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人事档案数字化建设优选九篇

时间:2023-06-01 15:26:45

人事档案数字化建设

人事档案数字化建设第1篇

随着信息化、网络化时代的到来,传统的以手工劳动为主的重馆藏、轻利用的人事档案管理方式已不能很好适应现代组织人事工作的需求,正在饱受非议。人事档案数字化越来越受到人们的追捧和关注。对于档案材料的数字化处理,国外早在20世纪80年代就开始了,我国则开始于20世纪90年代末。所谓人事档案数字化就是把人事档案进行信息加工,将其转化为可以储存在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像和数字文本。用现代信息技术改变传统的纸质档案模式,实现无纸化运行。人事档案数字化通过授权可以实现档案资源信息共享,具有容量大、占用空间小、易保管、查阅信息快捷、减少原始纸质档案破损、可多人在线查阅、不受时空限制等优势,极大地提高了档案管理人员的工作效率。因此,实现人事档案数字化势在必行。

一、全面推行人事档案数字化管理模式面临的问题

1.缺乏全国统一技术标准的人事档案数字化软件

人事档案的数字化就是把纸质档案材料,按照国家规定的分类标准先进行分类、编码,扫描后以电子版形式储存在各种介质载体上并能被计算机识别,通过技术手段,人们可以通过网络阅读到电子版人事档案的内容。由于我国的人事档案数字化起步较晚,在实际工作中还存在诸多问题,诸如目前全国尚无一个统一标准的软件或权威部门来统筹规划协调管理人事档案数字化、网络化建设及资源共享等工作。很多单位为了使用方便,自己开发软件或服务外包,由于所采用的技术与方法不同,致使人事档案数字化信息标准不统一,格式不尽相同,相互独立,各自为政,人事档案信息资源处于孤立、分散的状态之中,形成信息壁垒,资源无法共享,将来很难纳入国家统一的信息化、数字化、网络化的“大数据”平台的管理之中。

2.专业管理人员匮乏

长期以来人事档案总是处于被边缘化的状态,正如人们常说的“档案工作用起来重要,用罢忘掉”的尴尬境地,很多单位领导并不重视此项工作。人事档案工作是我国档案工作的重要组成部分,是国家重要的信息资源,但只停留在了口头上。由于受编制、资金的限制,专职、专业管理人员少之又少。人事档案数字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特点,根据《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定,实行人事档案数字化,档案部门应同时设置系统管理员、安全保密员、安全审计员,实现涉密应用系统“三员分离”。目前许多单位一下无法配备这么多的专业人员,只能是一种构想。

3.耗时费力,重复建设

由于人事档案具有动态性的特征,每年都有大量诸如年度考核表、聘期满考核表、工资表、专业技术职务呈报表、干部任免材料、学籍材料等散材料入档。首先,档案管理人员要仔细甄别,去伪存真,要做到取之有章、拒之有据,确保人事档案的权威性、真实性和准确性。其次,为了保证整卷档案内容的完整性,还要对散件进行分类编号、编注页码,然后才能进行扫描。

在进行数据扫描时,为保证扫描图像的质量,真实再现档案原件的内容,确保档案数字化工作基础数据的质量,一方面要求电子文档里面文字、表格、公章图像等必须完整清晰,没有黑边,留白适当,杜绝页面歪斜、尺寸失真、曝光过度的图像进入数据库,纸质档案和数字档案同步共存,相互印证;另一方面,由于档案材料形成于不同时代,纸质良莠不齐,老旧脆弱易碎。档案材料用纸改版前,纸型大小不一,材料格式不规范统一。如20世纪90年代前,许多高校的成绩表,就是一本小册子,这让工作量无形中倍增,笔者的单位员工学历高、职称高,每卷档案人均扫描350页。加之以前档案整理装订为了美观要求四边齐,几乎所有的档案材料都被剪切和裱糊过,扫描时只能小心翼翼地剥离裱糊纸。因此,耗时费力,工作量大。

扫描只是人事档案数字化发展迈出的第一步,为了能早日实现人事档案的数字化、网络化,各单位还需要投资开发软件、架设局域网以及系统运行维护等,需要投入大量的资金和技术。

二、推进人事档案数字化建议

1.建立部级的大数字平台

国家应有计划、有步骤、有重点地尽快制定人事档案数字化、信息化建设的总体规划及各种标准规范。研发统一技术标准软件,对网络环境中数据库格式、人事档案信息的存贮和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作都要有明确的要求并在全国推行。例如美国国家人事档案部门就开发了先进的人事档案管理自动化系统软件进行管理,采用先进的缩微技术来存储每个公民的人事档案信息,从而节约了大量储存空间。借鉴国外文件中心等先进经验,建立起部级的人事档案大数据库平台,设立专门机构负责日常管理和维护。各单位设专职联络员,周扫描、月上报每名员工近期形成的档案信息材料,逐步将各地分散的档案信息数据连接起来,既可避免各地因重复建设造成人财物的浪费,又可以实现全国人事档案信息共享。国家通过公民身份证代码和人事档案号,使数据库里的档案数据与每一个人信息关联,从而无论人员如何流动,都会处于国家数据平台的监控和管理之中,使得数字化、网络化的人事档案具有无与伦比的“记录性”和“追溯性”,真正实现“单位人”向“社会人”的转变,从而有效地遏制“人档分离”的现状。

2.领导重视,加大投入

实现人事档案数字化、信息化建设目标,领导重视是关键。实现干部人事档案数字化,无论是档案材料电子信息积累,还是软件的开发、系统平台的运行搭建,工作量大,任务繁重,不可能一次性成形,需要投入大量的人员、技术和资金。要把人事档案数字化建设列入单位整体发展规划,充分认识到现代档案信息化管理的重要意义,分步骤、有重点地推进实施,才能实现人事档案数字化、信息化、网络化管理的“大数据梦”。

3.培养和造就一支适应人事档案数字化发展需要的高素质的人才队伍

档案信息化建设亟须具有综合职业能力和全面素质的人才,以满足档案信息化建设的全方位要求。面对新形势、新要求,管理人员要转变档案“你送我装,你来我查”的“守摊式闲人”的陈旧观念,建立健全科学合理的档案人才引进和培养体系,新引进人才要注重其专业背景,诸如力争引进具有档案和计算机专业知识背景的人才。引育结合,对现有的非专业背景的员工,要加大专业技能培训,使档案管理人员不但精通人事档案业务知识,而且还熟知计算机网络技术知识,不断提升专业知识水平,改善知识结构,拓宽服务视野,更好地为新时期组织人事工作服务。

三、结语

人事档案数字化建设第2篇

当今,现代信息技术迅猛发展,成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此,以数字化手段做好新时期的人事工作,更好地为经济建设服务,既是新时期人事工作的客观需要,也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求,人事档案管理数字化建设势在必行。但长期以来,人事档案管理主要为人工作业,近期虽使用了计算机,但由于其内容的保密性,推广情况较差,造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范,信息记录的流程不科学,使得信息内容不全面,不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。具体情况有如下几点。

1.1人事档案管理软件的开发滞后,泛用性不强人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前,人事档案管理软件的开发处于无政府状态,没有统一的规范文件,各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通,制约了数字化进程的推进。

1.2人事档案管理的标准化、规范化程度低人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因,人事档案业务管理基础较差,案卷保存质量不高,人事档案管理无统一标准,当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门,使数字化建设的全面实施困难重重。1.3人事档案管理的方式落后人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的,尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前,越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。

1.4人事档案管理人员的素质不高数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前,许多单位和部门缺乏高素质人才,既掌握档案管理知识,又精通信息技术的复合型人才奇缺。

2人事档案管理数字化建设的目标

既然人事档案管理数字化是时代的需要,那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享,提高工作效率,就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统,系统具体要求如下。

2.1日常业务管理实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容,应主要由四大功能组成:档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。

2.2数字化档案采集数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理,提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能,并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集,实现高效、快捷的档案数字化采集。

2.3数字化档案网上查阅数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础,采用B/S(浏览器/服务器)模式架构,在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面,有如下三点设计:

(1)可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。

(2)对阅档过程进行详细的日志记录。

(3)信息采用加密信道传输等多种方式,使系统运行更加安全可靠。

3档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

3.1应用软件应统一应选用中央组织部推行的,建立在《信息结构体系》基础上的系统软件,避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准,统一文件格式。同时,对系统所涉及到的其他应用项目,也要制定统一标准,确保信息共享的兼容性。

3.2应使用先进技术构建数字化系统建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时,应采用分布式多媒体数据库,克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题,以便在信息数据大量增加情况下,保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制,宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频,确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接,满足应用软件实时升级的需要。

3.3数字化信息系统建设的计划与完善要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。

(1)拟定数字化信息系统的基本框架,选定或开发系统应用软件。

(2)进行资料数据的采集与录入,建立规范化的信息报送、录入制度,丰富信息资源库。

(3)在试运行的基础上完善、改进和提高,收集整理出现的问题,召开专家研讨会,集思广益,提出改进方案。

(4)加大资金投入,在条件成熟的基础上,推广成功经验,提高覆盖率。

3.4突出多部门、多方位联动,加强上下级和相关部门间的协调外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门;内部则涉及多个管理职能部门,信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此,数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点,制定高效合理的信息采集、维护和使用制度,明确界定各级、各部门的责任、权限和义务,形成规范、有序、统一的运行机制。

3结语

人事档案数字化建设第3篇

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2014)30-0279-01

一、干部人事档案管理数字化信息系统建设的现状

干部人事档案管理长期以来都是依靠手工作业,近年来虽运用了计算机,但由于其内容的保密要求,通用性相对较差,造成其数字化程度相对其他领域和行业相对落后。

1、干部人事档案管理软件的开发滞后,通用性差。由于干部人事档案管理侧重于通用性信息的使用和管理,对干部人事档案的查阅使用相对薄弱,加之各级、各地、各部门对档案的需求各异。干部人事档案管理软件的开发处于无政府状态,各自开发的软件不能互通,造成规范、通用管理软件开发落后,制约了数字化进程。

2、干部人事档案管理的标准化、规范化程度低。干部人事档案管理数字化信息系统建设的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,干部人事档案业务基础较差,案卷质量不高,干部人事档案管理尚无统一标准,仅着眼于某一地区、部门或某系统,全面实施困难较大,制约了数字化建设。

3、干部人事档案管理的方式相对落后。干部人事档案管理的技术标准、工作程序标准尚未从数字化技术特点和发展进行考虑,越来越多的“文件资料”是硬盘和光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应干部人事档案数字化的要求。

4、干部人事档案管理人员的素质有待提高。进行数字化信息系统管理,需要有较高知识层次和先进技术水平的管理人员,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多单位和部门缺乏高素质人才,既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才就更加奇缺。

二、干部人事档案管理数字化信息系统建设的必要性

1、干部人事档案管理数字化是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求。随着现代信息技术、网络技术和计算机技术的迅猛发展,成熟有效的数字化技术已经惠及到经济社会的各行各业。加快数字化建设已成为我国现代化建设的国家战略,新型的组织人事工作需要数字化技术的支撑,用新型的数字化手段做好新时期的组织人事工作,更好地为经济建设服务既是新时期组织人事工作的客观需要,也是国家信息化工作的必然要求。

2、干部人事档案管理数字化是干部信息规范化的客观需要。机关、企事业单位在日常的干部人事管理工作中,手工形成了大量的干部人事信息,事实上造成了各地区、各部门对干部人事信息的分散、分隔,信息形式不规范,信息形成的流程不科学,信息内容不全面,不能满足单位、部门对人员个体微观管理和对人员群体宏观管理的需要。

3、干部人事档案管理数字化是积极推广和使用现代化办公手段的需要。随着科技的进步,现代的办公设备已成为每个组织人事干部的必备用品,充分利用现有设备资源,提高应用水平和工作效率,运用先进的办公手段,实现信息资源共享,必须建立一套现代化的数字化信息管理网络系统。

三、干部人事档案管理数字化信息系统建设的目标

1、最全面地全方位提供干部人事信息。干部人事档案数字化建设完成后,相关领导和部门可以快速准确地获取每位干部的简历、素质、特长以及德能勤绩廉等方面的综合信息,可以随时查询诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料,实现干部情况从静态反映向动态反映的飞跃。

2、最大限度地提高劳动效率与工作质量。通过数字化网络可以使信息共享,减少重复劳动,还可以根据干部管理工作需要,随时录入每位干部的最新信息,实现干部管理信息的实时化。

3、最大程度地提高知人识人用人的准确性。通过数字化信息系统各级领导可以直观地看到被任免干部的自然情况、现实表现、个体形象、气质、口头表达能力等,提高干部任免的科学性和准确性。

四、干部档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

1、要采用规范、统一的应用软件。最好选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件,避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的采集标准,统一文件格式,减少不必要的转换,对系统所涉及到的其他应用项目也应制定相关的标准,以确保信息共享和上下互通。

2、要用领先技术构建数字化信息系统。建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等现代信息技术,在建立干部信息数据库时,最好采用先进的分布式多媒体数据库,不要采用简单的文件存放方式,克服图像和视频因数据容量大引起的调用速度慢等问题,以满足在信息数据大量增加情况下的信息调用、管理、更新和存储需要。要注重数据源采集和后期制作的质量控制,采用高清晰度扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频和视频,确保信息资源的质量。数字化信息系统建设还要预先考虑利用Internet与上级组织人事部门的连接,满足各类应用软件实时升级的技术要求。

人事档案数字化建设第4篇

【关键词】数字化;档案;网站

随着网络现代化的深入,档案管理也实现了办公自动化,档案记录已是纸质文件和电子文件并存的局面。档案管理决策者应该在这个数字化时代,认真考虑数字化档案信息资源建设问题,深入调研了解数字化档案信息资源建设的内容,分析其存在的问题,并且采取措施,切实加强数字化档案管理资源建设工作。

一、数字化档案信息资源建设存在的问题

对档案信息资源数字化、网络化、实现信息资源共享,提高档案信息资源的利用率,这是未来数字化档案信息资源建设的趋势和方向。当前省级档案信息管理资源数字化建设过程中存在以下几个方面的问题:

(一)档案人员素质低

档案信息资源建设和管理中,一线档案管理人员面对数字化档案信息资源时,由于对数字化处理档案信息资源管理的知识储备不足和技能不够,直接影响了数字化档案信息资源建设的质量和进度。

(二)档案信息资源管理不到位

第一,虽然数字化档案信息资源是非常重要的,具有重要的社会效益。但是,政府领导比较偏重于短期经济效益,这影响了数字化档案信息资源管理建设;第二,许多档案信息资源的管理人员掌握的管理手段还比较传统,管理理念和管理水平还远远不能适应数字化档案信息资源建设的要求;第三,政府管理监督过于刚性。由于数字化档案信息资源的建设时间不长,许多单位档案信息资源建设中还只是有总括性的任务要求,还缺乏具体硬性要求。大多数单位所谓的数字化档案信息资源,只是将电子档案进行数字化处理,真正档案信息资源进行数字化并未真正开展起来;第四,政府机关对档案业务工作检查还没做到位。由于档案信息资源建设时间比较短,政府部门还来不及完备档案管理的管理制度和技术规范标准。

(三)数字化档案资源建设仍存在缺陷

数字化档案信息资源建设中,利用网站信息是必不可少的,因此,数字化档案信息资源建设需要建设相应的网站。但是,许多政府管理工作人员思想观念等因素,对建设网站重要性认识不足,对需要比较大的人力和财务建设专门的网站平台规划比较迟缓,力度比较小。

二、数字化档案信息资源建设措施

(一)加强档案人员队伍建设

数字化档案信息资源建设的成败的关键是档案人员队伍建设。因此,强化档案人员队伍建设,是摆在政府面前的重要任务,必须采取有效措施建设数字化档案信息资源。

第一,做好数字化档案管理人才的引入。政府部门在引入档案管理人才时,应特别注意引入那些具有现代档案管理知识和管理技能的大学毕业生从事档案管理工作,为数字化档案信息资源建设储备人才。

第二,加强从事档案管理的工作人员的培训力度。目前从事数字化档案信息资源管理工作的人员不足,因此,为了解决从事档案管理工作人员的不足,需要充分利用正在从事档案管理工作的人力资源,对他们进行专业数字化知识和技能培训。

(二)完善各项管理制度

首先,对档案管理部门的领导理论班子要科学安排,强化档案管理部门的人员配置,特别要发挥档案管理部门高层管理人员的影响力和号召力,带领团队踏实做好数字化档案信息资源管理工作。高水平的档案管理的形成也不是一时半会就能形成的,造就高水平的档案管理,学习是其最有效的方法。因此,需要为档案管理人员创造更多的学习提高的机会,让他们在实践中学习本领,增强才干。

然后,数字化档案信息资源建设需要做好规划,按计划有条不紊地推进,政府部门必须制定操作性强的数字化档案信息资源建设方案。档案业务部门还应有明确的奋斗目标,有效监督管理机制。上级政府管理部门应多关心档案管理业务部门的工作,支持他们的数字化档案信息资源建设,深入档案管理业务部门,调研的基础上了解他们在数字化档案信息资源建设现状,然后制定建设方案,建设中做好切实的检查评估工作,切实使得数字化档案信息资源建设落到实处。

最后,单位工作业绩考核指标中应该将数字化档案信息资源建设纳入其中,只有将数字化档案信息资源建设与个人工作业绩挂钩,才能获得领导的重视,切实担负起数字化档案信息资源建设任务,充分保障建设人力、财力和物力的到位,推动数字化档案信息资源建设有条不紊的进行。

(三)采取有效措施解决数字化档案资源建设中的问题

数字化档案信息资源建设需要大量投入资金、人力和物力的工程。如建设过程中需要购买的数字化硬件设备(如高速扫描仪等)的价格都非常高。所以,为数字化档案信息资源建设筹集到充足的建设资金,这是建设能否正常开展的前提和基础,否则一律免谈。为此,政府部门应该给予档案管理部门下拨足够的经费以保证数字化档案信息资源建设的硬件和软件的正常添置。

数字化档案信息资源建设中,建设档案网站是必不可少的。只有建成档案网站,为读者提供查询的通道,使数字化档案信息资源发挥社会效益。而建设档案网站,对档案软件要求较高。为此,购买性能优良,操作容易上手的档案软件是其建设必须重视的项目之一,面对市场上众多品牌的档案软件,应精选最适合本单位的档案软件。另一方面,对档案信息资源进行数字化处理,建立文本信息资源库和多媒体档案信息资源库,使得信息能通过网站向全世界传播,当然,要特别注意保密工作,只有无需保密的档案编研成果才能在网上向读者开放和共享。

数字化档案信息资源建设中,应该把为读者提供优质服务作为其建设成败的重要指标。为此,需要集中力量调查读者对数字化档案信息资源的需要基础上,制定科学的建设计划,推进建设进程,切实建设出真正为读者服务的数字化档案信息资源库。

三、结语

数字化档案信息资源建设是大势所趋,形势也比较严峻,所以对数字化档案信息建设刻不容缓,对其建设应该做到早安排,早落实,着手制定详细的数字化档案信息管理建设方案,上级政府管理部门和档案信息资源建设单位共同努力,早日将数字化档案信息资源建设成为现实。

参考文献:

[1]邓增娟.民生档案信息资源建设探[J]. 兰台世界.2013,(04).

人事档案数字化建设第5篇

【关键词】民办高校;数字化建设;档案

民办高校作为高等教育的重要组成部分,其档案现代化管理工作应尽早提上工作日程,其数字化档案的加工与建设应顺应时代的发展,与纸质档案材料同步进行归档、加工、保存和利用,以减少大量加工所带来的资金、人力、设备方面的短缺,弥补民办高校办学经费不足的弱点,并能更好的完成档案的数字化加工处理工作,达到高效准确的目的,从而提高档案管理工作的水平和效率,节省档案存储空间,缓解库房紧张的压力。

一、档案数字化建设的必要性

档案数字化是通过科学技术手段将纸质档案材料加工成数字档案的形式,并能通过局域网、互联网等进行计算机检索和阅读,有效提高管理和效率,增强档案部门的业务能力,为档案内部管理和查找利用提供准确高效的服务手段和信息。

(一)利于提高经济效益。从经费利用的角度来看,人工管理档案存在办公费用高、管理成本大的缺点,而管理数字化档案是管理存储在各种媒介上的数字化信息。在档案保管条件方面节省了占地空间,节约了保管费用,减少了人员的配备,而档案查阅方便迅速,在很大程度上也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费,进一步提高了经济效益。

(二)利于提高办公效率。档案数字化管理能够提高工作效率是被业界认可的。在传统的纸质载体档案的管理模式中,档案管理受到工作时间、地点和环境的诸多限制,但数字化档案管理则可突破这些限制,更方便快捷的完成档案整理、利用等工作。利用现代化的办公设备、软件和网络,立档单位和档案管理部门之间可以实现有效的互通,完成不同介质材料之间的复制和存储,从而完成档案的移交和归档工作。使用者也可以随时随地查阅档案,极大地提高了办公效率。

(三)利于保护档案原件。将纸制档案转变为数字化的电子档案后,通过科学高效的加密手段,档案的存储和使用都更加安全。特别是对历史悠久的或具有重要历史保存价值的档案材料,数字化加工处理后减少了对档案原件的损耗,对其信息具有更好的保护作用。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

(一)档案数字化硬件技术缺乏。经过几十年的发展,各高校纸质档案的数量都很大,依靠现有的主要以办公为主而配备的计算机、打印机、扫描仪等设备,来完成数量庞大的数字化加工工作是很难在短期内完成的。只有依靠配置高运算速度快的计算机、高速度自动化的扫描仪、先进高效的档案管理系统软件、安全稳定的存储设备等硬件设备基础,才有条件完成档案的数字化加工工作,但高昂的费用给档案的数字加工工作带来难度。

(二)档案管理人员的工作能力有待提高。许多高校档案馆缺乏既具备档案专业理论知识又熟悉计算机技术的双重知识结构的复合型人才。传统的档案管理人员已不能满足高校档案数字化建设和高校档案事业长远发展的需要。长期从事档案管理工作的人员有着丰富的档案专业理论知识和实践工作经验,但利用计算机进行数字化处理的能力欠缺。计算机专业管理人员有着较强的数字化处理能力,但缺乏档案专业理论知识和实践能力。因此,在保证档案管理基本业务能力的前提下有待进一步提高档案管理人员的数字化工作水平。

(三)档案数字化安全难以得到保障。档案数字化是档案信息化的基础工作,认真安全地落实档案数字化工作也是档案信息化安全管理工作的基石。但是在建设过程中会出现因管理不力或技术方面原因发生安全漏洞或泄密事件;档案丢失、损坏、涂改的情况也经常发生。这些情况严重威胁到档案原件与档案信息的安全。在档案数字化工作中如何保障档案原件和档案信息的安全,如何建立数字化团队、如何控制档案数字化质量,使数字化档案与实体档案的信息保持一致,保证信息从始至终不外泄,就成了档案数字化安全工作的核心内容。

三、高校档案数字化建设的应对策略

(一)加强人才培养,为档案数字化建设提供智力支持。各高校档案馆普遍存在年龄偏大,学历偏低,专业结构不合理,计算机操作能力一般,习惯于传统的纸质档案模式等情况。档案从业人员已不能满足档案数字化建设需要,应培养一批既懂档案业务管理,又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术复合型人才。

(二)完善保障机制,增加经费投入。档案事业是重要的基础事业,具有重大的历史意义。档案信息化建设是推进档案事业发展的必然趋势,数字化工作又是实现档案信息化的基础工作。要实现档案数字化的快速发展,投入是关键,要逐步加大馆藏档案数字化建设投入,强化档案数字化软硬件设施建设,将档案数字化经费纳入下一年的财政预算,并逐年增加,保证落实。

(三)高度重视并认真做好档案收集工作。做好档案收集工作要增强档案法律意识,坚持依法治档,使档案管理规范化、法制化。各级档案员要更好地发挥主观能动性,创造性开展工作,如认真编制并执行档案归档范围,积极争取领导的重视和支持等。今后,随着计算机网络进一步的发展,数字化的数据、信息将渗透到我们生活的各领域,高校数字化档案馆、虚拟档案馆将会随之而产生。未来档案信息已经全部变成计算机和网络中的一组数字,民办高校应赶上时代步伐,尽早将档案数字化工作纳入工作日程,实现民办高校档案信息化、数字化,更好地为决策咨询服务。

参考文献

[1]王运铎,张年瑞.简论新时期高校档案数字化建设[J].黑龙江史志,2015(9).

[2]李松.试论高校档案管理信息化的现状及对策[J].科技信息,2010(7).

作者简介

王春玲,女,1980年2月生,馆员,现任黑龙江财经学院档案科科长,从事档案管理工作.

人事档案数字化建设第6篇

关键词:城建档案;数字化;发展;思考

Abstract: With the increasing expansion of city, and the improvement of the city functions, urban systems has become more and more complex,and the requirements for urban management are more and more fine. Archives digitalization transforms the archival resources in various carriers into digital form, namely stored in digital form, interconnected with network format, managed by computer systems, so as to form a structured archives database to provide timely utilization, realizing resources sharing.

Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking

中图分类号:G275.9 文献标识码:A 文章编号:2095-2104(2012)

“十二五”期间,档案数字化建设已经被提到了议事日程,如何最大化实现城建档案的价值,快速提供城建档案信息,是我们思考的问题。

城建档案数字化发展的重要性

城建档案数字化发展是时展的需要,随着城市的不断扩张 ,城建档案管理部门已不能仅满足于传统的档案保存方式,而必须创新城建档案管理方法,提高管理时效性。目前,各地城建档案馆接受进馆的档案往往以文字、图纸、照片、录像等多种形式存在,以纸质档案居多。随着城市建设发展,各地城建档案馆每年归档的数量与日俱增,使很多城建档案库房陷入了紧缺的困境,在城建档案的借查阅上,速度慢,效率低。纸质档案在查阅时易损坏,特别是年代久远的纸质档案,纸张易发黄变碎,若发生火灾或水灾等,档案将会遭到灭顶之灾。城建档案系统开发的不完整,在深度和广度上有一定的局限,档案信息资源的保管和查阅都只能在馆内部进行,不能实现远程查阅,资源无法共享,这些问题的存在都给城建档案利用造成了一定的障碍。

城建档案数字化建设,能有效地使纸质档案转化为数字档案信息,存储于服务器上,可使档案资料在发生天灾人祸时不致于遭到毁灭性的破坏;其次,能改善档案的利用方式,可实现异地查阅,利用者在特定的条件下,可以随时查看自己需要的档案文件,是传统档案管理走向数字化管理的必由之路。

城建档案数字化建设中存在的矛盾和问题

(一)面对当前的形势,城建档案管理任务重,人员少,工作标准要求高。

档案管理人员年龄结构老化,具有建筑和计算机数字化的专业人员又不愿意到城建档案馆工作,现有职工老龄化程度高。在接受新事物上,头脑反应慢,知识不易掌握。其中最重要的薄弱环节就是从事城建档案工作的人员,因没有系统地学习过城建档案工作管理知识,或半路出家,对城建档案工作不熟悉,随着科学技术发展,计算机数字化网络管理进入了城建档案管理领域,原来从事档案工作多年的专业人才已不适应新的环境和要求了,这些情况严重影响了城建档案事业的发展。

(二)城建档案数字化发展趋势认识不明确。

建设领域中,有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足,对城建档案数字化发展趋势了解认识不到位,对城建档案数字化不重视,在城建档案数字化设备配置上,资金投入不足,存在着重建设,轻档案的思想还比较严重,只注重工程施工技术,施工工期和工程质量等方面的问题。却对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视程度不够,没有建立一套规范的管理机制,来保障建设档案的完整和齐全。由于城建档案的不配套,不完整,对档案数字化转换,在一定程度上受到了影响和制约。

三、城建档案数字化发展

(一)城建档案数字化建设需政府支持,领导重视,把好城建档案接收关。

城建档案的科学归档是实现城建档案数字化发展的基础,开展城建档案的接收和征集工作,丰富和优化馆藏,拓展馆藏门类,改善馆藏结构,进一步加大对重点工程,城市基础设施,城市地下管线等工程档案的收集力度。加大硬件投入,积极争取与城建档案事业发展需要的计算机、扫描仪、数码设备、保温、除湿、防火、防盗等现代设备配置,为城建档案数字化发展打下坚实基础。

(二)大力提升城建档案管理人员水平。

人事档案数字化建设第7篇

一、调查现状分析

本文通过网站调查、邮箱、电话等调研方式,调查分析了广东省62所本科院校的高校档案机构、人事档案归属、档案管理系统建设、档案网站建设四个方面的内容。62所本科院校包括37所公立本科院校,占59.7%;25所民办本科院校,占40.3%,其中16所独立学院,2所中外合作办学的高校。

1.高校档案机构

高校档案机构包括档案馆和综合档案室。本次调查的62所本科院校中,如表1所示,20所(32.3%)高校设立了独立的档案机构,其中2所是民办高校,分别是是广东理工学院和中山大学南方学院;2所高校的档案机构挂靠其他部门,广东海洋大学档案馆挂靠校长办公室,韩山师范学院综合档案室挂靠图书馆。这些独立的档案机构命名各有不同:广东理工学院、中山大学南方学院是档案室,韩山师范学院、广州体育学院是综合档案室,佛山科学技术学院是档案管理中心,其他高校独立的档案机构都是档案馆。

另外,42所(67.7%)高校未设立独立的档案机构,其中公办高校19所、民办高校23所。这些非独立的档案机构设在高校的学校/院办公室或党委办公室。中外合作办学的民办高校又有不同,北京师范大学-香港浸会大联合国际学院由秘书处负责公文审批的信息化管理和立卷归档工作,香港中文大学各个机构形成的档案一般都保存在各个学校机构手里,无专门的学校档案保管机构。

2.干部人事档案归属

从以上调查结果可知,除了中外合作办学的民办高校,广东省的本科院校都已设立高校档案机构,接近1/3的本科院校设立了独立的档案机构。高校人事档案有两种管理模式:一是归入独立的档案机构统一管理,一是归入人事部门管理。

此次调查的62所本科院校中,仅有6所(9.7%)高校的人事档案归入独立的档案机构管理。41所(66.1%)高校的人事档案归入人事部门管理,其中公办高校31所,民办高校10所,如表2所示。另外,有13所民办高校的人事档案挂靠在人才市场。北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院、香港中文大学(深圳)的员工并无人事档案,但对于受聘的员工,人力资源部门在聘期收集其相关的个人信息资料并建立仅供内部使用的个人档案。

人事档案归入独立的档案机构管理的六所高校,分别是中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东外语外贸大学、广东技术师范学院、佛山科学技术学院。这六所高校的教工人事档案并入独立的档案机构之前也都是由人事组织部门管理,中山大学档案馆是最早并入人事档案的,其次是华南农业大学,其他四所学校都是最近几年才将人事档案移交档案馆。

3.档案管理系统建设

档案管理系统是档案馆数字化、自动化管理的主要应用软件。人事档案管理系统是专门针对干部人事档案的现代化档案管理系统,能够提高人事档案管理的效率与准确性,有利于实现人事档案管理的现代化。国内许多高校采用南大之星档案管理系统,广东省采用该系统的高校有华南师范大学、华南农业大学、广东技术师范学院、韶关学院等,部分高校的档案管理系统是自主研发,如暨南大学(独立开发),还有一些高校的系统开发外包,如广东工业大学、中山大学。

本次调查的62所高校中,24所高校建有档案管理系统,其中公办高校22所,民办高校2所是中山大学南方学院、广东技术师范学院天河学院;有独立的档案机构的高校中仅15所有档案管理系统。人事档案归属档案馆的6所高校中,中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东技术师范学院5所高校建有档案管理系统,其中中山大学、广东工业大学建有教工人事档案系统,广东技术师范学院正在建设人事档案管理系统。

4.档案网站建设

档案网站是档案信息资源共享的网络平台,能把数字化加工整合之后的档案资源,通过档案网站以各种形式和展示出来。62所高校中,24所高校通过档案网站提供了网络平台,既有独立档案机构的高校,又有非独立档案机构的高校。20所有独立档案机构的高校中,18所高校建有档案网站,其中2所民办高校是广东理工学院、中山大W南方学院。非独立的档案机构的5所高校,五邑大学、仲恺农业工程学院、广州医科大学、广州工商学院、东莞理工学院城市学院在所属的院办、档案网站上设置了独立的档案管理、档案工作或档案业务栏目,广东财经大学综合档案室隶属学院办公室,建有独立的档案网站;其他非独立的档案机构在所属部门的档案网站上则只有零星的简介。

24所高校建有档案管理系统,24所高校建有档案网站,19所高校既建有档案网站又建有档案系统,5所高校建有档案系统但无档案网站,5所高校建有档案网站但无档案系统。20所高校的档案管理系统在档案网站上提供登录链接或登录平台,其中包括广州中医药大学、广东技术师范学院天河学院的档案系统挂在学校网站主页。建有人事档案管理系统的3所高校中,中山大学、广东技术师范学院提供人事档案管理系统登录链接,广东工业大学档案网站未提供人事档案管理系统入口。

二、人事档案信息化建设中存在的问题

从调查分析可以看到,广东省高校人事档案信息化建设刚刚起步,独立的高校档案机构建设、人事档案归属、人事档案系统建设、档案网站建设都存在诸多问题。

1.人事档案分散管理问题严重

人事档案是专门档案的一种,专门档案的管理仍然按照全宗原则实行集中统一管理。许多省份的高校的人事档案纳入到了独立的档案机构,如四川、湖北、重庆、江苏、上海、陕西、山西、浙江的高校。从广东省高校档案机构调查情况可知,广东省独立的高校档案机构的建设比例(32.3%)低,而且大都是公办高校,只有两所是民办高校。其中,54.1%的公办本科高校有独立的档案机构,6%的民办高校有独立的档案机构。从人事档案归属的调查情况可知,6所公办高校人事档案归属独立的档案机构,占广东省本科院校总数的9.7%、占广东省公办本科院校总数的16.2%;而52%民办高校的人事档案挂靠在人才市场,超过半数的民办高校的人事档案挂靠在校外。从整体情况来看,广东省独立的高校档案机构偏少,而且只有少数几所本科高校人事档案归属档案机构,民办本科高校的独立的高校档案机构极少,人事档案管理更加分散。

无论人事档案归入人事部门还是人才市场管理,档案都得不到统一保管,档案工作投入偏少,整理不规范,专业化建设滞后。这种低水平重复的分散管理,不利于人事档案规范化、信息化的管理。独立的高校档案机构才能承担起归属人事档案的能力,独立的高校档案机构建设比例低,是干部人事档案分散管理严重的原因之一。

2.人事档案管理系统建设滞后

目前广东省大部分高校仍没有启用档案管理系统,62所高校中只有24所高校有档案管理系统,保管的档案主体仍然是纸质档案。大部分(75%)有独立的档案机构的高校已建有档案管理系统,档案管理系统主要实现目录的数字化,有些高校已扫描部分综合档案,能进行全文检索,如华南理工大学、中山大学,广东技术师范学院、广东工业大学等。中山大学已完成全部馆藏党政类档案的数字化扫描和挂接。广东技术师范学院完成了部分教学类档案原件的数字化扫描、著录、校验和挂接等工作,基本实现了部分行政、党群档案与学生学籍档案的全文检索。

广东省高校的人事档案的数字化工作还限于人事档案的检索和档案目录的数字化,绝大多数高校档案馆至今还没有人事档案管理系统,只凭借 Excel或 Word等常用办公软件进行人事档案目录管理。人事档案已归属独立的档案机构的高校,83.3%的高校建有档案管理系统。建有教工人事档案系统的3所高校中,中山大学的人事档案管理系统已投入使用,但只是目录的数字化,广东工业大学的人事档案系统正在完善,并且正在进行人事档案内容的数字化扫描工作。总的来说广东省的本科高校还没有针对档案目录和内容数字化的成熟的人事档案管理系统,而综合档案则已部分实现全文检索,人事档案管理系统的建设远远滞后于其他综合档案。

3.人事档案信息化建设与档案网站建设脱节

人事档案信息化,是利用档案管理系统将纸质型档案转换成电子型档案,并通过一定的网络平台提供利用。人事档案信息化不仅要建设档案管理系统,而且要通过档案网站这个网络平台提供利用。

调查发现,62所高校中,38.7%的高校建有档案网站,这些高校中83.3%的高校档案网站提供档案管理系统入口;建有独立档案网站的有19所高校(30.6%),既建有档案网站又建有档案系统的比例30.6%,有独立的档案机构的高校档案网站建设的比例90%;民办高校档案网站建设比例(16%)低。从调查可知,广东省本科高校档案馆 (室 )独立的档案网站建设比例还不足1/3,而独立的档案机构已普遍建立了专门的网站,且大都已启用档案管理系统。

仅3.2%的高校人事档案管理系统挂接到档案网站,人事档案信息化的数据不能通过档案网站对外提供利用,也不能提供全文检索。即使已开展人事数字扫描工作的高校也未能及时将人事档案管理系统挂接到档案网站。

三、推进人事档案信息化建设的建议

人事档案信息化的进程刻不容缓,推进人事档案信息化建设,应从加快制度建设以及软件硬件建设等方面着手。

1.加快制度建设,推进规范化管理

高校人事档案信息化滞后,是由于硬件条件差,档案人员业务不精、档案不受重视等各种原因引起的,关键是制度的缺失。因此,必须自上而下建立人事档案规范化管理制度,包括人事档案信息化建设制度、材料收集归档制度、人事档案审核制度、人事档案归属制度、档案管理人员进修培训制度等。

首先,人事档案要实现信息化管理,需建立人事档案管理系统,把所完整的档案信息录入系统,必须建立严密的材料收集归档制度,审核收集的散件,查看是否缺少签名、公章、时间,复印件未盖与原件相符的章等,增加电子归档,收集电子目录、建立规范化的电子档案、纸质档案收集渠道。定期审核档案,查漏补缺,防止档案造假。

其次,人事档案归属高校档案机构是人事档案信息化的基础,有条件的高校应加快推进独立档案机构的建设,高校干部人事档案归入独立的档案机构有利于提高人事档案的利用率,提高人事档案工作者的业务能力,能有效利用人员和设备,节约经费,并且有利于干部人事档案管理的专业化、规范化、数字化建设,更快实现人事档案的信息化管理、档案工作的整体协调发展。从近几年高校独立档案机构成立的时间、人事档案并入独立的档案机构的时间来看,独立的档案机构统一管理的模式是高校人事档案管理的发展方向。由独立的档案机构管理人事档案更加科学合理,也是大势所趋。

再次,人事档案管理人员的业务水平不高,信息化人才短缺,制约着人事档案信息化建设的发展。规范化的管理离不开专业化的人才,应配备具备档案和计算机相关知识的人事档案管理人员,定期培训,加强交流学习,学习先进的档案管理理念。

只有建立完善的制度,人事档案信息化建设才有保障,推进人事档案归属合并的进程,加快启动人事档案信息化建设。

2.加快人事档案内容的数字化建设

人事档案的信息化建设包括人事档案目录和内容的数字化,数字化的档案目录和内容还能通过网络平台提供利用。广东省干部档案目录管理系统2005年就已投入使用,人事档案目录的数字化工作有了一定的基础,而内容的数字化建设还处于零基础的起步阶段。人事档案内容的数字化是将档案材料逐一扫描后,挂接到人事档案管理系统,扫描进入系统的档案才能进行全文检索,全文检索实现了利用者对档案信息快速检索和方便利用,有利于档案的永久保存。

人事档案内容数字化建设的缺失是人事档案信息化建设的主要问题,也是制约人事档案全文检索的重要因素,应加快人事档案内容的数字化建设,确保人事档案整体信息化建设工作的顺利进行。

3.加大经费投入,灵活运用外包方式

人事档案数字化建设第8篇

数据库建设是实现人事档案数字信息化的关键。当前,人事档案数据库建设依然存在诸多弊端。首先,数据库信息量不足,数据真实性不高,质量低下,严重降低了数据库的查全率和查准率;其次,大部分单位的职称评审软件、工资调整软件、人事档案管理软件存在冲突,数据库通用性不强,难以实现高度的资源共享,因此便无法体现出数字信息化技术在档案管理中的优势;最后,数据库本该属于动态的过程,但由于相关人员无法及时进行数据更新,导致数据无法真实反映客观情况等问题。

二、实现人事档案数字信息化建设的途径

(一)加大科学规划投入力度

各单位要加大对人事档案信息化建设的资金投入,加大基础设施建设的投资力度,全面推动人事档案的现代化发展。加强基础设施的建设;构建完善的安全防御体系;引进最新的软件系统,开发符合自身发展需要的专门档案管理软件;构建人事档案信息检索体系,充分发挥人事档案在职称评审、人员聘用以及调动升迁等方面的重要作用,为实现本单位人事档案的可持续发展创造优越条件。

(二)加大数据库建设力度

首先,加快目录数据库建设。以每个人名分设一个人事档案条目,条目承载内容具体包括姓名、性别、职称和档号等。目录数据库的建设是实现人事档案管理信息化的起点,姓名和档号是最基本的数据信息,将其存入电子媒介,以此来建立目录数据库,可为档案查阅创造便利。其次,加快全文数据库建设。人事档案数字信息化建设是个漫长的过程,要循序渐进,逐步开展。要建立人事档案全文数据库,在进行重点科室档案全文数字化的基础上,逐步实现全单位的档案全文数字化建设。以电子扫描的形式,依照人事档案十大类别顺序,逐步将数据信息存入电子媒介,实现人事档案全文数据全面入库。再次,加快基本内容信息库建设。依据人事档案十大类别的信息内容加以信息整理,将每个目录的基本信息加以归纳。采用专门的人事档案管理软件,按照目录逐一添加基本信息,以此建立人事档案基本内容信息库,不断拓展档案查阅和开发利用的功能作用。最后,加快人事专题信息库建设。将副高以上职称的人员基本信息进行汇总,建立专门信息库;将荣获省市级殊荣人员的基本信息进行汇总,建立获奖人员信息库;将工作人员的学术成果目录进行汇总,建立学术成果目录信息库,并逐步将其完善为学术成果内容数据库。

(三)加大人才培养力度

人事档案管理信息化建设的关键是培养一支德才兼备的专业人员队伍,以实现人事档案工作人员需要长时期的知识积累和现代化技术培训。目前档案管理人员队伍存在素质较低和极不稳定的现状,势必会影响人事档案管理工作的持续性。所以,要站在长远角度来考虑问题,确保人事档案管理队伍的稳定性。加强同人事档案干部的交流与互动,及时解决他们工作和生活中遇到的问题,让他们安心工作,全力推进人事档案管理数字信息化建设的可持续发展。

三、结语

人事档案数字化建设第9篇

[关键词]档案数字 管理 信息

中图分类号:TU914 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2016)30-0339-01

数字时代给我们的生活方式、工作方式甚至思维方式将带来各种各样的冲击,数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来,档案管理和利用如何适应数字化信息时代的需求,是我们档案工作者要思考的主要问题.

开展档案数字化建设,应对以下四个方面工作引起重视:一、牢固树立效益观,重视档案数字化对象的前期鉴选工作;二、建立全面,系统,完善的目录数据库;三、重视电子档案的收集和管理;四、加强档案现代化管理人才的培养

数字时代给我们的生活方式、工作方式甚至思维方式将带来各种各样的冲击,数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来,档案管理和利用如何适应数字化信息时代的需求,是我们档案工作者要思考的主要问题.

开展档案数字化建设,应对以下四个方面工作引起重视:一、牢固树立效益观,重视档案数字化对象的前期鉴选工作;二、建立全面,系统,完善的目录数据库;三、重视电子档案的收集和管理;四、加强档案现代化管理人才的培养。

数字档案是电子信息技术在企业各个领域广泛应用的必然产物,因此档案数字化管理是档案管理适应时代要求的具体体现。档案数字化管理是档案管理结合计算机软件技术共同实现的,在数字化管理技术开发和应用阶段,显现出档案数字化管理的优势与弊端。针对档案数字化管理存在的弊端,建议把握几个关键的环节

随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源,档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。加强档案信息化建设,是档案事业适应时代和社会发展,加速档案管理现代化的客观要求,也是提高档案信息服务水平的必经之路。本文从探讨新时期档案数字化管理的必然性出发,分析了当前实现档案数字化管理存在的问题,最终提出积极推进档案数字化管理的对策,以供相关人士参考。

档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现,是档案事业发展的战略目标。采用现代化信息技术改造传统档案业务,不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率,最大限度地满足社会档案需求,是档案信息化工程建设的主要目的。

档案信息化建设内容十分丰富。档案信息化工程建设包括基础设施建设、信息资源建设(档案目录数据库建设、电子文件归档与管理、档案数字化)、应用系统建设(档案管理系统建设、电子文件中心建设、档案网站建设、数字档案馆)、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等硬、软件系统工程建设。

虽然说,今后的档案管理费由财政来买单,但是,如果现有的大量档案管理并不能产生社会效益,服务于民众和企业的需求,继续高成本维持是否有必要?

据报道,中央组织部、人力资源社会保障部、发展改革委等五部门本周联合下发通知,明确将于2015年1月1日起取消流动人员人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费,各地要将相关经费纳入同级财政预算。

此前,新华社曾报道,全国200多个地级市,每个市每年收费少则数百上千万元,大城市动辄上亿元,全国每年收取的档案保管费至少达数十亿元。但这笔钱怎么花,一直缺少明白账。

如今,不合理的档案费终于取消,而且取消日期也比预期提前了一年--根据2012年的《关于降低部分行政事业性收费标准的通知》规定,档案保管费“三年后自动取消”。对于多如牛毛的行政收费清理,就应当有这样的紧迫感和高效率,能早一天做到的事,就没必要再拖。

档案管理费的取消,是顺应民意之举。但档案制度的改革不能止步于此,要看到,管理费问题只是档案制度弊病的一个方面,档案制度,是计划经济时代的产物,在市场经济体制已确立,“单位人”向“社会人”转换的今天,旧有的档案制度越来越不能适应时代的需要。

人事档案最初是作为考核干部的重要依据,由于这样的制度设计初衷,后来这一制度被当成“职业诚信记录”服务于就业,难免产生种种问题。例如,档案的不透明管理,使得公民对自己的档案中装有哪些记录一无所知,现实中,公民因为自己档案中莫名其妙出现污点记录,而四处碰壁的事情屡有发生。

对于公务员和事业单位以外的就业人群而言,人事档案的功能已大大弱化,由此产生大量的“弃档”、“死档”等问题,2007年12月,北京市人才档案公共管理服务中心公示首批长期失去联系的流动人员档案5700多份,仅有200多人前来认领。但对于这些“沉睡档案”,各地人才服务机构也不敢随意销毁,必须得妥善保管,导致无谓的社会成本。