1.档案室是学校党政文书资料、人事档案、学生学籍档案保存使用的场所
，列为学校安全管理要害部位，工作人员应特别做好安全工作。
2.档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。
3.各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事
档案严防丢失、严防泄密事件的发生。
4.档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。
5.室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。
6.严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。
一、会计档案的立卷及归档
（一）会计档案由会计部门（包括学校独立核算单位的会计部门）按归档范围及要求，负责整理立卷，装钉成册，封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，字迹工整、清晰，并编制会计档案保管清册。
（二）当年的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计部门保管3年，到期满后的次年6月底前，由会计部门的兼职档案员编制移交目录（一式二份）送领导审核签字后，连同案卷一并移交学校综合档案室统一保管。独立核算单位的会计档案暂由形成会计档案的单位保管，以后视综合档案室保管条件改善状况如何再考虑接收，但综合档案室要会同学校财务处进行检查，指导立卷归档工作。
（三）会计档案移交到综合档案室后，原则上应保持原册的封装，个别需要拆封重新整理的，综合档案室要会同会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
二、会计档案保管期限
（二）会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
三、会计档案借阅
会计档案借阅除执行《档案材料借阅规定》和《保密规定》外，还须按以下规定执行：
（一）学校财务处工作人员查阅会计档案，经报告本部门领导后可直接到综合档案室查阅。
（二）校内有关部门查阅会计档案，须经请示会计部门负责人批准，到综合档案室办理有关手续后方可查阅。如需复制或摘抄会计档案作为旁证材料，须经会计部门和综合档案室负责人批准，并在复制或摘抄件上签署意见和盖章后方能作为旁证材料。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
（三）学校会计部门因特殊需要，需将会计档案借出，须经会计部门领导和综合档案室负责人批准，由会计人员到综合档案室办理登记手续方可借出。其他单位查阅会计档案，只限于综合档案室查阅，一律不准借出。
（四）借阅会计档案的人员和档案管理员，在会计档案借阅时应当面清点凭证序号和张数，并办理登记手续。归还时，双方要当面检查是否原样完整无缺，方能在借阅登记簿上注销。
四、会计档案鉴定和销毁
（一）已移交到综合档案室的会计档案保管期满，需要销毁时，由综合档案室提出销毁意见，会同会计部门共同鉴定，严格审查。编造会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，报校主管领导批准并在会计档案销毁清册上签署意见。
（二）对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册上和会计档案保管清册中列明。
（三）销毁会计档案时，由综合档案室和会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管领导。
附表：
一、实验室工作档案内容
1.实验室教学文件：实验教学大纲，实验课程及项目，每学期实验教学任务及实验实际开出记录，实验教学课表及实验项目统计、实验教学的考核办法及实验报告等有关记录、报表。
2.实验室仪器设备、低值品及材料：仪器设备的固定资产账卡、验收报告、使用维修记录、分类分户账及各种凭证；低值品的分户帐及凭证等；大型精密仪器设备的论证报告、订货合同、安装验收报告、损坏维修记录、使用记录、说明书；消耗品及材料的领用记录等。
3.实验室管理制度和工作记录：学院和主管部门下发有关实验教学和实验室工作的文件；实验室制定的各项岗位责任制、分工细则及管理制度；实验室工作日志；实验室研究活动记录；人员考核记录；安全、卫生检查记录；培训计划及实施情况；实验室工作计划；研究论文、成果鉴定证书；自制或改造的实验仪器设备装置的验收报告；实验室改造情况等资料。
4.实验室经费使用：实验室年度仪器设备购置、实验消耗、仪器设备维修等经费支出情况统计；实验室年度科研项目、对外培训、测试、技术协作、劳务等收入情况统计等。
二、实验室工作档案管理
1.实验室档案建立和管理由实验科和设备处负责业务指导，各中心、实验室要有专人负责此项工作。新建实验室应建立工作档案。
2.专兼职人员、教师应根据各中心、实验室工作档案的内容，有责任有义务做好有关事项的记录，并将有关资料提供给负责档案工作的人员。
3.各部门根据实验室工作档案的内容进行统计整理、编目、立卷、定期归档，并保存在本部门。
一、办公室档案管理工作中存在的问题
（一）缺乏完善的制度。新时期，事业单位办公室档案管理工作缺乏完善的制度保障，导致了办公室工作效率低下，影响了办公室职能的发挥。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档，没有利用当前最新的科技进行管理、分类，主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行，使得管理制度成为一种摆设，造成了办公室的很多档案资料缺失，影响了办公室职能的发挥。
（二）专业人员缺乏。办公室档案管理工作在事业单位工作中占据着非常重要的地位。但是在当前的办公室档案管理工作中，很多的领导没有重视，导致了从事档案管理工作的人员专业技术不强，对新知识和新技术的接受能力缺乏，影响了办公室档案管理工作职能的发挥。
（三）档案管理设备落后。当前，由于事业单位在办公室档案管理工作中的资金投入较少，对于一些高科技和电子产品的引进较慢，导致了办公室设备的落后。办公室档案管理工作依然采用的是传统的工作方式，这就给办公室人员增加了工作量，这是导致档案管理工作混乱的一个重要因素。
二、新时期加强办公室档案管理规范的措施
（一）建立科学合理的规章制度。制度建设是保障，只有建立了科学、合理的规章制度才能保证办公室档案管理工作的有效进行。新时期，办公室档案管理工作要适应时展的需求，在制定新的档案管理制度的时候要摒弃原来规章制度的束缚，在制度的内容和形式方面要做到创新，坚决杜绝形式化现象，这样才能保证档案管理工作做到有据可循。另外，在制定规章制度的时候要充分将现代化的手段结合进去，使档案管理制度更具安全性、科学性、完整性。档案管理制度的建立还要包括档案销毁制度，对于一些保存到期的档案，要按照规定及时销毁，保证办公室档案管理工作职能的发挥。
（二）加强办公室档案管理人员的综合素质培养。办公室档案管理人员的综合素质决定了档案管理水平的高低，因此要提高相关人员的综合素质。首先，要加强档案管理人员专业知识和技能的学习。其次，档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求在选拔办公室档案管理人员时一定要严格。另一方面，为了提升办公室档案管理人员的综合素质，必须要加强对工作人员的专业知识培训，让他们时刻对知识进行更新，尤其是计算机专业知识的更新，这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中，只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。
（三）加强档案管理信息化建设。加强办公室档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下，要实现办公室档案管理的科学化、规范化、制度化，必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合，实现办公室档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，电子档案由两种形态构成，一种是直接以数字模式产生的数字信息档案，另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还不完善，影响了办公室档案的发展。
三、档案规范化管理的意义
（一）档案的规范化管理是实现档案科学管理的客观要求。由于办公室档案管理是一项非常复杂的工作，通过规范档案管理过程，能够节省大量的劳动力和时间，减少不必要的成本投入，同时还能提升档案管理的工作效率。尤其是在当前科学技术飞速发展的时代，档案管理更要实现规范化，这样才能保证档案管理工作的质量，为其他部门提供最真实、可靠的数据，提高办公室档案管理的效率。
（二）规范档案管理工作能够促进现代管理手段的丰富。办公室档案管理工作的规范化有效地提升了现代化技术的使用。在对档案管理进行规范化的过程中，需要计算机的参与，这就提升了各部门之间信息交流的水平，同时也提升了档案管理的利用效率。
【关键词】办公室；档案管理规范；问题；措施
办公室是事业单位日常管理中的“司令部”，指导着事业单位的发展方向。档案管理工作是办公室工作中的重要内容，是对办公室事物进行的最完整记录，能够为单位提供原始的参考材料。在新时期，随着市场经济和科学技术的发展，办公室档案管理规范工作已经远远不适应当前新形势的发展，影响了办公室正常职能的发挥，因此，相关部门要认真分析、总结，制定出符合办公室档案管理规范的措施，促进办公室职能的有效发挥。
一、办公室档案管理工作中存在的问题
（一）缺乏完善的制度。新时期，事业单位办公室档案管理工作缺乏完善的制度保障，导致了办公室工作效率低下，影响了办公室职能的发挥。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档，没有利用当前最新的科技进行管理、分类，主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行，使得管理制度成为一种摆设，造成了办公室的很多档案资料缺失，影响了办公室职能的发挥。
（二）专业人员缺乏。办公室档案管理工作在事业单位工作中占据着非常重要的地位。但是在当前的办公室档案管理工作中，很多的领导没有重视，导致了从事档案管理工作的人员专业技术不强，对新知识和新技术的接受能力缺乏，影响了办公室档案管理工作职能的发挥。
（三）档案管理设备落后。当前，由于事业单位在办公室档案管理工作中的资金投入较少，对于一些高科技和电子产品的引进较慢，导致了办公室设备的落后。办公室档案管理工作依然采用的是传统的工作方式，这就给办公室人员增加了工作量，这是导致档案管理工作混乱的一个重要因素。
二、新时期加强办公室档案管理规范的措施
（一）建立科学合理的规章制度。制度建设是保障，只有建立了科学、合理的规章制度才能保证办公室档案管理工作的有效进行。新时期，办公室档案管理工作要适应时展的需求，在制定新的档案管理制度的时候要摒弃原来规章制度的束缚，在制度的内容和形式方面要做到创新，坚决杜绝形式化现象，这样才能保证档案管理工作做到有据可循。另外，在制定规章制度的时候要充分将现代化的手段结合进去，使档案管理制度更具安全性、科学性、完整性。档案管理制度的建立还要包括档案销毁制度，对于一些保存到期的档案，要按照规定及时销毁，保证办公室档案管理工作职能的发挥。
（二）加强办公室档案管理人员的综合素质培养。办公室档案管理人员的综合素质决定了档案管理水平的高低，因此要提高相关人员的综合素质。首先，要加强档案管理人员专业知识和技能的学习。其次，档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求在选拔办公室档案管理人员时一定要严格。另一方面，为了提升办公室档案管理人员的综合素质，必须要加强对工作人员的专业知识培训，让他们时刻对知识进行更新，尤其是计算机专业知识的更新，这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中，只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。
（三）加强档案管理信息化建设。加强办公室档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下，要实现办公室档案管理的科学化、规范化、制度化，必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合，实现办公室档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，电子档案由两种形态构成，一种是直接以数字模式产生的数字信息档案，另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还不完善，影响了办公室档案的发展。
三、档案规范化管理的意义
（一）档案的规范化管理是实现档案科学管理的客观要求。由于办公室档案管理是一项非常复杂的工作，通过规范档案管理过程，能够节省大量的劳动力和时间，减少不必要的成本投入，同时还能提升档案管理的工作效率。尤其是在当前科学技术飞速发展的时代，档案管理更要实现规范化，这样才能保证档案管理工作的质量，为其他部门提供最真实、可靠的数据，提高办公室档案管理的效率。
（二）规范档案管理工作能够促进现代管理手段的丰富。办公室档案管理工作的规范化有效地提升了现代化技术的使用。在对档案管理进行规范化的过程中，需要计算机的参与，这就提升了各部门之间信息交流的水平，同时也提升了档案管理的利用效率。
四、结语
总之，要促进办公室档案管理规范化的实施，必须要采取相关的措施，解决管理中出现的问题，这样才能确保办公室档案管理工作职能的有效发挥。首先必须要提起档案管理人员的重视。其次要建立科学合理的规章制度。再次要提升工作人员的专业技能。最后，要加强档案管理信息化建设，这样才能确保办公室档案管理职能的有效发挥，适应新时期社会形势的不断发展。
【参考文献】
关键词实验室档案;规范化管理;问题;措施
中图分类号g271文献标识码a文章编号 1007-5739(2010)22-0026-02
高校实验室是培养学生实践能力、奠定科研基础和提高学生实践综合素质的重要场所,而实验室档案管理则是实验室建设的重要组成部分。建立和完善实验室档案,是正确全面地反映实验室建设、管理和实验教学改革发展历史的重要手段,是管理过程进一步实现规范化、科学化的具体要求,也是判断实现管理目标的主要依据[1-2]。因此,搞好实验室档案管理对学校建设、管理、教学、科研起到重要的作用。该文就实验室档案规范化管理的重要性和范畴进行系统阐述,并对存在的问题及改善措施提出具体方法。
1实验室档案规范化管理的意义
1.1实验室实施管理、决策的依据
完善的实验室档案准确地反映了实验室管理、实验室建设、实验仪器设备、实验教学等有关实验室工作的全过程,因此,可以为实验室管理提供客观、科学的决策依据。
1.2提高实验室管理水平的重要手段
随着高等教育改革的不断深化,实验室愈加发挥着重要的作用,随着学生规模的扩大,高校实验室的规模、数量、水平和层次也必须快速发展。实验室档案是反映实验室工作、建设、管理等方面的真实记录,对于实验室科学管理水平的提高和传承起着重要作用[3]。
1.3 实验教学改革的主要依据
对实验项目、实验方法、手段、实验考试办法等进行分析研究,对学生的反馈意见进行整理和分析都有助于进一步改善教学质量。实验教学过程中的实验教学档案,都有助于不断改进实验教学方法和手段,推进实验教学改革,从而不断提高实验教学质量。
1.4科研工作的基本保证
科研是高校的一项重要工作,科研离不开实验,实验为科研提供财、物、场所的保障。
1.5实验室仪器设备合理配置及科学管理的重要参考
实验室档案可以提供实验设备的功能、技术指标、用途、价格、质量、使用说明及仪器使用记录,可真实反映仪器的性能状况、使用效率、商家售后服务、实验科研对仪器的综合评价等,可为专业技术人员进行仪器设备选择、使用、维护、保养、开发及仪器的合理整合等提供参考资料。
1.6实验室及教学评估材料的有效积累
实验室档案的真实记录是对该实验室的客观、正确、全面地反映,所提供的可靠文字、图表和数据等,保证实验室评估的可靠性、客观性和准确性,有助于实验资料的长期保存。
1.7提高教师业务水平的重要途径
实验室档案建立的过程,也是实验教师不断学习和提高的过程。实验教师通过对实验室档案进行比较、鉴别、研讨等方式,吸取经验和教训,促进了业务水平的提高。同时也为其他教师从事实验提供学习的机会。
1.8考核实验室人员工作业绩的重要凭证
实验室档案记录着实验人员的基本材料,包括工作人员基本信息(职称、学历、简历、资格、科研论著、表彰获奖等)以及个人工作日志,岗位职责及分工细则,专、兼职实验教师及实验员的在职、流动、职务职称变动、业务考核、进修培训、奖惩情况,实验室主任任命文件等,这是实验室工作人员的德、勤、能、绩客观评价的主要依据。
2实验室档案管理的范畴
2.1实验室建设与发展类
包括实验室的建立、整合、转型、搬迁的记录和文件,实验室平面分布、空间布置和实验室建设规划,以及实验室管理体制和所承担的学科、专业、课程实验教学情况等文件。
2.2实验室管理类
一是实验室建设和管理方面的档案。如实验室建立、管理体制等方面的文件,实验室的建设规划、年度计划、年度工作总结,实验室使用情况登记,实验室各种管理规章制度。二是实验室环境管理档案,如实验室平面图,水、电线路图,实验室使用面积,学生人均使用面积,实验室防火、防盗、防爆等安全检查措施和检查记录,三废处理措施和记录等。
2.2.1岗位职责。包括实验室主任、实验员、实验教师的岗位职责及学生实验守则、实验实习报告等。
2.2.2仪器设备管理制度。包括大型、精密仪器管理制度,实验材料、低值易耗品管理制度,仪器设备赔偿管理制度,仪器调剂报废制度,仪器设备采购领导机构,购置计划、论证报告、维修和使用记录,仪器设备总值、明细表、配套率、更新率等资料。
2.2.3药品管理制度。包括药品领用、发放记录,药品招标采购情况记录,有毒有害、强腐蚀性物品保管制度。
2.2.4实验室环境与安全。包括实验室建筑环境,室内水、电安装布线情况,防火、防盗措施,三废处理措施及安全、卫生检查记录等。
2.3实验教学档案
一是实验教学文件及资料,如实验教学大纲、实验教学计划、教学进度表、实验指导书、有关教学管理和教学要求的各种文件。二是学生实验考核办法、实验考试成绩。
2.4实验室仪器设备档案
仪器设备档案包括仪器设备购置的领导机构及工作人员分工,申购报告及市场调研报告;申购报告的各级审批文件;仪器设备购置招标记录,供货合同或协议书,招、投标的中标文件;安装调试及验收阶段形成的文件材料;学校审计、监察结论;设备购置材料、使用说明书及维修卡、使用维修登记册、赔偿记录等。
2.5实验室资金投入档案
其主要包括实验用房、配套设备设施的投资情况;实验室仪器设备购置及维修、改造投资情况;实验材料及低值易耗品等日常实验经费开支情况。
3实验室档案管理存在的问题
3.1主管领导重视不够
主管实验室的领导缺乏对实验室档案建设重要性的认识。因此,对建档工作支持不够。
3.2实验室工作人员建档意识较差
实验室工作人员建档意识淡薄,平时不注意资料的收集、整理和归类,往往记录不全或者零乱,建档不规范,导致有价值的资料流失而不能及时服务于实验教学。
3.3档案建设制度不健全
实验室管理制度的不健全,使实验室档案管理工作无章可循,同时年终目标考核没有对实验档案评价的内容。
3.4实验室档案管理人员素质偏低
实验室的技术人员未经过档案管理知识培训,不具备档案管理的专业知识,不懂档案的归类、整理及收集,即使积累了一些实验资料,在查找、调阅、管理等方面仍存在较大困难。
3.5档案管理手段落后
当今信息化的发展使档案的载体形式已经不局限于传统的纸质文档,还包括大量的电子文档,因此,必须利用计算机及其网络对档案进行网络化管理。建立实验室电子文件的归档制度及科学的管理系统,实施电子档案的网络检索,优化电子档案的利用服务。
3.6档案工作环境和设施缺乏
档案管理需要必要的硬件设施,这是做好档案管理工作的物质基础。高校实验室应设有专门的档案室,设立专门的防潮、防腐、防火、防盗设备。只有在档案管理用房、设备上配置完备,才能保证档案管理的安全、有序,真正做到高校实验室档案管理的正规化。
3.7实验室档案信息开放力度不够
缺乏科学系统的归类、归纳、研究和开发使用体系,采取封闭管理方式,查阅利用范围小,利用率过低。
4实验室档案规范化管理的措施
4.1提高认识,加强领导
主管领导要充分认识实验室档案建设的重要性,明确实验室档案在实验室各项管理工作中所发挥的重要作用,把实验室档案工作列入领导职责范围,加大领导对实验室档案工作的支持;将其列入高校档案工作和实验室工作计划;详细规定归档内容、归档时间、归档类型和统计、保管、使用制度等[4]。
4.2建立健全档案管理制度
实验室档案具有涉及面广、专业性强的特点。因此,必须制定相应的实验室档案管理制度,如《实验室档案管理制度》《仪器设备档案管理制度》《实验室档案管理人员职责》《实验设备采购制度》《实验物品领取制度》等。对实验室档案组织机构、职责权利、利用及法律责任作出明确规定,使实验室档案管理工作进一步规范化、科学化、制度化。
4.3加强实验技术队伍建设,提高实验室档案管理水平
实验技术队伍素质的高低是搞好实验室档案管理的关键,领导对技术人员要不断地进行档案管理知识的培训,采取“走出去、请进来”的方法,开展各种形式的实验室档案管理研讨和开发工作,加强交流,提高认识,强化管理水平和业务水平。
4.4改善档案管理的工作环境和设施
硬件设施是搞好实验室档案管理工作的物质基础。因此,在学校经费许可的前提下,要有计划地为实验室档案管理投入一定的资金,创造必需的设施保障。
4.5提高实验室档案管理手段
高科技的信息时代意味着从传统的档案管理方式向科学管理方式的转变已成为档案管理向前发展的必然趋势[5]。利用电子文件、计算机网络技术改革档案管理已势在必行。因此,要通过计算机操作系统建立统一的数据库结构和规范的命名规则,逐步将手工操作的纸质文件分批向计算机操作的电子文件转化,并要积极创造条件通过网络扩大信息量和服务范围。
4.6充分发挥档案的利用效率
开展实验室档案管理工作的目的在于开发利用实验室档案信息资源,因此,档案是一种信息,更重要的是一种资源。实验基本操作的图片、录像带,实验方法的研究,仪器设备,特别是大型仪器设备功能的开发、扩展与整合等资料,都会为实验室管理和教学改革提供客观的依据,但不能将这项工作简单化,要能最大限度地发挥档案的利用效率,使其真正的为教学、科研服务[6]。
4.7加大实验室档案的开放力度
服务地方经济,加强校校合作、校企合作历来是高校的重要办学理念。因此,实验室档案在为教学科研服务的同时,也要充分加大与兄弟院校、生产厂家的合作与交流,为其他院校和地方经济的发展提供力所能及的服务。
5参考文献
[1] 马斌强,袁超,李聪,等.高等农业院校开放实验室管理系统的研究[j].江西农业学报,2009,21(11):204-206.
关键词 实验室 档案建设 规范化管理
一、引言
实验室是开展各项工作的主要场所，一般实验室内存有较多的档案资料，其反映了实验室以往研究的情况，是教师、学生、研究人员以及管理人员在开展相关工作与学习时保存下来的经验总结。因此，实验室档案建设与规范化管理的质量尤为重要。本文就对实验室档案建设与规范化管理进行深入研究。
二、实验室档案建设与规范化管理的相互作用
实验工作档案指的是在进行实验室内教学、科研以及社会服务等各项工作中所形成的资料文件，其中包括图表文件、影像资料等。[1]为了便于实验室档案资料的查询，提高实验室档案建设与管理十分必要，以便更好地开展实验教学、实验室管理等工作。
（一）实验室档案与实验室教学的关系
以前的实验教学工作过于随意，实验能力的培养是需要一段时间的，实验教学质量关系到学生的实践能力的提升。因此，实验室的资料存档与教学质量息息相关，档案能够检验教学的实际效果，督促教师更好地开展实验教学。
（二）实验室档案与队伍建设的关系
实验队伍关系到实验工作的质量，对提升实验室队伍的素质十分重要。通过档案建设，能够使人员在工作中、业务水平以及科研中提供有效的依据，让工作者对自己的工作有更深入的了解，以便为今后的工作起到督促作用。
（三）实验室档案与发展规划建设的关系
实验室档案还有助于推动实验室规划发展，根据档案内容与社会发展现状，制定规划发展建设目标，为学校基础建设提供有效建议。
三、实验室档案管理存在的问题
（一）实验室工作人员缺乏档案管理方面的知识，没有认识到档案管理的重要性
有的工作人员缺乏相关的专业知识，没有经过培训就进行实验管理工作。从而导致在工作中不能科学规范地收集与整理档案，影响档案管理的效果。
（二）实验室档案管理缺乏相关的规章制度
在实验室的档案管理中，没有制定详细的制度，导致档案管理工作的质量得不到保障，从而无法对实验室档案管理工作进行理论指导。
（三）档案管理的方法落后
当前有的高校的档案管理方式还采用传统的手段，主要以手动的方式展开档案管理工作。当前是信息化时代，对于电子文件的资料逐渐增多，档案管理的信息化成为档案管理的主要方式。因此，做好档案信息化的安全管理是提高实验室档案建设与管理的有效手段。
（四）资金投入不够
档案管理的信息化已经得到广泛应用，然而有的高校或者单位在这方面的投资还不够，其中包括备份管理文件服务器、高速扫描仪等。大力投入建设资金，能够保证实验室档案管理的质量。
四、提高实验室档案建设与管理的策略
（一）增强实验室工作人员的档案意识，履行工作职责
首先，要增强实验室档案管理人员的责任意识，使其认识到档案管理工作的重要性，使工作人员认真履行工作职责。[2]另外，还要注重档案管理人员的培训工作，有计划、有目的、有针对性地进行管理人员的培训，从而提升管理人员的专业知识，提高实验室档案管理工作水平。
（二）建立健全实验室档案管理的规章制度
要想提高档案管理工作的质量，明确实验室档案工作任务十分重要。学校要加强档案建设，建立相关的规章制度，在各方面提出一些建议，并将档案管理工作制度落实到位，以此推动实验室档案工作的顺利开展。
（三）实施档案管理信息化建设
传统的档案管理方式已经无法适应时代的需求，随着科学技术的快速发展，一些新型信息设备不断出现，其中包括电子文件、多媒体技术等。因此，改革传统的档案管理方式十分必要。需要加强档案管理的信息化建设，将以往的纸质文件转为电子文件，增强信息采集、传输等功能，从而提高档案管理的质量，适应现代化的档案管理发展趋势。
（四）提高实验室档案工作的必要环境与设施
在实验经费中应划拨一定数额的资金投入到实验室档案建设，完善实验室的硬件条件，购置先进的档案管理设备，比如计算机、档案管理软件等，为提高实验室档案管理质量提供物质保障。
（五）开发实验室档案管理信息系统
为了提高实验室档案的技术效用与管理效率，采用数字化的档案管理手段，实施各类资料的数字化管理。[3]可以利用计算机等网络技术进行档案管理，便于档案的储存、管理与查询，有效提高实验室档案管理水平。
（六）落实多级管理体制
实验室档案管理工作可以开展多级管理，首先要制定有效的运行机制，将实验室档案的收集与整理分布与档案管理相关的人员，实施统一管理、分工合作的方式，有效提高实验室档案管理的质量。
五、结语
实验室档案建设与管理是实验室工作的重要环节，档案管理人员要认识到档案管理工作的重要性，认真履行工作职责。[4]然而，当前实验室档案管理还存在一些问题，比如实验室工作人员缺乏档案管理的专业知识、实验室档案管理缺乏相关的规章制度、档案管理的方法落后等。因此，提高实验室档案建设与管理十分重要，首先要增强实验室工作人员的档案意识与责任感；根据实验情况制定确实可行的规章制度；加强档案管理信息化、现代化建设；改善实验室档案工作的环境与设施；开发高校实验室档案管理信息系统；落实多级管理体制，这样才能提升档案管理的水平。
（作者单位为西北政法大学）
参考文献
[1] 瞿翠玲，堵锡华，岳玮.高校实验室工作档案的建设与规范化管理研究[J].广东化工，2014（20）：175+177.
[2] 郭梦鸥，黄金莲，马细珍.试论高校实验室档案实现规范化管理的突破口[J].企业家天地下半月刊（理论版），2008 （07）：83-84.
【关键词】教学档案 教研室 管理体系 一体化
引 言
教学档案是指在教学、科研以及教学管理等工作中直接形成的、具有保存价值的各种形式的文件资料。它全面地反映了高校教学管理、教学实践和教学研究等工作的全貌，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，也是学校教学评估的重要内容之一。教研室作为学校教学与科研的基层组织，其教学档案是反映教学思想、教学管理与实践、教学改革与研究等教学相关活动的第一手资料，具有独特的地位和作用。随着高等教育改革的不断深入，以及国家和各级政府对教学质量评估工作的重视，各高校对基层教研室档案的建设也越来越重视。但是，由于历史遗留和时展的原因，高校专业教研室层次的教学档案建设存在一些共性的问题，严重制约了其效用的发挥。为了进一步规范教研室教学档案管理工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学改革与建设中的作用，必须在全面分析问题成因的基础上，制订和完善相应的管理措施，建立起比较完备的教学档案管理体系，也为正在实施的专业课一体化教学提供重要的保障。
教学档案存在的主要问题
从笔者调研的情况来看，高校教研室档案在建设方法、建设内容、管理制度和效用发挥方面均存在许多亟需解决的问题。
1.教研室档案管理人员的专业素质有待于进一步提高，教学档案的建设方法有待于进一步改进
教研室作为学校最基本的教学单位，一般并没有专职的档案管理人员，所有的档案建设和管理工作均是由没有经过专业培训的普通教员承担。因此，在档案建设和管理的具体工作中，往往在材料收集、分类编目、保管维护等方面存在着随机性、非科学性、非专业化的特征。另一方面，很多教研室虽然平时开展了大量的工作，但由于没有一个明确的教学档案建设方案，许多经验没有总结提炼，许多资料没有以妥善的形式进行分类管理，时间久了，很多重要的资料遗失，许多好的经验没有得到传承和推广；同时，由于缺乏专业的管理、分类编目以及专人管理，在需要资料时，往往难以找到，从而使教学档案的利用功能大打折扣。
2.教学档案的内容不齐全，不规范
由于教研室档案管理普遍起步较晚，制度不够健全，档案建设的内容不明确，造成一些归档材料无章可循，从而导致档案材料内容不齐全，缺乏规范性和整体性。
3.教学档案的管理制度不够健全，管理方法和管理手段比较落后
首先，多数教研室的教学档案是教员兼职管理，教员既承担着艰巨的教学任务，又有科研的压力，能够用在档案管理上的时间非常少，加上教研室一般没有明确的档案管理制度，从而造成档案的管理比较混乱。其次，多数教研室的档案管理还采用比较原始的手工操作方法，主要以纸质的形式进行档案的收集和归档，还未将比较先进的数字化技术引入到档案管理中，严重影响了档案管理的效率。此外，一些领导对档案管理存在误区，对档案工作的重视不够，资金投入不到位，也是造成档案管理比较落后的原因。
4.教学档案的利用率比较低，服务教学的功能没有得到充分发挥
在实际的工作中，档案管理人员更加注重档案的完整性，以档案的完好保存作为终极目标。因此，他们特别注重保护档案不受损坏，对合理利用档案考虑得较少。这也就造成了档案借阅比较困难，甚至一般人员根本无法借阅。据统计，高校档案的利用率一般在20%以下。
为了进一步规范教研室的教学档案管理，充分发挥其在教学管理、教学改革、教学研究和学科评估等各项工作中的作用，逐步实现教学档案管理的规范化、标准化，笔者结合自己的工作实际和体会，从教研室教学档案建立的方法、教学档案应涵盖的内容、教学档案的管理制度和教学档案利用价值最大化的途径等几个方面进行探讨，希望能够为建立起比较完备的教研室教学档案管理体系提供一些有益的建议。
教学档案管理体系建设的若干问题
1.教学档案建立的方法与途径
由于教学档案建设工作量非常大、过程繁杂，要确保教研室教学档案的真实性、完整性和准确性，就必须寻找行之有效的建设方法。根据笔者多年从事教学管理的经验体会，我们认为应采用以下措施，以保证教研室教学档案建设的标准化和规范化。（1）强化全体教员的档案意识，全员建档。由于教研室没有必要也不可能设立专职的档案管理人员，这就要求在档案建设的过程中充分调动全体人员的积极性。教研室要把档案建设列入教研室工作计划，员思想，让教员认识到教学档案的收集、整理、保存和利用是教学工作的重要组成部分，是每个教员的义务。（2）结合教研室的实际，制订合理的规章制度，使得教学档案的收集、整理、保存和归档有章可循。有条件的可以建立专门的档案室对教学档案进行保存。（3）坚持档案材料的及时归档，确保教学档案的实时更新。设立时间节点制度，每周由值班员负责收集整理各位教师本周内的工作，交档案员分类保存。
2.教学档案的建设内容
为了最大限度地符合教学规律和教学管理的需要，在调研一些高校做法的基础上，我们认为教研室教学档案的内容应该主要包括：①综合性文件；②师资培养；③专业与课程建设；④教学条件与利用情况；⑤教学管理和质量资料；⑥特色类材料。同时，为了保证教学档案的完整性、准确性、系统性和连续性，还应该配备教学档案的相关目录和保存时间。
3.教学档案的管理制度
为了更好地发挥教研室教学档案的作用，就必须从档案建设的观念、管理措施和管理制度等方面加强建设。事实上，完善教研室的档案管理制度，加强教研室的教学档案管理，是高校的重要基础建设之一，也是加强高校管理、深化教学改革的重要体现。笔者在调研院系有关档案管理的规章制度的基础上，结合教研室的实际情况，认为应从以下几个方面加强教研室的教学档案管理：（1）建立教学档案管理责任人制度。根据教研室的实际情况，教研室主任应为教研室教学档案的责任人，同时明确一名教员担任兼职档案员，负责做好以下各个方面的工作。一是做好本教研室教学文件材料的收集工作；二是将收集的材料定期组卷装订，进行规范化和标准化处理；三是做好平时的保管工作，对教员借用档案材料作好登记，并注意按时催缴归还。（2）实行教学档案定期检查制度，形成规范教学档案管理的长效机制。教研室每学期对现有的档案材料进行一次集中整理、分类归档，然后由系和学校组织两个层面的专项检查，提出整改意见，教研室按照意见进行整改，做到“以检促建，以检促改，检建结合，重在建设”。（3）实行档案员定期培训制度，不断提高档案管理人员的业务素质。由于教研室没有专门的档案管理员，档案的收集和管理方面往往存在非专业性、非科学性的特征。因此，档案管理员要不断提高自身的业务素质和管理水平，不断学习与现代档案管理相关的理论、技术和方法，以提高教学档案的利用价值。另外，高校教研室教学档案有其自身的特点，档案管理员要解放思想、更新观念，不断寻求高校教学档案与一般档案的异同，同时针对这种特点寻求适合教研室档案管理的新方法和途径。
4.教学档案的作用最大化途径
建立教学档案的目的是充分利用教学档案，为各类教学活动服务，提高教学水平。教学档案利用程度的高低，关键在于能否制订一套合适的方案，便于教学档案的查阅使用。笔者认为，在实际工作中应采取以下措施，以发挥档案资源的应有价值。一是要提高教学档案建设的信息化水平。随着现代科技的发展，档案建设也要与时俱进，充分发挥现代科学技术的作用。在重视传统纸质档案的同时，逐步加强电子档案的建设，实现档案管理的现代化、科学化和网络化。二是要在档案管理中，充分体现“以人为本”的思想。在不破坏档案的保密性和完整性的同时，对尽可能多的人员进行开放。同时要根据不同人员的具体需求，制订有针对性的开发计划以及查阅、借阅相关制度，提高借阅人的利用效率。三是档案管理人员要“走出去”，及时有效地利用反馈信息。分析借阅人的反馈信息并加以整改，是提高档案利用价值的有效手段。因此，档案员要及时主动地了解教学档案的使用效果，对反馈回来的信息进行分析研究，及时发现存在的不足并加以改进。
结 语
总之，建立教研室的教学档案一体化管理体系，目的是为了使教学档案更加全面、及时、准确地反映各项教学活动，更好地为教学科研服务，为提高人才培养质量服务。为此，必须不断创造性地发展教学档案管理体系，使之成为一种与时俱进的力量，在服务教学的过程中不断焕发出新的活力。
参考文献：
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本次专项工作主要任务是集中清理局机关科室及局属二级机构各类档案，全面规范全局档案管理制度，明确各类档案保管责任、保管时限、保管场所、移交程序、类别界定和入库标准。通过集中清理规范，全局档案基本达到归档标准、保管安全、利用高效、管理有序的效果。
（一）摸底调查阶段：4月13日至4月16日
邀请县档案局业务专家指导局档案员对全局各类档案进行一次系统摸底调查，区分档案、资料，分出档案类别，制定档案归档总目录。
（二）设施完善阶段：4月14日至4月24日
1、在局机关二楼复印室安装档案柜；
2、制定档案室分配到部门具体方案；
3、完善各档案室柜架、防霉防潮设备；
（三）业务培训阶段：4月17日至4月24日
1、邀请县档案局业务专家通过人社大讲堂平台对全局各科室、部门负责人和档案员进行业务培训；
2、对1995-2005年档案移交工作进行动员和布置，各科室、部门对照局档案归档总目录，制定本部门档案归档分目录。
（四）集中清理阶段：4月20日至5月5日
1、界定区分档案与资料。属于短期资料性质的纸质件不予入库上柜，由各部门保存在办公室或自行销毁；属于经常查阅和利用的纸质件，暂不予入库上柜，待年度归档界定为档案后集中入库；属于档案的各类纸质件严格按照社会保险、就业、法律文书、人事、财务等类别归档制度分类归档，形成标准化档案，履行移交手续方可入库，严禁将各种资料打包贴标直接入库。
2、分批集中上柜入库。各科室、部门安排专人根据本部门档案归档分目录在所分配档案室集中清理各类档案及资料，对符合入库条件的，经局综合档案员与各部门兼职档案员共同核实后上柜。
（五）规范整理阶段：4月20日至5月15日
1、各科室、部门按照档案标准化整理要求对本部门档案进行全面规范，做到目录清晰、查阅方便、保管安全。
（六）整体移交阶段：5月16日至11月
1、6月底前做好全局1995至2005年十年档案整理鉴定；
2、11月底前基本完成十年档案整体移交。
移交的档案门类为局机关文书档案和相关专业档案。专业档案包括社会保险业务档案、就业失业登记档案、工伤认定档案。由局办公室统筹协调，各社保经办机构、就业服务中心（就业促进科）、法制科全力配合，按时间点完成十年档案移交工作。
（七）整章建制阶段：4月20日至5月16日
由局办公室牵头，会同相关科室、部门制定以下几项长效制度：
1、文书档案日常管理制度；（归档与利用、移交程序）
2、财务档案日常管理制度；（含机关财务、社保财务）
3、业务档案日常管理制度；（含社保就业人事法律文书）
4、档案室日常维护制度；（内务、安全保管、防火防霉）
5、档案员工作制度；（档案管理、业务移交、责任追究）
（八）督查监督阶段：5月16日后
1、对各科室、部门所分配档案室进行实地检查，重点检查档案室内务情况、档案标准化归档情况、部门负责人重视情况和专兼职档案员履职情况。
2、对各项长效管理制度的制度与落实情况进行检查监督。
