关键词 监督指导 发展 保障
中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.07.009
Reconsideration of University Archives Supervision Work
LI Fuqin
（Wuhan University Archive， Wuhan， Hubei 430072）
Abstract University Archives Information Resources in both the colleges and universities to carry out long-term work constantly to improve the results achieved， but also a strong guarantee for the development and innovation of colleges and universities. However， with the development of university education， university archives consequent huge number， variety， quality， and data is incomplete， varying the size of the phenomenon. These problems can not be addressed promptly and effectively， have a serious impact will the construction and development of University Archives. Therefore， strengthening the supervision of the work of the university archives， it is an important guarantee for the development of university archives.
Key words supervision; development; guarantee
1 正确认识监督与指导的关系
“监督”就是监察督促，要以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《普通高等学校档案管理办法》等有关法律法规为准绳，对本部门的档案行为是否符合法律和有关规定。检查内容包括档案机构的设置、人员配备、储存条件、保管措施、档案归档、管理办法、资源利用等档案工作。对没能按规定办的要严格督促执行，对违反法律法规和有关规定的要求，领导要根据情节轻重给予处理，直至追究法律责任。所以，监督具有强制性。“指导”就是根据有关法律法规规范和上级有关部门制定的工作目标、任务等档案业务工作进行指导。不具有强制性。其内容主要包括，档案工作中所出现问题：如具体业务、技术问题、技能问题、传播方式，文件归档程序、档案管理规范化、档案化、标准化、档案管理科学化工作等，传授大家怎样做。监督和指导工作虽然是两种不同的工作，但它们是互相作用互相联系的，是围绕一个目标和任务而开展工作的，是互不分割的基本职能和互联关系。
2 加强档案监督指导工作的重要性
（1）是新形势下为中心工作服务的新要求。档案监督指导工作作为新时期、新形势下加强档案建设的一项重大举措。档案监督指导工作要本着宣传档案法律法规，全面提高高校档案工作的整体水平，为学校中心工作服务为大局。充分发挥档案行政管理部门的监督指导职能作用，认真对各类档案机构、部门的工作进行全面系统科学的检查和评估，对档案工作的现状和未来的发展作指导，这对档案建设和发展其意义深远。在新时期新形势下，如何搞好档案指导工作，强化档案的行政职责，提高档案监督指导水平，是各级档案机构、档案部门，搞好档案建设的重要任务。
（2）是贯彻《档案法》的具体体现。监督指导工作要本着宣传法律法规，提升全社会的档案法律意识。《档案法》赋予县级以上档案行政管理部门“组织档案行政执法检查，查处档案违法行为”的职责和使命。贯彻落实档案法的监督指导以及依据给予的权限，采取多种形式，开展监督检查工作。针对档案馆（室）的基础设施建设，馆藏档案资源建设，档案服务利用情况，档案妥善保护及安全等方面进行督查，要以档案管理部门行为为主体执法监督的这一主要形式对内部制度建设，法律法规的规范条例，形成有效的制约机制。要有计划、有目的地开展互相督查，联合调查，专题调研和重点抽查等方式实行执法监督检查。以档案管理部门行为为客体的执法监督检查，则通过自觉接受政府、人大、司法及社会各界指导检查来落实，认真贯彻履行监督职责，使档案管理走上法治化、规范化、常规化的轨道。
（3）是促进档案事业发展的根本保障。高校档案馆及管理部门都要认真行使监督职能，根据情况成立档案行政监督指导工作小组，必须做到五个方面的步骤：一听、二看、三评、四反馈、五整改。其内容包括：档案事业的经费情况、馆舍建设经费落实情况、专业队伍建设情况、人才培养情况、档案保管条件情况、设施设备现状、重大建设项目和重大活动情况等。全面掌握情况，规范考核内容，及时发现问题，提出整改意见，跟踪调研落实。只有这样，才能有效地推动各级档案机构和部门，按照《档案法》去执行。使档案工作规范化、常态化得到根本保障。
3 监督指导工作中存在的问题
目前由于多种原因，高校档案监督指导工作仍然存在一定的问题，其主要表现如下：
（1）档案实施细则不配套。从目前的执法情况来看，在档案中监督指导工作中出现的许多法律法规问题却缺乏相应配套的法规细则，在实际操作中无法执行，没有法律依据。如：《档案法》第十条：“对国家规定的应当立卷归档的材料必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理。任何人不得据为己有”。“档案法实施办法第二十七条”从内容上看虽然也规定了罚则，但是在实际工作中，有些人为了个人利益和便利，就不按照规定的移交时间或内容来移交，更有甚者拒绝移交应归档的文件材料。这给档案监督指导工作带来一定的难度，导致档案文件资料收集不能保证齐全完整。
（2）监督管理力量不够强。一是宣传力度不够，各级档案管理部门没有充分利用和发挥好监督宣传这个舆论阵地。在普及宣传档案法律法规的知识上没有履行好自己的职责，无下工夫，力度不够，档案法律意识淡薄。二是执法手段比较弱。在执行档案法律法规的贯彻落实中，许多实际工作中的情况需要由其他部门来行使执法权。所以这就制约了执法监督指导工作的有效开展。三是档案监督指导思想认识不一致，对于自己的职责和义务认识不足，在执法过程中碰到问题就不能正确地面对，怕麻烦，怕困难。四是执法监督队伍不完备。在档案局、馆一般是一套班子两块牌子，由于人员少，导致执法监督机构不健全，执法人员的整体素质不高，在执法主体显得无能为力，这样就会影响档案执法监督不能顺利开展。
（3）监督指导工作的不全面。在档案监督指导的实际工作中，存在着意见不统一，认识上有差异，其主要是反映在档案馆藏建设上，重藏轻用，重量轻质的观点，由于有这样一种思想的存在，档案监督指导工作显得不那么重要了;另一方面是在档案监督指导过程中存在着只求稳，不求新，不求齐，怕出问题怕出麻烦的想法。这样使许多档案人员在工作中不认真负责，盲目将各种不要求归档的文件和材料列入到归档范围，这样就增加了工作量，导致监督指导工作受到一定的影响。
（4）监督指导工作的不统一，高校档案监督指导工作是整个档案建设和发展的一个重要环节。高校档案馆每年都会有计划地、有步骤地对各个院系部门负责档案监督指导工作的兼职档案人员进行学习和学和辅导;另外，在整体档案指导工作中，也要要求档案指导人员对每个兼职档案员进行一对一指导，对每个系统部门又要开展学习和辅导，这就造成档案监督指导工作的重复性。耗了大量的人力、物力、财力，还没有明显的效果，使监督指导工作的效率不高。
（5）监督指导队伍的不专业。高校各学院在条件允许的情况下，都会要求配备非专业的学生帮助处理办公事务，这些非专业的学生也要负责处理档案工作。他们都不是档案专业的学生，所以对档案知识和档案工作的程序和掌握程度不高。这样，使他们只能完成一定的工作量和任务，碰到问题不能从专业的角度进行分析和解决，同时也缺乏一般的档案知识，所以，导致在档案监督指导人员要花更多的时间和精力来完成指导工作任务。
（6）档案人员的不专职。在高校档案整理工作中，大多数部门不能做到专人专职，这些兼职人员没有认真长期做好档案工作的思想，所以在档案管理，档案建设，档案发展不能提出很好的、具有可行性的建设性的意见。有时在工作中，由于兼职专心不够，特别是在档案移交时间不是很充足，时间很紧，档案的纳入，档案的分类，显得很粗糙。
4 档案监督指导工作新探索
（1）加强法治宣传，做好监督指导。高校档案管理部门要充分发挥人民群众舆论监督作用，通过各种渠道和途径、各种形式有效地开展档案法制宣传教育活动。充分利用好电台、电视台、广播、报纸等舆论阵地，要有计划、有组织、定期地开展档案法制教育展览和知识竞赛活动，使广大人民群众了解《档案法》，增强法制意识。特别是高校领导干部首先要带头学法、守法、用法，要有档案法律法规意识，促进全社会重视和支持档案工作。
（2）加强档案执法主体建设。一是要强调执法主体，明确规定行使处罚权，才能为开展档案执法监督检查创造条件。加强执法主体建设是各级档案行政管理部门的职责，努力争取政府的支持和关心，解决执法人员的行政编制。二是建立档案执法监督网络系统。在档案行政管理部门根据工作需要，应当设立负责执法监督机构。在重点部门和单位要聘用专职人员，组织一个强有力的执法监督网络体系。三是优化执法队伍，提高执法人员的整体素质。要按《档案法》以及有关规定促进档案事业的发展，要注重培养优秀的现代型的档案执法人才，培养一支政治素质强、工作作风硬、业务能力精的执法队伍，使执法监督检查工作得到有效保障。
（3）做好档案监督指导工作要有专业专职。专业是做好档案监督指导工作的前提条件和基础。第一，专业。档案专业是一门学问，是一门学科。没有专业知识就不懂得档案工作的流程和方式，就不能很好地把握监督指导的标准和方法。第二，专职。有了专职人员，他能把所有的精力（学习精力、工作精力）投入到现实档案工作中去。由于对档案监督工作的规定，方式，程序和规范都比较熟悉，这有利于工作效率和质量的保障。第三，专业专职。在搞好档案管理，档案的建设和发展中，能提出积极的建设性的意见，在工作中，能分清层次，重点突出，科学合理地安排工作，提高工作效率。特别是对于复杂的类型各异的档案，专职专员显得特别重要。例如：在教学和实践调研中，所形成的科研成果，而且是专业性比较强的科研成果，它与普通的文书档案有很大的不同。这就需要专业专职人员准确地把握这些成果的类别，能合理地分类建档，完成这一工作。
（4）建立多样性人才培育机制，做好人才储备。人才是关键，人才是事业发展的动力。高校档案馆是以服务高校建设和发展的中心工作为理念。高校事业的发展也离不开档案馆资源信息服务。特别在当今社会显得尤其重要。高校档案馆要在人才队伍建设培育机制上做好文章，要做出培育计划。第一：校内培训。对于那些专业知识扎实的，认真负责的，积极大胆工作的，有培育前途的年轻人，按照不同层次的要求，有计划有组织地进行培训。第二：校内校外培训。根据高校档案馆的发展需要，要把那些积极肯干的，有能（下转第27页）（上接第19页）力的好苗子作为重点培育对象，到国外或校外进行学习。在培训和学习过程中，随时掌握他们的学习情况和思想动态。为他们的学习尽可能地提供方便，使他们能安心学习。第三：建议在校档案馆专业大学和研究生当中，挑选一定比例的人才作为储备。档案专业的大学生和研究生在档案馆学习过程中，可以注重发现人才，跟踪考察，重点培育，把那些有能力刻苦学习，积极肯干，综合素质好的学生作为储备人才。这有利于档案专业健康有序的发展。
（5）加强交流，促进联系。加强档案人员之间的联系。促进密切交流，是搞好档案工作的一个重要环节。高校档案工作人员不但要与本馆人员相互交流，而且还要与本院系部分的兼职档案人员进行交流和沟通。一般来说，档案馆的工作流程把那些整理好的、分类好的、鉴定好的档案在高校档案信息网站上公布。但是，各院系兼职的档案人员在实际工作中，往往不会注意到或者去查看所公布网站上的信息，一旦出现，特别是一些比较重要的信息，例如一些标准规范要注意什么问题，怎样处理和解决些问题或办法等等，一旦没有及时查看，就会耽误时间。因此，要求档案监督指导工作人员，要以饱满的热情，积极主动的态度与兼职人员进行联系，做到交心谈心，沟通思想，传递信息，交流经验，及时处理好工作中所出现的问题，正确理解和认识档案监督指导的重要性，树立大档案意识的观念。
高校档案监督指导工作是档案事业健康和发展的一项重要环节，是搞好档案管理提高档案整体质量的重要抓手。因此，我们必须认真学习，宣传贯彻《档案法》，正确认识档案监督指导工作在高校建设和服务中心工作的重要性，只有这样，才能充分发挥档案监督指导工作在高校档案建设中的作用，为开创新局面创造有利条件。
参考文献
[1] 闵素芬.探索高校档案馆一种新职能――指导档案专业学生实习[J].北京档案，1996（3）.
[2] 董君，郭炳和.高校档案业务指导工作当前存在的问题与对策[J].兰台内外，1996（4）.
[3] 金银海，田仁福.目前高校档案业务指导工作存在的问题及相应对策[N].延边大学学报（社会科学版），2000（4）.
[4] 李慧云，孙波.谈如何做好高校档案鉴定工作[J].长春理工大学学报（社会科学版），2007.20（3）.
[5] 赵宪珍，赵明.怎样做好高校档案业务指导工作[J].兰台世界，2008（17）.
[6] 胡晓彤，高鸿雁.对高校档案业务指导工作的几点认识[J].中国校外教育，2010（24）.
本文首先阐述了法定的档案行政管理职能，并从依法行政、分级管理以及增加机构、加强内部监督三个方面，对如何才能做好档案行政管理工作进行了分析。
关键词：
依法行政；行政管理；执法
计划经济时期，档案实行行政式管理主要凭借指令性的业务指导来完成，档案要想发挥行政管理职能则必须依据行政命令才能实行。所以在计划经济时期，指令性的业务指导有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期，人们虽然也将其理解为业务指导，但都意识到这种类型的业务指导带有明显的强制性，因此，在一定意义上可以说，也可以将其认为是法和命令，要求下级部门一定要无条件执行，依靠行政性命令档案工作才能有效进行，带有一定的强制色彩。这种情况并不只是存在于档案行政管理部门当中，在计划经济时期全部行政机关都带有这样的特点。我国实行改革开放已经30多年了，当前已经发展为社会主义市场经济时期，政府式的行政管理已与当前发展的时代不相适应。因此，依法行政得到了人们的认可。在这种变化当中，首当其冲的是档案部门。随着依法行政的逐步实行，国家推出了《档案法》，进一步明确定位了档案行政管理部门的主要任务。当前人们也高度重视依法行政的实施，重新认识到档案行政管理职能，计划经济时期的指令性业务指导已与当前时展不相适应，因此务必实行依法行政。而行政档案行政管理职能的部门，也不再属于一个固定的部门，同时承担着业务指导与法规的制订工作。但由于受到传统意识的影响，人们的日常行动还没有体现这种认识，特别是在当前的基层，指令性的业务指导依然占有较为重要的成分。
一、法定的档案行政管理职能简释
依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，主要是提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。
二、如何才能做好档案行政管理工作
（一）档案行政管理必须依法行政。在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，需要提出的是其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些涉及到档案事务法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。
（二）档案行政管理必须遵循分级管理的原则。依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。在当前的档案行政管理部门当中，都设置有业务指导与法规科，要求业务指导部门不适宜再沿用当前名称，可以改为档案管理指导处与档案指导处，主要工作就是在档案管理工作中进行指导、奖励、培训、宣传、教育等，不再带有强制性特点。法规处的主要职责是检查档案行政管理工作、处罚工作、执法监督等，制订档案业务标准、规范、政策等文件，还具有一定的强制性特点。
（三）增加机构，加强内部监督。要想实现依法行政的目的，首先要做好内部监督工作。在一定条件下，可以设置档案执法处，也可以称为“档案执法队”，主要负责强制性工作，其中，可以自行处理一些违法案件。法规处的主要职责就是档案行政监督、审核执法队处理一些案件的情况、制订业务标准等，负责监督同级档案馆的工作、监督下一级档案部门的工作、进行行政监督等。档案管理指导处的主要任务就是执行一些非强制性指导命令。
参考文献：
[1]杨凯.浅议转变档案行政管理职能的动因[J].档案管理.2013(01).
[2]陈宏霞.也谈档案行政管理的特征[J].档案管理.2012(01).
档案室管理人员岗位职责
1.认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，积极宣传档案法，强化学校全员档案意识，有效地保护和利用档案。
2.参与制定学校档案管理制度。
3.积极主动向学校领导和有关人员提供信息，为领导决策提供依据。
4.根据上级教育行政部门制定的归档内容范围，将学校活动中直接形成的材料和载体分门别类进行收集、整理、装订、归档，保证材料的完整性和准确性。
5.对所收集的材料做到分类科学，装订规范，立卷准确,编目详细，上架及时，无零散材料积存。
6.指导并监督本校各处室、部门归档材料的收集、整理、装订、上交等工作。
7.重视稗案的编研和开发利用，对巳形成的档案材料进行分析,对重要文件和学校大型活动、教学中的基础数据进行汇编和专题介绍，有效地为教育一线服务。
8.积极收集与本校业务有关，能弥补拘案不足的资料，重要文件及材料实行双套制。
9.严格规范档案借阅制度，应用现代化技术设备，借助检索工具，迅速提供所需的档案，提高档案的科学管理水平和服务水平。
10.档案保管期满，根据档案管理有关规定做好向市区神案馆移交档案的工作或在档案部门及主管部门的监督下进行档案销毁。
11.遵守档案保密守则。
12.完成分管领导和校长布置的其他工作。
生产管理人员岗位职责
1.组织制订并执行公司生产战略计划，组织、管理、控制和监督生产系统，以实现公司生产目标。
2.参与制订公司发展战略与年度经营计划。
3.组织制订并实施生产战略规划。
4.主持制订、调整年度生产计划及总预算。
5.按工作程序做好与技术、营销、财务部门的横向联系。
6.领导建立和完善质量管理制度，组织实施并监督、检査生产质量体系的运行。
7.随时掌握生产过程中的质量状态，协调各部门之间的沟通与合作，及时解决生产中出现的问题。
8.组织新技术、新工艺、新设备的应用推广。
9.组织落实、监督调控生产过程中各项工艺、质量、设备、成本、产量指标等。
10.领导、管理工厂维护部门对工厂基础设备维护，保证生产现场能够正常生产，设备处于良好状态。
11.指导、监督、检查所属下级的各项工作，掌捉工作情况和有关数据。
12.综合平衡年度生产任务，制订下达月度生产计划，做到均衡生产。
培训管理人员岗位职责
1.制定部门年度、月度培训计划，并组织实施培训。
2.对培训进行合理的成本核算并对其效果进行绩效评估。
3.建立完善的培训档案。
【关键词】依法行政；行政管理；执法；业务指导
一、档案行政管理职能沿革
在计划经济时期，档案行政管理应用的主要手段就是指令性的业务指导，档案行政管理职能主要依靠行政命令得到落实。因此必须认识到在计划经济时期，指令性的业务指导模式有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期，虽然人们也将其叫做业务指导，但这种指导具有一定的强制特点，所以，在一定意义上可以这样说，它就是法，就是命令，下级部门一定要遵从与执行，开展档案工作与业务建设就是在行政命令的状态下实行的，属于强制执行。这一现象并不只是表现在档案行政管理部门当中，而是计划经济时期所有行政机关都有的行政特点。当前社会主义市场经济发展阶段，不再适用政府行政管理的方式。要求淘汰指令性的管理做法，而实行依法行政。在这种变化当中，档案部门处于改革的前沿。随着指令性管理逐步转变为依法行政，及时出台了《档案法》，在法律上明确了档案行政管理部门转变管理职能的重要性与准确定位。随着当前推行依法行政，档案行政管理职能在模式上实现了转变，不再依赖计划经济时期的指令性业务指导而转变为社会主义市场经济时期的依法行政为主。行使档案行政管理职能的部门，也不再规定为一个单独的部门，而成为业务指导与法规两个部门。但在传统思想与习惯的作用下，这种转变还没有完全落实到行动当中，特别是在当前的基层，依然实行着指令性的业务指导这种管理做法。
二、法定的档案行政管理职能简释
依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，认为提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体，而没有认识到行政管理的主要职能是什么。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。
三、如何才能做好档案行政管理工作
（一）档案行政管理必须依法行政。
在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，但需要提出的是，其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。
（二）档案行政管理必须遵循分级管理的原则。
依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。当前，很多档案行政管理部门都设置了业务指导与法规科，业务指导部门不适宜再沿用当前名称，而可以称其为“档案管理指导处与档案指导处”，主要负责档案行政指导、行政奖励、培训、宣传教育等工作，不拥有强制性行政职能。法规处（科、股）履行档案行政监督检查、行政处罚、行政执法监督等职责，负责制定档案业务标准、规范、政策等，主要行使强制性的行政职能。
（三）增加机构，加强内部监督。
加强内部监督是保障依法行政，切实履行法定职责的必要环节。在条件允许的情况下，应增设档案执法处（科、股），或者统称“档案执法队”，专门履行强制性的行政职能，其中，对查处违法案件没有决定处置权。法规处（科、股）则主要履行档案行政监督、审批档案执法队查处的档案违法案件、制定业务标准等职责，履行对同级档案馆和下级档案部门的行政监督检查、查处档案违法案件和行政监督等职责。“档案管理指导处（科、股）”履行档案行政指导等非强制性的行政职能。
【参考文献】
[1]杨凯.浅议转变档案行政管理职能的动因[J].档案管理.2013(01).
一、档案行政管理职能沿革
在计划经济时期，档案行政管理应用的主要手段就是指令性的业务指导，档案行政管理职能主要依靠行政命令得到落实。因此必须认识到在计划经济时期，指令性的业务指导模式有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期，虽然人们也将其叫做业务指导，但这种指导具有一定的强制特点，所以，在一定意义上可以这样说，它就是法，就是命令，下级部门一定要遵从与执行，开展档案工作与业务建设就是在行政命令的状态下实行的，属于强制执行。这一现象并不只是表现在档案行政管理部门当中，而是计划经济时期所有行政机关都有的行政特点。
当前社会主义市场经济发展阶段，不再适用政府行政管理的方式。要求淘汰指令性的管理做法，而实行依法行政。在这种变化当中，档案部门处于改革的前沿。随着指令性管理逐步转变为依法行政，及时出台了《档案法》，在法律上明确了档案行政管理部门转变管理职能的重要性与准确定位。随着当前推行依法行政，档案行政管理职能在模式上实现了转变，不再依赖计划经济时期的指令性业务指导而转变为社会主义市场经济时期的依法行政为主。行使档案行政管理职能的部门，也不再规定为一个单独的部门，而成为业务指导与法规两个部门。但在传统思想与习惯的作用下，这种转变还没有完全落实到行动当中，特别是在当前的基层，依然实行着指令性的业务指导这种管理做法。
二、 法定的档案行政管理职能简释
依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，认为提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体，而没有认识到行政管理的主要职能是什么。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。
三、如何才能做好档案行政管理工作
(一)档案行政管理必须依法行政。在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，但需要提出的是，其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。
(二)档案行政管理必须遵循分级管理的原则。依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。
当前，很多档案行政管理部门都设置了业务指导与法规科，业务指导部门不适宜再沿用当前名称，而可以称其为“档案管理指导处与档案指导处”，主要负责档案行政指导、行政奖励、培训、宣传教育等工作，不拥有强制性行政职能。法规处(科、股)履行档案行政监督检查、行政处罚、行政执法监督等职责，负责制定档案业务标准、规范、政策等，主要行使强制性的行政职能。
(三)增加机构，加强内部监督。加强内部监督是保障依法行政，切实履行法定职责的必要环节。在条件允许的情况下，应增设档案执法处(科、股)，或者统称“档案执法队”，专门履行强制性的行政职能，其中，对查处违法案件没有决定处置权。法规处(科、股)则主要履行档案行政监督、审批档案执法队查处的档案违法案件、制定业务标准等职责，履行对同级档案馆和下级档案部门的行政监督检查、查处档案违法案件和行政监督等职责。“档案管理指导处(科、股)”履行档案行政指导等非强制性的行政职能。
【关键词】依法行政；行政管理；执法；业务指导
一、档案行政管理职能沿革
在计划经济时期，档案行政管理应用的主要手段就是指令性的业务指导，档案行政管理职能主要依靠行政命令得到落实。因此必须认识到在计划经济时期，指令性的业务指导模式有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期，虽然人们也将其叫做业务指导，但这种指导具有一定的强制特点，所以，在一定意义上可以这样说，它就是法，就是命令，下级部门一定要遵从与执行，开展档案工作与业务建设就是在行政命令的状态下实行的，属于强制执行。这一现象并不只是表现在档案行政管理部门当中，而是计划经济时期所有行政机关都有的行政特点。
当前社会主义市场经济发展阶段，不再适用政府行政管理的方式。要求淘汰指令性的管理做法，而实行依法行政。在这种变化当中，档案部门处于改革的前沿。随着指令性管理逐步转变为依法行政，及时出台了《档案法》，在法律上明确了档案行政管理部门转变管理职能的重要性与准确定位。随着当前推行依法行政，档案行政管理职能在模式上实现了转变，不再依赖计划经济时期的指令性业务指导而转变为社会主义市场经济时期的依法行政为主。行使档案行政管理职能的部门，也不再规定为一个单独的部门，而成为业务指导与法规两个部门。但在传统思想与习惯的作用下，这种转变还没有完全落实到行动当中，特别是在当前的基层，依然实行着指令性的业务指导这种管理做法。
二、 法定的档案行政管理职能简释
依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，认为提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体，而没有认识到行政管理的主要职能是什么。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。
三、如何才能做好档案行政管理工作
（一）档案行政管理必须依法行政。在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，但需要提出的是，其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。
（二）档案行政管理必须遵循分级管理的原则。依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。
当前，很多档案行政管理部门都设置了业务指导与法规科，业务指导部门不适宜再沿用当前名称，而可以称其为“档案管理指导处与档案指导处”，主要负责档案行政指导、行政奖励、培训、宣传教育等工作，不拥有强制性行政职能。法规处（科、股）履行档案行政监督检查、行政处罚、行政执法监督等职责，负责制定档案业务标准、规范、政策等，主要行使强制性的行政职能。
（三）增加机构，加强内部监督。加强内部监督是保障依法行政，切实履行法定职责的必要环节。在条件允许的情况下，应增设档案执法处（科、股），或者统称“档案执法队”，专门履行强制性的行政职能，其中，对查处违法案件没有决定处置权。法规处（科、股）则主要履行档案行政监督、审批档案执法队查处的档案违法案件、制定业务标准等职责，履行对同级档案馆和下级档案部门的行政监督检查、查处档案违法案件和行政监督等职责。“档案管理指导处（科、股）”履行档案行政指导等非强制性的行政职能。
【参考文献】
关键词：高校;档案监督指导;精细化管理
一、引言
精细化管理是一种科学的管理理念，最早可追溯到“科学管理之父”泰勒的科学管理理论，真正实践于20世纪50年代日本的企业管理中，其最大优势是可以极大提高企业具体管理目标实现的精准性，缩短解决问题的程序。精细化管理实质是一个不断改进和完善的过程，在项目实施过程中能精确规划、精确决策、精准控制和精细考评[1][2]。高校档案监督指导工作的主体即高校档案部门，抱怨监督指导工作阻力大、成效低、归档问题重复出现等；客体即高校内部各归档单位，对档案工作总是“说起来重要、忙起来不要”，要么嫌多事，要么嫌监督指导不到位。这些问题和矛盾产生的主要原因在于高校监督指导工作欠“管理”，尤其是欠细化、流程化、标准化、系统化等精细化的管理。
二、高校档案监督指导工作精细化管理的现状
为了了解高校档案监督指导工作的实际效果和内部管理现状，笔者以广东省高校为样本，专门做了抽样问卷调查以做参考。广东省教育厅网站公布出来的广东省高校包括本科、专科、高职、独立学院、职工高校、电大等，共计168所[3]，笔者以调查研究为基础，并结合工作交流中的信息积累，分析高校档案监督指导工作借鉴精细化管理理念的现状如下：
（一）高校档案部门推进监督指导工作有明确的法律法规保障。新修订的《中华人民共和国档案法》第九条规定企事业单位要“对所属单位的档案工作实行监督和指导”；高校参照执行的国家档案局令第13号《机关档案管理规定》的第十条规定，机关档案工作的基本任务之一就是要“对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导”；教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第八条指出高校档案部门有对档案工作人员开展业务培训的职责，第十四条还规定“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作”。这些都为高校档案部门开展监督指导工作提供了明确的法律法规保障。
（二）现代科学交叉融合发展为档案工作的创新提供了机遇。人类为了提高研究和解决问题的能力，现代科学及相应的实践活动日益趋于交叉融合。档案学的学科包容性强，呈现了历史学、管理学、法学、社会学、传播学和信息技术等多视角的研究[4]，为档案工作中出现的新问题和新挑战提供了多角度的分析和指导。这些都为高校档案监督指导工作的变革和创新提供了机遇，借鉴精细化管理理念成为可能。
（三）精细化管理具有内在的优势。精细化管理是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，追求更高效率、更多效益和更强竞争力，具有把组织引向成功的功能和可能[5]。这种工具作用蕴含的方式和理念适用于实际工作中的方方面面。
（四）高校内部各归档单位对档案监督指导工作有着持续的高需求。有人类实践活动的地方就会有档案和档案工作。高校内部各归档单位的监督指导需求有显性和隐性之分，并且具有持续性和潜在性，随着社会的发展，新技术的不断产生和应用，高质量、高层次的监督指导需求日趋增多。
（五）高校档案监督指导工作缺乏精细化的内部管理。一是缺乏精细化的岗位责任制。高校档案监督指导工作缺乏细化的岗位要求、职务分析和责任规定，容易导致岗位设置中只有工作内容，而没有工作责任，很难做到量才分责和量才授职，降低了档案监督指导工作的实施效果。二是缺乏合理、准确、细致、灵活的管理制度、工作流程和工作标准。难以精确评价什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，档案监督指导过程管理缺依据、效果管理缺准绳。三是缺乏科学完善的约束激励机制。高校档案部门内部缺少对监督指导工作人员更细致的考评、总结和奖惩，易导致工作任务的落实流于形式化，只有工作内容的描述，没有工作效果的分析、考量和评价，形成了没有改变和创新激情的工作“舒适区”。
三、高校档案监督指导工作精细化管理策略
（一）转变思维模式，培育“精细文化”。高校档案部门内部从上到下要求每个人从细微处着眼，每个岗位、每份工作都应求精求细，把细节意识、规则意识、系统意识和服务意识变为全员的自觉意识。通过培训、宣导等方式，建立精细化管理的思想基础[6]。
（二）建立精细化管理支撑体系。1.梳理并完善规章制度。规范、细化、可行性强的规章制度是高校档案部门开展监督指导工作的基础保障，依法监督、依归指导的背后实际上体现了对科学和法治的遵从。2.制定精细化的工作流程。高校档案部门针对监督指导工作的常规工作事项、重点跟进事项、专项工作等不同类型的工作任务和目标，宏观和微观、固定和机动相结合，制定相应工作流程，并且随着工作的开展不断总结优化。如事前沟通调研、细化工作内容，事中严谨细致、不走过场，事后及时收集反馈、登记总结、定期回访等是开展工作的宏观流程，针对某项工作需要可以制定更细化的工作流程。通过优化的工作流程实现高校档案监督指导工作全程管控和高效能运作。3.完善岗位职责体系。高校档案部门应改变粗放、固化的档案监督指导职责体系。责任是各项规章制度和工作任务得以落实的最有效的内在驱动力，权责清晰、责任明确，督查和追责措施到位，才有可能精准完成各项工作。首先总结日常工作、重点工作、临时工作等事项，以此为依据，细化岗位和责任。其次，在工作团队中进行充分的调研和沟通，了解每个人对自我及其岗位的认知，根据实际情况对岗位执行规范和其他事项做进一步的确认。最后明确不同岗位、不同角色的工作职责，并细化岗位职责履行情况的督查、追责、奖惩事项。4.搭建精细公平的考评激励机制。在有规章制度保障以及岗位职责和工作流程相互制约的情况下，采取考核、奖惩等手段，有利于培育和推进高校档案监督指导的精细化管理。首先，基于每个人的工作特点和工作能力，本着有利于实现工作目标和调动人员积极性的原则，对每项工作有落实、有考评、有奖惩。其次，注重考评结果的合理应用。将考评结果与人员的奖惩、任用、升级等挂钩，真正达到以考评促管理、以考评促落实，充分调动每个人的积极性。
（三）创新高校档案监督指导工作的方法和措施。一是宏观管理与重点指导相结合。具体问题具体对待的同时，帮助各归档单位理顺问题，形成可操作性强的长效机制；二是点与面相结合。在开展常规的全校范围普及性的培训和指导的同时，树立典型，推广先进经验和具体做法，以点带面，逐步推开；三是传统方法与新技术相结合。在面对面、手把手式方法的基础上，利用新技术，如制作微信小视频推送、专题视频教学、搭建档案监督指导数据管理系统等，使监督指导工作更便捷易懂；四是独立开展与联合协同相结合。结合其他职能部门的业务，联合校内其他部门开展档案监督指导工作，可以减小工作难度和阻力，缓解高校档案部门人员、技术、设备等不足的问题。
（四）改善人员结构体系。一要健全高校档案监督指导工作人才建设政策机制，制订人才培养计划和引进计划，出台培养、评价、管理、激励等一系列配套政策。二要基于精细化管理重点引进和培育高校档案监督指导工作的规划者、引领者和管理者，营造崇尚科学和法治，上下一心追求精细的工作氛围。三要储备经验丰富、专业化、有敏锐精细化管理思路的管理体系搭建者。提升高校档案监督指导工作精细化管理水平所必需的规章制度、工作流程、岗位职责、考评激励方案等一系列的支撑体系必须由专业人员经过细致的调研、分析、协作才能出台，并且在实施过程中要不断总结、调整、优化。四要培养实施精细化管理的一线工作人员。繁杂的、实操性高、技术性强的具体档案监督指导业务离不开对精细化管理理念接受度高、档案专业好、执行力强的综合型的工作队伍。
（五）加强互动，建立长效沟通机制。针对高校内部各单位工作内容多样、兼职档案员岗位变化快的问题，高校档案部门可以采取一对一、一对多、分片包干等方式面向各归档单位，建立兼职档案员登记更新制度。通过建立工作交流群、及时通报档案工作动态、发送业务操作指南、发布校外培训通知、意见收集等方式建立不间断的日常互动，以确保归档渠道的畅通。
（六）建立信息反馈机制。高校档案部门通过日常的沟通联络、固定的登记回访、重点的调研分析等措施，一方面收集监督指导对象的需求、意见和建议，另一方面要及时听取部门内部每个成员的心声、工作心得及意见。通过分析反馈信息，及时调整、优化管理措施，实现良性循环，从而逐步形成高校档案监督指导工作的精细化管理模式。
（七）坚持专业性要求，不照搬其他模式。引入精细化管理的理念，最基本的要求是精准有效地对接到精细化管理的核心要求，即精、准、细、实，并坚持长期推动、持续改进，以实现高校档案监督指导工作效果最大化、管理精确高效、内部运行清晰规范。结合高校档案监督指导工作的专业性特点，在实践过程中，要避免下面两种偏差：一是过于追求量化，导致难以操作和持续；二是过于依赖流程、规范和技术，导致理论和实际脱节，并忽视了人的主观能动性作用。
1 镇区档案馆预算管理控制存在的问题
1.1 镇区档案馆财政预算编制不规范
由于当前我国财政的整体环境正处于改革的重要时期，因而对于众多资金的规划不是非常合理。对于部门预算之类的工作进度，已经不能满足当前我国经济快速发展的需求。
（1）预算编制不够细化
预算编制不够细化。在我国大多数部门中没有专门的预算机构，因而在部门进行预算管理的时候不能够准确公正的反映部门的准确信息。在档案馆中，针对预算进行管理的机构由相关的财政部门来代替。并且，在进行预算处理的时候还是采取以往的旧增长模式，不能够为部门制定准确、有效的预算标准。另外，对于部门经费的计算问题，由于没有考虑实际的工作要求以及部门的未来布局，而仅仅是根据以往的经费数据来进行审批。因此，在上级财政部门审定的预算指标不能符合部门的现实需求，由此导致部门的部分活动不能够顺利的开展，造成部门周转不力，甚至阻碍整个事业单位的发展。
（2）预算支出结构不合理
对于镇区档案馆中来说，其支出的预算不能够全面的反映档案馆的实际需求，因而常常造成不对称的供给。由于档案馆在某些方面的包揽超过了预算规定的水平，造成其职能越权的现象。另外恰恰相反，档案馆在某些方面的表现却显得不足，不能够保证完成这部分职能工作。这些现象的发生都是由预算支出结构不合理导致的，因而需要对预算支出的结构进行调整。
（3）追加预算方面存在问题
追加预算方面存在不少问题。由于预算只能够在一定的比例内反映部门的发展状况，因而在某些突发情况下增加的预算则会导致部门的经费紧张。在这种情况下就需要追加部门的预算。但是，在镇区档案局中，缺乏追加预算的体制，使得追加预算不能够得到有效解决。除此之外，有些地方还存在胡乱行使追加费用的权利，造成预算规划失去了权威性；有些部门对地方需要追加的预算，不及时或随意的处理，导致部分预算费用不能及时到达地方部门，造成不可预料的后果。
1.2 镇区档案馆预算批复不及时
预算批复方面，在镇区档案馆的预算管理流程中，也经常出现此类问题。原因在于上下级领导与员工的工作量大，导致预算资金迟迟不到位。这种情况也反映出，有些不能不能够充分重视预算管理的功能作用。缺乏“未雨绸缪”的意识，传统观念转较强，还没有形成用预算管理来处理相关的财务活动的观念。
1.3 镇区档案馆预算监督机制不健全
首先，镇区档案馆缺乏内部监管机制。对于整个预算过程没有全面的进行监管，往往只停留在某些固定的预算阶段。并且检查预算的广度和深度也不能够满足规定的要求，缺乏系统的、动态的检查机制，使得监管效果大大的下降。
其次，档案馆缺乏外部监督机制。由于事业部门的性质，其应该接受广大人民大众的监督，将其整个预算制定、执行的过程披露出来，以便群众能够发现并纠正部门出现的偏差。但是，档案馆却没有这方面的规定，相关信息的披露工作也没有完成。并且，即使外部监督机制查找出其存在的经济问题，由于没有相关的申诉途径，也就不能够很好的达到监督的效果。
从当前我国事业部门总体来看，仍然缺乏与预算相匹配的监督管理，还停留在以往的初级监督阶段。并且在监督管理中，缺乏强制性的监督部门，使得监督功能往往停留在表面形式。除此之外，预算支出没有同监督考核相挂钩，也就不能够形成高效的监管机制，增加了监管的难度。
2 镇区档案馆预算管理优化方案
2.1 建立科学的预算目标
要想建立一套科学有效的预算管理方案，首先就需要充分重视预算在财务管理中的作用。结合实际的 情况和上级财政机关下达的预算指标，以此来确定当前所能够达到的预算目标。并且，为了能够保证预算得到确切的执行，不仅需要档案馆相关工作人员的努力，同时也需要其他部门主体的密切配合。并将预算计划中确定的指标下发到具体的责任主体，并执行责任负责制。这样就能够充分的调动员工的积极性，更好的完成部门的预算工作。
2.2 做好预算编制前准备工作
为了能够更准确的估算来年的经费收支情况，就需要对以往的历史数据进行收集整理，并在此基础上形成年度报表和分析报告。在此基础上，根据国家的相关法律法规，编制预算方案的草稿文件。另外为了能够更好编制预算方案，可以在上级部门预算编制工作的统一部署下，结合部门的实际情况，进行预算工作的提前准备。并对档案馆的内部员工进行相关的培训，提高他们的预算方面的技能技巧。
2.3 加强预算的审核工作
对于预算的审核来说，贯穿整个预算管理审核工作主要有：财务部的初审、档案馆负责人的复审以及区域领导的终审。在预算计划成功制定之后，由档案馆汇报给上级财务部门，并由财务部的相关专业人士对计划方案进行审核。通过之后，在报批上级机构进行审批，根据上级机构的意见进行修改，完成之后再下发给档案馆。档案馆接收到预算计划之后，就需要严格的执行预算方案中的相关规定。其中有几个可以用来衡量档案馆预算方案是否合理的指标：是否符合国家支持的方向；是否符合单位的总体战略目标；是否具有研究的可行性和必要性，等等。
2.4 严格贯彻预算执行工作
关键词：疾控中心 预防控制 档案管理
中图分类号：G2759文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）11-0254-01
疾病控制档案是指在从事疾病防治卫生监测及其他各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、计算机磁盘、光盘等不同载体和形式的历史记录。
一、疾病预防控制档案管理工作的基本内容和要求
疾病预防控制档案主要是指各级疾病预防控制中心在疾病控制、卫生监督以及各种文体事物中形成的档案材料。一是有关综合管理方面档案。包括上级下达的指令性、指导性文件，各种传染病、计划免疫工作规划，卫生监督、监测质量的要求，工作规划、总结，各项规章制度以及在工作中形成的各种会议通知纪要等资料。二是疾病预防控制管理方面的档案。包括疾病预防控制工作中形成的各种资料。如：儿童预防接种疫苗的管理材料，卫生监督材料，疫情、感染事故、食物中毒、个别违法案例分析材料，以及各种毒理检验材料、化验材料。各种传染病、地方病、慢性非传染的防治规划方案，控制措施及防治效果评价，流行病学调查分析、个案调查、专题总结及传染病死因报告卡。常规“四苗”接种率的有关表、簿，以及预防接种异常反应的调查和处理报告。三是卫生监督监测的各种法律文件和各种规范的文书。如：各种发放证照的书面申请、现场监测数据、样品检验、实验结果报告。开展各项疾病预防控制工作形成的照片、录音、录像等材料。
二、疾控中心档案管理体制及其职责
第一，档案工作实行分级负责制，由一名中心主任负责领导档案管理工作，并列入分管主任岗位职责。本中心设立档案室，负责中心文书档案管理，对各种门类、载体的档案由各科所进行管理。中心档案室的主要任务是：
（1）负责建立健全本中心档案管理工作的各项规章制度，指导和检查各科室文件资料的收集、整理、立卷、归档工作等
（2）负责中心文书档案资料的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管。
（3）负责组织本中心各科所档案管理员的业务培训，开展档案信息交流。
第二，各部门的档案工作实行科主任负责制，设1-2名兼职档案员，具体负责本科室档案材料的收集、整理和归纳工作。
第三，将档案工作列入各科室工作人员岗位职责范围，每个工作人员应做好档案材料的形成、积累、整理、归纳工作，将工作中产生的档案材料工作完成顺序，及时整理齐全，交本科室档案员整理后归档，任何个人不得据为己有。
三、档案材料的归档范围主要有
凡是反映本中心工作活动，具有查考利用价值的文字、照片、录音带、光盘等不同载体的文件均应收集归档。
（1）上报、下发的文件及下级单位的有关资料，请示与上级的批复。
（2）本中心的工作计划、总结、报告、条例、规章、制度、组织沿革、大事记等。
（3）本中心召开的党政职工代表大会，业务会议通知、记录、纪要等会议材料。上级颁发的奖状、荣誉证书等。
（4）各种国产和国外进口的仪器设备的全套随机文件材料，主要包括购买申请、批复、大型设备的招标书、合同、图纸、说明书、合格证、装箱单、校准证书、使用、校查、保养、随机软件等。
（5）疾病预防控制的法律、法规、标准及各项规章制度、传染病和慢性病的流行病学调查、防治规划、总结和监测点的记录。
（6）计免、疫情、计划免疫方案，免疫效果观察和接种事故调查，疫情报表和统计分析。
（7）消毒杀虫灭鼠计划，实验数据标本，监督审批材料。
（8）空气、水和公共场所监测记录、报告。预防性卫生评价材料。
（9）农村改水改厕等调查评价材料。
（10）电离辐射防护与安全监测评价材料，防护措施研究材料。
（11）检测使用的各种标准方法、非标准方法及相关资料，检测报告存根。
（12）质量体系文件及质量体系运行产生的相关记录。
（13）宣传教育规划，宣传手册、照片、录像等材料。
