档案资料安全管理第1篇

【关键词】数字档案；数据库管理；安全保障

我们都知道，对于企业业务活动的开展来说，档案无疑是核心信息资源和重要资产的重要凭证性信息记录工具。在信息化时代下，如果我们仅靠人为力量来进行档案管理俨然是不够的，需要以更多的信息技术加以配合，对档案资料进行数据库管理。当然，一旦涉及到了信息化技术，一些安全性风险也就不得不引起我们重视，我们理应在各种科学信息技术的应用基础下，制定出更为健全的管理制度，以确保整个档案信息安全管理工作的有序开展，从而为整个数字档案信息系统安全性能的提高提供坚实的基础。

一、数字档案的特点

其一，在媒介方式与传递方式上的变化。首先是在媒介方式上，数字档案的磁盘、移动存储、网络数据流等载体将取代传统档案中的纸张、胶片等，这样的改变不仅更利于管理者的统计、保管，同时也更利于人们的浏览与利用。其次是在传递方式上，数字档案的计算机网络技术将取代传统档案的人工传递模式，计算机网络技术可以突破时间、空间上的限制，实现实时检索和传递，更有利于档案管理的自动化发展。

其二，在档案文件建立方式与存储方式上的变化。首先，在建立方式上，传统档案文件的建立基本上是依靠键盘输入，但数字档案的建立更具多样性，如扫描、摄像等。其次，在存储方式上，数字档案的存储方式也将从传统档案的单机硬盘备份、磁盘存储备份转变成为服务器集中存储或云存储，这明显提高了档案文件存储的完整性与安全性，同时也提高了人们查阅档案文件的便捷性。

二、数据库管理模式下的安全保障要务

（一）常用的计算机安全防护措施。首先，定期清理计算机。在计算机的使用中，对于人们在使用程序或上网时留下的一些记录，会自动地保存下来（如浏览器，计算机会自动将人们在浏览过程中的信息自动保存到相关的设置当中。临时文件、缓存、历史记录等便是这些记录的具体表现）。对于这些保存的记录，一旦被人利用，将会从中获得很多使用者的个人信息。另外，当收到了一些来路不明的文件或邮件等，不要轻易打开，为了避免病毒的入侵，应该立即采取删除的手段。在“windows”系统中，自带了一个更新漏洞补丁的功能，应该定期进行更新，以此来有效地保护计算机。同时，对计算机进行定期的清理工作，对不必要的记录进行有效的删除，不但能够从根本上提高整个系统的运行速度，更能够为系统的安全性带来极大的积极效应。其次，灵活运用杀毒软件和防火墙。杀毒软件，它是确保计算机拒绝非法访问、不受病毒侵害的根本手段之一，而在数字档案信息的保o中也是一个最为基础的方法。因此，身为档案管理人员，如果能够对杀毒软件的应用达到非常熟练的程度且定期对病毒库进行升级，那么就能够实现对计算机的实时监控，从而从根本上对最新病毒的侵害起到一个防范的作用。另外，所谓防火墙，它是位于“Internet”与内部网之间的一个构成，它的存在能够有效地为计算机和网络提供安全保护的硬件以及相应的软件。因此，杀毒软件与防火墙都具备了较为关键的作用，二者有着互相补充的关系。

（二）对入侵检测技术的充分运用。所谓入侵检测技术，它是防火墙技术的一个合理补充，能够有效地帮助计算机系统来对付网络的供给，对系统管理员的安全管理能力带来一个扩展的作用。同时，入侵检测技术还能够从根本上保护链接网络的服务器，对可疑的链接以及非法的访问起到监视的效果。通过监视，能够及时地发现攻击的行为，从而以此为分析的证据来对可疑的访问行为进行自动的响应、为整个服务器提供一个主动的防护作用。而入侵检测系统的基本功能主要由五个方面组成：一是分析、监视系统和用户的活动。二是能够有效地检测出正在发生攻击的活动，对此进行及时的响应、报警。三是发现攻击活动后，通过对其跟踪的手段来检测出攻击活动的范围以及后果。四是通过诊断，能够及时地发现攻击方的入侵地点及方式，并给出相应的应对建议。五是能够对活动证据进行有效的搜集和记录。对于网络入侵检测的“IDS”而言，攻击的识别、事件的响应、策略的检验和策略的改进便是其使用的范围。而基于网络的检测系统和分布式的监测系统以及基于主机的监测系统，则是入侵检测系统的主要组成部分。总而言之，在数字档案信息的网络防护能力上，入侵检测系统的应用能够使其防范水平得到提高。

三、结语

总之，档案管理工作的数字化建设无疑顺应了当前信息化社会发展的趋势。数字化不仅能够为档案管理工作注入新的生机与活力，还可以为人们对档案信息的利用提供更为方便、科学的途径。但不可否认的是，目前在档案管理工作的数字化建设过程中仍然存在着诸多安全问题亟待解决，但我们相信随着现代信息技术的不断发展，档案数字化管理的安全防护工作势必将日渐完善。

【参考文献】

[1]张勇.大数据时代数字档案信息资源安全保障体系研究[J].数字与缩微影像，2014（04）：38-40.

档案资料安全管理第2篇

文章针对加强档管理安全保密和信息化管理的重要性进行了分析，并提出了加强档案管理安全保密和信息化管理的有效措施，旨在为档案管理工作人员以及相关研究人员提供一定的参考。

【关键词】

档案管理；安全保密；信息化管理

现阶段，档案管理工作面临众多挑战，传统的档案管理模式已经远远不能够满足设计需求，难以保证档案的安全性和保密性，如何加强档案安全保密和信息化管理已经成为困扰档案管理人员的难题。因此，文章针对加强档案管理安全保密及信息化管理的研究具有非常重要的现实意义。

一、加强档案管理安全保密和信息化管理的重要性分析

档案管理安全保密工作是以档案资源为对象，信息技术、计算机技术以及网络技术等为手段，以档案工作为依托，以档案管理学理论为指导，按照国家档案行政管理部门以及档案信息社会管理的实际需求开展档案采集、保存、管理、开发以及利用的现代化、规范化管理过程。随着信息化时代的到来，加快档案信息化管理已经成为一种必然趋势，这样才能够充分地利用档案资源，为国家和社会的发展提供强劲的动力。但是，档案信息安全保密工作面临众多威胁，给档案管理工作人员的工作增加了很大的难度，为了充分发挥档案管理工作在档案安全保密、信息化管理中的作用，就应该创建档案信息安全管理体系。同时，档案记录国家及其服务机构的重要历史活动，和一般的信息存在一定的差别，其内容可能直接关系到国家安全、国际机密等，尤其是政治方面、科技方面、军事方面以及经济方面的档案资料必须进行重点保护，一旦不法分子盗窃或者篡改上述信息，将会对国家、社会以及民族等造成无法估计的损失和巨大的危害，由此可见加强档案管理安全保密和信息化管理工作的重要性。

二、加强档案管理安全保密和信息化管理的有效措施分析

（一）提高档案管理工作人员的保密意识。为了提高档案管理的安全性和保密性，首先应该提高档案管理工作人员的安全保密意识、责任意识，以此保证档案管理工作人员能够将更多的精力和时间放在档案管理安全保密工作上。同时，单位或者企业应该定期或者不定期地对档案管理工作人员进行档案资料保密课程以及行业发展形势培训，让所有的档案管理工作人员能够及时、全面地了解行业档案资料安全保密的手段以及新形势，不断提高其安全保密意识和技术水平。此外，还应该通过企业或者单位档案安全保密水平和档案管理工作人员薪酬相挂钩的方式，然后创建科学的奖惩体系，如果档案管理工作人员尽职尽责地做好自身的本职工作，并且档案管理效果良好，企业或者单位应该给予档案管理工作人员一定的精神奖励或者物质奖励，相反则给予一定的处罚，这样能够充分的激发所有档案管理工作人员的主动性，显著提高档案管理的安全性、保密性。

（二）创建科学的档案管理安全保密制度。制度是保证档案管理安全保密工作的重要依据，但是，由于我国关于档案资料安全保密的法律法规尚不完善，一些不法分子利用法律空隙侵害或者盗窃企业或者单位的档案资料，增加了企业或者单位档案管理安全保密工作的难度。因此，现阶段企业或者单位的档案管理工作应该不断加强信息化建设或者改造，更多地应用网络技术、计算技术进行档案资料的管理，创建科学、完善的档案安全保密管理制度，充分发挥法律法规的权威性和强制性，对于恶意删改或者盗取档案资料的不法分子进行严厉的惩罚。因此，我国应该不断的完善网络、计算机关于档案安全保密的法律法规，进而不断完善档案管理安全保密制度体系，为档案管理工作人员加强档案管理安全保密工作注入一支强心针。

（三）加强档案传递过程中的安全保密管理。档案资料在传递的过程中并不是单个部门或者企业独立完成的，而是通过众多部门相互配合协作完成的。因此，为了保证档案传递过程中的安全保密性，必须做好档案传递过程中的安全保密管理工作，档案管理工作人员必须将国家与人民的利益放在首位，不断提高档案传递过程中的安全性和保密性，为实现档案的信息化管理奠定坚实的基础。

（四）防写技术和加密技术的应用。为了提高档案资料的安全和保密工作，就必须采取有效的技术手段，主要包括防写技术和加密技术，对于防写技术，该种技术的优点在于将档案资料设置成“只读”模式，在该种模式下智能通过客户端对信息进行读取，但是不能够对档案资料进行修改，采用不可逆的技术进行档案资料的保存，防写技术的典型应用为一次写入光盘和只读光盘，只读光盘只能进行信息的读出，不能够进行续写和删除信息，一次写入光盘只能一次写入，但是能够进行多次读取；对于加密技术，档案信息化管理的核心思想对档案资料进行加密管理，这样在很大程度上能够提高档案资料的安全性，密码技术是档案安全技术的核心，能够将档案的资料处于不公开或者保密状态，将机密的资料转化成乱码进行保存，这样即使档案资料被盗窃，没有相应的密码依然破解不了档案信息，现阶段，档案信息化管理最常采用的加密技术包括对称性加密技术和公钥密码算法。

三、结束语

总而言之，档案管理工作一直是社会各界广泛关注的焦点，特别是在信息化快速发展的今天，如何保证档案资料的安全保密性，同时实现档案的信息化管理，就应该充分认识到档案安全保密管理和信息化管理的重要性，并采用各种有效的措施进行加强管理，以此达到档案安全、保密管理的最终目标。

作者：毕竟 吴言 单位：南京脑科医院

【参考文献】

[1]刘红晶，白洪云.基层单位档案安全保密工作的现状及对策[J].兰台内外，2011（5）：24.

档案资料安全管理第3篇

［关键词］农村饮水安全；档案；管理

1引言

临汾市总人口434.5万人，其中农村人口250.3万人，占总人口的57.61%。全市山多川少，十年九旱，水资源严重不足，水资源总量15.2亿m3，人均占有水资源量380m3，呈现出人口多、用水量多、水资源量相对少的特点，水资源供需矛盾相对突出。为保障农村饮水安全，近年来，临汾市把解决农村饮水作为一项重要工作常抓不懈。到2010年，全市建设各类农村饮水工程3743处，基本解决了农村人口的饮水问题，实现了农村饮水安全全覆盖。之后开展了提高农村群众用水标准工程建设，进一步提高水质标准，提高自来水入户率。截至目前，全市饮用自来水（包括简易自来水）人口占到农村人口的94％。农村饮水安全工程作为重要的民生工程，投资规模大、建设时间长、建设地点分散、单项工程小而多，决定了农村饮水安全工程档案资料具有数量多、资料分散、收集管理难度大的特点，因此，做好农村饮水安全档案工作是一件复杂而系统的工作。

2农村饮水安全工程档案工作重要性分析

2.1工程档案是维护管理农村饮水安全工程的第一手资料临汾市农村饮水安全工程点多面广、战线长，全市4819处农村饮水工程，其中单村供水工程就有3519个，占饮水工程总数的73%。工程使用过程中一旦出现问题，在对其维护、维修、改造过程中，工程档案就是必不可少的依据和凭证。2.2工程档案为今后农村饮水安全工程建设提供参考和借鉴在解决农村吃水问题上，临汾市经过了人畜吃水、饮水解困、饮水安全、标准提高等几个阶段，每个阶段工程建设都有不同的技术要求和侧重点，完整的农村饮水安全工程档案，为今后提高工程设计质量提供了参考和借鉴，也是开展农村饮水安全工程学术研究、持续进行工程建设的宝贵资料。2.3工程档案是保障农村群众安全饮水的重要依据在自然和社会环境影响下，自然灾害、突发事件难免发生，也可能对农村饮水安全工程产生不同程度的影响，要避免或减少其影响，保障农村群众饮水安全，就必须分析研究工程档案中的数据和结论，提前预防和有效解决自然灾害、突发事件产生的影响。同时，工程档案还是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据。

3主要做法

在农村饮水安全工程项目实施中，根据实际情况，形成了一套档案收集管理模式，力争为工程提供一份翔实可靠的档案材料。3.1工程实施前期的资料收集工程前期文件材料主要有项目投资计划、资金文件、批复、会审纪要、实施方案、变更设计及批复、法人建立文件、项目公示、招标公告、招标文件、中标通知书等。3.2工程施工期间的资料收集施工文件材料主要有项目划分申请、报告、批复、单元工程质量评定表、隐蔽工程验收签证，水泥、沙、石、钢筋、混凝土砂浆配合比资料，砂浆、混凝土试件检测报告、施工日志，工程工艺、设备材料、管材合格证、设备合格证等。此外还包括开工申请、开工令、隐蔽工程签证、中间报量、联合计量单、完工结算书及支付证书等监理文件材料。3.3竣工验收及运行管理资料收集竣工验收文件材料主要有建设管理报告、施工管理报告、监理报告、质量评定报告、资金支付资料、财务决算报告、审计报告；工程运行管理资料主要有受益户统计表、移交清单、试运行报告、工程管护制度、管护协议、水质化验报告等。3.4根据工程特点做好档案资料整理由于农村饮水安全工程量小、数量多，单个工程很难装订成一本，因为一个批次的很多程序都是同时审批的，包括资金下达、方案审查、招标、设计、施工、监理、质量监督等，这些资料应批次装订，避免资料重复，但装订时注意对每个工程进行编码，一个工程对应一个编码，以方便工程准确快捷的通过编码将其找出。档案装订应按照水利部颁发的水利工程建设项目文件材料档案管理规定实施。同时，由于农村饮水工程档案使用频率高，不要用档案盒装，最好用硬壳纸当封面，用线捆扎封边装订。3.5严把档案资料收集管理环节在工程档案收集管理中，要本着“对过去负责、为现在服务、替未来着想”的原则，确保各类档案资料的规范性、完整性和准确性。对接收的建设管理类、勘测设计类、建设监理类、施工管理类、竣工验收类等工程建设档案，管理办法、管理制度、用户协议、安全责任书等运行管理档案，工程建设、水费收缴与使用等财务档案，各类配件、管材出入库登记等物资档案，分别进行分类、整理、编目、装盒、入库，做到整齐规范，排列有序，查找方便。

4档案管理存在问题

4.1对档案资料收集管理工作重视不够农村饮水安全工程是一项重要的民生工程，涉及到老百姓的切身利益，有关单位大多认为其重点应突出解决好工程设计、建设工期、工程质量和工程效益上，忽视了档案的收集、整理、归档、管理，导致工程档案管理工作相对滞后，档案的系统性、准确性得不到有效保障。4.2档案收集管理专业人员缺乏在农村饮水安全工程项目建设中，档案收集管理人员一般是新参加的工作人员、工程技术人员或兼职人员，有的甚至是临时抽调，身兼数职，缺乏档案专业知识，对工程档案收集管理比较陌生，不熟悉档案收集管理的法规和制度，很难适应工程档案收集管理工作需要。专业档案管理人才更是奇缺，在一定程度上影响了农村饮水安全工程档案管理工作。4.3工程档案资料不齐全由于农村饮水安全工程前期工作距离实施时间跨度较大，往往哪个部门形成的档案资料就保存在哪个部门，甚至保存在承办人手中，信息不容易掌握，导致前期工作档案资料收集不齐全。而且由于农村饮水安全单项工程规模较小、施工技术难度不大，对施工单位资质要求不是很高，多为资质较低的施工企业，对工程档案资料的收集管理水平参差不齐，导致施工资料不规范、不完整。同时个别资料还存在不完善、不完整情况，存在以施工图、甚至示意图代替竣工图，签字手续不齐全等问题。

5思考及建议

档案资料安全管理第4篇

1 幼儿园安全档案建设概述

（一）建设依据与意义

安全档案建设内容包括安全制度、日常工作、责任落实、安全检查、隐患排查及整改措施等，对幼儿园安全隐患问题的解决和办学质量的提升都有着极为重要的意义。《中小学幼儿园安全管理办法》第二十七条指出：“学校方面通过建设安全工作档案，通过记录日常安全工作，进而进一步落实安全责任，消除安全隐患。”它为幼儿园安全管理考核评估提供重要的参考依据，也为幼儿园安全事故的处理与相关责任的追究提供重要保证。

（三）建设原则与要求

幼儿园安全档案建设是指“部署收集整理生成保管利用”的整个过程，建设原则一般为：“分散形成”、“分类整理”、“统一归档”、“集中管理”、“档案保密”、“档案利用”。建设要求：第一，随时积累和保存各种安全工作资料；第二，所有资料必须保持绝对的真实和完整；第三，专人负责安全档案的收集、整理并上交给幼儿园档案室或档案管理人员。

2 幼儿园安全档案资料建设现状

就目前的发展现状来看，幼儿园安全档案建设体系存在的主要问题：

（一）意识不强，观念陈旧，安全工作认真做了却未留痕迹，大量资料零星、分散保存在幼儿园各人或各科室，因疏于收集和整理原始材料保存残缺现象时有发生。

（二）制度不完善，要求落??不到位，一些记录及表册的填写不及时、不完整，很多档案资料因无专人分类管理而造成收集不到位。

（三）有考评来时就组织人员临时“做”档案，往往是为了检查而恶补资料，“假、大、空”不实用现象显著。缺乏专门的档案室及专业的档案管理人员，资料整理模式死板，立卷归档不规范。

3 安全档案建设实践

（一）思维活起来：建设管理 “两必须”

1.必须一：解放思想更新观念。作为幼儿园管理者和教职工都应彻底改变旧观念，牢固树立新观念，确立“知识化、网络化、社会化”的现代化意识，把知识和创新作为幼儿园安全档案建设工作的管理目标。把满足社会、家长和幼儿园的需求作为幼儿园安全档案建设工作的中心环节和价值走向，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，开辟出幼儿园安全档案建设发展新途径。

2.必须二：订立制度明确职责。按照《中小学幼儿园安全防范工作规范（试行）》要求，结合实际建立健全幼儿园安全档案建设制度，明确各部门的分工和责任，明确管理规则，保证及时准确地收集、分类、归档、清理相关资料，把安全档案建设作为制度纳入到幼儿园日常管理和各部门工作规划中。如S幼儿园制定了幼儿意外伤害事故处理流程图（见图一）明确发生事故情况必须在1小时内报告园方，若没有按流程及时汇报，所造成后果由当事人承担相关责任及赔偿。

图1：S幼儿园幼儿意外事故处理流程图

3.必须三：现代化手段来推动

随着先进的科学技术如互联网、平安校园工程等走进我们的学习和生活，

（二）让合作活起来：规范管理“三步走”

（二）合作活起来：规范管理“三步走”

1.第一步：责任承担征集上交。按照幼儿园现行的“一岗双责”安全工作责任制要求，幼儿园每一位教职工同是安全工作的承担者和责任人。幼儿园安保主任（或安全员）应在规定时间内向各部门、各教职工征集园内分散的各种安全档案资料，并按照“一年一卷”的原则组卷。原则为：每年的12月份对本年度安全工作资料进行整理；每年的2、3月份对上年度的安全工作资料进行立卷，同时做好登记造册后移交给幼儿园档案室或档案管理员。

2.第二步：集中管理统一归档。幼儿园档案室工作人员按照专业规范要求对安保主任（或安全员）上交的安全档案资料进行及时分类、组合、排列、编号和编目，充分发挥出幼儿园安全档案建设的“实效性”和“规范性”。集中统一管理可以分为两个方面，一是对幼儿园安全档案实体实行集中保管，统一整理提供利用；另一方面对幼儿园的全部安全档案信息（目录、数据等）按统一的管理制度进行集中管理。

3.第三步：分类数据一目了然。安全档案资料编件立卷后一定要分类汇总，将相同类别或同一性质的资料依序分类编号以便查考利用。

（三）形式活起来：保管利用杜绝“零价值”

1.形式一：保管利用价值体现。当幼儿园安全档案出现严重破损、丢失、毁损或查找困难时，该幼儿园的日常安全管理工作体现为“零价值”。 那么，安全档案的有效保管和利用则是实现幼儿园安全档案建设本身价值的前提条件。在进行档案保管和利用时相关人员还应注重档案室内防火、防盗、防水、防霉等，减少因外在条件导致的档案资料损毁的发生

几率。

2.形式二：信息化、网络化推进。幼儿园应开展信息化、网络化建设，本着“利用优先、分步实施”的原则，建立一批直接服务大局的重要专题数据库，有序推进传统载体档案数字化进程。电子档案不仅可以使安全档案资料收集更趋合理化和规范化，还可解放一些人力，释放更大的库房空间。

3.形式三：编研创新经验分享。幼儿园可根据某些安全活动、项目课题建设等成功案例编研成各种安全手册，通过不同形式对安全档案资源进行宣传和分享，既利于搜索、查阅和携带，又扩大了安全档案服务范围及有效利用。如S幼儿园通过对“意外事故处置应急预案”开展研讨-实施，经过实践选取合理部分，摒弃不合理部分，然后再研讨-再实施，通过长时间的实践积累和创新整合，汇编成独具园本特色的《安全工作经验实操》。

4 激活安全档案大有可为

（一）为幼儿园的对外宣传服务

一方面幼儿园安全档案中的资料可以作为与家长交流和宣传的重要资料，让家长更加放心地将孩子交给学校；另一方面，资料也方便了幼儿园同其他幼儿园的交流，通过不断的探讨与总结不同幼儿园的安全保障经验，能有效提升幼儿园的安全质量整体水平。

（二）为幼儿园的各类评估考核服务

为进一步提高办学质量，幼儿园往往会在不同时期进行各式各样的评比，而档案资料在评比中则发挥着非常重要的参考价值。如在省级幼儿园的安全示范幼儿园评估时，上级一般会对幼儿园每季度的安全设备（如灭火器、警报器）的购置情况，教学中实施安全演练的情况及幼儿园的值班记录，入园登记等进行考察。完善的档案能够反映出基本情况，为各类评估考核做好铺垫。

（三）为幼儿园文化底蕴的内涵发展服务

安全档案建设是一个幼儿园管理规范化和成熟与否的标志。它不仅记录着幼儿园日常安全工作的开展历程，还记载着幼儿园安全工作的发展轨迹，能有效凸显出幼儿园的安全工作成果。基于园本实践的安全工作档案不仅能促进幼儿园成长、成熟，更能促进幼儿园园本文化的内涵发展与有效积淀。

档案资料安全管理第5篇

第一，档案网络信息部门要建立一个安全的网络环境。维护档案信息安全的网络部门环境是十分重要的，要对该部门网络信息的查询始端和终端以及移动端设备进行仔细的检查，并做好保护工作。第二，建立起安全可靠的档案信息传输通道。档案信息在传送的过程中很容易被窃取，因此我们加强档案资料信息传输过程的保密措施，以防不法分子窃取档案信息，从而造成不必要的损失。第三，要严格限制用户的访问权限。用户在申请访问权限时，档案管理部门要验证用户的身份信息，保证用户只能访问授权的内容，不能访问受限制的内容。第四，完善密码和密码设备的协调机制。所有用户密码以及密码设备都应当进行统一的管理，并且要把每个用户的密码与密码设备对应起来，确保准确。第五，创造综合管理档案信息的工作环境。这个要求就是将全部用户的档案信息集中到一起进行管理。这样不仅方便管理档案信息，还能保护档案信息，防止档案资料损坏或者是丢失。

2档案网络信息保障体系建设的内容

档案网络信息保障体系建设的主要内容有物理安全、网络安全、系统安全、应用安全、用户安全和安全管理六个方面。物理安全是预先对需要加密的档案信息进行分类，依据档案资料的保密程度进行分等级的加密，将加密好的档案资料储存到没有电磁影响的档案室中，对存储档案资料的设备要安装监控系统，并设专人进行实时的监控，一旦发现安全隐患及时上报。此外，由于电子设备对电磁比较敏感，所以，要特别注意电子设备所在档案室的检查和维护。物理安全保障体系是比较常见的一种保障方法，应用的范围较广，可以保障档案资料储存的安全。网络安全主要是对电子设备进行加密，无论是档案资料的存储设备还是档案资料的传输设备都需要进行加密，要为每一个设备终端和服务器安装密码机，并不定时的修改密码。在选取存储设备和加密设备时，要选择具有行业信誉的品牌，或者是上级管理机构规定的品牌，不可选择质量较差的设备。此外，相关管理部门要科学的规划和分配档案管理机构的网络地址，最好与普通网络用户相区别开。系统安全是对存储档案资料的电子设备的操作系统进行保护，操作系统对于电子设备来说是非常重要的，操作系统的好坏不仅直接影响着电子设备运行速度的快慢，还影响着操作人员学习的难易。人性化的操作系统不仅可以减小操作人员学习的时间和劳动强度，还可以提高工作效率。对于加密程度较高的档案资料信息，先进的系统是可以进行实时监控的，并对档案信息资料储存和传递过程中出现的问题进行反馈，由此可见，系统安全对于档案资料信息化建设的重要性，所以，在选择电子设备的操作系统时要格外注意，最好选择比较先进的系统，对于有特殊要求的档案资料存储设备，可以依据自身的特点进行系统的开发。应用安全的建设主要是对档案的实际应用进行保护，由于档案资料的加密程度不同，所以对于加密文件和不加密文件可以分开管理。在进行档案加密程度分类时，要仔细认真，不要弄错档案资料的类别。要保障应用系统的安全，及时对档案资料进行备份，防止因特殊情况造成档案资料的丢失。此外，要确定档案资料的浏览权限，对于保密级别较高或严格保密的资料要加强保护的力度，保障档案信息的安全。用户安全是为了保护用户信息安全而建立的，用户是档案资料信息化建设的服务对象，保障用户的网络安全是十分必要的。用户在选择杀毒软件时，要选择适当的杀毒防御系统，最好是可以实时更新补丁和修复系统漏洞的杀毒系统，当有病毒攻击时，可以保护用户的电子设备和档案信息的安全。此外，用户最好不要随意改变已经设立好的网络地址，特别是经过档案管理机构网络验证的网址，在进入应用系统前，一定要按照系统的提示进行验证，保障档案网络系统客户端的安全。安全管理是在监控档案信息安全的基础上，建立一个完善的档案网络信息安全保障系统。完善安全管理应当做到以下几个方面：首先要建立规范的管理规章制度，现阶段我国的档案管理制度还不是很完善，有些政策无法落实到位，无法规范档案管理者的行为，因此，要加大规章制度建设的力度，对于网络系统的安全管理可以通过建立保障系统运作制度、用户认证制度、安全操作制度、程序规范制度等具体的制度来实现；其次要设立一个健全的组织机构，设置一个专门的工作人员实时掌控档案网络信息安全工作，具体的部门要由专业能力的工作人员进行管理，各个部门的工作人员要及时进行工作交流；最后要设立一个完善的安全保障体系，在档案管理系统出现故障或者档案信息安全受到威胁的时候，有能力和方法来处理各种突况。此外，还可以增设一些安全配套设施，保障安全管理工作的顺利进行。

3档案网络信息保障体系建设的具体方法

档案资料安全管理第6篇

【关键词】档案管理;档案保密;档案安全

一、档案设备的配置与安全

《档案法》明确规定，法人单位应配备符合安全标准的档案库房等设备。从目前地方法人单位档案管理的情况看，有相当一部分单位不具备这样的保管条件，根本就不去考虑档案是否安全，有地方放档案就行。档案库房的选择具有严格要求：一是依据档案资料的保密来分析，一般不在机关办公楼的最高层和最低层设置档案库房，同时要求档案库房应该具有良好的预防火灾、盗窃、高温、强光、虫鼠、潮湿、水灾等安全设施。二是档案库房应该与办公室分开，同时档案库房与阅览室分开。三是档案库房内禁止吸烟，坚决杜绝存放易燃易爆物品，档案库房的门窗要紧，每天下班前人员要检查全部门窗，确定关闭严实。四是档案库房应该有固定人员管理，一定要依据管理制度进行管理，禁止外面人员进入其中。在工作中笔者体会到，对档案库房进行严格管理，有利于做好档案的保密工作，有利于实现档案资料的安全保管。

二、档案保密与安全管理

有些档案属于核心机密，它关系到党和国家的安全，关系到国家行政机关工作活动和经济发展的正常运行，关系到社会建设等方面的开展。因此，确保国家档案的安全，首先要做到档案安全的保管。

（一）基层档案馆对密级的管理。在社会信息化的今天，地方各级保密行政机关多次下发各级密机文件级别划分及开放规定，各基层行政及企事业单位也按照规定对档案进行了内部及公开级别划分，对照划分完成的档案，各法人单位应做好档案的分类，并应做到分别进行保管。档案库房要安装防盗窗、防盗门、防盗器等设备，从保管条件上确保国家档案的安全。

（二）档案人员安全素质的管理。管理人员应具有较强的责任心和政治觉悟，在档案保密工作中，档案管理人员具有举足轻重的作用。要求档案管理人员责任心强，同时拥有谨慎的安全保密意识，不但要求拥有良好的工作作风，而且还需重视储存在头脑中的秘密。随着我国经济的快速发展和各种先进信息手段的应用，窃密与反窃密斗争也会不断升级，要求档案管理人员不管在什么地方，都应绝口不提有关档案的内容，坚决保证党和国家秘密不泄露不流失，保证国家机密安全。

（三）档案利用工作的安全管理。在办理档案资料的使用、交付和销毁时一定要依据有关规定进行：一要有领导人的批准。二是档案管理人员要进行登记和签字，不论什么人都不能自己使用档案。三是档案资料结合使用后要及时归回，一旦出现泄密现象，要立即查找问题的根源，采取必要的补救措施。

三、档案安全与密级的区别

确定保管期限的原则是正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史价值，国家档案局就档案保管期限界定有严格的规定，各法人单位应根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限就是指如果国家机密出现了泄露现象，那么就一定会影响到国家的安全与利益，给国家带来一定的损失。保管期限是国家秘密事项在一定的时间范围内，受国家保密法律、法规的保护，具有一定法律效力的时间。

地方档案部门应以《国家秘密保密期限的规定》为依据，按照绝密级事项、机密级事项、秘密级事项的年限进行划分。没有国家保密机关的相关规定，任何基层单位不能随意对国家档案的密级给予解密，更不得擅自决定解密和随意对外提供。

四、加快提升档案人员的保密素质

在档案管理工作中，保证档案安全是工作人员的基本职责，也是档案管理工作中应该坚持的原则。不但是档案管理的任务而且是档案管理的目的。在具体管理档案工作中应该做到“四不”，也就是：不能破损缺少，不能丢失，不乱扔乱放，不能任意改动档案资料，不能编造假的资料。不能破损缺少就是要求档案资料应该保存完整，档案资料不能由于出现各种影响因素而发生损坏。如果出现残缺资料要及时进行修补。不能割裂分散丢失，就是指档案资料要绝对安全，做到不丢失不失窃，不但要重视档案实体的完整也需重视档案内容的完整。不能乱堆乱放，指得是应该集中管理档案资料，不能因为档案资料的分散而不利于档案资料的管理，更不能发生损坏和丢失档案资料的现象。档案保管工作应该依据一定的程序，档案排架应该排列整齐、条目清晰。不能随意改动裁剪和编造是指档案物质应该安全，在档案管理过程中，特别是遇到人员前来使用档案资料时，要提供完整的档案资料，不应出现改变和编造档案资料的现象。

档案保管人员的工作责任是很重的，作为一个国家公职人员，对国家负责重要的基础工作，档案保管人员必须要守法、依法来管理国家档案，要对国家档案保持一颗责任心，防止档案的泄密与损坏，确保档案的完整安全，使档案更好地为国家的经济建设、和谐社会提供全方位的服务。

参考文献：

档案资料安全管理第7篇

一、 加强图书馆档案及文件资料管理的必要性

图书馆档案及文件资料管理，是对收集到的图书馆管理档案和图书馆业务档案进行整理加工，为图书馆日常管理工作提供参考数据。作为图书馆内部信息控制系统，图书馆档案及文件资料管理的加强很有必要。

图书馆档案及文件资料管理是在日常工作中形成的图书馆真实历史工作的原始业务记录，能够为图书馆馆建工作与图书馆可持续发展提供可靠的信息来源，积极探索图书馆服务模式的同时，做好图书馆档案管理及文件资料管理工作，也是深入开展图书馆服务工作、创新服务层次的有力保障[2]。图书馆档案及文件资料管理工作对数据的科学分析及处理，奠定了图书馆业务统计分析比对的基础，利用数字化网络平台，整合馆内与馆际间的文化资源，实现图书馆档案资源的数字化融合服务[3]。不但能够从中改进图书馆日常工作方式，还能够创新图书馆工作方法，利于工作人员的考核评估，有效提高图书馆档案及文件资料管理的工作效率。图书馆的发展与管理工作的开展都是有迹可循、有规可依的，在长期静态的信息资源累积中，通过先进技术设备加强图书馆科学管理、改革档案及文件资料管理制度，进而为领导层决策与行业评价提供可借鉴的数值依据，完善图书馆自身工作，帮助读者深入了解图书馆特色资源与服务设备，体验有层次的创新化读者服务模式，还可促进信息时代的图书、档案、情报一体化研究[4]的理论建设。

二、 目前图书馆档案及文件资料管理存在的问题

目前现状来看，某些图书馆领导层对档案及文件资料管理工作不够重视，甚至认为这项工作是“做起来次要，忙起来不要”的负担。因而，图书馆档案及文件资料管理的基础工作没做到位，档案及文件资料管理信息化建设存在问题诸多[5]。

基础工作不到位，数字信息化建设滞后。基础工作主要指档案及文件资料的收集、整理和归档等。在这些前期准备工作中，存在有分类模糊、收集不完整、存档期限界定等问题，很大程度上制约了图书馆档案及文件资料管理工作的数字信息化建设，难以适应信息交流广泛的发展需求。

信息资源利用率低。许多图书馆档案资料仍然是纸质形式，档案信息资源的有效利用率普遍走低。电子文件归档以其设备技术、即时共享、保存条件等方面优越性得到档案管理工作人员的认同。信息化的档案资源简洁、高效，关系到图书馆档案及文件资料管理工作的开展。也预示了图书馆档案及文件资料管理工作朝向纸质文件与电子文件双轨制发展的趋势[6]。

缺乏制度约束。绝大多数图书馆档案及文件资料管理工作基本上处于结构松散的状态，缺乏主动性，长期得不到应有的重视与人力财力的投入，档案归档、编码、整理、信息利用、安全保护等都没有统一明确的规范[7]。甚至出现档案资料残缺不全、丢失的情况，造成无法挽回的损失。

服务层次不明晰。传统的图书馆档案管理服务一般是工作人员进行信息查阅，停留在原始人工的层面。面对图书馆档案及文件资料管理工作的双轨制发展趋势，现代信息技术介入档案管理服务工作能够切实提高管理水平[8]，规范化图书馆档案管理，建立起档案信息资源使用者之间的沟通平台，才能有望明晰与提升图书馆档案及文件资料管理的服务层次。

管理模式老化[9]。单一化的管理模式，使得图书馆档案管理建设滞后于服务工作，依靠人工方式难以实现资源的有效整合，无法实现档案及文件资料管理的“二次建档”。

管理人员的业务水平不高。部分档案管理人员甚至主管领导对图书馆档案及文件资料管理的专业知识了解不深，自身职业素养不够，漠视档案管理工作，档案编码分类杂乱无章，有些领导对负责档案管理的部门随意安置，乃至有无人看管档案的情况出现。

安全意识薄弱。图书馆档案及文件资料的保护工作，也是不容忽视的重要环节[10]。一些档案及文件资料涉及到国家文化安全、专业领域绝密信息，具体管理工作人员缺乏对档案信息的安全保护意识，导致相关信息流播，造成不良影响。

三、 加强图书馆档案及文件资料管理的策略

加强图书馆档案及文件资料管理工作，实现对其数字信息化建设，使其发挥应有的作用，建议可采取的策略有以下几方面：

1、 加大支持与投入力度

部门主管领导要改变认识，充分重视对图书馆档案及文件资料管理工作的决策与执行，协调与配合好参与方的工作。不仅提供对档案资源有力的政策支持，还要加大物质方面的投入力度，以保障图书馆日常工作的高效运转。

2、 完善归档、保管制度

根据具体工作情况，树立完善的档案及文件资料归档、保管制度，规范工作流程。做好档案及文件资料的收集、整理、鉴别、保管、分类、统计与循环利用等基础工作，确保信息核对无误，与专门档案保管人员按时交接，按照归档时间和归档范围整理档案信息，从而保证档案信息资源的完整性。

3、 实现档案及文件资料的循环利用

利用信息化技术进行档案登记与检索，优化档案及文件资料的归档流程，减轻了图书馆档案管理人员的工作负担，大大节约了档案管理基础工作的时间，充分利用网络信息平台，将档案管理与图书馆其他业务结合，最大限度地开发图书馆档案及文件资料的信息资源，实现图书馆文献信息的循环利用。

4、 提高管理工作人员业务水平

部分档案管理人员自身业务水平有限，对档案管理工作的专业技能一知半解。因而，图书馆要定期对档案管理人员进行绩效考评和专业培训，有针对性培训来提高管理工作人员的业务水平，通过选拔优秀员工来带动档案管理的工作激情与氛围。

5、 增强安全意识

提高工作人员对档案的认识，要时刻提醒档案管理工作人员，在接触档案及文件资料时，注意档案信息的安全，增强安全意识，也是其职业道德修养的一部分。

6、 数字化设备的引入

图书馆领导层要做好图书馆建设工作的规划，为图书馆档案管理工作数字化设备的引入保证充足的经费，比如专门的档案库房、装订设备等。

档案资料安全管理第8篇

【摘要】档案人员必须具备良好的保密意识，养成良好的保密习惯，处理好档案管理、档案开放利用与保密的关系，防止国家重要档案资源失泄密的现象发生。

关键词 档案管理；档案保密；档案安全

一、档案设备的配置与安全

《档案法》明确规定，法人单位应配备符合安全标准的档案库房等设备。从目前地方法人单位档案管理的情况看，有相当一部分单位不具备这样的保管条件，根本就不去考虑档案是否安全，有地方放档案就行。档案库房的选择具有严格要求：一是依据档案资料的保密来分析，一般不在机关办公楼的最高层和最低层设置档案库房，同时要求档案库房应该具有良好的预防火灾、盗窃、高温、强光、虫鼠、潮湿、水灾等安全设施。二是档案库房应该与办公室分开，同时档案库房与阅览室分开。三是档案库房内禁止吸烟，坚决杜绝存放易燃易爆物品，档案库房的门窗要紧，每天下班前人员要检查全部门窗，确定关闭严实。四是档案库房应该有固定人员管理，一定要依据管理制度进行管理，禁止外面人员进入其中。在工作中笔者体会到，对档案库房进行严格管理，有利于做好档案的保密工作，有利于实现档案资料的安全保管。

二、档案保密与安全管理

有些档案属于核心机密，它关系到党和国家的安全，关系到国家行政机关工作活动和经济发展的正常运行，关系到社会建设等方面的开展。因此，确保国家档案的安全，首先要做到档案安全的保管。

（一）基层档案馆对密级的管理。在社会信息化的今天，地方各级保密行政机关多次下发各级密机文件级别划分及开放规定，各基层行政及企事业单位也按照规定对档案进行了内部及公开级别划分，对照划分完成的档案，各法人单位应做好档案的分类，并应做到分别进行保管。档案库房要安装防盗窗、防盗门、防盗器等设备，从保管条件上确保国家档案的安全。

（二）档案人员安全素质的管理。管理人员应具有较强的责任心和政治觉悟，在档案保密工作中，档案管理人员具有举足轻重的作用。要求档案管理人员责任心强，同时拥有谨慎的安全保密意识，不但要求拥有良好的工作作风，而且还需重视储存在头脑中的秘密。随着我国经济的快速发展和各种先进信息手段的应用，窃密与反窃密斗争也会不断升级，要求档案管理人员不管在什么地方，都应绝口不提有关档案的内容，坚决保证党和国家秘密不泄露不流失，保证国家机密安全。

（三）档案利用工作的安全管理。在办理档案资料的使用、交付和销毁时一定要依据有关规定进行：一要有领导人的批准。二是档案管理人员要进行登记和签字，不论什么人都不能自己使用档案。三是档案资料结合使用后要及时归回，一旦出现泄密现象，要立即查找问题的根源，采取必要的补救措施。

三、档案安全与密级的区别

确定保管期限的原则是正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史价值，国家档案局就档案保管期限界定有严格的规定，各法人单位应根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限就是指如果国家机密出现了泄露现象，那么就一定会影响到国家的安全与利益，给国家带来一定的损失。保管期限是国家秘密事项在一定的时间范围内，受国家保密法律、法规的保护，具有一定法律效力的时间。地方档案部门应以《国家秘密保密期限的规定》为依据，按照绝密级事项、机密级事项、秘密级事项的年限进行划分。没有国家保密机关的相关规定，任何基层单位不能随意对国家档案的密级给予解密，更不得擅自决定解密和随意对外提供。

四、加快提升档案人员的保密素质

档案资料安全管理第9篇

特种设备指涉及生命安全、危险性较大的电梯、锅炉、压力容器、压力管道、客运索道、大型游乐设施等，与人民群众生活息息相关。特种设备如果在设计、制造、安装、使用、维护过程中稍有疏忽，将可能发生重大事故，造成人们生命及财产的损失，因此，国家把特种设备的制造与使用管理列为特殊行业，管理上要求特别严格。特种设备管理档案作为特种设备管理的重要组成部分，越来越受到管理部门的重视，《中华人民共和国特种设备安全法》也明确规定了特种设备安全技术档案必须纳入的归档内容。做好特种设备档案文件资料的归档范围及档案保管期限的划分是档案管理的重要起点。长期以来，特种设备管理没有专门的归档范围及保管期限的规章，各管理单位只能借鉴文书档案和科技档案的法规来分类归档。但从调查结果来看，因特种设备档案只有极少数专业档案管理人员管理，多数单位都是特种设备管理员兼管，对档案管理的不专业，就形成了特种设备档案五花八门的分类与整理模式。且随着经济建设的发展，特种设备管理模式的变更，特种设备档案管理没有随之而变，出现了在文件资料归档过程中过于注重单份文件本身的价值，而在无意之中忽视了文件之间的内在联系和完整性等现象。使收集文件归档时出现了漏洞，在划定归档文件保管期限时，也存在不合理之处，给档案的利用带来了不利因素，没有起到档案在特种设备管理中应有的作用，也阻碍了特种设备档案管理水平上的提升。本人在从事特种设备及特种设备档案管理过程中，根据特种设备日常管理的特点，结合档案管理专业要求，对特种设备管理文件资料归档范围及档案保管期限进行了研究，制定了本单位《特种设备管理文件材料归档范围和档案保管期限规定》，在本单位获得深圳市特种设备安全标准化管理一级达标单位中起到了重要作用。

根据国家档案局《归档文件整理规则》，结合特种设备管理的工作实际，其特种设备管理文件材料归档范围主要为：一是特种设备安装前论证、评估、审批资料；二是安装、检验、移交过程中形成的技术资料；三是日常维保过程中形成的资料；四是日常故障排除、维修、报废形成的文件资料；五是特种设备使用日常安全管理中形成的文件资料。

特种设备的管理和档案的利用有其独特性，借鉴国家文书档案保管期限永久、30年、10年的规定，结合特种设备管理的工作经验，对特种设备管理文件材料资料归档范围及使用档案保管期限探索如下：

1、特种设备安装前期资料

1.1安装特种设备可行性论证、经费来源报告、采购申请与批复、会议记录。 永久

1.2基建技术考察报告、设计方案及审核资料。 永久

1.3设备采购招标、投标、评标、中标资料。永久

1.4采购合同、安装计划。永久

1.5重要往来函件、邮件。永久

2、技术资料

2.1特种设备制造单位营业执照、制造、安装许可证、安装人员资质证明等文件资料。永久

2.2产品出厂合格证、主要部件材质证明、产品质量证明文件及产品铭牌拓印件或复印件、使用维护说明等随机资料。永久

2.3特种设备技术证明、安装基础图、地基图、电气线路图、竣工图。永久

2.4特种行业特许经营许可证、危险化学品经营许可证、道路危险货物运输许可证、车辆行驶证、驾驶员资格证、押运员证。永久

2.5特种设备安全检验检测部门颁发的安装合格检验报告、使用登记证。永久

2.6特种设备移交清单、接收单位验收报告、钥匙签收单。永久

2.7使用、管理培训资料。30年

2.8变更、移装、注销、报废资料、安全性能综合技术鉴定报告。永久

2.9改造、重大维修及运行测试等有关资料。永久

2.10运行故障和事故记录、维修校验记录。永久

2.11重大安全隐患通知、整改报告。永久

2.12特种设备及附属仪器仪表、管道定期检验报告、定期维护保养记录。10年

2.13特种设备日常巡查、登记记录。10年

2.14特种设备台帐。10年

2.15其它随机文件资料。10年

3、招聘维护保养单位招、投标文件、合同、资质证明资料

3.1申请、审批、会议记录等文件资料。30年

3.2招、投标书、中标通知书、合同等资料。30年

3.3维保单位资质证明、维保人员资格证、身份证。30年

4、特种设备使用管理机构、人员、职责

4.1特种设备管理机构设置和人员配备资料。30年

4.2特种设备管理人员资格证、任命书。30年

4.3特种设备管理人员岗位职责。10年

5、特种设备安全管理制度

5.1特种设备使用、管理规章制度、应急预案。10年

5.2安全操作规程。10年

5.3安全任制度、安全管理制度。10年

5.4安全信息的收集、传达与沟通函件。10年

6、特种设备日常管理资料

6.1年度管理计划及总结。10年

6.2政府特种设备监管部门检查通知及整改记录。10年

6.3使用单位对特种设备安全检查、巡查资料。10年

6.4应急救援人员联系表、处理流程、应急装备、应急物资储存表。10年

6.5安全警示标识图片。10年

6.6应急演练通知、记录、图片。10年

6.7安全使用、乘坐培训记录、培训资料。10年

6.8安全会议记录。10年

6.9三级安全教育卡。10年