一、信息化发展的背景
1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高
自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。
仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①
2、基于网络平台化的信息共享和业务协同
互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。
政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②
企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。
实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。
3、信息资源战略成为信息化核心内容
2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。
从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③
从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。
二、信息化条件下档案管理的若干问题
信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。
1、电子文件长久保存和长期可用问题
人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。
归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。
为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。
2、多种类型数字化信息的档案化问题
在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。
导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：
（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。
（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，
支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。
（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、双轨制与双套制问题
随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。
造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。
双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。
可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。
双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。
4、电子文件运动规律与档案管理模式选择
近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。
“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。
作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。
网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。
注释：
①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。
②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。
③⑥《2006年中国信息化发展报告》。
④。
【关键词】 档案管理 信息化 缺陷 对策
随着信息化管理模式的不断深入与发展，档案管理也从传统的管理模式逐步向信息化管理方向迈进。由于传统的档案管理过于复杂化，且管理过程中存在很大的缺陷，已经无法满足社会经济发展对信息的需求。因此，实现档案管理信息化迫在眉睫，信息化档案管理不仅提高档案管理工作效率，还推动了档案管理工作向数字化、自动化、智能化发展。
1 档案管理信息化的重要性
1.1 提高档案管理工作效率
基于传统档案管理形式在信息化时展现状下存在的缺陷，实现信息化档案管理，不仅能够打破传统档案管理对信息利用造成的约束，还能够使封闭式的档案管理公开化、透明化，有利于人们对档案信息的接收、了解和查阅。采用信息化管理模式管理档案，不仅能够实现档案信息的规范化、科学化、合理化，还能对档案信息进行合理配置，提高了档案管理工作效率，为社会提供优质的服务。
1.2 提高档案信息详实性和决策能力
相对于传统的档案管理模式，在档案信息详实性以及决策能力上存在很大的问题，由于档案信息量较大，又是人工收集、整理和统计，既无法保证档案信息的准确性，也难以对档案信息做出快速的决策。因此，档案管理信息化，大大提高了档案信息的详实度，还能够对信息做出快速、综合的决策，既能完整的管理档案信息，还能提高信息决策的正确性。充分体现档案管理信息化的优势，在信息管理的各个环节发挥着重要的作用。
1.3 提高服务质量
信息化档案管理大大提高了档案信息的检索能力，能够为人们提供全面的信息服务，利用计算机技术对档案信息进行管理，实现远程服务以及档案信息资源共享。档案管理信息化不仅提高档案信息利用的有效性，还能丰富人们对知识的获取和学习。从各个方面延伸了信息化档案管理的时效性，提高了档案工作的服务质量。
2 档案管理信息化存在的问题
2.1 档案管理理念的制约
知识经济和信息化时展，促使社会各领域对信息需求量不断增加。现代化建设发展是以信息化为载体来开展各项工作。对于档案管理工作来说，必须顺应时展的需要，推动档案管理信息化发展。但是，由于传统的档案管理理念深入人心，很多档案管理工作人员对信息化档案管理模式不适应，导致信息化档案管理无法有效实施。
2.2 信息化技术在档案管理工作中应用不彻底
信息化档案管理得到大力推广和应用，但是有很多组织机构依然采用传统的管理手段，虽然从一定程度上利用了计算机技术，但是却没有将计算机硬件与软件结合起来有效利用，致使信息化档案管理没有得到彻底的应用。档案信息管理、工作人员服务态度、经费等也是制约信息化档案管理工作有效开展的因素。
2.3 档案管理人员配置不合理，缺乏专业性人才
知识经济时代，各行各业对用人要求也越来越高，专业性人才成为阻碍行业发展的重要因素。档案管理工作作为一种信息服务工作，在信息时展的需求下，必须发生转变。由于传统档案管理理念的影响，大多档案管理人员缺乏专业性知识能力，综合素质水平不高，使得档案管理工作无法适应现代化建设发展的需求。很多组织机构在档案管理工作上的人员配置过于随意，以至于管理工作不到位，信息技术在档案管理中得不到有效利用。
3 实现档案管理信息化的对策
3.1 打破传统管理模式，创新管理思路和方法
要想推动档案管理的信息化发展，就必须与时俱进，打破传统管理模式，创新管理理念，转变管理思路和方法，以顺应时展的需求为最终目标。由于传统的档案管理模式在信息的采集、处理、归档、保存等方面过于复杂，且工作效率低下，无法满足不断进步和发展的社会经济。因此，要发挥信息化档案管理的优势，就必须提高管理人员的自身素质，转变管理理念，采用先进的计算机技术，并充分利用计算机软件功能，实现信息化档案管理的高效性、准确性、便捷性。
3.2 强化保密工作，避免信息失窃
档案信息的保密工作必须得到进一步加强，信息化档案管理工作在档案收集、整理、归档以及保存过程中，或多或少存在一定的保密隐患，网络信息技术不是无孔不入的。因此，相关组织结构在进行档案管理工作时，需制定有效的档案管理保密机制，对档案管理网络设置使用权限，加强档案管理系统的病毒防御能力，在对档案信息进行存储和检索时，要设置条件限制，并及时更新系统，扩大档案信息的保密范围。总之，用制度来约束人的主观能动性，从根本上提高档案信息的保密性。
3.3 培养专业性人才，实现人力资源合理配置，
随着信息化不断深入和发展，提高档案管理工作效率，满足人们对档案信息的需求，必须将信息技术应用与档案管理工作中。要改善传统的档案管理模式，就必须提高档案管理人员的综合素质水平，培养专业性档案管理人才，对管理人员进行技术培训，提高管理人员计算机技术的操作和应用能力，进而从根本上改善档案管理工作效率，提高档案信息资源利用率，推动档案管理信息化不断进步与发展。
4 结语
信息化档案管理需要综合多方面的因素考虑，从管理模式、信息技术应用、人力资源配置等方面全面转变，推动档案管理的信息化发展。在当前发展形势下，信息技术应用和知识经济发展成为现代化建设的重点，档案管理既要符合知识经济发展的要求，又要满足信息时代对档案信息的需求。因此，不断强化和提高档案管理的信息化建设，是提高档案管理水平的有效途径。
参考文献：
档案信息化管理已经成为档案管理工作发展的必然趋势，信息化管理充分的利用了计算机网络技术，有效的提高了工作效率，能够更加充分的利用档案信息资源，发挥档案管理的潜在价值。档案信息化管理需要在工作理念以及模式方面有所改变，以适应档案信息化管理的需求。首先对档案信息化管理的优势进行了分析，然后进一步阐述了做好档案信息化管理的措施，对于提高档案信息化管理工作水平具有重要的意义。
关键词：
档案信息化；优势；管理方法
档案信息化建设是科学技术发展到一定阶段的必然产物，也是档案管理工作的一项创新，对于提高档案管理工作效率具有重要的意义。信息化管理相对于传统的纸质档案具有很多优势，不仅在信息处理方面更加便捷，同时为档案信息资源的开发利用提供了有利的平台，能够更加充分的发挥出档案管理的内在价值，将档案管理工作的服务范围不断拓宽，做到了资源利用最大化，这是实行档案信息化管理的重要意义。
1档案信息化管理的优势
1.1加快检索速度、提高检索准确性
按照传统方式，检索档案需要相关工作人员在案卷及目录中进行手动查找，查找效率不高，也很容易出现差错。通过对档案管理实施信息化管理模式，不但可以极大地提升档案信息的查找效率。而且还能大大地降低出现差错的可能性。除此之外，借助档案信息化管理模式的自动化以及智能化功能，即使是较为复杂的模糊查询也可以顺利实现。
1.2提高档案信息利用率
随着科技的进步，环保理念的加强，无纸化办公受到关注，并得以在各个部门践行，办公自动化程度得以很大提高，这样就出现了办公数字化与纸质档案信息之间的矛盾问题。通过采取档案信息化管理模式，档案信息可以数字化形式呈现，从而直接应用与办公数字化系统之中，不但有效解决了办公数字化与传统纸质档案信息之间的不协调问题，同时还为使用者提供了极大的便利。
1.3方便信息远程传输
按照传统模式，使用档案信息主要有两种途径：一是实际到相关的档案管理部门进行查找；二是发传真或者邮寄，这为使用者带来极大的不便。而档案信息化管理模式的应用，借助信息网络，使用者通过自动检索即可实现与档案管理部门之间的档案信息传输，特别当二者相距较远时，这种便利性则更加突出，在很大程度上节省了人力、物力和财力。
1.4有利于实现资源共享
办公自动化可以与档案信息化管理实现有效衔接，这样可以实现档案信息的收集、整理、管理以及使用过程的一体化，同时可以同步完成档案信息文件的生成、管理和使用，发文、归档以及使用三者同步开展成为可能。
1.5提升档案管理工作效率
档案信息化管理模式下，从生成电子档案开始，之后的信息收集、检验、归档、入库以及使用的各个环节的相关工作都可以依托于自动化工作平台得以实现，这样就实现了档案信息管理相关工作从传统方式向自动化和智能化方式过渡，无论是档案管理还是档案使用，都出现了质的变化，体现了传统工作方式与先进科学技术的结合。
2推进档案信息化管理的策略
2.1转变管理理念
计算机和信息技术的快速发展，已经对档案管理工作产生划时代的巨大影响。随着办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳人档案管理。要解决一个观念问题，就是要求我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是促进档案管理步人现代化的第一步。
2.2创新管理方法
随着时代的发展，社会环境不断的发生变化，由此对于各个单位的发展造成了一定的影响，而档案管理在单位发展过程中发挥了重要的作用，其是单位在长期工作的过程中所产生的具有重要价值的资料记载，对于单位的长期发展具有重要意义。所以在新的历史条件下，档案管理工作需要与时俱进，转变管理理念，创新管理方法，以市场经济发展形势为依托，实行档案信息化管理，能够有效的提高工作效率，更好的为单位的发展创造有利的条件。
2.3完善内部管理
为了推进档案信息化管理工作进程，需要制定完善的内部管理体系，明确档案信息化管理的运作流程，对于系统内部各个环节的运行需要制定详细的规范标准，为信息化管理工作的开展提供有利的依据。加强各个部门之间的协调管理，积极配合档案信息化管理工作的运行。明确岗位职责，制定完善的规章管理制度，并且将其彻底的贯彻落实，为档案信息化管理打下坚实的基础。
2.4要有先进的设备和技术
档案信息化管理工作的高效开展，还需要强大的设备与技术力量的支持。设备是开展档案信息化管理的硬件条件，也是最为基础的需求。所以单位应该给予足够的资金支持，配备先进而齐全的计算机网络设备，为信息化管理工作的开展提供基础保障。技术是档案信息化管理的重要因素，在实行信息化管理模式后，一切工作的开展都需要依靠计算机网络来完成，所以对工作人员有较高的要求。档案管理人员不仅要具有扎实的专业知识，同时对于计算机网络技术还要熟练操作。工作人员在具有一定的技术要求的基础上，还要具有良好的职业道德和认真的工作态度，由于档案管理是一项繁琐的工作，所以需要档案管理人员在开展工作的过程中要认真细致，确保档案信息的真实性和完整性。档案信息具有一定的保密性，所以要求档案管理人员严格遵守职业道德，严禁外泄档案信息。
2.5加强档案信息化管理的安全工作
在实施档案信息化管理工作中，由于网络本身具有开放性的特征，所以在进行档案信息处理时，需要做好安全保护工作，切实保障档案信息的安全性。安全保护工作的开展需要从工作人员以及技术两个方面来实施，工作人员是档案信息的直接接触者，所以要制定严密的规章制度，对档案管理人员进行进行制约，其实最根本的因素还应该从管理人员的职业道德方面去开展，严格遵守工作条例，确保档案信息的安全性。此外，还应该做好充分的安全技术防范措施，通过软件的设置来防止档案信息的失窃和恶意篡改，这些都需要强大的技术支持。对于不同等级的档案信息，要设置管理权限，从而提高档案信息的安全性。
结束语
档案信息化管理有效的提高了工作效率，通过信息化建设，为档案信息资源的开发利用提供了有利的条件。为了推进档案信息化管理进程，需要及时转变管理理念和管理方法，完善内部管理制度，加强先进设备和技术的引进，做好档案信息化管理的安全保护工作，为档案信息化管理工作的顺利实施创造有利的条件。
作者：杨艳梅 单位：黑龙江省松花江林管局林木种子站
参考文献
[1]张琼.档案信息化管理的创新[J].消费导刊,2012(12).
当前我国社会已进入信息时代，对信息资源的需求日益增长，档案作为一种原始记录、基础信息资源，具有巨大价值。推进档案信息化发展，对于提高档案管理工作效率和质量、整合档案信息资源、挖掘档案潜在价值、充分发挥档案的作用，进而促进档案工作创新发展等具有重要意义，有助于提高政府社会管理和公共服务水平。我国在“十一五”和“十二五”规划中都把政务信息化列为工作重点，档案领域也着力推进信息化建设。2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，强调要加快推进档案数字化和利用网络化。2016年4月，国家档案局发布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，提出要加快档案管理信息化进程。档案管理信息化已是大势所趋，作为档案工作者，需要正确认识档案管理信息化的重要意义，结合实践，研究如何做好档案管理信息化。
二、档案管理信息化概述
档案管理是由档案管理部门（档案馆、室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的工作，具体包括：收集、整理、鉴定、保管、档案编目和检索、档案统计、档案编辑和研究、档案利用等。档案管理信息化，是应用现代化信息技术，来进行档案管理。目的是提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用和价值，提供更为优质高效的档案信息服务。与传统的手工操作纸质档案管理相比，档案管理信息化，可使档案的收集、分类、存储、统计、检索和查阅更为便捷，使档案管理工作的效率和质量大幅提高，便于档案信息传递和共享，促进档案信息资源的综合开发和利用。推进档案管理信息化，是顺应时代发展的必然选择，也是提高档案管理工作和服务水平的客观要求。现代信息技术发展日新月异，档案管理工作要能及时跟上步伐，如在扫描识别原始档案、处理文字或图像音频资料、数字档案存储、档案信息分类检索、信息安全、档案信息数据统计、信息开发利用、交换和共享等方面积极应用新型技术，建立电子档案数据库、档案管理信息系统、网络平台等。信息化大大提高了档案管理工作水平，同时也对档案管理工作提出了更高要求。我们必须认识到，信息化是档案事业发展的必经之路，传统的工作模式已必须变革，需要在实践中分析所面临的困难和问题，探索解决的方法和措施，使档案管理工作能够适应时代发展的需要。
三、推进档案管理信息化面临的困难和问题
档案管理信息化是对传统工作模式的变革，在推进的过程中，也面临着困难和问题。
（一）制度体系尚需完善。目前我国档案管理工作制度体系主要依据《中华人民共和国档案法》及《档案法实施办法》。《档案法》于1987年发布，1996年修正，《档案法实施办法》于1990年发布，1999年修订，从法律层面上为档案工作提供制度支撑，对档案管理相关工作做了规范，但其中未体现档案管理信息化的内容。当前社会信息化发展迅速，缺乏完善的制度体系来规范管理，档案管理信息化的推进水平参差不齐。
（二）缺乏顶层设计。档案管理信息化是应用信息技术来提高档案管理水平。如果没有顶层设计来形成统一的技术标准体系，应用技术指标和数据标准不统一、业务流程不规范，各自发展的信息系统难以互联和共享，存在重复建设和信息孤岛。
（三）资金投入不足。档案管理信息化需要应用现代化技术，配置网络、设备等，需要大量的资金。而档案工作长期处于社会管理领域的边缘，与加快改革、促进经济发展等中心工作相比，对档案工作的重视程度不够高，对档案管理信息化的资金投入不足，制约了信息化的推进。
（四）人才队伍匮乏。发展档案管理信息化，需要把档案管理业务和信息技术相结合。档案管理信息化是一项创新的工作，原有的档案工作人员掌握信息技术的较少，适应档案管理信息化工作所需要的复合型管理人才更少。
四、推进档案管理信息化的措施建议
（一）提高对档案管理信息化的重视，加快制度体系建设，加大资金投入。一是要充分认识到档案资源的价值和作用、发展档案管理信息化的必要性，提高重视程度。二是政府主管部门要加快完善制度体系建设，使档案管理信息化发展更加规范。三是加大资金投入，加快档案管理信息化的进程。
（二）强化顶层设计，统一档案管理信息化相关技术标准。档案管理信息化建设的顶层设计，需要国家档案主管部门来主导，制定有关技术指标的统一标准和规范。一是对推进档案管理信息化制定合理规划。二是在业务工作流程、信息系统研发、网络化管理平台建设等多方面制定统一的标准体系。二是对已经发布的配套技术标准和规范，进行梳理和完善，使其形成统一体系，便于实际工作应用。
（三）加强队伍建设，提高工作人员专业素质。一方面加强现有档案管理工作人员的信息化培训，提高专业技术素质；一方面引进信息专业技术人才，并对其进行档案管理业务培训，促进其提高业务管理素质。培养既懂业务又懂技术的复合型专业人才，整体提高档案管理信息化工作队伍素质。
（四）注重信息安全，加强安全保障。档案作为原始记录凭证，具有其特殊性，一些档案记录有涉密信息，在推进档案管理信息化的进程时，要明确界定信息密级，严格遵守保密规定，同时在技术手段上加强安全保障措施，确保信息安全。
【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。
1、档案信息化的定义和内涵
1.1定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
1.2内涵
档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。
2、档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
3、加强档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
3.1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。3.2档案信息资源建设
3.2.1档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
3.2.2加强档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
3.3档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。
【参考文献】
[关键词]档案信息化 优势 对策
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）10-0057-01
21世纪，是知识的时代，信息的时代，网络把整个世界连成一个地球村。在这种大的时代氛围中，无论是党政机关的办公，公司企业的洽谈，还是学校的教育、教学，都离不开档案管理，而目前的档案管理已日渐走上了信息化道路。 所谓档案信息化管理，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。在档案管理中，实现信息化管理较传统的管理方式，有它得天独厚的优势，但由于处于管理方式的转型中，又有它的难处，为此，我们应该积极探索档案信息化管理的对策。
一、档案信息化管理的优势
（一）时间、空间优势
传统的档案管理，主要用纸质的档案，并存放在专门的档案室中。实现档案信息化管理后，不需要更多的存放档案的空间，档案都存贮在电脑当中，或者刻录成光碟，只需要“消磁柜”，就可以保证资料的完好。利用这样的信息化管理，不用考虑档案纸由于时间长而造成的损坏。因此，这种管理方式既能保证较长时间地保存档案，又可以节约空间。
（二）利用优势
实现档案的信息化管理，可以把档案设置成不同的访问级别，并进行分类。各个部门可以根据需要和访问级别，在最短的时间内查找到所需要的资料。这样既可以节约查找的时间，又方便利用。
二、实现档案信息化的难点
（一）技术上的难关需要突破
在实现档案信息化的过程中，既要实现档案信息的数字化、网络化；又要实现档案信息接收、传递、存储的一体化，实现档案信息高度共享，这就需要技术上多方面的配合，因此，档案管理是一项复杂的系统工程。目前，正处向信息化发展的过程中，有许多技术难关需要解决。只要突破技术上的难关，才能真正实现档案的信息化管理。
（二）档案管理人员的业务素质亟待提高
进行档案信息化管理的时候，需要从事这一管理的人员具有现代化管理知识。然而从年龄结构上来分析，从事档案管理的人员中，年龄大的人员占多数，这就给档案管理迅速实现信息化带来了困难。
（三）安全管理制度需要完善
随着档案管理逐渐实现信息化，信息安全问题成为一个重要的问题。一方面，信息安全受到来自“黑客”的攻击；另外一方面，存在着管理人员忽略安全，泄露信息的状况。
三、促进档案信息化的对策
（一）解决技术上的难题，加强档案信息的标准化建设
档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力，这需要全方位技术的协调工作。因此，在技术上要请专业的技术人员来指导操作，同时要协调好网络管理部门、信息采集部门、档案管理部门的关系，达到相互配合，高效工作。
（二）尽快提高档案管理人员的业务素质
档案信息化涉及数字化档案信息资源、计算机网络、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。对于档案管理人员而言，首先达到的业务目标就是能熟练运用信息工具，这需要他们掌握计算机理论知识和运用技能。其次，需要档案管理人员能够捕捉档案信息，不仅为本部门的人员提供档案资源，也需要熟悉网上的档案信息资源，引导需求者获得更多的档案信息。再次，档案人员需要具备提炼、加工档案信息的能力，因为，档案利用者更需要“精要”信息。
面对目前档案管理人员的现状，一方面，应该积极吸收档案管理专业毕业生从事这一管理，因为他们具备相关的专业知识。而且，他们有更多的精力来接触新鲜的事物，更方便学习最先进的档案管理方式。另一方面，对现有的档案管理人员要进行集中培训，达到短期内提高业务素质的目标。
（三）加强档案信息管理的安全建设
档案具有保密性的特点，因此，在实现档案信息化的过程中，首先需要解决技术上的“保密”功能，设置不同级别的访问权限。同时做好安全的防范措施，防止“黑客”的入侵和别有用心的人盗取档案资料。其次，要注意培养档案管理人员的“安全意识”，不可以“有意”或者是“无意”泄露档案信息，提高“保密意识”，以保证档案信息的安全。
【参考文献】
[1]雷亚旭.档案信息化建设的管理与改进.实用医技杂志，2006年4月，第13卷，第7期.
关键词 档案管理 信息化 现代化
中图分类号：G275 文献标识码：A
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。那怎样才能实现档案管理的信息化呢？
1必须加快档案管理基础平台建设
档案管理信息化基础设施的建设，是档案管理实现现代化的基础和前提，是档案信息资源建设的保障，是成功建设各项档案应用系统的先决条件，档案管理信息化基础建设的优劣，直接影响到档案管理现代化的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划主要包含了以下两大部分，即档案信息化建设的平台和网络。首先，我们要加强档案的网络化建设，使档案覆盖到网络的每一个节点。其次，要加强档案管理软件的开发，使其较好地应用于档案网络之中，建立起稳固的档案信息资源共享的支撑平台，实现信息传输的网络化。再者，要对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引M，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。同时，需要建立各种规范化、标准化的目录和内容数据库，提高档案信息服务的整体水平。
2档案管理信息化与电子政务建设同步发展
档案信息资源是人类社会发展的历史产物，是对历史的一种真实的、有效的记录，是国家的一种原始的、惟一的、无可取代的信息资源，是建设电子政务过程中不可缺少的重要信息资源。我们应当把档案信息化建设融入于国家电子政务建设的大环境内，在依法行政、政务公开的大局中去思考，合理建设，合理规划。这样，才能使档案信息化建设、档案信息资源的应用真正成为电子政务的重要组成部分，发挥其真正的作用。我们不仅要把档案信息化建设作为档案部门目前和以后的一项重点工作来做，而且同时也要把档案信息化建设工作作为政务信息化建设的重要组成部分。两者合一，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。
3提高档案管理现代化水平
在信息资源汹涌澎湃的当今社会，高品质、高层次的信息管理手段就变得尤为重要，是信息化建设能否良好运行的条件，提高管理现代化水平已经刻不容缓，是档案部门能否顺利进一步发展的关键所在。我们要借鉴当代管理学中优秀的科学理论依据和方法，结合档案管理的实际工作，在实践中摸索、总结和发展，最终形成一套趋于完美的、符合我们的档案管理现代化理论体系。我们还要不断将现代社会中先进的技术设备、技术手段和成果引入到档案管理之中来，利用这些现代化的手段和方法，有效地提高档案管理的专业化和自动化。
4加强档案管理中信息技术人才的培养
在信息化社会中，决胜的关键所在是人的受教育程度及其综合素质高低。目前，在档案管理中，能够掌握档案管理同时又懂得计算机技术的复合型人才十分缺乏。所以，档案部门首先要重视对这种复合型人才的培养，加大其培养力度，采用科学的、优质的培养手段，强化人才培养体制，建立起以管理人才为基础、复合型人才为重点、高科技人才为骨干的档案管理队伍，以满足档案信息化建设的需要。另一方面，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。
5统一档案信息资源管理规范
档案管理标准化是档案信息化建设的重要基础。档案信息化建设是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。所以，档案信息资源的管理规范必须统一。比如：必填的项目该如何填写，选填项目可否由填写者自行删掉，填写后由谁保管，保管多长时间，保管人要负什么责任，调阅的方式和办理程序等等，都要有统一的要求。在此基础上，严格规定电子档案管理的各个环节，包括生成、加工、还有保管、借阅的程序，做到归档统一、保管安全、使用有序，使制度变成归档人员的自觉行动并及时做好软硬件设备的更新维护。档案管理的统一规范通过制定和贯彻各种管理准则、管理规范，使档案管理内的分工协作得到了统一，保证了档案管理中各项工作分而不乱，使各项工作有机地联系起来，在档案管理中取得更佳的效果。
综上所述，在科学技术不断发展的今天，档案管理信息化的建立和运作，虽然牵涉到工作方式和观念的转变，但这无疑是档案管理发展的必然趋势，加快档案信息化建设，要加强领导、提高认识、注重实际。总之，档案管理信息化的实现将会使档案事业迈上一个崭新的台阶，为社会创造出更多、更好的利益。
参考文献
[1] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2013（03）.
关键词：人事档案；信息化管理；主要策略
在现代计算机技术快速发展的过程中通过利用网络技术能够实现信息的传输与共享，提高资源交换的整体效率，而这种颠覆性的变革对我们的日常生活工作产生重要的影响。档案作为人事管理的重要组成部分，由于传统的档案以纸质为主，存在着材料多、查找困难、管理复杂等问题，为此必须要积极推进人事档案信息化的建设，完善信息化管理制度，保证档案信息化工作开展效率全面提高，这样才能够充分的加强档案管理工作的服务性特点。
一、当前人事档案信息化建设的主要问题
（一）人事档案存在造假在体制内，有许多工作人员为能够获得更多的好处和利益，往往在年龄、工龄、学历等资料方面存在明显的造假行为，这样就很容易导致人事档案信息无法反映一个人的真实工作经历和工作能力，致使人事档案毫无参考价值。在人事档案信息化建设的过程中，如果没有能够对当事人的性别、年龄等基本信息进行详细的记录，也没有能够对一个人的工作履历、兴趣爱好、特长等进行详细描述，就无法充分发掘当事人的工作能力，导致人事管理工作开展效率不高。在人事档案信息化建设的过程中，还有一部分信息内容没有经过核实就随意填写，也会导致档案资料利用效率不高等问题。
（二）档案人员素质偏低档案工作事关企业人力资源管理的质量优劣，所以必须要加强档案人员的素质培训。但从目前来看，由于很多的档案管理人员在思想上不注重档案管理，在业务上不掌握信息档案无法利用现代化的信息软件。对档案信息进行快速的存储与应用，这样的问题就导致人事档案信息化建设效率不高等情况。在档案的过程中，由于没有对档案管理人员进行统一的技术培训，这样也就使得档案人员的技术水平不高，无法确保档案的充分利用。
（三）档案信息资源建设滞后信息化管理质量水平受到影响，不利于档案信息化建设。这样就使得档案工作流于表面，使得人事档案资料越来越多。人事档案的利用效率却不断降低，大量纸质档案也会占用大量的库存空间，致使有价值的档案却无法真正入库，严重影响档案信息化建设的效果。人事档案作为单位发展的重要记录，能够对行业不同阶段的发展状况进行真实的反馈，从而有助于快速回顾历史，总结经验教训，促进单位的全面发展。在行业长期发展的过程中，通过积累大量的历史影像文字资料，能够对历史时期的经济文化发展进行全面的反馈，通过完善的行业档案管理，能够为未来的查询提供更加方便的渠道。在档案工作开展的过程中，由于缺乏完善的管理制度体系，而且许多的部门领导忽视档案管理工作，没有深刻认识到档案管理对行业发展的重要作用，导致档案缺乏制度创新，也没有能够对档案制度进行妥善的优化与解决，档案管理工作开展效率不高，无法被合理的利用。
（四）基础设施不完善人事档案信息化建设需要硬件基础设施和软件基础设施，其中硬件设施，包括网络通讯设备、扫描设备和大型服务器，但是由于这些设备的投入成本非常高，许多单位缺乏足够的预算，这样就导致基础设施不完善。在我国社会经济快速发展的过程中，档案始终是人力资源管理的重要组成部分，随着现代城市经济的快速发展，人口流动速度不断加速信息化建设已经成为档案的重要内容，尽管经过长时间的实践探索，取得了丰富的理论成果，但还存在明显的不足之处。例如信息服务意识淡化，很多档案管理部门的人员没有能够及时的转变自身的思想观念，甚至以管理者自居，在档案管理的过程中缺乏服务意识，没有充分利用信息技术为广大职工提供重要的服务，在人事档案信息资源搜集整理的过程中，没有能够充分的利用这些信息资源为用人单位和本人提供重要的服务，而且信息技术对人力资源架构发展趋势以及相应的不足之处进行分析。也能够对本人的职业生涯提供合理化建议，这样就导致信息化管理存在片面化问题其次，在信息化平台建设的过程中，很多地区的档案部门并没有形成覆盖全国的档案信息平台，大多数的档案部门信息平台也没有与学校企业等相关部门紧密沟通合作，造成信息交换不及时、信息管理质量不高的问题，也不利于档案信息化建设。在档案信息化的过程中，由于硬件环境建设资金不够，软件环境开发水平不高，这样就使得档案管理部门信息化建设氛围并没有形成，信息化管理和服务水平有待增强，相关工作人员的信息文化素养还存在许多偏差，这样也就导致软硬件的环境建设，严重阻碍了档案管理信息化的发展。还有的单位在引入大量的基础设备之后，没有能够引入配套的软件服务，这样也会导致档案信息化效率不高，严重影响了人事档案信息化建设的水平。
（五）信息安全意识薄弱信息化给人们的生活与工作带来了极大的便利，但也不能够忽视安全隐私的问题。如果在人事档案信息化建设的过程中，没有必要的安全防护措施，使得计算机病毒黑客大肆入侵，不仅会造成信息安全受到破坏，也会导致信息资源泄露，造成巨大的经济损失。在开展档案管理的过程中，由于缺乏专业的档案管理人员，导致档案管理工作缺乏积极性和主动性，甚至有部分档案管理人员认为档案管理工作只是一种表面形式，没有深刻研究档案的内部联系，也没有充分的对档案资料进行深入挖掘，造成大量的宝贵资料没有得到妥善利用。在档案管理的过程中，最主要的就是确保档案资料的真实性时效性，但由于部分的管理人员自身缺乏责任意识，没有真实客观的对人事档案进行深入的管理，也没有对档案管理的内容进行深入研究，无法发挥行业发展的重要作用。
二、人事档案信息化建设的主要策略
（一）树立正确的思想观念要想完善人事档案信息化建设的质量与水平，最主要的就是从领导人开始摒弃传统的落后思想观念，重视档案的重要价值，对档案信息化的重要作用进行深入分析，这样才可以确保人事档案信息化建设顺利开展。在人事化信息档案建设的过程中，由于需要长时间的架构才能够顺利实现，所以要加强对人员的培养，通过对档案人员进行信息化培训，把握人事化信息资料的基础知识，确保档案的操作水平全面提高。要加强对档案人员的培训，让管理人员的综合素质得到全面提高，正确运用信息管理技术对计算机软件进行管理，确保人事档案信息化建设利用效率全面增强。要想进一步拓展档案信息化建设的质量，最主要的就是聘请专业信息化管理人才，对人事档案信息系统进行及时维护。在发现问题时也能够及时处理，确保信息安全。
（二）加强人事档案信息化建设的管理效率在人事档案信息化建设的过程中，必须要对档案信息化建设做好统一，由于信息化建设是一项复杂的工程，必须由单位领导制定明确的目标，通过对人员配置、资金投入等变量因素进行充分的统筹规划，这样才能够确保档案信息化建设严格按照既定的流程完善人事档案信息系统的设计与优化。在人事档案信息化建设的过程中，必须积极利用数字化管理规章制度由国家档案局进行统一管理。通过对人事档案进行全面深入管理，确保档案管理工作重点突出，充分发挥行业发展的实际需求，确保档案工作得到有效落实在人事化档案信息建设的过程中，最主要的就是坚持系统性、安全性、规范性、效益性的原则，保证人事档案信息化建设工作顺利开展，通过信息化的管理保证信息系统得到全面优化，促进档案的管理水平得到有效提高。
（三）加强对人事档案信息化建设的投入力度从现阶段来看，在人事档案信息化建设的过程中，必须要从资金，技术，设备管理等方面加大投入，这样才能够确保人事档案信息化建设管理水平全面增强，通过制定合理的人事档案规划及目的能够确保各个资源项目得到优化，保障信息化系统的顺利开发，而且也能够改善人事档案，硬件设备和软件设施，确保在软硬件条件下，根据具体的网络环境来购置相应的硬件设施，保证档案信息数据库建设水平得到提高，在档案信息数据库建设时，还要确保硬件投入和采购满足网络通信安全等要求。各级单位领导最主要的就是加强对信息化人才的培养，为档案管理人员提供更多的学习实践机会，确保档案管理的质量和水平得到全面提高。加强档案管理人员的信息素养，拓展自身的知识，提高自己运用信息技术分析和解决问题的能力，打造一支更高质量的档案信息化管理团队。
（四）立足实际加强规章制度管理在新时期加强档案，不仅可以推动单位的快速发展，同时也能够保证人事资源得到合理的优化整合，为我国行业的发展打下重要基础。随着互联网加的快速普及与推广，对各行各业产生了深刻的变化。通过将档案工作实现信息化建设，不仅可以节约大量的人力物力同时也能够对人事档案资料进行在线处理，提高档案管理的整体质量与水平，而且还能够探索出更加先进的管理系统，通过档案资源建设，可以确保档案管理内容更加完善。既能够方便更多的患者在线浏览，而且也可以提高人事档案的传播价值，还能够有效减少人事档案出现损耗的风险。许多珍贵人事档案在外界期间非常容易受到破坏，造成无法估量的损失。通过信息化信息技术能够将人事档案信息进行快速采集，可以随时随地参与各种展览活动，确保人事档案资源的共享。
（五）建立专门的档案管理机构在新时期人事档案工作开展的过程中，必须要增强档案管理人员的服务意识，充分通过自身的工作，保证为社会公众提供高质量的档案管理服务。档案管理数字化系统一般通过图像的方式将档案进行存储和归档，既可以利用现有档案，又可以为今后提高档案文本转换提供了基础。加强档案内容建设，确保人事档案具有高效性、完整性、真实性，并反映行业的发展进程，提高人事档案的整体利用效率。如今的机构已经实施了人员招聘制度，工作人员的流动性也在日益增大，所以建立信息化的档案就变得非常有必要。在档案的过程中，由于引入了各种先进的技术和先进的设备，所以对档案管理人员的综合素质要求也在不断提高。在新时期最主要的就是积极加强对档案工作进行深入的推广与普及，确保档案更加的高效稳定，满足人事档案的实际需求，在新时期，要积极加强对人事档案人才的培育，让他们能够掌握计算机系统的相关知识，保证档案资料录入更加的准确高效。建立安全保密法规，安全保密问题是建立人事档案信息数据库的重中之重，提高人事档案管理信息化的安全性和规范性。
三、结束语
【关键词】档案管理；建设；增强措施
【中图分类号】G271
【文献标识码】A
【文章编号】1672-5158（2012）12-0377-01
一、档案信息化建设的必要性
1、档案信息是信息资源的重要组成部分。档案信息是人们社会实践的真实记录，是认识和把握客观规律的重要依据，是重要的凭证和依据，也是一种特殊的信息产品。
2、档案信息化是自身发展的必然趋势。传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案管理，工作量巨大，步骤繁琐，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好客观环境。
3、档案管理改革是信息化建设的必然要求。在信鼠时代，信鼠消费将成为加快社会信息化进程的原动力，这是时代赋予社会信息部门的使命。
二、更新观念。增强档案管理现代化意识
管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
三、加快硬件设施建设。实现装备和技术的现代化
要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。
1、建立规范的管理机制。
在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。
2、创新档案管理制度。
档案案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。（1）是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤，（2）是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。
3、统一档案管理标准。
标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞―套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
4、建设复合型的管理队伍
档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。
5、提高档案管理人员的信息化意识。
信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。
