关键词：糯扎渡；水电工程；档案资料；管理经验
一 引言
华能糯扎渡水电工程是我国已建、在建的第四大水电站，工程设计技术指标高、地质条件复杂，大坝、溢洪道、地下厂房等多项技术指标均名列国内外前茅，掺砾黏土直心墙堆石坝坝高在同坝型中属亚洲第一、世界第三；地下厂房是目前国内规模较大的地下厂房之一；开敞式溢洪道规模亚洲第一，泄洪功率和流速居世界第一。该工程自1986年开始勘测规划，2006年1月导流洞开工，2008年11月大江截流，2012年9月首台机组投产，计划2014年工程全部结束，建设总工期9.5年。糯扎渡水电工程建设目标为：“建流域一流工程，争创国家优质工程金奖，争创世界级精品工程”。档案资料管理的好坏，将直接影响工程能否最终达到预期建设目标，而工程档案管理的难点在于资料的过程控制，资料形成的准确性、规范性、齐全性将决定项目资料归档的质量。
糯扎渡水电工程的档案管理总体按工程档案和文书档案两大类进行管理，工程档案主要指在工程建设过程中所涉及的设计、监理、施工、科研等方面的建设档案，是跟随施工进度由各参建单位形成和整编的；文书档案主要指单位与单位之间的往来文件、通知、便函等，由各单位各部门内部公文处理文书进行收集整编，移交档案部门。本文主要阐述工程档案在资料过程管控环节的一些实践经验。
二 糯扎渡水电工程档案过程管理难点
参建单位众多：主体工程共分为七个标段，五个施工单位，两个监理单位，一个设计单位；辅助工程有数个施工单位和三个监理单位。参建单位数量多给工程的档案管理带来了较大的难度。
项目划分多：主体工程共有心墙堆石坝工程、溢洪道工程、引水发电系统、地下厂房工程、尾水系统工程、升压变电工程、左右岸泄洪洞、五个导流洞工程等主体工程以及砂石加工系统、交通、管理、环保等辅企工程。对工程档案管理的系统性和程序化操作提出了较高的要求。
存在跨标段施工项目：部分分部工程因现场工程进度的统筹安排，由多家施工单位共同完成，有的同时存在两家监理单位监理的情况。
复合型档案管理队伍参差不齐：部分单位的档案管理人员专业素质较弱，档案管理业务知识有所欠缺，与工程建设要求尚存在差距。
综上，糯扎渡水电工程档案资料过程管理具有参建单位众多、项目划分多、跨标段施工项目、档案管理队伍参差不齐等方面，面临水电工程档案管理普遍存在的典型难点。
三 糯扎渡水电工程档案过程管理措施
（一）档案管理体系的建立
糯扎渡水电工程建设管理局（以下简称“建管局”）作为华能澜沧江公司在糯扎渡水电工程的现场管理单位，自工程建设伊始，成立了现场档案管理办公室，归口于建管局综合办公室，并随着工程的进展，成立了竣工验收办公室，归口于建管局安全质量环保部。
依据各自的职责分工的差异，建管局竣工办负责编制《糯扎渡水电工程项目划分实施细则》、《糯扎渡水电工程验收管理办法》，以规范和指导工区各施工标段的工程资料分卷划分，验收程序和竣工验收资料。建管局档案室负责编制《糯扎渡水电工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》、《糯扎渡水电站工程档案分类表》、《糯扎渡水电工程文书档案归档办法》，统一规范了资料归档环节的各项内容。总体形成了三级资料审查模式，即以项目工程师负责资料初审，保证资料的准确性；竣工验收办公室负责资料复审，主抓过程资料收集和技术性审查；档案室负责资料终审，主抓工程资料归档保存和规范性审查。针对参建单位众多的管理难点，工区各单位也按照建管局的工程档案资料管理模式，各自成立了相应的档案室和竣工办，配置具有档案管理资质的专职档案管理人员和具有丰富现场施工经验的兼职档案管理人员。
为了在过程中掌控体系制度运转的有效性，建管局组织参建各方对档案资料的过程整编情况开展月度集中普查、半年期专项检查、年终总结性抽查，并对存在问题及时组织答疑和整改。
（二）档案管理队伍的建设
管理队伍的建设是每个大型工程共同面临的难题，糯扎渡在档案管理队伍建设方面，针对资料的准确、齐全、规范性要求，开展了针对性培训，在队伍建设之初，加大过程资料检查密度，由项目工程师负责把好资料准确关，竣工办管理人员负责把好资料齐全关，档案管理人员参与过程检查，对在资料整编的规范性方面存在的问题，提出具体的整改要求。使得培训与过程资料存在的问题密切结合，抛开了以往教科书式的培训模式，在整改中提高整体队伍的资料管理水平。
同时，建管局多次邀请中电建协达标投产和省档案局专家到现场开展专项培训和咨询答疑，并要求各参建单位档案管理人员外出参加国家档案局档案管理培训，通过采取“请进来、送出去”的培训模式，为规范糯扎渡工程档案管理工作和提高管理队伍建设起到了积极的促进作用。
（三）项目划分结构的优化
为了确保项目划分与实际建筑物的一致性及归档资料的统一性，建管局竣工办制定了《华能澜沧江糯扎渡水电工程项目划分表》，要求各参建单位按分部工程及时对分项、单元工程进行划分及编码。
单位工程、分部工程划分注重建筑物结构的完整性和功能特性，突出阶段性及使用性，不考虑施工标段的划分。有些分部工程包含多部位、多类型项目，为便于统计评价和资料整编归档，引入分项工程，分项工程对应归并同部位、同类型单元工程进行统计评价，按分项（工序）归并逐个统计评价各项的质量水平（即分项工程不作为一工程项目级别，也不作质量等级评定）。单元工程依工程类别、施工方法等按层、块、段、台套等划分。此外，中间产品的单元工程划分，如：混凝土拌合物按同一座拌合楼同一品种混凝土每月为一单元工程；在混凝土工程的分部工程中，同一品种的混凝土拌合物作为一个单元工程，所有品种混凝土拌合物单元工程归并为一个分项，并作为其主要分项评定分部工程的质量等级；混凝土预制构件按生产批和件（大型构件）划分；金属结构制作则按部件和节段（大型）划分。
（四）完善的验收程序
糯扎渡水电工程是由若干个不同规模、不同工期的合同项目工程组成。为了明确糯扎渡水电工程各层次项目验收工作的验收组织、验收程序，规范各种验收表格，统一验收文件编写深度、提供验收文件及备查文件目录和提出验收资料归档管理的具体要求，使合同项目工程验收规程更具可操作性，建管局竣工办负责编制了《糯扎渡水电工程验收管理办法》。验收内容包括有：单元工程验收、工程中间验收，分部工程验收、单位工程验收、工程阶段验收和合同项目工程完工验收。每个单元工程形成套表格式，并要求增加“验收资料清单”。
由于工程项目特点，对一些分部工程范围较大，工期较长，需要分阶段提前对部分项目进行专项验收。为了与《水电站基本建设工程验收规程》中“阶段验收”概念有所区分，引入了分部工程中间验收一项内容，同时这也较好的解决了跨标段施工项目的验收问题。分部工程中间验收程序按照各监理单位监管部位（范围），由各监理单位分别组织分部工程中间验收，形成签证书。待满足分部工程验收条件时，由建管局组织，所涉及的相关各设计、监理、施工单位参加，依据中间验收结论，结合现场情况，进行整个分部工程的验收评价，形成验收鉴定书，而中间验收签证书作为其支撑材料之一。
（五）闭环的资料审查流程
工程资料整编完毕后，先由施工单位竣工办按资料清单自检资料整编齐全性，报送监理单位竣工办复检，监理针对报送材料的齐全性、规范性提出整改意见，并在资料审查流水单上注明修改内容及整改期限，返回上一层施工单位落实整改，待整改完毕并经监理复审后，报送建管局竣工办审查，竣工办审查完毕后方可移交档案室，由建管局档案室审查并归档。使得资料审查全过程有组织可问责、有层次可管理、有记录可查询、有总结可改进，从而保证在归档案的全程闭环管控。
（六）多重考核评比模式
为了起到树立榜样，以点带面的作用，建管局大力推行样板内业评比工作，由施工单位将季度整编完成的在归档案资料报送至监理单位，由两家监理单位按照建管局已发《糯扎渡水电工程样板评比管理办法》的标准，逐条核对，筛选出满足标准的单元、分部工程资料，报送建管局竣工办进行复审，评选出季度样板内业并予以奖励。通过样板创建及考核评比，促进了档案资料控制的规范化、标准化，发挥了样板的示范效应和辐射作用，推动了档案管理水平的整体提升，形成各标段争创样板、各单位“比、学、赶、超”的良好氛围。
同时，糯扎渡建管局于2009年第四季度正式启动了达标投产工作，建管局及各参建单位均分别成立了达标投产办公室及安健环、土建、金结、机电、档案、综合各专业共八个考核组。其中，档案管理专业考核组由档案室牵头，制定了考核细则，按照达标投产考核评价系统，由档案专业考核组具体组织开展施工月度自检、监理季度复检和建管局半年期、年终阶段性的对标考核，结合考核评分项，逐条评价，及时发现与达标投产标准相悖的扣分项，并限期整改，将达标投产工作与档案管理实现日常化、过程化控制。
四 结语
通过以上一系列针对性措施，基本解决了在归、已归档案过程管理出现的难点问题，采用事前控制及早预防、事中控制及时纠正、事后控制总结经验，事前、事中、事后互相衔接、严格把关，使得糯扎渡工程档案资料在控、受控。中电建协达标投产专家组和澜沧江公司达标投产检查组分别多次对糯扎渡水电工程达标投产及资料管理工作进行了现场检查，对糯扎渡工程在归档案资料管理水平模式给予了肯定。
鉴于糯扎渡工程本身固有的复杂性，新问题、新挑战会不断出现，档案的过程管理需要不断总结、不断完善、不断创新、不断提高，以保证项目资料最终按期、按规范顺利归档，圆满实现工程建设目标。
参考资料
[1] 《提高档案管理科学化水平的路径选择》，《山东社会科学》，李国兰，2011
[2] 《从竣工资料归档谈竣工资料的过程管理控制》，《机电兵船档案》，张宝珍，2009
创新管理体制，开启区域性档案资源科学整合的新风气
1.及时总结“三档合一”做法，探索区域性档案资源科学整合之路。为了科学整合和合理开发档案信息资源，从2001年开始，佛山市顺德区（当时为顺德市）分步将国家综合档案馆与城建档案馆、房地产档案室合并，于2002年7月实现了“三档合一”的档案管理新体制。广东省档案局及时发现并总结了顺德的做法，并于2003年年初在《中国档案报》发表了《勇于体制创新，实行“三档合一”――顺德市国家综合档案馆与城建档案室、房地产档案室合并统管的调查》。一时间，该调查报告在全国档案系统引起热烈反响，由此开启了档案资源整合的新风气。在2003年全省档案工作暨馆库建设会议上，省档案局徐大章局长提出：在全省推广顺德的成功经验，积极提倡县（区）级档案馆逐步实现“三档合一”体制。2004年6月，经深圳市人民政府批准，深圳市城建档案馆并入深圳市档案局，在全国大中城市率先实现城建档案与综合档案的集中统一管理。
2005年，广州市南沙区,区委区政府在组建区档案馆时,即决定将城建、房地产档案与区直机关的文书档案集中统一管理，有效地实现了资源整合。
2.首倡镇级建馆全新模式, 树立基层档案管理体制创新标杆。如果说顺德“三档合一”是当地党委和政府主导的产物，那么，东莞市大朗镇档案馆的诞生则是档案行政管理部门积极倡导和努力推动的结果。过去镇机关档案室只管文书档案，其他档案基本处于自然或失控状态。为了探索镇级档案工作改革和发展之路，广东省档案局多次组织有关专家与东莞市档案局一起到大朗镇调研，研究符合整合镇级档案资源的档案管理模式。2006年12月，省档案局在大朗镇召开全省小城镇档案工作座谈会，省档案局李士智副局长在讲话中提出了镇设立档案馆同时挂市档案馆分馆的模式。期间，省、市档案局领导还与东莞市政府领导、大朗镇党政领导具体商议了筹建镇档案馆的问题。会后，大朗镇党委和政府向东莞市政府提出了建立镇档案馆的请示。2007年1月25日，东莞市人民政府办公室函复大朗镇，同意大朗镇建立档案馆，同时挂东莞市大朗镇档案馆和东莞市档案馆大朗分馆的牌子，今后东莞市其他镇（街）建设档案馆参照此模式执行。东莞市在镇建立档案馆并使其成为市档案馆分馆的体制模式，对引导基层档案管理体制改革与创新方面具有示范性意义，也是科学整合镇级档案资源的有益尝试。同时，镇成立档案馆，将全镇的档案实行集中保存，也符合精简效能、节约行政管理成本的机构改革原则。
大朗镇的这一创举，引起省内一些市县政府的关注并获得启发。2008年7月,中山市人民政府批准该市黄圃镇建立档案馆，目前建馆工作正在筹备中。
创新服务机制，推动各级国家档案馆服务功能的不断拓展
1.积极推广照片拍摄存档服务，拓展档案馆服务功能。从20世纪90年代开始，广东省档案馆就积极参与省委、省政府重大活动，特别是主要领导活动的照片拍摄并归档保存。为使这项工作有长足的发展，走出规范服务的发展路子，在2000年的机构改革中，省档案局积极向省编办争取并得到支持，设立了声像档案部（正处级)。随后，省档案局又积极与省委办公厅、省政府办公厅沟通，要求以两办复函的名义将声像档案服务工作加以规范。2000年8月，省委办公厅、省政府办公厅正式批复同意。从此，为中央和省领导提供拍照服务成为省档案馆的常规化工作。为了将省档案馆的这一服务功能扩展到全省各级国家档案馆，省档案局通过请省档案馆声像部在全省会议上介绍经验，开办声像档案工作培训班等形式，积极引导和推动各地声像档案服务工作的开展。目前，全省开展声像拍摄服务的市、县已越来越多，广州、深圳、珠海、佛山、肇庆等16个地级以上市档案馆全面承担起了市委、市政府重大活动声像拍摄任务。
2.全面推行现行文件利用服务，拓宽档案馆服务内容。2000年4月，深圳市档案馆通过建立文档服务中心，在全国首开现行文件阅览服务的先河。2001年下半年，省档案馆也与省直35个单位商定，定期到各单位收集有关非性已公开文件，并在接待室设立了三个查阅专柜，供利用者来人来电查阅利用。为了进一步做好现行文件阅览服务，更好地为广大人民群众服务，2002年6月省档案局向省委办公厅和省政府办公厅报送了《关于在省档案馆开展现行文件阅览服务的请示》，同年12月，两办批复同意省档案馆正式对外开展现行文件阅览服务，并要求全省各级国家档案馆参照进行。至2005年3月底，全省143个国家综合档案馆全部开展了这项工作。此外，省档案局还通过档案馆目标管理、示范档案馆创建、年度评估等手段，引导各级档案馆建立爱国主义教育基地、高等院校社会实践基地，开办各种学术（知识）讲座等，积极拓展档案馆的社会服务功能。
创新激励机制，促进重大建设项目档案管理水平的不断提高
1.制定“评分设档”的项目档案验收办法，引导建设项目档案工作不断提高水平。为了做好全省重点建设项目档案工作，省档案局主动介入，强化监督。1999年9月，省档案局制定并颁布了《广东省建设项目档案验收暂行办法》，要求各级档案行政管理部门对重点建设项目档案工作，做到尽早介入、事先控制、中间检查、最后验收。同时，采用“评分设档”的方法进行项目档案验收。在2006年省档案局和省发改委转发国家《重大建设项目档案验收办法》的通知中，我们根据 “重大建设项目档案验收内容及要求”的规定，制定了《广东省重大建设项目档案验收评分表》，验收结果按照评定分数分为优秀、优良、良好、合格和不合格五档。多年来的实践证明，这种“评分设档”的项目档案验收评定机制，对于引导各建设项目档案工作不断提高管理水平是十分有效的，新建项目总是希望档案验收的评定档次高过前面的项目。
2.创立“广东省重大建设项目档案金册奖”，为建设项目档案管理树立新的目标。2006年8月，省档案局以贯彻《国家档案局国家发展和改革委员会关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》为契机，在与省发改委联合转发国家《重大建设项目档案验收办法》的通知中，创立了“广东省重大建设项目档案金册奖”。通知规定：对项目档案验收综合评分达到优良和优秀的建设项目，建设单位（法人）或主管部门应予以奖励；项目档案验收综合评分达到优秀且“案卷质量”单项总分不低于57分的省以上重大建设项目，可以获得由广东省档案局颁发的“广东省重大建设项目档案金册奖”荣誉证书。自从该奖项创立以来，全省许多在建项目和新开工项目都以争创“金册奖”作为项目档案工作的目标，有效地促进了全省重大建设项目档案管理水平的提高。目前全省通过档案验收的建设项目中，已有4个达到了“金册奖”标准。
创新管理载体，推动档案馆室业务建设不断迈上新的台阶
1．坚持达标升级和目标管理不间断,“旧瓶”中不断更换“新酒”。从1987年起，广东省先后在企业、机关、档案馆和事业单位开展档案管理升级（后改为目标管理）活动，20多年来一直没有间断过，有效地推动了全省各级档案馆和机关、团体、企事业单位档案工作的发展。为了适应新形势发展的需要，我们对升级或目标管理考核的内容和指标进行修订和补充，在“旧瓶”中不断更换“新酒”。经过近20多年的不懈努力，特别是1999至2001年间的“三年攻坚”，全省档案工作目标管理取得了显著成效。至2002年年初，除个别馆外，全省国家综合档案馆工作水平均已达到省二级以上标准，省直绝大多数机关、企业和事业单位档案工作也达到了省二级（或省级先进）以上标准。从2007年起，省档案局又决定进一步推动全省国家档案馆目标管理工作的开展，要求已达标时间较长的档案馆都要再上一个台阶。两年来，全省有40个市县档案馆工作上了一个新台阶，其中国家一级4个，国家二级8个，省一级28个。
2.开展示范档案馆创建活动，为全省档案馆工作树立典型和样板。2004年7月，省档案局发出《关于在我省开展创建示范档案馆的意见》，在全省开展了创建示范档案馆活动。考虑到地区之间经济发展的差异，示范档案馆的认定标准分为《广东省经济特区和珠江三角洲地区示范档案馆标准》（试行）和《广东省山区及经济欠发达地区示范档案馆标准》（试行）两种。截止到2008年年底，先后有佛山市南海区、佛山市顺德区、广州市番禺区、深圳市宝安区、广州市荔湾区5个区档案馆获得了“广东省示范档案馆”称号。上述5个档案馆各具特色，为全省档案馆事业的发展树立了典型和样板。
3.开展档案工作年度评估，实现档案行政管理的“五个结合”。为弥补档案馆工作达标升级和目标管理中的漏洞与不足，2004年10月，省档案局印发《关于全省国家综合档案馆实行年度评估的意见》，决定对全省国家综合档案馆实行年度评估。2006年4月，省档案局又出台《广东省省直单位档案工作年度评估办法（试行）》，并从当年起对省直单位档案工作开展年度评估。年度评估是对实行多年的“达标升级和目标管理”手段的重要补充，是档案行政管理中的一项创新举措。通过评估活动，实现了对档案行政管理的“五个结合”，即目标管理和年度评估的有机结合、现场监管和非现场监管的有机结合、微观管理与宏观管理的有机结合、行业主管和专家评估的有机结合以及档案部门与地方政府（或各单位）的密切结合，收到了很好的效果。
创新管理方法，不断探索做好各专项档案工作的新途径
1．首创“单件归档”新概念，引领文件材料归档方法改革。从1997年起，省档案局就组织有关人员开展对文书立卷方法改革的研究，形成了《广东省文件材料归档方法改革方案》，并于2000年2月正式印发全省实施，在全国省一级档案行政管理部门中，率先推行了“单件归档，随办随归”的文件材料归档新方法。其创立的“单件归档”概念与传统的“立卷归档”概念相对应，简明扼要地勾勒出我国新旧两种文件材料归档整理方法的特点。这次改革简化了整理，深化了检索，有效地推动了文书处理部门整理归档工作的开展。目前，全部省直机关和大部分地区的机关都已使用“单件归档”方法进行归档文件的整理。
2.创新退市企业档案处置方法，出台国有企业产权变动档案处置规程。至2005年年底，广东省实现产权制度改革的国有企业有10788户，以各种形式完成公司制改造的达90%，国有中小企业改制面超过85%。为了做好改制企业档案工作，1999年2月，省档案局会同有关主管部门联合制定了《广东省执行〈国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法〉实施细则》，经过几年的实践，取得了明显的成效，也碰到了一些新的情况和问题。为了进一步规范全省国有企业资产与产权变动档案处置工作，省档案局经过深入调研，在总结各地处置退出市场企业档案经验的基础上，于2007年3月与省国资委和省财政厅联合印发了《广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程》。作为一个规范性文件，该“规程”对国有企业资产与产权变动档案的处置提供了一整套新的方法和流程，具有很强的可操作性。
会议传达了中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中共中央办公厅主任王刚6月5日对《国家档案局中央档案馆关于档案部门进一步开展已公开现行文件利用工作情况的报告》作出的重要批示：“近年来，国家档案局中央档案馆积极推动已公开的现行文件利用工作，取得了成绩，受到了各方面好评。实践证明，这项工作体现了‘三个代表’重要思想和立党为公、执政为民的本质要求，符合党的全心全意为人民服务的根本宗旨。希望各级档案部门以科学发展观统领各项工作，进一步提高认识、总结经验、完善措施、狠抓落实，努力把已公开的现行文件利用工作做得更好，为实现全面建设小康社会的宏伟目标做出应有的贡献。”
国家档案局局长、中央档案馆馆长毛福民在会议上做了重要讲话。
毛福民局长在讲话中指出，2001年11月国家档案局中央档案馆在山东省济南市进行专题调研活动以来，已公开现行文件利用工作在全国各个地方稳步向前发展。目前全国已有2367个国家档案馆开展了这项工作，占总数的76％，比一年前增加了一倍多。其中北京、天津、上海、黑龙江、山东、云南都达到了100％；浙江、湖北达到了90％以上；吉林、河南、广西、重庆、贵州、陕西、青海达到了80％以上。全国已公开现行文件利用工作取得了新的进展、呈现出良好的发展态势。毛福民局长将其表现归结为四个方面：一是档案馆成为政府信息公开场所的地位渐趋明确，一些地方以地方法律、规章和文件的形式对此做出了明确的规定；二是推动已公开现行文件利用工作的措施逐步完善，一些地方的法规、文件和标准中对已公开现行文件利用工作提出了具体的要求，各级国家档案馆根据实际，制定了已公开现行文件送交、接收、管理、划控、利用等规章制度；三是已公开现行文件利用工作的服务方式灵活多样；四是已公开现行文件利用工作赢得了广大人民群众的真诚赞誉。
为进一步做好已公开现行文件利用工作，把这项工作提高到新的水平，毛福民局长要求各地档案部门要按照王刚同志一系列重要讲话、批示的要求，以科学发展观统领各项工作，进一步提高认识、总结经验、完善措施、狠抓落实。首先是要把做好已公开现行文件利用工作与保持共产党员先进性紧密结合起来，更加坚定地把共产党员先进性要求落实到具体工作中去；第二是要把做好已公开现行文件利用工作与加强本地区政务建设紧密结合起来，积极争取当地党委、政府授权，将档案部门开展的已公开现行文件利用工作纳入本地区政务公开体系，使其成为政务公开工作的组成部分；第三是要把做好已公开现行文件利用工作与构建社会主义和谐社会紧密结合起来，通过帮助人民群众原汁原味地了解党和政府的各项方针政策，维护广大人民群众的知情权，进而为激发社会创造力、促进社会公平正义、保持社会安定有序地发展。(毛福民局长讲话全文本刊下期另发)
王修智在会议上介绍了山东经济及社会发展情况。他说：“档案工作是各项事业发展的基础，档案信息是国民经济和社会发展的重要战略资源。国家档案馆开展已公开现行文件利用工作是一项十分重要的工作。山东各级国家档案馆坚持立党为公，执政为民，从群众需要出发，积极创建并广泛开展了已公开现行文件利用服务工作，在党和政府与人民群众之间架起了一座‘文档服务连心桥’，取得了明显的成效，受到了人民群众的欢迎。”
2003年7月13日，中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志对国家档案局颁布《电子公文归档管理暂行办法》作出重要批示，要求国家档案局"认真组织该办法的实施，在国家电子政务建设的总体框架下，认真研究新情况，加强分类指导。特别要针对电子公文的特点，进一步研究解决保真、保密和保存等问题，使电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用。"
7月29日，国家档案局就贯彻该《暂行办法》和王刚同志的重要批示发出了通知。
电子政务建设、信息化建设、办公自动化的迅速开展给档案部门带来了一个迫在眉睫的问题，这就是电子文件的归档与电子档案的管理问题，做好新时期电子文件的归档与管理工作，关系到党和国家历史真实面貌的完整与安全，是档案工作者义不容辞的重要责任。王刚同志的重要批示为今后全国各级档案部门开展工作指明了方向，《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》提出了电子文件归档与管理的制度和要求，广大档案工作者一定要认真学习、领会王刚同志重要批示的精神，加强对国家档案局的规定和国家标准的宣传和贯彻，做好电子文件的归档和管理工作。
在目前，要做好电子文件归档与管理工作，应当做到以下几个方面：
一是以深入学习王刚同志重要批示和6号令为契机，进一步解放思想，更新观念。王刚同志的重要批示高屋建瓴，言简意赅，意义重大。各级档案部门应当全面准确地领会其精神，进一步解放思想，更新观念，乘势而上，多做宣传，争取各方面的理解和支持。电子政务建设和信息化建设不是档案部门一家的事情，但一定离不开档案部门的参与。档案部门要参与电子文件形成的全过程，要加强对相关工作的监督和指导，确保电子公文完整真实有效。没有开展电子文件归档与管理工作的，要借此机会开展起来；已开展的，要进一步规范化。
一、精心布置安排2005年工作
年初，市档案局根据全省档案局馆长会议要求，及时组织召开了全市档案局馆长会议，在总结回顾2004年工作的基础上，研究安排了2005年工作的目标任务及主要措施，提出全市档案部门坚持发展主线，坚持服务主题，巩固档案法制、档案业务、档案干部队伍建设成果，重点加强档案资源建设和档案信息化建设，进一步提高服务水平和服务质量，抓好档案馆库基本建设，实现创建市级文明行业目标。按照这个总体要求，市、县（区）分别确定了工作计划，将任务作了细化安排。由于上半年投入大量精力开展“先教”活动，7月份后，市、县（区）局馆采取有力措施，精心谋划安排，加强督促指导，抓紧落实计划任务，保证了全市档案工作各项建设又取得新的成绩。
二、积极推进档案资源基地建设
馆库建设市档案馆综合楼建设工程，上半年完成决算审计，审计认定工程质量优良，投资效果好，获省局表彰的工作创新奖。镇康县档案馆新建基本完工并通过验收，已投入资金100万元。临翔区档案馆新建完成前期筹备工作，投入资金40万元。双江县投资16万元，完成库房改造，安装密集架130m3，扩大库容200m2。永德县馆扩容问题受到重视，县政府同意安排18万元，近期可安装密集架。年底，省发改委、省档案局决定在前两年给予临沧市档案馆库房新建和改扩建专项补助资金90万元的基础上，再次安排40万元。有力地支持了我市档案馆库房改扩建。
馆内业务库容条件改善的馆重点抓好接收工作，全年共接收进馆档案9372卷。同时，各馆从各自实际出发，坚持做好保管利用工作，积极开展抢救破损褪变档案，鉴定到期档案和编写档案史料，做好数据库建设前期准备工作，全市年内共接待查阅利用2398人次，提供档案17616卷次，编写档案史料18种16.2万字。市局争取到《临沧市档案馆指南》印刷出版经费，现已交付印刷。沧源、耿马、凤庆馆安排人力，采取裱糊、手抄、复印等措施，分别抢救了一批历史档案和重要全宗档案。耿马县结合纪念抗战胜利60周年和县庆50周年，利用馆藏档案，编写6种史料投寄报刊登载。
现行公开文件利用中心加强了文件的接收与整理，年内新增文件2721份，全部完成规范化整理，全市9个馆共存现行公开文件9784份，接待查阅利用46人次，提供文件179份。市档案馆将现行公开文件目录在网站上公布，向社会提供查阅服务。
爱国主义教育基地市局制定了实施方案，邀请市政府分管领导带队赴西双版纳、楚雄等地考察学习，为修改完善方案并着手组织实施奠定了基础。
三、加快档案信息化建设
市档案局将档案信息化列入年度工作重点，切实加强领导，不断加大督促检查力度。市局馆坚持办好《临沧档案信息网站》，不断充实新内容，体现自己的特色。利用现有设备，组织人力开展馆藏档案文件录入，完成8万余条，累计11万余条。试用了多种品牌的档案管理软件，并结合实际选定了一种，在全市范围内专门行文要求统一使用。凤庆、云县、双江三县分别落实专款5万元，购置初期设备，建立内部局域网，从重要全宗开始录入馆藏档案文件。凤庆、云县、耿马三县共录入文件级条目25600多条。
四、开展创建文明行业活动
市档案局根据市、县（区）档案部门多年来创建文明单位活动情况，去年确定用两年时间建成市级文明行业的目标。今年，市档案局把文明行业建设作为年度工作重点之一，放到突出位置，采取有力措施，落实创建目标。多次向各县（区）行文强调，巩固发展原有成果，上下连动，健全创建激励约束机制，强化机关管理，加强对在职人员的思想道德教育，大力宣传档案和档案工作，改善机关环境，弘扬艰苦创业精神，展示临沧“兰台”风貌，努力为建成文明行业创造“软、硬”件条件，要求各县（区）特别注意做好一票否决问题的防范工作，市局领导每次到县（区）都要检查督促落实创建情况。经过系统内干部职工共同努力，10月底，市县（区）9个局馆已有省级文明单位两个（市局馆和沧源县局馆）、市级文明单位6个、县级文明单位一个（永德县局馆），全系统各项指标和条件达到要求顺利通过文明行业验收，11月份向社会公示，今年1月5日，市委、市政府正式命名全市档案系统为市级文明行业，成为迄今为止市委市政府管理的直属部门中唯一的文明行业，也是全省档案系统唯一的文明行业。临沧市档案系统建成文明行业，被省档案局授予全省2005年度工作创新奖。
五、依法督促面上档案工作
按照“统一领导，分级管理”的原则，市县（区）档案局进一步加强监督指导职能，除经常安排业务人员到单位督促帮助开展工作外，领导经常深入到基层单位，与有关领导和人员面对面研究工作，帮助协调解决馆库建设、文明创建、信息化建设和工作经费等问题和困难，年内，仅市局主要领导就深入各县（区）平均不少于3次。云县局馆参加2005年部分县级机关机构改革，由原来的事业单位改为履行行政职能的事业机构，强化了档案行政监督管理职能。
年度归档开始后，市、县（区）档案局集中一定的人力和时间，采取分片负责、重点帮助等方法，督促指导各级机关单位开展归档整理工作，全市绝大多数单位基本按时完成归档任务。
为认真贯彻2004年市档案局制发的《机关档案工作年度考核暂行办法》，市局以市直机关为重点，督促各单位认真对照考核标准，广泛开展自检自查，绝大多数单位均已完成考核自检工作并向市局报告了情况。
市、县（区）档案局坚持抓好规范化管理整改、考核验收，年内，全市共验收83个单位，其中，市直7个，已完成98%以上，临翔、云县、凤庆、永德等县（区）基本完成规范化管理验收任务。凤庆县实现村级规范建档100%。
按照年初的统一安排，市档案局专门行文布置开展2005年度档案行政执法检查工作，以巩固发展规范化管理成果、确保档案安全为重点，全面组织开展检查活动，多数县和单位进行了自查和抽查，报送了自查、抽查及实施整改情况。年内，市、县（区）档案行政执法人员全部参加了换证审批登记。全市范围内查处档案违法事件一起，市局与镇康县局对去年底镇康县人民医院发生的人为入室撕毁会计档案40多盒的严重案件，向镇康县党政领导报告情况，提出处理意见，督促公安机关尽快破案，追究有关人员责任。
六、围绕中心工作搞好服务
开展保持共产党员先进性教育活动是市委安排的一项重大活动。市、县（区）档案局按照职能要求，及时与市、县（区）“先教”办研究，行文安排做好相关档案工作。
2004年，全市实施“三村”建设工程和普遍开展“创先争优”活动，市、县（区）都先后行文对档案工作提出了要求。今年档案部门继续跟踪服务，指导规范整理档案，部分县局还参加了“三村”建设工程总结验收，对建立档案情况进行了重点检查。
年内，市、县（区）档案局主动配合有关部门，抓好水利建设工程、公路建设工程、经济普查、社团管理、移民等方面的档案整理和管理工作，督促指导了部分私营企业建档、帮助破产、改制企业整理和妥善处置了档案。
七、抓好档案干部培训教育
结合实际工作需要，市档案局年初举办了一期培训班，市直各单位和各县（区）局馆干部共130多人参加，专题讲授了机关电子文件归档管理和档案馆信息化建设有关理论知识及计算机操作技术，收到了较好效果。8月份，市档案局举办了全市档案干部岗位基础理论培训班，111人受训。耿马、永德、云县、凤庆县档案局分别从实际出发，组织开展归档知识、电子文件管理等方面的培训，相关人员共200多人受训。
按照中央和上级党委的统一布署，市、县（区）两级档案部门用半年时间，集中组织开展了保持共产党员先进性教育活动，按时按质完成了学习动员、分析评议、整改提高三个阶段的工作任务。联系实际认真落实整改措施，组织干部职工深入开展创建学习型机关活动，不断增强党员干部素质，健全完善规章制度，加强党组织建设和机关内部管理，改善机关作风，提高办事效率和质量，促进了各项工作。市局先进性教育活动的群众满意度达100%。
结合开展“先教”活动和创文明行业活动，市档案局总结提炼出“勤奋务实、敬业奉献、团结拼搏、开拓进取”的临沧档案行业精神，制定了党员基本标准和档案工作者基本要求，在市县（区）局馆中广为宣传，进一步激发干部职工敬业爱岗精神。
年内，根据省局安排，市档案局广泛发动，精心组织，成功举办了“我爱兰台”演讲比赛，市、县（区）局馆和市直机关单位17名选手参赛，展示了档案人的风采，效果较好。
八、积极改善环境条件
经市政府领导批准，市政府办印发了《关于加强全市档案工作的意见》、《关于印发加强公务活动礼品档案管理的通知》、《临沧市开展档案工作“七项工程”实施方案》3个重要文件，进一步引起了各级党委、政府和各机关单位对档案工作的重视。
经市政府批准，从2005年起，市档案局馆档案保护费由原来的每年3万元改为以卷为单位，每年每卷按1.2元列入财政经常性预算，本年实际增加近4万元，今后每年随馆藏量增加而增加。市局馆向市政府请示批拨经费15万元更换了工作用车，批准增加车编制1辆。经市、县积极协调，沧源县政府同意从2006年开始，按馆藏档案每卷0.60元的标准纳入县财政经常性预算，每年核拨档案保护费给县档案局馆。
市档案局自觉接受人大法律监督和政协民主监督，继去年请求市人大领导集体听取全市档案法律法规贯彻实施情况汇报之后，今年又主动邀请人大分管法制的领导到市档案馆视察、座谈。经过两年争取，市政协将组织省、市、县政协委员视察全市档案工作列入今年工作计划。11—12月，市政协主席、一位副主席和在家常委、专委会主任及部分省、市政协委员视察了市档案局馆，之后由一名副主席带队，对8县（区）局馆和近20个机关、乡镇的档案工作进行全面视察。这在临沧属首次，对于增强社会档案意识，提高档案法制观念，督促检查各级各部门做好档案工作，扩大档案工作社会知名度，促进档案事业发展具有重要意义，产生了广泛的影响。
为加强和规范全县重点建设项目档案管理工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统、安全，使档案工作更好地为全县“五个主题年”建设活动服务，按照《中华人民共和国档案法》、《 市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》，《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《重大建设项目档案验收办法》和《 市档案局、 市发改委关于转发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（渝档发〔 〕）33号）的要求，经县政府同意，现就进一步加强重点建设项目档案管理工作通知如下：
一、做好项目档案工作的重大意义
重点建设项目是指由县政府投资主管部门组织或委托组织的在一定时期内对全县社会经济发展起决定作用的工程建设项目。
重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、可行性研究、勘察设计、招投标、施工、监理到竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。它既是重点建设项目全过程的历史记录，又是项目投产运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据，是整个项目管理不可缺少的重要环节。各有关乡镇（街道）、各部门要以对国家和人民负责的态度，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，切实加强重点建设项目档案的管理工作。
二、夯实重点建设项目档案工作基础
重点建设项目主管部门负责监督、检查和指导所辖重点建设项目档案工作，将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理。即下达工程任务与提出科技文件材料归档同步，检查计划进度与检查材料形成情况同步，项目验收与档案验收同步。
重点项目建设、施工、监理单位应建立项目档案管理机构，明确分管领导，确定专（兼）职档案工作人员并切实履行项目文件材料的收集、整理和保管职责，建立统一领导、职责明确、运转协调的档案工作管理网络，健全档案工作规章制度，保障经费投入，设置档案用房，配备完善的档案设施设备，为开展项目档案工作打下坚实基础。
县档案局要成立专门的工作小组，配备业务骨干，依法对全县的重点建设项目档案工作进行跟踪调查、指导、检查，随时掌握项目档案资料的收集、保管、整理、归档情况，并牵头组织重点建设项目档案的专项验收工作。
三、做好重点建设项目档案的全程管理
（一）登记重点建设项目档案
县发改委、全县各重点建设项目主管部门、县档案局应密切配合、互通情况，摸清本行政区域内续建、新开工的重点建设项目底数。项目主管部门应督促所辖项目建设指挥部及时填写《 县重点建设项目档案管理登记表》（附件1）（含电子版）送县档案局。
（二）统一项目档案业务标准
县档案局应根据全县重点建设项目档案登记信息，本着体现主动性、把握规律性、富有创造性的原则，采取集中培训、现场指导与函电答疑相结合等形式，有计划、有步骤地开展重点建设项目档案服务工作，并适时联合有关部门开展重点建设项目档案专项执法检查，推动全县重点建设项目档案工作整体水平提高。
（三）规范整理项目档案文件
重点项目建设、勘察、设计、施工、监理等单位应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DAT28-2002）的要求，制定并落实本单位重点建设项目档案的归档范围、分类方案和保管期限表，在各自的职责范围内及时做好重点建设项目文件材料的收集、整理和归档工作。
重点建设项目前期阶段形成的文件材料，以及设备、工艺和涉外文件，应由建设单位负责收集、整理；勘察设计文件由勘察设计单位负责收集、整理;施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理，并提交总承包单位汇总；凡由建设单位直接向多个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包项目全部文件；项目监理文件由项目监理单位收集、整理。各项目单位档案资料要按规定向建设单位移交。
（四）规范项目档案验收程序
《重大建设项目档案验收办法》规定：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。”“省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收。”因此，凡本县范围内由市投资主管部门委托县投资主管部门组织验收和县投资主管部门组织验收的固定资产投资项目，应由县档案局按规定组织项目档案的验收。
在重大建设项目进行交、竣工验收前三个月，建设单位应组织勘测、设计、施工、监理、运营等有关单位的项目负责人、工程管理者对项目档案进行自检，形成自检报告报县档案局和建设项目主管部门，并按规定向县档案局提交档案验收申请，填报《重点建设项目档案验收申请表》（附件2）。县档案局在收到验收申请后10日内作出答复，并牵头组织成立由县档案局、县发改委、县城乡建委组成的档案验收组，对该项目文件材料的收集、整理及项目档案的完整性、准确性、系统性是否符合国家标准和规范要求进行全面检查验收。对验收合格的，出具《 县重点建设项目档案验收合格通知书》（附件3）；对验收不合格的，提出限期整改意见，县档案局将适时组织对该项目档案进行复查验收，直到整改合格为止。
在重大建设项目进行交、竣工验收时，应按规定通知县档案局参加。项目交、竣工报告中应包含由县档案局出具的档案验收意见。
（五）各施工单位、建设单位在项目验收结束后，必须按有关规定办理项目档案的移交手续，并及时向相关单位进行移交。
今年以来，全区档案工作以三个代表重要思想为指导，围绕区委、区政府争先进位、统筹发展的总体要求和全区年度奋斗目标任务，按照全市档案工作的具体部署，以档案工作信息化建设为重点，加强资源建设，开拓工作领域，创新服务机制，各项工作得到了顺利开展，全面完成了年度目标任务。一、加强档案信息化建设。按照市局的总体规划和区政府建设“****”的总体要求，全区档案工作的信息化建设又有了新的发展。
1、完成档案管理系统软件升级。在已应用电子政务的档案综合管理系统的基础上，针对文档一体化的要求和实际应用过程中存在的问题，按照《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》的**省地方标准，对该软件进行了改版升级，进一步提高了技术含量，完善了管理系统，并于9月1日通过了省市档案局的项目验收。同时，组织全区档案人员就升级版的管理软件应用进行了全面培训。
2、开通改版后的局馆网页。在原局馆网页的基础上，按照设立网站的高标准要求，进行了网页的全面改版，调整并增加了内容，新增了现行文件中心、**年鉴、**名胜、馆藏档案查询和报刊摘编等全区性栏目，并于5月1日正式开通。
3、继续开展馆藏档案数字化工作。至年底共录入馆藏招工档案专题目录26000条，对已进馆的民政婚姻档案人头目录进行了数字化转换。此外，配合市档案局开展了全市电子档案数据中心查询系统的试点工作。
二、创新档案工作服务机制。一年来，我们围绕中心工作开展档案服务，在往年已开拓的领域中，档案工作有了较好进展。
1、完善现行文件中心建设。在已有实体现行文件中心的基础上，以局馆网页为载体，建成并开通了虚拟的现行文件中心，为利用者提供免费的网上查询，丰富了服务型政府建设的内容。
2、深化社区档案工作。一方面认真贯彻省档案局和省民政厅制定的《江苏省社区档案管理暂行办法》，进一步规范社区档案工作，并在新街口街道各社区推行了北门桥社委会的档案管理工作经验；另一方面，配合民政部门，就计算机管理档案工作纳入社区信息化建设进行了调研。
3、开展信用档案工作。区商贸系统的各集贸市场建立了经营户的专门档案和专题数据库，并对经营户经营过程中的诚信情况进行记载，为加强集贸市场的管理提供了有效手段。
三、深入开展业务指导工作。我们以新出台的《江苏省档案工作等级评定试行办法》为契机，在全区开展了新一轮档案达标活动，并取得了较好成效。
1、积极贯彻档案等级认定新办法。为贯彻省档案局新制定的《**省、市、县（区）国家综合档案馆等级评定办法》和《**省档案工作等级评定试行办法》，分别在本局内和区机关各部门、街道中进行了培训，并为今后的等级认定工作的实施进行了调研。
2、继续开展档案达标工作。区委办、物价局、商贸局、司法局、**街道、**街道、**中学和**小学等**个单位通过省一级标准等级认定验收；市容局所属行政执法大队、环卫所，民政局所属6个军休所和商贸局所属4个集贸市场通过了市一级和市三级标准考评验收；**街道、***综管办通过了省三级等级认定验收。至此，全区一级指导单位（机关部门、街道、直属事业单位）和二级指导单位（系统所属单位）全部实现了达标。**个单位分别通过了省二级和省三级的达标复查。区检察院顺利通过省特二级评定。
3、开展年度检查工作。全区档案工作检查于10月份开始，为期一个多月，对全区机关、街道、直属事业单位共**个单位进行了检查，12月份对各系统所属单位进行了检查。从检查的情况看，各单位的组织管理、业务规范和信息化工作均比往年有所增强，大多数单位检查合格，部分单位等级升级，有*个单位因与其他工作冲突或准备不充分，未按时通过检查。存在的主要问题是少数单位库房条件较差，有的单位在保管期限划分和档案门类的收集整理上存在不足，编研工作偏重汇集缺乏深层加工的情况较为普遍。此外，机关和街道档案工作协作组经调整后开展了相应活动，我们还以协作组为依托，建立了全区档案工作通讯报道网络。
四、继续开展档案接收和编研利用工作。档案馆各项工作有序开展，基础性工作得到加强，工作效率逐步提高。
1、接收整理档案。今年8-10月，对机关各部门、各街道1997年以前的永久和长期档案进行了接收进馆工作。目前，已接收进馆43家3762卷（册）档案资料。今年以来，对已接收进馆的民政局婚姻档案及检察院文书档案共计600余卷，进行了整理和编目、上架。另接收整理临时进馆的***治理档案24卷。
2、进行档案编研。完成2002年《**年鉴》的编印出版和发行，并进行了2003年《**年鉴》文字稿的组稿和编写，并已送交排印。2004年11月，在由市地方志办公室和**年鉴研究会举办的第三届**地区年鉴评奖活动中，《**年鉴》获综合年鉴综合一等奖。完成了2003年全区的报刊剪贴、编目。按时完成了每月《**区大事记》和每周《报刊摘编》的编写和网上。《报刊摘编》于5月由纸质改版为电子版。3、做好查档利用工作。截止12月底，共接待查档利用1079人次，查阅档案资料2169卷次/262件次，出具证明522份。
4、做好统计工作。目前已完成了2003年本馆各项工作台帐的统计和登记簿登记工作，以及2003年本局馆的综合统计分析报告。此外，完成了市局部署的关于城区档案馆基本情况的调研，配合****纪念馆，并参与了全市在下半年举办的档案老照片展览活动的筹备。年底进行了档案馆明年达省一级标准复查验收的筹备工作。五、加强部门自身建设和全区档案队伍建设。一年来，我们从局馆自身建设和全区档案人员业务建设两方面入手，加强队伍建设，为全区档案工作的顺利开展和各项任务的完成提供了组织保证。
实践出真知
林阳春副局长1981年到市档案局(馆)工作以来，先后在档案管理利用、整理编目、业务指导等岗位上工作，历任科长、处长、副局(馆)长。她刻苦钻研、勇于创新，积累了丰富的档案理论、实践与领导经验，做出了显著成绩与贡献。特别是1984年她到业务指导处工作的十年以后，到过上千家单位进行业务指导。实践使她增长了才干，实践使她积累了经验。1996年，她被提升为副局(馆)长仍分管业务指导工作，进一步发挥了她业务指导的才干。多年的业务指导工作，使她精通了各种门类的档案工作，掌握了开展档案工作的规律和经验，成为了一位难得的档案业务行家。
善长总结提高
林副局长和大家在指导全市近五千个单位的档案管理达标的过程中，积累了很多经验。为把这些经验升华，她带领大家一道，从抓标准的制定入手，结合武汉市档案业务工作实际，主持制定《武汉市档案资料目录格式一般要求》、《武汉市档案装具的一般要求》两个标准，经多次论证修改由湖北省质量技术监督局批准，作为武汉地区地方标准颁布实施。这两个标准的制定，使武汉市档案基础业务建设开始有了可依照的标准，在全国档案战线产生了很大的影响。其中，《档案资料目录格式一般要求》，获国家档案局2001年度科技成果三等奖。她还针对行业、社区档案工作的特点，主持编纂了《企业档案工作手册》、《武汉市村委会、居委会档案工作手册》，通过印发实施，及时解决了企业、农业农村和城市社区居委会档案工作中的许多实际问题，受到了基层档案工作者的广泛欢迎。
勇于服务创新
林副局长还分管档案馆的工作，为搞好档案服务工作，她领导大家利用馆藏，大力开发档案信息资源，先后主持大型画册《大武汉旧影》、《武汉旧影》、《武汉大典》等档案资料的开发利用工作。其中《大武汉旧影》画册，收集了反映武汉历史各时期照片680余幅，许多照片是首次公开，十分珍贵。这部画册由湖北人民出版社公开出版发行后，在社会上引起了强烈反响，学术界评价该书在武汉城市史的研究上填补了空白。该书先后获中国档案学会第四次(2001年度)档案优秀成果二等奖(部级)和湖北省档案学会2001年度学术成果一等奖(省级)。1999年她主持的中英文版《武汉旧影》画册，由人民美术出版社出版，海内外公开发行，产生广泛影响。她主审的《武汉大典》，获武汉市社会科学联合会著作一等奖。为使档案馆服务实现现代化管理，她负责主持了武汉市档案局与深圳科怡公司联合开发档案信息管理软件的工作，并成功开发了KW2002档案管理系统3.1版软件。该软件作为档案部门的统一软件，已在全市推广。推动了全市档案现代化管理的步伐。
检查不走过场
检查组召开会议听取了天津市档案局、天津市城建档案馆的工作汇报，全面了解天津建设项目档案工作情况。会上天津卷烟厂和天津电力公司介绍了项目档案工作的做法、经验。在被检查单位，检查组听取简单汇报和质询后，分成4～5个工作小组，一头扎进档案室，分别负责对档案工作制度、文控体系，施工、设备、监理、竣工文件，声像档案、信息化管理等方面进行抽查、验证。
完整性是对项目档案积累的基本要求，是专家组检查首先注意的内容。
天铁冷轧薄板工程是此次检查组巡查的第一个项目，项目验收将在今年年底进行。有专家开门见山地询问汇报材料中某轧机设备安装材料为什么还没有收集?对此，该企业的负责人现场作了答复。
同样的档案完整性问题出现在天津工业大学新校区一期工程中。目前，该工程已经交付使用，学生已经进入。但工程施工档案存在缺失现象，其原因是由于学校建设资金存在缺口，拖欠施工单位资金，施工单位拒绝交付竣工档案。目前，有的施工企业已经撤离现场，到国外施工作业，档案的收集存在一定困难。
还有的档案完整性问题是由于建设单位没有履行档案集中统一管理所致，比如，在一些被检查单位的设备文件、法律文件及部分有关知识产权的档案原件还放在业务部门分散管理。
在短时期内对档案的准确性、真实性进行检查，对专家是一个考验，但他们还是通过档案中的蛛丝马迹发现了疑点。
神华天津港煤码头项目的监理单位严格控制工程质量、工期和投资，做好各种材料的管理工作。但是，专家在检查中发现，监理方自身形成的文件却不太规范，复印件非常多，有的监理文件整卷都是复印的。有的部分复印，还有的复印效果不好，基本上看不清数据。按照规定，建设方委托监理方监理，监理方面有责任在工程结束后将监理文件原件交付建设方。“在实际中，复印件的真实性和法律效力是要打上一些折扣的。”检查组的专家如是说。
对于一些合理的复印件现象，专家们持宽容态度。比如该码头项目的前期项目文件原件在神华集团总部，为了保证档案的完整性和真实性，他们从神华总部进行复印，然后盖上神华集团总部的章进行确认。专家们认为这不失为一种可取的解决办法。
竣工图在工程项目档案中具有相当重要的地位，工程项目实施的最终结果体现和反映在竣工图上。按照惯例，竣工图实行建设方、施工方、监理方“三方会审”，但在检查过程中，专家们多次发现竣工图把关不严，有代签字现象，有的竣工图不是终版图，有的变更没有标识在图上。
对于天津石化大乙烯项目由设计方编制竣工图，专家们提出：“如果竣工图不需要施工方的认可，设计方是否对每个现场的变更都能够精确掌握?”专家们提供的通常做法是：如果由设计方提供竣工图，要以不断提供的升级版来解决现场变更问题。如果做不到这一点，一定要加强变更材料的收集，特别是现场变更材料务必收集齐全，将其汇总到设计单位，并且在可能的情况下，让施工单位参与对竣工图纸的审核把关，保证竣工图的准确无误。
档案整编的规范性如何，反映了项目或企业管理的精细化问题，自然，也逃不过专家们的慧眼。
如由于项目工期的紧张或者事务繁多，有的项目归档的外文资料连标题和目录都没有来得及翻译，个别翻译的直接在原件上涂抹；CAD数据盘等电子文件没有编号，无法与纸质文件对应；有的缺乏档案整理基础知识，将备考表也作为一份文件列入目录；有的图纸折叠不规范，没有按照标准进行折叠。
检查还发现，被检查单位项目档案管理信息化水平普遍不高。
档案瑕疵及一些单位项目档案工作中问题的存在，一方面反映了项目档案工作的业务水平问题，更反映了项目单位在整体上对项目文档的控制与驾驭能力。得到专家好评的项目单位，均制定了比较科学的项目档案管理制度，建立了比较完善的项目档案管理体制和运行机制。专家特别指出，建设单位要充分履行甲方职能，联合监理单位加强对在建单位的文件档案控制，达到从项目的立项申请到竣工验收“所有的过程都要有记录，所有的变更都要有痕迹”这样一个比较理想的状态。
同时专家们也希望设计单位、施工单位、监理单位配合建设单位按照国家和项目建设单位规定，做好项目档案的归档移交工作。专家提醒，对于参建单位来说，在建筑领域中，竣工档案编制和归档质量已经成为他们进行下一次工程竞标的一个重要条件，也是参建单位资质的一个证明。
建议切中肯綮
专家小组通过听、看、问、查、议等方式，对被检查单位的项目档案和项目档案工作进行了初步的鉴定，提出有针对性的建议，向项目法人单位进行反馈。
天津鞍钢天铁公司冷轧一期项目已经完工，二期项目开始启动，项目位于天津滨海新区。一期工程计划投资37.75亿元，于2006年5月28日开始打桩，2008年5月18日冷轧线正式竣工投产。自项目筹备开始，公司即于2005年5月成立资料室，负责公司项目档案工作的统筹规划和项目文件的保管利用。专家组认为，天铁公司的项目档案管理还处于资料管理阶段，应该形成真正意义上的项目档案管理模式，集中统一管理项目过程中形成的全部档案。对此，天铁公司升总经理表示：“检查对我们工作非常有意义，专家一眼看到了我们的缺陷和档案工作中存在的问题，切中要害。现在给我们把问题提出来，我们还来得及、有时间进行整改。”
天津石化大乙烯项目是个在建工程，建设总投资268.46亿元。工程于2006年6月26日开工奠基，预计2009年9月底全面投料运行。对于这样一个庞大的在建项目。其文档控制和驾驭显得特别迫切和重要。专家组检查后认为，尽管该项目的项目档案管理起点比较高，文件资料的现场积累比较到位，但该项目的文控体系还需要进行认真梳理，和项目的工程管理体系、质量管理体系相比较，文控体系显得薄弱了一些，还有一些缝隙待弥补。对于检查组的建议，洪剑桥副总经理表示：“对正在建设过程中的我们来说，专家把你们在工程档案管理的经验传授给我们，提出的建议翔
实、具体，非常有效。”
天津滨海轻轨车段项目2001年5月18日开工，2003年10月1日竣工，2004年3月28日试运营，总投资60亿元。项目结束后，项目档案工作已经平稳过渡到企业档案工作阶段，在企业的日常运营、安全管理，权益维护中发挥了重要作用。项目档案的高质量和利用效果，反映了该项目在建期间文控系统的完善和有效，他们把建设轻轨项目的档案质量与工程质量、廉政建设作为工程的三件大事来抓。检查组对该工程的项目档案工作给予了比较高的评价，出于对企业档案管理精益求精的考虑，专家组还是提了一些意见，比如专家发现，一些设备的图纸质量不太好，建议在设备监造中，除了对设备质量提出要求外，还要对设备资料的质量提出要求。对此，张金立总经理表示：“专家组提出的问题非常准确、到位，帮助我们做好项目档案工作，我们一定在近期内整改。”
专家们认真的检查、专业的点评、有针对性的建议，赢得了项目单位的尊重。
评估实事求是
地方档案行政管理部门对重点建设项目档案工作的指导、监管与服务情况，也是检查组检查的一个重点。
在检查中，专家们发现天津市档案局的指导和服务痕迹与效果非常明显，其中的一个项目，市档案局的指导人员竟然去了数十次之多。市档案局在项目档案的检查和验收过程提出的整改意见也明确、到位，得到项目单位和企业的认同与重视。在检查过程中，检查组感到：“每一个项目都可以看到档案局同志的身影，听到项目单位诚恳的、发自内心的感谢。”
据介绍，2008年，天津市档案部门围绕全市重大建设项目建设开展服务创新，积极开展企业档案服务月活动。召开了重大工业项目档案说明会，组织了重大建设项目档案工作协作组。编制了《天津市重点建设项目档案服务手册》和《天津市重点建设项目档案工作指南》，深入走访了415个企业，112个建设项目，实行了重大建设项目档案网上登记和上门登记服务，全市重点建设项目档案登记率和验收合格率均达到100％。市档案局联合区县档案局共同举办了全市重点建设项目档案咨询现场服务活动，为378个市和区县两级重点建设项目单位和参建单位近600名项目技术人员和档案管理人员提供了档案咨询服务。还举办了3期项目档案业务培训班，780名企业(项目)档案人员接受了学习培训。
天津市档案部门开展的建设项目档案工作得到了国家档案局经科司副司长王燕民比较高的评价：“天津市市领导、市档案局和有关部门对天津市项目档案工作高度重视，把这项工作作为档案行政管理部门服务大局，特别是服务滨海新区开发的一个重头戏来抓。档案部门通过扎实有效的业务指导、多方面的协调和联动、多样化的服务，营造出服务项目档案工作良好的氛围和生动的局面。希望天津市档案局加强对重点项目档案工作监督指导的力量。更加注意分类指导，培育典型，提高效能。同时在注重服务的前提下，也要注重监管，发挥档案行政管理部门在项目档案工作中的权威指导作用。”
