传，营造并形成“人人重视档案资料收集，人人具备档案管理基本素质”的良好氛围，将基建档案管理与合同管理、质量管理、进度管理、资金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重视基建档案管理软实力和硬件设施建设。建立健全基建档案管理人员激励与考评机制，注重对基建管理人员的档案知识培训，鼓励开展基建档案专题研究，提高基建档案管理的智力支撑水平；加大资金投入力度，运用新兴科技提高档案设施装备水平，保证档案资料存储安全、使用便捷，实现管理的信息化与现代化。
（二）采取措施，提高基建档案管理要求
基建档案管理面广、涉及主体多，管理难度大。业主方作为最终责任者，要发挥好统筹、协调与指导作用，研究采取有效措施，细化对其他建设相关方的管理要求。一是进一步建立健全基建档案管理机制，将档案管理计划细化为总体计划、实施计划两个层次，分级制定，分块实施，集中归档；明确基建档案管理的工作任务书、工作说明书以及工作分解结构（WBS），界定清楚各建设相关方的管理责任。二是要将基建档案管理要求形成条款纳入有关合同，以明晰业主方与其他建设相关方的责权关系，强化基建档案管理实施的强制性。三是要进一步建立健全基建档案管理的监督制度、借阅制度，保证项目档案能够及时集中归档，避免零散分散保存，造成遗失。
