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办公室档案管理分类优选九篇

时间:2023-05-29 16:16:26

办公室档案管理分类

办公室档案管理分类第1篇

关键词:办公室;档案管理;工作效率

中图分类号:F270 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2012)11-00-01

一、办公室档案管理现存的问题

1.档案管理的意识不强,管理方式有待更新

由于我国档案管理专业人才的培养还没有跟上社会需求的脚步,因此,很多单位中的档案管理工作都是单位里面的兼职人员在从事,很少有单位的档案管理工作是专业的人士来从事,这就导致现代办公室档案管理的意识不强。很多办公室档案管理的工作只是停留在表面,缺乏对日常材料的搜集和保存,工作中的责任心有待进一步加强。另外,很多单位的档案管理方法还停留在比较传统的模式,并没有跟上时展的步伐,将现代信息技术引入办公室档案管理的程度不够,特别是一些欠发达地区在办公室档案管理模式上更是落后,缺乏对档案管理重要性的认识。

2.办公室档案管理工作人员的素质有待提高

由于我国教育体制培养出来的专业档案管理人才还不能满足社会的需求,因此,在现代社会中很多单位的办公室档案管理工作人员都是兼职从事这项工作的,这就产生了工作人员的专业知识不够的问题。首先,很多办公室档案管理工作人员缺乏专业的知识和必要的工作技能,这也是办公室档案管理中亟待解决的重要问题。其次,随着时代的发展,信息技术的不断更新也要求办公室档案管理跟上时代的步伐,在档案管理工作中运用现代技术协助工作的完成,这也要求办公室档案管理工作人员具备相应的现代办公软件操作技能。在面对这些问题的时候,现代办公室档案管理工作人员中很多人都显得专业技能相对缺乏、专业水平相对较低、缺乏足够的运用现代办公软件的能力等问题。因此,认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题是必须的,也是现代办公室档案管理发展中必须解决的问题。

3.办公室档案管理的信息化建设有待加强

现代办公室档案管理的发展使得档案的种类比较繁杂,也给办公室档案管理工作人员提出了更高的要求。面对不同的档案类型以及档案记录的不同阶段,都要采取有效的方式进行记录和整理。由于现阶段档案管理的信息化建设还没有完全成熟,很多硬件设施没有完全能够支撑工作的需求,这也使得很多单位的档案管理工作还停留在纸质文件管理的方式。其次,国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范,使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。多种类型数字化信息的档案化在总体上处于随机状态,有些数据累计存储在业务数据库中,有些被定期销毁,有些则被迁移到临时载体上,没有建立系统型的管理模式。

二、如何改进办公室档案管理工作,提高工作效率

办公室的档案管理十分重要,因为它跟办公室各项业务工作的开展具有直接的联系, 办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展,因此,有必要加强对办公室档案的管理。其次,办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存,档案的种类比较繁杂,所以给档案管理工作带来了一定的难度。 所以,要提高办公室档案管理的效率,必须从以下几个方面加以改进:

1.完善现代办公室档案管理体系

现代办公室档案管理中的档案管理和文件管理是紧密联系的,因此不能单独将这两个工作分开,应该将其结合在一起进行管理。为了减少档案管理工作人员在文件管理的后期遇到更大的工作难度,因此建议档案管理工作人员在文件管理的前期就参与到工作中,这样既可以对文件管理工作有一定的熟悉和了解,也便于档案管理工作人员在档案管理过程中更能适应,更能够便于单位档案管理系统的建立和完善。另外,应该完善单位的档案管理制度和操作程序,确保单位档案管理工作能够按照相应的程序进行,促进单位档案管理的体系建设。

2.增强单位档案管理的意识,更新档案管理理念

由于我国现阶段的单位档案管理中管理意识不够强,而且管理的理念也有待更新,这都使得我国档案管理工作难以得到较大的进步,因此,增强单位档案管理的意识,更新档案管理理念就显得十分重要。首先就是要提高单位对于办公室档案管理规范化关系的正确认识,立足于我国办公室档案管理的发展现状,结合办公室档案管理的目标,应该坚持“以人为本”的办公室档案管理理念,不断建立和完善符合社会发展需求和单位自身发展目标的办公室档案管理意识。无论是从单位的管理决策还是单位的服务意识树立,都需要包含单位档案管理的意识。在单位的档案管理运行中强化岗位责任制,尽量改善单位管理中不合理的规章制度、强化档案管理工作人员的爱岗敬业意识,强化单位档案管理体系建设。

3.加强单位档案管理工作的培训,提高工作人员的管理技能

由于我国单位档案管理中的很多工作人员都是兼职的,大部分都缺乏专业的档案管理技能,因此,加强单位档案管理工作的培训工作是十分重要的。笔者认为应该采用不同的方式通过不同的渠道对办公室档案管理工作人员进行专业技能的培训,尽量提高工作人员的专业档案管理工作能力。根据档案管理规范化的要求,办公室档案管理兼职工作人员首先是要加强专业技能的培训;其次还要加强自身对于办公室档案管理工作的责任心;再次就是要认真做好部门的文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作。因此,应该根据办公室档案管理工作的相关要求以及档案管理专业人才的要求,组织单位档案管理工作人员进行专业的技能培训,以提高工作人员的档案管理技能。

4.强化档案收集

档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节,因此,要改进档案管理工作,必须得加强档案的收集管理工作。 首先,要规范档案的范文,对档案进行分类和编排,再将收集到的档案按类目进行整理和保管; 然后, 要规范档案的文书范文工作,在将收集到的档案进行分门别类之后,要对档案再进行文字编号和正文提料,对档案提取主题词,再做好附件处理,方便以后使用和管理档案;再次,第二步实现以后,要对档案再进行目录编号,以方便后期的检索工作,再在计算机系统中输入档案的管理信息,建立检索体,在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。

参考文献:

[1]张国珍.浅谈新时期档案管理人员的素质及提高[J].中国科技信息,2008(13).

办公室档案管理分类第2篇

关键词:办公室档案、收集整理、内容、措施、信息化

中图分类号:G271文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2017) 01(a)-0000-00

为了更加全面地对办公室档案收集和整理进行分别,因此本文分别对学校办公室档案收集和整理的内容、特点、改进措施以及实现信息化管理的必要性、策略进行了详细的分析。特别是随着科学技术的发展,办公室档案收集和管理是朝着信息化方向发展的,因此学校应该加强对办公室档案信息化的研究。

一、 办公室档案收集整理的内容以及特点

1、 办公室档案收集整理的内容

办公室档案的收集和管理主要包括四个工作内容,分别是对档案资料的搜集、对档案资料的整理、对档案资料的审核以及对档案资料的保存。这四个内容也是办公室档案收集管理的步骤,都需要按照一定的顺序进行,如果漏掉其中一个工作内容,将无法开展档案的收集和整理。比如,在开展办公室档案收集和整理的第一个步骤就是对档案资料的搜集,如果漏掉这个步骤,那么之后的工作也就无法开展。对档案的搜集,顾名思义就是搜集档案内的各种资料,然后将搜集到的档案存放在档案盒中。对档案资料进行整理,搜集完档案后,工作人员就要对档案盒内的档案资料进行整理,按照相关的目录进行整理,从而保证档案资料的整齐性。对档案资料进行审核,档案必须要求真实性,因此要用来存档的档案就一定要保证真实性,要不将会影响到之后的工作,因此工作人员需要对档案进行审核。最后,档案资料的保存就是对审核通过的档案资料进行分类归档,方便之后的查询。

2、 办公室档案收集整理的特点

办公室档案的收集和整理主要具备有三个特点,分别是综合性、逻辑性以及创新性。首先,办公室是与学校各个部门沟通的部门,因此办公室所收集到的档案资料应该具备一定的综合性,这样才方便各个部门对于档案的查询。其次,档案资料在收集和整理的过程中是严格按照学校相关的规章制度来进行收集的,因此是具备一定的逻辑性的。最后,“档案是死的,人是活的”,为了更好地发挥出档案的作用,在进行档案整理的过程中,应该结合学校的发展而调整收集管理的方法。

二、 提高办公室档案收集整理效率的措施

1、 加强对档案分类大纲的编制

由于办公室是学校与其他部门沟通最多的部门,因此办公室档案资料的来源众多,而且数量也多,因此办公室档案在收集和管理上是存在一定的复杂性的。因此,在进行档案资料的收集和存放的时候,就应该对档案进行分类,因此首先要对档案的分类大纲进行编制,这样才能方便之后的档案分类管理和存放。一般情况下,档案的分类大纲有以下几种:第一,是上级下达的公文,第二是办公室材料文件;第三是各种参考资料。首先,上级下达的公文,可以根据不同的上级进行分类,如省下达的公文、市下达的公文。其次,办公室材料文件包括的内容比较多,比如一些平级单位送过来的相关文件,还有其他部门所送来的各种请示以及报告等等。最后,各种参考资料,比如学校内部的宣传资料等等。

2、 加强对档案的分类存放和处理

编制好办公室档案的分类大纲后,档案管理人员就结合档案分类大纲来对档案进行分类存放,从而方便之后的档案查阅。首先,工作人员需要对档案盒进行说明,比如该档案盒是存放市上级下达的公文,就要在档案盒侧面表明“市上级下达公文”。其次,工作人员应该对每一份档案都进行编号,从而更好地方便之后的查阅,比如“市文001”、“市文002”就是保存市上级所下达的公文。在进行档案的存放的时候,工作人员应该严格按照编号来进行存放,并且做好相应的登记,这样在查询档案的时候才能更好根据登记内容来查找档案,提高档案查找的效率。随着档案的增多,工作人员需要定期对档案资料进行转移,从而更好地保证办公室档案的条理性。

3、 加强与其他部门之间的关系处理

由于办公室是与其他部门沟通最多的部门,因此要提高办公室档案资料的收集和整理效率,办公室部门就要加强与其他部门之间的关系处理,特别是职责关系。处理好与其他各部门的职责关系,才能更好地避免各种冲突矛盾的出现,才有利于员工之间的相互合作和沟通,提高档案资料的收集效率。

4、 完善档案收集的方法和途径

为了更好地提高办公室档案的收集和整理效率,工作人员就应该积极地完善档案收集的方法和途径。传统的办公室档案资料收集是直接到各个部门进行纸质版的档案收集,随着社会科技的进步,工作人员可以通过网上来收集信息,比如关于上级下达的文件,工作人员可以先接收电子文件,然后再打印出来进行归档。除此之外,学校也应该完善对档案的查询途径,比如学校员工可以通过网上来对档案进行查阅,从而大大地节约了员工查询档案的时间,也就大大地提高了办公室档案的收集和整理效率。

三、 实现办公室档案信息化的必要性及策略

1、 实现办公室档案信息化的必要性

实现办公室档案信息化,首先是可以提高档案收集整理的效率,通过实现办公室档案信息化可以大大地压缩了档案的收集时间,从而提高档案收集和整理的效率。其次实现办公室档案信息化是有利于档案信息的交流和分享。通过实现信息化,档案可以实现网上分享,员工可以根据自己需求来查询自己所需的档案资料,从而更好地实现档案的交流和分享。最后,实现办公室档案信息化可以大大地提高档案保存的安全性,如果是使用传统的纸质档案进行保存,如果一旦出现火灾,档案就很容易全部被烧毁,而且在潮湿的天气下,纸张也容易出现发霉的情况,从而大大地影响到档案资料的完整性。而实现办公室档案信息化,可以将档案资料上传到云端或者是存放在移动硬盘中,而网上云端以及移动硬盘的安全性远远要高于纸张的存放。

2、 实现办公室档案信息化的策略

实现办公室档案信息化的策略主要有以下三个,分别是加强对档案管理人员的素质培训、加强对档案信息的保护以及完善档案信息系统的建设。首先,要保证办公室档案信息化的水平,就要提高档案管理人员的信息化水平,因此学校应该定期对档案管理人员进行信息化培训,确保档案管理人员的信息化水平,从而更好地提高档案管理人员对于计算机系统的运用、文件分类和查找的运用,从而更好地实现办公室档案信息化。其次,在实现办公室档案信息化的过程中,必须要加强对档案信息的保护,由于大部分的档案资料都是仅供内部查阅,因此一旦档案管理的计算机被病毒入侵,就很容易导致学校的档案资料外漏,对学校以及员工都会造成很大的影响,因此学校要加强对防火墙技术的开发,提高档案管理计算机的安全性。最后,办公室档案信息管理系统的建设对于实现档案信息化有着非常重要的作用。档案信息化管理系统主要是对档案资料进行分类加工以及进行查阅检索,因此档案信息化管理对于档案管理人员的专业性要求也是比较高的。

综上所述,我们可以发现办公室档案收集和管理比我们想象中要复杂许多,因此办公室档案收集管理人员应该时刻都保持着学习的心态,不断地提高自身的专业技能,从而更好地提高办公室档案资料收集和管理的效率。

参考文献:

[1]张岩. 浅析办公室档案管理的改进与人员素养提高[J]. 兰台世界,2013,S2:159.

[2]杜慧玲. 探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J]. 办公室业务,2014,05:171-172.

[3]刘子晗. 探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 黑龙江科技信息,2016,25:196.

办公室档案管理分类第3篇

一、基层单位办公室档案管理现状

(一)人员少,承担工作冗杂。大多数基层办公室都存在人员少、工作多的情况。像报纸分发、车辆油耗统计、会务接待、职工户籍管理、计生情况管理、水电维修等等,一件件看起来都是不起眼的小事,但是小事多了也耗人力耗时间。一般情况下,基层单位办公室作为后勤保障部门,却没有充足的人员安排,因此呈现出人员少、工作冗杂的情况。基层档案管理工作更是如此,只要兼职,很少专职。

(二)基层办公室档案管理基础设施相对落后。现实状况是很多基层单位或由于资金困境、或由于档案管理受不到应有重视、或由于管理人员专业水平受限,没有普及计算机技术,尤其是有些办公室短期留存部分材料,配备相应的设备也跟不上步伐。

(三)对办公室档案管理工作重视程度不够。基层单位办公室的临时档案管理通常是由文书或者其他人员兼职,并没有专业人员负责。档案管理工作对技术性要求相对较高,但是办公室兼职人员缺乏专业的档案管理知识培训,对档案管理工作的程序、分类和意义了解不够,导致很多基层单位办公室对档案管理工作的认识主要停留在最基本的档案信息收集、整理、保管等层面,有的还存在分类混乱的情况,更少注意到以后档案资源的综合利用,所以不能有效地推动档案管理工作的深入开展。

二、如何有效改善基层单位办公室档案管理工作

(一)建章立制,让事务篓子的工作实现有条不紊。“无规矩不成方圆”,基层单位办公室的工作再多,只要建立和完善科学合理的管理制度并落实到位,便能实现人少事多情况下的有条不紊。档案管理作为办公室工作内容之一,也要具备科学的管理制度。制度的制定务必责任到人,对档案材料和准档案材料的分类、保密等都形成细化的制度,不断规范办公室档案管理,才能保证档案材料的及时归档与档案的真实有效性。

(二)加大投入,不断完善基层单位办公室档案管理工作环境。信息化时代,逐步建立和应用电子信息化进行办公室档案管理势在必行。利用计算机、扫描仪等设备对文件进行归类、保存,建立电子信息检索等,可以提高档案材料管理效率,同时辅以必要的保护措施,可以使档案的保密和安全系数更高。因此,建议各单位提高对办公室档案管理工作重要性的认识,尽量加大资金支持,完善办公室档案管理设备,促进办公室档案管理工作环境信息化。

(三)有效提高办公室人员档案管理技能水平和工作认知度。办公室工作人员既要完成事务篓子的一大堆零七八碎,还要以负责的态度对待档案管理的一系列工作。各单位要鼓励职工或组织职工参加多种形式的档案管理专业培训,参加档案管理部门组织的业务交流,及时更新档案管理工作人员的专业知识,提高技能水平,以更好地促进档案管理工作的开展。提高工作人员对档案管理工作意义的认识,使工作人员正确认识到自身的工作范畴与工作责任,提高档案管理意识。

办公室档案管理分类第4篇

一、 文书处理程序:

目 的:为进一步加强和健全企业综合档案管理工作,规范文件的收集、整理、立卷、归档程序,以保持企业的档案材料完整齐全,能更好的维护企业利益,反映企业的历史面貌,记录企业的业绩文秘资源网,为企业开拓经营提供服务。

参考文件:总公司《档案管理办法》、《经济档案管理办法》(××字[XX]第111号)

附 件:《档案库房管理制度》

《档案补充修改制度》

《档案借阅及档案材料复印制度》

《档案鉴定与销毁制度》

《档案的统计制度》

《综合档案归档范围及保管期限》

《工程经济档案内容及责任分工》

(一) 收文:

1、上级机关下发的文件资料,应由综合办及时分类、签收、登记、编号。各部室直接收到和带回的文件,应及时送到综合办统一登记处理,各部室和个人不得自拆、自收、自办,综合办及时督促催收。

2、综合办收到文件后,应按照iso14001及ohsas18001的有关程序及时办理收文手续和文件承办单,确保做到平件不隔日,急件立即办,不得积压。

3、文件由公司领导批办后,按有关批示及时转交承办部门签收办理,并将承办结果及时反馈到综合办,通过综合办反馈到有关领导。综合办做好督办事项的登记。

4、文件传阅要严格登记手续,加速公文运转,每份文件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在《文件承办单》上签字,并及时送还综合办。

5、涉及几个部门合办(合阅)的文件,要按公司领导的批示意见交由主办部门组织办理,并负责在办完后立卷归档。

6、严格保密制度,按照文件的密级加强管理,按照文件规定的范围传阅,任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密,若丢失文件发生,应立即逐级上报,严肃处理。

(二) 发文:

1、钢结构工程分公司公文文号主要有“××字”、“××党字” 、“××工字” 、“××团字”。

2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等,均要有相应人员签字。

3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件,均按业务性质归口,由主管部室的主办人员起草拟稿,经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其他部室会签的文件,由主管部室会同相关部室会签,会签后再报公司领导签发。

4、拟稿需按照公司统一要求的格式,使用统一规定的发文稿纸,书写清楚,并连同手稿、附件,经公司领导签发后,由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。

5、文件、资料、报表的打印,要严格按有关规定办理,主管部室负责校对,公文应在最后打印打字员、校对员的姓名。

6、发文后,原稿连同附件交还主管部室,由专人负责保存、催办、立卷和归档。

(三) 归档:

1、 公司设立档案室,配备专职档案管理员,其它各部室设立兼职档案人员(各部室资料员、内业),档案室归口综合办。

2、 归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序,专、兼职档案员均应按以下步骤归档。

(1) 收集:对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷部门确定立卷范围,删除不需归档文件。

(2) 整理:遵循文件材料自然形成规律,保持文件之间的有机联系。档案室协助各部室对应归档文件进行分类,公司全部档案共分为十一类,即:综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。

(3) 档案价值鉴定:对各部室分类后的文件,根据档案保管期限规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定,确定其保存价值,分为永(y)、长(c)、短(d)三种归档文件。

(4) 排列:部室同一保管期限、同一类文件按发文时间顺序排列。归档文件以“件”为单位,请示与批复可为一件。排列顺序为:批复在前,请示在后;转发文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,图纸、照片在后。专题会议、案件处理等材料分别集中排列。

(5) 装订:文件按“件”装订,永久、长期保存的文件要去掉金属物,用档案局指定的装订材料装订,不得压字。

(6) 编号:归档文件按文件编号,在文件首页上端空白处加盖归档章,填写年度、室编件号、机构、保管期限等,以固定文件位置。

(7) 编目:归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室编件号顺序装盒,并逐件编制归档文件目录和盒内备考表,经部门经理审核签字后,档案室检查验收,办理档案移交手续。

3、 归档范围内的公文材料(详见附件《综合档案归档范围及保管期限》)应保证其全面性、有序性和保密性,且文件材料必须准确地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等各项活动中的真实内容和历史过程。

4、 由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、办理完毕并具有查考保存价值的公文、材料、领导批示(包括各种图、文、影像资料)等整理(立卷)、归档并负责妥善保管证件及文件。

5、 重要会议形成的公文,包括录音带、录像带、照片等有关材料,由综合办负责收集并整理、归档。

6、 公司在各经营管理工作中形成的重要文件资料由各职能部门按其业务范围(责任分工详见附件《工程经济档案内容及责任分工》),由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整理、核对,并于每年度3月底前将上年度内形成的应归档的文件材料分类立卷,由部门经理审核签字后向档案室移交,归档备查。

7、 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管一年。保管期满后,由财务部编织会计档案移交清册,经部门经理审核签字后,归档备查。

8、 工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷,由技质部负责组织鉴定归档工作。

9、 设备仪器档案在开箱验收后,由主管部室审定,随即归档。

10、 &n

bsp; 人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级批复后,10~20天内由有关部室编制人事档案零散材料移交单后,随时归档。

11、 凡可利用现代化办公手段进行计算机存档的文件(如:工程设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等),各部室应按季度上报综合办,由综合办统一刻录光盘备份存档。

12、 涉及多部室联合办理的公文,原件由主办部室整理归档,其他部室保存复印件或其他形式的公文副本。

(四) 利用:归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目录等其他检索工具,以备借阅(有关规定详见附件《档案借阅及档案材料复印制度》)。

(五) 统计:详见附件《档案的统计制度》。

(六) 保管:做好“七防”工作和档案材料的保密工作。

(七) 销毁:详见附件《档案鉴定与销毁制度》。

二、 印信管理程序:

1、 分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用,一切用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通过综合办。

2、 综合办要确保印信工作的正常开展,防止滥用和出现漏洞,加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。

3、 印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的批准手续及用印登记,方能办理。

4、 分公司法人章由财务部保管,除与财务工作有关的用印外,其他用印需到综合办办理有关用印手续。

5、 需使用营业执照原件或复印件的部室,应向综合办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印,并应及时归还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于……使用”字样。

6、 介绍信开出,内容要明确具体,要填写有效期限、介绍信编号及持有人姓名,介绍信正文与存根应一致,如介绍信开出后未用,应交回综合办,附于存根备查。

7、 介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告,涉及重要事项,还应通知前往办事的单位,以防事故。

8、 须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信,如确因特殊情况需持空白介绍信外出办事,须经公司主管领导批准。

9、 各部室印鉴(包括合同专用章、财务专用章、采购专用章等),应由各部室专人保管,部门经理监督,加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。

10、 如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时,需由部门经理填写《用印审批表》,报公司主管领导签字后,方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。

11、 印鉴不准出室,不得借给他人使用,各印鉴保管部室要及时清洗保养,以确保盖印清晰。

12、 公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁,不能随意放置。如因管理不善,造成事故,要视情况追究责任。

三、 公函邮寄程序:

1、公司公函(包括财务汇票、工程档案、合同文本等)需使用ems(邮政特快专递)邮寄的,由综合办统一办理。

2、一般公函(对时间及安全系数要求不高的),本着降低成本减少办公费用的原则,由各部室按平信自行邮寄。

3、公函办理ems邮寄时,经手人要严格登记手续,综合办应及时处理,保证当日递送,不得拖延。

4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函,因私邮寄不予办理。

四、 办公设备及用品使用程序:

范 围:公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。

目 的:为了节约开支杜绝浪费,确保公司办公设备及办公用品的合理使用。

参考文件:总公司《行政办公设备管理规定》(××字[XX]第125号)

1、 办公设备由综合办根据需要,经主管领导批准后统一购置。

2、 办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理,各使用部门负责日常维护和保养。

3、 办公设备损坏由综合办查明原因,联系维修,并建立相应的维修台帐。

4、 办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认,残体由综合办处置。

5、 办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。

6、 办公用品由综合办统一购置管理。

7、 办公用品要根据实际工作需要,于每周的周二上午按照部门所需,由专人一次性集中办理领用手续。

8、 特殊需要的办公用品要提前在综合办登记,经领导批准后统一购置。

9、 综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置,并将采购物品分类进帐。

五、 图书购置、借阅程序:

1、 图书资料由各部室经理编制购书计划,报公司主管领导批准,由各部室自行购置。

2、 购置图书后,购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续,由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。

3、 图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。

4、 综合办应按照iso14001及ohsas18001的有关程序,在相关图书资料上加盖“有效版本”章。

5、 借阅人员应爱护图书,因个人原因损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。

六、 信息传递程序:

1、 公司上下级、各部室之间的情况交流,信息沟通,在企业经济运行中起着重要意义。

2、 对于总公司下行的信息(包括fax、e-mail、电话通知、信函等)由综合办统一查收,并做好记录,报呈公司领导后下发相关部室承办。

3

、 各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系,接到有关信息后,应立即作好记录,将记录内容及时传达到有关部门和人员,并及时处理有关事项。

办公室档案管理分类第5篇

编者按:本文主要从办公室主要职责和任务办公室是分局的综合业务职能部门,围绕分局中心工作参与政务,管好事务,搞好服务,确保分局日常工作的正常运转;办公室各类人员工作职责,几个方面对办公室岗位管理工作制度进行讲述。其中,主要包括:负责起草分局重要文件,审核机关业务部门拟制的文件、负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作、负责局领导交办的组织协调、督促检查工作、负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。(六)参与协调、组织分局领导参加的有关活动档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、具体材料请详见:

一、办公室主要职责和任务办公室是分局的综合业务职能部门,围绕分局中心工作参与政务,管好事务,搞好服务,确保分局日常工作的正常运转。其主要职责和任务:(一)负责起草分局重要文件,审核机关业务部门拟制的文件。(二)负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作。(三)负责机要、档案、和来访接待工作。(四)负责局领导交办的组织协调、督促检查工作。(五)负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。(六)参与协调、组织分局领导参加的有关活动。

二、办公室各类人员工作职责(一)文秘人员职责1、承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。2、负责分局年度总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。3、按照分局领导指示,向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。5、负责落实调研课题,撰写调研报告,组织分局学术理论研究活动。6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。协调组织税收宣传活动,承办上级交办的涉税杂志征订工作。7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。8、承担分局《月工作要点》和《周会议安排》的收集、综合拟制。9、负责记载分局《大事记》。10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。安排、协调以分局名义召开的各类会议。11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。12、负责分局各类电、函的处理。13、负责分局日常值班和来访接待工作。(二)机要人员职责1、负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。2、负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。(三)档案人员职责1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交;2、保管本机关各种门类和载体的档案,汇编档案资料,编制检索,提供档案利用;3、整理室藏档案,科学分类排列,系统编目编号,使之达到规范标准,并做好档案的鉴定、统计工作;4、搞好库房管理,落实“八防”措施,保护档案安全并定期核对清点档案,保持账物相符;5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导;6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。(四)打字员职责1、负责分局、分局办公室文件的打印或复印。2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养,负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。3、完成领导交办的其它工作。办公室工作制度一、档案管理制度(一)档案归档制度归档范围:本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等,凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的,均属归档范围。归档时间:文书档案第二年上半年完成,会计档案隔年一季度完成,科技、声像档案在工作项目,活动之后随时归档。归档要求:1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。2、分类一般采取年度——问题分类。3、案卷的排列、以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列,排列方法统一,前后保持一致,不可任意改动。4、根据不同门类和保管期限,按照案卷排列的顺序编制卷号,在一个全宗内,案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。5、案卷质量应符合《武汉市机关档案室业务建设暂行规定》的要求,案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准,卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。(二)档案保管制度1、本机关形成的各处门类和载体的档案,由档案室集中统一管理,做到专室、专柜、专(兼)职人员负责保管;2、档案室有防资措施,防风窗帘,防火器材,档案柜内放有防虫、防腐药品,以使档案得到安全保护;3、根据气候条件,适时开窗通风或密闭门窗防潮,以保持室内一定的温湿度;4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物,保持室内清洁;5、平时出入库存的档案,应及时清点登记,并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损,下班前注意关灯、锁门、关门窗。6、档案人员变动工作时,必须办理交接手续,严格核实交接的档案。(三)档案保密制度1、经常对机关工作人员进行档案保密教育,明确保密范围,严守保密纪律,执行《保密手册》;2、非因工作不得随意谈论档案内容,不得在和人交往和通信中泄露属于国家机密和档案资料;3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家机密的档案资料,并严禁将档案携带、传递、寄至境外;4、凡属保密档案,不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传;5、严格控制机密档案查阅范围,并按照保密规定,对归档后多余的文件材料及时销毁;6、定期检查档案保密情况,发现问题及时上报,不隐瞒、失泄密事故;7、加强库房管理,非本室工作人员严禁入内。(四)档案利用制度1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围,主要为领导决策和机关各项工作服务;2、本机关工作人员查阅档案,均限于本人工作范围所形成的档案材料,查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意;3、查阅保密档案范围,需经主管领导批准;4、外单位查阅档案时,必须持介绍信,经同意按介绍信内容查阅;5、查阅档案时,严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案,对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅,更不能翻印公布、倒卖;6、查阅档案必须履行登记,注销和检查手续,当面点清,如发现差错,及时追究责任,并采取补救措施。二、办公室会务制度1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作,建立办公会制度;2、办公会由主任或委托副主任主持召开。3、会议一般每周一下午召开,有特殊情况可临时召开。4、参加会议人员为办公室全体人员,必要时通知有关人员参加。5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作,布置下周及近期主要工作,商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。6、秘书室承办会议的会务组织工作。三、打印室管理制度1、文秘人员负责打印室的管理工作。2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核,并签字后送打印室打印。3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析,查找原因,并向办公室领导汇报。4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。5、保证打印或复印质量,提高工作效率。坚持谁起草谁校对,两校一复核制度。急件随到随打,平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内,杜绝原则性差错。6、严格遵守保密规定,禁止无关人员翻阅打印资料和出入打印室,不在室内待客闲谈。7、负责打印室的安全、卫生、保洁工作。做到每日清扫清洁,每周大扫除。人走四关(关机、关电、关灯、关门)。

办公室档案管理分类第6篇

关键词 文书档案 办公室 重要性 归档管理

一、引言

在我们日常工作中,为处理各种事务、沟通各种关系,组织与组织之间,组织与个人之间都要发生这样或那样的联系,而这些联系通常以信函的形式实现。因此,这些从一定实用目的出发,逐渐形成的具有相对规范格式,用以处理各种事务,沟通各种关系的文字材料,都被称为文书。对文书的管理是现代办公室管理工作中不可或缺的一部分,而办公室文书档案收集与归档工作是否有效,在很大程度上决定着信息的传递是否准确,以及事务的处理是否顺畅。

二、办公室文书档案概述

国家机关、团体、企事业单位在党务和行政事务管理活动中,直接形成的,由命令、指示、决定、通告、公告、请示、报告、批复、通知、函、会议记录、简报、计划和总结等通用文书直接转化形成的档案,称为文书档案。而在办公室档案管理工作中,不是所有的文件都需要归档,转化为文书档案,只有满足办理完毕、具有保存价值、经过系统整理这三个条件的文书才能归档为档案。所谓办理完毕,即文件的处理程序已经完成,如发文在登记发出以后,就算办理完毕,收文承办结束后就算办理完毕,所以正在办理阶段的文书不能进行归档处理。所谓具有保存价值,即保存的文件应该对各部门的工作具有理论和实践价值,而那些对今后工作没有考查和利用价值的文件,如临时性、事务性文件和与本单位无关的文件,按照国家规定,不得归档保存,所以也就不能成为文书档案。所谓经过系统整理,是指归档文件只有按照规范立卷或按件整理编目后,才能转化成为档案,而那些未经系统整理,杂乱无章的文件只能算是积存文件,不能算作档案。

三、办公室文书档案收集与归档工作管理探索

(一)办公室文书档案收集工作的探索

在单位,为了做到档案收集完整、齐全,档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就关注其完整性,并监督文件管理的全过程。如果发现了问题,则应尽快通过有关的领导建立、健全制度,帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。因此,只有文件齐全了,档案收集工作才能得到基本的保障。

1.文书档案收集的涵义。文书档案的收集就是相关人员按照工作规定,通过例行的接收制度和专门的征集方法,把分散在各机关、部门、个人手中的资料,集中到单位办公室的档案科室以进行科学的管理。因此,档案收集是贮存档案信息资源的重要途径;是实现档案集中统一管理的重要手段;是档案管理其他业务环节的基础;是决定档案存在和发放的前提条件。

2.文书档案收集工作的内容与要求。办公室文书档案收集的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中,档案人员应达到以下工作要求:丰富和优化档案内容;加强档案室外工作的调查和指导;确保入室档案的标准化;归档档案应当齐全、完整。只有在达成这几项要求的基础上,才能达到档案收集工作的“数量充分、质量优化、结构合理、工作及时、体现特色”的总要求。

(二)办公室文书档案归档工作的探索

根据《中华人民共和国档案法》第十条之规定,“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何人不得据为己有。”由此可知,对办公室文书档案的收集与归档,不仅是企事业单位工作文书工作的重点,也是国家保证文件管理工作质量的客观要求。

1.文书档案的归档的原则。文书档案的归档工作应遵循以下三个原则:第一,保持文件之间的历史联系,即文件在来源、时间、内容、形式上要存在一定的联系;第二,在前任工作的基础上开展新的整理工作,即工作人员应充分利用前人整理的工作基础和档案形成的自然基础,切忌随意拆撒原有的文件体系重新整理档案;第三,便于保存与利用,即工作人员在整理档案过程中,要保证档案的可查找性和可利用性。

2.文书档案归档的操作流程。文书档案归档在实践中主要包括以下流程:分类,即工作人员在整理档案前,按照相应的标准对档案进行分类。常见的分类法主要有年度分类法、机构分类法、保管期限分类法等,这几种分类方法在工作过程中通常组合使用,以保证档案类别清晰。装订,即工作人员要对档案进行拆钉和修裱处理,而在维修破损档案的过程中,应尽量保持文件的原始面貌。排列,即工作人员在完成装订后,应该在分类方案中的最低一级类目中,根据一定的方法确定归档文件的先后次序。最常用的排列方法为时间顺序法,这种方法不论是针对同一事务的发生顺序,还是针对不同事务的发生顺序均具有很强的操作性。编号,即工作人员要将每份归档文件在全宗中的位置标识符号,并以归档章的形式在归档文件上注明,这一环节主要是为后面的编目工作做准备。编目,即编辑归档文件目录。在工作中,编目应该以“件”为单位进行,在文件目录中一件只能体现一个条目,如来文与复文作为一件时,在归档文件目录中,只能对复文进行编目。装盒,即工作人员应该严格按照件号的先后顺序将档案装入档案盒,同时要保证档案盒的顺序与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致,以便于档案查找、使用。

四、结语

文书档案的收集与归档工作是办公室工作的重要环节,在具体操作的过程中,工作人员要本着认真负责的态度,对不合乎要求的文书档案应予以剔除,对于文书中的缺项记录应及时退回补齐。同时,检查文书的书写质量,对不符合书写规范的,应通知有关业务人员更正或填补。只有这样,才能够保证办公室文书档案的完整度,便于文件的储藏和查找,从而提高办公室管理工作的质量,确保各部门工作的顺利开展。

(作者单位为广东医科大学附属医院)

参考文献

[1] 周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务,2013(23): 57-58.

办公室档案管理分类第7篇

关键词:医院办公室;档案管理;工作探讨

医院办公室档案管理工作经过长时间的发展和改革,逐渐的在实践中获得完善和发展,办公室档案作为医院多年的综合性材料,对于提高医院的综合竞争能力,促进医院的稳定发展具有重要的意义和作用;医院办公室档案的管理质量直接决定着医院档案的完整程度,对于医院的综合进步具有关键性作用,随着社会科技的发展,医院逐渐采取科学的管理模式对档案进行综合整理,通过引进先进的技术,建立数字档案管理,丰富档案管理方式等提高医院办公室的档案管理水平。虽然档案管理逐渐获得了发展和改进,但是医院办公室档案由于工作种类繁杂,仍然存在很大的问题,本文结合相关的问题和应用进行分析,希望能够提高医院办公室档案管理水平。

1 医院办公室档案管理工作特点

1.1 档案馆内容的复杂性

随着科学技术的不断发展,医院办公室的档案管理水平也逐渐发展,在对传统的档案形式进行保留和整理的过程中,通过科学技术,建立相关的影音、视屏、图片等电子类档案,通过电子类档案管理,有效的提高了档案管理的严密性和准确性。由于医院工作种类繁琐,因此医院办公室档案管理也存在众多的复杂类型,根相关的调查和分析,我国医院办公室档案管理主要包括以下几种复杂类型,首先,医院办公室档案管理的过程中,业务指导类的档案数量较多,众所周知,医院作为基医疗卫生服务建设行业,工作内容复杂、繁重,而且受到医院自身的原因影响,医院自身的救治工作比较多,这样的不平衡的繁重工作任务直接导致医院治疗部门和档案管理部门之间存在很大的差异和不同。档案作为基础性信息记录,受到时代的快速性影响,档案管理方式也不断更新,在医院办公室档案管理过程汇中,对于新的制度要求、操作标准、都需要及时的补充和发展。

1.2 相关的医患关系档案影响性大

医院作为公共医疗服务卫生机构,面向的是整个社会的广大人民群众,所以医院办公室档案管理中存在大量的医患关系的档案,随着社会综合素质水平的提升,社会群众对于医疗机构的卫生水平和技术问题都有了很大的提升,在进行医疗活动的过程中,患者与医生在治疗方式上也存在一定的纠纷,这样的医患档案不仅与档案管理水平有关,而且能够直接反映出医院本身的医疗技术问题和道德文化问题,因此,针对这样的问题,医院要积极做好医患关系的档案,加强医患关系档案的整理和保存。在医院发生医疗事故或者引发医疗纠纷的问题时,相关的调查问题和解决处理都会从医院办公室的档案管理进行,成为处理问题和纠纷的重要依据。

1.3 医生调任、晋升类的档案处理

医院工作过程中,医生会经常出现晋升、离职等问题,作为医院的主体工作者,加强医生的档案管理也是医院办公室档案管理的方面;为了能够积极推动完整的档案管理体系,医院办公室要积极保证三个方面的医生方案问题:首先,加强档案完整性,医院办公室档案管理的人员流动相对比较小,与普通单位之间存在很大的差异,只有医院办公室档案工作人员的稳定才能保障档案管理工作的完整性和稳定性;与此同时,加强档案管理人员的工作成熟度也是促进档案高效管理的措施,能够积极提高档案的管理质量和管理效率。其次,注重档案管理的科技性,随着社会的不断进步,医院办公室档案管理工作需要跟随时代的步伐进行改革,逐级向着信息化和科技化的法相进行转变,这样的发展趋势也是档案管理的重要发展方向,一方面能够减轻办公室管理工作的压力,另一方面能够减少不必要的人力资源的浪费。

2 医院办公室档案管理目前存在的问题

2.1 档案管理人员紧缺

在医院办公室档案管理过程中,由于工作重点不同,医院领导很容易将医院的所有重心放在硬件建设和发展上,缺乏对于管理层面的认识,特别是很容易造成档案建设的忽视问题。档案管理过程需要专门的专业人才进行管理,从而才能保障档案资源的安全性,档案管理人员通常由行政工作人员管理,在管理过程中,很容易出现工作人员的职责不明确,保管制度不及时不严格等问题出现,给整个医院办公室的档案管理带来很大的问题。

2.2 现代管理软件水平不足

在电子技术和通信技术不断发展的当今社会,档案管理不在局限于手工操作、人工分类等,引进现代化的管理软件成为档案管理的必然需求,虽然使用Excei软件进行录入和编写在一定程度上已经极大的提高了工作效率,但是却仍然无法满足医院档案管理的要求,给整个医院办公室的档案管理带来很大的影响,因此,对于医院办公室档案管理部门要积极投入资金,加强现代化的档案管理模式,从而提高医院办公室档案管理的效率。

2.3 档案收集以及归档不及时、不规范

医院作为医疗服务场所,档案数量相对于其他行业的档案管理而言具有很大的复杂性,医院办公室档案包括很多临床科室、住院部、以及后勤部等多个部门的相关资料,档案管理相当巨大,管理任务很重;由于档案管理人员紧张,很多临床科室的档案不能进行及时、有效的整理,给后期的档案处理带来很大的问题,直接影响医院的总体管理水平。

3 医院办公室档案管理的应用

通过上面的医院办公室档案特点和存在问题的分析,我们能够清晰的了解到医院办公室档案管理工作对于医院发展具有重要的意义和作用,加强档案管理是促进医院稳定发展的重要保障;下面将结合医院办公室档案管理的现状对医院办公室档案管理的应用进行分析,医院办公室档案管理主要存在以下几个方面的应用。

3.1 优质的档案管理是医院文化建设的重要部分

医院办公室档案管理是医院建设和发展的重要部分,对档案进行合理化的管理,能够积极提升医院的品牌形象,提高医院的综合竞争能力;在实际工作过程中,掌握档案管理的行管细节,能够积极减少医患问题的出现,领导应该对档案管理给予足够的重视,除了加强各项规章制度外,要积极对档案价值进行合理的开发,提高医院办公室档案管理的强度和力度。优质的医院办公室档案管理能够积极推进医院总体水平发展,提高医院的品牌效应,加强竞争能力。

3.2 完善医院办公室档案管理促进医院建设发展

办公室档案管理工作的重心应该积极推进档案完整性管理,在保障档案管理完整性的基础上,努力做好档案的保密工作,保障档案使用的效果和作用;与此同时,要定期对医院办公室档案管理工作进行定点的抽查和监督,从而确保整个档案管理的工作质量。对于一些医患纠纷事件,档案管理部门要注重此类档案的价值开发,仔细分析其内部的利弊问题和原因问题,形成完整的分析报告,从而为以后工作做出指导性的意见。

总而言之,医院办公室档案管理作为医院管理工作的重要组成部分,对于医院的具有重要作用,医院档案管理工作是一项长期的、系统的工作,能够切实推进医院的发展,完善医院内部的建设发展,因此应该对其进行重视,并不断的在实际过程中推动医院档案管理工作。

参考文献

[1]舒放.实施精细化管理,提高医院办公室行政效能[J].中国医药导报,2013,10(25):159-161.

办公室档案管理分类第8篇

一、办公室主要职责和任务

办公室是分局的综合业务职能部门,围绕分局中心工作参与政务,管好事务,搞好服务,确保分局日常工作的正常运转。其主要职责和任务:

(一)负责起草分局重要文件,审核机关业务部门拟制的文件。

(二)负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作。

(三)负责机要、档案、信访和来访接待工作。

(四)负责局领导交办的组织协调、督促检查工作。

(五)负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。

(六)参与协调、组织分局领导参加的有关活动。

二、办公室各类人员工作职责

(一) 文秘人员职责

1、 承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。

2、负责分局年度总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。

3、按照分局领导指示,向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。

4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。

5、负责落实调研课题,撰写调研报告,组织分局学术理论研究活动。

6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。协调组织税收宣传活动,承办上级交办的涉税杂志征订工作。

7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。

8、承担分局《月工作要点》和《周会议安排》的收集、综合拟制。

9、负责记载分局《大事记》。

10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。安排、协调以分局名义召开的各类会议。

11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。

12、负责分局各类电、函的处理。

13、负责分局日常值班和来访接待工作。

(二) 机要人员职责

1、 负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。

2、 负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。

3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。

(三)档案人员职责

1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交;

2、保管本机关各种门类和载体的档案,汇编档案资料,编制检索,提供档案利用;

3、整理室藏档案,科学分类排列,系统编目编号,使之达到规范标准,并做好档案的鉴定、统计工作;

4、搞好库房管理,落实“八防”措施,保护档案安全并定期核对清点档案,保持账物相符;

5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导;

6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。

(四)打字员职责

1、 负责分局、分局办公室文件的打印或复印。

2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养,负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。

3、完成领导交办的其它工作。

办公室工作制度

一、档案管理制度

(一)档案归档制度

归档范围:本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等,凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的,均属归档范围。

归档时间:文书档案第二年上半年完成,会计档案隔年一季度完成,科技、声像档案在工作项目,活动之后随时归档。

归档要求:

1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。

2、 分类一般采取年度——问题分类。

3、案卷的排列、以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列,排列方法统一,前后保持一致,不可任意改动。

4、根据不同门类和保管期限,按照案卷排列的顺序编制卷号,在一个全宗内,案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。

5、案卷质量应符合《武汉市机关档案室业务建设暂行规定》的要求,案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准,卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。

(二)档案保管制度

1、本机关形成的各处门类和载体的档案,由档案室集中统一管理,做到专室、专柜、专(兼)职人员负责保管;

2、档案室有防资措施,防风窗帘,防火器材,档案柜内放有防虫、防腐药品,以使档案得到安全保护;

3、根据气候条件,适时开窗通风或密闭门窗防潮,以保持室内一定的温湿度;

4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物,保持室内清洁;

5、平时出入库存的档案,应及时清点登记,并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损,下班前注意关灯、锁门、关门窗。

6、档案人员变动工作时,必须办理交接手续,严格核实交接的档案。

(三)档案保密制度

1、经常对机关工作人员进行档案保密教育,明确保密范围,严守保密纪律,执行《保密手册》;

2、非因工作不得随意谈论档案内容,不得在和人交往和通信中泄露属于国家机密和档案资料;

3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家机密的档案资料,并严禁将档案携带、传递、寄至境外;

4、凡属保密档案,不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传;

5、严格控制机密档案查阅范围,并按照保密规定,对归档后多余的文件材料及时销毁;

6、定期检查档案保密情况,发现问题及时上报,不隐瞒、失泄密事故;

7、加强库房管理,非本室工作人员严禁入内。

(四)档案利用制度

1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围,主要为领导决策和机关各项工作服务;

2、本机关工作人员查阅档案,均限于本人工作范围所形成的档案材料,查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意;

3、 查阅保密档案范围,需经主管领导批准;

4、外单位查阅档案时,必须持介绍信,经同意按介绍信内容查阅;

5、查阅档案时,严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案,对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅,更不能翻印公布、倒卖;

6、查阅档案必须履行登记,注销和检查手续,当面点清,如发现差错,及时追究责任,并采取补救措施。

二、办公室会务制度

1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作,建立办公会制度;

2、办公会由主任或委托副主任主持召开。

3、会议一般每周一下午召开,有特殊情况可临时召开。

4、参加会议人员为办公室全体人员,必要时通知有关人员参加。

5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作,布置下周及近期主要工作,商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。

6、秘书室承办会议的会务组织工作。

三、打印室管理制度

1、 文秘人员负责打印室的管理工作。

2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核,并签字后送打印室打印。

3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析,查找原因,并向办公室领导汇报。

4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。

5、保证打印或复印质量,提高工作效率。坚持谁起草谁校对,两校一复核制度。急件随到随打,平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内,杜绝原则性差错。

办公室档案管理分类第9篇

在办公室工作中,档案管理作为其重要构成部分之一,能够有效确保相关工作的可持续发展带。随着当下社会经济发展速度的不断加快,在市场经济体系下,办公室档案管理工作只有做到不断创新和改革,紧跟时代的脚步,从而才能让其作用得到充分发挥,让办公人员查询和检索信息能够更加方便、快捷,让办公室整体工作效率得到有效提升。而想要实现档案管理工作的改革和创新,让办公室管理建设得到加强,就必须对档案管理工作中所存在的问题进行深入分析,从而才能找到有效解决措施,让办公室档案管理工作的作用得以充分发挥。

1 当下我国办公室档案管理的现状分析

1.1 办公室档案管理工作的重视度不足

就目前而言,我国很多的现代企业都没有重视起自身企业的办公室档案管理工作,只是片面的将其当成与合同文件管理相似的管理工作,使得企办公室档案管理只是工作人员的附属工作[1]。其中除了管理合同文件和人事档案等之外,却没有有效的管理和重视起其余相关资料信息。此外,由于很多企业的档案管理制度还不是很完善,致使很多客户信息和业务资料大都是交由普通工作人员管理,而一旦出现人员流动现象的时候,就会极易流失一些重要资料信息,从而让企业生产业务遭受到严重损失。

1.2 办公室档案管理人员专业素质不高

当下我国虽然已经有一部分的企业开始重视起档案管理工作,但是却依旧没能让办公室档案管理工作发挥出应有价值,而造成这种现象的主要原因就是因为相关档案管理人员的专业素质和业务水平不高[2]。这在档案不合理的分类结构和档案管理素质存在严重缺失上有着显著体现。一方面,档案如果发生不合理的分类结构,就会直接造成无法有效的利用到档案信息,促使资料信息获取时间被严重浪费,从而让档案管理的在现代企业中的真正价值很难得以体现。另一方面,很多办公室档案管理人员都缺乏相应的档案管理基础理论知识,因此也就致使相关管理人员没能正确的认识到档案管理工作的重要性,从而也就其工作态度存在严重问题,对档案管理动作造成了直接影响。

1.3 办公室档案管理缺少安全保障

由于当下很到现代企业都没有有效的重视起办公室档案管理工作,这也就造成办公室档案管理中各个数据信息的安全性无法得到有效保障。一方面,由于相关档案管理人员没能重视起办公室档案管理工作的重要性,致使在存储档案的过程中,很有可能造成信息丢失和档案损坏现象的发生。而另一方面,企业没有重视档案管理工作,对档案的保密性工作就更加存在严重忽视,此外又因为相关档案管理工作人员素质较低,这就非常容易造成档案中信息流失现象的发生,从而也就造成企业经济遭受到严重损失[3]。另外,很多企业由于缺乏相应的网络安全意识,这就造成计算机档案管理中,存在非常严重的安全隐患问题。

1.4 办公室档案管理缺乏相应的信息化办公手段

虽然当下很多企业管理制度都开始对传统的纸张办公方法进行了转变,信息化办公手段逐渐的得到了广泛运用,但是企业在办公室档案管理工作上,却依旧还处在以往陈旧的纸张办公形式上,这就造成很多企业档案都没有实现信息化,对企业中各个部门的运用和查询造成了非常大的困扰,严重阻碍了企业的发展,同时也在很大程度上促使企业的工作效率被降低了很多。

2 提升办公室档案管理工作效率相应对策

2.1 加强对办公室档案管理的重视程度

如果想要让办公室档案管理的作用得到充分发挥,就需要对办公室档案管理机制进行及时建立和完善。不过在对办公室档案管理机制建立和完善之前,最为重要的还是应该让企业内部人员对办公室档案管理工作的认识程度得到提升[4]。首先,要让办公室档案管理人员对档案管理的认识程度得到加强,定期组织培训,向相关档案管理人员传输相应的档案管理知识的同时,重点讲解档案管理的重要性。其次,要将奖惩制度及时的建立起来,通过这种制度来约束相关大管理人员,使其能够积极的投入到工作中,认真的认识到档案管理的重要性。只有这样才能够让企业从上至下逐渐形成一个统一的档案管理认识,从而促使办公室档案管理工作能够更加的完善。

2.2 对档案管理人员的专业性进行提升

首先,企业应该重视起对相关档案管理人员的培训工作,定期的举行相关的档案管理基础知识的培训工作,针对不同程度的人员要有针对性的实施培训,对在职的老员工,应该以转化其传统档案管理基础知识为主,来对其进行相应的培训,如:教导这些管理人员如何使用电脑来进行信息化管理等[5]。其次,针对一些较年轻的或刚刚入职的档案管理人员,则应该以档案管理基础理论知识为主,重点传授他们专业性的知识,可以实施老带新的政策,以师傅带徒弟的形式,实施一对一的培训,促使他们能够在最短的时间内掌握相应的管理知识。只有这样才能让企业中所有的档案管理人员都能够提升自身的专业水平,始终迎合当下市场经济化需求,为企业发展带来有效推动作用。

2.3 增强办公室档案管理的安全性

办公室档案管理对现代企业来说有着非常重要的作用,而只有保证了办公室档案管理的安全性,才能让其价值得到真正体现。首先将相应的保密制度建立起来,以此来对相关的档案管理人员进行约束,一经发现泄密者,要严格查办,促使办公室档案管理能够得到有效管理,保障档案信息的安全性[6]。其次,企业应该积极额普及计算机知识和网络安全知识,让每一个工作人员都能够认识到网络安全隐患带来的后果,增强IT部门对档案管理的网络安全工作的安全管理力度。

2.4 运用集成化信息管理体系

企业在实施档案管理工作的过程中,应该让实物档案资料管理和计算机档案管理相结合的管理模式得以形成。在对企业档案进行计算机化管理的过程中,积极的运用集成化信息管理方法,通过计算机严格、详细的分类号档案信息,并结合企业中每个部门的实际情况和信息性质来让档案分类更加科学化、规范化。