数字化档案论文第1篇

（一）需提升网络技术蕴含量从城建档案的工作程序以及技术角度来看，现在的城建档案工作以及管理标准并没有考虑到网络技术的特点以及未来发展，再加上现在很多归档城建工程的图纸以及数据资料是通过光盘、U盘以及磁盘进行分类、管理，这就导致了现阶段的城建档案的分类规范、档案整理办法以及管理标准满足不了城建档案日益发展的需求。而且我国现仍旧缺乏完善、可靠的城建档案安全保障体系，所以网络技术安全程度有待加强。

（二）需加强城建档案工作的规范化程度以及标准化程度城建档案管理标准化以及规范化是档案工作的数字化、高科技化的基础。但是从实际情况来看，我国普遍存在各地的档案业务能力以及发展程度不均衡，系统软件缺乏移植性能，档案著录没有相容性，案卷质量、水平较低等问题。再加上现在仍旧没有一个统一的城建档案自动化管理的标准，同时已有的自动化管理规范只适用与个别城市建设档案馆，不能满足所有城市建设档案馆的需求，所以该自动化管理规范得不到推广以及应用，这也就导致了城建档案数字化的推广以及应用工作受阻。

（三）需提升相关工作者的素质水平要想实现、加强城建档案数字化程度，“人”的力量是必不可少的，所以城建档案管理人员不仅要能掌握先进技术，可熟练应用专业知识，同时还能够掌握一定的计算机技术。但是从实际情况来看，大部分城建档案机构的档案人员并没有专业的计算机技术知识，同时也没有能熟练应用计算机知识的人才，更没有不仅能够建档，同时也可以对信息进行处理的高级复合型人才。虽然部分城建档案机构引进了现代化的机械、设备，但是由于没有可以熟练应用设备的人才，导致设备的作用得不到发挥，进而导致城建档案数字化发展受阻。

二、优化提升城建档案资料数字化应用的办法

（一）提升城建档案信息资料数字化工作的标准性提升城建档案信息资料数字化工作的完善程度，首先应当促使城建档案信息资料数字化工作更为标准化。也就是说，城建档案信息资料数字化工作规范化、标准化是构建数字化城建档案信息资料的基本前提，是落实好城建档案信息资料数字化应用的必要前提，在这角度来看，城建档案需具备统一、完善、规范以及具有可实施性的操作文件以及标准处理措施，需落实好城建档案信息资料数字化的规范化、标准化工作。我国当前的城建档案信息资料数字化规范标准一般可以分为两部分，也就是数字化档案管理以及信息化标准规范。其中数字化档案管理包含需建立档案接收标准，与相应的档案管理以及具体落实细则等；信息化标准包含加强城建档案信息资料采集、整理，对城建档案信息资料进行网站式的管理，数字化建档需要的格式标准，与给予城建档案信息资料更为全面的安全保障等等。只有在现有的城建档案信息资料数字化规范标准基础上，不断地基于实际对规范标准进行不断的完善，城建档案信息资料数字化才能够得以实现，才可以保证数字化应用的接收、管理与信息资料资源共享顺利完成。

（二）提升城建档案信息资料数字化建设应用队伍的综合水平城建档案信息资料数字化建设应用会涉及到很多的专业、实际问题以及理论知识，所以只有不断提升档案从业人员的理论专业知识水平以及实践能力，建立起一支专门进行城建档案信息资料数字化建设应用的队伍，城建档案信息资料数字化才能得以实现。对档案从业人员进行专业的教育培训，同时根据城建档案信息资料数字化应用的实际情况，帮助档案从业人员不断积累经验，以加强城建档案工作者的档案信息资料数字化实际应用能力以及专业知识水平。另外城市建设机构还需要不断引进专业的人才，引进高校对口的专业毕业生，为城建档案信息资料数字化管理注入新的血液，内外结合快速提升整个建设应用队伍的综合素质水平。

（三）优化城建档案信息资料数字化技术的办法城建档案信息资料数字化工作由于涉及各种高新技术，而且也没有案例、经验可以依靠，所以必须通过实践积累经验，不断完善管理系统以对数字化城建档案信息资料技术进行不断的优化。这点的实现需要城建档案的相关工作人员提升城建档案信息资料分析以及技术应用等的实践应用以及相关知识理论探析，以不断提升数字化城建档案信息资料的技术水平。优化提升数字化城建档案信息资料工作的技术水平实质上是对城建档案进行数字集成化管理控制，主要是通过对档案资料转变的所有流程进行全过程监控，以促进各个技术之间更为协调。通过集成多种计算机技术，比如说计算机网络安全技术、数据交换技术、通讯技术以及网络技术等的，对分散在不同区域以及载体的档案资料进行集成化管理，使得不同计算机技术的作用均可以在档案资料的数字化应用中综合发挥出来。

三、结语

数字化档案论文第2篇

在当前信息化环境下，招投标档案数字化后，有效的提高了档案管理的效率，在对档案利用时有了更大的便利条件。但招投标档案数字化过程中，也面临着较大的压力和挑战。首先，长期以来档案管理人员因循守旧的思想很难改变。由于信息化环境下，招投标档案的数字化其先进性和科学性是传统档案所无法比拟的，其无论是收集方式、管理方式还是利用方式都发生了较大的变化，但长期以来在传统档案管理工作中，档案管理人员谨小慎微及因循守旧的思想和观念在受到来自于档案数字化变革的冲击下，本能的会产生抗拒，在工作中就会有消极的情绪存在，不利于档案数字化管理工作的正常开展;其次，在配套设施上，包括档案数字化后所需要的信息生产设备、信息存储设备和信息管理设备，同时还需要软件、网络和信息安全保障，但在目前很多招投标机构中这些系统配套都存在着严重的不足，从而无法更好的满足招投标档案数字化的要求。由于当前软件开发时往往只是面对单一的档案管理部门，这就导致档案信息系统缺乏统一性和规范性，不能更好的满足档案信息共享性的要求，制约了档案数字化的进程。特别是在当前信息化环境下，网络和信息安全问题尤为突出，这对于招投标档案数字化管理带来较大的较大的安全隐患。最后是档案管理工作中缺乏统一的规范和标准。这就在很大程度上导致档案数字化水平处于较低的水平，更是不能与当前信息化环境下对档案管理的新要求相适应。另外当前招投标机构中信息处理复合型人才较少，由于人员信息化水平较低，不能更好的对数字化设备进行操作，从而无法将数字化的优势更好的体现出来。

二、信息化环境下招投标档案数字化管理的创新

(一)管理与理念创新

随着科技的快速发展，人类社会的不断进步，人民群众对档案信息的利用要求越来越高。就拿招投标档案而言，很多企业都有诉求反映到招标单位，如果能方便的浏览过去在该单位的投标记录和投标文件，企业愿意为此支付费用。所以在管理上，要考虑满足个人和企业法人的需求，在理念上，档案不再是“包袱”，它也可以创收。之前凭介绍信到窗口查阅的非保密档案，完全可以利用信息网络平台，电子商务交易办法处理，辅以个人、法人身份验证，届时，用户浏览授权内的网站就如同网购一样方便。

(二)技术与架构创新

应充分利用云计算技术、物联网技术、大数据技术及移动互联网技术对档案数字化进行技术升级与架构创新。基于云计算的数字档案管理系统主要由云计算数字档案管理应用程序，数字化档案管理节点，计算机专用网络、信息安全设备等构成。利用物联网的RFID技术可将电子档案与纸质档案完美结合，一一对应。基于大数据的数据挖掘与数据分析技术，则为档案信息化增值服务提供了想象空间。招投标双方能够从历史文件库中找到与当期项目相似的案例，对于招投标文件的理解，对于招投标工作的组织，都是非常有利的。

(三)规范与流程创新

真正把招投标工作和档案管理工作以及数字化技术结合起来，需要更新标准、再造流程。《电子招标投标办法》虽然对电子招投标的归档也进行了约束，但还是从大框架上给的要求。实际操作上，很多档案工作都是事后再次归口相关人员整理。如能够更新一下流程，把招投标工作的任何一项活动记录文件都作为档案组成因子，自动操作、随时归档，那么当一次招投标实例完成时，全部归档工作就自动完成。一切都可以靠程序完成，不再依赖人工，即提高效率又降低了人为错误。除了在招标机构内部考虑电子招投标与归档的实时结合，还可以由专业档案部门考虑各部门各机构档案数据的统一入库整合，这都是标准流程适应招投标档案数字化管理发展需求的体现。

三、结束语

数字化档案论文第3篇

关键词：数字化档案信息开放利用原则

1传统“开放原则”的思想承继和内涵扩展

“数字化档案信息开放利用原则”并非是“空穴来风”或“生造概念”，其蕴涵的“权利意识”和“人本意识”与历史上由来已久的“档案开放原则”一脉相承，其实现的政策环境直接依赖于我国从“历史档案开放”方针到《中华人民共和国档案法》一以贯之的“开放利用”规定，同时又是新的历史条件下对传统“开放原则”内涵的扩展。

1.1对“开放原则”思想的承继

“档案开放原则”在国际档案界的提出和普及经历了一个从“档案馆开放”(法国1794年4月7日法令确立)到“档案开放”的思想演变过程，在中国档案界经历了一个从“历史档案开放”(1980年中共中央的决定)到“档案开放”的实际操作过程。《档案法》使面向我国“公民”的“档案开放”由行政指令转变为法律行为，增加了档案开放的规范性和透明度。尽管目前档案开放时间和范围时常受到社会的质疑，但“开放利用”的指导思想则一直是相当明确的。

随着社会信息化浪潮下国家对信息资源开发重视程度的提高，随着以信息技术为依托的档案生成和管理电子平台的设计实施和推广，档案开放利用自然而然地扩及到了数字化档案信息利用领域，使得“数字化档案信息开放利用原则”具备了与传统“档案开放原则”在思想上、理论上、政策法规上的一致性。而且，目前主要通过网站建设、网络、数据库在线检索、Email传递等方式提供利用服务的数字化档案信息的利用越来越注重利用过程的“以人为本”，无论是网站设计的信息构建和信息内容的选择，都在技术人性化的趋势中开始考虑人本精神的体现，让“档案的人权”在“比特”世界中也能受到尊重和保护。“数字化档案信息开放利用原则”在精神内涵上继承了“档案开放原则”的人本理念和人权思想，以保证社会所有公民对数字化形式的档案信息的方便获取和自由利用权利。

1.2对“开放原则”内涵的扩展

以网络化为特色的数字化档案信息利用所带来的不仅是基于技术革新的原有服务范围和类型的扩大，更造就了新的思想观念的形成，新的研究视野的定位，新的利用群体(服务对象)的出现，以及利用性质的转变(从有目的学术利用到无目的休闲利用)和服务流程的重组。从历史发展背景和理论发展规律来看，“数字化档案信息开放利用”应比“传统档案开放利用”具有更为深广的内涵，并非侧重于强调从隔离到接触，从保密到解密，而倾向于倡导一种“系统开放”、“面向用户”的利用服务，更加关注服务理念、渠道、模式、技术的开放性，关注利用过程中障碍的消除、信息交流的普及和推广，关注符合用户需求和个性需要的信息组织和加工。

当然，由于现阶段大部分数字化档案信息只是纸质传统档案的“电子副本”，纸质“原件”不开放，数字化信息即使生成也无法开放利用，只能体现保管功能而未发挥利用优势。所以，数字化档案信息开放利用的实现仍然迫切需要国家各级各类档案馆加快档案解密开放工作的步伐，尽快缩小规定和实际开放度之间的差距。但笔者提出“数字化档案信息开放利用原则”的侧重点不在解密开放(这涉及信息敏感度、历史原因、政治体制、国际形势等复杂因素和法律法规、鉴定技术、专家培养的跟进)．而在于确立具有时代气息的“用户利用导向”的“开放式”数字化档案信息服务宗旨和目标，为多种途径的数字化档案信息利用提供原则和依据(完整全面的数字化档案信息开放利用原则体系包括基本原则、具体原则和实施原则三个层次，其中“系统开放原则”、“用户中心原则”是其基本原则，内涵要义笔者已另撰文阐述)。

“数字化档案信息开放利用原则”在精神实质上与“档案开放原则”具有历史上的渊源关系，同时又通过信息技术的优势弥合了从“开放”到“利用”的时空间隔、范围局限和方式限制，体现了对现实问题的回应和突破。

2档案信息利用的困境突破和现实回应

社会档案利用水平和服务程度是新型档案利用原则和理念萌发的现实土壤，档案利用的现实状况和外部环境决定了新型档案信息形态能否诞生以及新的档案利用方式是否具有生命力，是“数字化档案信息开放利用原则”提出的现实基石。

2.1突破档案信息利用困境

目前档案信息利用正处于困境之中。有学者从国家档案局1994-2003年的统计数据中揭示出“馆藏档案利用与99％以上的人不相关、档案利用与90％以上的馆藏档案不相关”的窘迫局面。

档案信息利用困境的产生既有档案信息本身的特点所内生的利用障碍，也有档案利用过程中时空间隔、范围局限和方式限制所带来的制约因素，还受到档案信息提供者、管理者、服务者以及利用档案的用户意识和行为的多重影响。对于档案信息的本质特点所导致的利用障碍，通过转换档案信息形态或载体性质，组织和深度加工档案信息内容，可以部分弥补和相对弱化，这正是“数字化档案信息”产生和迅速增长的源动力。对于档案利用活动中各参与主体消极影响的规避，只有依靠对档案信息价值的充分认知，依靠相关制度对各自行为的规范约束才能实现，这正是“档案开放”原则和制度不断调整修改、档案利用理论和法规不断补充完善的动力。而在利用服务过程中实现时空超越，扩大范同和灵活方式，是突破档案信息利用困境最立竿见影的有效方式。

首先，“数字化档案信息的开放利用”能够突破时空边界。“数字化档案信息”以“二进制代码”形式存在，以“比特”形式传播，只要服务器和数据库能正常工作，档案用户就能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需信息，在利用上突破时空边界。实际上，图书情报界早已多次探讨了基于互联网技术的3A服务(anytimeanywhereanyway)的重要意义，并在网络信息利用服务上开展了大量工作。信息技术在档案领域催生了大量数字化信息，确立“数字化档案信息开放利用原则”既是对传统服务方式的变革，又是对信息化社会冲击的适应。其次，“数字化档案信息开放利用”能够提升档案开放度。一方面，政府信息极强的公开时效要求推动了网上现行文件目录和全文的公开利用。这种“数字化的文档信息”在开放时限上已经与历史档案开放具有“天壤之别”，有的信息甚至是一生成即提供网上利用。在政务公开和信息化建设大环境下开展的“文件公开”实际上已经实现了当今档案的“高开放度”，必然提升未来档案开放的整体开放度。另一方面，档案开放度一直以来被界定为已开放档案数量与馆藏档案总量或已满30年馆藏档案数量的比值。这种开放度是一种客观的从档案保管和管理机构视角衡量的开放度。但是，由于当今信息传播和利用方式的灵活多样性，实际上社会利用者主观感知的“开放度”并不与客观的档案馆“开放度”完全一致。正如美国原史密森研究院档案馆馆长威廉·W·莫斯早在1999年就指出的“开放利用”强调的是档案的“可利用性”应从“对利用者友好”角度来衡量。对于越来越庞大的网民团体和在信息社会成长的一代，信息“可利用性”往往等同于“网上可获取性”。档案开放如果无法达到“数字化档案信息”的“网络化”开放利用层次，其开放度在社会利用者心中的认同必然大打折扣，这也是为何政府信息公开在提供纸质定点文件利用的同时尤其重视政府网站的电子文件公开。确立并执行“数字化档案信息开放利用原则”能提升档案开放度在网络用户心中的实际感知。最后，互联网世界的开放精神、现代社会对民主、权利、透明度的追求也将给历史档案开放进程带来更多压力和动力，促进其开放度的提高。

2.2回应电子政务信息公开利用

“数字化档案信息开放利用原则”提出的现实基础既建立在对档案事业内部利用服务现状的审视和考察上，以触动现实的“坚冰”、实现困境的突破为目标；同时，也立足于国家大力推进信息化建设这一外部环境，以积极回应政府信息化的重点内容——电子政务建设全面推进的需要，准确及时把握社会环境中的有利契机；顺应加强社会信息资源开发利用的时代呼唤，服务国家和政府当前的“中心”工作。

2001年8月，党中央重新组建国家信息化领导小组，其常设办事机构——国务院信息化工作办公室随之成立，电子政务建设开始进入全面推进阶段。电子政务建设的全面推进加快了信息化与政府管理的结合，促进了信息技术在政府办公、业务工作、公共管理、社会服务中的广泛应用，客观上产生了海量的丰富多彩的数字化档案信息。这不仅拓展了档案信息的种类、档案工作对象和学术研究领域，而且鼓励并刺激了社会信息获取和利用需求，为“数字化档案信息的开放利用”提供了物质条件和意识条件，创造了新的机会和动力。同时，也突显了传统档案信息传播利用渠道较窄、速度较慢、时空制约度较大、实现共享利用代价过高等缺陷，使得档案信息数字化转换和网络化服务变得更为紧迫。档案信息与政府信息的紧密联系使得数字化档案信息成为了电子政务信息资源深度开发和及时处理的核心资源。政府文件在政府信息中的极大比重和权威性，具有中国特色的文档管理体制决定了数字化档案信息开放利用是电子政务信息是否能够传播共享和有效利用的关键环节。

档案界对电子政务建设的积极回应也已进入了项目规划阶段。列入档案事业发展“十一五”规划的三大重大项目之一的“国家数字档案建设与服务工程”建设的总体目标是：“以3127个国家综合档案馆为建设对象，以分布式档案数据库建设为核心，重点建设涵盖全部馆藏档案的全国性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库；建立适应国家经济建设和社会发展需要的档案信息资源共享体系；建立适应各级党委政府电子政务建设需要的电子文件归档管理和电子档案接收管理系统。”“数字化档案信息开放利用原则”的及时提出和确立能够为档案部门融入电子政务信息建设和服务提供指导性意见。

3未来利用需求的趋势分析和积极应对

“档案工作一直把用户的需求放在第一位，但主要是到阅览室进行利用的用户。”“在线用户可能永远也不会造访档案馆”，“亲自到档案馆的用户只是用户的一种，而且在我们的用户中所占比例将越来越小。”英国曼彻斯特大学的档案同仁对于档案用户类型和需求趋势变化的论述也正好揭示了我国档案信息利用者的未来需求走向：越来越多的档案利用者可能是档案网站的在线用户，越来越多的档案信息服务将通过数字化、网络化、智能化的形式从实体档案馆搬到了数字档案馆。

3.1档案利用新需求的尊重和应对

现代信息技术对信息用户的影响在档案领域同样深远而广阔。作为一种不可替代的社会信息资源，档案信息不仅被传统的习惯于利用纸质档案原件或复印件，习惯于到档案馆使用照片档案和声像档案的档案利用者所需要，也是熟练掌握各种信息工具，习惯于轻点鼠标在网上冲浪的信息用户应该享有的宝贵财富。目前，信息资源管理界在用户研究和信息服务领域十分关注如何解决因信息素养、信息能力、信息基础设施条件的差异而导致的“数字鸿沟”和信息利用“不公平”问题。但是，对于信息化建设较为落后的档案界而言，因为传统观念和服务手段转变过慢而导致的另一种“信息不公平”更应该引起重视。正如我们不应强迫那些习惯档案目录卡片检索、喜欢领略档案原件风貌、偏爱到馆内使用档案的传统档案利用者都转而成为档案网站的在线用户，同样，我们也必须尊重那些喜欢享受网络世界跨国界、超时空、大容量、快捷方便信息服务的利用者的信息获取习惯和行为方式。对于已经将互联网作为主要的信息获取和利用方式的用户而言，如果没有“数字化档案信息开放利用”的配套措施、技术和服务，如果无法通过网络搜索、浏览、下载档案信息以获取知识和查阅资料，那么他们的档案信息需求将无法满足或者被抑制于萌芽状态。对于这些不想利用原始档案资料的网络用户来说，档案信息形态的单一、提供场所的独有也是对他们的需求习惯和方式的“不尊重”和“不公平”。只在档案馆内开放而无法网络利用，对其而言也是一种不方便的利用和不彻底的开放。

毫无疑问，未来的档案信息需求将越来越多地从实体转向内容，从纸张型转向数字化、多媒体，从到馆查阅原件转向搜索和点击档案网站。只有尊重新型档案利用需求的出现，重新定位利用者类型，并对未来利用需求进行理性判断和预测，才能在社会变化中仍然较好地发挥档案的信息价值。这正是“数字化档案信息开放利用原则”提出的长远考虑和对未来档案利用变革的意义。

3.2数字化档案信息开放利用是个性化服务的基础

数字化档案论文第4篇

【摘要题】数字信息化

【英文摘要】Thearticlethinksthatininformationera,double-setsarchivesmanagementhasnecessityandrationalitytoexist.However,itisconditional.Onlyimportantarchivesneeddouble-setssystemmanagement.Double-setssystemmanagementforallarchivesisnotonlyunnecessarybutalsoharmful.

【关键词】数字化/档案/双套制

digitization/archive/double-setssystem

【正文】

中图分类号：G272文献标识码：A文章编号：1001-5264(2003)06-0006-02

一、档案双套制问题产生的背景及研究现状

关于档案双套制问题，并不是现在才提出的什么新问题，其实早在20世纪80年代末期档案学界就开始对此进行了讨论。但是，我们现在所说的档案双套制问题，与早期所说的档案双套制问题是不完全相同的。那时，计算机的应用尚不普及，电子文档很少，人们所说的档案双套制，还主要是指对同一纸质档案的双套归档保存。而90年代以来，随着现代办公自动化(OA)的兴起、发展、普及，缩微技术的应用，以及当前在建设数字档案馆过程中对现有馆藏纸质档案的数字化，便产生了大量电子档案、胶质缩微品档案，这就出现了同一内容而两种不同载体的档案文件是否都要同时保存的问题，这就是近年来档案学界又在讨论的档案双套制管理问题。可见，当前，研究档案的双套制问题与过去研究档案的双套制问题所面临的环境和条件已大不相同。

为了了解近年来对档案双套制管理问题研究的新情况、新进展，笔者检索了清华CNKI全文期刊数据库。笔者按篇名输入检索词“双套制”，查到从1994年至2003年10月，有关档案双套制问题方面的文章仅为5篇（详见参考文献），因此，可以认为，从1994年至今，档案学界对档案双套制问题的研究不够活跃，成果很少。但这并不等于说档案双套制问题不重要，不值得研究，恰恰相反，在信息化时代，特别是在当前大力倡导建设数字化档案馆的时候，档案双套制问题的研究更有其必要性和特殊的意义。

在早期的研究中，主张纸质档案双套保存，主要是基于档案的安全和利用的方便这两个基本目的，但这种内容和载体完全相同的档案双套保存，是一种重复保存。少量特别重要档案可以这样做，但如果大部分档案的归档保存也实行双套制，势必增加大量的人、财、物的投入，不符合我国的基本国情，弊大于利，不值得提倡。因此，在档案只有单一载体的时代，对于档案是否双套保存问题，比较容易决断。但在当今档案载体出现了多元化的时代，同一内容但不同载体的两种档案由于其作用、特点不尽相同，实行双套制，已不属于重复保存，在这样的背景下，进一步讨论档案的双套制问题显得尤为必要和迫切。

二、档案双套制有其存在的必要性和合理性

在讨论有无必要实行档案双套制之前，除了要明确双套制的涵义外，还要进一步界定所讨论的双套制的数量限度问题。因为在实现办公自动化和档案现代化管理的过程中，不管我们主观上是否愿意实行档案双套制，其实在机关办公室、档案室和同级档案馆中，都必然会客观存在或多或少的档案既有纸质载体又有其它非纸质载体的情况，就这部分档案而言，虽然也是双套保存，但这种情况并不是我们所要讨论的档案双套制。我们所说的双套制是指在普遍意义上和大规模层面上需不需要搞档案双套制，如果离开了“度”和数量的限制，讨论双套制问题便会失去意义。

双套制有没有存在的必要性和合理性，关键要看两种档案是否完全相同，能否相互取代。如果两套档案从内容到载体形式都完全相同，双套制则是完全重复保存制，显然是无此必要的，但如果两套档案只要在某方面存在差异，那双套制就不算重复保存制，该不该实行双套制就要做具体分析了。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后形成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。主要表现在以下几方面：

以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显，如不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；寿命短，其影像记录的稳定期限不长。纸质档案虽有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点。缩微品档案也有局限性，它的设备成本高，缩微胶片保管条件非常严格，一般档案部门难以达到其所要求的温湿度标准，从实际应用情况看，大多数缩微设备利用率普遍不高，操作技术较复杂，人员配备相对多，其存贮密度、信息容量、检索速度等远远比不上光盘。

而双套制正好融合了纸质档案和电子档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。可见，双套制有其存在的必要性和合理性，对此不能简单否定，在电子档案的局限未得到根本克服之前，在电子档案的法律地位未得到完全确认之前，应该实行双套制，至少对重要档案、珍贵档案应该实行双套制。双套制的存在，意味着今后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长期共存，这将成为未来档案馆馆藏结构的一大特点。

三、档案双套制面临的问题与对策

鉴于上述原因，当前我们要讨论的不是该不该实行档案双套制的问题，从所查到的全部文章来看，都一致主张实行双套制，只是研究的侧重点不一样。现在要解决的问题是怎样实行档案双套制的问题，这恰恰是目前研究得很少的问题。

两套档案的来源，主要包括两个方面：一是随着当前办公自动化的应用和普及所产生的大量电子文件和与之相伴的纸质文件，按归档要求，需一并进入档案室并移交给档案馆；二是随着数字档案馆的建设，现有档案馆藏纸质档案也将逐渐实行数字化，也会随之产生大量电子档案。此外，对某一机关而言，也不是机关的全部档案都存在两套的情况，而只有发文部分才会既有纸质文件又有电子文件，收文却只有纸质文件，电子文件存放在对方发文机关。不过，当全国所有机关间的办公都实现了网络化后，文件的传输和阅读都在计算机上进行时，就没有这种区别了。但是，由于人们长期形成的阅读纸质文件的习惯，想必人们还会将机上文件下载转化为纸质文件阅读，这样也将出现电子文件和纸质文件并存的局面。

如果对实行档案双套制没有什么异议的话，那么实行档案双套制面临的最大难题，则是在多大程度上实行档案双套制，或者说哪些档案该实行双套制。虽然笔者主张实行档案双套制，但却反对将所有档案不加选择地统统实行双套制，这不仅是不必要的，而且也是有害的。

目前要明确而具体地划定实行双套制的档案范围是极其困难的，本文无力完成这一重任，这需要我国档案学界对此做深入的调研，特别是国家档案局要尽快出台有关方面的法规和规章。目前我们可以首先制定实行双套制的原则。笔者认为，至少应包括这几方面：我国档案部门在人力、物力和财力方面具有承受力，有利于档案的安全保管和方便利用，所选档案要有典型性和代表性。

根据以上原则，作为一种过渡性措施，笔者认为，双套制档案范围基本上可以以我国目前各类档案的归档范围及其保管期限表为依据。因为我国现行的档案归档范围及其保管期限表是经过长期的调研和实践而制定出来的，具有相当的科学性和可操作行，特别是保管期限表已考虑了档案的重要程度和保存价值，这正是确定双套制档案范围的重要依据，完全可以参照执行，不必另搞一套。

机关档案是档案馆档案的主要来源，机关档案双套归档保存的范围，就决定了档案馆双套档案的范围，因此应严格把关。机关档案部门作为双套保存的档案范围，应当限定在具有永久保存价值的档案部分，保管期限为长期的档案不必搞双套制。此外，在机关档案部门，两套不同载体档案如何统一保管且便于检索也很值得研究，要把电子档案和纸质档案做有机的对应，建立相互准确可靠的标识关系。

档案馆如何实行档案双套制呢？笔者认为，档案馆除了接收机关档案部门移交的符合要求的双套档案外，另一方面就是原有馆藏档案如何实行双套制问题。目前我国各类档案馆馆藏档案基本上都是纸质档案，鉴于数字档案馆的发展是大势所趋，因此今后现有馆藏纸质档案将会逐步实施数字化，但由于我国现有馆藏纸质档案数量巨大，有的大型综合档案馆馆藏量多达几十万甚至百万卷册以上，加之不少档案又是历史上形成的，若全部数字化，工作量实在太大，成本实在太高，实在无此必要。对档案馆现存的纸质档案应维持现状，不必做过多的折腾，只需对其中具有永久保存价值的档案和部分年代久远需抢救的珍贵档案实施数字化，并实行双套制保存。总之，现有档案馆既成的纸质档案不是双套制的重点。

【参考文献】

[1]彭坚.关于档案“双套制”管理问题的探讨[J].档案学研究，2002,(1).

[2]方莹芬.试论电子文件归档的双套制[J].浙江档案，2000,(11).

[3]潘蓉.对档案“双套制”管理的思考[J].档案天地，2003,(4).

数字化档案论文第5篇

（一）高校民生档案数字化管理彰显了服务师生、以人为本的管理理念。民生档案是“关注人的生活品质的档案，在档案资源的建设、管理和服务的过程中，要以提升学校师生员工的生活品质作为民生档案工作的价值导向。”由于以往的档案管理工作桎梏，档案管理人员工作态度不佳，经常会出现重物轻人、重领导轻员工、重机构轻个人的现象，致使师生员工对档案馆及档案管理工作人员意见很大。而民生档案管理工作要坚持以师生为本，切实把师生员工根本利益需求作为档案工作的初始点。进一步实施民生档案数字化管理，可以改善档案管理人员的工作环境，减轻档案管理人员的工作强度，使之能够更好地关注师生员工的切实需要，解决师生员工的各种民生档案问题。

（二）高校民生档案数字化管理解决了分散和集中、定式和灵活之间的矛盾。一是高校民生档案数字化管理需要档案馆要和其他部门进行系统对接，实现档案信息的有效沟通和传递，只要和其中一个部门进行联系，就可以查询到与之相关的民生档案信息。这就解决了当前民生档案分散管理和师生员工集中查询和使用之间的现实矛盾。二是实施高校民生档案数字化管理，不仅仅是简单地将各种民生档案目录实现电子信息化管理，或是简单地讲纸质文档转化成电子文档或图片，而是要充分利用信息网络媒介，搭建民生档案管理、查询、共享平台，供师生员工不受时间、地点限制进行自动化信息查询，实现权限申请、全文查询下载功能，从而解决档案定式管理和师生员工便捷利用之间的矛盾，最大限度的满足师生员工的切实需要。

二、高校民生档案数字化管理的原则

（一）循序渐进原则。高校档案馆库藏量大，各类民生档案纷繁复杂，在进行数字化转化时，不能一蹴而就，而需要对馆藏档案进行全面分析，明确档案资源信息的范围，以方便服务广大师生员工所需为目的，逐步地将保存价值较高、利用频率高的档案进行数字化。以教师的教学档案为例，教师的教学档案信息由所授课程名目数量、教学学期和年工作量、教学评价、发表的研究论文数量和级别、承担的科研项目等等，这些信息是教师职称评定、评奖评优、目标考核时，评定机构需要的重要信息来源。高校民生档案数字化管理具有一定的阶段性和持续性，因此档案管理者循序渐进，分清轻重缓急，逐步实现数字化管理。

（二）科学整合原则。民生档案都是与师生员工的生活工作利益紧密相关，如果民生档案丢失或者损坏，将给师生员工带来巨大的损失，也会给档案管理工作造成不必要的麻烦。因此在高校民生档案数字化管理过程中，要根据不同主体的各类档案信息的重要程度和使用频率，进行科学的整合，并结合档案载体的实际状况，选择适合的管理方式和保存形式。通过对教师民生档案进行集中整合，可以分为教师的个人人事信息档案、教学档案。就教师个人人事信息档案来讲，就可以用纸质文档形式进行保存，而对于教师的教学档案档案信息就可以采用纸质和电子相结合的方式进行管理。

（三）保密监控原则。在高校民生档案数字化管理过程中，虽然系统灵活的管理方式给广大师生员工查询和使用带来了很大的便捷，但是同样也带了很大的安全隐患问题。因此，在数字化管理进程的始终都应该做好保密监控工作。在高校民生档案数字化转换的初始阶段，一般会采用委托外包加工，对大量的档案库存进行集中处理，这时就需要档案管理人员参与其中，进行全程监控，尽力保证档案材料的完整性、安全性和保密性。在使用网络平台进行档案数据库建构、整理归档过程中，要做好网站的安全保护措施。通过杀毒软件、防火墙技术、网络安全检测、信息加密技术、用户身份权限认证等，保障数字化档案的安全管理和使用。

三、高校民生档案数字化管理的实现途径

（一）做好高校民生档案数字化管理的整体规划。实现高校民生档案数字化管理仅仅凭借几台现代化的办公设备和简单的登记扫描，很难达到数字化档案管理和使用的双重需求。“档案数字化是一个体制化、系统化的过程，需要建立基本的规划，有明确的阶段性目标和切实可行的方案。”首先，从学校层面来讲，要高度重视民生档案数字化管理的重要性，做好总体规划和布局，保障民生档案数字化管理的有效实施。学校领导要将民生档案数字化管理纳入到数字化校园建设的整体布局之中，要充分发挥民生档案数字化管理对学校发展和服务师生员工的重要作用，在宏观布局、管理规划、各部门之间的协调予以统筹与指导，在资源分配、资金支持、政策倾斜等方面予以保障。其次，提高档案馆领导和员工对民生档案数字化的认识，做好相关工作的布局与安排。高校民生档案数字化管理不是一朝一夕的事情，因此，档案馆领导要做好实施规划和工作计划，不仅要保证技术、资金和设备的支持，还要根据档案管理人员的专业背景、工作经验等合理安排各项工作。

（二）加强建设高校民生档案特色资源管理库。高校民生档案数字化管理的目标就是要提高档案管理的效率和水平。因此，在进行数字化管理过程中要根据高校民生档案的特性，建立专门针对高校师生员工工作性质和特需要求的民生档案数据库、全文数据库和多媒体数据库等。比如对教师教学科研基本信息数据库的建设，就可以满足人事部门在教师职称评定时，通过查询教师教学科研档案库，就可以知晓申请教师的基本条件，是否达到晋升的要求，避免了教师奔跑于各个进行登记、证明等繁琐的程序。对于高校民生档案数据库的建设，应该从两个方面着手：一是要深入调研，切实了解校内师生员工的切实需求，以满足师生员工档案使用需求，提高师生员工生活工作便利性为基础，建设行之有效的各类数据库；二是要根据实际，结合学校发展规划，有计划有步骤地建立为各个部门工作所需的特色资源库，如教学名师档案库，可将教学名师的教学录像、教学图片、教学大纲、教案等等信息纳入到资源库内，为学校对外宣传，申报更高一级的项目提供全面的档案信息资源，从而为学校节省了人力和物力资源。

（三）提升高校民生档案管理队伍工作水平。高校民生档案数字化管理需要不同载体的数字化转换，各类数据库的筹建、档案管理软件的开发与应用、多媒体系统的存储与利用、档案信息系统的综合管理等，在这一系列的过程中，对档案管理人员的综合素质要求很高，不仅要具备专业的档案学专业理论知识，还要熟悉和精通网络系统、应用软件的使用与开发。首先，要组织档案管理人员熟悉和明确各自负责领域的工作环节、工作要求以及工作所需的各种素质和能力，通过比照发现自身的缺点和不足。其次，档案馆领导要组织员工去民生档案数字化管理的先进单位进行观摩学习，了解先进的管理理念和科学有效地管理模式。在借鉴外在的成功经验的基础上，探索适合本单位的民生档案数字化管理机制，提升档案管理水平。最后，要通过多种渠道提升民生档案管理人员的综合素质和能力，优化档案管理队伍。档案馆领导要结合本单位员工的实际情况，按时按需选派员工外出学习和培训，提升档案管理队伍的综合素质，同时也要结合实际工作需要，引进高素质的工作人员，深入优化民生档案管理队伍。

数字化档案论文第6篇

（一）资金投入少。

国家财政拨款是不少地方城建档案管理资金的主要来源，不同的地方拨款金额不一样，但拨款不足是很多地方存在的普遍现象。城建档案的数字化管理必须要有计算机以及其它辅助设备，而资金的投入不足导致计算机辅助设备缺少，无法为城建档案数字化管理提供更多的帮助。

（二）数字化利用没有形成气候。

城建档案数字化管理中，政府相关部门是城建档案利用的主要服务对象，比如勘察单位、建设单位、施工单位、设计单位等等，但这些单位在城建档案数字化应用方面存在利用水平低的问题，很多习惯于利用纸质图文档案，在实际的城建工作中对数字化档案利用不够。应该改变这种现状，以过去的纸质图文利用服务方式为依据，加强数字化利用服务，让城建档案数字化利用环境更加成熟，这才是当务之急。

（三）数字化管理人才急缺。

城建档案数字化管理是一个比较复杂的过程，这个过程需要管理人员具有多专业、跨学科的知识与技能，要涉猎广泛。在计算机设备知识数字化管理中，高素质的档案业务人才、熟悉计算机信息技术的复合型人才将是管理中的关键。纵观现实，一些地区的城建档案管理者学历不高、专业知识技能缺失，极大地影响了城建档案数字化管理的发展。

二、城建档案数字化管理方法

城建档案数字化管理一定要有科学的目标和方法，必须从城建档案管理工作实际出发，并符合社会对城建档案数字化的需求。所以，城建档案数字化管理的方法要包括三个方面的内容，即规范的管理体系、完善的基础设施、高素质复合型人才。

（一）打造规范的管理体系。

在建设城建档案数字化管理过程中，一开始就应该重视信息化标准体系的建设，以三个方面的标准去规范管理，即管理、技术、业务，然后认真地落实这些标准，将具体的管理责任明确到每个管理岗位、每个责任人，让城建档案数字化管理更加科学、合理。也可以通过管理条例制定城建档案数字化管理措施，以技术保障细则、经费保障法规等促进城建档案数字化管理制度更加规范有效。

（二）加强基础设施建设。

城建数字档案馆必须通过空间数据集成设施、网络基础设施改造，打造空间数据库、形成应用服务系统，以便于为城市的发展和建设提供有力的支持。硬件环境、网络环境、系统软件是三个重要的基础设施建设内容。硬件基础设施涵盖了服务器、网络通讯设备、档案数字化处理设备；网络环境是指档案馆内部局域网，和政府网、互联网有链接的公众网，将内部和外部网站办公联系起来，加强城建档案馆和相关单位及主管部门的办公联系，运用数字化加工、数字资源管理、电子档案信息收集、信息处理、开发利用等技术，全面实现城建档案的数字化管理；软件系统则是按照城建工作实际，开发、建设数据库管理系统、操作系统、系统软件平台，以促进城建档案数字化管理服务工作顺利开展，并通过和数据库系统的联系，让数据录入、数据传输过程实现全程应用。城建档案馆数字化建设的前提是网络建设，而网络环境又包括了馆内局域网、政务网、公众网等基础设施，这些是城建档案数字化管理的后推力，我们必须要高度重视。

（三）培养专业的复合型人才队伍。

数字化档案论文第7篇

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。

首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者

二、档案数字化建设的内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考资料

1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《中国档案报》2000年第547期

数字化档案论文第8篇

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。

首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案数字化建设的内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考资料

1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《中国档案报》2000年第547期

数字化档案论文第9篇

高校数字化的档案信息从传输、存储到显示利用都要通过计算机来实现，计算机和网络是生成和利用数字档案信息的基础和前提，离开计算机软硬件和网络的传输，数字化的档案信息就不可能读取和显示，因此，数字化档案信息对计算机及网络有很强的依赖性。然而众所周知，计算机及网络具有一定的不安全性，因为计算机网络的某些隐患，有时会使档案信息遭到毁灭性的破坏，这就产生了档案信息的安全问题。如何确保数字化档案信息的保密性、完整性、真实性和可利用性，给高校档案数字化工作带来了极大的挑战，对高校在档案数字化进程中采取先进技术和有效措施，保障高校档案信息安全提出了较高的要求。

二、数字化进程中高校档案信息安全现状

档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。

1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。

目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。

2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。

目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。

3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。

高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。

4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。

在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、数字化进程中高校档案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。

法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。

2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。

档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。

3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。

数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。

数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。

5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。人员管理是高校数字化档案信息安全工作中最关键的部分，也是最难的部分。应对各个时期的安全风险，有效管理参与人员应建立在以下两个假设之上：一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负着保证信息安全的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。二是参与人员分工不同，每类人员参与档案信息安全的工作分工也不同。在保证档案信息安全工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者和利用者的权利、责任和义务。

四、结语