最新修订的《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）在第一章总则部分增加了“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定”的规定，同时又在第三章档案管理中增加了关于根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理的规定。这些规定对传统的管理和保护手段产生巨大的影响，为各级国家档案馆优化馆藏档案带来了有利的保障，同时也对档案保护工作提出了新的要求。
一、贯彻《实施办法》的客观要求
修改后的《实施办法》明确规定各级国家档案馆馆藏永久保管档案分一、二、三级管理，这是首次将档案分级管理制度写进了档案行政法规，用法规的形式予以规定。在 2001 年国家档案局的全国档案事业发展“十五”计划中，提出要制订《国家档案馆馆藏永久保管档案分级标准与管理办法》。可见对永久保管档案的分级管理已经被提上了日程，成为今后档案管理的主要工作内容之一。相对于原先只是确定文件的取舍、档案的存毁及档案的保管期限，对永久保管档案的分级管理无疑是强化档案管理的一项新举措。同时，各个时期的档案文献遗产作为永久保管档案的重要组成部分，对其分级管理和保护也是新《实施办法》提出的新要求和新契机。总的来说，档案文献遗产的保o工作分为“防”和“治”两个方面，即通过合理的保管方式、有效的环境控制预防病害的发生，延长档案寿命；如果由于各种原因引发破损和病害，就应及时采取抢救措施，尽量恢复档案原貌。《实施办法》中提出的分级管理对档案保护的“防”有重要意义。档案分级管理的同时就意味着对价值量不同、重要程度各异的馆藏档案文献遗产采取不同的预防性保护措施。2001 年全国档案局馆长工作会议上提出的“在副省级市以上档案馆尝试建立档案特藏室”就是对其的具体佐证。然而，笔者认为在通过价值分级来有效预防档案文献遗产病害发生的同时，可效仿图书部门的相关举措对已经损坏的档案文献遗产制定相应的损坏等级，根据不同的损坏程度来制订相应的抢救方案，合理安排修复力量，为档案文献遗产的个性化抢救性保护奠定基础。因此，通过合理的价值等级标准和损坏等级标准对档案文献遗产进行等级划分，对不同等级的档案文献遗产进行侧重不同的保管与保护将成为今后档案文献遗产保护工作中的重要组成部分。从保护的角度讲，档案文献遗产分级保护模型的构建不仅是贯彻新《实施办法》的客观要求，模型中的损坏等级划分也是对新《实施办法》中等级划分的丰富。
二、合理使用和配置有限保护资源的需要
作为一个历史文明古国，我国档案文献遗产尤为丰富，仅各级档案馆保存的馆藏历史档案就有 3300 万卷（件）之多。但目前我国能用于档案文献遗产保护的资源较为有限，这就直接制约着档案馆库建设、人员引进、新技术使用和设备购置等相关保护工作的投资。因而，存世档案文献遗产的数量和相关投资的矛盾尤为突出。在现有资源难以满足所有档案文献遗产保护要求的情况下，保护工作中往往平均分配有限经费，缺乏相应的侧重点，进而相对减弱了对重点档案的保护力度，使得一些急需保护的档案文献遗产得不到及时的抢救，这显然不是明智之举。
为逐步解决现有保护中的主要问题――数量众多的档案文献遗产和较为有限的保护资源之间的矛盾，更加合理的使用和配制有限的保护资源，从档案文献遗产的制成材料和信息两方面对其进行分级势在必行。制订科学的损坏等级对档案文献遗产制成材料的保存状况进行分级，进而确定抢救中的优先顺序和操作方案；同时，制订合理的信息等级对档案文献遗产信息的重要和稀缺程度进行分级，从而对信息珍贵程度不同的档案文献遗产实施不同的预防性保护措施。因此，通过档案文献遗产分级保护模型的构建，可对其中损坏严重和信息稀缺的档案文献遗产优先采取保护措施，如有需要进而实施有针对性的抢救和保护策略，最终使档案文献遗产保护工作更加有所侧重、有的放矢，提高有限保护资源的使用效率和效果。
三、濒危档案文献遗产保护策略的理论基础
【原刊地名】南京
【原刊期号】200310
【原刊页号】49～51
【分 类 号】g7
【分 类 名】档案学
【复印期号】200401
【 标 题】中小企业资产与产权变动档案处置工作的实践与思考
【 作 者】赵国洪
【作者简介】赵国洪 张家港市档案局，江苏张家港 215600
【摘 要 题】专门专业档案
【 正 文】
国有集体中小型企业面广量大，在国民经济体系中扮演着十分重要的角色，做好这些企业特别是在一些企业破产过程中的档案处置工作，对于防止国有、集体资产的流失，保护广大人民群众的利益，维护社会的稳定，具有十分重要的意义。
一、中小企业资产与产权变动档案处置情况分析
中小企业情况复杂，企业经营管理水平参差不齐，档案管理水平也高低不一，加之企业资产与产权变动形式多样，因而在产权变动过程中档案处置情况较为复杂。近两年来，张家港市档案局陆续对市经贸委、贸易局、交通局、粮食局、供销社等系统的原国有、市属中小型企业在改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等资产与产权制度改革中档案处置情况进行了调研和执法检查。在调研和检查中发现，在资产与产权变动过程中，档案能否合理处置，与企业原有的档案管理状况、企业的档案法制意识、企业转制过程中主管部门对档案处置的重视程度、采取措施是否得力有着密切的关系。大致有以下几种情况：
1.大部分企业原有档案基础较好，重视档案工作的延续性、稳定性，档案处置比较合理。这些企业的特点是有一定的规模，管理有一定的水准，员工的档案法制意识较强，企业将档案工作作为企业管理的基础来抓，档案管理走上了制度化、规范化、标准化的轨道，相当一部分企业档案管理达到了省级以上的管理水平。在企业转制过程中，企业领导高度重视档案的处置工作，把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础，按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定合理地处置了档案的流向。企业在转制前、转制中及转制后的档案基本得到了稳定和延续，保证了档案的完整齐全与安全。
2.部分企业原有档案基础较差，但由于补救措施及时，档案得到了较好的处置。这些企业大多为一些主管部门下属小型企业，由于规模较小，档案部门对这些企业的关注较少，业务指导不够，因此这些企业的档案人员大多是凭传统经验管理档案，归档质量较差。但在产权变动过程中，由于主管部门比较重视，采取了一些得力措施，进行亡羊补牢，在资产与产权变动过程中维护了档案的安全。如市粮食局下属的基层粮管所和粮贸公司，转制前档案意识较薄弱，档案材料收集不全，台帐不清，档案设施陈旧。在转制过程中，市粮食局高度重视档案的处置工作，主动与市档案局联系举办培训班，对下属28个粮食企业档案人员进行培训，对档案材料的收集、整理、移交提出具体要求，并组织力量认真补收散存的档案材料，对各企业的文书档案和会计档案进行规范在硬件设施上该局调整扩大了库房，投入10万元经费安装了密集架，将28个企业的文书档案与会计档案全部移交到局综合档案室集中保管。由于措施得力，目前移交任务已经全部完成。
3.少数企业原有档案基础较差，在资产与产权变动中企业和主管部门对档案处置未引起足够重视，存在问题较多。这些企业多为一些已破产、破产未审结企业、切块转制企业和空壳企业。平时管理较为混乱，人心涣散，对档案也疏于管理，档案意识较差，在资产与产权变动过程中，主管部门没有把档案处置的组织管理工作纳入企业转制工作的议程同步进行，因此存在问题较多。如华亿机械集团公司在破产过程中档案柜已被变卖，档案却散摊于地上，在破产清算过程中会计档案频繁借出，都未办理借出、收回手续；破产未审结的市毛纺织厂的档案虽大部分保存在原企业，但台账不齐、数目不清，已移交给切块转制企业的设备档案、基建档案和职工调出带走的人事档案，没有办理移交手续；空壳企业杨舍供销社的文书档案、会计档案和部分退休辞职人员档案，用编织袋堆放在职工宿舍里，很不安全。
4.个别企业原有档案基础虽然较好，但在资产与产权变动中未把档案处置列入议事日程，同样会给档案的安全带来隐患。如原市发电厂曾是张家港市的一家重要企业，档案管理曾达到国家二级水平，该厂于2001年政策性关闭，由于主管部门没有对档案处置问题引起重视，在清理资产时，既没有通知档案部门参与组织指导档案的处置，也没有将档案的处置列入资产清理程序，结果导致该厂除了设备档案随资产转移，干部职工档案被主管部门接收外，其余5800多卷（册）文书、会计档案仍留在原厂，无人管理，处于失控状态，并有部分档案材料外流。
二、档案部门加强档案处置监管的几点做法
针对检查中发现的问题，张家港市档案局本着对历史高度负责的精神，采取一系列举措，加强对档案处置的监管。
1.及时下发通报，引起各方重视。执法检查结束后，张家港市档案局向全市各镇、各部门下发了《关于对企业资产与产权变动档案处置情况进行执法检查的通报》，并抄报市委市政府。《通报》下发后引起了各方面的关注，并引起了市政府主要领导的关注，时任市长的曹福龙批示“资产与产权变动的档案保管十分重要，请档案局将各镇各部门检查中发现的问题及要求整改的内容、时间等以书面形式，盖好公章，写清内容及要求，发至各镇各部门主要领导。”
2.切实采取措施，责成有关部门及时整改。根据市领导批示精神，市档案局依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求，向执法检查中问题较多的部门和企业下发了《档案执法检查通知书》，要求他们采取措施限期加强整改。在此基础上，又向全市各镇各部门主要领导下发了《关于进一步加强企业资产与产权变动档案处置工作的意见》，要求各镇各部门全面组织检查，对照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，督促有关企业做好整改工作，并将整改情况用书面形式报市档案局，由市档案局组织抽查。
3.分类指导，组织整改。针对中小企业档案处置的复杂情况，市档案局认真组织人员进行分类指导，督促各镇各部门和机关企业组织实施整改。根据企业转制的形式和档案的内容，按以下几种情况进行处置：一是改制后仍为国有控股性质的，其档案原则上整体移交改制后的企业，要求企业配备必要的人员、设备进行妥善保管；二是改制后为国有股权参股的，原企业档案可向原企业或企业主管部门移交；三是改制后为民营企业或已破产和关停并转企业，原企业的设备、基建档案随实物移交，产品科研档案按有关政策移交或转让，企业原有的文书、会计、干部职工档案一律由各镇和有关主管部门接收；四是对于保管条件恶劣或企业因各种原因不能妥善保管的，督促各镇和有关主管部门接收；五是企业转制过程中形成的档案，应由原企业主管部门或现企业分别保存一份。
4.积极参与重点企业档案的处置工作。我们经调查了解到原市发电厂在政策性关闭过程中档案处置工作存在的问题后，市档案局立即与该厂主管部门进行了交涉，发出了《加强对原市发电厂档案管理的意见》，责成主管部门明确分管领导和相关人员负责清理工作，并派出业务骨干，督促指导该厂及时清理回收外流档案，收集整理零散文件，按标准要求进行立卷归档，对全部档案登记造册，建立完善检索工具。鉴于该厂企业档案内容较为重要，数量较多，对于今后工作查考和研究我市经济发展具有重要的参考价值，市档案局决定把该厂档案全部接收进档案馆作寄存处理，并积极争取了4万元经费，作为寄存该厂档案的费用，目前该厂5883卷（册）档案已移交进馆。
三、对加强中小企业资产、产权变动档案处置工作的思考
随着企业改革的不断加快，企业兼并、改组、整体出售、破产、股份制改革等资产与产权变动日益频繁，依法加强对这些企业的档案管理，规范档案处置行为，防止国有资产的流失，是档案部门的一项重要职责，也是一项长期而又艰巨的任务。对此，我们要不断地创新工作思路，坚持长效管理。
1.加大宣传力度，强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置，企业档案工作能否保持连续和稳定，很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》等法律法规的宣传，提高企业领导和员工的档案法制意识；要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识，在资产与产权变动中依法落实各项职责，规范档案处置行为。
2.建立转制、破产企业档案申报制度，强化对档案工作的监管。为了使转制破产企业的档案处置工作走上法制化轨道，档案部门要根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，制定规范性文件，建立转制、破产企业档案申报制度，依法要求企业及时向主管部门和档案部门申报转制、破产程序，将档案处置的经费纳入转制、破产经费，在转制、破产过程中保持档案人员的稳定。
3.在档案处置过程中，档案管理部门要与企业主管部门密切合作，齐抓共管。中小企业资产与产、权变动的档案处置工作涉及面广、工作量大，光靠档案部门很难完成如此艰巨的任务，要积极争取企业主管部门、国有资产管理部门的支持，共同抓好这一项工作。要督促各企业主管部门本着“谁主管、谁负责”的原则，负责所属企业档案的处置和接收工作；要会同综合经济部门、国有资产管理部门加强对档案处置工作的组织协调、监督和业务指导工作。
【关键词】档案馆室；改造施工；保护措施
开展档案工作的机构，大部分都设置专门的档案馆室，但有些机构没有设置，而是把档案存放在公共办公区域里。随着机构的运转，日常形成、接收的档案资料日积月累，对存储空间的要求也会越来越迫切，这时候，只有解决档案的存储问题，才能去谈档案的保护与利用问题。值得高兴的是，现在越来越多的机构，特别是企业，不管是国有企业，还是民营企业，都将档案工作纳入机构管理的重点工作，也更愿意为改善档案的存储条件而投入更多的经费。
那么，对于如何解决档案的存储问题，笔者在广西某大型国有机械设备制造企业任职时曾遇到过，档案库容严重影响到档案的接收和保管能力，最后选择对建筑面积近4000平米的四层档案大楼进行整体改造，此大楼保管着企业60年来几十万卷件的历史档案，由于大楼是按照办公楼的设计建造的，档案人员分散办公，档案也分散保管，使得大楼的空间利用率不高。为大大提高空间利用率，优化保管条件，必须重新设计大楼的平面布局，按照档案管理的要求对档案馆办公室、查阅室、库房等用房进行改造装修。由于无法转移档案，档案人员既要配合做好改造施工，又要密切关注潜在的安全隐患，做好档案安全保护工作，责任十分重大。
一、档案馆室改造对档案产生的影响
（一）改造过程中各种施工有害因素的影响。具体有以下几种：
1.粉尘。档案馆室的改造就是对原有格局进行重新设计，以达到拓宽库容的目的，所以就涉及到拆除一些隔墙、吊顶、门窗等建筑物和设备、设施，在拆除过程中会生产大量的粉尘，施工时水泥、石灰等的利用，也都能引起粉尘，粉尘漂浮在空气中，不仅对人体造成伤害，对档案的危害也不小。粉尘粘附在档案上会摩擦档案纸张和字迹，如果是光盘、磁带等载体，会造成划痕而影响信息的读取；粉尘从外界吸收水分、吸附空气中SO2、NO2 等时， 会产生腐蚀性物质，从而改变档案的酸碱性，腐蚀档案纸张；空气中的孢子会附着在粉尘上，易滋生霉菌，对档案造成严重的破坏。
2.用电。施工过程离不开用电，施工机具、电器安装、现场照明等都需要用电，但是电也是一种重大危险源。施工队伍中的施工人员良莠不齐，某些人员安全意识淡薄，不按规程，仅凭经验办事，操作不当将会造成严重的安全事故。例如施工人员擅自接拉电源、临时用电线路布设不规范、电气设备绝缘损坏漏电、使用的闸具、熔断器参数与设备容量不匹配导致用电超负荷等等都是潜在的安全隐患，用电作业如金属焊接、切割、冲击钻孔等都会产生一定的火花，如不与可燃物进行有效隔离，施工现场安全检查不到位，不及时将火花熄灭，星星之火可以燎原，可能会引发火灾。
3.虫鼠。一般来说，为便于施工材料的运输和通风散气等，建筑施工场所都是开放式的，而且工程施工都需要一段时间，这就造成了档案馆室在施工期间都是长期“开放”的。在南方，很多工程都选择在昆虫、老鼠等有害生物活动比较频繁的夏秋季节开工，开启的门窗为它们进入档案库房提供了便利。虫鼠等生物喜好躲藏在密集架、档案柜底下，以及空调、通风管等设备的夹缝中，非常不利于档案人员发现和驱赶、消灭。一旦它们啃咬档案，或将粪便等污秽物遗留在档案上，对档案造成的危害有可能是无法挽回的。
4.潮湿。档案馆室在改造装修时，室内大面积的混泥土墙面、墙面的腻子涂层、乳胶漆涂层等都含有一定的水分，这些水分蒸发会使库房的湿度增加。另外，用于降尘、除尘的水、喷雾处理措施也都会影响库房湿度的变化，潮湿的环境对档案的保管是非常不利的。
（二）施工人员不良行为导致的安全隐患。施工人员在工作中的失范行为会带来一定的安全隐患：
1.吸烟。规范管理的施工场所都是严禁烟、火的，对于档案馆室来说，这条规定更应该严格执行，但实际情况是承包建筑施工的单位大都聘用临时性的农民劳务工来从事建筑工作，而施工单位对劳务工的安全教育往往又不够重视，有些劳务工安全意识比较低，侥幸心理作用大，这就使得劳务工吸烟的随意性、流动性增大，加上档案库房空间都较大，档案柜、密集架林立具有一定的遮挡作用，档案管理人员不是那么容易发现吸烟人员，无法对吸烟人员有效地进行约束和处罚。另一方面，档案管理人员如果不认真落实对随意丢弃的烟头的检查处理，缺乏对烟头的有效管理，那么也会给档案造成极大的安全隐患。
2.偷窥。在普通大众的眼里，档案往往带有一种神秘的色彩，越是神秘的东西人们越想去揭开那层神秘的面纱。在缺乏严格的库房管理制度时，施工人员对档案的管理要求可能并不知情，于是就有可能在好奇心的驱使下，去翻阅档案，无意中获取到一些重要的信息，当这些信息被散播出去，就会给企业利益带来损害，或者对社会稳定造成威胁。在竞争较大的行业，如果施工人员中混入了竞争对手安排的人员，在档案安全防护措施不到位时，极有可能被竞争对手窃取到企业的核心商业秘密，进而使企业在行业竞争中受到重创。
二、施工过程中档案保护的措施
（一）从设计阶段就开始考虑档案的保护。既然是对原有档案馆室进行重新改造，那么，在改造设计时就应本着空间最大化使用、利于档案安全保管的原则，合理设计，减少不必要的施工，合理安排施工步骤，避免施工期人为延长，从而大大降低施工不利因素对档案的影响。
（二）从制度上加强对档案的保护。“没有规矩，不成方圆”，对档案馆室改造来说，尤其需要用全面、严格的管理制度来规范、约束施工单位的组织行为及施工人员的个人行为，与施工单位签订安全施工责任状，与建筑施工人员签订个人安全承诺书，以此来强化施工单位及施工人员的安全意识。
（三）根据施工中的各种不利因素采取相应的保护措施。主要由以下几种：
1.防治结合减少粉尘的危害。防，就是防止粉尘的产生或扬起，如在进行破除、切割、打磨作业时采取加水处理措施，以减少粉尘产生。采用隔离的方法，利用围挡墙将进行破除等作业的场所与档案及档案设备隔离，或利用大型PVC防雨篷布将档案及档案设备遮挡起来，可有效地防止粉尘与档案及档案设备接触。治，就是采取有效措施减少或清除粉尘：一是通风排尘，通过风流的流动将库房中的悬浮粉尘带出，以降低库房的粉尘浓度。二是喷雾降尘，利用喷雾器喷洒水雾，使粉尘降落在地，以便进一步清除。三是除尘器除尘，利用专用的除尘器将附着在地面、门窗、档案设备等上的粉尘吸除。
2.预防施工用电事故的办法。一是从技术上采取有效的安全用电措施，从建筑施工行业的技术角度要求，对施工现场用电实行规范化管理，要求根据施工组织设计或施工安全技术措施布设临时用电，严禁擅自拉接临时电气线路；要求各类电气设备的使用、维护和用电操作要合乎要求；临时用电的施工、维修、电气设备的操作等必须由经过培训并取得上岗证的专业人员进行，严禁无证上岗。二是在管理上采取各种保证安全用电的措施，建立健全施工用电安全管理责任制；要求并监督承包方加强对施工队伍的用电安全培训，提高安全防范意识和应急处理能力；加强施工用电检查，特别是加强对重点区域的监控，定期检查现场施工用电情况和维护情况。
3.防治虫鼠的措施。一是在库房入口设置较高的且便于移动的防鼠挡板，既便于施工人员进出，又能在一定程度上阻挡老鼠，还能保持库房的通风散气。二是因设备安装开凿的孔洞，如果暂未使用应先将其堵塞，防止虫鼠进入。档案库房的窗户、排气口等应安装纱窗、纱网，防止较小的蚊虫飞入。三是档案库房不宜堆放施工材料，施工垃圾应尽快清理出去，以免虫鼠等藏匿于其中。四是档案管理员应经常查看是否有鼠迹、虫迹，并定期翻看档案内部，档案库房应放置防虫剂和灭鼠药，必要情况下可以请专业灭鼠单位进行灭鼠。
4.施工时潮湿的环境对于档案的影响。虽然不像其他因素一样大，但是也必须采用温湿度仪检测库房的温湿度，必要时采取一些措施进行处理，如在档案柜、密集架内放置干燥剂，库房内采用空调或者除湿机进行除湿，避免潮湿的环境影响档案的寿命。
5.对吸烟行为的管理。一是根据档案库区的实际情况采取相应的禁烟措施。条件允许时，选择远离库房的区域作为“吸烟区”，制定吸烟区管理制度，严格要求必须在指定范围内吸烟。吸烟区配备有一定的防火措施和灭火设备。如条件不允许，则制定严格的禁烟制度，在施工场所入口放置“禁止吸烟”警示牌，在施工场所各处粘贴“禁止吸烟”的警示标语，发现吸烟的，对施工单位和吸烟者进行处罚。二是档案管理员要加强巡视检查，发现吸烟，立即提醒制止，并将情况反馈给施工单位，进行相应的处理与处罚。
6.对档案信息安全的保护，关键在于做好一切防护措施。第一，在必要的情况下，要求承包单位对选用的施工人员、劳务工的家庭背景、身份等信息进行审查，以防动机不纯的人员混入其中，为其窃取档案信息提供便捷途径。第二，施工期间，如档案柜、密集架上粘贴着标识敏感信息的标签，应予以掩饰或清除，以防暴露重要档案存放位置。注意将每个档案柜门锁好，密集架每一组为一个整体锁好，需要调用档案时也应在调用完毕后及时锁好门锁，并妥善管理钥匙。
总之，档案保护工作是档案管理工作的重要组成部分，档案安全是检验档案管理优劣的一项重要指标。档案管理员在积极探寻解决档案存储问题的途径时，要以安全为主要考虑因素，在档案馆室改造过程中，要肩负起监督员、安全员的职责，不断地预防、排除安全隐患，为档案的安全保驾护航。
关键词:房地产档案管理风险管理
房地产档案是城市房屋管理部门在房地产权属登记、调查测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记载,是城市房地产权属登记管理工作的真实记录。房地产档案是非常宝贵的资料,这些档案为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革发挥了重要的作用。它为解决长期以来城镇房屋产权不明、产籍不清的问题提供了法律依据。房地产档案也在利用过程中彰显了它的作用和地位。
随着社会经济的发展,房地产档案在社会经济活动中发挥着越来越重要的作用,推动了房地产档案管理水平的大幅度提高,同时对房地产档案的管理也提出了更高的要求。然而,房地产档案在管理和使用的过程中,也存在许多被人们忽视的风险,缺乏对房地产档案的风险管理认识和风险管理措施。加强房地产档案的风险管理,可使许多宝贵的档案得到及时、合理的开发、利用和保护,同时满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求,对于发挥房地产档案的作用和服务社会具有重要的意义。研究房地产档案的风险和对策,增强档案管理的风险管理意识,对于提高房地产档案的管理水平具有迫切的现实意义。
1 房地产档案存在的风险
1.1 突发风险
房地产档案是非常宝贵的历史资料,房地产档案的抗风险能力比较低。由于受到经济水平的制约和观念的影响,房地产档案的抗风险意识低。虽然在档案管理过程中采取了一些基本的防火、防潮、防虫、防盗等处理措施,但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、战争等不可抗力因素时,房地产档案的抗风险能力差的问题就暴露无疑。去年的汶川大地震其巨大的破坏作用,使很多地方被夷为平地,造成了巨大的财产损失和人员伤亡,很多房地产所属物化为乌有,有些房地产档案也毁于一旦,给诸如财产保险的理赔工作带来了很大的难度。
1.2 房地产档案信息化风险
科学技术的进步,给房地产档案的管理带来了新的技术手段,给房地产档案管理的信息化建设和管理提供了可靠的保证。网络、计算机和信息系统是档案管理现代化的基础,同时也是信息安全风险存在的地方。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理不规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源。网络的畅通、系统的稳定、数据的安全,面临着客观侵害行为的风险和主观漏洞的风险。
在信息化的管理过程中,大量数字信息都储存在硬件设备中,设备的安全性会给信息安全和完整性带来威胁。如电脑、硬盘、光盘设备如果保管不当,就有可能发生损坏及老化等现象,从而导致大量数据的损坏,造成损失。存储设备都有一定的保存年限,需要不断的拷贝和更新,更新不及时,也可能造成损失。
信息化的操作要求技术性比较强,一旦操作失误就有可能带来损失,比如设备的损坏、错误的格式化、删除操作、错误运行程序等都有可能破坏电子数据。当电子化的档案信息通过互联网或内联网进行传输的时候,就会遇到传输风险,如网络黑客的入侵和攻击、计算机感染病毒和木马、遭遇非法窃取档案信息等,如果没能很好地防范,就有可能造成严重损失。
1.3 投资风险
为了应对突发的事故,进行异地档案备份,需要投入大量的人力和物力,投资与回报如何达到平衡,投资控制在什么样的幅度值得探讨。同时,信息化管理不同于传统的手工操作管理,它是建立在计算机网络技术基础上的现代化管理,进行信息化建设,特别是初期建设需要投入大量资金用于购置计算机、复印机、打印机、扫描仪等硬件设备,购买应用软件、咨询技术专家、培训员工及日常管理等,都要花费不少资金。为应对突发的事故和信息化建设,大量资金的投入无疑存在投资风险。
1.4 知识产权风险
档案信息化建设的最终目标是实现档案数字信息在网络中达到资源共享,这个共享引发知识产权的风险。同时,由于我国关于网络信息方面的法律、法规、标准、制度并不完善,也使得档案数字信息在充分发挥其凭证作用和参考作用的过程中存在很大风险。如在现实中,科技成果都拥有知识产权,具有专有性,而网络上应受到知识产权保护的信息则是公开的、公用的,而产权人往往要求信息非公开化,这就造成一个矛盾,也给档案部门在公开信息的时候带来知识产权上的风险。
1.5 技术风险
房地产档案部门在引进技术和应用技术两个方面都存在风险。一方面,引进的技术不一定能对房地产档案管理产生积极效果,或者很难完全转化为实际应用的技术。另一方面,由于信息技术比较复杂,在应用技术的过程中会产生风险,许多房地产档案工作人员会因为自身技术水平的限制而操作不当,进而影响房地产档案信息的安全性、完整性和真实性。
1.6 人才风险
档案信息化的建设和实施,需要既懂计算机网络技术又精通业务的复合型人才,因为无论是系统软件的选购、研发,还是信息化的具体实施、维护,都需要这些人才的支撑。国家信息化测评中心的统计结果显示:我国信息化指数为38.46时,我国信息化人才资源指数仅为13.43。信息化人才匾乏是导致档案信息化项目实施失败的主要原因之一,尤其是专业性复合型人才的缺乏,致使房地产档案部门很难真正开展档案信息化建设。如何挖掘和培养信息技术人才,留住复合型人才并充分发挥出他们的潜力,也是房地产档案信息化实施过程中面临的重要风险。
2 房地产档案风险管理对策
2.1 树立房地产档案风险意识
当前,房地产档案的风险问题尚没有得到足够的重视。主要表现在档案部门管理领导和工作人员对房地产档案的风险认识不足,缺乏应对房地产档案的风险管理措施。要应对房地产档案的各类风险,就必须树立正确的风险意识。信息化管理作为一种全新的管理方式,正处在初步实践的阶段,必然会存在各种风险,为此,我们既要有风险意识,积极宣传教育,又要有防范意识,采取有效措施,积极应对。房地产档案管理应对不可抗力风险意识非常差,目前需要大力宣传。
风险意识的淡薄会在很大程度上导致房地产档案管理上的盲目,只顾当前效益,缺乏前瞻性,给房地档案建设带来隐患。当突发的风险出现时,由于对房地产档案管理的风险认识不够,缺乏应对突发风险的管理措施,带来的后果可能是灾难性的,损失将无法挽回。汶川地震表明,房地产档案的破坏,给财产损失的评估和理赔带来很大的困难,加强房地产档案的风险管理,提高房地产档案的抗风险能力已经刻不容缓。
2.2 加强档案风险教育
由于认识的偏见和房地产档案管理岗位对人才的吸引力不够,从事档案管理的人员综合素质相对其他部门而言,存在不小的差距。档案管理人员普遍对房地产档案的风险认识不够。对档案管理人员进行教育培训,提高他们对房地产档案的风险认识,对规避房地产档案风险有良好的效果。教育培训能够提高档案建设参建人员和管理人员对档案风险的认识,确保房地产档案建设的安全开展和顺利进行。
2.3 增强房地产档案的风险评估
风险评估是应对风险的前提。风险评估就是对房地产档案在使用和管理过程中可能出现的风险进行预测,给定某一风险的概率。风险评估就是风险量化,通过比较风险的大小,来决定是否需要采取相应的应对措施。具体的风险的评估可以结合实际情况,聘请相关的评估专家来进行。
2.4 加强房地产档案的风险管理
从政府层面来说,必须充分研究房地产档案存在的风险,做好统筹规划,做好房地产档案的风险防范。国家应该制定相关的法律和政策,对房地产档案的资金风险、知识产权风险和技术风险进行控制。房地产档案管理要求的复合型技术人才,岗位对人才的吸引力不够,档案管理的人才风险也就时刻存在。需要从政策和薪酬等方面给予档案管理优惠。
不同地域,不同的单位房地产档案面临的风险也不一样。避免房地产档案管理的重复投资,保证资金的合理利用,预留风险保证金,制订建设规划,防范资金风险。一定要结合本单位实际情况,根据风险评估结果,采取提前进行规划,避免档案建设重复投资,采用逐步更新、持续改进的技术措施,规避技术风险,引入信息监理方,缓解管理、人才方面的风险等等,灵活运用各类应对策略及时有效降低风险。
2.5 提高房地产档案的抗风险能力
提高房地产档案的抗风险能力,需要不断提高认识。这种抗风险意识需要提高到国家战略层面上来。比如国家对金融和股市风险的控制采取了很多切实可行的方法,也取得了很好的成效。在房地产档案的管理上也可以进行借鉴和创新。比如在股市中,客户交易的资料采取了异地备份的方法以应对不可抗力带来的风险。房地产档案如何实现异地备份呢?随着计算机技术的发展和普及,档案的电子化给档案的备份和异地存储提供了可能。一方面要对库存档案电子化,另一方面新入库档案资料需要进行电子化工作,办理完毕的房地产档案在进行纸质档案归档的同时,要进行电子文件归档,将该电子文件拷贝至耐久性好的载体上,一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保管。
【关键词】城市建设 重大项目 档案归档
【中图分类号】G619.20 【文献标识码】A 【文章编号】1671-1270（2015）02-0001-01
重大建设项目档案是在城市建设规划中形成的对城市群体有益的文字、图像等资料，既是重大建设项目的历史记录，也是项目投产后运行、维护、改建扩建和技术改造的重要依据。中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉的通知》（中办发〔2014〕15号）明确提出“加强重大建设项目档案管理工作。建立完善并严格执行重大建设项目档案登记管理和档案专项验收制度，确保重大建设项目档案完整、准确、系统、安全和有效利用”;四川省档案局《关于进一步加强重大建设项目档案工作的通知》《四川省重大建设项目档案管理办法》（川档发[2008]45号）也强调了重大建设项目档案归档、管理的重要性。
一、重大建设项目档案归档目前存在的问题及原因
（一）存在的主要问题
重点建设项目因为建设周期长，参加设计、施工的单位多，所以整个项目形成的档案如图纸、文字材料、各种施工记录等，数量较大，内容涉及设计、施工等方方面面几十个专业，这些都给重点建设项目档案的收集、整理、保管等带来了困难。在实际工作中，存在着重大建设项目工程档案归档难的现象。
（二）原因分析
1.有的档案主管部门对项目档案工作不重视，主动监督不够，缺乏对项目档案工作进行有效指导。
2.有的项目主管部门城建档案意识差，未将项目档案工作纳入总体工作部署，未按要求进行项目档案登记。
3.项目建设单位不同程度存在重建设轻档案管理的现象，档案管理与项目建设不同步，在开工前强调时间紧，部分基建程序简化，该办的手续迟迟未办，施工过程中主要注重建设，工程完工也不及时进行竣工验收，导致了应该形成的资料不能按基建程序完整归档，系统性差，质量不高。
4.有些项目参与单位多、形成资料的单位也多，甚或部分资料散失在个人手中，收集资料经常出现“踢皮球”的现象。
5.项目建成后未及时申报项目档案专项验收等。
二、加强重大建设项目档案归档的建议
（一）有法必依，有规必循
认真贯彻《中华人民共和国档案法》、国家档案局、国家发改委的《重大建设项目档案验收办法》以及《四川省重大建设项目档案管理办法》，在档案收集归档等工作中严格遵照执行。档案行政管理部门要严格按照档案法律法规的要求，主动采取措施，加强监督，依法行政，严格执法;项目主管部门和建设单位、档案管理人员要遵照《四川省档案局推进依法治档2015年工作安排的通知》精神，提高对项目档案工作重要性的认识，充分发挥项目档案的作用。
（二）强化宣传，深入人心
利用6・9国际档案日，向社会广泛宣传档案法律法规，向市民散发宣传资料等形式，增强人们的社会城建档案意识。档案管理部门要利用建设单位办事和业务指导的机会鼓励建设单位创优质工程，编制优质工程竣工档案。在日常工作中，始终坚持在提供利用档案的过程中宣传档案工作，利用竣工档案审查，工程竣工验收、优质工程评审，工程质量检查等时机宣传档案工作，促进建设施工单位的档案意识，达到持续稳定发展城建档案事业的目的。
（三）加强监督，分类指导
档案管理部门要及时掌握项目档案工作情况，做好咨询与服务，帮助解决项目文件材料在形成、归档和整理过程中遇到的问题。在验收项目档案过程中，对未经档案验收已竣工的项目进行清理，采取措施做好补验工作。培训、帮助项目档案人员掌握业务技能，提高工作水平。
（四）领导重视，提高素质
项目主管部门在布置检查项目建设工作时，要同步布置检查档案工作，按要求做好项目档案登记工作，组织或参加项目档案验收。项目建设单位要确定分管领导，将档案收集目标落实到管理部门和具体负责人。项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理都要列入项目建设计划和有关部门和人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并制定相应的检查、控制、考核措施。档案管理员除掌握档案专业知识和现代科学知识外，还应掌握城建知识，在项目准备阶段、施工阶段、运行阶段，凡反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种重要载体文件，都应认真查验和及时收集资料，归入项目建设档案。
【关键词】新形势；科技档案；管理
一、依托“三纳入”，实现科技档案管理模式的创新
1.将科技档案管理纳入总体发展规划
科技档案是由在单位进行科研生产活动产生的，同时它又反过来为科研生产活动提供准确、及时、完整的信息资源，是单位重要的无形资产，有着很大的发展潜力，所以领导应该意识到科技档案在科研生产中的作用，不能仅仅把科技档案管理看成是科技档案部门的事，还应该将它列入单位领导的议事日程，并作为管理内容来落实，各部门要积极的配合和协助。单位领导要在人力资源和经费上给予科技档案管理大力的支持，加大宣传科技档案管理对单位生存发展作用的力度，使单位领导和部门能更加的重视和支持科技档案工作。从而让科技档案管理工作在良好的环境中发挥出应有的作用。
2.将科技档案管理制度纳入质量管理体系
为了确保归档文件材料的完整、准确，档案中心可以将科技档案管理纳入到质量管理程序的标准当中，应该直接参与到编制、修订科技档案管理制度的工作当中，可以使质量管理体系中的科技档案管理得以保证，以便更好的发挥出科技档案的效用，为科技文件材料实现成果转化奠定良好基础。
3.档案中心对文件实施全过程控制
档案中心不仅要负责文件控制的归口管理，还要负责外来文件、技术文件的归档和发放。《文件控制程序》的质量体系文件中对文件控制的工作程序、范围、目的、职责等进行了明确的规定，对文件的生成、使用和管理直至作废，实施全过程控制。
4.用归档目录细化归档内容
按类别和阶段将归档内容进行细化，并且每一阶段和类别的文档都有明确的目录。这样不仅使科技文件材料的归档要求、归档范围以及归档程序有了明确的规定，而且便于项目组成员更好的收集、积累以及归档各阶段的文件材料。可以划分为这几个类别和阶段：施工阶段、实验装置阶段以及产品生产阶段。
5.适时调整归档时间
为了避免由于人员变更或是文件材料保存时间太长而带来隐患，因而改变过去项目完工后才归档的习惯，改为年度阶段性归档，因为有的科研项目研制时间较长，所以要适当的调整归档时间。
二、依托“四同步”、“四参加”，实现科技档案管理制度的创新
1.系统管理，规范归档制度
档案管理部门应坚持以《档案法》为核心，以一系列科技档案工作法规为依据，结合本部门科技生产的实际情况，制定出更加具体、操作性强的规章制度。
对于科技档案的每一个环节，比如说从形成、积累、归档到整理、保管和利用都有具体和明确的规定。只有严格的遵守规章制度才能有显著的科技档案工作成效。对于遵守制度者应给予奖励。对违反制度办事，资料收集不完整，归档不及时以及整理不及时的要进行批评教育，并要求及时的改正。另外要强化科技档案的基础工作，编制多功能、实用的档案检索工具，建立科技档案的检索体系，为档案信息的开发利用创造有利的条件；单位部门领导要对科技档案工作引起足够的重视。进行集中式现代化的档案管理，配备认真负责的专业技术人才，实现标准化和现代化的档案信息管理。以便为档案资源利用者提供更好的服务。还有注重通过网络技术来利用好科技档案。只有建立健全档案管理制度，才能更好的做好科技档案管理工作。首先要明确建档要求，制定建档制度。规定建档资料的范围，明确哪些资料可以入档，哪些资料不能入档。将其列入科研管理制度。
要明确有关部门和个人做好科技文件形成、积累和归档的职责。整档工作是科研工作的重要环节，应将其纳入工作流程。并将归档工作纳入年度考核计划。其次，应建立保密制度。根据本部门的实际工作情况划分保密范围，并根据情况的变化来及时的调整机密等级。制定机密档案查阅、审批制度。在实际工作中，要协调档案的开发利用和保密二者之间的关系，做到面面俱到，以便更好的促进单位的发展。另外还要制定和保密制度配套的借阅制度、人员管理制度等一系列制度，为科技档案管理工作有章可循，有法可依。通过制度来约束人的行为。
2.努力活化单位科技档案，开发利用好科技档案
《档案法》中有明确规定：档案馆应为档案利用创造条件，简化手续，提供方便。科技档案归属于单位的科技信息部门，所以应该积极的开发科技档案信息资源，为单位的科研活动提供依据。在开发科技档案信息的过程时，先要充分的掌握本单位科技档案的种类、载体、时间、数量以及机密等级等情况，还要熟悉档案的信息内容、准确度和完整度以及它的价值，掌握的越详细越好，特别是那些利用价值大、内容重要的信息，更是要做到胸有成竹。其次对档案的用户要做一个了解，只有了解不同部门、不同人员对档案的需求，才能有针对性的开发和利用科技档案信息。
[关键词]声像档案；国有企业；问题；措施
[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）26-0074-02
随着社会的发展，企业市场竞争日趋激烈，科技在现代大型国有企业中的管理应用越来越多，档案作为原始材料的记录、归档、保存，随着日处理信息量的与日俱增，产生了大量以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为新型载体并辅以文字说明对历史进行记录的声像档案。这些声像档案是本单位发展历程中重要事件的记录与反映，具有很强的保存和参考利用价值。因此，声像档案管理是当代企业管理的重要组成部分，对企业的成长、发展有重要的影响。
1 国有企业声像档案管理存在的问题
1.1 声像设备与企业规模不符
在一些大型国有企业中，虽然企业规模很大，但不同程度的出现从事声像档案管理的设备缺乏、陈旧老化、性能不匹配、质量不过关、利用不合理等显现。造成很多声像资料现场无法记录或是有设备而无法正常工作，失去许多宝贵资料保存的机会。有的虽然当场保存下来，等到进行声像归档的时候，发现质量出现重大问题，无法有效存档。有的设备则因为质量不达标，声像保存不合理，保存期期间，发生质量变化，使得内容没到更换设备，进行二次存档的时候，设备就报废了。还有一些企业，超越现实，为了凸显企业的实力，或是为了金钱利益，购买了许多先进的设备，放在家里当展览品或是充当企业的固定自产，而在企业的声像档案管理过程中却没有发挥真实作用。所以当前国有企业中声像档案产生部门声像设备质量参差不齐。
1.2 声像设备与工作人员素质不搭配
就目前的情况来看，多数企业的档案管理工作没有专业的队伍建设，声像档案管理的人员更是稀缺。这种稀缺大多走向两个极端。第一种情况是，声像档案管理队伍建设人员庞大，但是真正懂声像处理的人很少，许多都是企业领导们安插的与企业或是领导层有利益关系的人或是某个部门领导相关亲戚朋友的人，综合素质不高，所以，虽然有很多企业，档案管理的人员很多，但是面对企业中许多设备却不能有效的利用。有的设备使用人员连电子声像产品的基本知识都不具备，不明确手中的设备如何使用，更别说灵活运用，发挥产品的最佳性能了。每当有任务的时候，无法让设备发挥处于最佳工作状态，造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。第二种情况是，企业的上层领导档案管理意识淡薄，企业就没有档案管理这一岗位，让办公室或是其他部门的人员兼职档案管理，这就更别提企业关于声像档案管理的情况了。更谈不上专业人才队伍建设。作为一个兼职人员，如何能具备高素质的声像档案管理知识呢。第三种情况是，企业人也有，设备也有，但是设备老化，跟不上更新，企业领导不愿意把钱花费在企业档案管理上，导致企业的声像管理工作一直落后于时代的发展。
1.3 管理制度不健全，没有集中统一管理
根据对一些大型国有企业的调查和部分员工们的反馈，多数企业针对档案管理没有制定成型的文件，声像档案管理较为混乱，在声像资料管理方面更是没有统一的声像档案管理制度和标准以及归档要求，缺少必要的管理；有的企业虽然建立了一定的管理制度，因缺乏有效的保障措施，很难落到实处，导致声像档案难以及时完整的归档；有的科室工作人员不去收取，从来不知道主动送达档案室；有的科室好则一年一次移交档案室，且移交内容不够全面。部分企业由于没有健全的管理制度，企业对管理人员的素质、保管条件等都没有具体的说明和要求，导致工作人员工作怠慢，档案库房的保管环境无人过问，许多声像档案资料因为归档不及时或是管理不严格部分珍贵声像档案流落民间，收集归档困难；部分因为保存环境恶化，无人过问，造成设备质量改变，声像内容质量被破坏，缩短其保管寿命，有的甚至内容损坏丢失，无法挽回。
1.4 工作人员声像档案管理意识滞后
在国有企业里，受公有财产和私有财产观念和思维的影响，有的企业集体没有声像档案管理的观念，许多东西该归档不归档，导致一些企业珍贵声像档案流落民间，收集归档困难。部分档案虽然已收集，但因为重视程度不高，工作不认真或是保护不到位，档案人物、事件很难加以考究或根本无法考究；有的企业虽然领导重视，但从事档案管理人员的管理意识严重滞后于现代企业发展的管理需求，缺乏全局观念，更没有保密意识，根本就没有主动去收集、收藏档案的意识。非档案管理部门的人，许多工作人员为了自己的工作需要，将部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存，随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。有的企业因为工作人员知识欠缺，许多人对档案的范畴模糊不清，有人以为只有上级来文、红头文件才是档案，而对于在日常公务活动中的内容、声像内容等不是档案收集的范围之内。严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
2 国有企业加强声像档案管理工作的措施
2.1 增强意识，提高重视
声像档案管理工作，不是某一个人或是某一个部门的事情，而是企业全体员工，从上到下所有人的共同事情，只有所有人都提高了声像档案对企业发展重要性的认识，才能在全厂有效地维护好声像档案管理工作。第一，领导层必须认识到声像档案的归档对企业稳定成长和延续发展的重要性，并在员工中普及这种意识，重视档案管理部门的重要性，吸纳专业人员，配备有效的声像设备，定期培训，加强声像档案管理队伍建设。在企业内部制定有效的文件，约束全体员工遵守声像档案管理的各项条例；第二，作为档案管理人员来讲，要认识到自身部门的工作，对企业未来发展产生的作用和影响，提高工作热情，主动做好各种声像资料的收藏、归档；第三，全体工作人员要增强档案管理重要性认识，自觉遵守规定，主动配合档案部门的工作，在各个活动中，收集、记录声像档案资料，及时送到档案室存档。
2.2 保持声像档案管理工作与企业发展同步进行
声像档案管理只有与企业同步协调发展，才能发挥声像档案的价值。设备要与时代主流相吻合，要与工作人员的水平相适应，要充分发挥声像档案管理工作者的价值，要把设备、人员与企业的日常公共活动有效的搭配在一起，要使资料处理、收集、保管的人紧密配合。声像档案管理是为企业发展的服务性保障工作，企业的领导不能漠视不管或是让声像档案管理部门消极成长，也不要以公谋私，企业需要配备什么性质的设备、人员，就建设什么样的部门，要随着企业市场化发展的需求变化而变化。也不能没有设备等着获取第二手资料，这不利于企业信息存档。另外也并不需要摆阔，非要用进口的。只要企业的档案管理部门和领导们客观地保持声像档案管理工作与企业的整体发展同步进行，就能使与企业相关的资料得到有效的保存，对企业的发展历史轨迹有一个很好的记录。
2.3 制定办法，狠抓制度落实，加强管理
要改变声像档案管理混乱的现状，提高大家的重视，防止资料丢失或是归档不及时，必须制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。第一建立相应的管理制度，强化规范管理，对与企业相关的各类声像材料，从收集、归档到移交档案室统一管理，从借阅到归还或是信息查询等必须制定一套严格的管理制度，使每一份声像档案按分类有序存放，防止分散流失或是设备破坏，杜绝相关东西归为己有。对公司制定的制度，要制定有效的配套措施进行惩罚，狠抓落实，让有关法规和制度落到实处，确保声像档案归档质量。第二加强监督，相互促进，不同国有企业，有一定的差异性，每个企业可以根据企业的特点建立相应的监督体制，让每一个人都不能怠慢，让每一个人都有约束，没有特权就没有个人空间。
2.4 强化保护措施，建设安全的保护环境
声像档案一般都是保存企业发展成长过程中不同时间段的人物和事迹，保存时间比较长，经历的自然或是人为的环境比较复杂。要长时间完好无损地保证质量，必须具备恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等良好的保存环境。受企业自身的能力和条件的约束，目前国有企业中声像档案保存条件能达到上述要求的几乎没有，今后相当长的一段时间内也很难达到。结合实际，采取有效措施，力求妥善保管是当务之急。当前声像档案可采取独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；并格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
2.5 加强措施，疏通渠道，完善声像档案
档案是一个企业成长轨迹的生动记录，声像档案更是给人一种直观的现场景象，声像档案的记录的完善性是每一个档案管理人员的心愿。企业档案人员应详细了解本企业的发展历史，认真整理存档资料，并采取积极措施对企业发展过程中丢失的声像资料进行寻找、收集，通过宣传，号召民间捐赠、义务收集、争取企业资金支持有偿收集等多种渠道和方式来收集珍贵声像档案资料及相关的人物、事件说明材料，完善声像档案因各种原因造成的损失。
3 结 论
关键词：影响电子档案;安全管理;因素
Abstract: Although the electronic archives in our country has not fresh things, archives workers to have more in-depth research, its characteristics are discussed, but the majority of Chinese organizations in the security management of electronic archives, archives still adopt traditional protection method, its main goal to protect electronic archives of physicochemical properties, as long as the protective carrier nondestructive would protect information integrity, so regardless of its object of protection, technical method or guiding ideology has simple obvious. Through the analysis of China adopts the archival measures, safety management measures of traditional mainly there are five limitations: blindness, non-systematic, low efficiency, passivity and lack of system. The existing limitation and can not guarantee that the electronic archives led the information technology security.
Keywords: influence of electronic archives; safety management; factors
中国分类号：TK-9 文献标识码：A 文章标号：2095-2104（2012）03-0001-02
第一章 与安全管理相关的其他概念
电子档案安全管理是新时期档案工作的重要任务。保管和保护好电子文件必须从两个方面着手：一方面，要从电子档案管理物理载体出发，着重保护电子档案的原始性；另一方面，要在电子档案管理的手段上狠下功夫，力促电子档案的真实性。本论文就是对电子档案如何能够安全管理，发表个人看法。1、背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。2、逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。3、物理归档，指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
第二章 影响电子档案安全的因素分析
信息技术就是一柄双刃剑，在给用户带来方便的同时，也给电子档案的安全带来更多的威胁。影响电子档案信息安全的因素很多，归纳为四大类：自然因素、环境因素、人为因素和技术因素。
2.1自然因素
影响电子档案安全的自然因素主要指各种自然灾害，如雷电、水灾、火灾、台风、地震等，这些自然灾害的发生会直接威胁到共享系统中的电子档案安全。
2.2环境因素
电子档案信息的产生、存取、传播和利用等离不开计算机及网络环境，这对电子档案所依存的系统环境和网络环境的要求是非常高的，如果电子档案管理系统和网站的环境不符合要求(电源质量差，温湿度不适应，无抗静电、抗磁场干扰和无防尘、防火、防水、防雷电、防漏电、防盗窃的设施和措施等)就会影响电子档案信息的安全。
2.3人为因素
人为因素又可以分为三类：第一类是蓄意破坏。蓄意破坏是故意破坏电子档案的内容及其所依赖的载体、系统和网络环境等，以获得某种利益及达到某种目的。第二类是管理疏忽。管理疏忽包括管理人员的安全意识、保密意识、责任心不强，没有建立起相应的信息安全法律法规、标准制度等。管理疏忽是造成事故发生的最大隐患。第三类是不当操作。电子档案载体本身随着使用次数的增加，其结构性能会有一定程度的降低。
2.4技术因素
在影响电子档案信息安全的非人为因素中，技术因素不可忽视。信息技术、计算机网络技术在工作中的广泛应用，给电子档案的安全带来深刻的影响，一方面上述技术是电子档案产生的前提，为电子档案信息的管理和利用带来极大的便捷；另一方面，这些技术本身并不是十全十美，也有局限性、漏洞和缺陷，这些都为电子档案信息增加了被窃取、盗用、非法增删及破坏等方面的安全隐患。
第三章 电子档案安全管理措施
3.1载体安全保护
第一保证电子档案载体的制成材料质量过关。硬件、软件、磁盘、光盘、输入输出设备、信道信宿、其他反馈系统等都是电子档案生成、存储、传输和提供利用全过程的基础。电子档案制成材料主要有电子档案的载体用料和记录用料及相关设备用料。第二保证电子档案载体物理上的安全。这是使其能够通过电子计算机的软硬件平台，完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。
3.2电子档案传统安全管理措施的局限性
电子档案传统的安全管理措施主要存在着以下五种局限性：盲目性、非系统性、低效率性、被动性和缺乏制度性。
3.2.1盲目性
作为电子档案的最终管理者，档案部门对于电子档案所处的风险没有进行更深刻的探究，没有从更深层次上发现风险发生的原因。最终在风险来临之时，不能有效地控制风险。
3.2.2非系统性
电子档案的风险往往并不是单一因素所造成的，除了内部因素外，还有外部因素。内部因素和外部因素两者相加，大大加剧了电子档案所遭遇风险的强度，而传统的电子档案保护措施，往往采取的是单一的防护措施，对于电子档案的保护会出现“头痛医头，脚痛医脚”的现象，最终还是不能避免电子档案风险的发生。
3.2.3低效率性
传统保护措施的低效效率性主要体现在对于电子档案的保护成本过高，而对于电子档案风险的防范并不能取得相应的效果，这之间不能形成一种正比关系，从而造成人力、物力、财力上的巨大浪费。
3.2.4被动性
对于可能发生的风险，由于档案工作者自身信息技术方面知识的欠缺，对信息技术发展了解不足，而维护网络设备和相关系统的技术人员又往往对电子档案的知识掌握不足，两者之间这种信息鸿沟，使电子档案在风险发生之前往往不能采取有效的措施加以预防，只待风险成为现实之后，才采取相应的措施进行补救。
3.2.5缺乏制度性
电子档案的传统保护措施缺乏制度性主要体现在两个方面，一方面电子档案的安全管理在实施过程中缺乏制度和标准的保障，在实施过程中没有具体的操作程序可以执行，档案工作者在操作过程中，存在很大的随意性，在此期间，再次发生风险的可能性增加，风险的叠加，会给电子档案带来更大的危害。另一方面国家对于电子档案安全管理缺乏相应的法律法规进行规范。以往的相关法规一般都集中在信息安全方面，但是电子档案的安全管理有其特殊性，国家在此方面的关注度不足。
第四章结束语
本文的研究最终目的就在于为档案工作者提供一种新管理思路，提高档案管理者的风险意识，提高电子档案的管理水平。在电子档案管理过程中，管理者和管理部门必须要认识到电子文件风险的客观性、不确定性、危害性，做好风险防范和应对工作，否则，如果对潜在风险的忽视，定会导致灾难性后果，形成可怕的“记忆黑洞”、“历史空白”。
电子档案管理是我们现实工作中的重中之重的关键环节，只有认真做好这项工作，我们的各项工作才有保障，我们要防患于未然，重视细小的问题，重视防范，哪怕是拔掉插头，用铁锤击碎，文件与数据也不会有任何影响。
参考文献
[1] 王萍、宋雪雁《电子档案管理基础》北京：清华大学出版社，2006年第1版 。
【论文摘 要】目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：电子信息档案管理的风险控制方法如下：
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3)：8～11
[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1)：36～37
[3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4)：28～29
