关键词：数字化 管理 干部人事档案 问题
干部人事档案是组织人事等部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件资料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。从目前的情况看，干部人事档案的提供、利用主要是以实体档案为主，实现数字化管理的管档部门寥寥无几。实体档案虽然利用范围广、适应性强，具有原始凭证的作用，但它利用效率低，工作量大，难以适应现代数字化和档案管理网络化的需要，对人事档案的调阅、管理造成很多不便，降低了工作效率。因此，如何加强干部人事档案的数字化管理，就成为广大档案管理工作者亟须研究的一项全新课题。笔者结合多年从事档案管理工作的经验和体会，对加强干部人事档案数字化管理进行了深入研究和分析，形成了研究报告。
一、干部人事档案数字化管理的现实意义
干部人事档案数字化管理是一项综合性强、具有创新意义的系统工程。推进干部人事档案数字化建设，对提高干部队伍素质，增强组织人事部门创新能力，更好地服务于人才人事工作具有积极的促进作用。
（一）有利于人事数据的系统化分析，便于充分整合人才资源
当前的干部人事档案管理从收集、整理、归档、利用，工作周期长，检索查询慢，缺乏对整体档案数据的系统化分析，干部人事档案数字化管理后，可以处理大量复合文档的数据信息，更好地提供干部人事管理过程中全方位的信息。尤其是利用干部人事档案数字化管理系统软件，可以自动生成翔实、直观的人才信息分析图表，准确地对这些信息资料进行综合分析，有利于为人才资源潜力的开发和决策提供可靠的借鉴依据，对于组织人事部门改进工作方式、提高工作水平、整合人才资源有着重要意义。
（二）有利于提高档案资源的利用效率
长期以来，各级各类干部人事档案基本上是以馆藏文书形式存在的，查阅利用时，往往要找柜子，翻盒子，不仅效率低下，而且会造成原始档案的接触性破损，甚至丢失、散佚。因此，改进档案管理现状，实现干部人事档案数字化，可以实现网上的即时查询，避免人事档案在查阅、转递过程中出现丢失。数字化不仅能够实现档案信息资源的共享，而且具有便捷灵活性等特点，以此有效提高档案资源的利用效率。
（三）有利于重要人事档案载体的持久保护
人事档案纸制载体是最原始的证据材料。干部人事档案所记载的内容是和干部个人成长发展息息相关的各种信息，具有原始证据性、法律性等特点，在职称评审、提拔重用、工资晋升等方面都有着重要的凭证作用，因而，人事档案纸质载体的保护尤为重要。实现干部人事档案数字化管理，可以充分发挥数字化档案的共享性、复用性、交互性等特点，从而减少了原始纸质档案材料的人为破损，利于人事档案的长久保存和利用。同时，利用计算机检索功能查阅电子档案，省去了逐卷逐页查找的时间，减少了纸质档案翻阅次数，有利于纸质档案的保护。
二、干部人事档案数字化管理中存在的问题
尽管干部人事档案数字化管理工作意义重大、作用突出。但受当前人才、设备、技术等因素制约，工作中仍然存在诸多问题，主要表现为以下几个方面：
（一）管理方式传统滞后，数字化程度不高
受传统人事管理体制影响，当前干部人事档案管理方式大多还局限于手工操作为主的传统管理方式，缺乏适应性较强的人事档案数据库系统和专门的管理软件，一般采用自行开发研制的人事档案管理软件，实现计算机管理的环节十分有限，硬件配置相对滞后。而且录入数据库系统的档案数据也会存在不准确、不及时更新等问题，造成数据库质量不高，降低了人事档案管理数字化的使用效率。这些无疑使干部人事档案难以满足档案数字化管理的需要，以致档案管理数字化程度较低，无纸化阅档基本没有实现，给干部人事档案的查借阅利用等工作带来了极大不便，既不利于档案的保管利用，又影响了服务效率。
（二）高素质的复合型档案管理人员缺乏
实现干部人事档案数字化管理，必须拥有一支掌握数字化知识的档案人才队伍。据了解，当前既懂档案业务知识，又精通计算机管理的复合型档案管理人员短缺，成为人事档案数字化建设过程中的一大瓶颈因素。由于种种原因， 当前干部人事档案管理部门大都缺乏档案专业知识的系统培训，这样一来，档案管理人员的业务水平就受到了明显局限，无疑严重影响了人事档案数据开发的力度、深度和档案利用率。而在广大干部人事档案管理人员中普及现代计算机技术、数字化技术、通信技术、网络技术等的教育， 都还需要一个相对较长的历程。
（三）档案资源的开发利用有待深化
利用水平低是目前干部人事档案管理中存在的一大问题。档案利用工作中，检索、查询工作频繁，在提供服务方面形成比较封闭和被动的局面。实行数字化档案后，既能简便、高效、快速、准确地查找出所需干部人事档案信息，又减少了对纸质档案的磨损，提高了纸质档案的使用寿命。而且，当前档案数据的内涵资源未能得到充分开发，客观限制了人事档案资源的开发与利用，这些都影响了档案数据开发的力度、深度和档案的利用率。因此，在确保信息安全的前提下，加强干部人事档案资源的深度开发利用，切实发挥干部人事档案数字化管理的作用，是干部人事档案数字化管理工作中亟待解决的问题。
三、推进干部人事档案数字化管理的主要措施
针对当前干部人事档案数字化管理中存在的突出问题，作为档案管理部门，必须不断解放思想、创新思路，真正从提升档案管理水平、服务干部发展的高度，加快推进干部人事档案数字化管理进程，进一步提高档案管理的科学化、规范化、标准化水平。
（一）加强档案信息基础设施建设，持续加大投入力度
把加强信息基础设施建设作为各级人事档案管理部门的重要任务，添置必要的信息技术设备，加大信息的收集、存储、加工、传输等诸多环节的工作力度，构建人事档案数字化管理系统，搭建档案网络应用平台，进一步拓展服务功能，努力实现干部档案管理工作由传统管理模式向数字化、信息化、网络化管理应用的转变。同时在网络安全方面，可以按时间、次数等方式完成阅档授权，并对阅档过程进行详细的日志记录，在系统运行平稳、服务效率高的同时确保档案信息数据的安全可靠。
（二）创新档案管理机制，推进数字化进程
针对干部人事档案的管理现状，人事档案管理部门应创建一套适合组织人事部门实际需要的、符合单位服务理念的档案管理机制，使干部人事档案管理工作真正走向效率化的运行轨道。结合干部人事档案工作安全性、保密性强的特点，探索制定符合各自实际的干部档案信息采集、纸质档案与数字档案双套制管理等规章制度，通过建章立制加强对档案管理人员的监督。建立文件检索、档案查阅审批制度，严格审批登录用户和登录终端，定期检查授权终端，明确用户责任权限，为数字档案的使用提供制度保障。探索实行数字档案“日扫描周备份”制度，明确专人每天对报送的散材料进行审核扫描，每周对档案数据进行备份，提高档案信息安全性、稳定性。
（三）加强档案管理队伍建设，提供坚强人才支撑
档案管理队伍建设是当前干部人事档案管理数字化建设的关键。干部档案管理部门应更新观念，积极采取措施，切实加强对各部门单位人事档案管理人员的业务知识培训，同时要重视档案管理队伍专业素质的提升。一方面要加强计算机技术、网络技术、信息安全技术等方面的培训，通过聘请知名高校教授进行讲座，提高档案管理人员的专业技能。另一方面要注意培养、吸引和用好档案管理人才，特别是具有发展潜质的青年人才。从而，尽快培养出一支遵守制度、严守纪律、保守秘密、坚持原则，在系统开发与维护、档案数字化建设与管理等方面具有复合型专业结构的高素质人员队伍，为干部人事档案数字化建设提供强有力的人才支撑。
（四）加强档案资源深度开发，提高档案信息利用率
干部人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。在设置查阅权限、保障信息安全的前提下，可以更大范围地提供所需的档案信息，深化档案信息的开发利用。具体而言，可以通过密码设置和身份确认，增强开放性，提高透明度，确保信息的及时性。与此同时，严格按照管理权限由主管部门负责档案的日常管理和修改维护。对专家队伍、中层干部、人员需求、离退休人员等状况进行动态的统计、分析和预测，保证广大服务对象可以随时调阅所需档案资料，满足他们的档案信息查询服务，切实提高干部人事档案信息的利用率。
参考文献：
[1] 丘军江，林蔚.档案管理信息平台的深化与应用[J].中国电力教育，2011（27）.
一、干部人事档案数字化管理的现实意义
干部人事档案数字化管理是一项综合性强、具有创新意义的系统工程。推进干部人事档案数字化建设，对提高干部队伍素质，增强组织人事部门创新能力，更好地服务于人才人事工作具有积极的促进作用。
（一）有利于人事数据的系统化分析，便于充分整合人才资源
当前的干部人事档案管理从收集、整理、归档、利用，工作周期长，检索查询慢，缺乏对整体档案数据的系统化分析，干部人事档案数字化管理后，可以处理大量复合文档的数据信息，更好地提供干部人事管理过程中全方位的信息。尤其是利用干部人事档案数字化管理系统软件，可以自动生成翔实、直观的人才信息分析图表，准确地对这些信息资料进行综合分析，有利于为人才资源潜力的开发和决策提供可靠的借鉴依据，对于组织人事部门改进工作方式、提高工作水平、整合人才资源有着重要意义。
（二）有利于提高档案资源的利用效率
长期以来，各级各类干部人事档案基本上是以馆藏文书形式存在的，查阅利用时，往往要找柜子，翻盒子，不仅效率低下，而且会造成原始档案的接触性破损，甚至丢失、散佚。因此，改进档案管理现状，实现干部人事档案数字化，可以实现网上的即时查询，避免人事档案在查阅、转递过程中出现丢失。数字化不仅能够实现档案信息资源的共享，而且具有便捷灵活性等特点，以此有效提高档案资源的利用效率。
（三）有利于重要人事档案载体的持久保护
人事档案纸制载体是最原始的证据材料。干部人事档案所记载的内容是和干部个人成长发展息息相关的各种信息，具有原始证据性、法律性等特点，在职称评审、提拔重用、工资晋升等方面都有着重要的凭证作用，因而，人事档案纸质载体的保护尤为重要。实现干部人事档案数字化管理，可以充分发挥数字化档案的共享性、复用性、交互性等特点，从而减少了原始纸质档案材料的人为破损，利于人事档案的长久保存和利用。同时，利用计算机检索功能查阅电子档案，省去了逐卷逐页查找的时间，减少了纸质档案翻阅次数，有利于纸质档案的保护。
二、干部人事档案数字化管理中存在的问题
尽管干部人事档案数字化管理工作意义重大、作用突出。但受当前人才、设备、技术等因素制约，工作中仍然存在诸多问题，主要表现为以下几个方面：
（一）管理方式传统滞后，数字化程度不高
受传统人事管理体制影响，当前干部人事档案管理方式大多还局限于手工操作为主的传统管理方式，缺乏适应性较强的人事档案数据库系统和专门的管理软件，一般采用自行开发研制的人事档案管理软件，实现计算机管理的环节十分有限，硬件配置相对滞后。而且录入数据库系统的档案数据也会存在不准确、不及时更新等问题，造成数据库质量不高，降低了人事档案管理数字化的使用效率。这些无疑使干部人事档案难以满足档案数字化管理的需要，以致档案管理数字化程度较低，无纸化阅档基本没有实现，给干部人事档案的查借阅利用等工作带来了极大不便，既不利于档案的保管利用，又影响了服务效率。
（二）高素质的复合型档案管理人员缺乏
实现干部人事档案数字化管理，必须拥有一支掌握数字化知识的档案人才队伍。据了解，当前既懂档案业务知识，又精通计算机管理的复合型档案管理人员短缺，成为人事档案数字化建设过程中的一大瓶颈因素。由于种种原因， 当前干部人事档案管理部门大都缺乏档案专业知识的系统培训，这样一来，档案管理人员的业务水平就受到了明显局限，无疑严重影响了人事档案数据开发的力度、深度和档案利用率。而在广大干部人事档案管理人员中普及现代计算机技术、数字化技术、通信技术、网络技术等的教育， 都还需要一个相对较长的历程。
（三）档案资源的开发利用有待深化
利用水平低是目前干部人事档案管理中存在的一大问题。档案利用工作中，检索、查询工作频繁，在提供服务方面形成比较封闭和被动的局面。实行数字化档案后，既能简便、高效、快速、准确地查找出所需干部人事档案信息，又减少了对纸质档案的磨损，提高了纸质档案的使用寿命。而且，当前档案数据的内涵资源未能得到充分开发，客观限制了人事档案资源的开发与利用，这些都影响了档案数据开发的力度、深度和档案的利用率。因此，在确保信息安全的前提下，加强干部人事档案资源的深度开发利用，切实发挥干部人事档案数字化管理的作用，是干部人事档案数字化管理工作中亟待解决的问题。
三、推进干部人事档案数字化管理的主要措施
针对当前干部人事档案数字化管理中存在的突出问题，作为档案管理部门，必须不断解放思想、创新思路，真正从提升档案管理水平、服务干部发展的高度，加快推进干部人事档案数字化管理进程，进一步提高档案管理的科学化、规范化、标准化水平。
（一）加强档案信息基础设施建设，持续加大投入力度
把加强信息基础设施建设作为各级人事档案管理部门的重要任务，添置必要的信息技术设备，加大信息的收集、存储、加工、传输等诸多环节的工作力度，构建人事档案数字化管理系统，搭建档案网络应用平台，进一步拓展服务功能，努力实现干部档案管理工作由传统管理模式向数字化、信息化、网络化管理应用的转变。同时在网络安全方面，可以按时间、次数等方式完成阅档授权，并对阅档过程进行详细的日志记录，在系统运行平稳、服务效率高的同时确保档案信息数据的安全可靠。
（二）创新档案管理机制，推进数字化进程
针对干部人事档案的管理现状，人事档案管理部门应创建一套适合组织人事部门实际需要的、符合单位服务理念的档案管理机制，使干部人事档案管理工作真正走向效率化的运行轨道。结合干部人事档案工作安全性、保密性强的特点，探索制定符合各自实际的干部档案信息采集、纸质档案与数字档案双套制管理等规章制度，通过建章立制加强对档案管理人员的监督。建立文件检索、档案查阅审批制度，严格审批登录用户和登录终端，定期检查授权终端，明确用户责任权限，为数字档案的使用提供制度保障。探索实行数字档案“日扫描周备份”制度，明确专人每天对报送的散材料进行审核扫描，每周对档案数据进行备份，提高档案信息安全性、稳定性。
（三）加强档案管理队伍建设，提供坚强人才支撑
档案管理队伍建设是当前干部人事档案管理数字化建设的关键。干部档案管理部门应更新观念，积极采取措施，切实加强对各部门单位人事档案管理人员的业务知识培训，同时要重视档案管理队伍专业素质的提升。一方面要加强计算机技术、网络技术、信息安全技术等方面的培训，通过聘请知名高校教授进行讲座，提高档案管理人员的专业技能。另一方面要注意培养、吸引和用好档案管理人才，特别是具有发展潜质的青年人才。从而，尽快培养出一支遵守制度、严守纪律、保守秘密、坚持原则，在系统开发与维护、档案数字化建设与管理等方面具有复合型专业结构的高素质人员队伍，为干部人事档案数字化建设提供强有力的人才支撑。
关键词：干部人事档案；数字化管理；数据收集
在新时代的智能发展中，档案建设也是其中的重要一项，最关键的一步就是将原本通过人工管理的档案进行数字化的管理及建设。这是因为我国的档案发展与国家对人才进行管理和治理有着重要的参考作用[1]。为了避免一些管理方面的漏洞，减少缺乏针对性管理的情况，应当改变传统人工操作的方式，通过数字化管理的方式，在保障干部人事档案准确性的基础上，让政府及人事部门可以通过档案信息进行科学管理及研究，并就我国的国情和需求来对干部的发展进行规划，让干部为我国各项事业的建设提供重要力量。
一、将干部人事档案进行数字化建设的概念及必要性
（一）干部人事档案数字化建设概念干部人事档案数字化建设的概念就是通过信息化的管理方式，让干部的人事档案管理工作模式进行改变及优化，以此来提高管理的质量和效率，并在此基础上帮助干部人事档案能够更加快速并准确地提供有效信息，最终达到对档案管理模式的改革及创新目的[2]。干部人事档案还可以通过数字化的方式构建更加安全、高级别质量的档案信息库，以此来完成对档案材料的收集、整理、统计、保管以及查阅等各类日常工作的数字化方式管理。通过该方式将干部人事档案从纸质的结构变成数字型的结构。除此之外，档案查借阅还可以从过去的线下审批转换成线上审批，管理手段也从过去传统的档案管理展开全新的升级，并将其改为当前更加现代化管理的形式。
（二）干部人事档案数字化建设的必要性将干部人事档案进行数字化管理，可以利用计算机的优势来替代过去传统人工干部人事档案信息的科学采集、材料在收集归档、接受和转递、日常查询等烦琐的工作，不但可以有效提高工作进展的效率，也避免了因为人工而造成的各类错误[3]。再加上过去一味地对纸质档案进行查阅，对于纸质也会产生损害，当人事档案实现数字化管理之后，通过计算机就可以对其进行查阅，避免了在翻阅纸质档案上浪费的大量时间，在翻阅效率以及查阅的精准度上，也能够有效提高干部考察及干部选拔等工作。将干部人事的档案进行数字化的管理，并再一次建立相对应的信息库，可以更加有效地将档案信息进行更深层次的分析、利用以及挖掘，通过持续的改进和创新来实现其效能，在此基础上将人事档案服务干部工作的信息库作用发挥到极致，真正把人事档案工作从过去的简单管理服务优化为研究开发服务。
二、当前干部人事档案数字化管理现状
很多地方虽然已经开启了数字化管理模式，但是在应用及管理上却不太尽如人意。这可能与干部人事档案多年来都主要依靠手工操作的方式有关，再加上其因为保密性的特殊性质限制，数字化管理的起步又相对太迟、设备也不够先进，利用起来不是很顺手，逐步就形成了数字化管理技术较为落后的局面[4]。其在管理时大致分为以下几个问题：1.起步较迟。早在十几年前国家就已经下达了将干部人事档案进行数字化管理的考核任务，随着时间的推移，很多发达地区目前已经实现了数字化管理，但更多的地方基本上都还处于起步阶段；2.设备较差。由于干部人事数字化管理需要使用高速扫描仪、交换机以及服务器等硬件的设备，而地方的设备配备一直没有得到完善，所以在人事档案管理数字化的过程中，信息系统软件没有进行统一的使用，造成了纸质的档案和数字化的档案没有很好地进行同步实现，也导致了部分地区的数字档案管理开发滞后；3.利用率较低。有些地方虽然开启了数字化管理，但是在实际的使用过程中，系统只能对相对应的标题进行搜索，对于内容中含有的相关信息无法进行检索，也就无法通过系统进行查档，只能按照过去的老办法到阅档室去翻阅纸质的档案；4.从事干部人事档案管理工作的人员不够专业。在现代化数字管理中对于信息管理系统的应用和推广必须建立在系统可以熟练操作的基础上，所以相关的管理人员必须在该方面具备足够的知识以及掌握先进技术的能力，除此之外，对于电脑的操作能力也有着较高要求。而当前在大多数的存储干部人事档案单位中，很少有擅长以上描述的综合人才，也就导致了数字化管理结果不太理想的情况。
三、如何高效率建设数字化档案信息管理系统
（一）加强对数字化管理的重视程度利用数字化管理的方式可以将人事干部的信息进行永久性的管理和保存，不但可以降低过去传统纸质档案产生的大量人力、物力的投入支出，还可以借助高科技的力量来达到档案高效管理的目的。所以，加强对干部人事档案数字化管理的重视及引导，适当增强其宣传力度，能够帮助档案管理单位对数字化建设引起高度的重视，并以此来提高其对档案数字化管理的专业能力。
（二）优化各体系建设的规章制度优化各体系建设的规章制度，是当前干部人事档案工作管理的基础标准。只有将具备全面性以及科学性的合理干部档案数字管理规章制度进行统一的制定，再结合人事档案工作的特殊性及和数字化管理系统需要的内容进行充分完善，最后将该工作在实施过程中的实际经验进行融合，制定出规范的流程说明。通过各类的措施和举动，对管理流程进行优化的管理，稳定维护工作的秩序，保证工作可以按照规定及要求有序地开展，持续性的将干部人事的档案数字化管理推向更加成熟、智能的工作模式中。
（三）有效提升硬件基础设施的建设将硬件设施的基础打好，就代表着数字档案的安全有了良好的保障[5]。有些单位的基础设施配备不高，所以除了经济条件方面的因素外，更多的是因为其对人事档案管理的工作不够重视，没有相关的意识，也完全没有干部人事档案一旦出现损毁，将会产生不可逆严重后果的观念。正因如此，为了保障数字化档案的安全性，不但要加强对于人事档案数字化管理的规范性，还要在档案管理的相关部门内安装相对应的硬件基础设施。
（四）优化档案管理风控在数字化系统管理中，档案管理的相关单位应当建立起专门的网络信息安全保护队伍，保障其数字化系统能够在完全安全的环境中展开运行。一是强调“三员分离”。“三员分离”分别指的是系统管理、安全保密以及安全审计等三个岗位的安全管理员。其中系统管理员的主要工作是对用户进行信息的建立以及删除；安全保密岗位主要工作是对各个权限进行有效分配；而安全审计主要是查看相关的日志并对其进行日常的管理[6]。二是保障档案信息安全。应当按照实际管理中需要的各类材料来选取与其相匹配的各种软件，以此来提高建立数据库时的有效性及真实性。在选择软件时，首先应当将安全性、规范性摆在首位，通过标准化的软件来将网络安全进行进一步的强化，在此基础上选择相对保障能力较高的软件系统。以上理论必须建立在数据的录入、传输、存储以及访问都经过国产化管控的前提下。这是因为国产的数据库、操作系统、扫描仪、打印机甚至是服务器存储等，不但可以完成兼容及认证，对于其安全性也得到了极大的保障。在访问一些关键节点时，也可以利用相对性的MAC地址对其进行绑定，只允许一些固定的设备对系统进行访问，当一些特定的文件需要经过加密才能传输时，就体现了文件加密、防截屏录屏拍照等相关工作的安全性[7]。除此之外，档案管理的相关单位还要对各类电子信息进行副本备份，让其在增强安全性的同时，还能做到信息的一致性。工作人员还应当对档案调阅，杜绝档案在调阅的过程中被人进行恶意的增减、篡改甚至替换等。当工作人员在对档案调阅进行记录时，应当严格按照其监管的流向，从档案开始借阅的时间到借阅人员以及借阅的时长和归还的期限上进行严格把关，借阅结束后，应当将归还后的档案与之前备份的副本进行核对，在确认与原副本信息完全一致的前提下，再将其进行归档[8]。由于档案本身存在较高的私密性和重要性，所以档案信息的流动效率也应当急速提高，在操作过程中使用技术手段将系统级进行多份拷贝，必要时也可以建立灾难备份的系统，以此来确保数据的安全性。
【关键词】医院；人事档案管理；数字化；实现
数字化主要是把复杂信息进行转化，通过转换后的数字和数据，合理构建数字化模型，将其转换成一系列的代码之后，正确融入计算机中，从而对其进行统一处理。在医院的人事档案管理的过程中，需要利用数字化档案管理模式，让人事档案管理的效率得到全方位的提升。
一、医院人事档案管理数字化管理概况
（一）管理现状分析。目前我国医院人事档案管理主要是采取手工操作的工作模式，不仅加大了管理人员的工作难度，而且还造成了医院人事档案出现混乱与零散的状态。现有的计算机设备，也只是简单地对人员基本信息进行登记。对于计算机设备的应用相对较少，仅存在于医院人员信息登记工作中，所以为了全面提升医院人事档案管理的效率，需要将数字化信息技术全面融入其中，现今，在一些较为大型的城市中，医院人事档案管理逐步采用数字化的方式进行档案信息的录入―管理―查询。从总体的趋势上看，医院数字化档案管理体系处于快速发展阶段。
（二）数字化档案管理的意义。由于医院的人事档案管理较为复杂，尤其是各种人员情况变动以及科室之间的信息交流与传递都需要对人事档案进行查询或者应用。进行数字化档案管理不仅能够让人事档案管理的效率得到全面的提升，而且还能让信息的录入以及整体的查询更加便捷。因此，构建数字化医院人事档案管理系统十分必要。
二、医院人事档案管理的数字化实现过程
（一）人事档案信息数据库的建立。要实现人事档案管理的数字化，首先需要建立一个信息数据库。可以通过云数据进行相应数据的储存。为了能够实现整体的办公自动化，需要将HIS信息管理技术应用到云数据的整体管理中，同时还要做好纸质档案与信息化档案的相互交替。现在部分医院已经开始实现档案管理自助管理，不仅将纸质档案全部融入到信息数据库之中，而且还利用云数据的储存效果，进行了信息档案的整体备份，这样信息数据不会因为系统的更新和维护而出现数据的丢失。在进行数据信息的图案采集过程中，需要先建立一个整体的信息目录，然后利用Office办公系统中的word和excel进行图文处理，让档案数据更加清晰化、具体化。对于不同信息文件的份数以及页数一定要与电子档案进行全面的对应，从而达到良好的设计效果。其次，还要做好信息系统交互界面的处理工作，其档案信息在经过前台处理之后，一般较为规范。然后后台系统维护人员要及时对档案信息进行上传并进行良好的维护，保证查询人员能够快速准确地查询到信息数据。这样，人事档案信息数据才能得到全面的建立。
（二）查询系统的设计。在进行数字化系统管理的设计过程中，需要对医院人事档案查询系统进行优化设计。医院人事档案管理的开展，工作重点在于提供数字化服务，进而实现人事档案更新以及加工等工作。而医院人事档案管理在创建查询系统时，应将其便利、反应灵敏作为本质，为档案管理提供便利，使管理人员依据自身需要完成具体的管理工作。在查询系统中需要具有丰富字段，例如：学历和姓名，专业能力以及工作情况等，从而根据字段查找所需内容，为动态管理提供有力帮助，实现全面管理的目的。
同时，在进行查询系统的优化方面，应该结合查询人员的习惯以及查询方式作出相应的改变。可以采用时间、病历以及入院时间等方式进行查询系统的设计。这样不仅能够提升查询的效率，还能优化系统的应用性能。
（三）数字化档案信息的持续更新。在进行医院人事档案的整体管理过程中，需要对其档案进行全面性的管理。一般情况下，由于信息档案的数据相对而言较为复杂。因此，在进行数据信息的处理过程中，需要对其不同的数据进行持续性的更新，尤其是对于人员职称、职务、学历、奖惩的变化情况以及人员进出情况等都要进行持续性的更新。因此，在进行信息系统的管理过程中，需要建立自动化服务站。及时对不同的信息数据进行刷新，从而提升档案的整体管理效率。
（四）建立分级管理模式。由于人事管理的模式具有一定的变化性，所以在进行医院的信息管理过程中。需要采用分级管理的模式，对单位中的用户进行等级管理制，对各科室的人事信息都进行分类统计，并登记在册。这样，数字化档案的管理就不会出现任何的紊乱，同时在信息的录用、检阅以及删除的过程中，需要对云数据中的相关信息进行同步操作，从而达到良好的管理效果。
（五）管理人员素质的提升。医院人事档案实现数字化管理，管理人员对数字化技术的掌握与运用是关键。因此，要加强对管理人员的业务培训，不仅要提高档案管理业务水平，而且也要熟练掌握信息技术手段。管理人员在对档案软件中各个模块掌握的同时，还要熟练地运用办公软件。管理人员只有提升自身的综合素质才能适应人事档案数字化后对其岗位的迫切要求。
三、结语
医院人事档案管理的数字化实现过程相对复杂，但在整体的操作过程中，需要建立良好的数据库系统，同时做好查询系统的相关设计。并建立相应的分级管理模式。定期对数字化档案信息进行更新，从而实现医院人事档案管理的数字化、信息化。
【关键词】医院；人事档案管理；数字信息化；运用
当前，在我院各级医院的人事组织与管理工作当中，人事档案管理凭借其基础地位与作用，在其中发挥着十分重要的促进作用与影响，无论是在医院岗位分配、人才录用方面，还是在职称评定工作中，均提供了能够较好满足实际需求与要求的信息支持。所谓人事档案，实际就是在一定时期内，对档案拥有者的各方面经历（如工作、生活等）给予的一种的全面、真实、流程化、系统化反应，针对医院人事组织部门来讲，其通过对各项所需人事档案内容的调阅，能够从整体上、全局层面，对本部门旗下各工作人员的既往经历以及当前工作实况等内容，有一深刻、细致的了解，因而能够根据当前实况与需要，更好的开展各项能够较好满足当前需求的人事管理工作，推动人力资源工作的规范化、合理化，实现人事档案管理的科学配置，最大程度提升医院管理水平，提高各业务层面的实践操作能力。伴随我国当前医疗机构体制改革的持续深入，此背景下的医院人事档案管理与数字信息化技术整合，显得尤为迫切，格外重要，有效重大的现实意义与基础作用。针对各级医院来讲，应结合自身实况及未来发展需要，切实采取各项有效措施，对数字信息化资源进行持续、深入、全面性挖掘，最大化发挥其功效，为医院发展及人事档案管理提供更好、更加优质的服务。
1.医院人事档案数字信息化的基本内涵
1.1人事档案数字信息化的基本定义
所谓人事档案数字信息化，从本质上来讲，即以当前计算机科学技术为基础与轴心，秉持数据库技术发展趋向，并在信息网络技术不断增强的综合大背景下，通过系统的多元、深层整合而逐渐发展成熟的一种新兴的能够较好满足今后需要的档案管理模式。在实际运行中，基于人事档案管理需要，通过将相关数字信息内容进行有效整合，能把各种多题材、多形式的档案内容，以一种更为先进、更加高效的数字信息化的形式，不断记录下来，并予以保存，然后，用数据库所具有的庞大功能体系，对这些数字化档案内容，进行集中化、规范化、系统化管理，此外，在得到相关授权的基本情况下，利用内置的网络接口，在网络平台上，能够对所需内容，进行实时、准确、细致化查阅，还能根据实际需要进行调用，因而具有较高的资源共享水平，较强大的人事档案管理效率。
1.2医院人事档案管理数字信息化的基本内涵
（1）在医院所开展的各项人事组织工作中，人事档案的组织与管理为基础内容，同时还是其开展工作的前提条件，无论是在预测、人事决策方面，还是在各项管理活动中，均发挥着举足轻重的作用，在人事档案管理工作中运用数字信息化技术，能显著提升整个人事档案工作的运作效率与管理水平，还能将人事档案信息资源所具有的内外作用、价值、效能，以一种最为直接、最有效的方式展现出来。（2）医院人事档案管理过程中，通过数字信息化管理方式、方法、模式的系统化运用，能够充分发挥医院当前各方面优势，依托自身软、硬件资源，将有关人事管理的各方面内容，高效化、深层次、准确的完成，比如数据资源录入、数据储存、信息查询及档案调用等，而通过将档案信资源进行规范化归类与整合，所构建完善的、先进的、实用的人事管理系统，能够实现人事档案管理整体工作量的大幅降低，实现从繁到简的跨越。此外，还能及时录入各类新生成的人事信息，因此，通过数字信息化的运用，能大幅提升人事管理工作时效性。（3）呈信息数字化状态的医院人事档案资源，不仅便于查阅与调取，而且还方便保存与运输，对于既往纸质档案信息资源所存在的诸如调用投递不便、遗失、磨损等问题，能够较好的将之避免与消除。此外，通过数字信息化管理，能通过多种方式维持档案资料内容的完整性与保密性，如授权访问、系统加密等。所以，在医院人事档案管理中运用数字信息化技术，能大幅提升前者使用的安全性、完整性与便捷性。（4）无纸化办公是当前企事业单位积极推崇的一种办公管理模式，而将数字信息化技术应用于医院人事档案管理中，能大幅减少纸张使用量，诸如云储存等工具，能够实现各类资源的可重复利用，因而，在人事档案管理过程中，能使其各项管理成本得到大幅降低。
2.医院人事档案数据信息化管理中的突出问题及原因
2.1缺乏长远发展规划
针对发展规划来讲，实际就是为了能够达成人事档案数据信息化管理目标，而制定的中长期任务目标。对于医院人事档案工作而言，如若其未能制定科学、长远的发展规划，或在实际运营中与之相背离，那么医院在此领域实际管理建设当中，便无法从真正意义上做到从实际出来，也就难以切实有效、高效性调动医院各方面资源（如人财物、政策等），除此之外，如若为制定合理的发展规划，那么随之向对应的信息化管理意识、制度等内容，也就无法真正意义上做到与时俱进，长此以往，现实需求越发难以得到满足。当前，在全部开展人事档案数据信息化建设的医院当中，指定有全面信息化规划的占比为41.23%，制定有发展规划但不全面占比为34.56%，从整体层面来讲，其在规划占比方面还是相对较高的。但通过现实调查发现，那些制定有相对较全面规划医院，以大型化、高水平的综合性医院居多，这些医院具有许多先天优势，比如软硬件水平，再比如资金投入，可谓优势显著，此外，这些医院无论是在数据信息化技术上，还是在医院现有管理与医护工作之间的相关衔接与整合方面，均已经形成规范、体系，已发展成熟；另外，需指出的是，这些医院在信息化建设基础方面，均已经较早完成，现今，已经有着比较快的、高效化的发展速度与规模。而针对那些与之相反，在发展规划虽然已经制定，但是却未能收到较小效果的医院来讲，多为信息化建设整体水平偏低，甚至处于停滞状态，而且还有着较低的人事档案资料管理工作效率的医院。对于这些医院而言，他们非常需要借助于数据信息化技术，来推动自身的建设与深层发展，来提升自身的当前的管理质量与水平。但从本质上来讲，这些医院在推动自身信息化建设方面，未能结合自身实际来开展，在实际操作中，未能将其落实到实处，所开展的信息化建设工作，无论是在执行方案方面，还是在总体发展方向上，均较模糊，因而无法切实提升自身的信息化水平。所制定的规划好似空中楼阁。
.2.2资金投入不足，重视程度不高
针对人事档案数据信息化而言，其乃是近年来快速发展且已趋向成熟的一种较新型的技术方法，同时还是一种比较先进的管理理念。在实际数据信息化档案管理过程中，要想使其变得质量好、水平更高，首先要做的便是，切实将陈旧、落后管理意识、观念的改变作为出发点与着眼点，能够切实认识到档案管理的内在价值与意义，认识到开展此工作的必要性与迫切性，然后积极将之拓展，对医院现有的各项信息资源与技术进行深化扩展与更新，基于此，开展全面、系统化的数据信息化建设。经相关调查得知，缺乏足够重视，资金投入严重不足，这些已经成为对医院更好发展造成制约的主要因素，而且还较大程度影响到了人事档案信息化工作的高效、健康开展。医院数据信息化建设必备条件，即为信息终端软、硬件的升级、更新与换代，提供足够的资金、人力投入，加大在网络构建等的资金、技术投入。而在实际开展管理工作中，其与医院日常医护工作相比较，通常情况下，处在一种相对次要的地位；一些医院不重视信息化建设，将原本用于此领域建设的资金，挪作他用，通常会将这些资金投入到医院的传统部门或环节中，如医药管理、病患诊治等，而真正意义上用作人事档案建设的资金，可谓少之又少，所以，许多医院的人事档案信息化建设，仅为口头支票，并未实质性进展，也没有切实性保障为其提供支撑。此外，一些医院管理者还存在片面、落伍的建设理念与思维，比如一些管理者认为，只要将网络、相关软硬件等内容搞好，便已经算实现了档案信息化，其并没有真正意识到，在相关维护工作未能跟进或比较缺乏的情况下，既有软硬件也无法将其作用发挥出来，甚至还会由此而引发严重的档案信息安全隐患。
2.3人员素质偏低，缺乏复合型人才
在医院人事档案数据信息化建设过程中，仅完成软硬件投入是远远不够的，若离开人员的支持与支撑，那么工作便无法持续进行，工作质量也难以得到有效保证。经相关调查显示，在许多医院尤其是基层医院中，其内部设置的档案管理部门，较多未得到重视，而是出于各类工作中的次要位置，在人员安排以及岗位设置方面，没有进行深入、系统化研究与分析，受此影响，此部门的档案管理软件或系统，难以将其真实效能，最大化发挥出来。其中，最为突出而且也是最为重要的问题就是，在人事档案工作各核心岗位上，大多为一些年级偏大的人员，这些人员对档案数据信息化认识不深，行动力不足，学习与应用档案信息化系统效率较低。此外，这部分人员存在并不合理的档案信息管理知识结构，通常并非专业、系统化知识的档案管理人才，仅为其它行政或后勤部门中以转岗方式来负责管理档案的人员，其在档案管理上，往往不够专业，也缺乏精准性，因此，面对当前日益发展与更新的人事档案管理工作，会出现无法适应的情况。
3.医院人事档案数据信息化建设与应用对策
3.1完善管理制度建设，始终秉持数据信息化人事档案管理意识与理念
在建设医院档案管理数据信息化过程中，各项工作的前提内容便是，提升档案管理人员对档案工作的认识度、重视度与理解度，始终秉持正确的信息化管理理念，制定与医院实需相符的信息化建设制度。所以，针对医院管理部门而言，需积极与既有信息化建设资源相结合，与政策资金相融合，制定合理、规范、科学的短、中、长期发展规划，真正落实医院人事档案管理数据信息化建设工作。此外，在执行中，医院需要对医疗改革未来发展趋向进行深入研究，对医院当前人事管理工作基本要点、宗旨、特征等，开展全面、系统化分析，针对档案信息管理查阅、调用及转入等环节，制定满足当前与今后发展要求，更为科学、详尽的管理规范，切实规避随意篡改、编造档案的行为，另外，还需积极完善各项流程，避免档案丢失，通过构建规范化的人事档案运作与管理制度，提升此方面的实际安全性、高效性与完整性。
3.2适当性增加资金投入，提升信息化人事档案综合利用率
首先，对于医院而言，需以《全国档案系统信息化建设实施纲要》为基础，遵照其中所给出的相关规定与要求，为更好开展人事档案管理工作，提供专业机房，为数字信息化档案管理工作的高效性、专业性，提供切实保障。医院须加大投资，为档案管理部门配置更为先进的档案管理软硬件设备，比如档案管理系统、速印机、电脑登，为医院更好发展人事档案数据信息化管理提供充足、基本的物质基础。其次，人事档案利用上，需确保各项内容的完整性与真实性，还需保证其动态性与全面性，把医院人员各方面信息均详细记录下来，如业务能力、思想道德及个人经历等，利用医院局域网，将人事档案与医德医风考核档案、生技术考核档案连接在一起，在制式统一的数字化档案当中，有目的性的划归人事档案信息，提升人事档案实用性，增强其准确性，强化其即时性，加大其边界性，使之能更好、更为准确、更加细致的记录干部信息，为组织培养工作的更好开展，为优秀干部的选拔，提供切实性便利。
3.3增强人员素质，切实落实人事档案信息化工作
当前，在数字信息化技术大发展的社会背景下，在医院人事档案管理工作中，为了能够更好、更加全面、细致的推动此方面的建设，提升其质量与水平，首先须从管理者做起，积极引导他们重视人事档案管理工作，多在管理档案工作中运用各种实用、高效的数字信息技术。首先，对于人事档案管理人员来考量，需以一种自觉、主动、积极的姿态，来提升自身的理论知识水平，与强化各方面操作技能，不断丰富自身知识深度，做到从整体上、从全局上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、对各种事件的综合分析能力等），除此之外，在日常管理工作中，还需重视并善于运用各种先进的数字软件，在人事档案管理实践当中，全面、深入掌握各种先进的、能切实满足使用需求的信息管理技能。医院可根据当前实况，积极组织相关人员，以定期或不定期的方式，组织各种有关人事档案管理知识学习、技能掌握的培训活动，增强相关人员的业务水平与操作技能。
4.结语
综上，在医院人事档案管理中，通过数字信息化管理的运用，能使整个医院人事档案管理工作，变得更加准确、更具效率，这与时展要求也相适应。将数字信息化应用于医院人事档案管理中，除了可以实现医院人事档案资源的充分利用外，还能最大程度提升医院工作人员的工作质量与效率，乃是一种有效且与当前管理要求相符、相适应的管理方式。将数字信息化技术运用于医院人事档案工作当中，能将传统档案管理中诸多不足，以最高效、最合理的方式解决掉，因而可保障医院人事档案管理的实效性，促进医院发展。
参考文献
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【关键词】高校；数字化校园；人事档案管理；模式
一、构建基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统
（一）严格执行信息化标准要求。数字化校园建设投入较大，影响较为广泛，信息化标准要求较高。因此，构建基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统，必须符合和遵守国家、教育部颁发的各类标准以及高等学校制定的信息化标准要求，满足国家及省级教育管理部门管理、科研统计要求，以便规范地进行业务数据的采集、存储、传输、应用。须严格参照教育行业数据标准进行规范设计，如《教育管理信息高等学校管理信息》等。采用纯B/S模式实现目前主流的技术与开发语言，基于WEB的多层体系结构进行开发，流程化界面和向导式操作应具有良好的可扩展性，依照安全要求设计合理的安全架构。（二）满足接入高校三大平台的相关要求。人事档案管理系统接入数字化校园，须集成到高校的三大平台，满足信息门户集成、公共数据平台集成、统一身份认证集成等功能。需要为门户开发对应的集成表现界面，并提供由该页面链接进入人事档案管理系统相应框架的功能。可根据高校需要，从系统数据库中抽取出需要共享的数据到公共数据中心，完成数据层的集成。须为信息门户单点登录开发相应的接口程序，支持现有的高校统一身份认证系统。
二、基于高校数字化校园的人事档案管理系统的应用
（一）人事档案管理部门应用基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行信息化管理。1.全面、准确地采集人员的基本信息档案。通过基于数字化校园平台的人事档案管理系统，人事档案管理部门原有的人事档案数据信息可以导入系统之中，后续可单独及批量追加信息，如教职工的专业技术职务、行政职务等的晋升、变更；并根据需要定义各种信息项目，便于增加、修改信息。高校教职员工也可登录系统，上传人事档案相关材料，如各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖证书图片等数字档案，经人事部门审核后存入管理系统。这种多途径、多渠道的收集方式，促进了人事档案信息更全面、准确的收集。2.根据人员类别进行档案的自动分类管理。高校因人事管理需要，对教职工进行分类管理，基于高校数字化校园的人事档案管理系统可根据教职工的分类，可自定义不同的档案类别，并能根据实际变化情况变更类别。如：在职正式、离退休、延长退休、干部、工人、技术合同、临时合同等的分类，并可在各类别间进行变动，如在职变更为退休，在职变更为调动等，从而实现一键式分类，使人员的档案管理更清晰明了、定位准确、有序规范。3.合同档案管理。在基于数字化校园平台的人事档案管理系统中，可导入所需的合同内容、格式，并可完成劳动合同的签订、变更、续签、终止和解除等工作；系统可上传保存合同数字图片；筛选符合相应条件的人员，批量打印合同、续签合同、解除合同通知书等等。可在系统中灵活设置合同管理中的提醒条件，如合同到期、试用到期等。并能通过系统进行合同基数统计核算，使合同管理高效、完善、及时、准确。4.年度考核档案管理。年度考核流程通过基于数字化校园的人事管理系统与人事档案管理系统对接，完成年度考核表的收集归档工作及年度考核数据汇总工作。5.进修培训档案管理。教职工培训信息档案可批量导入系统，也可单个录入，可自定义参加培训人员姓名、编号、培训内容、培训单位、培训起止时间等，教职工可登录系统上传培训结业鉴定表等相关数字图片档案，人事管理部门审核保存归档。还可运用系统按年度、项目汇总进修培训档案信息，进行统计分析。6.自动生成各类人事档案相关表格。录入到系统中的人事档案数据形成档案目录，职务职称变动、工资变动均形成变动情况登记表。人事档案转入、转出，可制作生成名册表、转递通知单等。7.统计分析。可对系统中教职工的相关档案信息进行统计，如学历、学位、职称、年龄、工龄等各种信息结构、变动情况的统计数据、图表，生成相关报表等。（二）其他教职员工对基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行相关应用。根据不同人员类别，在系统中设置不同的应用权限，设定不同的操作及查阅范围。1.校领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅了解教职工的基本情况、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况，及时、准确地掌握相关信息，为学校工作决策提供参考。2.部门领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本部门教职员工基本信息、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况；审核本部门教职工更新的信息和上传的各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖等数字图片档案材料。为部门的管理、决策把关。3.教职工。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本人的基本信息、学历、学位、职称、个人简历、年度考核结果等档案情况；上传更新图文数字档案材料，如学历、学位、职称、进修培训等。
三、基于高校数字化校园的人事档案管理系统的维护管理
制定基于高校数字化校园的人事档案管理系统的相关维护管理制度，以确保系统安全、高效运行。（一）维护计算机及网络等硬件设备，保证系统正常运行。定期检查维护计算机及网络硬件设备，及时发现、维修处理硬件设备问题。做好设备故障处理预案并有效落实。（二）维护系统数据信息。对基于高校数字化校园的人事档案管理系统的运行状况进行严格的管理监控。按不同的人员管理类别，合理设置不同的应用权限。及时更新数据信息，及时审核教职工上传的新的档案信息材料，严格把关，确保档案材料信息真实可靠、充实全面、实时更新。（三）维护系统安全。加强防火墙保护屏障。定期、不定期升级杀毒软件、查杀计算机病毒、木马等。根据人员类别的变动情况，及时变更系统中的类别管理，确保按人员类别进行使用权限的实时更新。
【参考文献】
[1]沈锡臣,陈怀楚.高校信息化建设标准规范[J].清华大学学报(自然科学版),2003(4):529-531,556.
当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。具体情况有如下几点。
1.1人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。
1.2人事档案管理的标准化、规范化程度低人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高，人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。1.3人事档案管理的方式落后人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。
1.4人事档案管理人员的素质不高数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。
2人事档案管理数字化建设的目标
既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。
2.1日常业务管理实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。
2.2数字化档案采集数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。
2.3数字化档案网上查阅数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：
（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。
（2）对阅档过程进行详细的日志记录。
（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
3档案管理数字化信息系统建设应注意的问题
3.1应用软件应统一应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。
3.2应使用先进技术构建数字化系统建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。
3.3数字化信息系统建设的计划与完善要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。
（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。
（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。
（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。
（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。
3.4突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。
3结语
人事档案管理工作的规范化是实现档案管理信息数字化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现人事档案工作规范化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化与档案工作规范化同行的工作指导思想。
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍人事档案工作实现规范化的最大问题。实现人事档案工作规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。“以我为主”的立卷归档工作是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。这要求我们在实际工作中要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三要注意有效地维护全宗的完整性。这样在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化管理奠定坚实的工作基础。
人事档案信息数字化管理所依赖的计算机软件技术随着时代的发展更新较快。人事档案信息数字化管理得以正常运行来源于所依赖的与之相匹配的相关设备、应用软件、操作系统等，这也是人事档案数字化信息在读出和检索等方面的技术基础。可是，现代科学技术的更新换代速度日新月异，计算机升级速度不断更新，从而致使计算机软件和硬件系统之间不断的出现不匹配的问题，可能会让存储在u盘和光盘上的信息无法读出，有时新的操作软件和原来的操作软件没法有效转换等等问题，使得人事档案信息数字化管理面临着较为严峻的问题和挑战。
针对这样的问题和状况，在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候，一定要注意该系统在技术方面是否符合时代的要求以及是否具有前瞻性。
首先是安全性。即选择操作管理系统时注意该系统相关信息和数据在进行转移的过程中，安全性是否可靠。由于现代人事档案信息在运行的过程中，不同的存储载体的特性有很大程度上的不同，这将会对原有信息的完整性和真实性产生很大的影响，所以该系统的操作技术必须要能够考虑安全方面的因素，避免产生数据丢失或者数据失真的问题。
其次是可靠性。即选择操作管理系统时注意该系统在进行更新的时候，必须是安全的和可靠的。操作系统会因其他原因而进行更新，在进行技术更新换代的同时也会因为新的操作系统不稳定和不成熟而存在不同程度的安全隐患，从而造成数据被窃取的问题。所以，人事档案信息数字化管理系统要有一个十分完善的操作技术才可靠，避免人事档案信息外泄带来不必要的麻烦和损失。
关键词 急救 人事档案管理
中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）06-000-01
所谓的数字化就是把复杂的信息简单化，然后利用简化后的数据信息创建科学的数字化模式，进一步把其转换成代码后使用计算机进行统一的管理。把数字化技术运用到急救中心人事档案管理工作中，能够有效提升急救中心人事档案管理工作效率。
一、人事档案的数字化管理分析
（一）人事档案管理现状
传统的急救中心人事档案管理方式主要以手工操作为主，这样不仅增加了管理人员的工作难度，还会导致人事档案的混乱，不利于统一管理。计算机在人事档案管理工作中的应用范围较窄，只是简单的登记工作人员的基本信息。对于计算机设备的应用相对较少，仅存在于中心人员信息登记工作中，所以为了全面提升中心人事档案管理的效率，需要将数字化信息技术全面融入其中，现今，在一些较为大型的城市中，医疗机构人事档案管理逐步采用数字化的方式进行档案信息的录入―管理―查询。从总体的趋势上看，数字化档案管理体系处于快速发展阶段。
（二）落实数字化档案管理的重要性
因为急救中心的工作人员流动性较大，所以中心的人事档案管理比较复杂，特别是中心不同科室、不同工作人员之间需要进行信息交流，进一步增加了管理工作难度。进行数字化档案管理不仅能够让人事档案管理的效率得到全面的提升，而且还能让信息的录入以及整体的查询更加便捷。因此，构建数字化人事档案管理系统十分必要。
二、人事档案的数字化管理模式
（一）创建科学的人事档案信息数据库
要想完成急救中心人事档案的数字化管理，我们应该创建科学的人事档案信息数据库，然后利用云数据完成相关信息的储存。为了更好的提升人事档案的数字化管理水平，我们可以尝试把HIS管理技术融入到管理工作中，充分发挥纸质档案与信息化档案的作用。当前大部分医疗机构的档案管理都已经趋于自动化，纸质档案占据的比例越来越小，数字化管理的信息备份能够确保系统更新后相关档案依然保存完好。在进行数据信息的图案采集过程中，需要先建立一个整体的信息目录，然后利用Office办公系统中的word和excel进行图文处理，让档案数据更加清晰化、具体化。对于不同信息文件的份数以及页数一定要与电子档案进行全面的对应，从而达到良好的设计效果。其次，还要做好信息系统交互界面的处理工作，其档案信息在经过前台处理之后，一般较为规范。然后后台系统维护人员要及时对档案信息进行上传并进行良好的维护，保证查询人员能够快速准确地查询到信息数据。这样，人事档案信息数据才能得到全面的建立。
（二）人事档案的查询系统设计
在设计数字化系统时，我们首先应该不断完善中心人事档案系统的设计工作，我们应该学会把数字化服务运用在急救行业人事档案管理工作中，然后根据实际变化不断更新人事档案内容。而急救中心人事档案管理在创建查询系统时，应将其便利、反应灵敏作为本质，为档案管理提供便利，使管理人员依据自身需要完成具体的管理工作。在查询系统中需要具有丰富字段。
（三）不断更新数字化档案的具体内容
在急救中心人事档案管理工作中，我们应该全面落实人事档案的管理工作。通常情况下，人事档案涉及到的内容较广，其管理工作也较为繁琐。因此，在进行数据信息的处理过程中，需要对其不同的数据进行持续性的更新，尤其是对于人员职称、职务、学历、奖惩的变化情况以及人员进出情况等都要进行持续性的更新。因此，在进行信息系统的管理过程中，需要建立自动化服务站，及时对不同的信息数据进行刷新，从而提升档案的整体管理效率。
（四）使用新型的分级管理方式
急救中心的人事管理工作需求在不断变化，因此我们该尝试使用新型的分级管理方式，这样就能按照用户的不同等级进行相应的管理，针对不同科室的不同情况分类统计各项人事数据，并登记在册。这样，数字化档案的管理就不会出现任何的紊乱，同时在信息的录用、检阅以及删除的过程中，需要对云数据中的相关信息进行同步操作，从而达到良好的管理效果。
（五）适当提升管理人员的综合素质
要想落实急救中心人事档案的数字化管理，管理人员应该熟练掌握各项数字化技术的使用技巧。为此，我们需要不断强化管理人员的培训力度，不仅需要提升管理人员的档案管理水平，还要掌握更多的数字化管理技术。管理人员在对档案软件中各个模块掌握的同时，还要熟练地运用办公软件。管理人员只有提升自身的综合素质才能适应人事档案数字化后对其岗位的迫切要求。
三、结语
急救中心人事档案的数字化管理工作比较复杂，在落实管理工作之前，我们应该创建一套完善的数据管理系统，还要设计出科学的查询系统，创建先进的分级管理方式，并每隔一段时间对数字化档案信息进行一次更新，从根本上落实急救行业人事档案的数字化管理。
