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档案管理的原则优选九篇

时间:2023-06-07 15:58:11

档案管理的原则

档案管理的原则第1篇

关键词:电子;档案;管理;原则;体系

我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有宏观指导作用,纸质档案管理的一些业务原则在电子档案管理中也具有生命力。电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系,由各级档案管理部门分别集中管理。

1.电子档案管理原则

电子档案是指具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

随着计算机技术的广泛应用,机关、团体、企事业单位在管理、生产和科学技术等活动中形成了越来越多的电子文件。这种文件存储在特定介质上并加以命名,需要时,只要指出其文件名,即可将文件调出来供阅读或打印用,将电子文件归档后即形成电子档案。在电子档案中,全部信息是以数字式代码加以存储的,信息的编码和解码过程都由计算机完成,利用时须借助计算机等机器设备转换成原有的文字或图像形态,因此人们亦将电子档案称为“机读档案”或“数字式档案”。根据电子档案的特点,在其管理活动中还应遵循以下原则。

1.1完整性原则

随着计算机技术的普及,机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成,从而使电子文件的分布呈分散化趋势。此外,在电子文件中,信息不是固定在特定的物理位置上,“文件实体”的概念将不再存在。这种分散化和非实体化特征,使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观,因此在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。不仅存储在电子文件介质上信息要完整,与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收进馆。

1.2可读性原则

目前各机关使用的计算机硬件和软件不同,由此生成的电子文件的存储格式也不相同。计算机技术的迅速发展,造成了硬件、软件的不断更新换代,新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性,脱离了赖以支持的软、硬件系统后,有些文件就会变成无法识读的“死文件”。因此,在电子档案管理中要特别注意确保其可读性。例如:在收集范围中,除了反映机关工作活动的记录外,还必须包括这些记录的支持软件;在收集要求中,除了对信息内容方面的要求外,还包括对信息格式方面的要求;鉴定工作除了对其内容进行价值分析外,也要对其可读性进行技术分析等。总之,每一个管理环节都要对日后的档案利用负责,要保证档案长期的可识读性。

1.3可靠性原则

可靠性是档案的生命。由于电子文件易于修改并可不留痕迹、文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因,人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外,文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的。在电子档案管理的全过程中,要严格制度、堵塞漏洞,不仅要把住收集关,确保归档文件和进馆档案的真实有效,还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程,建立必要的备份等,以防止信息的丢失和失真,维护电子档案的可靠性。

2.电子档案管理体系

电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系,由各级档案管理部门分别集中管理。目前,在对电子档案进行管理的起步阶段需要注意以下问题:

2.1集中统一管理电子档案的问题

近年来,随着办公自动化(OA)和计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)技术的普及,使用计算机制作文件的机关越来越多,大部分机关将电子文件转换成纸质文件,经正式签署后归档保存,原电子文件保存在各形成部门;也就是说,大部分电子文件没有归档,处于分散保存状态。从档案工作的发展看,各机关档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档,实行对电子档案的集中统一管理。档案馆也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境。电子档案的统一管理有利于对这部分数字化信息的检索、利用和共享,有利于各机关、各地区对于电子档案管理进行全面的统筹规划,有利于加速档案工作的现代化进程。

2.2纸质文件和电子文件双套归档问题

目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存,是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题。在这些问题没有得到有效地解决之前,这种纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有存在的合理性和必要性:一方面,在没有充分的技术保障和科学的管理制度的条件下,档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件归档保存。另一方面,电子文件的归档也有其积极的意义。这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象,不应看作不必要的重复。可以预见,纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当一个时期。随着技术的成熟和各方面条件的具备,会有越来越多的电子文件独立地转化为档案,但多种介质档案并存的状况将长期存在。双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统,二者既有联系,又各有特点,这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。电子档案的管理原则上应纳入现行的档案管理体系,能够并轨的就实行并轨。

2.3实行文件、档案一体化管理问题

在计算机信息系统中,文件与档案的界限难以截然分清,电子文件的大量出现及其长久保存的需要将促使多年来提倡的文件、档案一体化管理进入实质性阶段。事实上,将电子文件和电子档案分而管之无论在理论上还是实践中都是难以成立的。在对电子文件的全程管理中,计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制等都需要从文件形成阶段开始统筹设计,电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的“档案管理性工作”也需要在文件的形成或运转阶段进行,因此电子文件管理必须选择文件、档案一体化模式。

这种一体化绝不是文件管理与档案管理的简单相加,而是在全程管理和前端控制原则指导下对整个管理流程的重构。根据具体情况,有些单位还可实行包括情报、资料在内的电子信息一体化管理。

参考文献

档案管理的原则第2篇

关键词:企业档案管理 规章制度 开发档案资源

公司的档案的范围很广,主要包括公司设立,变更的申请,审批,登记和终止后清算等方面的内容;公司的董事会、监理会以及股东大会的会议资料;会计、财务等方面的文件报告;人力管理、法律事务等方面的文件资料;生产技术、产品生产、安全生产、能量消耗等方面的文件资料;仪器,设备,科研,技术引进等方面的文件资料;信息,情报和党群组织方面的文件资料;各种声响资料包括:照片档案,影片档案,录影档案,录像档案等。对如此繁杂的文档进行有效地管理是非常重要的。

首先我们先来了解一下企业档案管理是什么涵义?包含哪些方面?企业的档案管理内容主要是由两部分组成,一部分是企业档案的行政管理工作内容,另一部分便是企业档案业务监视工作内容。前者一般是指对于企业的档案工作实施统筹的规划,统一制度,监督,指导,组织协调等。后者一般是指对于企业文件材料的形成,积累,整理和归档的管理,监督,和指导,以及企业档案的收集,整理,保管,统计和鉴定以及对于企业档案信息资源的开发利用等。其实用最简洁的话概括,企业文档管理主要包括以下几个方面:收集归档,借阅,获取资源,修改销毁四个方面。

1.档案收集归档

企业的档案从材质上主要分为两类纸质文档以及声像文档。对于不同材质的档案进行收集归档的时候需要注意的事项是有所不同的,应当区别对待。但是在很大的方面是具有共同性的。

比如各类文档在收集归档的时候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必须立即追查归档;另外如果文件如已抽查应有主管部门的管理人员的签字作为认证,文件的处理手续必须是完备的,如果发生了遗漏现象应当立即退回主管部门补齐;与本档案无关的文件或者不应该随这次的档案而归档的文件,应当立即退回主管部门;贵重的物品应当退回经办部门,在经过指定保管部门的签收后,才能将文件归档处理;还要建立,健全立卷归档的制度,要确定档案建立的范围,时间和保管的期限;对于一些残缺不齐的档案,应当积极采取措施,将档案收集齐全。

除了完整性之外,档案归档的时候另一个非常重要的问题便是有序性。只有当所有的文档以一定的规则进行分门别类的才能够方便以后进行查阅。这种规则可以按照公司的规定或者管理者自身的习惯来进行。在各个不同的类别之下再根据员工,时间,重要性等不同的小类来进行分别存放。这样查阅起来就显得很方便。

最后,档案的清洁和维护也是一项很重要的内容。管理档案的人员应当随时擦拭档案架以防止虫蛀腐蚀,对于纸质文档来说要主要保持档案室的干燥,而对于那些声像档案就要保证底片,胶片库的温度和湿度要保持在适宜的水平以防止这些材料的清晰度下降,同时磁带库要注意避开较大的磁场而且尽量注意不要用铁皮柜,此外对于一些年代较久的底片胶片等在取用的时候要尽量保持手部的清洁。

2.档案的借阅

公司的档案为了方便公司员工查阅资料,是企业的公共资源,因此大家在借阅的时候都应该注意爱护档案,要确保档案的完整性,不能够私自涂改,勾画,剪去,拆散或者损毁。同时为了防止档案的丢失等问题的出现,各部门的经办人因业务的需求要调用档案的时候,应当填写“调卷单”,经过该部门的部门经理同意之后向档案的管理人员借阅,同时在档案归还的时候,管理人员核查无误之后进行归档“调卷单”由管理人员留存。这样如果将来档案出现了什么问题也有据可查。同时为了避免责任不清的问题,借阅者不能够将档案相互之间私自收受。

另外由于企业的档案会涉及到商业秘密,因此对于外单位的借阅,应该持有单位的介绍信,经过总经理的批准之后才能借阅,而且不能够离开档案室,在经过总经理的批准之后才能够将所抄摘的内容带出。但是当政府的有关部门依法执行公务需要查阅公司的档案的时候,公司就要给予配合和协助,这是作为公民的基本义务。

在企业的档案管理当中,如何从储存的档案当中获取有效地资源是公司要解决的一个重要的问题。如果只是简单的存放,那么便失去了档案管理的根本意义,获取信息需要的是专业的团队,能够从历年公司的存下来的数据当中进行分析,挖掘出我们需要的曲线图,更要有总结判断能力,能够对已经发生的事情的原因,影响因素进行分析,从而指导以后的工作。

然而时代在进步,随着微电子技术,计算机技术,通信技术等现代化的信息技术手段在企业档案管理中的逐步深入应用,使得传统的企业档案管理的很多理念都受到了冲击,迫切需要探索更加科学更加先进的档案管理办法。利用扫描仪等电子仪器将纸质档案彻底的数据化,建立相关的数据库方便查找,已经不是一件新鲜的事情了。而“办公自动化”和“办公无纸化”概念的提出,更是将档案管理信息化变成了家喻户晓的事情。

3.信息化档案管理

企业档案信息化就是是指企业依据法律,依靠科学的思想和管理组织方法,借助网络技术、信息技术等高科技技术,对企业的档案进行信息化处理使得信息的收集,处理。整合,资源发掘,传输和应用数字化,网络化,从而实现了企业内部的资源共享,这样便提高了企业档案资源的利用率,为企业和社会提供档案信息服务。

数据共享是企业档案信息化管理的一个重要的特点也是最大的优点。传统的档案管理并不能做到这一点,而实现了数据的共享便使得企业的各部门的配合的效率大大提高。除此之外文档一体化的管理是企业档案信息化管理的一个发展方向。如何使得生产活动,文书处理和档案的管理工作有效的衔接在一起,提高企业的信息处理能力,实现档案信息的无缝交接使我们在进行企业档案信息化的过程当中必须要时刻注意的问题。只有把信息化管理档案和企业的其他组织活动联系在一起才能真正的发挥信息化档案的魅力。

4.总结

档案管理工作一方面可以让企业的高层管理人员及时的了解企业的整体情况,可以为企业的决策提供有说服力的一句;另外还有利于社会上的人对于企业经营的成果的认同,为企业与其他有关方面进行进一步的合作提供让人信服的证据。在我们国家经济快速发展的历史背景之下,做好档案管理工作,不断地探索和尝试新的档案管理手段,创新性的更新档案的管理观念,同时全面而又真实的反应企业的发展状况和经营成果,对于实现企业经营战略,不断地提高企业管理效率具有非常深远的影响。因此做好档案管理工作能够促进经济社会的全面发展,不断地提高企业的市场经济力。

参考文献:

[1]孙宗虎 王瑞勇.人力资源与行政后勤[J].人民邮电出版社,2012(14)

档案管理的原则第3篇

探索集中办公条件下档案集中统一管理的方式

进入新世纪以来,全国各地漂亮、高耸的办公楼如雨后春笋般地建立起来,成为社会的焦点。党委、政府、人大、政协及组成部门纷纷由各自的小院,挤进了新大楼。其主要缘由是国家用地政策的改变,是便民服务的措施之一,也是地方政府逐利行为的体现。但就档案保管保护而言,独家小院尚有专库、去湿、空调等设备;而现在进入大楼,爬尽台阶,档案室只能与办公室、文印室、杂物室为伍。这是因为办公楼面积的设计依据是以人员编制、领导职数来确定的,每个单位只能保证必需的会议室。即使再增加办公室面积,也没有领导职数增加的速度快。中央空调的使用,保证了办公室人员的舒适却无法满足档案保护的需求。

应该看到,在豪华办公楼的一侧,都有一座风格近似,适合档案保管保护条件的小楼,这就是档案局(馆)。针对上述情况,一些新的术语在档案界不断出现,如“档案代管中心”,“档案寄存中心”。这种打破档案接收期限的做法,实际上是档案部门针对这种情况所采取的一种明智而又无奈的选择。所以,应该提倡和鼓励在集中办公条件成熟的地方推行档案无移交期限的接收:一是为各单位兼职的档案员(百分之九十以上的基层单位无专职档案员)减负;二是更有效地对集中办公单位的档案实行规范化管理;三是更加便民、为提供服务打基础。因为小城不像大都会,“集中”就在院内,“利用”就在“楼下”。随着新一轮的馆库建设热潮,由国家投资的馆库建设,应该在功能设计上更多地、更充分地考虑这种元素。

探索行业管理条件下档案集中统一管理模式

近些年来,中央加大了“民生”工程的投入,因此档案也格外引人关注。一方面体现了党和政府对“民生工程”的建设提高到了一个前所未有的高度;另一方面凡涉“民生”部门在以人为本的施政过程中形成了大量的资料,并在最后验收过程中,提出了明确的归档要求。但我们也应该看到:上面千条线,下面就一点,中国的施政决策在上层,落实的基础在基层。“民生”之所以“惠民”,就是涉及社会中的每一个家庭,每一个人。像公安部门的户籍、居民身份证管理,国土、房产部门的土地、房屋使用权证,林业部门的林权证,卫生部门的新农合,城镇居民医疗计生部门的独生子女证,民政部门的婚姻、社区档案,工商部门的个体和私营企业的登记等,这种条条易管、块块难为的现象一时还难以打破,作为地(市)县一级的档案部门,想管不能,不管不行。

一是理解的偏差造成档案部门“集中统一管理”难。在机关运行过程中档案的产生由两块组成:机关正常运转中所产生的会议、文件、报表等材料,权且当作文书档案;每个机关根据上级安排或工作需要,由一个或多个科(室),一个单位主管或多个单位协管所产生的文件材料,俗称业务档案。长期以来,各级档案馆重文书档案的接收,轻业务档案和科技档案的管理,以致档案移交单位产生这样的误解,移交就是移交文书档案。而机关的业务档案或集中在机关档案室,或散存在职能科室或个人手中,更有甚者那些临时机构,事一完,机构撤,人_走,档案散的现象较为突出,存在监管难。

二是“政令不畅”造成档案部门“集中统一管理”难。对于行业管理的单位(尤其是垂直或相对垂直的单位)档案法虽有规定,但都会以种种理由回避监管,介入难;在国家层面上的一些文件,省级档案部门没有转发或国家档案局根本没下文而以各部门自行发文,如“经国家档案局同意”等,弄得基层档案部门难介入。另外,即时与上级档案部门联合行文,效果虽然好一点,但就“集中统一管理”档案而言,依然有着浓厚的部门化档案的色彩。

探索现有环境条件下“档案集中统一管理”的服务方向

社会发展到今天,“档案集中统一管理”既是维护档案安全的一种手段,也是党和政府在维系保障社会可持续发展和服务民生的一种具体形式,更是通过富馆藏、丰内容、善服务体现档案价值和反映档案部门风采的一种方式。

一是要从国家层面提出“档案集中统一管理”的大概念。国家档案局9号令的颁布,为基层档案部门就档案的接收提供了“尚方宝剑”,但“各级综合档案馆可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案”又给“集中统一管理档案”(9号令第二条)带来隐患。这是因为:一方面地方基层党委、政府也许是出于更快更有成效地对某—工作强化管理的目的,热衷于成立“三无”机构,三无指无人员(临时抽调),无办公地点(临时租借),无经费预算(临时要点)。专职此事,有领导挂帅就行,完成任务就撤。另一方面在项目建设管理方面,基层的习惯做法都是以成立指挥部或领导小组的形式出现,采取主要领导挂帅,分管领导主抓的模式。如国家下达的基础建设项目,其征地拆迁常由地方政府负责。项目建设常由投资方的上级机关以项目部或临时成立的公司来承担,因资金的渠道不同,档案难以集中统一管理。征地拆迁档案(指挥部管)涉及民生和社会稳定;项目建设(投资方或项目部管)质量实行终生负责制。这两驾马车赶路,两个临时机制并肩,档案工作协调难。本是同一个项目的档案接收部分无意义,全部接收才是真理。只有档案经费列入财政和项目预算,并在竣工验收后由档案部门出具结论性文件才能完全支付剩余款项,才能在国家层面形成大档案的概念,才能在实际工作中形成档案集中统一管理的事实,才能使档案部门及其人员有为有位。

二是从国家利益的高度,开创“档案集中统一管理”的大平台。当信息化时代来临之际,它不是洪水猛兽,而是千里眼,万事通。档案部门在加快信息化建设步伐的同时,应更重视档案管理软件的互联互通和资源共享。目前全国各省档案行政管理部门都在推荐使用档案管理软件,有的省今年推一款,明年又推一款,甚至互不兼容,因没有统一的规范和标准,导致档案部门浪费大量人力物力,尤其是基层折腾不起,这种现象不可小视。此外,我们注重档案信息化建设的同时,首先应在国家层面上着力研发适合国情的档案专用软件,统一管理国家档案信息资源,搭建好档案系统内的信息平台。其次这款档案管理软件,应该能与其他的国家机关现有的管理系统兼容,在信息资源库中能够共存共享,改变目前档案信息部门化的现状,实现查阅利用“一键通”,创建档案服务的大平台。

档案管理的原则第4篇

—、引言

在一个企业中,档案管理无疑是企业管理的一个子系统。对于非国有企业,能否探索出一条行之有效的档案管理方法,其意义已经不仅仅在于是否有利于档案学理论研宄的丰富和促进,更在于能否对该企业的生存和发展发挥其实际的事功。

我国对非国有企业档案管理比较集中的探讨始于上个世纪90年代,而有探讨就必然有分歧。这种分歧既来自观念上,也来自现实中。试以如下表述为例:对于众多非国有企业,档案行政管理部门应对它们进行调查、摸底、排队,对不同行业、不同规模、不同经营方式的企业,做到心中有数,从而尽快制定、出台一批地方档案行政规章、管理标准、制度,尽量使企业不走弯路或少走弯路“抓执法检查是最重要的一个环节”等等。笔者以为,这可以看作是传统观念的典型文本,是“计划时代”“强势政府”在档案管理领域的精神延续。但是,实践似乎在证明这种判断对当代现实缺乏更宏观和深入的分析。对当代中国而言,这是对政府的力量作了过于乌托邦,或者说过于乐观的估计。其实在笔者看来,有学者指出的“理顺关系”才是真正中的之语。虽然宄竟如何理顺,这方面的研宄尚不够深入,但有一点倒是达成了共识,即将法律监控作为国家对非国有企业控制的重要手段。犹为可贵的是,对于监控本身,有学者作出了清醒的认识和反思:监管中应坚持不干扰非国有企业生产经营活动,有利于促进非国有企业加强管理,提高经济效益;有利于对国家和社会有保存价值档案的安全保管,科学利用,合理流向。”“监控方法要灵活。……可以因地制宜,‘因企制宜’。”在这个意义上说,这种观点不是袖手谈经,却体现了一种清醒、求实的色彩。

要谈非国有企业的档案管理工作,百转千回,最终还是绕不过非国有企业档案管理的原则和外部体制问题。事实证明,较为明确的、进一步探讨这些问题的时机已然成熟。虽然如此,本文的目的并不在于提出一套具体、明确而放之四海皆准的操作程序,而仅在于对非国有企业档案管理的原则和体制作一番同当下现实环境相契合的思考。

二、非国有企业档案管理应遵循的原则

谈及“原则”,不能不提及我国档案工作的基本原则。1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法)规定:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。”这是用国家法律形式确定下来的我国档案工作基本原则,是指导全国档案工作的科学准则。既然如此,为什么在这里还要谈‘非国有企业档案管理应遵循的原则”?

笔者的本意是,前者的表述侧重于宏观层面,而这里谈的“非国有企业档案管理应遵循的原则”则更倾向于微观视野。但是,不仅仅如此,更重要的在于1987年《档案法》公布时所处的时代背景,即当时非国有企业无论从数量还是质量上在国民经济体系中还仅仅处于“补充”的地位,质言之,国有企业大一统的局面并没有被撼动。因此,“统一领导,分级管理”这样的宏观原则更多是对国有企业而言,其着眼点也不可能超越当时的社会现实。然而,当从产权到制度都与从前的国有企业迥异的非国有企业发展到今天成为一股不可忽视的力量时,我们显然不宜再将原来的宏观原则作过于教条和机械化的理解。因此,今天从微观层面上提出“非国有企业档案管理应遵循的原则”,可以说是改革深入发展的内在要求。这与其说是一种变革,毋宁说是一种发展、完善。

1、效益性原则

企业是以盈利为根本目的,从这个意义上说,市场经济下的企业首要遵循的是效益原则。企业档案管理讲求效益性从根本上说是市场经济的客观要求和体现。

所谓效益,一是指管理成本最小,二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式,就是要在这一小一大间寻求一个最佳的平衡点。

效益性原则的贯彻过程,本身就是一个冲出偏见的过程一个审视成法的过程。如果能以国外企业的管理方式为鉴,那么日本的经验让人不无启迪。日本实行的是政府主导下的市场经济,既有别于英美式的自由市场经济,也有别于西、北欧的社会市场经济。日本民间企业在对重大事项进行决策时,一定要对投入资本额及预期收到的效果进行比较研宄。在实施“设置完备的档案管理体制”时,日本的民间企业总希望获取大大超过投入的成效。事实上,他们在实践中很少走集中统一保管的道路,而是分散管理。民间企业按各自独立的意志决策的管理方式,是日本社会适应现代化进程的一种制度选择。

如果放到整个国家和社会的视野来考虑,效益性原则最终还涉及到非国有企业档案管理的外部体制问题。在此背景之下,笔者愿意引入一个理论的参照系,即乔治。索罗斯在《开放社会:改革全球资本主义》—书中提出的关于一个开放社会的“基层化原则”。根据基层化原则,凡是由民间组织可以完成的事情不应该由政府来完成,凡是由个人或家庭可以完成的事情不应该由政府或民间组织来完成,其优越性正在于个人、民间以及其他基层单位能够将决策和管理的合理性提升到最大限度,因为它们具备更为充分的人力、物力、动力以及知情程度来解决各自的问题。在这一思路下,除去企业和员工本身,各种官方色彩相对淡出的档案中介机构、各种行业协会和档案工作者协会将有所作为。关于这一体制问题,在后文还将进一步谈及。

2、自主性原则

顾名思义,所谓自主性原则,即是由企业自身作为档案管理的主体,企业档案具体的收集、整理、保管、利用、机构设置、人员安排等由企业自己决定。笔者以为,这是由我国现行法律法规推导出的必然结论。

按照《中华人民共和国私营企业暂行条例》的规定:私营企业的资产属于私人所有。”照此精神,非国有企业的档案作为特殊财产,同其资产一样也应该属于资产的所有者拥有。道理不难理解,私营企业是以生产资料私有制为基础的,而私营企业档案是私营企业在从事生产、经营活动中形成的历史记录,它不是独立产生的,是企业各项活动的伴生物。而把这个结论一般地推广到整个非国有企业范畴,我们就完全可以说,产权制度的多样性决定了档案所有制的多样性,企业产权归谁所有,企业档案也归谁所有。从法理上讲,此结论适用于《民法通则》关于财产权的一般规定。因此,非国有企业的所有者毫无疑问地享有其所有权、占有权、收益权和处分权,当然也包括档案的管理权和很大程度上的处分权。

由此,曾有报章提到过的由档案行政机关动员帮助非国有企业建档的说法其实大有可斟酌之处。有求必应的“帮助”当在情理之中,越俎代庖的“动员”却是师出无名。

然而,为什么上文只提到“很大程度上的处分权”呢?这是因为档案作为企业活动的沉淀,同一般企业行为一样,也在一定条件上具有经济学上讲的“外部性”一比如对档案的第二价值的考虑,对国家安全的考虑。因此,《档案法》第十六条有如下规定:集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的,或者应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案产生严重损毁和不安全的,国家档案行政部门有权采取代为保管等确保完整和安全的措施,必要时,可以收购或者征购。”一尽管有些问题有待在立法上进一步明确(这在后文的体制部分将会谈及)一却不妨碍我们作如下结论:非国有企业档案管理的自主必然也是法律框架下的自主。

在此有必要再次提及上文提到的“基层化原则”。根据索罗斯的解释,基层化的含义是,由于难以确定什么是公共利益,因此决策必须在尽可能低的层面上作出,层次越低,因大一统决策带来的风险也越小,而管理成本也越小,效率却高。@这里讲的基层化原则不仅仅适用于政府系统,而且也适用于经济、文化和其他领域对档案管理而言,非国有企业的自主管理正是这一原则的集中体现。道理很简单由于权力过分集中的管理模式对管理对象而言往往具有一损倶损的风险性;而另一方面,过度的垂直控制将动用极大的资源,降低国家行政的效率。这样,既不可能降低高度集权的管理成本和风险,相反还掣肘了基层单位的效率和灵活性。在不可能对每一个企业的运作情况和档案信息进行细细甄别的情况下,非国有企业档案的自主管理理所当然是明智之举。

3、灵活性原则

所谓灵活性原则,笔者以为至少包含三层意思。其一便是管理方式的灵活。方式由环境决定,非国有企业成千上万,情况各不相同。各企业规模不同,具体软硬件环境也不同,管理档案的方式也就不尽相同。马克思主义哲学有一个重要观点,即任何真理都有其适用条件和适用范围。抽象地谈某一种档案管理的具体模式的优劣并不能给实践带来多少指导意义。试想,如果面对的是一个小企业,本身产生档案不多,却要求其照搬传统国有企业的档案管理模式,专门的档案机构和专职的档案人员一应倶全,集中统一,层层控制,按时移交,定时鉴定,从理论上看好则好矣,却未免可笑。推而言之,企业不仅有规模的不同,更有行业特点的差异,其管理方式或分散,或集中,不必强求一律,但求得当。

灵活性原则的第二层意思,指的是保管地点的灵活。保管地点的选择离不开软硬件具体条件的制约。档案到底放在哪儿,首先要看的是条件,其次看的是成本。近年来流行讲跟国际接轨,档案界亦不免披欧风,沐美雨,甚至言必称“托管机构”“文件中心”。但如果立足于具体条件思量,我们当说,外来的文件中心固然有新潮之意,自家的“敝帚自珍”未必就应该鄙夷。甚至传统的档案馆室固然是以堂堂之阵,树正正之旗,但又何妨办公室保险柜的方寸之间能够以简约求便利,以平拙摄神奇?

管理对象的多元要求具体管理手段的多元,这是灵活性的第三层含义。科技图纸、文书文件、财务报表、人事资料、信用凭证、技术成果,诸如此类,林林总总,不一而足,要的就是个区别对待,量体裁衣。而档案不同载体的出现,更是无时无刻不在呼唤着管理手段的灵活与创新,呼唤着管理的手段既有弹性又统摄自如。

据日本档案学者大谷明史介绍,“日本企业的档案管理体制除少数外,一般都不是集中统一保管型,而是分散管理型。……尽管整个企业没有形成集中统一保管档案的管理体制,但企业的经营管理活动,都能依据各部门妥善保管的档案正常开展工作。如果将此当作对集中统一保管模式的非议自然不免迂腐,但如果把这看成是对企业档案管理灵活性和多样化趋势的注脚,笔者则加以认同。

归纳、提炼和抽象有时是一把双刃剑,在条缕分析的同时不免产生某种人为意义上的割裂。效益性原则、自主性原则和灵活性原则,虽然是在不同角度和不同层面上作出的分析和强调,然而并不能掩盖其中意蕴的重叠与交叉。笔者以为,无论是对国家社会来讲,还是于单个企业而言,效益性原则是其根本。从某种程度上说,效益性原则是因,自主性原则和灵活性原则是果;效益性原则是里,自主性原则和灵活性原则是表。后两者是前者的客观要求。所谓开放社会的基层化原则则可视为三者总的参照系。这就是效益性、自主性和灵活性三大原则的辨证关系。

三、非国有企业档案管理工作的外部体制

所谓非国有企业档案管理的外部体制,指的是一个国家之内管理全部非国有企业档案和档案工作的方式和组织制度。它与单个企业档案的内部管理模式相对,在外延上包括各类与非国有企业档案有关的机构的设置、隶属关系、职权关系等,更明确一点说,指的是档案行政管理部门、企业以及其他机构和组织之间的关系问题。事实证明,非国有企业内部档案管理模式的选择和运行,在很大程度上受制于外部的档案管理体制。

笔者以为,今天的非国有企业档案管理体制,应当是:以自主管理为基础,以法律监控为框架,以民间档案组织为后盾,集中管理与分散管理相结合。

对民间性质的档案组织应当鼓励。

可以说,随着社会主义市场经济体制的逐步确立,以往在政治、经济、文化诸领域推行的中央集权制结构开始松动,国家与社会的界分开始显现,国家对社会资源的控制减弱,公民自主性得到提升,各种民间性质的组织或曰非政府组织(NGO)的兴起于是成为必然。这样的社会中介组织是个人、团体(企业、行业)自由和权利的基础,是国家与社会、团体、个人间的联系中介和沟通管道,是维持社会稳定的“稳压器”。

档案管理的原则第5篇

一、动态管理原则

动态性是人事档案管理的本质属性,在人事档案管理过程中要坚持动态管理的原则。一方面,人事档案作为一种人力信息资源,是一种动态的资源。在整个社会发展过程中,随着生产力的发展,人力信息资源处于一个不断产生、积累的过程,随着时间的推移呈现出不断丰富、不断增加的趋势,人事档案管理也就要不断地为国家,为社会积累、开发人力信息资源和提供丰富的人力信息资源利用服务。另一方面,就人事档案相对人个体而言,人事档案信息是具有动态性的。人事档案及人事档案信息随着个人的出生、成长变化而不断发生变化。在个人的出生、成长过程中,随着人事档案相对人受教育程度的增加、技能的提升、岗位的升迁等,人事档案信息内容不断地丰富。因此,人事档案管理要根据人事档案相对人各方面情况的变化,主动、及时地收集反映人事档案相对人动态变化信息的材料,系统、准确地再现人事档案相对人的真实面貌。

二、系统管理原则

1.从组织体系角度分析。人事档案管理工作是我国组织、人事工作的一个重要组成部分。作为一种重要资源,人事档案信息在我国行政决策、社会管理中发挥着十分重要的作用,为实施我国“人才兴国”战略提供了重要信息基础保障。《中华人民共和国档案法》规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”,中共中央、国务院《关于进一步加强人才工作的决定》明确了“党管人才”的原则,我国现今普遍适应的《干部档案工作条例》(1991年4月2日中央组织部、国家档案局)中也规定:干部档案由具有干部管理权限的组织实行统一管理,分级负责。人事档案的管理应在党和政府的统一领导下,由政府通过制定相关的法律法规、政策方针对人事档案管理重大问题进行统一规划和调控,统一提供人事档案公共信息利用服务。对我国人事档案实行集中统一管理,是人事档案属性和建设中国特色社会主义人事档案管理体系的重要体现,也是我国人事档案管理的总原则。

2.从人事档案管理环境分析。人事档案自形成伊始就不是,也不可能是独立的卫士。在社会发展过程中,人事档案管理不可避免的会受到许多因素的影响和制约,包括社会因素、法律因素、技术因素,人的因素,等等,这些都影响着人事档案管理服务的内涵和人事档案管理服务的能力。为什么在封建社会时期人事档案毫无疑义就是君主控制臣民的工具,而在当代社会关于人事档案知情权等问题却不断被提出?这与社会因素等的变化、发展不无联系。同时,人事档案管理本身也包括了对人事档案实体、人事档案信息、人事档案管理设备、资金、人员的管理,它离不开人事档案(或人事档案信息)的形成者、形成事由,及技术因素等。因此,人事档案管理过程中应注意与其周围环境的协调。

3.从人事档案信息内容角度分析。针对人事档案本身而言,全面反映人事档案相对人特征的信息是系统的,缺少了人事档案相对人成长过程中某阶段信息的人事档案不能全面反映人事档案相对人的整体面貌。人事档案管理是一个庞大的系统工程,在管理人事档案和改革人事档案管理的过程中,应当要注意用系统的观念对其自身及所处的环境进行全面、系统的分析。人事档案管理不是单纯地累积和保管人事档案材料,其核心是以原始的人事档案材料为基础,对反映人事档案相对人特征的信息进行重新组织、系统加工和优化,并提供人事档案信息利用服务。

4.从人事档案来源分析。一方面人事档案信息依附于特定的载体而存在。人事档案信息是在人事、组织等社会管理活动中形成的反映人事档案相对人主体特征的历史记录,人事档案信息依附于纸张、磁盘等特定的载体。另一方面人事档案信息依赖于组织、人事等社会管理活动而产生。公民如果没有参与到组织、人事等社会管理中,那么也就不可能形成人事档案信息。人事档案信息来源于组织、人事等社会管理活动,同时又为组织、人事等管理活动提供参考和依据。因此,在业务上,人事档案管理必须接受人事、组织等管理部门的指导。

三、人本管理原则

公民是国家的基础,保障公民权益是国家的根本目的。坚持“以人为本”,就是要把人民的利益作为一切工作的出发点和落脚点。在人事档案管理坚持人本管理原则,一方面人事档案管理服务工作要面向广大公民,重视与人民切身利益相关的档案材料的价值,建立覆盖广大人民群众的公共人事档案管理体系,让广大人民参与到人事档案管理的过程中来,接受人民的监督,通过多种形式为广大人民提供有效的公共人事档案信息利用服务,不断满足人们合理的人事档案信息利用需求,维护和保障社会公共利益与人民的基本权利。另一方面,在人事档案管理过程中,人事档案管理人员要本着以人为本,为民服务的思想,认真对形成的人事档案材料及其信息的准确性、真实性进行科学地鉴定与审核,鉴别其真实性、准确性,人事档案相关表格中记载的职务、职称、奖惩情况等都应与档案材料保持一致。同时,加强对反映人事档案相对人特征的客观性档案材料的收集,减少或控制主观性材料在人事档案中的比重,更要避免将随意性的材料混入人事档案。

此外,在人事档案管理过程中坚持人本管理原则,还体现在对人事档案管理人员的尊重和保护。一方面要加强人事档案管理人员队伍建设,另一方面也要从思想上和行动上关心和爱护人事档案管理人员,促进、满足和维护他们自我实现的需要和权利,尽可能地发挥人事档案管理人员的自身优势,最大限度地为社会、为广大公民服务。

档案管理的原则第6篇

关键词:民政档案利用对策工作思路

民政部门的日常工作量较大,肩负着联系国家与群众的重要职责。作为民政管理工作中的重点内容,档案管理工作的开展对于民政工作有着十分重要的影响,同时也是当前民政管理工作中改革发展的重点。在民政部门中,档案管理部门是关键部门,负责相关管理工作的开展,要严格依据国家的有关法律法规和标准来开展,以科学的管理形式确保各类文件得到科学的管理与保存,同r可以更好地为民政工作提供有价值的信息。民政档案的数量和类别较多,并且与广大人民群众的基本利益有着直接的联系,其管理工作的开展意义也是巨大的。民政档案管理部门必须要提高对档案管理工作的认知,结合当前管理工作中的一系列不足,采取科学的对策和思路,提高档案管理利用的水平,让档案管理工作的效能得到最大限度地发挥,更好地服务民政工作,发挥其最大价值。

1 重视民政档案的利用,提高管理功效

民政档案管理工作的开展,与民生有着密切的关联,是维护社会稳定、促进经济持续发展的关键。民政部门的有关领导要提高对于档案管理工作的重视程度,组建档案管理控制队伍,对于档案管理工作的机制进行全面研究,对档案管理工作中存在的问题进行及时有效的解决,让各项管理制度和任务得到更加深入地落实,为档案管理工作的开展奠定一个良好的基础,更好地发挥档案管理工作的功效。

2 对于档案利用效率进行改善,提高档案资料利用的规范性与可控性

民政部门的工作与广大人民群众的基础利益有着密切的关联,并且档案资源具有不可再生和不可替代的性质。针对档案管理工作的具体特点,档案管理部门要对档案管理工作的制度进行调整和完善,并严格地履行各类工作规范,依据档案利用制度来开展日常档案资料的收集、归档、借阅、保管、保密、移交及销毁等,让民政档案资料管理更加完整、全面、真实。

3 以科学的管理思路和形式来开展档案管理工作,提高档案管理工作的科学性

作为社会公共服务部门中的重要角色之一,民政部门的档案管理工作是非常重要的。在相关管理工作开展的过程中,要树立负责任的态度,积极地为广大人民群众提供完善的服务。结合当前社会的热点问题,对于档案资源的利用情况进行不断地完善,对于档案管理工作进行深入调研,提高对于日常婚姻登记、收养、优待抚恤、城乡居民最低生活保障、复退军人接收安置等方面的原始档案资料的管理水平,为民政档案管理利用的深度提高奠定坚实基础。结合当前档案管理工作的具体需求,档案管理信息化建设的开展也是非常重要的。档案管理工作的开展是民政工作开展的重要基础和支持,同时也是提高民政管理水平和工作成效的重要保证。在档案资料利用机制的构建上,要将电子档案的管理利用作为其中的一个重点内容,对于档案信息资料的内容进行不断丰富,通过提供多样化的信息资料服务,让民政档案的资料和参考作用得到更好地发挥。在档案管理利用的过程中,也要对于管理方式进行不断地完善,通过创新利用形式和途径,让民政档案的民生价值得到最大限度地利用。

4 积极开展和落实人才的培养和队伍建设工作

民政档案的利用水平受到档案管理人员的自身素质的影响。只有有效地提高档案管理人员的综合素质水平,才能更好地提高档案利用的规范化、科学化、高效化水平,同时提高档案资源的整体质量和利用效果,让档案资源的价值得到有效的发挥。在档案管理队伍建设上,要确保在岗人员具有较强的业务素质能力,提高在岗人员的责任感,打造一个专业的档案管理氛围和风气。在日常档案管理工作开展中,也要积极组织和落实相关的学习培训工作,组织档案管理人员对档案管理的有关法律法规进行学习,并通过交流来更好地学习和汲取档案管理利用经验。另外,民政部门也要积极做好宣传和推广工作,提高不同部门对于民政档案管理工作的支持配合程度,让档案资料的收集和管理效率得到更好地提高,促进档案管理工作标准化建设,让档案管理更加现代化、科学化,从而提高民政档案资源的利用效果。

5 结语

总而言之,民政档案管理工作的开展需要广大档案管理人员提高重视,积极学习相关法律法规,对于档案管理工作的制度、环境和设施进行完善,积极地开展和落实人才的培养和队伍建设工作,结合新工作的需求,创新工作形式和工作理念,更好地提高对民政档案的利用效率,让民政工作的开展更好地为广大人民群众服务。

参考文献

1、王秀华;;浅谈民政社会救助档案的管理体制和原则[J];科技致富向导;2012年09期

2、何文丽;;关于民政社会救助档案管理的思考[J];中国民政;2010年02期

3、方小愈;徐延辉;;我国社会救助的主要方式及其反思[J];特区经济;2010年01期

4、何文丽;;民政社会救助档案的管理体制与原则[J];中国档案;2010年02期

档案管理的原则第7篇

[关键词] 项目档案;全程管理;固定资产投资

[作者简介] 徐礼祥,中国电子科技集团公司第三十八研究所,安徽 合肥,230088

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723(2012)12-0017-0003

固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设,确保生产能力,提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资,伴随着固定资产投资项目的建设,产生了大量的固定资产投资项目档案(下称项目档案),项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映,具有重要的查考利用和凭证作用,国家对项目档案管理要求越来越严格,要求在项目竣工验收前进行档案专项验收,没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收,给项目档案管理带来了严峻的挑战。

项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分,也是固定资产投资项目管理的重要组成部分,所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成,而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理,不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制,同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视,很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则,把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期,对于提高项目档案管理质量具有重要作用。

一、实施项目档案全程管理原则的意义

项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中,对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理,提出档案管理要求;项目建设过程中全程跟踪,检查指导项目文件资料管理工作;项目竣工档案专项验收前,进行档案初检,为项目档案验收严格把关;对归档后的项目档案实行科学管理和利用。

(一)全程管理原则有利于提高项目档案归档质量

项目建设人员往往只注重项目建设本身,对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时,由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱,缺乏专业的档案管理知识,对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求,导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件,项目文件内容由铅笔书写,归档项目文件不是最终版本,等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前,对项目文件的版本、载体、格式提出要求,而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题,实行事后补救措施。所以,项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。

(二)全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性

固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段,在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档;且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长,短则2~3年,长则5~6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战,如果仅仅通过被动地接收归档项目文件,而不实行全程管理原则,融入整个项目管理过程中,很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则,档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料,并向项目管理人员提出要求,注重平时积累,有计划地收集项目文件,避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。

(三)全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性

固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位,每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致,这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异,没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理,与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调,制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行,严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理,提高项目档案管理的规范性。

(四)全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用

项目档案管理实行全程管理原则,档案工作人员从项目立项开始参加项目管理,并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行,不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性,更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高,对项目档案价值有了充分的了解,有利于项目建设中和项目结束后,项目组查询利用项目档案,发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识,制约了项目档案的提供利用和档案信息开发,档案人员全程参与项目建设,熟悉项目管理专业意识,有利于档案工作人员主动提供档案查询服务,有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。

二、全程管理原则在项目档案管理中的应用

全程管理原则有利于提高项目档案管理水平,但全程管理是一项原则,在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为,可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。

(一)通过前端控制贯彻全程管理原则

档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作,在项目实施的各个环节,档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入,这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导,难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移,突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性,必须加强前端控制,从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中,制定项目档案管理制度,并监督贯彻执行。在项目开工之前,组织相关工作人员进行档案业务培训,增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。

(二)通过合同管理贯彻全程管理原则

通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段,也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定:“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理,与项目参建单位签订合同时,在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间,明确各方责任,必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用,用合同约束参建单位,保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。

(三)通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则

项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用,通过项目档案管理制度的贯彻执行,把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中,在项目建设活动中,就会主动按照要求进行档案管理工作。

有的单位没有项目档案管理制度,或者只有项目档案管理制度,而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时,针对不同的项目,根据每个项目的特点,制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法,明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量,约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设,不仅仅在于管理制度的制定,更在于项目档案管理制度的执行,档案工作人员在项目档案管理制度执行中,具有模范带头作用,负责项目档案管理制度的宣传落实工作,并监督制度的贯彻执行,实现对项目档案全程管理原则。

(四)通过档案人才建设贯彻全程管理原则

项目档案管理过程中,档案管理人员希望管理好项目档案,但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识,往往只能被动接收项目档案,对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握,归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识,不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员,对兼职档案员进行档案管理业务培训,提高其档案管理意识和档案业务能力,有助于项目档案归档前管理,确保了项目档案的完整性和准确性,同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作,专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作,通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作,实现了项目档案全程管理原则,提高档案的准确性、有效性和系统性。

三、结 语

档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分,是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西,一个是工程实体,另一个就是工程档案,这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则,加强项目档案管理,有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性,有利于固定资产投资项目通过档案专项验收,有利于项目档案的开发和利用,实现项目档案的真正价值。

[参考文献]

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[9]石霞.固定资产投资项目档案的管理[J].广播电视信息,2011,(6).

[10]石丽.论固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案,2010,(3).

档案管理的原则第8篇

1 重视民政档案的利用,提高管理功效

民政档案管理工作的开展,与民生有着密切的关联,是维护社会稳定、促进经济持续发展的关键。民政部门的有关领导要提高对于档案管理工作的重视程度,组建档案管理控制队伍,对于档案管理工作的机制进行全面研究,对档案管理工作中存在的问题进行及时有效的解决,让各项管理制度和任务得到更加深入地落实,为档案管理工作的开展奠定一个良好的基础,更好地发挥档案管理工作的功效。

2 对于档案利用效率进行改善,提高档案资料利用的规范性与可控性

民政部门的工作与广大人民群众的基础利益有着密切的关联,并且档案资源具有不可再生和不可替代的性质。针对档案管理工作的具体特点,档案管理部门要对档案管理工作的制度进行调整和完善,并严格地履行各类工作规范,依据档案利用制度来开展日常档案资料的收集、归档、借阅、保管、保密、移交及销毁等,让民政档案资料管理更加完整、全面、真实。

3 以科学的管理思路和形式来开展档案管理工作,提高档案管理工作的科学性

作为社会公共服务部门中的重要角色之一,民政部门的档案管理工作是非常重要的。在相关管理工作开展的过程中,要树立负责任的态度,积极地为广大人民群众提供完善的服务。结合当前社会的热点问题,对于档案资源的利用情况进行不断地完善,对于档案管理工作进行深入调研,提高对于日常婚姻登记、收养、优待抚恤、城乡居民最低生活保障、复退军人接收安置等方面的原始档案资料的管理水平,为民政档案管理利用的深度提高奠定坚实基础。结合当前档案管理工作的具体需求,档案管理信息化建设的开展也是非常重要的。档案管理工作的开展是民政工作开展的重要基础和支持,同时也是提高民政管理水平和工作成效的重要保证。在档案资料利用机制的构建上,要将电子档案的管理利用作为其中的一个重点内容,对于档案信息资料的内容进行不断丰富,通过提供多样化的信息资料服务,让民政档案的资料和参考作用得到更好地发挥。在档案管理利用的过程中,也要对于管理方式进行不断地完善,通过创新利用形式和途径,让民政档案的民生价值得到最大限度地利用。

4 积极开展和落实人才的培养和队伍建设工作

民政档案的利用水平受到档案管理人员的自身素质的影响。只有有效地提高档案管理人员的综合素质水平,才能更好地提高档案利用的规范化、科学化、高效化水平,同时提高档案资源的整体质量和利用效果,让档案资源的价值得到有效的发挥。在档案管理队伍建设上,要确保在岗人员具有较强的业务素质能力,提高在岗人员的责任感,打造一个专业的档案管理氛围和风气。在日常档案管理工作开展中,也要积极组织和落实相关的学习培训工作,组织档案管理人员对档案管理的有关法律法规进行学习,并通过交流来更好地学习和汲取档案管理利用经验。另外,民政部门也要积极做好宣传和推广工作,提高不同部门对于民政档案管理工作的支持配合程度,让档案资料的收集和管理效率得到更好地提高,促进档案管理工作标准化建设,让档案管理更加现代化、科学化,从而提高民政档案资源的利用效果。

档案管理的原则第9篇

在确定纸质档案数字化范围时当时有几种想法:

1.将档案全部数字化。这种全部数字化从理论上来说是理想的方式,但文档管理中心接收的档案文件在保管期限上与档案馆不同,短期以下的档案都保存在文档管理中心。这些档案有的利用率低,保存价值不高,而且重复档案文件多。将这些档案文件数字化会增加档案人员对数据库的管理和维护的负担。从保密和经济的角度考虑,此方法不能采用。

2.选择使用频率较高的档案数字化。文档管理中心代管45个部门单位的档案文件,各部门单位所产生的文件内容不同,利用需求不同,在范围和程度方面有不同的特点,利用的频率也不同。如果依据使用率来确定档案数字化范围,只强调部门单位的使用需要,而不考虑档案文件存在的价值、档案重复问题会提高扫描的成本。

3.以档案移交进馆范围确定档案文件范围。文档管理中心若干年后要将具有长期以上保存价值的档案文件移交进馆。这样既能保证移交进馆纸质档案与电子档案的一致性,也减轻档案馆日后档案数字化的工作量。

通过分析,确定从实现网络全文查询检索和向档案馆移交档案范围两个方面考虑,将档案数字化范围确定为:45个部门单位文书档案凡是保管期限为30年以上(涉及个人的,的档案除外)的全部扫描。在完成这部分扫描后将短期档案也进行数字化扫描。截至2006年6月已扫描挂接档案2406件,18965页。

开展档案数字化工作应该明确档案数字化工作的目的,明确档案数字化对象选取原则,文档管理中心在进行档案数字化工作方面虽然进行了分析研究,但由于多种原因没有形成一个详细的实施方案,对档案数字化工作中出现的一些具体问题显得无规则。主要表现在:

1.档案数字化范围宽泛。在划定档案数字化范围时,只是从实现网络查看原文和向档案馆移交档案范围两个方面考虑的。虽然从两个方面考虑的,但缺乏全面性。在档案价值、档案保管、资金投入与产出等方面缺乏考虑。范围的宽泛致使在处理工作过程中出现问题时显得束手无策。

2.数字化完毕的部分档案保存价值不高。文档管理中心档案数字化范围确定,凡是保管期限30年以上文书档案全部数字化。由于各部门单位兼职档案人员更换比较频繁,划定档案文件保管期限困难大,档案文件保管期限划分普遍过高。导致数字化的部分档案价值不高。例如,有些部门单位将一般性的单项工作(计划生育)总结作为长期保存。又如,有的部门单位将一次会议形成的文件全部划分一个保管期限,使保存价值不高的文件占据数据库空间。

3.数字化的档案重复较多。重复文件是一个普遍存在的问题。但在档案数字化工作中此问题不解决给后期档案数据备份、系统维护增加很大工作量,造成人力、物力、财力的浪费。例如,区政府办归档的区长办公会纪要文件。文件内容其中包括:讨论各部门单位重要工作的实施方案、重大问题决策、职能局形成的重要文件。会议讨论通过的这部分文件,政府办一并归档保存。但是作为文件形成部门单位也将这部分会议讨论通过审批的文件保存。双方保存的期限都在扫描范围内,造成扫描数据重复。增加了档案人员对数据库管理和备份工作量。也增加了扫描档案的数量。

4.同一类型的问题前后处理不一致。

在档案数字化扫描过程中,出现很多具体问题。例如,中国共产党党员统计年报表。文档管理中心代管的45个部门有36个部门单位有《党员统计年报》表,一份报表有68页,但部分部门单位报表内很多项目是空白的,空白页最多的是37页,最少的是17页。如果按照20页计算,36个部门单位就是720页。扫描前期为保证报表的完整全部扫描了。后期认为长期下去年复一年,大量空白表占据数据库空间,是一种浪费,采取空白页不扫描。

文件批办单和发文稿纸。前期从利用者查阅档案角度考虑,认为利用者查阅文件多数只查文件具体内容,至于文件谁批办的利用者不关心,只将正式文件扫描,文件批办单和发文稿纸没有扫描。后来从发文角度考虑,发文稿纸反映了一份公文流转过程;从文件归档考虑,公文正式形成后,文件与发文稿纸一并归档保存,体现一份文件的完整性应该扫描。

由以上问题看出,档案数字化范围的确定是其工作的关键点。无效数据占据数据库大量空间,是一种人力、物力、财力的浪费。

产生问题的原因是多方面的。解决文档管理中心档案数字化出现的问题,必须研究制定档案数字化工作方案,特别是档案数字化范围研究的确定是解决目前存在问题的核心。

宣武区文档管理中心档案数字化范围的确定应本着安全第一,利用为本原则。并结合以下几个原则确定档案数字化范围。

年代就近优先原则。文档管理中心每年接收机关各部门上一年形成档案文件。这部分文件处于半现行阶段,利用率相对较高。为保证机关各部门利用档案的方便、快捷,当年接收档案文件优先扫描。

档案价值原则。文档管理中心代管的档案在中心满十年后,根据档案文件的保存价值,将保管期限在30以上的档案文件向档案馆移交。为减少日后档案馆数字化工作量,将每个单位符合进馆范围的档案扫描。

公开档案文件优先原则。档案文件保密期限标识为公开的档案文件优先。机关各部门在著录文件时将文件的密级及保密期限一同标识,将这密级标识为公开的档案作为数字化对象优先条件,有利于网上查阅档案,并减少提供利用中的中间(授权)环节。

系统原则。以部门为单位,对45个部门单位档案逐一分析,确定解决各机关单位存在的共性和个性问题的原则及办法。确定详细的扫描范围。保证一个机关或一个单位档案数字化范围的一致性、连贯性、系统性。

服务利用原则。文档管理中心直接为机关提供高效快速的服务。在确定档案数字化范围时,既要从文档中心职能上考虑,也要考虑如何发挥文档管理系统网络查询的优势,在保证档案安全的情况下,扩大扫描范围。保证机关各部门档案利用的方便、快捷。

效益原则。在档案中保存着各种统计报表,统计报表在档案利用中利用率很少。本着投入与产出、成本与效益原则,各中统计报表不作为扫描范围。(或报表扫描,空白表格不扫,减少无效表格占用数据库空间)。

职能原则。区委、区政府、区人大、区政协四套领导班子产生的全部文件扫描。四套班子产生的文件是区档案的核心全部扫描。

来源原则。按照文件的来源区别档案的价值,以我为主。本机关形成的档案优先外机关形成的档案扫描的原则。上级文件、下级文件及相互往来文件不作为重点扫描范围。避免重复。