档案管理准则第1篇

【关键词】档案；管理；工作

1.进一步提高对档案管理规范化认识促进档案管理工作现代化

（1）档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，。我们要在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中，公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件，坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证；利用计算机管理档案，是使档案工作达到规范化，标准化的有效途径。

（2）做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

（3）档案管理规范化工作是档案现代化管理的重要组成部分，是衡量档案管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案规范化工作，对于总结档案工作经验，探索、掌握档案工作规律，提高档案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我们要充分认识做好档案工作的重要性，立足于档案管理长远发展大计，紧紧围绕档案管理为中心工作，切实加强对档案工作的领导，遵循档案管理原则，把档案工作列入本单位总体发展规划和计划，纳入工作人员的岗位职责，纳入工作评估指标，并同步布置、检查、总结、验收档案工作。

2.加强档案管理规范化工作必要措施分析

2.1实施正确的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

（1）相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。

（2）在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好二个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

2.2公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.3加强档案工作的组织领导是推进档案工作规范化、标准化的必要举措

首先，为进一步加强对档案工作的领导，单位要成立校档案工作委员会。档案工作委员会研究决定档案工作的重大事宜，审议通过档案工作规划，负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核。同时成立档案室，是档案工作的职能部门，是永久保存和提供档案利用的机构。各单位、各部门相应成立档案工作领导小组，领导小组组长由各单位分管档案的领导担任，成员由各单位档案员和有关工作人员组成。各单位应根据实际工作需要配备一定数量的档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其次，加强档案工作队伍建设。要建设一支高素质档案工作队伍，是做好档案工作的基础。各单位、各部门要根据档案工作需要明确本单位档案员，同时加大档案员的教育培训力度，定期组织档案员进行业务学习，切实提高档案人员的档案基础知识与基本技能；为档案员提供外出学习机会，开阔眼界，拓展思路，尽快提高档案工作水平。要充分调动广大档案工作者热爱档案工作、做好本职工作的积极性、主动性和创造性，努力建设一支相对稳定的专兼职档案员队伍。

2.4提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

档案管理准则第2篇

一、分类原则定性不当，与一级类目设置反差太大

《规则》第三条称，“工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。”“企业管理职能”是《规则》规定的工业企业档案分类的依据即标准。对分类依据的这一定性，与一级类目的设置大相径庭。在一级类目中，只有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”四类是按“企业管理职能”设置的，而“产品类”、“科学技术研究类”、“设备仪器类”和“基本建设类”四类是按档案种类(科技档案一门中的四种)设置的，“会计档案”和“干部职工档案”则是按档案门类设置的。这就是说，一级类目是将三部分档案分别按三种依据分类设置的，其中按“企业管理职能”设置的类目只占一级类目的40％，按档案门类和种类设置的类目却占一级类目的60％。抛开同一次分类可否有两个或两个以上的依据不说，只就按“企业管理职能”设置类目比按其他依据设置类目少得多而言，《规则》对工业企业档案分类原则以“企业管理职能”为依据的定性是不准确的。

也许有人会说，一级类目后六类中的档案是在企业的一定职能活动中形成的，尽管类名并不似企业管理职能，也可视作按“企业管理职能”设置的。但后六类档案是分别在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理中形成的档案的一部分，怎能在按“企业管理职能”设置“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”之后又设立与之并列的其他六类呢?一级类目都是按“企业管理职能”设置说显然不通。一级类目可否按《规则》设置可以商榷，但其分类依据定性不准毋庸置疑。

《规则》除规定以“企业管理职能”为分类依据外，还规定要“结合档案内容及其形成特点”分类。“结合”说是不能成立的，一次分类只能使用一种依据，使用两个以上的依据，或以一个依据为主，结合其他依据，分类就无法进行。事实上，《规则》一级类目是无形中将企业全部档案分成“文书档案”、“科技档案”和其他门类档案三个部分，分别按照三种依据分类的，而不是三种依据的结合。

二、部分二级类目设置欠科学，档案归类难

《规则》第五条规定：“工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。”按照“企业管理职能”分类设置二级类目，无疑只适用于“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”等四个一级类目档案。但是，《规则》第六条“1”规定“党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置”，“企业管理职能”无论与问题还是组织机构都不具有同一性，不是同一个分类依据。从某种意义上说，第六条“1”是第五条按照“企业管理职能”分类的否定。这种自我否定不仅是不应出现的，而且对一次分类提出前后两种不同依据，档案的分类其实也无法进行。

对工业企业的档案的分类工作来说，重要的也许不是《规则》各条款的文字规定，而是《规则》的附表——《工业企业档案分类表》。工业企业一般要严格按附表行事，只有部分工业企业可以根据档案实际情况增减某些类目。但是，附表中部分二级类目设置不科学，工业企业在对档案进行分类时，一些档案无类可归，一些档案又不知道归入哪一类好，归类难的问题不可否认。

在“党群工作类”下，既设置了“党务工作”，又设有“组织工作”、“宣传工作”、“统战工作”、“纪检工作”等类目。“党务”是指“政党内部有关组织建设等的事务”(《现代汉语词典》第5版，第273页)。组织、宣传、统战、纪检工作都属党务工作。很明显，这些类目是不能与党务工作类目并列的。有关党务工作的档案都归到“党务工作”类目中，组织、宣传等类目就无档案可归了。用规定各类目所属档案的“基本范围”来解决类目设置不严谨、不科学的问题，也不是什么好办法。例如，党委办公室工作大量不是党务工作，其形成的档案却列入其中了。还有，明知“其他事务性工作”不是党务工作，也列入“党务工作”的“基本范围”之中，就更没有道理了。另外，“党委综合性工作”、“党员代表大会或党委其他有关会议”形成的档案，有许多不纯粹是关于党务工作的，归人“党务工作”类不准确，不归入“党务工作”类又无类目可归，使工业企业档案分类处于两难境地。党委会和党代会的文件(如党代会上的纪检工作报告)，按二级类目设置应归人“纪检工作”类(这会破坏会议文件之间的联系)，按“基本范围”应归人“党务工作”类，这也是一大难题。“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”下二级类目设置也存在与“党群工作类”类似的问题。

三、《规则》对档案法律法规、标准和有关理论的强烈冲击

《规则》中“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”是对文书档案的分类类目设置，“产品类”、“科学技术研究类”、“基本建设类”和“设备仪器类”是对科技档案的分类类目设置。《规则》不使用“文书档案”、“科技档案”无疑是经过考虑的。但因隐去了“文招档案”和“科技档案”这两个概念及其对两者实质上的分类事实，《规则》就对档案法律法规、标准和理论都造成了很大的冲击。

《规则》避免使用“文书档案”和“科技档案”这两个概念，对档案法律法规、标准有很大的冲击。在档案法律法规、标准体系中，《规则》是一个下位规则，应当与上位法律法规、标准相符。然而事实却不是这样。例如“科技档案”这一概念，在《规则》前的《科学技术档案工作条例》(1980年)、《国营企业档案管理暂行规定》(1987年)这两部规章中都使用了“科学技术档案”(简称科技档案)这一概念，后者还称“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体”。《规则》竭力避免使用“科技档案”这一概念与此相悖。在《规则》后实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(2000年12月)、《档案工作基本术语》(2000年12月)等规范中，仍然在使用“科技档案”这一概念，《规则》并未能起到想要起的企业档案工作不再使用“科技档案”这一概念的作用。

《规则》对理论的冲击有两个方面：

一是对分类逻辑原则的冲击。《规则》规定，“以全部档案为对象”是工业企业档案分类原则的首要内容。以企业全部档案为分类对象的，只能是一级分类，即首次分类，二级及二级以下的任何一次分类都是以企业某一部分档案为对象的。一次分类只能使用某一种标准，这是对任何事物进行分类所必须遵循的逻辑原则。《规则》所设置的十个一级类目，分明是使用企业管理职能、档案种类、档案门类三种标准分别对部分档案进行分类的结果，而不是某一种标准对全部档案进行分类的结果。这是违反分类的逻辑规则的。档案分类及类号层次过多，对档案的管理和利用不利。确有必要减少档案分类及类号层次，一级类目中不出现“文书档案”和“科技档案”两个类目，分别将其二级类目作为一级类目，也应当在《规则》的有关条款中加以特别说明。《规则》对工业企业全部档案进行一级分类违反分类规则，这毋庸置疑。

二是对档案学理论的冲击。“名无固宜，约之以命，约定俗成谓之宜，异于约则谓之不宜”(《荀·正名》)。事物的名称经过群众在长期的社会实践而共同认定或形成，这在许多学科中都是存在的。尽管在上世纪80年代初就有人对“文书档案”和“科技档案”这两个概念的科学性提出过质疑，因是约定俗成的，一直以来仍然被大家遵守和沿用。近几年来，出现了“科技档案”“淡化”和“式微”论，可以说这是缘自《规则》的。因为“淡化”(“式微”)论者认为，“企业档案”概念的出现是“科技档案”概念“淡化”(“式微”)的主因。尽管企业档案并不都是科技档案，科技档案也不是全部产生于企业，但因《规则》提出“企业档案”这一概念而摈弃“科技档案”这一概念，一些人这样认为并不是没有道理的。

四、适用《规则》的企业十分有限

《规则》规定“本规则适用于全国工业企业”，而实际只适用于形成档案多的大型、特大型工业企业，因分类层次多和类目设置过多，中小型工业企业和形成档案不多的大型企业均不适用。规模不大，档案不多的中小型企业如强行实施《规则》，一些类目的档案会寥寥无几，一些类目甚至会空置以待有朝一日有关档案的形成。这不是根据档案的实际情况进行的科学分类。《规则》虽然规定企业可以结合实际增加或减少二级类目，但增减过多以致与《规则》大相径庭，就不是实施《规则》了。其实，《规则》应附《大型工业企业档案分类表》和《中小型工业企业档案分类表》，使之具有广泛适用性。

五、工业企业档案分类过于复杂

档案分类应当尽量简化、实用。然而，《规则》却使工业企业档案分类变得更加复杂了，档案归类更难了。不少企业档案工作人员因不知一些档案该归入哪类而烦恼。档案分类不宜过细，这是因为，在广泛使用电子计算机等现代化工具的大中型企业，即使档案再多，只要进行一定的分类和整理编目，档案管理特别是检索利用已经变成易事；在尚未使用电子计算机等工具的小型企业，由于档案数量少，用手工管理、检索档案也无多大困难，分类复杂，类目过多，反而会使管理和检索变得困难重重。

六、按档案保管期限分类存在弊端

档案管理准则第3篇

关键词:档案工作;规范化;标准化

档案工作繁琐枯燥,但对工作的开展却极为重要,所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构,在管理一些日常文书性档案的同时,还有大部分档案是在日常工作中形成的,这类档案管理原来以科室负责为主,但实践表明,此种管理模式不利于工作开展,于是各科室执法档案也由所统一管理,这样既符合档案工作的基本原则,又能满足卫生监督业务开展的需要,是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化,笔者以为应该采取以下措施:

一、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案,要实行规范的管理,就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则,首先要加强硬件的建设,存放档案必须有专门库房,并设有专柜便于查找,做到科学管理,排列整齐,并健全检索工具。库房要经常通风,做到整洁卫生,库房内不准吸烟,以免发生火灾,做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光,以确保安全和延长档案寿命。其次,建立档案工作网络,由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划,提出业务档案工作的总体要求,具体制定业务档案的各项管理制度,对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案,档案室人员应深入各科室,了解各科主要业务活动,以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求,促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料,能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料,要保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理,立卷、案卷标题简明确切,便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续,杜绝档案乱借乱发,防止分散流失。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身,档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也决定了日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量,首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,以实现档案工作的规范化、标准化。

在现今的网络工作环境下,电子文件也属于档案的一部分,由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别,电子文件通常以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关,软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到1年,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

在保存方面,要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,因为潮湿会使光盘片基霉变,所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%,温度应该控制在14～24℃。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则,这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量

不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。

档案管理准则第4篇

［关键词］ 档案工作 规范化 标准化

档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施：

一、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。

在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40％～65％，温度应该控制在14～24℃。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

六、加强对声像档案的管理和保护

档案管理准则第5篇

关键词:档案工作;规范化;标准化

档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施:

一、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。

在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%，温度应该控制在14～24℃。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

档案管理准则第6篇

【关键词】规范化标准化档案工作公文制发立卷归档

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是当前实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，且具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的人口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题，产生一连串的连锁反应。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。其次，要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位名称是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。再次是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长期保管利用。最后是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化、国际化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档；而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下，确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料的差别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组装在同一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

档案管理准则第7篇

（一）收费站档案管理制度公路收费站的档案管理应该采用业务管理两级制度，档案的收集，分类，存档应该在收费站档案工作管理科室的统一领导下进行，有其负责具体的组织实施。其业务管理分为站、科两级，对业务活动中形成的大量的收费及车辆交通监测监督资料进行按站、科两级进行管理。凡归站级业务的管理的档案资料，有各科室负责收集，整理，立卷，定期向站级档案室归档，有其负责统一的管理。凡归科级业务的管理的档案资料，有各科室负责收集，整理，立卷，有科室负责管理。在对档案管理业务进行分级时，应按照总体性、综合性、分析性及学术性的要求和原则进行划分，一般站级的档案应包括能够反映主要业务工作总体水平的材料及在基础数据监督和监测数据上形成的具有一定的保管价值及保管时限较长的档案材料，站级档案应该可以在一定程度上反映和概括本站主要的业务活动和工作水平。（二）收费站档案安全性要求收费站档案存储应按照有关规定选择适宜的库房，同时应指定专人负责管理，指定严格的档案管理制度，入库人员在查找借阅档案时，应遵守相应的规章制度，无关人员无员禁止入内，档案库房应做好防火、防潮及其他安全措施，并指定相应的安全预案，档案管理人员应定期对档案进行检查，经常核对文件档案资料，发现问题及时汇报，发现事故及时处理，并做好相应的记录，以确保档案资料的安全，如遇。同时对收费站的档案应考虑其是否，将绝密档案和普通档案单独分开保管，低于档案应指定相应的条例，加强档案的管理，查阅相应绝密档案时，必须严格按照规定的程序办理手续，严格杜绝无权、越权调阅，如果出现泄密问题，必须及时查明原因，及时补救，同时档案的管理人员应该具备良好的政治素质，较强的责任心和保密意识，档案根据其等级要设置相应的安保设施。

档案管理的改善措施

（一）档案的科学分类要根据高速公路档案专业性的特点，应不断拓宽高速公路档案信息收集范围，适时、准确、全面地做好各类信息的收集、整理、存储工作。科学分类就是按照档案管理部门的要求，根据高速公路管理的实际情况，按部门、内容等形式上的异同，分成若干类别。根据实际情况，一般分可讲档案为党群、精神文明、行政和人劳四大类，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，在档案整理工作中，案卷不得有金属物品，如钢钉、回形针等，同时遇到案卷破损应及时进行修复，以有利于档案规范化管理。做好照片档案整理工作，邀请档案局专业技术人员针对照片的归档范围、保管期限、编号、抄目、装盒等问题对办公室人员进行专门的培训，为整理工作创造一个良好的开端。严格遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、利用的原则，将图像清晰，具有重要意义的照片按照保存年限的不同整理出来对照片形成较多的年份，按照业务类、活动类、会议类、站站容站貌类、领导视察类五类顺序进行排列；对于照片形成较少的年份，则按照时间顺序依次排列，并严格按照六要素进行文字说明，确保能一目了然地反映出照片的真实意义。按照照片档案册保存条件，保证档案室室内温度和湿度都处于允许范围内，档案室由专人负责定期进行除尘和除湿工作，确保照片档案存放安全。档案收集只有通过科学分类，才能便于系统地查找利用。（二）档案资料的编研档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而科学的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。准确把握文件立卷归档的界定原则。完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，在基层收费站一般以年度为单位界定进行立归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在科学的立档原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料，如收费站发文中的请示和管理所对请示的批复，同一个活动管理处下发的活动方案和管理所下发的活动方案等，归档在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。（三）档案管理的信息化建设通过档案管理信息自动化系统的建设，可以实现档案工作的自动化程度，针对网络时代用户对信息需求快捷、方便、准确等特点，档案管理人员应利用现代技术对档案进行科学管理和深层次的开发，加强高速公路档案管理的信息化建设。在高速公路档案管理中，档案管理人员应配合领导对重大问题做好决策，为高速公路管理各项工作及时准确地提交档案信息材料，为高速公路的各项管理工作服务。

结论

档案管理准则第8篇

经过十多年的档案信息化发展，我国主要发达地区对档案信息化的提法达到了空前的高度、深度、广度与力度，通过集成不同的现代技术，出现了不同层次的档案管理系统(AMIS)，涌现出一批数字档案馆、电子档案馆，基本实现馆藏数字化、利用网络化、控制智能化，逐步实现了计算机系统目录管理和全文管理条件下的纸质、声像、实物和电子文件的归档，有的还实现了网络化电子文件归档。但是，归档管理模式并没有根本性突破，主要表现在无法对档案的质量进行全面、系统地实时监控和综合评价，如各门类载体材料收集是否齐全完整，内容是否真实有效，整理是否规范，归档是否及时，以及各部门的归档难度、归档数量等。即便是各个等级的档案目标管理考核，也只能对已归档的材料进行抽查。显然，传统的归档模式对于如何提高归档效率，实现对文件形成与归档的过程、时间和质量的实时监控，以及建立对归档人员激励评价的科学管理机制，仍缺乏科学有效的解决方法。

当前AMIS基本上是对已有档案信息的管理、利用、编研等环节进行管理，而对档案界反映比较强烈的“采全率低、采准率低、及时性差(即档案收集不齐、质量不高、期限不准、归档滞后等)”等问题无法处理。由于档案的收集范围、保管期限对不同单位具有特定性，一般档案管理人员难于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影响了档案的收集、著录以及今后提供利用的水平。

目前，在档案整理的过程中，每个环节都需要大量的人工干预或检查，才能达到理想的整理效果，也就是说一个单位的档案要想整理得好，就必须需要一个高素质的档案人员，做到仔细、认真，并且必须非常了解单位的业务运作。

二、应用业务规则技术的解决之道

针对国内档案管理现状，广东万维博通信息技术有限公司在自有系列档案信息资源管理系统(AMIs)产品基础上，引入人工智能技术，研发了一套“基于业务规则的档案信息资源管理平台”，该平台除具备一般AMIS的档案管理、利用、编研的功能外，重点研究了基于信息资源规划，依托业务规则库的档案信息资源收集管理体系：通过信息资源规划确定各立档单位的归档范围、保管期限表，并将其抽象为档案业务规则库(Archives Business Rules Database，简称ABR)，同时也将档案主管部门与指导部门的规范、制度、标准等也整理到ABR，通过强大的推理引擎(RM)，对已有的档案信息数据(AID)进行分析与推理，作出相应的判断，以帮助立档单位达到“档案收集齐、保管期限设置准、档案著录规范”的目标，同时也为档案管理部门建立起智能化的网上监督指导系统、绩效评估系统和上岗人员自学习系统等。也可通过基于档案知识规则库(ABR)和推理引擎(RM)构建的档案信息雷达自动从相关业务系统收集档案信息资源。基本实现以下功能：

1)采用人工智能技术，建立档案业务规则库(ABR)，利用规则引擎，贯穿整个档案轨迹的全过程，控制档案收集、整理的质量与数量；

2)构建档案信息雷达，利用档案业务规则库(ABR)。通过数据挖掘技术自动收集立档单位的各种业务数据：

3)建立新型的档案移交、接收模式，做到档案实体正式移交前进行相应的非现场预检查，保证档案接收质量并减少后续的著录量与数字化加工量：

4)建立新型的档案监督指导管理体系与绩效考核体系，实现远程指导、远程考核。

5)建立新型的档案自学习系统，提供档案上岗人员接受培训的新途径，并找到传承资深档案人士知识的快捷方法等。

三、主要研究内容

1、档案业务规则库(ABR)的建立与管理

与档案业务相关的规范、制度、标准等内容，称为业务规则(Business Rules，简称BR)，特别是档案管理部门制定的档案收集、归档范围、保管期限表等。

每个立档单位都有不同的规则，每个资深的档案从业人员都有不同的经验总结，在档案指导的过程中可能也会定期加入相关规则，规则在不断地更新。档案业务规则库分为三类，是将档案各项专业知识分门别类融合。

1)针对外部的业务规则库：以《档案法》为主的相关法律、法规和制度等；

2)针对结构化的内部规则库：对综合档案以立档单位为基础的《归档范围》、《保管期限表》，对工程档案以工程性质为基础的《建设工程峻工档案归档范围》：

3)针对非正式的内部规则库：档案指导长期实践的经验，单位经验丰富的档案从业人员的知识总结等。

2、档案业务规则库(ABR)在档案轨迹的各个环节的用处

通过完善的业务规则管理系统(BRMS)将相关的档案规范、制度、标准及各立档单位的归档范围、保管期限表等抽象为档案业务规则库。

BRMS是系统服务堆栈中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及档案信息库(AID)，可较快地搭建与档案配套的其他业务系统。

档案业务规则库(ABR)建设完成后，在档案轨迹的各个环节可以开始发挥作用。

可对各立档单位的档案信息(包含全宗、目录／项目、案卷、卷内等)自动分析，提高决策水平，推理得出相关结论：

档案著录是否规范?

档案收集范围是否齐全?

保管期限定义是否准确?如数据符合要求，可以搬档案实体过来或下去检查等，并衍生出相应的人工智能子系统：

1)档案接收即时检查系统

接收档案范围确定后，系统可即时根据档案业务规则库(ABR)将各立档单位的档案信息(AID)，通过知识规则推理引擎(RM)，对录入或导入的档案信息进行检查，系统自动提出整改意见或验收意见。

2)档案著录规范检查系统

根据已存在的档案业务规则库(ABR)对责任者、题名、保管期限等自动进行检查。

3)网上监督指导系统

档案局／馆、档案主管单位利用基于Internet／Intranet的档案信息扫描技术，结合档案业务规则库(ABR)，自动监督各立档单位的档案整理情况，发现问题自动提醒，并及时反馈，信息转入Workflow，档案监督指导人员根据实际情况作出处理。

它利用人工智能的原理，借助计算机模拟人类的思维过程，对档案信息数据进行分析与推理，作出相应的判断，提出建议及线索，以供档案管理部门进行进一步的重点检查与监督指导。其目的就在于：提高监督指导效率，降低监督指导风险，进而保证档案收集入库的质量。

4)立档单位绩效评估系统

绩效评测内容与目标建立后，系统可定期根据档案业务规则库(ABR)对各立档单位的档案信息(AID)进行评测，通过知识规则推理引擎(RM)，自动生成绩效预评估报告，经过Workflow流转后产生最终的评估报告。

档案管理准则第9篇

[关键词]档案工作；规范化；标准化；措施

前言

档案管理工作较为复杂繁琐，因此推行档案工作的规范化和标准化对于档案工作的顺利开展具有极为重要的意义。在实际工作中，档案的主要工作有档案资料的收集、归档、利用等，档案资料的形成主要是在日常的零散工作中，而且在很多单位中，各部门的档案管理是由各部门自行负责，各自为战，并无统一的规范和标准，不同部门档案间无法形成联系，这样的管理模式不利于档案工作的开展，效率较为低下，因此，为提高档案工作效率，推行档案工作规范化和标准化势在必行，而如何推行档案工作规范化和标准化是需要重点考虑的问题，笔者结合自身工作经验，总结提出以下几点措施：

1.建立健全科学的档案管理制度

档案的种类繁多，从载体方面说，有纸质档案、电子档案，从形式上来说有文书档案、业务档案等，因此做好档案管理工作需要建立在健全的、科学的档案管理制度之上，各单位的档案管理制度要根据自身的实际情况建立，但都要以《中华人发共和国档案法》为基本的指导原则。首先，应当加大对档案管理的硬件设施投入，建立专门的档案室或档案馆，将各部分的档案全部存放在档案室，并对档案进行科学分类、编码，对纸质档案做好防火、防潮、防腐、防盗、防虫蛀等工作，降低档案资料的损耗，以充分延长其寿命，同时要建立科学的检索系统，方便档案的检索和使用。其次，要建立有层次的档案工作网络，高层领导负责档案工作的决策、规划，对档案工作提出总体要求，并制定符合当前情况的管理制度，监督制度的实行情况；应设立专门档案管理人员对所有档案进行统一管理，档案管理人员要经常深入各部门了解当前的业务活动，目的是使各部门工作过程中形成的具有一定价值的资料能够及时立卷和归档，在档案资料保存和使用过程中要严格执行规章制度，做好对档案资料状态的跟踪，防止资料丢失以及损坏。

2.做好公文的规范化和标准化

公文是档案的前身，公文质量的好坏与档案工作息息相关，因此要做好档案工作的规范化和标准化，就首先要做好公文的规范化和标准化的基础工作，实际工作中，要提高公文的质量，可以从以下几个方面着手：首先，保证公文用纸的质量，一方面要保证纸张的尺寸规格要统一，同时要符合国家相关规范的统一规定，例如排版方式为横排版，装订线在左侧等；其次，对于制发公文的签发手续要严格执行，要确定审批的公文是否有审批权限，如无则不能制发，在制发公文时要检查公文的标题是否有误，主送单位与抄送单位、落款是否有误等；再次，公文的字迹要清楚，并能够保证持续不褪色，以利于长期保存。

3.立卷归档坚持“以我为主”的原则

档案工作推行标准化和规范化的过程中，文件资料的重复性以及立卷归档的无序性是最常见也是最大的问题，因此在立卷归档时要坚持“以我为主”的原则，即归档的文件以本单位、本部门或直属上级单位形成的文件为主的原则，这一原则的实现可最大程度的保证档案资料的利用价值最大化、检索简便化，可以说是给档案工作的“瘦身”原则，将不符合立卷归档要求或者重复的文件进行剔除，从而使档案的管理更有效率。在实际工作中，“以我为主”的立卷归档原则实施时要注意好以下三个方面的问题：第一是为防止档案管理的无序性和混乱，应当在立卷归档时把握好文件的时效性，即保证予以立卷归档的都是已经完成现行文件阶段任务的，对未完成的不予归档；第二是为降低档案管理工作中的信息冗余度，提高档案利用的效率和效果，应当主动区分在形式和作用等方面有相似之处的文件资料；第三是要在降低文件信息冗余度的同时，最大程度地维护档案资料完整性，在保证不混入无用文件的同时，也要防止应立卷归档文件不被排除在外，造成损失。

4.电子档案的管理规范化

随着科技的发展，电子档案以其占物理空间小、方便实用等特点受到广泛的关注，电子档案的应用将是档案发展的重要方向，很多时候，为达到档案数字化和保险的双重目的，常是电子档案与纸质档案共同存在，因此做好电子档案的管理是推行档案工作规范化和标准化的重要组成部分。电子档案的形成一般是将纸质档案进行数字化处理得到的电子文件，需要储存到硬盘、光盘、软盘等介质中，这些不同种类的存储设备使用年限有很大差别，同时同类存储设施之间由于质量方面存在差异，其使用寿命也不尽相同，尤其是软盘，其使用寿命在1年到10年之间不等，因此给档案的管理带来困难，为使其符合规范化和标准化管理的要求，应当在选择储存设备时严格把好质量关，防止由于质量问题造成档案文件的丢失和损坏，并定期对档案文件进行转存，以确保档案能够持续保存，同时应当将软盘远离电磁场，并做好防尘和防潮处理，并尽可能保持温度恒定。

5.提高纸质档案立卷质量

相对于电子档案而言，纸质档案的立卷工作受到的影响因素更多，其中案卷的装订质量等问题对档案的规范化和标准化具有较大影响，因此实际工作中要提高案卷的装订质量，并结合科学的立卷方法，使之更有利于档案的分类和检索，有利于档案的规范化管理。

6.加强对声像档案的管理和保护

声像档案是相对于文字档案而言的，是将重要的具有保存价值的信息以声音、图像、录像等形式保存下来的资料，随着社会的发展，声像档案资料的数量也越来越多，相对于文字档案来说，声像档案对于时效性的要求更高，因此必须做到形成的档案文件及时归档，以免资料流失，实际工作中应当将声像档案从收集到归档、保存、使用的全过程做好统一管理，严格按照制度进行，对有重要保存价值的资料要及时备份等。

结束语

综上所述，档案工作的规范化和标准化推行是一项复杂的工作，无论是从制度上还是管理方法上都必须要把握为档案工作规范化和标准化服务的原则，从多方面、多个角度入手，使档案工作更加高效地进行，为社会提供更优质的服务。

参考文献：

[1]林敏芳.做好企业档案规范化管理工作的几点思考.《科技风》，2013.

[2]王丽霞.档案规范化管理的三点做法.《档案》，2007.

[3]安素琴.档案标准化工作的现状分析与思考.《档案学研究》，2001.