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关键词] 文书档案；电子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。
1 文书档案电子化的理论基础
（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。
（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。
（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。
（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。
2 文书档案电子化的管理办法
（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。
（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。
（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。
关键词：文书工作档案管理教学特征教学改革
0引言
文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。
1转变教育观念，完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。
2积极探索研究，改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：
2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。
2.2加强实践教学在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。
2.3探索新型教学方法
2.3.1范本教学法俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。:
2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。
2.3.3实物演示法俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。
2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
3加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。
参考文献：
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将用户、终端、网络、模态联系在一起，需要贴近复杂的环境，贴近异构终端、异构网络环境，尤其是能够符合三网融合环境的需要，而在这种环境下，用户首先通过终端，经过各种异构网络接入三网，再统一链接到图书档案管理系统，用户才能使用系统所提供的服务、海量的信息资源[9]；学术界一直研发新一代信息网络，国外的参考文献主要包括文献[10][10]、文献[11][11]、文献[12][12]、文献[13][13]；同时现有技术中能够链接终端、三网和系统的主要是张宏科教授及其团队的一体化标识网,该技术通过接入标识代表终端的身份，通过交换路由标识表示终端的位置信息，通过连接标识作为服务连接和用户身份的标识，服务标识表示业务的各种服务，该技术对流媒体、话音、数据等给予支持，该技术相关的参考文献主要包括文献[14][14]、文献[15][15]、文献[16][16]、文献[17][17]；基于此进行研究。
1.1用户、终端、网络的研究
为了研究用户模型，首先研究用户如何使用云平台下的图书档案管理系统，用户接入到图书档案管理系统，必须使用终端，通过网络接入。在这个过程中，终端呈现异构化、复杂化、多样化的特征，①终端目前可能使用电视网、电信网和计算机网中的任何一网，可以通过WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、传统CATV、Ethernet和OAN中任何一网，随着时代和科技的发展也可能使用其他网络，其网络方面的特征呈现异构化、多样化；②终端类型和型号都很多，其功能、用途等明显不同，造成构造的不同和复杂化；终端和网络的异构化、复杂化、多样化，造成了其效果差异化很大，主要体现在：①显示效果方面；②音效效果方面；③网络方面；④计算复杂度方面；⑤可用空间方面。从显示效果的角度来看，需要注意以下几点：①终端不同，其显示屏幕的大小不同，从这个角度来说，手机和电视的差距是最为显著的之一，笔记本、PC等终端设备屏幕往往适中，显示屏幕大小的不同一方面和用户持有终端是否便利有关，另一方面关系着用户浏览信息资源时屏幕的尺寸和效果。②终端不同，其显示所使用的分辨率不同，体现为显示时的效果明显不同，如显示时的清晰细腻程度、拍照取景和视频播放的效果等等，而且部分终端的分辨率是固定不变的，无法进行调节。③文件的格式不同，其显示效果可能不同，例如常见的视频格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式记录相同的视频信息，其显示效果也可能完全不同。④显示效果的程度决定了用户视觉角度质量的高低，其对于文本、图片、图像、单一的视频是有决定性作用的，同时对多媒体信息资源的效果也是有一定影响的。⑤显示效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖视觉的用户，但当用户不依赖于视觉的时候影响则不大。从音效效果方面来看，需要注意以下几点：①终端硬件不同，其发声所用的效果不同，即使终端硬件相同其发声的效果也可能不同，例如一台笔记本电脑，如果其声卡是集成的则往往没有独立的声卡效果好，同样不同厂商所生产的声卡效果往往也有一定的差别，不同时间、不同技术所生产的声卡效果也往往不同，但音效效果在设备、设置、播放内容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音频文件，其效果可能不同，首先数字音频技术指标采样率、压缩率、比特率、量化级，分别控制单位时间内波形采样的数据数量、音乐文件压缩前后大小的比值、记录每记录音频数据一秒钟所消耗的比特值的平均值、用多少位二进制的数据描述的声音波形；其次，不同的音频文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常见的音频文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③对于部分终端来说，音效效果是可以调节的，但依然存在音效无法调节的终端。④音频效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖听觉的用户，但当用户不依赖于听觉的时候影响则不大。从网络的角度来看，①目前大部分的电视网依然是单向的，也就是说存在单向和双向的问题，虽然随着时代的发展和技术的进步，单向和双向的问题最终会被解决，但是目前一段来说其依然是问题的一部分。②网络不同登陆方式可能不同，例如如果用户借助电信网登陆和使用服务有两种模式，其一是通过以点播为基础的短信息服务，需要利用短信服务的平台来传输信息，由于其平台经常是第三方提供的，因而实时性往往较差；第二种方式则是通过GPRS网络，这种方案的缺点是覆盖率较差、传输速度低、费用高，但可以实现实时。从计算复杂度方面来看，终端之间的差异很大，以电视网的机顶盒和电视机来说，即使运行一个非常简单的动画也会非常困难，而相同的困扰在计算机上往往不存在，换句话说计算复杂度高的资源无法在部分终端上运行，但同时部分终端上如果使用计算复杂度低的文件则也会浪费资源。从某种程度上来说，不同的终端适合使用的信息资源在内容、格式等方面是完全不同的。从可用空间的角度看，如果可用空间的大小无法支持对应的操作，则后续的操作无法进行，同时可用空间较小也会在一定程度上降低运算速度。对于可用空间的大小，不同的用户可能会有不同的定义，部分用户可能对终端的最小可用空间有自己的要求；还有一部分人对最小可用空间没有要求，但是最小可用空间不够用的时候会有自己期望的行为和操作。
1.2用户行为研究
用户的行为，①指用户使用云平台下图书档案管理系统的行为，其根据用户的身份、目的、习惯、兴趣等不同而不同，用户可能是进行检索、获得、修改、保存信息资源，也可能是对图书档案管理系统的管理，如计费等；既包括其行为的种类、参数，同时还应该包括其行为所导致的结果。②用户的行为受到其本身的制约，既要受到其身份影响，又受到其兴趣和目的影响，但最终通过行为表现出来，可以通过用户的行为获得用户的信息，并做出调整，以便更精确地认识和了解用户。
1.3用户偏好研究
用户偏好，指用户在考虑服务或者商品的时候按照其自身意愿所做出的带有倾向性的符合理性的选择，是用户理性、认知和心理感受权衡后的综合结论，是用户个性化的体现。在云计算平台下的图书档案管理系统中，其可以作为个性化服务推荐的基础，主要包括以下几个方面的内容，①由终端、网络等带来的与视频、音频、可用空间等有关的偏好信息，此偏好信息用于确认用户偏好的信息资源的模态类信息，在此类偏好中用户往往偏爱一种或者几种终端，同时对于不同终端参数设置有不同的偏好；②用户偏好的信息资源内容方面的信息，包括学科、方向、难度等，这种偏好主要来源于用户原有的背景如职业、专业、知识层次等，并随着用户的发展而改变；③其他偏好，主要包括终端、所途经的网络、所在的位置等；④用户ID,用以唯一地标识和区别用户。
2用户模型研究
2.1用户基本信息模型
根据对用户、终端、网络的研究，建立用户基本信息模型，包括三类信息，分别是用户信息、终端信息和网络信息（详见图1）。其一是用户信息如用户ID、姓名、身份、年龄、知识层次、密码、密码提示问题、组别，其中①用户ID、密码是不可以省略的，其需要在用户登陆的时候确定用户的基础信息，同时用户ID对于整个系统来说是唯一的，也就是说所有用户的ID是没有重复的，是“独一无二”的；②身份、年龄、知识层次三项可以用于辅助确定用户的身份，以便在后续用户偏好模型未获得具体信息之前初步判断和获得用户的偏好信息，但鉴于部分用户的特殊性某些情况下是允许被省略的；③用户信息可以通过组别确定用户的权限的确认。其二是终端信息包括终端ID、终端参数等，其中①终端ID用于确定接入和登陆到图书档案系统的终端的身份，通过检索对应于终端的数据表可以获得包括其使用者、终端的类型、终端的基本参数及范围、终端的可能配置等的信息，可以初步确定终端的信息；②终端参数包括的是显示参数、音效参数、计算复杂度参数、可用空间参数，显示参数和音效参数分别是用户提供的其习惯使用的显示、音效参数的设置，而计算复杂度参数需要通过终端ID判断用户终端的具体计算复杂度获得，可用空间则需要在图书档案系统运行的时候通过其与终端之间的通讯获得；③终端信息中终端ID是不可以缺省的，但终端参数是可以缺省的，在缺省的状态下，系统依然可以通过终端ID获得终端的类型及基础的参数范围，再根据参数范围进行其他的判断，同时由于计算复杂度参数和可用空间参数不需要用户提供，因而也可以在缺省的情况下获得。其三则是网络信息如网络类型、常见位置等，其中①电视网的单双向问题可能会带来新的问题需要给予重点关注；②常见位置，是用户通常使用终端接入和使用图书档案管理系统服务的位置；③网络ID，用以唯一地标识和区别网络。关于用户基本信息模型，需要注意的有：①用户基本信息模型虽然是由三个部分组成的，但是其是一个整体，可以通过数据库表示出来，其中的每一条记录都只说明的是在某一种情况下用户使用某种终端通过某种网络接入和使用图书档案管理系统的具体设置以及由此而来的各种参数，每个用户的具体信息可以不只一条而是若干条记录的组合。②用户基本信息模型的三个子模型，可以通过一个数据表体现，也可以分成用户信息表、终端信息表、网络信息表三个数据表的组合来实现。
2.2用户行为模型
用户行为模型，主要用于记录用户的行为、状态等信息，其由用户ID、用户行为、行为参数、状态参数三个部分组成，其中①用户的行为用于记录用户状态变化的原因，同时可以从中获得用户基本信息模型的部分信息，同时也可以完善用户偏好模型；②用户行为参数用于说明用户行为的细节，是用户行为有机的补充；③状态参数，用于表明经过用户的行为之后用户的变化。
2.3用户偏好模型
用户偏好模型是用户服务推荐的基础，其主要包括3个方向，其一是对所获取资源的模态倾向性，是与终端相关的，其中包括格式、显示性能、音效性能等,其大多数属性是范围；其二则是对信息资源内容的倾向性，主要包括用户的身份、年龄、知识层次、专业等；其三则是用户通常所在的位置区域，可以用于以就近原则对其提供服务。
3关键技术分析
3.1用户模型应用研究
从用户登陆并使用系统服务的角度看用户模型，用户通过终端接入计算机网、电信网和电视网三网中的一网，可以利用一体化标识网络技术连接到系统，通过终端ID确定终端的身份（终端信息模型），通过终端所在的位置、IP等可以获得对应的网络信息（网络信息模型），通过用户ID和密码登陆系统进而系统可以确定登陆的用户（用户信息模型），如果需要调用用户偏好模型可以根据用户ID在用户偏好模型中检索相应的记录则找到对应用户偏好的信息（用户偏好模型），用户使用过程中会有所操作记录下用户ID、相关操作及对应参数则可以将信息添加到用户行为模型，根据用户ID可以从用户行为模型获取相关的参数则可以获得对应信息据此可以修改和完善其他模型。对于用户模型的应用，本文认为：①对于信息资源的检索和使用，既涉及到用户对信息资源模态的偏好，又要涉及到用户对信息资源内容的偏好，同时还涉及到用户所使用的终端；在检索的时候首先要根据终端信息模型和网络信息模型判断终端和网络的特性，获得支持的模态的信息，获得显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等信息，再根据这些信息和模态结合结合用户的偏好以集合的形式进行交的运算进而缩小可以接受的信息资源的模态范围并将其作为用户即时信息资源模态的偏好，再通过用户偏好模型内容倾向类偏好可以获得用户对信息资源内容的偏好。②显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等的变化会带来很多不同的情况，需要形成对应的策略，该策略既要符合用户的意愿，又要符合运营商等商家的利益，同时必须符合法律法规并受到相关部门的监管。在实践的过程中，可以设置相应的阈值来划分对应的范围，根据阈值与当前值差别的组合来判断当前所处的情况，当差距过大或者达到阈值的时候可以按照对应的既定策略采取行动，如在许可的情况下重新生成对应的信息资源、只发送部分信息资源、压缩等。③用户基本信息模型中用户信息模型、终端信息模型和网络信息模型需要相互结合，是一个有机的整体，在使用的时候相互辅助；同时用户基本信息模型、用户行为模型和用户偏好模型也是一个有机整体，其通过用户ID彼此关联。用户ID在整个模型中是唯一的，其作用是唯一地标识一个用户，以便与其他用户区别。
3.2用户模型的初始化与完善
本文认为用户模型的初始化信息可以从以下几个方面获得：①用户注册的信息②利用调查研究等方式从侧面获得的用户信息；③利用公众的大众化特征获得，其实质是首先获得用户基础信息模型，然后再从用户基础信息模型获取数据，以基础信息模型数据为基础结合概率归类和整理，去生成用户偏好模型和用户行为模型的初始数据。本文认为用户模型的信息完善与补充，是一个不断学习和修正的动态反馈过程，通过机器学习对参数的重新估计和修正提高了预测的精度，进而提高服务的质量，可以为个性化服务推荐打下基础。其实质是通过训练来逐渐完善用户行为模型，再根据用户行为模型逐步完善用户基础信息模型和用户偏好模型。具体的实现上，本文认为①用户行为模型可以作为执行单元，学习单元通过用户行为模型提供的信息根据用户基本信息模型和用户偏好模型建立并改进知识库，执行单元格局知识库中的知识执行任务，再将执行后的信息反馈到用户行为模型作为下一步学习的资源。②可以用命令序列作为最小单元描述用户行为，通过定义两个序列、两个状态之间的相似度来代表和判断行为模式之间、状态之间的相似程度；模型工作的时候，计算序列相似度来判断行为和状态的变化。
4结束语
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文书档案是办理完毕，且具有保存价值的文书。其重点在于“具有保存价值”，这就说明，有一部分的文书可以成为文书档案，而余下的那部分，就只是“文书”。这就存在文书档案归档范围和文书档案鉴定的问题。企业的实际操作过程中“，有文必档”的现象普遍存在。“有文必档”带来的是人力、物力、财力和时间的浪费。将很多不需要归档的文书归为文书档案，忽视了档案的有用性。档案学理论一直强调档案是有价值、有用的文件，是留存以备查考的历史文件。企业文书档案的归档范围必须明确，必须是那部分由查考利用价值的文书。2006年颁布的国家档案局八号令本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则，明确规定了机关文书档案归档和不归档的范围。其中指出“上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等”不属于归档范围。此外“，本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿”也属不归档范围。很多企业认为档案的齐全完整就是文件的历次修改稿都要留存，因此，在企业文书档案的整理过程中，一份文件的修改稿都放入其中。这是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活动的反映，真正有价值、促进实践活动开展的是文件的最终稿。故文书档案只归文件的最终稿即可。从文书到文书档案需要档案整理人员的鉴定，这对档案人员的素质要求是较高的。档案人员要清楚地知道文书和文书档案的界限，熟悉文书档案的整理规则，认真参照国家和企业的文书档案整理分类方案，剔除不属于归档范围的文书，保留有价值、有参考的文书，保证文书档案“收集齐全、整理规范、安全保管、合理使用”。
2.文档一体化。
文档一体化已不是一个新的概念，很早就有人提出文档一体化，而它的实践却不尽如人意，往往是文书工作和文书档案工作脱节。在企业的文书档案管理中，文档一体化能起到简化流程、提高效率的作用，文档一体化的呼唤应该更加强烈。在文件生命周期理论中，文件从其形成到最终销毁都叫文件，无论是现行文件、半现行文件还是非现行文件。文件所呈现的价值有第一价值和第二价值之分，由于大多数企业档案不进馆，企业的文书档案就保存在企业的档案室，因此其呈现的价值就只是第一价值。一份被判定有价值的文书，其成为文书档案之后，只是在称呼、保管方式等发生了改变，最重要的是，这份文件的内容并没有改变。无论其是在文书处理处理系统还是档案系统中，它的内容始终是一样的，一样都具有价值，一样都是对本企业而言的第一价值。只是其价值的呈现方式不同而已：在文书系统中，它推动的是文件中所指活动的开展；在文书档案系统中，它的现行价值已经结束，它呈现的是为类似的活动提供参考的价值。为提高文书档案的整理效率，就要实施文书档案的“前端控制”，也就是说，把文书档案的管理要求纳入到文书处理程序中，以保证档案的齐全、完整。文书档案管理过程中，要重视档案人员对文书人员监督作用，以明确文书档案收集范围；保证文书档案及时收集、用纸规范、装订规范、原稿齐全、附件不残缺等。借此把好了文书档案的质量关，为文书档案的整理工作打下坚实的基础，减少文书档案整理中不必要的麻烦，最终促成了文书档案的有效管理。
3.电子文件和数字化文件。
计算机的普遍应用，带来了电子文件的出现。电子文件形成于电脑之中，是以数字代码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。在文书档案的整理流程中，要求档案数字化，扫描成为工序之一。数字化文件是利用扫描仪等设备将文件进行扫描，并以tif、jpg等图片格式存储于电脑之中而形成的。由于电脑是企业必不可少的办公设备，文件都是在电脑中形成，而后打印成纸质稿进行文书处理的。可见，文书档案的内容与形成于电脑之中的电子文件是没有区别，与扫描后形成的数字化文件也没有区别，那么，数字化是不是一道多余的工序呢？笔者认为，既然企业文书档案整理的最终目的是为了便于企业的查找、利用，那么，与数字化文件内容一致的初始电子文件也可以与文书档案的录入数据进行相应挂接，当然，这需要技术上的可行性。如果这种技术是可行的，就可以省略扫描这一工序，简化企业文书档案的管理流程，提高企业文书档案的整理效率，更方便了企业文书档案的有效利用。
4.单机版软件与网络版软件。
企业文书档案管理软件有单机版和网络版之分。目前，大多数企业所使用的是单机版软件，单机版软件的优势在于可以用vfp命令来对扫描后形成的数字化文件与系统中的录入数据进行挂接。而其缺点也是显而易见的：单机版软件容错能力差，可以毫不留痕迹的将其中的数据删除；分录在几台电脑中的数据，需要用命令来合并、排序，稍有不慎，容易引起数据丢失；单机版软件虽然也有文书处理这一菜单，但企业大多还是采用自己的办公自动化系统来处理文书。经过对比分析，网络版软件具有更大的优势，尤其是在网络覆盖率高的今天，企业应该推崇使用网络版档案管理软件，以便于多人同时查阅文书档案、提高企业文书档案的利用效率。
[关键词]文书档案；管理现代化；推进
前言
文书档案管理体现了整个单位的管理水平，是档案存在的基础与重要的资源，其管理质量的高低直接决定档案资料的质量与完整性，唯有树立文书档案的规范性、标注化才能促进文书档案利用率的提高，为单位的建设与发展提供有力的保证。由于这类档案其生产过程中在内容与形式上存在一定的共性，对档案的规律有重要意义。随着科技的发展，时代的进步，传统的档案管理模式与时展不相适应，不利于长远发展，对此，必须要采取有效对策加以改进，促进管理水平的提高。从当前的情况来看，文书档案管理的现代化主要具有以下的几点优势：
1.文书档案现代化管理的高效性
传统的文书档案管理工作完全依赖人工，靠工作人员通过手工统计、手工归纳、手工整理等等，不仅工作繁琐、复杂，而且工作效率较低，同时也浪费了人力、财力与物力，制约了管理水平的提高。现代化的管理可以降低劳动强度，提高人员利用率，改善工作效率。传统的文书档案管理工作存在立卷难、管理工作难，利用率差的问题。具体如下：
1.1传统档案管理存在的问题
第一，立卷难。立卷工作是文本档案管理最基本的规划与统筹，在立卷的过程中，要注意对档案各个大纲的归类及按照标题进行排列，确定保存期限进行装订，该工作需要细致的观察能力与持久的耐力，这项工作较为枯燥，难度较大且难以掌握。
第二，管理工作难度较大。完成文本组好卷之后，会根据其不同特征进行编号，满足工作需求，这项工作十分繁琐，而且常会出现错误，需要有大量的人力、财力与时间方可达到管理的目的。
第三，利用率较差。传统的档案文本装订准确度不高，操作方便性不足，导致其利用率交底，现代化技术的运用，改善了管理水平，减少人为操作，使用技术手段，发挥人力资源的作用，减少劳动力强度，促进管理水平的提高，改善文本档案管理的合理化与科学化目标，提高档案的可信度。
1.2现代化技术的运用改善了文书档案工作的效率
现代化技术的运用最大的成效就是改善了文书档案工作的效率，计算机技术的运用大大提升了文书档案的运用效果，将管理人员从繁琐的工作中解脱出来，使其可以有更多的精力从事其他工作，同时也大大提升了工作的准确性，降低错误，使档案部门的文书档案功能更好的发挥出来，更好的为需要的人服务。
2.运用现代化技术提高档案资料管理的便捷性
现代化技术的运用对档案管理具有十分重要的意义，改善了档案管理的方便性，应用也更为简单，利索。传统的以手工为主的档案管理方式不仅浪费了大量的人力、财力与物力，而且文本资料不够全面，漏洞百出，信息含量不足，这都在一定程度上影响档案管理你水平的提高，无法满足发展的需求，在档案利用的过程中问题百出，资料不足，利用率差，查找复杂，可信度较差等都制约了文本档案价值的发挥。现代化技术的运用在很大程度上改善了文本档案管理水平，计算机技术的使用也实现了当即立卷，改善了档案的规范性与合理性，实现档案管理的有序性，近而使档案由案卷集转变为文件集，实现了从手工刀自动化的转变过程，促进档案管理水平的提高。
3.文书档案管理的现代化促进了文档安全性的提升
与传统档案管理相比，现代化档案管理的科学性与安全性都有了很大成都到的提升，从我国文书档案的传统管理情况来看，保护措施不足，档案查阅是整体性的，无法进行单一操作，这不仅对查阅工作造成不利影响，同时也会影响到文书档案管理的规范性，与档案管理的保密要求不相符。现代化技术的应用，计算机管理设备的运用该使档案管理查阅以当页的形式呈现出来，不仅便于查阅，同时也提高了档案管理的安全性。
4.文书档案管理的现代化促进档案管理工作质量的提升
所谓文本档案就是档案管理的文字资料，其管理最主要的目标就是要提高文本资料的利用率，在进行档案管理的过程中，强化对质量的需求是档案管理是发挥其最大价值的重要体现。在传统的档案管理过程中，立卷工作中存在太多立卷人的思想，主观意识过于浓厚，对立卷工作的把握科学性不足，专业性较差，无法维护档案的高质量与高水平发展目标，影响利用者的使用与操作，降低了利用效率。同时，在进行文书档案归档的过程中还占用了档案人员的大量时间，影响其他工作的发展，同时也制约了档案管理人员素质的提高，在这样的环境中，档案利用工作过于被动，利用率低。
实现现代化的管理后，计算机技术被广泛的运用于文书档案管理过程中，过去很多由人工完成的工作被计算机所取代，将档案管理人员从繁琐的整理、归档工作中解脱出来，将大量的时间与精力用于其他工作中，大大提升了档案编研与二次信息开发利用工作中，今儿促进文书档案管理工作质量的提升，改进了文书档案的利用率，使档案单位的文书档案不仅发挥服务效能，同时实效价值也有了明显的改善。
结束语
今天是知识经济的时代，文书档案管理工作必须要做出调整，更好地满足时展的需求，这就对新时期文书档案管理人员提出了更高的要求，文书档案管理人员必须要从传统的管理模式向现代化的管理模式转变，实现管理理念的转变，同时在具体的文书档案管理过程中坚持与时俱进，适应文书档案管理的现代化与办公自动化的需求，为社会提供更好且更加有效的服务，发挥其作用，将其社会效益与社会效益发挥出来，促进文书档案管理水平的提高。
参考文献：
[1]李春玲.浅谈文书档案工作[J].机电兵船档案.2010（02）
一、文书档案信息化管理的优势
（一）提高办公效率。在以往的文书档案收集、整理、归档等过程中都需要手工操作，而且对后期的文书档案进行修改时还需要拆卷拆件重新整合，不仅浪费了大量人力物力，并且办事效率也低下，而利用了计算机信息化处理技术，文件资料的收集、储存、分类、利用都变得十分便利，提高了工作效率。
（二）便于规范保管。传统的文书档案虽然也制定了整理规范标准，但是由于是手工整理、录入，工作人员的主观能动性比较强，想把某一文件归为哪一类往往在工作人员的一念之差，而利用了信息化管理技术，客观规定哪一类文件规整为哪一个系统，都由系统程序做了硬性规定，不仅方便规范管理，而且也有利于查找。
（三）便于查阅利用。基于计算机文书档案处理系统，使纸质的文书档案转变为电子文件，使得文书档案可以随时随地查找，还可以利用大数据分析查寻需要的内容，便于档案的开发利用，大大提高了查准率，这些都是传统档案管理模式无法比拟的。
二、文书档案信息化管理中存在的弊端
（一）档案管理人员不适应新的信息化管理模式。部分档案工作人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。这一现状极大制约了档案工作信息化的发展，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。从目前来看，许多档案部门缺少高技术人才，其中的档案信息处理复合型人才就更奇缺，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就更谈不上档案信息化建设了。
（二）档案的安全性缺少保障。电子文件是在社会活动中形成的以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，它的内容不仅容易变化，形式也易于修改，不能保证电子文件的原始性，使其失去参考价值。而且电子文件的存储介质不固定，可以在电脑、U盘、移动硬盘之间传递，很难认定那份为原始文件，而且这些存储介质易受磁场、电磁波等影响，需要经常做好备份，这些都对电子文件的保密性提出了严峻的考验。
三、文书档案在信息化管理中去弊存利的对策
（一）加强档案管理人员的现代化管理技能。随着文书档案规模的日益扩大，档案内容的日益丰富，档案信息载体日益多样。根据档案信息化建设的需要，迫切要求培养和造就一批既懂计算机网络技术，又懂档案信息管理的高科技复合型人才，为档案事业持续发展提供技术支持和人才保证。首先要加深对提高政治素质的认识，良好的政治素质是档案人员的内在要求。其次要加强业务培训提高专业水平，培训内容要因需设计，将培训内容与实际工作相结合。在安排上，除加强专业理论知识学习外，应加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要。
（二）提供安全技术保障。由于网络环境的不安全性，档案信息在网络上公开要保证信息安全，要对发布的信息进行筛选，可以主动公开的档案信息可以在网上发布，涉及个人、单位的保密信息只提供阅读目录，并采取访问权限、身份认证等保密措施进行保密，涉及国家秘密的禁止发布，从而保证档案信息不被非法访问、篡改、丢失、泄露。在这基础上，安全防护软件开发也需要更新换代，在技术上设置防火墙，实行访问人身份认证。把企事业单位内部办公网络和互联网分离，外部电脑无法访问企事业单位内部网络，无法查看在内部流转的文件。
关键词：文书档案；科学化管理；策略
文书档案记录作为社会组织而从事的的各项管理活动，它的组成部分是活动过后具有储存价值的文书。随着社会的不断发展，文书档案管理也面临着新的挑战。如何能实现文书管理现代化，如何能提高对文书档案进行科学的具有价值性的资料归档，对其工作以及社会的发展都有着重要的现实意义。
1 传统的文书档案与实现文档一体化
我国传统的文书档案处理一般都属于不同的部门负责，即档案管理由档案部门执行，文书处理则由其他不同的工作者负责。这种两者隔开的管理方式在处理过程中容易出现错误，比如难以修改已归类好的档案，或者由于程序复杂而出现的遗漏现象。这些直接影响了文书档案管理的效率，降低了档案的信息服务功能。所以，随着社会的发展需求，文档一体化成为了一种新颖、具有高效的管理模式。文档一体化的意思就是把当前在工作中的各单位相对分散并独立的文件管理和档案管理统一归为一个完整的整体来进行有效的管理。这种新的管理方式彻底改变了过去文件管理与档案管理独立开来，过于分散的状态，将其统一为更方便管理的有机整体。
文档一体化管理模式的运用将文书的处理项目推向了文档管理工作中最重要的一部分。再者，文件的处理质量直接影响着文书档案管理的有效性与准确性。所以文档一体化不仅创造了科学管理所带来的崭新的空间，更使文档的管理程序更加精细与有序。体现了文档一体化的科学性与时效性，充分发挥了文书档案的真正价值。
2 计算机技术下文书档案的管理
随着计算机信息技术的快速发展，以无纸化资源为主导的操作模式为档案管理模式的转化起到了决定性作用。它不仅使档案管理的模式由手动操作升级为计算机操作，还使其储存的方式也发生了根本性变化，由纸质形式变为电子资源形式。
这种档案的管理模式按类即整理归档，不仅减轻了工作者的劳动量，还从整体上大大的提高了工作效率。另外，我国传统的文书档案管理中，对以归档整理好的文档若要再次进行修改处理的话，就只有将文书档案拆开重做，这种呆板的管理模式没有任何意义之外，还极大浪费了时间、资源与劳动力。而基于计算机信息技术下的文书档案管理模式根本不会出现这种问题，文件的修改仅仅依靠键盘操作即可。信息的运用与保存也可以直接转化为电子版的文献信息，网络科技的运用随时可以提供文书档案需要检索的资源，与传统管理方式相比，这种准确率是占绝对优势的。
3 加强档案原始性的认定、存储于备份
1.档案的形成是文件有规律、有价值的转化过程，是一种具有考查性与法律性结合而形成的原始记录的过程。而文件的收集、整理、以及鉴定是以传统的纸质档案记录为主的工作起点，当然这也是检验档案有效性与真实性的关键。
2.作为信息技术支持下的电子档案，它主要来源于档案库的数字化与现实结合而产生的电子文件，虽然数字化之后的电子原件可以作为纸质原件的副本，但它与传统的文件还是存在差异，比如收集、整理、检查等过程属于交叉形式，比较复杂，虽然过程当中也有数字签署、电子签署等技术来保证电子文件的原始性等，但其形成后的电子文件相对于原载体来说仍然充满了不定性，因为它可以继续编辑、修改制定，而且在转化为电子档案时并没有表现出文件归纳成档案的一个过渡阶段，完全是依靠工作人员通过网络进行复制、粘贴、上传，这类文档的质量是根本无法确认的。所以，我们要注意的是，电子文件在归档时必须要附属于每一份文件的静态以及动态数据信息。静态数据信息包括满足于大众想查询的原件属性信息以及原件所设定的存储格式、版本问题、涉及到的处理工具等基本环境的记录。动态数据信息包括创建、审核、接收、变更、归档等贯穿于文件始末处理过程的记录。这样才能确认档案的原始性，确保电子文件的最高有效性。同时，这也要求档案管理者在接收电子文件时要通过对其数据的信息分析与核对，如果发现有信息不符的文档就必须返回给归档人。除此之外，管理者还要在一定程度上保证数据来源是以系统自动提取为主的，减少系统之外的人为干涉。
电子档案是依赖于现代计算机技术的硬件、软件产品的科技产物。它所归档的类型有很多种，包括图文文件、图像文件、音频文件、视频文件等。为了对电子文件进行更安全有效的管理，对其进行隐秘的储存必要备份是非常重要的。其中，电子档案的存储格式要按照主流存储格式进行。对于部分非通用格式的电子文件，应提供格式转换的功能进行管理。对于存储电子档案用到的设备应该充分考虑到其使用的发展性与成熟性，特别针对不允许公开的机密电子文件，一定要保证其对档案具有脱机保管的性能。
另外，关于电子文档存储的方式也很重要，应该提供多样性的存储方式，比如目录存储、光盘存储、云盘存储、数据库存储等，而用户也可以根据自己的实际情况来选择。
为了防止文件的丢失，应该分别建立数据库备份、系统备份、网络备份到电子文档原件备份当中去。
4 科学管理文书档案的基本要求
1.提高职业修养
基于文书档案工作的特点以及环境因素来看，从事该项工作的人员往往经历的是缺乏活力、枯燥乏味的过程。另外，在工作中长期与数据、文字打交道，会因为其繁琐而导致心理麻痹，从而出现错误，直接影响了文书档案信息安排的质量。因此，这种情况下要求工作人员本身必须具有较高的职业素养与严谨的思维，耐得住性子，善于自我调节。另外企业在招聘档案管理职位时，要将门槛放高，注重人员的综合素质体现，从而确保档案的准确性。
2.加强培训，提高职员专业性
文书档案这类工作所服务的对象比较重要，所以，为了提供更优质的服务，展现企业的整体风貌，工作人员必须具备一定的专业知识和较强的管理技能，这也是一名合格文档管理员应该具备的基本特性。
因此，企业内部应该加强档案工作人员的培训工作，采用“内育”和外培相结合的方式，定期进行档案统计工作培训，通过员工与领导横向、竖向的双向交流，熟练档案操作以及专业知识的方法与技巧。员工之间要互相借鉴先进的工作经验，发现、正视自身的不足，认真分析工作中遇到的问题，探索解决问题的根本方法。提高档案管理工作的时效性。
3.健全档案管理工作监督机制
企业内部部门之间要接受上级单位的监督，接受业务单位的业务指导。对上级要求提供的档案内容如实填写、汇报，对统计中存在的问题不要选择回避或者视而不见。
建立档案定期清点制度。即档案员要定期的对库存案卷逐类进行清点、统计，保存清理痕迹，与台账仔细核对，如果发现有出入的地方，要查阅档案移交、借出、转出登记，查实出入数据，在进行数据更改。一方面，切实发挥上级部门监督的作用，另一方面，维护好库存档案的完整性。
5 结束语
文书档案工作是一项长期性、复杂性、连续性的工作，企业各基层需要对其高度重视，通过一系列的规章制度来提高企业内外形势发展的需求，树立良好的企业理念，在传统的基础上不断创新的进行资源开发、管理。
参考文献
[1]谢维丽.论医院文书档案的有效管理[J].中国培训.2015（06）
[2]熊秀红.文书档案的立案和材料收集浅议[J].办公室业务.2016（01）
［关键词］高校管理；文书档案；档案管理
文书档案是高校发展的原始记录，具有权威性和凭证性。学校各部门如何利用档案为领导当好参谋，为学校事业发展提供服务，主要取决于所收集的档案种类是否齐全，是否具有专业化、多功能的特点。随着高等教育事业的发展，各高校越来越重视档案工作。高校档案管理单位以专业化档案管理理念创新为先导，以培养专业化档案管理队伍为核心，以信息化、标准化、科学化提升档案管理的专业化水平，促进管理思想、管理方法和管理手段等方面的创新，为高校发展提供了有力保障。
一、提高文书档案管理专业化认识
首先，树立专业化理念，提高专业化认识。档案管理专业化是指档案管理职业具有自己独特的职业要求和职业条件，有专门的培养制度和管理制度。档案专业既包括学科专业，也包括职业专业，国家对档案任职既有规定的学历标准，也有必要的档案知识、档案能力和职业道德的要求。我国有档案管理人员教育和培训的专门机构、专门内容和措施，有对档案管理人员资格和教育机构的认定制度和管理制度。档案管理职业有自己的理想追求，有自身的理论武装，有自觉的职业规范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的独立特性。
其次，培养专业化精神，增强专业化意识。加强档案文化建设，塑造档案职业文化、职业品格和职业素养，要甘于寂寞、乐于奉献、遵守法纪、保守秘密，把做好档案工作作为事业追求、职业理想和工作态度。陈希周在《档案利用服务工作“四忌”》一文中认为，从事档案管理工作一忌态度冷淡，缺乏热情，二忌不按规章制度办事，三忌不熟悉馆藏内容和档案管理业务，四忌对查阅档案的人员不严格监视，对查阅过的案卷不经检查就人库。档案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服务质量专业化、学习培训专业化、业务技能专业化。
再次，建立档案管理专业化体系。蹇文燕在《浅谈基层检察机关档案管理和利用的专业化构建》一文中指出，档案管理和开发专业化构建的路径主要有：一是提高认识，转变工作理念；二是提高档案管理人员素质，建设专业化队伍；三是完善设备，加大档案工作的投入力度；四是整合利用档案资源，促进事业健康发展。档案管理专业化的目标是人本化，要坚持以物为本向以人为本转变，以保管为主向开发利用为主转变，以管理型向服务型转变是现代档案管理发展的基本趋势，所有档案管理工作都是为人服务、为人的全面发展服务的，离开了人所有的档案都没有任何意义。档案管理专业化过程必须规范化和标准化。要制定全国统一、行业统一、单位统一的文书档案标准，克服各自为阵、各自为术、各自为范的局面，积极推进文书档案建设一体化，充分发挥档案服务全面、准确、便捷的功能。
二、创建文书档案管理专业化模式
要提高高校文书档案管理专业化水平，必须创新管理体制和模式，建设机构独立、人员独立、管理独立、经费独立、业务独立的档案馆。《甘肃省档案管理条例》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织把档案事业列入发展规划和工作计划，建立和健全档案行政管理和保管机构，保障档案事业发展所需经费；应当重视档案管理工作，提供必要条件，保证档案工作的正常开展，设置档案机构或者配备专（兼）职档案工作人员负责档案的管理，并对所属单位的档案工作实行检查和指导；档案馆建设应当符合国家和地方制定的档案馆建筑设计规范，具有保管档案的专用库房，档案库房应当具备防盗、防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防尘、防光等条件和设施。
目前，高校文书档案管理模式有两种：一是文书档案产生并存放于各单位、各部门、各学院，或者单位内部设立档案室，由这些单位指定专职或兼职人员管理，档案管理零散，缺乏规范性、整体性，作用很难发挥，价值很难利用。二是成立档案馆的高校，文书档案由档案馆专人负责，各单位和部门指定兼职档案员协助做好归档工作，管理制度健全，文档生成过程规范，档案的价值整体得到利用。
三、改进文书档案管理专业化方式
文书档案管理专业化建设主要包括管理制度专业化、管理方式专业化、管理手段专业化、管理措施专业化等。陈丽在《提升四川档案管理专业化水平的标尺》一文中认为，档案专业化管理是指以系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段，从管理工作的各项专业环节入手，以提升专业水平的方式，把服务者的工作重点集中到满足被服务者的需求上，以获得更高效率、更多效益和更强竞争力的管理方式；主要措施包括组织专业性、管理过程专业性、技术专业性、人员要求专业性等。
制度建设是文书档案专业化建设的前提和基础。《甘肃省档案管理条例》规定，机关、团体、企事业单位应当建立、健全科学的档案管理制度，使档案管理规范化、标准化，并逐步采用先进技术与设备，实现管理现代化。
信息化建设是文书档案专业化建设的基本方式。为了提高文书档案工作的质量与效率，开发文书档案信息资源利用的新途径、新方法，必须利用信息化和数字化技术手段，以信息化改变传统文书档案管理模式，更好地实现“档案馆可以通过报纸、广播、电视、刊物、图书等媒介，采取出版、播放、陈列、展览等形式向社会公布档案”，提高档案的使用效率。刘向在《要提高档案管理软件的专业化水平》一文中认为，要提高档案管理软件的专业化水平，最重要的是提高程序员的档案知识水平。要根据档案工作的特点和需求，有的放矢，使软件所附有的功能适应档案管理的特殊性。还要进一步完善软件开发公司的售后服务，对档案管理人员进行培训，及时对软件和系统进行升级。陈金水在《信息化、专业化、标准化，助推社会保险业务档案管理》一文中认为，要加强信息化硬件设施建设, 实现设备和技术的现代化，全面提高业务档案管理的现代化水平，及时配备业务档案现代化所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备, 充分利用现代科学技术, 利用缩微技术、光盘技术在业务档案管理中的作用。
四、培养文书档案管理专业化队伍
培养和造就一批职业化、事业型的档案管理队伍是实现高校文书档案管理专业化的关键。《甘肃省档案管理条例》规定，档案工作人员应当具备档案专业及相关知识，做到爱岗敬业，忠于职守，保守秘密，热情服务。机关、团体、企事业单位应当重视档案工作人员的业务培训，按照国家规定进行职称评聘，并保持档案工作人员的相对稳定。
文书档案涉及学校发展的方方面面，首先，管理人员要有坚定的理想信念，较高的政治素质，在遵守档案保密制度上发挥表率作用；其次，要掌握高等教育发展的基本规律，熟悉学校发展规划和工作计划，具有文书档案的鉴别、识别能力；最后，要有较高的业务能力，全面掌握文书档案的形成、收集、鉴别、整理、利用、保管等一系列专门环节。另外，要有较强的服务意识和良好的服务态度，为文书档案充分利用提供快捷、优质的服务。贤文在《建设一支稳定的专业化的干部档案管理队伍》一文中认为：“干部档案管理队伍应该懂得电子计算机操作和软件设计的基本原理，能自如地运用电子计算机进行干部档案材料的贮存、检索，应该懂得录像、复制、缩微等技术的基本知识，熟练地操作、使用仪器，应该具有基本的化学、生物知识，以利用各种手段实行对干部档案材料的防霉、防腐措施，应该懂得中国档案发展史、干部档案史，等等。”为此，要加强文书档案管理专业化队伍建设，使档案工作者从档案资料保管员向档案资源开发者和研究者转变。
其一，加强档案学学科和专业建设。完善、发展档案学科知识体系，根据社会需求，有条件的高校要积极开办档案学本科和研究生专业，结合现代档案管理的发展趋势，加强课程建设和教材开发，培养档案管理应用人才、档案管理信息系统研发人才和档案学研究人才。
其二，引进档案管理人才。要改善档案管理人员的待遇和工作环境，在职称评定、推优评优等方面给予倾斜和照顾，吸引其他单位或部门具有档案专业学习或管理背景的人员充实到档案管理队伍中。
其三，选留档案管理人才。从应届毕业生中选留档案学专业大学生充实到档案管理队伍中，改善档案管理队伍的学历、年龄、知识、学缘结构，增强档案管理队伍的整体活力。
1文书档案信息化管理的优点
1.1办公效率大幅提高
计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用，字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。
1.2文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
1.3电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
1.4提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
2文书档案信息化管理存在的问题
2.1电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在原稿上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
