一、档案信息电子化管理的发展趋势及现状
21世纪是网络的时代，网络信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。这使档案电子化建设提上了日程，为档案工作带来了新的研究课题。与此同时，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大的变化，诸如文件的起草，签发，催办，归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样的前身必须以机读文件为主要形态，这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。由此看来，档案电子信息化是档案利用工作发展的必然趋势。
（一）使用的档案管理软件缺乏通用性。目前我国各档案部门开发的软件不能互用，还没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，这对于快捷地出版信息编辑成果，具有明显的负面影响，也制约了档案信息电子化的进程。
（二）标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化其中首要的档案业务要规范，档案标准要健全并真正实施。
（三）档案信息电子化管理人员的素质有待提高。同时，档案工作也要改变传统的工作方式和管理手段。利用计算机管理、开发档案信息资源，迅速准确地提供档案信息的查询、检索，是档案管理的发展方向。
二、档案信息电子化管理的特点
档案信息电子化管理是管理现代化的必然要求，所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形成的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子报表、电子信件等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：
（一）充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。电子档案能为档案部门提高工作效率、减少人力、物力、财力、时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用，从而提高档案信息的时效性，大幅度提高了工作效率。
（二）档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
（三）档案信息电子化管理使电子文件的保存更加稳定，电子文件的保存载体如DVD、U盘、移动硬盘等，这些载体的普遍特点为存、读方便快捷、便于传递、储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有较高的稳定性。
三、档案信息电子化管理的意义
在非信息化的时代，众多档案文件以纸质形式存在，作为最有实用价值的信息资源库，这样的存在形态使得珍贵的档案信息资源不能很好的为各政府领导和广大人民利用，而电子化可以很好的解决这个问题。实现档案电子化，能够冲破档案利用的种种局限，使得档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息化的合理配置，科学管理，为社会提供高效的服务。现今，人们的时间意识越来越强，社会广大公众对档案信息需求量不断增加。但在纸质档案利用方面，查阅起来十分不便，费时费力。这都迫使档案保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化，多功能的服务措施，使档案的信息能及时、方便的提供给各方面的需求者。
四、实现档案信息电子化管理的有效途径
（一）规范电子化档案管理制度，加强人才培养。我们应该由上至下建立统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档方法等内容，定期整理、分类归档，由专人负责，并妥善保管，确保历史档案资料的完整和安全。同时有计划的对档案管理人员进行政治思想教育，并组织参加培训，掌握信息技术的新知识，造就大批档案管理的高素质人才，从而满足电子化的档案管理工作需要，改变电子化档案管理人才缺乏的现状。
（二）加大数据库建设力度，实现档案管理的信息资源的数字化。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，也是工程的主体。建立起档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上，以提供服务。在加快档案数字化建设的同时也要规范档案数据化的技术系统，并逐步建立互通兼容系统，使各种电子档案在通用标准下顺畅转换。
关键词：电子档案；信息化管理；安全性；发展趋势
现在的档案管理处于传统文件式和电子式平分天下的情况，在一些新的机构或单位一般都采用电子档案的管理，因为电子档案有着快速直观的特点，但是有些重要部门或者以前的机构，为了保障档案的安全性或者资料太难整理没有实现电子化管理。电子化档案管理是一个必然趋势，电子化档案有着诸多优点，但是也有着缺点，然而这些缺点是今后可以解决的，最重要的观念的改变。
1电子档案是档案发展的趋势
电子化、信息化办公为我们的工作的便捷性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的发展，定制类软件诞生，办公质量和速度得到更多的提升。因此档案的电子化和信息化也是发展的必然性。因为电子档案有着以下的几个优点：第一，电子档案对办公的场地要求小，在储存大量的档案时不需要档案室，不需要房屋和场地的要求，有足够安装电脑的位置即可。大大减少了场地成本。第二，电子档案记录信息和查找信息的速度快，相比较传统及档案室设计，电子档案只需要简单的操作几下鼠标和键盘就要可以查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三，电子档案复制速度快，有些档案要需要共享时，电子档案可以快速完成资料复制，但是传统档案管理速度慢，而且会经常出现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑，能够很好的识别。但是有些传统档案有人书写，内容有时很难辨认。
2电子档案存在的缺点
2.1电子文件的安全性和长期保存性问题
电子数据的保存凭借的是计算机存储硬件或者互联网云技术。所以这也是电子档案的弊病所在，中国人心里有种“眼见为实”的观念，对利用计算机数据存储档案，因为看不到数据的具体存在始终对档案的安全性抱有疑问，电子档案在长期保存中受到计算机硬件的影响，如果存储的硬盘损坏。将代表所有文件都可无法找回，但是利用最近的云技术可以摆脱数据对硬件的依赖，但是另一个问题还是电子档案的重要缺点，那就是安全性。电子档案可能被黑客入侵然后文件损失，或者被非法复制，以及程序员的失误操作造成文件不可修复性毁坏等问题，也是电子档案的安全性的重要问题。但是所有方法都不是完美的，传统文件档案管理也可能面临火灾，盗窃等问题。电子档案的入侵相对较容易，抗干扰能力差，同时数据修复能力较低，但这些是逐渐能被修复和改善的。
2.2纸质和电子档案并存的问题
对于我国而言，传统的纸质档案应用时间较长，在居民心中一向有着“白纸黑字”的想法。因此，部分地区并未大规模的普及电子档案，其纸质档案依然占有大部分的档案工作内容。此时，纸质和电子档案并存的问题，直接影响我国的电子档案普及和信息化管理工作。从目前的情况来看，两种档案形式并存问题主要表现在以下几个方面：第一，纸质档案往往会因为对环境要求较高，因此在长久的保存后，字体会模糊、页面会发黄，此时要想再次输入电子档案，其阻力较大；第二，部分机密档案或者是及其重要的文件，必须通过纸质档案来保存；第三，电子档案的工作并未得到所有人的信赖，出现问题的时候，并不能第一时间找到纸质档案来对比，由此在客观上形成了档案形式的冲突，社会舆论的压力也在客观上为电子档案工作造成了不小的影响。
3电子档案信息化管理方案
3.1更新电子档案的管理方法
电子档案有着比传统档案优良的特性，但是也有着缺点，有着对于安全性上人们的担忧。为了弥补电子档案存在的缺点，就要改变电子档案的管理方法。首先就是按照档案的重要程度建立适合相应的防火墙，同时对于极重要的档案建立相应的镜像，把镜像文件给公众使用，同时主体文件保护安全性，就算黑客入侵了镜像档案系统，也不会造成什么影响，只要再复制一个新镜像就可以把被篡改的数据替换。档案管理的日常工作时，应该做好相关人员的培养工作，减少失误操作，同时做好相应的备份。同时做好云设备的应用，把档案建立在云上，保护在硬件出现问题时，档案的安全性。另外要对档案进行经常性的审查，排除病毒以及做好相应的数据整理。电子数据如果把安全性问题解决了就逐渐代替传统档案的地位，做到档案全部的电子化。
3.2采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理
电子档案信息化管理表面上比较优异，但在实际的操作中，并不一定会获得理想的效果，其安全隐患和威胁较多，很多方面都是有待健全的。为此，今后在电子档案信息化管理过程中，还应积极采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理，即对原始文件开展大量的保护和备份工作。电子档案原始文件的管理，可尝试从以下几个方面出发。第一，电子档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行相应的用户确认工作。第二，电子档案部门在开展信息化管理的过程中，必须和技术部门、法律部门等专业部门进行密切的配合，以此来保证信息化管理的标准化和自动化，减少各种不必要的矛盾和冲突。第三，由于原始电子文件的重要性，应定期展开备份工作，保证所有的文件都有迹可循。第四，电子原始档案在存储的过程中，应设定一定的密保措施，防止出现恶性事件；同时，每一次的电子档案更新，都不要覆盖之前的资料，应保证档案在调取过程中，可以清晰的展现出每一次的更新时间、更新内容。第五，由于电子文件的原始性非常重要，因此应对其采用最新的技术来完成，并且要经过多项测试，需确保每一个方面都万无一失。综上所述，电子档案信息化管理在目前的工作中，正在努力的开展，未来工作还会进一步提升。
4结论
在档案的管理上懂得结合新的技术，把信息化融入其中。建立电子化档案，在电子档案的管理应用中建立相应的机制，认识到电子档案的优点和缺点。发挥电子档案的优点，对于缺点方面要结合相应的技术改善相应的安全性上的问题。对于一些主要档案管理可以采用两种档案管理模式共同进行方式，然后渐渐的电子档案会占据档案管理的主流地位。
参考文献
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关键词：国土资源；电子档案；管理；智能化
中图分类号：F301.2；G271 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2013）-04-0054-1
0 引言
近些年来，电子信息技术的发展为人类的生活带来了极大方便，丰富了人们的商务活动。目前，利用网络开展交易已经成为人们购物交易的重要组成部分。在传统的交易管理中，所产生的各种合同档案等手续，将逐渐被电子文本所取代，这就给传统的交易档案管理思想带来了挑战。电子档案的逐渐增多，为档案的管理带来了极大不便，采用现代化的电子档案智能化管理，逐渐成为电子档案管理的新趋势。
1 电子档案管理的特点和现状
电子档案管理不同于传统的档案管理，纸质的文件逐渐被电子文件所取代，而电子文档具有虚拟性、复杂性和集成性的特点。首先，电子档案主要发生在虚拟的网络空间中，并且电子档案的各个环节产生的交易记录和交易信息具有虚拟性。在进行电子交易时，会产生很多虚拟的电子档案，其档案管理数量多，虚拟性强，在管理上存在着一定难度。其次，电子档案具有复杂性，电子商务档案通过数字信息直接存储在存储介质上，人们无法用肉眼识别文件信息，只能借助于计算机才能进行阅读和记录。同时，存储在介质上的信息不尽相同，这在客观上就造成了电子商务档案信息的复杂性。最后，相对于单一的纸质档案，电子档案信息具有集成性，很多复杂的电子信息可以存储在同一份存储介质上。因此，在管理电子商务档案时，要针对其档案特点进行合理的管理。目前，随着计算机系统的发展，电子档案管理正在朝着智能化管理方向上发展。
2 国土资源电子档案管理智能化趋势
2.1 电子档案信息存储的智能化
电子档案的存储和查询以及改写都需要依赖于计算机和网络系统。电子档案的智能化存储主要是通过计算机的运算和控制功能存储到相应的存储设备之中。智能化的电子档案信息存储系统，通常能够实现存储资源的透明式管理和访问，同时还要能够完成存储资源的虚拟化和统一管理，分级存储管理，存储安全控制和存储设备安全预警等一系列功能。在未来，智能化的电子档案信息存储可以集存储与管理与一体，能够保证存储的数据能够被应用系统安全访问，并确保数据在系统出现故障时可以迅速恢复。对电子档案而言，电子档案信息存储智能化可以有效提高存储系统的实用性和可靠性，能够及时发现存储系统的运行故障，及时保护数据不受损坏。总之，智能化的电子档案信息存储功能，将会提高整个电子档案的管理。
2.2 国土资源电子档案信息检索的智能化
电子档案信息管理智能化不仅包括电子商务信息存储智能化，还包括电子信息档案检索智能化。电子档案信息的检索在电子商务信息智能存储的基础上，以文献和检索词的相关度为基础，按照相关度进行匹配排序，在结果排序的同时考虑相关性和重要性，使相关性分析更为准确，更能将与用户愿望最相关的文献排在前面，提高电子档案信息检索的效率。随着科学技术的进步，电子商务档案智能化信息检索将会更加人性化，利用人工智能开展电子档案信息检索会提高电子档案的管理，为电子档案管理提供更为智能化的、人性化的管理。
2.3 国土资源电子档案应用的智能化
电子档案的智能化存储和智能化查询为电子的顺利进行提供了重要的作用。借助于电子档案信息，智能化的存储和查询系统可以为企业提供较为便利的数据分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的将相关资源进行整合，建立相应的数据库，为企业的营销策划提供数据支持。其次，在进行企业客户资源管理同时，智能化的电子档案信息管理可以提供智能化的客户关系管理系统，通过智能化的客户管理系统来加强对客户的服务质量，提高客户的满意度。最后，电子档案智能化管理中，智能化的数据分析和资料查询将会大大节省国土资源档案管理员工的工作量，提高的工作效率。
参考文献
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关键词：高校电子档案 建设问题 信息技术 应用对策
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0220-02
高校是知识和人才高度集中的教学科研基地，是高新技术、教学创新和教学改革的主要发源地。高校档案是高校在教育和科研过程中按照一定的立卷归档制度集中保管起来的文字材料、图像、音像、光盘等不同形式的历史记录，其见证了一所高校的发展历史、教学管理改革、教学质量提升、人才目标建设等重大事件，其是从事教学科研活动必不可少的条件之一。高校档案工作在高校各个领域中扮演着十分重要的角色，在知识创新和应用，科研开发，高新技术成果转化等方面发挥着不可替代的作用。随着信息时代的到来，高校传统档案建设模式已经不能适应时展的要求，做好高校电子档案建设管理工作就成为目前我们需要重点研究的内容。
一、高校电子档案建设管理应用信息技术的必要性和紧迫性
1.应用信息技术可以实现高校电子档案的大容量储存
将信息技术应用到高校电子档案建设管理中，可以进一步拓展高校电子档案储存的稳定性，实现电子信息大量储存，更方便档案工作人员对不用类型的档案信息进行针对性管理。随着信息技术的进一步应用，高校电子档案建设管理能够实现自动化和网络化，并进一步提升档案管理人员的工作效率。此外，当各种信息录入电脑信息系统之后，系统能够对相关信息进行进一步的统计分析，为学校其他行政工程提供相应的数据支撑。
2.应用信息技术能够转变高校档案管理人员的工作方式
将信息技术应用到高校电子档案建设管理工作中后，就能够进一步提高档案信息的真实性和原始性，将工作人员从繁杂的档案工作中解脱出来，从而保证高校电子档案建设的丰富性和全面性，有利于更好发挥高校电子档案的作用和功能，确保为高校其他行政部门服务。此外，在高校电子档案建设过程中，档案分类、收集和开发工作也是一项十分繁杂的工作，如果电子档案平台管理不完善，上述几项工作肯定会受到不同程度的影响。而将信息技术融入到高校电子档案建设管理中，能够避免上述问题的产生，从而更好提高档案工作的质量和效率。
二、高校电子档案建设存在的问题分析
1.对高校电子档案建设没有形成系统性认识
相对于纸质档案来说，高校电子档案建设还属于一门比较新兴的事物。在很多高校档案建设和管理部门中，工作人员的思维模式和工作观念还停留在过去传统档案建设管理思想中，对高校电子档案建设的相关理论和知识认识性不足，缺乏对相关领域的全面认识，没有将高校电子档案和传统档案在工作形式、工作方法和工作对象之间的差异性进行很好的区分，对高校电子档案建设缺乏系统性和长期性的规划和建设。由于高校档案部门不注重电子档案建设，极大的限制了高校电子档案建设工作的开展，同时还很容易造成高校电子档案建设重复性，最终影响到高校电子档案功能的发挥，无法提高高校档案管理的质量和效率。
2.高校电子档案的真实性和原始性建设难度比较大
不管是纸质档案还是电子化档案，档案数据信息的真实性和原始性都是体现档案价值和功能的本质属性。对于纸质档案来说，其原始性和真实性通常形式上都比较单一，很容易区分，因此，纸质档案在辨别过程中比较简单，而高校电子档案在形成过程中信息很容易变动，信息形成之后能够被管理员修改或者删除，因此，电子档案信息很容易失去真实性。再加上高校电子档案和信息载体能够分离，利用移动设备能够对档案进行转移，因此，在高校电子档案建设和管理过程中，如何保证电子档案袁术数据的真实性，如何对电子档案开展真实性检验就成为高校电子档案建设过程中需要面临的一项重要课题。
3.高校电子档案建设范围需要进一步作出明确
高校电子档案建设具有储存信息量大，非物质化特征。高校电子档案建设需要借助现代计算机技术、网络通信技术和数据库储存技术，实现三者的有效结合才能实现高校电子档案建设管理。在高校电子档案建设过程中需要我们进一步熟悉掌握高校电子档案管理系统，储存介质的储存量以及建立完善备份制度。但是在系统建设过程中应该建设什么样的系统，使用哪种数据库技术，档案生成格式的确定等建设范围还没有一个统一的建设标准，电子档案建设范围难以确定，进而造成了高校电子档案建设和管理的适应性、兼容性和通用性较差，系统运行存在极大的不安全因素，电子档案安置和复制随意现象十分普遍，严重影响到电子档案的利用价值和正常功能的发挥。
4.电子档案安全方面容易遭受威胁
在高校电子档案建设过程中，主要利用计算机和网络技术开展建设管理工作，而电子档案文件在产生、传输和储存保管过程中都会受到储存介质、软件系统和数字化环境的影响。高校电子档案系统最终容易受到外界因素的影响，如电脑病毒、黑客攻击、人为操作不当等因素严重威胁到高校电子档案建设和管理的安全性。现阶段，高校在进行电子档案建设过程中对系统的安全性还没有进行有效的评估，在档案利用和管理环节方面还存在很多漏洞。档案内容经常被修改，在存取过程中相关信息很容易被覆盖，从而对档案信息的原始性和完成性造成严重破坏。
三、信息技术在高校电子档案建设管理中的应用对策分析
1.强化档案信息化基础设施建设
高校档案管理部门应该将电子档案信息化工作纳入到本单位的总体规划中，强化电子档案信息化基础设施建设。进一步推进微机管理档案的进程，提高档案管理部门和各个单位档案室计算机和网络系统的应用程度和水平，进一步发挥好档案室功能和作用。进一步强化档案部门内部局域网建设，将其和办公局域网络进行有效对接，并在校园网上使用档案网络管理系统，提高档案管理系统的兼容性、适用性和适应性，真正实现高校电子档案建设管理的数字化。
2.加强档案信息资源建设
要充分利用好信息化档案管理软件，分重点，按步骤的将现有的档案信息及时实现数字化。在信息资源建设过程中一方面由学校各个基层单位将本年度生产的归档电子文件目录按照档案部门的要求直接录入到档案网络管理系统中，降低档案部门工作人员的工作量，同时还能够保证各个系部和部门的档案原始信息的真实性，对加快实现档案信息资源共享有很大帮助。另一方面档案部门需要组织人力将高校原有的档案卷目转化为机检数据信息，根据电子化档案接受、保管、利用的相关技术手段，加强对高校各个系部部门电子档案的收集、鉴定、著录和归档，保证有保存价值文件的真实性和原始性。同时，还要严格按照纸质文件和电子文件并存的原则，实现两种形式文件的并存保管，最终对本校的档案资源有目的、有计划实现信息化建设和数字化处理。
3.建设完善档案信息化管理系统
要严格按照规范、先进、实用的原则，既要保证满足当前档案信息化建设的要求，又要符合档案信息化发展趋势，进一步加大对档案管理软件的推广和应用力度，提高档案信息化管理力度和信息化应用水平，为档案信息交换和实现档案信息资源共享奠定坚实基础。进一步加强高校档案信息库建设，要转变认识，将档案数据为高校的重要信息资源去管理，将其纳入到高校网络办公总体格局中，逐渐建成全校的文献资源数据库，在校园网络平台上有计划的开放档案目录，并上传已经公开的全部档案信息，并提供相应的档案服务工作。
4.强化保障，促进档案信息化建设
首先，强化组织领导。在很多高校中，信息和档案部门分离，无法将两个部门的作用全面发挥出来，基于此，就需要高校建立统一化信息化工作机制，将信息部门和档案部门的各项工作进行高效整合，组成以分管校长为主要领导，相关科室负责人为成员的高校档案信息化建设领导小组，这个小组负责整个高校档案信息化建设方面组织和协调工作，按照档案信息化建设要求，做好自身信息生成和传播利用工作；其次，加大各方面投入力度。高校档案信息化建设是一项周期长，投入大，见效慢的工作，因此，为了更好促进高校档案信息化建设，就需要高校持续加大投入力度，进一步缓解档案信息化建设方面的存在的不足。高校领导部门应该重视对档案部门信息化建设的资金投入，将档案信息化建设经费纳入到高校年度预算计划中，并坚持财政支持和自身抽检的原则，拓展筹资却低哦按，争取多方面支持；最后，强化档案信息安全保障体系建设。在严格按照相关法规开展信息化建设的同时，要强化对高校档案计算机系统的管理，保证数据库运行的安全性。在信息化系统建设初期就应该将安全因素考虑进去，防止病毒、黑客攻击，避免泄密事件发生。对于非公开的档案信息禁止在网络传播，同时系统还要采用身份认证、防火墙、数据备份等多项安全措施，保证档案信息化系统运行的安全性。
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关键词：电子档案电子档案管理电子档案利用
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
一、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
二、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
三、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1、建立档案利用制度，整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
4、加强工作人员管理，提高档案保护意识
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
四、结语
现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
参考文献
[关键词]电子档案；纸质档案；信息化
作者：董淑新
电子档案是当今信息化时代诞生的档案管理形式，电子档案管理是时代发展的必然产物，其为档案管理带来了创新和发展，对档案管理工作起到了巨大的促进作用。但电子档案在工作中也凸显出一些不可避免的缺点，而这些缺点有要依赖传统的纸式档案来拟补，可见办公档案管理工作不能过分的依赖于电子档，由此，应该该形成电子档案和纸质档案兼顾的全新档案管理模式，促进档案管理工作更好的方向开展。
一、电子档案的优点和缺点
（一）电子档案优点
1、效率高
电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以发布，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、绿色环保
利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。
3、空间占用少
电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。
（二）电子档案缺点
电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。
二、纸式档案的优点和缺点
（一）纸式档案的优点
纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。
（二）纸式档案的缺点
随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。
三、纸式档案与电子档案的互补性
无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：
（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量
纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。
（二）建立电子档案归档的工作制度
电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。
（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平
目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。
【关键词】物价局 电子档案 管理
随着我国信息化程度的不断推进，传统的手工管理方式已经无法满足如今管理的需求。因此，将传统的手工管理模式电子化管理转变成为相关档案管理及利用部门的迫切要求。物价局在经济发展、企事业单位的精神文明建设中发挥着重要作用。加快档案信息电子化系统建设是提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。电子化使得机读形式的档案信息具有真实性、有价值性，从而推进档案信息电子化建设的步伐。
一、物价局电子档案的特点
1有效性
由于物价局档案信息的涵盖面广泛，且多数的资料都是第一手资料，因此存档的信息有着很强的真实性和有效性。所存档的信息可以很好地反应一个区域的经济管理状况，在现实的使用过程中档案信息也有着极强的适用性。
2易损害
电子档案的信息需要依赖于载体的存在而存在。载体材料大多为磁性物质和光盘。光盘常用的记录易产生物化性质变化的材料。这些材料和磁性材料易与酸性、碱性物质发生反应、易出现磁道损坏等问题。尤其是紫外光足以破坏载体剩磁的稳定性。在信息的安全性上还有电脑病毒的严重威胁。在管理上，电子档案要遵循档案管理的基本原则进行收集、整理、利用和统计。另外还易丢失，物价局电子档案在网络环境中可能存在安全漏洞，极易造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的推广。因此，应该准备好紧急应对的方式以确保档案信息公开的安全性。
3使用方便
电子档案几乎无重量和体积可言，其可以将文字、图形、声音、影像等多种媒体信息搭配成电子档案的内容，使电子档案不容易丢失信息。纸质文件经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。电子文件的增、删、改等都很方便，而且改后保证了档案页面的整洁。与文件处理系统结合极大降低了档案管理人员的工作量。并且电子档案具使之对检索更加简单、方便。其次，能够实现资源共享。电子档案由于不受时间和空间限制，可以同时发给若干个网络终端，使利用者摆脱时间和空间的制约。
4唯一性
物价局档案信息不仅仅所涉及的内容面广泛，更加重要的是具有唯一性，其把整一个企业所涉及的信息资料都存入专门的档案管理中都是第一手资料，具有不可复制性。每一个信息资料有着较强的独立性，因此一旦出现丢失的情况会很难 修复和查找。因此，物价局电子档案信息的存档和保管需要更加地谨慎，才能更好地发挥其价值。
二、物价局电子档案管理的重要性
1电子档案是物价局管理质量的反应
电子档案涵盖了从调查开始到验收的全部信息，可以客观直接地反应整一个地区的经济运行过程。从某种意义而言，电子档案是物价监督活动直接作用下的产物，因此，可以帮助我们来检查某些企业或者是商家的运营情况。如果在使用过程中发现问题，可以通过电子存档的资料来找出相关的问题，来更好地发挥其有效监督的作用。
2电子档案质量管理与物价局服务管理是优化统一的整体
有利于掌握一个地区的经济运行过程，同时更好地明确了其中的责任利益归属以及经营中所涉及的所有细节问题，利于经营者把握更好地把握市场价格以及控制涨幅度。
三、物价局实现电子档案有效管理的途径
1加强人员管理
电子档案安全管理关键在于人员的管理，必须加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范非蓄意的人为疏失。对于利用档案信息者，先确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下确保电子档案的唯一性和公信力，同时要进行加密处理，电子档案存储设备必须只允许指定负责人员进入。
2提高电子档案规范化水平
档案信息电子化首要的是档案业务要规范，要推进档案电子化建设必须抓好档案规范化，把握好两者的辩证关系。
3构建行之有效的建设体制
新技术的广泛应用促进了档案事业的发展，但因档案工作有其自身的特点，网上利用档案文件信息的要求越来越高，档案部门应该根据“全国档案信息化建设实施纲要”，以扩大档案信息资源开发利用为目标推进档案资源信息管理信息服务网络化的进程，促进档案事业为改革开放和现代化服务。同时建立电子档案网站，方便百姓利用，电子档案网站是为百姓服务的，而不是仅仅是为档案专业人员服务的。网站建设应以用户需要为宗旨把利用工作做到实处。因此，档案网站应支持非正式用语的检索。
4强化电子档案的检测与维护
4.1减少信息丢失率
电子档案的记录载体会出现自然老化或磁性衰减的现象从而导致信息的丢失。因此每年至少应该进行一次，采用科学的采样方式检测载体外观上是否出现物理损坏或变形外表是否清洁、有无霉变现象，内容上进行修正或更新。
4.2采用先进的安全防护技术
一是身份验证， 为了防止无关人员进入系统应当在其访问之前对其身份的合法性进行验证；二是对文档进行加密保护， 对重要的电子文档采用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等来加密；三是安装防火墙，防火墙通过保护层强制性地使所有的访问或链接都必须经过检查，采用过滤技术、服务技术和状态监控技术等构建多层次的纵深型的防护体系。
总之，物价局电子档案工作要以改革求加强，以创新求发展，为我国的经济发展做出贡献。
【参考文献】
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[4]吴艳玲吴文刚.浅议电子档案的保护[j]商业文化┭术版，2010（7）
关键词：电子档案；电子文件；现状；问题；对策
1 电子档案管理的现状
1.1 对电子档案的认识存在一定局限性
以往把档案贴上封条放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念发生变化，意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。然而，社会中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与上网了。
1.2 档案管理的标准化进展缓慢制约电子文件的整理与归档
档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。例如，国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》为机关档案工作标准化管理指明了方向，然而，这项政策真正落实到各级机关实施过程中，就不容乐观了。许多单位因实施现行分类法有一定难度，前仅仅从微观上考虑本单位的现状，实施奉单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其事的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。
1.3 计算机技术尚未大规模应用于档案管理
由于档案管理部门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，又辅以纸质档案加以保存，形成两种类型文件共存共用的局面。因电子档案的推广仍处于初级阶段，很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案软件，或者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
2 电子档案管理中出现的问题
2.1 电子档案管理过程中出现的漏洞
2.1.1 对电子文件原稿保存的忽视
目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非。失去了归档保存的意义。
2.1.2 信息安全与保密问题
电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。
2.1.3 电子档案的接收格式问题
由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。
2.2 电子档案自身的缺陷
2.2.1 电子档案的原始性、真实性、完整性问题
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别。人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的真实性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
在真实性问题上，电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。
电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。
2.2.2 电子档案存储栽体的特质与缺陷
(1)温度。高温可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1—2倍。
(2)湿度。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。
(3)光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。阳光中的紫外线对电子档案载体的影响很大，紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁，造成信息难以读取。
(4)空气污染。空气中的有害气体(如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气)，在一定环境下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。
(5)灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘还是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。
(6)有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。
(7)磁场和机械震动的影响。磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失，使记录信号丢失，记录信息被破坏，从而影响档案数据的读出效果，缩短电子档案载体寿命。
2.2.3 电子档案的长期可读性问题
当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。随着电子技术日新月异，计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容，难以互换，对于需要长期归档保存的电子档案来说，若干年以后，很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。这是一个比档案载体寿命更为重要的问题。
3 解决电子档案管理中问题的对策
3.1 电子档案管理的原则
3.1.1 规范性原则
规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。
3.1.2 可靠性原则
人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存在很多疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。
3.1.3 高效率原则
档案信息的电子化工作量大、耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统。是档案信息电子化工程的助推器。
3.2 解决电子档案管理过程中问题的对策
3.2.1 加强电子文件全过程管理
由于电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
3.2.2 采取切实可行的信息保护措施
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。
3.2.3 重视和加强对档案管理人员的培养
在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
一、地铁建设项目档案信息化建设的途径
档案管理信息化建设，是档案管理面临未来发展的必然选择，也是电子信息时代的发展要求。地铁建设项目档案信息化建设的关键，在于如何制定并完善相关的制度标准，、实现电子文件与纸质文件同步管理，并强化电子文件的监督管理，确保地铁建设项目档案信息化建设的有效性。那么，具体而言，地铁建设项目档案信息化建设可从以下几个方面进行着手：
（一）制定并完善相关制度标准，夯实档案管理信息化建设的基础
地铁建设项目档案信息化的建设与管理，需要严格依据国家的法律法规进行。一方面，在文件材料的归档方面，项目建设管理部门应建立完善的归档制度，对项目建设过程中具有保存价值的文件，严格依照《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文档归档与管理规范》，制定严密且细致的电子档案管理制度;另一方面，基于完善的电子档案管理制度，进一步明确电子档案管理过程中各部门的职责，确保电子档案信息化管理的有效性。对此，首先，建设项目单位的档案管理部门，对于电子文件的归档管理，应充分基于电子文件管理系统;其次，在参建单位的合同之中，对于建设项目应明确归档的相关要求，规范并确保归档管理行为;再次，对于建设项目归档要求范围之内的文件，一旦形成电子文件，则需要进行归档标识，确保归档信息内容的安全与真实。《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）
（二）纸质文件与电子文件同步管理，提高档案管理信息化的有效性
需要说明的是，纸质档案与电子档案各有优缺点，在地铁建设项目档案信息化管理的过程中，实现纸质文件与电子文件同步管理，具有一定的必要性。首先，在档案数据录入的过程中，各部门录入的规范化与标准化，强调并需要两者同步管理的推进;其次，为确保归档电子文件的完整性、真实性，相关管理部门一是要严格落实归要求;二是要提高档案的完整率和正确率;再次，建设项目中所形成的纸质文件，通过对其完整性的核对滞后，需要及时的进行归档处理，并进行扫描录入，完成电子档案信息的建立，保存至档案数据库之中。
（三）强化电子文件的监督管理，狠抓各环节档案管理工作
电子文件管理是一个过程，强调电子文件形成、归档等各环节的有效落实，以及各环节监督管理的有效开展。电子档案的形成、积累是档案完整性的重要基础，在监督管理的过程中，需要落实三方面工作：①在档案管理信息化的过程中，档案电子文件不仅需要实现全过程管理监控，而且对于前段监控要特别注重;②为确保电子文件归档的安全性，在归档交移的过程中，需要对归档文件的技术环境进行检测;③对于电子文件而言，其具有易更改、易消失等特点，对于地铁建设项目档案管理，应将其纳入管理系统之中，做到统筹规划，提高档案信息管理的有效性。与此同时，为强化档案管理，相关管理部门应不定期对电子文件的采集、著录及归档等情况进行检查。对实际工作中出现的问题，及时进行分析与解决，并将科学有效的工作经验或方法，在实际工作中进行推广。
二、抓好人才队伍建设，强化档案人员的信息能力
档案管理具有特殊性，从法律角度，档案管理人员一是要具备专业知识;二是要忠于职守;三是要遵守纪律。所以，档案管理人员需要具备良好的综合素质，方可胜任档案管理工作。而地铁档案管理信息化的实现，对管理人员有了更高要求。在电子档案管理中，主要是内容信息数字化、文档处理一体化，与传统纸质管理存在本质区别。对此，首先，为运用好科学技术，提高档案管理效率，应建立一支专业人才队伍，切实做好档案管理人员的培训教育工作，尤其是在计算机操作、电子档案建立、网络安全维护、信息资源开发等方面，要提高档案管理人员的技术水平;其次，加大人才引进力度，充实档案管理队伍，为社会发展提供更加优质的服务。在地铁档案管理信息化的进程中，势必存在诸多的问题，这些问题的有效处理，需要广大的专业人才;再次，强化管理人员的法律知识，提高职业道德与职业素养，在工作中做到遵纪守法。
在档案管理信息化的进程中，档案管理部门既要迎接挑战，又要在挑战中不断地创新，实现地铁档案管理信息化。这些，都需要档案管理人才队伍的建设，强化档案人员的信息能力，不仅满足当前档案管理工作的需求，也推动了地铁档案管理的现代化、科学化建设，具有十分显著的现实意义。
三、完善地铁建设项目电子文件的控制
当前，地铁建设项目电子文件的控制，是一项复杂而细致的工作，强调各方工作的狠抓落实。在完善地铁建设项目电子文件的控制过程中，不仅需要强化工作的有效落实，而且需要基于法律法规，确保档案管理信息化的有效性。
一是对于档案管理人员而言，需要对地铁建设项目有所了解，如项目设计的进度、项目的设计要求等。这样一来，不仅有助于档案管理人员开展工作，而且有针对性的提高档案管理的有效性，确保档案管理落实到位。
二是进一步的制定相关的规定，对于建设项目电子文档的归档，要明确其做法。此外，在电子文件的控制过程中，应强化与其他相关部门的沟通。如，通过与质监部门的沟通，确保电子文件中对于质量要求的文件积累。
