但是，征管资料的管理中存在着标准不统一、内容不齐全、查阅不方便、保管条件差等问题，制约了税收管理水平的进一步提高，影响税收事业的健康发展，对此，今年以来，沈阳市地税局把实现税收征管资料的档案化管理作为税收规范化管理的重要工作，全市上下齐心协力，统一行动，经过半年时间的努力，市局和14个县（市、分）局以及141个基层税务所（征收科、分局）全部建成省三级以上档案室，实现了“满堂红”，为全市征管资料的档案化管理和税收征管的规范化管理打下了坚实的基础。
一、征管资料档案化管理的主要作法
(一) 制订标准，统一执行
多年来，我市对征管资料的管理没有一个统一的标准，各基层单位各行其是，很不规范，影响了征管资料管理水平的不断提高和作用的发挥。
今年，我们首先根据《征管法》、《档案法》和《全国税务机关档案管理办法》的要求，结合税收征管工作的实际，在广泛征求各方意见的基础上，三易其稿，制定了《沈阳市地税系统税收征管档案管理办法》，对征管资料档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用、管理作了详细的规定，从而使全市的征管资料档案化管理有章可循，科学规范。
（二）广泛动员、统一认识。对征管资料实行档案化管理
既要花费一定的时间和精力，又要投入财力，面对着繁重的税收任务，各局的认识并不一致，市局主要领导在税收工作会上就征管资料档案化管理的目的和重要意义进行了反复强调，主管领导与有关职能科室多次深入到县区局，进行思想动员，同时将该项工作作为全市税收征管工作的重点，纳入年终的目标责任考核之中，保证了全市的征管资料档案化管理工作顺利开展。
（三）制订规划，明确目标
我市141个基层税务所，对1994年成立至今近8年的征管资料进行整理建档，其工作量是可想而知的，特别是个别基层单位平时不注意征管资料的收集整理，资料不健全，甚至有遗失的现象，从而增加了该项工作的难度，针对基础弱，发展不平衡的实际情况，我们提出了分两个阶段，用一年时间实现全市的征管资料档案化管理的目标。
2002年5月—2002年10月为第一阶段，40％的税务所档案达到省三级以上档案室标准；2002年11月—2003年5月，剩余的税务所达到省三级以上档案室标准。同时要求各局要根据市局的总体安排，结合自己实际，制订规划，提出切实可行的目标措施，以保证目标任务的如期完成。
（四）典型引路，以点带面
为了发挥典型的示范带动作用，增加感性认识，增强搞好征管资料档案化管理的信心，我们分别于4月份和6月份在永寿局和渭城分局召开了现场会，在全市树立了永寿局，三原局西阳所，渭城分局底张所、新兴所，秦都分局西兰所等不同类型的征管资料档案化管理的先进典型，让参加会议的各县（市）局主管领导现场参观，会后，各县（市）局纷纷组织基层所所长，档案管理员取经学习，有力地推动了该项工作的向前发展。
（五）强化培训，加强协作
近年来，我市各级虽然逐步建立起了兼职档案员队伍，但是普遍存在档案知识缺乏，整档能力差的问题，为此，我们首先强化了对税务人员的档案知识培训，邀请市、县档案局人员讲课和现场指导。
其次积极与市档案局联系，联合下发了《关于在全市地税系统开展征管档案达标升级工作的通知》，并明确了各自的工作职责；在工作过程中，市地税局、市档案局两局领导及主管科长多次深入实际，解决存在的问题，指导帮助，检查验收，评定等级。各级税务和档案部门的密切配合和协作，使征管档案化管理工作进展迅速，提前半年完成了目标任务。
二、征管资料档案化管理取得的成效
目前，全市已全部实现了税收征管资料的档案化管理，这项工作的圆满完成，为全市的税收工作带来了明显的变化。
一是全面提升了税务机关的内部管理水平。
在这次征管资料的档案化管理中，各局都乘势而上，对建局至今文书档案、会计档案等其它档案进行了整理归卷，全市141个基层税务所（稽查局、征收科）实行了档案化管理，共组卷3万余卷。
目前，各级档案室档案摆放整齐，组卷科学，分类合理，检索快捷，查阅方便，彻底改变了以前一些单位档案资料“拿出来一摊子，翻起来一片子，查起来没法子”，使全市的基础管理水平得到了较大的提高。
二是广大税干受到了一次规范执法的再教育。
征管资料是税务人员税收执法过程的原始记录，在资料的整理过程中，广大税干认真查找以前在执法过程中存在的问题及不足，逐一梳理，进行整改。
针对普遍存在的程序不到位，文书使用不规范，告知事项不全等主要问题，进行面对面的讲解，同时制订出台了简明执法流程，建立完善了有关制度，规范执法工作，使广大税干规范执法的意识得到了提高
三是为征管信息化建设辅平了道路。
目前，全市的信息化建设已迈出了实质性的步伐，城区内的广域网已基本建成，下一步将逐步建立覆盖全市所有县区的广域网。档案 作为征管信息第一手资料，是信息建设化的基础。征管档案的建立健全，管理工作的逐步升级，将形成全面、完整、准确的信息库，并逐步与税收征管的应用软件兼容，达到协调统一，促进征管工作更加高效、快捷。
四是为税务机关内部进行工作考评提供了重要依据。
上级机关和领导考评下级机关和工作人员执行政策的情况，工作能力和水平，政绩等，都以税收征管档案和其它记录材料为主要依据。税务登记和纳税人认定准确与否，适用的税种、税目、税率有无错误，税额计算精确度如何，选案和税务检查是不是认真，违章处理是否合理合法，税款的减、免、退有无违反政策现象等，通过查阅税收征管档案就可以了解清楚，并且，税收征管档案管理水平本身就能反映这个单位的工作状况和管理水平。
三、在征管资料的档案化管理中要注意的几个关系
一是内容与形式的关系。对征管资料实行档案化管理，不仅
仅是按档案管理的要求进行组卷装订，达到形式美观，更重要的是要把征管资料进行分类、归并，使其在内容上有完整性、统一性，能够准确反映征收管理的全过程，有利用价值。因此在征管资料的档案化建设中要注意防止重形式，轻内容的错误倾向。
二是集中与分散的关系。集中管理是档案工作的基本原则，实行集中管理是税收征管档案工作的基本要求，它可以防止档案丢失，保证材料齐全。各基层征管单位都应建立档案室，由档案专门人员管理税收征管档案。各科室及有关人员应当定期将本单位和个人手中的税收征管档案按规定整理移交档案室，集中统一管理。但为了节约人力、财力，在城区也可以由几个税务所或在局机关建立综合档案室，统一管理各单位的税收征管档案。
[关键词]地税 档案管理 思考
一、常山县地税档案管理现状
近年来,常山县地税十分重视税收档案工作。共建立了县地税局综合档案室、县稽查局档案室、第一税务分局档案室、第二税务分局档案室等4个档案室,专职人员有4人,兼职15人。其中:省二级档案室3个、市一级档案室1个。文书档案、业务档案、会计档案、科技档案、声像档案等都按规定要求整理成册,基本达到了《浙江省地税系统税收征管档案管理办法》要求。
二、档案在税收征管中发挥积极作用
常山县地税局十分注重发挥档案工作在指导税收征管、服务税收等方面的积极作用,随着税收征管档案管理水平的逐年提高,也为税收征管工作高效运转提供了优质服务和信息保障。主要体现在:
一是通过档案整理提升水平。日常工作中,对纳税人认定事项准确与否,适用的税种税率有无错误,税额计算精确度如何,选案和税务检查是否认真,违章处理是否合理合法,税款的减免有无违反政策现象等,都以税收征管资料为主要依据。在税收档案收集整理、补充完善、科学归档过程中,做到资料收集齐全,分类合理,检索快捷,查阅方便的要求,从而促进内部管理水平的进一步提升。
二是在税收检查中发挥作用。税务档案是税收征管工作的执法依据,也是税务工作日益程序化、规范化的体现。过去由于档案管理不规范,在查阅以往年度征管资料时极为不便,有些户籍资料甚至不全,一些稽查案件因缺乏证据而无法定论。从地税导入ISO9000质量管理系统以来,档案工作纳入了正常管理程序,档案工作规范化不仅提高了税收征管水平,也提高了工作效率,特别是在税收检查中,档案发挥了重要的作用。
三是为征管考核提供了依据。税收档案能够直接体现一个地方税收征收管理情况,上级税务机关对下级机关的税收征管质量考核很多是通过查阅税收档案,分析档案数据等手段进行定量或定性的。
四是为税务宣传积累资料。对涉及地税工作的重大活动,我们每月通过大事记形式记录,并注重各种图片资料、音响资料的收集。在每年的税收宣传月活动中,借取综合档案室的一些文档、声像资料制作形成图文并茂、生动翔实的宣传图片,通过这些资料图片宣传,让社会各界理解和支持税收工作。
三、常山县地税档案管理工作中存在的不足
过去由于多种原因,该局把档案管理作为一项阶段性工作,每年安排一段时间集中整理,而平时档案工作很少顾及,缺乏经常性的档案管理和利用。从省地税局印发《浙江省地税系统税收征管档案管理办法》以来,地税征管档案工作才逐步走上正规,但从目前各地税收档案管理现状来看,尚存在以下不足:
一是征管资料收集不到位、不全面。具体表现在基层税务分局除税务登记、纳税申报资料外,其他税收资料很难完整掌握,特别是通过网上申报之后,纸质资料越来越少,许多涉税资料不法收集到位。
二是征管资料分类不一致。对征管资料的管理,不仅仅是按档案管理的要求进行装订,更重要的是要把征管资料进行分类、归并,使其在内容上有完整性、统一性,能够准确反映征收管理的全过程,有利用价值。在实际工作中,按照征管资料的功能和用途不同,可分为税务登记、纳税申报、票证管理、税务稽查、其他法律文书类等。但各类文书资料的整理、收集、归档由各个不同的部门管理,同一纳税人当年形成的征管资料被分成二个或三个部分,增添了推行征管资料“一户式”管理的难度。各基层单位根据各自的经验和需要分类,往往存在分类不科学,内容不齐全,重形式,轻内容,重复归档,是分户管理还是分类管理,归档标准不统一等问题,致使资料归档、查阅很不方便。
三是征管资料管理流程不统一。没有统一、完善的税收征管资料管理流程,或即使有统一完善的税收征管资料管理流程,各征管单位对税收征管资料的采集、传递、接收、录入、归档管理仍各行其是。由于管理流程混乱,致使资料内容残缺不全,有的单位上年度的税收征管资料到下一年就丢失了,残缺的现象比较明显,影响了征管资料的系统性、真实性和连续性。
四是信息化管理应用水平较低。随着办公自动化、税收信息化为核心的的新一轮税收征管改革,地税征管档案明显滞后于税收工作的要求,信息不能共享,查阅不方便。绝大部分的征管资料都是人工归档,计算机在征管资料管理上的利用程度比较低,由于缺乏对档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用,难以达到档案利用的最佳效果,档案管理不能适应税收征管信息化发展的要求。
四、完善征管档案管理的几点建议
一是建立县局综合档案室。原有的县局综合档案室、地税稽查分局档案室、分局档案室等,统一以县局为单位建立综合档案室,这样既符合精简、统一、效能的原则,有利于解决重复管理档案、重复工作的问题,能有力地推动机关档案管理机构的高效运作。实行由县局统一管理,各分局不再独立管理档案,原有档案全部移交县局综合档案室集中管理。县局各部门档案工作职责由原来的直接管理为协助管理,主要负责收集、整理档案资料,并按要求将上一年档案资料移送县局综合档案室。这样既可以节省人力、物力、财力,又可以集聚多种因素,较大力度加强县局机关档案室建设,完善功能,提升总体质量,而且还可以减轻分局的工作压力,更好地投入税收征管工作中去。
第一条为进一步规范全市国税系统税收征管资料管理，保证税收征管资料的完整和安全，提高税收征管信息资源的利用效率，为税源监控、纳税评估、稽查选案提供准确依据，根据《河北省国家税务局税收征管资料管理办法（试行）》及税收法律、法规、规章规定，制定本办法。
第二条本办法所称税收征管资料是指国税机关在税收征收管理活动中，受理纳税人报送和内部形成的，用以记录和反映纳税人具体纳税行为并具有利用和保存价值的凭证、报表、账册、文书、文件、证明等各类资料的总称。
第三条税收征管资料管理包括税收征管资料归集、整理、移交、归档、保管、调阅、销毁等环节。
第四条税收征管资料管理遵循科学规范、安全集中、系统完整、简便实用、真实准确的原则，实现资源共享，提高利用效能。
第五条各县（市）区国家税务局征管部门是税收征管资料管理的主管部门。税收征管资料管理本着“谁受理、谁生成、谁保管”的原则，实行分工负责制。
税收征管资料管理分历史档案管理和当年档案管理。办税服务厅、税源管理部门及其他业务部门负责当年受理资料的归集、录入、整理、装订、归档等工作。
税源管理部门包括县（市、区）国税局所属税务分局和内设的税源管理科（股）。其他业务部门指除办税服务厅以外的县（市）区国税局内设职能科室。
第二章税收征管资料的内容和归集
第六条税收征管资料的归集由各级国税机关根据工作职责和业务环节分工负责。
第七条税收征管资料归集的内容包括：
（一）税务登记类资料：包括设立登记、重新税务登记、变更登记、停业（复业）登记、注销登记资料，验证、换证资料，外出经营报验登记资料，非正常户处理资料，遗失税务证件报告资料，存款账户账号、财务会计制度及核算软件备案报告资料，纳税人跨县（区）迁入、迁出资料等。
（二）认定管理类资料：包括增值税一般纳税人认定资料，出口货物退（免）税认定管理资料，税务资格认定、年审资料，委托代征资格认定管理资料，纳税申报方式核定审批资料，一般纳税人简易办法征收申请审批资料，汇总申报申请审批资料，企业所得税征收方式鉴定资料等。
（三）发票管理类资料：包括发票领购、印制、代开、验旧、缴销、核销、丢失、被盗、流失、稽核、担保等环节依法形成的发票管理资料，以及增值税专用发票防伪税控系统管理资料，增值税专用发票及其他抵扣凭证审核检查资料等。
（四）申报征收类资料：（1）申报类资料：包括各税种申报表及其附表、财务会计报表，代扣、代收、代征税款报告表，延期申报申请资料，出口货物退税申报资料、委托金融机构代扣税款协议书等；（2）核定类资料：包括核定财务不健全纳税人的应纳税额资料，核定征收纳税人纳税定额调整资料等；（3）征收类资料：包括催报催缴资料，税款征收凭证，延期缴纳税款申请审批资料，欠税管理资料，纳税人合并（分立）情况报告、欠税人处置不动产或大额资产报告资料，注销清算资料，税收会统资料等；（4）减免退税类资料：包括纳税人减免税申请审批资料，投资抵免企业所得税申请资料，企业所得税涉税事项申请审批资料，纳税人税务事项备案资料，多缴税款退付利息申请审批资料，其他退税处理资料等。
（五）纳税评估类资料：包括评估对象确定、疑点问题分析、约谈举证、实地核查、评估处理各环节形成资料等。
（六）税收法制类资料：包括催报催缴资料、违法违章处理资料，税务行政处罚听证资料，纳税人提起行政复议、赔偿的申请书、附报材料及行政诉状副本，国税机关受理、审查行政复议、赔偿案件的调查材料及相应的处理决定书，国税机关向法院提交的答辩状、上诉状、强制执行申请书等文书资料。
（七）税务执行类资料：包括一般税务执行资料，纳税担保资料，税收保全措施和强制执行措施资料等。
（八）其他税务文书类：指除上述文书资料外的其他税务资料。
第八条：办税服务厅、税源管理部门及其他业务部门各相关业务岗位将本环节归集形成的税收征管资料于当月月底前移交本部门档案管理人员。
第三章税收征管资料的整理、归档
第九条办税服务厅、税源管理部门应建立当年资料室（柜），各业务管理部门应建立资料柜，并设兼职资料管理员进行管理。
第十条税收征管资料分为长期资料和年度资料。长期资料包括税务登记类资料、认定管理类资料、发票管理类资料，以及财务会计制度及核算软件备案报告书、纳税人存款账户账号报告表等不涉及所属年限长期使用的资料。
第十一条税务登记类、认定管理类、发票管理类和申报征收类资料，企业和个体建账户实行按纳税人逐户设置制式档案资料盒，建立单户档案；个体“双定户”实行按类别设置制式档案资料盒，建立综合档案。
纳税评估类、税收法制类、税务执行类资料不论企业或个体一律按类别设置制式档案资料盒，建立综合档案。
第十二条纸质税收征管资料的整理、归档一般按以下流程操作：分检资料—确定归档范围—分类整理—装订—编制档案号—装盒—编目—上柜。
第十三条归档资料必须是税收征管业务流程各环节和综合征管软件各岗位办理完毕后的正式资料。资料应文字清楚、内容完整、手续齐全。
第十四条凡涉及纳税人、扣缴义务人、纳税担保人和其他涉税当事人需签字、盖章的文书必须以纸质形式保存。经省局同意取消纳税人纸质申报资料的除外。
第十五条税收征管资料归档时应按税收征管环节、时间顺序依次排列，并按要求整理、装订成《税收征管档案》（附件1），案卷各部分的排列顺序是：案卷封面、卷内目录、资料、卷内备考表、封底。
（一）案卷封面包括目录号、档案卷号、分册号、纳税人名称、保管期限、形成年度、形成单位，在归档时应逐项按规定填写清楚准确。
（二）卷内目录包括顺序号、档案内容、页号、备注，归档时要按顺序填写卷内目录。
（三）税收征管档案卷内资料要按规定的顺序进行科学排列，并依次编写页码。同时，对密不可分的资料依次排在一起，即：正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；结论性资料在前，依据性资料在后；印件在前，定稿在后。卷内资料内页编号一律编在档案资料的右上角处。
（四）卷内备考表包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。有关备考表中的内容，都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。
第十六条资料管理人员在整理、归档税收征管资料时，发现资料短缺不全的，应督促经办人补齐，补齐后的才准予归档。
第十七条税收征管档案装订实行左侧固定线装，采用“三眼一线”装订法，以左、下边整齐为主。装订好的档案应做到资料齐全、顺序规范、目录清晰、装订整齐牢固。
第十八条各县（市）区国家税务局原则上应统一设置历史档案室，负责历史税收征管档案的保存。长期资料和当年的纳税人资料由所属税源管理部门、办税服务厅按谁受理谁保管的原则分别负责保管在各自的资料室（柜）。次年三月底之前，将当年的纳税人资料（注销纳税人包括长期资料和当年资料）移交本级局历史档案室保存。
对条件确不具备的县（市、区）局，具有征收职能的全职能税务分局形成的历史档案资料可由税务分局保管，但要有专门的历史档案室，并明确专人负责管理。
资料移交时，应填写《税收征管资料移交清单》（附件2），列明资料名称、份数，交接双方清点核对、签章（签字）、注明移交、接收时间。
第十九条对税收征管档案的案卷，以主管国税机关为单位编制案卷目录，以归档范围的排列顺序编制流水号。单户档案卷号按照便于查询的要求，结合税务登记编号编制。综合档的档案卷号为档案类别的顺序号，税务登记类为DJxx(xx为顺序号。下同)、认定管理类RDxx、发票管理类FPxx、纳税申报资料类SBxx、纳税评估类PGxx、税收法制类FZxx、税务执行类ZXxx、其他税务文书类QTxx。
第二十条税收征管资料按所属年度归集、整理，跨年度的月份或四季度申报资料归档到所属年度资料中，企业所得税年度报表资料应归入次年的税收征管资料中。纳税评估资料按税款入库时间进行归档。
第四章税收征管资料的保管
第二十一条税收征管资料归档后，必须妥善保管，严格执行安全和保密制度。税收征管档案的保管必须做到“三专”、“六防”，即：专人、专柜、专库（室），并有防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温等项防护措施。
第二十二条税收征管档案的保管期限按其类别的不同，要求如下：
（一）一般税务行政处罚案件，保存期为十五年。
（二）其他税收征管档案，保存期为十年。
税收征管档案的保管期限，原则上从档案所属年度的次年1月1日起计算。长期资料自纳税人注销税务登记日期所属年度的次年1月1日起计算。
第五章税收征管资料的调阅
第二十三条税收征管资料的调阅包括查询、借阅、调用。
第二十四条有关单位和人员调阅税收征管档案时，应填写《税收征管档案调阅单》（附件3），按档案管理制度履行有关调阅手续。
（一）本机关国税人员调阅税收征管档案，由档案管理部门同意；国税系统其他单位人员调阅税收征管档案，由县（市、区）国家税务局主管局长签署意见。查阅税收征管档案的，应在指定的场所进行；借阅、调用税收征管档案的，应按规定的时限及时归还。
（二）国税机关以外单位调阅税收征管资料，须持本单位介绍信，并出具有效身份证明，经本级国税机关负责人审批同意后方可办理。查阅税收征管档案应当在档案室进行，调阅人要为纳税人及其他当事人和国税机关保密。
（三）调阅税收征管档案时，档案管理人员应在现场，并做好登记和调阅资料记录，填写《调阅档案登记簿》（附件4）。
第二十五条调阅人调取税收征管资料，应妥善保管，不得损毁、丢失或更改相关内容。
第二十六条调阅人归还调取的税收征管资料时，档案管理员要认真检查所调取的资料是否完好、齐全。如发现有丢失或损毁的，责成调阅人负责补正。
第二十七条超过期限未归还的，由档案管理员负责督促归还，归还时应办理核销手续。
第六章税收征管资料的销毁
第二十八条税收征管资料在保管期限内，任何人不得擅自销毁。
第二十九条税收征管档案保存期满后，应严格按照国家档案管理的有关规定，履行报批手续、编制档案销毁清册、实行监销制予以销毁。具体工作程序为：由档案管理人员提交税收征管档案销毁报告并编制销毁清册，报请县（市、区）国税局局长审核批准后，指定两名以上的监毁人员进行销毁，并在销毁清册上签字。
失去保管价值、虽未到保存期限的税收征管资料，需要销毁的，按上述规定办理。
第三十条销毁可采取粉碎、烧毁等方式进行。
第七章税收征管资料的检查及责任
第三十一条各级国税机关应建立和实行税收征管资料检查考核及责任追究制度，制定资料管理的质量标准，每年按照要求对基层单位征管资料进行专项或综合检查，并将检查考核情况作为征管质量考核的主要依据。对未按资料档案管理规定执行或未达标的，视不同情况分别追究当事人和相关领导的责任。
第三十二条各县（市、区）国家税务局应定期对税收征管资料的管理情况进行检查，其主要内容及标准为：资料收集是否齐全、完整；整理、装订是否统一、规范；归档、使用是否符合规定；保管是否实行“三专”、“六防”；调阅、销毁是否履行了必要手续。
第三十三条有下列行为之一的，县（市、区）国税局、上级国税机关可以视情况，根据相关规定对其责任人追究相应责任。
（一）收集录入税收征管资料不及时的；
（二）隐匿税收征管资料、不完整移交的；
（三）保管不善，造成税收征管资料档案毁坏、遗失的；
（四）擅自销毁税收征管资料档案的；
（五）未按规定保密的；
第二条：本制度所称税收征管资料，是指在征管全过程中形成的与税收征管有关的文件、凭证、报表、帐册、文书、案卷等不同形式或载体的记录。
社会保险费和其他地方规费的征管资料管理适用本制度。
第三条：税收征管资料管理遵循科学规范、安全集中、系统完整、简便实用、真实准确的原则。
税收征管资料管理内容包括采集（录入）、整理、移交、归档、移送、保管、调阅等部分。
第四条：税收征管资料管理实行属地负责制，各征管组负责征管资料的收集、整理和归档等工作，综合组负责征管资料管理工作的检查、指导和监督，并接受上级税务机关的检查、指导和监督，不断提高征管资料管理的质量和水平。
第五条：建立征管资料档案室和专用档案柜，配备忠于职守、熟悉业务、保守机密、认真负责的档案管理人员。
第六条；征管资料按基本资料、分户资料和综合资料等分类管理，具体为：税务登记类、帐簿凭证类、纳税申报类、税款征收类、发票管理类、税务检查类、综合类、征管质量考核类等。
第七条：*各征管组对征管资料的收集、整理、审核、归档一般按以下归集流程操作：收集资料整理资料按年度、类别、保管期限分类按标准装订资料排列编号装盒编目移交上柜。
第八条：综合组在税务检查中形成的检查资料，按规定整理、传递和归档，并在结案后天内复印送交征管组，进入户管档案。
第九条：归档资料必须是税收征管各环节办理完毕后的正式资料。资料应文字清楚、内容完整、手续齐全。资料格式原则上以上级局制定的表证单书式样及规格为准。
第十条：企业、从事生产经营的事业单位等的税收征管资料实行一户一档。户管档案内容应包括从税务登记到税款入库，整个征管过程的全部资料，并按税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查、财务报表等项目分类顺序归档。
个体工商户的征管资料一般按街道、地段、行业等归档，实行十户一档。并按税务登记、定税、申报、征收、停复业等项目顺序归档。
第十一条：分户档案中的税务登记类资料归入当年度档案。
第十二条：征管资料归档时，应按税收征管环节、时间顺序依次排列。同类资料应排放在一起，以便查阅和调用。
永久、长期保管的资料档案必须去掉金属物。
归档资料应依据分类和资料编号编制资料目录。目录的标题应按所归档的征管资料的分类填写，并按资料的排列顺序编写页码。
归档资料目录应置于归档资料之首。
第十三条：建立健全征管资料的传递、登记、保管、借阅等项管理制度，并对资料的归集、保管、借用等情况进行监督检查。
往年资料必须由档案室保存，当年资料由各征管组分别归集，集中到专柜保管。
一、本制度所称档案是指地税机关在税收征管工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录（主要包括电子扫描件和纸质资料）。
二、纳税人申请办理审批事项所报送的纸质资料，由办税服务厅综合人员对纸质资料进行收集、梳理，扫描至征管资料电子化管理系统后，资料管理岗按程序递给税源管理分局资料管理岗，审批事项形成的资料由最后办结单位的资料管理岗负责整理、扫描工作，并对照征管资料十大类别进行分类处理后传县局档案室。
三、税费服务局、税源管理分局按照“谁采集、谁录入、谁扫描”的原则统一通过“业务流转”平台进行采集录入，资料录入后统一交本单位资料管理岗进行办结，并对照征管资料十大类别进行分类处理后传县局档案室；
其他各业务科室(局)办理税费业务产生或受理的纸质资料，由各业务类科室局的资料管理岗负责收集、整理、扫描工作，并按征管资料十大类别进行分类处理后传至县局档案室；县局档案室管理人员负责己扫描资料的系统归档和纸质资料定位工作，并负责保管。
四、各科室局资料管理员应对资料扫描质量和录入口径严格把关，通过“业务流转”平台做到资料传递过程留痕、资料审核严格把关。各科室局资料管理员应于季度终结后10日内将已扫描的纸质资料按类别进行清理、制列清单，并向县局档案室档案管理人员移交归档。
纸质资料实行“分类别序时”整理，按照涉税费事项分资料类别进行归集。资料分十大类别：
1.纳税人基本信息类：包括设立税务登记资料、扣缴税务登记资料、变更税务登记资料、停复业登记资料、注销税务登记资料、税务登记证件遗失处理资料、外埠纳税人经营地报验登记管理资料、自然人信息登记资料、账簿凭证管理资料、建安房地产项目登记资料、非正常户管理资料、社保登记资料、规费登记资料、社保规费费种变更资料、社保缴费状态管理资料、委托代征管理资料。
2.发票管理类：包括发票领用资格核定资料、发票用票调整资料、发票领用资料、发票退回资料、发票代开资料、发票查验缴销资料、税控机具管理资料、网络发票和税控发票管理资料。
3.申报纳税类：纳税申报资料、社保规费缴费申报资料、延期申报资料、延期缴纳税款资料、纳税核定管理资料、税收扣除资料、纳税人涉税情况报告资料、纳税人征收方式认定资料、税务代保管资金管理资料、欠税管理资料、申报纳税资料、催报催缴资料、不予加收滞纳金资料、手续费退付资料、税款退库资料、印花税票代售许可资料。
4.认定证明类：包括外出经营管理证明资料、三方协议扣款认证资料、个人所得税完税证明开具资料、中国税收居民身份认定资料、常设机构认定资料、售付汇税务凭证管理资料、资源税证明开具资料、纳税人税种认定资料、税收优惠认定资料、取消优惠资格资料、取消认定资格资料。
5.风险评估类：包括风险管理资料和纳税评估资料。
6.税收优惠类：包括备案类、报批类税收优惠资料和税收优惠中止资料。
7.税收检查类：包括日常检查资料和税务稽查资料。
8.税收法制类：包括违法违章处理资料、税收保全资料和税务救济资料。
9.纳税服务类：包括纳税人信用等级评定资料。
10.其他资料：包括日常管理资料和其他资料。
五、县局档案室档案管理人员对纸质资料实行“分类别序时”归档，档案分类别统一编制页码，A3页面折叠后呈A4页面的页码标注于右下角；A4页面正面页码标注于右下角，反面页码标注于左下角。档案按三针一线进行装订，每一档案盒内应按纳税人识别号制作目录。
关键词:管理;积极
中图分类号:G640文献标识码:A 文章编号:1003-2851(2010)10-0119-01
一、托里地税档案管理的基本情况
近年来,为加强档案工作管理,托里县地税局领导高度重视,层层抓落实,均通过自治区、地区档案局的组织验收,2009年11月达到自治区档案工作一级标准。截止2010年9月止,共整理归档文书档案212卷3331件,专门档案中会计档案274卷,稽查档案77卷,税收会计档案898卷,声像档案5卷、280张,实物档案74个,包含我局建局以来所有的奖牌证书、电子档案24盘。撰写了组织机构沿革,大事记,全宗介绍,基础数字汇集,重要文件汇编、收入数据分析和图表等编研资料。初步形成了门类齐全的档案管理体系,档案管理人员队伍不断充实,目前共有兼职档案人员7人。档案管理经费投入逐年增加,近五年来累计投入10万余元。档案室库房面积大的达50平米、最小的为23平米,档案室均做到存档库、阅览室、办公室三室分设。档案室配备了空调、温湿度计、灭火器、窗帘、防盗门窗、激光打印机、复印机、扫描仪等硬件设备。档案工作的软件、硬件建设在近几年不断得到加强。兼职档案人员均积极参加了自治区、地区档案部门组织的档案培训,逐步提高了档案管理人员的综合素质,几年来,全局兼职档案人员均已轮训并取得相关培训证书。
二、档案在地税工作中发挥的积极作用
目前,托里地税系统档案工作正朝着良好方向发展,档案的价值在税收经济中日益显现,突出体现在:一是查税作证据,档案显身手。税务档案是税务部门重要的执法证据,是税务工作日益程序化、法律化、规范化的体现。近年来,档案工作的规范化不仅提高了基层规范建设管理水平,也大大提高了工作效率,特别是在稽查案件的查证方面,档案发挥重要的作用。如上级稽查局通过档案室提供的征管档案资料,查补税款近80万元。二是用好档案为服务机关提供材料。如在单位对综合楼进行工程改造时,及时提供了完整的基建工程图表的科技档案资料,为领导的决策及时提供了服务。三是档案成为税务宣传教育的生动资料。在地税成立十五周年之时,专门制作地税成就图片展,通过这些资料图片宣传让社会各界看到了地税人不断开拓创新的精神。四是为税收征管质量考核提供依据。完整归纳和保存税务档案可以最大限度地发挥税务档案在征收管理、税务检查、涉税证明的开具和为司法工作提供服务等方面的作用,通过近年的参与和实践,税务档案的重要性越来越被人们所认识。
三、档案管理工作中存在问题
(一)对档案工作主观认识不够。一是个别单位领导对档案工作认识不到位,在软、硬件配置和档案人员的配备上未做长期考虑,管理档案的人员也没有得到应有尊重和理解,被大家视为没有前途的人,才被发配搞档案工作,严重打击了档案管理员的工作积极性。二是档案管理人员自身工作热情不高,工作相对被动,缺乏对档案及档案管理相关知识的了解,不积极主动地更新知识,对档案管理在认识性、操作规范性和应用上也很不到位,具体表现出档案分类不准确、案卷归档不及时。
(二)对档案和档案价值概念模糊。在档案及档案价值的理解和把握上趋于数量化、片面化,在具体操作过程中易造成了不必要浪费。少数档案管理人员单纯地认为档案装订和归档应该多多益善,缺少对档案综合管理、利用的现实性与统一性相结合的高效能考虑,尤其是在档案价值的鉴定上表现为概念模糊,操作混乱。
(三)档案结构单一,管理责任不明,重点不够突出,不利于档案综合分析和利用。在反映税收征管实际的税收征管档案资料在质量、规模上有所欠缺。从总体上来说,现有的机关档案室的档案中税收征管档案还不够完整,在一定程度上难以实现档案利用者的多种需求。
(四)档案管理手段滞后,很难达到档案利用的最佳效果。随着信息化技术的飞速发展,电子缩微技术的新型模式档案的大量出现,给传统的档案管理模式提出了严峻考验。一是在管理模式上,由于缺乏对档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用。二是在管理手段上,有些人还简单地认为档案管理现代化就是计算机管理档案,只要摆设了计算机,档案管理现代化就实现了。
(五)不符合档案管理专业化、服务社会化的发展要求。由于目前税务档案人员的非专职性和非专业性,面对大量繁琐而又重复性的工作,加之档案人员又无时间上的保证,档案工作常常处于被动应付状态,档案整理的质量无法保证。
四、几点建议
面对新的征管环境,办公自动化的实现和信息一体化建设的推进,如何发挥地税系统档案工作在经济工作中的助推作用,使地税档案得到充分的价值挖掘和效率提升,托里地税结合工作实际,就地税档案管理工作,提出以下建议:
目前，各地的税务档案在初期一般采取分散和粗放式管理。各税务分局、稽查局的业务档案分开管理，缺少统一的部门协调，档案种类多、载体多、管理杂乱，给税务档案的查阅和利用带来了诸多不便。如今，这种管理方式已经不适应税收事业发展的需要。要想维护税务档案的安全性和完整性，最大限度地提高档案的利用率，必须对税务档案进行集约化管理，实现档案管理效能的最大化。
一、档案集约化管理的优越性
为了有效解决税务档案的粗放式管理，更加科学的服务税务工作，集约化管理是一条必经之路。对档案进行集约化管理，具有以下优越性：
（一）档案集约化管理有利于提升档案管理水平。档案集约化管理使税务各种档案门类更加齐全，运转更加有序，基本实现了档案管理的制度化、规范化、标准化和信息化。最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税评估、税务检查等方面的积极作用。档案集约化管理是对税务档案工作管理体制、机制的创新，对于整合档案资源，拓展服务领域，提升档案管理水平，有效推进税务档案工作的发展有着不可估量的作用。
（二）档案集约化管理有利于档案资料的开发利用和保护修复。档案集中管理增加了档案资料的存储量和系统性，提高了档案资料的传递和交流速度，可以更好地为领导决策和其他人员服务。档案进行集约化管理后，档案管理部门可以对系统的征管资料信息进行严格筛选、综合、归纳和提炼，为决策者提供决策依据。对档案进行集中管理，还有利于用户方便及时地检索到完整准确的资料。
（三）档案集约化管理有利于各类档案密级的执行。只有由档案管理部门的档案专业人员实行统一管理、专业化管理，才能准确把握档案的密级，有效掌握档案机密递减规律，确保档案的保管和利用。
（四）档案集约化管理有利于更好地实施信息管税。税务档案反映了税务部门征管工作的动态和工作成绩，是最重要的信息资源之一。根据信息论的观点，信息具有系统性、序列性和传递性，税务部门的信息化建设要求快速、准确的信息检索、提取、传输和显示，进而构建整个信息系统。对档案进行集约化管理，不但有利于档案工作的信息化，也有利于信息管税的实施。
（五）档案集约化管理有利于发挥档案主管部门的业务指导、监督和管理作用。实行档案集中管理，档案资料、管理人员和管理部门相对集中，便于档案主管部门对档案管理工作进行业务指导、监督和管理，从而提高档案管理人员的业务水平和工作积极性，提升档案的质量和管理水平。
（六）档案集约化管理有利于实现档案的“六个统一”。“六个统一”即统一资源管理，统一质量标准、统一管理系统、统一开发利用、统一技术服务、统一档案管理制度。
二、完善档案集约化管理的应对措施
档案管理是税务部门的重要基础工作之一，必须克服局部观念、封闭观念，树立整体观念、开放观念，实现档案的规范化、科学化管理，为税收事业发展提供保障。笔者认为，主要可以采取以下几个方面的措施加强档案集约化管理：
（一）全面规划、整体控制。相对独立的档案管理中心成立以后，逐步将原来分散在各税务分局、稽查局的档案全部移交入档案管理中心。力求将档案管理中心成为档案的保管基地和利用中心，实行集约化管理，实现对档案的整体控制，促进税务各类档案从专业化管理到综合化管理的转变，逐步实现档案管理的科学化、规范化和集约化。
（二）科学管理、制度规范。为了使税务档案管理工作有章可循、有法可依，在档案管理中心成立以后，必须着手建立起一整套统一的规章制度，作为整个系统开展档案管理工作的规范和标准。档案管理不仅应当执行上级制定的各项规章制度和国家标准，还应依据本单位具体情况，制定本单位切实可行的档案管理标准及制度，包括档案室工作职责、档案人员工作守则、档案材料收集、管理制度等，从制度上保障税收档案的集中化管理，真正做到依法建档、依法治档、依法管档、依法用档。
（三）结合分类、集中保管。档案集中管理以后，可能会出现“貌合神离”的现象，即形式上集中，实质上仍然维持原来的档案管理板块，各自为政。要从整体优化的指导思想和便于利用的工作原则出发，把档案在实体上构成一个统一的、科学合理的类别体系。为此，需要采用一种既能反映单位税收征管活动、又能满足各方面利用需要的综合分类法，使档案资料构成紧密联系的有机整体。另外，在接收各税务分局、稽查局实体档案的同时，还要将分散在各单位的档案电子数据库统一集中到档案管理中心的档案管理系统中，对档案电子数据进行再整合，规范录入格式和档号规则，实现全系统档案信息资源的高度集中。同时，在集中全系统档案实体资源和电子信息资源的基础上，还要实现服务方式、服务手段的高度集中，并依托现代信息技术，完善档案信息资源推送服务方式，最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税信誉评估和税务稽查等方面的积极作用。
（四）全面开发、信息共享。档案集中管理后，一方面可以集中人力、物力，更有效地全面利用开发档案信息资源；另一方面，要逐步建立健全档案管理的网络体系，并作为档案信息系统纳入单位信息系统予以管理，实现信息共享，更好地服务税务事业发展。在具体工作中，一要搞好档案的编目和档案检索工具的编制，完善检索体系，实现多渠道、多角度检索；二要探索档案信息资料开发利用的手段和形式；三要积极开展档案资料的编研工作。
（五）加强培训，提高素质。档案管理人员不仅要具有良好的政治素质、强烈的事业心和高度的责任感，还要掌握档案学基础理论和税收业务专业知识以及计算机应用、办公自动化、信息管理等技能，能够适时、全面地提供税收征管信息，为税收事业发展建言献策。为适应这一变化，必须对档案管理人员进行培训，培养档案管理复合型人才。可以对档案管理中心的专职档案员以及分散在各税务分局、稽查局、机关各部门的兼职档案员进行全面培训、统一管理，提高全体干部职工的档案管理意识，营造关心、支持档案工作的良好环境。
一、明确办法细化职责不断规范征管资料管理
税收征管资料是形成于征纳活动的第一手材料，它包括税收征管资料的收集、流转、整理、归档、保管、使用等环节，而收集、流转是整个税务资料管理的核心内容。针对过去部分税务干部“重税收任务轻资料管理”的情况，该分局在征管资料规范化管理过程中，坚持做到“五个明确”，不断规范征管资料管理。确保征管资料管理在内容上全方位，在形式上程序化。
一是明确收集内容。为了规范涉税资料的内部流转及保管，分局制订了《征管工作流纸质涉税资料流转、保管处理试行办法》，分别对依申请的工作流、依职权的工作流所需的涉税资料和纳税人报送的申报资料的流转、保管办法进行了明确。对于依申请工作流的涉税事项，由受理环节负责受理和返还审批文书。对于依职权工作流形成的资料，由调查执行环节负责有关涉税资料、文书的收集、整理，归入纳税人户籍资料夹保管。对于纳税人纳税申报报送的申报资料由受理环节负责受理、整理和保管，对逾期报送资料的也由受理环节负责催收。也就是说：纳税人上门申报、申请的各类资料由受理环节负责收集；上纳税人门调查、执行而形成的资料，由调查执行环节负责收集。
到目前为止，分局已明确了包括税务登记、纳税申报、税款征收、发票管理、纳税评估等92条工作流程，涵盖分局各股室之间的工作职责及各环节必须提交的各类税务文书和资料。
二是明确传递环节。根据税务登记、税款征收、发票管理等征管业务流程特点，逐一明确股室之间、股室内部人员之间各岗位人员的传递职责，对所有上报资料实行由副分局长扎口负责制，既加强了对资料的审核把关，又确保了资料上报的及时性。对一些当场受理、当时决定的事项，由受理人当即处理并将结果直接返还纳税人。工作流终结后，由受理人将有关涉税文书、资料整理后直接归入纳税人户籍资料夹。而受理环节受理后需转调查环节、核批环节的工作流，由受理环节审核受理。对可以出具《受理通知书》的，向纳税人出具《受理通知书》。受理人员受理后，有关信息在机内流转的同时，将纳税人提供的纸质资料转至调查执行环节。调查环节调查后，将纳税人提供的资料和调查纸质资料暂存，同时将有关调查信息在机内转至核批环节，核批环节核批结束后，及时通知受理环节打印核批文书，一份由纳税人凭《受理通知书》领取，另一份转调查执行环节，由调查执行环节连同纳税人提供的资料及纸质调查资料归入纳税人户籍资料夹。受理环节对纳税人报送的资料进行形式上的审核，主要包括：资料内容齐不齐、项目填写全不全；而调查环节主要调查核实纳税人所填资料的内容，对纳税人填写项目的真实性负责；核批环节对受理和调查工作进行全过程监控，对工作质量全面把关。
三是明确传递办法。统一编印《税务资料传递登记簿》，人手一本，规定所有征管资料传递都必须进行登记，具体登记资料传递的时间、名称、份数、传递人以及资料反馈时间等内容。资料接收人在接收资料时必须在登记簿上签收。资料传递登记办法进一步明确了各环节的工作职责，形成了环环相扣，相互督促的工作局面，工作效率大为提高。如，在“4+1”联动资料管理中，首先明确了“4+1”联动联络员，具体负责分局内外联动资料收集整理工作。同时，由各岗位每天从上级局联动信息平台、CTAIS征管系统、税收监控决策系统采集的信息数据和日管中发现的异常信息，报“4+1”联动联络员统一登记，并提交分局“4+1”联动领导小组进行讨论；分局“联动领导小组”在接到联络员提交的任务清单，结合分局税源的实际情况，讨论分解联动任务，明确任务责任人，规定完成时限和任务要求，并以《联动任务分配单》的形式，书面传递相关岗位进行分析处理，由相关责任股室签收。各职能股室在接收到下达的任务单后，积极组织力量，落实各项工作，按要求及时完成相关任务，并制作《联动任务完成情况反馈单》，交分局“联动领导小组”。分局“联动领导小组”根据相关股室的反馈情况，对照市局联动任务要求进行查核，对已按要求完成的任务，及时向市局联动办反馈，对不符合要求的，责成相关股室重新办理，从而确保联动任务按时保质地完成。
在“四小票”核查工作中，分局安排专人负责接收异常发票信息，对异常发票不管金额大小，每票必查，核查中对“缺联”、“重号”、“不符”的异常信息逐条逐项与企业抵扣凭证原件及相关购销合同、资金往来进行核对，对属技术性差错需要整改的，向企业发出“涉税事项通知书”，由纳税人签收；对非技术性差错、需要移交稽查异地协查的，及时填写《其他抵扣凭证协查表》和《委托协查发票明细清单》，及时传递给稽查部门。2007年。该分局共组织“四小票”核查286份，移交稽查异地协查243份，发现假票15份，全部移送稽查立案查处。
四是明确资料传递时限。根据分局实际情况，对各岗位各环节之间的资料传递时限作出明确规定，做到工作有计划，管理有标准，使各项工作内容格式化、资料传递程序化，形成流水式作业，基本上杜绝了上下之间、股室之间、股室内部之间相互推诿扯皮的现象，切实提高了工作效率，方便了纳税人。同时，按照“谁收集、谁整理、谁装订”的原则，分局所有资料由各责任人负责分类整理，编印卷内目录，打印资料封面，并自行装订成册。年后1个月内统一移交综合股检查验收，统一编号，统一加贴标签、统一归档保管。
五是明确责任追究。为保证资料规范化管理取得实效，分局除了对税收征管全过程实施监控外，还结合月度“四考一挂”和对责任区考核工作，以税收征管资料为依据，按月组织执法检查，排查征管工作中的簿弱环节和征管资料的缺陷，敦促分局干部规范执法，确保分局各环节之间实时互动。对因个人主观原因造成工作逾期、传递超限以及不符合传递质量要求的，视情况给予批评教育并限期改正；被纳税人投诉情况属实、造成恶劣影响的，对相关人员进行责任追究。
二、结合实际精细管理抓住征管资料规范化管理的主动权
实施征管资料规范化管理，其落脚点就是要加快征管资料管理的现代化进程，实现对征管资料信息储备、综合查询、数据运用等多项功能。在实施征管资料规范化管理过程中，该分局结合基层税收工作实际，坚持做到“四个结合”，不断提高征管资料的利用程度。
(一)“分户管理”与“分类管理”相结合。对于税收档案来说，不论是“一户式”管理还是“分类式”管理，其原始资料本身都是一致的，不一致的只是排列组合的方法不同而已。纸质资料一旦按某种分类方法归档装订后，就很难再改变。针对这种情况，分局按照“一户式”管理要求及以往“分类式”管理的特点，要求户管资料严格按户管理，类别资料实行分类管理。如纳税申报资料按户收集装订，纳税评估、“四小票”核查等按类别收集装订，基本实现了“户管式”与“分类式”档案管理模式的结合。
(二)项目内容与征管软件应用相结合。手工资料与征管电子信息是相辅相成的，一方面征管电子信息来源于手工资料，另一方面，一些手工资料又取数于电子信息。为确保电子信息与手工资料时间同步、内容一致，分局结合2.0征管软件上线，对原有电子基础数据进行了认真核对和维护。为了确保数据维护的准确性，分局在将上级下发的异常信息分解下发前，一方面主动请教专业信息技术人员，认真理解数据维护操作的具体要领，严格对照ctais2.0操作规程，规范每个操作步骤；另一方面细化分解任务，明确责任，明确时限，高标准高质量完成数据维护任务。在数据维护过程中，逐条核实信息，坚决清除垃圾数据，对现有纳税人的信息进行了一次全面审核、清理，有效地保证了征管资料的正确性。
(三)档案格式与税务文书规定相结合。对应当形成档案资料的，统一按照《全国税收执法文书式样》，统一使用规范化的档案格式，全面规范“表、证、单、书”式样，确保征管资料的规范统一、装订美观。
(四)档案管理与电子文档管理相结合。对每年的档案检索目录全部输入电脑，建立电子检索目录，便于快速查询资料。如果想查阅纸质资料，可通过电子档案搜索查询的方法，查出档案目录号，直接查找书面档案即可，从而缩短了查找时间，提高了工作效率。
三、征管资料规范化管理取得的成效
促进了分局税源管理质效的提高。实施征管资料规范化管理，在征管资料归档存查的基础上，更好地为纳税评估、税源监控提供完整信息和查询分析功能，并应用到征管实际工作中，实现对纳税人税务登记、纳税申报、税款征收、发票使用情况等各项涉税事项进行实时监控，从而进一步提高了征管资料利用水平，强化了税源监控。
一、加强领导，健全网络，促进档案工作更快更好的发展
1、将档案工作列入重要议事日程。该局领导历来十分重视档案工作，每年将档案工作纳入单位的目标管理，同其他工作一起研究、一起部署、一起落实。局领导班子对档案工作经常进行定期的专题研究，认真查找存在的问题和薄弱环节，及时制定整改措施，研究进一步做好档案管理和服务的办法措施，真正做到了认识到位、组织到位、措施到位。
2、健全完善档案管理体制。今年该局根据人员的变化和机构设置的改革及时调整了档案管理领导小组，由一把手局长任组长，各科室负责人为小组成员，下设档案管理办公室。档案创建工作由局档案管理领导小组负责指挥和协调。另外该局还把档案工作作为绩效考核的一项重要内容，与局其它工作同部署、同组织、同考核。
3、抓好专兼职档案人员队伍建设。该局把素质好、文化程度高、责任心强、熟练掌握计算机操作技术、能胜任档案工作的人员选配到档案工作岗位上，并保持相对稳定。为了不断提高档案人员的业务技能，每年将专兼职档案人员全部送出培训，并请市档案局业务人员现场指导，到兄弟单位参观学习，使他们的业务素质和能力得到很大提高。
4、加强学习，营造开展档案工作的良好氛围。为确保档案工作有法可依，有章可循，该局通过各种形式，宣传档案法律、法规、规章，从而提高了全局人员的档案意识，使档案工作成为全局上下人人知晓、人人参与的份内事，营造了开展档案工作的良好氛围。
5、加大基础设施投入力度。该局努力整合现有硬件资源，在现有档案用房的基础上，今年又在金税大厦建造了100多平米的档案分库房，配有17列档案密集架，一台5匹的立柜空调和一台智能微电脑控制的除湿机。
二、完善制度，严格管理，全面提升档案工作整体水平
在继续巩固和完善省一级标准的基础上，该局进一步加强档案管理制度建设，提高档案管理工作标准，全面提升档案管理水平。在制度建设上，为进一步规范税收业务档案的整理，结合江苏省国税局“一户式”征管材料管理要求，先后修改制定了绩效考核办法、ISO作业指导书有关档案管理的内容，并重新制定了《档案管理工作暂行办法》，进一步明确了档案工作职责和任务以及归档范围和整理要求，使文件材料的形成、积累、收集和整理有据可依；在业务建设方面，认真贯彻有关档案工作的法律、法规和业务标准，对室藏所有档案进行了全面整理和整改，基本上做到了档案分类科学、排列合理、编目规范、保管期限划分准确、归档质量符合标准要求，并注重档案资源建设，实现了各种门类载体档案的集中统一管理，初步建立了一个门类齐全、内容丰富、结构合理、载体多样的档案资源体系。近年来，该局连续以高分通过张家港市档案局组织的档案年检。
三、科学管理，有效结合，全面推进档案信息化建设进程
档案信息化建设是一项战略性工作，关系到档案资源能否实现科学保护和有效共享。为此，该局把档案信息化纳入单位信息化建设的总体布局，坚持档案信息化与政务信息化、办公自动化统筹考虑，同步推进。围绕“信息设施现代化、室藏档案室数字化、档案信息利用网络化、电子文件管理规范化”这一目标，不断加快档案信息化建设进程。一是加快数字档案室建设进程。该局继续加大档案技术装备更新力度，稳步开展室藏档案数字化工作。该局充分利用与省国税局联通的公文处理信息系统以及中软档案管理软件，将电子数据直接导入数据库，节省了大量的人力与物力，收到了良好的效果。目前，该局己建成了各种门类档案的文件级目录数据库，并对永久、长期的文书档案和一些重要档案进行了全文数字化，实现了在网上查阅档案目录和全文的要求，并对数据定期多套备份，确保档案信息与系统的安全。二是加强电子文件归档与管理。电子文件的归档与管理，是数字档案室建设的基础。该局现用的中软档案管理软件和中国税收征管信息系统（CTAIS2.0）具备电子文件自动采集、鉴定、归档等功能，基本符合电子文件归档与管理的要求。三是加快税收征管信息步伐，全面应用中国税收征管信息系统，将税收征、管、查、督查、监控全部纳入信息化管理，实现网上申报、受理征收、扣款、查处、监控电子信息化，并且户籍资料与电子信息一一对应、配套管理，提高了科学化、精细化管理水平。
四、与时俱进，突出重点，促进档案工作再上新台阶
强化档案信息资源的开发利用工作。档案工作的生命力在于服务。因此，该局档案工作以“为领导决策服务、为税务各项工作服务”为宗旨，档案人员充分利用档案资源，积极开展编研工作，目前，该局档案室编有《大事记》、《组织机构沿革》、《荣誉汇编》、《发文汇集》、《基础数字汇编》、《创建青年文明号汇编》、《张家港保税区国税局管理志》、《重大案例分析汇编》、《稽查优秀案例选编》等汇编资料，为领导决策和各科室业务工作提供了有效服务为领导决策和各科室、稽查局工作提供了有效服务。
