公司档案如何管理第1篇

摘要：随着电力的飞速发展和电力改革的不断深化，档案管理工作也随着发生了变化，面对新的历史时期、新的工作需要，档案管理工作显得尤为重要，论述如何做好县级供电公司档案管理工作，更深入了解并做好档案管理工作。

关键词：档案管理；问题；对策

Abstract: with the rapid development of electric power and the deepening of the reform of the power, file management also with the change, in the face of the new historical period, the new work needs, it is particularly important to file management, this paper discusses how well the county electric power supply company file management, more in-depth understanding and do the file management.

Keywords: file management; Problem; countermeasures

0县级供电公司档案管理现状

县级供电企业的档案管理工作由于意识不强、制度不健全、人员配置不到位等原因，造成档案管理工作处于被动、滞后散乱、无人管理的状态，致使企业档案有效资源的开发与利用受到限制。

1 当前县级供电公司档案管理存在的问题

（1）档案意识不强。档案的经济效益具有潜在性，它为企业创造的经济效益和社会效益往往无法在当年体现，常常是间接或若干年后开始逐渐显现。因此，档案工作在一定程度上很难得到领导的重视与认可。对档案的重视程度又直接影响到档案机构的设置、人员编制、档案库房的建立、档案保管设施的配置以及档案制度的建立与执行。

（2）档案管理制度不健全。多数县级供电公司制定的档案管理制度不够健全，档案未实行统一管理，有的虽建立了一些管理制度却没有依法遵规，档案管理制度形同虚设，使档案资料的收集、整理长期处于极端被动状态，造成文件资料堆积如山、丢失等现象。

（3）档案人员待遇低、素质参差不齐。由于档案人员待遇低，所以有些县级供电公司配置的档案员素质不高，如经常是将一些老弱病残的放在档案室，有如养老院或身兼数职。

（4）对企业信息化、现代化趋势认识不足。有些县级供电公司领导不能充分认识档案数字化和管理现代化的紧迫性，对企业利用数字档案信息技术可以及时将所需信息进行加工、处理、分析，快速反映，提出应变办法，从而提高企业经济效益相关知识知之甚少，致使数字档案资源管理信息系统在县级供电公司投入使用3年，仍有部分公司没有发挥数字档案的作用，造成档案管理水平严重滞后。

（5）各项规章制度及标准执行不到位。每到检查工作发现问题，追其根源才发现原因为人员对标准制度的学习不到位，理解不透彻。标准制度成了摆在桌子上的摆设。

2做好县级供电企业档案管理的几个途径

（1）领导重视，增强档案意识。加强《档案法》的学习，增强公司干部职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为公司发展的重要内容来抓，与公司业务建设同步规划、同步发展，要大力宣传档案工作，是公司领导、管理者、职工充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。

（2）规范档案管理机制，强化工作责任。建立完善的档案管理三级网络、档案管理办法、“三纳入”、“四参加”、“四同步”等有关档案管理健全档案管理规章制度，是档案管理的关键。明确职责，根据“档案产生部门负责档案整理、移交归档”要求，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。

（3）垂直管理，强化培训。在全省电力系统开展各专业进行垂直管理，档案专业也对县公司实施垂直管理，针对县级供电公司档案人员学历、工作能力、综合管理素质等相对较低，进对各县电力公司档案的监督、指导工作。电业局档案人员深入各县市供电公司，切实开展档案调研摸底，采取到电业局档案部门轮岗的办法、现场观摩与现场提问、现场解答进行培训，手把手地教，通过业务指导与培训，增强了档案员的责任感与使命感，提高了档案管理业务水平。

（4）跟踪检查促提升。在档案专业实施垂直管理的过程中，不仅对县级供电公司的档案工作要进行多次指导、培训，还要定期跟踪、督促、检查档案工作的组织建设、信息化建设、制度建立、业务工作、档案工作设施设备等方面的进展。档案的归档率、完整率、准确率是否达到标准，使县电力公司档案工作步入正常运行轨道。

（5）将档案管理工作彻实纳入到企业计划、纳入到领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中。让管理层人员对档案工作有一个正确的认实，要及时研究解决档案工作中的困难和问题，加大投入，着力解决好现实问题。要认识到档案工作是历史、工作成果的最后沉淀；要认识到归档工作是工作最终完结的一种体现。让领导干部真正重视档案工作，分配足够合理的人力及财力资源，确保档案工作的顺利进行以及提供保障档案安全的环境。

3完善供电企业档案管理工作的几点建议

（1）档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

（2）经过研究，一个主动完成工作的人与被动接受工作的人相比较，工作效率前者是后者2倍，完成结果也是大不相同。主动就是不用别人告诉你，你就能出色地完成工作。次之，就是别人告诉你一次，你就能去做，再次之，就是别人告诉了他们两次，他们才会去做，更次之，就是有些人只有在形势所迫时才能把事情做好。要充分掌握好尺度，抓大放小，让各管理人员发挥积极主动性，变“要我做”为“我要做”。在上下同一标准指导下，通过对档案管理工作不断创新使得档案管理工作科学化、规范化。

（3）所有的标准制度都有，但执行的力度却不尽理想。如果对公司下发的标准制度不认真进行学习思考，依然按照老习惯老办法在做工作。公司下发的档案管理制度已非常全面，但做好档案管理工作，不仅仅需要专职档案人员来执行这些制度及标准，更多层面还需要全体员工执行及配合才能达到管理的闭环。管理制度、标准的执行具有“强制性”的特点，要执行达到闭环，需要动用行政手段，将档案管理彻实列入绩效考核条款是保证执行的方法之一，再次就是专职档案人员要严格按照制度执行，对违反标准制度的人员不当“老好人”，通过考核来规范公司人员的档案工作行为，最终使得全公司人员自觉并习惯各类档案管理工作标准制度的执行，使得全公司档案管理工作具有良性循环的氛围。

（4）在档案管理过程中，迎难而上，逐步向信息化、科学化迈进，进一步加强档案的利用，创新利用的方式以达到资源共享的目的，使之与公司整个层面的管理形成合力。

4结束语

县级供电企业通过提高档案管理意识，严格按照国家和上级档案管理要求，认真贯彻落实各项工作标准，加大档案软硬件投入，进一步加强好促进的档案管理工作，方能实现企业档案管理现代化。

参考文献：

公司档案如何管理第2篇

关键词 供电公司 技术档案管理

档案管理工作是电力系统经营管理工作中的一个重要组成部分，为电力企业的一项基础工作，必然要提高它的管理水平，以适应现代电力系统管理模式。那么，如何加强县级供电公司电力系统档案管理呢？

一、加强对电力系统档案管理的认识

1、电力企业档案管理的重要性

电力企业档案是电力企业生产经营活动的原始记录，具体而言，电力企业档案门类多、信息量大、涉及范围广，不仅承载着重要和广泛的科技资源，而且还归集了特有的知识信息，是电力企业不可或缺的宝贵财富。然而从目前来看，很多电力企业的档案管理工作还存在一些急需解决的问题，这就需要不断拓展企业档案工作新领域，进一步加快档案管理信息化建设，从而真正为促进电力企业的发展发挥重要的作用。

2、档案工作内容

a.文书材料的立卷：根据国家实行文书部门立卷的原则，为全面真实地反映一个企业的历史面貌，及时地将企业在一定时期内所形成的文书材料组成相应的案卷。

b.档案的收集及整理：为了最大限度地发挥档案的作用，定期将分散在各部门的文书档案集中到档案室，对将要撤消部门或单位的文书档案要及时收集，对所收集的档案进行鉴定做到去粗取精，并按着一定的规律和原则加以科学地整理使其更加系统化。

c.档案的检索及保护：为了满足大多数人对档案的利用，编写档案目录，对档案进行科学分类和放置，做到门类清晰，井井有条安全可靠。由于自然环境和社会环境的因素，档案始终处于渐变性的损坏过程中，为使其长久保存，采用科学方法对档案加以有效的保护。

二、加强县级供电公司电力系统档案管理的策略

1、提高专业档案人员素质

随着电力系统档案工作的领域拓宽，档案服务的范围扩大，在档案管理这方面不仅要有档案专业人员还要有工程建设、监理、设计等专业技术人员以及其他相关专业人员等，不同专业人才的相互配合高效地利用现代化的专业技术知识，使档案管理工作高效进行。这就要求档案人员必须加强业务培训，在完善本专业能力基础上，积极提高电力系统档案管理水平，做到合理的规划、分类与管理。因此，在电力系统建设档案管理工作中，首先要提高专职档案人员的素质，学习工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理、施工等部门加强沟通，另一方面档案管理人员还要经常走进工程施工现场，把握工程建设进程，主动参与到工程建设验收与评审活动中。要根据工程建设的变化做好资料变更记录，要以全身心的注意力观察工程建设的变更动态，对于需要变更的资料要及时提出修改意见，使电力系统档案管理工作有秩序、有规划地开展起来。同时，要完善兼职档案人员网络体系，增强企业员工档案意识，要将档案管理工作切实归入企业管理工作中，主动更新知识结构，使档案资料发挥对企业的发展的服务作用。相关的档案工作人员要注意掌握档案管理方面的法律法规，不断提高自身的职业道德水平，实现档案信息资源对企业的经济效益的服务。

2、建立健全的管理制度体系

为了提高档案管理的有效性，要实施一整套统一的、科学的以及实用性强的档案管理制度与方法，确保档案管理工作有秩序、有规划地进行。根据电力系统项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立电力系统档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。做好电力系统档案管理工作，建立电力系统档案管理机制。根据档案管理法律、法规制定相关管理制度，做到集中管理、集中规划，将档案的一切管理工作走向标准化与规范化。要不断完善工程的管理制度，当电力工程开工的时候就进行档案的管理工作，并要紧跟工程的进度，在电力工程竣工的时候，档案工作也要同步进行，在这一过程中，一定要保证项目档案的完整性与准确性，在事前、事中、事后都要进行严格的控制，通过各种有利的机会对电力系统的资料进行广泛的收集与整理，遇到不合理的地方要及时进行修改与整顿，保证档案资料的有效性。另外需要注意的是的档案的管理人员要与电力工程施工部门及时进行沟通与交流，确保施工档案的顺利移交，可以通过定期会议或者到现场指导的方式加强学习与沟通。

3、加大对档案管理工作的硬件设备投入

硬件是档案管理工作的基础。电力企业必须加大对档案管理工作的硬件设施投入。不光要建立与企业发展相适应的宽敞明亮的资料库房，而且要为库房配备相应的防火、防潮、防盗系统；更新档案柜，使其符合国家标准；配备最先进的电脑、打印机、数码相机、数码摄像机和刻录机等，从而对档案进行现代化信息管理并建立相应的信息库，提高工程人员的工作效率。只有这样，才能使档案工作者有效地提高工作质量。

4、加强档案的信息化建设

信息技术的迅速发展对电力档案管理工作的影响不言而喻，这就需要电力企业结合自身条件，尽快把档案的信息化建设纳入企业的发展规划之中，并予以实施。对于经济效益相对较好、现代化管理水平相对较高的电力企业，全面开展档案信息化建设应包括如下内容，一是建立健全电子文件的管理制度：二是对电子文件和电子档案进行全程管理；三是通过建立企业内部的网络服务系统来实现资源共享；四是积极开展非电子档案的数字化转换工作。

公司档案如何管理第3篇

[关键词]自来水公司；档案管理系统；数字供水；信息化管理

[中图分类号]C93 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）26-0072-02

1 自来水公司档案管理的意义

自来水公司档案资料是公司各项管理活动的重要记录，特别是施工图纸资料、地下管网资料是反映工程质量和基础设施存在形式的依据，在管路改造施工、新管路布局中发挥重要作用，也是工程延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究的重要凭证，是工程技术人员和各有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。

自来水公司档案管理的目的是根据公司确定的工作思路和目标，坚持“为人民供水，服务人民”的宗旨，规范行业行为，提高群众满意度。长期以来，自来水公司的档案管理几乎停留在传统的地方区域管理和人工管理框架下，在信息化时代自来水公司的档案管理必须实现方式方法创新。实现数据集中集成管理，已经成为自来水公司档案管理不可或缺的重要内容。由于自来水公司的业务管理有其特殊性，管理对象不仅包括千千万万的用水居民，也包括城市和大部分乡镇数以万计、纵横交错的地下管网和大量设施，因此，自来水公司档案管理系统应基于自来水公司的业务统一规划，科学设置分类，集中管理数据。特别是要响应国家以信息化带动工业化发展的要求，形成档案综合管理信息平台，不断提高服务水平和服务效率。

2 档案管理原则

2.1 真实可靠性原则

自来水公司的档案是自来水公司各项业务进展情况，公司整体精神面貌的集中反映，具有参考价值和指导价值。这就要求档案管理人员在收集整理档案资料的时候，必须要以事实为依据，对档案文件的真实性、准确性和完整性负责。有的档案资料不仅包括文字材料，可能还包括图纸、声像影像资料甚至是实物样品，这就要求档案管理人员要对资料科学的进行归档，将真实反映工作和业务性质、流程、方法步骤、说明材料等文档集中管理，形成系统的档案管理文件，避免张冠李戴、残缺不全的现象发生。

2.2 及时有效性原则

自来水公司的业务复杂，工作零散琐碎，其档案管理是一项长期的、零散的且十分重要的工作。公司档案管理要形成档案管理制度，对归档的内容，时间，相关责任人，档案提交和查阅方式，档案借阅和安全保密制度进行规范管理。各级管理人员要重视档案的管理工作，随着工作的进展同步形成业务档案资料，按照“形成规范、真实齐全、整理及时、分类有序”的原则形成文件、档案资料。

2.3 分工负责的原则

自来水公司档案资料来源于公司的不同业务部门，各级部门要根据工作内容分别对档案进行资料收集和管理工作，掌握第一手的资料。例如，公司工程项目管理档案的管理是一项综合性、业务性、技术性都较强的工作，需要监理单位在机构建设、人员配备和制度建设上加大管理力度，因此，各级管理人员要提高档案管理的责任意识，在做好各项工作的同时也要做好资料归档工作。对于档案管理人员而言，要对各单位提交的档案分门别类的管理，提高档案管理水平和档案使用价值和使用效率。

3 自来水公司档案管理系统建设措施

3.1 自来水公司档案管理系统分类

科学梳理自来水公司的业务，建立档案分类管理系统，增强自来水公司档案管理系统的适用性。

（1）客户服务中心系统。客户服务中心系统是自来水公司工作的枢纽，包括业务咨询、信息查询、业务申报受理、业务投诉受理、用户服务热线等。客户服务中心以用户基本信息数据库为基础对每一个自来水用户建立一组档案，记录着用户开户之日起到目前的所有情况。这个系统包括用户报装管理系统、自来水表管理系统和热线服务管理系统。

（2）营业收费管理系统。营业收费管理系统是自来水用户基本数据库的主要数据来源。营业收费管理信息系统包括抄表、收费、与银行间代收水费数据处理。这些数据可以为城市自来水规划、城市自来水管网数学模型、城市GIS系统以及自来水企业各有关管理部门和各有关上级领导决策部门工作提供资料支撑和参考依据，从而更好地为城市居民提供用水资源服务。

（3）GIS系统。GIS系统包括自来水管网运行管理、维护等，注重对户外工作现场的GIS应用支持。基于ESRI的ArcGIS基础上建立M/S体系的GIS应用，可以有效解决在户外现场的工作需求以及现场指挥对GIS的需求，提高自来水公司现场数据采集速度、提高应急反应的处理效率。例如，在传统的现场爆管抢修处理过程中，通常依靠那些具有丰富经验的人员对现场情况进行分析判断，准确定位施工地点，如果遇到更复杂的问题的时候，更是束手无策。使用GIS/GPS系统后，后方管理和遥控人员可以随时了解现场工作人员的方位、行动轨迹和目前的工作任务以及工作进展情况。同时，现场抢修人员利用GPS进行准确定位并借助GPRS无线数据传输进行现场数据的上传和周边设备资料的调阅。服务中心对现有的资料库数据进行分析整理，快速、准确地制定最优方案，并将工作方案通过无线传输到抢修现场的终端设备，此举极大地提高了业务人员的反应速度，减少了修复时间，对用户的影响也降低到最小化，经济效益和社会效益凸显。

3.2 加强档案管理信息化系统建设

信息化系统建设是档案管理的重点，信息化在档案管理中发挥重要作用。一方面规范档案管理，使档案更有利于查阅和使用，缩短了档案查阅时间，提高了资料查找的准确性，减少了档案管理中的重复劳动，大大提高了档案管理的工作效率和现代化水平。在系统中，文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行多个项目的收集、编目等工作，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。再如档案人事管理系统，可以采用企业HR软件，这些软件解决如何通过绩效评估激励员工，提高干劲，如何快速了解和处理相关的人力资源信息，如何及时、准确地发放工资，如何制定适应不同工种、不同岗位员工的考勤管理制度，如何快速、准确地制订招聘需求计划，如何全面掌握组织机构状况，合理编制和控制人员规模等问题，系统不仅可以实现不同应用角色之间的协同工作（如高层管理者、业务部门经理、人力资源部门、普通员工参与薪资管理业务），也可以实现各个HR职能之间的业务协同（如薪资数据与福利数据、考勤数据、考核数据之间），还可以实现与企业其他业务系统（如客户关系管理系统，供应链管理系统）之间的数据业务协同。实现企业人力资源管理业务的全方位过程执行和管理控制。

3.3 加强档案安全管理系统建设

（1）建立数据库入侵保护系统、病毒预警系统、数据备份系统。计算机网络安全管理是档案管理的重要内容。网络管理中要安装必要的防护软件，服务器也要设有合理的访问控制和身份认证措施保护。此外，建立病毒防御系统是安全管理的必要保障，应建立网站检测系统，全天24小时监控所有进出网络的文件，发现病毒或可疑性文件时可立即产生报警信息并通知管理员，通过IP地址定位、端口定位追踪病毒来源，并产生功能强大的扫描日志与报告，记录规定时间内追踪网络所有病毒的活动。再者，对于不同类型的数据要采用分布式管理，重要数据在数据库中还有加密和验证措施。还通过人工定期备份到存储媒质进行保存。

（2）提高档案现场管理的安全性。自来水公司的档案中有很多纸质文档，具有重要价值，一般保存时间比较长久，这些文档的现场管理要做好防水、防火、防潮等安全防范工作，要做到事无巨细、百无疏漏。例如，现在市场上应用的温湿度监控系统可以对档案的管理起到重要的监测作用，可以有效地防止纸质档案潮湿、发霉、变质。温湿度监控系统针对档案库房实际情况设计，综合运用了先进的环境测量技术、单片机技术、工控软件技术、传感器技术等技术，具有稳定可靠，使用方便，功能先进、扩展性强、易于维护等突出优点。该系统的功能是：①实时现场监测测量、显示当地的温湿度数据；②计算机实时在线监测：选定相应区间，会显示当地、当时的各指标测试结果；③驱动空气调节设备（空调、加湿机、除湿机等）根据设定的目标值改善当前温湿度状况；④自动采集、记录、处理（平均、最值、报警）各测点温湿度数据，数据表现形式为表格、曲线、报警超标记录等；⑤数据存储间隔可任意设定，数据直接存储到计算机硬盘，对存储时间无限制；⑥计量分析：每个场所的历史记录，空气质量的合格率、合格时间，可以按日、月、年、自定义时间间隔查询。现场档案管理安全防范措施为企业充分使用档案，塑造良好企业文化、提升竞争能力提供了有力的保障。

4 结 论

综上所述，自来水公司档案管理是公司各项业务执行情况、公司整体精神面貌的集中反映，是公司重要业务可持续发展的重要支撑，具有重要的文献价值和应用价值。建立档案管理制度，对档案资料进行科学分类管理是档案管理的重要内容。档案信息化是档案管理的重要内容，全面管理电子档案资料，从电子档案的收集、入库、整理、、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，可以极大地提高档案应用和管理水平，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。档案安全管理是档案管理的重要组成部分，是档案可持续性发展的重要保障。

参考文献：

[1]曾文，喻亮.供水管网水力计算与地理信息系统的集成技术研究[A].中国地理信息系统协会第八届年会论文集[C].2004.

[2]刘永启，何宗宜，林继贤，等.基于Internet GIS的供水管网信息系统的设计与实现[A].节能环保 和谐发展——2007中国科协年会论文集（二）[C].2007.

[3]孙斌.基于GIS的办公自动化系统开发技术的研究和探讨[D].北京：中国地质大学，2005.

公司档案如何管理第4篇

1、组织架构变化对档案工作的影响。按照新《公司法》的要求，改制企业要建立完善的公司治理结构和规范的母子公司体制。与此相适应，国有建筑企业纷纷创立了由股东会、董事会、监事会、经理层组成的公司治理模式，采用了股份有限公司(或集团有限公司)为母公司、以产权关系为纽带管理控股(或全资)子公司的管理体制。与按《企业法》设立的公司相比，全新的公司治理架构必然衍生新的档案资源，产生新的档案需求；全新的母子公司体制也必然带来档案管理体制、档案资源权属相应的变化，带来结构调整和管理传承等方面的一系列课题。

2、产权结构调整对档案工作的影响。国有企业的改制最本质的是产权制度改革，产权清晰是对公司制企业的基本要求。为了做到产权清晰，改制企业必须对原来负无限责任的企业进行清产核资，经中介机构评估后注入新创立的母、子公司。在这个过程中，公司的各原股东应明确各自出资的范围，办理产权过户手续；母子公司之间也要明确注入资产的数额和性质，及时办理产权变更手续。这些资产的评估、确权、过户、变更不仅需要档案部门提供真实可靠的原始依据，而且由于档案是无形资产，需要随公司母体参与产权变更过程。在国有企业实行档案集中统一管理原则下，如何服务企业改制并保证改制前后档案的有机联系，成为档案工作的必然课题。

3、管理关系变革对档案工作的影响。现代企业制度下的公司治理结构和普遍建立的董事会决策、监事会监督、经理层执行的机制彻底改变了原来企业领导机构既是决策者又是执行者的管理关系。如何把决策、监督、执行机构在各自工作过程中产生的档案分门别类地收集、整理、提供利用，成为档案工作遇到的新问题。在新的母、子公司体制下，母公司对子公司已不再是原来意义的行政管理关系，而成为了基于股权管理和政策指引为主的新型管理关系。在行政管理权弱化的情况下，如何保证档案管理的集中统一和齐全完整，也是我们必须考虑的问题。

二、改制后建筑企业档案管理现状的滞后

1、管理力量相对不足。受计划经济体制惯性影响，目前国有建筑企业的档案工作仍然是以满足企业内部需要为主，显示不出档案的经济价值和社会价值，因而难以引起单位领导的重视。更有甚者在公司制改造过程中把档案部门作为撤并、精简的首选部门，或是安排一些不具备相应素质的人员凑合了事，使得档案工作的领导力量、作业力量以及其他投入都被弱化。

2、管理方式相对分散。由于建筑施工企业特殊的流动性质，产生档案的项目和负有档案收集、移交责任的生产指挥机构经常变动，散存在项目上的档案资料常因地域和机构人员的变化无法保全。企业改制重组，涉及的产权单位和部门多，相关的程序复杂，所产生的档案资料多家保管、多处存放，极易导致档案资料的流失。

3、管理手段相对落后。在建筑施工企业的档案管理中，虽然不同程度地运用了计算机，但单机应用的情况比较普遍，纸质载体和手工作业为主的管理方式仍占很大比重。

4、管理制度相对缺失。改制后的建筑施工企业，对档案工作提出了一系列的新任务和新要求。如公司治理结构中“三会一层”的档案如何区别管理并保持有机联系、有相关关系但又权属不同的档案如何管理并保证正常利用、母子(分)公司和施工项目上的档案如何集中统一并做到资源共享等，都需要我们认真研究，通过建立规章制度加以规范。

三、建立适应型国有建筑企业档案管理体系

1、恢复健全组织体系，增强档案管理力量。首先，要根据公司治理结构和组织结构的变化，调整原有的档案工作领导机构和专兼职档案管理队伍，特别要注意吸收决策、监督机构的领导和新设部门的同志参与档案工作的领导和管理，消除系统性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢复健全专门的档案管理部门。符合国家档案局关于建立企业档案馆条件的母公司，可以恢复或建立综合档案馆，对全公司的档案工作统一规划、统一管理，并负起日常的指导、监督、检查责任；子公司也要视档案规模设立专门机构。第三，努力提高档案从业人员素质。在进口关要建立档案岗位任职标准，严格按标准选拔学有专长的人员；对现有人员要有计划、有重点地进行自培或送培，更新知识，增长才干。

2、探索新型管理模式，保持档案有机联系。首先，可以尝试集中统一、区别管理的模式，即全公司的档案工作规划、制度规范和管理标准要统一，但不同权属的档案可以区别管理。对母公司综合档案馆而言，要集中管理权属公司本部以及子公司的档案，各子公司将档案定期向母公司档案馆移交；同时对子公司或其他相关单位的有关档案实行目录管控，建立档案的有机联系，实现档案信息资源的共享。其次，对重组演变过程中的档案进行特殊处理。为方便利用，对公司兼并、合并、分立等重组所涉及的企业，具有独立法人资格的存续企业档案仍存原单位，重组过程中形成的档案相关方各存一套，重组后的档案与重组前的档案分库保管，业务上接受母公司档案部门的统一监管；不具有法人资格的存续单位，重组前后的档案全部移交母公司档案部门统一保管；消亡企业的档案按归属主体进行集中和承继。第三，建立责任传导机制，解决档案管理分散问题。由于档案的产生过程不在档案部门，所以要确保改制重组和各个项目上的档案资料能够完整的收集起来，必须把档案的收集、立卷、移交责任进行分解，并明确地传导给参与改制重组的部门和所有项目管理机构，通过责任分解，并与奖惩结合，确保这部分档案的齐全完整。

公司档案如何管理第5篇

(一)总则

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

(二)档案管理

第三条归档范围：

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅与索取：

1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档;

2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续;

3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条档案的销毁：

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

(三)印鉴管理

第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条

公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

公司档案如何管理第6篇

供电企业的档案管理工作是供电企业管理工作的重要基础和环节，对于供电企业的生产经营有着同等重要的作用，是供电企业获取市场竞争主动权的有效保证。供电企业档案是供电企业各种生产经营活动的原始记录，涉及范围广，门类较多、信息含量大，对供电企业的生产经营起着至关重要的作用，它真实的反应了供电企业的发展历程，拥有广泛的科技资源和特有的知识信息，是供电企业不可估量的宝贵财富。所以，必须要对供电企业档案管理的现状进行分析，以科学创新的理念，抓住各种机遇，把档案信息化工作纳入供电企业发展计划、加快推进档案信息化进程，建立起能够适应供电企业档案信息化管理机制，不断拓展系统档案工作新领域，为促进供电企业经营发展提供强有力的信息保障。

二、建立健全档案信息化工作机制

档案信息化工作是一个长期、系统的工程，并不是有了人、设备与档案库就能顺利的开展档案信息化工作，其中涉及到了信息化范围的确定、相关信息化标准的确立以及如何对档案中的机密文件进行界定、存储格式的确定和永久保存等多种问题。面对信息化过程中将会遇到的各种问题，如何去进行统筹规划，这些都需要由主要领导从发展战略高度来重视，将该项工作与供电企业的生产经营工作同等重要工作来抓，真下做到认识到位，措施到位，并要时刻关注档案信息化进展情况，及时解决各种突发性问题，为档案信息化项目工程提供强有力的保障。档案信息化工作是一项技术、系统、复杂的工作，推进档案信息化工作需要有一套完整、健全和长效的运行机制提供保障。除了要建立起档案信息化工作小组外，省公司还应该建立起一个相对独立的综合档案管理部门，通过该部门来对整个供电企业的档案信息化建设和管理工作进行协调和指导，从而能够对供电企业各部门在生产经营管理过程中产生的各类信息进行规范化管理，能够依照统一规范的档案管理标准建立数字档案库。并能够在管理职能上，可以承担起档案信息化建设的实施与相应的后续管理、维护、升级与服务工作。在推进档案信息化建设的过程中，为了能够让各种机制进行有效的运转并明确相关的责任，保障网络与档案数据的安全运行、有效管理、科学使用，结合供电企业的工作实际情况出发，省公司统一建立起相应的管理制度，如《电子文件归档管理制度》《档案数据录入责任制度》电子文件安全保密制度》《网络运行安全制度》及《音像档案资料管理标准》等各种制度，真正做到有效利用。

三、加快网络与数据库的建设

网络与数据库的建设，可以有效的实现资源的互联互通以及共享，有利于供电企业的发展。网络与数据库以及相关的计算机设备都是实现档案信息化的重要基础。因此，必须要大力的推进网络与数据库两方面的建设，为档案信息化打下良好的基础。在进行网络建设时，需要重点建设供电企业省公司档案核心网络。因为它是沟通供电企业档案信息管理中心工作与公司系统各个单位的重要网络，是实现文档一体化的重要渠道之一。通过内网可以在线及时查看公司系统各个单位电子文件的整理归档情况，为公司系统各个单位在线查询、调阅资料提供方便。而通过外网则可以有效的开展信息交流、信息及共享服务。核心网是档案数据基础与提供利用的中心，是供电企业实现档案信息化建设的重要基础节点。在进行核心网建设的过程中，要对电子文件的归档以及管理进行调研，同时加强与办公自动化管理系统的衔接和融合，从而建立起一个文档一体的档案信息管理体系。这样做不仅可以对今后的整理、查阅及各项工作有着重要参考作用而且还可以减少省公司档案工作专业的培训。在进行数据库建设时，需要根据供电企业的实际情况，分别建立起目录数据库、全文数据库与多媒体数据库等各种类型的数据库。在初期必须要对档案目录数据库的构建进行重视，因为该数据库不仅仅能够满足用户查询需要，同时还是数字档案信息管理的基本要求。同时还必须要注意目录数据库的建设不仅对数量有要求，对特色性也有一定的要求。

四、统一实施、加强指导

在推动公司系统档案工作信息化建设进程中，可以借助档案达标管理模式，重视档案管理信息工作的指导与培训工作，充分利用办公自动化系统，建立起公司系统专业化，系统化的信息平台，及时对公司系统各单位档案工作进行远程监控与技术指导。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训，提高档案人员运用信息技术的能力，引导档案人员不断满足信息化要求，使公司系统档案信息化工作达到质的飞跃。

公司档案如何管理第7篇

本8月14、15日，院办组织了对下属单位的档案管理培训。两天的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。虽然，目前工作中还有很多问题，但这些正是我以后努力的方向，它促使我不断地思索，不断地进步。下面我谈谈自己的认识、收获和体会。本文原创网站为中国范例网-

一、规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，也是成为一流企业的一项重要保障。

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产（本）更为

重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

我公司是首家在香港上市的国内咨询公司，从默默无闻的只有二、三十人的小公司发展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和发展具有顾问特色的企业文化、经营管理、业务拓展等各方面积累了丰富的资源。为了使公司向国际化、标准化、质量化的轨道前进，公司内部结构在不断地改革变迁，公司制度和管理水平也在改革中不断完善提高，这就对档案管理工作的发展提出了新的要求。在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，全面地记录和反映公司建立、建设和发展的历史过程，是办公室行政管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作，成为一项紧迫的任务。它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险，提高公司的市场竞争力、推动公司持续发展起重要作用，也成为衡量公司经营管理水平的重要标志。

二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。

目前，我公司办公室的档案管理是将平时研究院下发的收文、公司内部发文和签报分别收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一年度的文件分成上述三大类目立卷装订保存，内容是简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制度多方面的集中起来，基本处在档案管理的初级保管的阶段。随着公司的壮大和发展，业务量的增加和形成的文件的部门不断增多，现有的文件分类、档案管理方式已逐渐跟不上公司发展的要求。

培训学习期间，我深深地感受到了所面临档案管理思路的冲击，冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法，来自于所探究的如何针对公司特点构建档案体系、拓展档案信息资源的冲击。我深知参加档案培训的目的，就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。所以，重新构建适宜公司业务发展实际的综合档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是当务之急，也是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点。

首先，要熟悉、掌握公司的业务情况和专业知识，针对公司的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目；其次，还要系统地整理历史档案，积极开发档案信息资源。目前，我公司档案管理工作存在的问题：各业务部门档案工作开展并未形成制度，这一问题主要表现在以下几个方面：一是，业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是，在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接随着人员的流动导致档案信息资源的部分流失。

上述档案信息资源流失部分，正是亟需拓展、开发的档案资源。

再比如，我公司上市过程中的文件和材料的也要进行目录收集、公司经营管理活动档案的要单独整理；建立并完备科研、声像载体、实物、设备、外事、会议及公关活动档案等文书、科技、专门档案的工作，此项内容也是整体档案管理工作顺利进行的前提。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。

三、档案管理模式上集中统一，实体分部门保管利用是赛迪顾问档案管理工作的发展方向

档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但结合顾问公司具体实际情况来看，有一些传统做法似乎不能适应当前公司发展的需要，必须进行重视和创新。其中包括档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节和一些具体的操作手段的革新。

我公司的产品，是知识产品，顾问公司又是上市公司，遵照国家有关部门对上市公司的管理规定， 财务部门和综合业务部门是极为特殊的部门，其有关的文件、报表、合同管理在是绝对机密的，所以这部分档案以分散保存的形式保管。另外，顾问组织机构众多，涉及公司业务拓展、专项研究、会议公关活动等方方面面，这些部门承担的大量繁重的业务支撑工作。针对这种特性，公司档案管理也要符合这一企业特点的模式，要在加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理的同时，确定公司档案文件材料的归档范围，并在立卷制度上更新。在结合研究院档案管理工作精神的前提下，从组卷的形式到装订的手段，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐的操作步骤和不必要的过程、环节，在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。在模式上集中统一，即要求公司各部门所保管的档案要相对集中到一人，这样不致因各部门档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。同时各部门都要复制一套目录归办公室档案部门备份保存，也就是我们常说的目录交流，这样会更清楚地整体记录公司发展和业务管理的轨迹，档案管理工作做到有条不紊，整齐规范，有规可循，有目可查。这种企业档案的价值是无形资产的，同时也能为日后档案综合利用提供便利条件。其他部门，如人力资源部、品牌推广部、各个事业部（定制产品）等研究部门等，这些部门的档案实体，都要针对各自部门的不同性质和特点，制定不同的管理方法，进行并规范、科学化保管。但怎样做到既不影响日后调档利用，又便于推行各部门在繁忙业务之余立卷,而不视其为额外负担，值得进一步探讨。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，其最终的目的都是帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。

四、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。

目前赛迪顾问为提高工作效率，没有设立专门的档案人员，采取的是兼职的办法。为加强档案方面的系统理论和实践知识，建立有效的档案管理制度，使兼职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才，公司派出两名办公室人员加强档案管理的专业学习和培训。

提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能；三是要勤总结，勤改进，不断创新。

五、要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。

档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。

我认为赛迪顾问的档案工作制度管理应该包含三个方面内容：一是将档案管理制度正式纳入企业管理制度，明确管理档案的部门或人员。二是建立健全公司档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入企业管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。从而切实把公司档案管理纳入制度化轨道。

比如，确定分管领导和专(兼)职档案人员，负责对档案管理的组织协调工作和档案的收集和整理工作。各部门指定专门人员可以为兼职档案员，负责本部门的档案收集、接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、移交等工作，业务上受公司办公室的监督、指导。

办公室档案管理人员平时也要认真做好收集、整理、管理工作。做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。

要将档案管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。即部门档案的管理工作做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

公司档案如何管理第8篇

1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档，以便备查，整理事记等。

2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。

3、档案的查阅：

(1)任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅使用，必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。

(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必须有本部门经理以上管理人员书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况，必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。

4、档案的保护：

(1)查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。

(2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。如确实需要抄录和复制，必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。

(3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则，对责任人每次罚款200元。

(4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸，必须由分管经理签字批准，保卫方可放行。否则，如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者，须查明原因报综合管理部，并每次对当事人罚款200元-XX元。如保卫未查出，被带出公司以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由当事人承担一切损失，同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的，除对当事人罚款外，对责任保卫失职罚款50元。

5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。

6、需长期借出专人使用的，必须由专用人员写出书面借条，报总经理签名批准后借出，并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存，严禁外传、泄露秘密。否则，视情节轻重罚款1000-10000元，并承担公司一切损失。

公司档案如何管理第9篇

一、实施企业档案知识服务的必要性

（一）是顺应时展潮流的需要

当今世界，最重要的社会经济背景和时展潮流之一是知识经济的兴起。根据联合国经济合作与发展组织（oecd）的研究，目前oecd主要成员国gdp增长的50%以上是由知识经济的发展带来的。[1]近年来，我国it产业、信息服务业、创意文化产业等知识经济产业也在飞速发展。知识经济是直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济。在知识经济时代，“知识已经成为了关键的经济资源和比较优势的主导的、甚至可能是唯一的源泉。”[2]知识经济作为一种完全不同于农业经济、工业经济的全新的经济形态，必然需要一种全新的管理理念、管理模式和管理方法与之相对应。知识管理强调通过知识应用、知识创新，充分发挥知识在经济生活中的作用，顺应了知识经济这种“空前关注知识的价值”的要求，因而成为知识经济时代的管理范式，成为21世纪管理的必然趋势。目前，中国88%的企业认为有必要实施知识管理战略，而且越来越多的公司已经实施知识管理。[3]实施知识管理就要求企业内部包括档案部门在内的各种文献部门，通过知识服务满足企业各项业务活动对知识的需求，充分实现知识的价值。

（二）是应对市场竞争压力的需要

当前，经济全球化使企业之间的竞争进一步加剧。在市场竞争白热化的环境下，企业为了提升自身的核心竞争力，必须将绝大部分资源与精力集中于能直接创造价值的业务环节，如生产管理、研究与开发（r&d）、市场营销等，以及少数关键的管理领域，如财务管理、人力资源管理等；而尽量精简不重要的活动与部门。传统的企业档案工作关注保存企业历史，而忽视创造现实价值，不仅不能为企业当前的价值创造活动做出明显的、直接的贡献；而且还需要投入不菲的人力、物力和财力，自然就成为被精简的对象。美国文档组织有限公司（documentorganization）主席、纽约大学兼职教授玛西?g?高德斯坦（marcyg.goldstein）早在1997年就指出：“今天，没有几家企业愿意为制作咖啡桌书籍而开展历史项目，更没有哪家公司愿意投资建立一个只为文化目的服务的档案馆。”[4]于是，近年来，国内许多企业纷纷开始大幅地裁减档案机构和人员。例如，中国铁路物资总公司有专职档案人员38人，到仅剩下兼职档案人员12人。[5]鞍山钢铁集团公司以前最多时曾设置了246个档案机构，配备了589名档案人员，现在全公司专职档案人员仅剩91人。[6]笔者的调研也表明，近年来国有企业档案人员被裁员幅度为25%以上。[7]

而企业档案部门应对被裁员威胁的正确策略就是实施知识服务。通过知识服务满足企业对知识的需求，支持企业的业务发展，为企业直接创造价值，从而使公司领导层意识到保留档案部门的必要性。正如加拿大档案学者高德·拉伯楚克（gordrabchuk）所言：“与所有精明的商业部门十分类似的是，企业档案管理的成功主要依靠两个基本因素：(1)所提供的服务或产品确实有需求；(2)保证必须的灵活性以满足利用者不断变化的需要。”[8]国外一些企业档案部门已经在这一方面作出了成功的探索。例如，在广州召开的企业档案工作国际研讨会上，法国圣戈班集团档案馆馆长笛迭·邦杜说：“企业档案部门第一和首要任务，是为企业日常运营和处理现实问题服务，对历史的贡献则是额外的收益，因此目前圣戈班集团档案馆是作为企业一个盈利和服务中心来运营。”[9]

（三）是解决当前企业档案工作问题的需要

近年来，我国企业档案部门将主要的工作精力放在档案信息化建设上。相当一大批企业建立了档案信息管理系统，推出了数字档案馆。但是，档案信息化建设实际效果如何呢？下一步该怎样发展呢？

湖南某企业档案馆投入巨资采购档案信息管理软件，添置大量的仪器设备。笔者问该馆工作人员为什么要进行档案信息化建设。他们的回答竟然是：“我们看别的单位都在搞信息化，我们也跟着搞呗。”我说：“档案信息化建设的最终目的在于，如何利用信息技术更好地为用户提供档案信息服务。”他们这才恍然大悟。工作缺乏目的性，其实际效果可想而自知。南方某家大型医院信息中心，已经存储了超过5gb的电子病历档案，每天还有来自各医疗科室数以千计的电子病历档案。这些电子病历档案如果被充分利用，可以提高诊断水平与治疗效果、开发新的药物，利于医患双方。但是非常可惜的是，这些已经良好归类、可靠存储的医疗信息竟然无人问津。[10]重建设轻利用，这是一种重要的资源浪费。广东某通讯公司档案馆馆长对笔者说：“档案系统也上了，达标升级也实现了，下一步我们该做什么？”他们面临着未来之路在何方的困惑。

解决上述问题的答案在于实施知识服务。通过知识服务，使人们认识到档案信息化建设的目的在于更好地提供知识服务，满足企业在生产、经营和管理活动中对知识的需求；通过知识服务，真正发挥档案的作用，充分实现知识的价值

，提高档案信息化建设的实际效果。通知知识服务，指明未来档案工作的发展之路：实现以知识管理为导向的档案管理，从传统档案服务向知识服务过渡。二、企业档案知识服务的理论依据

（一）知识管理

知识管理是指应用现代信息技术对知识进行积累、组织、评价、传递和应用、创新，以实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。知识管理的出发点是知识是企业的战略资源，知识管理根本目的是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，知识管理的基本活动是知识的积累、组织、评价、传递和应用、创新等，知识管理的技术支撑是现代信息技术。作为知识经济时代的管理范式，知识管理必然为包括档案管理在内的企业各项管理活动提供创新的思路和视角。

知识管理的出发点可以促使人们重新认识企业档案的价值：企业档案作为一种重要的知识载体，应该是企业重要的战略资源，而不仅仅是简单的“历史记录”、“资料”或“工具”；应该是企业展望未来的窗口，而不仅仅是回顾过去的镜子。知识管理的根本目的可以促使人们重视定义企业档案管理的根本目的：企业档案管理不能只重视档案的收集、整理和保管，而更应该重视档案的开发和利用；档案管理不能停留于被动的、单一的、滞后的服务，而必须融入企业的核心活动，为企业创造价值、实现利润最大化服务，为提升企业核心竞争力服务。知识管理的基本内容可以促使人们重新思考企业档案管理的基本内容：企业档案管理应该从关注对档案实体的管理转移到关注对档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理。知识管理的技术支撑可以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法：企业档案管理必须抛弃传统的手工操作方式，而采用先进的信息技术。

在档案管理诸环节工作中，档案利用服务尤其需要以知识管理思想理念为指导，借助知识管理技术方法进行创新，实现从传统档案服务向知识服务的过渡。

（二）档案后保管范式

自从1996年加拿大著名档案学家特里?库克（terrycook）在北京第十三届国际档案大会上，首次比较系统地阐述“档案后保管范式”（apost-custodialparadigmforarchives）以来，档案后保管范式成为档案学新的理论范式。档案后保管范式是档案学界针对档案工作面临环境急剧变化、传统的档案保管范式受到巨大挑战而做出的积极的理论回应，体现了新形势下档案管理发展的内在规律，反映了档案管理演进的必然趋势。

档案后保管范式的提出有两个直接的原因：一是由于虚拟的电子文件取代实体的纸质文件，使得文件造极易流逝，难以捕获，造成有用信息流失；基于实体文件形成者的来源信息和有机联系在虚拟状态下难以追溯和考察，以至于电子文件背景方面的深层信息和深度知识无从挖掘。而传统的、基于纸质文件，以实体来源原则为核心的档案学理论与档案管理技术无法从根本上解决这两个难题。二是由于文件数量急剧增长，造成“文件雪崩”；而且与此同时，文件的质量大幅下降，少数有用文件被大量无用文件埋沉，形成“信息污染”。这样就大大降低了人们吸收信息的效率，增加了人们获取知识的难度。所以必须强化文件鉴定，剔除无用文件。而传统的“直接鉴定法”——逐份审查文件的内容，如何能高效地解决海量文件的鉴定问题呢？结果，人们感到了“信息恐惧”、“知识饥饿”，传统的档案保管范式受到巨大的挑战。[11]

档案后保管范式由三项基本内容组成（实质上是三个应对上述难题的策略）：一是新来源观。传统来源原则中的“来源”是指文件形成者，往往是一种实实在在、看得见摸得着的机构、组织或个人。而新来源观中的“这个‘来源’是指文件的形成过程及背景，即文件是由谁，在什么条件下，运用哪些数据，为了什么目的，采用了何种结构形成的等方面的情况。”[12]新来源观促使人们将对文件管理的重心从文件产生之后转移到其产生之初或之前，提前控制和全过程控制文件的运转，确保文件被有效捕获与控制，而不会流逝；促使人们将关注点从文件表层的、内容方面的信息、知识转移到其深层的、背景方面的信息、知识。二是宏观鉴定论。传统的鉴定观采用比较具体的、微观的鉴定标准，要求直接地、逐份逐份地审查文件的内容，然后决定文件的存毁。而宏观鉴定论采用宏观的、系统的、超前的鉴定标准与方法可以对数量庞大的文件进行“批处理”式的鉴定，从而极大地提高鉴定工作的效率与质量，大量地剔除了没有价值或价值很低的文件，减少了信息污染的程度。三是知识服务。在传统档案管理中，档案管理人员忠实地保管着档案，被动地为用户提供档案，而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题留给用户自己去解决。在利用信息、知识，创造价值的这个过程中，档案管理者只做出了极少的贡献，因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”。而知识服务要求档案人员“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，“把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库到建立知识库上”，“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。这样，档案人员真正满足了用户的信息、知识需求，为信息、知识价值的实现做出了巨大的贡献，因而也就可以“重新坐回上帝的身边”。[13]

虽然档案后保管范式是从档案专业自身的视角出发，为解决档案专业自身的问题而提出来的。但是，它在思想理念方面却与知识管理不谋而合。新来源观的实践目的在于捕获文件，防止信息流失，追溯和考察文件的背景因素，挖掘文件深层的、隐含的信息和知识，从而为知识服务提供丰富的知识资源。宏观鉴定论的实践目的在于提高文件鉴定的效率与质量，剔除没有价值或价值很低的文件，提高人们检索、利用所需文件的效率，增强人们获取、吸收信息和知识的能力，从而为知识服务提供良好的知识结构。知识服务的目的则是通过更好的技术手段为用户提供档案服务，指引用户从文件中获取所需的信息、知识（甚至智慧），从而应用知识、创造价值。由此可见，新来源观、宏观鉴定论和知识服务三者是有机统一的。档案后保管范式的核心和最终目的是知识服务，新来源观和宏观鉴定论是实现知识服务的基础和保障。知识服务作为档案后保管范式的核心和最终目的，体现了关注知识价值、重视提供知识、强调应用知识的思想理念。这也正是知识管理的核心价值观念之所在。[14]

三、企业档案知识服务的实践方法

（一）服务理念从以档案机构为中心转变为以用户为中心

过去，档案部门以自身为中心来开展档案服务，工作过程中往往首先考虑自身管理档案的方便与轻松，而较少考虑用户的真实需求和切实感受。实现知识服务，档案部门不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象，去收集、整理、保管档案和提供档案服务；而必须以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则，重新审视档案管理的全过程。

例如，在广东省韶关钢铁集团有限公司的档案信息管理系统中，档案被分成“文书档案”、“基建档案”、“声像档案”、“实物档案”、“产品档案”、“科研档案”等几大类。用户登陆档案信息管理系统检索、利用档案时，需要首先选择档案类别，然后才能在相应类别内查找档案。这种档案类别的划分，与其实体档案整理体系是相一致的，十分符合档案馆工作人员的思维习惯。但是，后来档案馆听到不少用户的抱怨：“我分不清何为‘文书档案’、何为‘基建档案’，我只想找到我要的档案！”“我想找的那份材料，到底属于哪一类别啊？”该公司档案馆馆长聂伟先生对笔者说：出现这种情况，主要是我们档案部门没有认真了解用户的检索习惯和思维方式，想当然地认为普通员工都能理解“文书档案”、“实物档案”等档案专业术语。事实上，用户并不关心也无须关心这些概念的涵义，他们只在乎如何才能最简便、最快速地找到自己所需的信息、知识，他们通常习惯于从档案的主题内容入手检索、利用档案。说到底，用户出现困惑，就是没有我们树立“以用户为中心”的服务理念。

“以用户为中心”就要求企业档案人员“处处”、“时时”为用户着想，从档案的收集、整理、鉴定到利用的全过程为用户着想。以档案收集为例，档案部门在确定的文件归档范围应该思考：是否收集到用户所需要的全部文件材料吗？是否还有某些用户需

要的文件材料被排除在归档范围之外？例如，北京某公司的一名技术员说：“我们公司的档案人员就像古代皇帝身边的史官，把公司领导的一言一行都记录下来。领导昨天到哪里视察啦，今天做什么重要讲话啦，都存留下了照片、讲话稿。但是这些东西对于像我这样的普通员工来说根本没用，不能解决实际问题。我最需要是那些经验丰富的老专家、老员工撰写的材料，看看他们做的项目建议书，我就知道如何撰写项目建议书，看看他们写的经验总结，我就知道应该避免犯哪些错误。可是这些东西往往在档案室里找不到。”造成这一现象的原因恐怕与我们档案部门传统上缺乏为普通用户着想的意识不无关系吧。（二）服务目的从为用户提供档案转变为为用户提供知识

传统档案服务的目的是为用户提供档案，提供解决问题所需的信息。它关注的焦点和最终评价是“我是否提供了您需要的档案信息”。知识服务的目的是为用户提供知识，提供解决问题的具体方案。它关注的焦点和最终评价是“是否通过我的服务解决了您的问题”。

例如，在上海江南造船厂，员工到档案馆查阅、复制档案，档案馆提供的是低级的档案服务。档案馆进行档案编研，将编研成果发送到员工手中，档案馆提供的是较高级的信息服务。档案馆通过档案编研发现，本单位在历史上创造了三十多项中国第一，如中国第一台万吨水压机、中国第一艘破冰船、中国第一艘东方红探测船等。[15]这一发现被企业广泛、多次应用于对外的宣传广告公关和对内的企业文化建设。档案馆通过这一发现为本单位提供的是高级的知识服务。

要实现从提供档案向提供知识的过渡，要求档案部门加强对档案的编辑与研究，从中挖掘与提炼知识。例如，国外一家公司档案馆为公司雇员的医疗档案做完索引之后，发现保险公司多收了保险费，因为他们是按照国家费率而不是较低的地方费率计算的。发现和提供这一知识之后，公司财务部迅速更换了一家保险公司。[16]

（三）服务主体从由单个员工提供服务转变为由专家团队提供服务

过去，档案部门开展档案服务大都是由单个普通工作人员为用户提供服务，而知识服务强调服务主体的专家化、团队化。所谓“专家化”，是指提供知识服务的工作人员应该是具有广博、专深知识的专家，面对用户复杂性、专业性的问题，他们能引导用户在“信息海洋”中迅速、准确地找到所需知识，找到解决方案。所谓“团队化”，是指将多方面专业人员有机地整合成团队，针对某一项目实施全面服务。知识服务对服务人员知识和能力要求较高，一个专家即便掌握了复合、深厚的知识，也难以独立应对复杂、高难项目的知识服务任务，因而需要建立团队，依靠集体智慧、分工协作完成。

例如，株洲电力机车公司为上海地铁公司生产的机车中一个关键性的轴轮磨损严重。获知这个情况后，公司信息管理部立即从档案管理组和翻译情报组抽调骨干组成一个工作团队，来自档案管理组的成员负责查找关于这一轴轮研究、制造的档案，来自翻译情报组的成员负责收集国外关于这一轴轮的最新技术情报。然后共同对两方面的信息进行比较分析、综合提炼。最后向公司领导和技术人员提供了一份详细的报告，供他们决策和技术攻关之用，赢得了公司领导和技术人员的高度赞誉。

（四）服务方式从被动服务转变为主动服务

过去，档案部门习惯于被动服务，较少开展主动服务；而主动服务是知识服务的基本特征。例如，剑南春集团档案信息中心主动到公司领导和信息需求量大的部门去征求意见，了解他们急需的信息，制成表格，每天按照表格将企业内外电子信息进行收集、筛选，汇编成一份高含金量的信息快讯，即时发送给公司领导和各部门参考，为领导和部门决策做出了重大贡献。[16]

(五)服务手段从机械化服务转变为智能化服务

传统档案服务是一种机械式的服务，用户说要什么就提供什么，不能满足用户深层的、隐含的、没有直接表达的需求。而知识服务强调借助人工智能技术为用户提供智能化的服务。例如，过去我们获取用户的信息、知识需求，主要是采用问卷调查法，即在用户常用的检索界面上设置一份含有若干问题的问卷让用户填写，用以了解用户的信息、知识需求。用户需要耗费一定时间去进行选择、填写，增加了用户的负担；而且有时用户难以明确地表达自己的需求。现在我们可以借助智能（agent）技术，通过监视用户的信息查询过程自动获取用户个性化需求。即在用户的终端上运行具有监视功能的智能。智能将用户检索、浏览、下载信息的过程和内容不断传送给远端的服务器，服务器对这些有关用户信息利用情况的记录进行分析，就可以从中挖掘出用户的利用偏好和需求趋势。

（六）服务策略从标准化服务转变为个性化服务

传统档案服务是一种标准化服务，对所有的用户都以同样的方式提供同样的档案，如同西药商店出售成药，不同的患者病症不同，但药物是标准化生产出来的，针对性弱。知识服务强调个性化服务，针对不同的用户采用不同的服务方式提供不同的知识，如同中医大夫对症下药，可以根据患者病症的细微差异开列特别的药方。

（七）服务过程从阶段转变为全过程服务

传统档案服务是一种阶段，如同一家不负责任的商店只提供直接销售，不提供售前服务和售后服务。知识服务强调一种全过程服务，不仅负责直接销售，还有提供售前服务（前期服务）和售后服务（后期服务）。

知识服务的前期服务主要包括：了解用户的档案需求；向用户宣传现有档案资源状况，吸引员工前来利用档案；向用户传授检索、利用档案的技能，帮助用户提高检索、利用的效率；等等。后期服务主要包括：了解用户利用档案、享受服务之后产生的实际效果和新的需求；了解用户对服务质量、服务方式的意见和建议；根据用户的意见和建议改进服务质量、服务方式；等等。