1.秦汉简牍官文书档案的收藏机构和管理人员。秦汉时期是我国封建制度的初创期，从中央到地方政府各项管理制度不断建立和完善，简牍官文书档案管理已建立了一套从中央到地方比较完善的管理机构，配有专门的档案管理人员和档案库房,在中央设有石渠阁、兰台、东观、麒麟阁、天禄阁、仁寿阁、石室等，专门收藏官文书档案、图籍等，由令史专门负责官文书档案的保存和管理。班固《两都赋》曰“：天禄、石渠，典籍之府。”《汉宫殿疏》云“：天禄、麒麟阁，萧何造，以藏秘书贤才也。”《太平御览》曰“：未央宫有石渠阁，萧何所造，藏入关所得秦之图籍。”兰台隶属于御史府，由御史中丞负责管理，具体掌管图籍秘书，称为“兰台令史”，主要收藏和保存皇帝的诏令、各级官员的奏章和奏疏、国家颁布的重要法律文书、各类舆图、郡县的上计考核集簿档案等。东观是东汉时国都洛阳的一处收藏文书档案和秘书典籍的档案库。《后汉书•安帝纪》注引“:洛阳宫殿名‘:南宫有东观’。”《隋书》载：“四方鸿生巨儒，负褒自远而至者，不可胜算。石室，兰台，弥以充积。又于东观及仁寿阁集新书。”东观藏有皇帝的诏书制令、历朝注记、臣僚的奏疏、功臣功劳簿等重要的档案文书。石室是两汉时期用来存放功臣受封时所立丹书铁券的专用档案库房。《史记•太史公自序》记载：“‘小子不敏，请悉论先人所次旧闻，弗敢阙，’卒三岁而迁为太史令，触史记石室金匮之书。”《汉书•高帝纪》云：高祖“与功臣剖符作誓，丹书铁契，金匮石室，藏之宗庙。”秦汉地方各级政府和军事机构也有系统的专属分管简牍官文书档案工作的官员和专门收藏简牍官文书档案的库房。郡级行政单位设有主簿、主记室史和书佐等官职专门负责相关简牍官文书档案工作。《后汉书•百官志》“：皆置诸曹掾史。本注曰：诸曹略如公府曹，无东西曹。有功曹史，主选署功劳。有五官掾，署功曹及诸曹事。其监属县，有五部督邮，曹掾一人。正门有亭长一人。主记室史，主录记书，催期会。无令史。閤下及诸曹各有书佐，干主文书。”县级及县级以下的行政单位也设有专门的简牍官文书档案管理人员，如县令长的属吏中县丞、令史、主簿、户曹等。县丞有兼署文书档案的职责；令史的主要职责就是掌管收发文书档案相关事宜；主簿的主要职责是记事和管理文书；户曹负责管理本县的户口名籍档案等。《后汉书•秦彭传》“：每于农月，亲度顷亩，分别肥塉，差为三品，各立文簿，藏之乡县。”睡虎地秦简《编年记》载，墓室的主人喜，19岁被任命为“史”。史就是当时从事官文书管理的小吏。喜还先后担任过安陆御史、安陆令史与郡令史，专门负责掌管文书档案等工作。秦汉时期的军事边塞地区也设有专门的简牍官文书档案的管理机构和人员，汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中就指出，侯官是汉代军事边塞文书档案管理的基层单位。“候官是最基层的正规的文书档案保存机构，烽隧和部收到候官所下的文书最后都要缴回候官立卷存档，所以在部与烽隧一级的单位里很少存留文书档案，而候官以上的官署则或为收藏大量文书档案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遗址，就发掘一个文书管理室，出土相关官文书简牍九百余枚，整理出王莽天凤到建武初年的官文书档案四十多卷。
2.秦汉简牍官文书档案的分卷收藏。从大量的秦汉出土简牍的放置情况来分析，秦汉时期已经有意识的对简牍官文书档案进行分类收藏保管，官文书档案分级保存意识已经初露端倪，同一时期或同一类型的简牍官文书档案在处理完毕之后，会被分类捆扎成卷或捆简册的形式，在各个级别的衙署文书档案室进行妥善保存。如在睡虎地、张家山、尹湾、居延等地出土的大量秦汉时期的简牍中充分反映了秦汉时期简牍官文书档案的分卷收藏制度，官文书按照时间、内容、性质、范围等进行分类保存。秦汉简牍官文书档案按时间分卷收藏，简牍官文书档案多以月、季度或年份为分界线，分别称之为月簿（籍）、四时簿（籍）和年簿（籍），有时为了需要官文书还以日记载分类。其中以月簿最为常见。如居延汉简中的兵簿简牍文书载“，汉元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候获敢言之，谨移十月尽十二月完兵出入簿一编敢言之。”汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中考证居延汉简中的案卷签牌的起讫时间，并把汉代官文书档案分卷归类为六种类型：某年某月尽某月、某年某月尽某年某月、某年尽某年、某年某月、某年、某年某月以来。除最后一种是进行过程中的文书以外，前五种都为完整的官文书档案体例。其实，可以看出简牍官文书档案多以月、季度或年份来分类。
二、秦汉简牍官文书档案立法
1.秦汉官文书档案的副本制度。秦汉时期为了防止官文书档案被篡改，设置了专门的文书档案副本制度，并制定定期核对的制度。官文书的正本由长官签署发出后，由书佐或史誊抄留底的官文书档案为副本。副本制度是秦汉官文书档案管理制度的重要组成部分，关于简牍官文书档案副本制度的记载有很多，如睡虎地秦简《秦律十八种•尉杂》曰“：岁雠辟律于御史。”里耶秦简“：库武敢言之，廷书曰令史操律令诣廷雠，署书到、吏起时。有追。今以庚戌遣佐处雠”《里耶秦简牍校释》解释“：雠律令，校勘律令。《慧琳音义》卷七十七‘雠校’注引《风俗通》云‘：二人对校为雠。’《正字通•言部》‘：雠，校勘书籍曰雠，比言两本相对覆如仇雠。’”
2.秦汉官文书档案的安全与保密制度。为保障文书档案的收藏安全，秦汉政府专门立法来防止火灾，严禁把火种带进收藏文书档案的府库。档案入库后，必须经过检查确认没有火源以后，才能关闭府库房门。制定了文书档案定期检查制度，派专人轮流值夜巡查。规定不能在收藏文书档案的府库周边新建官员居舍。睡虎地秦简《秦律十八种•内史杂》中就规定“:毋敢以火入臧（藏）府、书府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃闭门户。令令史循其廷府节（即）新为吏舍，毋依臧（藏）府、书府。”秦汉时立法对于丢失官文书档案和伪造文书的官吏都予以严厉的处罚，睡虎地秦简《法律答问》规定“:亡久(记)书、符券、公玺、衡羸（累），己坐以论，后自得所亡，论当除不当?不当。“”发伪书，弗智（知），赀二甲。今咸阳发伪传，弗智（知），即复封传它县，它县亦传其县次，到关而得，今当独咸阳坐以赀，且它县当尽赀？咸阳及它县发弗智（知）者当皆赀。”秦汉时期的统治者们已经认识到官文书的运作对于保障国家政令正常传递，保护国家重大机密的重要性，为此建立了严格的官文书档案保密制度。如居延汉简中有“坐外吏窥府书，甚毋状”就是指不负责官文书档案管理工作的外任官吏不能阅览府库中的官文书，如有违反必定以重刑惩罚。
[关键词] 文书档案；电子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。
1 文书档案电子化的理论基础
（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。
（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。
（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。
（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。
2 文书档案电子化的管理办法
（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。
（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。
（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。
3 文书档案电子化的发展趋势
（1）建立标准规范体系。文书档案电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于档案电子化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。目前电子档案工作尚无统一标准，这就需要国家档案行政部门制订一整套系统化、规范化的规则，以保证电子文件、档案信息的统一规范和资源共享。档案电子化标准规范作为一个规范化的系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理功能。它不是简单地模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现的，一个具有高效率、高质量、简捷及合理化的工作模式，能够把原有档案信息管理系统的数据库，平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。
（2）完善安全使用制度。在电子档案使用过程中，应当：①应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全；②注意电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接对接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法。另外储存电子档案选用的载体不耐久等原因，也影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性；③注间电子档案的法律效力问题。通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定的，电子档案由于没有固定的载体，所以制订相应的法律认定条文有一定的困难，这也就是光盘、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。与纸质档案相比，电子签署等非传统意义上的“亲笔签名”，法律上能否认可、如何认可，制约着电子文件的效力和归档保管的意义。
（3）加强人才队伍建设。档案电子建设最关键的是高素质创新人才的培养，这关系到档案工作数字化建设的成败。①档案管理者必须具有多元化的知识结构。档案电子化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动和文档一体化管理，这就要求档案工作人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能；②档案管理者要全面掌握档案专业知识。如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理，以及档案著录、标引、检索、编研等有关档案专业知识的基本技能；③从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备档案管理现代化技术，进行档案信息分析与研究，提供高层次档案信息服务与咨询等方面的能力。
4 结 语
文书档案电子化管理是适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务功能不可缺少的手段，但是文书档案电子化是一个艰苦的、长期的过程，建立一套完整科学的文书档案管理体系，有助于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率，为社会提供更高层次和更具价值的信息服务。
主要参考文献
关键词：文书工作档案管理教学特征教学改革
引言
文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。
一、转变教育观念，完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。
二、积极探索研究，改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：
2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。
2.2加强实践教学在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。
2.3探索新型教学方法
2.3.1范本教学法俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。
2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。
2.3.3实物演示法俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。
2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
三、加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。:
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。
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公元前六世纪的代书人制度是公证制度的起源，历经宗教公证的完善，发展到现在的国家公证人的现代公证制度。由于其在社会经济活动中无可取代的地位，而愈来愈受到人们的重视。公证文书作为公证制度的最终成果体现，具有无可置疑的证据力和执行力，在现代各国都将其作为国家档案的重要组成部分。因此，对公正文书的鉴定工作是至关重要的。公证档案是公证人员和当事人在具体时间、具体地点、具体行为记录，也就是说当事人当时的一举一动、一言一行都是由公证人员以文字形式记载下来，并确定其真实合法性。文件档案鉴定是评价主体以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的文件档案这一客体价值的活动过程。在档案鉴定过程中，由于文件档案自身价值存在多样性、相对性和潜在性等特点，再加上参与评价的主体在学识水平、分析问题能力等方面的差异，就会出现对同一鉴定客体得出不同鉴定结果或意见的情况。面对此种情况，为了最大限度地实现鉴定工作的科学性及鉴定结果的准确性，必须确立明确的档案鉴定标准依据，特设鉴定机构、统一鉴定程序、科学化管理方式，保证档案鉴定工作的有序进行。
二、公正文书档案的重要性
公证处存档的公证档案，有重要的利用价值，在一定程度上相当于机密档案，在人们的社会生活中起着重要作用。一方面，在市场经济活动中，大部分文件档案的履行都要持续一段时间，有些可长达几十年，在这期间，人们受客观外界的影响，以及形势的变化，可能在主观上会出现某些偏差，不履行或不能履行自己的义务。公证文书档案就像一个非常有威信的监督者，默默地约束着当事人要对自己的言行负责。另一方面，在市场经济活动中，调解和诉讼通常是解决矛盾和纠纷的办法。因为档案客观记录了以往发生的事情，当时的状态、当时人的真实意思表示，可以澄清有关事实，所以公证书连同公证档案的作用非同一般。在大量调解和诉讼实践中，司法机关和各级行政主管部门对公证档案一般都给予采纳。
三、现行公证文书档案鉴定工作中存在的问题
1.鉴定理论问题
我国的档案鉴定理论是结合我国档案工作实践，学习原苏联档案学理论的基础上，吸收民国时期档案学有关档案鉴定理论上形成的。建国以来长期形成并得以贯彻的具有我国特色的档案鉴定理论，虽在实践中证明了其价值，但同时也证明了这些理论自身存在着的不足之处:造成“档案价值”概念的模糊，鉴定理论的框架构建不完善；对应用技术研究的不足，造成具体操作中的技术、标准、鉴定质量的检查与控制的方法空白或残缺，忽略了档案价值中实际存在着的数量关系，缺乏足够的定量分析的成分，显然存在着具体操作上的困难。由于鉴定理论的缺陷使鉴定质量无法得到保证。
2.待鉴定的文书档案数量繁多
2.1进馆问题
档案界一直把馆藏量为档案馆的重点，衡量档案馆的规模以及达标升级评定中，馆藏量均为主要硬件之一，使丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标。在增加馆藏的片面指标下，一些不具有进馆价值的档案也随之入馆，造成进馆档案质量不高。由于上述原因，档案馆需要鉴定的已不仅仅是有鉴定价值的到期档案，还有相当一部分冠以长期、永久之名，却无实际保存价值的档案。
2.2认识问题
另一方面，档案馆没有做到有计划、周期性地开展鉴定工作，导致需要鉴定的档案日益增多。由于鉴定工作费时费力且见成效，档案馆未将鉴定工作放到应有位置，致使鉴定负担越来越重。
2.3鉴定程序问题
鉴定程序问题主要体现在两个方面。第一，鉴定程序复杂。目前，档案采取的是案卷装订法。在具体鉴定过程中，若发现卷中若有不符合保管期限的文件，就必须按照处理手进行处理。首先进行拆卷，将不需继续留存的文件剔出，并在卷内文件目录上注明。然后调整档号，保管期限的调整、案卷的变化，需要重新编排档号才能保证管理和利用。最后调整检索工具，案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。这一系列复杂繁琐的操作工作，令许多鉴定工作人员望而却步。
2.4鉴定标准问题
我国现行的文书档案的鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》，此保管期限表虽然在多年的文书档案的接收、立卷、鉴定工作中起到了重要作用，但实践证明，文书档案内容庞杂，涉及面广，在鉴定时困难较大，不便于鉴定人员操作，影响了鉴定工作的开展。其次，文书档案的珍贵程度鉴定不准。对于同一份文书档案材料，不同的档案管理机构的鉴定期限有一定的差异，有的作为永久收藏，而有的可能作长期甚至短期保存，而一份真正的、有价值的文件材料应该从历史的角度、从社会的角度综合评定它的价值，这样才有利于珍贵档案的保存，才能体现档案管理机构的作用和地位。
2.5归档文书档案的问题
首先，文书档案是工作活动的原始记录，但不一定是真实的记录。这在不同时期和不同工作领域都不同程度地存在，档案工作者不可能、也不允许改正档案材料原始内容，但有责任也有义务对其进行鉴别、评价，以指导利用者。其次，不少单位除综合部门形成的红头文件外，对于其他部门的文档往往长时间没有文件归档。个别文件材料还不完整，编号文件本身连接不上，缺附件、少底稿等现象普遍存在。这样，在不同程度上造成了归档文件材料不完整。
2.6管理方式问题
装订式案卷是目前档案保存的一种基本形式。这种形式影响鉴定工作的顺利开展，现在对档案鉴定后，如发现失去保存价值需剔除的档案，即使仅有一份，也要全卷拆开，页号重编、目录索引重新搞，一系列的连锁反应，工作量十分大。因此，很多情况下，明明知道有些案卷的档案已失去保存价值，但考虑到牵一发而动全身，即停止剔除工作因而滞后了鉴定工作的经常开展。
2.7期限问题
长期以来，档案部门一直承袭这样的理论与办法，即上级机关下发的文件除对本机关颁发和形成的外，其保管期限为长期或短期，并认为“这样会减少重复档案的数量”，但在实际操作过程中上，并没有达到减少库存的目的效果。目前档案室、馆中文书档案中长期卷的比例十分大，有的同一份文件可能会在同一档案馆的多个卷中找到，同一馆内重复性就这样大，加之上一级的档案馆也要长期或永久保存这部分档案，因此，这也是造成重复性归档的现象的重要原因。
3.提高公正文书档案鉴定工作质量的策略
3.1完善鉴定理论
我国现行的鉴定理论侧重于对鉴定的原则、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鉴定工作组织的研究，而对档案鉴定中的基本理论研究和应用技术研究等方面做的不够深刻，缺乏足够的实用性，可操作性不强，在实际工作中就显得空泛。因此，要完善档案鉴定理论，使其更具有实践操作性，逐步实现鉴定标准的多元化，更有效地指导实践。借鉴西方相对成熟的鉴定理论体系时，要加以正确的吸收与借鉴，同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善，形成具有针对性的档案鉴定理论，以引导鉴定实践前行。
3.2设立专门鉴定机构
为了确保鉴定工作顺利进行，在档案馆内应健全必要的组织机构，专人负责鉴定工作，建立必要的监督机制，严格鉴定销毁制度。对馆藏到期档案进行统计，对馆(室)藏的文书档案的珍贵程度、文书档案的质量评价和保管期限的鉴定工作，主要是制定鉴定计划，对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行分析、甄别，提出鉴定意见，确保鉴定工作有条不紊地进行。为当事人保密是公证处的义务和职责，为确保这项职责的正确遵守，公证机构应设专人保管公证档案材料，防止遗失或泄密。
3.3细化文书档案保管期限表
各级档案室可以依据国家关于档案保管期限的规定，并结合本机关的实际情况及档案特色细化保管期限表条款，制定出条款清晰、内容丰富精练、层次分明、明确具体、可操作性强，即符合全面、系统、准确要求的文书档案保管期限表。也可以在条款附上详细说明或举例，使条款规定更加明确具体、便于操作。特别注意的是，档案室细化的文书档案保管期限表，需经本机关领导人审查批准后，要以书面形式上报档案行政管理机关或档案价值鉴定工作组织机构，经过审查批准后才可实施。
3.4规范鉴定程序
3.4.1重视进馆质量
加强在档案进馆之前的鉴定工作。在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定，档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到的鉴定，档案馆接收之前对案卷进行的检查这三个环节上加强鉴定力度，确保案卷质量的关键，为保证档案进馆质量。
3.4.2完善鉴定程序
改变档案鉴定工作的一次鉴定制，规范为二次复核制、三次确定制。第一，由文书处理部门在鉴定当中,按照国家档案局颁发的机关文件材料归档和不归档的范围等规定划分，剔除无保存价值的文件，划分档案的保管期限后将应归档文件移交档案室。第二，由档案室鉴定人员复核归档档案保管期限划分的准确性,对移交进室的档案进行再鉴定,以提高鉴定的准确性。三是在档案局确定进馆单位的前提下,由档案局专门鉴定人员指导、监督、协助机关档案室人员对应移交进馆的到期档案、销毁档案等做最后的价值审查及保管期限确定。此外，对按手续办理准备销毁的文件要坚决销毁，使其尽量减少差错,以保证档案馆藏的质量。
3.5加强信息技术在文书档案鉴定工作中的运用
3.5.1数据库技术在文书档案信息化管理中的应用
首先我们要建立档案数据库，将所有库藏的档案资源按照一定的著录格式与标准进行计算机存储。具体来说，文书档案数据库一般具备档案数据的录入、修改、查询、删除、统计显示和输出等功能。用户界面要简洁直观，档案材料的所有著录项都能在屏上显示，并且著录项中的内容和排列顺序与纸质档案排列一致，符合录入人员的习惯，便于校对鉴定。数据库应当具有较强的自动纠错功能，有效地避免数据录入及人工校改中出现的差错，确保档案数据存储的质量，力求准确、规范。
「摘要以图书馆地方文献与档案化因素(1)存有关联为念，论述了图书馆地方文献与档案献之间的共同特征，指出地方性档案就是一种特定形态的地方文献，地方文献与地方档案工作之间并无“鸿沟”。 「中图分类号]G256 「文献标识码A [文章编号]1005一8214(2004)01一0077一03 笔者以为，从历史环境与历史文化资源意义上考察，图书馆馆藏结构中的地方文献，在文献形态上与特定地方空间形成的档案虽不等同，但确有诸多类似。探究地方文献与地方档案的概念关系，有益于文献情报与档案工作的功能互补，从而有利于增强图书馆地方文献工作自身的社会服务功能。 l地方文献与档案文献的共同特征 图书馆的地方文献在区域性上有狭义与广义之分。狭义的地方文献，是指仅在内容特征上反映地方区域性的文献;广义的地方文献，是指除了在内容特征上，还在其他非内容的“本地”形式特征上反映地方区域性的文献，如本地(含籍贯)组织或个人撰写的文献，反映本地人物(包括原籍在本地的，或原籍虽不在本地但曾在本地任职、居住，并有影响的所谓“寓贤，”)或组织情况的文献，本地采用出版等形式形成的文献等。 无论是采用广义还是狭义的提法，地方文献最为本质的属性有二:一是对内容或形式特征反映上的地方区域性;二是在查考重复使用上的资料性。由于时代的进步，以地域特征为反映对象的地方文献除了传统的形式外，其记录知识的符号、手段及其载体形式已是多元化。此外，地方文献作为特定的文献类型，反映了特定地域阶段性发展的历史轨迹，因而作为一个体系的地方文献，还具有历史的累积性。 故而，笔者以为，地方文献可定义为:“是一种以内容或形式上的地方区域特征作为反映对象的、在查考与重复使用上具有资料价值的、在记录方式及载体的表现上文献形式较为多元的、在特定地域阶段性发展的反映上存有历史累积性的文献。” 按《档案分类标引规则》(GB/T15418一94)的定义，档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。 其定义的基本含义有四:(l)档案是政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的主体在特定社会活动中直接形成的，因而是原始的历史记录;(2)并非所有的活动记录都能成为档案，它必须是具有查考与利用价值的;(3)上述活动主体既有现在的，又有过去的，因而档案作为体系具有历史的累积性;(4)在记录方式及载体上，档案的形式又是多元的。 至于“地方档案”，将其形成一个特定概念反倒不妥，因为档案总是在特定的地方空间形成的，地方档案机构的馆藏在整体上总是一种对该区域自然与社会领域基本信息的原始反映。以笔者所见，档案也是“一种具有多种记录方式及载体的、在地方区域性特征上又是具有历史累积性与查考利用价值的特定社会活动的历史记录”。 地方文献与档案均为知识载体，都是人们在社会活动中形成的，它们之间的差异主要有二:一是地方文献并非都是特定主体在社会活动中直接形成的原始历史记录，地方文献所反映的内容，对其作者来说，更多地表现为间接经验，经过选择与加工，主要用于社会交流之目的;二是地方文献往往不全是原稿、原本、或“孤本”，其依据和凭证作用一般要逊于地方档案。 但从另一个角度来说，二者之间的差异又是相对的，因为原始记录性虽然是档案最重要的属性，充当依据与凭证虽然是档案的重要作用，却不是所有档案文献共同具有的、足以与其他非档案文献相区别的唯一标志。 但在一定空间范围的自然环境、人文地理、历史发展、人物、工业、农业、城乡建设、经济管理、政治、法律、社会、文化、教育和艺术等地方基础信息的反映上，地方文献 与档案各自都能形成相对独立的文献信息体系，它们在经济与社会特征、人文和文化传统的反映上都具有地方性区域性这个共同的基本特征。同时在区域性的自然地理、生产与经济、历史与政治、文化与艺术等内容的查考上，地方文献与档案在文献利用上又都具有重复使用的价值，因而“备以查考”又成了它们共同的文献基本特征。 2地方性档案是一种特定形态的地方文献 如前所述，档案就其形成主体社会组织与个人的活动范畴而言，总是和一定的地方空间密切相关的。由此，如果不拘泥于特定的概念因素，某一地区的档案在很大程度上就是这一地区的地方文献。而图书馆的地方文献就包含了那些直接反映特定主
论文摘要：档案与图书都是人类社会发展到一定阶段的产物。两者虽然有亲缘关系，但在形成来源、内容主体、目的用途以及载体形式、文本留存上存在的一些差异和相同点，认识这些差异与相同点，对于从事图书档案管理的人员为必要的。
0引言
档案与图书都是人类社会发展到一定阶段的产物。在我国古代，图书也是档案，它们有着“同亲共祖”的亲缘关系，有着共同的“起跑点”：结绳—刻契—甲骨文—铜器铭文—简册—刻版印刷。在《史记》中，“图书”“图籍”实质上指的是地图、法令、户籍等档案资料。可见，在汉代以前，图书与档案的界限是不清楚的，年代愈上溯，两者的差别愈小。随着时代的发展、文化的发达，图书与档案的界限逐渐分明，纸张的制造与普遍使用，印刷述的发明与应用，为这种分离提供了物质和技术条件，加之图书与档案本身数量的大量累积，也促使人们根据不同特点开展工作，我国自唐宋至清，完成了图书馆工作和档案工作的分化过程。然而，迄今为止，图书与档案各自的本质属性是什么仍众说纷纭，本人不揣谫陋，试对图书与档案的异同谈一点个人认识。
1图书与档案的不同点大致有四
其一、从形式来源看，两者有别。虽然，图书与档案都是人类社会实践的产物，但档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的(由过去作为执行传达意图的工具而使用的文化转化而来)，是随着工作活动的客观需要而形成的历史记录，是人们进行社会实践的自然产物，而不是事后另行编写的。下至地理，中及人事，无所不包，是一种丰富而广泛的信息源。图书的形成来源不具有直接和原始性，作为供人阅读的出版物，它必须经过整理编辑、印刷出版，凡是未经人脑加工的原始信息，即使已贮存在一定的物质载体上，都不能视为图书。往往先有档案，后有图书。比如说，文书档案、文告契约、书信账目之类，都不能算作图书，这类非图书要转变为可供人们阅读的出版物一图书，必须经过编辑整理、印刷出版。其二、从内容主体看，两者有别。档案和图书虽然都是知识载体，但各自记载的知识主体却分属于不同知识层次。档案所记录的知识主体是属于未进入科学知识体系的低层次的前系知识。它不是提供科学知识的出版物，而是把原本属于人类社会实践活动组成部分的文件材料，按其历史联第加以汇集，整理并进行知识性加工的产物，它不但记录了事物的结果，而且记录了事物的具体发生和发展过程，它所记录的内容侧重于具体事物，成为具体的客观事物的原始记录。图书的内容侧重于综合性的人类科学知识，是高层次的系统知识。我们不排除图书记录有前系统知识的可能，但作为主流它记载的是科学知识，图书的这种知识属性是由人类社会活动的需要和经济因素所决定的。出版业作为一种比较系统、比较完整的知识体系。另外，图书还是人类记录和传统思想感情的工具，人们用文字、美术、音乐等形式所表达的思想感情也可以记录在图书中。其三、从目的用途看，两者有别。档案的作用和目的是以备查考。人们在各种社会活动中，需要查考过去的工作和生产情况，研究事物的发展规律，继承已有的成果，那么档案就是作为事物发展的客观凭证而保管的。俗话说“空口无凭，立字为证”，“口为空，字为宗”，这个“字”往往就是指的文书。即档案。档案作为完成现行效用保存下来的文字、图表、声象等固定信息，是原始记载，是第一手资料，能使人、物、事的历史原貌重现，为人们提供最真实的依据，具有最可靠的凭证性和科学研究价值。图书是以人阅读、传播知识为目的的，它是一种特定的而又是不断发展着的知识传播工具，从简单的图书形式到现代图书形式的发展历史无不证明了这一点。人类有了知识必须记录下来以便于传播开去，图书是一种适当形式，光有记录没有传播的目的，是不能算作严格意义的图书的。但图书因不具有“历史记录”和“直接记录”的属性，不能像档案那样作为历史凭证，只能作为参考。其四、从载体形式、文本留存看，两者也不尽相同。图书与档案的物质载体，在古代大体相同，龟甲、兽骨、金、石、帛、竹、木、玉、纸等，在现代则略有变化，影片、录音可以是档案载体，但无法作为图书的载体。档案的文本留存，注重原本、原稿，而且往往只有一份，这也是档案珍贵的原因之一。档案的留存只能是特定机关、社团、企业和个人，不进入销售渠道。图书除因年代久远出现孤本之外，一般通过批量印刷，同一文本有相当的数量。图书通过购买和赠送，得以在众多的所有者(各类图书馆和个人)手中留存。2图书与档案的相同点大致如下
关键词：文书档案;管理;措施
近年来，随着我国社会经济的不断发展，各行各业的管理体系也在逐渐完善，而与此同时，企业对文书档案的管理也逐渐重视起来。文书档案对企业的发展历程、管理水平的发展起到着重要的依据，有着很高的保存参考价值。如何做好文书档案的管理工作，也成为摆在企业面前的一个重要问题。下面文中从文书档案的收集、整理入手，就提升文书档案管理水平的措施进行了分析论述。
一、文书档案管理工作的重要性分析
文书档案管理对于企业的发展有着非常重要的意义，主要体现在以下两个方面：第一，对于企业文书档案来说，它有着很强的凭证作用。当企业在发展过程中，需要查阅相关的以往的历史记录时，文书档案就是一个最为有效、也是最为重要的历史凭证，也因此，企业文书档案管理工作进行的好坏，对于企业战略的发展有着非常重要的作用。第二，企业文书档案有着很强的参考性。文书档案记载着企业发展进程中的各项重大活动与各项改革措施，当企业在进行重大举措时，可以通过文书档案来对这项实践活动的正确与否进行验证，从而根据文书档案中所记载的内容对当前所要实践的活动、重大举措来进行合理的改进，从而使得企业发展战略更加合理化，提高企业实践活动的正确性。
二、提升文书档案管理水平的措施
（一）加强对文书档案的收集与整理工作的开展
对于文书档案工作来说，收集是它的起点，更是做好文书档案管理工作的基础。如果文书档案的收集工作不能做到位，那么文件的归档就不可能齐全、完整，就不会利用企业发展的利用，不能起到文书档案应起的作用。因此，在进行文书档案的收集与整理时，必须要规范化，对于所收集到的档案必须是完整的，真实的，这样更能更好地对企业发展进程中的历史面貌进行良好的反映。另外，在对档案进行收集时，要确保这些档案的历史意义与现实价值的共存，这些档案必须要在企业发展过程中所自然形成的、真实的情况，不能对这些档案进行撰改或是删减，文书档案所收集的内容必须是真实发生的、客观的事实。同时，对于文书档案的收集与整理要规范化。不同文书内容所用的纸张大小、卷宗的薄厚、卷内记录的形式等等，都必须要严格按照要求来完成，从而使得文书档案的查阅更加方便，也使得文书档案管理工作的开展更加顺利。
（二）加强对文书档案管理工作的重视
要想加强对文书档案管理水平的提升，那么就必须要加强对文书档案管理工作的重视，从而根本上为文书档案管理工作提供一个有力的保障。在文书档案管理工作中，要不断加强企业领导与员工对文书档案管理工作重要性的认识，从而从根本上消除传统的重建轻档案、重使用轻管理的思想。不断加强对文书档案管理工作的创新与改革，使得文书档案管理工作快速地向企业经济建设这一中心靠拢，加强文书档案工作以经济建设为中心的出发点。另外，也要不断加强对企业文书档案管理工作的精力投入力度，从而使得文书档案管理工作者在实际工作中更好地做好档案管理工作。
（三）不断加强对文书档案管理工作管理制度的完善
对于文书档案来说，就是要把企业各个部门比较分散而独立的文件进行统一的分类管理，从而使得这些文件形成一个有机的整体，并进行合理、统一的管理。而要想做好文书档案管理工作，那么就必须要有一个合理、完善的管理制度为后盾，从而确保企业各个部门所上交的资料的真实性，最终确保文书档案的参考价值。文书档案管理是一项非常复杂的工作，通过对文书档案管理制度的完善，可以促进文书档案收集与整理的成为，从而在企业内部自上而下形成一个多层次的文书档案管理模式，进而提升文书档案管理水平。
（四）在文书档案管理工作中要加强对计算机的运用
随着科学技术的不断进步与发展，计算机技术得到了广泛的运用与发展，通过计算机技术的运用可以大大提升工作效率与准确性，因此，在企业文书档案管理工作中，我们要不断加强对计算机技术的运用，从而使得文书档案管理工作实现现代化。在文书档案管理工作中，通过计算机的运用，只需要借助计算设备来对电子版的档案信息进行管理即可，这样不仅可以减少工作人员的工作量，还可以起到事半功倍的效果。另外，利用计算机的自动整理技术，可以更好地实现对文书档案的自动编号，从而在检索时更加方便与快速，而且计算机以其精确的精准度，可以对文书档案中的一些数据进行核对，从而使得文书档案的整理更加迅速，而保管也更加方便。
另外，在文书档案工作中，工作人员的素质对档案的真实性、精确性有着非常重要的影响，因此，在文书档案管理工作中，要不断加强对其工作人员综合业务素质与职业素养的提升，从而为文书档案管理工作打下一个坚实的基础。
参考文献：
[关键词]文书档案；管理现代化；推进
前言
文书档案管理体现了整个单位的管理水平，是档案存在的基础与重要的资源，其管理质量的高低直接决定档案资料的质量与完整性，唯有树立文书档案的规范性、标注化才能促进文书档案利用率的提高，为单位的建设与发展提供有力的保证。由于这类档案其生产过程中在内容与形式上存在一定的共性，对档案的规律有重要意义。随着科技的发展，时代的进步，传统的档案管理模式与时展不相适应，不利于长远发展，对此，必须要采取有效对策加以改进，促进管理水平的提高。从当前的情况来看，文书档案管理的现代化主要具有以下的几点优势：
1.文书档案现代化管理的高效性
传统的文书档案管理工作完全依赖人工，靠工作人员通过手工统计、手工归纳、手工整理等等，不仅工作繁琐、复杂，而且工作效率较低，同时也浪费了人力、财力与物力，制约了管理水平的提高。现代化的管理可以降低劳动强度，提高人员利用率，改善工作效率。传统的文书档案管理工作存在立卷难、管理工作难，利用率差的问题。具体如下：
1.1传统档案管理存在的问题
第一，立卷难。立卷工作是文本档案管理最基本的规划与统筹，在立卷的过程中，要注意对档案各个大纲的归类及按照标题进行排列，确定保存期限进行装订，该工作需要细致的观察能力与持久的耐力，这项工作较为枯燥，难度较大且难以掌握。
第二，管理工作难度较大。完成文本组好卷之后，会根据其不同特征进行编号，满足工作需求，这项工作十分繁琐，而且常会出现错误，需要有大量的人力、财力与时间方可达到管理的目的。
第三，利用率较差。传统的档案文本装订准确度不高，操作方便性不足，导致其利用率交底，现代化技术的运用，改善了管理水平，减少人为操作，使用技术手段，发挥人力资源的作用，减少劳动力强度，促进管理水平的提高，改善文本档案管理的合理化与科学化目标，提高档案的可信度。
1.2现代化技术的运用改善了文书档案工作的效率
现代化技术的运用最大的成效就是改善了文书档案工作的效率，计算机技术的运用大大提升了文书档案的运用效果，将管理人员从繁琐的工作中解脱出来，使其可以有更多的精力从事其他工作，同时也大大提升了工作的准确性，降低错误，使档案部门的文书档案功能更好的发挥出来，更好的为需要的人服务。
2.运用现代化技术提高档案资料管理的便捷性
现代化技术的运用对档案管理具有十分重要的意义，改善了档案管理的方便性，应用也更为简单，利索。传统的以手工为主的档案管理方式不仅浪费了大量的人力、财力与物力，而且文本资料不够全面，漏洞百出，信息含量不足，这都在一定程度上影响档案管理你水平的提高，无法满足发展的需求，在档案利用的过程中问题百出，资料不足，利用率差，查找复杂，可信度较差等都制约了文本档案价值的发挥。现代化技术的运用在很大程度上改善了文本档案管理水平，计算机技术的使用也实现了当即立卷，改善了档案的规范性与合理性，实现档案管理的有序性，近而使档案由案卷集转变为文件集，实现了从手工刀自动化的转变过程，促进档案管理水平的提高。
3.文书档案管理的现代化促进了文档安全性的提升
与传统档案管理相比，现代化档案管理的科学性与安全性都有了很大成都到的提升，从我国文书档案的传统管理情况来看，保护措施不足，档案查阅是整体性的，无法进行单一操作，这不仅对查阅工作造成不利影响，同时也会影响到文书档案管理的规范性，与档案管理的保密要求不相符。现代化技术的应用，计算机管理设备的运用该使档案管理查阅以当页的形式呈现出来，不仅便于查阅，同时也提高了档案管理的安全性。
4.文书档案管理的现代化促进档案管理工作质量的提升
所谓文本档案就是档案管理的文字资料，其管理最主要的目标就是要提高文本资料的利用率，在进行档案管理的过程中，强化对质量的需求是档案管理是发挥其最大价值的重要体现。在传统的档案管理过程中，立卷工作中存在太多立卷人的思想，主观意识过于浓厚，对立卷工作的把握科学性不足，专业性较差，无法维护档案的高质量与高水平发展目标，影响利用者的使用与操作，降低了利用效率。同时，在进行文书档案归档的过程中还占用了档案人员的大量时间，影响其他工作的发展，同时也制约了档案管理人员素质的提高，在这样的环境中，档案利用工作过于被动，利用率低。
实现现代化的管理后，计算机技术被广泛的运用于文书档案管理过程中，过去很多由人工完成的工作被计算机所取代，将档案管理人员从繁琐的整理、归档工作中解脱出来，将大量的时间与精力用于其他工作中，大大提升了档案编研与二次信息开发利用工作中，今儿促进文书档案管理工作质量的提升，改进了文书档案的利用率，使档案单位的文书档案不仅发挥服务效能，同时实效价值也有了明显的改善。
结束语
今天是知识经济的时代，文书档案管理工作必须要做出调整，更好地满足时展的需求，这就对新时期文书档案管理人员提出了更高的要求，文书档案管理人员必须要从传统的管理模式向现代化的管理模式转变，实现管理理念的转变，同时在具体的文书档案管理过程中坚持与时俱进，适应文书档案管理的现代化与办公自动化的需求，为社会提供更好且更加有效的服务，发挥其作用，将其社会效益与社会效益发挥出来，促进文书档案管理水平的提高。
参考文献：
[1]李春玲.浅谈文书档案工作[J].机电兵船档案.2010（02）
[关键词]医院；文书档案；管理；创新
随着社会主义市场经济的不断发展，我国医疗服务水平得到快速提升，在我国社会主义现代化建设中发挥着越来越重要的作用。现展中，传统的档案管理方法存在着诸多问题，已经无法满足医院文书档案管理的实际需要，这就需要对医院文书档案管理工作进行全面的改革和创新，根据实际情况提高管理效用，才能不断提高医院文书档案的管理水平，推动我国医疗事业可持续发展。
一、医院文书档案管理存在的主要问题
根据我国医院文书档案管理的情况可知，文书档案管理是一项具有较高标准、比较规范和保密性极强的工作，需要不断转变管理模式、管理方法，才能提高文书档案管理水平，从而推动我国医疗事业长远发展。目前，医院文书档案管理存在的主要问题有如下几个方面：
（一）对文书档案管理工作的重视不够
目前很多医院的高层领导不够重视文书档案管理工作，认为文书档案管理不会产生直接经济效益，故而忽视在其管理方面的投入，致使医院文书档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。市场经济体制下，各行业迅速发展，在医院日常管理工作中，管理人员只注重企业经济的发展和基础设施的建设，对文书档案管理的认识严重不够，导致管理人员的文书档案管理意识不强，影响文书档案管理的信息化发展。在实际工作过程中，档案资料不齐全、不准确等带来严重后果，大大降低医院的服务质量和服务水平，从而影响医院未来的长远发展。
（二）现代化的文书档案管理制度不够完善
由于文书档案管理相关的各种制度得不到有效完善，使得医院文书档案管理工作开展无法可依、无章可循，是当前医院文书档案管理中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说，文书档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高，医院各部门必须要积极配合文书档案管理机构的工作，加强沟通和交通、相互协作，才能提高文书档案管理的工作效率和质量。但是，大部分医院缺乏这方面的管理制度，致使各部门不能有效的配合工作，使医院文书档案管理的质量和效率不断下降。另外，部分医院甚至未设立专门负责文书档案管理工作的部门，一般都由其他相关部门代替，致使文书档案管理工作比较滞后，先进的设备和管理方法都没得到合理应用，很多档案资料无法得到完整保存，严重制约了医院的进一步发展。
（三）文书档案管理的信息化程度不够高
随着信息技术的全面发展，社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说，必须要跟上时代步伐，充分利用现代科学技术，提高自身服务质量和医院的医疗水平，才能更好的迎接各种挑战。在实践过程中，医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式，同时还要利用信息技术改进文书档案管理的工作方式，才能真正提高文书档案管理水平，促进医院不断发展。但是，大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面，没有在文书档案管理的各方面灵活运用，使得文书档案管理的信息化建设滞后，信息化程度不够高，无法有效的促进医院不断发展。另外，部分医院虽然重视将信息技术应用于文书档案管理的工作中，但是因为缺乏既精通文书档案管理，又熟悉信息技术的复合型人才，不能满足文书档案管理的相关实际需求，使得医院文书档案管理信息化发展非常缓慢。
（四）文书档案管理队伍的整体素质不高
目前，大多数医院都存在文书档案管理队伍素质不高、管理人员综合技能不高等问题，导致文书档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升，给医院文书档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时，医院将一些工作能力不强或是年老的员工放置在文书档案管理的工作岗位上，致使文书档案管理队伍素质普遍不高。随着医院文书档案管理信息化建设脚步的不断加快，很多医院都开始对文书档案资料进行信息化管理，但是原有的文书档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力，故而无法适应新时代文书档案管理工作的需求，造成医院文书档案管理队伍整体素质水平无法快速提升，给医院文书档案管理创新造成严重阻碍。
（五）信息不完整，文书档案利用率低
在漫长的发展过程中，医院文书档案管理遗留了很多档案信息方面的问题，文书档案管理工作人员没有进行整理和收集，造成文书档案相关信息的缺失，使医院档案信息的有效管理存在很多困难。在实践过程中，文书档案信息的整理、收集和归纳没有得到真正落实，使医院文书档案信息出现不完整问题，给医院各部门工作带来严重影响，致使文书档案利用率非常低，失去存在的真正价值。另外，文书档案管理考核标准的不完善，使文书档案管理工作人员缺乏责任感，忽略网络平台的建设和与有关网络信息的收集，从而降低企业其它部门工作人员的工作效率，严重影响医院文书档案管理创新。
二、医院文书档案管理的创新策略
（一）创新管理意识，提高服务质量
我国现代化建设中，医院管理人员要改变观念和经营理念，创新管理意识，提高对文书档案管理重要性的认识，才能确保文书档案管理相关工作得到真正落实，从而提高医院文书档案管理水平。在根据医院文书档案管理的实际情况，制定文书档案管理相关工作考核标准的同时，增强文书档案管理工作人员的服务意识，提高他们的专业水平，可以有效提高医院的服务质量，从而推动医院文书档案管理不断创新。在实践过程中，将文书档案管理工作与医院核心竞争力相结合，可以促进企业市场竞争力的不断提高，从而提升医院的经济效益和社会效益。在日常工作中，医院文书档案管理相关工作的不断创新，还必须要加强对文书档案管理工作人员的全面监督，严格按照国家规范标准执行，确保医院文书档案信息的准确性、可靠性和完整性，才能真正促进医院文书档案管理创新。
（二）创新管理机制，提升管理水平
在创新管理机制方面，医院必须积极学习各行业在文书档案管理方面的先进经验和国内外的先进管理技术，以根据医院的实际情况、工作性质和特点，制定出符合本医院需求的文书档案管理制度，从而保障文书档案管理工作有法可依、有章可循。与此同时，注重先进管理技术的应用，提高计算机应用水平，不断提高医院文书档案管理的信息化水平，才能更好的适应社会发展。另外，在制定文书档案管理制度时，还必须将该项工作与医院的经营制度、经营模式、经济水平、企业文化等有效结合起来，确保该制度能够有效的协调各部门之间的合作，从而提高医院文书档案管理效用，共同推进医院文书档案管理不断创新。
（三）创新管理队伍，提高整体素质
医院文书档案管理的不断创新，必须要加强文书档案管理人员的培养，注重专业管理人才吸收，才能有效提高文书档案管理队伍的整体素质。在实践过程中，首先，必须要强化文书档案管理人员对这项工作的认识，端正自己的工作态度，在思想上重视这项工作；其次，必须要加强文书档案管理人员基础知识、信息技术能力、业务能力等方面的培训，以不断提高文书档案管理人员的综合能力。在实践过程中，想要逐步实现医院文书档案管理的自动化、信息化和现代化，医院必须注重全体员工的综合素质能力提升，增强医院的市场竞争力，促进医院社会效益和经济效益不断提升。只有这样才能真正满足社会发展需求，推动医院文书档案管理不断创新，从而促进医院长远发展。根据医院实际发展情况，文书档案管理工作人员必须提高服务意识，增强责任感，注重自我综合素质能力的提升，在实际工作中，加强与同事之间的沟通，不断学习新的档案管理知识，熟练掌握和运用现代信息网络技术，才能真正推动医院文书档案管理信息化进程，真正实现医院文书档案管理创新。
（四）创新管理模式，提高信息化程度
信息技术在医院文书档案管理工作中的应用，对于提高文书档案管理的效率和质量有着不可估量的作用。在实践过程中，不断创新医院文书档案管理模式，注重信息技术的合理应用，可以将以前纸质档案的管理方式逐渐转化为电子档案管理方式，不论是档案收集、档案编辑，还是档案存储、档案调用等工作的程序都得到了极大的简化，从而大大提高文书档案管理工作人员的积极性。与此同时，信息技术的应用，大大降低文书档案管理工作人员的工作量，使文书档案资料变得更加准确和完整，有效避免了传统管理方式中手动管理造成的各种错误，最终大大提高医院文书档案的利用价值和有效利用率。
结束语
综上所述，随着经济不断发展，医院文书档案管理工作在医院的长远发展中发挥非常重要的作用，必须对文书档案管理给以高度重视，通过不断总结文书档案管理相关工作经验、合理应用先进信息技术等，才能真正促进医院文书档案管理不断创新。
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