随着社会的发展和进步，电子档案管理已经逐步取代传统的纸质档案管理，成为档案管理领域的发展趋势。但我国档案管理机构和组织在实施电子档案管理过程中，经常会遇到这样那样的问题。本文首先对电子档案管理的基本要求展开分析，并总结了电子档案管理存在的几点问题，最后有针对性的提出电子档案管理的完善策略，为电子档案管理的进一步完善提供资料参考。
关键词：
电子档案管理；基本要求；完善策略
实现档案的信息化管理，是现代档案管理发展的必然趋势。但由于我国电子档案管理起步较晚，在电子档案管理中经常会出现一些问题。这些问题严重影响了档案管理的质量和档案的调用效率。随着电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，如何在应用电子档案管理过程中，优化电子档案管理系统，利用信息技术提高档案管理工作的效率，已经成为档案管理领域亟需解决的问题。
1电子档案管理的基本要求
1.1原始性
电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。
1.2真实性
电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。
1.3完整性
电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。
1.4安全性
电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。
2电子档案管理存在的问题
2.1原始性问题
传统的纸质档案文件的原始性比较容易界定，纸质档案的原始性能够通过内容、载体、形式表现出来，人们通过对字迹、印记和纸张材料的技术分析，便能够判断档案的原始性。但电子档案作为一种虚拟档案，其本质只是一组数据，基于二进制生成的档案数据在传输时不会发生任何变化，因此根本无法判断文件的原始性信息。正因如此，电子档案的原始性判断成为了电子档案管理工作中的重点和难点，如何解决电子档案管理中的原始性问题，显然已经成为制约电子档案管理水平发展的关键问题。
2.2真实性问题
在电子档案的管理工作中，必须将纸质档案通过处理技术处理为完整的电子档案。在档案转录过程中，极易由于转录人员的疏忽大意造成电子档案失真。一旦电子档案失真，档案在使用过程中难以保证真实性，将会给资料参考人员以错误的判断，从而影响档案质量。由于电子档案储存与数据库中，由于电子文件的可更改和可修改性质，也容易导致部分管理人员为了一己私利篡改电子档案，使档案的真实性出现问题。
2.3完整性问题
电子文件主要存储与数据库中，但当遇到档案需要调用时，则会从数据库中通过拷贝流动到其他媒介中。如果在拷贝和复制过程中程序出现问题，或者设备出现故障，很容易导致电子档案信息丢失。由于电子档案的储存介质为电子设备，因而这些设备比较容易受到环境的影响，导致文件损坏，这也是影响电子档案完整性的重要因素之一。
2.4安全性问题
网络安全一直是我国在互联网建设和发展中的工作重点，但由于互联网属于公共信息分享平台，尽管采取很多措施避免电子档案受到黑客攻击，但由于计算机病毒日新月异，很难保证数据在存储和使用过程中不会受到安全威胁。一旦数据库被黑客攻击，数据库中存储的数据就会遭到黑客的篡改，影响数据的安全性，给珍贵的档案带来不可挽回的损失。
3电子档案管理的完善策略
3.1电子档案的形成制度要进一步完善
在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。
3.2电子档案要执行更为科学的归档制度
要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。
3.3建立严格的保管制度
电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态。
3.4规范电子档案的利用制度
规范电子档案的利用制度，一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。
综上所述，电子档案管理作为现代档案管理的发展的必然方向，其技术应用和发展影响着我国档案管理水平的提高和档案资料的利用效率。想要进一步提高电子档案管理水平，就要抓住电子档案管理的基本要求，解决我国电子档案管理工作中存在的问题，提高我国电子档案管理的工作水平，在实现对档案资料的数字化管理的同时，为社会提供更加优质的档案管理服务，为社会的进步和经济的发展做贡献。
作者：贾德锋 单位：黑龙江庆安县勤劳镇农牧业技术综合服务中心
参考文献
1电子档案安全保障的主要内容
1.1电子档案安全保障的范畴
信息安全理论体系为电子档案安全保障搭建了技术视角的基本框架，但从实践情况看来，现有的安全保障体系还需与档案管理流程深度结合，否则，电子档案安全保障的特有需求容易被模糊和忽略。综观目前电子档案安全保障的相关研究，较为流行的观点是将电子档案安全目标归纳为保障信息的真实性、机密性、完整性和可用性，［1-2］以及可追究性、不可否认性、可控性［3］等。从根本上而言，在信息安全的大背景下，上述目标往往是共性的要求。不仅是档案管理系统，所有业务系统如办公自动化系统、人事管理系统、财务管理系统等，都以维护上述属性作为基本的安全保障目标。从流程上看，电子档案管理系统具有特殊的管理定位与职责权限，除基础性安全保障以外，它还具有不同于其他业务系统的安全需求，这些特殊的专业性需求是档案界应予关注的重点。因此，我们认为，除了要关注共性要求之外，更关键的是要结合档案管理的特点和需求来探讨电子档案的安全保障问题。应当根据电子档案管理过程中的不同职能，有所侧重地明晰安全需求，赋予电子档案安全保障更加具体的内涵。在纸质档案管理中，一般将安全管理分为实体安全与信息安全。但由于档案信息内容与纸质载体相对稳定合一，档案实体安全实际表现为档案载体安全，二者在实践中几乎是等同的；信息安全在一定程度上依赖于载体安全。因此，对于纸质档案而言，安全保障通常以档案载体安全管理为主，载体管理在很大程度上决定了档案的信息安全。电子档案信息内容与物理载体的可分离性，导致档案信息安全的管理需求较之以往有所不同，档案实体安全也不再等同于物理载体安全。对于电子档案安全管理而言，可以更为明确地区分出信息安全、实体安全和载体安全三个层面。其中，信息安全主要针对电子档案的信息内容而言，指电子档案内容不被泄露或违规扩散；实体安全主要指电子档案实体（包括电子档案及其元数据、凭证信息等）不被丢失、删改、损坏而导致不可读、不可用；载体安全则主要指电子档案存储载体和软硬件系统等运行环境稳定、存续，不被盗取、破坏，可以支持电子档案存储和读取。载体安全是实体安全和信息安全的基础前提，如果载体遭到破坏，也意味着档案实体会遭到损坏，信息安全则更无从谈起；但仅仅保障载体安全，并不等同于档案实体和信息内容得到妥善管理。比如，在电子档案管理系统运行良好的情况下，也会因人为误操作而删除电子档案，导致电子档案实体丢失；又或是在电子档案实体未遭损坏的情况下，档案信息内容被非法访问和拷贝，导致电子档案信息内容泄漏。因此，信息安全以实体安全为前提，实体安全又以载体安全为前提，电子档案管理应对三个层面的安全都予以重视。具体而言，无论是纸质档案还是电子档案管理，档案部门对于档案载体安全的管理主要都是通过制定保存管理策略来弥补技术本身固有的局限。因为载体的寿命在客观上是由技术发展的程度决定的，档案部门无法决定文件形成部门选用何种载体存储文件，档案部门的主要责任在于文件归档后为其提供稳定、防磁的库房环境，做好防盗、防损工作，并结合长期保存需求，选择适宜的载体与技术实施复制迁移。对于电子档案的信息安全与实体安全而言，其保障管理需求则有所不同。在信息安全方面，由于数字化信息内容易于复制和传播，对电子档案信息内容的利用控制不再依赖于载体安全来实现，相对于纸质条件而言具有更加独立的安全要求，因此需要在档案利用过程中加以控制。在实体安全方面，在档案保管过程中是对电子档案实体的真实性和长期可读性进行管理；在档案利用过程中则是维护电子档案原件的实体安全。据此，基于档案管理流程与需求的视角，我们将以档案保管和利用两个档案管理流程中的不同阶段为框架，将电子政务系统中的档案安全保障置于这一框架中，结合档案管理理论与实际的要求，对电子档案安全保障的管理策略与技术措施进行梳理与分析。
1.2理论层面的关注
电子档案安全保障实践面临许多亟待解决的问题，这些问题依赖于理论研究发挥更好的指导作用。从电子档案安全保障的影响因素看，首先，技术状况对电子档案安全具有很大影响，例如软硬件漏洞、病毒风险、黑客攻击、设备与系统风险等都会造成电子档案信息的损坏与丢失。其次，自然因素与社会因素共同影响着电子档案的安全，例如保管场所的条件、天灾人祸等因素。再次，一些管理问题如管理规范缺失、管理权限混乱、管理人员疏漏等都危及着电子档案的安全。［4］由于电子档案安全受到多重因素的影响，电子档案安全保障需立足全方位进行规划与统筹。对此，许多学者提出从实体安全、软件安全、信息内容安全以及网络安全等多方面着手，［5］提倡通过建立安全保障体系来保障电子档案信息的安全性、完整性和可用性。［6-9］具体而言，包括对技术、管理与法规三方面进行完善。在技术方面，主要提倡自主研发管理系统，对归档电子档案采取杀毒、加密、隔离、备份等技术性保障措施；在管理方面，强调增强管理人员安全意识，完善管理与监督机制，加强专业人员培养等；在法规方面，要求从法律层面明确电子档案的凭证性，不断完善法规标准，以实现电子档案安全管理规范化。一些学者将整个安全体系分为应用层、系统层、网络层、物理层、管理层，根据不同层的安全需求提供管理与技术保障，以构建多层次的安全保障体系。［10］以信息安全的共性规律为基础，在应用于不同领域的安全保障体系之间，同一层次大体上都采取相同的安全保障措施。对于档案安全而言，还需进一步与实际需求紧密结合，才能构建与档案管理相契合的安全保障体系。除此之外，另一种视角是通过风险管理完善电子档案的安全保障。［11-12］信息的风险管理强调对信息系统生命周期的全过程管理，包括完整的风险管理过程：风险管理计划的制定、风险识别、风险评估、风险应对、风险监控，从不同方面采取相应措施以应对可能发生的风险。从宏观上看，目前我国不同地区、不同单位的电子政务建设水平参差不齐，远未达到一体化、平均化的建设效果，具体的风险评估与管理需要因地制宜地规划和实施。从微观上看，基于风险管理的电子档案安全保障要求构建一个体系化的实施方案，风险的多样性和动态性也要求档案人员更加全面地掌握广泛的管理、技术、法规知识，总体的实现要求较高。因此，要达到理想的实践效果，还需结合实际进一步研究。主要从信息安全保障体系和风险管理视角出发的现有电子档案安全保障研究及其成果，已经在事实上为进一步深化研究奠定了一定的基础。为了更好地适应我国电子政务环境下的档案信息化实际情况，有必要从档案管理的视角出发，立足于档案管理流程以及档案部门的职责与实际要求，对电子档案安全保障需求进行梳理与分析，总结档案部门在安全管理中应予关注、亟待解决的基本问题，如档案部门应该如何透过档案安全保障需求选用适当技术，现有技术策略的实施依据和目的，以及档案安全管理策略与技术之间的关系等。
1.3实践工作的需求
档案管理具有自身的业务特点，除基础性的信息、系统与网络安全保障外，电子档案安全保障具有不同于其他电子政务业务系统的安全需求。第一，电子档案管理系统所存储的档案信息数据来源于其他业务系统，并要在规定时间、按照一定要求向档案馆移交，档案资源数据在异构系统间传递、交接，如何维持电子档案安全保障的连续性，同时满足档案管理的业务需要，是档案保管安全需要解决的重要问题。第二，电子档案管理系统中存储的数据相对集中而复杂，就档案利用而言，归档前，文件形成部门对文件具有完整的处理和利用权限；归档后，文件转化为档案，其管理权限则归档案部门所有，由档案部门管理档案利用权限，业务部门之间通过档案部门相互共享档案。这些变化相应地对利用权限的管理提出更多要求，如何确保电子档案实体安全和档案规范利用，是电子档案利用安全需要解决的重要问题。可见，以信息安全保障的一般要求来指导电子档案安全保障的实践具有一定的局限性。面向档案实践工作的需要，应当思考电子档案管理系统与其他信息管理系统在安全保障上的区别，结合档案部门的管理职责与管理流程，提炼安全保障的核心目标以及相对而言更加突出的安全需求。
（1）档案保管安全的核心要求
本文所指的“档案保管”具有较为宽泛的内涵，主要指电子文件归档后、电子档案移交前对档案进行维护性保管的过程。电子档案的真实性与长期可读性是电子档案保管阶段安全保障最核心的要求，安全保护的根本目标是防止电子档案失真、失效、丢失、缺损、不可读。电子档案的真实性有两层涵义：一是电子文件的形成过程可靠，即形成过程被认可，具体要求包括发文与收文双方的合法身份得到确认，行文正当，并在可靠的文件系统中形成与传递；二是电子档案内容、背景和结构信息真实，具体要求包括上述三要素得到固化，并在传输、保管、迁移过程中继续保持原有的固化形式，信息完整，信息不被篡改。［13］从上述两个层面看，虽然文件阶段的真实性本刊连载不由档案部门决定，但档案真实性的维护却是档案部门的重要责任。电子档案的真实性程度来源于多项要求的叠加，满足要求项越多，其真实性程度就越高，即被认为具有更高的凭证性价值，以及更高的司法可采性。因此，我们认为，维护档案的真实性是电子档案保管过程中安全保障的一项根本目标。长期可读包括长期性与可读性两个方面：长期性意味着电子档案实体在长久的时间内不被损坏、丢失；可读性意味着电子档案信息内容在长久的时间内都可以被读取和解析。长期性与可读性应该统一为一体的保管要求，单一的长期性或可读性都无法满足档案管理与利用的需要。与传统档案管理相一致，长期可读性也与载体安全有着密切关系，物理载体的安全情况影响着电子档案的长期可读。电子档案长期可读性的其他影响因素还包括归档文件的格式和自然因素等，这些因素主要体现在档案保管工作中。电子档案管理系统肩负着将档案移交至档案馆的责任，因此，对于电子档案保管而言，保障电子档案长期可读是面向档案永久保存与未来利用的根本要求。
（2）档案利用安全的核心要求
电子档案利用过程中的安全保障，关键在于防止实体损害和越权利用，原件维护和利用控制是档案利用过程中的核心安全保障需求。在纸质档案管理中，为了防止损坏原件，在某种情况下会通过提供复制件的方式满足档案利用需要。对于电子档案管理而言，出于对电子档案实体的维护，同样可以采取副本利用的安全措施。所不同的是，基于电子档案管理系统的档案副本存储与利用面临更为复杂的情况。因为纸质档案的副本主要以复印件或缩微方式形成，副本利用对原件管理几乎不造成影响；而基于副本利用的电子档案安全保障则与电子档案原件管理模式具有密切关系。因此，电子档案原件维护是利用过程中安全保障的关键问题之一。电子档案利用需要通过权限控制来保障信息内容安全。在电子档案管理中，档案管理者与利用者之间增加了电子档案管理系统这一中间平台，使得档案利用权限必须通过系统平台加以控制和管理，这是电子档案利用与纸质档案利用的不同。除此之外，在电子政务环境下，电子档案管理系统存储的档案资源集中而复杂，档案利用权限的管理问题更为突出，需要与传统利用审批制度相结合，从技术和管理上规范电子档案利用，这是电子档案利用与其他信息资源利用的不同。因此，电子档案的利用控制是档案利用安全保障的重要目标。我们认为，档案工作强调连贯性和流程性，安全保障的措施也具有连续性，然而某些安全保障要点在特定的管理环节中会显得尤为突出和重要。因此，我们提炼出重要的安全需求与根本的安全目标，并放置于档案保管和利用的流程背景下进行分析，旨在更好地结合档案管理实际进行探讨。
2电子档案保管阶段的安全保障
电子政务系统中的电子档案保管承接自业务系统的电子文件归档，并承担向档案馆移交的责任。这一阶段的安全保障以维护档案的真实性、长期可读性为核心目标，档案保管需采取专业性的管理措施和技术手段，防止电子档案受损、失真、不可读，保障电子档案与归档时的状态一致。
2.1建立凭证信息，维护真实性
在归档环节，为保障管理权限交接和管理责任明晰，档案部门需对接收到的电子档案进行真实性确认；在后续档案管理工作中，档案部门则需对文件归档时的真实性进行维护。［14-15］根据InterPARES的研究成果，档案部门保障电子档案真实性具有两层含义：一是能够证明电子档案归档时的可靠性得以维护，即档案来源身份与原始状态可证；二是能够证明电子档案保管链的完整性，即保管过程可追溯、可审计。［16-17］在理论层面，电子档案真实性的内涵实际包含了档案要素完整和档案内容可靠的要求；在实践层面，这种真实性则表现为电子档案具有凭证性作用。针对电子档案的真实性保障与真实性认定，档案界已经开展了多方面的探索。按照实施对象与保障目标的不同，目前电子档案管理系统中主要的档案真实性保障策略可以归纳为三类：
（1）使用数字签名、时间戳技术。这是信息安全保障中普遍使用的技术手段，是针对电子档案内容和来源（即档案实体）的真实性保障措施，其目的是确保电子档案内容无损、未篡改、非伪造。其基本原理都是利用了哈希（Hash）算法、数字摘要技术和非对称加密技术，通过第三方认证，用以确认电子档案状态如初、来源可信。本质上而言，时间戳是数字签名技术的另一种应用形式，可以证明某份数字文件在某一时间起就已存在。二者都满足我国《电子签名法》对于原件属性的要求，具有司法层面的可靠性。在技术上，二者都基于数字摘要对电子档案的真实性进行验证，但实现机制各有特点：基于PKI（公钥基础设施）体系的数字签名技术由档案形成者采用私钥加密自行签名，验证者向第三方认证机构（由国家授权的CA认证机构）求证；［18］可信时间戳技术则由第三方机构（国家授时中心建设的时间戳服务机构）采用私钥加密签名，包含时间戳的生成日期和时间，用户自行验证。［19］然而，数字签名技术被认为具有一定的局限性，数字证书的有效期、私钥的安全性等问题使其难以满足电子档案管理的需求。［20］加入时间戳的数字签名则可以在一定程度上解决数字证书的有效性问题，使得电子档案在数字签名失效后仍具备原件属性。［21］对于电子档案真实性保障而言，它们在技术上通过加密算法来发挥作用，在机制上依赖于电子档案应用主体对第三方机构的信任，主要应用于电子档案真实性认定，属于确认性措施，并不能对电子档案受损、失真防范于未然。
（2）建立电子档案元数据管理机制。一般认为，完善的元数据记录有利于追溯电子档案的管理过程，从而确保档案管理过程的规范性。元数据管理机制旨在通过全面记录电子档案全生命周期来固化管理过程，形成连续、完整、可证的档案保管链，是针对档案管理过程采取的保障措施。电子档案元数据管理的核心机制包括两个方面：一是分类管理，即根据电子档案元数据的收集过程及其是否可变，区分静态元数据和动态元数据。［22］其中静态元数据指反映电子档案自然属性、来源与信息内容的元数据，一经著录不得更改；动态元数据指电子档案管理过程中形成的元数据，随着管理过程的推进不断新增或更新。针对动态元数据，应该进行动态管理或实施跟踪。［23-24］二是元数据封装，根据电子档案元数据的分类，电子档案及其元数据的封装方式可以采取不同策略，既可以按照电子档案生命周期进行多次封装，每次封装纳入不同的元数据；［25］也可以只封装与电子档案真实性有关的元数据。［26］
（3）构建复合型电子档案身份标识。综合上述基础技术与策略，档案界提出利用非对称加密算法为电子档案构建唯一的凭证性身份标识。相较而言，构建复合型的电子档案身份标识是一种综合的真实性安全保障策略，基本涵盖了电子档案实体与管理过程的保障需求。这一策略的基本原理是利用特定的语义算法，抽取电子档案的来源性元数据（“有效元数据集”）进行计算，生成电子档案的凭证性编码，并与相应的元数据集、来源单位及其数字签名共同构成一个电子档案凭证（“电子档案身份证”），通过凭证库管理机制实现电子档案身份的验证。［27］凭证信息可以在电子文件归档时就生成，便于在后续的保管与利用过程中进行验证，并为档案移交奠定基础。本质上，构建电子档案身份标识是综合了数字签名技术、语义算法、元数据管理等手段的复合型策略，其实现机理与数字摘要技术相似，并且因纳入凭证库管理机制而更加具有可靠性。然而，电子档案凭证信息本身的长期保存仍然是有待解决的问题。［28］综上，在电子档案管理系统中，电子档案真实性的保障措施主要针对档案实体和管理过程两个方面制定，这与档案部门对真实性保障的两个职责相对应，即确保档案来源身份与原始状态可证，以及保管过程可追溯、可审计。在保障策略方面，前者离不开基于PKI体系的数字签名技术及其实现原理，后者则离不开元数据管理。电子档案管理系统从业务系统接收电子档案，来自业务部门的数字签名与原生元数据都必须受到保护和一定程度的固化，从而明确电子文件归档前后的状态与责任。在档案保管过程中，通过对数字签名、元数据与档案本体的封装与再签名，集成并关联电子档案的凭证要素，建立起连续可溯的档案保管链。从管理层面上看，现有的电子档案真实性保障策略强调档案保管过程与责任主体密切关联，并纳入第三方机构来巩固这种保管责任的可溯性与可靠性；从技术层面上看，现有策略实质上将电子档案“中心化”，即强调采用多种方法形成电子档案的附属性、凭证性信息，利用凭证信息支撑电子档案的真实性，并通过比对凭证信息来证明电子档案真实可靠。因此，在电子政务系统环境下，电子档案真实性保障的关键在于凭证信息的管理与维护。
2.2完善档案封装，确保长期可读
保障电子档案长期可读是一项连续性的工作，从电子文件归档开始便要对其采取措施。对于电子档案管理系统而言，保障电子档案长期可读的主要任务是对电子档案实体进行一定的处理，使之满足长期可读的格式和存储要求，维持电子档案的可读性，防止其丢失、失效，这是提供档案服务利用、向档案馆移交和延续至永久保存的前提。OAIS模型是目前电子档案长期保存普遍使用的基本策略，它所描述的功能模型、信息对象与信息包结构模型、本刊连载信息包转换过程、迁移模型都是现有长期保管策略的主要依据。具体而言，保障电子档案长期可读是要确保电子档案在长期甚至永久的保管时间内可以被读取，并可以被理解。目前电子档案管理系统中主要的档案长期可读保障策略可以归纳为以下两类：
（1）格式管理。格式管理是针对电子档案实体数据的一种基础性保障策略，通过对电子档案进行标准化、可持续的管理，防止电子档案因保管环境的变化而受损，导致无法读取、无法理解。一般认为，长期保存格式应当具有开放性、标准性和稳定性；［29］在实践层面，行业标准《DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求》更加具体地明确了长期保存格式应当满足的11点要求，包括格式开放、不绑定软硬件、文件自包含、格式自描述、显示一致性、持续可解释、稳健、可转换、利于存储、支持技术认证机制和易于利用。［30］围绕电子档案的长期保存格式，主要的保障策略包括格式注册和格式转换。格式注册主要是记录电子档案格式的描述信息和软硬件要求等，以便于对电子档案进行解析和恢复。［31］格式转换则是将电子文件或电子档案统一转换成有利于长期保存的标准格式，［32］这种转换包含两种情况：一是电子文件归档时的格式固化，如将文件固化为PDF版式文件；二是电子档案信息包的格式转换，如OAIS模型下提交信息包转换为归档信息包。对于电子档案管理系统而言，格式转换往往通过标准规范、统一接口或专门的格式转换平台实现。
（2）基于封装包的数字迁移。这是针对电子档案实体数据及其运行环境的保障策略，目的是使电子档案够稳定地应对长期保管中可能面临的环境条件变化。一方面，采用开放性描述语言对电子档案及其元数据进行描述和封装可以保障电子档案信息内容在长时间内稳定、可解析。OAIS模型认为，要达到信息长期保存的目的，必须要存储比数字对象内容更多的其他信息要素（元数据等），［33］因此，电子档案应该以封装信息包的形式保管和提供利用。《DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范》中规定的基于XML的VEO结构封装包能够满足资源自包含、自描述、自证明的长期保存要求，［34］是目前普遍应用于电子政务环境中的档案保管策略。另一方面，数字迁移是指在必要的情况下将电子档案从某一软硬件环境向另一种软硬件环境转移的过程。OAIS模型中的数字迁移是基于电子档案封装包进行的，包括更新（refreshment）、复制（replication）、重新封装（repackaging）、转化（trans－formation）4种具体方式，其中后两者会改变比特序列，前两者则不会，后两者还可能涉及电子档案存储格式转换。［35］“迁移是对付技术过时的最佳良策，它应是数字资料完成定期转换的一系列有组织的工作，包括维护数字对象的真实性、用户的再检索、显示与其他利用的能力。”实践也表明，迁移是目前维护电子档案长期可读的最佳方法。［36］对于电子政务系统中的档案保管而言，电子档案长期可读性的保障措施主要针对电子档案实体和运行保存环境两个方面制定。从现有的相关保障策略看，一方面，电子档案的存储格式和存储形式必须满足开放性、不依赖软硬件环境、可解析等要求；另一方面，对电子档案存储软硬件环境和平台的管理也是必须的，这种管理主要体现在为电子档案选择稳定性高、依赖性低的保管载体和运行环境，并在必要时候开展基于档案封装包的迁移，这与纸质条件下为纸质档案构建安全保管环境的做法相同。在电子档案管理系统中，现有的电子档案长期可读性保障措施具有两个特点：一是在管理层面强调电子档案数据结构与信息描述的标准化，维持对保存环境较低的依赖性，并要求保存环境具有较高的稳定性；二是在技术层面，其基本理念是将电子档案及其元数据要素“解构重组”，从而形成易于解析的电子档案封装包，并通过适当的转移维持档案的保存与运行条件。因此，在电子档案管理系统中，档案长期可读性保障的关键在于解决电子档案及其元数据集成封装与拆封解析的稳定性、独立性（即不依赖软硬件环境）。
2.3电子档案保管阶段的安全保障要点
对于电子政务系统中的档案保管而言，真实性与长期可读性是安全保障的双重目标，针对二者的策略也应该相互支撑，形成协同一致、自成一体的档案安全保管方案。然而，目前所采取的保障措施和提倡的保障策略难以很好地兼顾真实性和长期可读的双重要求，甚至在具体策略之间具有目前未能解决的矛盾，导致电子档案保管的安全保障工作难以高效开展。电子档案真实性与长期保存面对电子档案实体、凭证信息和档案保管过程记录三类对象。后两者相对于档案实体而言都属于冗余信息。电子档案实体本身的长期可读可以通过格式管理、规范化封装以及数字迁移得到较好解决，而凭证信息和保管过程记录则增加了长期保存策略实施的复杂性。对于上述三类对象，是否应当实施统一的对象化管理，以及如何进行管理是解决电子档案“长期真实性”保障需要考虑的问题。从目前主要的真实性和长期可读性保障策略看，较为突出的矛盾有以下两点：
（1）凭证信息的应用与长期保存之间的矛盾
无论是数字签名、时间戳还是电子档案身份标识，这些措施中所使用的技术背后都有较为复杂的实现机制，离不开第三方机构提供的信任认证。由于这些技术的应用本不是以长期保存为目标，因此并不能保证具备长期生效的能力。具体而言，电子档案真实性的根本在于信任，档案保管的长期性则要求维持这种信任。在真实性方面，现有策略中，电子档案真实性保障的关键依赖于凭证信息；在长期可读方面，最为理想的策略则要求档案信息数据不依赖于特定的软硬件，能够做到自我解析。然而问题在于，目前凭证信息的外部验证机制难以达到长期保存对于电子档案信息数据“独立性”的要求，因而难以做到长期保存和长期有效。一方面，在目前普遍应用的基于PKI体系的数字签名技术中，离不开以数字证书为基础的公钥信任，而数字证书具有时效性，数字证书过期失效意味着数字签名无法被认证。尽管增加使用时间戳可以证明数字签名在证书过期之前是有效的，弥补了数字证书时效性的局限，同时可以证明电子档案未被篡改。但数字签名和时间戳的应用是零散性的，即每一个责任主体在执行一项重要行为后，如在归档、鉴定、处置、移交等环节，可能都需要使用数字签名和时间戳。因此，在电子档案的保管过程中，为了明确责任主体和形成完整保管链，可能会形成多个数字签名与时间戳，电子档案会具有多个形成于不同主体和不同时间的凭证信息。如何对多套凭证信息进行管理是需要解决的问题。另一方面，电子档案身份标识的特点在于，标识作为凭证信息具有唯一性，可用于电子档案原始内容的反复验证，并主要通过元数据分类管理来实现保管过程的记录。［37］但电子档案身份标识的长期保存以及管理性元数据的封装问题仍然有待进一步解决。
（2）元数据更新与档案封装之间的矛盾
在电子档案管理过程中，为了确保档案保管链完整，管理性的动态元数据需要被不断添加到电子档案元数据中，而电子档案长期可读的策略主张将电子档案及其元数据进行封装。因此，如果需要对电子档案元数据进行整体封装，元数据更新会使得档案信息包面临反复封装。协调电子档案真实性与长期可读性的保障需求，需要进一步完善元数据管理与封装方案。实际上，电子档案长期可读所要求的可解析性主要是针对档案内容和自然属性元数据而言的。从微观层面上看，目前的电子档案元数据项目纷繁复杂，实践中并非所有元数据都具有长期保存的必要性。因此，一方面，对电子档案元数据进行区别分类是必要的，应该明确不同元数据对于真实性管理和长期可读的作用，据此优化电子档案的信息封装方式与长期保存方法。另一方面，还应进一步完善电子档案的封装方式，在元数据管理的基础上，寻求满足元数据更新需求的封装方法，兼顾基于元数据的真实性管理和基于封装的长期保存要求。在电子档案管理系统中，电子档案保管阶段主要存在真实性与长期可读性保障需求难以协调的问题，导致电子档案的安全保障仍然面临许多内在的漏洞和风险。要真正实现电子档案的“长期真实性”保管，应进一步明确电子档案实体、凭证信息和保管过程元数据三类对象的保存与应用需求，兼顾电子文件归档和电子档案移交的现实需要，完善保管阶段的安全保障策略。
3电子档案利用阶段的安全保障
电子档案复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性等特点，在给档案管理者和利用者带来方便的同时，也存在容易泄密、复制、扩散和损坏等安全隐患。因此，在电子档案提供利用的过程中，既要保护档案原件不受损坏，也要控制档案信息的利用范围，防止泄密。
3.1副本利用，保障实体安全
在纸质条件下，对于一个档案室而言，要形成一套完整的、同质载体的纸质档案副本，几乎是不可能实现的。因为这样做意味着要建立一个与已有室藏规模相当的库房，并且需要投入大量时间进行复制，时间、管理与经费的投入几乎都是翻倍的。但对于电子档案管理系统而言，形成一套完整的电子档案副本则相对容易许多。《电子公文归档管理暂行办法》等法规标准中都要求，区别于封存保管的电子档案，应拷贝形成一套电子档案专门提供查阅利用。考虑到业务部门对电子档案的经常性利用多以查阅信息解决问题为主要目的，相对而言对其凭证性要求并不突出，为了避免电子档案原件在利用过程中遭到损坏或篡改，可以抽取电子档案内容信息形成电子档案副本以供查询和利用。电子档案副本的内容与电子档案完全一致，可以满足业务部门一般的信息利用需求。［38］在生成电子档案副本以供利用时，可以根据实际情况采用不同方式。第一种是在归档时，系统自动抽取电子档案内容信息形成一份电子档案副本并加以保管，在查询与利用时直接调取电子档案副本。采用这种方式，电子档案管理系统中可以建立单独的利用数据库，用以存放所有电子档案副本，电子档案原件及其元数据则打包封存于保存数据库中，两个数据库分开管理。在进行档案编研、提供利用等活动时只需调取利用数据库中的档案副本，有利于维护档案实体安全。电子档案被移交到档案馆之后，电子档案副本仍然可以保留在电子档案管理系统中，以备提供日常利用。第二种是在利用者发出档案利用请求时，系统根据请求自动抽取相应的电子档案生成副本后提供利用，利用结束之后，电子档案副本被自动清除，这种方式被称为根据利用需求“动态打包”。这种方式可以大大节省系统的存储空间，节省存储成本，但对系统性能要求较高。综合而言，第一种方式要求电子档案管理系统具有较大的存储空间，但对于当下还未真正与数字档案馆实现互联互通的电子档案管理系统而言，可以相对完整地保留本单位形成的档案信息资源，为前端业务部门的档案利用提供便利。在真正实现了数字档案室与数字档案馆互联互通的情况下，电子档案移交到数字档案馆后，前端业务部门利用电子档案时可以直接从数字档案馆获取，此时数字档案室也无需再保留已移交的电子档案副本了，这将极大地节省数字档案室的系统存储空间与成本，大大提高资源的利用效率。
3.2三权分立，保障信息安全
针对电子档案的利用，要求电子档案能够在档案管理系统中安全运行和流转，保证合法用户的合理使用以及禁止非法用户的访问，使电子档案信息免遭破坏、更改或非法拷贝等。［39］要实现利用过程的安全保障，就要确保访问合法、利用合理、全程记录。具体而言，要做到以下三点：一是划分访问与利用权限，通过访问控制技术避免权限扩散；［40］二是控制利用行为，通过文件保护技术、版权保护技术等控制用户对电子档案内容的非法篡改、传播、伪造、侵权等不合理利用行为；［41］三是对电子档案利用全过程实行跟踪记录，利用审计跟踪技术进行全程监控，提供事后对非法行为的追溯回查。［42］这三点要求实质上对应了利用系统中的三个角色———系统管理员、安全管理员和安全审计员。依据国家保密标准BMB20-2007《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定，电子档案利用系统应该配备系统管理员、安全管理员和安全审计员三类安全保密管理人员，分别负责系统运行、安全管理和安全审计工作。三类人员之间相互独立、相互制约，实现三权分立，以保障电子档案利用系统的安全。［43］（1）系统管理员系统管理员负责对访问利用的角色和用户进行设置。具体而言，系统管理员根据本单位情况，设置相应的用户角色，指定其功能权限，即为不同的利用者创建不同的利用账号。利用者根据所分配的账号登录电子档案利用系统进行查询与利用。（2）安全管理员安全管理员负责对角色和用户进行授权，将角色权限与数据对象关联起来，并进行数据的备份。具体而言，即根据用户角色的权限，配置其所能操作的相应数据对象。当利用者发起查询与利用操作时，系统自动根据利用者的身份及其所匹配的权限级别返回结果，不在利用者的权限范围内的信息内容则不予显示。同时，可以利用数字水印、网页控件技术等，对电子档案的浏览权限、打印权限、下载权限等分别进行严格的控制，［44］做到定点———只能在某台机器上打开，定人———只能由某个用户使用自己的口令打开，定时———只能在固定的时间段内打开，定次———只能打开固定的次数。同时，还可以实行防复制、防下载、防打印等。［45］（3）安全审计员安全审计员负责全程审计跟踪电子档案利用过程。具体而言，一是对系统管理员和安全管理员的行为进行审计跟踪，确认系统管理员和安全管理员的操作行为合法、合规；二是对安全管理活动的相关信息进行识别、记录、存储和分析，记录、存储用户的利用行为，并对恶意攻击行为进行识别和处理，及时发现和阻止各种来自外部的非法入侵行为以及内部用户的非授权活动。档案利用系统中三类管理员与利用流程的对应关系如图1所示。
3.3全程记录，维护元数据完整
ISO23081-2中指出，档案管理元数据必须具备:（1）档案本身的元数据；（2）业务规则或政策及授权元数据；（3）责任者元数据；（4）业务活动或过程元数据；（5）档案管理过程元数据；（6）有关元数据的元数据。［46］凡是用来描述电子档案管理的元数据，没有全部覆盖以上范围者，对于电子档案管理的描述是欠缺完整的。［47］在副本利用方式下，电子档案副本的形成、利用和管理是档案利用过程元数据积累的主要来源，尽管这些元数据围绕电子档案副本而形成，但却是电子档案利用过程的重要记录，应该与电子档案原件关联，作为电子档案利用情况的全程记录。具体而言，一方面，在生成电子档案副本的过程中，涉及责任主体和复制过程的相关信息十分重要，需要被保存下来，具体包括：档案复制的日期及责任人，从生成者那里获得的档案与由保管者产生的拷贝之间的关系，复制过程对其形式内容、可存取性及使用的影响等。另一方面，在副本的利用与管理过程中，所积累的元数据和档案管理过程的元数据一起，共同组成电子档案管理系统（档案室）阶段的管理过程元数据。也就是说，业务部门在利用档案副本时会积累各种利用信息，档案部门在管理档案副本时也会积累各种保管信息，针对档案副本形成的这些记录需要被妥善保管，作为电子档案利用与副本管理的元数据。这部分元数据主要包括利用权限、密级划分、利用对象、利用时间、利用频率等信息，它们以动态元数据的形式积累，反映了电子档案的利用情况，可以为后续电子档案的管理与利用提供依据。除此之外，电子档案副本管理中产生的利用日志元数据，与电子档案管理过程中产生的管理日志元数据一样，［48］都是电子档案“从其生成时就已遭受的各种变化的信息”，［49］应该得到妥善保管。在电子档案移交给档案馆时，副本管理的利用日志元数据可以与电子档案封装包关联，提供给档案馆以作参考，辅助管理。
3.4电子档案利用阶段的安全保障要点
在电子档案利用的过程中，应该保护档案的完整性和真实性，并确保档案信息不受侵害。［50］具体到电子档案的管理中，其核心要点可以概括为以下两个方面：（1）保护电子档案实体与信息安全电子档案管理系统作为档案流动的“中部枢纽”，确保所接收的档案完整、真实、可用是基本的业务要求，有此基础，才能为前端业务部门提供真实有效的档案信息资源，并为后端档案馆输送真实、完整的档案。因此，在提供利用的过程中，仍然应该把确保电子档案的真实性、完整性、安全性作为第一要务。这就包含两个方面的内容：一是保证电子档案实体安全，使其不被破坏、不被丢失；二是保证电子档案信息安全，使其不被越权利用、不被违规扩散。同时，通过全程审计跟踪记录用户的利用行为、系统管理员的操作行为，作为工作查证的依据，以供事后审核。目前在具体的操作中，提供电子档案副本利用，可以确保电子档案的实体安全。在档案信息安全方面，则可以通过利用系统三权分立监管档案利用行为，从授权登录、利用过程到全程审计对用户的利用行为进行监控；结合使用身份认证、审计跟踪、文件保护、数字水印等技术，可以防止档案信息的越权利用；还需根据利用者的利用请求与权限情况，只将权限范围内允许的档案信息打包传输到终端予以显示，并严格监控其利用行为。（2）保存完整的元数据加拿大律师肯•萨斯认为：“电子档案成为证据必须具备三个条件：一是记录或存储电子档案的系统的完整性，二是电子档案的真实性，三是电子档案是在通常的、正常的业务过程中产生、处理和保存的。”［51］简单地说，就是要注重系统、电子档案、形成过程这三个要素。［52］在电子档案提供利用的过程中，保存利用过程中的元数据，记录电子档案信息资源的利用者、利用时间、利用频率等具体的利用过程信息，一方面可以对电子档案信息安全进行跟踪记录，以备查考；另一方面也能够为移交进馆之后的电子档案管理活动提供参考依据。在电子档案提供利用的过程中，同样可以参考纸质档案利用的安全保障对策：一是副本利用，纸质档案利用在不要求凭证性的情况下会提供复制件以满足一般的信息利用需求；在电子档案利用中，则可以抽取电子档案的内容信息形成电子档案副本以供查询和利用，维护电子档案原件实体。二是完整的元数据记录，纸质档案利用中使用档案利用登记表用以记录档案的利用情况；在电子档案利用中，则需要对电子档案副本的利用过程进行全程审计跟踪，并保存利用过程的元数据。除此之外，与纸质档案管理所不同的一点在于，在电子档案管理系统中，需要以安全管理的三权分立为基础来实现电子档案的利用控制，设置系统管理员、安全管理员和安全审计员三类角色，对其安全管理权限进行互相制约，以保证从用户授权登录、查询利用和全程监督审查的整个利用过程都处于可控范围内，防止对档案信息资源的越权获取、越权使用。
4电子档案管理全流程的支撑性安全保障
电子档案管理系统离不开面向档案管理全流程的支撑性安全保障措施，用以巩固电子档案管理系统的安全管理。贯穿于档案管理全流程的支撑性安全保障措施主要包括四性检验和档案备份，二者与保管和利用中的阶段性保障策略相辅相成，在电子档案管理系统中共同保障电子档案安全可控。
4.1四性检验，实现档案质量跟踪
确保电子档案真实、完整、可用、安全是电子档案管理的核心要求。《电子文件管理暂行办法》和《电子档案移交与接收办法》分别要求，在电子文件归档和电子档案移交时，应对电子文件和电子档案的真实性（也称“准确性”）、完整性、可用性、安全性进行检测，这四点要求统称为电子档案“四性”。就其实质内容而言，实践中的四性检验等同于档案管理理论上的技术鉴定，贯穿于档案管理全流程。四性检验的意义主要体现在两个方面：一是控制档案质量，在归档、移交等工作中，以及在需要对电子档案进行迁移、格式转换或传输的情况下，都意味着存储状态、存储系统和管理环境将发生变化，对档案进行四性检验可以使档案接收方或新的保管环境掌握档案质量情况，对于不符合质量要求的档案，可以及时采取措施保障档案安全可控，避免档案质量的进一步损害；二是明晰交接责任，归档和移交都意味着档案管理责任主体将发生变化，规范化的四性检验可以避免缺损档案处理中的主体模糊，有利于明确处置职责，及时维护档案安全。对于电子政务系统中的档案管理而言，贯穿管理全程的四性检验实质上是以动态的形式保障电子档案安全。具体来说，真实性检验要求档案目录信息、内容信息及相关数据信息准确，及数据包规范；完整性检验要求数量和数据两个方面的完整；可用性检验要求数据、内容可读，以及软硬件环境满足长期保存需求；安全性检验则要求档案安全标识规范，并要进行病毒检测、漏洞筛查等。四性检验在电子档案整个生命周期中具有不同的应用需求，在不同情况下，四性检验的侧重点也有所区别。在具体操作中，可以根据管理主体和保管环境是否变化，通过检验功能组配，选择必要的检验项目，达到情境化、高效率的检验效果。在电子档案管理系统中，主要的四性检验节点有三个，分别是文件归档、档案保管与档案移交。在文件归档和档案移交阶段，因管理主体和保管环境都将发生变化，要对电子档案进行全面的四性检验。在档案保管过程中，一方面，应着重开展周期性的真实性、可用性检验，防止档案被更改、不可读；另一方面，在档案利用、档案迁移等情况下，则应该着重开展完整性、安全性检验，防止档案缺损或感染病毒。四性检验具有零散性的特点，在档案管理全流程中，应该根据具体环节中档案内容、档案载体、系统环境、管理主体变化情况，选择具有针对性的检验内容，并及时执行检验。四性检验也具有系统性的特点，在档案管理全流程中，不同环节的四性检验具有不同的侧重点，与不同阶段的档案管理工作需求相契合，可以对电子档案全生命周期的质量控制进行全程保障。
4.2档案备份，提供档案全程保障
数据备份是信息安全保障重要的支撑性措施，在检验性、确认性安全措施的基础上，数据备份可及时、有效地弥补数据缺损、数据失真和数据丢失等漏洞，甚至在面临自然灾害、系统故障等情况时，也可以通过备份数据的恢复重建信息资源。在传统档案管理中，异质、异地备份是档案安全保障的重要措施，对电子政务系统中的档案管理而言同样如此。所不同的是，电子档案备份不再仅以支持灾难预案为目的，而更加突出档案保管、档案利用等环节的安全需求，以为电子档案管理全流程“护航”为目的。电子档案备份应伴随电子档案全生命周期而存在，与数字迁移、副本利用、四性检验等措施相结合，构建更为稳固的电子档案安全保障。电子档案备份工作越来越受到重视。在战略规划方面，《2006-2020国家信息化发展战略》关于建设国家信息安全保障体系的要求中明确应重视备份建设；2009年全国档案工作会议以及2009年、2010年全国局馆长会议都强调档案安全备份的重要性，提出对电子档案实行异质、异地备份。在法规标准方面，《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999），都明确电子档案管理应建立备份，要求电子档案实行三套保管，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。目前，以电子档案安全保管为目的的备份主要采取异质、异地备份相结合的策略；以电子档案安全利用为目的，则主要采取异质备份策略。电子档案异地备份的实施策略与传统条件下大体相同。对于电子档案异质备份而言，从备份介质上看，包括磁盘阵列、磁带机、光盘、硬盘等多种设备，应当结合实际情况加以选择。然而，最为理想的做法是，对于适宜长期保存的载体，应对电子档案进行同质、异地备份，这将更有利于电子档案保真。电子档案管理系统中的档案备份与档案馆备份措施之间的关系需要进一步明确。
在传统纸质档案管理中，档案备份并不是机关档案室的主要工作内容，备份工作主要由档案馆承担。在电子档案管理中，由于电子档案具有数字化信息的不稳定性特点，出于基本的信息安全考量，在电子档案管理系统中也需要对电子档案进行备份。与传统纸质档案管理相比，电子档案的备份工作应该提前到归档后的档案保管阶段，并且备份应随电子档案一同移交至档案馆。在档案室与档案馆之间，电子档案的备份工作应该具有连续性。首先，电子档案管理系统需要进行档案备份，这是计算机网络与信息系统管理条件下的基本要求，同时国家《数字档案室建设指南》中也作了明确建议，因此电子档案管理系统进行电子档案备份是电子档案管理的基础性需要。其次，在实际工作中，一些电子档案管理系统在向档案馆进行电子档案移交时，往往是异质多载体、多套移交，在本质上已经实现了电子档案及其备份的同时移交。再次，通过调研得知，对于档案馆而言，馆藏电子档案的数量往往是数百T级别甚至更大，完全由档案馆承担从无至有的电子档案备份，其工作量是巨大的，进行一次省级综合档案馆馆藏的完全备份有时需要一个月甚至更久。因此，基于高效率、集约化以及安全保障管理的综合考量，我们认为，应当在电子文件归档后，对电子档案进行备份，并在电子档案管理系统内，实行科学的备份机制；在向档案馆移交电子档案时，一并移交经过周期性维护的备份档案，以及备份管理的日志记录等。这不仅有利于电子档案管理系统开展规范化的备份管理，在电子档案交接后，也有利于档案馆对备份档案开展连续性管理，避免不必要的重复备份，在一定程度上有助于提高档案馆的工作效率。电子档案的四性检验与档案备份对于电子档案管理全流程的安全保障具有支撑性作用。保管与利用阶段的安全保障措施侧重对电子档案进行阶段性的直接保护和监管，而支撑性的安全保障措施则贯穿于电子档案管理全程，提供面向全流程的保障。四性检验作为综合性的检测措施，可以实现档案质量的跟踪，并为管理结点与交接环节提供基础而必要的安全保障；档案备份则可以切实起到电子档案的安全保障作用，尤其在发现档案数据缺损或丢失时，完善的备份恢复机制是目前保障档案实体安全的最佳对策。
5结语
摘 要 随着电子技术的快速发展，电子档案成为了一种重要的档案类别。考虑到电子档案自身特点，要想提高电子档案管理的实效性，就要立足电子档案管理实际，从管理理念、管理模式和人员培训等方面入手，确保电子档案管理取得积极效果。
关键词 电子档案 管理理念 实效性
一、前言
随着电子档案资料的增多，如何提高电子档案管理质量，成为了档案管理的重要内容。基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。
二、电子档案管理过程中，应不断创新管理理念
对于电子档案管理而言，由于电子档案是一种全新的档案形式，不但在档案保管方式和档案形式上与传统档案不同，在其他管理方面也存在较大的差别，为了最大程度的满足档案管理需要，提高电子档案管理的实效性，在电子档案管理过程中应积极更新管理理念，具体应从以下几个方面入手：
（一）电子档案管理应认真分析电子档案的特点
在电子档案管理中，只有认真分析电子档案的特点，才能保证电子档案管理工作得到有效开展。结合电子档案的应用和管理实际，电子档案具有存储空间小、存储信息量大以及管理过程简单等特点，在实际管理中对保管条件要求不高。
（二）电子档案管理应把握正确的档案管理原则
考虑到电子档案管理的实际难度以及电子档案的自身特点，在电子档案管理过程中，只有掌握正确的档案管理原则，才能提高档案管理实效。为此，电子档案管理应把握高效性、全面性和准确性原则，保证电子档案管理取得积极效果。
（三）电子档案管理应善于利用现代化的管理手段
基于电子档案的自身特点，以及电子档案对管理手段的需求，在电子档案管理中只有积极应用现代化管理手段，才能提高电子档案管理的整体效果。为此，我们应根据电子档案管理的实际需求，合理选择电子化和网络化管理手段。
三、电子档案管理过程中，应优管理模式
（一）电子档案管理应合理优化管理模式
由于电子档案与传统档案有着较大差别，在具体的管理模式上，电子档案与传统档案存在必然差异。基于这一认识，电子档案应根据自身特点，对现有的档案管理模式进行优化，改革现有档案管理模式，使其满足电子档案管理需要。
（二）电子档案管理应积极创新管理方法
电子档管理过程中，采用电子化和网络化管理方法，已经成为了电子档案管理的重要选择。基于电子档案快速发展的特点，创新电子档案的管理方法，并积极采用现代化信息化管理手段，构建健全完善的档案管理体系，对电子档案管理而言具有重要意义。
（三）电子档案管理应提高管理模式的针对性
在电子档案管理中，考虑到电子档案的特殊性及其自身特点，电子档案在管理模式优化中必须要做到根据电子档案的特点选择管理模式，并达到突出电子档案管理目的和提高电子档案管理水平的目的。因此，提高管理模式的针对性是十分必要的。
四、电子档案管理过程中，应提高管理人员素质
电子档案作为一种新的档案管理形式，与传统的档案管理有着较大区别，为了提高电子档案管理的整体效果，档案管理人员需要具备较强的专业水平喝素质。基于这一认识，电子档案管理要想提高实效性，就要不断提高管理人员素质，具体应从以下几个方面入手：
（一）增加对档案管理人员培训，提高其专业技能
在电子档案管理过程中，档案管理人员的素质对档案管理效果有着直接影响。基于这一现实需要，电子档案管理应增加对档案管理人员的培训，不断提高其专业技能，使档案管理人员的整体素质得到全面提升，最终满足电子档案管理需要。
（二）正确分析电子档案特点，提高技能培训的针对性
在档案管理人员技能培训中，只有正确分析电子档案的特点，并根据电子档案管理的实际需求进行技能培训，才能确保电子档案管理取得实效。因此，在具体的培训中，应突出管理手段的应用以及管理理念的更新。
（三）根据电子档案的管理需求，对档案管理人员的正日素质进行合理评价
基于档案管理人员对电子档案管理的重要性，在电子档案管理过程中，应根据电子档案管理的特点和需求对档案管理人员的素质进行合理评价，对不能满足惯例需求的管理人员进行相应业务培训。
五、结论
通过本文的分析可知，基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。
参考文献：
[1] 李明丽.浅谈企业科技档案管理创新[J].安徽科技，2014.08.
计算机应用技术的不断推广加速了信息化时代的到来，而信息化技术在电子档案管理工作中的应用也是档案管理部门提高工作效率和质量的重要途径，但是在应用存在的问题也使得信息化技术无法发挥真正的作用。档案是信息的重要来源，其重要性不可言喻，为了保证档案信息的准确性、科学性和有效性，加强对电子档案的管理是档案管理部门的重要工作，也是需要借助信息化技术来完成的。【1】
一、电子档案管理系统研究的背景
信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。
二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题
对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：
现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】
很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。
诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。
电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。
三、电子文件档案管理系统
电子文件档案管理系统的基本要求
档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】
电子文件档案管理系统业务流程设计
收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。
鉴定模块。电子档案的鉴定主要是档案管理人员对相关档案的管理期等内容进行修改，并且发表鉴定意见，同时对已满管理期限的电子档案归入销毁清册中。对于电子档案的鉴定主要工作流程是：首先是对已归档电子档案的浏览对其使用价值进行判断，其次对符合要求的电子档案进行属性判断，最后则是形成预立卷电子档案。
【关键词】 医院管理 电子档案 问题 对策
随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。
1 医院电子档案管理中存在的问题
1.1 档案管理职责不明确，管理线条多
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。
1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。
1.3 电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍
由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。
1.4 档案管理人员素质有待提高
由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。
1.5 档案管理硬件不能满足要求
医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。 转贴于
2 提高医院电子档案管理的对策
2.1 建立完善医院的档案管理网络
医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。
2.2 制定相应的电子档案管理制度
要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。
2.3 加强培训，提高认识
档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识，要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。
2.4 加大档案管理的投入
电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。
随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。
参 考 文 献
[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02：444-445.
随着现代信息技术的快速发展，电子信息的运用不断增加，涉及到多个领域，包括电子邮件、电子文件等，这逐渐导致纸质文件退出了管理舞台。因此，电子档案营运而生，取代了传统纸质档案在企业管理中的地位，成为当前档案管理的最主要形式。电子档案的承载介质类型较多，包括光盘、硬盘、U盘等，当前最主要的是通过硬盘作为电子档案的存储载体[1]。
电子档案的应用主要具有以下几个方面的优点：第一，电子档案能够将文件本身的多媒体特性表现出来，能够将文件所表达的内容更加形象的展现出来，方便读者对文件的内容更加生动、直观的进行理解，并且电子档案的存储空介质占用空间较小，能够存储大量的信息，方便长期保存、备份、复制和传输；第二，电子档案能够使阅读者方便地进行阅读，同时还能方便地通过关键词对所需要的内容进行搜索和查询。
电子档案除了上述主要优点之外，还存在以下缺点：首先，电子档案的载体具有不稳定性，寿命相对较短，容易发生氧化；其次，电子档案对即使算计非常依赖，如果没有计算，就无法建立与阅读电子档案；第三，电子档案容易遭到篡改，同时还容易遭受到电脑病毒的入侵， 较大的安全威胁；第四，电子档案保存难度较大，存储介质容易受到周围环境因素的影响而遭到破坏。
2 纸质档案管理的优缺点
纸质档案作为传统的档案记录形式，主要包括一下几个方面的优点：首先，纸质档案在保存良好的情况下能够为使用者提供更加直观的感受，读者能够便捷快速地找到想要的信息；纸质档案相对于电子档案来说具有更高的可信度，其在修改之后就会保留修改痕迹，因此在建立之后很难进行修改，这也能够让人们更加容易辨别出档案信息的真实性，因此，纸质档案的安全性和真实性比电子档案更高；其次，纸质档案因为本身通过纸张进行保存，不会受到电磁环境等因素的破坏，因此，其保存寿命更长。
纸质档案的缺陷主要包括以下几个方面：首先，纸质档案的保存对环境要求较高，纸质档案以纸张作为载体，因此，在酸碱的化学试剂作用下容易遭到破坏，同时对环境的温度、湿度等条件要求较高；其次，纸张对信息的存储较为有限，当涉及的信息量过大时，就需要通过大量的纸张记录信息，需要消耗极大的人力和物力资源，而且管理难度也会进一步加大。
3 电子档案与纸质档案的融合管理
随着现代信息技术的不断发展，各行各业对档案管理工作的要求不断提高，电子档案相对于传统的纸质档案刑事来说，其在档案管理中具有较强的优势，但是纸质档案本身的真实性优势是电子档案目前还难以实现的[2]。两种档案形式各有优缺点，能够形成很好的补充，很难让其中一种在短时间内被完全取代。因此，可以将电子档案与传统纸质档案充分结合起来，实现电子档案与纸质档案的融合管理，一方面不仅能够更加真实的反映出档案依据，另一方面，则能很好的保证电子档案有点的发挥。
（一）建立两套相互独立又彼此联系的档案管理系统
由于电子档案与纸质档案在收集时间、方式、存储、保护以及利用等方面都存在极大的差异，因此，要想实现电子档案与纸质档案的融合管理，需要针对电子档案与纸质档案各自的特点建立两套管理系统，两套管理系统独立操作、独立管理、独立利用，但是又需要实现两个系统之间的信息共享，从而能够通过一种文件找到相同内容的另一种形式存储的文件，从而能够使两个系统在业务处理方面保持一致，方便进行档案的利用。在电子环境下，将一些重点的档案和需要永久保存的档案，及时制作成纸质档案并进行常规保存，通过吃还童的纸质档案形式确保档案的原始性、证据性和权益性；同时，可以将一些通过纸质档案形式利用繁琐的档案信息制作成电子档案形式，从而实现这些档案信息的高效利用。
（二）档案部门对电子档案实行集中管理
通过对电子档案的集中化管理，能够实现档案管理的规范化、专业化以及档案信息资源的一体化。档案部门通过对电子档案实行统一的管理，能够进一步规范电子档案从收集到归档在到存储保护的各个环节的管理程序，避免人为因素破坏档案文件，同时还能够使电子档案与纸质档案之间建立相互的联系。同时，还能够通过对电子档案的专业开发，使其信息资源能够得到充分的利用。因此，档案管理部门需要积极承担电子档案的管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的一体化管理模式。
（三）建立科学合理的档案管理制度
因为电子文件本身具有可复制和删改无痕的特性，因此，对于电子档案的管理和保护工作需要严格落实到电子文件从建立到后期的使用、修改、删除等整个生命周期的各个环节[3]，在整个过程中，档案管理的重点是过程管理，而不是档案本身的管理。因此，需要建立一套完善的档案管理制度，实现对电子档案整个生命周期过程各个环节的管理，从而确保电子文件的及时收集，避免在分散状态下出现信息丢失或者信息泄露等问题。同时，电子文件在建立之后由于载体或者格式的转化会不断改变自身的存在形式，如果缺乏相关的证明信息来证实文件的内容在载体或格式转化过程中没有发生任何变化，就很难保证电子档案信息的真实性和完整性。因此，需要针对每一份电子文件建立相应的记录制度，记录电子档案生命周期各个环节管理的具体情况，确保电子档案信息的真实性和完整性。
（四）提高档案管理人员的综合素质
当前，很多企业的档案管理人员都是过去的老员工，其更多的是涉及到传统档案的管理工作，电子档案管理作为档案管理方法，其涉及到信息技术、网络技术、计算机技术等多方面的应用，其对技术要求比传统纸质档案管理工作的技术要求更高。因此，需要提升档案管理人员的专业能力，使其能够基本满足计算及操作、网络使用等方面的技术要求。另外，为了更好地进行电子档案管理系统的应用，管理人员一般还要求具备一定的外语基础，从而更好地掌握管理系统的各种功能。所以档案管理人员需要在传统纸质档案管理技能的基础上积极提升自己的专业能力，从而更好地参与电子档案管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的融合管理。
1.电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.1 提供拷贝。
拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
1.2 通信传输。
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
1.3 直接利用。
直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
2.加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
2.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力。
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量。
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
2.3 加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。
3.做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
3.1 建立档案利用制度，整合各类档案资源。
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
3.2 规范档案利用方式，避免不可挽回损失。
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3.3 建立“双套制”模式，确保重要信息完整。
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
3.4 加强工作人员管理，提高档案保护意识。
关键词：会计档案；档案；管理
财务档案管理是一门学问，里面有很多东西需要会计人员去学习、去探索。财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》进行了修订，新办法于2016年1月1日起施行。
1 新《会计档案管理办法》主要在五个方面做了调整
（一）完善了会计档案的定义和范围
会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
（二）增加并明确了电子会计档案的管理要求
一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
（三）完善了会计档案的销毁程序
一是单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
二是单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
三是单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
（四）明确了会计档案出境的管理要求：单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。
（五）调整了会计档案的定期保管期限，并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。
单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。
2 明确了电子会计档案的管理要求
（一）将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
（二）规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。
（三）要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
（四）要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
3 新《会计档案管理办法》提出了电子会计资料可仅以电子形式归档保存的条件
（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
4 新《会计档案管理办法》增加了会计档案鉴定销毁的相关内容，并修改了监销的有关规定
会计档案销毁是会计档案管理的重要环节，其中鉴定销毁工作是档案销毁的前提和基础。原《管理办法》规定了会计档案销毁的具体程序，要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人。在实际工作中，为避免可能发生的风险，对于远远超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案，单位负责人一般也不愿销毁，大量已失去保存价值的会计档案占据了储存空间，造成了资源浪费。因此，新《管理办法》增加了鉴定销毁环节，要求“单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。”
监销是保证销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排，新《管理办法》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定，同时进一步明确了单位内部组织监销的有关要求，即“单位档案管理C构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。”
5 新《会计档案管理办法》修订出台和的重大意义
（一）有利于推动互联网创新经济的发展。近年来，党中央、国务院积极推动“互联网+”行动和“大众创业万众创新”，我国基于互联网的新业态、新模式蓬勃兴起。新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。
关键词：电子档案；纸质档案；整合管理
随着信息化的日益发展，各个行业都步入信息化的时代，实施数字化管理策略。那么档案管理事业也一样，将信息技术引进到档案管理之中，产生了电子档案，实现电子档案的管理，同时，纸质档案和电子档案一起存在。为促进档案管理的统一性，就要将纸质档案和电子档案有机整合，保障档案管理事业更好的向前发展。
1 电子档案与纸质档案整合管理的观点
不论是电子档案还是纸质档案，从本质上来看都是档案，都具有档案的特点，但因为他们的载体不同，所以也存在一定的不同。两者都有相应的缺点和有点，将两者综合起来，才能在应用过程中取长补短，保证档案管理工作的顺利发展。在实践活动方面来看，电子档案和纸质档案均是以人的基本实践为依据，对人们在社会各阶段的生活信息进行收集整合，形成档案。但是电子档案的储存时间要比纸质档案储存的实践要长，档案的完整性更出色，由于电子档案是以网络技术为载体，所以更容易受到病毒的侵袭，安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件，安全系数相对就高，能有效保证档案的真实性，使档案在使用的过程中更清晰。但是纸质档案的载体很容易在保存过程中遭受破坏，不易保存，使用的时候检索也很慢，有一定的排他性。通过分析，不难看出两种档案都有利弊，那么要想发挥各自的优势，更好的为使用者服务，就要对两种档案进行整合管理，相互之间各取所长，补己之短。
要想达到电子档案和纸质档案共存的局面，就要使档案管理者适应新形势的变化，积极创新，制定科学合理的档案管理方案。首先，要顺应时代的变化，积极地应对档案电子化的转变，从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位；其次，要稳中求进，不光要充分利用电子档案，还要做好纸质档案的保管工作，使两种不同载体的档案都发挥其所长，最大限度地把握档案改革的主动性，做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时，还要对纸质档案一同保存，既保存了安全可靠真实性强的纸质档案，又发挥了电子档案的优势，检索快，利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择，并对其进行有效的整合管理。
无论是纸质档案还是电子档案，都要在记录在同一个档案管理系统中，运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入，运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时，对一些重要的纸质档案进行数字化处理，使其在利用时更方便快捷。在档案系统中，还要将两种档案进行统一的组合，维护档案之间的相关联系，便于使用。
2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求
现如今，数字化信息技术不断发展，档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同，前者针对的是电子档案管理，后者针对的是纸质档案管理。当然，在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理，那么，要想有效的实现现代化档案管理系统，对电子档案和纸质档案完美的整合，就要做好下面几方面工作。
2.1 同步归档工作
在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。
2.2 同步整理工作
要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。
2.3 同步鉴定工作
对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。
2.4 同步利用
在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
3 加快档案管理工作人员的知识结构变革
加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，尽快掌握电子档案管理方面的基本知识和技能，对电子档案管理涉及到的设备和技术，做到会操作、会管理、会使用，切实担负起电子档案管理的工作职责，做好开放教育电子档案的管理工作。
结束语
综合来看，上面所讲述的对电子档案和纸质档案之间的观点和具体要求，我们清楚了解电子档案和纸质档案两者有一定的关系，两者各取所长，补己之短，要实现档案管理的共同发展，就要对电子档案和纸质档案进行科学的整合，在管理时，不光要同步两种档案的归档工作，还要对两种档案同步坚定、利用和整理中作，使电子档案和纸质档案从根本上达到共同发展的局面。这样的管理，不光能弥补各自的不足，还能将电子档案和纸质档案的优势都发挥的更好，更能促进档案管理事业的长足发展。
参考文献
[1]田永丽.论电子方案与纸质档案的整合管理[J].才智，2015.
