关键词：高校数字档案馆；知识管理；知识资源利用
中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）07-0171-02
高校数字档案馆是现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆。从目前高校数字档案馆的建设情况来看，大多数数字档案馆建设水平停留在信息管理阶段，即对元数据的关键词检索。这种检索方式有诸多的缺陷，如检索的结果是数字化的档案文件，需要利用者进一步阅读文件，筛选与提炼出所需要的知识；此外，档案文件所包含的知识是相互关联的，该检索方式不能有效地检索这种复杂的知识网络，提供给用户的只是孤立的档案文件，不能满足利用者的知识需求。因此，如何运用知识管理来引领数字档案馆知识资源建设和开发利用是知识经济时代环境下高校应该思考的创新性工作。
基于知识管理的数字档案馆是以知识管理理念为指导，采用科学管理与人本管理，以档案馆所拥有的档案资源为核心，以档案业务工作为基础，以档案知识挖掘与开发为手段，以档案知识运用与创新为目标，推动档案知识传播与共享的系统[1]。高校数字档案馆知识资源的产生，主要包括两大部分：（1）对传统的馆藏纸质档案经过一定技术的数字化再生产和深加工增值，通常连接着计算机和网络技术的管理系统，建立起具有高附加值的数据库系统，诸如档案目录、档案全文数据库等；（2）高校数字化档案信息资源的开发与再生产，即对高校各职能网络档案信息资源进行自动的信息采集和知识信息的模式转换保存，再运用替代、重组、综合、浓缩等信息加工方法，利用建成的知识数据库系统的分析和提取，生产出较高品质的知识管理产品，实现网络档案信息资源的深加工。
一、知识资源建设是数字档案馆为用户提供知识服务的前提
进入计算机和网络管理时代，档案馆用户对档案信息需求本质上是一种知识的需求。利用者通过网络管理系统提供的档案目录或者是档案全文的检索途径查找自己所需要的某些档案；目的是为了能够从档案原始记录中存在的某方面的知识以解决自己所要解决的某个问题或者得以凭证：检索结果出的档案的原始信息并不真正是利用者真正需要的东西，利用者真正所需要的是知识的服务。在知识经济的环境下，任何事物的运行都是以支付最低的经济成本，获得最大的经济效益为追求。档案利用者通过网络提供的数字档案知识信息的同时，由此获取知识所支付的时间成本迫切需要降低，档案馆用户希望档案馆能直接提供更加便利又更加经济的知识服务。档案馆的知识服务是高层次、知识含量较高的信息服务，是档案馆为用户提供的知识型、知识化，以用户为中心的服务。为了实现档案知识服务，档案馆必须预先建成随时可用的档案知识库，并通过专业手段和方法对知识库中的档案知识进行发现、挖掘、提取与科学组织，以便及时响应用户的知识服务请求。档案知识服务是为档案用户提供针对性较强的深层次知识资源。知识服务通常对这些知识单元先进行系统分析，根据档案用户的不同问题和问题环境，通过知识的析取与重组形成易于理解和使用的、恰好符合用户需要的知识内容，它通过对档案中的知识资源进行充分挖掘、综合整序，将有更多关联关系的知识单元提供给用户。知识单元就是将各种关联关系知识资源组织起来的信息，那么知识库就是将这些信息网织成各种关系的模式管理。数据库表面上是知识库的一部分，但知识数据库要真正成为档案知识服务的信息源和知识源，还必须解决基于知识单元的描述与标引过程，建立高校数字档案馆的知识库，目的是积累和保存信息和知识资产，实现内部信息快速流通和内部知识的网络共享。这是实施知识管理的基础性工作。
二、高校数字档案馆进行知识资源建设的能力分析
首先，在充分了解档案信息资源的特点的基础上，开展对知识资源的合理评估，保证档案资源的真实性、完整性和可靠性。作为社会生活的真实记录，要求档案包含的知识资源内容准确、可靠。那些适合转化成知识的档案资源一般是相对完整的、具有本馆馆藏特色的档案，也具有一定的知识价值、深度和广度，这样才能满足用户的个性需求。同时，要根据馆藏档案的实际情况来确定档案知识资源的类型。
其次，要对数字档案馆自身人、财、物、技术等能力进行全方位的分析。配备既熟悉档案专业知识，也掌握了基本的知识管理技能的专业人才，拨付专项经费、专款专用，保证数字档案馆知识资源建设无后顾之忧；提供实施档案知识资源建设的相关设备等必要的物质条件，保证档案知识资源建设的正常开展，学习和掌握先进的知识管理方法、技术、善于运用相关的知识管理工具，为档案知识资源建设提供必要的技术保障。
第三，数字档案馆开展知识资源建设目的是为数字档案馆的用户，即档案利用者提供与档案馆藏相关的知识资源，开展有针对性的、能够切实满足用户知识需求的知识服务。因此，数字档案馆要在充分了解档案资源的特点以及人、财、物、技术等能力的基础上，开展档案利用者的用户类型以及不同类型的档案知识需求的调查和分析。
三、高校数字档案馆知识资源开发利用途径
1.保持数字档案馆知识资源的动态更新，满足对用户开展知识服务的需要
知识是一种动态的资源，具有及时性的特点。档案知识库也不应该是一成不变的。档案知识库的目的是为了更好地满足档案馆和社会各界对于档案资源的利用需求。档案知识库的生命力在于知识的更新，只有在保持档案数字库及时动态更新的基础上，才能提高数字档案馆对用户需求的快速反应能力，满足数字档案馆对用户开展知识服务的需要，解决用户所面临的问题。因此，要了解档案馆知识库内资源的使用情况，根据用户的需求考虑及时调整知识库的内容，对知识进行去伪存真，去粗取精工作。同时，制订知识库更新计划，采取定时更新和不定时更新等多种方式进行库中数据资源的替换更新工作。
2.通过绘制知识地图，实现档案知识服务的搜索导航需要
“知识地图”是知识管理实现的重要手段。它是一种知识（既包括显性的、可编码的知识，也包括隐性知识）资源的导航系统，显示了整个知识资源的分布状况，它是知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚[2]。绘制档案知识地图的作用在于协助档案部门更好地发掘档案知识资源的价值，所有权和使用方法，以便显性知识并进而内化为有组织关联关系的知识资源。知识地图实质上是通往档案知识库的向导，帮助档案利用者摆脱寻找知识过程中的混乱状态，知识地图发挥对所含概念和知识关联的切实表述或分类，以便使档案利用者快速找到他们所想要的知识节点后，重新返回到与之相关的知识信息源。通过档案知识地图追溯到原创的档案知识点，从而构成高价值的数据库，满足读者在选择与获取中发现――选择――获取――加工――创新过程的需求。知识地图还可以通过支持模糊查询、可视化地图和“语义入口”浏览等手段，将知识单元逐项联系起来并进行详细的描述，使用户很容易地定位他们所要寻找的相关的信息，让利用者能够找到他们需要的却无法详细描述的知识。对于数字档案馆来说，知识地图的绘制非常重要。知识地图有利于引导用户摆脱寻找中的混乱状态，顺利获得知识，有利于知识共享的实现；有利于档案知识库结构的合理化，并能有效防止冗杂知识的出现等等。
3.运用知识管理工具管理档案知识资源，实现其服务过程中的价值增值
从知识的生命周期来看，知识处理包括知识生成、知识编码和知识转移三个阶段。知识管理工具是实现知识的生成、编码和转移技术的集合。相应的，知识管理工具也包含了三类：（1）知识生成工具。档案知识数据库需要多种生成模式，如知识的获取、整理、创新等。知识产生模式的不同方式有不同的知识生成工具对其进行支持，搜索引擎和数据挖掘技术是最具代表性的知识获取工具。通过专用的软件工具来实现对档案知识的整理模式，通过一些辅的知识创新工具和引导人们突破思维定式来则可以实现档案知识创新模式。（2）知识编码工具。知识编码则是通过标准的形式表现知识，目的是使利用者能够方便地共享和交流同一编码规则和形式的知识，比较常见的知识编码工具就是知识仓库和知识地图。两者不仅存储着知识的条目，同时也存储了很多相关的信息，诸如与查找知识的来源线索，相关的材料，知识的使用记录等。知识仓库通常收集了各种用于支持决策的知识经验和备选的技术方案，知识编码工具模式通过对这些经验和技术方案进行识别、优化算法和人工智能等方法，实现对知识仓库中成千上万的知识信息加以分类，并提供最后的决策支持。（3）知识转移工具。在知识流动的过程中，存在许多障碍，使知识不能毫无阻力地任意流动。这些障碍包括时间差异、空间差异和社会差异[3]。根据各种障碍的特点，设计相应的工具，使知识更有效地流动。现在已经有许多工具能够帮助人们进行知识转移。
高校档案馆的知识资源建设和开发利用，就是对馆藏档案中丰富的知识资源借助高新技术进行组织、分析、开发、传播、利用与创新，使之发挥效用的过程。必须以知识生产和处理技术为基础，采用包括智能搜索引擎为代表的知识合成工具、知识获取技术以及知识创新工具等知识生产技术。知识资源建设更多地表现为一个技术应用问题，贯穿知识的发现，提取，标引，最终完成开发、利用的一套知识组织体系。知识组织工具与系统，采用知识编码技术、建立以档案工作经验库、档案编研成果库、档案管理方法库、相关新闻库、用户资料库、档案工作专家库等内容的知识仓库，并帮助用户了解如何找到相关知识地图以固化与数字档案馆相关的各种知识，形成档案馆知识资源体系以进行管理，知识资源建设解决的不是某一个档案实体或者是单份电子文件的描述问题，而是解决建立在知识单元基础上的互为关联知识信息的描述与标引过程。
参考文献：
[1]万波，罗敏超.基于知识管理的高校数字档案馆建设探讨[J].兰台世界，2013(8).
关键词：档案馆知识产权管理方案最优化
一、档案馆知识产权管理
知识产权管理内容广泛，包括专利管理、商标管理、著作权管理、商业秘密与技术秘密的管理等。档案馆也存在着知识产权管理，并且在档案馆发展过程中发挥着越来越重要的作用。档案馆知识产权管理是指档案馆整体管理方案中涉及知识产权问题的一系列原则、方法、规范、计划等的组合，其主要功能在于保护知识产权，规避侵权风险，降低自身运营成本，提高档案馆知识产权管理效率。
二、档案馆知识产权管理的困惑
1.档案知识产权管理规范不健全
档案馆纸质文献与电子信息资源并存，浩如烟海，许多内容都涉及知识产权问题，尤其电子信息资源更加易于遇到版权问题，但档案馆注重档案电子信息资源利用，却较少关注利用过程中的知识产权问题。一些档案馆意识到知识产权的重要性，逐渐把知识产权管理纳入到工作计划之中。但管理规范标准不完善，缺少系统性，整体管理方案紊乱，不明朗。个别档案馆知识产权管理模棱两可，存在不确定性。例如，某一档案馆在“档案馆维护知识产权声明”中显示“对尚未完全解决版权问题的信息产品的服务，在利用地点、利用时间、利用数量和利用方式上加以必要限制。”
2.知识产权管理与档案馆战略目标缺乏关联性
战略目标是组织制定的一段时间内所要完成任务的具体规划，是具有全局性、长远性的纲领性目标。档案馆知识产权管理很少涉及档案馆战略目标。诸多档案馆在制定发展规划实施方案时，重视档案信息资源建设、设备更新、建筑布局等核心业务问题，普遍认为知识产权管理可有可无，仅处于次要地位，更谈不上知识产权管理的目标设计。这样，造成档案馆战略规划与知识产权管理严重脱节，把知识产权管理排除在档案馆战略目标之外，缺乏对知识产权管理提升竞争力的认识。
3.知识产权保护前期准备不充分
《著作权法》第46、47条规定，出现侵权行为应当承担民事责任(停止侵害、消除影响、赔礼道歉、赔偿损失等)、行政责任和刑事责任的侵权行为和后果。档案馆虽然享有若干的豁免权，但必须在法律规定范围内行使，超出了法定范围，档案馆不存在其他特权。另外，档案馆普遍没有设置版权管理的专门岗位，没有编制版权费用的预算，造成档案馆知识产权管理岗位设置较少，经费投入缺乏，对知识产权保护的成本还缺少准备。
4.档案用户知识产权意识薄弱
档案用户普遍对知识产权的保护缺乏清晰的认识。传统上利用档案信息不存在版权问题，只要档案馆公开某一档案，均可以加以利用，很少考虑知识产权问题。然而，随着数字时代的到来，知识产权案成为档案用户不可回避的话题。在立法上，中国《著作权法》没有对数字化作品临时复制做出明确规定。同样，《信息网络传播权保护条例》对临时复制予以回避。国际上，对禁止临时复制存在着诸多争议，包括中国在内的发展中国家均明确反对禁止临时复制。各国法律的不确定性在某种意义上诱导档案用户产生潜在的知识产权风险。尤其在档案馆Web2.0的环境下，威客、博客、微博等Web2.0技术在档案馆网站中的应用，用户利用档案馆信息资源，增大了用户可能带来的侵权风险。
三、档案馆知识产权管理优化策略
1.完善档案馆知识产权管理政策
档案馆知识产权管理方案覆盖档案馆各个相关业务的整个流程。档案馆需要制定关于知识产权的系统政策，强调政策之间互相协调，形成行业政策。该系统政策包括近期版权政策和长期知识产权政策。如果一些档案馆没有能力制定属于本馆的版权方案和版权档案馆员岗位空缺，可以寻求行业间的合作，弥补知识产权领域方面的欠缺。因此，中国国家档案馆或中国档案馆学会组织制定一些普遍的业务政策显得非常重要。
2.版权管理岗位
管理与岗位配置息息相关，档案馆知识产权管理的制定、实施、反馈是一个长期的过程，也需要设置相应的版权岗位进行管理，例如剖析档案馆的法律环境、档案馆评估方案的实施效果等，均需要具有熟悉法律知识和档案馆业务背景的人员充实到该岗位上，负责知识产权方案的制定、实施、评价和修订。具体方案可以制订版权档案馆员制度，中等以上档案馆应设置1名版权档案馆员岗位，中等以下档案馆可以设置兼职版权档案馆员岗位。
3.版权预算
档案馆知识产权管理方案在实施过程中也需要相应的经费。版权中的财产权是作者的重要权利，作者对版权进行利用，获得经济利益，是实现财产权的重要方式。如果超出合理使用范围，使用者均应当支付报酬。档案馆在向主管部门或政府机构申请经费支持时应将版权成本纳入到预算中，以解决数字档案资源版权利用问题。
4.档案用户培训
由于知识产权法律体系的复杂性、法律表述的抽象性在一定程度上给用户的理解和遵守造成困惑。档案馆需要向用户宣传普及知识产权基本知识，强化对作者权利的保护，协助用户理解和遵守现有国家相关版权法条款。因此档案馆开展的用户培训指导非常重要。档案馆需要制定用户知识产权知识的宣传和培训规划，方式可以采用举办知识产权知识宣传日、编制《用户版权指南》、一小时版权讲座、座谈会、网上宣传等活动，提升档案用户的知识产权意识，营造合理使用档案馆信息资源的温馨环境。档案馆需要制定预警方案，对于有可能发生的用户侵权行为进行及时警示，提醒用户使用档案信息资源时尊重知识产权。如果发现侵权内容，立即采取适当措施予以移除。因此，档案馆须制定必要的版权声明，妥善解决纠纷与合理的抗辩。
5.争取豁免权利
档案馆应与相关公益性机构共同争取豁免权利，维护公共利益。《信息网络传播权保护条例》和《著作权法》中与档案馆相关豁免条款的适用主体属于“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆”。档案馆界不能孤立地争取一些权利或特权，需要与图书馆、博物馆以及教育界、科研团体等合作争取豁免权。例如，针对无独创性的数据库设定特别权保护的问题，美国档案馆在争取相关利益时通常和相同的利益集团积极协作行动，开展游说活动，维护档案信息资源的公共获取，以致数据库特别权保护未通过立法。
注释：
①罗滦.数字档案馆共享信息与知识产权保护利益协调机制研究[J].浙江档案，2010，(3)：35-37.
关键词 知识产权 科技档案 档案管理
我国是一个科技大国，一直秉承科技兴国的战略手段，科技的发展极大地促进了我国经济的快速发展，与此同时，也为我国留下了大量的科技档案。对于这些档案的管理，难度极高，涉及知识产权问题，使一般档案无法同日而语。知识产权视角下的科技档案管理已不单单是档案的分类整理那么简单，而是与法律、经济等产生了联系。本文对知识产权视角下的科技档案管理的现状进行了合理的分析，并提出了相应的改进策略。
一、知识产权视角下的科技档案管理的现状
知识产权涉及面相对较广，不仅仅与经济紧密相连，更是与法律同样息息相关。就目前来说，我国的科技档案管理在某些方面还存在问题，尤其是在知识产权方面。知识产权对于科技档案的管理非常重要，其可以保障科技档案的安全性与正确性等。截至现阶段，知识产权视角下的科技档案管理存在与相关法律法规结合不够紧密、相关部门管理不力、工作人员态度及认识不够等问题。
（一）与相关法律法规结合不紧密
知识产权很大一部分内容是法律，与法律的结合非常紧密。关于知识产权，我国有专门的法律限制及规定，要求对科技档案的知识产权进行保护，充分说明我国对科技的重视及知识产权的重视。我国的法律越来越完善，对于知识产权也有了详细的规定，但目前我国相关部门在进行科技档案管理时，常常不重视科技档案管理的知识产权，导致在实际的管理过程中对于档案的作者没有准确的记载，难以通过作者对档案进行检索。导致这一问题的主要原因是，科技档案管理与相关法律法规结合不够紧密，不对科技档案的知识产权进行详细的记载和审核。
（二）相关部门管理不力
科技档案由特定的部门进行管理，这个部门在科技档案的管理过程中扮演着重要的角色，甚至于影响着我国科技的M步和发展。我国是一个重视科技的国家，尤其重视科技的创新。科技的创新来源于对科技档案的参考和创新实践，大部分科技的创新都会对科技档案进行查阅，最后在前人经验的指导下，让科技创新变得更加简单。即使是如此，我国的科技档案在管理方面还是有很多的问题，其中最重要的就是相关部门管理不力。管理对于科技档案的保存是极重要的，甚至影响到科技的进步，尤其是知识产权加入科技档案管理中以来，管理部门的责任就更加重大了，不仅要对相关的法律法规有足够的认识，也要对经济方面有相应的了解。如今，科技档案管理部门的责任不断增加，任务不断加重，导致其在科技档案管理的知识产权方面监管不力。
（三）工作人员态度及认识不足
科技档案是一个国家科发展最基本的记载，记录每个时期科技的进步发展，同时也为未来科技的发展提供了参考，这也可以看作是一种对于对中国历史的记载。我国很多科技创新与新发现就是在参考科技档案的基础上出现的，此外，科技档案的知识产权对于科技档案来说就是其身份，详细地记载了文献的作者，有了知识产权就象征着这个科技的文献是作者独有的，任何人不能抄袭，同样其他人也不能以盈利为目的进行使用。这就说明了知识产权的重要性，但是我国的科技档案管理之所以难以促进我国科技的进步，一个重要的原因就是相关部门的工作人员态度及认识不足。譬如，工作人员常常认识不到知识产权保护的重要性，在实际的操作过程中很少对科技档案的知识产权进行审核，因此造成科技档案杂乱无章，往往一个科技档案对应的不止一个作者，这对于我国经济和科技的进步是非常不利的，甚至会阻碍我国科技的发展。
二、知识产权视角下的科技档案管理的改进策略
就目前来说，我国知识产权视角下科技档案管理的过程中存在着各种各样的问题，严重阻碍了我国科技的发展，甚至影响到了我国法律的威严，因此这些问题的解决已刻不容缓。下文将针对我国知识产权视角下的科技档案管理过程中存在的问题提出一系列的改进策略，如培训工作人员的法律知识、加强管理部门的监管力度及促进法律与科技档案的结合。
（一）培训工作人员的法律知识
与科技档案直接进行接触的就是档案管理部门的工作人员。管理部门的工作人员常常直接负责档案的整理、分类及管理，可以说，工作人员就是科技档案管理的实施环节，这个环节是科技档案管理的关键步骤，因此，工作人员要对科技档案管理的具体细节了然于胸。随着对于知识产权的逐步重视，科技档案管理已不仅仅是传统的整理、分类、登记及管理，更是增加了法律的内容，相关法律法规的加入使科技档案管理变得更加严谨和严格，要对科技档案的知识产权进行审核并加以保护。工作人员作为科技档案管理的关键环节，需要其掌握相关的法律法规。相关部门可以开展各项科技档案管理的讲座，其中要着重对其知识产权进行强调，并对相关法律法规进行详细的解说。通过专项的培训让工作人员认识到知识产权的重要性，使其在日常的科技档案管理的工作中重视科技档案的知识产权，并将其作为一种习惯。
（二）加强管理部门的监管力度
想要从根本上对科技档案知识产权进行重视，不在于工作人员，也不在于法律法规的限制，而在于管理部门的监管。并且相关部门的监管并不是一蹴而就的，是需要循序渐进的，也不是短期的管理就能实现的。长时间、大力度的监管是科技档案管理愈加完善的必要条件，因为只有自上而下地进行管理才能让知识产权在科技档案管理过程中受到足够的重视。即使现阶段我国的管理部门还未加强管理力度对科技档案的知识产权进行保护，但是已在某些方面有所突破和进步，并已认识到了科技档案知识产权的重要性，下一步必定要加强管理部门的监管力度，确保我国科技档案知识产权得到合理的保护，并进行详细的记录和管理。通过加大监管力度，能提高员工的工作积极性，并实现法律与科技档案的有力结合。
（三）促进法律与科技档案的结合
谈到知识产权，不得不提的就是法律，只有法律能确保知识产权受到合理的保护，尤其是在科技档案管理的过程中。科技档案管理过程中最基本的内容就是法律，法律与科技档案管理的结合能实现知识产权受到保护。促进法律和科技档案管理相结合可以从以下三个方面着手：首先，认识到知识产权对于我国科技发展的重要性；其次，多次开展相应的科技档案管理与知识产权的专题讲座；最后，通过相关文件的，自上而下地学习法律与科技档案管理的相关内容。
三、结语
科技是第一生产力，可见科技对于一个国家的重要性，往往国家各个时期的科技都浓缩在科技档案中，因此要重视科技档案管理，而知识产权作为科技档案管理中的一部分，更要受到足够的重视。为此，本文提出了一些增强我国科技档案知识产权保护的策略，力求对我国科技的发展有所帮助。
（作者单位为肇庆市科技中心）
参考文献
[1] 高国华，叶晓静.试论知识产权视角下的科技档案管理[J] .四川档案，2014（03）：
1.1二者具有相似的管理流程
我国一直将传统档案管理业务分为档案接收与征集、整理、鉴定、保管、统计及利用服务六个环节。对文件及档案实现集成管理，档案管理与知识管理具有比较相似的管理流程，都是针对文件、档案或知识等管理分散的对象进行存储并集中，之后对其加工整理实现有序化，再进行鉴定评价后实现其利用价值的优化，在利用中不断产生新的文件、档案或知识，并进行相应的收集存储。
1.2二者具有相似的管理技术
文件、档案在数字化环境下，在不同形式的信息系统中产生流转，而文件、档案在非数字化环境下为适应其要求，也要进行数字化处理。所以，现代档案管理的所有环节都离不开现代信息技术。在快速发展的信息技术中产生了知识管理，它也需要应用计算机、通讯及网络等技术予以实现。二者都需要采用数据库、文本挖掘、信息、搜索引擎、信息安全等有关技术，由此可见，它们都需要现代信息技术进行支撑。
2、档案管理与知识管理的不同点
档案管理以管理层面来说，主要是一系列管理技术方法，也是专业管理活动；知识管理不只如此，还属于管理方式、价值及管理理念范畴，并涉及组织更系统的管理体系与方法论。以管理深度来说，档案管理在传统上主要管理文件、档案实体；知识管理侧重于管理文件、档案内容。以管理范围来说，档案主要管理文件、档案等对象；知识管理除此之外，还要对图书情报的外源显性知识及头脑的隐性进行知识管理。档案管理在管理上更重视对文件、档案的真实性、完整性及可靠性的保护，实现文件、档案的长远价值、凭证价值与保存价值；知识管理更重视文件、档案及相关知识的可用性，实现知识的现实价值、情报性价值与利用价值。在管理特点上，档案管理更重视管理文件、档案的制度化、规范化及程序化；知识管理在管理体系上侧重于宽松、易于创新。
3、档案管理与知识管理之间的关系
3.1档案管理利用知识管理得到提升
主要体现在两个方面，一是知识管理能够对档案管理领域进行不断拓展，传统的档案管理过于重视档案与文件、档案与图书情报的差异比较，更限于保管历史记录，而不愿为现实工作提供服务，与价值创造过程相脱离，进而对发挥自身作用的领域具有很大的局限性。知识管理要求在其管理范围中纳入文件、档案等多种载体形态的知识，并对其进行有效整合与集成，构建较为系统的知识资源体系。知识管理关注于在各项经营、生产、管理活动中对知识的共享、创造与应用，使其为价值创造活动提供直接服务。二是知识管理可以提升档案管理的价值，传统档案管理中重视保管而忽视利用，采取借阅、查卷、复印等比较传统的手段，只是为档案提供简单的被动服务，没有实现用户对知识与信息的需求，无法为经营、生产、管理活动提供有效服务。知识管理侧重于利用先进的信息技术，采取智能化、现代化、人性化手段，为用户深层的主动提供信息、知识服务，进而使知识价值得到实现，核心竞争力得到提升。
3.2档案管理对于知识管理具有促进作用
关键词:档案;政治品德;专业知识;职业道德
档案事业是经济社会发展的重要组成部分,是党和国家重要的工作之一。新时期为档案工作提供了无限发展的空间和机遇,同时在发展过程中也遇到了一个个前人没有触及过的挑战和阻力。如何充分利用机遇,突破一个个挑战,夺取档案事业不断向纵深发展,这是摆在我们档案工作者面前的大问题,也使我们每个档案工作者应该扪心自问:“我们应具备什么样的素质来迎接机遇,突破挑战?”针对这个问题,笔者想和大家在一起,试谈一下,新时期档案工作者的职业要求,仅供参考。
一、要有与新时期主旋律相合拍的政治头脑
档案工作者应该是政治头脑非常清醒的群体。其一举一动都应该在正确的政治方向、政治立场、政治观点、政治纪律、政治敏锐性、政治鉴别力的指引下进行。否则,就会坠入“盲人骑瞎马”的危险境地,使档案工作误入歧途。怎样才能保持清醒的政治头脑呢?笔者认为必须与新时期主旋律相合拍。
二、要有与新时期档案事业相适应的知识层面
(一)档案专业知识
档案工作者必须系统地学习和掌握档案学知识,具有较全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践,档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案工作者要了解和掌握档案专业知识,一方面,档案是一种知识载体,档案工作者要发挥档案的社会效益,就要熟悉档案的内容,掌握档案内容所涉及的知识。另一方面,档案工作者在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案工作者只有熟悉和掌握档案专业理论知识,并具有一定的广度和深度,这样在实际工作中才能发现新情况,解决新问题。
(二)相关科学文化知识
1.掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的,具有较强的语言表达能力,对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史,才能了解档案产生的历史背景和作用,更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要,因为档案工作的各个环节,如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的,若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。
2.掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强,档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学,还应具有一定的经贸、法律知识。
3.掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用,要求档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识,才能适应档案工作发展的需要。
三、要有与新时期档案工作相需要的职业道德
(一)热心服务,不为名利,甘为人梯
档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益,而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到地为利用者提供优质的服务,是档案工作者职业道德素质的最基本要求。
(二)尊重档案,尊重历史
档案职业道德要求档案工作者必须维护档案和历史事实的原貌,既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征,也不允许主观臆断随心所欲地鉴别档案。无论在什么情况下,都要实事求是,坚持据实立档,据实用档,尊重历史,忠于职守,维护党和国家档案的历史真实面貌,同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。
(三)遵纪守法,严守党和国家秘密
由于档案工作不同于其他服务性工作,档案工作者对于利用者不能“来者不拒,有求必应”,必须克服主观随意性,按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。当前我国对外交流与合作都在日益扩大,外事活动不断增加,这给国外敌对势力窃取我国的高科技技术提供了可乘之机。档案工作者必须具有严格的保密观念和良好的保密习惯,在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源,确保档案在政治上的安全。
参考文献:
[1]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[j].企业家天地,2008,(5):145.
关键词：档案管理 知识管理 关系
随着经济的快速发展，传统的档案管理模式已经跟不上企业发展的节奏，因此要对其进行变革。而随着企业管理体制改革进程的不断加快，档案管理也发生了根本性的改变。现行的档案管理模式主要以知识管理为基准，进行适当的创新，使得该管理模式能够适应企业的发展。而知识管理又是知识经济发展中非常重要的一个环节，对于促进我国经济健康有序发展有着重要的作用。下面，我们从知识管理与档案管理的异同点入手展开分析。
一、知识管理与档案管理的相似性
（一）两者管理的对象出现重叠
在企业的档案管理工作中，其主要的管理对象是各类档案、文件，对于知识管理来说，其管理的核心是知识。一般来说，知识可以划分为两类：显性知识、隐性知识。对于显性知识来说，其一部分来源于相关组织或机构在履行自身职能的时候所形成的文件与档案，而另一部分则是由相关的组织对相应的数据、图书、报纸等承载知识的物品进行收集，购买以及交换。通过对比可已看出，档案管理与知识管理都是对知识进行管理，其管理对象出现重叠。
（二）两者具有相似的管理目的
对于档案管理来说，其主要是通过对档案进行管理来使得人们对相应知识的获取能够更加方便。对于知识管理来说，其终极目的是使得相关知识的价值得以实现。这也就说明了，在最恰当的时间将最恰当的知识传递给最恰当的人，使其作出最正确的决定，从而使得相应知识的价值得以实现。通过这一方面可以看出，知识管理的最终目的也是为人们获取知识提供方便。通过对知识管理与档案管理进行对比，发现这两者管理的目的具有非常高的相似度，但是在两者服务的范围、方式等方面具有一定的不同。
（三）两者具有相似的管理流程
一直以来，我国各企业、单位对于档案的管理基本都采用固定的模式。先是对档案进行收集，然后是对其进行整理、鉴定以及保管的过程，之后再利用相应的统计工具对其进行统计与分析，最后对其进行利用与研究，从而实现档案管理一体化的流程。而知识的管理流程也是采用相似的管理模式：知识的产生与收集、存储与加工、整理与评价、利用等。
二、知识管理与档案管理的差别
（一）两者具有不同的管理范围
档案管理的主要工作是对档案实体以及信息进行管理，而知识管理的主要工作是对隐性知识、显性知识以及样品、实物等进行管理。其中显性知识是可以通过语言、文字、符号等方式直接进行表达的知识，而隐性知识则是存在于人们思想中的经验、技巧、诀窍等方面的知识。两相对比，可以发现，知识管理范围要远远大于档案管理范围。
（二）两者具有不同的管理机制
知识管理的模式不断随着社会的进步而更新，这也就使得其管理方式较为先进。但是由于其管理的范围比较大，涉及到相关组织结构中多个部门档案的管理，目前，其还没有形成一套完善的管理体系。而档案管理经过了长时间的不断完善，相关组织机构的管理、科研人员都非常认可该管理方式，已经形成了一套相对完善的管理体系，这也就使得在对档案的收集、利用、保护方面有着非常大的优势。
（三）两者具有不同的管理作用
在企业中，档案管理的对象能够有效地表现出组织的竞争优势，而知识管理的对象在组织中只具有潜在的竞争优势。对于知识管理来说，其要在组织中形成竞争优势，还需要对其进行相应的验证，之后对其进行整理，形成档案形式的知识。当下，对于档案管理来说，在对其实体管理的开发利用上还存在一定的限制，这对深入挖掘与开发档案信息资源造成了很大的制约。
三、知识管理与档案管理的相互作用
（一）通过对知识管理的认识提升档案管理的水平
由于知识管理的范围广泛，管理模式新颖，其与档案管理具有一定的相似性，而现行的档案管理模式其管理的重点在于对形成实体的知识进行管理，其管理形式受到很大的局限性，这也就使得其发挥作用的空间存在着很大的制约。因此档案管理通过吸收知识管理的先进性，能够有效地拓展档案管理的范围。
（二）通过档案管理水平的提高来促进知识管理的发展
在企业知识资源中，隐性知识占有非常大的比重，具有非常重要的作用。但是，该部分资源一般存在于人们的思想中，这也就使得该资源的管理难度大。而通过档案管理水平的提高，对其管理模式进行借鉴，建立一套完善的知识管理体系，可以有效地将隐性知识转化为实体化知识，将其整理成文件、档案进行存储，从而使得人们在利用该种知识资源时比较方便，以促进知识管理的发展。
结语：随着社会经济全球化进程的不断加快，企业内部档案管理的重要性也不断地显现出来，这也就使得对于档案管理的要求越来越高，而档案管理的模式相对比较落后，不能满足人们的需求。随着人们生活水平的提高，对于知识的需求也越来越大，但是知识管理还没有形成一套完善的管理体系，大大的制约了人们对知识的开发和利用。通过对比分析，知识管理与档案管理具有一定的相似性，因此可以通过将两者进行有机结合，从而形成一套先进完善的知识管理体系，促进我国相关组织的健康有序发展。
参考文献：
[1]张守坤.档案管理与知识管理的关系分析[J]. 黑龙江科技信息，2012（30）
关键词:档案管理;知识管理;概念;关系;相互作用
在知识经济时代背景下，知识管理和档案管理发生了密切的联系，社会经济活动的决策者和引导者明确提出把知识管理的基本理念和方法全面系统的应用于档案管理工作当中，人们也开始逐渐意识到知识管理和档案管理从有所区别，到相互影响，最后有机融合，形成内在规律的逻辑关系。
一、档案管理与知识管理的概念
知识管理是以知识为核心的管理，围绕着知识和与知识有关的一系列生产社会活动。而知识是通过学习、实践或者探索所获得的认识、判断或技能，在人类社会当中，知识已成为一种重要资源，久而久之人们认识到知识的稀缺和可靠，开始追逐知识的获取，最终演化成一门知识学科，于是知识管理作为一种最新的管理意识和形式，经历了多年的积累和发展，它融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念，在企业管理中知识管理是一项重要内容。档案管理亦称档案工作，是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。广义意义的档案管理是指档案的保管，而狭义意义的档案管理是指对已经收集、整理后的材料存入库房形成的档案进行日常的管理工作。档案管理作为一项管理工作，主要环节在收集、整理、保管、鉴定、统计和为档案利用者提供服务。在现代社会经济活动当中，众多企事业单位实际经营活动就是采取和使用企业管理进行日常工作安排和产生经济效益，而档案管理作为一项企业管理的重要内容，逐渐得到决策者和领导者的重视，对于档案管理本身来讲，除了对档案实体的管理以外，还有对档案内在信息的管理，在某种程度上来说，实际上是对一种知识的使用价值的有效管理，因此档案管理和知识管理二者很难割裂开来。
二、档案管理与知识管理异同关系
(一)档案管理与知识管理的相同之处
1．二者的管理对象档案管理的对象主要是文字、图形、音频、视频等等文件材料，可以说档案管理具备信息属性，而信息作为一种知识的表现形式，同属于知识管理的范畴。知识管理的对象则主要是知识，而知识的组成部分为显性知识和隐形知识，显性知识主要是通过外部获取的方式得到的，如图书、报纸期刊等有形知识，而隐形知识是侧重于无法用文字描述和表达的知识，更多的是以思想、经验为代表的无实物形态的知识。我们可以看出档案管理属于显性知识范畴内，知识管理的管理对象包含了档案管理的管理对象。2．二者的管理目的档案管理的管理目的在于为档案利用者提高更精准、更快速的服务，侧重满足利用者的需求;而知识管理的管理目的是尽可能的实行知识的价值，为知识管理者提高知识理论体系，指导其作出正确的决策和判断。可以说二者在最终终端管理工作的达成都是为了满足使用者需求实现管理的价值，二者出发点相近。3．二者的管理流程不管是传统档案管理模式还是现代化档案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分类统计、利用的过程，而知识管理的流程主要是知识产生、收集、加工、整理、评价、利用，可以看出在某几个环节当中，档案管理和知识管理的管理流程基本类似。4．二者的管理技术随着信息技术的发展和普及，各行各业也都随之与其相结合，可以说在管理技术和手段上，新一代现代化档案管理和知识管理都纷纷以计算机技术和网络为技术支撑和传播媒介，二者技术手段相同。
(二)档案管理与知识管理的不同之处
1．范围大小档案管理管理范围主要是档案实体和信息管理，而知识管理的范围较档案管理广泛，包含显性知识与隐形知识，可以说档案管理的管理范围仅仅涵盖了显性知识，而不具备隐形知识，知识管理二者皆备。2．重视利用程度在社会经济活动中，档案管理一直受决策者和领导者的忽视，重视程度低，利用效率同样低下，甚至就因为档案管理人员知识管理认知较低导致档案管理水平不高，随着近些年档案管理工作的现代化发展进程加快，情况有所好转，但是知识管理从出现至今一直备受重视二者的重视利用程度差异明显。3．机制体系完善度正是由于二者的重视程度差异较大，知识管理早早就形成了属于自己的理论体系，以及系统有效的管理机制，而档案管理理论水平较低，由于思想认知问题导致人员参与程度低，长期处于体系不完整、机制不完备的状况。
三、档案管理与知识管理的相互作用
(一)知识管理提升档案管理
正是由于传统的档案管理工作缺乏高水平的知识管理介入，现代化发展的档案管理工作需要知识管理的作用。知识管理通过其自身先进的理念来推动档案管理工作，提高管理人员和执行人员的认知水平和思想深度，在主观上影响其促使档案管理知识深化，形成档案管理的知识及管理体系。同时随着知识管理的不断深入，数字信息技术的引进也使得档案管理手段丰富、工作效率提升。
(二)档案管理推动知识管理
档案管理工作的工作主客观条件得到改善，管理工作的大力开展，有助于知识的沉淀和积累，形成的知识理论体系将培养出新一代管理人才，对知识的传播与交流都起到了推动作用，并在此过程中，知识管理可以得到深挖，通过新一轮的理解和完善，知识管理体系会更为深化和系统。
参考文献:
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［4］张兰月．档案工作中的知识管理分析［J］．河南职工医学院学报，2010，02:235-237．
1知识管理背景下企业档案管理模式的概述
1.1知识管理的含义
知识管理是对基于现代信息技术实现知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等活动的总称[1]。它是发挥知识价值、提高知识的有效利用并且最终达到加强企业核心竞争力目标的有效途径和手段。知识管理多以网络化、智能化的运作方式，以用户的实际需求为核心，提供具有实用性和专业性的高效管理服务。
1.2知识管理与档案管理的联系
1.2.1管理对象重叠档案管理所针对的管理对象是各种文件、档案等书面形式或电子形式的材料，知识管理所针对的管理对象则是广义上的知识、信息等，文件和档案等各种形式的材料都属于知识的范畴当中，是知识的重要组成部分，因此档案管理和知识管理在管理对象上存在某些范围上的重叠。基于在管理对象上的重叠致使知识管理和档案管理具有相当密切的相互联系。1.2.2管理目的相同档案管理的最终目的是使所管理的对象即各类文件和档案能够更方便地被社会各界所使用，通过档案管理的相关工作和活动，为服务对象提供便利的档案查阅和使用服务。知识管理的最终目的是让知识的价值得到具体实现，提高服务对象的核心能力，从而实现知识服务的目标和作用。所以，知识管理和档案管理的管理目的都是为服务对象提供知识或者档案方面的服务，满足服务对象对知识和档案的使用需要，二者所不同的仅是服务范围[2]。1.2.3管理流程相似当今我国的档案管理已经不再受传统档案管理八环节的程序限制，还融合了全程监理，前段管控以及文件档案一体化等多种管理方式和理念。而只是管理过程包括知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等一系列流程活动，同档案管理程序在很大程度上存在相似现象。都有对管理对象进行收集、甄别、整理、利用的程序和环节。1.2.4管理手段相近档案管理与知识管理所采取的管理方式和手段也具有相当程度的相近性。知识管理的管理手段多是使用现代化的信息技术实现对其管理对象予以智能化、网络化管理。而目前我国的档案管理也已经改变了以往以手工管理为主的状况和局面，在很多管理活动当中使用计算机进行辅助，融合了现代化信息技术，初步实现了档案管理与现代信息化技术的对接，档案管理的方式和手段如今更趋向于数字化、网络化管理[3]。
1.3知识管理背景下企业档案管理模式的含义
基于知识管理背景的当今企业档案管理模式是对融合知识管理观念、方法，运用先进的信息化技术，以档案信息等资源管理为核心，逐渐实现为服务对象提供更具实用性、便利性和效率性的个性化服务的新型管理模式的探索。知识管理背景下企业档案管理模式虽然仍将文件以及档案等材料作为管理的主要对象，但是其服务方式却从被动转向为主动，从实体材料管理转向为对信息加工处理。企业档案管理在知识管理的背景下从某种意义上已经转化为以企业档案和相关信息资源为管理对象的知识管理模式。
2知识管理背景下完善企业档案管理模式的重要作用
知识管理背景下的企业档案管理模式是一种结合知识管理与现代化企业档案管理优势和特点的新型管理模式。是知识管理与企业档案管理的完美结合，可有效修正传统企业档案管理理论创新能力不足的弊端，还可以为知识管理实践活动提供基础和途径[4]。
2.1改善当前企业档案管理模式的弊端
我国当今企业的档案管理工作过程存在许多弊端。企业档案管理工作没有给予足够的重视，导致企业档案管理工作趋向边缘化，特别在某些信息化程度较高的企业当中，档案管理工作面临着缩减人员投入降低运维开支，档案管理水平不断下降的境地。与此同时，信息化进程的加速导致大量电子类型文件集中出现，传统的档案管理模式无法满足当今的管理需求。企业档案管理工作应当符合企业生产经营活动对于证明、责任、信息等方面的要求，合理使用现代化的先进管理技术和管理理念，科学进行资源的开发和利用，为企业的未来技术研发、增加生产、开拓市场、强化管理、扩大企业规模等需求和活动提供理论支持和档案服务。我国当今多数企业的档案管理工作已经从手工管理为主时期，经历计算机为辅时期，到现在的网络智能管理时期。档案管理工作已经开始使用智能化和网络化等先进手段，但是仍然难以应对当前大量的电子文档处理工作，无力满足服务对象的个性化管理需求。企业档案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及时调整工作方式和服务理念，为企业档案管理水平的提高提供相应的技术基础[5]。
2.2改善当前知识管理工作当中的不足
我国多数企业的知识管理情况并不理想，存在观望情况居多，而付出实践较少的现象。另外，某些将知识管理付诸实际的企业也存在执行力度不足，贯彻程度不够的现象，甚至一定范围内出现停滞现象。企业的档案管理和知识管理在很多方面都有着共通之处，彼此在某些领域存在相似甚至相同的现象，因此二者具有良好的合作空间和合作基础。档案管理是一种早已在各企事业单位普遍存在的工作内容和形式，具有一定的认可度和使用基础，是知识管理的良好引入契机。知识管理可以依托档案管理形式实现自身理论和实践之间的结合，并以实践情况为参考进行自身理论的完善和修改。知识管理背景下的企业档案管理模式也即将知识管理理念与档案管理实践进行相互融合，并实现双方共同进步的最终目标。
2.3实现知识管理和企业档案管理的共同发展
传统的企业档案管理更注重对于相关记录文档的保存和管理，而轻视了对于相关记录文档资料的利用。使企业档案管理偏离了价值的创造和开发目标，在相当范围内局限了自身价值的体现和发挥[6]。知识管理则是将文档资料等全部形式的知识进行管理和利用，通过一系列整合处理过程，建立相对完整和独立的知识资源框架和系统。结合知识管理的企业档案管理具有更为开阔的活动空间，也对文档资料的开发和利用具有更为积极主动的推进作用。因此，知识管理可以有效扩展企业档案管理的工作范围，提高企业档案管理工作的作用和价值，提高档案管理部门与工作人员在企业当中的地位和作用。而与此相对的，档案管理明确地关注企业各项生产经营活动的过程和结果，有效地进行记录和保存，预防相关信息的消失，其对文档资料的整理和控制活动对于知识的积累和整合十分有利，也为知识管理提供了资源基础和实施途径，其对文件流通方面的效率优势也可有效促进知识的传递、交流和整理，对于知识的了解和认识也具有很大益处，档案管理对于重要文件和材料的原始保管和维护，在企业维护自身知识产权以及生产合作权益等方面具有重要作用[7]。因此，企业的档案管理和知识管理之间有着千丝万缕的联系，二者相互贯通并相互促进，找到双方的准确结合契机，就可有效发挥两者的自身优势，发挥更大的作用，推动企业的良好发展。
3知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施
3.1更新现有企业档案管理的传统观念
知识管理背景下的企业档案管理与传统模式的企业档案管理的差别在于是否融合了知识管理理念和方式。因此转变对于企业内部档案管理工作的固有认知和观念是建立新型以知识管理为基础的档案管理模式的前提和关键，需要企业档案管理人员首先改变自己的管理观念，立足于企业发展，实现档案管理的高效转化。改变企业档案管理工作只重保存轻视利用的现象，转变档案管理工作关注点，将信息管理作为档案管理工作的重心，保证以知识管理为基础的企业档案管理模式得以实施[8]。
3.2使用信息化手段完善企业档案管理模式
知识管理是基于现今社会信息技术发展的产物，知识管理的实施途径主要依靠先进的计算机科技、现代通讯科技以及网络传播科技等技术手段。知识管理主要针对各类型独立的文件或档案进行集中化处理，使之实现有序化、高效化管理，在其实现自身价值的全部过程当中都不能脱离现代化信息技术或设备。因此，需要一套完整的软硬件配套设施，来保证以知识管理为基础的企业档案管理工作的顺利实施，使之实现为服务对象提供高效服务的最终目标。
3.3建立以知识管理为依据的企业档案管理制度体系
以知识管理为基础的企业档案管理模式是一种对于传统档案管理模式的更新和改造，通过档案管理的原有结构和工作资源，实现对于企业档案管理效果的提升，使档案管理的价值得以更好地实现的有效途径和手段。这种以知识管理为基础的企业档案管理模式区别于以往的档案管理模式，在管理对象方面有了更为广泛的空间，在管理模式上也从过去的实体文档保管转化为信息的管理。科学完善的企业档案管理制度和体系可确保档案管理全部流程的平稳过度和连接，实现企业档案管理的服务价值[9]。
4结语
【关键词】 知识管理；档案；信息化建设
一、档案信息化建设的现状及存在问题
1、档案信息化建设的内涵
档案信息化建设是以档案工作现代化为导向，坚持用数据库技术、网络技术等改造传统档案工作，确立传统档案在信息化的环境中得到广泛的应用，不断促进档案管理方式、方法的升级改造。档案信息化建设主要包括档案信息的数字化、档案网站建设、数字档案馆建设三个方面的内容。
其中，档案信息的数字化是在安全性、规范性的基础上，用扫描、压缩等现代技术将传统文件如纸质文件、音像文件集成为有序的数据结构；档案网站建设主要是面向公众和用户的档案信息公开，主要以档案机构主页的形式广泛传播档案工作、档案资源、档案利用的信息，是档案部门服务大众、宣传政策和联系社会的窗口；数字档案馆建设则着眼于无形的信息利用环境，实现档案资料的网络化，利用信息网络远程获取档案文件的现代化信息存储方式，区别于传统实体档案资料馆不可移动、不可复制的特点，数字档案馆是无形的信息存储库，与实体档案资料馆相辅相成，相互促进。简言之，档案信息化建设就是用现代信息技术装备档案机构，提升档案管理的现代化水平，是信息时代档案管理的特征。
2、档案信息化建设的现状
上世纪90年代以来，随着信息技术在我国各行各业逐步开展应用，一批机读档案迅速产生，作为对实体档案的补充，信息化档案的应用仍只是档案管理的辅助手段。传统的档案管理依然是主流，实体档案资料依然是主流，信息技术对传统的档案管理模式并没有形成根本性的冲击。
上世纪90年代中期以来，各个领域、各个部门纷纷开始应用各种各样的信息系统，信息化才真正进入到档案管理之中。随着信息技术的广泛应用，信息软件逐渐取代了传统的管理系统，信息资源的处置、管理逐步实现了现代化，档案管理和利用的现代化水平得到了切实提高。2004年国家档案局《全国档案信息建设实施纲要》，明确提出要加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。各地区、各行业纷纷制定档案信息化建设实施办法，至此，办公自动化（OA）系统、ERP系统、财务管理系统、人力资源管理系统在机关、企事业单位得到广泛应用。生产、经营、管理过程中的纸质资料文件越来越少，电子文件日益成为主流。
3、当前档案信息化建设存在的问题
（1）电子文件缺乏统一的标准和规范。档案管理部门在进行档案信息化建设中，往往只注重硬件设施的配套和完善，缺少了档案资源的标准化和规范化建设，具体体现在档案分类编码标准一地一样、一行一样，缺乏统一的技术定标配置。电子档案资源难以顺畅流通。
（2）档案管理人员知识结构参差不齐。传统的档案管理人员有着熟练的纸质档案管理技术和方法，且知识更新慢、知识更新主动性不强，新的档案管理人员则过度依赖于信息技术，对档案管理的基础知识掌握不全，尤其是档案的分类管理知识严重欠缺，成为普通的电脑操作工。档案管理的鸿沟在新老管理人员之间难以逾越。
（3）档案信息管理模式有待提升。一些档案管理部门只重视档案管理信息系统的建设，却忽视了档案信息资源的利用。档案信息只能够在单位内、部门间进行简单的信息传输，且大多以单机运行为主，档案资料只限于简单地进行查询。即使进行了简单的数据联网，数据安全的保障也面临着一定的风险。
二、知识管理与档案信息化的理念融合
1、知识管理与档案信息化建设
知识管理是指在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统内，个人与组织的知识得以永不间断的累积，从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本，有助于做出正确的决策，以适应市场的变迁。
知识管理理论把组织中的知识明确划分为显性知识和隐性知识两个方面的内容。针对档案管理部门的知识管理而言，显性知识是指存在的档案资料，这些资料以纸质、音像、电子形式存在，便于进行分类和整理，能够通过技术手段来进行管理，包括文件、书籍、期刊、情报、报告、资料、规程规范、法律法规等。而隐性知识是指通过对显性知识的分类和规范，能够无形中给予知识受众潜在收获的知识等。隐性知识的存在依赖于精细化的档案管理手段，依赖于员工的专业技能、工作经验等，隐性知识存在于档案管理者的头脑中，并通过相关的档案显性知识传达出来。知识管理的理念就是要把相关的显性传递给受众的同时把成熟的经验、理念等以固化的方式在组织内部传承。档案信息化建设推行知识管理的理念就是使知识的受众能够在最大的限度和范围内获得共享信息资源，并通过促进隐性知识向显性知识的转化实现服务公众共享资源的目标。这既是档案管理部门工作创新的目标，也是档案管理部门服务社会的最终追求。
2、档案管理呼唤知识管理理念
随着信息化时代的到来，迅速信息、率先占有信息、平等共享信息成为信息时代胜负纷争的重要筹码。档案管理工作者作为重要的公共知识存储者应及时把档案资料、数据文件及时、便捷、准确地传播到社会，相应地，档案工作者的角色也要发生变化，正如在上世界90年代，加拿大著名的档案学者特里·库克（Terry Cook ）指出档案工作者应“由实体资料保管员转变为知识提供者”，提出档案工作者不应局限于分类整理知识、保管知识，而应该想办法传播知识、转移知识、探寻知识，并提出要“把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库到建立知识库上”，“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”，倡导把知识管理作为档案工作者的重要职责。既然涉及到管理，知识管理的内涵就不仅仅是纸质文档的分类保存，更应该涉及到知识的传播。
同时，另一位档案学者高德·拉伯楚克（Gord Rabchuk ）呼吁档案管理界要紧紧抓住信息时代知识爆炸的特征，把档案工作同知识管理革命紧密联系，要通过档案管理工作为世界各行业的决策者提供有重要参考价值的信息，也即“21世纪档案工作者将在有关的知识管理决策中，承担重要责任。”档案管理本身就是在对知识进行管理。档案管理工作如对档案的收集、整理、统计、检索实质就是对显性知识进行加工和处理以满足公众需求的过程。信息时代的到来要求档案管理从档案实体管理转变为更加关注于通过隐性能力来实现对显性知识的管理，实现档案管理的智能化，形成显性知识和隐性知识的汇集。
三、知识管理背景下档案信息化建设途径
1、推进知识编码化工作
在知识管理中，显性知识通过传统和现代的技术手段均可以获得，而隐性知识助推着显性知识的可辨性。档案信息化建设不仅要求显性知识在更大的范围得到传播，而且要求在更大的广度上有相应的标码认同，同时要求隐性知识能够切实服务于显性知识的传播。在这种情况下，传统的档案收藏中心就需要转变为知识创新中心，而知识编码化工作为这种转变提供了可能。
知识实现编码的核心思想是将所需的知识标准化。知识实现编码后能够提高知识传播的效率，能够使知识在更大的范围得到认可和利用。运用信息化的手段通过知识编码并存储编码化的信息能够把档案知识转变为有条理的显性知识传播方式。编码的过程则成为工作流程，在此基础上，运用信息技术将工作流程规范化、标准化。最后，建立数据库，将编码后的知识放入数据库，这样，知识就可以被更广泛的受众接收，从而使得知识从无序到有序。
2、推动档案工作者实现隐性知识相互传播
档案是社会生产、管理、经营、历史的原始记录，而档案工作者是熟悉并掌握着这些知识资源。档案的特殊性决定了档案工作者的特殊性。在档案信息化建设过程中，如何把档案工作者长期工作的隐性知识作用于档案资料（属于显性知识）的传播是十分重要的任务。在档案信息化建设中，重要的任务是把传统档案工作者的工作经验与新进档案工作者相对娴熟的信息管理技术相结合，形成隐性的知识管理技能。这就要求档案管理部门要采取多种形式的学习如集体学习制度、技术讨论活动、电子论坛形式等，促进档案工作者的经验交流。促进隐性知识的相互传播。
此外，档案管理部门有必要通过专业技术培训来提升档案工作者的整体素质，缩小管理者和普通工作者、不同岗位工作者之间的知识落差，同时要营造平等和谐的沟通环境，档案管理部门有必要建立平等开放的学习机制，建立档案工作者之间平等分享隐性知识的激励机制，使得经验技能在沟通中得到传播，新的经验技能又在传播中得到升华，从而形成新的隐性知识。
3、实现图情档信息资源一体化管理
档案信息化建设的一个目标是在信息化技术的基础上，使档案工作被动的信息服务转变为主动的知识创新服务。图情档作为不同的信息资源，统一于知识管理理念下的信息化建设。图情档资源的人为割裂容易造成资源的浪费，不利于资源实现共享，不符合知识管理关于知识传播共享的信息整合理念。档案是社会的原始记录，包含着原始信息，图书是社会发展规律的认识和集成，记录着人类对社会发展的思考，情报则是对社会新知识的探索和记载。图情档信息资源一体化是数据资源共享的需要，是信息化社会的客观要求。档案信息化建设需要把图情档资源通过信息化技术进行深度整合，能够更好地使受众立体化、全方位地进行知识的学习。
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