第一条根据部《文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条工作材料。
第壹拾伍条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第壹拾陆条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
【关键词】疾病预防控制；文书档案管理；实践与体会
一、疾病预防控制中心文书档案管理现状
疾病预防控制文书档案是疾病预防控制工作的真实记录，是疾病预防控制事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书档案管理工作是疾病预防控制工作者共同的责任。目前，文书档案管理的发展与领导重视程度、人员素质、制度建设和业务培训等因素密切相关。平顶山市疾病预防控制中心（原平顶山市卫生防疫站）文书档案起步于1957年，从无到有，从少到多，经历了漫长的发展历程，逐渐向科学化、制度化、规范化管理轨道上迈进，是我单位历史和现实工作的真实反映。现存文书档案7209卷（件），移交市档案馆196卷。我中心的档案管理工作，得到了上级档案部门的认可。1997年被河南省档案局授予省级档案达标管理先进单位；1999年被河南省人事厅、档案局授予全省档案工作先进集体；2002年被国家档案局授予科技事业单位“国家二级”档案管理先进单位。目前正在努力实现科技事业单位“国家一级”档案管理标准。
二、疾病预防控制文书档案管理实践
（一）领导重视，组织机构健全是做好疾病预防控制文书档案管理工作的前提。疾病预防控制文书档案管理工作是维护疾病预防控制中心历史真实面貌的一项重要工作，在疾病预防控制管理工作中发挥着举足轻重的作用，只有充分重视此项工作，才能顺应文书档案管理发展的需要，指导和服务疾病预防控制管理工作。多年来，随着疾病预防控制事业的不断发展，文书档案管理在疾病预防控制工作中的重要性越来越得到显著的体现。为此，我中心领导把档案管理工作作为一项重要工作来抓，在加强疾病预防控制工作的同时，将档案管理工作纳入年度目标考核，一把手亲自抓档案管理工作，成立了由中心主任任组长，分管主任任副组长，办公室主任、专职档案员为成员的档案管理领导小组。配备了3名专职档案员，其中1人具有档案副高职称，2人具有档案中级职称。各科室指定1名兼职档案员，建立了自上而下覆盖中心所有工作的档案管理网络，形成了齐抓共管的工作局面。
（二）提高档案管理人员的业务素质是做好疾病预防控制文书档案管理工作的保证。文书档案管理人员的业务素质直接影响档案管理工作的质量高低，提高管理人员的业务素质是做好文书档案管理工作的关键所在。《中华人民共和国档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识”。这是从法律高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。为了使档案管理工作人员能够适应档案工作的需要，首先加强了档案管理人员爱岗敬业教育，增强其责任感和使命感。其次是加强培训，定期不定期外派档案管理人员参加各类档案知识培训学习。再者是外出参观学习档案管理先进经验。
（三）管理规范是做好疾病预防控制文书档案管理工作的关键。文书档案管理工作是一项政策性、专业性较强的工作，也是整个疾病预防控制中心管理工作不可分割的一部分，可以有效提升中心日常工作质量和效率，对疾病预防控制事业如何发展起到重要的指导作用。为了全面反映疾病预防控制中心管理工作内容，完整地保存各类文件材料，就要对文书档案工作进行规范管理。我们做了以下几方面的工作。1.文件材料的收集。根据疾病预防控制中心工作实际，文件材料的收集采取平时收集和定期收集相结合的方法，专职档案员和各科室兼职档案员共同负责文件材料的收集工作，确保文件材料的真实、及时、完整。2.文件材料的整理、归档、保管。平顶山市疾病预防控制中心规定文书档案的整理工作要求在次年的6月底之前完成。对照文书档案归档范围及保管期限进行整理。按照年度-组织机构-保管期限分类，分永久、30年、10年。形成了管理科学，存放有序，查找方便的文书档案。严格按照档案库房管理制度对文书档案进行管理，确保档案的安全。3.文书档案的编研与开发利用。做好文书档案工作是为了更好地开发利用档案，其根本目的就是积累和保存历史资料，为借阅者提供信息服务，充分体现疾病预防控制文书档案的利用价值，发挥文书档案的后期开发作用。档案管理人员利用室藏文书档案资源编写了平顶山市疾病预防控制中心《全宗介绍》《组织机构沿革》《文件汇编》《大事记》《年鉴》《论文汇编》《科研成果汇编》《会议简介汇编》《1957-2012年大事记汇编》《1957-1985年站志》和《1986-2005年站志》等。
（四）制度完善是做好疾病预防控制文书档案管理工作的基础。在文书档案管理工作中，坚持用制度规范人、约束人，用制度规范文书档案管理工作。根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合疾病预防控制中心工作实际，平顶山市疾病预防控制中心制订了《文书档案管理网络体系》《文书档案管理办法》《文书档案分类方案》《文书档案归档范围及保管期限》《档案保密制度》《档案人员岗位责任制》《立卷归档制度》《档案借阅利用制度》《档案库房管理制度》《档案鉴定与销毁制度》和《档案统计制度》等，这些制度为做好疾病预防控制文书档案管理工作提供了保障。
三、疾病预防控制文书档案管理体会
文书档案管理是衡量档案管理水平的重要标准，其水平的高低，不仅影响着档案资料的质量，甚至会影响到疾病预防事业的建设与发展。因此，作为文书档案管理人员，必须提高文书档案科学管理水平和为疾控中心服务的工作能力，逐步实现文书档案管理工作科学化、制度化、规范化，为疾控中心和社会提供更多有价值的文书档案信息资源。
（一）有为才能有位。在日常工作中，档案管理工作机械重复，繁琐枯燥，只有档案管理工作者恪尽职守，任劳任怨，一丝不苟，不厌其烦，把文书档案管理的每个细节、每个环节做好做到位，才能做出成绩，得到认可，才能引起领导重视，把档案管理工作放到更加重要的位置。
（二）规范管理、完善制度。我们在多年的文书档案管理工作中，逐渐摸索出了一套行之有效的管理制度和工作模式，文书档案管理日臻完善。不仅提高了疾病预防控制中心文书档案管理水平，而且促进了各项工作争先创优，晋档升级。省、市多个单位来我中心参观学习文书档案管理模式。
（三）加强文书档案开发利用。编研的目的是为了更好地开发利用疾病预防控制文书档案，只有加强开发和利用，才能提高文书档案的价值，扩大及提升疾病预防控制中心在社会上的影响力和知名度。
参考文献：
[1]王勇.浅谈新形势下医院文书档案的管理[J].科技创新导报，2015（6）：176.
【关键词】医院；办公室文书；档案管理；缺陷；对策
文书档案管理是指以书写文件的形式对医院的日常工作及管理活动进行记录，包括认识管理记录、财务管理记录、业务管理记录等。其工作难点在于文书档案的收集整理和分类保管。
一、医院办公室文书及文书档案管理的现状及存在缺陷
（一）文书档案管理制度不完善。文书档案管理制度不完善或管理制度不贴合实际管理工作需要，是各大医院在文书档案管理工作中普遍存在的现象。文书档案管理工作的重点和难点是文书档案的收集整理和分类保管。需要制定明确的规范制度，对需要进行收集的文书档案进行规定，避免重要文书档案被遗漏，也需要明确地整理分类办法，保证档案文书的妥善保管，方便日后调用。但各大医院目前的状况是缺乏详细的文书档案管理制度。
（二）文书档案管理工作缺乏重视。在医院也加入市场化经营的当下，医院的工作人员普遍存在重视业务效益、轻视档案管理的意识。也有部分工作人员认为文书档案管理工作可有可无，意义不大。其工作内容没有什么技术含量，只是比较繁琐。档案文书被收集整理后也很少被调用，利用价值低。在这一系列观念引导下，文书档案管理工作缺乏重视，工作质量得不到保障，由此造成的档案缺失、混y的现象不在少数。
（三）管理人员整体素质有待提高。医学知识和医疗技术是医院招纳人才的主要衡量标准以及日后培训的主要内容，医院的文书档案管理人员通常不是档案管理的专业人才，只是由其他科室临时抽调组成的管理团队。可想而知，这样的文书管理团队缺乏专业的文书管理办法，只是以生活经验和传统的管理思想进行文书档案管理工作，难以实现文书档案的规范化管理和高效调用。医院文书档案管理人员整体素质有待提高。
二、文书档案管理工作整改策略
（一）建立健全文书档案管理的规章制度，提高对档案管理工作的重视。建立健全文书档案管理的规章制度、对文书档案的收集整理规定，严格制定文书档案等级划分标准，明确每一等级的文书档案的处理办法。对文书档案实施分类存储，根据其内容性质保管到相应部门。同时制定相应的人事管理制度和考核措施，将文书档案管理的职责落实到个人，在工作过程中实施监督，其考核结果与绩效挂钩，不能达到标准的要采取相应的处罚措施。通过文书档案管理制度、人事管理制度与考核制度的全面落实，提高工作人员对文书档案管理工作的重视，保证文书档案管理的工作质量。
（二）加强管理人员的素质培训工作，提高文书档案管理能力。在制定文书档案管理制度的同时，要积极开展管理培训工作，提高管理人员的工作能力，使其能达到考核制度中的工作标准。首先要提高领导干部对文书档案管理的重视，加大文书档案管理工作的宣传力度，带动中层干部、基层职工积极开展文书档案管理培训工作。文书档案管理确实不能给医院带来直接的经济效益，但只有做好文书档案管理工作，才能给医院其它工作的正常开展提供保障，同时也对医院工作进行记录，日后可以有档可查。在文书档案管理培训中，要注意先进管理理念和新管理办法的引入，通过开展培训切实提高文书档案管理人员的整体素质和工作能力。
（三）改善文书档案管理的硬件配置。医院要加强文书档案管理工作的资源投入，不仅是人力资源投入，还包括引进新技术和新设备，采用现代化的管理办法和设备进行档案管理。在技术上包括采用信息技术和电子技术等，实行文书档案的信息化管理，提高档案利用率。在设备上可以采用先进的电子设备，丰富文书档案的形式，实现文书档案的音像化和影像化。另外对文书档案的存储保管要格外注意，做好防火、防潮、防虫等工作，同时加强信息安全管理，防止档案失窃造成重要信息泄露。
三、结语
医院办公室文书与文书档案管理是医院管理工作的重要组成部分，医院领导和相关工作人员应加大对文书管理工作的重视、建立健全管理制度、提高管理人员的素质能力、优化管理设施，全面提高文书档案管理工作的质量和效率。在文书档案管理工作过程中积极总结存在的问题和不足，随时更新管理理念和管理办法，让医院文书档案管理工作跟得上医院的发展需要。
【参考文献】
[1]徐军. 医院文书档案管理存在的问题及对策分析[J]. 档案管理理论与实践――浙江省基层档案工作者论文集，2014：85-87.
[2]张冀红. 医院文书档案管理存在的问题及对策[J]. 档案天地，2012（08）：53.
一、文书档案实现现代化管理的优势
（一）提高档案归档人员的工作效率
通过做好文书档案现代化管理工作，可以进一步规范文书档案管理的流程，改变传统的文书档案管理方式，全面提高文书档案管理工作的效率。而且通过运用计算机技术来对文书档案进行整理和归档，可以有效的减轻档案管理人员的工作量，文件信息资料的收集、存放、分类等工作更为快捷和便利，提高档案管理工作的效率。
（二）提高档案的查阅速度
利用现代化管理方式来做好文书档案管理工作，可以有效的提高文件查阅速度。在实际工作中，通过运用计算机网络技术能够随时对文书档案资源进行检索，档案使用者在利用档案信息时不受时间和空间的限制，能够在极短时间内查到自己所需要的资料，有利于档案利用工作的效率的大幅度提高，实现了人力和物力资源的有效节约。
（三）提高文件的传递速度和安全性
文书资料在日常公文处理过程中，传递时极易发生丢失的情况。通过运用计算机技术和网络技术，文书资料可以通过网络进行传递和流转，有效的提高了文书资料的传递速度，保证了文件的安全性。同时还可以通过档案管理系统来对档案密级进行确定，并设置具体的操作权限，以此来保证文书档案信息的安全。另外，现代化管理方式下的电子文书档案，有效的提高了档案信息的利用率和档案管理工作的效率。
二、加快文书档案现代化管理的策略分析
（一）建立现代化的文书档案管理制度
强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文??档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。
（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理
当前办公自动化系统得以普及，在具体办公过程中，通过OA流转即能够完成收文和发文，这就要求档案管理人员要加快文书档案管理观念的转变，充分的利用现代化化手段来提高文书档案的管理水平。因此在文书档案管理工作中，需要充分的运用现代化管理软件，依托于计算机技术来对文书档案进行整理、储存和查阅。同时还要通过创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，实现来完成公自动化系统与档案管理系统之间的无缝对接，这样电子文件数据通过办公自动化系统即能够直接进入到档案管理系统中，完成归档工作。而且有效的保证了纸质档案与电子文档之间信息的一致性。另外，各机关单位还要通过运用相应的软件来加快推动档案管理信息系统的建设，在保证文书档案质量的基础上，全面提升文书档案的应用价值，加快促进文书档案管理的现代化水平。
（三）提高文书档案检索效率
在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根据各行业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。
（四）不断完善和健全文书档案管理体系
为了能够更好的提高文书档案管理水平，需要在日常工作中注重构建完善的文书档案管理体系，进一步完善文书档案管理要求。在实际工作中，各单位需要针对自身的实际情况，并按照文书档案管理的要求来建立健全文书档案管理体系。同时还要注重文书档案综合管理水平的提升，各部门之间在日常工作要做好协调工作，加强工作中的交流和配合，确保实现信息的全面传输和实现对文书信息的完整记载。文书档案管理工作是一项长期性及繁琐的工作，需要在实际工作中配备专业的档案管理人员，并在实际工作严格按照具体的要求来做好档案资料的收集和整理工作，确保档案管理人员整体素质的提升，并对每一个档案人员的相应职责进行明确，全面提升文书档案现代化管理的质量。
【关键词】妇幼保健文书档案；管理工作；思考
前言：作为对单位工作的真实记录的档案是各项事业持续发展的重要依据，妇幼保健文书档案关系到妇女及儿童的健康资料，也记录了一个单位的发展历程。但当前我国妇幼保健文书档案工作依然存在问题，这严重影响到妇幼保健机构的发展，主要体现在收集不全面以及收集不规范，管理人员的职业素质较低，管理水平有待提高，因此有必要重视妇幼保健文书档案管理工作。
1.妇幼保健文书档案管理工作中出现的问题
1.1 文书档案管理制度不完善
由于部分妇幼保健院档案管理中由于管理制度的欠缺，使得档案管理不成体系，所以使得妇幼保健文书档案工作中各部门不能协调，特别是非档案管理部门的人员将档案管理只归咎于档案管理部门，认为档案管理职能只能由档案管理部门的人来完成，所以使得各个科室的档案不能很完整的送至档案管理部门，没有主动进行该科室的档案的归档和信息及各种数据的整理，所以档案的信息及数据不全，由于档案工作人员工作量大，且没有协助的情况下，使得部分档案的收集率降低，档案管理人员的工作制度也不是很明确，没有实行责任制，这使得妇幼保健文书档案管理人员之间相互推脱的现象时有发生，这使得部分档案在管理不慎的情况下丢失。由于制度的不完善使得该项档案管理工作不能顺利进行，对档案的质量造成严重的影响 。
1.2 文书档案的归档不够完善
科学技术的发展推动各行各业的发展，随着信息化时代的到来，网络已经深入到各项工作中，其中在档案的管理工作中的应用更为广泛，妇幼保健文书档案逐渐网络化是时展所需，文书档案实现网络化的管理是提高档案管理效率的途径之一，但是在提高效率的同时也带来一定的问题，其中妇幼保健文书档案的立卷衔接出现不到位。当前，妇幼文书档案的归档主要有三种类型，第一种是文字性资料，这些信息不方便查阅，同时随着时间的推移会出现信息的丢失，第二种是通过硬盘存档，这种方式没有进行留底保存，所以容易出现信息的遗失，第三种是整理的网络资料，但是这种方式下并没有对原始资料进行保存，所以使得档案材料不完整。在档案管理的工作中要求档案管理中的归档部门进行档案的归档处理，进行整理、立卷，同时按照档案员收集的档案均是已经整理好的，但在实际的档案管理工作中，档案归档部门没有进行细致的整理，而是对档案资料进行了简单的上交，整理工作却由档案员进行，这使得妇幼保健文书档案工作效率低，且档案员对妇幼保健工作不熟悉，所以使得档案的数量和质量均不高，所以所保存的档案资料不能反映妇幼保健工作的原貌，有时会影响到未来关于妇幼保健的各项政策的制定。
1.3 档案管理人员的素质及业务水平不高
在实际的妇幼保健工作中是按照三级网络进行的，在一些地区，妇幼保健文书档案的原始资料是由当地的村级妇幼保健工作人员负责，由于这些工作人员的文化水平低，且进行档案收集只是其兼职，没有档案收集意识，没有进行过专业的文书档案收集及管理的培训，因此使得妇幼保健工作在立卷时就有资料欠缺，原则不符，要求和方法均不到位的问题。妇幼保健工作人员不能只专注于自身的工作，在工作中形成的第一手原始资料被随手丢弃的现象时有发生，由于缺乏保存意识，原始资料的丢弃是资料整体缺少信息的重要原因。档案管理人员的专业素质，文化水平还需提高，且妇幼保健院只重视医疗人员的专业素质和文化水平，没有对档案管理人员的素质和水平进行重视，且档案管理人员的责任意识有待提高，其对档案管理的业务水平较低，使得档案的查阅困难，且有些数据的真实性有待证明，档案的质量低严重影响档案的使用。
2.对改进妇幼保健文书档案管理工作的建议
2.1 完善文书档案管理制度
鉴于妇幼保健文书档案管理工作的重要性，需要完善档案管理制度，通过制度的明确，让各科室及档案管理人员明确其工作任务，通过各项规章制度，让各科室的人员先明确其本科室的档案如何整理，然后让其对其科室的资料进行完善和信息与资料的整理，然后通过统一上交由档案管理部门进行归档，只有这样才能让档案的信息更加全面，这样有助于提高档案管理人员的工作效率，极大的避免了重复劳动，有利于保障档案信息的完整性和真实性，同时有助于提高档案的利用效率，为了保证文书档案的规范性，需要对其格式、编号、附件等做统一要求，将不太规范化的文书档案进行规范化处理，这样能提高档案的可查阅性。
2.2 努力做好电子归档工作
档案资料实现网络化是档案管理工作适应时代所面临的，许多档案资料是以电子版文档、影视资料、图片等形式存在的，所以为了提高档案资料的可查阅性，需要让电子资料和纸质版资料有效衔接统一，通^归档处理实现电子档案和文书档案的一体化，这样也有利于档案的长期保存[2]。
2.3 提高文书档案人员的职业素养及水平
档案工作人员的职业素养及业务水平是决定档案工作质量的关键，因此需要加强对妇幼保健文书档案管理人员的培训工作，随着计算机的发展和应用，需要对管理人员进行计算机的培训，学会利用计算机进行资料的收集、整理、保存、检索、统计、编辑等，此外还有加强档案管理人员对档案管理知识及方法的学习，增强其责任意识，鼓励相关管理人员在业余时间进行相关专业知识的学习，提高档案管理能力，丰富档案管理知识，能力提高自身的档案管理技能，从而让使档案的质量有所提高。相关单位也要定期进行文书档案管理人员的培训，提高其现代办公能力水平，要按照规章制度进行统一的管理。要提高档案管理人员的积极性，要通过选拔制度，奖励制度的建立，让其承担起应有的责任。相关领导也要重视档案管理工作，要勤监督，促进文书档案工作的发展。
3.结语
妇幼保健文书档案工作的重要性值得关注，其关系到妇幼保健工作的发展现状，对未来妇幼保健工作的各项政策等的制度具有导向意义，所以面对当前妇幼保健文书档案管理工作中出现的文书档案管理制度不完善、文书档案的归档不够完善、档案管理人员的素质及业务水平不高的问题，需要通过建立健全文书档案管理制度，做好电子归档，提高文书档案人员的职业素养及水平。只有这样才能确保妇幼保健文书档案的质量。
参考文献
关键词：PDCA循环原理；医院；文书档案管理
为了顺应我国医疗卫生事业的快速发展，我院提倡全院运用质量管理工具实现对工作质量的持续改进。档案管理作为医院评审的必要条件，备受医院的重视和关注，因此明确档案管理工作在医院管理中的重要作用和地位[1]。本文提出在规范医院文书档案管理工作中应用PDCA循环原理，可以提高文书档案质量，促进医院文书档案工作的有序改进和创新。
1医院文书档案管理存在的问题
面对卫生部将医院文书档案管理纳入医院评审的新要求，我院为了提高医院文书档案管理质量，分析我院医院文书档案管理存在的问题，通过发现问题、解决问题，在不断的解决问题中发展。我院文书档案管理存在的问题主要有以下几方面问题：
1.1缺乏管理制度 当前医院档案管理制度不完善、不健全，科室的文书档案管理意识薄弱，缺少档案统一管理的意识，并且存在不严格执行档案管理规章制度的现象。部分行政部门更是办理文件效率差，不能及时将上级文件上交办公室，甚至为了科室查询方便，自行留存本科室。加之档案档案管理人员不固定，容易造成资料缺失或者丢失。
1.2硬件设施差 医院办公条件的限制，造成部分医院文书档案管理科室无独立的办公空间，并且没有相应的专用档案存储电脑、扫描仪等设备，不能实现档案管理信息化要求。同时医院对文书档案管理重视度不够，对其的资金支持和投入较少，限制了文书档案管理工作的发展[2]。
1.3管理人员综合素质差 多数医院文书档案管理人员属于非专业人员，缺少专业的知识，并且对新知识的应用不足，从而造成文书档案办理不及时，归档不合理等问题。或者文书档案管理人员工作积极性差，档案管理工作不认真，不能全身心的投入到文书档案管理工作中。同时管理人员综合素质差，归档过程中不严格遵守文书档案管理要求。
1.4拓展应用 医院文书档案管理人员自身操作水平差，对于信息化管理手段不能熟练应用，造成信息检索慢、工作效率低。同时在文档资料开发利用过程中，档案管理不全面、不系统，导致文书档案资源浪费现象，缺少具有科研成果的档案管理内容，出现文书档案管理轻重失衡现象，不能发挥文书档案管理的价值[3]。
2 PDCA循环原理的探索应用
PDCA循环原理是指通过制定计划、执行计划、检查结果、处理问题等工作的循环过程。在管理活动中应用PDCA循环，可以不普遍提高管理质量和工作效益。在医院文书档案管理中应用PDCA循环原理，我们应该严格遵循PDCA循环原则，使医院文书档案管理质量以车轮式提高，促进医院文书档案管理高效规范化的实现。
2.1制定计划 针对医院文书档案管理存在的问题，制定注针对性的对策。主要体现在以下几方面：为医院文书档案管理科室配备标准化的档案办公室；综合分析确定新建档的方案；配备专门的电脑、打印机、扫描仪等档案管理专业设备；加强对档案管理人员的培训和学习，提高工作人员档案管理的专业技能；建立完善健全的文书档案管理制度，明确岗位职责[4]。
2.2执行计划
2.2.1将纸质文书档案转化为信息化档案，可以通过扫描方式进行。对于需要录入的内容，不能随意更改档案内容，并且对档案进行严格分类和归档。转变传统的文书档案管理观念，正确认识档案管理信息化的重要性。
2.2.2综合我院文书档案管理现状以及医院的实际情况，制定科学合理的档案管理制度，明确各岗位人员职责。同时明确规范文书档案管理流程，为文书档案管理提供制度保障和依据。
2.2.3严格医院文书档案管理人员的聘任制度。招聘人员必须是专业从事档案管理人员，并且经专业培训取得档案专业上岗证。通过不断的招聘，提高档案管理人员综合能力和专业水平[5]。
2.2.4加强对文书档案管理人员的培训，定期对档案管理人员进行培训，提高管理人员的档案管理意识，培养档案管理人员专业能力。通过组织学习和培训，对医院文书档案管理人员进行考核和评估。培养档案管理人员规范化的工作流程，保证档案管理内容和分类的齐全。
2.3检查结果 依据PDCA循环工作原理，对医院档案管理工作进行评价。检查医院档案管理应用PDCA循环原理建设的档案管理制度、制度落实情况、文书档案办理效果以及归档分类情况。结合医院文书档案评审工作的不断深入，通过自查和检查、定期检查和不定期检查、跟组检查等方式，科学合理的检查文书档案管理质量。结合检查结果，制定评审方针，并就发现的问题提出整改措施。同时及时跟踪整改效果，分析整改措施的可行性，从而有效促进档案管理质量的持续改进。
2.4处理问题 定期开展档案管理工作研讨会，及时发现计划、执行以及检查中存在的问题，分析发生的原因，并且明确调整措施的重要性，保证文书档案管理工作向着标准化、规范化方向改进。特别是对于文书档案办理流程，应该及时改进，保证文书档案按时限办理，不断提高当日办理率、三日归档率。同时，办公室组织相关人员进行经验总结，促使档案管理的具体工作逐步进入一个更高层次的质量循环过程。
3总结
综上所述，PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步运用效果较为理想，提高文书档案管理水平的同时，促进文档管理区域规范化发展方向。同时医院文书档案管理工作得到医院领导的重视，加强对硬件设施配备。通过应用PDCA循环原理，促进文书档案管理制度的完善和健全，提高文书档案办理率。目前我院文书档案管理工作井然有序，为我院的评审奠定了基础。在今后，我们要积极探索PDCA循环原理应用过程中存在的问题，改进不够深入细致的问题，为医院文书档案管理质量的提高做出贡献。
参考文献：
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1 当下事业单位文书档案管理工作存在的问题
（一）对文书档案管理工作的重视不足
就目前来看，我国事业单位多数没有意识到文书档案管理工作的重要作用，对文书档案管理工作的重视不足，认为文书档案管理工作仅仅是保存一些档案，与事业单位的发展并没有直接的关系。正因为如此，事业单位对于文书档案管理工作不够重视，对其投入力度较小，也就不能保证文书档案的规范化管理以及文书档案的完整性。此外，重视程度不够，就不能将文书档案管理工作的作用完全发挥出来，也就无法起到促进事业单位发展进步的作用。最后，当下我国事业单位文书档案管理工作基本还没有实现信息化、科学化管理，信息化建设不够。
（二）相关档案管理人员业务素质不高
事业单位文书档案管理相关工作人员素质不高，主要表现在：文书档案管理者缺少丰富的管理经验和专业的管理技能，仅仅是对工作的一些基础环节比较清楚，并不能妥善应对复杂的工作；事业单位文书档案管理保密性要求很高，但是部分工作者职业道德素质不高，有些时候会不慎泄密；还有的文书档案管理者虽然在岗位上工作，但是缺乏责任心，时常感到枯燥乏味，工作积极性不高，工作起来往往是敷衍了事，对档案保管和分类也不认真，甚至会出现较大错误；还有不少事业单位文书档案管理人员是关系人员或者兼职人员等。总而言之，事业单位文书档案管理者整体业务素质不高，严重影响了事业单位文书档案管理工作的发展和进步。
（三）文书档案管理方式较为陈旧落后
虽然现在科学技术得到迅猛发展，计算机普及程度也较高， 但是事业单位文书档案管理并没有实现完全的科学化和自动化，有的事业单位仍然还在使用已经淘汰的文书档案管理软件，而且也不符合事业单位实际发展情况。甚至于现在还有的事业单位依然使用人工管理的文书档案管理模式，这就会产生一定的封闭性，不能实现文书档案的同步，也不能保证信息保存的持久性及准确性，影响了事?I单位文书档案管理工作的发展，此外，由于上级领导对文书档案管理工作不重视，也会导致管理模式落后，也就不能提供更加科学、合理的方式。
（四）文书档案管理制度不健全、不完善
虽然目前不少事业单位有文书档案管理制度，但仍存在文书档案管理不规范，管理制度也不能严格落实等现象，例如：在对文书档案进行分类、管理的时候没有严格遵守管理制度，文书档案分类不明确，没有将不同时间和不同工作性质的文书档案分开保存、归档，而是将其放在一起统一管理，这样后来者在查找文书档案时就不能很快找到所需要的文书档案。此外，还有的文书档案管理者在存放文书档案时，图一时省事而没有为其生成相应的目录，这就会给后期查阅文书档案带来更大的困难。
2 提升事业单位文书档案管理工作水平的举措
（一）转变传统工作观念，重视档案管理工作
做好事业单位文书档案管理工作，首先需要加强对管理工作的重视，转变传统的工作观念。（1）提高单位领导对文书档案管理工作的重视。只有领导真正重视起来，才能切实落实档案管理工作，才能进一步加强对档案管理工作的人力、财力的扶持力度，才能为文书档案管理管理提供有力的保障，才能完善文书档案管理设施。（2）加强事业单位全体员工的认识，使每个员工都认识到文书档案对事业单位发展带来的影响及重要意义，增强每个人的责任意识，保证文书档案管理工作的顺利开展。（3）做好文书档案的宣传工作，加大宣传力度，通过各种途径使单位全体人员认识到文书档案规范化管理的重要性，使得单位全体人员都有一个端正的态度进行工作，进而促进工作效率的提高，使档案管理取得较大的进步。
（二）提高相关人员综合素质，促进单位稳步发展
提高档案工作人员的综合素质是做好事业单位文书档案管理工作最重要的一个前提。（1）就是要加强档案管理者专业知识、技能培训，通过学习新型管理理念，新知识，新方法，新手段，并将其应用到实际工作中去，不断创新，以适应新形势下发展需要。（2）注重培养档案管理者的职业道德素养、责任意识和奉献精神，因为文书档案管理工作一般较为复杂烦琐而且庞大，所以文书档案管理工作者一定要具备不怕苦、不怕累的精神，有着对工作执着的热情、认真负责的态度以及一定奉献精神。
（三）创新文书档案管理方式，提高管理工作效率
为了适应新形势的发展需要，需要我们对文书档案管理方式进行创新，提高管理工作效率。（1）创新文书档案管理模式。充分利用现代新兴科技，将网络和计算机引入文书档案管理，通过学习，使用管理软件对文书档案进行存储、管理、查询等工作，提高文书档案管理水平和工作效率，推进文书档案管理自动化、数字化、一体化的实现。（2）加大对事业单位新文书档案的开发力度。事业单位相关工作人员应该积极主动深入基层，而不只是被动接受文书档案，通过走访搜集新的文书档案，并将它们进行归档、分类，以达到更新和扩充档案库的目的。（3）加强档案管理人员的招聘、审核、监督力度。事业单位可以通过采取多项措施，实行公开招聘，将具有档案管理专业背景的优秀人才吸纳到事业单位档案管理人才队伍中来，并保障文书档案管理者提供学习、培训的机会，打造一批优秀的文书档案管理人才。
（四）健全文书档案管理制度，规范化管理文书档案
（1）建立并完善事业单位文书档案管理工作制度。各事业单位根据自身具体情况完善当前文书档案管理制度，并在实际工作中严格落实，体现分类存放人性化，调取查阅便捷化，满足人们的使用需求。（2）完善文书档案管理监督机制。在日常生活中要对档案管理者有一定的监督，对存放档案定期进行数据整理调查，及时发现档案管理中的问题，出现记录出错或档案损坏、缺失等情况，要对其进行一定的批评教育，使其工作谨慎、管理规范，加强其保密意识。（3）制定完善的文书档案管理绩效奖惩机制，将档案管理者的工资福利与工作情况、平时表现挂钩，对于表现优秀者给予一定的奖励，对于工作中出现问题人员给予相应的惩罚，以达到提高其工作积极性和工作效率，督促其更好地完成文书档案管理工作的目的。
关键词：文书档案；管理工作；问题；对策
政府机关部门、企事业单位、社会团体以及其他社会组织在领导与行政管理活动过程中所形成的具有保护价值的文件，就称之为文书档案。其文书档案作为档案工作中的主要组成部分之一，其具有较强的政治性、服务型以及技术性[1]。同时其也是衡量档案管理水平的主要标准，文书管理水平的高低，不仅决定了档案资料的质量，同时还对单位的建设与持续发展带来一定的影响，尤其是在新时期背景下，文书档案管理工作更为关键。为此，本文针对现阶段文书档案管理工作所面临的新挑战进行分析，并从根本上解剖管理工作中存在的问题，以制定有效的对策提升文书档案管理工作的效率与质量，进一步促使文书档案管理工作逐渐向现代化、科学化以及规范化方向发展。
一、新时期下文书档案管理工作面临的挑战
（一）工作复杂、繁琐
文书档案管理其主要的工作内容是收集并保存各类资料，其管理的对象是对人事、事件、过程记录以及各种文件资料进行存档管理，通过利用各种各样的载体对这些对象进行记录并做好分类存放[2]。在新时期下，由于文书档案数量的大幅度增加，其所涉及的资料越来越复杂，同时门类也逐渐增多，这就使得文档管理工作量变大，其管理的过程也变得更复杂繁琐。
（二）内容丰富、载体多样
在社会发展步伐不断加快、科学技术水平不断提升的时代背景下，文书资料的种类变得越来越丰富，所涵盖的范围也更广。在新时期下，文书档案其所涉及的面可包含党群文书档案管理、行政文书档案管理、特种载体的文书档案等多个方面。与此同时，在科技日新月异的新时期，文书档案其载体也呈现出多样化发展，例如电子文件、图片、录音、录像等都可作为文书档案的载体。而多样化文书档案载体的发展，则对现代化文书档案管理的相关管理人员其工作能力提出了更高的要求。
（三）管理标准化、规范化
不管是在旧时期还是在现阶段的新时期下，文书档案管理都具有公文管理所具有的管理标准化以及文书档案规范性、保密性以及服务性的特点[3]。在文书档案管理工作中，在资料的完整性与安全性上具有较高的要求，这就表示，现代化的文书档案管理工作需要做到认真仔细，要求相关的管理人员需要具有良好的事业心与责任感。
二、新时期下文书档案管理工作存在的问题
（一）缺乏规范化的文书档案管理制度
文书档案管理规范性不足是各企、事业单位文书档案管理工作中普遍存在的问题，其主要表现为档案号残缺不全、案卷标题缺乏一定的科学性，或是案卷内缺少目录以及组卷过于混乱等方面[4]。文书档案管理的不规范，不仅会对档案管理的质量造成一定的影响，同时还会阻碍文书档案再利用价值的提升。而分析其规范性不足的原因，主要是由于缺乏有效的文书档案管理制度而导致的，因此，在新时期下，需要不断完善相关的文书档案管理工作制度，以规范文书档案管理工作行为，从而促进企业持续、健康发展。
（二）缺乏现代化的文书档案管理手段
在文书档案管理手段上，缺乏标准化与专业化的计算机软件系统。目前许多档案管理软件，仅局限于档案专业化管理流程的研究上，而没有充分考虑到档案与文件之间的衔接性，缺乏现代化的管理手段。特别是在办公自动化推行之后，传统的文书档案管理软件很难实现与OA系统之间的无缝链接，这就导致部分的电子文件不能及时和准确的进行归档[5]。
（三）文书档案检索效率有待提高
在文书档案检索上方式上，主要有手工检索与计算机检索两种方式，而长期以来手工检索在文书档案检索中的应用最为广泛。在现阶段的文书档案检索中，仍是以手工检索为主要手段，但该种方法的检索效率并不高，很难适应新时期社会发展的需求。虽然也有部分文档案管理人员为了提升手工检索的效率，花了许多时间与精力开发了一些检索工具，但在检索质量上较差，着又会导致文书档案的价值受到影响。而文书档案检索效率低，也会在关键时刻对企业的决策带来不可估量的影响。
（四）文书档案管理人员素质较低
文书档案管理人员作为档案管理的执行者，其工作能力与自身素质的高低都直接影响了文书档案管理工作的质量。而据研究调查显示[6]，现阶段大部分企业的档案管理人员大多属于转岗的老龄职工，而部分的则为企业管理阶层领导的亲戚等，这就导致文书档案管理团队人员专业水平与个人素质较低的现象，从而影响了管理工作的质量。因此，在新时期的文书档案管理工作中，提升管理人员的综合素质对促进企业的发展具有重要意义。
三、新时期下做好文书档案管理工作的对策
针对新时期下文书档案管理工作主要面临的挑战出发，并结合现阶段各企、事业单位在文书档案管理工作中主要存在的问题，提出以下几点相应的解决对策。
（一）完善文书档案管理制度
为满足新时期对文书管理的要求，针对目前其管理工作中由于管理制度缺乏而导致的文书管理规范性不足、保密性不够等问题，首先需要在原有的文书档案管理制度上进行完善。通过对现有制度的评估、分析，遵循科学、合法以及适用的原则，结合相关部门公文管理的实际工作要求，制定出符合现代化发展的“公文处理实施办法”[7]；并通过对以往的文书档案管理方面的各项具体要求或规定进行梳理，最终将档案管理、统计归档、文档处理程序以及档案的保密、借阅与销毁融为一体，并提出相应的规范化操作要求，以建立一个具有统一性、标准化的统一运行操作流程。同时对当前的存在管理漏洞的各项管理制度进行修缮，针对一些不合理或与实际管理工作不相符的制度，应及时废除，从新修订出适合企业发展与新时期要求的现代化文书档案管理制度。
除此之外，在电子科技不断发展的新时期之下，文书档案开始向电子档案的形式转换，因此，在建立或完善相关档案管理制度时，还需制定相应的电子文档管理制度，通过将现代化的文书档案管理制度与传统的管理制度进行有效的结合。从而使文书档案管理在健全的制度引导下得到全面、综合与完整的管理，从根本上提升管理工作的质量。
（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理
在办公自动化系统的广泛应用使得收文、发文能够通过OA流转完成的新时期下，要求文书档案管理人员需要摒弃传统手工管理的观念，学会利用现代化先进的管理手段实现文书档案的现代化管理。
这就要求企业从文书档案管理工作的实际情况出发，选择合适企业档案管理工作需要的现代化管理软件，充分发挥计算机技术的作用，对文书档案进行整理、立卷、编号与储存、查阅等工作。同时，创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，使OA办公自动化系统能够与档案管理系统实现无缝链接，从而保证电子文件数据能够通过办公自动化系统进入档案管理系统并进行归档，并使纸质文档能够与电子文档相对应，确保信息的一致性。同时，企业需要利用相应的软件，加强对企业内部文书档案管理信息系统的建设，从而在保证文书档案质量的基础上提升文书档案的应用价值，进一步实现文书档案管理向信息化与现代化方向发展。
（三）提高文书档案检索效率
在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根企业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。
（四）提升管理人员的综合素质
管理人员作为文书档案管理工作的最终执行者，同时也是保证各项档案管理工作正常进行的关键因素，管理人员自身素质水平与工作能力等综合素质直接决定了企业文书档案管理工作的水平。因此，各企业在文书档案管理人才队伍的建设上，一定要重视管理人员的综合素质水平。企、事业单位可以结合自身管理工作的需要，一方面可以通过引进或聘用的方式将具有一定文化水平、专业素质与业务能力较高的人才充实到管理队伍中；另一方面，企业可以从现阶段文书档案管理人员的具体情况出发，通过加强对管理人员相关知识与技能的培训，利用多种渠道、多层次与多手段对其进行继续教育，从而提升文书档案管理人员的专业知识与综合素质；除此之外，要求各管理人员对于新的管理知识、技术与手段不断加强学习，并定期开展业务交流活动，以提高其在文书档案管理方面的综合能力。
四、小结
在新时期下，企业的文书档案管理工作水平直接反应了企业内部的基础管理水平，文书档案管理工作想要适应时展的需要，就需要针对当前存在的问题，通过完善相关管理制度、利用现代化先进的管理手段，以提升文书档案检索效率，并通过提升相关管理人员的综合素质，从而促进文书档案管理工作向现代化、标准化、制度化与规范化方向迈进，促进企业的健康发展。
参考文献：
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文书档案是医院工作的一个重要环节，是反映医院整体管理和卫生事业发展水平的一个关键指标。本文从办公室文书档案管理的特点出发，结合个人实际工作，分析办公室文书档案在实际工作中需解决的问题，并提出改进方法。
【关键词】
文书档案；档案管理；办公室
医院文书档案是医院长期行政管理的历史记录，其内容囊括了医护管理、党务管理、医政管理、人事管理等许多方面；涉及到了医疗、教学、科研、公共卫生等各种工作的实施和开展情况；保存着医院的规章制度、发展规划、统计资料、会议记录等重要内容，对于医院的日常管理和临床科研都十分具有保存和参考价值。因此办公室的文书档案管理工作显得尤为重要。
一、办公室文书档案管理特点
（一）文书档案管理涉及面广。文书档案管理工作是通过单位的文档室进行的。文书档案内容丰富，涉及面广。包括来自上级或本单位制定的文件、协议、合同、电子档案、责任书、往来信件记录及其他材料。
（二）文书档案管理工作一体化。文书档案来源与文书工作，文书档案的质量直接影响到了档案质量和档案工作，而文书档案管理是建立在文件搜集、运转、催办和承办基础上的，是文书工作的终点。
（三）文书档案管理的重要性。由于文书档案主要进行的是文书材料的立卷工作，为了保证文书档案管理工作能更好地为中心服务，起到在工作中的参谋和宣传教育作用。文书档案管理的重要性不言而喻。
（四）文书档案管理的相对保密性。办公室文书档案管理人员的首要责任就是维护档案的安全。而医院文书档案具有很强的专业性，档案利用者也具有局限性，为了尊重医患关系，需要相对较高的保密要求。
二、文书档案管理现状中出现的问题
（一）文书档案管理制度方面不完善。通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。
（二）办公室文书与档案工作认知不足。文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。
（三）文书档案管理工作人员缺乏专业素养。由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。
三、办公室文书档案管理工作的有效实施途径
（一）完善文书档案管理制度。单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以医院形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。
（二）保证文书档案齐全完整。办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”，再到装盒为“卷”的档案入库工作。
（三）实施“自动化”文书档案管理。在自动化环境下，文书的储存、分类、浏览等将更加容易与规范。文档管理数字化、信息化能更加迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率，这是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
（四）加强在职教育，强化管理文员培训。办公室文书档案管理人员的能力直接影响档案管理工作的质量，因此需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理操作能力。1.由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，积极完成自我学习并参加相应的省市档案局的有关档案管理培训。2.要进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。3.加强制度建设，建立长效培训机制。4.明确在职教育的原则，选择课程内容。
四、结语
文书档案管理工作要求既要把握大局，又要严格控制每个工作细节，可从文书档案整理到建立健全规章制度和工作程序等方面入手。做到不断提高办公室人员的文书档案管理水平，认真搞好文书档案与其他工作的衔接。
作者：商枣河 单位：山东枣庄市妇幼保健院
【参考文献】
