关键词:人性化 人事档案 管理服务
中图分类号:G271 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)10-222-01
传统的档案管理模式是物本管理,档案员工作重点在于整理、保管档案和日常利用工作,而在建设和谐社会的今天,档案工作的核心应该转到服务上来,其目标是让利用者满意,确立以人为本的服务理念,更新服务观念,最大限度地满足利用者的需求。从管理与服务的内涵出发,人性化要求符合人的需求的行为,人事档案人性化管理与服务是上级和下级之间,档案员和使用者之间在档案工作中的互动形式。一方面,以尊重、关怀使用者为宗旨,与使用者进行心贴心地沟通、交流,建立相容、平等、互利的关系,创造和谐、温馨的文化氛围;另一方面,任何一个组织都是一个有机的整体,组织中各个部门之间相互协作、配合才能正常运转,档案工作中的人性化管理与服务能够在组织机构的运转中发挥作用,使组织的正常功能得到高效发挥。
一、档案工作中的人性化管理
人本管理作为正确认识和处理人与其他生产要素的辩证关系,重视人的智慧、创造力及其主导、能动和决定性作用,将人作为“活力源”而形成的关于人的科学理念。人性化的管理则是将组织中的每一个个体作为关注中心,把调节、控制和管理人的行为看作是管理好整个组织系统的关键,把调动人的积极性和创造性看作是搞好整个管理工作的根本。
1.管理方式的变更。传统的管理把人视为经营的手段、人仅仅是机械的延伸、研究人只是为了提高人的工作效率,而在人性化管理中,人是管理的目的,以“人”为中心,把人各层次需求的自我实现作为管理的核心,创造一种促进人不断学习和积极发展的氛围,使之成为组织成员的共同愿望,使组织成员自发进行内在的知识积累,然后在此基础上实现个人及组织潜力的外化,形成个人的自我实现和组织的创新发展。
档案管理工作虽然人员较少,组织结构简单,但也存在着个人目标与组织愿景协同一致的问题,重视情感管理,营造舒畅、和谐的工作环境同样显得重要。通过情感管理可以激发人的动力,充分发挥其积极性和创造性,提高管理效能和服务质量。
2.管理制度的柔化。柔性管理的最大特点,在于它主要不是依靠权利影响力(如上级的发号施令),而是依赖于员工的心理过程,依赖于从每个员工内心深处激发的主动性、内在潜力和创造精神,因此具有明显的内在驱动性。档案管理层级在人员、组织方面存在着有利条件,比如服务的专业性、针对性强,应用上更显直接;工作开展灵活性高,往往一人身兼多职,责任划分清晰,不易相互扯皮推诿;人员结构层次少,便于提高管理的科学性、准确性和系统性;传递信息及时有效。结合这些特点,更应该发挥灵活高效的优势,引入柔性管理手段,为各项业务的开展创造有利条件。除了针对各级档案管理人员,档案管理还有面向使用者的一面。在目前表现得较为突出的矛盾通常集中在制度层面。比如档案借阅时对借阅者戒心重,处处登记,时时监督,手续繁琐,使利用者处于被防范的地位,易产生逆反心理和对立情绪。引入柔性管理,在具体的条款内容上,既作出严格规范,又要采用委婉、温馨的语句取代“不准”、“不允许”、“严禁”、“不得”等强硬语句,以提醒的方式沟通,切实体现对使用者价值和权利的充分认同,将人文关怀外显于各个业务环节和服务细节中,这样才利于建立良好融洽的关系,才能将硬性的规章制度柔化为人性化的基于自律的管理模式。
3.管理人员素养提升。档案管理建立在一系列的制度、流程和信息技术上,但最终还需要既有良好职业道德,又拥有专业档案管理及其他相关学科的知识,并掌握计算机技能的工作人员来实现。档案员的素质应当不断地通过岗前培训、日常业务培训、双向交流、派出学习等方式提高。档案员所具有的服务意识、服务能力、服务礼仪等对使用者的心理有很大的影响。如果在服务过程中不仅有“百问不厌”的服务精神,而且具备“百问不倒”的服务素质,态度和蔼、诚恳,服务积极、认真,说话和气、礼貌,这种和谐的人际氛围很自然地会被对方所接受、所感染,服务的价值也将得到提升。另外,身体动作,面部表情,穿着打扮,空间利用等在内的非语言因素也将在很大程度上反映职员的职业素养。在建立培训交流机制的同时,完善监督、考核机制也是各级档案员素质提升的有力保障,通过对工作的完成情况、绩效结果、群众评议的考核考查,可以查缺补漏,发现问题,及时改进,同时也是增强档案员的责任意识,激发其内在动力,主动地提升自身素养、提高工作效率的有效途径。
二、档案工作中的人性化服务
档案工作中的人性化服务应该是一种以人为本的服务理念和方式,它以尊重、关怀使用者为宗旨,与使用者沟通、合作,提高使用者对档案工作的满意度,促进档案所承载信息效用的最大化。有学者将人性化服务的特征归纳为:服务理念的人本化、服务态度的人情化、服务方式的多样化、服务设计的人格化和服务环境的生态化。
1.服务理念变革。传统的档案管理以“物”为本,重“物”轻“人”的现象由来已久。人性化服务理念要求服务从以档案为中心向以使用者为中心转移。档案工作的目的是为了应用,要实现其价值就必须树立以使用者为中心的服务理念,档案员要从使用者的实际需要和利益出发,理解、关心和尊重使用者。服务导向要求档案员不仅要以现实需求为主,还要能够预见和挖掘服务对象潜在的需求及其变化趋势,利用自身具备的专业知识协助使用者准确表达信息需求,进而将档案工作的开展建立在具有科学依据的分析判断之上。例如本单位职工的人事档案保存在上级管档机关,不方便及时查阅,提供信息时,本单位可以与人事档案相对应,为专业技术人员建立技术档案,提供考核、学历、职称、奖惩等方面的信息材料,可以保存重份人事档案材料或档案复印件,为职工提供及时方便的信息查询服务。
2.归档方法改进。人事档案是个人基本信息、学习及工作经历、德、能、勤、绩、奖惩状况的综合记录,是历史、全面地记载个人综合信息的载体,是各级组织考察、了解和正确选拔、使用人才的重要信息和依据,它在人才的选拔、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。归档材料一直以来是由组织人事部门收集和管理的。这种“背靠背”方式形成的个人档案,难免发生错误。因此,归档内容的透明化也成为档案人性化服务的一个改进方面。收集个人信息要公开,收集的方式方法程度要让当事人知道,人事档案的建立者和管理者应以适当的方式告知当事人其人事档案的建档的程序和内容,当事人知悉有关个人档案的建立、处理、保存和利用的情况,当事人如有需求,可以查询本人档案目录。这样做利于消除个人对人事档案的神秘感,更好地发挥人事档案的作用。
3.工作环境优化。人性化的环境,能超越其物化外表,而成为精神的、人为的审美世界,成为一种可以对使用者施以教化的富有审美意义的文化环境。物理环境方面,布局合理、环境优美、标识醒目、具有个性的阅档室服务环境,足以使使用者感受尊重知识、尊重人才的人文关怀,营造人性化服务环境,必须从观念和设计入手,将情感化、以人为本的理念贯穿其中。阅档室墙壁上应标明归档制度、借阅制度、保密制度等事项,室内温度、湿度、光线、色彩力求令人舒适愉悦,除库房外,可有盆景、花草的点缀,高雅字画装饰,人文关怀的功能布局,会使利用者减轻工作的紧张感。人文环境方面,工作人员应该提高服务意识、端正服务态度、提升服务质量,通过文明用语和恰到好处的体态语言使读者产生宾至如归的感觉,努力营造一个和谐的环境,使使用者能够全方位地感受到环境与人的亲和力,真正为其营造一种无微不至的人文关怀环境。
一、高校档案工作在信息化背景下存在的主要问题
我国档案工作具有悠久的历史，但是档案服务途径却相对较少，基本上采用的是面对面的方式，传真服务、电话服务等比较现代化的服务方式尚未普及应用，也没有建立网络在线服务或者邮件信件服务渠道。目前，我国大多数高校在档案服务方面主要以档案信息查阅、档案复印、开具证明等业务为主，并没有开展档案咨询服务、档案目录信息服务、档案陈展等服务。由此可见，高校档案服务方式及服务途径仍然比较单一，档案信息资源的开发利用程度不高，并没有将档案的服务职能充分发挥出来。
二、信息化背景下进一步完善高校档案服务的策略
（一）双向性服务
高校档案服务的根本是为了促进高校自身的发展，高校档案部门的主要职责是为高校后勤保障、学校教学、科研以及学生管理等相关工作提供优质服务。在高校教学管理过程中，高校档案服务的内容应包括以下几个方面：①为高校营造一种良好的学术研究氛围，适当增加创新研究工作。②为教学评估提供基础性的参考数据，同时应提供跨学科研究成果，还应该提供反映社会需求的相关材料。③在学生管理和培训过程中，应提高学生的基础教育素质以及专业素质，提高学生的社会适应力。
（二）主动性服务
现阶段很多高校档案信息服务普遍存在缺乏有效性、主动性、系统性等问题，虽然一直以来高校都在提出加强主动服务的口号，但是并没有认真实践，有的高校虽然也开展了一系列主动性服务，但是创造性不足，只是在延伸一些传统服务项目。如果仍然采用这种被动式的档案服务，极易导致档案信息缺乏完整性、系统性，也无法充分发挥出档案的社会功能及其价值。笔者认为，为了确保全面、认真落实主动性档案服务，应制定科学的评估制度。目前，档案工作者评估中主要采用的是科研项目、获奖、论文、出书等评价指标，应该将评价指标进一步细化，比如评估档案服务的有效性，评估档案实体管理中的规范性及安全性，在档案分管工作中应评估形成档案的完整性及其准确性，而在档案检索工具中应评估其完备性。这样的评价指标更加全面、具体，针对性也更强，有利于激发档案工作者的创新欲望，端正档案工作者的态度，从而提高高校档案服务质量及效率。
（三）大力采用现代化先进的服务手段
目前，各种先进的信息技术正在潜移默化的改变着人们的生活、工作和学习方式，也逐渐成为人们在日常生活和工作中必不可少的部分。高校档案服务工作也应该做到与时俱进，大力引进先进的信息技术进行公共档案信息服务。具体而言，高校应根据自身的特点建设一个极具特色的档案网络数据库，充分利用网络信息的优势为广大师生提供更加便捷、高效、准确的档案信息服务。在高校档案数据库建设过程中，应注重数据库的个性化，尽可能满足广大师生对于高校信息服务的多样化需求。同时应注意突出数据库的实效性，这就要求档案服务工作人员应定时更新、完善、补充数据库的内容，使档案信息服务和社会保持同步。
（四）应加强高校档案管理人员队伍素质建设
一、档案文化服务发展契机
社会主义文化大发展的美好前景，既给档案工作提出了更高的要求，同是也为档案部门开展档案文化服务工作提供了良好的发展契机。
（一）档案管理与服务工作融入文化发展格局。各级档案部门应把为社会主义文化大发展大繁荣开展服务，作为今后的目标和方向之一。转变档案服务观念，把档案管理、服务工作与社会文化发展结合起来，把档案工作与社会文化建设、公众文化素养以及档案文献资料为社会公众文化服务结合起来。把在社会中传播社会主义先进文化作为档案服务工作的重要部分，面向本区域、社区乃至全社会提供开放性、现代化的档案文化服务。充分挖掘馆藏档案资源的深厚文化内涵，编撰一批具有高品位文化价值的档案文化精品；积极探索档案文化“走出去”的服务模式；以文化自觉和文化自信，融入社会文化发展格局，全面提升档案文化影响力。
（二）档案部门树立档案文化服务意识。满足人民群众基本文化需求是社会主义文化建设的基本任务。坚持政府主导，按照公益性、基本性、均等性、便利性的要求，加强文化基础设施建设，完善公共文化服务网络，让群众广泛享有免费或优惠的基本公共文化服务。档案资源作为公共文化服务资源的一部分，承担着公共文化服务的重要职能，档案部门应树立和加强档案文化服务意识，充分发挥档案资源优势，不断满足社会公众的文化需求。树立档案文化服务意识，应强化以下意识：（1）机遇意识。推动社会主义文化大发展大繁荣也是档案事业一次重要的发展机遇，档案部门都应抓住机遇、创新思维，拓展档案服务新领域、宣传档案新内涵，充分发挥档案资源的文化功能。（2）责任意识。文化大发展背景下，档案人员应把档案文化服务作为一项责任和义务去贯彻执行，自觉围绕文化大发展大繁荣这一目标，把档案资源建设好，突出特色、塑造品牌，彰显档案文化服务功能。（3）发展意识。树立科学发展观念，与时俱进，紧跟文化大发展的时代步伐，深入调研文化大发展时代背景下的公众文化需求，依据档案资源文化特色，创新档案事业发展模式，适应文化发展需要。（4）开放与服务意识。充分发挥档案事业服务于社会主义核心价值体系建设的基础性作用，打破档案资源的部门局限性，树立开放服务意识，从民生和社会公众需求实际出发，举办各种形式的档案展览，编辑出版档案史料，打造出更多更好的档案文化精品，使全社会共享档案文化资源。
二、确立档案工作的文化服务功能
党的十七届六中全会讨论文化问题，说明提升文化软实力的重要性。近几年，档案部门对档案馆和档案的文化属性有很多的研究，如档案资源是文化资源的重要组成部分，档案馆在建设文化强国中的作用等。这说明我们在推进传统档案馆向“五位一体”的公共服务型档案馆转变。作为档案工作者，我们要有清醒的认识，档案人在一定意义上说也是文化人，档案和档案馆含有文化属性，参与文化强国建设是档案部门的重要职责之一。推动社会主义文化大发展大繁荣，离不开各级档案部门的独特作用。
档案是一定文化形态的产物，档案具有文化性。在中华文明生生不息、推陈出新过程中，档案事业发挥了不可替代的重要作用，档案资源的文化性可助力文化产业的发展，推动社会文化的发展与繁荣。因此，档案部门应转变观念，确立档案工作的文化服务功能。档案是人类文化的重要载体。档案部门也要切实遵循文化事业和文化产业发展的基本规律，拓展档案文化服务功能，以满足人民群众精神文化需求为出发点和落脚点，建立适合档案部门自身运行规律的管理机制。（下转第46页）
（上接第47页）
三、以文化大发展大繁荣为契机，开展档案文化服务工作
（一）档案部门应自觉开发档案资源的文化价值。党的十七届六中全会作出的决定，对于推动我国文化事业大发展大繁荣具有重要意义，同时为档案事业的发展带来了新的机遇。从档案的价值、功能及管理模式看，档案工作具有鲜明的文化特征，文化属性是档案事业的重要属性之一。各级档案工作是整个国家档案事业的重要组成部分，各级档案部门也应该重视开发档案的文化价值，发挥档案独特的文化功能，促进文化的繁荣发展。（1）档案工作的多元化服务。档案工作既要满足本地区用户的档案文献需求，又要体现其独特的文化功能，开展多元化的服务工作，要以满足广大社会公众的文化需求为导向和服务目标之一。（2）开发文化档案资源，打造文化品牌。档案部门应以文化需求为基础，主动开发档案信息资源，创造高质量、独特的档案文化产品，如根据本地区档案馆资源特色编研具有文化蕴味的档案成果、举办传播历史、文化的档案展览、加工制作文化范畴的音像视频、历史文化论坛、建立档案文化资源网站等。（3）培养档案工作人员的文化服务意识与能力。做好档案文化服务工作，档案工作人员的素质和能力是关键。档案人员既要做好自身的本职工作，又要融入文化发展的新格局，拓展档案服务工作的方向，创造有自身竞争力的档案文化产品，促进整个档案事业的科学发展。
（二）加强档案基础设施建设。档案是许多文化产品的“母资源”，档案馆可以成为文艺创作食粮的重要供应地。完全具有或部分具有经营性文化产业性质的一些部门和领域都可以从档案馆得到助推力。档案文化服务属于公益文化服务范畴，档案部门属于公共文化服务的基础设施之一。进一步完善档案基础设施，规范和加强各级档案馆建设。鉴定特藏档案、历史档案；征集、整理珍贵档案资料，丰富藏品，提高品位。拓展陈列展览场所，丰富陈列内容，并根据党委政府工作部署，围绕特定时期社会宣传教育主题，举办具有较大社会影响力和重大教育意义的展览活动，弘扬地域文化精神，提高公众道德水平和文化素养。
（三）努力提升档案文化服务水平。文化大发展背景下，社会对文化的需求日益增多，对文化服务的质量和水平要求更高。开展档案文化服务工作，要创新档案服务工作思路，深入探索如何充分利用档案资源、信息技术， 扩大社会影响力，整合馆藏档案资源，联合社会其他部门的档案资源，拓展档案的社会公共服务功能，进一步提升服务质量。树立“以人为本，民生优先”的观念，突出档案满足民生需求的作用。
【摘要】创新是社会各项事业兴旺发达的源泉，创新也是做好档案工作的根本动力，信息化建设是档案工作的重要途径，是档案工作的创新需要。当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，创新档案服务是与时俱进的必然要求。
【关键词】档案服务 创新 服务机制
服务是档案工作的主题，是档案工作的生命力，也是档案工作者的主要职责。我们在信息化时代的今天，要对档案服务工作进行创新，档案部门要进一步增强服务意识，不断创新服务机制，切实改进、改革服务方式，把档案服务工作提高到一个新的水平，着力于综合档案服务功能的开发，档案工作才能保持旺盛的生命力。
一、创新服务观念，转变服务思想
由收、藏、借用这种一般，向挖掘、编辑、研究高层次服务转变；由疲于应付日常业务，向开动脑筋、搞好超前服务转变。实现档案工作服务由被动向主动服务转变，由单一服务向全方位服务转变，由一般服务向深层次服务转变。首先使利用从被动查阅服务转向咨询服务，从闭门等待服务转向超前服务，从被动查找利用到主动提供利用，从预约联系服务转向跟踪服务，从提供纸质档案资料转向电子载体和纸质资料并用服务，从检索工具式服务转向编研成果式服务，真正体现服务的主动性、前瞻性、广泛性、开放性和针对性。其次，统计分析利用者的类别、层次和次数多寡，以此来掌握规律，发现需求的重点，难点和盲点，不但创新了利用服务，而且以此也掌握了现阶段和今后工作的侧重点、缓急点，也使我们清楚看到利用者的现实需求和潜在需求。我们也就可以紧紧围绕重点、难点和盲点，以此来增加档案工作的主动性和活力。再次，我们档案工作人员应创建利用者反馈意见登记，通过利用者对我们的服务态度，利用效果，利用深度以及希望改进的地方，用利用者的角度，希望，意见来加强档案服务的创新，从而改变现实档案服务利用从被动到主动的过程。
二、创新服务机制，提高服务水平
就档案服务来说，首先是要真正树立知识经济的意识。要采取积极有效的措施，扩大宣传，扩大档案工作的知名度，让更多的人了解档案，进而让更多人利用档案。其次是要全面认识档案的利用价值。不断丰富室藏，特别是加强科技档案、专业档案和特色档案的收藏，提供给利用者为现实服务。再次是重视和加强对利用者的研究。不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新。在服务的内容和范围上要创新。随着档案工作的发展，档案服务范围和内容不断扩大，从编史修志到历史研究，从证明年龄身份到处理经济合同，作用越来越大，应用的范围越来越广。在档案服务的范围和内容上，特别是要增强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性。
增强服务意识。档案工作人员站在全方位服务的高度，对档案的来源、使用、保管进行调查研究，加强信息反馈工作，提高档案资源合理利用率，对利用者要起到参谋和咨询作用；强化综合协调职能。综合协调就是在实际工作中，协调好各种关系，积极主动地为用户服务，做到不推、不挡，合理快捷地安排好用户对档案的利用，提高档案的利用率；强化档案工作者的业务水平。档案工作者业务水平的高低，直接影响着档案的利用效果，档案工作者必须努力学习专业知识，提高服务本领。每个档案工作者都要成为多面手，而且业务技术要精，这样才能扩展服务面，提高服务质量；强化联络职能。
三、创新服务手段，开辟档案服务新领域
1.建立档案室网页，开展网上利用服务。实施信息的网上检索，为用户提供更好的服务。在网站实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源。
2.开展在线服务。积极改变被动的、手工式的档案提供利用方式，采用主动的、现代化的档案服务方式。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询等服务方式，让利用者与档案室进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和阅览服务。
3.档案宣传。档案“与时俱进”地记录着单位的发展，举办档案展览是公布档案、展示历史、资政育人的重要方式，也是开展档案服务工作，向单位员工宣传档案、普及档案知识和培养潜在的档案利用者的重要手段。
4.咨询利用功能。查档接待是档案室服务的重要“窗口”，档案从“藏”到“用”，需要档案工作人员的创造。应培养和配备对档案熟悉并有一定研究的咨询服务人的利用率。要激发他们的利用需求。
5.拓宽阅览窗口功能，建立档案信息数据库，编制室藏指南，档案专题目录和各类编研成果，为阅览者提供快捷、优质的服务。
6.注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。
四、以人为本，开展个性化服务
1.开展个性化服务。满足不同的利用群体的不同需求，采取不同的服务方式，扩展档案利用服务的范畴。利用者主要分为技术人员和管理人员。具体来说，技术人员有着较丰富的经验，而且在利用档案之前，对利用题目进行了必要的准备，对他的服务主要是检索服务；管理人员他们希望得到系统的、全面的、完整的档案信息，对他们的服务主要是文献服务，除了在检索方面提供服务外，还需要提供咨询服务，解答他们在利用中遇到的问题。
2.做好主动服务。 必须加强宣传和指导，针对档案意识薄弱的问题，档案部门可以通过宣传档案的作用，介绍档案的内容来使人们认识档案在实践中的作用，可以通过各种途径积极开展宣传活动、服务项目、介绍有关的规章制度、档案利用成果等。
3.加强自身建设。一是提高业务素质。档案工作者要想更好地为利用者服务，必须有较高的基础知识、专业知识和相关的知识素养。以档案新知识、新理论、新技术为主要内容，采取自学、参加培训等多种形式，提高档案工作者的业务能力。二是提高能力素质。要提高创新能力，敢于创新，要提高服务能力，以利用服务者满意为衡量档案工作的标准。
参考文献：
关键词:社区服务;档案管理;探究;措施
社区服务中心与人们的生活息息相关，社区服务中心的档案不仅真实记录着社区服务中心成立以来的发展过程，也记录着社区服务中心在各个领域获得的建设成绩。加强对社区服务中心档案的管理工作，可以有效地促进社区服务中心的建设，提高人们的生活质量。
1社区服务中心档案管理的意义
将社区活动中具有一定存在意义的信息，通过文字、图像、图表、声音等方式记录下来的承载体即为档案。社区服务中心的档案又可以分为基础设施档案、财务档案、声像图片档案、文书档案以及科研技术档案等，主要对社区服务中心的医疗、文化活动、教育、私法援助以及社区服务中心的发展等状况进行反映。社区服务中心从事的工作具有长期性、复杂性，工作的主要目标就是帮助人们克服人与人、人与社会间的问题。社区服务中心的工作已经逐步涉及人们日常生活的各个领域，社区服务中心档案所面对的对象以及档案的内容也随之扩展。社区服务中心在开展有关的工作或者活动前，通过社区档案对社区居民的真实情况进行了解和分析，有利于工作或者活动的顺利开展，同时将此次的工作或者活动的情况进行记录并整理归入档案，为下次提供参考意见。社区服务中心档案管理工作就是通过社区人民的有关信息进行活动的组织，促进社区人民的交流沟通，达到服务与社区人民的目的。
2社区服务中心档案管理的基本现状
2.1档案管理人员的档案管理意识不足
在我国目前社区服务中心档案管理的实际工作过程中，相关的管理人员以及一些基层的工作人员都或多或少地对档案管理存在不够重视问题，大部分的工作人员将记录、整理、登记、装订等内容当做是档案管理工作的主要内容，并不会主动地对相关的材料进行积极的收集，同时对于档案内容书写的是否规范也并不重视，导致社区服务中心的档案记录出现书写内容不规范、记录内容不完整或者不准确等现象的出现。
2.2档案管理的体系和管理制度不完善
由于我国社区服务中心的起步较晚，社区服务中心的工作人员多为基层单位选派的新手，档案管理的业务能力不强，没有建立起完善的档案管理体系和管理制度，导致档案管理工作人员在进行档案资料的采集、整合、分类、归档等工作过程中出现操作不规范的现象。很多有价值、有意义的文件材料没有专门的档案管理人员进行收集和整理，无法及时地建档、存档，导致档案管理工作在材料数据收集方面的工作效率不高。
2.3档案管理的硬件设施不健全
社区服务中心的管理者对档案管理工作的不重视，在档案管理工作中投入的人力和物力并不充足，甚至可以说很少，导致社区服务中心档案管理的硬件基础设施不够健全。社区服务中心的管理负责人除了为档案管理工作中提供一定的档案室、档案架和其他所必须拥有的办公用品之外，再没有其他办公条件建设。
2.4档案管理的方式过于陈旧且人员不足
社区服务中心是基层服务的公共组织，进行办公的地点和人力都十分的有限，导致档案的存储空间有限、档案管理人员不足。许多社区服务中心的档案工作人员年龄出现老化现象，由于工作人员文化水平较低，没有掌握足够的专业管理技巧，社区服务中心档案管理的工作方式还沿用传统的管理方式，以纸质版为主，无法跟上信息时代的脚步，档案管理的方式过于陈旧。使用纸质的材料作为档案信息的承载体，不仅不利于资料的保存，资料本身也容易被篡改和泄露，社区居民的隐私受到威胁。许多档案管理的工作人员对建档后的维护工作不够重视，导致许多档案资料在建档后出现破损、丢失等现象。
3社区服务中心档案管理的完善措施
3.1加强宣传，提高档案管理人员的管理意识
在社区服务中心档案管理的工作过程中，应通过各种宣传手段，不断提高档案管理人员以及基层工作人员的管理意识，促使其综合素质的提高，使得管理者可以采用更为有效的管理方法管理社区服务中心的档案工作，保证社区服务中心档案管理工作逐渐呈现规范化、科学化的发展趋势，进而对档案资料的科学性、完整性、系统性以及连续性提供有力的保障，避免在档案管理过程中出现档案凌乱、丢失以及损坏等现象。例如，可以通过组织社区服务中心的全体工作人参与到关于《中华人民共和国档案法》的学习教育与宣传活动中，提高社区服务中心全体工作人员的档案观念，促进社区服务中心档案管理工作的有效开展。也可以通过对社区服务中心档案管理人员以及基层工作人员进行定期的培训，提高管理人员以及基层工作人员对档案管理工作的意识和重视程度。对档案工作人员的日常的管理工作进行不定时、突击性的检查，并依据相关的管理制度对档案工作人员的进行奖励或者批评，以完善的奖惩制度鞭策档案工作人员不断进步，进而提升其整体的职业素质。通过加强宣传，不断提高社区档案管理人员的管理意识，可以有效促进档案管理理念的不断创新，进而使得社区服务中心档案管理工作的工作质量不断提升。
3.2建立完善的档案管理体系和管理制度
在社区服务中心档案管理工作的实施过程中，通过建立完善的档案管理体系和管理制度，可以保障社区服务中心档案管理工作的规范性、全面性，有益于社会服务中心的建设与发展。社区服务中心的档案管理人员应将管理工作的实际情况与相关的法律法规结合，对档案管理中资料的收集、登记、归档、保管、保密、借阅、移交以及销毁等工作的规章制度进行逐步的完善，保证社区服务中心档案管理工作实现动态化，保证当出现档案受损或丢失等情况时，档案工作人员能够进行及时的补充，进而保证了社区服务中心档案资料的完整性。社区服务中心档案管理工作的针对范围十分的广泛，导致工作内容也相对繁琐得多，因此档案管理工作的责任必须严格落实到社区服务中心的档案管理部门之中，实现社区服务中心档案管理的规范化工作。例如，可以将社区服务中心的档案管理工作归纳到社区服务中心日常的工作会议之中，通过会议明确强调社区服务中心档案管理工作的重要性，将档案管理工作的责任明确落实到具体的部门、个人，使得社区服务中心档案管理工作的责任落实得到保证。社区服务中心可以加强档案管理部门的自我检查工作力度，保证社区服务中心档案管理工作的质量，同时建立相关监管部门和社区居民监督系统，在工作的管理过程中灵活运用法律、经济、行政等管理手段，促进社区服务中心档案管理工作的规范化发展。社区服务中心档案部门以及档案管理的工作人员，在日常的档案管理工作的过程中，也应做好自己分内的工作，使自己的本职工作发挥出应有的工作效果，使得社区服务中心档案管理工作在日常的运行中就保持一定的规范性。
3.3加强档案管理的硬件设施的建设
社区服务中心档案管理工作的硬件设施是开展档案管理工作的基础性保障，在社区服务中心档案管理工作的实施过程在中，应加强硬件设施的建设情况。档案的存储库房应具备防尘、防潮、防虫、防光、防盗、防火、防高温以及防有害气体等设备，设立独立的工作岗位对这些设备进行专门的维护管理工作。对于档案存储库房内的温度和相对湿度进行定时的记录，如果发现库房内温度或者相对湿度的数值发生严重偏离正常数值范围的情况时，要及时展开排除工作并采取积极有效的办法进行处理，降低存储库房内的安全隐患。在社区服务中心的档案管理工作中，还需要配备专门的照相机、摄影机、扫描仪、打印机以及计算机等设备，这些专业的设备可以提升社区服务中心档案管理工作中档案的立卷、检查、查询、编目、统计以及借阅等工作环节的工作效率。
3.4利用信息技术，改善档案管理的方式、解放人力
在信息技术高速发展的当今社会，社区服务中心陈旧的档案管理方式已经无法满足人们的需求，还浪费了一定的人力资源。将信息化的技术手段应用到社区服务中心的档案管理工作中，以电子档案的形式取代传统的纸质版存档的方式，实现社区服务中心档案的电子化管理，一定程度上保证了档案资料的保存效果，也解放了一定的人力资源。电子版的档案与纸质版的档案相比，大大减小了对存储空间和人力的要求。将电子档案以光盘、硬盘等形式进行存储，不仅缩减了存储空间，档案管理人员对档案的维护整理的工作也可以得到最大限度的降低，档案管理人员的精力和时间得到有效的节约，解放了一定的人力资源，且电子档案一定程度上解决了档案保管安全方面的问题。为了信息化档案管理方式的顺利实施，需要对社区服务中心档案管理人员的信息技术进行一定的指导与培训，在其掌握一定的专业技术后，再实行权限分配式的信息化档案管理方式，进而提升档案管理工作人员对工作的积极性，保证档案管理工作的质量和效率。电子化的档案管理方式也使得档案管理工作的管理者可以更加便利地对档案管理工作的工作人员进行监督、指导和考核，例如，电子版的档案管理节省了工作人员大量的工作时间，档案管理的工作人员可以将每一个月、每一个季度以及每一年的管理工作情况进行整体的汇报和总结，方便了上级领导对档案管理工作的指导与监督。
4总结
综上所述，档案管理工作对社区服务中心的建设和发展都有着重要的意义，社区服务中心可以通过增强档案管理人员的档案管理意识、建立完善的管理体系与制度、投入足够的硬件设施并且活用电子信息技术，不断提高社区服务中心档案管理工作的工作质量和效果。
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[3]王颖.社区服务中心档案管理的规范化措施分析[J].大家健康:学术版,2016(10):293-294.
1.充分认识档案管理工作的重要性是做好新形势下档案管理工作的首要问题
档案管理工作作为一种特有的信息资源，与社会的政治、经济、文化等领域有着千丝万缕的联系，小到一个单位，大到一个国家，关系到经济建设、社会各项事业的发展和人类文明进步。要大力开发档案信息资源，从档案利用的实际工作中认识到档案是宝贵的信息资源，是巨大的财富和无形的资产，认识到档案工作在单位建设中的地位和作用，从而在经费、人员、设备等方面给予支持，使档案工作得到更好的发展。因此，我们要充分认识档案管理工作的重要性，从实际出发，加大对档案部门的支持及人力财力的投入，并组织各部门认真学习档案业务知识和档案规章制度，设专职人员对档案进行管理。对档案专职人员进行业务培训和实行上岗考核制度，档案材料的收集补充、档案材料的鉴别、档案立卷、归档、档案的移交、档案的登记、借阅、检查等环节都要建立健全相关的规章制度和手续，并在实际工作中不断完善，以保证档案管理工作的的政策性、纪律性，档案内容的连续性、完整性，归档材料的真实和精炼。要以提供完美的服务为目标，处理好保密与服务的关系，尽量减少因管理不善造成的漏洞。档案工作人员要有较强的责任心和专业管理水平，能真实的记载和保存当前的各类档案，扎实做好新形势下的档案管理工作，对于科学构建档案事业的新体系，实现档案事业长远发展战略有着非常重要的意义。
2.进一步提高档案管理工作的服务意识
做好档案工作，提高服务意识是很有必要的，档案管理人员从一开始就要树立“工作就是服务”的观念，以增强服务意识和主动服务为工作点和归宿。针对这一实际情况，档案管理工作人员要重点做好以下三个方面的工作：
（1）为经济建设和社会发展服务。档案工作人员要增强服务工作的敏锐性，紧紧围绕本部门经济建设和发展的大局，不断拓展服务思想和服务领域，为扩大招商引资和对外开放服务；（2）为广大人民群众服务。要树立全心全意为人民服务的宗旨，想群众之所想，主动了解社会档案的利用需求，在工作中进一步加强现行文的收集力度，扩大服务范围，提高服务意识。（3）为领导领导决策服务。档案管理工作人员要密切关注本部门的重大活动、重大事件，准确把握工作中的重点、热点、难点问题，及时主动发掘整理档案信息或直接提供有关档案资料，为领导决策提供有效服务。
3.加强档案业务学习，不断提高档案管理工作服务水平
做好档案管理工作，加强业务学习，加快档案业务建设，是档案管理工作为现代化建设服务的前提。为了促进档案的全面发展和基础业务建设，使档案管理工作达到信息化、现代化管理，适应时代要求，档案工作人员不但要有丰富的档案专业知识，还必须熟练掌握现代信息技术、外语知识、社会科学知识、档案理论与实践及法律知识等，并学以致用，熟练运用电子计算机及现代化通讯设备来进行文件管理与检索，努力提高档案的查全率、查准率和调阅速度。与时俱进，增强服务敏锐性，拓展服务的深度和广度，不断提高服务水平。要完善竞争机制，使档案工作人员进一步明确“不爱岗就下岗，不敬业就失业”的压力感和紧迫感。虽然我们工作中会遇到许多困难，这就要求我们积极想办法，创造条件完成任务，要通过提供优质、高效地服务满足社会各方面对档案信息的需求，充分体现档案管理工作的价值。作为档案部门也应加强档案工作人员的业务培训，以适应社会发展的需要，定期举办各种岗位培训，邀请专家、学者讲学座谈，及时了解现代科学和档案学领域发展的新成果、新动态、新思路，以增强档案工作人员用档案为社会服务，为广大人民群众服务，时时刻刻将维护档案完整和安全的责任感与提供档案为社会服务的使命感紧密地联系起来，不断提高档案工作的服务水平。
4.建立健全各项规章制度是做好档案工作的保证
要做好档案工作，必须建立健全各项规章制度。有了切实可行的规章制度，才能实现现代化、规范化、标准化的管理。首先，制定《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案销毁制度》等制度，这些制度涉及到档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、利用、销毁等各方面，明确了档案的管理范围、管理原则和管理方法，使档案管理工作有章可循。《档案法》的颁布和实施，为依法管理档案工作提供了依据。自觉遵守《档案法》，明确档案工作者的权力、义务和责任，加强档案法制建设、依法治档，是做好档案工作的一个重要方面；其次，制定责任制。 一是分管档案工作的领导责任制；二是主管档案工作的岗位责任制；三是专兼职档案员责任制，做到档案工作有人做、有人问、有人抓。再次，从源头上规范归档文件材料。文件是档案的前身，档案是文件材料的归宿。
5.进一步加强争先创新意识
档案的价值在于利用，是通过服务社会取得实效来体现，档案管理工作作为一项基础性工作，服务性强，以往是坐等利用者上门，我们被动提供服务模式，很难适应改革发展的新形式，这就要求档案人员发挥主观能动性，化被动为主动，主动上门服务，并简化档案的利用手续，推行档案利用一条龙服务，为需求者提供准确有效地服务。我们要不断总结新经验、新做法，结合档案部门的工作实际情况从经济社会发展的需要出发，根据实践发展的要求，及时修正不合时宜的制度，并将符合实际需要的新经验和做法以制度的形式固定下来，依据制度管人理事，推进工作制度化、规范化、程序化。以创新服务水平、更新服务观念、深化服务内容、优化服务方式、服务水平为目标，密切关注重大活动、重大事件，准确把握档案工作的重点、热点，及时、主动地挖掘、整理档案，努力实现档案管理在理论上、体制上的创新，从而使档案管理工作及时跟上时代步伐。
档案管理工作的目的是为了更好的提供利用，而提供利用则是实现档案价值的最佳途径，经济效益和社会效益是档案具体体现。在新形势下，档案工作更应跟上时代步伐，掌握现代化先进技术和精湛的业务技能，进一步凝聚共识、凝聚力量，把十精神落实到档案工作上来，埋头实干，全面推进档案事业的健康、持续、快速发展，为早日实现“中国梦”贡献自己的全部力量。
【参考文献】
【关键词】档案利用平台 中外合作办学 高校学生档案
【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）08-0026-02
随着中外合作办学规模的不断扩大，国内在校学生出国留学人数逐年增加，档案管理、利用、服务如何与外方对接，更好的服务于学生是高校档案利用服务所面临解决的新问题。这主要体现在两个方面：一方面是中外合作办学档案利用服务具有时限性和季节性。高校中外合作办学的学生，除选择留在国内学习的部分学生外，很多学生选择出国留学，通过语言考试后学生要在国外学习一至两年。由于外方学校申请入学是有时效的，因此申请出国的高校在校学生档案利用及档案服务有明显的季节性，淡旺季划分明显。旺季时学生档案查询、检索、证明、复印、打印等利用服务量呈现爆发式增长，旺季过去则出现断崖式减少，使得这项工作的季节性特别强。而另一方面大多数学校都把这项工作放在二级学院办公室，并不常年设置专人专岗[1]（当前普遍的模式是档案搜集、档案利用、档案服务工作都放在相关二级学院，由兼职的办公室人员负责，而专职的档案管理人员，负责对二级学院兼职档案人员进行培训，对搜集、汇总的材料进行审查、传递，对档案利用材料进行监督、审核）。因此在中外合作办学出国学生档案利用和服务便利、及时、准确、凭证化的需求下，给二级学院办公室兼职负责档案利用的管理人员带来很大的工作压力和精神压力，基于现代网络、数字化、移动化的档案利用平台无疑可以缓解这种现状。
高校学生档案利用经历了从传统手工检索到逐步实现信息化，网络化的过程，当前正向全面数字化发展，而伴随着档案管理手段的发展，档案利用及档案服务方式却相对滞后，不能满足中外合作办学中出国学生对档案利用及档案服务的时效性、凭证性、便捷性的需求。造成这一现象的重要原因之一是档案利用服务平台不完善。目前的状况是重视档案管理的建设，而缺少基于网络的数字化技术及应用对档案利用和档案服务的支持，使档案服务工作者提供档案利用服务缺少有效和高效的信息化手段。档案利用平台是实现档案利用价值[1]、支持档案服务的基础设施，其所支持的档案信息化方式是手工、半手工、基于网络还是数字化，直接决定着档案利用、档案服务的效果。若在中外合作办学高校中能够建设完善的档案利用平台，开展高效、便捷、高质量地档案利用和档案服务，无疑会从一个侧面促进中外合作办学事业的快速发展。
一、中外合作办学高校学生档案利用者的需求分析
面向中外合作办学的档案利用及服务，其目的是满足出国学习的在校学生的查证需求，其核心和关键环节是档案信息资源的有效性，其需求主要包括以下特点：
1.对查证材料有效性和准确性的要求。有效性是指支持学生出国学习所需要的查证材料必须是中外合作办学外方学校所认可的原始档案记录，所提供的记录应该是全面的没有遗漏。因此，在办理出国学习学生档案利用请求时，要求对关键支持材料和辅助支撑材料的检索要准确，凭证材料制作要有效力，避免出现查找材料不准确的现象。
2.对查证服务速度和效率的求快需求。由于学生申请出国准备时间有限，必须在外方学校规定的截止日期前提供所有必要的档案查证材料，每位学生都希望在最短的时间内办齐满足需求的材料，现实中往往是当届学生集中在很短的时间内提出查证服务请求，工作量巨大。这就要求档案利用服务能够在最短时间内迅速查询到学生个人全面、准确的需求材料和信息，解决查证问题。学生对查证时效性要求就是对档案利用服务速度的求快需求;而大量学生集中查证服务，则要求档案利用服务必须是高效率的服务系统。因此建立快速、高效的档案利用服务平台，一方面能够减轻档案服务工作者的工作压力，提高工作效率;另一方面又能够节省档案利用者时间，提高档案利用效益。
3.对档案利用方式的求便需求。中外合作办学高校学生档案利用服务工作，由高校二级学院办公室人员兼职，由于办公室工作内容繁重，兼职档案工作者总是希望通过简便的途径迅速检索、归集和整理出出国学生所需的证明材料;而待出国学生则希望档案利用的办理手续尽量简单、便捷。要做到以上的简便性，利用现有的传统手工检索、制作档案凭证材料的档案利用和服务机制，工作量极大，费时费力，易出差错。显然，提供档案服务的档案工作者希望有良好检索性能及友好界面、能够支持获取、归集、整理学生档案信息资源的档案利用服务系统，而待出国学习的学生，则期望不要通过大量复杂的程序解决问题，而是有简便的申请流程和便捷的基于网络的应用系统，特别是能支持移动智能终端的应用系统，待出国学生在档案利用中的这种需求称为“档案用户需求心理的求便规律”[2]。
二、当前档案利用服务平台的现状
当前档案利用服务系统的主流还主要以档案管理信息系统为主，手工档案利用服务为辅的管理模式。为满足中外合作办学档案利用服务的新需求，促进档案利用服务体系的进步，在已有文献中也提出了可参考的档案利用系统解决方案。比如文献[1]，提出了“建立档案信息生态网，推动档案智慧化建设”的思路，其提出的服务理念是“通过互联形成物联网，以超级计算机和云计算等技术，构建档案信息交互中心”和“通过学生档案数字化，实现目录检索、信息全文查询的动态管理，即投即显，异质备份，构建智慧档案服务平台”。该档案利用服务平台的理念新颖，但该方案除涉及学校、社会诸多因素外，对信息技术的诸多新发展亦要求较深入的掌握，其实现即便有高校管理层面的支持，进入近期规划，其实现难度也较大，实施难度更难以估量，不适合目前高校档案利用的现实。文献[3]提出了将“大量文本信息、图片、音频、视频等非结构化数据作为档案材料，将目前纸质版的学生档案转化为电子档案”的大数据背景下档案管理的思路，但未给出具体实现步骤。文献[4]给出了一个数字化、网络化人事档案管理的具体实现，但该系统针对高校人事档案管理和利用开发，不适合高校学生档案管理和利用现状。文献[5]是关于出国留学学生的档案利用的分析，其工作流程是设计数字化、网络化、移动化档案利用的参考和开端，由于文中着眼于传统手工档案利用方式的探讨，许多地方已不适应当前数字化、网络化的需求。
三、现实高校档案利用平台体系结构设计和分步实现构想
充分利用现有技术手段，构建档案服务利用平台，真正实现档案利用和档案服务网络化、移动化、档案信息数字化，是档案管理工作者和档案利用者的共同目标。但其基础是档案管理数字化，档案利用安全边界清晰，档案利用服务规范。因此要实现这一目标，系统实现必须分步实施。
档案利用服务平台体系结构设计，如下图所示：
图 档案利用服务平台
该设计方案基于高校现实，逐步实现完整的系统功能。具体实现步骤：
第一步 ，在现有档案管理信息系统基础上，实现档案材料归集的数字化。数字档案是电子化文件在档案管理信息化中的应用。随着现代数字技术发展，其应用于档案管理，为档案利用和服务开辟了新的空间，解决了高校学生档案原始材料保护与利用的矛盾，使实物档案能够保存得更加持久。数字档案的建立为建立电子档案检索系统提供了基础条件，使在线档案利用成为可能。这一切也使高校学生出国作证服务可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。数字档案与网络技术相结合，能够向利用者提供更加专业、更具个性化的档案咨询服务，改变档案馆信息“孤岛”的形象，改善档案利用及档案服务的落后面貌 。
第二步，实现档案利用和服务子系统。提供个人档案信息查询，档案服务预约、检索、输出、验证等功能，使工作人员可根据预约分配服务到具体工作人员，提前做好预查打包准备，工作人员工作时间充分，工作心态放松，最大限度避免“忙中出错”;同时学生按预约时间取得所需要的证明材料，大大节约学生档案利用时间，免去往返奔波劳顿之苦，可极大提升档案利用效率和时效。
为满足利用者求快的需求，在档案利用和服务中应用电子档案的多种媒体检索工具是比较好的解决方案。按电子档案媒体类型的不同可以把档案检索工具分为三种类型，一是馆藏性检索工具;二是查找性检索工具;三是指导性检索工具。当前各高校应用比较多的学生档案检索工具是馆藏性检索工具，虽已形成一定规范但也尚未做到全部机检。今后要以高校学生档案利用查询快捷为目标来归集材料，加快如专题目录、主题目录等查找性检索工具和指导性检索工具的编制步伐，同时大力建设档案二次信息查询检索系统，以拓宽档案信息资源的渠道。
第三步，档案数据统计、分析引擎子系统。随着统计技术和大数据处理技术的发展，其成果应用于高校学生档案 ，对学生档案利用数据进行统计分析，实现从人工处理到自动处理电子化档案材料，再依据统计结果优化处理流程和自动处理引擎，逐步实现智能处理与分析，为改进档案利用和服务提供决策、支持、建议与预警。
第四步，对学生档案利用进行网络化、移动化拓展服务开发，进一步实现出国凭证规范化模块[5]、档案利用评价模块、云服务平台接口模块 [1]、档案利用安全接口模块的各项功能，使高校学生档案利用、服务功能逐步完善，形成易用、快速、完整、准确的档案利用平台。
综上所述，中外合作办学背景下，档案利用平台体系结构设计将为高校在校学生出国服务搭建新的舞台，这就要求档案利用管理者要坚持以人为本、立足服务、科学规范、不断创新，逐步建立起智能化、多元化的服务平台，发挥档案作为一种重要资源的价值魅力。
参考文献：
[1]方琼.构建高校学生档案利用的生态模式[J].兰台世界， 2015， 14）：107-108.
[2]严悦.从心理学角度对高校档案利用服务工作的思考[J]. 信息系统工程，2015，04）：154-155.
[3]李科艳，袁琪.基于大数据的高校学生档案管理――以南京航空航天大学为例[J].科教文汇（中旬刊），2015，02）：151-152.
[4]林敏娟.基于B/S模式的人事档案管理系统的设计与实现 [J].计算机光盘软件与应用，2015，01）：33-34.
[5]李清，严建南.高校出国学生成绩档案利用的思考[J].档案与建设，2003，09）：21-22.
【关键词】档案工作；创新；服务
0.前言
自改革开放以来，在经济的推动下，我国的档案建设取得了飞速的发展，在国家信息化战略的决策下，档案的创新与服务取得了较大的进步，并取得了非常好的效果。长期以来在我国的档案工作中，都依照传统的工作模式进行，在工作上缺乏必要的创新与服务，这就导致我国的档案工作水平较为落后，在经济的快速发展下，原来的档案管理体制已严重制约了档案工作的正常发展需求，所以我们应该在档案工作上以创新和服务为切入点，从而加快档案建设的步伐，使档案事业得以持续性的发展下去。
1.创新在档案事业发展过程中的重要性
随着档案工作发展速度的加快，创新思想被引入到档案工作当中，对推动档案的健康发展起到了积极的作用。
首先，创新是一种思想武器，可以在其强有力的引导下推动社会的快速进步，创新这种思想武器对我们在新形势下不断的加深对新事物的认识起到了积极的作用。随着时展对档案的需求性不断增加，需要根据档案实践工作要求，不断的进行创新，使我们不断的加深对客观世界认识层次上的深化，创新是马克思主义本质的体现，所以应该在不断进步中加强对马克思主义理论的应用，从而保证创新在工作中得以真实的体现。目前党和国家事业的进行，档案起到了极其重要的作用，所以在时代和社会的发展需求下，需要档案工作以不断创新的精神从而使马克思主义创新的本质得以体现。
其次，随着知识经济社会的来临，创新已成为知识经济时代的必然要求。知识经济的来临，使创新在知识的基础上进行了全方面的创新发展，如科技、体制、知识等都需要以创造性的智力为依托，以高科技的发展为支柱，从而在知识和信息的基础上实现经济的可持续性发展。在这种社会的大背景下，传统的档案事业的格局和动作方式已不适应知识经济发展的需求，档案事业需要不断创新以注入新的发展动力，从而推动档案工作的发展步伐。
2.提高档案评估标准
随着社会对档案需求的增加，在档案管理工作的各个环节需要进行创新评估标准的系统工作，这也是促进各机关企事业单位档案管理工作不断向规范化、标准化和现代化趋势发展的重在手段。所以各企事业单位需要领导和主要负责人对工作进行明确，并在档案工作中开展“创先争优”的活动，从而保证从领导到员工协调一致，使任务得到全面的落实，从而制定出严格的档案评估工作实施方案，从而保证档案管理工作的健康进行。目前的档案工作已不仅仅是单纯的管理，而在社会的不断发展下，开始向公共服务型开始过渡，开始为国计民生进行有效的服务，从而使档案的服务方式在不断的创新，使档案的评估和管理工作得以不断的推进，从而提高档案的服务水平。
3.档案服务方式努力探索的方向
目前社会上的档案资源，已实现了跨平台之间的共享和利用，企事业单位之间已逐渐搭建起了共享的平台，实现目录数据上传、检索功能，从而使档案服务的“一站式”模式得以构建。传统的档案馆中只是提供简单的档案保管、查阅和简单的服务。但现在的档案馆的服务方式已开始向纵深入漫延，服务范畴涉及了历史、文化、经济、法律、社会的方方面面，各家档案馆纷纷以各具特色的服务项目来吸引顾客。在知识经济条件下，信息化得以不断的发展，社会的公共服务都摒弃了传统的模型，开始在新形势下不断的转型和变革，从而使之更适应社会发展的需要，档案馆作为社会公共服务的主体，更应不断的努力探索，从而使之服务方式更适应社会的发展形势。另外，目前部分城市的档案管理部门已相继开通了官方网站和官方微博，及时有效的把重要的档案信息和有价值的社会新闻向社会进行公布，从而吸引了大量的浏览量。以全新的模式向社会展示档案工作，使群众有效的参于到档案馆的建设工作当中，建立完善的公开监督管理体系，使档案馆提供更优质的服务。服务工作是一项复杂琐碎和需要长期坚持的工作，所以需要把服务工作落实到实处，不能光做表面文章，应该用实际行动使档案服务工作更好的服务于人民群众。
4.档案创新与服务的有效措施
档案创新服务要适应市场经济的特点，建立起信息灵敏、反应快捷、优质高效的档案工作服务机制，增强工作的预见性、针对性和时效性，做到耳聪目明，满足档案利用者的各种需要。档案服务工作要具有高度的质量意识。不断提高档案工作的服务质量，保证准确、快捷地提供档案。档案服务工作还要具有开放意识。从档案室封闭的小圈子中跳出来，面向市场，掌握先进的现代化管理技术和管理知识，用现代化信息工具为市场需求服务，开展档案编研工作，搞好超前服务。
关键词：改革发展，档案工作，转变
随着现代科学技术的高速发展，经济全球化、一体化步伐的加快，社会已迈入一个崭新的信息技术时代。为适应新形式的要求，各行业大刀阔斧地进行改革。档案事业也不例外，正发生着深刻的变化，档案工作进行观念大转变、工作大转轨、事业大转型。由过去的传统型、封闭型向现代型、开放型转变。在转变过程中，档案工作呈现出了鲜明的文化性、社会性和开放性特征。显示出了为社会服务，为经济建设服务的新局面。档案工作要适应和跟上新形势的发展，还必须做好以下几个方面的转变工作：
1、档案工作必须由传统的封闭式向开放式转变。长期以来，传统的档案管理工作封闭保守、管理落后、服务意识跟不上、利用率低。一方面档案管理人员闭门办公，档案（室）馆随处可见“顾客止步、谢绝参观、不得入内”等警示，把个档案部门列入“军事禁区、密秘部门”行列。档案工作处于封闭的环境里，工作人员“两耳不闻窗外事，一心只弄故纸堆”，除了负责接待利用者的同志接待少数几个拿着盖有几个红印章证明的利用者外，其他人员很少甚至没有与外界接触和联系。另一方面，由于封闭的档案管理模式，给档案工作人员在思想上造成了一种封闭的思维观念和思维方式。工作只停留在接收档案、整理保管档案、坐等上门提供档案利用上。思维方式非常封闭保守、单一单向。
改革开放以来，特别是经济体制改革后，随着市场经济的快速发展，许多档案部门已经走出了这种传统的封闭形式。一是把档案工作由系统内部移向系统外部，由馆内走向馆外，采取多渠道、多方向、全方位的开展档案工作。二是档案价值取向有了突破性的转变，由原来关起门办公，档案资料自我欣赏转向社会、转向市场，档案资料来源更加广泛，服务更加全面。三是加大了档案工作力度，注意调动各方面积极因素，多途径、多渠道发展档案事业，取得了明显效果。
2、档案工作必须由业务性专业性向社会性方向转变。档案工作确实是一项专业性、业务性很强的工作，它要求管理者不仅有熟练的业务知识和技能，还要有较强的责任心、事业心和严格执行规章制度等等。这一切给档案管理者在心理上、思想上产生了错觉，误认为档案工作就是单纯的业务工作，专业工作，只要管理好本级档案，与社会没有任何关系。其实，档案工作也是一项社会性很强的工作，它是党委政府的行政职能部门，除了要抓好本级档案馆藏的整理、保管和利用外，还要抓好社会档案资源的管理和开发，依法对辖区内的档案工作进行监督和指导。要做好档案工作，让档案工作走向社会，面向社会，服务社会，档案部门应充分发挥其行政管理的职能作用，运用社会性的工作方法来做好档案工作，为社会服务。
3、加强现代化档案馆建设。随着信息技术在世界范围内的迅速发展，特别是计算机和网络信息技术的普及应用，作为档案灵魂的档案网络信息，必须充分发挥作用。档案部门必须加快档案网络信息化建设的步伐，充分利用网络信息技术手段，促进档案工作。档案信息化建设的目标就是数字化档案馆，数字化档案馆的内容有，档案储存
数字化和档案提供利用服务数字化两个方面。要围绕这两个方面，做好馆藏档案数字化处理工作，建立建全网络化服务体系，提高档案工
作管理水平，做到更加快捷、有效地为社会服务。
4、增强服务意识，提高服务质量，更好地报务社会。随着产业
结构调整，企业产权变动，多种所有制经济的发展，国家发展非公有制经济的方针进一步明确和政府职能的转变，给档案部门服务提供了发展的空间。作为以服务为主要工作任务的档案部门，一定要抓住机遇，增强服务意识，创新服务机制，拓宽服务渠道，提高服务质量，更好地为经济建设和社会发展服务。档案部门要在“服务”两个字上下功夫、做文章，围绕“服务”开展各项工作。一是服务观念要创新。论文大全。由于现代科学技术在档案工作的运用，档案工作发生了根本性的变化。档案工作不再是过去那种只抓档案资料的整理保管，而是要把档案工作提高到为社会服务，为国家经济建设服务的高度来认识。要利用现代化的管理手段，加快计算机网络化、信息化建设，做到快捷、有效地服务。要利用档案服务工作，架起党和政府与人民群众直接沟通的桥梁，进一步密切党和政府与人民群众的联系。二是服务内容要创新。档案工作在服务内容上，也要适应改革发展的需要，紧跟现代科学技术发展的形势，不断调整服务内容，做到广、快、全、准地为利用者提供档案信息服务。档案服务内容有多种形式，在新时期，最主要的就是要抓好网络信息技术服务。网络信息技术服务属于现代化管理服务内容，它具有传播速度快、内容更新快、能及时播出、滚动播出，将信息快速传递给利用者。要充分利用现代化通讯技术，如通讯卫星、邮电信息网络等，将档案信息发布出去，让利用者在不同地域，不同时空利用档案资料。
5、加强档案管理人员现代化管理的培养教育，增强他们的思想觉悟，提高他们现代化管理科技知识、业务水平和服务意识，是新形势下档案工作的关键。在档案管理工作中，档案管理人员在档案的收集整理、提供利用、信息开发等方面都担任着重要角色，档案工作者不仅是档案信息库的建造者和维护者，更应该是档案信息资源与利用者之间的桥梁和纽带，是高质量档案信息产品的设计者和操作者，任何一种档案信息服务方式都与操作者的水平息息相关。论文大全。档案工作创新，实质上也是专业人才的竞争。在专业人才方面必须紧紧抓住人才引进、培养、使用三个环节，制定政策，营造环境，做到人尽其才，才尽其用。论文大全。要对档案人员进行现代化管理知识、特别是网络信息技术的应用进行培训，培训应注意理论与实践相结合，重点放在应用上，要根据档案管理人员的实际情况，以不同的层次和不同的方法，以信息技术在档案管理中的应用为重点，以提高全员信息技术应用技能为目标，采取多种形式，如课堂讲授、专业研讨、知识竞赛、外出考察等。同时要增强培训的针对性和实用性，边用边学，以用促学。
