档案规范化管理第1篇

2、依法治档，建章立制。法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化、档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。

3、加强业务，提高能力。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还应要求档案员真正坚持“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养、提高档案工作者素质，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。

4、稳定队伍，改善条件。要采取切实措施，建立一支有较好政治、业务素质的相对稳定的档案干部队伍。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆（室）的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

5、注重收集，科学管理。学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集整理，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，要强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。档案人员在复印文件材料时，对有价值且需要归档的文件材料应当留下原件，以备日后归档。同时，要按照档案管理的要求，在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫，做好档案的编目、检索、编研工作，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供档案利用工作的需要。

6、提供服务，开发利用。档案管理的根本目的在于档案利用。学校档案信息资源的开发与利用，要坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。

档案规范化管理第2篇

企业档案是指企业在各项生产经营和管理活动中形成的具有保存价值的全部档案的总和（包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、安全卫生和党、政、工、团工作等各方面的资料）。著名企管专家谭小芳老师表示，一个没有档案的企业就像一个没有历史的国度，没有历史的国度迟早会消亡。没有档案的企业如何积累自己企业的历史、完善和总结企业的成功经验，一定是个难题。大量事实证明，档案在企业管理中起着不可忽视的作用:它准确地反映了企业的成长历程；能防患企业商业秘密外泄；是决策制订的参谋和帮手；是企业文化的活标本；是企业对外宣传的资料库；是员工成长的珍贵史料；是有力的法律武器。

2.标准化体系生产管理与企业档案管理之间的关系

规范化的档案管理是实行企业标准化体系生产管理的基础，标准化体系的生产管理是企业档案管理规范化的前提条件。企业的日常生产管理体系越标准、越规范，它形成的各项记录资料就越真实有效；而它作为企业档案内容的信息来源也就更完善更有说明力，档案管理工作做起来也更科学更合理。反之，档案管理工作又是企业实行标准化体系生产管理的重要保证；档案资料作为企业各项活动的历史积累和真实记忆，科学、合理、规范的档案管理能快速、准确、及时地为企业的日常生产管理提供有力的凭据和参考价值，必要时还能起到指导作用。因此，规范化的企业档案管理与标准化体系生产管理之间是相辅相成、相互促进、辩证统一的。离开科学、合理、规范化的档案管理，企业的标准化生产管理就无据可依，无凭可证。而离开了标准化体系的生产管理，所谓的规范化档案管理也就成了无本之木，无源之水。

3.标准化生产管理及规范化档案管理的初步实践

3.1生产记录表格的规范针对企业当前生产管理现场各类记录表格杂乱无章的现象，笔者因持有标准化体系内审员资格证书且具有多年内审及基层技术管理经验，有幸被领导委以重任——在一个月内将各个部门正在使用的所有表格收集起来并加以整合优化。在此工作过程中，笔者发现本公司虽然也推行标准化质量、环境体系，但是却没有真正落到实处，导致各个部门各自为政，同是一份“异常处理单”，三个部门就使用了三个不同版本的表格，更有甚者，同一部门使用的“xx生产统计表”现用的表格和以前的居然也不相同。为了将所有表格达到格式统一，笔者严格参照标准化体系程序文件及作业文件的具体要求，在与各个部门负责人协商、取得一致的基础上，以方便于生产管理为原则，对内容与生产脱节、多余的表格加以删除，对内容表述不详的表格加以完善，并将其按标准要求一一编号，并尽量做到一表多用，以减少版面印刷费且方便管理，仅直接使用于生产管理的表格就整合了52份。公司上下通过使用标准化格式的表格后，生产管理现场已然规范了许多。当然，生产管理的标准化不仅是记录表格的规范，还包括产品生产、质量保证、质量控制、质量检验、质量监督等全过程制定并严格贯彻一系列相关标准，才能有效地保证产品质量的稳定和提高。可见，全面推行规范的标准化体系的生产管理刻不容缓。3.2“高起点、高要求、高标准”三高档案室的建立笔者所在的企业为一家新能源公司，因历史遗留问题，加之领导层更换交迭，企业至2011年11月前都没有建立档案库，许多珍贵的资料等到需要查找借鉴的时候才发现已无踪影（譬如大型设备出了故障，连一本说明书及操作手册都找寻不着，令维修人员无从下手，只得请厂家派技术人员前来维修），造成了许多不必要的浪费；整个公司办公区随处可见有用或无用的文件资料……以总公司为首的高层领导痛心之余，决定以本公司为“档案管理”的新试点成立档案室，而且以最快的速度建立起了约52平方米的档案密集柜库房及24平方米左右的档案管理办公室，同时还配置了专用电脑、打印/复印一体机、扫描仪、碎纸机等一系列档案管理的专用设备。软件方面：对档案室提出了“高起点、高要求、高标准”的三高标准，并要求所有部门对档案管理人员给予工作上的全力支持与配合。笔者因为有着丰富的档案管理经验而“临危受命”，在查阅了大量相关技术资料的前提下，又走访了某“人才市场档案馆”，学习其先进的档案管理经验，随后编写出了适合本单位的《档案管理标准》、《档案室管理制度》等一系列建设性档案管理文件及《档案移交接收清册》《档案查（借）阅审批表》等日常管理文件。仅至2011年底，便已成功接收科技档案共计506册；文书档案共计1969册；销售档案共计573份；财务档案共计249册；人事档案共计1437份；行政档案共计426册。且档案室自2012年四月初正式实行“档案借阅”制度以来，已先后为工程、研发、财务、人资、生产等提供了上百人次的档案借阅工作，对各类生产管理提供了极为重要的参考资源。本企业档案室在短短一年的时间内就充分发挥出了其档案管理的重要作用，由此看来，企业档案作为继承、保护与开发事业，对企业科技的发展占有举足轻重的地位。因此，档案管理的规范化是企业档案事业发展的必然要求。

4.全面推行标准化体系生产管理，实现企业档案管理的规范化

笔者从事了多年的基层技术管理工作，对制造型企业的生产流程、国际标准化体系的生产管理，规范、现代化的档案管理了然于心。并深切感受到企业要发展、要壮大，除了要有过硬的技术攻坚力量、雄厚的经济实力外，实行规范、标准化体系的企业管理是企业取得成功的法宝，而生产管理和档案管理既是企业管理不可分割的组成部分，又是企业赖以生存的基石。因此，全面推行标准化体系的生产管理，实现企业档案管理的规范化刻不容缓。要想最终达成这一目标，可以从如下几个方面着手：（1）公司高层领导者应本着高度重视企业标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作为立场，在取得现有成果的基础上，进一步赋予标准化管理人员和档案管理人员行使职能的充分权力，并制定相关激励机制，把标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作放在人才队伍建设的高度上来，提高相关人员的工作积极性，以便形成一股后进之力，推动标准化生产管理和规范化档案管理的进程。（2）企业标准化工作是一项重要的基础管理工作，它既是长期工作，也是日常工作。因此，领导者应更新观念，将标准化体系执行人员从兼职的状态中脱离出来，以便加大对全员标准化体系知识的培训宣传力度，使全体员工切实理解企业推进标准化体系生产管理的方向和决心。同时，企业标准化体系执行人员要将标准化体系生产管理的概念具体化、书面化、格式化，让每个员工触手可及、触目可望，并对企业标准体系的实施进行认真的策划，对实施的结果进行检验、分析和改进，通过评审采取有效的措施，推动企业标准化体系的持续改进，真正做到生产现场的标准化管理。（3）企业的档案资料是保证企业可持续发展的重要保障，档案管理又是企业整体管理体系的重要组成部分。企业应注重抓好档案管理人员的业务技能培训，更新观念，力求创新，不断提高档案管理人员的业务素质和工作魄力。档案行政管理部门与各主管部门应密切配合，进一步加强规范化管理的检查指导，以此带动整个企业对档案工作的认识，真正把档案管理工作作为基础性工作抓紧抓好。档案管理人员自身要坚持与时俱进，除认真按国家《档案法》及已制订的有关档案管理的各项规章制度进行程序化操作外，还必须认真学习文化知识和计算机信息技术，适时实现计算机智能化、网络化管理，将档案管理融采集、处理、存储和传播为一体，促进公司档案管理工作的标准化、规范化、科学化管理，以便提高档案工作效率，更好地为公司的发展提供全面、高效、优质的服务。（4）管理层适时监督、各部门负责人积极配合，做好标准化体系生产管理及规范化企业档案管理的反馈工作。标准化体系执行小组及专职档案管理人员要及时将日常生产管理的反馈信息进行处理，以便不断加以修正。

5.结束语

档案规范化管理第3篇

1.有利于社区矫正机构开展具体的矫正工作。首先，完整、准确的档案是制订个案矫正方案的基础。个案矫正方案是社区矫正工作者根据矫正对象个性差异和个体需要拟定并予以实施的，旨在矫正其不良心理及行为恶习的，具有计划性和协议性的服务方案。社区矫正工作者运用犯罪学、教育学、心理学和社会学等知识，通过访谈、测试等手段，分析社区矫正人员的犯罪原因、危险程度、矫正需求等个性特点，进而制订科学的矫正方案。这就要求社区矫正工作者在接收和矫治时，注重收集、整理社区矫正人员个人层面、环境层面、个人与环境交互作用层面的资料，以求客观、全面地了解他们的特点。其次，完善、准确的档案是开展考核奖惩的基础。考核奖惩是指社区矫正机构根据一定的标准和程序，对社区矫正人员的矫正态度、行为表现等进行综合的考察与评定，并做出相应奖励与惩罚的管理措施。客观、公正的考核奖惩有利于调动社区矫正人员改造的积极性，促进他们分化和转化。这就要求如实记录社区矫正人员的思想、行为表现，避免主观臆断，为准确地考核奖惩提供素材。2.有利于社区矫正机构总结科学的矫治规律。社区矫正档案是对社区矫正人员矫正活动的历史记录以及矫正效果的综合反映。它客观地反映了社区矫正工作的发展轨迹。完整、准确的档案能够直接为社区矫正工作者教育矫正提供原始资料，可以为社区矫正机构研究不同类型、不同阶段社区矫正人员改造的特点和规律提供重要依据，还可以为国家有关部门制定社区矫正的法律、政策提供原始性素材。同时，社区矫正工作者在总结和提炼社区矫正的经验和规律时，也能够促进专业素质的提升。

二、社区矫正档案管理规范化的内容体系

为了提高规范化程度，档案管理应当坚持准确、齐全、科学、保密的原则，其内容体系应当包括以下几方面。1.科学建立。科学建立是指社区矫正工作者在建立档案时应当坚持规范、科学的原则。根据《社区矫正实施办法》第六条、第十条规定，在社区矫正人员报到时，县级司法行政机关应当及时为其登记接收手续，建立社区矫正执行档案，司法所建立社区矫正工作档案。结合《社区矫正实施办法》以及各地区的实践经验，执行档案包括：人民法院、监狱机关、公安机关送达的法律文书；社区矫正人员登记表；外出请假、迁居等监管审批表；警告、收监执行、解除矫正等的相关法律文书；社区矫正人员原判人民法院、原关押监所提供的其他应当归档的重要材料。工作档案包括：社区矫正宣告书；监督帮教协议书；矫正方案；考核奖惩材料；外出请假、迁居等的审批备案手续；社区矫正活动记录（包括学习教育记载、心理矫正记载、社区服务记录、日常报到记录、谈话记录等）；矫正小结；社区矫正期满鉴定表；社区矫正期满宣告书；解除管制通知书、假释考验期满证明书；缓刑期满证明书；其他应当归档的重要材料。社区矫正工作者建立档案时应注意两个方面：第一，认真审查。资料来源的多样性导致一些资料是虚假的，特别是社区矫正人员自身陈述，这要求社区矫正工作者进行审查和核实，将虚假、无用的资料去除，以保证档案资料的准确性和有效性。社区矫正工作者可以利用经验和常识判断资料的真伪，在掌握资料比较丰富的条件下，也可以通过对比分析进行审核。第二，及时整理。初次建立档案时，由于部分材料零乱、不规范，要求社区矫正工作者进行分类、修补。首先，要做到一人一档，目录清晰，登记无误，材料的内容、形成时间和页数等要一致。其次，要进行加工处理，对破损严重、小于规格的材料进行裱糊，对破边、破页、破洞的进行粘补。档案整理不仅使社区矫正工作者熟悉资料，而且能够加深对社区矫正人员的认识。2.合理保管。合理保管是指对社区矫正档案的放置、保存、查询、使用等方面进行管理。社区矫正档案应由司法所指定专人负责管理，并专柜存放，不得随意放置。存放处应该符合国家档案管理的一般要求，具备保密、防遗失、防潮、防虫、防霉等条件。档案实行微机化管理的应该遵守系统安全措施，不得与国际互联网或其他网络连接，有效地保证档案的安全。档案管理人员必须严格遵守保密制度，不得泄露档案内容，应定期对档案进行检查清点，对于损坏的要及时进行修补或复制。查阅社区矫正档案，必须履行严格的登记手续。社区矫正机构内部人员查档，必须经保管人同意。外来人员查阅，必须持单位介绍信和本人有效证件（身份证、工作证），经司法局（所）负责人批准，在指定地点查阅，并填写“社区矫正人员档案查阅登记表”备查。查档人员不得改变档案原样，如需摘抄、复印材料的，须经司法局（所）负责人批准。无关人员一律不得查阅档案，也不得用电话查询档案。3.及时移交。及时移交是指在矫正过程中，社区矫正工作者或社区矫正人员发生变动时及时将档案进行移交的活动。它能够保证矫正工作的正常进行。及时移交的具体情况主要有：保管人因工作调动或其他原因不再从事此项工作的，应提前做好档案移交工作，办理交接手续。社区矫正人员迁居、异地委托管理等导致地址变更时，保管人应及时将档案移交变更地的司法所。社区矫正人员重新犯罪、收监执行的，档案应移交侦查机关、监狱机关。移交双方均应做好交接登记手续。社区矫正人员解除矫正后，司法所将执行档案副档以及工作档案移交县（市、区）司法局统一保管。

三、社区矫正档案管理规范化的实践路径

档案规范化管理第4篇

【关键词】档案；管理；工作

1.进一步提高对档案管理规范化认识促进档案管理工作现代化

（1）档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，。我们要在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中，公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件，坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证；利用计算机管理档案，是使档案工作达到规范化，标准化的有效途径。

（2）做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

（3）档案管理规范化工作是档案现代化管理的重要组成部分，是衡量档案管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案规范化工作，对于总结档案工作经验，探索、掌握档案工作规律，提高档案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我们要充分认识做好档案工作的重要性，立足于档案管理长远发展大计，紧紧围绕档案管理为中心工作，切实加强对档案工作的领导，遵循档案管理原则，把档案工作列入本单位总体发展规划和计划，纳入工作人员的岗位职责，纳入工作评估指标，并同步布置、检查、总结、验收档案工作。

2.加强档案管理规范化工作必要措施分析

2.1实施正确的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

（1）相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。

（2）在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好二个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

2.2公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.3加强档案工作的组织领导是推进档案工作规范化、标准化的必要举措

首先，为进一步加强对档案工作的领导，单位要成立校档案工作委员会。档案工作委员会研究决定档案工作的重大事宜，审议通过档案工作规划，负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核。同时成立档案室，是档案工作的职能部门，是永久保存和提供档案利用的机构。各单位、各部门相应成立档案工作领导小组，领导小组组长由各单位分管档案的领导担任，成员由各单位档案员和有关工作人员组成。各单位应根据实际工作需要配备一定数量的档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其次，加强档案工作队伍建设。要建设一支高素质档案工作队伍，是做好档案工作的基础。各单位、各部门要根据档案工作需要明确本单位档案员，同时加大档案员的教育培训力度，定期组织档案员进行业务学习，切实提高档案人员的档案基础知识与基本技能；为档案员提供外出学习机会，开阔眼界，拓展思路，尽快提高档案工作水平。要充分调动广大档案工作者热爱档案工作、做好本职工作的积极性、主动性和创造性，努力建设一支相对稳定的专兼职档案员队伍。

2.4提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

档案规范化管理第5篇

[关键词]档案；规范化；认定

2014年9月25日，云南省地震局综合档案室通过了“云南省企业事业单位档案工作规范化管理示范单位”认定。本次认定工作从开始准备到结束历时5个月，时间紧促，人手紧张，任务繁重，能够顺利通过认定实属不易。笔者回顾整个认定过程，对于如何做好档案规范化管理认定工作，简要谈一些工作体会。

一、领导重视、经费落实到位

防震减灾工作基本围绕地震监测预报、震灾预防、紧急救援及科学技术“3+1”工作体系进行，而档案工作渗透到“3+1”体系的各个方面。档案室所保存的历史地震观测图纸及震害资料等，是攻克地震预报难关、开展地震科学研究的基本依据，是防震减灾事业可持续发展的重要战略资源。云南省地震局向来重视档案工作，每年都会将档案工作列入单位年度工作计划及年度目标责任考核，有档案工作专项经费；单位领导经常向档案人员了解工作和生活情况，支持并鼓励档案人员积极参加中国地震局及云南省档案局举办的各类档案专业培训，及时解决档案工作中存在的问题和困难。

在档案工作规范化管理认定过程中，信息中心将档案工作规范化管理认定作为2014年度中心重点工作任务进行安排和部署，并划拨了专项经费。主管档案工作的局领导、局办公室领导以及中心领导全程参与认定工作，详细了解工作的进展，及时协调解决工作中面临的困难与问题，为档案达标工作的顺利进行提供了大力支持。

二、对照标准自查自检，摸清家底

《云南省企业事业单位档案工作规范化管理评审标准》是档案规范化管理认定的依据和内容，也是评审计分的基本标准。所以我们的首要任务就是认真学习和分析评审标准，把握好每一项的评审内容，并对照本单位的档案工作情况进行自检并打分。

做好自查自检工作，摸清了自己的家底，找到了得分点与扣分点，也就找到了单位档案工作的优势与不足。之后，就需要对优势进行保持和发扬，并将其作为自己的亮点；同时重点分析和总结扣分原因，进行完善和整改。整改过程中，必须特别注意评审标准中带“*”的标注为必须达到的项目。

三、查缺补漏，收集整理认定材料

（一）建立健全组织制度

1.调整档案管理网络领导小组

1995年，云南省地震局建立了以分管档案工作的一名副局长为组长、主管局档案工作的办公室主任及负责档案工作的防灾所副所长为副组长、各部门专兼职档案员为成员的档案工作网络，并进行了职责分工。随着机构、人员的调整，原有的档案工作网络已不能适应目前的工作需要。2014年，云南省地震局办公室对档案管理网络工作小组进行了调整，由分管档案工作的局领导担任组长，分管档案工作的局办公室领导及信息中心领导担任副组长，负责全局档案管理工作；信息中心情报信息部专职档案员负责档案的资源管理、对兼职档案员进行档案专业技术技能的指导以及档案日常业务工作的监督；兼职档案员负责所在单位的档案收集、整理、立卷、移交工作，确保归档文件材料的完整、准确、系统、安全。

我局此次档案管理规范化认定工作的顺利完成，也得益于这样一个完善的档案工作网络，在认定工作中，我们得到了工作小组所有人员的大力支持和帮助。大家的共同努力，是我局顺利通过认定的推进力。

2.编制云南省地震局档案管理工作制度汇编

由于地震部门档案工作的特殊性，我局以前均参照中国地震局印发的《机关文件材料归档范围》和《机关文书档案保管期限的规定》进行文书档案的归档工作。2014年，按照评审标准的要求，为正确界定云南省地震局各级机关文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，结合我局实际情况，我们编制了云南省地震局《机关文件材料归档范围》及《文书档案保管期限的规定》。同时，重新修订了档案工作收集、整理、鉴定、利用、库房管理等各项规章制度及云南省地震局档案管理细则，使其更符合新形势下档案工作的需要。

（二）开展文书档案鉴定工作

2014年，我局调整了原有的档案鉴定工作领导小组，并对室藏到期文书档案进行了鉴定。鉴定小组本着就高不就低的原则，按照《云南省地震局档案鉴定与销毁制度》对1999-2003年的10年期文书档案逐份、逐页进行了审查，共清理失去保存价值的文件1661份，并编制了档案鉴定工作报告和档案销毁清册，对销毁的档案和抽出重组的文件做了详细说明，有效的优化了库藏结构。

（三）更换档案装具

云南省地震局档案室保存了1964年至今的文书、科技档案，时间跨度较长，有相当一部分档案盒为塑料制品，盒上装有大量铁扣，极易腐蚀损坏盒内的档案文件，并不符合现在的档案管理规定。加上历经数次档案库房的搬迁，致使大量的档案盒、卷在搬迁中在严重破损，急待更新。我局充分利用此次认定工作的契机，订购符合档案管理规定的无酸纸档案盒，对原有档案装具进行更换和完善。

5月份，档案室全体人员全力以赴，对3000余卷档案旧盒进行更换。在更换过程中，不断强化档案管理人员的岗位职责意识、安全意识和保密意识，全面提高了大家的工作积极性和主动性，增强了对档案规范化管理工作重要性的认识。

通过更换档案装具，实现了我局档案的整理规范化，延长了档案的使用寿命，为逐步实现档案工作标准化、规范化管理，不断提高档案管理工作水平奠定了基础。

（四）档案信息化建设

2014年，中国地震局办公室组织开发了“中国地震局文书档案管理系统”，旨在推进文书档案信息化工作，提高文书档案管理和利用效率，实现地震系统文书档案的统一归档、分权限查询。我局积极配合中国地震局推进此项工作，档案室根据工作需要提交了档案数字化建设方案，并申请了专项资金用于设备购置及档案数字化整理及加工，力争在2016年完成云南省地震局档案管理系统建设。

同时，我局积极配合云南省档案局进行数字档案馆系统建设工作，按要求落实相关设备和辅助软件，及时做好“电子文件归档管理系统”的安装实施工作。

四、认真准备评审会议

为了全面反映我局档案基础工作和管理水平，我们将收集和整理的材料，按照《云南省企业事业单位档案工作规范化管理评审标准》中的4个部分15个评审项目进行分类、整理，并将每份材料对照评审内容标注代码。对于有些无法用文件、资料反映的项目，我们也形成了书面材料进行说明。最后，将各大类材料按照标号打印目录，装订成册并装盒。

档案规范化管理第6篇

医院风险档案的管理最重要的目的就是降低医院在进行医疗活动中的风险，最大程度的保障医疗安全。医院风险管理档案能够完全地记录风险管理的过程，对其进行分析，提升其管理价值。

（一）分析医疗事故的原因。风险档案管理中，发生了医疗事故之后，需要进行全程的追踪和调查，从而保证事故问题得到处理，确定事故的发生原因，是解决的基础，通过对事故资料的研究分析，可以确定事故发生的根本原因，从而确定多种解决方案并实施。

（二）提升风险管理方档案的管理水平。当医院进行了风险档案管理后，医护人员的风险意识会得到很好的提升，主动的避开自己岗位中存在的医疗风险，认识到风险所带来的后果，使得风险得到更好的规避。其次可以保证医疗活动的质量，医疗质量是医院业绩的重要体现，而风险管理档案就是检验质量的最好过程，医院加强风险管理的宣传，有助于在院内营造很好的管理氛围。

（三）促进医院决策更加科学化。档案的一项基本功能就是为医院的决策提供科学依据，但是现阶段很多医院的风险档案管理缺少统一的管理模式，大多采用部门方式的管理方法，不同部门之间的管理方式也不尽相同，缺少完善的考核体系，增加了档案管理的风险。规范化的风险档案管理能够有序的收集档案，让内容更加标准和完善。采用专业的人员进行填写和保存，减少了档案保存的随意，从而更好的帮助医院进行科学化的决策。

二、风险管理档案的主要内容

（一）管理性文件。管理性文件指的是能够保持风险管理的有效性，比如法律文件、医院委员会组成、变动文件、责任授权、管理程序规定、管理目标的制定文件、事故报告、任务表等文件，这些文件使得风险管理中的活动有依据可寻查，过期文件和无效的文件被及时的清除，使得风险档案的管理更加有效。

（二）操作性文件。第一，档案中的资料性文件，指的是风险管理人员在医疗过程中的事件报告、风险调查资料、患者资料、安全检测等与风险管理活动相关的数据性资料，事件包含药品不良事件、员工伤害事件、物品丢失和暴力事件等；第二是指标档案，比如医院的统计、国家统计和文献中已经确定的风险指标；第三，已经确定的风险和改进的措施，医院的风险管理部分根据信息对以往风险的分析，确定出预期的改进目标、风险检测和方案评估等，第四是已经实施的方案，根据资料的评估情况，实施改进措施，确保档案修正的有效性，第五是评价风险的有效性资料，比如医院进行评审后确定有效的资料，评审的范围、预期目标，修正可以减少风险，保证医疗活动的安全性。第六是风险档案培训资料，加强培训，从而保证医院质量的持续改进。

（三）决策性文件。决策性文件包含风险管理部门进行的沟通和决策，在与部门进行沟通的时候，对于问题的结论、建议和有效性改进等方面进行的资料记录，定期地向相关科室进行风险报告，呈现出改进报告和评价报告。

三、规范化管理的应用途径

首先要明确风险档案管理的责任人，成立以院长为主要负责人的风险管理委员会，负责各种管理制度的制定、实施和协调，定期召开风险评估会议，分析风险问题并且进行改进，确保风险管理方案可以进行规范化的管理。其次是成立专门的风险管理部门，用于负责医院各项风险事件的管理，比如制定事故原因调查表、报告表、评估记录和改进方法等，收集、分析、整理各项风险事件的档案资料，形成报告，定期向风险委员会进行报告。再次是医院各个部门之间的协调，根据科室的特点，明确其风险任务，制定出风险管理资料，并且定期向风险管理委员会提交规范化的风险档案资料。最后是医院全员参与，根据风险档案中不良事故的资料，向医院医护人员讲述风险事件，从而提升其风险意识，能够在各项医疗活动中规避风险。对于已经发生的事件要形成事件报告，按照风险档案管理的程序进行资料的提交，配合调查，帮助医院完善风险档案管理。

四、结语

档案规范化管理第7篇

随着学校的高速率高质量发展，传统的档案工作管理方式已经不能跟上教学发展的步伐。档案工作的规范化、标准化管理对于提升档案管理工作的水平效率以及促进档案管理的现代化有着非常重要的作用。文章通过分析档案工作规范化、标准化管理的重要性，档案管理标准化、规范化的特点，以及促进档案工作规范化，标准化的措施，以此提高教学发展的水平。

关键词：

学校档案工作；规范化；标准化；管理

一、档案工作规范化、标准化管理的重要性

高校档案管理工作是反映学校管理水平和教学、科研质量的一个重要标志，是提高学校各项工作水平的重要保障，是实现学校管理现代化的重要环节。日前，很多高校的档案管理方式还停留在最基础的阶段，其管理能力的低下导致教学质量水平的落后，档案管理工作的方式还不能得到很好的提高。高校的管理人员应该要明确了解档案工作的规范化、标准化对教学质量的提高以及将管理系统逻辑化的重要性。

二、档案管理标准化、规范化的特点

(一)系统存储量大、查阅方便

随着计算机信息技术的不断发展以及在教学中的广泛应用，现代‘办公无纸化’已经渗透在学校教育的各个方面。现代化管理系统多应用电脑办公，采用文字处理软件，WPS表格以及图形展示的方式对教学管理做相应的处理并组成学校的档案管理系统能够方便查询、阅读、以及存储管理过程中的大量信息。

(二)管理成本较低

档案管理的整理、分类、收集、录入等环节都需要管理人员认真的态度去处理，各部门的档案管理人员随意、松散的档案整理态度会给档案整理增加很多不必要的用材、空间。而现代化档案管理相比从前的管理方式多了许多存储容量，可以存储所有学生的相关信息以及教师的教学和日常信息，虽然信息量多且繁杂可是将管理系统规范化、标准化之后就只需要少量人力来清查档案管理。因此，在档案整理的过程中要求规范化、标准化可以有效地节约成本，并且在再次查看时节约了寻找档案资料的时间。

(三)具备科学、合理的归档标准

众所周知，档案的种类多，涉及的方面广，保存的时间长短不统一，因此，将档案管理规范化、标准化使其具备科学、合理的归档标准有着重要作用。档案馆的资料齐全，而后要大量涌入不同的地方区域，杂乱无章的档案整理显然不能适应档案管理的这个特征。要把档案质量和类型都做到规范整理就要具备科学、合理的归档标准，而将档案管理规范化、标准化就能将管理持续有效地进行。

三、促进档案工作的规范化、标准化管理的措施

(一)做好档案管理基础工作

在档案管理工作开展中，公文制发是促进档案管理工作规范化与标准化的基础和前提，同样，做好文书处理与公文制发也是保证档案管理工作规范化与标准化的基础工作部分。许多档案管理人员因为在收集文书工作方面的繁琐事宜而有偷工减料的嫌疑，使得档案管理工作在收集与制作方面有所缺漏。公文制发的质量直接影响着管理工作的进行，因此，在档案的收集录入过程中，应注意对于公文制发的规范化以与标准化保证档案管理的规范化与标准化。其次，应在公文制发的档案收录管理中进行检查，保证内容合理，格式规范，避免不规范的字，以方便档案管理过程中的便利性。

(二)及时清理档案案卷，保证档案时效性

在档案管理的开展中，及时清理失去价值意义的档案信息对于档案管理有重要作用。及时清理档案案卷，保证档案案卷的时效性可以有有效空出部分空间让其他档案合理利用。通常情况下，档案管理工作人员都会在一定的时间内检查档案的时效性，若档案在一定时间之后失去了其价值，则能够将其清理销毁，若档案具有永久时效性，则需要对其永久管理并保存，这也在一定程度上保证了档案的安全性，给档案管理带来了方便。

(三)提高档案管理工作人员的综合素质

档案管理工作人员作为档案管理工作开展的重要组成部分，档案管理工作人员进行档案管理保护操作的规范性与标准性也有着很大的直接作用影响。管理工作人员掌握着所有的资料信息，事档案管理安全性能的直接影响者，这就要求管理人员对档案有着绝密的保护性。特别是在人员调动时，管理人员交接档案信息的可靠性是档案能被完整保护的关键。目前国家也有相关法律条例禁止档案管理人员将档案信息泄露给无关人员。以此看来，档案管理人员的综合素质要求也是档案管理的必备条件。

四、结语

学校档案管理关系着全校师生的重要信息，将其规范化、标准化对教学有着不可忽略的积极作用。要做好学校档案管理工作，就要切实把档案管理放在重要的位置，统一思想认知，调动全员积极性完善学校档案管理工作。当然，影响教学质量的因素不止档案管理，可是，档案管理在一定程度上影响着学校发展是不可否认的事实。学校档案管理规范化、标准化能够有效地在学校进一步发展进程中起到关键作用。

作者：李香峰 单位：东北电力大学人事处

参考文献：

[1]孙灿.试析档案工作的规范化与标准化[J].兰台内外，2013(04).

档案规范化管理第8篇

关键词：档案；血站；献血；规范管理

0 引言

伴随着无偿献血事业的发展和前进，国家对采供血机构管理也变得越来越规范，强化血站档案管理工作对推动血站的发展尤为重要。当然管理好血站档案，利用档案带动无偿献血事业的规范化，提升整体社会效益，提高血站的工作质量，带动血站今后可持续发展和决策正确性。

1 现阶段血站档案管理中的问题

1.1 血站档案规范化设备缺乏

在整个血站档案管理规范化建设过程中，先进的科学设备是确保规范化建设的关键和重要手段，具备了先进的血站规范化设备，才能更好地对血站档案信息资源进行收集和整理。所以在血站进行档案管理规范化设备购买时，也需要血站采购部门做好采购前的准确工作，同时要全面了解和熟悉血站选购的设备。但目前血站档案信息设备采购中还存在较多的不足，一方面是血站采购人员对购买的设备不熟悉，影响了采购设备的整体质量。另一方面就是由于设备的价格较高，而血站内部为采购设备预留的资金较少，影响了采购工作的开展，也就造成目前我国血站采购设备质量落后的问题。

1.2 缺乏对血站档案规范化建设的认识

当前我国大部分血站管理对血站档案规范化建设的重视程度较低，更是没有将大部分的精力放在血站档案规范化建设上面，对档案规范化建设也没有加大资金的投入，这样造成血站档案管理部门在进行信息技术的引进以及信息管理系统完善过程中遇到了更多的阻碍。另外，由于领导的关注度不够也使得血站没有对信息管理系统的各项功能进行开发和运行，造成血站档案规范化水平降低。

1.3 血站档案管理人员法律意识缺乏

如果血站档案管理人员在管理过程中只在乎采血的过程忽视采血的记录工作，如，献血人员在登记表过程中只记录基本信息，导致身份证号码出现漏填或者误填的状况，这样就是大大增加了回访的难度。一是献血员工的登记表在多处都需要献血人员的签名，但是由于血站工作人员在献血人员进行表格登记时没有进行明确的指导，经常会出现漏填或错添的状况，造成记录不够真实也不完整的情况。另外就是部分血站工作人员没有树立正确的时间观念，造成献血人员信息提前或者延迟的状况，为医疗事故的出现埋下了深深的隐患。

1.4 血站对采血人员管理较为松散

目前我国大部分血站在对采血人员管理过程中，没有建立完善和严谨的体系，也就出现了档案记录人员身兼数职的情况，岗位划分不明确，加上血站档案管理体系的不够完善和系统，也都影响了血站档案管理工作顺利开展，所以选用一个规范化的档案管理模式，能够为血站的发展提供便利。

2 血站档案规范化管理的有效措施

2.1 提高对血站档案管理工作的重视程度

血站内部工作人员要全面提升对血站档案管理工作的认识，并了解到血站档案管理工作对血站生存发展产生的重要意义。强化和提升血站档案管理人员的重要性，增强血站员工的责任意识，明确档案管理工作是血站领导员工的重要责任。从血站领导层面来讲，提升血站档案管理工作的重视，做到思想的解放，与时俱进，提升血站档案管理工作的效率，用现代化的技术手段和管理方式提升档案服务工作质量，构建一个完善的血站档案管理体系。

2.2 加强对血站硬件的投入，确保其信息化

血站档案管理工作本身涉及的内容较多，所以不能够将血站档案管理工作同普通的档案管理相等同，伴随着采供血业务的增多，血站档案管理也需要更多的库房和先进的信息化设备，以及更加专业的档案管理人员。需要当地政府能够提升对血站档案部门的资金投入，让血站档案的建设工作能够做到与时俱进，采供血业务发展步伐也能够加快，逐步提升血站档案管理部门的业务处理效率和质量。

2.3 优化现有血站人员配置，提高专业性

在血站招聘档案工作人员过程中，要充分考虑到档案部门工作实际状况，招聘一些专业能力强的档案管理人员，当然也要对这些档案管理人员做好培训工作。专业能力强的档案管理人员是确保血站档案管理质量的关键和基础。也是因为专业能力强的人员配置，能够严格的按照档案管理的规律，在血站档案管理工作现有的基础上，做好血站档案的归档、分类和交接工作，大大地提升血站档案管理的质量和整体价值。

2.4 实现血站档案管理工作检查考核规范化

血站档案管理的规范检查和考核，是确保血站档案管理工作顺利开展的手段，在血站档案管理过程中，检查和考核工作很容易被忽视。但有效的档案管理能够帮助我们避免工作的差错，并结合我国档案管理的需求，制定出一个适合血站的档案管理标准。对这些标准应该做好细致的考虑，对档案库房的标准以及档案存放和保管的标准都做出详细的解释。当然也需要完善血站档案管理检查和考评制度，做好档案专业部门检查和考评工作以及血站内部管理工作的考评。

3 小结

血站档案是在血站自身发展过程中建立起来的，档案馆本身保存的文字、图表和声像等本身就具备长期的保存价值。大部分档案资料都是来源于血站的日常工作积累，这些积累的资料在全面了解血站发展，强化血站管理，提升血站工作质量的基础上都发挥着重要的作用，完善血站档案管理工作，能够推动血站事业的全方位发展，为企业领导的工作决策提供可靠的依据。所以完善血站档案管理工作是当前血站档案工作人员重要的责任和义务。

参考文献：

[1]朱红娟.浅析血站档案管理信息化建设[J].档案管理，2010（5）：70-71.

档案规范化管理第9篇

【关键词】档案管理 使用 规范

档案涵盖了政府、社会组织、企事业、公民活动中产生的有保存价值的所有信息资料。因此，档案工作者必须紧跟时代的步伐，把握时代脉搏，进一步开拓创新，勇于实践，为全社会服务。为了使档案工作更加规范化、标准化，必须建立健全切合实际的档案管理制度，严格遵照档案卷宗的立卷归档原则，严格公文的制发，提高纸质档案立卷的质量，做好文书以及电子文件的处理工作。

档案工作复杂而精细，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为国家土地服务部门，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室档案也应由中心统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足土地服务工作的需要。

常识高所我们，档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。在硬件建设方面，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先对公文用纸的质量及规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。还要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位以及落款是否与公文一致，有无日期等。其次是公文字迹要牢固清晰，各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把好文书处理工作规范化、标准化的关口，以实现档案工作的规范化、标准化。

在网络环境下，电子文件也属于档案的一部分。由于电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用磁盘或者其它介质保存，所以在选择产品时一定要把住它的质量关，以确保安全。 在保存方面，要求将磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。

另外，实施恰当的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持的惯例，也是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。在实际工作中，注意以下几个原则：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。