高校智能财务篇1

引言

智能财务时代下，高校财务管理的智能化转型成为高校关注的焦点。基于大数据、人工智能、移动互联网、云计算、区块链等新技术的快速发展，为高校智能财务的建设提供了技术支持和实现的可能性。智能财务系统的应用是高校财务智能化转型的有益尝试和探索。如何借助智能化的系统工具，通过更多的线上和人工智能协助方式，进一步优化财务业务流程，解决现有报销模式下存在的“报销繁”难题，提高财务工作效率和服务质量，成为高校财务优化改革的方向。本文结合H大学推行智能财务系统的具体实践与应用，分析了智能财务系统在高校顺利落地的实施路径和保障，并对高校后续推进财务信息化建设提出建议。

一、H高校智能财务系统的实施背景与动因

H大学财务报销模式早期一直采用传统线下报销模式，即报账人员直接到财务部门排队取号等候办理的报销模式。为解决该模式下排队等候时间长等问题，学校财务部门于2018年6月开始全面推行网上预约无等候报账系统，实行24小时全天候开放预约、无需排队等候的财务报销模式，有效缓解了教职工“排队长”“报销难”的问题，提升了学校财务服务水平。但现有的网上预约报销模式无法解决当下存在的“报销繁”难题，如教职工普遍反映的填制报销单工作量大且易出现错误、为审批多次往返签字等问题，逐渐成为学校教职工财务报销的痛点。H高校从2020年开始着手推行智能财务系统，旨在通过财务智能化手段，借助人工智能等现代化技术，精确、高效、自动地完成财务业务办理，进一步提升财务服务效能，解决学校现有财务报销模式存在的难题：

（一）网上预约程序繁琐、工作量大

学校现有财务报销模式采用网上预约无等候系统，整个财务报销流程如下：对于要报销的经济业务，教职工通过网上预约系统线上填报报销单，线下完成审批签字后，再将预约报销单和发票等报销材料递交到财务部门（或投递至投递机），由财务人员进行审核报销。整个报销流程最复杂、最繁琐的环节是网上预约填报环节，教职工需要根据经济业务内容分类整理、粘贴票据，并进行票据分类加总、计算，然后按照会计科目预约填报，发票转账信息需要手工录入或前期进行维护。有电子票据的，还需要在系统中逐张进行查重认证，以规避重复报销，这个过程不仅要求有简单的会计知识，还在无形中增加了教职工预约报销的工作量。到财务审核环节，经常出现电子发票漏认证、差旅费补助金额或者会计科目预约错误而实际报销内容无项目预算等问题，导致教职工重新返工、重新预约。对于大多数不具备财务知识的教职工来说，整个财务报销程序复杂繁琐且工作量大。

（二）线下审签手续繁琐

学校现有的财务报销模式为“线上预约+线下审批+线下投递”的报销模式。网上预约报账系统虽然在线上进行预约填报，但报销单的签字审批仍是由报销人在线下完成，教职工完成网上预约后，根据不同经费的审批要求，将打印好的纸质报销单及报销材料找相关经费审批人和责任单位签字盖章，这种线下面对面的审批模式，繁琐且耗时长、效率低下。一方面，对于报销人来说，不同的项目经费、业务类型财务审批要求不同，对于一些复杂、金额较大的经济业务，还需要相关职能部门多部门、多层级联签，报销人不熟悉审签流程的话，会经常发生漏签重签的情况，为审批多次往返签字。另外，若碰上审批人开会或者外出出差的情况，审签往往受阻，报销进度缓慢。另一方面，对于审批人来说，线下面对面的审签经常打断自己的正常工作，碰到忙碌的时候，审批人更是难以仔细审核报销单据的合规性和合理性，审签难免流于形式。如何简化财务报销程序，减少教职工预约填报工作量和线下审签往返奔波，有效解决教职工“报销繁”的难题，提升师生财务报销体验，成为学校财务优化改革的方向。基于此，学校财务部门加快推进智能财务系统建设，进一步提升财务信息化水平，旨在构建契合学校自身发展需要的智能财务报销模式。

二、智能财务系统报销模式及系统实施优势

（一）智能财务系统报销模式

智能财务系统是一个支持手机端和电脑端双平台登录，通过手机拍照或电子票据上传，系统能够自动智能识别票据、智能填报、报销单全流程线上审批的智能化报销平台。借助于人工智能等现代化技术，智能财务系统的报销流程精简、高效，具体报销流程如下：①报销人通过手机端或电脑端登录财务一门式智能服务平台，手机拍照或上传票据，系统智能识别票据、智能填报、生成报销预约单。②提交报销单后，系统通过预设的审批流程推送给下一环节的审批人，审批人会收到系统平台的短信提示，审批人登录电脑端或者手机端可以实时查看报销事项和报销明细，对报销单进行审批。若同意报销申请，则自动流转至下一层级审批人；若审批人拒绝报销申请，填明拒绝原因，则报销申请退回至报销人节点。③全部审批流程完成后，报销人可以打印报销单，将报销单与票据及附件投递至投递箱或递交到财务部门，完成报销流程。

（二）智能财务系统实施优势

相较于网上预约报账模式，智能财务系统具有智能识别票据、智能填报报销单，支持线上审批等功能，实现了报销服务的全流程数字化管理，有以下几点优势：

1.支持双平台报销

智能财务系统支持手机端和电脑端双平台运行，双平台上信息与数据实现同步共享。相较于网上预约报账系统，智能财务系统凸显优势在于支持手机端报销，不再局限于校园网，报销人可以随时随地通过手机拍照上传票据进行报销业务申请，审批人可随时随地进行在线审批，具有时效性强、灵活、操作方便等优势。

2.网上签批

智能报销系统实行网上签批，全部审批流程在线上流转。对于跨区域多校区的学校财务管理模式，网上签批更是提供了巨大的便利性。网上签批省去了纸质材料的线下传递，实现了经办人、验收人、项目负责人、所在院系、职能部门等多个环节的审批均在线上流转，网上签批还支持附件上传、审批进度查询、审批意见反馈等多种功能，手机终端的便携性，更是提高了业务审批的效率，切实实现了“让数据多跑路，师生少跑腿”的财务服务目标，提升师生报销体验。

3.系统智能识别、智能填报

报销人对票据拍照或上传后，系统基于大数据的票据池能够自动进行智能识别，实现对票据全票面信息的获得。例如系统可智能识别车票的乘坐人、车次、乘坐日期时间、出差地点、金额等信息；还能智能识别票据类型、开票日期、开票抬头、对方单位、开票金额等信息。票据智能识别后，系统会根据识别的票据信息和系统内置的票据内容与会计科目的勾稽关系，自动匹配会计科目。根据获取的票据信息自动进行转账信息的回填，实现报销单据的自动智能填报，省去人工分类汇总报销项、加总计算金额等过程，大大减少师生预约的工作量。

4.查验预警

报销人在智能预约填报时，系统会根据报销业务类型提示报销人提供辅助证据，报销人按照系统预设的程序补充相应说明或上传附件即可。如：报销人预约差旅费报销业务，若出现差旅行程不完整或者缺少住宿费发票的情形，系统会自动按照预先设置好的流程提示报销人上传情况说明等辅助材料。智能财务系统对于票据还能够进行智能化预警审核，系统与国家税务发票查验平台相关联，票据拍照或上传后，系统能够自动进行增值税发票真伪查询验证和电子发票的重复报销认证，自动提示预警。过期票、发票抬头错误的票据系统会自动查验警示。一方面，能够提醒报销人员注意，减少退单率；另一方面，系统的智能化审核能够减少财务人员的工作量，提高财务工作效率。

5.档案电子化存储

完成报销后，系统能够自动将上传的电子票据和附件与相关凭证进行关联，形成电子档案。全面实现档案资料电子化存储后，教职工可通过智能报销系统查询报销历史记录及调取相应的票据、附件图片，无须再到财务部门或档案馆进行现场查询，方便教职工进行项目结题和审计。

三、H高校智能财务系统的实施路径

智能财务系统从初步设想到最终落地实施，得益于学校领导和全校多部门的支持和通力合作，经过系统服务器升级、业务流程和财务签批流程梳理、搭建系统测试环境不断测试和完善，到制作操作指南、进行业务培训等一系列实施步骤，保障学校智能财务系统的顺利推行。

（一）系统调研，升级软硬件设施

H高校财务部门在初步设想推行智能财务系统前期，派相关财务人员到系统软件开发公司及目前已实施智能财务系统的几所高水平院校进行实地调研走访交流，深入了解系统操作模式、实施步骤及实施难点。同时，对于学校内部，财务部门通过现场座谈交流和发放调查问卷的方式，广泛征询本校二级单位、职能部门、审批人、各类报销人员的系统需求及建议，在取得内部共识和外部充分调研的基础上，结合学校实际，制定出系统总体实施方案。财务部门根据方案，初期先与软件公司对接，完成系统软硬件升级，配置虚拟服务器，扩充图片存储服务器存储容量等前期系统实施基础工作。

（二）系统初始化，梳理业务流程

智能财务系统作为信息化工具，将原本线下复杂分类和计算的报销环节转化为信息化终端的自动输出，系统智能化功能的实现依赖于系统内嵌的各项规则和标准的初始化设置。基于大数据票据池，大量测试不同类型的票据，对不能识别的票据类型，与软件公司反复沟通，对系统进行修改设计，来实现系统的智能识别功能。如针对其他省份不常见的一些票据，如定额发票，新增系统功能，允许手工补录信息，来实现报销的便利性。根据财务规则设置发票内容与会计科目的匹配对应关系，来实现系统的智能填报及会计凭证的智能处理。同时，以推行智能财务系统为契机，财务部门针对不同报销业务类型，日常报销业务、差旅业务、借款业务、酬金业务、资产业务，对各项业务流程进行再梳理，结合学校具体报销规定，优化业务流程，定制适合本校的业务流程模板，尽可能简化和优化系统操作流程。以常见的差旅费业务为例，报销涉及车费、住宿费和差旅城市间交通补贴及伙食补贴等，由于不同省份、不同高校对差旅费报销的具体执行规定有差异，在智能财务系统初始化设置时，需要定制适合学校自身情况的差旅业务模板。在系统后台依据差旅报销规定设置计算公式和逻辑判断，来实现系统的自动计算差旅补助、自动控制住宿费限额标准等智能化功能。

（三）设置线上审批流程

智能财务系统实现了报销单的全过程线上流转审批。线上审批流程需要在系统后台进行预设，依据业务类型和经费类别来设置相应的审批流程。财务部门通过梳理不同业务类型和不同类别项目经费的财务审批要求，梳理出几类通用审批流程。同时，基于校院两级财务管理体制，考虑到部分学院经费审批的惯例，允许学院根据自身审批需求进行个性化定制，以满足特殊审批需求。另外，在预设审批流程时，由于整个审批环节链条长、涉及人员广，可能涉及项目负责人、单位“财务一支笔”、归口管理部门以及其他有关审批人，因此，在预设审批流程时，应将内控机制内嵌于流程来规范不同层级、不同部门审批人的权限、程序、责任范围等，规避财务风险。审批推送时间设置也是系统需要注意的环节，教职工在非工作时间提交报销单，审批人可以设置审批任务平台、短信提示的时间段，避免在非工作时间频繁接到提醒，造成不好的用户体验。

四、H高校智能财务系统的实施保障

（一）发挥领导在智能财务系统建设中的引领作用

智能财务系统的推行，重造了业务流程，改变了学校现行财务报销模式。任何新的模式推行都需要自上而下的引领，要充分发挥领导在智能财务系统中的引领作用，形成校内部门之间紧密配合、协同一致，从人力、物力、财力上保障系统的顺利落地。推行智能财务系统，要站在整个学校层面上去重新架构业务流程，尤其是网上签批的应用，在实施中需要各部门负责人从旧的线下签批模式改成新的线上签批模式，积极推动新系统的实施，才能带领全校师生更快更好地接受智能财务系统，体验到变革带来的便利。

（二）完善内部控制

智能财务系统的实施是对高校经济业务的流程再造，财务部门需要对适用于旧财务报销模式下的内部控制流程进行重新梳理。在新的智能报销模式下，首先，需要按照新的业务流程模式，确定可能存在的风险点，进行风险评估，并针对每个风险点逐个制定风险应对措施。此外，智能财务系统并不是简单地将现行业务搬到线上操作，其中的控制活动也会相应地变化。财务部门应当在风险评估的基础上，针对具体业务和事项进行进一步的分析控制，如新的工作节点中是否存在不相容岗位分离管理、分级授权审批控制等。最后，在智能财务系统上线运行后的会计年度进行内部控制自查，并引入第三方机构，对学校的内部控制进行客观的评价，保证新的模式下内部控制的有效性。

（三）智能报销模式和现行报销模式并行

为保障智能财务系统对现有报销模式的顺利衔接，财务部门在推行智能财务系统初期，可实行智能报销模式和现行报销模式并行的方式。稳步推进，先挑选5-6个具有代表性的院系进行试点，边试边完善，派遣财务专人对接试点单位，建立微信咨询群、开设财务专线咨询电话，及时处理、反馈试行阶段发现的各类问题，并及时与软件系统工程师有针对性地修改、完善系统。待系统逐步稳定完善后，再在全校范围内全面推行。待智能财务系统正式在全校推行后，财务部门也要留足过渡期，允许智能报销模式和现行网上预约报销模式并行，柜台设置人工窗口，专门处理传统报销单据，妥善处理好新旧系统衔接转换中出现的报账问题，并逐步引导师生采用新系统报销，使师生体验到智能报销系统的便利性。同时，在过渡期内，尽量简化报销流程，对于线下签批过的报销单，无须报销人重复签批。

（四）加强宣传、培训与沟通

为平稳有序推动智能财务系统启用，财务部门制作了精简的宣传视频，展现出智能财务系统的便捷；并印制《智能财务报销系统操作指南》和《智能财务报销常见问题解答》，为教职工实务操作智能财务系统提供详细指引；同时，通过网站、微信公众号、业务培训、现场面对面演示等形式加强宣传推广。在现场宣讲推广的过程中，关注教职工的不同需求与意见，积极思考采纳，进一步完善系统功能，最终实现电子票据、校内转账、酬金申报等业务由财务代为打印，无须投递。

五、对推行智能财务系统的建议及思考

（一）构建高校内部大数据一体化平台

高校智能财务系统的推行，是高校信息化建设的重要内容。结合目前高校信息化建设的实际情况来看，普遍存在校内不同部门使用各不相同的业务信息系统的情况，形成“信息孤岛”。高校在推进信息化建设的进程中，要从全校的高度进行顶层建设，统筹规划，整合高校内部各业务大数据平台的一体化建设，打通信息壁垒，创新数据在校内的共享方式，实现服务事项跨系统联动办理、跨部门协同处理机制，逐步推进智能财务系统与学校科研管理系统、人事系统、合同系统、资产管理系统等其他业务系统数据和流程的对接，以实现真正的高校“一门式”智能服务平台。

（二）大力引进和培养复合型人才

随着大数据、人工智能等新技术的发展，对高校财务人员提出了新的挑战和更高的要求，智能财务时代下的复合型人才，不仅要具备专业的会计知识，还应具备计算机应用能力，以应对高校财务信息化的高速发展。因此，高校财务部门要着力打造复合型人才队伍，大力引进和培养复合型人才，一方面，可增设岗位，积极引进既懂财务又熟悉计算机技术的高端复合型人才从事财务信息化工作；另一方面，可通过加强与财务系统软件公司的沟通交流，多组织系统培训，加强对部门财务人员的信息化技能培训。财务人员自身也要主动转变职能角色，要从传统的大量重复性劳动中解脱出来，着力提高自身决策分析能力和信息化技术应用能力，努力成为高端复合型人才，助力高校财务事业持续发展。六、结语高校智能财务系统的推行，有效推动了高校财务管理向智能化、数字化转型。智能财务系统具备的智能识别、智能填报、全过程线上审批、双平台运行等优势，进一步优化了高校财务报销流程，有效缓解了财务“报销繁”难题，提升了师生财务报销体验，进一步提高了学校财务信息化水平。智能财务系统的应用，改变了学校现行财务报销模式，高校在推行智能财务系统时，要充分发挥领导在智能财务系统建设中的引领作用。同时，加强对新系统的宣传和培训，重点做好新旧系统的过渡衔接，以保障新系统的顺利上线。

作者:周舒 单位:河南大学

高校智能财务篇2

引言

随着人工智能、大数据、区块链、云计算、网络安全等新兴数字产业的快速发展，高校财务信息化建设迎来重要发展期，尤其是我国“十四五”规划和2035年远景目标纲要等政策的出台，“加快数字化发展，建设数字中国”已成为我国各行业信息化建设的目标和方向。财务信息化作为各行业信息化的先行者，更是迎来了新的发展机遇。提升高校财务智能化水平，为高校教育事业发展提供更优质有效的服务，成为高校财务管理工作改革的迫切需要。结合突发事件给高校财务的传统管理模式带来的冲击，财务信息化建设面临巨大的挑战，同时也蕴含着新的发展机遇。高校作为信息化领域研究和实施的主战场，应及时响应突发事件的报销需求，即要尽可能减少人员接触,降低突发事件带来的风险，又要保障财务工作有序开展。一种全新的智能报销-零接触报销方式成为日常财务报销的迫切需要，它最大限度减少突发事件对报销的影响，同时也解决了报账人耗费大量的时间往返各部门间找相关领导审批签字的情况，极大地缩短了整个报销过程的时间，极大地提高工作效率。

1高校报销财务体系存在的问题

目前国内多数高校财务报账仍然采用传统方式，报销业务30%仍采用人工制单记账，重点高校90%为被动的网上预约线下投递方式，99%的高校依然是纸质彭正归档。传统报销方式最主要特点是：接触性、纸质化。师生需要将纸质的发票及相关资料（包括报销票据、所需合同、增值税发票查验单及科研部门要求的相关单据等），经过负责人、相关部门审批签字后递交到财务部门。其面对突发安全事件时局限性如下：

1.1存在面对面接触、发生交叉感染的风险

传统报销必须接触纸质票据，经项目负责人部门领导审批、签字和财务报账等环节，审核部门面对的是全校师生，财务部门面对的是全校报账人员。纸质票据是病毒传播的媒介，而师生服务大厅、报账大厅是人员流动性大、相对密集封闭场所，密切的接触增加了感染的风险。

1.2投递式报账未实现报账预审，问题单据高

现阶段大部分高校实行的是投递式报账模式。投递式报账取消了预审模式，报销人从财务系统网上预约后将打印出的报销单投递到投递机中，由于没有审核造成了大量有问题的单据，错误率高达20%，问题单据始终居高不下。很多高校有专车往返退回问题单据。

1.3人工依赖性强，工作效率低

目前大部分高校实行的是网上预约、投递机自助投递的报账模式。此模式解决了师生现场报账、排队等待的问题，但是报销单仍需要线下审批，师生要在各部门之间跑审批，除了项目负责人签字，各类不同经费支出还需要科研部门、教学部门、人事部门、国有资产管理部门等审批，一旦某个部门审批未通过，整个报销周期延长。高校经费下拨额度日益增加，报销业务量日益剧增，报销单据量有增无减，财务人员忙于审核和制单环节，无暇顾及财务管理工作，如果遇到报销旺季和项目验收节点，只能通过加班加点来完成工作。1.4纸质媒介易丢失、难保存现阶段高校账务媒介仍然是纸质票据，有的高校涉及到涉密项目，对涉密文件的保存性要求极高。根据规定，会计凭证的保管时间长达三十年，增值税发票、合同等纸质资料，因保存时间长、空气潮湿、水灾火灾等自然因素或人为因素，发生老化、发潮、损坏丢失或被盗，而纸质发票的唯一性、合同文件的保密性，一旦丢失或被盗将发生不可逆补的后果。

2高校智能报销流程设计

高校智能报销是以信息技术为支撑条件，实现财务报销所有环节均为网上办理的无纸化报销新模式，主要是在网上实现票据智能识别、报销单智能填报、全流程线上审批、智能账务处理、自动支付等全过程智能化报销服务，实现“一网一门一次”的服务理念，实现师生报销0跑腿。高校智能报销流程如下图所示。教职工通过电脑网页及手机微信端两种方式登录智能报销系统，线上完成财务报销各项业务工作。智能报销系统应用了智能识别技术，通过票据识别及验真、报销单自动归类汇总填写、全过程线上审批、自动生成会计凭证、自动在线支付实现全过程线上智能报销。高校智能报销中纸质发票和其他附件可通过手机拍照上传，电子发票PDF文件上传，实现了报销票据全电子化存储。智能识别票据系统实现了票据识别验真及票据关键信息（包括金额、抬头、发票号码、税务登记号、收款单位账号、户名、开户银行等）提取。智能报销系统根据提取的发票信息依据系统设定的财务报销规则填列费用类型、支付信息，通过项目预算审核后自动生成报销申请单。审批权限进行线上审批。按照财务制度要求完成线上各级审批，生成报销申请。会计接收该笔预约申请，系统自动生成报销凭证，会计核对报销金额、入账科目及票据各类核对要素，全部符合报销规定后确认财务凭证并打印凭证及上传的全部电子附件，粘贴后转给复核人员进行复核，复核完成后由出纳人员完成无现金直接支付。

3高校智能财务体系优势

整体报销流程均实现网上办理，仅在开始由报销人是网上提交报销各种材料，极大方便师生。真正实现了财务报销“0”跑腿。较以往的报销具有明显的优势。

3.1从多个层面方便报销人员

高校智能报销实现全流程网上办理，取消了传统报销票据分类整理及粘贴、各类发票的金额统计、填制报销单、相关负责人签批、单据投递到财务部门等主要程序，极大节省了教师的宝贵时间，保证将精力主要放在教学和科研上。对报销人员的财务专业知识要求降低。高校财务报销特点是项目类别多，各类项目的经费支出要求各不相同，在传统的报销方式下，填制报销单时还要根据会计科目对应汇总发票费用项的金额，这就要求报销人熟悉财务专业知识。

3.2方便各环节审批人员

由于各级审批领导往往比较忙，传统的签字方式下，由于不定时签字，领导的工作不断被迫打断，降低工作效率。智能报销的网上审批的短信提醒功能，领导能够主动安排时间集中审批，也可随时审批，时间灵活性大，提高工作效率，比线下审批更加简便，时间上由被动变为自动，保证领导重要工作安排不被间断。

3.3减少会计人员工作量，减员增效

高校智能报销系统财务凭证是由系统自动生成的，会计人员只需负责核对入账信息及票据信息等是否正确，无需自己输入凭证科目、项目、摘要的凭证信息，传统的会计功能已经由智能报销系统自动完成，会计前台人员功能主要转变为审核功能，目前有些高校设有的专职审核人员工作内容与之重复，建议可以取消。

3.4方便查阅会计档案

高校智能报销系统所有报销附件都是通过电子版上传并存储保留在专用的数据服务器上，可以随时提供各类财务查询。财务人员可以在财务专网的核算系统中进行各类报销附件电子影像查阅。财务门户及手机微信端为教师提供线上查询，不用到档案馆翻阅纸质财务档案，并在线生成项目预算执行进度表、项目结题财务收支明细等，方便项目结题验收。智能报销系统提供的线上电子影像档案查询方式，不仅方便教师查阅财务档案，也减少档案现场查阅量，对学校档案工作也起到了减员增效的作用。

3.5为财务分析及决策提供数据支持

高校智能报销系统采集了更全面的财务数据，为大数据分析应用平台提供充分的财务数据支持。应用第三方基于大数据基础平台之上的分析应用平台，通过特定模型和先进算法，通过智能财务系统采集的全面报销数据，进行更精细化的财务数据加工和整合，提供更高质量的各专项财务分析报告，为学校各重大决策提供财务支持。

3.6完善内部控制制度

财务报销的风险防范是高校财务内控的主要内容之一，完善财务报销内部控制是内控建设的一个重要目标。智能报销系统采集了全面的报销数据，对报销环节中的控制环境、控制活动、面临的风险点等都提供了数据支持。以智能财务报销系统为基础，建立基于大数据的实时内控稽核管理系统，链接财务与税务、工商等系统，互联互通数据，实现财务报销业务事前审核对方单位状态，、事中防范、事后稽核等全程内控审核，有效地实施财会监督，确保智能财务报销业务的质量和安全。

4高校智能财务报销保障措施

高校智能财务报销是基于大数据、云计算、人工智能等新兴技术为基础的新的报销方式，全部报销流程均实现线上办理，报销流程全覆盖梳理是最基本要求，同时对财务信息系统的数据安全、网络安全提出了更高的要求，这也是各类信息系统应该考虑的首要问题。

4.1报销流程全覆盖梳理

智能财务报销系统中财务凭证自动生成及线上审批环节的顺利流转，财务报销不退单，是保障智能财务报销系统正常运行的基本条件之一。要充分做好这两项工作，对进行各项财务报销业务流程梳理，并清晰每一项报销业务所需财务相关要求及每个环节的审批后，针对每一种业务类型流程在进行优化设计，使其尽可能简洁又高效运行。要实现会计凭证智能准确生成，必须制定全面的规则和标准，包括发票类型和会计科目的对应关系，会计科目、经济科目、经费核算要求和内容，各类费用的包干标准等，才能将系统采集到的经济业务信息与会计科目、经费项目等会计核算必须的要素相对应，系统才能根据相应的规则和标准自动进行报销业务的处理。由于高校经费类别多样，不同类别的经费审批要求不同。因此，要依据经费类别对审批流程进行认真全面梳理，确保不落下任何环节，避免因审批不全会计进行退单处理。由于各级审批领导工作繁忙，审批的操作要最大程度简洁方便。

4.2数据安全

智能财务报销实现了会计档案的全电子化，包括电子发票、报销单据、纸质发票电子影像、审批签字、记账凭证等，这些数据全部保存在财务存储设备，为财务各类数据实时查询提供方便。同时,如何保证这些财务电子会计档案信息不被篡改、丢失、泄漏，是一个必要且迫切需要解决的难题问题。一定要设计好系统的数据安全策略，保证数据库中每条财务数据安全。建立财务数据备份制度，通过一定的安全设备和信息技术，实现双机实时异地备份及每日异地备份，保障整体财务数据安全。

4.3网络安全

智能财务报销系统不同于校内其它系统，大部分高校都具有独立的财务专线网络，而智能财务报销系统需要与税务、银行、工商等校外系统互联互通，网络安全至关重要，设立必要的保障安全的软件系统及硬件设备（如网闸等）等，确保财务网络运行环境安全。

5结语

高校财务智能报销系统实现了师生报销一次不用跑的新的报销方式，缩短报销时间、随时查询报销进度，通过网上预约智能生成报销凭证，减少会计人员工作量，提高工作效率，完善保存财务报销全部基础数据，为各类财务分析提供基础数据支持。高校财务智能报销系统通过网上报销票据验证及实时联通工商税务等系统确认付款单位合法有效等措施，有效防范高校内部风险，提高高校的资金监管水平和财务管理能力，实现高校综合治理体系现代化，将高校财务基本职能的发挥和延伸职能的拓展推向新的高度，有效提升高校财务治理效能，为信息化时代智能财务报销体系在高校的广泛应用提供参考。

作者:高芳 单位:赵敬予

高校智能财务篇3

在移动互联网时代，随着电子商务、高科技信息技术的建设与发展，高校财务信息化建设的重要性日益彰显，各类财务信息使用者对高校的财务信息的提供和使用有了更高的要求，这种高要求不仅体现在准确性上，还体现在及时性、方便性和协同性上。而高校财务信息化建设与实践对规范高校制度化建设能起到正向的引导和示范作用。财务部门的工作人员要充分学习和掌握移动互联网信息技术，把握学习态势和方式的变化，掌控人工智能技术和科技带来的大数据资源优势，从复杂、机械、琐碎的财务工作中解脱出来，将财务数据资源和办学教务资源进行无缝对接，提高高校财务信息化水平及服务高校发展办学的能力。

一、加快建设高校财务信息化的意义

高等教育改革随着改革开放的不断扩大而深入推进，高校财务信息的提供需要更为快捷并且高效，高效财务信息化建设日益成为大家关注的焦点。我国《中长期教育改革发展纲要》中明确指出：学校的信息化建设要加强管理，促进学校信息化建设进程，提高标准化和规范化管理水平。高等学校的财务管理工作是高校管理工作的重要内容，提高学校的信息化建设，有利于财务工作的业财融合，也有利于财务会计向管理会计理念的转变。建设高校财务信息化方面的工作刻不容缓，在教育体制改革进程中，高校财务信息化建设和实践应当积极主动地参与其中，成为中长期教育改革工作中必不可少的一部分。随着高等学校的扩招和高等教育的日渐普及，高校的发展规模也不断扩大，学校的人、财、物数量和种类均与日剧增，这必然使得高校财务的工作量也飞速增加。以凭证录入电子化、线上线下协同办理为标志的财务信息化的构建工作已经在各高校开展。在大数据技术和人工智能科学的背景下，高校的信息化建设除了要达到反映经济业务事项，提供高效快捷的财务信息的目的之外，也应该可以根据不同需求，即时对财务信息数据进行自动加工和综合分析，使得高校的财务管理工作更加完善系统化，财务信息能够在准确、真实反映学校收支情况的基础上，系统体现学校的国有资产、后勤、人力资源、科研、教务等部门和单位的详细内容。基于网络或移动智能终端实现无纸化审批流程、自定义审批流程，各级领导在线上审批签字，切实落实放管服，同时，高校财务信息化建设也并不是财务部门能够单独完成的，而是需要整个高校的方方面面甚至全社会的联动才得以实现。

二、高校财务信息化建设中的问题

（一）收费管理系统需要更新

因为行政事业单位财务收支执行“收支两条线”原则的特殊性，部分高校的收费管理工作多年来因循守旧，对于各类学生的学费住宿费双学位费用的收退费数据初始化录入工作和收费单据的生成都要靠独立科室操作。另外，高校财务收费生成的票据依然是机打纸质或者手写的人工票据的，无纸化形式收费还没普及，这与当前智能办公和信息技术的广泛应用不适应。同时，招生信息系统、收费系统、学生系统和教务教学系统各自为政，在高校内部各部门之间并没有实现数据的即时共享和无缝对接。从而造成了办公效率低和重复劳动，造成了资源浪费。工作中，常见到一些学生缴费数据和相关文件在各部门相互人工送达。所以学费、住宿费、书杂费等各类费用的收缴工作在高校财务工作中呈现“孤岛”现象，学生无法随时动态精准的通过数字化校园、小程序系统或者移动终端APP查询学费等费用的应交应退情况，更无法在移动终端系统自助缴费等。

（二）预算管理系统需要得到完善

部分高校内部很多部门，认为财务预算是财务部门的工作，对于其连续性，规划性认识不足，不能积极参与其中，只是简单的申报各部门所需资金经费的数额，对于财务预算管理较为弱化，预算编制软件设置不科学，简单落后，主要是靠手工录入编制预算，这就导致预算编制过程较长，经常的修修改改，工作繁琐容易出错。即使有的高校利用了预算管理系统，但可能是数字化校园尚未搭建，各职能部门无法有效的联动，导致不能进行网上系统填报，预算管理系统仍然只是财务部门在维护运用，不能发挥应有的作用。因此，在目前可根据实际需要，高校可利用财务共享中心将进销存等功能与高校财务管理相结合。相对于传统的财务管理内容来说，其现代化财务管理模式可有效对高校财务报表数据进行分析，帮助高校形成良好的发展方向，从而对高校的整体环节起到监督作用，确保高校能够长久发展。

（三）会计核算系统亟待更新

随着社会上各经济主体电子发票的普及，会计核算系统在财务信息化过程中存在的问题日益暴露，比如无法实时联网查验发票的真伪，无法准确识别电子发表是否真实、以及是否存在重复报账问题，无法储存电子发票及合同，按工作需求导出生成各类信息表格等等。另外目前虽然有部分高校已经实现了网上报账，但因为这种网上报账可能只是包含了网上填单，修改，预约工作，后续的网签、审批、票据审核以及报账成功与否的状态，转账进度查询、有无错误或者退回等等功能都无法实现，更无法与国库集中支付、各类银行支付系统实现完全的对接。同时由于核算系统和科研系统是属于不同部门工作人员使用的软件，可以说是完全独立的，科研项目的经费预算设置、变动不能即时在两个部门交互显现更新，科研工作者无法通过财务信息化来查询自己科研的相关财务信息。国有资产管理部门的系统中的编码设置与会计核算系统里的编码设置也不一致，可能导致两个系统中的数据无法相互共享和利用等问题出现。

（四）复合型人才在财务信息化建设与实践中比较缺乏

在大数据、云计算等互联网技术背景下，高校财务信息化水平的要求势必也将不断的提高，虽然随着技术的持续普及推广，各高校对财务信息化建设积极推进，大多数财务人员都在会计继续教育的过程和实际工作中掌握和了解一定的技能和知识。但是这些碎片化的知识不足以应对新技术在财务工作中的完成和应用。财务信息化建设实际上对高校财务人员有综合性的要求，只是掌握财务会计、审计等财经类方面的专业技术是远远不够的，同时也必须能够处理其他与工作相关联的问题，特别是计算机技术与运用方面的基础知识，而当前财务部门中恰恰缺少这样的复合型人才。

三、大数据时代背景下高校财务信息化的建设与实践

（一）主动寻求软件供应商优化财务收费管理系统

财务收费管理系统要逐渐适应大数据时代对数据的共享需求，比如不用事先设置学生收费信息，从招生录取学生的数据库中读取学生信息，自动生成学生的学号、身份证号、学院和专业等相关数据，同时保证财务收费管理系统与教务系统、学生系统可以对接，数据共享。预设收费标准，学生只需要通过身份证号或者一卡通号、学号等就可以在家或者任何地方随时完成缴费，而不需要在特定的时间段去财务部门预约或排队。而学生的学号将作为唯一的标识，与学生处和教务处等部门的管理系统进行对接。学生可以在手机APP或者小程序上进行缴费，并可以自主决定保存或者打印电子票据。凭证号与电子票据号关联，最终实现票款关联。

（二）建立和完善预算管理系统

在现在的云计算、大数据形势下，各高校应尽快开发独立的预算管理系统，职能部门和附属单位根据预算管理要求和实际工作量，在特定时间段网上自行填报本单位下一个工作年度的资金预算信息以及后续调整预算的情况，网上预算申报时可以上传相关的资金测算依据以及资金适用范围，还可以扫描、上传立项的合同或者附件等，支持审核轨迹查看，并记录往年申报数据，从而帮助决策者深入了解预算拨款的执行完成情况。与此同时，在高校财务管理中应优化工作流程，以此提升财务管理水平。可建立财务共享中心，以此使财务管理工作更加集中化，也提高了财务管理水平与管理效率。在高校财务会计工作中，可利用财务共享中心为高校财务管理进销存一体化提供解决方案，并且也能够准确地与财务系统共享。以此帮助高校形成业务、凭证、账簿、报表的全面数据流程，实现由基本的管账到全方位的管理。会计核算系统应该将预算管理系统对接到会计核算系统的数据库中来，支持对批复后的申报数据的细化、调整或者追加。从具体项目执行的情况和效果的角度来为决策者的预算拨款决策提供数据支撑，预算审核通过后，会计核算系统自动同步而无需财务人员手工录入，年末预算执行情况也可以直接导入预算系统进行数据比对和差异分析，真正地实现网上办公和信息共享。

（三）高校会计核算系统的优化设计

高校会计核算系统为各部门的系统提供统一审批平台，其他系统可以将需要审批的单据信息传递至本系统，本系统可以对相应单据进行审批，并将审批结果回传给对应的系统，实现数据的实时统一。同时，在信息支持下，财务管理可通过强化高校内部经营管理能力。并且，在信息支持下也有效保障了高校决策者进行正确、及时的决策。帮助了财务管理人员更好地提升能力、履行职责，在信息支持下可构建支撑单位发展的数字化、智能化财务管理体系。以此帮助高校从实际操作层面到智能财务共享中心层面时，可以进行规范性、标志性、准确性的建设理念，促进财务管理中的各项任务。其会计核算系统要实现财务、税务系统完全对接，以保证实现电子发票使用和验证的实时数据共享，将电子发票扫描录入财务报账系统后，税务系统将自动识别发票真伪，无需打印税务发票的查询真伪附件，从而实现无纸化发票的实时在线查询、认证。这样做有利于进一步实现会计核算系统与税务系统、银行信用系统的对接，真正实现数据化、信息化管理。在数据库中，各类数据应该是资源共享的，会计核算系统将成为数据库中的一个模块，各个模块不仅可以相互对接，而且还可以和人事、国资、数字化校园、科研、教务、学生、档案等部门的数据共享，二级单位和职能部门可以分级授权、查看经费使用情况。除了实现各个模块功能共享之外，核算系统中还应该含有辅助功能，比如实现数字签章、数字签名、认证等安全保障功能。比如教职员工网上报销、填单、预约、自动计税等。教职工网上报销后，可以通过网上财务系统即时查询报账单受理情况、审核情况，实现通过审核的资金可以自动生成会计凭证。一定时间后，自助查看报账成功与否的状态，转账进度查询、有无错误或者退回等等。

（四）多方面培养高校财务工作人员，打造复合型人才队伍

在高校财务信息化的建设和实践中，财务工作人员是最具体的实践者，他们也是财务信息化系统的维护者。所以对于财务岗位的工作人员来说，在具备较强的财务管理能力和工作经验的基础上，也必须要有较强的对新知识新技能的学习能力，提高自身对高校财务信息化工作的处理能力。其财务管理工作涉及到大量的资金，很可能出现问题，所以需要从外部和内部加强监督，但是无论是从外部进行审计监督还是从内部控制监督都具有一定的难度。首先，在思想上每个工作人员应当加强认识，意识到在大数据时代，高校财务信息化建设的意义和目的所在，了解财务信息化建设的优越性和必然性。其次，财务人员应该加强学习，在掌握专业财务知识的同时，也应系统地了解现代化网络和科学技术，学习财务专业和计算机技术交叉专业的知识，加强对会计信息系统的数据分析处理、流程设计、数据采集等方面的专业知识的学习。在财务核算系统后期维护上，弱化在软件运用方面对供应商依靠，最大限度的提高高校财务信息化发展的程度和效率。再次，财务工作人员应该具备本岗位工作所涉及到的信息化技能，积极参加相关业务培训，有意识地更新自己的信息储备，提高信息意识。高校财务人员应加强业务意识、服务意识，弱化管理意识，积极主动提高自身的服务质量，全身心地投入到完善高校财务的工作中去，在先进的信息化管理模式中不断学习，吸取经验，让自己成长为复合型人才。最后，高校也应该重视多方面培养财务工作人员，多提供培训学习的机会，引进懂财务的计算机专业人才，有意识的打造复合型人才队伍，使财务工作人员能够为高校的健康发展添砖加瓦。

四、结语

在智能化、科技化、数据化、信息化的今天，高校的财务管理工作和具体业务流程已经发生了很大变化，财务、业务、信息技术三位一体，财务与业务工作流程是紧密结合在也一起的，对信息和数据的运用和共享已经是高校各部门的整体需求。把学校内部的相关数据融合到一个中心平台上，实现全业务的数据融合，可以降低学校运行的成本，并且优化高校的各种办学资源，也为高校的财务管理工作的发展提供了更好的机遇和平台，有助于提高学校财务管理效率和服务水平，高校财务部门应该提高认识，转变观念，会计事后核算转变为事前预测，具有前瞻性。改进业务流程，管理关口前移，强调对业务的实时管控来防范风险,克服财务信息的滞后性。积极主动的促进数字化校园的建设，提升信息化水平，业财融合是通过信息化实现的，各种业务系统的信息有效贯通、信息共享，实现信息自动传递并生成财务数据，过程清晰透明。构建财务信息化系统，使高校的财务工作更好的服务师生，服务高校的全方位发展。

参考文献

[1]林玮鹭.高校财务信息化建设现状及建议[J].国际商务财会，2017(9)．

[2]高远.政府会计制度下高校预算管理问题研究[J].环渤海经济瞭望,2020(8).

[3]陆海清.高校财务信息化管理现状分析与建设策略思考[J].中国市场，2017(31)．

作者:刘帅