档案信息化管理论文优选九篇

时间:2023-03-23 15:21:14

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档案信息化管理论文

第1篇

医院科技档案信息化管理的更好开展,成为了医院人才建设,实施科教兴院战略的重要基础。如何根据医院科技档案的基本特征,在医院科技档案管理各方面采取信息化管理的思路和模式,最大限度地发挥医院科技档案的作用,成为了医院科技档案管理的重要课题之一,本文就这一课题做一浅析。

1学科技档案的基本特征

医院的科技档案主要包括五个部分:公开发表的科技论文、论着及其原始资料的收集;研究生的毕业论文及其相关实验原始资料的收集;科学基金资助课题从立题至结题期间,所有相关资料的收集;协作项目的协议书,技术转让或申请专利的有关证明等的收集;通过鉴定后的科研成果资料的收集。这五个重要组成部分均具有以下两个特点:

1.1源广泛

医学本身是一个多专业的庞大科学体系,涵盖了医、药、卫生、微生物、职业病、生化等。其分科的细致与多样性决定了医学科技档案的来源相当广泛性和分散性。而这些科技档案均自然形成于每一个科研机构和有科研能力的单位及个人的研究工作中,因此无论从内容上还是形式上都十分散乱。此外,医学科技档案的载体材料和形式也颇为多样化:载体材料包括纸质载体、磁盘记录载体、光盘记录载体等;档案形式包括文字材料,奖状、奖杯、证书等实物,这样导致科技档案管理工作量巨大,加之漫长的科研过程和周期,无疑加大了科技档案收集工作的难度。

1.2利用价值高

医学科技档案不仅具有凭证作用,同样也具有广泛的参考作用。其内容包含了丰富的医学知识、先进的科研思路、方法及大量有价值的国内外科研资料,包括成功或失败的经验,都可为今后科研开展提供参考,并对避免科研工作低水平重复或为科研而科研等,都有极高的利用价值。

2充分利用医院内部互联网,创建和完善医院科技档案管理系统。

根据医院科技档案的两个基本特征,如何在医院科技档案管理中采取信息化管理的思路和模式,最大限度地发挥医院科技档案的作用,成为医院建设中的重点问题之一。本文认为由于医院科技档案来源广泛,而档案管理人员人数、人力有限,医院可充分利用医院内部互联网,按照科技档案的管理要求,建立高效的科技档案管理系统,可促进充分发挥医院科技档案的作用。

医院科技档案管理系统可就以下几个方面进行创建和完善:

2.1医技人员个人信息管理

以科室为单位,将医院医技人员的个人科技档案信息输入医院科技档案管理系统。此系统可提供各类科技档案,如各年度科研项目执行汇报表、各项科研经费报销登记与结果反馈、论文投稿登记情况表、学术会议审批及学术成果统计表,外出培训以及涉及到个人的科研教学信息等。

2.2科研管理

第2篇

【关键词】档案信息化;计算机技术;重要性

对于档案进行管理的方式有很多种,如果只是一直限制在一些简单类别的存储的方法,不仅要要求会有很大的空间,必须还要对索引进行相应的明确,尽管是这样,如果想要把一些档案材料调出来,就必须要耗费很多的时间和精力。但是在计算机中有很多个存储的单元,其中主要的作用就是对信息进行全方面的记忆。对于计算机自身内部的记忆功能,也是一个非常大的优势。计算机如果有对内部信息进行记忆的功能,在实际计算的时候,就不需要对相关的数据的信息进行获取,这种功能只需要把数据信息提前输入到内部进行存储的单元里面,因此,在计算的时候,就可以从存储的单元里面,很方便的找到相关的数据信息,从而就可以不断的提高计算的效率。

一、档案信息化管理当中使用计算机技术的优势

档案信息化在实际管理中,对计算机技术的优势使用主要体现在以下几个方面:第一,利用计算机对档案进行相应的管理,主要是因为计算机的内存足够大。随着人们日常对休闲娱乐活动的项目逐渐增加,就会不断产生大量行政方面的资料和文件,并且后期档案的管理数量也就会相应的增加,但是一张光盘就能储存上亿的信息数据,这就最大程度降低对档案空间利用。另外还可以对存储成本的投入逐渐进行减少。第二,利用计算机来对档案进行管理,使档案在进行查找的时候更简单和方便。现阶段,档案使用率不断提高,并且每一个职能的部门通常会运用一些档案来作为借鉴,不同的需求就必须要求档案管理的部门必须要及时和高效的提出有关档案的资料。如果利用传统的方法来对档案进行管理,在档案实际查找的过程中,也会经常出现浪费更多时间而对档案查找不准确的现象,但是在档案信息化实际管理过程当中,要对计算机技术进行合理的利用,对档案的信息深入加工的功能进行全方面的改善,最终可以达到对档案信息深入开发的目的。第三,要利用计算机对档案进行管理,是为了能够让档案在进行修改并且做出合理的补充,对于复制和传输等各个方面都比较便捷。目前在档案信息化管理的过程中,计算机技术已经在社会发展的过程当中进行了广泛的推广和应用。档案在进行储存的时候,主要是由几个部分进行,例如文字的信息、照片和设计的图纸以及录像带等等。但是对于传统档案管理方法的管理,就会对其中的质量造成非常严重的影响,例如天气的情况和自然灾害等等,这些原因都会给档案的管理带来非常严重的安全隐患。

二、在档案信息化管理当中使用计算机技术存在的问题

在档案信息化管理当中使用计算机的过程中存在的问题主要体现在以下几点:第一,一些档案信息安全方面的问题也非常的明显,随着世界信息化以及计算机网络化不断的发展,电子档案数据信息当中存在着比较大的安全隐患。有大多数的病毒不断的入侵,就会经常出现档案数据的信息被损坏和修改以及泄露等相关的现象。第二,有关的档案管理人员的综合素质也需要进行提高,只有对计算机的相关理论以及使用的技巧进行掌握,并且对各种使用类型的办公设备操作的比较熟练,才能够成为一名比较优秀的企业档案管理人员。除此之外,还必须具备对档案信息进行加工和提炼等各方面的能力,还要把一些具有价值档案的资料及时的送到档案使用人员的手里。第三,档案在电子管理的方面也比较薄弱,其中主要体现在硬件设施和软件设施两个方面,档案在电子管理的过程当中,硬件是必须要用的计算机设备。一般来说,如果对硬件设备的投入比较大,就会造成硬件设备不足的情况。而在档案管理过程当中,软件是每一个环节都需要制定相关的标准和规范的。

三、在档案信息化管理当中使用计算机技术的重要性

在档案信息化管理当中,使用计算机技术的重要性,主要体现在以下几点:第一,他主要是世界经济和社会发展的一个必然趋势,随着世界经济一体化进程发展的速度不断加快,信息也已经对经济高速的发展和社会不断的进步以及企业能否进行生存造成了非常严重的影响。第二,他能够有效的对工作的效率进行不断的提高,同时还能对资源进行相应的节约和利用。在传统的档案管理工作过程当中,一般都是利用人工来对资料进行收集、规整和使用以及存储,这个工程当中肯定会对人力和财力以及物理造成大量的损失,并且工作进展的速度也比较慢,已经不能和我国现阶段的工作以及生活的节奏进行适应,从而也就不能跟上社会经济发展的脚步。第三,他也是企业档案管理发展一个非常重要的趋势。企业档案的管理主要是属于一种基础性的工作。在我国现代化建设当中,也有着非常重要的作用,并且他的地位也非常高。

综合上文所述,在档案信息化管理的过程当中,对于计算机技术方法的使用,已经在我国社会当中进行了广泛的推广和使用,因为计算机自身的内存是比较大的,不仅能够对大批量的信息进行容纳,还能对档案进行查找的时间进行了节约,也能对人力和物力以及财力等多个方面的过多的损耗进行全方面的节约,并且对信息资源的保存的时间也比较长。目前,这个技术的应用,也已经逐渐的成为了我国后期对于档案管理的一个必然的趋势,因此,我们必须要在档案管理当中应用计算机技术的同时,进行相应的关注和重视。

作者:李晶群 单位:牡丹江市爱民区档案馆

参考文献:

第3篇

(一)档案管理信息化模式实效性较低

一些社会保险经办机构和工作人员面对当前现代信息技术潮流,对实体档案也进行了数字化、信息化处理,借助计算机系统浏览检索。但是缺乏对社会保险档案信息化建设的深刻认识,只重视管理系统的建设,重藏轻用,而忽视了档案信息资源的开发利用,导致社会保险档案信息化利用效能低下。

(二)信息保密性及安全系数不高

随着信息网络技术的普及及使用,社会保险档案信息风险不断增加,网络病毒和木马、网络黑客入侵、工作人员无意泄漏、电磁泄漏等都威胁着信息安全,社会保险档案的保密性及安全系数较低。

(三)档案信息管理人才缺乏

社会保险经办部门中缺少档案管理知识熟练、信息化技术水平高的工作人员,各级政府也忽视了对档案管理信息化人才的培养,导致档案管理信息化建设受阻。

二、推进社会保险档案信息化管理的举措

(一)建立完善的社会保险档案管理信息化机制体制

建立起社会保险档案管理信息化机制,就需要创新完善档案管理制度,统一档案管理标准,在科学的制度管理下进行管理,优化整合资源,实现档案的资源共享。

(二)创新社会保险档案管理工作信息化的服务方式

要使这项工作顺利进行,就需要创新服务方式,运用社会保险信息资源和的先进技术,实现计算机信息管理,启用公共网络服务系统,为社会保险档案信息化提供优质服务。

(三)提高档案管理人员的专业技术水平

要加强对档案管理人员的培训,不断提高档案管理队伍的业务技能和计算机应用水平,确保档案管理人员具有高度专业化技能,能熟练应用加密或数字签名技术对电子文件进行归档、备份、保存,保证档案管理信息化工作正常进行。

(四)健全社会保险档案管理信息数据,加强信息网络安全控制

社会保险档案管理工作量大、内容多、关系复杂,管理难度大,这就需要建立健全社会保险档案管理信息数据库,可以快速准确的找到相应的资料信息,提高档案管理的有效性。同时加强网络安全防范和保护措施,保证网络资源不被非法使用和非法访问。强化硬件防护技术,对电子档案当定期检测和拷贝,避免人为失误操作,防止数据丢失,确保社会保险档案信息安全。

(五)提高档案信息资源利用率

第4篇

关键词:档案管理;信息化;问题;原则;措施

当前电子信息技术的迅猛发展,在生活中普遍地应用到互联网信息技术,在办公中的应用是不断趋于标准化、网络化、自动化,大部分的工作都会依据计算机或是互联网进行办理,这对于工程的档案管理工作带来了新的要求,以往的传统管理模式,已经不能适用于当今社会发展的步伐。因此对管理模式进行创新是对工程档案管理的有效措施,构建健全的管理模式,将工程档案存在的作用发挥到最大化。

一、工程档案信息化管理的主要内容

对于工程档案信息化理解主要以两方面来阐述:一是工程档案信息的网络化与数字化进行有效的实现;二是有效地对工程档案进行存储、传递、接收和运用一体化;三是完成工程档案的信息化的高度共享;四是要创新工程档案的管理模式。如今,针对工程档案信息化管理的内容主要有工程档案的检索和工程档案内容信息的存储:工程档案文件主题词的自动标引;工程档案的数据备份;工程档案的文件目录的打印;工程档案的整理与文书立卷;工程档案的保护以及库房的管理;工程档案的咨询与借阅管理;工程数据处理的各个阶段都依据有关行业的标准以及国家的政策作为构建依据的。

二、工程档案信息化管理的必要性

因为工程档案的反复查阅与长时间的保存,对于原件丢失或是损坏都是不可避免的,这对于工程档案的利用和保管上带来了极大的烦扰。通过对低档平板扫描仪记录的方式的应用,可以将大量文档实现电子化存储,对于问题的解决有着巨大的作用,在电子化存储下,对于大量文档的应用、查阅、管理方面还有待提升。信息化的管理模式的应用就是对于传统的管理模式手抄记录转换为应用信息技术存储工程档案,这是工程档案的管理取得的重要成果,还极大地提高了服务水平。可以说,信息化技术的运用是完成科学开发工程档案资源的基础。

三、当前工程档案信息化管理面临的问题

电子化信息的不断发展,对于我国工程档案管理带来了新的机遇,但是同样也产生了大量的问题有待解决。

(一)面临安全与革新的挑战

原本的工程档案管理的中心主要就是为了运用、查询,基于此来确保工程档案管理具有更高的保密性。在档案管理系统迈向新纪元发展空间中,会对应用系统进行有机整合,比如文档管理一体化等。此类整合必须要应用新思维来处理各方之间的矛盾。除此之外,网络本身与计算机系统之间还存在着一定的问题,不单单是硬件资源会受到自然的影响,还会受到人为破坏,并且数据信息与软件资源容易受到病毒的侵害。在未采取相应的管理措施下,在安全意识方面也较为薄弱,这样就给犯罪分子提供了可乘之机。

(二)面对标准化和法制化的挑战

因为工程档案自身的特点就比较复杂,最为突出的特点就是分散管理。因为多方面进行管理,各个部门都有属于自已的一套标准,因此对管理标准化造成了巨大的困难。在工程档案的立法方面也比较欠缺,致使众多的工程档案因为密集问题影响,而埋没了自身存在的价值。

(三)技术支持不充分

第一,电子文件在实质上对于它的保管期限与保管条件等方面是存在着巨大的局限性,如果不能对其进行有效的解决,会造成适得其反的情况发生。第二,基于工程档案信息化建设的初级阶段,一些纸质的工程档案经过电子仪器的扫描即可以转化为电子档案,尽管它的价格很便宜,但是扫描的时间较长,无法满足将原始的纸质工程档案快速地转化为电子档案。

(四)人员配备不合理

就当前的工程档案管理人员而言,既有专业知识,又掌握信息技术的人很少,由于存档的技术人员的知识较为单一,必然会出现专业与工作岗位不对口等问题。

四、推进工程档案信息化的原则与措施

(一)工程档案信息化应该遵守的原则

合理性原则。利用数字化方法来接受工程档案文件,其应对规范性的原则要有持续性,构建于信息档案有关的法律体系,只有这样才会使电子文件顺利地完成归档,对于传统的工程档案数字的保存与应用等工作来实现其标准化与规范化,避免重复建设、互不相容的状况产生。安全性原则。由于网络化、数字化的进程的不断加快,网络潜在的威胁也越见突出。所以,对于网络安全技术的开发与研究力度一定要加大,要应用较强的安全措施,全面地保障工程档案信息的安全。效益性原则。对于工程档案信息数字化建设是一项艰巨的任务,在特定的环境下一定要遵守的是效益性原则,最为主要的是信息化工程的效益。选取数字化的内容主要是以经典为理念,核心要与社会应用的热点进行有效的结合,把重要的工程档案进行数字化处理,会收获较大的社会及经济效益;应用效果不大的对于工程档案是是不需要数字化的,避免浪费财力、人力、物力。

(二)促进工程档案信息化的措施

加强机读数据的前期工作。如若想做好工程档案信息化管理,那么机读数据库的存在是重要的组成部分。因为机读数据的质量主要针对于管理系统的效率高低的决定,对机读数据做好准备工作,提高对著录、标引等方面的重视力度。档案著录的内容主要指档案内容的选择、分析、记录的过程。形式特征主要是指档案信息的外表,比如文种、标题、载体、形成时间等,内容特征是指依据档案内容特点所揭示的项目,比如主题词、分类号等。标引与著录是对档案内容的浓缩,这样才会有效地将档案信息输入计算机中进行多方面的处理。重视光盘技术在工程档案信息化管理中的运用。光盘主要是通过光电存贮技术、网络技术不断发展中的产物,是信息的检索与信息存储、电子化的归属。利用光盘进行存储,其显著的特点在于它的存储密度高、可靠性强、寿命长等,它会把大量的工程资料刻入到一张光盘内,以此来实现计算机管理,对于原文件进行扫描录入的方式,极大地减小了对库房空间的占用,降低了存储设备资金的投入,以此来减小成本。网络化管理是工程档案信息化管理的必然趋势。网络化是基于计算机管理模式快速发展下的必然产物,通过对网络搜索,使工程档案查询速度非常快,也非常便利,它改变了传统的借阅模式。计算机把网络分为了上下级并且与各处室紧密相连,成为一个具有高效性的有机整体,来有效地衔接其他部门与档案部门之间的各个业务,每一个部门都可以利用网络进入到工程档案信息库中去查询。网络化的管理模式主要就是采用了内部网络服务器在一定空间内对于工程的资源档案进行存储,简称为档案存放区。为加强工程档案数据的安全性,在进入系统时应该有一个用户的口令才可以进入到工程档案的数据库中,只有隶属于档案部门工作人员才有权利更改已经入库的档案。为了确保工程档案中的数据的安全性,要加大对系统的管理措施,在系统密码的设置上可以设置双层防护,这样才会有效防止无关人员进入系统;在修改时在系统中一定要设置双重密码,以此来防止没有权限的操作人员对数据进行更改,一定要确保数据是安全的、准确的、完整的。档案信息化管理需加强病毒防治,来确保安全。对计算机病毒要加大防护力度,这是确保计算机系统正常运营的核心工作,如果计算机感染病毒,那么最为严重的状态会导致整个系统出现瘫痪,因此要构建比较严格的管理机制,做预防工作。具体的要求是符合操作的规范性,同时还要定期对系统进行检测与维护;为了防止突然状况的发生一定要对数据随做随保存,做好重要资料的备份,以免产生不必要的影响;不要对来历不明的程序进行拷贝,在拷贝之前一定要做好查毒杀毒的前期准备,以此来确保万无一失。积极促进工程档案管理部门实施信息化管理。第一,对基础性工作进行强化,认真地构建实施计划,只有基础业务的工作做到规范化与标准化,才会有效地推进工程档案信息化的管理。第二,强化人才建设,工程档案信息化建设主要运用网络技术与计算机来进行服务。作为当今信息化社会的工程档案工作者一定要具备基础的电子与计算机文件管理知识。这便要求工程档案的管理人员要对自身文化、专业知识、人文素养的不断提升,来有效地对工程档案进行信息化管理。

五、结束语

工程档案信息化管理是一项比较全面、长期且具体的工作,工程档案的管理团队对于工程档案信息化的效率起着至关重要的作用,所以,加大工程档案管理人员的专业技术是当前建设信息化管理的重中之重。信息化是当前社会发展的必然趋势,工程档案管理者只有不断地总结经验,自主上进,才会适应时代与社会的需求,以便更好地服务于社会。

作者:王颖慧 单位:天津市引滦工程黎河管理处

参考文献:

[1]郭贵来.基建工程档案信息化管理与建设研究[J].企业导报,2016,(18):36.

[2]张迪.信息化环境下地铁工程档案管理改革探讨[J].办公室业务,2015,(12):44.

第5篇

一、居民健康档案信息化管理现状

(一)信息化水平不均衡。我国仍然属于发展中国家,因人力、空间、物力、资源、资金等各方面因素的影响,现阶段仍旧无法为每一个居民都构建相应的健康档案,即便是当前已经成功构建的一些居民健康档案当中,也难以进行全面的信息化管理,许多经济较为落后的区域仍旧采用传统的管理模式,这就导致各个区域极度不均衡,实现信息化管理的起点差异较为明显。(二)缺乏统一的标准。只有标准统一才能够保障整个居民健康档案进行有效共享。然而,当前关于居民健康档案信息化管理的对应标准明显无法满足其发展的相关需求。各卫生服务机构所应用的软件来自不同的软件企业,因为各个软件缺乏统一的准则,并且不同卫生服务机构的医疗服务也存在较为明显的差异性,这就导致居民健康档案形成了信息孤岛,信息共享极为困难。(三)健康档案采集的难度大。社区卫生院是社区居民健康档案采集的主体。随着医疗卫生事业的改革与发展,社区居民对社区卫生服务机构的技术水平持怀疑态度。认为社区卫生服务机构设施陈旧、服务质量难以保障。有些居民对信息收集认识不足,戒备心理强,不愿意告知自己的真实病情,给健康档案的完整性带来一定的困难。(四)软件利用率偏低。通常来说,居民健康档案管理软件都是动态管理的模式,这就需要工作人员及时将各种随访、追踪的信息录入到系统当中,然而因为工作人员的工作任务较为繁杂,遗忘或者不能及时录入的情况难以避免。此外,因为专业问题,许多医务人员都存在不会使用居民健康档案管理系统,自然也就不能利用软件去进行诊断,导致居民健康档案管理系统利用率不高。

二、加强健康档案信息化管理的措施

(一)加大宣传力度。大力宣传,在台州新闻频道,老百姓都关注的栏目中,开设5分钟的健康知识,宣传健康档案的重要性;在每年的结核病、艾滋病等防治日中,发放宣传资料。(二)加强硬件建设。物质条件是进行居民健康档案信息化建设的先决条件,这就需要从硬件与数据库着手,在采购的时候必须要听取专业人士的建议,不仅要保障硬件的先进性,同时也要尽量避免浪费。卫生局信息中心统一购入健康档案硬件设备,全区医院进行联网,这样病人无论在哪个医院,医生都能看到完整的个人信息,为诊治提供方便。(三)培养引进专业的信息化人才。居民健康档案信息化发展需要一批专业技术过硬、综合素质强的人才队伍,这个队伍应当具备专业的信息技术及一定程度的医学知识。由于社区服务中心人手少,既要调查,又要档案录入,这就需要积极培养或者引进对应的人才,同时加大在职档案工作人员的培训力度,针对全科医生而言,应当构建一个注重实效、多模式、分类型、多层次的信息化人力资源培养体系,尤其是对一些年龄较大的全科医生来说,应当进行重点的培训教育,保障每一个工作人员都可以操作对应的系统,从而有效提升居民健康档案系统的利用率。(四)建立健全信息化标准规范。一套统一的标准规范是推动居民健康档案信息化管理的保障。健康档案成为基层全科医疗服务领域内重要的医疗法律文书。早在2009年的5月,我国卫生部就颁布了《健康档案基本构架与数据标准(试行)》,针对居民健康档案规范化问题提出了较为明确的要求,为居民健康档案信息化标准化发展打下了坚实的基础。

三、结语

第6篇

实现房产档案馆数字化是房产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字房地产档案馆,首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供,但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务,对于科技成果还应收取成果转让费。另外,关于档案开放范围和权限问题,要设立相应的访问权限,对于那些可以对公众开放的档案,公众可在公共网上查询、利用,而只可对内部人员开放的档案,只能通过上内部局域网查询利用。开放数字房产档案馆的建立必将会进一步提升房产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。

2.3完善房产档案信息归集、检索系统

为了全面、准确地收集信息,就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合,将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统,形成文本信息;另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统;原始档案数据进入计算机后,再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点,房产档案的更新速度很快,因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制,保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动,这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广,这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同,对房产档案信息要求也不相同,因此,必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能,将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点,编制各种检索工具,形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系,实现万能检索,从而提供高效、便捷的查询服务。

2.4建立准确的房地产档案数据分析系统

房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要,而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统,以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断,以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段,使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理,达到科学决策,回避风险的目的。

2.5提高管理人员的综合素质

档案信息化管理的日趋完善,要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状,应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺,主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识,做到依法治档,使档案得以安全保管和科学利用,要加强学习业务文件和各级档案专业刊物,明了档案管理的法律法规,及时贯彻落实有关档案管理的新规定,执行新规范,密切注意国内外档案工作的发展动态,借鉴先进的管理经验和技术,不断提高管理水平,促进档案事业逐渐实现法制化、规范化,推进档案工作的发展。推广使用新归档方法,减轻档案工作量和劳动强度,提高工作质量和工作效率,实现档案管理的现代化,是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件,对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理,提高档案的存储和处理能力,为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息,充分发挥档案的信息服务功能。

3.小结

房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合,是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源,必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率,必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化,使房产档案管理的整体水平明显提高,大大减少了房产管理工作人员的投入.降低了联系渠道的费用支出,缩短了大量事务的处理时限,使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息,不仅降低了成本,而且极大地提高了效率。

参考资料:

[1]玄艺兰.论房产档案室的数字化建设[J].中华教育周刊,2003,(6).

[2]周长华,吴小军.高校档案管理网络化建设[J].扬州大学学报(高教研究版),2004,8(6).

第7篇

档案管理实现信息化已经势在必行。医院档案信息化也是档案管理现代化的体现。也是医院档案工作提高效率,保证安全的实现途径。医院的档案管理工作信息化,最先了解的应该是“档案信息化”的概念是什么,如何去实现医院档案信息化。在存在过程中可能回遇到哪些难题。如何解决这些问题等等。医院工作本身也经历着改革和发展。比如医改的进行,医院的管理与经营市场化。所有这些都脱离不开信息化技术。而对这些珍贵资料信息的归档整理,档案保存也更需要使用到现代的信息化技术。毫不夸张的说,医院的建设过程中,档案管理的信息化是基石、是医院工作不可或缺亟待解决的一部分。在档案管理过程中,必须要关注独特的风格,要有自己特色的网络版面,有丰富的内容架构,有规范的细化的各项档案管理模块。

2、医院档案管理信息化建设过程

2.1了解医院档案管理信息化的涵义

深入浅出的理解,档案信息化是把传统方式的用纸张、音像等媒介手段保存的资料改为使用网络技术、计算机技术,把种种资料更改为数据。通过某种软件管理系统来规范管理,利用数据库合理的组织这些数据。总体的原则是对档案数据的管理要遵循安全、高效、保持原貌的规则。

2.2建立医院的档案管理网页或者网站

信息化的档案管理不是仅仅用计算机管理。要实现数据资源的共享,要做好医院的档案管理信息公式,宣传医院档案管理的重要性。而这些利用档案管理网页和网站,是必要的手段和方法。在网页建设中,计算机技术因篇幅有限在本文就不一一赘述了。主要从档案管理角度,分析档案管理网站应该拥有的模块。基本模块应该包含医务人员资料信息更新上传模块、机构简介模块、交流模块、病历管理模块等等。

2.3信息化档案管理系统

市场上已经有出售成型的档案管理系统。可与软件公司联系,订制符合医院使用的档案管理软件系统。但缺点是费用较高。部分系统对硬件系统有较高要求。医院也可以自主开发符合档案管理的系统。优势是专业优势,对自身的需求了解深入。大部分医院的档案管理工作都需要能够实现的功能:首先是具备大量数据信息的存储功能。档案需要存储的数据繁杂,而且在不断的积累和增长,所以必须具备数据存储功能。其次是实现档案管理的网络化方式,这才是真正的实现档案的信息化管理。最后对数据的管理一定要高效,有组织。规范科学管理。

3、医院档案信息化管理需要关注的问题和有效操作方法

3.1提高硬件设施建设,加大投入力度

医院档案信息化建设需要购买信息化设备,如计算机、网络实验室的建立。这些都需要大量的财政投入。同时财政投入也可以信息化建设快速进行。购买规范管理系统。实现网络布线等工作流程。

3.2提升信息化技术普及率

信息化技术档案管理,必须要掌握信息化技术。了解计算机,熟练掌握软、硬件技术。如数据库技术、计算机硬件维护技术、网络常见故障排查与维护技术、计算机操作技术等等。

3.3挖掘内部潜力,增强创建力量

管理档案人员少的矛盾日益突出,再抽调人员从事档案升级工作相当困难。每天需要应付日常工作,很难抽出更多的精力搞创建。应成立创建工作领导小组,保证创建工作稳步推进。强化档案管理,完善创建条件。现有的医院档案管理水平停留在原先省一级标准基础上,对照省特一级标准差距较大,所以要不断更新观念,完善具体操作规程,推进规范化建设,进一步健全归档、保管、鉴定、借阅等各项管理制度;升档案服务水平,为档案管理升级提供基础保证,要及时引进先进档案管理设备。

3.4建立合理的档案管理制度,规范信息化档案管理

第8篇

随着计算机技术的迅猛发展,高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。下面是编辑老师为大家准备的试论文书档案的信息化管理。

计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求资料收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用计算机软件之后,文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序,无论是起草文件还是办理传递,都变得简单易行。

在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展,档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立互联,从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率,可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台,可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。

与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,可发生水解和氧化反应,在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同,随着电子技术发展日新月异,储存、读取电子文件的设备日趋成熟,我们可以根据不同的需要,选择不同的电子载体,如VCD、DVD光碟,小容量的闪存U盘,大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷,易于传递,且储存时间长,受外部环境影响小,不易损坏,具有很强的稳定性。

第9篇

关键词:档案信息化管理

随着国家《档案法》实施和医院管理科学化、规范化的进程和需要,各级医院对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平,更好地发挥档案信息资源作用,把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来,尽快提高工作质量,其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。

只有坚持人事档案信息化管理,服从和服务于组织人事工作大局,才能为宏观管理决策和组织业务处理提供及时、有效、准确的信息服务;才能为各级组织人事管理部门提高管理水平与办公效率、推进办公自动化、实现信息共享和知识管理,提供先进的技术、手段和方法。

1医院人事档案信息化建设的优点

(1)传统的医院人事档案管理模式,往往会在档案利用中出现“死档案”的现象,也就是我们在利用档案的时候,明明知道档案室(柜)保存着自己所需的档案资料,但是查找时却因为检索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找。使用计算机管理医院的人事档案就不同了,由于计算机的运算速度快,存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误,又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来,节省时间,提高工作效益,对数据查询又快又准。

(2)利用计算机管理医院人事档案,有利于材料的完整保存,除了在信息输入时需要用档案原件外,很少再接触原件,延长了档案的寿命。

(3)利用计算机管理医院人事档案,可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上,大大节省了资源。按传统的和理模式,要全面完整地保存好档案资料,仍需要改建的库房,增添大量的设备,这样不仅要投入大量的资金并增加人力,而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。

2医院人事档案信息数据化

人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。而其中系统设置和数据维护是关键。因此,首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统,利用计算机管理医院人事档案。可以实现医院人事档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式,由磁介质交换转变为网上传输,逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换,实现资源共享。在此我们要以档案的原始材料为依据,运用信息维护系统,将人事档案的信息录入微机,建立完整、准确的全国医院人事档案信息通用数据库。我们知道档案数据库是个动态变化的过程,要求档案管理人员要不断及时更新档案中的变化数据,确保信息的准确、真实。为了查询的便捷,可以将信息数据库进行分类,尽力争取人事档案的数据化。我们不定式可以按信息数据库的不同分类,制成不同的表格,提供所需的数据。通过数据库建设进行人员信息的查询、统计、整理、分析等,改变了过去传统的手工和理,向信息现代化管理方式转变,大大的提高了医院人事档案利用工作的效率和质量,为利用者提供信息服务。档案信息化建设是医疗事业管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理,可以大大减轻档案工作人员的重复劳动,节省大量人力和时间,以进行企业档案信息资源的开发工作,提高档案的现代化管理水平。加强医院人事档案信息化建设,推进人事档案现代化管理水平管理,是我国社会主义现代化的需要,是信息化时代的需要,因此,档案信息化建设是基疗事业发展的必由之路。

3健全与完善医院人事档案信息管理系统

信息化是当今经济和社会发展的大趋势,医院人事档案部门也要积极创造条件,利用档案信息资源,为医院各项工作理好地服务。建立健全人事档案管理系统主要从以下几个方面去思考:

(1)建立一个高标准的人事档案信息管理系统,必需选用一套科学的、合理的软件系统。

现在研究系统开发的单位众多,水平良莠不齐,如何选用一套正确的信息软件对今后档案信息化管理起很大的作用。中有选用一套科学合理的人事档案信息系统,才能提高整体工作效率,加快人事档案信息化管理,提高人事档案信息资源的利用率。

(2)强化领导的现代化意识,加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理,是一项非常繁重的工作。

各级领导一定要提高认识,加强对此项工作的领导和大力支持,充分认识建立人事档案信息系统建设的目的就在于不断促进管理的科学化和现代化,并且对此项工作高度重视,千方百计为人事档案信息化管理工作的加强提供和创造有利条件,保证人事档案信息现代化建设工作健康顺利的发展。:

(3)加强学习,建立一支高素质人事档案管理队伍

要全面实行人事档案信息化管理。就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此,加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训,提高管理水平有工作能力,认真学习《档案法》和人事档案管理知识,掌握现代信息管理技术,努力使自己成为既熟悉档案业务知识,又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才,熟悉医院基本情况、干部人员概况,以利于人事档案工作的顺利开展;档案人员要加强自身素质的培养,要努力学理论、学业务、学技术,以适应医院建设和发展的需要。

4重视人事档案信息系统的维护。

人事档案信息系统是一个动态的系统,需要档案人员不断进行更新和维护,要使人事档案信息系统发挥最大作用,那么对其核心部分的数据库建设必须做到:

1)信息录入要完整,只有数据完整,后期维护才能顺利进行;

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