合同档案主要是将合同履行全过程和情况的全部文字资料进行记载，随着市场经济的扩大，世界经济一体化及企业规模的不断扩大，使合同的地位日趋显著，在经济社会的活动地位日渐重要。采取科学规范的合同档案管理，可有效的保障法人和单位的合法权益，需要管理人员和领导重视合同档案管理的重要性。
一、合同档案建立的必要性
外部因素的影响是起建立合同档案的主要因素。随着国家经济的快速发展，世界大环境的变化，市场竞争力日趋激烈，这些都对企业发展造成很大影响，因此，企业管理者也需要顺应社会发展的趋势，尊重客观规律增强法制法律观念，同时积极参加国际平台，汲取他人长处，增强自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益，在生产经营中签订大量合同协议，大量合同文本需要保存，势必会产生合同档案，因此，企业需要建立完善科学的合同档案管理制度。其次，企业任何一部分的经济活动，都需要通过合同进行记载和规范，当企业中出现任何一个问题，都需要通过合同档案进行处理和解决。因此，企业内部如果保持平稳运行、持续发展，必须建立合同档案办法。
二、油田企业合同档案管理存在的问题
（一）难以收集合同档案资料
合同档案管理工作中，难以收集合同档案已经在油田企业中屡见不鲜。在法人单位看来，不同职能部门，所拟定和承办的合同有所不同。在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂环节。而且合同要想实效，需要经过所有责任方共同承担责任，签字后才能生效。具有流程复杂，周期长等特点。在收集合同档案时，会存在中途流失的现象。所以，在收集合同档案时，不利于开展部门工作收集合同情况。
（二）企业对合同档案管理缺少重视
在某些油田企业中，由于缺少专业合同人员配备，加之对于合同管理存在认识偏差，就连合同管理人员都对合同档案管理缺少基本认识，领导者对于合同管理方面更加轻视，未将合同档案管理纳入部门职责和个人岗位职责，甚至连最起码合同管理制度都没有，也并没有监督和检查合同档案归档情况，造成合同原件丢失，给企业带来了不必要的经济损失，管理人员在收集档案后，未及时归纳和整理，合同归档不及时，影响了合同档案管理工作的顺利实施，并且频繁更换管理人员，使得合同档案管理工作呈现混乱局面。
（三）合同档案管理缺乏规范性
在油田企业合同管理中，缺乏完整的合同内容也是普遍存在的现象。部分合同承办人缺乏完善的法律知识，缺少合同法的基本知识，使合同内容不完整。其次合同格式不规范，影响了合同档案质量。再者由于合同承办人责任心的缺失，工作中易出现数字，格式、地址等的人为错误。在合同管理中，管理人员按合同档案管理相关制度对合同档案进行分类和归纳，使合同档案条目不清，难于查询。
三、合同档案管理的改进措施探讨
（一）增强合同管理的规范性
企业需要根据档案相关规定，制定符合企业的档案管理制度，构建完善的档案管理制度，提高合同档案管理的规范性，合同档案管理制度需要明确合同文本格式、所包含的附件清单及合同编号原则，以便合同档案的收集工作。另外，提高合同档案管理的网络化和信息化水平。在合同档案管理中，可采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作进行在线管理，实现合同管理一体化，保证合同档案信息齐全、准确，同时方便合理开发和利用档案。
（二）专业化培训档案管理工作
关键词：纸质档案;电子档案;集成化管理
中图分类号：G27文献标识码：A
一、电子档案与纸质档案的共存性分析
随着我国电子科技及信息技术的飞速发展，电子与信息技术也逐渐应用于档案中，但这并不意味着其能够取代纸质档案，因为电子档案与纸质档案均属档案的子民，不存在相互排斥的问题。电子档案虽具有现代化理念，并运用了先进的电子信息技术，但即使这样依然无法替代纸质档案。纸质档案可以说是特定历史时期的社会记忆，保存了人类历史发展记录，具有真实性与历史性。实际上，电子档案与纸质档案的本质属性是相同的，均为社会经济发展与人类社会的历史记录，它们是两者不同的档案形式，并非新旧事物关系，所以两者在应用中没有相互否定性与继承性，只是单纯的载体形式不同。从某种角度来说，电子档案管理与纸质档案管理思想存在一定的共同，两者可以共同存在于档案中。电子档案与纸质档案存在共性，但同时也存在个性，那么要使两者和谐共存，应对其采取集成性管理。
二、电子档案与纸质档案的集成化管理措施
电子档案与纸质档案之所以能够共存，在一定程度上有赖于我国国情，电子档案与纸质档案具有一定的共性，然而也存在差异，因此不能运用传统档案管理模式对两者进行管理，它无法满足电子档案与纸质档案的不同要求。在这一形势下创新档案管理模式势在必行，集成化管理正是在这一形势下应运而生的，其根据电子档案与纸质档案的特点，制定了一系列集成化管理措施，以下是对电子档案与纸质档案的集成化管理措施的具体分析：
1.建立混合文件管理系统，发挥电子档案与纸质档案的集成化管理功能
所谓的混合文件管理系统是指既能够储存纸质文件，又能够储存电子及其他格式文件的档案管理系统。那么要发挥管理系统对不同格式文件的集成化管理功能，那么应在混合文件管理系统内部设置非电子文件夹与电子文件夹，同时要保证文件内部所有元素的共存性与协调性，在储存过程中运用统一分类标准，使文件夹内各元素之间保持密切联系。
对于同一份文件的不同载体应使用相同的档案号及题名，所选择的载体形式应在管理系统数据库载体类型中进行详细标注，同时还要对电子档案与纸质档案的物理储存地址进行分别著录。建立混合文件管理系统，既能够满足纸质档案的管理要求，对各种载体的纸质文件进行上传，同时还能够实现电子档案的良好管理，接收其他管理系统中的电子文件、电子信息数据等，并将其实时归纳到电子档案中。另外，混合文件管理系统还具有到期文件自动销毁、自动解密及借阅利用等多种功能，不同类型及不同载体的档案管理都能够在此档案管理系统中实现，不需要对纸质档案管理系统与电子档案管理系统进行分别设置。高校中所建立的档案管理系统就属于典型的混合文件管理系统，该系统不仅要对办公系统公文进行管理，还要对学校各个方面不同载体形式的文件档案进行管理。
2.建立档案管理系统与业务系统的标准接口，对两者进行一体化管理
要使电子档案与纸质档案共同储存于一个管理系统中，就必须建立档案管理系统与业务系统的标准接口，首先它可以实现电子文件与纸质文件的网络化归档，将海量电子与纸质信息汇集到同一管理系统中，对其进行动态化管理，及时掌握电子档案与纸质档案的使用及管理状况，这样一来若系统管理中存在不合理因素能够及时发现并加以解决。其次，它可以实现电子文件从形成、永久保存及永久销毁的全过程管理，电子档案与纸质档案共同使用一个档案管理系统，能够使两者相关文件动态生成归档。在归档中对于相同档案的不同载体形式应共同使用一个档号，同时还要共同使用相同的分类标准，从而实现纸质档案与电子档案的一体化管理。电子文件归入档案式，应将系统首页上方的动态生成相应的归档章，归档章中的保管期限、全宗号、文件页码、年代、件号及归档单位等信息由管理系统自动填写，将与电子文件相应的纸质文件打印出来，此时归档章将会自动打印在纸质文件首页的上方位置，档案管理工作人员只需要在纸质文件归档章中填入纸质文件所装盒号就可以了，不需要再逐项填写，大大减少了纸质档案归档与管理的工作量，对提高电子档案与纸质档案集成化管理效率具有重要意义。
3.创建电子档案与纸质档案集成服务平台，为两者提供集成化服务
所谓的集成化服务就是融档案管理过程控制、档案管理结果控制与用户服务控制为一体，旨在满足用户对档案的不同需求，提高档案管理过程效率，实现档案管理结果的最大效应。之所以对电子档案与纸质档案的集成化管理进行全面研究，是为了充分利用多种形式的档案信息资源，给用户提供一种集成化服务，让用户在短时间内可以找到并查阅不同类型的档案信息资源。针对电子档案及纸质档案等多种不同形式的档案信息创建档案集成服务平台，并建立用户档案信息相关网站，全面开展集成化服务，同时还可以设置在线专人咨询，为用户提供远程服务，实现档案信息资源的远程查询预约、专题服务、档案资源网络导航服务及电子档案全文检索等多种服务。并利用权限管理技术，建立档案信息与用户的关联匹配，这样一来当用户利用网络进行档案信息资源浏览申请时，管理系统就会根据用户角色快速判断出用户所能查阅的权限内容，并做出响应，达到电子档案与纸质档案集成化管理及为用户提供档案一体化全程服务的双重效果。
三、结语
电子档案与纸质档案存在一定的共性与个性，依然沿用传统档案管理模式已无法适应现今多种档案形式的管理需求，因此为了满足不同档案形式的管理需求，同时便于管理，应采取集成化管理。集成化管理是实现电子档案与纸质档案和谐共存的基础与保障，对维护电子档案与纸质档案的安全性与真实性具有重大意义。不仅如此，对电子档子与纸质档案实施集成化管理有利于用户对不同档案形式的信息查阅，实现一站式全程服务，提高整体服务质量。
1 现阶段事业单位档案存档工作的作用
在现代化社会，事业单位中对于档案的管理实际上在管理人力资源。因此档案的存档工作会涉及到事业单位中的所有人员。而且事业单位中的档案管理质量会直接体现出工作人员的工作能力与水平。事业单位在升调工作人员时，应该根据个人的档案做出判断。因此，人事档案属于一种非常关键的信息资料。现阶段，随着信息化程度的不断加深，档案资料发挥的作用越来越重要。事业单位中的领导人员能够查看某一位工作人员的档案信息，以此为根据判断是否聘用。个人的档案包括个人不同阶段的经历以及奖励情况，对于事业单位来说，发挥的作用是很大的。因此，完善对人事档案的管理可以有效地分配人力资源。总而言之，事业单位完善档案存档工作非常有意义。
2 事业单位档案管理工作的特点
2.1 不合理的配置管理人员
现在事业单位的档案管理工作缺少实践经验丰富的人员，与想长时间从事这方面工作的新人。很多刚进入事业单位档案管理工作的人员经常更换，直接对事业单位的档案理与记录产生了不利的影响，使档案管理工作变得很混乱，有时甚至丢失事业单位重要的档案文件等。因此事业单位要对档案管理工作有足够的重视，配置优秀的工作人员。
2.2 缺乏统一的管理制度
一些事业单位的档案管理工作只是一种形式，也没有明确的管理制度。一些事业单位的领导干部也不注重日常工作的记录，甚至认为档案管理只是一个象征性的部门，没有必要花费很多人力与物力进行管理。很多的事业单位更没有制定明确的管理档案资料的规章制度，缺乏统一的管理。
2.3 管理系统不完善
计算机科学技术的快速发展进步，使事业单位的档案管理向现代化的方向发展。但是有些事业单位不能深刻意识到形势的变化，没有将计算机合理地应用档案管理工作中，依然使用纸质保存文档。而有些事业单位虽然在档案管理工作中采用了计算机，但是档案管理工作人员为了方便，只是将相关的信息文件输入到计算机中对其进行简单的保存，计算机资源没有得到充分的利用。
3 事业单位中完善档案存档工作的对策
3.1 全社会应该树立档案完善，健全有关的制度与设施
第一，应该加强宣传力度，扩大宣传范围，使社会各界人士都能够遗失到事业单位存档工作的重要性，树立档案存档意识。第二，各级部门的责任人也应该加强档案存档的意识，保证在事业单位中建立完善的管理存档系统，以此满足事业单位内部发展的需要，同时应该按照档案的类型与特殊性来明确与归档有关的规定或者制度，以及原则等，合理分工，明确职责，保证操作的可行性，确保每份档案中的信息完整，并且能够及时归档。工作人员在检查资料的过程中，应该严格、认真，发现不规范的资料应该及时修改，并且实行个人管理责任制度，并且将其与其他工作流程结合起来，共同进入检查与监督环节，进行评比。并且，还需要采取有效措施，为档案部门提供足够的资金，对于已经归档的资料，还需要进行反复的检查，保证信息的可靠性。
3.2 建立健全的档案登记、整理、保存以及使用制度
应该按照相关的规定和标准，进行对档案的存档工作，同时还需要事业单位做好存档管理中保密工作。在此过程中应该确保办公室、整理室、阅览室与库房相分离，不相关的人员不能进入库房，在库房中也不能储存与档案无关的物品，严禁明火。同时管理人员还应该加强对档案管理技术的研究，不断更新管理方法、保密技术等，个人不能擅自取走档案，如果发现违法使用的现象，应该根据相关的法律进行处理。并且，还需要制定档案使用时间、流程等，以此提高档案存档的水平。
3.3 增强档案存档工作的数字化
在保存档案的过程中，运用数字化的方式是一种关键的方法。事业单位应该运用新型的信息技术，将各类资料信息转化成数字化的资料，进行保存，以供使用。同时应该形成档案目录数据系统，方便每名工作人员的日常使用。同时档案管理工作的数字化要结合传统的档案管理工作的方法，使两者相互补充，相互共存，共同发展。
3.4 提高工作人员的综合能力
新时期的事业单位档案管理工作的顺利进行，首先要拥有优秀的档案管理工作人员，一方面事业单位要招收高素质的工作人员，另一方面要对新的工作人员进行必要的专业培训与道德素质培训，提高他们的专业素质与技能，这样才能促进档案管理工作人员队伍的合理发展。
3.5 改善工作条件
档案管理工作人员处于比较好的工作条件中，能够提高他们的工作积极性与主动性，因此要改善他们的工作环境。而且好的档案管理环境，也有利对档案进行整理与保存，因此事业单位要有长远与发展的眼光，对档案的保持环境投入一定的经费，日后会产生较大的经济效益与社会价值，使事业单位的发展具有历史的沉淀。
3.6 完善对档案的整理
通过进行具体的有序化工作将归档的文件材料组成保管单位以方便查阅的程序。整理工作并不是单纯、孤立的。文件材料整理环节应与文书处理工作相衔接，查疑补缺，保证疏而不漏。例如，有请示还应有批复，重要文件的征求意见稿、讨论稿、定稿齐全；文件的附件情况；与首次签订的合同、协议相关的补充合同、补充协议；批示与办理情况；计划与总结等，都必须环环相扣，与文书处理的结果和归档责任保持紧密的联系。
结束语
[关键词]纸质档案；电子档案；管理；融合
一、纸质档案管理概况
纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：
1.档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。
2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。
3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。
二、电子档案管理概述
电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：
1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。
2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。
3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。
三、纸质档案管理与电子档案管理的融合
（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性
纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。
（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合
纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：
1.针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。
2.建立健全纸质档案管理与电子档案管理的融合机制，档案管理工作人员原则上要按照融合机制进行档案管理工作。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。
3.将二者都作为一种档案资料的展现形式展现给利用者，满足利用者对于档案资料的需求。
参考文献：
[1]中华人民共和国国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].中国档案出版社，2007-8-1.
[2]王雪梅.论纸质和电子期刊并存的管理[J].河北科技图苑，2007（09）.
[3]高颖，吴荔妍.对电子档案与纸质档案长期并存的思考[J].福建档案，2002（01）.
关键词：企业；档案管理；五种关系；管理思路
档案管理工作是企业自建立之初即应纳入其行政管理体系的必备内容。随着企业的不断发展，很多企业都建立了相关管理制度和专业的档案室，相信其在历次外部审计和内部查阅中都发挥了至关重要的作用。本人自⒓庸ぷ饕岳醇瓷孀闫笠档牡蛋腹芾砉ぷ鳎在此凭借一点档案知识和自身在实际工作中的陋识，对公司的档案管理工作浅谈一些想法和思考，供同仁们斧正。
一、企业档案管理中的五种关系分析
（一）议“专业性”与“实用性”的关系
档案管理是一门专业学科，这已是共识。既然是学科，就需要专业人才进行管理。以我们公司为例，每年经营管理中产生的档案数量级并不大，种类也远算不上“繁多”，调阅使用的频次更是稀疏，因此无论是数量还是难度都无需匹配专业科班人员。由于专业领域较为狭窄，往往造成“专业性”与“实用性”的矛盾。
说到实用性，档案的价值真谛即在于实用。如何能快速、准确的调阅到想要的档案是我们最实用的需求。因此档案的管理与索引从实用角度来说，无需用上所谓专业复杂的分类索引，而是找出档案专业知识与本企业特点相结合的方法即可，即“适度专业、因地制宜”，将专业性与实用性结合起来。
（二）议档案管理“标准”与“素质”的关系
档案管理在于标准，但更在于培养素质。标准是从稳定的业务形态中提炼出的共性指标。建立标准就要有两个必要条件，一是稳定的业务形态，二是提炼归纳。那么在标准出台之前，如何确保秩序呢？我想这就要培养素质了。这也符合人类社会的发展逻辑，如：人类也是先有人心向善的素质，后有匡扶正义的法律。当然，法律反过来也会促进素质的提升，这是辩证关系。
当然，不可否认，尽快出台统一标准也是改善目前现状的必要策略，但在此仍要呼吁大家主动培养档案意识和素质，让标准和素质彼此结合起来，双向发挥其辩证作用。
（三）议档案“集中”管理与“分级”管理的关系
档案是集中管，还是分级管，公司团队中多年来都有不同的认知。由行政部门集中管理，优势在于标准统一、责任明确；但其劣势也很多，比如集中保存风险、容纳场地较大、业务差异造成的分类不合理、不科学等等。综合来看，集中管理更适用于规模小、数量少、业务种类单一、规模稳定的企业；而对于业务种类多元、处于扩展阶段的企业来说，档案的集中管理与分级管理相结合势在必行。既然是集中管理与分级管理相结合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是总体统一、相互协同，专业区分，彼此勾稽：
（四）议“编码”勾稽与“物理”勾稽的关系
在电脑系统的数据库设计中，为避免无效冗余，节省存储空间，应尽量减少同一信息在不同维度或区域的重复存储。同理，在档案管理中，这也是一种高境界的追求。
现实中，在规范的编码规则体系建立之前，如何能够有效的勾稽各类档案呢，就产生了一个略显“笨拙”的办法――物理勾稽，即：就是将同一档案进行复印，将复印件物理连接于勾稽对象上，从而避免了夸板块查询。但是，物理勾稽的缺点也显而易见，它将同一信息在多地重复存储，即浪费空间，也无法有效使查询者“止步”于某层信息，由于所有信息物理的连接在一起，查询者可以不分权限的“一览无余”。为此，编码勾稽必不可少。
编码勾稽就是将不同档案通过编码字段连接在一起，这些相关联的档案平日里根据其属性各存于不同的区域，只有在需要的时候才会通过编码“聚首”，当然这就要求在档案上准确注明勾稽对象的编码。
本人认为，扬长避短，相互结合的发挥两种方式的优点是明智选择。即，编码、物理相结合，篇幅适度、关联紧密或属同一项目的档案除用编码方式外同时用物理方式；篇幅较长的及常规档案用编码方式：
例如：以某市场调研项目为例，档案形成的主要步骤如下：
1.项目立项及过程中的请示报告、会议纪要、简报等走公司公文签批流程，最后纳入综合部文书档案管理，综合部对其编文书档案编号，同时项目主控部门留存复印件作为项目档案专项保存；
2.项目具体的调查研究方案以及执行过程中的数据分析、图纸影音、文书表格、实验记录及其他各类业务过程记录等纳入项目档案，项目主控部门自行保存；
3.项目过程中的对外合作合同，纳入合同档案保存，由合同主控部门（审计监察部）编合同档案编号，同时注明与其关联的请示文书的档案编号，使其与文书档案形成勾稽；合同复印件由项目主控部门作为项目档案自行保存；
4.项目经费支出将形成会计档案，会计档案由财务部编码，但应同时注明对应的合同档案编号，使其与合同档案形成勾稽；
5.项目调研结论及结项总结应以报告形式经公司公文流程正式上报，最终由综合部编文书档案编号存档，项目主控部门留存复印件纳入项目档案。
至此，该示例中的各个角色手中应有的档案如表1：
（五）议“电子”档案与“纸质”档案的关系
公司办公区每个人每天都在产生电子档案，尤其随着OA系统的上线及使用的深化，电子档案已占档案的很大比重。但是，电子档案保存分散，易于修改，给管理带来了很大难度，也不可能取代纸质档案，纸质档案仍具有不可替代性。因此，仅仅保存邮件、短信记录、聊天记录以及个人电脑中的资料是远远不够的。电子档案与纸质档案共同保存，“纸质为本，电子备查”可作为处理电子档案与纸质档案之间关系的原则。
电子档案方面：
1.可以逐渐推进个人办公“云存储”，即每个人的电子档案存于公司机房的服务器中，便于实现操作日志的追踪追溯，也提升了信息的安全性。
2.如OA系统上的电子审批能够替代纸质审批后，电子流转的单据、凭证、公文应定期打印，形成纸质档案另行存储，即系统上的电子审批记录与打印出来的纸质审批记录同时保存。
3.如上文所述，y一电子文件名的命名规则，同时各部门经理要把关所辖员工的电子档案分类方式，即每年确定一次所辖岗位电脑中各级文件夹的逻辑结构，员工只需将所产生的电子文档按照规范的文件名进行命名，并存入已经确定好的文件夹中即可。
纸质档案方面：
部门负责人应在年初参照上述电子文件夹的层级结构为每个岗位建档，比如参照上述文件夹结构，实际配置各类大小文件盒，产生电子文档后，除在电脑中存入对应文件夹外，还应将最终版打印出来放入对应盒中，各类无电子版的纸质文档（如检查记录、收到的纸质文档等）也同样及时对号入座，存入既定文件盒中，这样确保纸质文档大于电子文档（最终版），实现纸质、电子同步存档，也为“四标”体系审核打好基础。
二、加强企业档案管理的新思路
上述文字林林总总散议了档案管理中个人认为较为重要的关系，总结起来要义如表2：
（一）在档案团队建设上
1.以实用为目标，结合档案知识，总部设立专职文档管理员，负责文档签批流转和整体档案的组织管理；各事业部、业务板块设立专（兼）职文档管理人员，负责本板块的档案管理，并配合总部档案工作。
2.加强团队档案素质培养，强化培训，强调档案工作人人有责，人人参与的理念，尤其强调部门负责人要切实履行职责，档案工作重在平时。
（二）在档案管控机制上
1.综合部牵头建立档案相关标准，尤其是编码标准、命名标准、立卷装订标准，建立监管机制，对事业部和板块进行检查。
2.明确档案集中与分级管理相结合的原则，即决策性、商务性、法务性、财务性、基础保障性档案总部集中管理；专业性、业务性、项目性档案各板块分级管理。
3.明确档案编码勾稽原则，即常规档案编码勾稽为主，物理勾稽为辅；项目档案物理勾稽为主。具体来说，会计凭证上要注明对应合同（订单）号，合同上要注明对应请示报告（或会议纪要）编号；如为一个项目，项目经理需保存除会计凭证外的上述所有资料的副本。
4.电子档案与纸质档案在最终版方面尽量同步保存，电子档案与纸质档案文件夹逻辑结构同步。
参考文献：
[1]刘维伟.围绕服务公司发展的思路，创新档案管理工作[J].决策与信息旬刊，2016（6）：257.
[2]王巍.关于企业档案管理工作发展思路的思考[J].办公自动化，2016（11）：49-53.
[3]宋燕.浅谈企业档案管理的方法与作用[J].知识经济，2015（16）：114-115.
合同档案主要是将合同履行全过程和情况的全部文字资料进行记载，随着市场经济的扩大，世界经济一体化及企业规模的不断扩大，使合同的地位日趋显著，在经济社会的活动地位日渐重要。采取科学规范的合同档案管理，可有效的保障法人和单位的合法权益，需要管理人员和领导重视合同档案管理的重要性。
一、合同档案建立的必要性
外部因素的影响是起建立合同档案的主要因素。随着国家经济的快速发展，世界大环境的变化，市场竞争力日趋激烈，这些都对企业发展造成很大影响，因此，企业管理者也需要顺应社会发展的趋势，尊重客观规律增强法制法律观念，同时积极参加国际平台，汲取他人长处，增强自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益，在生产经营中签订大量合同协议，大量合同文本需要保存，势必会产生合同档案，因此，企业需要建立完善科学的合同档案管理制度。其次，企业任何一部分的经济活动，都需要通过合同进行记载和规范，当企业中出现任何一个问题，都需要通过合同档案进行处理和解决。因此，企业内部如果保持平稳运行、持续发展，必须建立合同档案办法。
二、油田企业合同档案管理存在的问题
（一）难以收集合同档案资料
合同档案管理工作中，难以收集合同档案已经在油田企业中屡见不鲜。在法人单位看来，不同职能部门，所拟定和承办的合同有所不同。在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂环节。而且合同要想实效，需要经过所有责任方共同承担责任，签字后才能生效。具有流程复杂，周期长等特点。在收集合同档案时，会存在中途流失的现象。所以，在收集合同档案时，不利于开展部门工作收集合同情况。
（二）企业对合同档案管理缺少重视
在某些油田企业中，由于缺少专业合同人员配备，加之对于合同管理存在认识偏差，就连合同管理人员都对合同档案管理缺少基本认识，领导者对于合同管理方面更加轻视，未将合同档案管理纳入部门职责和个人岗位职责，甚至连最起码合同管理制度都没有，也并没有监督和检查合同档案归档情况，造成合同原件丢失，给企业带来了不必要的经济损失，管理人员在收集档案后，未及时归纳和整理，合同归档不及时，影响了合同档案管理工作的顺利实施，并且频繁更换管理人员，使得合同档案管理工作呈现混乱局面。
（三）合同档案管理缺乏规范性
在油田企业合同管理中，缺乏完整的合同内容也是普遍存在的现象。部分合同承办人缺乏完善的法律知识，缺少合同法的基本知识，使合同内容不完整。其次合同格式不规范，影响了合同档案质量。再者由于合同承办人责任心的缺失，工作中易出现数字，格式、地址等的人为错误。在合同管理中，管理人员按合同档案管理相关制度对合同档案进行分类和归纳，使合同档案条目不清，难于查询。
三、合同档案管理的改进措施探讨
（一）增强合同管理的规范性
企业需要根据档案相关规定，制定符合企业的档案管理制度，构建完善的档案管理制度，提高合同档案管理的规范性，合同档案管理制度需要明确合同文本格式、所包含的附件清单及合同编号原则，以便合同档案的收集工作。另外，提高合同档案管理的网络化和信息化水平。在合同档案管理中，可采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作进行在线管理，实现合同管理一体化，保证合同档案信息齐全、准确，同时方便合理开发和利用档案。
（二）专业化培训档案管理工作
企业领导需要认识到合同档案管理工作的重要性，认识到合同档案管理工作关系到企业生存发展，制定合同档案管理制度，企业需要将合同档案管理纳入到部门及岗位职责上，管理人员要定期向领导汇报工作情况，使领导知道档案管理工作的存在的问题，并积极处理，企业需要由相对固定的专业人员负责档案，保证合同档案的连续性。同时制定严格的奖惩制度，若出现问题，需要给予必要的惩罚，以次改善管理人员的合同档案管理意识薄弱的问题，其次是加强合同档案管理的培训，以此增强管理人员的工作责任意识，提高业务水平综合素质。最后，企业需要将绩效考核注入合同档案管理工作中，保证合同的完整、准确、及时归档，合同档案管理员监督指导合同形成部门和下属单位进行合同归档工作。
结语：在企业合同档案管理工作中，为了保证企业健康持续发展，需充分发挥合同档案管理的作用，针对合同档案管理工作的问题，规范管理制度，合同实施网络信息技术，并提高管理人员的业务水平和综合素质，以此促进企业的发展。
参考文献：
[1]李炜. 企业合同管理问题浅析[J].黑龙江档案.2013
[2]沈巧玲. 合同档案管理工作中的问题与改进意见[J].办公室业务，2013
电子文件分类的优越性
（一）电子文件分类有利于提高电子档案检索效率。电子文件只有做到科学分类，才能实现检索高效、便捷。计算机检索的原理就是利用计算机将用户所提出的文档信息检索标识与计算机检索系统中的标引标识进行比较，并将档案数据库符合条件匹配的档案信息作为检索结果提供给用户利用。如果，城建档案管理部门没有制定电子文件分类方案，对形成的电子文件进行科学的分类标引，归档的城建电子档案索引则杂乱无章，制约了机检速度和档案的查准率和查全率。
（二）电子文件分类是电子档案存储与备份的基础。城建电子文件的分类，就是把立档单位在城建档案信息数据的一体化管理系统所形成的文件，按照文件形成的领域范畴、项目、时间、来源、内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体系。城建档案分类的内容广泛，例如，城市建设工程档案分类有：工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；通信、电力、交通基础设施工程；园林建设、风景名胜建设工程；市容环境卫生设施建设工程；城市防洪、抗震工程等范畴。如果电子文件形成单位没有制定分类策略，归档的各类城建电子档案在服务器的存储物理位置，不能按照电子档案的保存价值分别划分物理存储空间，也不能实现留其精华、删除无保存价值电子文件的科学管理方法。电子文件分类是城建电子档案存储与备份的基础，主要体现在以下三个方面：一是分类是保持电子文件有机联系的重要举措。一个城建档案馆的所有电子文件，如不经过分类，难免是一堆杂乱无章的电子数据。其存储在文档服务器的数据是呈现出无序排列的现象，只有对其进行合理的分类，不但能够揭示出电子文件之间的内在联系，而且真正使城建档案馆的电子档案成为一个有机整体，便于系统存储、备份和系统提供利用。二是电子文件分类是后续整理城建电子档案环节有序开展的基本前提。就整个电子文件整理工作的程序而言，只有经过分类，城建电子档案管理其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。三是电子文件分类的优化可为城建电子档案的全面管理创造有利条件。文档服务器存储与备份策略的制定，都与电子文件的分类方案和分类的质量密切相关。所以，各级城建档案管理部门对电子文件分类的优化，可为各类城建电子档案的有序、有效管理奠定基础。
制定合理的电子档案的存储与备份策略
（一）归档电子城建档案数据大集中的存储策略各级城建档案馆应根据电子文件分类方案，制定电子档案存储与备份策略，对归档的电子档案数据进行科学组合，合理划分存储服务器的数据存储区域，便于备份工作的开展。为实现城建档案信息数据资源的共享，城建档案信息资源库的建设，必须打破目前小而全的数据管理方式，应采取城建档案数据大集中方式，即将分散到各分支机构城建档案数据库，集中存储到上属主管单位城建档案部门控制的计算机服务器中，建设符合国家电子档案管理规范与统一数据标准的城建档案信息数据资源库。
（二）根据分类标准，合理进行城建电子档案数据组合根据电子文件分类方案，归档的电子档案需要按一定的规则组合到计算机存储服务器或者脱机保存的光盘、硬盘、磁带等存储载体。由于光盘，特别是DVD光盘的存储海量化和日趋成熟，归档电子档案的脱机保存一般可采用DVD光盘。对不同类型、不同作用的档案要有不同的存储策略，如依据电子档案利用与保存价值从不同角度可分为：内部与外部使用(封闭与开放系统)；永久、30年、10年；重要与不重要；项目与重点工程建设、凭证与非凭证；保密与非保密；迁徙与非迁徙。从保持文件的自然联系和方便管理利用出发，遵循一些基本规则对归档的电子档案数据进行合理组合：一是将同一保管期限的文件组合，以便于按不同保管期限定期拷贝，以延长归档电子档案的保管寿命；二是将同一密级的文件组合，以便于保密管理；三是将同一分支机构的城建档案归档部门的项目文件组合，以便于查找利用和复制。四是将同一类型的文件组合，如将字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、视频文件、多媒体链接文件分别组盘，以便于借助特定的技术环境进行阅读利用。
（三）城建档案信息管理系统的数据存储与备份策略归档城建电子档案数据采用微型计算机硬盘和DVD光盘的方式存储与备份，已适应不了采用城建档案数据集成化管理方式的需求，其存储和备份的数据由单机版城建文档管理的案卷级和文件级的数据，扩展到城建电子管理系统生成经鉴定归档的全文数据、多媒体文件、图像文件、检测数据等技术因素元数据。为有效地进行海量城建档案数据的存储与备份，必须合理制定存储与备份策略。一是合理划分存储空间。按照城建档案分类属性、建设项目、归档年度、保管期限对数据进行存储空间分配，按照来源关系，如城市规划、通信、电力、桥梁、道路、园林、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等，对归档的城建电子档案数据进行科学排序。同时利用虚拟存储技术提高硬件的综合利用率。例如采用SAN的虚拟存储技术，将所有异构环境的存储资源，在一个统一的控制器控制下，做一个统一的分配与调度，可使存储空间从40%提高到80%。二是根据城建电子文档管理需求，采用切合实际的备份方式。在城建档案信息一体化管理系统生成的数据，可根据本单位的数据管理财力和文档人员、计算机技术人员配备情况，采用如下备份方式：磁带库、光盘库备份。由文档人员和计算机技术人员按照本单位数据生成和保管归档需求，设计备份时间，在规定的时间内，由生产机实时向备份机发送关键数据，将数据传送到远程备份中心制作完整的备份磁带或光盘的复制工作。远程数据库异地备份。根据《电子公文归档暂行办法》和《电子文件归档管理规范》的有关规定，归档的电子公文，实现异地保管。就是在与本单位主数据库所在生产机相分离的备份机上建立主数据库的一套备份。网络数据镜像备份。这种方式是对文档管理系统的数据库数据和所需跟踪的重要目标文件的更新进行监控与跟踪，并将更新日志实时通过网络传送到备份系统，备份系统则根据日志对磁盘进行更新。远程镜像磁盘异地备份。通过高速光纤通道线路和磁盘控制技术，将镜像磁盘延伸到远离生产机的地方，更新方式为同步或异步，其镜像磁盘数据与主磁盘数据完全一致，。采用不同方式文档数据备份，必须要考虑到数据恢复的问题，包括采用双机热备、磁盘镜像或容错、备份磁带异地存放、关键部件多套备件等多种灾难预防措施。这些措施能够在系统发生故障后对文档数据进行系统恢复。
档案部门应积极参与电
子文件分类与电子档案存储、备份工作建立一个完善的电子文件分类、存储与备份系统，城建档案部门要从城建电子文档系统的使用者转变为参与者，这就要求档案工作者必须深入到现行电子文件管理工作领域，对本单位产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储、备份工作进行指导，将电子文件分类知识融合到城建档案数据存储与备份工作中。
（一）根据城建档案信息管理系统生成的电子文件属性，如文本文件、数据文件、计算机程序文件、图形文件、设计文件、图像文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件等,设定固定的类别代码，，用以指导计算机技术人员结合分类编码、保管期限合理设计数据存储与备份的策略。
（二）积极参与系统实施方案的讨论。城建档案部门应负责文档数据存储与备份试点课题与档案学知识互相结合的论证工作，完成对现场电子数据分类与存储、备份三者之间有机联系的调查，提出切实可行的城建档案存储与备份策略，供计算机部门技术人员参考。
乙方：___________________________
根据国家有关法律规定，本着双方互惠互利，共同发展的原则，经甲方、乙方双方协商，特订立本协议，以便双方共同遵守。
一、乙方自愿将档案、资料寄存在甲方。
二、乙方寄存的档案、资料所属年度为_________到_________;档案数量为_________卷，具体见交接清单。
三、乙方的档案寄存保管期为_______年，从_______年______月______日起至_______年______月______日止。
四、乙方按标准向甲方缴付寄存费_________元后，双方办理寄存档案的交接手续。
五、寄存期内乙方因特殊情况须提前退回寄存档案的，甲方不退还寄存费。
六、寄存期满乙方如需延长寄存期，应重新签订协议。
七、因不可抗力造成寄存档案受损，甲方不承担赔偿责任。
八、甲方的义务和权利
1.负责提供寄存档案存放的场地、技术设备、管理人员。
2.负责寄存档案的保管、保护，确保档案安全。
3.负责寄存档案的管理、统计、查寻、检索。
4.拥有寄存档案的管理权，有权查验利用者的身份证明。
5.对寄存期满不取走的档案有权进行处置。
九、乙方权利义务
1.寄存档案应具有保存价值，经过整理，编目，也可委托甲方提供有偿整理编目服务。
2.应按收费标准向甲方缴纳费用。
3.查阅利用寄存的档案应出示寄存者有效证明(单位介绍信、身份证、工作证)。寄存者利用其所寄存档案不再收取档案利用费
4.对寄存的档案拥有所有权。寄存期满，如不继续寄存须在期满后60天内取走所寄存的档案。
5.享有优先利用权，并可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。
6.对因甲方管理不善造成虫蛀、霉变、遗失等问题，有权要求赔偿。
十、本协议执行过程如有未尽事宜，双方协商解决。
十一、本协议一式二份;甲、乙双方各执一份，具有同等法律效力。
甲方(盖章)：_________ 乙方(盖章)：_________
法定代表(签字)：_____ 法定代表(签字)：_____
_________年____月____日 _________年____月____日
劳动合同范本(二)
甲方：_________________
乙方：_________________
甲乙双方经协商达成如下：
一、甲方同意保管乙方委托的人事档案。
二、合同有效期为_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。
三、乙方每年应向甲方缴交管理费_________元人民币，合同期内档案转至其他单位，其管理费不予退还。
四、甲方仅为乙方托管人事档案，双方不存在劳动关系及任何行政上的隶属关系，乙方的就业、工资、福利、医疗、人身意外、缴交社会保险费、退休申请及退休养老金的领取等均为自理。乙方在托管期间，其本人发生因病及伤亡事故导致的一切责任均由乙方本人自负，与甲方无关。
五、乙方在托管期间，应自觉遵守国家的有关法律、法规，不得以甲方之名义从事任何违法违纪活动，不得违反计划生育。否则，一经发现，甲方立即单方终止合同，脱离托管关系，托管费不予退回。
六、在托管期间，如乙方由于调动原因需要调阅档案或转至其他单位，需由接收单位出具证明，甲方才给予办理阅档或转档的有关手续。
七、本合同期内，甲方按国家有关规定管理乙方的人事档案，为乙方出具与档案有关的证明、材料。
八、本合同期满后，乙方如不及时交纳托管费除按规定交纳托管费外，每人每日加收滞纳金_________元。
九、乙方如变更地址及联系电话应及时通知甲方，以便联系。如不及时，由此造成的责任概由乙方承担。
十、本合同单方或自动终止时，托管关系自然解除。
十一、本合同未尽事宜，甲、乙双方应友好协商解决。
十二、本合同一式两份，甲、乙双方各执一份，具有同等效力。自签字盖章之日起生效。
甲方(盖章)：_________ 乙方(签字)：_________
关键词：电子档案；纸质档案；共存性；集成化管理；措施；
中图分类号：G275.3
随着我国计算机信息技术与电子技术的不断发展与进步，其涉及到的领域越来越广泛，目前这些先进技术已经广泛应用于档案管理中。电子档案与纸质档案的集成化管理有赖于计算机信息技术，原因在于要实现电子档案与纸质档案的集成化管理，需要建立混合文件管理系统、档案管理系统与业务系统的标准接口、电子档案与纸质档案集成服务平台，而这些都需要先进技术作为支撑，计算机信息与电子技术是推动电子档案与纸质档案集成化管理的关键因素。
一、电子档案与纸质档案的共存性分析
随着我国电子科技及信息技术的飞速发展，电子与信息技术也逐渐应用于档案中，但这并不意味着其能够取代纸质档案，因为电子档案与纸质档案均属档案的子民，不存在相互排斥的问题。电子档案虽具有现代化理念，并运用了先进的电子信息技术，但即使这样依然无法替代纸质档案。纸质档案可以说是特定历史时期的社会记忆，保存了人类历史发展记录，具有真实性与历史性。实际上，电子档案与纸质档案的本质属性是相同的，均为社会经济发展与人类社会的历史记录，它们是两者不同的档案形式，并非新旧事物关系，所以两者在应用中没有相互否定性与继承性，只是单纯的载体形式不同。从某种角度来说，电子档案管理与纸质档案管理思想存在一定的共同，两者可以共同存在于档案中。电子档案与纸质档案存在共性，但同时也存在个性，那么要使两者和谐共存，应对其采取集成性管理。
二、电子档案与纸质档案的集成化管理措施
电子档案与纸质档案之所以能够共存，在一定程度上有赖于我国国情，电子档案与纸质档案具有一定的共性，然而也存在差异，因此不能运用传统档案管理模式对两者进行管理，它无法满足电子档案与纸质档案的不同要求。在这一形势下创新档案管理模式势在必行，集成化管理正是在这一形势下应运而生的，其根据电子档案与纸质档案的特点，制定了一系列集成化管理措施，以下是对电子档案与纸质档案的集成化管理措施的具体分析：
1.建立混合文件管理系统，发挥电子档案与纸质档案的集成化管理功能
所谓的混合文件管理系统是指既能够储存纸质文件，又能够储存电子及其他格式文件的档案管理系统。那么要发挥管理系统对不同格式文件的集成化管理功能，那么应在混合文件管理系统内部设置非电子文件夹与电子文件夹，同时要保证文件内部所有元素的共存性与协调性，在储存过程中运用统一分类标准，使文件夹内各元素之间保持密切联系。
对于同一份文件的不同载体应使用相同的档案号及题名，所选择的载体形式应在管理系统数据库载体类型中进行详细标注，同时还要对电子档案与纸质档案的物理储存地址进行分别著录。建立混合文件管理系统，既能够满足纸质档案的管理要求，对各种载体的纸质文件进行上传，同时还能够实现电子档案的良好管理，接收其他管理系统中的电子文件、电子信息数据等，并将其实时归纳到电子档案中。另外，混合文件管理系统还具有到期文件自动销毁、自动解密及借阅利用等多种功能，不同类型及不同载体的档案管理都能够在此档案管理系统中实现，不需要对纸质档案管理系统与电子档案管理系统进行分别设置。高校中所建立的档案管理系统就属于典型的混合文件管理系统，该系统不仅要对办公系统公文进行管理，还要对学校各个方面不同载体形式的文件档案进行管理。
2.建立档案管理系统与业务系统的标准接口，对两者进行一体化管理
要使电子档案与纸质档案共同储存于一个管理系统中，就必须建立档案管理系统与业务系统的标准接口，首先它可以实现电子文件与纸质文件的网络化归档，将海量电子与纸质信息汇集到同一管理系统中，对其进行动态化管理，及时掌握电子档案与纸质档案的使用及管理状况，这样一来若系统管理中存在不合理因素能够及时发现并加以解决。其次，它可以实现电子文件从形成、永久保存及永久销毁的全过程管理，电子档案与纸质档案共同使用一个档案管理系统，能够使两者相关文件动态生成归档。在归档中对于相同档案的不同载体形式应共同使用一个档号，同时还要共同使用相同的分类标准，从而实现纸质档案与电子档案的一体化管理。电子文件归入档案式，应将系统首页上方的动态生成相应的归档章，归档章中的保管期限、全宗号、文件页码、年代、件号及归档单位等信息由管理系统自动填写，将与电子文件相应的纸质文件打印出来，此时归档章将会自动打印在纸质文件首页的上方位置，档案管理工作人员只需要在纸质文件归档章中填入纸质文件所装盒号就可以了，不需要再逐项填写，大大减少了纸质档案归档与管理的工作量，对提高电子档案与纸质档案集成化管理效率具有重要意义。
3.创建电子档案与纸质档案集成服务平台，为两者提供集成化服务
所谓的集成化服务就是融档案管理过程控制、档案管理结果控制与用户服务控制为一体，旨在满足用户对档案的不同需求，提高档案管理过程效率，实现档案管理结果的最大效应。之所以对电子档案与纸质档案的集成化管理进行全面研究，是为了充分利用多种形式的档案信息资源，给用户提供一种集成化服务，让用户在短时间内可以找到并查阅不同类型的档案信息资源。针对电子档案及纸质档案等多种不同形式的档案信息创建档案集成服务平台，并建立用户档案信息相关网站，全面开展集成化服务，同时还可以设置在线专人咨询，为用户提供远程服务，实现档案信息资源的远程查询预约、专题服务、档案资源网络导航服务及电子档案全文检索等多种服务。并利用权限管理技术，建立档案信息与用户的关联匹配，这样一来当用户利用网络进行档案信息资源浏览申请时，管理系统就会根据用户角色快速判断出用户所能查阅的权限内容，并做出响应，达到电子档案与纸质档案集成化管理及为用户提供档案一体化全程服务的双重效果。
三、总结
综上所述，电子档案与纸质档案存在一定的共性与个性，依然沿用传统档案管理模式已无法适应现今多种档案形式的管理需求，因此为了满足不同档案形式的管理需求，同时便于管理，应采取集成化管理。集成化管理是实现电子档案与纸质档案和谐共存的基础与保障，对维护电子档案与纸质档案的安全性与真实性具有重大意义。不仅如此，对电子档子与纸质档案实施集成化管理有利于用户对不同档案形式的信息查阅，实现一站式全程服务，提高整体服务质量。
参考文献：
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[3]白厚伟.浅谈加强电子档案的管理，做好电子档案的利用[J].科学导报，2013，22（13）：15-17.
