档案室档案管理第1篇

关键词：档案管理；电子档案；档案室

1电子档案的特点优势分析

电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。

2电子档案在管理中可能遇到的问题

2.1对电子档案管理的认识不足虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。

2.2电子档案自身的管理问题

电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。

2.3档案管理人员的管理水平问题

新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。

3加强档案室电子档案管理的措施建议

3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度

档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。

3.2档案室电子档案管理的技术措施

档案室档案管理第2篇

关键词：基层档案室文书档案管理保管期限

目前，基层档案室的档案主要有文书档案、会计档案、照片档案、电子档案、实物档案、基建档案、设备档案以及录音录像档案八个门类，另外还有部分单位会形成的一些专门业务档案。其中，文书档案作为基层档案的重要组成部分，是基层单位各项管理工作和业务工作的重要体现，其管理水平的高低直接影响到文书档案的齐全完整及质量高低，是单位档案管理整体水平的重要衡量标准。[1]

一、基层档案室文书档案管理工作的现状

文书档案是基层档案室所有档案门类中最重要，也是占比最多的一类档案。基层单位的文书档案，不仅包括由单位自身职能及各科室业务工作所产生的文件材料，也包括与上级机关、同级机关及下级机关业务往来中所产生的有保存价值的请示、批复、来函、复函等文件材料。基层单位的文书档案涉及各个科室、各项业务，管理起来最为复杂，这种复杂性也决定了文书档案问题的多样性和典型性。以朝阳区为例，当前各立档单位的文书档案管理工作主要包括依照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行的文书档案收集工作，以及在此基础上的文书档案整理、鉴定、保管、统计和利用工作。除了所依照的国家和北京市相关标准之外，还按照《朝阳区机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则（试行）》《朝阳区归档文件整理办法（试行）》进行管理。在文书档案的实际整理操作层面，以朝阳区档案局编制印发的《档案整理实操手册》为标准进行整理。虽然在规章制度、监督指导手段等方面已经很完善，但是从2016年实际的档案执法检查及档案室规范化管理检查来看，基层单位在文书档案管理中还存在收集不够齐全完整、保管期限划分不够准确以及实际整理操作不够规范等问题。上述问题，对档案工作质量影响较大，需要引起高度重视。

二、基层档案室文书档案管理工作中存在的问题

（一）文书档案收集不够齐全完整

一方面，临时工作文件和零散文件归档不全的现状较为突出。许多单位的职能工作并不是固定不变的，在日常工作之外也会进行一些临时性的工作，例如上级部门临时检查或有关领导临时视察时会产生相应的文件材料。另外，由于一项工作可能由多个科室协作完成，除了主要科室产生的文件材料外，协作科室也可能会产生一些有归档价值的零散文件。虽然这些临时性工作所产生的文件材料以及零散文件材料，并没有列在本单位所制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》内，考虑到它们同样具有重要价值，也应该归档保存。然而从实际检查情况来看，部分单位临时性工作所产生的文件材料，以及一些零散文件材料并没有作为档案进行保存，而是散存在个人或职能科室手中。另一方面，由于利用较为频繁，许多属于各科室重要职能所产生的文件材料并没有及时归档，而是散存在个人手中。例如，部分科室仅仅对科室计划和总结类文件进行了归档，科室其他职能所产生的文件材料却没有归档。

（二）文书档案保管期限划分不够准确

文书档案保管期限的划分是档案重要程度的体现，它直接关系到档案的最终保存状态，是保存满一定期限之后进行鉴定销毁，还是进入相应的各级国家综合档案馆永久保存。在执法检查及档案室规范化管理检查中，笔者发现部分单位文书档案保管期限划分不够准确，一些重要的档案，例如本单位召开的工作会议、专题会议等产生的重要文件材料划分为定期保存；而有一些一般性档案，例如半年计划或半年总结则划分为永久保存。这些保管期限上的划分不准确可能会使一些有重要价值的档案由于保管期限划分过短而提前销毁，进而导致立档单位及相关群众利益的受损。

（三）文书档案实际整理操作不够规范

归档文件目录中题名编写不够规范的问题较为突出。归档文件目录编写规范与否直接影响到日后查考利用的方便快捷。归档文件目录中题名编写存在的问题主要表现在：一是文件题名不规范，三要素缺失。规范的文件题名应是“责任者+事由+文种”三要素的组合，目前许多单位在编写的过程中，往往缺少某一要素或多个要素。在执法检查及档案室规范化管理检查的单位中，大多数单位都存在这样的问题，有些甚至只写一个文种，如“通知”。二是文件题名省略，不够细化。主要表现在一些人员调动、党组织关系转移、干部任免档案上，这些档案在编写相应的题名时需要细化到人名级，目前部分单位只写前两个人名，后续的则以等的方式结束。

三、促进基层档案室文书档案管理水平提升的对策

（一）加强监督和指导，提升基层档案室文书档案收集工作的水平

1.加强对临时工作文件和零散文件收集的指导力度。一是档案行政管理部门要加强对临时工作文件和零散文件收集工作的指导，在与基层档案人员沟通的过程中，强调文书档案收集齐全完整的重要性，以及临时性工作文件和零散文件收集需要注意的事项。二是基层档案员平时要加强宣传，让各科室的兼职档案员注重收集临时性文件和零散文件，保证文书档案的齐全完整。另外，基层档案员也要根据单位的职能及科室变化，定期调整机关文件材料归档范围，保证文书档案收集的齐全完整。

2.通过激励监督的方式强化单位领导及全员的归档意识。单位文书档案的收集能否齐全完整，很大程度上取决于单位领导的重视程度，[2]单位领导重视与否很大程度上又影响了各科室领导和工作人员对文书档案收集工作的B度，因此档案行政管理部门要通过激励监督的方式强化各立档单位领导和全员的归档意识，确保文书档案得到齐全完整的收集。朝阳区档案局目前对各立档单位实行档案室规范化分类管理，将各立档单位的档案室管理水平由高到低分为一至五类，根据每年的实际情况进行调整，并且在下一年度全区档案大会上通报上一年度的调整情况。通过这种动态化的分类管理机制，让各单位的领导对本单位档案管理综合水平有更直观的认识，促进领导加大对文书档案收集管理的力度。

（二）加强培训和审核，提升基层档案人员划分文书档案保管期限的水平

1.通过培训来提升基层档案人员划分文书档案保管期限的能力。档案行政管理部门要定期组织档案员参加文书档案管理相关培训，并着重对较复杂、较难理解的文书档案保管期限划分工作进行讲解，保证基层档案员能够严格按照标准进行划分。同时，通过综合业务培训，提升基层档案人员对档案的整体性认识，使其在文书档案的重要性与一般性划分上更精确。

2.档案行政管理部门要加强对基层单位文书档案保管期限表的审核。由于变动频繁，许多基层档案员对文档案保管期限的划分往往不够准确，这就需要档案行政管理部门加强对基层单位档案工作人员的指导，严格审核文书档案保管期限表。另外，基层档案员也要严格按照保管期限表上所划分的期限界定相应的文件材料，将需要归档的文件材料与保管期限表进行对照，确保相应职能所产生的文件材料得到正确划分。以朝阳区为例，区档案局建立了完善的文书档案保管期限表审核流程，对收到的文书档案保管期限表进行严格审核，将划分不准确的某些事项反馈给基层单位予以修改，并对修改后的期限表进行二次审核，以保证相应文件材料能够得到正确的保管期限划分。

（三）强化标准，提升基层档案人员文书档案实际整理操作的水平

1.严格执行文书档案实际整理操作标准。针对基层档案员在档案整理过程中出现的目录编制不规范等实际操作问题，档案行政管理部门有必要制定相应的业务标准予以规范，以便让各立档单位的档案工作人员都能够严格按要求整理文书档案。朝阳区档案局所编制的《档案整理实操手册》，以图文并茂的方式，分十个步骤对文书档案的实际整理进行了详细的讲解，并指出了常见的问题及易错点。其中，题名拟写部分还根据实际情况列出了相应的示例，如请示、介绍信、干部任免以及会议记录和纪要等题名拟写时需要注意的问题等。

2.加大对档案工作人员面对面实地指导的力度，提升其实际整理操作水平。许多档案管理基础比较薄弱的单位，仅仅依靠培训课程上所学的知识还不足以处理文书档案整理操作中遇到的实际问题，这就需要进行实地指导。对此，朝阳区档案局以协作组的方式进行归口管理，指派专人负责对相应的单位进行监督指导。除了平常的电话指导外，对于一些有特殊需求的单位还会派人进行现场指导，通过面对面的方式，手把手地对基层档案员进行讲解，以便更快地提升其实际操作水平。

注释及参考文献：

档案室档案管理第3篇

要干就要干好是我工作的目标。

尊敬的各位领导、同事们：大家好！

借着公司改革的春风，我很高兴能有机会站在这里参加公司机关机构改革岗位竞聘活动。在此感谢公司领导给我们提供了一个展示自我的舞台。

一、首先，我先向大家作一下自我介绍。我叫**，1967年10月出生，1989年2月参加工作，大专文化学历，具有政工师任职资格和档案管理专业馆员技术职称，中国共产党党员。自89年参加工作以来，先后任五处三段女工班副班长、三段工会干事、一段团委书记、一段办公室主任干事和公司档案主任干事职务。在十七年所从事的不同岗位上，本着对工作的热爱，对事业的追求，多次被评为“优秀团干”、“优秀共产党员”称号，得到了领导和同事的认可。[找材料到 --网上服务最好的文秘资料站点]

二、对竞聘职位的认识与个人优势

这次公司进行机构改革是转变机关工作作风、提高机关职能部门的工作效率、提高干部队伍素质、增强企业竞争力的需要，也是公司优化企业用人制度，为优秀的、有才干的员工参与竞争，充分展示自我提供的一个公平竞争的平台。我今天参加竞聘的是公司档案室文书档案管理三级职员的岗位。档案管理工作是企业一项重要的且专业性很强的工作。文书档案管理所涉及到的内容包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、科学技术以及员工个人管理等方面。这就要求档案管理人员具备较强的政策理解能力，熟悉所涉及部门的工作职能，能通过文件资料的整理真实地反映出本单位机关职能活动的整体面貌，使死的资料变成活的档案。

竞聘这一职位我个人的优势是：

1、有一定的工作经验，对文书档案的管理轻车熟路。我已从事本岗位有五个年头，熟悉本岗位所涉及的各项工作内容，对2004年集团公司文书立卷改革后归档文件的整理方法能熟练地掌握、运用。

2、党性原则强，有较强的事业心和责任感。能尽心尽责地做好自己所从事的每一项工作。曾在从事了十一年的政工岗位上，经过不懈的努力获得了政工师任职资格，转到档案管理岗位后，又于2004年通过了档案专业中级技术职称的考试。刻苦的学习，使我在各项工作中的能力得到了不断的提高。

3、勤勤恳恳、踏踏实实的工作作风使我在十多年来的工作中，养成了干一行爱一行、爱一行钻一行的工作态度。使我对所从事的工作有种锲而不舍的追求。要干就要干好是我工作的目标。

4、热情、稳重、待人和善、从不张扬的个性是我做人的原则，也是我做好各项工作良好的职业道德。

三、履行岗位职责的打算

如果我能竞聘上这个职位，我有以下几个打算：

1、我将一如继往地认真履行好文书档案管理工作的各项职责；

2、我将继续不断地加强自身的政治理论知识和业务知识的学习，提高自己对政策的理解能力，准确地把握公司不同时期文件资料形成的作用和意义，做到客观、公正、准确地鉴别文件的归档范围以及文件转化成档案的真正价值；

3、在开发、利用档案，发挥档案效益方面进行深入的探索，从企业发展的实际出发，真正发挥出档案的查考利用价值；

4、加强公司档案信息化建设，探索、研究电子文件的特征，促进机关文档一体化管理的实现。

各位领导、各位同事，请相信我一定能够胜任这个岗位，我决不会辜负大家对我的信任。

档案室档案管理第4篇

一、等级标准的适用范围

《**壮族自治区特级档案室等级标准》适用于中央驻桂单位和**区内县直以上机关、团体、事业单位的档案室。

二、考评内容及测评方法

特级档案室设档案室机构与人员、基本设备与装具、业务建设三个大项考评内容。

特级档案室考核以百分制进行测评。测评的方法是将一百分分解到各项内容中，逐项测评，然后累计算分；各单项分数的得分均占本项分数的百分之九十以上，总分达九十五分者即为达标。

三、定级程序

（一）各单位档案室达到一级满二年的，根据特级档案室等级标准自检评分，评分达到特级标准时，向上级主管部门或当地档案行政管理部门提交书面申请报告，并附自检评分表。

（二）申请单位的上级主管部门或当地档案行政管理部门根据其申请报告组成考评组，按标准逐项进行考核测评。自治区级（或相当该级）机构的档案室由自治区档案行政管理部门组织考核评定；市级（或相当该级）机构的档案室由自治区、市档案行政管理部门联合组织考核评定，二层以下机构的档案室由其上级主管部门会同自治区或市档案行政管理部门考核评定；县级（或相当该级）机构的档案室由市、县档案行政管理部门会同其上级主管部门组织考核评定。

四、等级证书的颁发、效力和奖励

单位档案室通过测评后，报经自治区档案局批准后，统一由自治区档案局颁发《**壮族自治区特级档案室》证书。等级证书是单位档案工作综合管理水平的标志，是评价档案室工作的主要依据。

对获得特级的档案室，本单位应根据《中华人民共和国档案法》、《**壮族自治区档案管理条例》的有关规定，给予一定的精神和物质奖励，同级档案行政管理部门或上级主管部门应按分级负责的原则给予奖励。

五、考评组的组织

（一）考评组由5人组成，考评组成员必须具备中级以上专业技术职称，其中3人必须具备高级专业技术职称。

（二）评审员的条件

1、能够正确理解并执行国家及自治区关于档案工作的方针、政策、法规和标准。

2、能够熟练掌握特级档案室标准，精通档案业务，工作认真负责，秉公办事。

3、应具有大专以上学历并有五年以上档案业务指导或机关档案管理工作经验。

（三）评审员的聘任

特级档案室定级评审员由县以上档案行政管理部门推荐，报自治区档案局审批发证，持证上岗。

六、监督检查要求

开展创建特级档案室工作，是我区机关档案事业管理与时俱进，开拓创新的一项重要举措。目的在于鼓励引导我区的各级档案室在新形势下向档案管理现代化和信息化的标准迈进。这项工作涉及面广、持续时间长，各级档案行政管理部门和各专业主管机关应密切合作，高标准、严要求搞好分类指导和监督检查。特级档案室每三年复查一次，发现实际水平达不到标准时，应责成其限期整改；到期仍不达标者，吊销其证书。

自治区档案局每年公布一次授予特级档案室等级证书的档案室名单。

七、附则

本标准为档案室管理水平认证标准，由各单位自主自愿申报认证，非行政审批强制执行标准。

档案室档案管理第5篇

尊敬的各位领导、同事们：大家好！

借着公司改革的春风，我很高兴能有机会站在这里参加公司机关机构改革岗位竞聘活动。在此感谢公司领导给我们提供了一个展示自我的舞台。 二、对竞聘职位的认识与个人优势 这次公司进行机构改革是转变机关工作作风、提高机关职能部门的工作效率、提高干部队伍素质、增强企业竞争力的需要，也是公司优化企业用人制度，为优秀的、有才干的员工参与竞争，充分展示自我提供的一个公平竞争的平台。我今天参加竞聘的是公司档案室文书档案管理三级职员的岗位。档案管理工作是企业一项重要的且专业性很强的工作。文书档案管理所涉及到的内容包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、科学技术以及员工个人管理等方面。这就要求档案管理人员具备较强的政策理解能力，熟悉所涉及部门的工作职能，能通过文件资料的整理真实地反映出本单位机关职能活动的整体面貌，使死的资料变成活的档案。

竞聘这一职位我个人的优势是： 2、党性原则强，有较强的事业心和责任感。能尽心尽责地做好自己所从事的每一项工作。曾在从事了十一年的政工岗位上，经过不懈的努力获得了政工师任职资格，转到档案管理岗位后，又于2004年通过了档案专业中级技术职称的考试。刻苦的学习，使我在各项工作中的能力得到了不断的提高。

3、勤勤恳恳、踏踏实实的工作作风使我在十多年来的工作中，养成了干一行爱一行、爱一行钻一行的工作态度。使我对所从事的工作有种锲而不舍的追求。要干就要干好是我工作的目标。

4、热情、稳重、待人和善、从不张扬的个性是我做人的原则，也是我做好各项工作良好的职业道德。

三、履行岗位职责的打算

如果我能竞聘上这个职位，我有以下几个打算：

1、我将一如继往地认真履行好文书档案管理工作的各项职责；

2、我将继续不断地加强自身的政治理论知识和业务知识的学习，提高自己对政策的理解能力，准确地把握公司不同时期文件资料形成的作用和意义，做到客观、公正、准确地鉴别文件的归档范围以及文件转化成档案的真正价值；

3、在开发、利用档案，发挥档案效益方面进行深入的探索，从企业发展的实际出发，真正发挥出档案的查考利用价值；

4、加强公司档案信息化建设，探索、研究电子文件的特征，促进机关文档一体化管理的实现。

档案室档案管理第6篇

无锡市疾控中心根据国家、省、市档案管理要求以及卫生部、市卫生局有关档案工作的规定，结合疾控中心自身业务特点和工作要求，制定了《档案管理办法》。办法规定，中心档案实行集中管理、分级保存，各部门形成的业务资料，除了应归档中心档案室的资料外，其余资料按部门管理要求和疾控绩效评估要求进行整理归档，同时纳入档案综合管理系统。就疾控中心实验室而言，它包括了理化实验室，微生物实验室、临床检验实验室和样品受理室四个部分，主要开展疾病和健康相关危害因素的生物、物理、化学因素的检测，突发事件的应急处置等工作。多年来，实验室在样品受理、检验检测、质量控制等活动中形成了大量的数据资料，由于疏于系统管理，对资料的查询和利用带来很多不便，为了使有价值的原始资料规范管理并得到有效利用，现根据五星级档案管理的要求，进行了整理和归档。实验室设立了专用档案室，采用密集柜统一编号上架，并有通过上岗培训的兼职人员进行编目整理、录入、归档。实验室的归档资料按照实验室行政管理和实验室质量管理进行分类，主要收集整理检验检测过程中形成的原始记录、质量管理活动过程产生的相关资料以及实验室两级管理中形成的资料等，而实验室专技人员的个人技术档案、仪器设备运行管理档案、产品质量检测报告及原始记录、科研课题等资料均由实验室形成后归中心相应的职能管理部门，并按归档要求存中心档案室。

二、实验室资料归档的几个要素

（一）原始性

原始性是实验室资料最关键的因素，实验室在检验检测活动中形成的资料主要有样品收留样记录，样品处理记录，突发事件应急检测原始记录、实验室质量控制计划及实施材料、各类试剂的领用记录、标准溶液配制稀释记录、培养基配制和验收记录、实验室环境检测记录等过程资料；实验室两级管理中形成的资料主要有各类计划、总结、绩效考评资料、业务督导、业务学习资料、质量监督等环节管理资料等，这些原始记录能真实地反映检验检测过程的某个环节，也体现实验室质量管理实施情况，对了解某个阶段的检验检测情况起着重要的见证作用。

（二）有效性

资料的归档原则上按年度进行，年度形成的资料是本年度现行有效的，所有的原始数据、表格都受到有效质量体系控制，符合实验过程要求和质量体系管理要求，也是国家实验室认可、实验室资质认定的重要依据之一。

（三）溯源性

疾控中心出具的每一份检测报告都有原始数据，所用的仪器设备、引用的标准、检测方法、检测过程产生的记录，如标准物质稀释和配制、培养基和关键试剂的验收、玻璃器具的校准记录、菌毒株管理过程记录等都需要具有可溯源性，确保检测过程有据可溯，从数据资料收集归档的系统性、完整性也体现出实验室对质量管理工作的重视程度。

（四）利用性

建立档案是为了有效的利用档案资料，因此，资料的归档要有可利用的价值，便于搜索、查阅和验证。在档案资料管理中，原始的纸质档案有其优点，特别是对于实验室检验检测过程的原始记录，要求信息量多、记录清晰真实，如质量控制活动实施资料、样品受理和处置资料、试剂耗材管理资料、实验室安全管理资料等，能反映整个实验过程的每个细节。行政管理资料也同样能反映出某个时段的管理要求、业务重点和督查考核情况，如会议记录、业务学习培训记录、对新员工的技术培训、考核及监督、各类计划、总结、绩效考评、工作督导资料等。做好实验室资料归档将有利于形成工作的持续性和有效性，反映历年来业务工作的发展状况，具有较高的利用价值。

（五）共享性

自无锡疾控开发了“无锡市疾控档案信息管理系统”以来，所有归档资料都通过信息系统按年度分类录入文件名，上传附件，当专业人员工作需要时，根据授权权限，通过打开系统，点击档案-疾控业务-实验室档案，就可以查询实验室行政管理和实验室质量管理中收集归档的资料，通过纸质资料和系统查询相结合的方式，一目了然，有效实现了资料的共享。

三、实验室档案管理的特点

（一）注重业务活动资料的收集归档

实验室是疾控中心的一个重要技术核心部门，在日常工作中，除了开展实验室检测、突发事件应急检测、科研课题、质量控制考核等实验室活动以外，还有很多配合中心开展的日常管理工作。而实验室有其工作的特殊性，实验环节多，要求高，工作精细而严谨，数据处理复杂，因此，档案管理更应注重实验活动的资料收集，按照国家实验室认可和实验室资质认定要求做好各类资料的整理归档工作。

（二）发挥质量监督员的作用

实验室的质量管理贯穿于检验检测过程的全部，质量监督员承担着实时监督关键环节原始记录和实验操作是否符合质量体系要求的职能，通过日常监督便于及时发现问题及时整改，确保检测数据的科学性、准确性，使检验检测过程和最终结果符合质量体系要求。因此，发挥好质量监督员的作用，也是保证实验室规范运行的有效措施之一。

（三）重视档案管理人员专业水平

档案室档案管理第7篇

1加强档案管理人员的专业素质

由于传统档案管理不能适应现代社会发展的速度，设备现代化，档案种类的多样化，都对档案管理人员的专业水平要求提出了新标准，必须通过各种形式，加强他们对新档案法的学习和认识，使其具有法律责任和义务，增强自觉性、责任心，必须加强档案管理人员教育，尽快培养一批掌握新技术，又熟悉档案知识的专业人才，才能完成这项艰巨而重大的任务。

2办公室文书档案的管理

文书档案的特点，其内容有针对性，不能被修改遗失，加之档案量并不是很大，所以我们可以使用“件”的整理方法。取其所长。对于“件”数太多。办公室归结出的档案一般比较具有时效性和法律性，数量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。这样的工作量是可以承受的。对于整理过程繁琐。办公室档案一般可以分门别类地进行系统的整理，且多数为法律文件、规划部署、计划方案之类，使用量不高，大体分类即可。对于管理易发生的错误。办公室文件最大的特点是其有机联系性强，从名目即可窥看内容方向。即便发生管理失误，工作人员也是很容易整理的。

3办公室业务档案的管理

业务档案的特点是零散、量大，其特点的群体性，可做忽略和整合处理。这样就可以使用“卷”的整理方法，有整体性，不计细节，方便找出其中关联档案，立卷整理的优势就立刻显现出来。分类概括。业务档案多以涉及民生问题的个人档案居多，这与办公室档案有很大去别，民生问题档案笼统、量大、常被查阅。而采用立卷的方法则正好可以根据其所在地、所在科室、所在管辖进行分类，且民生问题涉及安全性文件量低，主要以个人或全体档案调用为主。立卷简易。如是办公室档案归类立卷则需详尽其细致，在立卷名上马虎不得。而业务档案不必逐一姓名列出，以其整体性来来看。只需列入街道名称、住宅名称、所在科室名称、管辖区域名称即可，并不存在因为人员不同而产生的立名不同。即使是案卷标题也可拟写，几个字就行，如劳动合同鉴证册、招工表、大学生报到卷、某某科室员工信息等，不存在争议问题。

4加强信息化管理

随着信息技术的飞速发展，给人类带来了极大的便利，电子技术在档案管理中的运用，实施信息化管理，将把档案管理从传统手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，降低了按件整理工作的繁琐率，降低了人为因素在文件工作中的影响，工作清晰明了，使用起来更加方便。

5人力资源和社会保障管理

档案管理的其他思索对于档案管理不仅只能从分类方法上找寻解决，分类方式只是从其本身找解决方法，而外部也存在诸多帮助档案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，国家应及时出台一些相应的档案收集管理的辅助措施，出台相应规范细则，加强档案管理的执行力度。人才培养方面，培养相应的档案业务人员，规定具体细则，使其有规范性和统一性。做好档案监控工作，成立专门部门，派遣相应专业，在档案收集、整理、利用、保存等各个环节确保档案整理工作的有序性、科学性、安全性，使立案和监管互相制约、监督。

二结束语

档案室档案管理第8篇

电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。

针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。

当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。

2电子档案在管理中可能遇到的问题

2.1对电子档案管理的认识不足

虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。

2.2电子档案自身的管理问题

电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。

2.3档案管理人员的管理水平问题

新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。

3加强档案室电子档案管理的措施建议

3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度

档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。

3.2档案室电子档案管理的技术措施

3.2.1电子档案硬件管理及保管

电子档案易受温度、磁场等多方因素影响，存贮内容具有不稳定性，同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏，因此除了要在档案室设置专门的保管区域，还行配备安全性较高的电脑设备，因此需要结合档案室的实际情况，对档案管理软件进行科学的选择，既要保证稳定性，还要保证兼容性，例如，使用一次性写入光盘，具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。

3.2.2做好数据备份恢复工作

数据备份恢复主要是针对电子档案特点，利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时，可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题，需建立数据备份和恢复系统，保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。

3.2.3加强档案室网络安全管理

首先，要為档案室安装杀毒软件，建立防火墙，通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全，避免电子档案受到攻击；其次，可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密，对档案的访问或阅读设置权限，积极采用密匙管理，保证档案的真实性和原始性；最后，做好文件的安全监控工作，在推进纸质档案数字化的过程中，基于安全性考虑，采用双轨制归档法，发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。

3.3加强档案管理人才队伍的建设，提升档案管理人员的综合素质

电子档案的管理与传统的档案管理存在很大差异，这是给新时期的档案管理人才提出的更高要求。首先，档案管理人员除了要具备原有扎实的档案管理业务能力外，还要对以计算机为代表的信息技术有较为全面的掌握，能够适应电子档案管理所带来的新发展、新变化，除了需要有关单位加强对管理人员的教育培训，档案管理人员自身也要积极主动的去学习、融入、提高；其次，电子档案管理工作对档案管理人员的综合素质也提出了新要求，档案管理人员除了要具备较高的职业道德素养和廉洁作风外，还需结合电子档案管理工作的特点，具备良好的责任意识，网络安全意识，风险意识，保密意识等；最后，新时期的档案室电子档案管理工作发展变化飞快，这种变化一方面提升了对档案的需求，另一方面也对传统思想、制度、模式等造成了巨大变革，这就需要档案室的管理工作人员树立创新精神与创新意识，推动电子档案管理的创新发展。

档案室档案管理第9篇

关键词 数码照片 档案保存 利用

中图分类号：G276 文献标识码：A

近年来，随着经济的飞速发展和科技的进步，数码相机陆续进入了各个单位和寻常百姓家，数码相机的出现和使用给照片档案的利用和征集工作带来了更多的方便，但也对照片档案的管理提出了更高的要求，数码照片一旦丢失就会造成不可挽救的损失，所以如何科学有效地管理数码照片档案成为档案工作者关心的话题。

1 数码照片的特性

数码照片是一种静态图像文件，用扫描仪，数码照相机等设备获得；以数码形式存储，以磁带，磁盘或光盘等为载体；依赖计算机系统阅读，处理；并且可以在通信网络上传送。数码照片档案一般由数码照片，文字说明两部分组成。

数码照片与传统照片相比，具有许多的优势——成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快、归档快等，除此之外还有存储久、应用广泛等特点。

更重要的是，数码照片有很大的应用范围，既可以在自己的相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作，通过网上。但由于数码产品的特性，数码照片往往也存在一些缺点，譬如对软、硬件的依赖、信息的易改、数据不能兼容共享、真伪难辨等。

2 数码照片档案的现状

2.1 数码照片档案的收集范围广

就基层单位而言，声像档案的采集一般是由本单位的综合管理科或者是宣传部门来负责的，因而收集点相对集中，但是数码相机的普及和智能电子设备的广泛应用，使基层单位的很多部门都拥有采集声像资料的设备，但是基层单位的大部分拍摄人员和管理者并没有归档意识，造成了每个科室都保存着很多数码照片资料，如果档案管理人员不及时沟通协调保存这些资料，很可能造成档案的遗失。

2.2 数码照片档案的整理难度大

首先，数码照片的收集归档比较繁琐。很多基层单位的工作人员拍摄完只是简单地将照片存储在电脑上，由于没有进行过档案管理的基础培训，所以很难对数码照片资料进行基础筛选、分类、编写图片说明等初步整理工作。另外，在档案管理人员收交照片时，只是简单地把照片复制给档案管理人员，照片内容重复，质量也参差不齐，所以档案管理人员不得不把这些资料再重新进行筛选编排，刻录及编入归档等大量繁琐工作。

其次，对数码照片的整理方法不规范。大部分照片拍摄人员缺乏档案归档的基本知识，造成了对照片的整理方法不一致，在归档过程中给档案管理人员制造了大量的繁琐工作。

2.3 数码照片档案的保管安全隐患多

一是数码照片容易损坏。就保存和使用而言，数码照片是完全基于电脑硬件、操作系统和应用软件的。在网络传输过程中，电脑病毒的侵入、硬件的故障和软件升级等的出错都有可能造成数据文件丢失或被严重破坏。另外，一些操作人员的错误操作，删除认为“无用”的照片，而这些照片又未作备份，都会导致这些数码照片档案的流失。二是数码照片容易篡改。目前，很多图像编辑软件非常容易就可以对其图像内容进行修改，并可以把图片改得面目全非，而不露痕迹。三是存储设备并不可靠。电脑病毒、随时有可能发生的硬件故障及参差不一的光盘质量等都可造成数码照片档案的丢失。

2.4 数码照片档案检索利用复杂

目前，许多基层单位的办公系统大多忽略数码照片档案的管理，除了在档案室的电脑上检索和查找数码照片外，并没有较好的检索途径，因而出现数码照片的检索查阅难的现象，致使数码照片档案资源难以得到有效的利用。

3 做好照片档案收集的基本途径

（1）加大宣传力度，提高对照片档案管理重要性的认识。大力宣传《中华人民共和国档案法》、《照片档案管理规范》等法律法规，使更多领导、照片拍摄者和档案工作人员抛弃陈旧的思想观念，不能只重视文书档案而忽视照片档案，从思想上切实把照片档案管理作为一项重要的工作内容来抓。

（2）建立健全归档制度，规范照片档案管理工作。建立健全照片档案归档制度是做好照片档案工作的前提和保证。根据各部门的工作特点，制订切实可行的照片档案归档制度，明确各单位照片档案的收集范围、归档时间和归档要求。

（3）加强重要展览、重要活动、重大事件等图片的征集力度。在重要活动、重大事件中及时通过采取举办展览、有奖征稿等多种方式将大量有价值的图片征集进档案室，这必定会对丰富档案室和提供利用等具有重要意义。

（4）加强档案工作人员的专业技能培训。不断提高自身的业务素质，熟练掌握专业基本技能，最大限度地将照片档案拍摄好、整理好，发挥照片档案的作用。

4 严把照片档案收集标准

（1）对于归档的数码照片应按规范要求编写相应的文字说明来办理移交手续，文字说明二者应齐全。（2）数码照片收集时应转换为统一格式，并对最低像素及扫描线数做出要求。（3）重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，归档时应标明互见号。

5 照片档案的整理

照片档案来源于社会各个领域，其真实、形象、生动的特点是一般文字材料所不能代替的。纳入档案室的照片档案，由于不可能来自同一个部门或个人，所以在整理规范上有着很大的差异，因此必须在整理上下功夫。

5.1 整理原则

照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。

5.2 照片档案保管期限的划分

保管期限是按照片的价值划定的存留年限，分为永久和定期两种。

5.3 照片档案密级的划分

密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》 等有关规定执行。

5.4 数码照片光盘的编目

（1）数码照片光盘的封面。在光盘的包装盒上贴上符合相应的档案书写要求的封面，包括全宗名称，题名，全宗号，目录号，光盘号以及形成的时间，照片的张数，套别，制作人，审核人还有制作时间等。（2）数码照片光盘案卷目录的格式。与常规照片档案目录的编制格式基本相同，区别是张数改为盘数。案卷号（即盘号）在档案室编一栏中填写，案卷号（即盘号）与文书档案一样，排大流水号，题名应概括案卷内全部照片的基本主题，年度要准确，张数要填写盘内照片的实际数。保管期限要划分准确。

6 关于数码照片档案的妥善保管

（1）数码照片的保存最重要的是要保护其安全性。比如光盘是有寿命的，而自刻的光盘更容易被损坏；信息管理系统的软硬件可能被损坏，也可能受病毒侵害。因此，要定期检查归档后数码照片的保存情况，并对其进行定期转存迁移，而且要做好《数码照片档案迁移登记表》的记录，把它作为数码照片的档案管理材料进行保存。将重要的照片制作成相应的底片或对数码照片进行加工制作成缩微品，会大大提高其保存的安全性，并且也会大大延长其保存的周期。

（2）进行关于数码照片档案的信息管理系统的建立。建立信息管理系统会使数码照片保存的时间更长，安全系数更高；容易规范和保存原数据的信息；系统数据库中的数码照片档案可以方便于检索以及共享利用。

（3）数码照片同纸质照片的有机衔接。对需要永久或长期保管的重要的数码照片应在整理数码照片的同时，还要对冲洗出的纸质照片进行同步整理，并且按照国家标准 《照片档案管理规范》对纸质照片与数码照片一起进行归档并保存。将所有照片数据录在同一个数据库中，建成内容完整、系统、一致的照片档案数据库，从而实现统一管理、检索查找方便的目的。

（4）多重备份和适时迁移。对于数据备份， 数码照片光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。适时迁移是为了保证能够在发展的环境中识别、使用和检索数字资源，根据软件、硬件的发展把数字资源迁移到不同的软件或硬件环境下。因此，在数码照片的档案管理过程中，应该根据不同的情况，采取相应的措施，从而保证数码照片档案保存的安全性。

（5）对于光盘的存放应注意，必须放在用塑料包装的坚硬的盒内竖立存放，以防挤压。注意不得弯折，也不得堆叠存放。

7 采取多种形式，充分利用照片档案的优势，做好提供利用工作

保存照片档案的目的是为了提供利用。提供利用的方式应根据收藏照片档案的具体情况和主要服务对象确定。

（1）查阅服务是利用者直接来档案室查找照片档案或来涵要求代查有关照片，利用者所需要的照片可通过复制的方式提供 。（2）利用照片举办各种类型的展览，既可扩大照片档案工作的影响，提高档案工作的地位。（3）围绕本单位重点工作，编辑综合性、专题性的画册、画页，开展积极有效的宣传，也是能够得到领导和群众欢迎的有效途径。

总之，基层档案室数码照片档案的有效管理，不仅可以提高档案利用的效率，提高办事效能，也是社会发展的必经过程。我们要加强基层档案室管理工作，为促进中国社会健康发展做出应有的贡献。

参考文献

[1] 李丽萍.数码新闻照片的档案管理[J].新闻采编，2008（2）.

[2] 赵九轩.论数码照片档案管理[J].山西科技，2010（1）.