文书是档案的前身，档案由文书转化而来。一个单位或部门档案管理的水平高低取决于本单位文书处理工作水平的高低。笔者从事档案管理工作多年，现就文书与档案管理工作谈谈自己的观点。
一、正确认识文书处理与档案管理的关系
文书处理与档案管理是文档工作中紧密联系的两个阶段。正确认识和处理好两者关系，使之有机结合，对于做好文档工作及其重要。
（一）文书与档案管理工作职责与任务不同
文书处理工作的主要职责是文件材料的制作、传递、使用、督办、保存等。而档案管理工作的主要职责是收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、统计、利用和销毁等。
（二）文书与档案管理相辅相成
文书处理与档案管理虽属于文档工作中不同的工作和阶段，但两者却相辅相成、互为联系。档案工作是在文书工作的基础上，对有保存价值的各类文件载体进行归档、保管、利用，是文书处理工作的延伸。而通过归档工作可以发现平时文书处理中忽视的一些问题，如：文件材料是否完整、齐全、规范，系统，是否属于归档范围之内的，是否为同一年度的等，这些对各部门做好文书处理工作将会起到一定的促进作用。
（三）做好文书工作，是提高档案工作质量的前提
收集工作是档案工作的起点，一般由部门文秘人员承担。要做好档案工作就必须首先做好文件材料的收集工作，文书工作做好了，就能为档案工作提供良好的条件和基础。因此，做好文书工作，是提高?n案工作质量的前提。
二、文书与档案管理工作容易忽视的问题
（一）文件材料收集归档不完整齐全
归档材料不完整齐全。一是有些归档文件材料只有定稿，没有修改稿。造成定稿缺乏相应的依据，而这个依据就是领导修改的痕迹，是最有保存价值的东西。这样以来发文原始稿件的保存就出现了漏存的现象。有些归档文件只有文头，没有附件，而这些附件往往是文件的核心所在，造成归档文件不完整，没有查考的价值。二是由于文书人员工作的疏忽，造成文件重号、漏号等现象，给文件归档带来了一些麻烦和困扰。三是由于部分人员缺乏档案意识，为了完成任务而归档，仅仅只把手头一些普发性的文件整理上交，而把一些有价值的档案遗漏，如：部门领导的重要讲话、参加会议带回来的一些重要的文件资料，导致有的材料经久遗失，使文件材料无法实现集中统一管理。
（二）文秘与档案工作人员缺乏沟通，使档案收集渠道还不够畅通
文书工作与档案管理分属不同的主管部门管理，由于文秘人员在平时的工作中常常忙于本部门事务性工作，与档案馆（室）工作人员交集较少，很难做到相互沟通、步调一致，造成档案收集渠道不够畅通，以致运行过程中经常出现脱节现象，使档案材料得不到很好的收集。
（三）文秘人员归档意识淡薄
文书工作具有很高的时效性和很强的灵活性，职能部门工作人员往往面临工作头绪繁杂、任务重、压力大，且多数文秘人员常常是身兼数职。一方面是要把主要精力投入到完成本部门的主要工作任务上，没有把文件材料归档工作摆上议事日程中。另一方面是缺乏专业的档案管理知识的指导和培训，没有独立完成立卷归档的能力，甚至认为把文件放在自己手边使用起来更便捷，往往造成档案延误、遗漏或“玉”“石”不分，统统上交的现象。
三、加强文书处理与档案管理工作的措施
（一）把好文书工作的审核关，保证归档文件的质量
把好文书工作的审核关，是办公室工作的一项重要内容，也是保证文件质量的重要一环。2012年4月，中办和国办联合颁发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），许多部门都认真执行，并按文件要求坚持公文的审核制度，即：职能部门拟写的文件，先由部门负责人核稿签字后交办公室审核，再送主管领导审核会签后交主管校领导签发，然后由办公室登记文号，打印。审核人员负责把好文件的政策关、格式关、文字关，杜绝不规范、不符合归档要求的文件流入档案，保证了归档文件的质量。
（二）强化文档人员的档案意识，保证归档文件的完整
文秘人员主要负责部门的文书处理工作，如文件的核发、会议记录的整理、各种信息的处理等文件材料的形成工作，文秘人员起着至关重要的作用。如文件编号不准确，会议记录不标议题，出席人员只记姓等，所有这些不规范，不仅影响今后的文书归档工作、归档文件质量，还大大影响归档工作效率。因此，作为文秘工作者，应该充分认识到档案管理不只是档案馆（室）的事，而是文书工作的一部分，主动把文件归档工作纳入到自己的工作范畴之内，积极支持并做好档案工作。
档案管理人员主要负责档案的日常管理工作，除此之外，还包括档案库房的温湿度、灯光、除尘等各种管理、档案管理系统的安全与维护、档案数据的各种备份等，不仅仅要有较强的档案意识，还需要具备一定的档案专业知识，熟练的档案管理工作的技能，才可能对兼职档案员的归档工作进行正确的指导，只有这样，文件材料的收集才会齐全、完整、系统。所以，档案工作的质量和管理水平的高低与文秘人员和档案人员的档案意识有着直接的关系。
（三）加强对文书部门归档工作的监督与指导
1.文书工作与档案工作衔接不好
文书工作与档案工作既联系又有各自的分工，两者互相配合，才能形成一个完整的管理体系，而在实际工作中，文书和档案往往分块管理，拉大了文书工作和档案工作的距离，这种体制在某种程度上使得文书工作与档案工作脱节，文书人员缺乏档案意识，档案人员不懂文秘工作，文书工作和档案工作的衔接存在着诸多不规范现象，公文的格式和处理办法不恰当。例如，装订不规范，用纸不达标，附件不规范，版记不全，原稿不全，编号不规范，程序办理不规范，使用文种不当等等。
2.档案员的素质不高，需加强培训
一些单位的档案人员，没有经过档案专业培训，不懂档案的分类、立卷等工作要求，素质有一定的差距，与档案工作的要求相差很大，很少参加继续教育培训，档案知识陈旧，急需提高档案管理水平。随着计算机网络技术的普及，利用计算机进行文书档案管理是时展的趋势。加强档案员技能培训，规范化、标准化档案管理工作势在必行。各部门配合不够，制约了档案管理工作，档案工作需要从各部门收集文件资料，一些部门着眼于单位工作不愿意把文件资料交给档案员保管。档案员因为得职能部门的配合，难以做好档案工作，导致重要的文件资料散失。
3.各部门配合不够，影响着档案管理水平的提高
从单位的各部门收集文件资料，是单位归档工作的重要一环，但在工作的过程中却困难重重，有些部门不愿把需要归档的文件资料送到档案员处进行统一保管，只为了自己工作的方便迟迟不肯去交，而那些有着较强责任心和严谨工作态度的档案员由于得不到有关职能部门的配合与支持，在工作中也常常感动心有余而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有妥协，时间长久了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。
二、提高文书档案管理水平的措施
1.加强领导重视
单位领导重视文书档案管理工作是做好文书档案工作的前提，文书档案管理人员积极主动汇报和宣传文书档案工作，采取多种活动形式，向领导者宣传档案工作的法律法规，提高单位领导对档案管理工作的认识，争取单位领导的支持，使文书档案管理工作纳入单位工作重点，从而大量投入档案管理的设备，实现文书档案管理的现代化，使得文书档案管理工作标准化、规范化。在实际工作中，充分发挥档案资料的作用。信息技术的发展普及，对档案管理提出了更高层次的要求，文书档案管理人员只有不断的学习新知识，开展新业务，坚持终身学习的理念，积极主动的学习档案管理的现代化专业知识，更新管理理念，提高综合素质，具有技术型、管理型和复合型的素质，为档案工作提供更加方便快捷的服务。
2.规范衔接文书工作和档案工作
文件是档案管理的基础，文件质量直接影响档案的质量，要提高档案的质量必须有高质量的文件作基础，文书规范化处理文件是档案规范管理的前提。文书人员要切实做好文书材料的立卷归档，提高档案意识，实现文书和档案工作系统化，文书人员重视纸张的大小、文字的格式等文件材料的质量，制定标准，例如，严谨使用红墨水、圆珠笔、铅笔等修改和批阅文件材料。处理文件要准确及时，收发文件要登记，发现文件缺少，要及时查找。对领导者的讲话、外出开会的记录等帐外资料，及时收集处理，确保文件材料的完整。
3.办公自动化管理文书档案
档案人员的专业素质和工作能力需要提高，信息技术的发展对档案工作人员提出了更高的要求，档案人员要坚持素质教育、终生学习的理念，学习新业务、新知识，确定新的学习目标和任务，学习信息技术和现代管理知识，掌握计算机、网络技术，朝着管理型、技术型的复合型人才努力，加大档案管理投入，从硬件建设上下功夫，不断改善硬件环境，提高档案管理人员的业务技能，不断增加现代化设施投入，档案人员熟练运用现代化办公设备，提高管理水平，“自学为主，培训为辅”，形成终身教育机制，随时代的变化，档案人员素质需要不断提高，建立档案人员的学习激励机制。加大档案区域间、部门间的合作力度，扩大交际面，交流成功的经验和现代通讯高科技手段，发展创新思维。
4.加强部门合作，做好收集工作
档案管理人员要主动的了解业务部门的工作，经常性走动，获得及时信息，思考档案的工作如何围绕单位的中心开展，怎样做好资料的收集和整理。加强档案管理和各个部门的沟通，确证资料收集的顺畅。分清重点收集资料，关注能够展示单位历史、现状、未来发展的资料，为研究服务，提供有价值的证据。做好文书的基础工作，调整文书档案的结构。收集资料是文书档案的物质基础，做好鉴定、保管和统计工作。文书人员要善于收集有用的文件资料，整理单位在活动中形成的反应细节的档案资料，筛选研究，综合分析，认真整合，发挥档案信息功能，丰富档案资源，明确单位的工作在不同时期的重点，服务单位大局，开展文书档案工作。
5.完善管理机制
办理公文按照规章制度，尽可能的细化档案管理的程序和规定，简洁明了，可操作性强，文书档案管理人员，要严格执行公文规定，严格审核、签发，杜绝滥发文件现象，认真审核签发的手续、附件是否完善，在公文正式印刷之前，审查文件格式是否规范，在印刷以后再一次的复核，然后发送给工作人员，按照程序复审需要修改的内容，公文的用纸、字体、排版都要按照技术指标进行，利用随文卡片，简明扼要的填写发文稿纸的卡片、文件处理单，制定文件的发文范围，严格控制文件件数，禁止随意抄送。
三、总结
尊敬的各位领导、同事们：大家好！
借着公司改革的春风，我很高兴能有机会站在这里参加公司机关机构改革岗位竞聘活动。在此感谢公司领导给我们提供了一个展示自我的舞台。 二、对竞聘职位的认识与个人优势 这次公司进行机构改革是转变机关工作作风、提高机关职能部门的工作效率、提高干部队伍素质、增强企业竞争力的需要，也是公司优化企业用人制度，为优秀的、有才干的员工参与竞争，充分展示自我提供的一个公平竞争的平台。我今天参加竞聘的是公司档案室文书档案管理三级职员的岗位。档案管理工作是企业一项重要的且专业性很强的工作。文书档案管理所涉及到的内容包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、科学技术以及员工个人管理等方面。这就要求档案管理人员具备较强的政策理解能力，熟悉所涉及部门的工作职能，能通过文件资料的整理真实地反映出本单位机关职能活动的整体面貌，使死的资料变成活的档案。
竞聘这一职位我个人的优势是： 2、党性原则强，有较强的事业心和责任感。能尽心尽责地做好自己所从事的每一项工作。曾在从事了十一年的政工岗位上，经过不懈的努力获得了政工师任职资格，转到档案管理岗位后，又于2004年通过了档案专业中级技术职称的考试。刻苦的学习，使我在各项工作中的能力得到了不断的提高。
3、勤勤恳恳、踏踏实实的工作作风使我在十多年来的工作中，养成了干一行爱一行、爱一行钻一行的工作态度。使我对所从事的工作有种锲而不舍的追求。要干就要干好是我工作的目标。
4、热情、稳重、待人和善、从不张扬的个性是我做人的原则，也是我做好各项工作良好的职业道德。
三、履行岗位职责的打算
如果我能竞聘上这个职位，我有以下几个打算：
1、我将一如继往地认真履行好文书档案管理工作的各项职责；
2、我将继续不断地加强自身的政治理论知识和业务知识的学习，提高自己对政策的理解能力，准确地把握公司不同时期文件资料形成的作用和意义，做到客观、公正、准确地鉴别文件的归档范围以及文件转化成档案的真正价值；
3、在开发、利用档案，发挥档案效益方面进行深入的探索，从企业发展的实际出发，真正发挥出档案的查考利用价值；
4、加强公司档案信息化建设，探索、研究电子文件的特征，促进机关文档一体化管理的实现。
（一）需进一步强化档案工作人员的专业培训
一些企业当中存在档案管理人员无证上岗的现象，很多的档案管理人员并未参加过真正的档案管理培训及知识的学习，仅仅停留在简单的档案日常管理当中，为此则不能够及时的更新早已落后的管理理念，不能够紧随最新的现代化档案管理脚步，严重阻碍着企业档案管理水准的进一步提升。在先进的计算机技术及网络科学技术的迅猛进步与发展的今天，在档案管理工作中有效的运用先进的计算机技术及先进的科学技术早已成为一种时展的要求，为此，作为档案管理工作人员则急需努力提升自己专业的档案管理水准，参加各种有关档案管理知识及技能的学习，这样才能够促使企业实施切实可行的规范化、标准化的档案管理工作。
（二）文书工作与档案工作相互间存在衔接问题
文书工作与档案工作二者既存在密切的联系，又存在一定的区别。可是在现实的文书档案管理日常工作当中，针对文书与档案的管理需要实施‘分块式管理’，此种文书档案管理方式是非常有效的，但在具体的操作当中，分块式管理致使文书工作与档案工作相脱离。在实际的文书档案管理工作当中，文书工作人员在档案管理方面的知识非常匮乏，档案管理人员在日常很少涉及到文书的工作，造成文书工作与档案工作衔接上存在脱节的现象。在目前的文书工作与档案工作的衔接方面，文书格式与处理方法上潜存许多未按照规定标准及要求规范的问题，这是需要引起特别重视的。
二、文书档案管理工作水平进一步提升的具体措施
文书档案管理工作要想做好，受到企业领导的注重和采取实际的措施是非常重要的，作为文书档案管理工作人员则要饱含热情的投入到日常的文书档案管理工作当中，利用各类活动来向企业领导及工作人员进行文书档案管理的重要意义以及文书档案法律规章制度，进而促使企业领导及全体工作人员增加对文书档案管理的重视度进一步提高，同时最大限度上获得企业领导及工作人员的重视和对管理工作的支持，最好能够将文书档案管理工作作为企业总规划中的重要工作内容，与此同时，不断加强对文书档案管理费用及使用设备的资金投入，促使企业文书档案管理水准进一步提升，推动企业文书档案管理向标准规范化方向发展。在现实的文书档日常管理当中，我们要将目前处于被动状语下向企业供应档案资料的状态转变为主动性的一种工作状态。在先进科学技术日益发展的今天，现实对文书档案管理有着高标准的需求，为此，作为文书档案管理工作人员要努力提升自己的专业管理技术水平，学习先进的管理理念，增强文书档案管理现代化专业技能及相关知识，将先进科学的现代化管理理念运用到日常的文书档案管理工作当中去，促使自身成为具有专业管理技能、拥有先进管理方法的管理人才，这样才能够为企业做好文书档案管理工作，贡献出自己独特的力量。
（一）做好文书工作与档案工作的规范化衔接
对于档案来讲，文书是基础。文书工作质量将对档案质量产生直接性的作用及影响，在低质量的文书工作的状况下，档案质量也不会有多高的水平。为此，文书工作是否规范化将直接关乎着档案管理最终水准。所以，作为文书工作人员需要不断的提升自己的档案管理专业知识，在企业中做好文书资料的立卷归档工作。
（二）强化各部分间的有效协作做好文书档案的搜集
作为文书档案管理工作人员要对本企业的业务进行全面的掌握，最新动态要及时了解，多在各个部门走动，这样才能够得到最新的资料及有效信息，同时结合企业的现状入手，以企业实际发展需求为出发点主动的进行文书档案的日常管理。与此同时，不断强化文书档案管理部门相互间的有效协作，促使文书档案资料搜集工作能够顺利的开展。
（三）创建行之有效的管理制度及管理程序严格遵循管理机制办公
日常的文书档案管理工作一定要严格遵循相关管理机制，严格进行文书档案的审核及签发，杜绝随意滥发文书或者发放无效文书的情况存在。文书印刷前期需要针对全部文书提前进行审核及签发，看签发手续及文书格式是否与规定相吻合，文书印刷的时候文书工作人员则需进行二次检查。针对文书的纸张类型、文书字体、排版情况要以相关规定严格进行，最大限度上利用随卡片的积极作用，填写文书处理单、发放的稿纸卡片要做到让人一目了然，同时对文书发放范围要明确化，文书中的件数要进行严格的科学掌控，避免随意抄送的情况发生。
（四）做好文书档案基础性工作对文书档案结构及内容进行科学调整
资料的搜集-签订-保管-统计是做好文书档案管理工作的重要性基础，作为管理工作人员则要具备对企业各部门全部的有用资料、有用文件进行及时的搜集，同时随时对在企业日常活动中形成的具有生动性的细节性档案材料进行统一的整理，对信息资料进行科学的整合，实施具体的浅析-筛选-探究-整理，最大限度上促使文书档案的作用得到最大的发挥，同时逐渐丰富文书档案内容，将各个阶段的文书档案工作重要内容具体化，以企业的发展方向为中心进行日常的文书档案管理工作，逐渐形成服务企业大局发展的文书档案管理。
三、结束语
【关键词】管理；文书档案
一、文书档案工作的现状
1、到目前为止，许多单位的文秘工作与档案工作还在实行分块管理制度，这种体制从某种程度上是拉大了文秘工作与档案工作的距离。负责文秘工作的人员档案意识淡薄，只考虑当前的工作，而档案工作人员墨守成规也很少考虑文秘工作，从而二者在衔接过程中出现了诸多不规范的现象，这也直接影响了文书档案的建档质量。
2、在日常的文书档案归档管理中，会出现不同程度的影响文书规范立卷和规范归档的情况。如归档时出现原稿或修改稿的缺失现象；文件偶用铅笔撰写或标注，不经过复印就直接用原件归档，短期内字迹容易变得模糊不清，影响了档案的质量和存档价值；纸张规格不达标，大小16开纸混用现象较多，文件大小不一致，造成装订中发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响；文件归档不及时，时有漏归，弃档问题也相对严重，而相近公文重复与立卷组合无序也是一重大问题。
3、在办公过程中，现行的手工文件处理方式已经运行多年，并且也有一套完善的制度和方法，机关工作人员也习惯了这种文件处理模式，从而我们大部分的文书档案工作仍然在沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的文书档案信息，难以达到传输的高通量化和网络化。利用计算机进行文书处理，尤其是实现文书电子化归档还需要一个过程。
二、文书档案工作的改革措施
随着档案改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，而文件和档案数量越来越多，也给保管和提供利用带来了一定的困难。只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。因此，文书档案管理现代化进程势在必行，我们要加大力度，创造条件改革现行的文书档案管理工作。
（一）争取领导支持
领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。而要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，所以要采取积极有效的措施，通过大力宣传，转变领导及办公人员的观念，从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台。因此，文档人员要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；要及时为领导提供相关的文件材料，为领导提供档案利用信息，努力做好档案服务工作，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。只有这样，档案信息化管理工作才能得到领导的大力支持，从而给予更多的资金投入，配置与档案管理现代化相适应的软硬件，为文书档案信息化创造条件，使档案信息管理工作顺利进行。
（二）实现文秘工作与档案工作的一体化
文秘人员的头脑中必须要有档案意识，要站在对历史负责高度上来保证档案的质量，来减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，从而使文档工作流程科学化、合理化。对办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，及时整理归档，从而使文件的立卷工作日常化。文秘人员要努力克服畏难情绪，积极创造条件，早日实现文秘工作与档案工作的一体化，从而提高文书档案质量。
（三）规范档案的基础工作
在文书档案管理的实际工作中，要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析， 以减少档案管理中的重复度和信息繁冗度，提高档案利用的效率和效果。在归档工作中，既要掌握重点，分清主次，严把全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，从而提高档案利用价值。建立好全宗卷的案卷目录，按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目，对到期的档案及时进行鉴定、销毁。同时，各单位可以根据自身的具体情况制定总的和分步的计划并逐步实现，使档案管理工作不断完善。
（四）促进档案信息化建设
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶。将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。以往利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫。各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。
（五）提高档案人员的档案信息化素质
档案管理工作者的知识水平和整体素质直接影响到档案工作的方方面面。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。而文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
建立文书档案管理信息系统是档案的发展需要，是档案管理工作中的一个飞跃。要努力实现装备技术现代化，积极运用网络等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使文书档案管理手段由旧变新，将文书档案管理从手工劳动中摆脱出来，实现档案管理人员对这些档案资料的自动管理，同时又能满足利用者的自动查询，这样即节省了人力又保护了档案原件。而电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，各档案部门、计算机与信息管理部门要各司其职、各扬所长。
参考文献：
[1] 任爱英《用信息化实现文秘工作与档案工作一体化――提高企业文书档案质量的探索与思考》《商情（教育经济研究）》 2008年03期.
[2]闵涛《浅谈文书档案工作》找法网.
【关键词】文书档案管理；现代化建设；应用分析
建设具有现代化的档案管理工作需要立足于管理人员专业素质的提升，文书人员对档案意识的强化，以及建立科学合理的文书档案管理制度。目前，随着计算机以及网络技术的快速发展，大部分的企业实现了现代化的管理方式，既减轻了档案管理人员的工作强度又提升了工作效率，使得文书档案的管理方式随着时代的发展获得新突破。
一、文书档案管理存在的问题
（一）文书档案收集不全。只有文书档案越全面才能够为企业积累更多的发展资料，为企业各部分进行决策时能够提供更细致的参考材料。但是，由于行政管理部门忽视文书档案管理的重要性，导致档案收集不全的现象非常严重。为了真实完整地收集文书档案，满足企业决策部门更全面的信息需求，必须要将文书档案的资料在诞生之时就及时提交，由于大部分企业并没有将文书档案制度独立出来，难以满足资料整理的实际需求，所以影响了档案管理工作的价值发挥。
（二）档案收集过程不够顺畅。为保证文书档案工作能够发挥最大的价值，需要对档案资料进行全面的信息收集与整理，需要档案工作人员具有高度的职业敏感度。但是，目前大多数文书档案管理的从业人员年龄较大，常年在档案室工作的职员，由于自身的局限性缺乏对文书档案管理工作的深刻认识，自身的职业能力有限，难以准确地捕捉与档案收集有用的信息资源，导致了档案管理工作的不顺畅，甚至有部分员工会出现文件质量或者是数量上的问题，为档案收集管理工作的开展带来障碍。
（三）文书档案的应用效率低下。文书档案的具体信息资源需要来自于企业的各个职能部门，而档案的实际操作价值在于文书档案的日常应用。但是目前由于企业在文书档案的移交管理过程中存在漏洞，没有任何专业性的部门对企业的运行进行监督管理，行政部门档案管理工作流于形式，工作质量不高，导致档案的信息收集与管理工作效率低下。与此同时，由于单位员工的流动性非常大，领导部门与基层员工对档案的实际应用价值没有深刻的了解，为档案的日常应用埋下了潜在危机。
二、文书档案管理工作的改进策略
（一）强化档案管理与日常工作的协调。档案的管理工作与日常的工作内容具有紧密的联系，文件是参与档案工作的基础，档案是文件的最终归宿。文书档案管理人员做好文书的信息收集工作是参与档案管理的前提条件，并且初级的文书收集工作直接决定了最终的档案管理水平。所以，这就要求文书档案管理人员一定要具备良好的文书收集意识，保证文件收集的真实性、完整性。与此同时，档案管理人员需要加强与管理工作人员之间的联系，积极做好档案的保护以及统计工作。
（二）提升档案管理的信息化水平。为强化企业的文书档案管理工作水准，需要采用现代化的信息管理手段，大力加强计算机技术以及网络信息技术的应用力度，将一系列现代化的操作手段应用于档案管理工作流程的各个环节。为实现信息化的档案管理工作，首先需要重视文书档案的数据建库工作，促进数据格式的统一、规范，为实现信息数据的及时共享与信息开发打下坚实基础。与此同时，需要对文书档案的信息收集运用计算机来操作管理，提高档案管理的自动化程度。
（三）提升档案管理人员的业务素质。为保障和提升文书档案管理工作的业务水准与操作质量，需要重视对管理人员业务素质的提升，要有一支高素质的工作人员作为组织工作的重要保障。所以，企业单位需要强化对文书档案管理工作人员的思想指导与意识管理，为工作人员及时了解国家档案管理的规章制度，在信息政策的了解中提高工作人员的思想意识与信息敏感度。与此同时，在对档案管理人员专业技能的提升中增强工作人员的责任感与使命感，在对文书档案管理工作的技能提升中强化该项工作的应用价值。
三、文书档案的现代化管理策略
（一）建立完善的现代化档案管理制度。保障文书档案管理行之有效的前提条件就是建立规范的文书档案管理制度，规范化的制度建设是保障管理工作有据可依的重要条件，科学合理的制度建设加上专业化的操作管理技巧，能够将文书的信息收集与档案管理工作开展得更加有条不紊。为建立现代化的档案管理制度，首先需要废除以往不科学的，陈旧落后的，对于充分提升管理效率没有帮助的操作方式，需要结合企业文书档案管理的实际情况建立有利于企业结构获得提升的管理体系，在去伪存真中保障企业档案管理制度操作的灵活性与科学性。在对不良制度的改善中积极结合富有时代特色的管理理念，在新旧操作方式的接洽、协调中建立严密的管理体系。
（二）创新文书档案管理的工作机制。丰富文书档案的信息资料需要收集大量的信息资源，对企业的事业单位，高校的科学研究都具有重要的参考意义。在创新档案管理的工作机制时需要强化组织的自我管理机制，主要的工作内容需要对企业或者是该部门制定科学合理的阶段性目标，在对档案管理的操作流程与实际运用中提升工作质量。其次，需要强化组织企业的自我参与机制。将文书档案的信息应用发展为部门开展工作的重要协助内容，积极主动地参与到部门组织的日常管理中。最后，改善档案管理工作机制需要注意的是对互动协调机制的重视。加强档案管理工作与操作部门之间的协调关系，在良好的双向互动中提升部门之间的链接作用。
（三）建设现代化的档案管理队伍。现代化的文书档案管理工作需要建立在具有现代化素质的操作队伍之上，（下转第136页）（上接第127页）在最大限度内满足文书档案现代化的信息管理需求。为提升档案管理队伍的质量要求，需要建立完善合理的人才选拔机制，对具有文书档案管理工作经验或者专业素质非常高的人员采取择优录取，对于职业技能不够突出的现有工作人员进行必要的职业培训，开展定期的职业讲座或者职业宣讲课，在优秀经验与管理理念的学习中强化工作人员的档案管理意识，在定期的职业培训中提升工作人员的职业技能，对于表现优秀的工作人员给予必要的物质奖励，在争创先进的氛围中建立和谐的工作氛围与学习环境。
（四）档案室的信息化操作。具有现代气息与信息化技术支撑的档案室是参与档案工作管理的必要环境支持，信息化的档案室操作是适应新时期档案管理要求的重要技术表现。为建立现代化的档案室条件，首先需要企业或者是事业单位投入资金，在经济的支持下开展档案室的信息化建设。引进科学、先进的信息化技术设备也是参与档案室建设的重要条件，最后在对文书资源信息化的转移中实现技术协调，在电子档案的建立中实现有效的信息共享，便于文书档案的应用操作。
四、结语
综上所述，在新时期的信息时代背景下，对文书档案管理提出了更高的要求与挑战，需要企业管理人员或者部门负责人强化对文书档案管理的操作意识，采用科技化的手段和优秀的管理理念参与档案的日常整理，在对资源的有效收集与整理中提升其应有价值，为事业单位或者企业部门提供必要的信息支撑。
【参考文献】
[1]黄静虹.关于新时期文书档案管理工作的思考[J].中国科技信息，2013（01）.
一、案卷级文书档案的整理
（一）分类
分类的首要任务是确定其分类方案，所确定的分类方案为：年度一保管期限一问题（机构）。确定分类方案后，即可按分类方案进行分类，方法如下
1、分年度。也就是从医院形成的起始年代开始，将各个年度产生的文书档案分开。
2.分保管期限。即将各个年度文书档案依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年、10年（2010年以前为永久、长期、短期）。
3.分问题（机构）。依据各单位形成文书的实际状况，将各个保管期限内的文书按问题（或机构），按照党、团、工、青、妇类、纪检类工作文件、行政公文、上级批复、重大活动等顺序整理。
（二）组织案卷
将各个年度、各个保管期限和各个类别的文书按问题、时间或文件名称等特征组成案卷。文书档案的组卷要注意两点：一是拟写正确的案卷标题。文书档案的案卷标题一般由作者、问题和文种组成。二是按文件的排列顺序编写卷内目录。文书档案卷内文件的排列应遵循一定的规律，如按时间、问题、重要程度、文种、作者等排序。卷内文件材料排序后，按排列的顺序填写卷内文件目录。
（三）案卷排列
永久保管期限内两年档案案卷的分类整理和案卷排列。次年的永久党群档案要注意接着进行排列，其他年度的案卷排列以此类推。长期和短期档案的分类整理和案卷排列方法与永久党群档案的相同。
（四）编制案卷目录
将排列好的各个年度的永久党群案卷依次登记在永久文书案卷目录之中即可完成案卷目录的编制工作。编制案卷目录要注意以下几点：按年度排列的永久党群文书案卷顺序号也就是永久党群文书案卷的案卷号；党群文书档案永久案卷目录的编目项目有：案卷号、作者、题名、日期、页数、备注等。
（五）案卷上架
将文书档案案卷按排列好的顺序进行上架即可。按文书档案案卷排列顺序上架，也就是按案卷号的顺序上架排列，这就可根据文书档案案卷目录中的案卷号在档案柜架中查找到相同号数的党群文书档案案卷。
二、文件级文书档案的整理
2000年12月6日，根据国家档案局了中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》要求，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定，将“立卷”归档改革为文件级整理，文书档案的基本整理对象从“卷”转变为“件”。
（一）分类
所采用的分类方案为：年度—机构—保管期限。确定分类方案后，就可按分类方案对文件进行分类，具体步骤为：
1、分年度。就是将各个年度的文件分开。如该单位成立于1981年，那么就形成了1981年、1982年、1983年、1984年、1985年等类别的文件。
2、分机构。依据医院文书的实际状况，将各个年度的文书档案按机构或问题划分为党务、院务、人事、医务、感控等类型。
3、分保管期限。将各个机构的文件，依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年和10年三种类型；这样，该年度内的文件就划分成永久、30年、10年三个保管期限的文件。
（二）排序与编号
将各个机构内的文件按永久、30年、10年三个保管期限分开后，即可对三个保管期限内的文件进行排列，排列原则是“同一事由的相关文件应当排列在一起，时间、重要程度等作为参考因素”。
（三）编目
将排列好并编号的某年永久工作文件按序号在文件目录中进行登记后就完成了该年度永久档案文件的编目工作。文书档案文件目录的编目项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
（四）装盒
装盒是把各个年度各个保管期限内的文件按件号顺序装入档案盒中的一项工作。装盒包括填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。装盒时应注意以下问题：
档案盒的封面应使用全称或规范简称标明全宗名称，下加双横线。卷脊设置各项检索项，包括：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号。备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件说明、整理人、检查人和日期。
（五）上架
乡镇的文书档案管理人员通常由党政办等部门人员兼任，他们不仅要做好本职工作，还需负责文件的收发、文字综合、后勤保障、信息宣传以及档案规整等方方面面的工作。在此之下，档案管理人员很难投入全部精力到文书档案的管理中，收集范围不全面、收集工作不及时以及文书材料的重要性不明确等问题较为突出。
二、完善乡镇文书档案管理工作的思考
（一）转变思想，提高重视
思想是行动的先导和指引，对于乡镇的文书档案管理工作而言，领导的科学认识和高度重视是做好此项工作的重要前提。因而，乡镇要从原先对文书档案管理工作可有可无的思想中走出，加大对此项工作的关注和重视。一方面，乡镇领导要树立明确的思想，将文书档案管理工作置于重要位置，适当倾斜对此项工作的投入，设置专门的文书档案管理室，并安排专门的管理人员；另一方面，档案管理人员要积极主动地做好文书档案的宣传汇报工作，加大领导的关注和重视，也努力获取相关部门的支持和理解。
（二）加强部门协作，建立高效的管理制度
各部门间的密切协作和有机配合是做好乡镇文书档案管理工作的重要保证，文书档案中许多利用价值较高的档案往往来源与各部门。但当前，乡镇各部门间忙于各自的工作和检查，疏于对文书档案管理配合思想的重视。为此，就必须打破现状，妥善处理好部门之间的关系，并不断强化和完善文书档案的质量和结构。
（三）建立高素质的文书档案管理人员队伍
文书档案管理人员素质和水平的高低直接关乎档案管理的效果，对乡镇工作的长远发展意义重大。因而，乡镇要改进现有的管理人员队伍，通过提高管理人员水平、提升管理人员素质来促进和推动此项工作。一方面，在人员的选择上，乡镇要注意将专业符合的人员安排到文书档案管理中，明确专人负责，并严格落实相关待遇；另一方面，要加大对文书档案管理人员的培训，尤其在档案管理信息化的发展趋势下。
三、结语
[关键词] 文书档案；电子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。
1 文书档案电子化的理论基础
（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。
（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。
（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。
（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。
2 文书档案电子化的管理办法
（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。
（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。
（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。
3 文书档案电子化的发展趋势
（1）建立标准规范体系。文书档案电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于档案电子化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。目前电子档案工作尚无统一标准，这就需要国家档案行政部门制订一整套系统化、规范化的规则，以保证电子文件、档案信息的统一规范和资源共享。档案电子化标准规范作为一个规范化的系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理功能。它不是简单地模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现的，一个具有高效率、高质量、简捷及合理化的工作模式，能够把原有档案信息管理系统的数据库，平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。
（2）完善安全使用制度。在电子档案使用过程中，应当：①应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全；②注意电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接对接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法。另外储存电子档案选用的载体不耐久等原因，也影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性；③注间电子档案的法律效力问题。通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定的，电子档案由于没有固定的载体，所以制订相应的法律认定条文有一定的困难，这也就是光盘、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。与纸质档案相比，电子签署等非传统意义上的“亲笔签名”，法律上能否认可、如何认可，制约着电子文件的效力和归档保管的意义。
（3）加强人才队伍建设。档案电子建设最关键的是高素质创新人才的培养，这关系到档案工作数字化建设的成败。①档案管理者必须具有多元化的知识结构。档案电子化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动和文档一体化管理，这就要求档案工作人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能；②档案管理者要全面掌握档案专业知识。如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理，以及档案著录、标引、检索、编研等有关档案专业知识的基本技能；③从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备档案管理现代化技术，进行档案信息分析与研究，提供高层次档案信息服务与咨询等方面的能力。
4 结 语
文书档案电子化管理是适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务功能不可缺少的手段，但是文书档案电子化是一个艰苦的、长期的过程，建立一套完整科学的文书档案管理体系，有助于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率，为社会提供更高层次和更具价值的信息服务。
主要参考文献
