[关键词]医院基建档案管理；作用；措施
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
高职院校基建档案记录着一所高职院校产生，发展和不断壮大的整个过程，因此高职院校基建档案的保存管理工作是一份值得人们下功夫去做的，随着信息化技术的不断发展，信息化技术的高效率性在高职基建档案管理工作中也得到了体现。本文将分析我国高职院校在基建档案保存管理方面存在的问题，并据此给出策略建议。
关键词：
高职院校；基建档案；信息化管理
我国大多数的高职院校发展步伐很快，高职院校的迁徙和重建等工作已经成为大多数高职院校都会面临的问题，在高职院校迁徙和重建的过程中需要进行大量基建档案的建立，保存，审核等工作，信息化技术能够很好的帮助高职院校完成基建档案的管理，因此很多高职院校在进行基建档案管理工作时都会借助信息化的手段或工具。
1我国高职院校基建档案信息化管理存在的主要问题
目前我国高职院校在基建档案信息化管理中存在主要问题有四个。一是不能合理理解档案信息化管理，我国高职院校的相关负责人不能正确理解基建档案信息化管理，对于这个问题可以从基建档案管理的领导人员和普通工作人员两个方面进行分析：首先，很多高职院校基建档案工作的领导人员不能正确地认识基建档案管理工作的重要性，也意识不到信息化管理对于基建档案管理效率的重要影响，这种对高职基建档案信息化管理工作认识的不到位，导致领导人员并不重视高职基建档案在信息化管理过程中的硬件更新以及软件升级等。其次，很多高职院校基建档案管理工作的一线操作人员由于不重视基建档案的信息化管理，以至于在处理基建档案资料时不够认真，出现不合规范地保存和归档相关基建档案的电子资料。二是高职基建档案信息化管理工作的制度化建设有待提高，目前很多高职院校在基建档案管理方面存在无依据可循无标准可依据的问题。三是高职院校进行基建档案信息化管理的基础不够坚固，基建档案信息化管理的工作人员专业知识匮乏，技能不过关。四是高职基建档案管理过程中信息的利用率较低，很多高职院校基建档案管理虽然采用了信息化的手段，但是由于并没有合理地利用信息化技术手段，致使信息化技术手段的使用对于基建档案管理效率的影响并不明显。
2改善高职基建档案信息化管理工作现状的措施
2.1正确对待高职基建档案信息化管理工作
首先，基建档案管理部门的领导层应该认识到信息化管理的优势，通过了解这种信息化管理模式基建档案管理部门的领导人员会重视起高职基建档案管理工作的信息化，并积极引进先进的硬件设施来保证高职基建档案信息化管理工作的物质基础，领导层的正确意识还可以逐渐传染给其下属的工作人员，使实际管理基建档案的工作人员也可以正确对待高职基建档案管理的信息化。其次，基建档案管理部门工作人员对信息化管理的正确认识，可以促使他们积极学习对基建档案进行信息化管理的技能，减少他们在工作过程中的失误，提高基建档案管理工作的规范性。
2.2做好高职基建档案信息化管理的制度建设
高职基建档案信息化管理的制度建设能够以书面的形式正式让员工们意识到基建档案信息化管理的重要性，在进行高职基建档案信息化管理的制度建设时，一方面，应该考虑我国相关法律的规定以及相关行业的标准，制度要求应该符合法律法规的要求，保证基建档案管理人员进行档案管理时所遵循的是正确合理的标准和制度要求。另一方面，高职院校应该规范一些在建项目和工程负责人的职责和态度，这些手中掌握高职院校原始基建资料的人员应该配合基建档案管理部门的合作，不应该以各种理由拒绝基建档案管理部门对于相关资料的使用要求，这种横向的协作机制可以提高基建档案信息化管理部门的工作效率和工作质量。
2.3提高高职基建档案信息化管理工作相关人员的专业技能
无论高职院校基建档案信息化系统的硬件和软件是如何的先进和发达，工作人员是进行基建档案管理的实操人员，这有这部分实操人员的专业技能满足要求才能真正使信息化手段发挥功效。高职院校的基建档案管理部门在招聘和吸引基建档案管理的工作人员时，应该严格考核这些人员在高职基建档案信息化管理方面的专业知识和技能是否过关，只有对高职基建档案信息化管理方面的专业知识和技能都达标的人才可以接受。此外，对于从事高职基建档案信息化管理工作的在职人员应该进行定期的培训，不断提高这些基建档案管理人员的技能，扩展他们的眼界，让这些从事高职基建档案信息化管理工作的在职人员可以在日常的工作中不断完善不断进步不断创新。
2.4积极建立高效的信息资源系统
为了解决高职基建档案管理过程中信息的利用率较低的问题，应该积极建立高效的信息资源系统，提高高职院校基建档案管理的效率，可以通过构建电子化数据库以及增强网络环境的运行效率。首先，高职院校基建档案管理部门应该建立一个信息完整的电子数据库，信息完整的电子数据库不仅可以帮助工作人员有效的检索，而且可以增加基建档案管理工作的质量，高职院校为了构建一个信息完整的电子数据库，应该至少进行三种电子数据库的建设：高职院校全部基建档案的电子版数据库的建设，高职院校内单个建筑物的基建档案资料的电子数据库以及高职院校子系统的基建档案电子数据库，这三个数据库的建设能够使高职院校的基建档案资料以电子形式进行存档，既保证了基建档案资料的全面完整，又使得基建档案资料的保存条理清晰，高效便捷。其次，高职院校基建档案管理部门应该完善网络环境，网络的使用可以提高相关人员对高职院校基建档案进行查阅和远程传输的便利程度和速度，以便于及时对相关的基建档案资料进行保存和管理，在日后进行基建档案的检索和审阅时，也不用对纸质的基建档案逐个进行处理，可以说这提高了大多数高职院校进行基建档案管理的工作步骤。
3结束语
本文通过分析高职基建档案信息化管理工作中存在的问题，给出了完善高职基建档案信息化管理现状的策略：端正高职基建档案信息化管理工作人员对工作的态度和认识，做好高职基建档案信息化管理的制度建设，提高高职基建档案信息化管理工作相关人员的专业技能，积极建立三个基建档案数据库并完善网络环境。
作者：钱琳琳 单位：常州机电职业技术学院
参考文献
[1]赵哲琼.浅析高职院校基建档案管理中存在的问题与对策[J].现代经济信息,2013(6):52-52.
对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的有效共享，其具有信息传输网络化、信息处理一体化、信息利用共享化和信息服务社会化等特征，主要包括以下内容：一是基础设施建设。二是信息资源建设。检察档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，其开发和利用是档案管理信息化建设的核心任务，是检察档案信息化建设的实效所在。三是标准规范建设。四是应用体系建设。五是人才队伍建设。
深入剖析基层检察院档案管理信息化建设的制约因素
一是档案管理基础工作不牢。一方面，在硬件环境上，缺乏实施信息化管理的工具设施，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机、缩微设备、复印机以及光盘、磁盘等等，导致纸质档案的转换、加工处理、整理分析工作受到严重影响，快捷高效的信息化管理也就无从谈起;另一方面，在软件环境上，缺乏档案信息化管理各个环节的标准规范，如在把纸质的档案转换成电子文档这个阶段，缺乏详细统一的标准来要求什么样的纸质档案应该采用何种转换格式，导致相同类型的纸质档案经过不同的部门和人员处理就有不同电子格式，增加了信息化管理的工作量和工作难度。
二是可用档案信息资源不多。长期以来，基层检察院档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集，始终未能摆脱重藏轻用的局面：即重视档案部门内部组织管理，轻视研究和预测检察机构及社会对馆藏信息的需求;重视馆藏服务方式，轻视深层次的信息服务;重视馆藏档案信息的政治性和保密性，轻视馆藏档案信息的社会性和文化性;重视以实体为中心的保管模式，忽视以信息整合为中心的后保管模式。
当前阶段，基层档案管理工作的主要内容涵盖了会议资料、文件存储、档案信息管理等多个方面，核心要求是在科学的档案管理理念指导下为基层单位的日常工作提供可靠的数据支持。而在我国当前市场经济飞速发展、各领域新型技术不断涌现的新形势下，传统的档案管理已经难以真正的满足基层档案管理工作的实际需求。具体来说，主要表现在如下几个方面：
（一）档案管理队伍综合专业素质有较大的提升空间
必须认识到，档案工作本身具有鲜明的特殊性，尤其是基层档案管理工作中，基本上不可能作为主体性工作存在，因此大部分的基层档案管理人员一般都由资料员、技术员兼任。而在这种情况之下，基层档案管理工作岗位的频繁更换，客观上影响了整体管理水平的进一步提升，尤其是不利于基层档案管理队伍技术的革新和信息化建设的推进。值得一提的是，当前信息化已经成为我国市场经济环境下多个领域的主要发展方向，而在基层的档案管理工作中，同样有着巨大的必要性和重要性，而现有的相当一部分档案管理人员只能完成基础的档案存储、资料收集工作，对于计算机操作的相关知识则一知半解，严重的影响了基层档案管理工作的发展和提高。除此之外，大量新兴的档案管理工作方法和管理工具的出现，也同样受到现有的管理工作队伍素养不高的影响而难以普及，这一点值得我们给予必要的关注和重视。
（二）基础档案收集工作完成情况尚不乐观
在基层档案的管理过程中，档案收集是保证档案服务有效性的重要前提，而档案资源的整体利用现状更是直接受到了基础档案资料收集质量的严重影响。这种情况下，如何利用新技术、新手段来更好的完成档案收集工作，就成为当前我国广大基层档案管理人员所必须正视的问题之一。但是必须认识到，当前仍然有大量的基层档案管理工作处于混乱无序的状态之中，大量的档案不经分类就进入存储阶段，同时存在编号不统一、目录索引残缺等问题的存在，更是严重的影响了正常的档案资源的利用。这些问题的存在，实际上是沿袭自计划经济时期档案管理办法的工作思想在作怪，因此我们首先需要从思想上加以改进，让我们广大的基层档案管理人员认识到档案管理对于基层单位工作展开的重要意义。
（三）传统档案管理无法适应新形势下的管理要求
客观上来说，图片是档案存储过程中表达能力最强的一种方式，同时该方式在基层档案管理工作中的引入，能够有效的保存那些具有较高历史价值的档案。而当前阶段档案管理工作中，由于传统的管理方法和存储方法已经远远无法满足实际需求，带来的大量珍贵历史档案资料的损失让人扼腕叹息。新形势下，我国信息技术产业的高速发展，为无纸化档案管理工作的开展提供了必要的技术支持，这种情况下，电子档案、声像档案等新型档案模式的出现，客观上要求我们必须改进现有的基层档案管理工作，加强其技术水平。
二、基层档案管理工作的发展建议
（一）充分发挥基层档案管理队伍的常规作用
我们必须深刻的认识到，基层档案管理事业的发展客观上要求我们必须改进传统的管理思想，坚持以人为本管理理念，进一步加强基层管理工作人员的专业素养水平，为基层档案管理事业的发展打下良好的人才基础。作为我国档案管理的基础性组成部分，基层档案管理工作的开展是信息资源利用和开发的最前线，只有档案资源被合理的利用，才能为我国的市场经济的发展提供必要的信息基础。这种情况之下，如果基层档案管理队伍的综合业务素养水平欠佳，必然严重的影响一系列基层工作的开展。而在新形势下，档案管理人员必须不断的提升专业能力和业务能力，为档案管理综合水平的提升做出积极的努力，保持端正的工作态度，不断加强我国基层档案管理工作的有效性和科学性。
（二）进一步规范基层档案管理工作，增加投入、完善管理
按照我国现行的档案管理相关规定，建立健全一套行之有效的档案存储、档案标号制度体系，并从实际情况出发，为基层档案的收集、整理、利用工作的平稳有序进行提供必要的制度支持，使之形成良性循环除此之外，我们还必须进一步加强对基层档案管理工作人员的考核力度，保证基层档案管理工作的开展能够有足够的人员作为保障。而档案管理工作人员应不断的提升自我素养，为管理工作的顺利完成做出积极的努力。当然，必要的档案建设投入同样是保证基层档案管理工作顺利完成的重要物质基础，如增加存储硬件设备、更新换代管理软件等，为档案的长期保存提供支持。
（三）从实际情况出发调整档案管理工作
诚如上文中所介绍的，我国当前档案管理工作的发展过程中表现出明显的信息化特点，这种情况下，我们必须进一步的加强电子档案的基层建设工作，推进声化声像档案的收集、整理工作，同时还要进一步加强“大事记”档案建设。电子档案存档需使用专门的存储设备，控制电子档案存放的温湿度，通常为18摄氏度，湿度39%左右，同时做好磁场防护、防尘工作，为我国的档案事业又好又快的发展做出应有的努力。
三、总结
【关键词】城市结构，城建档案，档案管理，启示
1、城市化背景下的城建档案管理概述
简单地说，“城市”在人类社会发展进程中发挥着重要的社会功能集中作用，城市建设本身也属于城市化的组成部分，这就从客观上加强了城建档案管理的重要性。新形势下，城市化发展已经从人类社会无意识层面向有意识层面转化，而在城市化发展引导要求下，城建档案管理工作发挥着重要的参考借鉴价值。从当前我国城市化背景下分析，城建档案管理工作的主要内容包括以下两个方面。
第一，针对城市化背景下的城建档案管理工作进行科学定义和定位。很显然，“城建档案”本身属于“档案”的范畴，这就不难进行科学的定义和定位。我国学者在学术层面提出的“城建档案”定义被描述为：城市区域内进行城市规划、设计、管理等工作中形成的文字、图片、表格、视频等原始性资料。狭义地说，城建档案本身就是档案体系的一个分支，在侧重点方面更关注城市活动。但同时，仅仅将城建档案定位于“档案”是不科学，也是不合理的，这样一来它并不能发挥自身的价值。学术界普遍认为城建档案管理工作属于科学档案管理范畴，这是由于“城市化”对社会发展所产生的巨大效应，其价值已经不能仅仅局限于城市活动体系内去衡量。
第二，在建设中国特色城市化道路过程中加强对城建档案管理认识。提高对城建档案管理的认识，就必须明确城建档案在社会建设公共领域发挥的作用。上文中笔者重点从“档案”角度展开了分析，只能说明城建档案的“符号特征”，再不原有定义和定位的前提下，本质上城建档案与社会发展的多个层面产生了“交叉效应”。因此，城建档案在管理上应该提高一个层次，列入与党政公文同样高度的体系，并将其作为区域经济发展、宏观经济调控的重要依据。
2、基于城市结构理论的城建档案管理分析
需要特别说明的是，所谓“城建档案”的内涵不能简单的理解为“城市建设档案”，它本身所包括的内容是很广泛的，包括城市经济、文化、科技等诸多内容，简单地可概括为“城市科学”，泛指城市经济学、社会学、管理学等一应内容，而这些内容又是构成城市结构理论的重要因素。基于此，城市结构理论应用在城建档案管理中具有必要性。
第一，城市结构理论概述。将城市结构作为理论研究对象，可以借鉴社会管理学中的分层模式展开，基本可以划分为三层模式：第一层为自然生态环境，它也符合人的自然属性基本被整，在内涵层面由城市地理、气候、水文、大气、生态等内容构成，这些自然要素是决定城市结构的基础。第二层为人类生产力建筑层，顾名思义，城市不可能自我形成，它的一切物质原来都是由人类生产力创造出来的，包括最基本的建筑、交通等，也包括能源、通讯、供水、供电等服务内容。第三层为人文层，或者称之为城市文化层，它的内容十分广泛，包括人文化、经济、政治、教育、宗教等；值得一提的是，以上三个层次从低向高是逐渐递进关系，前者为后者提供了存在和构建基础。
第二，城市结构理论对城建档案管理的作用。参考城市结构理论的分层模式，可以映射到人类社会对档案管理的基本运作体系，即由高到低的发展趋势，总体上可以划分为三个阶段，分别是城市自然档案、城市勘察档案、城市测绘档案。这些内容直接影响着城市建筑的存在状态，而建筑恰恰是构成城市的基本元素。因此，在城建档案方面的体现为：城市规划档案、城市建设管理档案、城市建设工程档案、城市文化档案、城市科研档案等。很显然，这些档案中的内容都应该具有记录的原始性，而它们的存在格局与城市结构理论是呈现明显对应关系的，例如人文层与专用档案、公文档案、教育档案之间的密切联系，最终汇总为城建档案中的“社会档案”体系。因此，充分促进城市结构理论在城建档案管理中的应用，可以实现其科学性和合理性要求。
3、城市结构理论在城建档案管理中的应用途径
第一，可以有效地促进城建档案管理工作向信息化方向改革。当前我国已经进入了全面的互联网时代，数字化城市建设成为一个重要的引导趋势，它可以全面实现城市人文环境、生态环境中的要素归纳。城市结构理论提供了很好的信息化方向，并结合城市结构理论的基本框架，用来实现自然层、建筑层、人文层等方面的资源系统构建，避免城建档案中固有的资料缺陷造成信息化方向改革的偏离。
第二，可以充分发挥空间信息功能实现城建档案信息的整合。所谓“空间信息”在城建档案的促进效应方面表现为可视化服务，一方面，城建档案中主要以文字、表格、图片形式呈现，这样一来给人的感受较为乏味枯燥，城市结构理论中以城市建筑为基础，将地表上下全部的要素都呈现在人们眼前，包括不同年代、社会时期的特点，这样一来城建档案的记录内容就不断的增加，体系更加完整。另一方面，不可否认我国城建档案的生成主要来源于建筑产业，这样导致城建档案的内容相对单一、范围相对狭窄，配合城市结构理论可以实现进一步的丰富，如将自然环境和地下管道之间关系分析作为城建档案的一项内容，在我国水系发达、水资源丰富的区域更能够突出其特点。
第三，可以更深入地挖掘城建档案信息中的有价值信息内容。现阶段我国城建档案中主要包括的是城市建筑的相关资料，这些建筑本身也具有一定的历史价值、文化价值，配合城市结构理论来研究建筑的出现契机，可以为教育、科研等提供更为详实、丰富的材料；类似的，可以继续深挖城建档案中的相关信息，并以此为中心开展丰富性工作，进一步扩大了城建档案信息的关联度，从侧面提升了相关资料文献的分享力度。
参考文献：
[1] 陈小英. 城建档案管理的难点问题及解决对策[J]. 城建档案，2009，09：33-36.
[2] 许松桦. 浅析城建档案管理的数字化建设[J]. 黑龙江档案，2013，04：64.
关键词：档案数据库 档案分类全宗原则 电子文件
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。
一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用
从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。”“这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”
笔者将档案分类作为影响档案数据库建设的基础理论，该理论直接影响着档案数据库建设的方向。在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分，便于对档案进行多角度的灵活定位；历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征，有助于完整理解档案内容，这也是档案数据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上，在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的，彼此是不可取代的。
二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。
其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性——原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。像文书立卷工作中要求的“保持文件之间的历史联系”、科技档案管理中的“成套性原则”等思想都可以通过数据库的设计得以体现。
第三，依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。
三、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养
电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。
与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。换言之，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。美国当代著名的电子文件管理专家戴维·比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”②
紧接着的问题在于如何确定用于描述的元素，元数据理论为此提供了解决方案。元数据就是数据的数据，用于描述数据的内容（what）、覆盖范围（where, when）、质量、管理方式、数据的所有者（who）、数据的提供方式（how）等信息，是数据与数据用户之间的桥梁。元数据通过描述信息资源的属性，用于识别、评价、追踪资源，从而实现对信息资源一体化的组织和有效管理。根据对电子资源管理的需要，元数据可以分为描述型、管理型、技术型和使用型、保存型。事实上，电子文件是多种不同类型信息的一个集合概念，对于不同类型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的属性集。元数据最基本的功能是通过数据元素集定义资源对象的各类属性，这些属性的大量实例可以表达为关系型数据库中的表，或者以XML等形式进行置标，从而能够利用数据库系统或各类应用软件进行管理。可见，以元数据为中间对象，可以利用数据库实现电子文件的有效管理。
参考文献：
一、智慧档案馆研究的意义和价值
“智慧地球”概念的提出促使城市从数字时代走向智慧时代。2013年，我国首批193个智慧城市试点起航，开辟了智慧城市建设的新征程[1]，在此背景下，档案富有的人类智慧的支撑作用凸显，如何留存和管理在智慧城市新型IT生态环境中形成的新的、动态的、海量的数字记忆，确保智慧城市的发展脉络和业务活动以数字档案的形式得以记载和传承成为亟待解决的问题。而传统档案资源多层次分级、分散、孤岛式管理方式与智慧城市的跨行业、跨区域、跨部门的业务协同、资源集约与交换共享等要求形成强烈的反差与不协调，这就迫切需要重构档案馆的基础体系结构，建立一套完整的与智慧城市运营发展要求相适应的新的档案管理基础理论和方法体系。这一研究在档案馆理论体系构建和实践应用发展等方面具有重要的价值和意义。
（一）理论方面，能够丰富和拓展档案学的基础理论。未来的智慧档案馆必将跨越传统实体档案馆的边界而以数字形态且富有智慧地存在和发展，实现馆际IT基础设施共享，档案资源互联，制度、技术与业务集成，档案人之间及其与利用者之间的业务协同和服务交互，这一发展态势需要在实践中研究和提炼一整套包括目标、功能、组织、人员、制度、资源和运作模式等基础理论体系，以指导和支持数字档案馆业务流程优化、档案资源精细化管理和档案信息服务多元化适应。
（二）实践方面，从记载历史、延续文明的角度丰富智慧城市的内涵，从数字生态、城市全局的角度部署档案工作体系架构，提升和延伸档案管理的整体功能。智慧档案馆作为智慧城市建设与发展的基础单元纳入城市顶层规划而得到史无前例的重视，智慧城市建设集新技术、新行为、新思维于一体的新型城市生态环境，为智慧档案馆的档案资源统筹管理、档案工作高效开展、档案服务能动与个性化提供了从法规到标准、技术到业务、风险识别到安全保障的智能化系统体系框架，在此框架下设计和实施的智慧档案馆整体解决方案将使国家档案馆功能得到提升并融入智慧城市体系。
二、智慧档案馆研究突破了现有数字档案馆的研究范畴
智慧档案馆是在数字档案馆发展和智慧城市建设背景下，档案馆发展的高级形态。20世纪90年代以来，国内外档案专家和学者围绕档案资源的数字化加工和信息化管理方面取得了较大进展，推动了数字档案馆的快速发展，并在此研究的基础上结合智慧地球、智慧城市的生态特征开始探讨智慧档案馆的研究。
国外研究者虽未明确提出智慧档案馆概念，但其数字档案馆从建设之初，其标准建立、技术架构和运营模式等都充分考虑了如何实现档案资源整体共享、跨部门协作和不断适应现代新技术和新型智慧城市生态发展的问题。美国的电子文件档案馆（ERA）项目主要从技术视角，研究如何构建开放、敏捷的集成系统体系结构，以适应技术变革与业务拓展带来的潜在需求；加拿大图书档案馆（LAC）提议则从档案管理与资源整合的视角，研究如何将数字文化遗产管理纳入国家战略，从而建立能够管理国家文献遗产的数字保存体系和可信任数字仓储系统（TDR），以适应国家和城市快速发展的需要；澳大利亚数字文件管理协议（ADRI），从标准规范视角开展区域联合行动，推动跨国、跨馆数字文件和档案资源统一管理标准体系的形成，以引导全球范围内档案工作的科学规范开展[2]。我国数字档案馆的理论研究和实践探索经历了从单一档案业务系统、馆藏数字化到整体信息系统构建[3]，从个体数字档案馆到区域性数字档案馆[4]运作模式变革的研究，从IT集约化服务型数字档案馆到云数字档案馆[5]的探索。
在智慧城市背景下，档案界从数字档案馆功能提升、资源整合和深度挖掘、智慧技术运用、感知计算等角度，对智慧档案馆的概念、功能架构等进行了初步的探索[6]；在建设实践方面，上海、浙江、青岛等省市已作了一些有益尝试。这些前瞻性的研究和开拓性的实践为智慧城市背景下档案资源的整体聚合、科学保管和高效利用奠定了良好的档案文化意识、技术系统环境和专业操作技能，为提升档案馆“智慧”营造了基础资源条件和专业业务氛围。但现有这些研究和实践还难以适应智慧地球和智慧城市的发展要求，主要体现在：
（一）在组织层面，缺乏从国家、城市数字化发展的整体角度规划和安排数字档案资源的整合服务，缺乏城市层面档案管理的组织架构和工作体系的全局部署。以往依附于实体档案馆而架构的数字档案馆系统，难以实现城市档案资源的系统化聚合、统筹化管理和高效化利用，而这一要求正是智慧城市发展的基础保障。
（二）在理论层面，现有的研究多局限于档案管理模式、运行机制、资源整合的宏观构想以及系统功能的中观要求，而智慧型数字档案馆的构建需要有在创新技术应用环境下的制度安排、业务模式和运作机制的一套完整理论体系的支撑，才能高起点、高水平地引领档案事业方向，指导智慧城市背景下档案工作的最新实践。
（三）在实践层面，缺乏深入到系统功能实现、文件对象控制、档案资源聚合和组织管理运作等各个层面的完整的现代档案馆实施方法和操作规程，而局限于指南性的功能要求和宏观描述，难以支撑档案馆现代化运作的全面实现。
随着智慧城市快速发展，档案馆的信息化建设和发展将从档案资源的数字化和信息化管理拓展和延伸到档案馆的全面现代化管理，包括档案馆运行管理智能化、档案库房管理现代化、档案制度贯彻的系统化、档案信息利用的知识化以及智慧档案人经验知识的代代相传。应该说，智慧档案馆将逐渐突破实体档案馆的组织运作、基础设施使用和档案资源聚合的传统管理运作模式，形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式，它的基础体系架构、系统构建原理和实施方法将随着智慧城市生态环境的变化而调整和进化，这就需要档案领域专家、学者在档案馆的组织运作和信息系统建设等方面进行突破。
三、智慧档案馆研究的基础体系架构
与以往档案馆追求稳定的静态思维相比较，智慧档案馆的发展则更需要体现其与时俱进的动态特征。一方面，智慧档案馆的建设与发展需要深化应用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术，再造档案工作流程、整合档案资源，使档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力，作为智慧城市不可或缺的重要单元而发挥其记载历史、传承文明和资政惠民的作用；另一方面，依赖网络而发展的智慧档案馆将逐渐突破其实体档案馆的组织边界、自给自足的IT基础设施和档案资源分层分级的传统运作模式，形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式，它的组织管理形态、技术系统结构、业务工作原理和管理运作模式将随着智慧城市生态环境的变化而不断地调整、优化和进化。
图1勾画出智慧城市背景下智慧档案馆的基础体系结构，它体现了智慧城市背景下档案馆全面现代化管理的新特征。技术层通过支撑保障系统、档案仓储系统来保证档案馆对人、事、物的智慧感知；并将这些感知经过互联网、物联网、通信网传递到海量数据中心，实现档案资源的集约管理和全面整合；应用层通过智慧服务系统和智慧管理系统来满足智慧城市的服务需求，提供档案信息的集成服务和智慧启迪。
这种“双层四系统”的基础模型构建，适应了智慧城市生态特征发展背景下，档案馆的全面现代化管理。因此对智慧档案馆的研究视角从制度、资源、业务的体系结构、技术、馆员、服务六个维度全面拓展和延伸。
四、智慧档案馆研究的主要任务
智慧档案馆基础体系结构决定了它的实现不仅仅是建设一个技术系统，它是档案馆发展的高级形态，它的构建需要深化使用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术，全面整合档案资源、再造档案工作流程，使得档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力，作为智慧城市不可或缺的重要组成部分而发挥其记载历史和传承文化的作用。因此，智慧档案馆的实现而是需要将档案人、档案馆基础设施、档案馆业务、各类新型的信息技术和智慧城市对档案馆的信息消费需求进行紧密结合，实现档案馆内部全面信息化，这就需要有一套智慧档案馆的基础理论、技术体系和实施方法论的支持，这些内容将是未来智慧档案馆研究的主要任务：
（一）智慧档案馆的基本理论体系的研究。基础理论是档案馆及其系统建设与发展的统领和指南，其研究需要充分理解智慧城市新型城市生态环境的特征及其对信息资源管理与信息消费的整体要求，分析智慧城市背景下档案馆的发展趋向和存在形态，明确智慧档案馆的基本概念、组织形态和工作体系，研究其内涵、特征、构成要素、组织结构、职能分工及在智慧城市中的定位、作用和发展，并在此基础上进一步探索国家档案馆的组织结构和整体部署。
（二）智慧档案馆系统框架结构研究。系统是业务开展的主体要素，是档案资源安全保存和提供利用的主要工具，其研究需要从制度、业务、资源、技术、服务和馆员六个维度研究智慧档案馆的基础体系结构及协同工作机制。从档案工作的全程控制性、档案业务的制度遵从性、档案资源的统筹管理性、档案服务的社会多元性、馆员技能的综合要求性和管理实现的技术支撑性等角度全面设计智慧档案馆的体系结构及六个维度之间的相互关联与制约的协作机制。
（三）智慧档案馆的实施方法论。实施方法是理论和业务得以落地的方法保障，其研究需要从智慧人、智慧系统、智慧工作和智慧服务等多个层面研究和分析智慧档案馆对智慧城市生态系统的基础要求和资源依赖；从管理制度建设、档案资源聚合、业务流程优化、馆员能力提升、系统集成架构和IT服务管理等方面研究智慧档案馆的实现原理和实施方法，结合智慧城市的生态环境和档案资源管理的要求，提出一套能够用于指导智慧档案馆建设与实施的整体解决方案，并在一个在建的数字档案馆工程中进行验证和改进。
关键词：基建档案PDCA循环法则价值鉴定
一、问题提出
基本建设是一项由多主体参与，建设周期相对较长并高度依赖各种专业知识的智力型活动。基建档案是基本建设全生命周期中形成的文字、图表、声像等具有保存价值信息资料总称[1]，具有最原始、最真实、最全面的特性，是对相关项目进行进一步改扩建或修缮的基本依据。基建档案除具有一般文书档案原始记录性、信息性、真实性、价值性等特点之外，还具有内容专业性、成套完整性、现实使用性、整理动态性、来源广泛性、
收集滞后性的特点[2][3]。
文献检索以及管理实践表明，我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意识不强、资料不全、整理不规范、硬件投入不
足、人员队伍力量薄弱等问题[4][5]，
与欧美发达国家差距较大。以美国为例，美国政府十分重视基建档案收集与保管，档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富，比如西雅图港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外，甚至连产业主最初用钢笔勾画的建筑物意向草图都装入了镜框，妥善保管。
为夯实我国基建档案管理实务工作基础，提高基建档案管理研究水平，本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践，从业主方[6]角度研究了我国基建档案管理工作。
二、研究重点
围绕基建档案管理实务要求，本文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等，力图建立一套相对科学、标准的管理体系。
（一）基建档案管理机制研究
从管理层面分析，基建档案管理是一个闭合循环渐进完善的体系。鉴于此，本文运用“PDCA循环法则”，按照统分结合（“业主方制定管理总体计划―各责任主体制定并实施具体管理计划―业主方验查并总结”）的思路，开展基建档案管理机制研究。
1. PDCA循环法则概述
PDCA循环又被称为“戴明环”，是由美国质量统计控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而来，经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全面质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。PDCA循环法是按照Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）顺序依次开展工作，并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过PDCA循环，成功经验应加以肯定并推广，推进管理的标准化；失败教训要加以总结，以应用到下一个循环，实现基建档案管理能力的阶梯式上升。
2.基建档案管理流程分析
基于PDCA循环法则，将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检查以及经验总结四个阶段。
（1）计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制定，是基建档案管理的总纲。总体计划制定是基建档案全过程管理的起点，始于项目生命周期中“提出项目概念”阶段，主要内容包括：一是明确档案管理是项目管理的必要组成，要求其他建设相关方[7]必须重视基建档案收集与整理，界定清楚各方管理责任；二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间；三是明确档案管理的组织方式，包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等；四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的具体工作计划。实施计划必须与总体计划保持一致。其他建设相关方制定的实施计划须报经业主方批准同意后，方能生效。
（2）管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划，明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求；分块实施是指其他建设相关方围绕项目建设管理规划大纲以及基建档案管理总体计划，制定具体的档案管理实施计划，履行各自档案管理职责，完成总体计划的各项要求；集中归档是指项目建设完成后，其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方，由业主方进行查验、接收，并依据相关标准和要求，进行分类、装订、归档、移交或备案。
（3）检查监督。基建档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心，具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中，业主方要将定期检查与不定期抽查相结合，做好基建档案管理的监督检查。二是其他建设相关方的自查。其他建设相关方要对照经批准认可的实施计划做好档案归档以及经常性自查，健全借阅制度、复印制度，保证档案及时收集、完整归档、管理规范。
（4）经验总结。经验总结既是基建档案管理系统中的承前启后环节，也是业主方提升档案管理水平的关键程序。对于管理过程中的好经验、好做法，要及时总结提炼，形成制度，进行推广，做到标准化；失败教训更是弥足珍贵，应引起业主方高度重视，组织研究应对措施，以避免在下一个PDCA循环中再出现类似问题，逐步提高基建档案管理的整体水平。
（二）基建档案范围管理研究
借鉴现代项目管理中范围管理理论，定义基建档案范围管理为项目生命周期内所有有价值档案的综合管理和控制，以及完成档案管理总体计划所规定的必须工作，并且只完成那些必须完成的工作。基建档案范围管理包括初始定义、范围确认、范围变更控制等三个环节，基建档案范围管理主体是业主方以及其他建设相关方，其中业主方是最终责任主体。基建档案范围管理研究基础是档案价值鉴定理论。
1.档案价值鉴定理论概述
档案价值鉴定是现代档案管理中的重要方法和重点内容，是指鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识，对档案质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。根据档案价值鉴定三段论，范围管理是现代档案管理“前端控制”的重要手段。
2.初始定义
基建档案范围管理初始定义是指基建档案管理主体依据国家档案管理相关法规、规章、标准和基建程序，进行基建档案管理内容的初始化定义。基建档案范围管理初始定义是档案价值鉴定的前提与基础，也是形成基建档案范围管理成果的最终依据，应在基建档案管理总体计划中予以明确。业主方是基建档案范围管理初始定义的管理主体。
3.范围确认及变更控制
基建档案范围管理的范围确认是指其他建设相关方依据初始定义，并结合各自管理职能，对基建档案范围管理内容予以认可的行为过程。范围确认结果是开展基建档案管理的直接依据，应在实施计划中体现。其他建设相关方是基建档案范围管理范围确认的主体。对于基建档案范围管理初始定义有异议的，有关建设相关方须按基建管理程序向业主方提出变更申请，获得批准同意并调整初始定义后，方能生效。
4.范围管理成果
基建档案范围管理经“自上而下”和“自下而上”双向沟通与确认后，最终形成三项成果：一是工作任务书，明确基建档案管理的主要任务；二是工作说明书，详细解释基建档案管理过程中的相关事项；三是工作分解结构（WBS），确定基建档案管理的工作体系与责任体系。工作任务书、工作说明书、分解结构（WBS）是基建档案范围管理的核心要件，也是进行基建档案验收的最终依据。
（三）基建档案归档方法研究
项目竣工后，业主方需按一定原则对基建档案进行归档、编号。结合管理实践，我们认为基建档案归档需充分考虑“现实使用性”的突出特点，遵循“方便查阅，便于使用，完整保存”的原则进行编号归档。
国家档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），要求档案以“件”为单元进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒。我们研究认为，基建档案归档要在满足行业标准基本要求前提下，遵循基建文件自身形成规律，保持文件间有机联系，采用“按基建程序各阶段形成文件作为分‘件’单元；‘件’内文件批复在前，申请在后，转发文在前，被转发文在后；项目结束年作为档案归档年”的方法进行基建档案归档，以保证基建档案连续性、整体性和合规性。
三、对策建议
基于上述研究，开展基建档案管理工作，要着力抓好以下几点。
（一）增强意识，重视基建档案管理工作
一是要转变基本建设“重申报建设，轻资料收集”的观念，特别是单位“一把手”要充分认识到基建档案的重要作用，加强档案重要性宣传，营造并形成“人人重视档案资料收集，人人具备档案管理基本素质”的良好氛围，将基建档案管理与合同管理、质量管理、进度管理、资金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重视基建档案管理软实力和硬件设施建设。建立健全基建档案管理人员激励与考评机制，注重对基建管理人员的档案知识培训，鼓励开展基建档案专题研究，提高基建档案管理的智力支撑水平；加大资金投入力度，运用新兴科技提高档案设施装备水平，保证档案资料存储安全、使用便捷，实现管理的信息化与现代化。
（二）采取措施，提高基建档案管理要求
基建档案管理面广、涉及主体多，管理难度大。业主方作为最终责任者，要发挥好统筹、协调与指导作用，研究采取有效措施，细化对其他建设相关方的管理要求。一是进一步建立健全基建档案管理机制，将档案管理计划细化为总体计划、实施计划两个层次，分级制定，分块实施，集中归档；明确基建档案管理的工作任务书、工作说明书以及工作分解结构（WBS），界定清楚各建设相关方的管理责任。二是要将基建档案管理要求形成条款纳入有关合同，以明晰业主方与其他建设相关方的责权关系，强化基建档案管理实施的强制性。三是要进一步建立健全基建档案管理的监督制度、借阅制度，保证项目档案能够及时集中归档，避免零散分散保存，造成遗失。
（三）强化研究，逐步增强基建档案管理科学化水平
随着现代管理学的发展与现代科学技术的进步，基建档案管理应与时俱进，不断运用新理论、新技术，逐步提高管理的现代化水平。在此过程中，应加强基建档案管理专题研究，以提高管理实务的智力支撑储备水平。一是要进一步加强基建档案管理机制研究，使得基建档案管理与基建项目流程管理更加协调一致，各建设相关方更加自觉地强化档案管理；二是要继续加强基建档案管理标准体系研究，逐步提高基建档案管理的标准化水平。
参考文献：
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作者单位：中国水产科学研究院
关键词：档案学；生态学；档案生态研究；述评；展望
20世纪90年代末，档案界开始关切档案生态研究，尝试从生态学角度分析档案系列问题，初步提出了相关命题，开了档案生态研究的先河，为后期档案生态研究奠定了学术基础。今天，生态学普遍应用在人文社会科学研究中，成果凸显。在图书、情报、档案领域，利用生态学理论分析专业问题也不再陌生，相关概念如图书馆生态、信息生态、情报生态及档案生态、档案信息生态系统、数字档案馆生态系统等被不断提及并被学术界持续关注，同时，国家各层次相关社科基金也纷纷为此研究立项，支持学术界持续、深入地开展相关研究。为此，本文将在文献综述基础上，梳理并分析档案生态研究现状和发展趋势。
1档案生态研究发轫
单纯从生态学融入人文社会科学的角度观之，环境问题是人文社会科学引入生态学理论的重要基点。正是在全球化的浪潮中，全球环境问题、地区环境问题等成为人们关注的焦点，生态学思想也恰好进入了人们的视野。由此，环保问题、生态安全问题、转基因问题、物种问题等，成为生物学家和社会学家共同关注的问题。在此基础上，相关的交叉学科不断涌现，相关的交叉研究层出不穷，相关的交叉成果琳琅满目。档案界也正是在此背景下，在信息生态的关注中开始关注并研究档案生态问题，提出了档案信息生态、档案文化生态、数字档案馆生态系统等研究命题，为档案生态研究开了先河。
1.1生态研究及其应用。生态学（Ecology），是德国生物学家恩斯特•海克尔于1866年定义的一个概念：它是研究生物体与其周围环境（包括非生物环境和生物环境）相互关系的科学。英语ecology是由希腊语词汇“Οικοθ”（居住在同一家庭中的人）和“Λογοθ”（学科）组成，意思是“研究居住在同一自然环境中的动物的学科”，目前，已经发展为“研究生物与其环境之间的相互关系的科学”。[1] 20世纪40年代以来，生态学发展迅速，应用广泛，研究对象与领域不断拓展，相关分支学科不断涌现。[2]生态学发展至今，其内涵和外延都有了变化，尤其是随着全球人口猛增，环境问题和资源问题不断凸显，促使当今生态学研究日益从以生物为研究主体发展到以人类为研究主体，从自然生态系统的研究发展到人类生态系统的研究，因此，生态学的定义应当反映这种变化，把研究人与环境的相互关系包括在内。为此，在集成众多生态学研究成果的基础上，邹冬生、高志强认为，当今生态学可以定义为：生态学是从系统的高度，研究生物与其环境之间相互作用关系的科学，其中的生物包括人类、动物、植物和微生物，而环境则包括自然环境、人工环境以及社会经济环境；[3]曹凑贵认为，生态学可定义为“研究生物生存条件、生物及其群体与环境相互作用的过程及其规律的科学，其目的是指导人与生物圈（即自然、资源及环境）的协调发展”。[4]
20世纪80年代以来，随着全球化的推进，生态问题成为全球问题之一，生态学也从诞生时的生物学范畴衍生到政治、经济、文化、社会领域，尤其是在政治学与经济学领域，生态学的应用可谓百花齐放，各类成果不胜枚举。笔者认为，生态学由自然科学进入人文社会科学，最大的功效是为人文社科提供了思维导图，使人们尝试运用生态学理论从观察自然界转移到观察社会生活，如企业生态、政治生态、社会生态以及文化生态等。其中，生态位理论尤为明显，生态位概念揭示的是生态个体、种群和物种生存与竞争的普遍规律，该理论20 世纪80 年代开始被引入社会科学研究的领域，成为研究人类社会巨系统中的一个分析工具。[5]
1.2档案生态研究。档案生态问题，不言而喻，正是借用生态学理论和思想，参考其他人文社会科学的研究成果，积极地将生态思想引入档案学研究领域的专业学术研究，根本目的，是在拓展档案学研究视野基础上，为档案事业的发展出谋划策或者是提供思维导图。而如何去实现，如何去选择生态学的理论，怎样使得生态理论和思想与档案研究之间取得关联等，这便是档案研究者、档案从业者需要面对和思考的直接问题。随着生态学知识在图书情报档案界的应用，除图书馆生态、信息生态、情报生态研究外，档案生态研究也业已初步展开，并取得一定成果。据笔者通过中国知网以“档案+生态”为关键词，以“题名”为限定条件进行检索统计，截至2011年8月，显示相关文章98篇，与档案生态研究直接相关文章近20篇，其中，有关档案信息生态系统研究最能体现档案生态研究之思想，不仅积极引用借鉴生态学知识思考档案问题，在此基础上，提出了档案信息生态系统理念，为学术界认识和研究档案问题奠定了基础。据统计，在目前有关档案生态研究的文献中，明确提出“档案信息生态系统”的有3篇，分别为薛春刚《档案信息生态系统的平衡与档案事业的可持续发展》、种金成《档案信息生态失衡问题研究》 [6]及葛翠玲的《档案信息生态失调原因探析》[7] ，其中，薛春刚一文[8]对档案信息生态系统进行了初步界定：它是指以实现档案信息的产生、积聚、传递、开发、利用等为目的，具有特定的结构和秩序的由各种要素组成的相互关系的总和，其组成要素有人、信息、设备及指导其运行的档案学术理论等。并指出，理想的档案信息生态系统应该是平衡的、稳定的系统，是“人造系统”、“开放系统”以及“动态系统”，突出强调人、信息传递、环境变换在档案信息生态系统中的表现。
目前，生态学理论和知识在学术研究领域得到广泛应用，成为跨学科研究的典范之一。借鉴生态学知识开展专业研究，不仅适用于历史学、经济学、社会学等传统人文社会学科，也同样适用于新兴社会学科。尽管档案生态研究业已开展了初步研究，但不可否认的是，档案生态研究仍然处于起步状态，但研究的问题深度不够，成果不多，有关专著更是鲜见。为此，笔者以为，摆在档案生态研究面前的首要问题，是进一步推动档案生态研究的开展，使得档案生态研究在广度与深度上同时得到提高，即有更多的人参与档案生态研究，更多的成果体现档案生态研究，更多的问题驱动档案生态研究。
2档案生态研究现状
通过“档案生态研究发轫”的论述，我们对档案生态研究的主题有了基本把握，也对档案生态研究的前因后果有了初步认识，为今后档案生态研究提供了参照。接下来，笔者将以传统文献综述的方式详细分析档案生态研究现状，为档案生态研究的未来提供系统的文献梳理和问题导向。
2.1文献回顾。档案作为社会存在一分子，档案工作作为社会工作的重要组成部分，档案与生态有自然的内在关联，实际上，我们从传统档案管理实践来看，作为档案管理重要内容之一的“档案保护”问题，其实，涉及诸多自然科学知识，尤其是生物学知识和传统生态理念，这在《档案保护技术学》这门课程上得到鲜明体现。同时，告诉我们，利用生态学知识开展档案保护工作，也是档案事业建设与发展重要手段之一。前文中，笔者通过中国知网检索统计，截至2011年8月，显示相关文章98篇，其中，与档案生态研究直接相关文章近20篇。而在国家社科基金立项层面上，金波教授《数字档案馆生态系统研究》课题、卞昭玲教授《信息生态学理论与我国居民电子健康档案管理研究》课题，分别在2008、2010年度获得立项研究。通过分析检索出的文章，我们发现，档案生态研究起步于20世纪90年代末期，其中，《利用农业科技档案为生态农业建设服务》[9]一文，是档案界最早从生态角度开展档案研究的专业论文，作者从档案的角度，分析了农业科技档案为生态农业建设服务的系列问题，尽管，不是我们所说的档案生态研究，但对我们后期开展档案生态研究具有启发意义；而《档案信息生态系统的平衡与档案事业的可持续发展》[10]一文，应是档案生态研究的开山之作，该文旗帜鲜明地从生态学角度探讨档案信息生态问题，并首次从生态系统的高度，认识档案事业可持续发展问题，诚如其文所说，意在“着重探讨影响档案信息生态系统平衡的诸因素，及保持和恢复档案信息生态系统平衡的途径”。
新世纪以来，在上世纪末研究基础上，生态思想进一步被档案学界借鉴和引用。有人撰文提出建立“生态档案馆”，[11]当然，这纯粹是从建筑生态的角度认知档案馆建设低碳、环保问题，是传统档案保护技术研究的传承；有人提出，要关注“档案生态位”， [12]分析了档案作为社会信息群中的一个子系统，在社会信息系统中独树一帜的原因，指出，“档案，作为社会信息群中的一个子系统，……以它的真实性、开发性、系统性、滞后性等特点，区别于其他信息，而在社会信息系统中独树一帜，并由此，形成它独特的‘生态位’――司法工作的凭证，战略决策的依据，科学研究的参考，宣传教育的凭据等”，虽然文章较短，但“标题党”效应明显，明确地将处于生态学核心理论之一的“生态位”理论引入档案学研究，并提出“档案生态位”问题，至今不乏参考意义。事实上，这已经涉及档案与其他事务之间的生态生存问题，可以说，已经很“生态”了；有人提出“生态式思想与档案馆管理制度”，[13]此文已经将生态思想贯彻深入到档案管理制度层面，具有一定的研究深度；还有提到“我国档案业务工作环节的生态学考察”，[14]此文引入生态式管理理念，可以弥补传统“科学管理”的不足。生态式管理追求管理的整体功效，向一切等级制挑战，它使人生发新的潜能，使档案工作可持续发展，这已经从档案业务环节内部开始了档案生态考察，为我们全面认识档案管理工作开启了新的分析视角；同时，将文化生态有关理念引入档案学研究，也成为新的研究增长点。《从文化生态学视角看档案文化市场的构建》[15]、《文化生态与中国传统档案文化》[16]、《文化生态对中国传统档案文化的影响》[17]以及《试析档案文化的社会生态系统属性》[18]等文，这些研究，已经集中体现了档案文化生态研究的初步成果。《数字档案馆生态系统的建构》[19]一文，通过生态学的理念，全面引入到数字档案馆的研究中，把数字档案馆作为一个有机的生态系统，系统分析数字档案馆生态系统各生态因子及其相互关系，建构数字档案馆生态系统结构模型，为数字档案馆建设与研究提供参考。而本文也正是作者主持国家社科基金“数字档案馆生态系统研究”（编号08BTQ040）的项目成果之一。而作者近年来以课题为支柱，已经指导多篇有关数字档案馆生态系统研究的硕士学位论文，有数字档案馆生态系统环境、结构、保障机制、运行机制以及评估等系列研究。南昌大学张东华则在《数字档案馆信息生态平衡及其策略研究》[20]一文中，论述了保持数字档案馆信息生态平衡的意义，分析了数字档案馆信息生态失衡的表现及原因，并提出了保持数字档案馆信息生态平衡的应对策略。
2.2研究述评。纵观上述文献回顾和分析，我们看出，目前，档案生态研究还处于起步阶段，相关研究成果还不是很多，尤其是专著除了传统档案保护技术学教材外更是鲜见。从国家社科基金的立项来看，反映了档案生态研究在档案学学术领域受到重视，且相关课题也被提到国家层面，需要开展深度研究以解决实际问题。从已有的成果分析来看，我们认为，主要研究突出表现在初步的借鉴层面，缺乏深度的专业研究且研究层面比较分散，呈现零星研究状态，缺乏系统深度研究层次。可喜的是，近年来，国家社科基金已持续关注档案生态研究，相信随着这类以课题为中心的档案生态研究，将会呈现出不一样的成果。
笔者以为，借鉴生态学理论研究档案问题、探索档案发展等，这其实是涉及学科嫁接这一基本问题，不算创新。若想提升至创新层次，迫切需要直面“如何选择、如何关联”问题，进而回答“如何实现”，即通过学科嫁接或者理论嫁接抑或思想嫁接，最终是“为我所用”，使生态理论为档案事业作“嫁衣裳”。虽然，档案生态问题客观存在，但实际上，档案生态却仍是个新生问题，相比相关学科而言，我们的交叉研究刚刚起步，我们的专业关注还很薄弱，我们的专业视野还很狭窄。为什么说客观存在？我们知道，生态问题与环境之间息息相关，档案与环境之间关系也很密切，相关的研究也很多，但缺乏理论深度和社会高度，生态学的问世及应用为档案与环境研究提供了理论视角和思想路线。作为新生问题，只缘从生态学视野关注、研究档案问题的太少，已经提出的档案生态问题声音太弱，迫切需要档案人开始高度关注，积极研究，充分应用相关研究成果，形成档案生态理论和思想，促进档案工作发展。
3档案生态研究展望
档案生态研究，尽管在20世纪90年代末业已开启，在新世纪初得以全面展开，并在国家社科基金立项课题层面进入深入研究序列，可见，生态学与档案学之间的关联研究，业已获得了国家层面的认可。但从目前的研究成果来看，相关深度研究仍然缺乏，其研究空间仍然广阔，需要学人在前期研究基础上继续深入研究，不断拓展档案生态研究的广度和深度。笔者以为，在未来档案生态研究层面，可以从以下诸角度开展研究。
3.1档案事业生态环境研究。目前，档案事业发展迅速，特别是在信息网络技术驱动下，档案事业发展呈现诸多新特点，如新领域的开拓（数字档案馆的建设与发展所带来的系列专业问题）、新环境的呈现（档案事业发展环境需要直面信息网络技术驱动下的网络社会现实环境）、新问题的困境（档案事业在“传统与现代化”的转型历程中出现的各类问题，如档案信息化、档案信息资源组织、电子文件的采集与长期保存、数字档案馆等结构与功能等）等，所有这些新领域，均可归结为档案事业发展的生态环境问题，需要学术界有针对性地开展专题研究，一方面，从生态学的视角分析档案事业建设与发展的新问题，另一方面，通过跨学科的介入拓展传统档案学研究的范围。
3.2数字档案馆生态系统研究。实际上，数字档案馆生态系统理念的提出，是基于生态系统的角度观察与分析数字档案馆系列问题，而提出的跨学科性研究课题。该课题，在金波教授主持的国家社科基金课题推动下，目前，已经取得初步成果。就数字档案馆生态系统研究课题本身而言，我们认为，数字档案馆生态系统理念的提出，是建立在生态系统理论对数字档案馆建设与发展的战略影响的前提下提出的全新概念，这也是近年来，生态学理论与生态系统理念在人文社会科学领域具体应用的进一步发展。面对未来，数字档案馆生态系统的培育与发展问题至关重要，这不仅涉及数字档案馆的进一步可持续发展问题，且关切到中国档案事业在政治、经济、文化、社会等各领域的全面推进与发展。我们可以从生态系统理念的角度，提出数字档案馆生态系统理念，并从战略上规划数字档案馆发展，为数字档案馆生态系统的培育与发展指点迷津。可以预见，随着数字档案馆建设投入的加大和相关研究的深入，该课题将会面对更多新情况，需要学人持续跟进，从生态学、系统学角度进一步研究和分析数字档案馆生态系统相关的各类问题。
3.3档案文化生态研究。目前，文化生态研究是人文社会科学领域的重要研究内容，据百度百科解释，文化生态核心思想有三：[21]①广义指人类在社会历史实践中所创造的物质财富和精神财富所显露的美好的姿态或生动的意态；②狭义指社会的意识形态以及与之相适应的制度和组织机构；③泛指人类在社会历史实践中所创造的物质财富和精神财富的状况和环境。档案作为人类文明的承载，它自身蕴含着丰富的文化特性，通过文化生态的引入分析档案文化生态问题。目前，档案界在档案生态研究成果中已有初步涉猎，有涉及档案文化市场研究的，如《从文化生态学视角看档案文化市场的构建》；有从中国传统档案文化角度分析的，如《文化生态与中国传统档案文化》与《文化生态对中国传统档案文化的影响》以及《试析档案文化的社会生态系统属性》。这些研究，已经集中体现了档案文化生态研究的部分成果，但还有待于进一步展开系统深入研究，从文化生态学视角，深度探讨文化属性层面的档案及档案文化与“大文化”、“文明”等关联命题。从档案自身文化属性以及文化生态研究趋势来看，系统从生态学、文化学等角度，分析档案文化生态课题具有广阔的空间，它不仅有利于拓展档案学自身研究的领域，而且，可以提升档案学研究的深度，也是传统档案文化研究的升华。
3.4档案生态管理研究。生态管理（ecosystem management，也有学者称之为“eco-management”），20世纪70年代起源于美国，20世纪90年代，成为研究和实践的热门。由于自身的复杂性，生态管理无论是作为理论还是实践至今仍处于发展中。生态管理的理论基础非常广泛，它跨越了生态学、生物学、经济学、管理学、社会学、环境科学、资源科学和系统论等学科领域。[22]生态管理思想是生态管理理念的集中体现，认为“生态系统是自然-社会-经济复合而成的系统，对于它的管理与调控，必须在遵循生态学原理的同时，受到社会、经济规律的调节和制约”，需要通过生态管理思维达到“维持依赖于自然资源的社会经济修通之间的一种平衡”。 [23]鉴于生态管理在社会领域的广泛应用，作为从生态学、系统学等多学科角度综合提出的档案生态研究命题，生态学自然对其影响深远，不仅是此概念提出的直接动因，为其进一步发展提供了动力源泉。传统档案学学科体系中，档案管理学处于核心地位，这与档案管理活动的实践性以及档案学起源于档案管理实践密不可分。在生态思维大力引入管理实践的今天，作为管理性特征突出的档案管理实践来说，引入生态管理思想具有逻辑的合理性。我们认为，在未来档案生态研究中，引入生态管理思想渗透入档案管理实践具有必要性，借鉴生态管理理论研究档案管理活动具有实践的可行性。
档案生态研究尽管已经起步并有诸多成果问世，但学无止境，档案实践也在不断地变化发展着，需要学界同仁持续跟进，进一步探索档案生态研究的前沿课题，不断拓展档案生态研究领域，为档案事业建设与发展提供理论指导。
注：本文系国家社科基金项目：“数字档案馆生态系统研究”（08BTQ040）成果之一。
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