不动产档案整理范本第1篇

【关键词】 房产档案 规范化管理 服务质量

1. 房产档案的特点

1.1专业性

房产地档案产生于房地产专业部门，是房地产权属登记管理中形成的历史记录，而房地产权属登记治理是依法进行的，是其它任何部门都不能代替的工作，房地产权属登记治理工作面广量大，政策性强，形成的档案材料专业性强，在内容和形式上与一般公文有明显的区别，在内容上，反映了房地产权属状况和房地产位置和面积大小，文件名称多采用房地产专业术语，在形式上，结构规范，多为表格式，填写式。

1.2动态性

房地产档案形成后，房地产权属和房地产情况并不是固定不变的，随着产权人的变化，房屋的损坏折旧，城市建设的发展，房地产市场的买卖，交换，继续，赠与等交易行为的发生使房地产所有权不断发生变化，房屋的拆迁，翻建，灭失，土地分割与合并等房地变更不可避免。因而，房产档案处于不断转移和变更之中，具有极强的动态性，房产档案作为房屋变化中的原始记录，必须随着房屋及房屋所有权人的变化而变化，房产档案只有全面真实地反映房屋变化的全貌，才具有其利用的价值。

1.3城区垄断性

房地产管理的基本原则是属地管理，因此，房地产管理部门在进行房地产管理过程中处于对本地区对本地区房地产档案的独占和垄断地位，如果开发利用工作不到位，将直接导致本地区房地产市场的混乱，产权管理的无序和房地产信息的匮乏。

2. 加强房产档案规范化管理应采取的有效措施

2.1切实做好房产档案的收集工作

收集工作是确保档案完整齐全的关键。房产档案来源分散，这就要求房产档案管理部门切实做好房产档案材料的收集工作。首先，要制定房产文件材料归档范围及分类方案、各类房产档案归档制度及各类专兼职档案员的岗位目标责任制。其次，要选派业务能力强的工作人员深入相关部门进行业务指导， 帮助收集整理房产资料，并协商有关房产档案的移交问题。其三，严把质量关。认真检查档案移交目录、归档卷数及案卷质量。对于房产地址不清、材料不全、字迹不规范的要求重新整理，以保证归档材料齐全完整、系统规范。

2.2认真做好房产档案的整理工作

房产档案的整理工作是将收集来的房产材料进一步条理化、系统化，进行分类、排列，形成有序体系的过程。首先，房产档案管理部门必须对所收集的文件资料进行筛选整理，严格把关，并对重要的材料进行妥善保管。其次，房产档案种类多，必须严格按档案管理规则，对所收集的文件资料科学分类，合理排列，整齐装订。另外，为了把房屋状况在房产档案中更真实、更直观地表现出来。房产档案中最好附加房屋照片，与房产材料放在一起保存。

2.3加强房产档案的动态管理

房屋产权档案编目是房产档案科学管理的重要步骤。编且是否科学，直接关系到档案的科学管理和开发利用。为了适应房产档案动态管理的需要，首先应解决的是房产档案编目科学、管理动而不乱的问题，建设部明确指出“档案排列应以房屋坐落的地方为序”，这是有利于房产档案动态管理的科学方法。因为在同一地号的产权档案在不断增加或减少的情况下。其变化后的档案始终是依次排列在同一地号内。但是各地也可根据实际情况进行科学编目管理。可按照街道、办事处、路、巷门牌号进行检索，以检索目录的形式进行登记，如遇产权变更时，档号不变，把变更的产权人写在原产权人的后面或备注栏，与原始档案存放在一起，并将封面上改为新产权人的姓名，使原始登记与变更登记合二为一。

2.4加强房产档案数据库建设

选择一个比较通用的且能熟练掌握的数据管理系统，作为房产档案信息化管理的软件平台，对录入的数据进行合理的存储、分析及运算。同时，要正确处理好档案原件及档案数据的关系。档案原件作为房产档案的原始资料有着不可替代的作用，它是档案数据的来源及房产身份的唯一合法证明，不能因为计算机的普及应用就忽视对原始档案的管理。计算机的应用只是为档案的查阅利用提供一种方便快捷的手段。而不能最终替代原始档案的地位。因此，笔者认为，加强房产档案数据库建设，一要建立产权交易信息管理系统和内部局域网，设有产权初始登记、变更登记、换证登记、抵押登记和交易管理等模块， 彻底改变传统的手工模式，实现由登记收件、初审、复审、缮证、发证、归档等各个工作环节的计算机网络管理， 实现房产档案信息资源共享，同时设立抵押库和查封库。有效地避免重复抵押和查封房产的登记、交易、抵押等违法行为的发生。二要研发银行抵押贷款风险防范系统。通过城市金融网，与市各级商业银行局域网互联，实现产权抵押数据共享。该系统的应用不仅提高了银行办理抵押贷款业务的工作效率。提升了客户的满意度。还进一步加强了抵押贷款风险的防范，杜绝了各种骗贷行为的发生，同时也减轻了档案工作人员的压力，缩短了工作时间，提高了房产档案利用工作质量和效率。

2.5创新房产档案的利用方式

逐步实现开发利用方式从被动到主动。形式从单一到多样的转变。房产档案的开发利用不应停留在为产权服务一个层面上。要突破“产权管理——房产档案——产权管理”这一简单的线状轮回结构，房产档案信息应从“产权管理——材料汇报——咨询服务——政策依据——市场预测”等方面进行开发整合。以便更好地为房产管理提供依据。

2.6建立房产档案网络化服务模式

房产档案的服务不单纯是某一项的服务，而应是所有信息的全部披露．是一种全方位、多元化的服务模式。房产档案网站是实现多元化服务的有效手段。房产档案网络化服务是将档案信息及其相关资料数字化、图像化，通过互联网经过相应的身份确认查看信息。一方面，可将房产档案中的建筑面积、房屋坐落、平面图等公布在网上， 对于有条件利用资料的各级用户可根据自身的用户级别查询相关的房产档案；另一方面，利用者也可将自身的相关问题留在网页上。档案管理人员可及时了解使用者的需求，解答问题，实现管理者与使用者的互动互惠。

结束语

总之，城市房产档案是城市房地产业务活动的真实记录，是城市面貌和发展的历史见证，是研究城市的发展历史、研究房地产业的发展历史及其规律的重要参考依据。因此，重视房产档案工作的管理和发展，不只是房产管理部门的重要工作，而且是现代化建设事业中应有内容。在档案管理工作中，不仅要真实地记录和留取材料，保证档案的真实性和可靠性，还要积极地开发和利用档案资源，为改革、发展提供必要且优质的服务。

参考文献：

[1]柳叶.《房产档案现代化管理方式与目标》.档案管理技术.2010.9.

不动产档案整理范本第2篇

王娜 汉能控股集团有限公司

企业档案是企业在生产、经营等各项管理活动中形成的历史

记录，是企业宝贵的信息和知识资源。种类丰富且价值较高的档

案是企业发展的“重要谋士”，档案统一集中保管，对于企业信

息资源集中和防止企业机密外泄有非常重要的意义。根据《档案

工作基本术语》（DA/T1—2000）中规定，归档是指“办理完毕

且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程”。

文件归档是档案管理业务流程中基础的工作环节，归档文件是否

齐全完整决定了档案资源的数量和质量。但在实际档案工作中，

档案归档工作的效果往往差强人意，造成了档案资源的不完整。

归档难问题体现在业务部门归档不主动、归档文件质量不达

标、归档范围不齐全等方面。档案的前身是文件或图纸等，产生

于各个部门的业务流程中，经整理、鉴定归档后才能成为档案。

因此，企业中各个业务部门才是档案产生的主要来源，也是文件

归档的责任者。但由于工作职责等原因，业务部门往往不愿意将

本部门产生的有价值文件归档。其次，各个业务部门一般不设有

档案专职人员，文件归档工作由本部门工作人员或兼职档案人员

负责。各个部门的工作人员业务知识精通，档案知识有所欠缺，

因此很难以从档案的专业角度整理文件，归档文件质量不合格的

情况非常普遍。再次，判断文件是否归档，要根据档案的多方面

因素综合评价，业务部门仅从文件对本部门的作用大小出发，很

难考虑到整个公司档案内容和载体的构成因素，往往会遗漏一些

文件。

一、文件归档难问题的成因分析

1.业务部门缺少归档意识

档案部门接收的档案大部分来源于各个业务部门日常管理活

动中，这些文件对于部门管理有一定的参考和借鉴作用，是本部门

工作人员的“资料库”。档案存放在本部门查找、利用较为方便，

因此，很多业务部门不愿意将本部门文件归档整理后移交进档案

室，由档案室进行保管。其次，在企业档案利用过程中，档案借阅

流程繁琐，需经过各级领导层层审批，虽是本部门产生的业务档案

在利用过程中，也要走借阅流程，因此，业务部门为方便本部门人

员利用，不愿主动将档案归档并移交档案部门保管。

2.档案部门缺少科学的归档制度

档案部门是整个企业档案工作的中枢部门，需对产生档案的

各个业务部门的档案工作进行监督和必要的业务指导。业务部门

的兼职档案管理员档案业务知识较为薄弱，若档案部门无科学的

文件归档制度，或规章制度对各个业务部门产生档案针对性不

强，造成各个业务部门对文件归档时间、范围不清楚，延误了文

件归档时间。

二、归档难问题的弊端分析

1.造成文件损坏甚至丢失

各业务部门保管本部门产生的档案，很难有充裕的资金建立

专门的档案室，并配备一定数量的档案装具和其他设施，如除湿

器、干燥剂等。档案的载体大部分为纸张，对环境要求较高，长

期存放在不合适的环境中或装订材料不规范，将会缩短档案寿

命。由于无专人负责保管、提供借阅，档案借阅流程随意，易造

成档案文件丢失。

2.档案资源保存重复，浪费人力物力

对于有交叉业务的相关部门，若各部门收集、保管本部门产

生的文件，本着收集对本部门有参考利用价值文件的原则，易造

成文件收集重复，企业内部出现关于同一份文件一份原件，多份

复印件的情况。从整个企业档案资源建设来看，造成档案资源种

类不全，量大而质不优的情况。

3.阻碍了企业内部档案资源共享

档案收集、保管的最终目的是为了提供利用，实现档案价值。

各业务部门档案工作各自为政，提高了跨部门利用档案的门槛，

不易于实现企业内部有价值档案资源共享。各部门将各自产生档

案视为内部资源，导致企业内部形成档案信息封闭的局面，档案

资源无法充分发挥其最大价值。

4.档案数据备份方案欠缺

档案是企业经营管理活动中产生的历史记录，具有唯一性和

不可复制性。因此，在日常档案管理工作中要做好档案数据备份，

防止意外事件的发生，导致企业档案毁于一旦。各个业务部门保

管各自产生的档案，大部分缺少数据备份方案，有些有备份措施

但因成本较高，备份措施可行性较低，难以实施。

三、解决企业归档难问题的对策建议

1.制定科学严谨的归档制度，给予业务部门支持

企业内各个业务部门兼职档案管理员对本部门产生的文件

归档范围、时间不清楚，也是造成各个业务部门归档文件质量不

规范、归档工作不主动的一个因素。档案管理部门需根据整个公

司档案资源的产生及分布情况，有针对性地制定归档制度，明确

档案归档份数、归档整理方案、质量要求等方面要求，使各个业

务部门在文件归档时有章可循。

档案部门除了制定严密的归档制度外，对各个业务部门在档

案业务上要给予必要的业务支持和技术指导，督促和指导业务部

门档案归档业务的顺利开展，同时也可以减轻业务部门档案归档

工作产生的压力，保证归档工作能按时、高效、高质量地完成。

2.简化档案借阅程序，方便各部门借阅档案

档案作为本单位的“机密”资料，一旦移交进档案室再借阅

就要有层层审批，手续繁琐。因此，各业务部门不愿移交档案，

很大程度上是因为档案放在本部门，查阅、利用较为方便。档案

部门应简化档案借阅程序，缩短档案借阅等待时间。

3.转换档案工作模式，变被动为主动

档案部门一向是企业内部默默无闻的部门，是被动接收文件

资料的部门，通常都是各部门移交多少档案资源，就接收多少，

对档案缺失、质量不合格无有效措施。档案部门应发扬“走出去”

的精神，主动关注企业近期的活动和发展方向，积极主动去收集

档案，真正做到文件前端控制，一旦有活动产生，主动找相关部

门收集档案，并指导其将档案收集齐全、整理规范。

文件归档是档案收集的重要途径，档案部门应发挥主观能动

不动产档案整理范本第3篇

关键词：档案事业管理体制； 机构改革； 体制改革

在长期的发展中从事各种活动形成并积累了大量的档案，如何能够按照一定的原则和要求，建立完善档案管理制度，科学正确的管理的档案，并且积极地开发档案信息资源，为长远发展服务是相当重要的组成部分。但是，通过广大档案工作者多年的理论探讨，单从档案工作的自身要求看，档案产生的主体、服务对象、工作的环境不断发生变化，档案管理理念、技术手段、队伍素质必然随之发生深刻变化，这就要求适应新环境的变化，与时俱进地建立起统一的、规范的档案管理制度体系。

1 加强档案管理制度体系建设的背景

“制度”是规范人们办事程序和行为方式的规则，“体系”是制度相互监督、相互制约、相互补充的“集合”，是整体性、协调性、科学性与合理性的统一。加强制度体系建设是各项管理工作永恒的主题，“没有规矩不成方圆”，档案管理也不例外。

我们都知道，档案是在生产经营等活动中形成的有保存价值的历史纪录，不但是对过去和现在的业务活动、机构调整等行为的记录，更是对未来的改革发展、经营决策等重大行为的决策依据以及维护合法权益的历史凭证，是的宝贵财富。因此，加强档案管理，建立完善档案管理制度体系，管理利用好档案，对的生存和发展起着非常重要的作用。

然而，目前档案管理工作制度体系建设中存在诸多问题需要我们认真进行反思，如：制度的确立仅以档案工作的自身业务需要为导向制定，并没有充分考虑到与这些制度相关的利益主体的需要，总是习惯于“为加强本单位的档案管理，提高本单位的档案工作质量，制订本规范”、“为加强本的档案保管和管理工作，特制订本规定”等等，来说明档案工作制度的建设目的或目标，缺乏与时俱进、为社会服务的理念；有的档案工作制度的制定没有充分征求和吸纳来自利益相关者的意见和合理化建议。显然，以这种理念确立的制度难以满足工作需求和社会需求，缺乏制度应有的约束力、广泛的影响力和科学的执行力，严重影响和制约了制度的贯彻落实，大大降低和弱化了制度的实施效力。

2 加强制度体系建设

建立档案管理制度体系不能“一概而论”， 也不可能有现成模式可以供“翻版”克隆，这是一个需要长期规划、逐步推进的系统工程。我们应该看到，在 “向管理要效益” 的大环境下，档案工作的存在与否，已不再取决于上级部门的行政指令和要求，而是取决于档案工作是否能在制度中发挥积极的作用。因此，建立与制度融合为有机整体的档案管理制度体系，在“管理创新、模式创新”的发展规划中加强制度体系建设，应当是档案工作求生存、求发展的必然途径。如何加强制度体系建设呢？笔者认为：

第一，从开发“管理层”入手。档案是在生产经营活动中产生的，是维护经济利益、合法权益和历史真实面貌的凭证和依据，也是重要的无形资产。目前，就本集团公司来看仍有不少下属的公司还没有认识到档案管理在生产、经营等活动中的重要作用，没有把档案管理建设工作提到管理的议事日程，这与整个集团公司的发展水平不相适应。究其根源就是这些公司的管理层重视不够，因此，首先必须提高负责人的档案管理意识，才能提高的档案管理意识，在全公司树立档案是资产、具有实用效益的观念。

第二，从管理“规范化”切入。提高档案工作管理规范化水平，“10号令”为档案管理工作提供了法律依据。要据此建立完善适宜的档案管理工作规范，规范中特别要注重档案资料的收集工作，“巧妇难为无米之炊”，收集是档案是规范管理的关键环节，档案资源收集不上来就谈不上管理。对于档案的收集工作，要在制度体系上给予保障，切实将档案收集工作落实到各职能部门和具体责任人。

第三，从增强“适用性”着眼。并不是说所有类型的都要构建模式相同的体系，而是应从实际出发，不拘一格，与时俱进，建立和完善适合自身发展的档案管理机制。笔者认为，一些小型只要有档案管理制度、有专门的库房和装具、配备有档案专业知识的专兼职档案管理人员、能有效开展档案工作就可以。大型建立档案管理机制，关键是要保证档案收集及时完整、保管得当、利用有效，档案管理工作的好坏标准在于是否能满足时展，是否符合发展需要，是否有利于档案管理的可持续发展。

第四，从提高“利用率”发力。提高档案资源的利用率是档案管理是否引起管理层、员工重视的“生命线”。目前，仍有一些对档案管理没有引起足够的重视，没有建立系统的档案管理机制，档案分散保管在各个具体经办的职能部门，如财务档案保存在财务部、人事档案保存在人力资源部，而这些部门之间又互相封闭，导致的档案管理不能做到完整、准确、系统的收集，档案资源容易流失，不仅不利于档案的永久保存，还会给档案的管理留下安全隐患。究其原因就是档案利用率不高，认为档案可有可无，“书到用时方恨少”，档案管理亦如此，只要在制度体系建设中“勾画”积累档案资源、丰富档案内容的“蓝图”，档案资源一定会有“用武之地”。

第五，从优化“档案员”队伍抓起。档案管理人员是落实档案管理制度体系的最直接的执行者，贯穿于收集、整理、鉴定、保管、编研、提供利用等各种活动中，如果不精通档案专业知识，就会影响档案业务活动的准确性、有效性，档案管理的质量和水平也就无从说起。因此，要求档案管理人员必须与时俱进，掌握新技术、吸收新信息和新知识，做到“眼勤、耳勤、脑勤、手勤”，看到新工程、新项目，听到新活动、新举措，接触到与生产经营相关的各类图书、资料都要认真查验、及时收集，养成雷厉风行的作风，对发生的档案信息源抓紧处理，不讲代价，并按照一定的属性分门别类整理，以确保室藏档案信息资源的齐全、完整、准确、丰富，方便各职能部门的查阅，为管理层决策提供更加广阔的视野和更深层次的档案信息资源，这样才称得上是合格的档案员。正如加拿大著名档案学家特里・库克所言，档案管理人员要“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，这样才能“重新坐回上帝的身边”，体验“为上帝服务”的快乐，做档案管理工作的忠实实践者。

不动产档案整理范本第4篇

1 房产档案的特点

1.1 专业性

房产地档案产生于房地产专业部门，是房地产权属登记管理中形成的历史记录，而房地产权属登记治理是依法进行的，是其它任何部门都不能代替的工作，房地产权属登记治理工作面广量大，政策性强，形成的档案材料专业性强，在内容和形式上与一般公文有明显的区别，在内容上，反映了房地产权属状况和房地产位置和面积大小，文件名称多采用房地产专业术语，在形式上，结构规范，多为表格式，填写式。

1.2 动态性

房地产档案形成后，房地产权属和房地产情况并不是固定不变的，随着产权人的变化，房屋的损坏折旧，城市建设的发展，房地产市场的买卖，交换，继续，赠与等交易行为的发生使房地产所有权不断发生变化，房屋的拆迁，翻建，灭失，土地分割与合并等房地变更不可避免。因而，房产档案处于不断转移和变更之中，具有极强的动态性，房产档案作为房屋变化中的原始记录，必须随着房屋及房屋所有权人的变化而变化，房产档案只有全面真实地反映房屋变化的全貌，才具有其利用的价值。

1.3 城区垄断性

房地产管理的基本原则是属地管理，因此，房地产管理部门在进行房地产管理过程中处于对本地区对本地区房地产档案的独占和垄断地位，如果开发利用工作不到位，将直接导致本地区房地产市场的混乱，产权管理的无序和房地产信息的匮乏。

2 加强房产档案规范化管理应采取的有效措施

2.1 切实做好房产档案的收集工作

收集工作是确保档案完整齐全的关键。房产档案来源分散，这就要求房产档案管理部门切实做好房产档案材料的收集工作。首先，要制定房产文件材料归档范围及分类方案、各类房产档案归档制度及各类专兼职档案员的岗位目标责任制。其次，要选派业务能力强的工作人员深入相关部门进行业务指导，帮助收集整理房产资料，并协商有关房产档案的移交问题。其三，严把质量关。认真检查档案移交目录、归档卷数及案卷质量。对于房产地址不清、材料不全、字迹不规范的要求重新整理，以保证归档材料齐全完整、系统规范。

2.2 认真做好房产档案的整理工作

房产档案的整理工作是将收集来的房产材料进一步条理化、系统化，进行分类、排列，形成有序体系的过程。首先，房产档案管理部 门必须对所收集的文件资料进行筛选整理，严格把关，并对重要的材料进行妥善保管。其次，房产档案种类多，必须严格按档案管理规则，对所收集的文件资料科学分类，合理排列，整齐装订。另外，为了把房屋状况在房产档案中更真实、更直观地表现出来。房产档案中最好附加房屋照片，与房产材料放在一起保存。

2.3 房产档案的动态管理

房屋产权档案编目是房产档案科学管理的重要步骤。编且是否科学，直接关系到档案的科学管理和开发利用。为了适应房产档案动态管理的需要，首先应解决的是房产档案编目科学、管理动而不乱的问题，建设部明确指出“档案排列应以房屋坐落的地方为序”，这是有利于房产档案动态管理的科学方法。因为在同一地号的产权档案在不断增加或减少的情况下。其变化后的档案始终是依次排列在同一地号内。但是各地也可根据实际情况进行科学编目管理。可按照街道、办事处、路、巷门牌号进行检索，以检索目录的形式进行登记，如遇产权变更时，档号不变，把变更的产权人写在原产权人的后面或备注栏，与原始档案存放在一起，并将封面上改为新产权人的姓名，使原始登记与变更登记合二为一。

2.4 房产档案数据库建设

选择一个比较通用的且能熟练掌握的数据管理系统，作为房产档案信息化管理的软件平台，对录入的数据进行合理的存储、分析及运算。同时，要正确处理好档案原件及档案数据的关系。档案原件作为房产档案的原始资料有着不可替代的作用，它是档案数据的来源及房 产身份的唯一合法证明，不能因为计算机的普及应用就忽视对原始档案的管理。计算机的应用只是为档案的查阅利用提供一种方便快捷的手段。而不能最终替代原始档案的地位。因此，笔者认为，加强房产档案数据库建设，一要建立产权交易信息管理系统和内部局域网，设有产权初始登记、变更登记、换证登记、抵押登记和交易管理等模块，彻底改变传统的手工模式，实现由登记收件、初审、复审、缮证、发证、归档等各个工作环节的计算机网络管理，实现房产档案信息资源共享，同时设立抵押库和查封库。有效地避免重复抵押和查封房产的登记、交易、抵押等违法行为的发生。二要研发银行抵押贷款风险防范系统。通过城市金融网，与市各级商业银行局域网互联，实现产权抵押数据共享。该系统的应用不仅提高了银行办理抵押贷款业务的工作效率。提升了客户的满意度。还进一步加强了抵押贷款风险的防范，杜绝了各种骗贷行为的发生，同时也减轻了档案工作人员的压力，缩短了工作时间，提高了房产档案利用工作质量和效率。

2.5 房产档案的利用方式

逐步实现开发利用方式从被动到主动。形式从单一到多样的转变。房产档案的开发利用不应停留在为产权服务一个层面上。要突破“产权管理―――房产档案―――产权管理”这一简单的线状轮回结构，房产档案信息应从“产权管理―――材料汇报―――咨询服务―――政策依据―――市场预测”等方面进行开发整合。以便更好地为房产管理提供依据。

2.6 房产档案网络化服务模式

不动产档案整理范本第5篇

关键词：立卷改革；高校档案；按件整理；《归档文件整理规则》

立卷改革长期以来都是我国档案界较为关注的话题，2001年，正式出台的《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是对前期各种文书立卷改革措施的总结和升华，是“继30年代行政效率运动之后文档工作的第二次变革”。[1]《规则》作为我国文书立卷改革的重要成果，自其以来，在档案界产生了较大的影响，各级综合性档案馆基本已按其要求进行了相应的改革。在高校领域，《规则》也同样被逐步推行开来。卞咸杰同志曾就高校领域适用《规则》问题在档案界论坛作过专题讲座，[2]并将其主要内容以《高校各类档案以件归档的实践》（以下简称《卞文》）为题在《档案管理》2010年第1期上发表。笔者对卞咸杰同志在文中所展示的创新精神和改革胆略深为敬佩，但是，对于《卞文》将该校立卷改革的经验总结为按件整理方法“以点代面，从文书档案延伸到其他类别档案”，[3]认为《规则》能够适用于高校各类档案的论断则无法认同。

《规则》所提倡的“简化整理，强化检索”的理念与计算机及网络技术空前发展的时代背景相得益彰，在文书档案领域，“卷”改“件”是对档案客观实证性的回归，尽量减少因为组卷及其相关操作引起的主观性失实和失序。笔者虽然也认同《规则》在高校文书档案领域的运用是档案整理方式的一种进步，但是，这并不能成为《规则》适用范围可以无限扩展的理由，从《规则》本身以及档案自身特点等方面考量，《规则》不适用于高校非文书类档案。

1 基于《归档文件整理规则》文本的思考

《规则》的出台，正式确立了按件整理的专业地位，却也由此引发了关于按件整理规则适用范围的不断争议，为了能够让探讨基于相同的平台，笔者认为，在思考按件整理的适用范围时，有必要对《规则》的文本意愿进行重新梳理。

1.1 《规则》制定的背景。档案整理是档案工作的重要内容之一，而归档材料的整理方法则是整理工作的核心内容。因此，关于档案整理方法的探索在我国就一直存在。大规模的立卷改革探讨开始于上世纪80年代，而随着上世纪90年代对电子文件的不断关注，关于文书立卷改革的探讨与争论越发如火如荼。回首这一段历史，其间，关于文书立卷改革的方法从“上世纪八十年代以来，以‘六特征立卷法’为基础，衍生出‘一事一卷’、‘四分四注意’、‘三个为主，五个分开’、‘三分两同’等一系列立卷法”。[4]从中，我们不难发现，不管是何种立卷方法，都是基于对文书档案的整理方法而产生，其涉及范围并没有涵盖所有类型的档案。《规则》的出台是在对文书立卷改革的探讨有了一定的成效后，集合各种立卷方法的优点而形成的一种国家行业标准。《规则》以推荐性行业标准的形式，于2000年12月由国家档案局批准，于2001年正式颁布实施。《规则》之所以作为推荐性标准推出，也是为了兼顾现实档案工作中存在的各种复杂多变的问题，避免“一刀切”的状况出现。

1.2 《规则》关于适用档案类型的规定。我国高校档案的类别基本采用了1993年《高等学校档案实体分类法》中的规定，分为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等10个类别，2008年，颁布的教育部27号令《高等学校档案管理办法》与之相比，仅仅是新增加了学生类档案，在实际工作中，一般会将特殊载体的声像类和实物类档案作为单独类别列出。根据高校各种类型档案的基本特点，可以大体上将其分为三个大类，一是文书档案，即党群类、行政类和外事类；二是科技档案，即科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类档案；三是专门档案，即学生类、教学类、出版物类、财会类。

《规则》自身文本中，虽没有适用档案类型的明确条款，但是，其在第二部分“定义”中，认为“归档文件”是指“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。王健教授据此，也将“办理完毕”、“文书档案”、“纸质文件”归纳为《规则》适用范围的“三个显性限定”。因此，从《规则》的本意来考察，文书档案应该是其适用的基本条件之一，《规则》并没有涉及文书档案之外的档案类型。《卞文》也意识到了这一点，但是，其处理的方式是在编制本校的实施细则时，将“文书档案”直接扩大为“各种纸质历史记录”，但对于这种适用范围扩大的合理性，缺乏足够的解释和论证。

2 尊重档案自身特点是整理工作的起点

档案整理工作需要以“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”为原则来进行，对各种类型档案自身特点的认识是探讨其整理方式的起点，也是判断各种档案整理方式优劣的基本标准，档案的整理方式只有与该类别档案的自身属性相符合才能实现整理工作的科学化。

2.1 按件整理违背了科技档案的成套性特点。高校的科技档案主要包括科研、基本建设、仪器设备、产品生产等四类档案。因为科技工作过程的完整性及其相对独立性，使科技档案的形成在客观上具有成套性的特点，这也是科技档案与文书档案的最主要区别。科技档案的成套性特点主要是指“围绕着一个独立科技项目的进行，规律性地形成了一系列相关的科技文件，这些科技文件记载和反映了该项科技、生产活动的全部过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体”。[5]不管某个具体的科技项目在数量、内容和形式上有着怎样的差别，但是，它们因为同一个总体的科技程序和科技内容而相互关联，共同构成了相关科技活动的文件整体。只有将基于同一个科技项目产生的文件集中整理起来才能反映科技活动的全貌，才符合科技档案整理的基本原则要求。

因为科技档案的成套性特点，“案卷”在科技档案整理中成为一种“客观存在”，例如，同一个科研项目、同一件产品、同一个工程或设备都是统领关联科技文件材料的客观案卷形式。文书档案则因为没有明显的内容特征来客观统领卷内相关文件，容易形成不同立卷者立卷结果大相径庭的局面，这也是文书档案实现按件整理的重要原因之一。在工作量方面，由于科技档案案卷概念相对容易确定，在科技档案按卷整理的过程中不会因为组卷环节的复杂而明显增加工作量。相反，案卷作为联系科技文件之间微观历史联系的作用会在档案信息的查全率和查准率方面作出重要的贡献。综合而言，按件整理在文书档案方面因为取消案卷而带来的整理结果更加客观、整理工作量减少的优势在科技档案领域没有明显的体现。相反，如果放弃科技档案按卷整理的方法，以“件”为原则的整理方法容易造成同一科技项目文件的分散，对科技档案的完整性和系统性构成威胁，也违背了科技档案成套性特点。

2.2 专门档案需要“专门”的整理方法。高校专门档案主要包括学生类、教学类、出版物类、财会类等四类档案。学生类档案属于人事档案的范畴，而且，全国多数高校还未将学生类档案纳入档案部门管理，因此，对其不作探讨。

教学类档案是高校档案的主体，客观地反映了高校的中心工作在于培养高层次的人才。高校的教学类档案包括学生录取、考试成绩、休学转学、毕业及学位等学习管理过程中的各个方面的材料。教学类档案虽然内容复杂、数量庞大，但是，高校教学工作内容固定，分类清晰，因此，按卷整理便于集中同类的材料。在工作量方面，教学类档案往往自然地以班级或者年级的方式集中在一起，无须为材料的分类组织浪费更多的精力，这一点，也是教学类档案区别于文书类档案的重要特征。

财会类档案是在财务管理工作和会计核算活动中形成的文件材料，是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据，主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计专业资料。高校的会计档案中，会计凭证占据绝大多数，且已由学校的会计专业人员以册的方式装订完毕。一册会计凭证基本都是按照时间顺序，将多份会计凭证集合起来装订而成，用“卷”显然比“件”能更好地概括这一册会计凭证档案。会计账簿和财务会计报告都具有明显的时间特征和内容特征，例如，日记账和年度财务报告等，因此，根据相关时间和内容要素组卷保存更符合文件本身特点。

出版物类档案是指高校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料。出版物类档案往往由于一个具体的出版事宜而产生，其内容清晰明确，因此，对其进行按卷整理便于集中相关内容，也不存在文书档案按卷整理中存在的内容难以概括、题名难以拟写的问题。

3 《归档文件整理规则》运用过程中一些认识误区

3.1 “件”的概念应该如何定义？按卷整理的核心在于“案卷”的组织，而按件整理的核心则在于“件”的确定。在文书档案领域，《规则》对于“件”的确立有着明确的规定，在此不再赘述。而如果要将《规则》的适用范围扩展至非文书档案，如何进行相关“件”的定义就成为问题的关键。《卞文》在处理此问题时，采取了“补充专门档案和科技档案类目中件的确定”方法，虽未作更为明确的阐释，但从其后续操作示例中可发现《卞文》中“件”确立的几个特点。

第一，带有较强的主观色彩，缺乏客观标准。不管是以件归档还是按卷归档，“件”、“卷”都作为一种组织和计量单位存在，“件”和“卷”的概念只有清晰明确并且符合约定俗成的习惯才能有效地指导具体的归档操作。《卞文》中“将档案检索中有关联的多份文件组合成一件”、“根据利用率界定件”等方法，在实际操作中对文件之间的检索关联关系和文件未来利用率高低的判断都带有一定的主观色彩，容易产生“件”的确定结果因人而异的情况，违背了《规则》制定的初衷。

第二，部分“件”的定义与传统“案卷”实质相同。案卷是指按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。[6]在《卞文》中，“把同一个班级学籍材料组合为一件”、“科研档案中的获奖申报材料，可把申报表、科研成果、社会影响或实际效果证明、其他材料等界定为一件”等方法中的“件”在名称上虽为件，而在内容上却具有明显的组合和集中行为，实质上，已经与“案卷”概念相同。同时，这些“件”的概念与约定俗成的“件”的概念迥异，容易造成概念上的混乱。例如，如果把一个班级的学籍材料称为一件，那其中，每个具体人员的学籍材料该用什么来称呼？

3.2 按件整理是否减少工作量？《卞文》在谈到以件归档的经验时，认为“《规则》的实施简化了归档文件整理程序，减少了工作量，提高了工作效率”，[7]在实际工作中，这一说法也成为按件整理适用范围扩大的一个重要理由。在文书档案领域，传统的文书档案按照分类组卷卷内文件整理填写案卷目录和备考表案卷装订拟写案卷题名填写案卷封面档号编制案卷排列案卷目录编制的程序来进行。而按照《规则》的要求，实行按件整理后其整理程序变为：件的确定装订盖归档章文件归类文件排列填制归档章编目装盒。两相比较，从数量上看，按件整理减少了工作环节，从内容上看，取消了难度大、争议多、耗时费力的组卷及卷内文件整理的环节，客观上，减少了文书档案整理的工作量。

在非文书档案领域，无论是科技档案还是各种专门档案，其内容往往明确涉及某个事件，或者有明确的组卷标识，因此，组卷和案卷题名的拟写变得较为容易，《规则》在文书档案整理中的这种优势就不复存在。相反，从实际工作情况来看，在档案实体的装订方面，因为装订对象由一卷文件细化至每份文件，按件整理的装订工作量没有减少反而有所增加，加之，按件整理方式中装具及装订方法一直缺少稳定有效的做法，无疑给具体工作增加了难度。例如，每份用缝纫机线装的文件，在进行数字化扫描时，就很难拆除后进行高速扫描。因此，按件整理并没有减少非文书档案的整理工作量。

3.3 按件整理对于统计和检索的意义有多大？《规则》实施以后，档案统计的基本单位由案卷变成案卷与件两种方式并存的状况，在一定程度上，给直观比较和统计分析馆藏数量带来了困难。但是，如果据此扩展《规则》的适用范围则有舍本逐末之嫌，档案整理方式的选择必须以遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，尊重档案自身特点为原则，不能因为统计单位一致性的需要而改变各种档案的最合理整理方式。实际上，虽然有案卷与件两种统计单位，但是，按照《规则》本身的适用范围而言，案卷的统计数与件的统计数都清晰地确定为馆藏文书档案与非文书档案的数量。

按件整理“优化了检索效果，使档案检索更加迅速、高效、灵活”的观点被当做是《规则》适用范围扩展的重要原因，但是，事实果真如此吗？根据笔者调查，现在的高校档案基本采用计算机检索的方式，绝大多数的高校馆藏档案目录也是建立在文件级的基础上。在手工检索情况下，纸质卷内文件目录与按件整理形成的目录体系在形式和内容完整性上是一致的。在计算机检索的情况下，在目录建设体系均建立在文件级的基础上时，按件整理的各种检索方式和效果会同样表现在按卷整理的文件检索中。但是，因为“案卷”作为联系文件之间历史微观联系的作用而存在，会把那些在责任者、来源、时间、题名等多种要素上并没有直接关联关系的文件整理汇集一起，反而给检索结果的查全率和查准率带来帮助。

参考文献：

[1]王静.对以“件”为单位立卷方法改革的思考[J].山西档案，2001（4）：17～19.

[2]卞咸杰.高校各类档案以件归档的实践——以盐城师院为例. [2009-09-29].http：///bbs/viewthread.php？tid=22808&extra=page%3D5.

[3][7]卞咸杰.高校各类档案以件归档的实践[J].档案管理，2010（1）：20～23.

[4]王健.关于立卷改革思路的思考——《归档文件整理规则》的应用与反思[J].档案学通讯，2002（3）：74～80.

[5]王传宇.科技档案管理学[M].修订本.北京：中国人民大学出版社，1998：58.

不动产档案整理范本第6篇

【关键词】固定资产；档案；资产清查

固定资产是单位正常履职和开展业务活动的物质基础，是国有资产的重要组成部分。随着财政部《关于开展2016年全国行政事业单位国有资产清查工作的通知》（财资〔2016〕2号）等有关规定的贯彻和落实，行政事业单位在全面摸清家底时，也发现固定资产管理的薄弱环节，引发对固定资产档案管理的思考。固定资产档案管理与固定资产管理密不可分，资产档案记录着资产从购置、入库、使用、调拨、报废等生命周期的重要信息。规范的固定资产档案管理有利于单位及时、准确地掌握资产总量、使用及分布情况，实现资产的优化配置，提高资产利用率和安全性，也是相关部门防止国有资产流失、促进保值增值及进行管理决策的重要依据。

一、资产清查中暴露的固定资产档案管理问题

严格依照国有资产清查文件完成自查、账物核对、现场盘点、数据校核等清查工作，运用实地调查、电话访谈、档案查询、个案面谈等方法，在全面获得了固定资产真实、完整信息的同时，也发现了资产档案管理存在的不少问题。

（一）部分固定资产无档可查。据调查，不少单位对资产进行校核时查不到相关档案，对账上有的、清查时没有的资产无法进行追根溯源；零星档案也是分散在会计和文书档案中，很难查到资产流向等信息。对账上没有的、清查时有的资产，也难以确认资产来源、金额、使用情况等，有的仅凭相关人员的口述进行界定，主观性较强。

（二）部分固定资产档案不完整、不规范，利用率低。固定资产登记上账时较为粗略、模糊，类别细分不够科学，致使档案资料参考价值降低。比如，台桌类、桌椅类资产数量较为庞大、分类细碎，原始材料上没登记资产规格、型号、尺寸、保管人、使用部门等关键信息，致使部分固定资产无法进行深入清查。尤其是饮水机、屏风等耗损性强，价值较小、移动方便的资产更易去向不明；部分电子类固定资产（譬如：刻录机、办公设备零部件）更新换代快，如不能按规定及时处置，故时间一长，不明去向，此项资产的档案资料无法补充。

（三）固定资产档案管理缺乏动态性，资产档案出现断层。部分固定资产使用时间跨度较长（譬如：摄像机，使用年限6年），使用频率高（譬如：安全、检查、监视、报警设备等资产）、使用部门和使用人流动性较大（譬如：台式计算机），对其使用、借还等情况搜集的工作量较大，若未能进行及时跟踪管理，致使相关档案出现空白。

二、固定资产档案管理问题分析

固定资产档案管理既涉及到资产，又关系到档案，是复合型工作，如果相关负责人不具备较为复合的知识结构和技能，就难以对该部分档案进行严格检查，不易对一些不规范的资产材料进行查漏补缺和重新整理。

一是资产管理者档案管理意识相对欠缺。资产管理者不懂档案相关知识，在管理过程中容易漏掉重要文件材料。譬如：资产保管人认为只要是资产一股脑放进仓库里就行，进出仓库的登记不科学，甚至不登记直接入库，这样就无法形成原始材料。资产管理者不能及时根据资产生命周期与资产申购部门、资产使用人、各部门进行沟通交流，致使资产账目登记不全、登记错误等情况出现。

二是档案管理者不了解资产管理流程，难以鉴别或补全材料。资产管理员常常把资产资料送到档案管理员手里，因不了解资产管理等相关情况，往往资产管理员送来的算数，无法进行材料鉴别，不利于档案资料的完整齐全。

三是资产档案相关制度不健全。多数单位进行资产管理是依据省级部门的资产制度，有的虽然制定了本单位的资产管理规定，但丝毫没提资产档案管理或只是几句带过。相关部门或人员保密工作不到位，尤其是档案管理不善的单位，因无依据可查，资产流失率增加。

三、强化固定资产档案管理，提高归档质量

因固定资产涉及办公用房、居住用房、车辆、专用设备等广泛范围，且使用年限较长，固定资产档案管理也相对复杂，管理难度比较大。

围绕资产生命周期，把资产管理文件从生成到永久保存或销毁看作一个系统，以文件生命周期理论为基础，在档案管理的“前端”即文件的形成前便进行干预和控制，对中端即“处理、鉴定、整理、编目等等具体管理活动及末端文件保存或销毁“产生积极影响，提升档案工作的效率，提高档案管理质量。

（一）完善固定资产管理等相关制度，促进固定资产档案管理规范、科学。固定资产管理与档案管理相辅相成，相互促进。一是根据国家、省级行政事业单位固定资产管理政策，结合资产管理与清查中的新情况、新问题，建立健全固定资产管理规定，及时制定或修订适合本单位实际、便于操作的固定资产管理细则，使固定资产管理有章可循，利于形成可靠的资产资料。二是建立健全固定资产档案管理制度，确定资产档案的归档范围和保管期限表等内容，确保收集过程有章可循；严格执行归档材料收集标准，主动细致地收集，按照各类档案的分类原则和方法进行分类整理。及时整理不符合要求的材料，补充必要材料，确保归档内容的完整与规范。建立档案收件簿，规范材料装订，以便日后查阅，使档案管理工作逐步走向规范化、科学化轨道。

（二）重视档案收集和价值鉴别工作。档案收集是档案管理各项工作的基础，鉴别是保证档案材料归档质量的重要手段。实行动态跟踪管理，在资产购置、验收、入账时做到卡片信息正确、清晰、齐全、规范。严格依据资产流动的实际，对资产账目进行更新、完善，把借用单、转移单、故障维修记录、调拨单、登记入库单、资产清查盈亏表、报废审批单、核对单、处置单等信息作为重要档案资料加以保存确保资产档案的系统性、完整性和规范性。对收集起来的档案进行真伪和价值鉴定，对档案材料范围、完整性、真实性进行鉴别，对材料形成手续进行审查，对鉴别后不符合要求的材料采取退回、留存等方式及时进行处理。尤其是资产清查等重点工作的材料搜集整理工作，作为重要的档案资料。对账上没有、清查时出现的资产另外登记造册，每条资产数据登记完整齐全。将那些原始记录性强、查考价值高、文书处理程序完毕的文件“档案化”，要确保文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性并且能够证明，使文件可以作为证据和作为档案保存。

（三）结合固定资产管理系统，加强档案信息化建设。资产系统以资产卡片为主要形式实现对资产的登记、查询、统计等基本管理，但电子文件的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位，在较长时间内纸质文件和电子文件还会继续并存。按照国家档案局的要求，可根据归档要求导出资产卡片等电子版数据，并与相同版本的纸质文件一同归档，对预算、审批、购置、调剂、维修、出库、报废等相关档案资料进行数字化处理，电子档案相应地自动生成，查阅相当方便，也有效地保存了原件 。

（四）重视土地等特殊资产档案的管理。譬如，建筑用房、土地等资产历经时间长，应严格遵守档案要求归档立卷，做到每幢建筑物、每宗土地都登记齐全，有档可查、有据可依。另外，照片档案是也资产档案的重要必要补充。积极引导相关部门主动归档，档案人员主动征集相关照片的拍摄、使用等情况，做到归档及时，编目有序、说明齐全，保管良好，便于查看。此外，极少部分的声像材料或重要责任者的口述史料也应归档。

（五）强化对固定资产档案的保密工作。按照档案的秘密等级安装防火墙，及时地备份档案信息。从档案提取、整理、数据录入、扫描、校对、装订还原、数据备份都由专人负责，并对每次出入库档案的数量、时间进行详细记载，保证档案扫描过程中的保密性和完整性。档案管理人员等相关工作者要严格遵守职业操守，不能随意透漏相关资产档案信息。

【参考文献】

[1]王芳.关于档案管理前端控制与文书工作的思考.兰台内外，2016（04）：31-33.

[2]刘志慧.新时期提高档案收集归档质量的对策――以固定资产档案收集归档为例.档案时空，2016（04）.

[3]郝瑞秀.铁路建设项目档案电子文件的归档及管理利用.铁道运营技术，2016，（22）4：45-46.

[4]浙江省档案局.档案工作事务[M].北京：中国档案出版社，2009（06）.

不动产档案整理范本第7篇

关键词：房地产；产权档案；数字化；著录

在大数据时代下，房地产产权档案逐渐深入到高科技领域，通过对现代信息技术的有效运用，实现了房地产档案信息等级查询、收集测绘和整理管理的现代化模式，实现了对房地产产权档案管理的创新化发展。为进一步提高房地产产权档案服务质量，应当积极加强电子档案的深度整理，充分做好电子档案文件的级著录工作，推进房地产产权档案事业的稳定发展。

1 启动电子档案文件级著录工作的必要性

在数字化时代下电子档案文件在社会发展过程中得到广泛的运用，这就为房地产产权档案管理工作带来了新的冲击，当前我国档案著录主要是针对纸质档案制定的，在电子档案文件著录方面仍存在一定不足，与国际上通用的档案著录标准存在较大差距。在现代社会发展形势下，启动电子档案文件级著录工作具有一定必要性和紧迫性。为进一步适应电子时代档案著录的需求，我国电子档案文件级著录工作应当坚持与时俱进，对电子档案进行深度整理研究，以推进房地产产权档案服务质量的提升。

2 电子档案文件级著录工作的难点

2.1 著录格式中的著录项目设置更为复杂

首先，表达电子档案结构的著录项太少，电子档案除了要著录其结构的载体类型标识、数量及单位、规格等特征信息外，还应著录字符、字节、文件的逻辑格式等信息，如果是程序文档的话，还要著录版本、编程语言等信息；其次，现有著录格式缺少对产生电子档案信息系统的著录要求，未将产生电子档案的应用软件、操作系统、文件名（亦称数据集名）、硬件环境等方面的系统信息纳入著录项目。

2.2 著录规则的系统性更强

著录规则的系统性要求著录规则具有一定的体系，目前我国在档案著录规则体系建设方面虽有进展，但尚未形成一个较为完整的著录规则体系。因此，要想解决电子档案著录方面存在的各种问题，就必须要有一个较为完整的著录规则体系。

2.3 著录来源更为重要

来源原则要求电子档案著录必须含有关于电子文件来源及背景的信息。电子档案著录信息应包括文件的原文、背景和来源、文件的文档结构、文件的格式和内容、文件之间的相互关系以及查找与利用的方式。现代档案著录不仅仅与档案本身有关，而且已扩展到产生和使用档案的背景信息及产生档案的系统（或文档系统）信息。可见，描述档案来源的背景信息在现代档案著录中占有至关重要的地位。对大多数电子文件来说，确定其来源是比较容易的，但也有部分电子文件具有多个机构或个人组成的联合来源，同一来源的电子文件被分散开来的情况也时有发生，现有的电子档案著录体系需要在多份著录文件或检索工具中多次重复著录同样的生成者、背景信息及关联信息，这在某种程度上是对网络环境所提供共享功能的一种浪费。

3 电子档案文件级著录工作的有效策略

3.1 建立电子档案文件级著录工作规范和标准，实现多级著录

电子档案文件级著录是一种对信息资源进行控制的过程，属于异种智力控制，电子档案文件级著录是电子档案文件得以有效利用的前提和基础，促进房地产产权档案的实际价值的有效发挥，真正实现房地产产权档案资源共享。为进一步实现电子档案的深度整理，应当建立电子档案文件级著录工作规范和标准，建立完整的多级著录规则，完善规则的版本体系，制定《电子档案著录细则》，促进电子文件著录问题的妥善解决。

以国际档案为标准进行分析和研究，得知建立档案著录规则标准的均设有档案著录的多级著录规则，以保证档案著录能够将电子档案文件的实体管理中各个级别进行清晰准确的反映，推进房地产产权电子档案的高效化管理，提高电子档案文件级著录工作的顺利开展。多级著录标准应当在社会工人的理论原则基础上，与实践结果相结合，进一步建立起独立性强的档案著录结构和系统，从整体上推进电子档案文件级著录工作的总体效率的提升。

3.2 构建电子档案文件级著录软件平台，实现全程著录

在电子档案文件级著录工作中，为提高电子档案文件级著录工作质量，应当对现代数字技术和网络技术进行有效运用，积极构建电子档案文件级著录软件平台，为电子档案文件级著录工作的顺利有序开展提供可靠的基础。尤其是房地产产权电子档案具有一定灵活性和易变性，为保证电子档案文件的真实性和有效性，应当采取以动制动的策略，转变以往静态的、线性的著录过程，逐渐向动态的且多维的著录方式转变，积极构建电子档案文件级著录软件平台，对现代化信息技术进行有效应用，实现全程著录，保持每一阶段电子档案信息的动态性和可控性，以房地产产权档案的内容和背景信息为主要依据，对电子档案进行深度整理，提高电子档案文件级著录工作的效率，推进房地产产权档案事业的稳定持续发展。

3.3 细化电子档案文件级著录工作外包模式与管理

在房地产产权电子档案的管理过程中，电子档案文件级著录工作外包模式与管理的细化，就是在对房地产产权电子档案进行规范化管理的基础上，全面提高房地产产权电子档案的服务质量和效果，实现房地产产权电子档案文件的优化配置，促进电子档案资源的合理利用，实现人力物力资源、资金、设备及管理技术的有机融合，从整体上提高房地产产权电子档案的服务质量。进一步规范电子档案文件级著录工作的外包条件与操作方式，切实提高电子档案文件级著录工作外包模式与管理的效率，推进房地产产权电子档案事业的稳定发展。

结束语

在大数据时代下，房地产产权电子档案的深度整理效率，直接关系着房地产产权档案的服务品质，为进一步推进房地产产权电子档案事业的发展，应当在合理利用现代科学技术的基础上，充分做好电子档案的深度整理工作，建立电子档案文件级著录工作标准和规范，构建电子档案文件级著录软件平台，细化电子档案文件级著录工作外包模式，切实提高电子档案文件级著录工作效率，促进电子档案文件的实际利用价值的有效发挥。

参考文献

[1]段荣婷.国际档案规范记录标准化研究[A].档案与文化建设：2012年全国档案工作者年会论文集（中）[C].2012.

不动产档案整理范本第8篇

关键词：科技档案；信息管理；数字化建设

0引言

由于信息化技术的迅猛发展，现代科技档案存储形式多种多样，对于科研人员在科研活动过程中形成的文字、图表、声像等文件材料，除由原来的以纸质形式保存资料外，现在还增加了现代存储介质、网络等高新技术存储资源形式，进而还可利用互联网络和计算机技术整合相应的存储平台等。所以科技档案管理工作的形式也必须适应形势，紧跟变化，科技档案管理信息化势在必行。江西省科技厅保存的科技档案是科技厅指导下的各科研单位科研工作全过程的真实记载，是我省的无形资产，在一定程度上反映了我省科研水平的高低。而这些科技档案的管理显得尤为重要，科技档案的数字化、网络化建设必将成为我厅信息化建设的重要组成部分，也是科技档案现代化管理的发展趋势。本文主要在分析江西省科技厅科技档案管理信息化建设的基础上探讨相关措施。

1江西省科技厅科技档案信息化建设的现状

1.1档案管理意识相对较差

从科技档案成档的各阶段管理人员情况分析，有科技人员、科技管理人员、档案管理人员三种，目前科技人员、科技管理人员对于档案管理意识相对较差，他们所保管的档案内容很少，基本上都是立项与验收内容，有的只有立项内容，而与项目之初的记录，或是与研究有关的很多重要数据，几乎都没有上交备案，很多完成单位也并没有相关保存记录。而就立项与验收的档案，之前也都是存放在各个处室，档案分散，不便于管理和查阅。就现状而言，科技管理部门自身的管理不够，管理意识较差，其保管的档案查询难，利用率相对较低，这在某种程度上体现出科技档案的资源缺乏，无法发挥档案的作用，更谈不上资源共享。

1.2缺乏自身的科技档案管理制度

针对科技档案管理来说，健全制度建设是至关重要的，科技档案具有自身的特点，档案内容的专业性、动态性、复杂性等特点决定了需要制定制度来管理。目前我们的科技档案管理还存在一定的弊端，特别是管理制度还不健全，这对于档案管理来说是非常不利的，不仅加大了档案管理工作的难度，同时也难以有效推进档案管理工作，从长远角度分析，科技档案信息化管理必须要重视并执行制度管理。

2江西省科技档案信息化建设的必要性

要实现科技档案信息的高度共享和有效利用，就必须要运用现代数据化技术、网络技术来实现档案的数字化和网络化，从资料信息收集、接收与分类、信息录入及扫描、信息存储管理、资源开发利用、信息传递以及信息的统计分析等环节进行科技档案信息化管理。科技档案信息化建设是科技档案管理的必由之路。

2.1科技档案信息化建设的重要性

科技档案作为一种表现形式和存储方式，存储着科研人员在从事科技研究和生产活动中产生的科技信息及载体；而科技是发展的、连续不断的活动，需要参考、借鉴已有的科研成果，科技档案能够促进科技进步，所以科技档案来源科研及其生产活动，又服务于科研。科技档案能够被有效利用，离不开良好的科技档案管理，因此，科技档案信息化建设的研究使科技档案管理更现代化，对科技档案的开发利用、促进科技进步都具有十分重要的意义和影响。

2.2科技档案信息化建设有利于科技档案的现代化管理

要想优化档案管理及更便捷开发利用科技档案信息，就必须建设科技档案的信息化。纸质的科技档案经过反复查阅后，难免会产生一定程度的损坏，如果档案管理不到位，借阅者又没有遵守档案查询制度，则会导致档案损坏或丢失等情况，这样极大的困扰着档案的管理。而运用数字化设备、安全管理、系统管理软件等现代化技术，能够很好的保证科技档案的完整性，从而提高科技档案的管理水平和服务质量。科技档案信息化使得信息的利用更有时效性。在人工查询档案的模式中，会产生大量互不相连且不完整的信息，而数字化处理后的信息可直接集成为大型数据库，或按需转入不同的信息系统进行整合，就可对信息二次加工，科技信息得以深度挖掘利用，使得科技档案信息更具有时效性。

2.3科技档案信息化建设是科研成果转化的需求

科技档案是科技水平和生产能力的真实记录和反映，充分利用科技档案信息资源，有利于科研人员掌握信息，准确把握目前科研的进展，从而指导科研活动、解决问题，可以避免科研和生产发生低水平重复，降低成本、提高效率。科技档案信息化最终目的在于利用档案信息，所以档案信息数字化、网络化之后便形成资源共享体系，有利于提高科技档案的使用价值，提高科技成果转化率和产业化率，具有十分重要的意义。

3江西省科技档案信息化建设的步骤

2014年启动的《江西省电子科技档案管理系统》项目，目前已完成调研、立项以及组织实施工作。江西省科技厅引进了清华紫光的档案管理系统，按照单位档案的实际情况和具体要求，对管理系统进行了更新与改进，力求建立一个覆盖全厅的档案信息管理平台。这个平台实现了系统内集中统一的档案业务，使得各处室档案业务规范、数据格式统一、信息展示统一，系统内档案信息资源能够安全存储和共享利用，使得档案管理工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度的自动化、档案信息访问权限得到安全控制、档案利用方式更加方便简单。该系统建设的具体步骤如下：

3.1制定科技档案的管理制度

对于科技档案管理而言，档案的保密工作非常重要，不健全的管理制度会造成档案管理工作难度加大，工作难以有效推进，且不能做到有规可依，所以必须重视科技档案管理的法律法规及管理制度的制定。首先是制定好科技档案的管理制度。江西省科技厅目前制定了关于科技档案管理的各项制度，包括档案管理工作的保密制度、移交档案制度、档案管理、借阅制度、人员管理制度及档案到期销毁制度等；并根据具体情况拟定具体的管理制度，如按相关规定设定期限，制定好档案归档及防火防盗等各种相关要求。其次是制定好科技档案信息化标准。信息化资源归档、使用都需要制定出一套完整的规定规范，从而达到科技档案的完整化、规范化，检索利用便捷化的目标。目前，档案信息化标准规范主要包括档案管理规范、业务规范以及技术规范。

3.2做好科技档案的信息收集整理应采取各种策略

做好科技档案信息收集整理工作，以提升档案的完整度。为了做好科技档案信息收集整理工作，首先，提高对科技档案信息收集整理工作的重视度，领导和档案管理部门都要有正确认识，深刻认识到档案收集整理工作的重要性。在实际工作中，通过宣传，厅领导高度重视科技档案的管理，专门向科技厅各处室发文，要求各处室的科技档案归拢统一管理。其次，加大科技档案信息收集整理的宣传力度，不能只是停留在基本的档案管理工作中，还要到技术部门及管理科技的部门宣传科技档案信息收集整理的重要性。同时要向科技人员传授如何保留档案、存储哪些档案等知识，使科技人员建立档案意识，在科技人员的配合下，科技档案收集就更具完整性。第三，在科技档案信息收集整理工作之前档案管理人员就要提前介入。目前的科技档案收集整理是在科研生产活动结束后才将相关的科技资料交给科技厅各处室进行暂时归档，然后再移交到档案部门。但是，如果档案管理人员与生产部门合作共同制定科技档案的收集整理的范围，积极参与科技产品的生产、鉴定成果、成果验收等重要环节，全程控制科技档案，就能确保科技资料收集的及时性、完整性、提高科技档案的利用率。

3.3档案信息化建设

目前，江西省科技档案信息化建设主要包括五方面内容：基础设施、档案资源、应用系统、标准规范和人才队伍的建设。

（1）基础设施建设。即科技档案信息化系统设备，包括档案书库、计算机、扫描仪、存储设备以及网络等，目前所有基本设备已到位，可以保证科技厅科技档案信息化建设的正常运行。

（2）档案资源建设。其是档案信息化系统建设的核心，主要是将纸质的科技档案数字化、将电子文件收录。档案资源需要日积月累，这是一项长期的工作。目前该项目进展顺利，已完成了文书档案、科技成果档案等一期档案数字化加工。

（3）应用系统建设。主要是对管理和利用科技档案信息的建设，以及信息安全管理的建设。利用该管理系统，可以进行档案网络化查询、检索及档案内容的浏览，使档案管理员能够进行现代档案管理，并通过网络实现各业务流程的集成和信息资源共享，将体现出档案信息化建设的成效。目前系统已通过初步测试，并进行了档案系统信息安全管理，即档案数字化前档案鉴定把关、档案数字化加工过程中的安全管理、各单位数字化档案移交的安全管理以用及档案数据库的安全管理工作。系统建立了一系列安全保护措施，包括数据库日常维护与备份管理制度、数据库加密、存取控制、备份恢复与数据库审计日志等。

（4）标准规范建设。即制订实施统一的标准、规范，使各部门的科技档案信息化建设工作遵循统一的技术规范要求，可实现所有部门的信息相互有机衔接和科技档案信息的相互共享。规范的建设是对电子文件的形成、标识、归档、查询以及网上传输和管理等方面制定出档案标准和规范，并且用规范来指导档案系统的建设与实施。（5）人才队伍建设。人才在科技档案信息化建设中也是十分关键的。在系统建设和使用中需要档案专业管理人才和计算机专业人才，而且更加需要既懂档案管理，又熟悉计算机技术，同时还对科技专业有一定了解的复合型人才。

4加强科技档案信息化管理的措施

4.1提高科研人员保存档案的意识

科研人员在科研项目的研究过程中要注意积累资料，才能确保科技档案的完整准确，并按照档案归档制度来要求，使在科研人员手中的档案及时归档。这就要求档案的上级管理部门及档案管理员积极宣传教育，并制定档案相关制度，加强科研人员的档案意识。

4.2加强科技档案资源的开发

利用充分利用已有的《科技档案信息化管理系统》为领导、为科研人员提供更高层次的档案信息资源，以此来满足科技人员对科技档案信息的需求，提高档案信息的质量。也可以对档案资源进行二次开发，或开展科技档案的编研、专题项目等工作，拓宽科技档案信息服务领域。还可以根据科技人员的特殊需求，主动的提供科技档案信息服务，或利用本管理系统做个性化服务，为成果的推广、应用提供快捷方便的信息服务。

4.3加强安全保密及知识产权的保护

实现档案资源检索的便捷化、公开化，使档案资源得到最大利用率，是我们科技档案信息化建设的目标之一。而实现这种科技档案信息的“高度共享”并不是让档案资源可以任意公开和调用，还必须要做好安全保密、知识产权保护方面的工作。江西省科技厅在科技档案信息化建设工作中对档案的安保方面作了重点研究，主要从三个方面作了改进：第一，加强科技档案队伍建设。科学制定档案负责人及工作人员的岗位职责，明确工作要求。加强各单位兼职档案员培训，提高管理技能，树立责任意识。第二，加强科技档案信息标准化的建设。档案管理部门要与其他部门协商，制订出科学统一的标准，对质量、规格、工作程序等严格规范。第三，规范科技档案管理程序和完善管理制度。做好档案收集、立卷整理和移交归档、科学编目分类保管、科技档案的开发利用和科技档案的鉴定与销毁等规范程序。建立档案借阅利用制度、科技档案信息备份管理制度和加强网络管理、科学制定档案接收、整理、修改、补充、鉴定、销毁、统计制度。

4.4加强高素质复合型人才队伍的培养

在科技档案信息化建设工作中，人才培养是十分重要的工作，也是长期的工作。不断加强档案人才的培养，进一步提高服务水平是十分必要的。因此，必须多种形式进行培训：

（1）岗位培训。加强现职档案人员的信息化知识专门培训工作，重点突出网络技术、数字化技术、信息管理技术和科技档案信息化需求等知识的培训；使管理人员掌握必要的管理技术信息，拓宽他们的知识面，提高专业技能和水平，才能适应科技档案信息化管理。

（2）专项培训。通过改善知识结构，弥补管理人员专业上的不足，让档案管理人员掌握档案信息化工作的业务知识和技术，同时还要积极追踪当前关于档案信息化发展的最前沿科技信息，启发管理人员的创造力，增加竞争力。

（3）积极开展多形式的工作交流，大力推广学习科技档案信息化建设的成功经验和做法。

（4）积极引进人才，并提供人才培养的良好条件，努力打造一个适于档案人才生存与发展的环境。

5结束语

科技档案的信息化可以促使科技信息进行最大范围的整合与共享，在完善档案信息化建设的标准与规范、保证信息安全性的基础上，使档案资源共享达到最大化，从而促进科技进步与发展。作为管理科技档案的人员，一定要有创新进取意识，把建设科技档案信息化，实现科技档案数字化、网络化，提升科技档案管理工作效率，使科技档案达到最大利用价值，当成自已应有的职责。

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不动产档案整理范本第9篇

艺术档案工作便于实现艺术档案管理的科学化和规范化。首先就艺术档案工作的内涵进行一下概念性解读。艺术档案工作是指通过科学的办法,正确的运用各种管理方法,直接地为艺术生产活动服务,丰富国家档案馆藏。从狭义上讲,就是艺术档案管理。主要包括八个方面,分别为收集、整理、保管、鉴定、检索、利用、编目、统计等,简称艺术档案管理八要素。从广义上讲,就是通过科学的管理,提供艺术档案材料,直接为艺术生产活动服务。从整体上讲,艺术档案工作是整个国家档案管理工作的一个组成部分。其次具体到一个单位的艺术档案,首先要面对的工作就是艺术档案的管理,可以说是从艺术档案工作的侠义入手,通过收集、整理、保管、鉴定、检索、利用、编目、统计等8个环节,实现科学的管理,直接作用于艺术生产,可见侠义是广义的细化,二者共同构成国家艺术档案管理的一个内容。

要顺利完成艺术档案管理的八要素,整理和利用是关键。在对艺术档案进行科学整理方面,要严格按照文化部和国家档案局制定的《艺术档案管理办法》的分类标准,它是科学进行艺术档案整理的工具和参照,对一个单位艺术档案管理科学化和规范化具有方法论意义。该分类法根据文化事业发展部门设置和文化艺术生产的活动的规律,按照艺术档案产生的领域,从大的范围内,确立了艺术档案宏观划分的六大类,第一,文学创作材料:包括文学创作活动形成的材料;文学本(手稿与印刷本);创作素材材料;采风材料。第二、艺术表演材料:剧本,包括导演本、演出本、改编本、移植本、外国剧作译稿;还应保留创作的手稿、修改本、发表本。一般在收集时,归档最后定稿外,还需保留首次修改稿,以及演出时的字幕电子版本;导演和舞蹈编导材料、导演构思、导演计划、导演阐述、排练计划;场记、舞台调度材料;舞谱材料;总谱、分谱、旋律曲谱、钢琴谱、合唱谱;剧照、造型照、空景照、气氛照、活动照;角色手记和演员心得;舞台布景设计和制作图;灯光设计图等。第三、美术、摄影材料:包括绘画、雕塑、工艺美术、民间美术、书法篆刻、美术展览、摄影艺术等活动材料。第四、社会文化材料:群众文学、群众艺术活动、群众艺术业务培训和辅导、群众文化艺术理论研究、民族民间艺术调查、传统民族民间艺术挖掘、抢救、整理、馆(站)举办的或参加市、区、街道各类文化艺术节等活动形成的材料。第五、艺术研究材料:文学艺术论著研究、美术研究、艺术史研究、艺术品种研究、艺术专题研究、艺术作品研究等形成的材料。第六、艺术教育材料:艺术教育教材、教案、教学大纲;教职人员在艺术教育实践、创作研究中形成的材料;师生艺术采风收集、整理的材料;学生艺术实习、毕业演出形成的材料;学生艺术实习作品材料;学生艺术学科优异成绩材料。

以上这六个方面的分类实现了对全部文化艺术档案进行艺术学科体系的科学划分,是文化艺术单位管理艺术档案的总纲和依据。具体到一个单位,则对照以上六大类,来确定本单位的艺术档案。比如河北省艺术研究所的艺术档案,业务类参照该分类标准的第五部分,即艺术研究材料,包括文学艺术论著研究、艺术史研究、艺术品种研究、艺术专题研究、艺术作品研究等形成的材料。比如该单位研究室完成的《河北戏剧》、《河北皮影•木偶》、《河北梆子文化述论》等相关文艺科研成果。我在整理本单位艺术研究档案的时候,注重从艺术研究部门在课题调研、艺术科研与研讨、戏剧作品观摩等职能活动内容方面去归类、组卷,建档,分类清楚,组卷规范,收到不错效果。

艺术档案工作能够直接为本单位文化艺术工作提供服务,实现了艺术档案管理的根本目的。艺术档案管理的实质就是为了利用,科学规范地管理艺术档案,能切实有效地在利用方面发挥作用。艺术档案工作的服务性,是艺术档案工作赖以存在和发展的基础。艺术档案管理从细的概念来解释,就是收集、分类、整理、组卷、入档、编目、利用、统计等八个程序性的任务,完成了这八要素,就能基本实现艺术档案管理的关键内容,即整理和利用。比如我在管理单位艺术档案的时候,在综合类里面,一般第一项属类都是艺术节材料,分别包括戏剧节、杂技节等资料。就戏剧节资料来谈,首先按照内容,把每一届戏剧节分节目单、剧目剧本、评论等进行分类组卷,按照一个流水编号一直排列下去,如今年的某八届河北省戏剧节组卷排到了第56卷,那么下一届也就是两年后的第九届河北省戏剧节的第一卷一定是第57卷,以此类推,别的类别的艺术档案也照此分类组卷编号。并在此基础上建立了电子文件目录,在研究人员查阅戏剧节资料的时候,我可以从电子目录里面直接实现初步检索,快速提取所需实物案卷资料,及时为科研活动服务。如果能在电子目录文件的基础上建立本单位的民族民间文艺资料数据库,就更能快速实现所需资料的调取和利用。