档案管理的基本要求第1篇

基本的政治思想素质

在信息技术快速发展的今天，档案实体安全与档案信息安全同等重要。由于工作关系，档案管理人员经常接触党委、政府和单位大量的信息，这些信息会随着档案人员的一些社会活动被带到不同的场合。如果没有较高的政治思想素质和保密意识，不经意的一句话就会泄露秘密。因此，档案管理人员必须具备基本的政治思想素质：坚定正确的政治方向，正确的人生观、价值观，忠于党的事业，在思想上、行动上与党中央保持一致，加强政治理论学习，坚持不懈地用党的“十七大”精神武装自己，在实际工作中努力践行科学发展观；强烈的事业心、责任心和高度的和政治敏感与保密意识；严格遵守党和国家机密，贯彻落实《保密法》，遵守档案保密制度；坚持原则，依法依规开展档案管理工作，确保档案安全。

基本的职业道德素质

档案工作既是一项基础性工作又是一项和服务性工作，要求档案管理人员：

爱岗敬业。牢固树立以档案事业为重的思想，热爱档案工作，用心钻研，做到干一行爱一行，钻一行精一行，勤学苦钻，把对档案事业的热爱付诸到档案实际工作中。

严谨细致。档案收集、整理、鉴定、组卷，编目、保管、利用等工作的每一个环节，要求档案管理人员具备细心细腻、耐心和强烈的责任心，时刻保持一种严谨细致的工作作风，确保档案的齐全、完整、规范、准确、为档案的有效利用打好坚实的基础。

责任意识。档案管理人员是历史进程的忠实记录者、保管者、参与者，承担着社会记忆守护神的角色。在档案管理过程中必须从档案的收集、整理到提供利用工作等各个环节，努力维护档案的完整、准确系统和安全。

服务意识。库藏档案浩如烟海，利用档案人员众多。档案管理人员要熟悉馆藏档案，具备良好的服务态度和高效的服务质量。要有主动、热情、耐心、周到的服务态度，和及时、高效、准确的服务质量，通过有效提供档案利用，更好实现档案的价值。

基本的档案专业素质

1、档案学理论专业知识

文书学、档案管理学、情报学、档案保护学、档案编研等，都是档案管理人员应该掌握的档案基础理论知识，认真理解和领会档案的涵义、特点、作用，档案工作的几个环节和形成规律，学习和掌握档案专业知识是对档案管理人员的最基本要求。

2、与其从事门类档案相关的业务知识

按照工业企业十大类分类方案，每个单位都有相关的门类档案。管理人员在掌握档案管理基本知识的同时，还须了解相关的相关的业务知识。如工程项目档案管理人员，还需要了解工程项目情况及施工过程、工程制图等相关知识，才能有针对性的将该工程项目从前期文件（如立项文件、建设用地、征地拆迁文件、设计文件、合同协议、招投标文件等）施工文件、监理文件、竣工文件、竣工图、竣工验收等各阶段资料进行系统收集，使归档的工程项目资料能准确反映工程全貌，保持档案的原始记录性。

3、档案工作所需要的专业技能

注重把掌握的理论知识变为实际操作的能力，运用理论有效指导实践。档案管理人员的基本技能主要有：（1）实践技能。要求档案管理人员运用学习和掌握的档案专业和相关业务知识，熟练的开展档案工作。档案管理人员需将所学理论知识运用到实际工作中，熟悉整个工作流程，从文件的收集、分类到组卷、编目等每个环节都能熟悉把握并有序开展。（2）管理和开发技能。档案管理人员在具备档案基础知识的同时，还能掌握操作计算机档案信息处理系统技能，熟练地进行档案信息输入与输出，具备获取、鉴别、处理、利用信息的能力，进行信息的著录、全文链接、电子查阅、开展网络服务。根据人们对档案信息利用的需求，对所管理和获取的档案信息进行综合分析，挖掘信息资源，汇编科研成果简介、档案年鉴、大事记、组织机构沿革等多种编研成果，将档案价值最大限度的释放出来，为利用者提供全新的深层次的档案信息服务，在做好档案实体管理的同时，注重档案的信息化管理，将信息处理技能与传统管理技能完美结合，发挥各种优势，提高整体效能。

档案管理的基本要求第2篇

关键词：档案管理；发展；基本素质；提高

随着我国经济的发展，对于档案的规模逐渐扩大，档案所记载的内容越来越丰富，对于管理的手段也要逐渐的提高，那么档案管理和人员的基本素质矛盾也越来越突出。因此，我们需要提升档案管理人员的素质，以此来推动发展。

1档案管理人员应具备的基本素质

1.1具有基本的业务知识。我国大部分档案管理人员都不是本专业的人员，对专业知识掌握不够，自身的认识以及计算机和英语能力都不够，造成现在的档案管理者不能适应社会的发展。新形势下需要复合型人才，满足社会的需求以及行业发展的需求，这就要求档案管理人员学会科学管理档案，将档案管理现代化，同时也要不断的提高自身的能力，与社会发展同步。1.2具有较高的政治素质。档案管理工作人员首先要认清学习的路线和方针，要认真学习马列主义、思想和邓小平理论，以此来提高自己的思想觉悟，提高自我修养。档案管理人员要以科学发展观为思想，不断的与时俱进，更新自己的传统观念，将档案管理转向一个新型的管理。同时必须坚定自己的立场，保持与党一致，服务大众，关心党的工作任务，这样才能为党更好的服务。1.3具有创新能力。创新是进步的根本，是可持续发展的动力。为实现档案管理的发展，要求档案管理的工作人员要具有创新的精神。他们的创新主要表现在对传统方法以及新方法运用的结合。档案管理工作人员要改变传统的观念，树立现代化的管理理念，扩展思想，大胆创新，结合现在手段，对档案进行有效的管理。1.4具有高尚的职业素养。职业素养是档案管理人员必须具备的职业精神，对于档案管理者来说，要时刻保持高度的热情，全身心投入工作中。档案管理是一项幕后工作，是无私奉献的工作，它的工作需要你积极的学习新理、新知识，与档案管理工作相结合。如果不积极会影响工作，所以要加大宣传和培训，让工作人员指导档案管理的重要性，激发他们认真学习的态度。同时对档案管理人员要让他们树立爱岗敬业的精神，努力提高自我素质和整个团队素质。

2提升档案管理人员的素质

2.1爱岗敬业，培养良好的职业道德。这是档案工作人员的基本前提。档案管理其实是一门专业性比较强的工作，要求工作人员必须具有很强的责任感和认真工作、乐于奉献的工作态度。所以我们要引导档案管理工作人员正确认识这份工作。职业道德与自身的道德规范有很大的关系，这就要求我们不断的提升自我的素质。这样更要求档案管理人员要不断的学习，以培养良好的职业道德，更好的发展档案管理，同时也可让档案管理在工作中更好的发挥作用。2.2完善档案管理制度，规范化管理。档案管理制度的制定是档案管理工作顺利进行的关键，所以要加强制度的建立，依法制定相应的制度。在新形势下，对已有的档案管理进行了修订，使得档案管理制度更加规范化，这就要求我们在工作中严格遵守管理制度，做到有章可循，按制度办事。2.3加强业务学习，提高自我修养。要做好档案管理工作，就必须加强业务学习，提高自我素质。档案管理的人员素质直接影响到档案管理的工作质量，所以档案管理人员要提高自我的认识水平，加强继续教育，加强制度化的建设，要学以致用。2.4强化服务意识，提高档案管理人员的服务水平。档案管理工作是服务群众的，所以提高服务意识是重点。档案管理人员从入职就要树立服务为民的观念。档案管理只有顺应社会的发展，才能立足于社会。档案管理人员要不断的优化自我的服务意识，不断的加强自我提升，要让服务优化到每一个工作的环节中。2.5与现代化技术相结合，打破传统管理理念。档案管理工作要跟上时代的发展，要懂得用计算机进行管理，打破传统的管理理念，这是提高工作效率的重要方法。随着计算机的普及应用，对档案工作人员的要求越来越高，要熟练的掌握计算机技术，规范使用一些相关的软件，还要具有创新意识。因此，档案管理人员要不断的学习新技术。新手段，善于应用现代化技术来管理档案。

档案管理的基本要求第3篇

基本建设是一项由多主体参与，建设周期相对较长并高度依赖各种专业知识的智力型活动。基建档案是基本建设全生命周期中形成的文字、图表、声像等具有保存价值信息资料总称[1]，具有最原始、最真实、最全面的特性，是对相关项目进行进一步改扩建或修缮的基本依据。基建档案除具有一般文书档案原始记录性、信息性、真实性、价值性等特点之外，还具有内容专业性、成套完整性、现实使用性、整理动态性、来源广泛性、

收集滞后性的特点[2][3]。

文献检索以及管理实践表明，我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意识不强、资料不全、整理不规范、硬件投入不

足、人员队伍力量薄弱等问题[4][5]，

与欧美发达国家差距较大。以美国为例，美国政府十分重视基建档案收集与保管，档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富，比如西雅图港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外，甚至连产业主最初用钢笔勾画的建筑物意向草图都装入了镜框，妥善保管。

为夯实我国基建档案管理实务工作基础，提高基建档案管理研究水平，本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践，从业主方[6]角度研究了我国基建档案管理工作。

二、研究重点

围绕基建档案管理实务要求，本文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等，力图建立一套相对科学、标准的管理体系。

（一）基建档案管理机制研究

从管理层面分析，基建档案管理是一个闭合循环渐进完善的体系。鉴于此，本文运用“PDCA循环法则”，按照统分结合（“业主方制定管理总体计划―各责任主体制定并实施具体管理计划―业主方验查并总结”）的思路，开展基建档案管理机制研究。

1. PDCA循环法则概述

PDCA循环又被称为“戴明环”，是由美国质量统计控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而来，经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全面质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。PDCA循环法是按照Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）顺序依次开展工作，并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过PDCA循环，成功经验应加以肯定并推广，推进管理的标准化；失败教训要加以总结，以应用到下一个循环，实现基建档案管理能力的阶梯式上升。

2.基建档案管理流程分析

基于PDCA循环法则，将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检查以及经验总结四个阶段。

（1）计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制定，是基建档案管理的总纲。总体计划制定是基建档案全过程管理的起点，始于项目生命周期中“提出项目概念”阶段，主要内容包括：一是明确档案管理是项目管理的必要组成，要求其他建设相关方[7]必须重视基建档案收集与整理，界定清楚各方管理责任；二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间；三是明确档案管理的组织方式，包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等；四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的具体工作计划。实施计划必须与总体计划保持一致。其他建设相关方制定的实施计划须报经业主方批准同意后，方能生效。

（2）管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划，明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求；分块实施是指其他建设相关方围绕项目建设管理规划大纲以及基建档案管理总体计划，制定具体的档案管理实施计划，履行各自档案管理职责，完成总体计划的各项要求；集中归档是指项目建设完成后，其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方，由业主方进行查验、接收，并依据相关标准和要求，进行分类、装订、归档、移交或备案。

（3）检查监督。基建档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心，具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中，业主方要将定期检查与不定期抽查相结合，做好基建档案管理的监督检查。二是其他建设相关方的自查。其他建设相关方要对照经批准认可的实施计划做好档案归档以及经常性自查，健全借阅制度、复印制度，保证档案及时收集、完整归档、管理规范。

（4）经验总结。经验总结既是基建档案管理系统中的承前启后环节，也是业主方提升档案管理水平的关键程序。对于管理过程中的好经验、好做法，要及时总结提炼，形成制度，进行推广，做到标准化；失败教训更是弥足珍贵，应引起业主方高度重视，组织研究应对措施，以避免在下一个PDCA循环中再出现类似问题，逐步提高基建档案管理的整体水平。

（二）基建档案范围管理研究

借鉴现代项目管理中范围管理理论，定义基建档案范围管理为项目生命周期内所有有价值档案的综合管理和控制，以及完成档案管理总体计划所规定的必须工作，并且只完成那些必须完成的工作。基建档案范围管理包括初始定义、范围确认、范围变更控制等三个环节，基建档案范围管理主体是业主方以及其他建设相关方，其中业主方是最终责任主体。基建档案范围管理研究基础是档案价值鉴定理论。

1.档案价值鉴定理论概述

档案价值鉴定是现代档案管理中的重要方法和重点内容，是指鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识，对档案质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。根据档案价值鉴定三段论，范围管理是现代档案管理“前端控制”的重要手段。

2.初始定义

基建档案范围管理初始定义是指基建档案管理主体依据国家档案管理相关法规、规章、标准和基建程序，进行基建档案管理内容的初始化定义。基建档案范围管理初始定义是档案价值鉴定的前提与基础，也是形成基建档案范围管理成果的最终依据，应在基建档案管理总体计划中予以明确。业主方是基建档案范围管理初始定义的管理主体。

3.范围确认及变更控制

基建档案范围管理的范围确认是指其他建设相关方依据初始定义，并结合各自管理职能，对基建档案范围管理内容予以认可的行为过程。范围确认结果是开展基建档案管理的直接依据，应在实施计划中体现。其他建设相关方是基建档案范围管理范围确认的主体。对于基建档案范围管理初始定义有异议的，有关建设相关方须按基建管理程序向业主方提出变更申请，获得批准同意并调整初始定义后，方能生效。

4.范围管理成果

基建档案范围管理经“自上而下”和“自下而上”双向沟通与确认后，最终形成三项成果：一是工作任务书，明确基建档案管理的主要任务；二是工作说明书，详细解释基建档案管理过程中的相关事项；三是工作分解结构（WBS），确定基建档案管理的工作体系与责任体系。工作任务书、工作说明书、分解结构（WBS）是基建档案范围管理的核心要件，也是进行基建档案验收的最终依据。

（三）基建档案归档方法研究

项目竣工后，业主方需按一定原则对基建档案进行归档、编号。结合管理实践，我们认为基建档案归档需充分考虑“现实使用性”的突出特点，遵循“方便查阅，便于使用，完整保存”的原则进行编号归档。

国家档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），要求档案以“件”为单元进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒。我们研究认为，基建档案归档要在满足行业标准基本要求前提下，遵循基建文件自身形成规律，保持文件间有机联系，采用“按基建程序各阶段形成文件作为分‘件’单元；‘件’内文件批复在前，申请在后，转发文在前，被转发文在后；项目结束年作为档案归档年”的方法进行基建档案归档，以保证基建档案连续性、整体性和合规性。

三、对策建议

基于上述研究，开展基建档案管理工作，要着力抓好以下几点。

（一）增强意识，重视基建档案管理工作

一是要转变基本建设“重申报建设，轻资料收集”的观念，特别是单位“一把手”要充分认识到基建档案的重要作用，加强档案重要性宣传，营造并形成“人人重视档案资料收集，人人具备档案管理基本素质”的良好氛围，将基建档案管理与合同管理、质量管理、进度管理、资金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重视基建档案管理软实力和硬件设施建设。建立健全基建档案管理人员激励与考评机制，注重对基建管理人员的档案知识培训，鼓励开展基建档案专题研究，提高基建档案管理的智力支撑水平；加大资金投入力度，运用新兴科技提高档案设施装备水平，保证档案资料存储安全、使用便捷，实现管理的信息化与现代化。

（二）采取措施，提高基建档案管理要求

基建档案管理面广、涉及主体多，管理难度大。业主方作为最终责任者，要发挥好统筹、协调与指导作用，研究采取有效措施，细化对其他建设相关方的管理要求。一是进一步建立健全基建档案管理机制，将档案管理计划细化为总体计划、实施计划两个层次，分级制定，分块实施，集中归档；明确基建档案管理的工作任务书、工作说明书以及工作分解结构（WBS），界定清楚各建设相关方的管理责任。二是要将基建档案管理要求形成条款纳入有关合同，以明晰业主方与其他建设相关方的责权关系，强化基建档案管理实施的强制性。三是要进一步建立健全基建档案管理的监督制度、借阅制度，保证项目档案能够及时集中归档，避免零散分散保存，造成遗失。

档案管理的基本要求第4篇

论文摘要：基层事业单位的基建档案，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和损失，因此，加强基层事业单位基建档案管理，要在组织领导、建章立制、提高人员素质等方面进行，做到领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接，推动档案工作的规范化、标准化。

基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。

1加强领导，建立档案组织

抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。

2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则

制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。

资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。

管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3加强对有关人员的培训

一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程；二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。

档案管理的基本要求第5篇

1制定依据《办法》制定的主要依据包括《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（DA／T28—2002）、《重大建设项目档案验收办法》（档发［2006］2号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822—2008）、《中国地震局基本建设管理办法》（中震财发［2008］37号）。2主要内容《办法》包括总则、管理机制、项目文件材料的收集、项目文件材料的整理和归档、档案的验收、档案的归属与移交、附则等7个章节。主要内容包括办法的适用范围、基本概念、指导原则，各级管理单位职责，文件材料的收集范围和要求，文件材料的分类、组卷、编号、排列、目录编制、装订和装具、归档要求，验收的准备、申请、组织，档案的归属原则、移交要求等方面，基本涵盖了基本建设项目档案管理的全过程，概念清晰、流程规范、操作性强。

二、领会《办法》要义，指导基本建设项目档案管理实践

1突出了项目法人的重要性和管理职责项目法人是指具有法人资格和地位，依照有关法律、法规要求设定或认定，对建设工程项目负有法定责任的企业或事业单位。项目法人制作为我国投资体制改革的核心内容，已经成为基本建设项目管理的重要基础。《重大建设项目档案验收办法》等国家有关规定和《中国地震局基本建设管理办法》中也明确了项目法人单位在档案管理工作中的职能责任。《办法》特别强调了项目法人单位在档案管理中的重要作用。与中国地震局机关以及参与项目建设的其他单位相比，项目法人单位在档案工作的组织协调、专兼职人员配备、文件材料收集、整理和归档、验收的组织、档案接收、汇总、保管和提供利用等方面应肩负更多的管理职责。特别是在多个单位参与建设的大中型建设项目中，项目法人单位更应做好项目档案工作的整体组织管理。除以上各项职责外，还必须将档案管理纳入项目实施全过程管理的范畴，如应在项目总工办设立档案工作组负责档案工作的协调组织，制定项目档案管理制度、归档范围和分类编号方案，在项目建设各阶段对各建设单位的档案工作进行指导、监督和检查，等等。

2明确了管理机制和各类主体职责明确了中国地震局、项目法人单位、其他建设单位的职责。《办法》在重点突出项目法人单位管理职责的同时，也列举了中国地震局机关在制度标准制定、指导监督检查、培训交流组织、验收组织等方面的职责，以及其他建设单位在文件材料收集整理归档、档案审查、档案移交、保管和提供利用等方面的职责。明确了建设单位档案部门和其他各部门的职责。《办法》要求建设单位中负责实施、监理、财务等项目相关工作的部门，应指定专人负责项目建设各阶段形成文件材料的收集、整理等工作，并在每一阶段工作完成后，将经整理的文件材料向档案部门提交归档。档案部门一方面应对各部门的文件材料收集、整理工作进行指导，另一方面应对各部门提交的档案进行分类、编号，编制案卷目录及档案整理情况说明，及时完成归档工作。明确了其他文件材料产生主体的责任。除上述主要的档案管理主体外，《办法》还关注了项目文件材料产生的重要主体———项目设计、施工、监理等单位的相应责任，要求建设单位相关部门应在签订合同时设立专门条款，明确设计、施工、监理等单位对相应文件材料的整理和提交责任。强调了监理的重要作用。由于基本建设项目具有较强的专业性，档案部门对项目文件材料的实体内容往往很难把握，因此，《办法》首次明确强调了监理单位对项目施工文件、竣工图、监理文件等重要文件材料的审核责任。在项目文件材料提交归档前，应由专业的监理单位对文件材料内容真实性、形式完备性、程序规范性进行把握，同时通过文件材料的内容对项目建设质量是否达到国家有关标准进行把关。

3明确了项目文件材料的归档范围和全宗管理下的分类原则《办法》根据《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》，明确了基本建设项目文件材料的收集范围，包括可行性研究、任务书，设计基础文件，设计文件，项目管理文件，施工文件，监理文件，工艺设备文件，科研项目文件，涉外文件，生产技术准备、试生产文件，财务、器材管理文件，竣工验收文件等12类，共83种文件材料，同时确定了各类文件材料的保管期限。项目法人单位应根据各个项目的具体情况，制定出更加详细具体的归档范围。特别是多个单位参与建设的项目，项目法人单位更应将归档范围细化，使得条目清晰具体，增强可操作性，利于各单位统一标准、规范管理。地震部门的基本建设项目实施一般包括土建、设备仪器购置、地球物理观测、项目管理等多方面内容，个别项目还涉及一些科研工作，因此按一般科技档案的分类方法，采用《地震档案分类表》分类，会出现一个基本建设项目产生的文件材料分别归入“地震监测与预测预报”、“地震科学研究”、“基本建设”、“设备仪器”、“环境保护及其他”等多个基本类目以及下属子类的情况。这样的分类方法会割裂一个基本建设项目中各管理环节、各分项、各工程之间的内在联系，也不利于统一管理和未来的查找利用。根据国家关于基本建设项目档案分类的要求，《办法》明确了基本建设项目的分类编号原则。基本建设项目应实行全宗管理，项目法人单位应根据国家有关规定和项目实际情况制定项目档案的分类编号方案。大中型建设项目可首先按工程或专业分类，再按照建设单位等设属类；部门自身建设项目可直接按项目、结构或专业分类。

4加强了对档案工作各环节操作的规范统一《办法》整合了国家关于档案收集、整理、验收等环节的具体操作要求，确保了地震部门基本建设项目档案工作各个环节都有较为统一的标准。其中，根据《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》，明确了项目文件材料的分类和组卷方式、案卷与卷内文件排列规则、编页、编号、编目、装订等要求；根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》，明确了案卷目录、卷内目录、备考表的格式要求，档案盒、档号章的规格等；根据《重大建设项目档案验收办法》，明确了验收条件、申请报告内容、组织主体和方式、验收意见内容等。对于档案整理的基本方法、各类表格的格式和用具的规格，各建设单位可直接按照《办法》要求执行。对于分类和组卷方法、文件排列要求等专业性较强、《办法》中表述较为概括的条款，项目法人单位可在《办法》基础上，根据各个项目的特点，在项目档案管理制度中进一步细化，增强可操作性。

5对不同形式、载体文件材料的归档提出了概括性要求除纸质文件材料外，基本建设项目实施过程中还会产生其他形式、载体的文件材料。其中，照片档案对于真实、直观、准确地反映项目施工等环节的具体过程和工程质量起到不可代替的作用。《办法》要求建设单位应注意对照片档案的收集、整理和归档。照片档案的收集和整理工作应参照《照片档案管理规范》（GB／T11821—2002）等规定执行；而对于照片的收集范围、内容、拍摄要求、数量等，项目法人单位应在项目档案管理制度中根据各个项目的实际情况加以明确。对于电子档案的管理，《办法》要求建设单位应以案卷目录和卷内目录的电子著录、数据库管理为基础，对项目档案逐步实行全文数字化管理。对重要的项目文件材料，在收集纸质文件材料的同时应收集其对应的电子文件材料，电子文件材料的收集和整理工作应参照《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）、《中国地震局电子文件归档与管理规范》（中震办发［2009］53号）等规定执行。建设单位还应积极开展档案数据库建设，逐步实现全部项目档案的全文数字化和数据库管理。

档案管理的基本要求第6篇

关键词：基层单位；档案管理；开发档案资源

一、开发档案信息必须树立服务意识

为经济发展、社会进步、构建和谐社会服务，是档案工作的根本出发点和落脚点。只有搞好服务，基层档案工作才能创造更大的发展空间。因此，基层档案工作要做到“三个必须”。

1.必须树立服务意识，明确服务是档案工作的根本宗旨，一切档案的保管与保护都是为了利用服务。

2.必须加大编研力度，要深入开发基层单位档案信息资源，编写 《大事记》《全宗介绍》《组织机构沿革》《重要文件汇编》《基础数字汇编》 等参考资料和检索工具。

3.必须紧跟中心全力服务，基层单位的档案部门要及时了解和掌握本单位中心工作、主要业务工作的内容和进度，紧紧围绕中心工作和主要业务工作开展档案收集、管理和服务，做到中心工作和主要业务工作开展到哪里，档案工作就跟进到哪里、服务到哪里，充分发挥档案的作用。

二、开发档案信息必须发挥主观能动性

档案信息以“动态”形式来源于社会实践，又以“静态”形式存贮于档案部门，人们获取和保存档案信息的目的，不是以完成由“动态”到“静态”的转变为终点，而是利用档案信息为社会服务才是其根本出发点。发挥主观能动性，按照科学的方法把大量的档案信息由存贮的“静态”形式转化为现实信息，投放到社会中去发挥经济效益和社会效益，就是档案信息的开发过程。档案信息开发工作，必须以社会环境对档案信息的需求为依据。要满足这种要求，档案工作者必须充分发挥主观能动性，改变传统的提供利用方式，实现创造性的开发。目前，档案事业自身的发展及社会环境对档案信息的需求，为档案部门发挥主观能动性、表现创造力提供了条件和机会。只要我们不失时机地开发档案信息，实现人们获取信息的根本目的，就会给社会带来效益，给档案事业注入新的生机和活力。

三、开发档案信息必须创造开发条件

开发档案信息必须依赖于一定的物质基础。档案部门如果没有档案作为物质基础，发挥主观能动性、开发档案信息将是一句空话。档案部门必须通过多条渠道，采取多种办法收集、存贮大量而丰富的档案作为物质基础，为开发档案信息、服务社会所存贮的大量档案信息不可能自动发挥作用，要使档案信息得到发掘，变“死”材料为“活”信息，就要求档案部门既要具备传统的检索工具，又要以最快的速度向现代化检索手段迈进，这是大力开发档案信息的客观要求。在开发档案信息过程中，档案工作者必须尊重客观规律，增强科学的开发意识。必须分析室藏内容，研究室藏结构，从中找出其规律性的东西，使档案信息开发工作建立在尊重客观规律的基础之上。

四、开发档案信息必须探索有效途径

档案部门如何将大量而丰富的馆藏信息开发出来，为社会主义现代化建设提供有效服务，是档案部门面临的重要任务。我们既要根据档案室所存档案信息的数量、内容等来考虑开放方式，又要根据档案部门的实际能力，采取不同的开发对策。首先，系统开发。一个档案室所存档案，从宏观上看，它具有反映一个单位全面情况的相对整体性；从微观上看，它又具有反映某一方面情况的多类性和层次性。在开发档案信息过程中，我们注意分析、研究，进行系统设计、组织实施，以发挥信息最大效益。其次，定项性开发。就是根据某一项工作的要求，对档案室信息的部分开发。实践证明，某一项工作搞好档案信息的定项性开发，是符合现代化信息管理准确、适用、经济的总体要求的。最后，寻求合作。联合开发前，档案部门的人力、财力等是有限的，要大力开发档案信息必须积极寻求与开发档案信息有关的某些力量，密切合作，共同开发。实践证明，寻求合作，解决了档案部门力量弱的实际问题，增强了开发能力，扩大了信息开发量，能够使档案更好地为社会服务。

五、人事档案管理创新措施

1.更新基层事业单位领导的档案管理观念。档案的综合管理属于现代化管理的一个重要组成部分，虽然它只是单位管理的一个辅助部分，但是基层事业单位领导在进行决策时，都以它为依据。因此，这就需要基层事业单位中的各级领导不断更新自己的管理观念，逐步提高对档案管理工作的认识，改变传统的档案管理模式，使档案管理从单纯的收集、整理纸质资料变为利用计算机网络化对档案进行管理中来，使档案在基层事业单位领导科学决策与整体信息化建设中的作用得到充分发挥。只有领导大力支持档案管理的创新，并通过档案管理人员的努力与学习，才能够早日实现基层事业单位档案管理的创新。

2.完善相关标准、法规与政策。档案管理的依据是统一的标准，在基层事业单位档案管理的过程中，统一的标准能够推动标准化工作的开展。相关的制度、法规与法律为档案工作的开展提供了法律依据，促进档案信息资源的开发与利用。因此，在基层事业单位档案管理信息化的过程中，基层事业单位要制定统一的档案管理标准，如果在档案管理中出现了问题，就可以以此为依据进行处理。

3.大力推动网络设备建设。网络设备建设是基层事业单位档案管理信息化的基础。现阶段，基层事业单位都普遍建设了微机局域网，但是微机局域网的建设起点相当高，它的建设不仅要能够满足内部信息交流的需要，而且需要配备打印、拷贝、扫描等系列化的配套设备来进行信息的输出利用。因此，基层事业单位在创新档案管理的过程中，要大力推动网络设备的建设，并连接各方面的资源，满足微机局域网建设的需求，推动档案管理信息化建设的发展。

4.加大对档案管理专业人才的培养。现阶段，随着信息化技术的发展，尤其是网络技术的普遍应用，传统的档案管理模式也得到了改变。传统档案管理模式的改变要求管理人员能够在网上完成统计、借阅、检索、编目、整理、收集等工作。在现代化档案管理的工作过程中，要求档案管理人员不仅具备档案管理的专业知识，而且要拥有良好的计算机网络知识运用以及操作能力。所以，要大力加强对档案管理专业人才的培养，以适应飞速发展的信息化社会发展需求。

参考文献：

[1] 梁卫芳.农业科技档案的作用及其开发利用探讨[J]. 办公室业务. 2014（13） .

[2] 兰前.农业科技档案资源共享研究[J]. 闽东农业科技. 2013（01） .

[3] 王茜.加强农业科技档案收集管理的几点建议[J]. 农业科研经济管理. 2013（01） .

档案管理的基本要求第7篇

论文摘要：基层事业单位的基建档案，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和损失，因此，加强基层事业单位基建档案管理，要在组织领导、建章立制、提高人员素质等方面进行，做到领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接，推动档案工作的规范化、标准化。

基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。

1加强领导，建立档案组织

抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。

2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则

制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。

资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。

管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3加强对有关人员的培训

一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程；二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。

档案管理的基本要求第8篇

    key words:university; construction file;management

   摘　要:高校基建档案是高校进行整体规划和建设管理的重要组成部分。针对当前高校基建档案建设工作中 存在的主要问题及原因进行分析,并对解决这些问题的具体做法进行探讨,提出了加强基建档案科学化管理的建 议.

    关键词:高校;基建档案;管理

    凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形 成,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本 建设工作的真实原始纪录,是学校档案的重要组成部 分,也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理,逐 步完善管理方法具有现实意义.

   

一、高校基建档案建设的特点和作用

(一)基建档案的特点 基建档案具有一般档案的原始记录性、信息性、价 值性等特点以外,还具有它独有特点.

    1.成套性。完整的基本建设项目档案形成,需要 每一个环节的文字或图纸记录,完整性决定每一个单 项工程与整体工程项目之间的档案文件材料是一个相 对独立而又不可分割的有机整体,故高校基建档案具 有成套性的特点.

    2.专业性。基本建设过程涉及到设计、勘探、施 工、安装、消防等专业技术活动中产生的历史记录是唯 一的,也是今后维修、验收、审查唯一依据,故高校基建 档案具有专业性的特点.

    3.实用性。基本建设完成后,建筑物的结构、性质 等方面可以在档案中体现,建筑物的产权认定及以后 维修、扩建、改建、解决土地纠纷和相关管理工作,基建 档案也起到证明作用,故高校基建档案管理工作具有 实用性的特点.

    4.滞后性。由于基本建设项目完成是一个周期 长、投资大的工程建设过程,且涉及面宽而广,在实际 操作过程中又存在有弹性因素,因而基建档案自然滞 后于所反映的基建项目,故高校基建档案管理工作具 有滞后性特点.

   

(二)基建档案的作用 作为记录和承载学校历史建设沿革的基建档案, 在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。它的主要 作用体现在: 1.凭证作用。俗话说的好:“空口无凭,立字为 证”。高校基建技术档案是一个学校建校过程中形成 的所有资料,包含各种文件、凭证、函件、图纸、预算、记 录等技术资料,它客观地记载当时的历史情况,反映学 校基本建设的完整过程,这些技术资料具有凭证作用.

    2.参考作用。基建档案对查考过去情况,掌握历 史材料,研究有关事物发展规律,起到广泛参考作用.

    完整系统的基建档案会给sdjkfdjksfh萨仿盛大萨芬后来的建设者有益的参考与 启迪。可以通过考查过去的资料,研究和探究事物发 展的规律,在工作中吸取精华、去其糟粕,充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建档案记载了房产、地产以及设 备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依 据和法定根据,用好基建档案可以避免和解决产权纠 纷.

   

二、高校基建档案管理中存在的主要问题

(一)档案管理工作滞后,跟不上管理发展需要 档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和 完整性的可靠保证。忽视基建项目档案形成的各个环 节,势必影响基本建设档案的成套性和完整性。随着 档案管理现代化进程的加速,无论是管理理念、控制手 段,还是技术设备都发生很大变革。但是高校在硬件 设施和档案人员素质方面,与档案现代化管理的要求 还有一定差距。比如目前很多高校基建档案员都是兼 职档案员,兼职档案员遇到工作忙的时候,对基建档案 无暇顾及。往往造成对档案资料简单装订、没有系统 专业化地按照要求管理等简单化现象,造成档案资料 不完整,直接影响了基建档案质量,跟不上高校改革与 发展的需求.

   

(二)档案管理意识淡薄,归档质量不高 在实际建档工作中,往往由于档案员的档案管理 意识不强,基建档案会存在许多问题。首先,归档的文 件内容质量低,许多材料不符合归档要求,如一些具有 凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件,或者一些 签字、盖章都不全,失去原有作用。其次,文件归档材 料、纸张大小不统一,个别材料用铅笔、圆珠笔书写,字 迹模糊。另外,还有些工程项目档案内容失实,图物不 符,不少材料分散在承办人和技术员手中,需向知情人 询问才得已纠正,其中设计变更、施工记录等散失最为 常见。一直以来,高校对基建档案工作的认识还远远 不够,档案部门自身的宣传力度也不够,造成一些基建 管理人员档案管理意识淡薄,存在“重建设,轻档案” 的思想。甚至还出现建筑物竣工后,经手人员将建设 资料随便锁进自己的柜子,没有及时把资料移交给档 案员归档的现象,造成竣工资料的不完整性,影响了归 档的质量.

   

(三)缺乏有效管理机制,造成管理偏差 基建项目一般要经过立项、设计、施工、竣工等阶 段,项目文件资料形成周期长,涉及单位广,专业技术 性强,从而造成收集、整理难度增大。资料从产生到归 档经历相当长的一段时间,并经过许多环节,其中每一 环节的差错都直接地影响图纸的齐全、完整、准确性.

    为加强和规范基建的档案管理工作,各高校会制定出 相关管理制度,但是由于管理要求及政策水平的差异, 许多高校所制定的基建档案规范大相径庭,出现所制 定的规范及制度只有轮廓没有细则,造成管理人员在 实施档案管理过程中出现了偏差,使所管理的基建档 案工作跟不上改革与发展的需要,影响了基建档案的 完整、准确和系统性.

  

三、加强高校基建档案科学化管理的对策 随着社会主义市场经济体制和民主法制的确立和 不断完善,档案管理逐步走上了正轨。如何加强高校 基建档案资料的科学化管理,使其在审计、监督、管理、 验收以及学校未来改扩建、维修等方面发挥更大的效 用,笔者以为应从以下几方面加强管理:

(一)加强基建档案工作领导 国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中 第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基 础工作之一,各高校必须把档案工作纳入学校整体发 展规划,加强对档案工作的领导和管理。”可见,档案管 理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部 分,领导对档案工作的重视与否,是搞好基建档案工作 的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工 作,在人员、经费、设施上给予大力支持,切实将档案工 作纳入学校的目标管理,加大档案执法力度,认真研究 和解决档案工作中的实际问题.

   

(二)提高档案人员素质 搞好工程建设,要把提高档案人员的素质放在重 要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是 否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部 门作为基建档案的产生和使用部门,档案人员更应当 自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任 心和自觉性。在具体工作中,注重加强档案人员素质 训练、加强科学管理,要从基建管理和档案管理两方面 进行专业学习知识和培训,不断提高档案管理人员的 业务水平及档案管理能力.

   

(三)完善基建档案管理制度 完善基建管理的各项规章制度,是做好基建工程 档案归档的关键。一个工程项目的档案资料收集齐全 与否,完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管 理工作中,使档案工作做到“有法可依,违法必究”,这 是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。[2] 高校要结合本校的工作实际,制定出一套切实可行的 规章制度,并经常进行检查、督促。在实际运作中,因 基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术 性强,所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进 行约束和指导。工程建设项目完成后,不论

是总承包 还是分包,不论建设工程项目大小,必须坚持工程项目 建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验 收同步;坚持档案部门与基建部门相结合,齐抓共管做 好基建竣工归档工作,明确项目档案工作的分管领导 到位;指定项目专职档案人员到位;落实项目施工、安 装编制竣工技术资料、图纸的人员到位.

   

(四)做好基建档案工作“三同步”管理 “三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要 求,其内涵主要包括:基建工程一开始就与建立档案工 作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、 整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交 一整套合格的施工图的验收同步进行。[3]在制定本单 位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时,应 建立项目基建档案管理工作制度,在与施工单位签订 合同时,把项目基建档案工作要求附在合同中,使施工 单位既明确基建档案的总要求,又明确如何做好这项 工作以及竣工验收应提供的档案资料及资料套数,从 而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象,使 基建档案进入正常化管理.

   

(五)实现档案工作网络化管理 随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使 用,利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管 理,将大大提高工作效率,更好地为工程建设与管理服 务。目前高校基本建设档案的管理工作,已经进入从 经验管理向先进科学技术管理阶段,传统的档案管理 方法往往工作量大、存档不方便,而且不利于及时查 找。如果管理方法仍停滞不前,就不能有效保护及利 用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建 设,实现档案工作网络化管理,基建档案将更好地被管 理和利用,更好地适应现代化管理需要.

   

四、结语 基建档案是高校的宝贵财富,是高校基本建设工 作的真实记录和历史凭证,也是今后维护、管理、改建、 扩建和资产评估的依据,随着时间推移,人们会越来越 认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要 性。因此,我们必须做好基建档案建设及管理工作,把 好质量关,维护基建档案的完整、准确、系统、安全,不 断地提高业务水平和服务质量,使高校档案为我们国 家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务, 做出更大贡献.

    参考文献: [1]陈传华,刘学应.对高校基建档案管理的认识[j].科技情报开发与经济, 2005, 15(10): 236-237.

档案管理的基本要求第9篇

关键词：档案管理；知识服务；理论；对策

知识服务档案的构建和完善是促进社会进步，优化人类发展管理的主要措施。近几年随着信息技术的高效发展，电子管理模式成为企业、机构、组织管理创新和发展的关键技术。知识服务档案管理模式是在知识服务理论和档案管理理论的基础上，结合当前市场需求和管理需求而创新的一种档案管理模式，其能够按照人们的需求资源实施针对性的档案管理，以更有效的解决档案信息服务过程，为我国档案管理工作的开展和发展奠定了基础。因此，无论是从显性优势还是隐性优势上而言对知识服务档案管理模式的理论实施研究均具有重要的社会价值和社会发展价值。

1 从内涵出发确定知识服务档案管理模式理论

知识服务档案管理模式是运用知识编码实现档案的归类、整理，最终实现制度确定的一种方式[1]。在知识服务档案管理模式中主要是以知识服务为根本，从而根据用户和顾客的需求创新信息服务分类，实现档案管理服务效益，以不断的提高档案管理的质量[2]。知识服务档案管理与传统模式相比较，其在内涵上更加侧重的是实现资源分类，服务管理[3]。

2 从价值出发分析知识服务档案管理模式

2.1 具有提升企业核心竞争力的价值

从价值出发确定知识服务档案管理模式具有提升企业核心竞争力的价值。就当前我国企业、机构发展而言，为适应知识型市场经济模式，以服务为根本的企业核心竞争力优化具有重要的价值，也成为企业和机构创新发展的关键。而应用知识服务档案管理模式使得企业在发展的过程中利用知识服务的原则，实现企业档案工作的开展和优化，促进了各个环节之间的衔接，并且更好的为顾客提供了服务条件，在企业核心运转、流程衔接上具有重要的意义[4]。因此，具有提升企业核心竞争力的价值。

2.2 具有提升档案工作领导位置的价值

从企业发展价值上来看，知识服务档案管理模式具有提升档案工作的领导位置的价值。企业在发展的过程中需要在档案信息的基础上实现生产、营销、服务等各个环节操作。知识型服务档案管理模式以需求分类为基础原则，实现档案的后台切换和分类，从而充分的发挥了档案在企业管理中的辅助价值，进一步奠定了档案管理在企业发展中的领导地位，为企业的可持续发展提供了保障。因此，知识服务档案管理模式具有提升档案工作领导位置的价值。

2.3 具有优化公共档案管理理念的价值

知识服务档案管理模式以企业发展为基础，在我国企业管理中被广泛的应用。但是，近几年随着我国资本经济市场的确定，国家公共管理机构也面临着激烈的市场竞争环境，一些机构还存在着外来侵占和替代品竞争的劣势。因此，在此背景下企业知识服务档案管理模式的应用和推广为我国公共档案管理发展理念的完善奠定了基础。我国公共档案管理能够根据企业知识服务档案管理实施内部档案管理理念改革，最终实现公共档案管理知识积累、组织构建，系统框架完善等。因此，从价值角度出发发现知识服务档案管理模式具有优化公共档案管理理念的价值。

3 基于知识服务的档案管理模式推广应用对策

3.1 以理念为基础，以模式为根本，实现创新应用

针对当前我国档案管理模式的应用对其实施优化。首先，以知识服务理念为基础，实现知识服务档案管理模式应用创新。在知识服务档案管理模式的实际应用过程中必须明确知识服务的“服务”理念，从而在此基础上不断的对档案实施创新组织，提高应用的灵活性。其次，以档案管理模式为根本，实现知识服务档案管理模式的创新应用。就当前我国档案管理模式框架为主，增加知识服务档案应用框架，利用信息技术手段和多媒体技术实现档案信息层次分类，完成档案的自主生成、归档、控制。

3.2 以发展为需求，以行业为基础，实现创新制度

基于知识服务档案管理模式制度创新主要是以企业发展为需求，以行业发展为基础，从而结合行业市场发展前景和发展需求创新其应用制度。例如，在制度创新的过程中创建档案业务创新，以业务拓展档案、业务市场档案为根本分类，实现业务档案服务制度，从而为企业的业务发展奠定基础。此外，在知识服务档案管理应用创新制度的过程中还可以通过根据档案材料，档案信息主次等制定档案风等级标准制度，进而实现档案管理工作和档案查阅工作的服务效率优化，促进档案工作的开展。

3.3 以水平为原则，以方法为依托，实现创新管理

实现知识服务档案创新管理需要以企业基本管理水平为原则，以管理实施方法为依托，这样才能够全面的实现知识服务档案创新管理。以日常工作维护基础，对档案信息的导入、归档进行统一管理，降低档案信息交叉处理的时间浪费和人员浪费。此外，还可以通过对档案管理方法实施改革，创建责任制知识服务档案管理，针对档案信息的查阅、外借等实施制度化管理，以管理方法为依托创新现有档案管理方法。针对知识服务档案管理内容、管理平台、管理门户网站等实施信息化服务管理，利用现代信息技术和互联网手段实现管理创新，从而优化我国知识服务的档案管理模式推广应用，为我国档案管理的发展奠定基础。

4 总结

就当前我国资本经济体系的发展和构建，基于知识型文化的发展必将成为未来我国发展的主要市场方向。在此基础上基于知识服务的档案管理模式推广具有提升企业核心竞争力、提升档案工作领导位置、优化公共档案管理理念的价值。未来我国知识服务档案管理模式的应用可以从知识服务档案管理模式应用、制度、管理等方面对其进行推广和优化，从而促进我国档案工作的开展，为我国整体管理体系的构建奠定基础。

参考文献

[1]于洋.基于知识服务的档案管理模式的理探究[J].民营科技，2016，06（01）：115.

[2]田洁.基于知识服务的档案管理模式理论研究[J].办公室业务，2016，09（05）：116.