高校科研档案管理优选九篇

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第1篇

论文摘要:高校科研档案反映了一所大学的学术水平和实力。科学有序管理好科研档案，充分挖掘其成果价值，有助于高校的持续发展和促进地方经济社会的进步。理清科研档案管理的思路，将有利于更好地开展科研档案管理工作。

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。

（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

1、关月英.高校科研档案管理工作初探[J].新疆医科大学学报，2007.10.30（10）

第2篇

关键词：高校　科研项目　档案　开发利用

高校科研项目档案是高校科研管理工作的重要环节，是高校档案工作的一个重要组成部分，是一种重要的信息资源，是知识创新、科技创新以及成果转化的基础和依据，它在科研工作中发挥着知识储备的作用。科研项目档案的管理是科研档案管理的主体和重点，其科学管理手段对科研工作的进程、效率和质量起着重要的作用，同时也影响着科研项目档案的收集及档案价值的实现，所以，研究分析高校科研项目档案管理中存在的问题，探讨解决问题的途径，对于提高高校科研档案整体管理水平、发挥科研项目档案的利用效益、更好地为教学和科研服务有着积极的意义。

1　高校科研项目档案信息的重要地位

高等学校既是高等教育的“阵地”，也是科技创新的“战场”。在经济和科技全球化的今天，国家的创新能力已经成为决定该国在国际竞争格局中地位的重要因素。高校因其覆盖了理学、工学、农业，医学、历史、文学、哲学、法学、教育学、经济学、管理学等各学科，拥有很强的基础研究、应用研究和开发研究能力，在国家创新体系中拥有不可或缺的、独特的地位和作用。据统计，“十五”期间，我国高校承担各类科研课题达61.9万项，其中高校主持的国家“973”项目占立项总数的57.05％主持“863”项目占立项总数的40％。在获奖方面，高校所获国家自然科学奖的占全国授奖总数的55.07％；高校获国家技术发明奖占全国授奖总数的64.4％；高校获国家科技进步奖数占全国授奖总数的53.57％。2006年以来，高校科研立项数以及在获得的国家科技奖励方面又有了新的进展。高等学校已经成为国家创新体系中的一支重要力量，成为解决国民经济重大科技问题、实现技术转移和成果转化的生力军。

高校科研项目档案是高校在课题研究过程中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像、实物等各种载体的历史的、原始的记录。项目档案的形成积累过程凝聚着科研人员的智慧。一项科研课题的档案，就是一部生动的科研教科书，能从总体上反映出学校及国家的科研水平。项目档案所蕴含的具体信息，对于今后的科研工作具有积极的史鉴意义。因此，项目档案信息在高校和国家科研中占有举足轻重的地位。

2　高校科研项目档案管理的现状及障碍分析

2.1　科研管理体制对高校科研项目档案管理工作的影响

近20年来，随着高等教育事业和国家科技事业的不断深化和发展，高校科研项目的来源渠道丰富宽广，下达及指导高校科研项目的主管部门已由原来比较单一的科技口发展为多渠道管理。在这样的背景下，高校的科研项目在校内也由多个部门管理，比较普遍的管理模式是教务处(高教研究所)分管教育教学改革研究项目，宣传部或学校党委办分管高校思想政治教育理论与实践项目，团委分管大学生科研项目，研究生处及相关教学单位分管研究生创新科研项目，其他研究项目由科研处分管。各部门你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各异，由于岗位职责的限制性，缺少部门之间的协调，在一定程度上造成了项目研究过程材料的缺失。有些管理部门归档的材料只有项目立项、批准、下达研究经费和结题的文书通知，而项目申请书、合同书、结题材料都没有，归档材料根本不能反映出研究的过程，有的甚至不能反映出研究成果。

2.2　高校科研项目的特点对科研项目档案管理工作的影响

受管理体制的支配，高校科研项目档案无论在内容，还是在其形成规律方面，都有着其鲜明的特点，这些特点对科研项目档案管理工作也产生影响，主要表现在几个方面

首先，高校科研队伍的多层次性和科研方向的多样性，决定了科研项目档案来源的广泛性和课题研究内容丰富、形式多样，也决定了科研管理涉及的部门多、制约因素多。从宏观层面上看，上级有关主管部门对高校科研项目档案管理缺乏外部关系的统筹协调，对课题研究只具有引导、服务作用，而对课题研究过程中的档案资料管理不具有约束九从管理层面上看，有关职能部门对科研项目档案的认识、定位等等方面，仍有较大的差异性，从微观的层面来看，由于科研项目是几个部门各自分管，管理人员处于“各自为战”的状态，对档案的管理在操作上有较大的随意性，管理水平参差不齐。这些情况都严重地影响着高校科研项目档案的案卷数量和质量。从复杂的实际环境条件来看，要真正做好科研项目档案管理工作难度还是很大的。

其次，高校科研课题专业性强，研究周期长。高校从事的研究项目类型不同，研究对象和采用的研究手段各异，涉及的专业学科广泛，因而使得记录其研究活动的项目档案也不同，由于开发类科研项目从开题到研究成果的取得，每个环节都必须经过反复地研究和试验，要取得最终成果，往往要耗费很长的时间，特别理工科的开发研究。这就需要研究人员及管理部门在研究期内坚持长期做好日常档案资料的收集整理工作，但在实践中却很难坚持做到。

2.3　档案观念和责任心对科研项目档案管理工作的影响

随着社会信息化进程的不断加快，人们在理论上对于信息的重要性有了一定的认识，但是人们在社会经济生活的实践中，由于受到各种因素的影响，陈旧传统的观念和思维定势仍具有很大束缚性，这在某种程度上制约着档案管理工作向更深层次发展。某些研究人员及相关管理人员档案观念薄弱，没有坚持把科研项目档案工作纳入研究工作的计划之中和岗位职责中，不注意对科研项目从始至终各个环节所产生的材料进行收集积累，只注重结论性、成果性材料的积累，使最终的档案材料成套性很差。有的是研究人员之间、协作单位之间由于科研成果的权属之争，而引起争原始材料，争报奖励而不愿主动把材料集中管理。由于项目档案专业性很强、技术含量高，有的研究人员害怕泄密，归档时避重就轻，把一些不太重要的材料交来，而抽去反映成果水平的关键技术材料。加之，学校档案部门人员对科研课题不熟，业务水平有限，未审查出来。另外，档案工作人员业务指导不到位，研究人员不了解收集档案的重要性，这些，都影响到项目材料归档的质量和数量。

3　对加强科研项目档案管理的几点思考

科研项目档案管理与科研工作管理是一个有机的整体。科研项目档案特点决定了科研项目档案管理是一项很复杂、要求很高的工作。因此，应加强对现行科研项目管理体制的研究。应该说，现在各高校科研项目档案的多头管理体制及运作方式，都是在特定条件下对不同范围的具体选择。高校应有怎样的科研项目管理体制，如何建立完善高校科研档案

管理体制，理顺档案管理关系、程序，科研管理部门以及档案部门应当积极探索。而在当前的管理环境下，应加强做好以下工作

3.1　建立健全科研项目档案管理规章制度

建立健全管理制度和工作标准，既是档案工作顺利进行的可靠保证，也是实行档案工作科学管理、规范管理的依据及准绳。要做好科研项目的档案管理工作，离不开制度的支持，制度内容应包括科研项目从开始到结题的过程材料的管理，明确所有科研项目档案归档的操作方式，如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等，才能使各个业务环节都有章可循。

一个科研项目档案作为记录科研活动全过程的一套完整文件材料，虽然是在项目研究活动最后结束完成的，但作为科研档案之中的每一部分材料又恰恰是各个不同阶段的产物。即所谓科技档案完成于项目研究之末，又形成于研究活动之中。必须把必要的行政手段和经济手段纳入法规和轨道，把科研项目档案的形成、积累、归档工作具体纳入到科技管理的各个环节。各个阶段中去。因此，在现行管理体制下，科研处、教务处(高教研究所)、宣传部、团委、研究生处等管理部门应坚持用规章制度来履行各自的职能。要负责督促科研工作人员对研究项目归档工作超前控制，一开始就要着手抓，并一抓到底。档案部门工作人员要抓科研项目档案建设，多渠道、多形式进行项目档案收集、整理、归档的指导工作，才能使科研项目档案的建档工作进入到规范管理的轨道。做好高校项目档案管理工作，是一项功在当代，利在千秋的事业，要努力建立高校档案工作可持续发展和现代化管理的运行机制，首先要提高归档率、完整率和案卷合格率，这一基础环节不抓好，随后的开发利用工作难以发挥效益。

3.2　理性认识科研项目档案的价值，做好科研项目档案的开发利用

第3篇

1 高校科研档案管理实施模式研究

1.1 统一管理制度。在保护知识产权以及促进教学研究档案开发的基本原则之下，建立高校科研档案管理中统一的管理制度是现阶段提升高校档案管理质量的有效途径。第一，统一高校科研档案管理制度不仅能够全面、完整地对所有知识产权问题进行及时记录与转让，同时这一过程对于知识成果的有效管理也大有裨益。第二，档案管理部门与使用者之间并不存在利益关联，因此，档案管理工作的开展在保密性方面就得到了充分体现。第三，对于知识产权问题的及时记录与保存在有效保护高校档案信息与资料的同时也实现了档案管理工作的统一化开展，这对档案管理工作质量也是一种保证。第四，统一管理制度的建立一定程度上还是一种知识产权保护意识的体现，这对相关知识产权法律的普及与推广有着重要的推动作用。需要注意的是，高校档案管理工作的开展是对高校科研研究过程与成果的及时记录，这一真实运行轨迹有着不可忽视的历史价值，同时也是对高校自身科研成果的重视，因此，这一保护机制的构建就显得尤为重要。

1.2 高校科研档案管理中的“四同步”。科研档案作为高校科研工作者的智慧凝聚，需要在档案管理过程中体现必要的档案管理责任意识，珍惜广大教职工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就显得尤为必要。“四同步”管理是一种档案管理责任制度的集中体现，这一管理制度也是基于对知识产权的有效保护，其基本内容主要包括以下几点：①计划任务的传达以及科研文件的归档必须同步实施；②计划任务的查询以及相关科研文件与资料的搜集也必须同步开展；③对于科研成果的验收以及相关课题材料的整理也需要同步；④高校档案管理部门在证明材料搜集以及上报资料登记方面也需要表现出一定的同步性特征。基于“四同步”档案管理原则指导下高校科研档案管理工作的开展需要针对文件材料的形成与积累进行必要的立卷与整合，确定文件管理期限，做好科研档案的封面简介，突出高校本身在科研档案管理过程中的主动性。这一较为完整的科研档案管理模式在实际运行过程中需要高校档案管理各部门通力配合，在加强自身宣传工作的同时也需要切实保障自身科研资源的完整性，促进知识产权问题的有效解决。

1.3 物质奖励与精神奖励并举。高校科研档案管理工作的开展也需要对应必要的考核和评比措施，针对科研材料以及科研成果进行定期的课题质量评选，对于其中课题研究存在重大突破的教职工给予必要的物质奖励和精神奖励。相反的，对于破坏高校科研档案管理秩序的个人或是集体也应对其追究相关事件责任，并给予适当的批评以及惩罚。对于科研档案管理过程中存在杰出贡献以及取得较大进步的科研人员作出表扬以及物质奖励。物质奖励与精神奖励并举不仅能够促进高校科研档案管理工作不断得到优化，同时也能针对其中存在的问题给予及时纠正，做到奖惩分明，促进科研工作者工作积极性的提高，也推动高校科研档案管理工作不断得到优化与完善。

1.4 人才队伍管理与建设。基于知识产权保护的管理核心已经成为当前高校科研档案管理的主要发展趋势，而其中专业人才队伍的建设与管理问题直接关系到高校科研档案管理的质量，是体现科技元素以及时展对于档案管理重要促进作用的主要方面。在这样的发展背景下，高校科研档案管理工作的开展更应该重视对人才的培养，提升专门科研档案管理人员的知识产权保护意识，树立以人为本的管理理念，促进科技手段在科研档案管理中的有效运用。传统科研档案管理模式过分注重对人员专业知识与技能的培养，而忽视了服务性本质在科研管理工作中的体现，这与当前终身教育的思想显然是不相适应的。因此，只有不断强化高校科研档案管理人员的综合素养，才能更好地促进档案管理模式的构建。

2 高校科研档案管理的利用途径

2.1 实现高校科研档案管理的多渠道开发。高校科研档案管理中检索手段的更新是对信息管理系统的有效运用，而这一信息管理系统不仅包括了相关信息的处理与加工过程，同时也在输出和利用方面实现对档案信息的及时编辑与归档。作为高校科研档案管理多渠道开发的主要环节，信息档案管理制度的建立从编研速度以及信息目录建立等多方面形成了有效的系统框架，而这些功能在现阶段资源使用过程中显然是不够完善的。现代化信息检索系统的建立对于当前高校科研档案管理工作开展而言无疑是系统功能的呈现过程，这对提高信息检索的速度极为有利。现代化网络通讯手段在高校科研档案管理中的应用还是对高校现有检索系统的有效更新，通过网络信息的使用来合理促进档案管理工作的开展。第一，从信息管理中心角度实现对高校科研档案管理的全方位查询，这对于高校科研信息的有效整合意义重大。第二，强化图书情报与高校科研档案管理之间的联系，在高档设备使用方面解决科研档案管理过程中的经费不足问题，这也是现代化制度与体系在高校科研档案管理工作中的有效体现。随着当前网络通讯技术的飞速发展，高校在科研档案管理方面也形成了必要的校园网络系统，将办公自动化内容移入高校科研档案管理工作当中，这是高校档案管理工作的重要组成部分，而这一信息系统的完善对于档案资料的开发与利用也势必产生深远影响。

2.2 重视高校科研档案管理过程中的法制建设。社会主义市场经济发展下高校科研档案管理工作的开展面临着前所未有的机遇与挑战，这一新问题的出现使得法制建设问题在高校科研档案管理工作开展中显得尤为重要。高校科研档案管理在实施监管过程中应切实加强对科研成果及商业秘密的安全保护，通过各种法律手段的运用来突出法制建设对于高校档案管理工作的重要意义。知识产权问题是高校科研档案管理过程中尤其需要重视的问题，因此，必要的产业管理工作开展以及信息中心加工就显得尤为必要，这是体现科研档案管理价值的重要方面，同时也是体现科研档案管理市场化格局形成的有效依据。法制建设的核心在于从信息市场的构建方面体现高校科研档案管理的优势，及时关注市场发展动态，在促进高校科研成果创新的同时也要关注科研档案管理对于高校管理领域的重要指导作用。

2.3 在反馈机制中突出高校科研档案管理的整合功能。高校科研档案管理中反馈机制的构建从信息的整理与搜集等方面突出了对科研档案管理的整合功能，这也是必要的管理体制在档案管理工作中的体现。从高校科研档案信息管理的侧重点出发，不同信息反馈机制的构建对于科研档案管理的利用途径也提出了有价值的参考建议，类似科研档案的编码与信息搜集，或是相关档案管理制度的构建都在一定程度上促进了高校科研档案管理工作中反馈机制的有效构建。值得注意的是，高校科研档案管理工作中反馈机制的构建应当是具体且具备一定的针对性特征的，如此反馈机制的构建才能从根本上促进高校科研档案管理工作的有效开展。从反馈机制当中所获得的反馈信息可以辅助高校科研档案管理工作进行必要的分析与数据调查，这是高校自身管理机制的优化过程，同时也是其整合与实践功能在具体档案管理工作中的有效体现。

2.4 从配套设施方面促进科技手段的融入。当前高校科研档案管理工作中对于先进科学方法的掌握显得不够到位，现代化档案管理配套设施并没有在高校科研档案管理中发挥重要作用，这就需要高校科研档案管理工作能够从配套设施建设方面突出档案管理工作与现代化科学技术手段的有效融合，切实提高科研档案管理工作的质量与效率。第一，档案信息资源当中检索工具的使用能够最大限度体现高校科研档案管理工作中的科技元素，信息编制过程的完成、档案信息的检索等都是体现科技手段的重要方面。各种检索工具的使用，像全引目录或著录卡片使用等，都是技术手段在档案管理工作中的有效运用。第二，互联网技术及网络通讯技术的快速发展也为档案资料的搜集与整体提供了便捷途径，电子档案的建立或是计算机网络辅助档案管理工作的开展都使得高校科研档案管理工作的开展在彰显自身信息化发展趋势的同时也表现出一定的智能化特征，这是数字化处理方式对于高校科研档案管理工作的积极影响。

第4篇

论文摘要:高校科研档案反映了一所大学的学术水平和实力。科学有序管理好科研档案，充分挖掘其成果价值，有助于高校的持续发展和促进地方经济社会的进步。理清科研档案管理的思路，将有利于更好地开展科研档案管理工作。 

 

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。 

 

一、高校科研档案归档范围需要重新界定 

 

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容: 

（一）科研项目档案 

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。 

（二）科研文书档案 

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。 

（三）科研成果档案 

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。 

 

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因 

 

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。 

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。 

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。 

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。 

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。 

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解 

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。 

（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。 

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。 

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。 

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。 

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作: 

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。 

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。 

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。 

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。 

 

参考文献： 

1、关月英.高校科研档案管理工作初探[j].新疆医科大学学报，2007.10.30（10） 

第5篇

1 高校科研档案的作用及意义

开展科学研究是高校的三大职能之一，作为真实记录科研活动过程的科研档案，对高校开展科研管理具有重要作用和意义。

首先，科研档案是开展科学研究的基础与前提。高校科研档案是记录科研人员研究成果与历史史实的原始资料，是最可靠的情报源和信息源。任何科技进步均是在前人研究成果基础之上进行的继承和借鉴，高校搞科研亦是如此，通过科研档案了解过去和同期国内外对某课题的研究情况，从而进行创新和发展，因此，科研档案是高校科研工作的重要基础。

其次，科研档案是提高教学质量的重要保证。培养德才兼备并适应社会发展需要的专门性人才是高校的重要任务，作为教师，不仅自身要及时掌握了解所教专业的最新前沿动向，还要不断更新教材，通过利用科研档案，将科研中取得的新技术、新经验充实到教科书中，传授给学生，从而提高教学质量。

最后，科研档案是检验科研工作质量、评价科研成果、考核科研人员、衡量科研管理水平的重要条件和依据。高校科研档案记录了高校教师、科研部门在科研实践和管理过程中，形成的各类具有保存价值的原始文字、图表及声像材料。一所高校科研工作开展得如何，从科研经费、人员投入、科研成果的产出等各方面予以体现，而这些均可从科研档案中找到依据，从而做出公正客观的评价。同时，科研档案也是科研人员辛勤劳动的结晶，为教师及科研人员的职称评定、考核、奖励起到了真凭实据的作用。

2 高校科研档案管理中存在的问题

2.1 制度不健全，权责划分不清，造成档案收集不齐全。《科学技术档案管理暂行规定》中明确指出，科研档案是科研管理的重要组成部分，必须在单位科研管理工作中予以体现。然而，现实中，似乎只要沾上“档案”二字，工作就应划归档案部门。虽然，档案部门按照相关规定制定了科研档案管理办法，但缺少科研管理部门的配合约束，使得科研档案从开始便出现断链。科研管理部门作为归档单位，往往收到什么材料就归什么材料，只相当于扮演了一个“二传手”，不仅对档案材料中出现的问题，不能做出解释，无形中，还增加了归档工作的返工率，并且，长期的传统粗放做法使得他们认为，档案材料的鉴定、整理均是档案人员的事情，只要将材料送达即可，给档案部门增加了很大工作量。档案部门与科研管理部门是平级职能部门，缺少必要的沟通，“隔行”造成了档案人员对科研项目管理及内容的认识不足，许多重要材料未能及时归档，造成科研档案材料收集不齐全。

2.2 科研档案分类不适应新情况，档案整理不规范。随着高校科研工作的快速发展，老的科研档案管理模式已不适应现实需要。首先，体现在科研档案的分类上。过去，在计划经济体制下，科研项目种类少，来源相对单一，分类简单，归档范围不明确，除了科研管理综合类（KY11）外，即按科研项目（KY12）进行组卷。随着时间的推移，相继出现诸多科研类材料，如横向科研项目、科技奖励成果、学生科研项目、学术会议、行业标准、国家标准、学术论文著作，等等，没有明确可归入的类别，便鱼龙混杂归入一类。其次，体现在科研材料的整理不规范。因为前期的分类不明确，给科研档案材料的整理带来一定麻烦，如奖励证书、专利证书、各类标准、学术著作等是按卷整理还是按件整理？大小不一、材质不同如何装盒？

2.3 科研档案查询服务不灵活，资源利用匮乏。长期以来，科研档案的利用一直较为谨慎，主要是因为牵扯到保密和个人知识产权问题。作为科研项目，它的价值不仅是一个发明、创新，还可以创造经济效益。档案部门在管理科研档案时不愿承担责任，而将审批权全部推向科研管理部门。有时，科研管理部门一时没人，而利用者又急用，使个人查询极为不便。

正是因为科研档案的敏感问题，档案部门没有建立开放科研档案目录，从而造成科研档案信息资源长期被压制在档案馆内，而不能很好地发挥作用。

2.4 上级指导部门没有针对性地对科研档案进行专项检查。虽然，每年，上级档案部门组织了各项检查，但很少有针对高校档案内容的专项检查，尤其是高校科研类档案检查从未触及。通过对科研档案的检查，可以促进科研档案管理工作，及时发现问题、解决问题，并引起学校领导对科研档案工作的进一步重视。

3 解决对策

3.1 建立新的科研档案管理体制，完善科研管理网络，做到分工明确，责任到人。第一，为了利于科研档案的科学化管理，应从管理体制上进行改革，科研管理部门应为科研档案的主要负责部门，档案部门为辅助管理部门，即具体操作上，由科研管理部门利用行政管理职能完成科研材料的归档，档案部门则主要行使档案业务的指导、监督、检查和保管、利用工作。

第二，科研管理部门要与档案管理部门进行深入沟通，建立一套规范、可操作性强的科研档案管理制度，明确分工和职责，共同做好科研档案的各项管理工作。第三，通过全校各部门设立的科研秘书，形成科研档案管理网络。对科研秘书的职责中，要强调做好本部门科研档案的归档检查工作，同时，档案部门要定期对科研秘书进行档案业务培训和指导。第四，建立科研档案的收集行政制约制度。通过科研管理部门、人事部门与档案管理部门的联合，在涉及教职工切身利益的相关环节进行行政制度约束，进一步确保科研档案的收集齐全。如教职工的职称评定材料由档案部门审核盖章，年底科研工作量的报送材料由档案部门进行审核验收，凡未在档案目录登记之列的，均可将材料收集归档。同时，为了保证课题项目的每个环节材料齐全，可由科研部门按比例抽取课题科研经费作为档案材料归档保证金。

3.2 建立科学的分类标准，细划归档范围，规范操作流程，严把档案整理标准。科学研究类档案在我国没有统一的分类标准，作为高等院校的科研档案分类，主要是参照《高校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理规范》两个规定，但其也只是对高校科研档案的分类作了一个泛泛的基本要求。

为了适应现实科研发展的需要，如想较全面地收集齐全各类科研档案材料，必须对原来的科研档案分类进行细划，如“KY12”为纵向科研项目，“KY13”为横向科研项目，“KY14”为奖励证书，“KY15”为论文、论著，“KY16”为专利证书，“KY17”为学生科研项目等，根据需要，可再分三级目录。归档范围上，可针对学校产生的科研项目种类，按类别划分归档范围，使立卷人能更好地把握归档内容，确保档案材料的齐全。整理上，在参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《高等学校档案管理规范》的基础之上，可采取卷件结合的整理方式，科研课题项目以卷整理，科研管理类文件材料以件整理，奖励证书参照实物档案管理，按件保管；专利证书、行业标准、学术论著等按件整理保管。一个科研项目以结题、鉴定时间为档案归入年度，后期的成果、获奖材料按相应年度划入相关类目下。

做好归档流程的设计和规范化工作很必要，科研管理部门为科研档案的主要归档单位，而各课题项目组为具体立卷人，只有设计一套具体可行的归档流程，既保证归档管理工作的规范化，又通过实现科研管理行政职能的约束力，确保档案材料的收集完整。

3.3 建立科学系统的科研档案信息数据库。为适应现代信息化管理的需要，无论是科研管理部门还是档案管理部门，科研档案电子信息资源对其而言都十分重要。二者可以通过信息对接处理，完善科研档案数据库，实现双赢作用。

科研管理部门利用科研管理软件在行使工作职能的过程中，建立了大量的科研管理档案数据库，通过与档案管理部门的管理系统对接，一方面，实现了科研管理中的电子文件信息的归档，并完成了科研项目的网络归档工作。档案管理部门则通过对纸质科研档案的扫描录入处理，建立馆藏科研档案资源信息数据库，与前期科研管理部门的信息数据通过二合一对接，形成一个大科研档案数据库，从而保证了科研档案数字化信息的完整性。大信息库的建立，方便了科研管理部门的工作，从而实现互惠互利的良好效果。

3.4 确保科研档案安全的情况下，提高科研档案的服务利用方式。《高等学校档案部门业务建设规范》11.3中指出：“已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放。”该条也应适用于科研档案。可以组织相关人员对学校馆藏科研档案进行认真鉴定，建立开放科研档案目录，以方便更多的人来使用查询科研档案。

第6篇

[关键词] 新形势；高校科研档案管理；创新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 063

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）11- 0129- 02

0 前 言

目前，高校作槲夜科研的主要阵地，其科研水平影响着我国教育事业的发展，同时，高校科研档案的管理影响着高校的教育水平和科研水平。此外，随着社会的不断发展及高等教育的不断进步，科研项目急剧增长，这给高校的档案工作提出了挑战。当前高校科研档案管理工作存在一些问题，如：管理人员素质不高、管理制度不完善、档案利用效率比较低等问题，这就需要高校不断创新科研档案管理，进而满足社会的需求，促进高校的健康发展。

1 高校科研档案的特点

高校科研档案指对科学研究实践活动中产生的具有极高价值的数据、文字、图像、音频、视频等进行科学整理归档，最终形成的档案材料，主要包括：（1）国家的实用专利与发明专利；（2）横向课题，关于社会经济效益；（3）关于国家、省市及地方的纵向课题。高校科研档案记录着学校一直以来的科研活动，为将来高校的发展提供重要科技信息资源，极大程度上对高校的长远发展起着推动作用，并对高校的教育水平与科研水平进行直接反映。高校的科研档案主要分为：科研项目档案、科研文书档案、科研成果档案。此外，高校科研档案作为一种原始信息的载体，完整记录了大量的科研成果，通过科技技术能够最大程度的发挥档案中的信息资源，进而促进高校教育事业与科研事业的发展。

2 高校科研档案的意义

2.1 保障高校的教学工作与管理工作

高校科研档案在高校整体工作中占重要地位，代表着高校的辉煌历史与发展进程，保障着教学工作与管理工作的顺利开展。其管理工作记录着一直以来高校的科研资料，并为今后高校科研工作人员开展科研立项、申报、研究过程、科研结题及评奖、评优提供最具原始价值的凭证，并提供可靠、真实的信息资源。高校通过科研档案能够对课题前期的研究状况进行深入了解，再结合了解内容进行课题科研活动。

2.2 保障学校的发展及教学质量的提高

高校将培养符合国家与社会发展需求的优秀人才作为主要任务。高校教师能够通过利用科研档案丰富自身学识，改进自己的教学方法，并能够向学生传授更加全面的知识，进而提高教学质量，促进学校的健康发展。

2.3 高校开展科研管理的根本依据

从高校科研档案的内容与形式来看，其主要是科研项目开展过程中形成的档案材料，其中包含文字材料、音像材料、经费使用情况、财务账目等，相关科研项目配套档案材料是高校科研档案管理的重要部分。科研档案作为高校科研档案管理工作的凭证，高校开展科研管理需要对科研项目开展中前期档案材料、中期档案材料和后期档案材料进行科学合理的归档，进而保证科研档案管理工作的顺利进行[1]。

3 新形势下高校科研档案管理的现状

3.1 缺乏科研档案归档意识

我国对档案及科研档案规定：一方面，对于相关规定的立卷归档材料，必须依据规定定期向档案管理人员上交，任何人不能够将其据为己有；另一方面，对于科研项目开展或完成阶段，需要对原有材料进行整理，并在审查后进行归档。

目前，有部分高校在科研档案的归档意识比较薄弱，没有充分认识到科研档案归档的重要性。在开展科研项目过程中会存在一些现象，如：有的科研人员会将科研的最终资料据为己有，有的科研人员会推迟上交一些珍贵材料、专利证书、论著等科研材料；这些现象是缺乏科研档案归档意识，将导致高校科研档案存在不完整和不稳定的问题，进而影响高校科研档案的管理工作。

3.2 不完善的科研档案管理制度

当前，高校科研档案管理制度的制定主要是依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》。然而这种管理制度在实际运用中并没有很好的效果，约束性较低。特别是高校科研档案管理部门在实施档案上交工作时，往往只是通过解释、口头、说明的形式进行，就导致了科研管理工作的开展难度加大。

3.3 科研档案管理相关人员素质较低

据调查，高校科研档案管理的相关人员中较多是兼职，而具体的专业性全职人员比较少；同时，其中兼职人员往往没有经过专业培训就上岗，且人员流动较快；全职人员由于人数较少，其在科研档案管理工作中工作量就较大，而其精力与时间都是有限的，这就会导致科研档案管理工作出现一些困惑和问题。此外，伴随教育事业的快速发展，科研项目越来越多，这也使得高校科研管理工作量不断加大，但管理人员的不足将大大地降低高校科研管理工作的质量。

3.4 较低高校科研档案利用效率

由于科研项目具有较强的专业性、较深的研究程度及领域较广等特点，而科研档案的管理人员对诸多的知识与学科难以全面了解；此外，高校科研管理工作人员存在落后的工作手段、开发能力低、检索落后、信息意识较低等问题，这些因素就会导致高校科研档案利用效率较低[2]。

4 新形势下高校科研档案管理的创新思考

4.1 增强科研档案归档意识

在高校科研档案管理工作中，增强相关人员的科研档案归档的意识能够有效地提高高校科研档案管理工作的质量，有利于将高校科研活动准确地、真实地记录，进而更好地为高校开展科研项目服务。对于科研档案的管理人员而言，由于其负责着整个科研档案管理工作，因此，高校应重视对科研档案管理人员的教育，使其树立正确的科研档案管理的意识，并使其认识到高校科研档案材料归档的重要性，进而使科研管理人员的专业能力与服务水平不断提高，更好地高校科研档案管理工作服务。

4.2 完善的科研档案管理制度

高校科研档案管理必须具有制度化与常态化，具体做到：（1）制定切实可行的科研档案收集、接收、整理、储存、开发利用与管理等方面的规章制度，要求高校科研档案管理工作必须做到有范围的归档、有标准的立卷、有规定的借阅、有措施的管理，并⒅街什牧虾偷缱硬牧贤时进行归档，进而使高校科研档案管理更具有客观性、准确性、完整性、规范性；（2）建立健全科研奖励机制，积极鼓励科研人员及时主动上交科研档案材料，并制定严格的归档标准与措施，向科研人员普及档案管理的法制教育，进而促进高校科研档案管理工作更加科学与规范；（3）利用先进的科技手段完善科研档案的管理，将计算机、多媒体等引进高校科研档案管理的各个环节中，加快对档案材料的收集与整理，进而实现科研档案管理的标准化、规范化，同时还能够严格做好档案的保密工作。

4.3 提高科研档案管理人员水平

面对高等教育的不断发展，科研档案呈多元化的方向发展，这就需要科研档案管理人员具备比较专业的相关理论知识与先进的信息技术，并充分了解国家档案管理的相关法律法规。具体做到：（1）组织科研管理人员进行专业培训，进而提高管理人员的档案管理能力与水平；（2）要求科研档案管理人员具备良好的职业道德修养，并不断丰富自身的专业知识，进而提高自己的业务能力，更好地为高校科研档案管理工作服务。

4.4 提高高校科研档案利用效率

（1）高校科研档案管理人员树立档案服务代管理的工作理念，摒弃“重藏轻用”的传统思想，应该具有与时俱进的档案服务意识与档案创新管理措施；（2）高校对科研档案管理投入充足的资金，使高校科研档案管理人员能够具有创新的工作手段、较高的开发能力、先进检索、较高的信息意识，进而让科研人员能够及时的获取科研档案材料，并对科研档案资料进行充分利用；（3）高校与相关科研机构共同创建科研档案资源的共享平台，进而使高校科研成果的信息与其他机构科研成果的信息实现网络资源共享，使高校科研成果的社会效益与经济效益得到更好地发挥[3]。

5 结 语

总之，在新形势下，高校科研档案管理部门需要及时认清自身的不足，跟上时代的步伐，创新高校科研档案的管理模式，进而提高学校的教育水平和科研水平。同时，高校科研档案管理人员需要不断提高自身专业能力，进而更好地为高校科研档案管理工作提供服务。

主要参考文献

[1]彭插三.高校科研档案管理体系构建的系统管理研究系统管理研究[J].北京档案， 2016（6）：32-33.

第7篇

    关键词：高校科研档案管理科研人员

    在国家刚刚的《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（公开征求意见稿）中，提出要通过提升科学研究水平，充分发挥高校在国家创新体系中的重要作用，全面提高高等教育质量。教学与科研向来作为高校的两大中心任务，而在新时期利用科研推动教学的趋势越发明显。高校科研管理人员做好对科研档案的建档与管理，对保障和提升整个学校科研工作的质量与水平无疑也起着非常关键的作用。基于此，本人结合实际工作体会，谈一下对科研档案管理工作的一点浅见，仅供同行借鉴参考。

    1．明晰高校科研档案归档范围

    高校科研档案是高校教师及专职研究人员在从事科研活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等形式的书面材料。要做好科研档案的归档管理工作，前提是需要明晰当前高校科研档案归档的主要范围。

    总体来说，科研档案包括以下几项：

    1)科研成果档案：主要包括科研人员出版的著作、发表的论文、撰写的研究报告以及科研成果获奖的证书等。同时包括反映上述情况的年度或季度科研统计表。

    2)科研项目档案：主要包括项目申报书、项目合同书、项目审批书（立项书）、调研报告、方案论证、结项报告和结项证书，以及在项目进行过程中所形成的实验数据、实验报告等。

    3)科研人员档案：主要包括从事科研工作的人员基本信息，包括研究领域的学科分类、研究方向、研究团队情况和系所分布等，同时包括科研管理人员的信息。

    4)科研管理文件档案：主要指国家、省级及高校关于科研发展的管理文件和高校年度科研发展总结和规划等。

    2．当前高校科研档案管理中亟待完善的方面

    第一，不少科研管理人员对科研档案管理工作缺乏应有的重视。导致许多档案管理工作的滞后，甚至落实不到位，出现混乱、缺失、损坏等人为事故，在一定程度上影响了科研人员的持续研究，也使他们的内心受到了一定伤害。 第二，一些科研人员出于个人利益考虑而影响到科研档案归档的及时性与完整性。高校科研本身存在着一种潜在的内部竞争，一些科研人员为了个人荣誉、个人利益、知识产权的保密等等，将其在科研工作中的一部分科研资料私自保留，不愿上交学校科研部门，导致应该共享的科研资源不能及时归档，从而使得高校科研工作的很多材料不能及时、完整地归档，从客观上影响了科研档案归档的完整性。

    第三，高校科研工作的广泛性影响科研档案形成的系统性。高校科研工作的广泛性，一是指科研项目的广泛性，随着高校科研水平的不断提高，科研项目的来源渠道不断拓宽，尤其是各种横向课题的增多；二是指高校科研工作范围的广泛性。高校科研项目研究周期长，不仅包括科研项目研究的准备阶段、研究阶段、鉴定阶段，还包括成果转化的后续实验、开发、推广等过程。

    第四，科研档案管理制度不健全。在科研档案归档工作中，档案部门不能经常与科研管理部门联系，对于接收来的材料是否完整心中无数，因而大大降低了科研档案的利用价值。另外，档案部门虽然建立了一些档案工作管理制度，但在某些工作环节中，管理制度仍然不够健全，还缺乏必要的配套措施和有效的制约手段，致使档案管理部门不能依据有效的规定运作。

    3．改进高校科研档案管理工作的几点建议

    第一，提高高校科研人员的科研档案管理责任心和意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等文件，提高科研人员对档案工作重要性的认识，增强他们的档案法制意识，把科研材料归档看作是自己的应尽责任。

    第二，加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此，对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后对每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题分年度补仓到科研档案中去，以免遗漏。 第三，建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统。

    第四，推广科研档案的开发利用。科研档案管理的工作要考虑其开发利用的问题。目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外，主要是靠手工翻阅档案目录，查阅起来既耽误时间，又浪费人力。高校校园网络化的建设和使用，为科研档案的管理提供了便利条件，也是档案能够充分发挥其提供信息资源职能的前提保证。档案工作人员应主动以现代管理学方面的知识武装自己，学习应用现代办公技术，彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法，利用网络传输，将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网，既便于查阅也便于管理。网络化的管理弥补了手工操作的许多不足，省时省力，既提高了科研档案信息资源的利用率，也提高了科研档案的管理效率。

    参考文献：

    [1]国家中长期教育改革和发展规划纲要（公开征求意见稿） [e b/o l].moe.edu.cn, 201 0-3 -31.

    [2]杨国祥．档案管理学[m]．北京：机械工业出版社，2004.

第8篇

关键词：高校科研档案管理科研人员

在国家刚刚的《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（公开征求意见稿）中，提出要通过提升科学研究水平，充分发挥高校在国家创新体系中的重要作用，全面提高高等教育质量。教学与科研向来作为高校的两大中心任务，而在新时期利用科研推动教学的趋势越发明显。高校科研管理人员做好对科研档案的建档与管理，对保障和提升整个学校科研工作的质量与水平无疑也起着非常关键的作用。基于此，本人结合实际工作体会，谈一下对科研档案管理工作的一点浅见，仅供同行借鉴参考。

1．明晰高校科研档案归档范围

高校科研档案是高校教师及专职研究人员在从事科研活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等形式的书面材料。要做好科研档案的归档管理工作，前提是需要明晰当前高校科研档案归档的主要范围。

总体来说，科研档案包括以下几项：

1)科研成果档案：主要包括科研人员出版的著作、发表的论文、撰写的研究报告以及科研成果获奖的证书等。同时包括反映上述情况的年度或季度科研统计表。

2)科研项目档案：主要包括项目申报书、项目合同书、项目审批书（立项书）、调研报告、方案论证、结项报告和结项证书，以及在项目进行过程中所形成的实验数据、实验报告等。

3)科研人员档案：主要包括从事科研工作的人员基本信息，包括研究领域的学科分类、研究方向、研究团队情况和系所分布等，同时包括科研管理人员的信息。

4)科研管理文件档案：主要指国家、省级及高校关于科研发展的管理文件和高校年度科研发展总结和规划等。

2．当前高校科研档案管理中亟待完善的方面

第一，不少科研管理人员对科研档案管理工作缺乏应有的重视。导致许多档案管理工作的滞后，甚至落实不到位，出现混乱、缺失、损坏等人为事故，在一定程度上影响了科研人员的持续研究，也使他们的内心受到了一定伤害。 第二，一些科研人员出于个人利益考虑而影响到科研档案归档的及时性与完整性。高校科研本身存在着一种潜在的内部竞争，一些科研人员为了个人荣誉、个人利益、知识产权的保密等等，将其在科研工作中的一部分科研资料私自保留，不愿上交学校科研部门，导致应该共享的科研资源不能及时归档，从而使得高校科研工作的很多材料不能及时、完整地归档，从客观上影响了科研档案归档的完整性。

第三，高校科研工作的广泛性影响科研档案形成的系统性。高校科研工作的广泛性，一是指科研项目的广泛性，随着高校科研水平的不断提高，科研项目的来源渠道不断拓宽，尤其是各种横向课题的增多；二是指高校科研工作范围的广泛性。高校科研项目研究周期长，不仅包括科研项目研究的准备阶段、研究阶段、鉴定阶段，还包括成果转化的后续实验、开发、推广等过程。

第四，科研档案管理制度不健全。在科研档案归档工作中，档案部门不能经常与科研管理部门联系，对于接收来的材料是否完整心中无数，因而大大降低了科研档案的利用价值。另外，档案部门虽然建立了一些档案工作管理制度，但在某些工作环节中，管理制度仍然不够健全，还缺乏必要的配套措施和有效的制约手段，致使档案管理部门不能依据有效的规定运作。

3．改进高校科研档案管理工作的几点建议

第一，提高高校科研人员的科研档案管理责任心和意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等文件，提高科研人员对档案工作重要性的认识，增强他们的档案法制意识，把科研材料归档看作是自己的应尽责任。

第二，加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此，对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后对每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题分年度补仓到科研档案中去，以免遗漏。 第三，建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统。

第四，推广科研档案的开发利用。科研档案管理的工作要考虑其开发利用的问题。目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外，主要是靠手工翻阅档案目录，查阅起来既耽误时间，又浪费人力。高校校园网络化的建设和使用，为科研档案的管理提供了便利条件，也是档案能够充分发挥其提供信息资源职能的前提保证。档案工作人员应主动以现代管理学方面的知识武装自己，学习应用现代办公技术，彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法，利用网络传输，将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网，既便于查阅也便于管理。网络化的管理弥补了手工操作的许多不足，省时省力，既提高了科研档案信息资源的利用率，也提高了科研档案的管理效率。

参考文献：

[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要（公开征求意见稿） [E B/O L].moe.edu.cn， 201 0-3 -31.

[2]杨国祥．档案管理学[M]．北京：机械工业出版社，2004.

第9篇

关键词：档案管理；研究；高职院校科研

1.科研档案的含义及作用

科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

高校的科研档案，是高校知识产权的重要载体，凝结了高校科研人员在实践中创造的科技成果、经验和思维，其中储藏着大量的科学技术成果、发明创造、工艺方法等。因此认真做好科研档案管理，合理利用科研档案，能大大提高科研工作水平，为知识创新、技术进步发挥重要作用。

2.高等职业院校科研档案归档范围

目前，依据高职院校科研活动的内容和特点将科研档案大致分为科研项目档案和科研综合档案。

2.1科研项目档案归档内容

2.1.1科研项目准备阶段

准备阶段收集的管理文件有：开题报告与课题论证材料，科学基金及重大项目申请报告及批件，任务书、协议书、委托任务书、合同，课题研究计划等。科技材料有：文献调研、综述报告，实验方案，应用前景调研报告，市场预测、应用前景分析报告，开发工作方案等。

2.1.2研究实验阶段

立项后的项目进入实验阶段，需要收集的管理文件有：课题研究计划执行情况表、进展报告表，计划调整与撤销报告等。科技材料有：重要的实验、测试、原始记录，数据处理材料，设计文件和图纸、技术说明、使用说明，阶段工作小结，重要的照片、底片、录音、录像带等。

2.1.3项目验收阶段

验收阶段需要收集的管理文件有：工作总结，科研投资和经费决算材料，鉴定证书或视同鉴定证书，鉴定会材料、验收评价意见，使用意见，经济效益和社会效益的证明材料等。科技材料有：研究报告、研制报告，论文和专著，工艺技术报告，技术诀窍报告等。

2.1.4成果推广应用阶段

推广应用阶段需要收缴的管理文件有：成果被引用情况材料，成果宣传报到材料，转让合同、协议书，生产定型鉴定材料，成果推广投产后反馈意见，技术展览会的材料等。科技材料有：国内外学术交流材料，开发和推广应用方案及实施情况材料，扩大生产的设计文件工艺文件，市场调查、分析报告等。

2.1.5成果申报和奖励阶段

成果申报和奖励阶段收集的管理文件有：科技成果登记表、报告表，科技成果奖励申报书及批件，获奖材料（奖章、奖状、证书），专利申请书和证书等。

2.2科研综合档案归档内容

科研综合档案是学校科研的重要组成部分，主要包括：上级有关部门科研工作的文件及学院的上报材料，学院科研工作的规章制度，关于科研机构设置的请示、批复，学院学术委员会成员名单，学院科研成果受奖情况，上级下达的科研计划、任务，学院上报的科研计划、总结，学院科研成果登记表及重大科研项目执行情况，学院评选先进科技工作者的文件材料，学院召开科研专项会议的文件材料，学院组织开展的科研经验交流活动的文件材料，学院举办或承办的课题研讨活动的文件材料，学院有关科研活动的交往活动、外事活动的记录材料，学院编印或出版的科研论文集以及反映学院科研动态和成果的报纸、刊物等。

3.科研档案管理工作存在的主要问题及原因分析

3.1科研档案材料收集不完整

科研人员在完成科研项目后，收集的材料主要是一些结果性和部分依据性材料，项目实施性材料归档较少，这使得科研成果档案在为连续性研究提高参考和使用时，出现一些科研成果档案材料不完整的缺陷。主要是因为科研工作人员档案意识薄弱，在收集科研成果档案时只注重科研项目的结果性材料，重点是收集科研项目中的研究成果，诸如论文、著作等，而在科研项目实施过程中形成的材料，却很少关注和收集。此外，科研人员将自己的科研成果视为个人私有财产，许多珍贵材料，如获奖证书、专利证书、论著等材料不愿意上交或推迟上交，有些科研人员则认为自己的科研成果是专门用来申报专业职务所用，不愿意将原件归档。这些都导致了科研档案不完整。

3.2科研档案管理人员配备相对不足

科研档案管理人员占主体力量的是兼职人员。一方面，大多没有受过档案工作的相关培训，对科研档案管理缺乏规范性。另一方面，科研档案管理人员兼作其他工作，没有充足的时间和经历从事科研档案管理。

3.3行之有效的科研档案管理制度缺乏

科研档案管理大多参照、借鉴常规性档案管理办法，缺乏相应的科研档案管理制度、办法和实施细则。档案管理人员只能在口头上做一些说明、解释，而不能做硬性要求，监督力度非常小，这是因为没有相应的制约手段。

3.4科研档案利用价值范围比较窄

科研档案归档后，档案管理部门一般只将科研档案向从事项目研究的科研人员提供参考，并未将成果应用于教学等环节，使得科研成果利用价值范围比较窄。

4.科研档案管理的建议

4.1完善科研档案管理制度

完善的科研档案管理制度是档案工作的基础，是学院科研管理的重要部分。应结合学院实际，制定和完善科研档案管理制度，对科研档案的收集、整理、利用、保管、鉴定等做出明确规定。真正做到科研档案的形成、管理与科研项目的立项、中期检查、结题验收的全部过程同步进行，使科研档案具有客观性、真实性、系统性、连续性和完整性，确保科研档案的利用价值。

4.2强化科研档案意识

学院可创造一系列的档案培训、外出学习和经验交流机会，加强科研档案管理人员与科研人员的档案意识。

4.3明确科研档案分工

明确科研档案管理部门的职责与分工，对相关人员，如科研管理部门（包括科研部门和系部管理人员）和项目负责人，分别建立科研档案规定职责，制定科研档案归档范围，及时做好科研档案收集、整理、归档，形成职责明确的科研档案管理工作机制。

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