20*年度全市档案系列初级专业技术职务评审工作在市人事局管理下，由市档案局具体组织实施。根据国家人事部和省、市人事部门有关专业技术职务评审工作的文件精神，结合我市实际，现将20*年全市档案系列初级专业技术职务任职资格评审工作安排如下：
一、评审范围
全市各类国有企业、事业单位和非公经济组织中，在档案专业技术岗位上任职并符合申报初级档案专业技术职务评审条件的人员均可申报评审。
二、申报条件
(一)基本条件
拥护中国共产党的领导，热爱社会主义祖国，努力学习马列主义、思想和邓小平理论，实践“三个代表”重要思想，遵守国家法规，恪守工作纪律和职业道德，严守党和国家机密，积极为社会主义现代化建设事业服务。
(二)学历、任职条件
1、大学本科毕业，从事档案工作满1年，大学专科毕业任管理员职务二年以上，中专（含高中）毕业任管理员职务四年以上可申报助理馆员；大学专科毕业从事档案工作三年以上，或中专（含高中）毕业从事档案工作五年以上，可直接申报助理馆员。
2、大学专科、中专（含高中）毕业，从事档案工作1年以上，可申报管理员。
3、比较系统地掌握了档案专业基础理论和专业知识，了解有关档案工作的方针、政策和档案工作的规章制度。
4、参加档案人员持证上岗培训并取得上岗资格证。
5、取得由国家统一颁发的初级计算机等级考试资格证书。
6、参加市档案局职改办组织的档案业务知识水平测试成绩合格的。
7、近两年来档案室已达省一级标准或AA级以上标准单位的档案员可适当放宽评审条件。
(三)转评条件
1、从事档案工作一年以上，具备其它系列初级专业技术职务者可转评为档案专业初级专业技术职务。
2、20*年底前已由其他系列转评为档案管理员职务并符合助理馆员任职条件的，可以申报助理馆员。
三、其他有关事项
(一)推荐、申报、评审程序按照《山西省人事厅关于印发<山西省专业技术职务任职资格评审试行办法>的通知》（晋人职通字[2001]45号文件）规定执行。
(二)申报材料内容
1、县（市）区人事局、档案局、主管单位人事或职改部门出具的推荐评审函。
2、人事部统一制发的《专业技术职务任职资格评审表》一式三份（贴一寸近期免冠彩照），各项栏目内容填写一定要准确、规范；单位意见等各项手续完整，不得有空栏。（此表不需装订）
3、业务自传1份（不得少于1500字），由单位加盖公章。
4、《申报档案专业技术职务任职资格评审简表》一式15份，并加盖单位人事或职改部门印章（印章不得复印，用A4纸打印，正反两面）。
5、有关证件：学历证书、任职资格证书、聘任证书、获奖证书、单位档案管理等级证、档案人员上岗资格证、国家统一颁发的初级计算机等级考试资格证、专业知识考试合格证等的原件及复印件（复印一律用A4纸）。
6、所在单位及主管部门公示证明。
7、所有复印件须加盖推荐单位或人事部门的印章。
(三)报送材料注意事项
1、报送的评审材料一律用钢笔填写清楚，要真实、完整、一致，不得漏项，由推荐单位审查核实，在有关栏目加盖公章，市属单位的加盖主管部门公章，县（市）区属单位的由本县（市）区人事局和档案局审核盖章，按规定时间上报，过期不候。
2、《申报档案专业技术职务任职资格评审简表》中，“从事档案工作年月”一栏内填写“××××年××月”，工作单位应具体到档案部门，如×××档案处（或室、馆）。
3、所报评审材料（实证材料为复印件）须按归档要求整理规范，编目装袋。
4、材料规格、份数及报送时间严格按本通知要求，凡不符合标准及逾期者不予受理。本单位必须出具公示证明函。各单位及主管部门一定要坚持原则，实事求是，严格把关，认真核查，确保申报材料的真实可靠。实行申报、评审结果公示制度，未按省人事厅晋人职通字[2001]45号文件规定进行公示的单位，不得推荐申报。
(四)申报时间及地点
时间：20*年9月1日至10月30日
地点：*市档案局职改办公室*
联系电话：*
联系人：*
关键词：报到证 档案管理 思想教育 就业指导
中图分类号：G641 文献标识码：A
1 高校毕业生报到证现状及其利弊
报到证的历史是一个不断发展的过程，它源于统包统分就业体制下的“派遣”，走向“双向选择”就业体制下的“报到”，因而兼具服务性、政治性和管理性。
1.1报到证的社会作用
面临毕业的高校毕业生要想顺利离校走向社会，除了拿到毕业证、学位证外，还需要用心管理好自己的报到证、档案、户口，而这个报到证就是管理自己档案、户口的重要依据，否则即使毕业了，也不能顺利走向工作岗位或不利于今后发展。很多毕业生毕业时忙于论文答辩、找工作等，根本没有认识到报到证的重要作用，认为它只是一张无用的“介绍信”而已，殊不知，报到证虽然是计划经济体制下的产物，很多重要作用都已经随着历史渐渐淡化，但在如今市场经济体制下仍然发挥着一定的社会作用：一是记载毕业生初次参加工作的时间，二是用人单位、人才机构接收毕业生的有效文字证明，三是便于毕业生主管部门准确掌握各地学生的就业情况，更好地制定出促进高校毕业生就业的相关政策，四是为毕业生落实自己的档案和户口提供依据，五是档案材料的重要组成部分。
1.2报到证的弊端
报到证的前身“派遣证”还有很多其他作用，比如干部身份证明、国家统招计划内的学生、计算工龄、转正定级、规定时间报到等。随着市场经济的发展和“自主择业，双向选择”政策的深入，这些作用基本不复存在，报到证也因此衍生出了很多问题，其弊端日益明显。一是我国并无相关报到证的法律依据，其合法性受到质疑；二是干部身份无法证明，除非是考入编制的学生才能享有；三是国家统招的全日制毕业生这个作用其实在毕业证上已经充分证明，并且全国联网有据可查，报到证这个作用显得多余；四是报到证期限现在并没有严格规定，很多毕业生毕业后一两年都没有去报到；五是绝大部分回原籍的报到证与工作单位不是同一个地方，报到地也根本不看毕业生的报到证，很多学生的工作单位也不知道报到证是什么，因而履行报到手续也失去了它应有的意义；六是改派报到证手续繁琐，携带材料多且不易找齐，因为报到证白联在档案袋里面，解约证明在原用人单位，加上新签约单位证明、学校介绍信、毕业证等原件材料很难一次找齐，如果是外地工作学生为了一次改派至少得耗费2个工作日，并且改派还要收取150元的费用，加上路途费用等，无疑又是一笔经济和精力负担。
2 毕业生档案管理的作用及方法
2.1毕业生档案管理的作用
高校毕业生档案管理工作其本质上是一项政治性的工作，它必须遵循国家档案办法，依照集中统一、便于利用、维护档案完整与安全的原则，按规定执行管理。毕业生档案主要包括高考录取材料，党团材料、毕业生登记表、体检表、成绩单、奖惩材料、就业通知书、年度鉴定表、实习材料等。主要记载了毕业生在校期间的思想表现、学习情况、家庭情况、社会实践等内容，是用人单位录用毕业生的重要参考依据，也是补办相关毕业或学历证明等的重要证明材料，同时也在职称晋级、购买医保社保、落户、升学、出国、移民等方面发挥重要作用。
2.2毕业生档案管理的方法
很多毕业生在毕业时都对档案一无所知，甚至不闻不问、随意处置，毕业后根本不清楚自己档案在哪里，直到需要时才恍然记起，然后四处寻找补办，给生活和工作带来了很多麻烦。按照国家政策规定，现阶段对毕业生的档案管理主要有如下方法：
一是落实了工作单位且用人单位有人事管理权的毕业生可以直接将档案从学校寄送至工作单位。其优势是日后办理保险、职称转正定级等十分便捷，劣势是有些用人单位存在扣留n案问题，束缚人员自由流动。
二是没有落实工作单位的毕业生，可以将档案留校2年，两年后若学生未对档案作任何处理，学校会直接将档案寄回生源地。其优势是学校保管毕业生档案安全可靠、不收费用，劣势是存在学校的档案永远是学籍档案，不是人事档案，涉及工作工龄等人事证明就没办法出具。
三是毕业时无论就业还是未就业都可以将档案转回生源地，优势是办理手续简便，适合在生源地就业的毕业生，劣势是如果以后不在生源地就业的话就需要重新转递档案，重新改办报到证。
四是把档案存放在人才机构，其优势是便于随时调取档案，适合创业和灵活就业的学生，劣势是毕业生与人才机构交流少，信息不畅。自从2015年《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》出台后，档案存放在人才机构不再收费，导致很多人才机构拒绝收外地生源毕业生档案。
3 毕业生报到证与档案的关系
毕业生档案去向和报到证去向既存在关系，又不完全相关。报到证是档案投递的依据，是档案的重要组成部分，档案包含有报到证，档案凭借报到证寄送。然而，“档案存放地”和“报到证抬头”是两码相关的事，一般报到证抬头就是用人单位名称，也是档案存放单位，但有很多特殊情况。
熟悉并掌握了保管利用室各项业务，完成了档案馆2008年度工作量统计报表；对2007年出版类、基建类、财会类的案卷进行编目、装盒、给号、上架工作，其中出版类共41卷次115件，基建类25卷次247件，财会类；统计了2006年度档案排架情况，09年4月开始进行成绩翻译新系统的功能测试和维护工作，共制作新系统中英文成绩单模板多少个，反复调试安装新系统软件10余次，经过一段时间对该软件的深入学习和钻研，完成了符合我馆工作流程、涵盖校内外用户管理的权限设置，制定的详细的操作说明，为我馆进行现代档案管理工作起到了重要作用，该软件现已进入正常使用和软件推广阶段。同时接收科技处、新闻中心等单位档案共计736卷次，照片114张，光盘25张。自5月整理毕业生照片以来，统计并抽出毕业生照片培训类40张，普通毕业类304张，底片77张，亲自下各院系考证照片35张，合计421张。参与了暑假前毕业生档案整理工作，包括高职院、生科院等多少个院系，共计多少人次的档案整理工作，使我受益匪浅。
上查档岗位以来，主要负责接待查档，发放毕业证、学位证，成绩翻译工作以及成绩翻译系统和档案借阅利用系统的功能测试与维护工作。从9月至今，接待校内外因公因私查阅和借阅档案人数约620人次，查阅和借阅案卷2346卷，其中包括认证，干部档案整理多少，正在借阅与著录的2009届研究生教学档案等，复印档案共计1374张，发放欠费欠贷款学生毕业证学位证共计128人次，其中2009届16人次，2008届46人次，2007届42人次，2006届14人次，2005届10人次。从2009届8月17号到2009年11月8号利用新版成绩翻译系统翻译成绩单多少份；并撰写软件使用说明和软件推广书，起草了“档案馆关于开展成绩翻译业务服务模式创新试点的公告”及“档案馆出台支持我校师生校友出国留学新举措”的公告。11月初开始测试档案借阅利用系统，并基本掌握了功能与设置，进行了符合我馆需要的权限设置及南大之星的数据库对接功能，此系统已进入的使用的初步阶段，这两个软件的投入使用为数字化档案馆建设起到了一定的积极作用，并受到了一些用户的肯定。
同时也是在我馆工作中才发现自身还有很多不足和有待改进的地方，总结如下，第一：对档案理论学习还不够扎实和全面。第二：工作中过于讲求效率而忽视了一些细节问题，细致不够。第三：对工作大胆创新的少，死板接受的多。根据自身的缺点和不足，在今后的工作中，要不断提高个人综合素质，争创佳绩，并不断注重个人综合素质的提高，尊重领导，团结同事，及时请教，认真完成工作任务，并不断地开拓创新。
为了客观、公正、准确地评价专业技术人员的专业技术资格，充分调动专业技术人员的工作积极性和创造性，进一步规范我市初级职称评审工作，已对档案系列初级技术人员初级专业技术资格评审条件作了部分修订，现印发给你们，请遵照执行。试行中遇到的问题，请及时向人事局反馈，以便近一步修改完善。从今年起初级专业技术职务任职资格证书需到市人事局加盖钢印，否则不予认可。
本条件从公布之日起试行，此前评审条件即行作废。
附：《*市档案系列初级专业技术资格评审条件（试行）》。
*市人事局二0*年*月*日
抄报：省人事厅
抄送：本局各局长、专业技术人员管理处（5），存档。
*市档案系列初级专业技术资格评审条件（试行）
总则
一、为客观公正地评价档案行业专业技术人员的学识水平，鼓励多出成果，多出人才，促进档案专业技术人员队伍建设，结合我市档案行业的特点和专业队伍的实际，特制定本条件。
二、按照本条件经评审合格并获得相应技术资格证书者，表明已具备相应的专业技术水平和能力，其职务聘任与工资待遇由所在工作单位按国家有关规定确定。
三、本条件适用于我市各级各类档案馆和企事业单位从事档案工作的现职人员，及各级档案行政管理部门从事档案业务管理的人员。
四、档案管理专业初级专业资格的名称为管理员、助理馆员。
五、本条件由申报条件、评审条件组成。申报条件包括职业道德、学历、资历、考核等内容，属资格审查范围，主要由各级人事部门负责初审。评审条件包括专业技术人员的学术、工作能力和业绩成果等内容，主要由评委会负责审查和评定。
分则
申报条件
六、凡申报初级档案专业资格的人员，必须坚持四项基本原则，遵守中华人民共和国宪法和法律，具有良好的职业道德和敬业精神。
七、担任技术职务的专业技术人员，必须具备相应职务的实际工作能力和相应的业务知识与技术水平。还应具备相应的学历和从事技术工作的年限。
八、评审管理员资格的申报条件是：符合本条件第六条要求的中等专科学校毕业生从事本专业工作二年以上，高等院校专科毕业生从事本专业工作一年以上，经考核能够胜任本职工作，年度考核为合格或优秀。
九、评审助理馆员资格的申报条件是：符合本条件第六条要求的高等院校本科毕业生从事本专业技术工作一年以上，专科毕业生从事本专业技术工作三年以上或从事管理员工作两年以上经考核能够胜任本职工作；参加继续教育符合规定要求，年度考核为合格或优秀。
评审条件
十、管理员资格评审条件
（一）初步掌握档案管理工作的基本知识，并在实践中能较好的应用。
（二）对档案工作有关规章制度有一定的了解，并初步掌握档案工作的基本方法和技能。
（三）能较好的完成本职工作任务，经考核胜任本职工作。
（四）符合继续教育有关规定要求。
十一、助理馆员资格评审条件
（一）掌握本专业基础理论知识和技术，具备相应的工作能力。
（二）熟练掌握本专业的技术规程、标准，了解本专业的主要法规、政策，并在实践中能贯彻执行。
（三）能解决本专业工作中一般技术问题，具有一定的实际工作经验，参与指导管理员工作。
（四）在档案的收集、整理、保管、编目、鉴定、编研等管理工作中，熟悉二至三个岗位业务规范，并能熟练操作。
（五）参加过地、市级以上档案业务专业培训，并取得合格证书。符合继续教育有关规定要求。
十二、在近二年内有下列情况之一者，不予申报和推荐：
（一）在年度考核中有一年被评为不合格者。
（二）无故不参加继续教育培训或继续教育培训末达到规定要求者。
（三）抄袭、剽窃他人著作、成果或谎报业绩者。
关键词: 高校毕业生就业学生档案工作作用突出问题思考
学生档案工作是高校学生教育管理工作中的一项基础性工作,包括毕业生档案的收集、整理、出档、转递、提供咨询服务等具体工作项目。学生档案工作不仅关系到毕业生从学生向社会人的转变,而且对其今后就业、职称评定、婚育证明、转正定级、政审、办理养老等社会保险和开具出国、升学有关证明等各方面都有影响。因此,高校毕业生就业中的学生档案工作,对学生工作者及毕业生个人而言,都不可忽视。
一、高校毕业生就业中学生档案工作的作用
1.提供档案利用,为用人单位的人力资源管理奠定基础。
经过收集、整理、归档等环节而形成的毕业生档案系统、有序地汇集了毕业生学习期间的学籍记录、奖惩记载、社会活动情况、相关社会关系等一系列内容,用人单位通过对学生档案的查询,在对员工个人能力、兴趣的分析与评估的基础上,可以了解毕业生的能力结构,分析毕业生的素质状况,从而比较全面地了解学生在校期间的经历与表现。
2.协调学生档案管理,为毕业生就业提供及时完整的档案材料。
学生档案材料的收集归档主要包括学生入学登记表,毕业生登记表,毕业生就业通知书,入党(团)材料,奖学金登记表及在校期间奖励、表彰,以及惩处材料、德育鉴定、所学课程的历次考试(或考查)成绩等材料。
3.进行档案管理咨询服务,完善毕业生档案转递工作。
毕业生档案通过档案转递工作与毕业生就业同向流动,以实现“人档合一”的人事档案管理要求,档案转递工作的开始也是毕业生在校身份的结束,学校对毕业生的管理就此告一段落。
二、高校毕业生就业中学生档案工作面临的突出问题
1.档案转递。
(1)档案转出的问题:第一,毕业生升学,招生调档与应届毕业生毕业的时间差。如硕士生录取档案调档在每年的四、五月,本科生毕业时间在六月底,出档在七月初。由于升学招生时毕业生学籍等材料未能完整,造成应届毕业生升学工作中的两次投档,而且,各高校招生档案接受方法不一,或在研究生招生院,或在院(系),很可能两次转递地址不一致,未能将学生档案转递到实处。第二,退档及其再次投递。由于地址失误、单位管理机要权限的限制,造成学生档案转递被机要部门退档,需要学生档案管理工作人员主动与有关人员联系,或接受相关档案转递情况查询,落实具体的档案转递方式。
(2)档案接受的问题:人事(管理)部门档案管理滞后,接到毕业生档案未能及时整理,被误认为档案未收到,需要学校的学生档案管理工作人员借助毕业生档案转递单据,在毕业生与档案接收部门之间进行沟通,明确学生档案归属。
2.毕业生档案管理的相对滞后性。
(1)档案整理相对于毕业生求职活动在时间上的滞后性。目前,不论哪种方式,大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案。但是,人才市场日趋激烈的竞争,求职方式的多样化,使得毕业生求职活动有超前的趋势,在校期间产生的档案材料散放在各系(院)、处(室)乃至个人手中,学生档案工作与毕业生择业活动相比,从材料的收集到归档,呈现明显滞后的管理模式,应届毕业生学籍、人事管理等材料在需要为其求职提供凭据时,往往尚未能收集、整理齐全,造成毕业生档案材料缺乏系统性、完整性。
(2)档案提供利用相对于用人单位查询的滞后性。近年来,不少用人单位陆续走进高校,举办供需见面双向选择活动以招募人才。这种方式通常由高校就业主管部门牵头,先介绍毕业生情况,而后由用人单位通过看档案材料,再确定面洽人选。因此,学生档案管理部门能否提供详实、全面的学生档案就显得至关重要。有的在关键时刻如果不能提供大学生档案材料,就会严重影响毕业生就业。
三、对毕业生就业中学生档案工作的思考
1.树立动态管理学生档案的观念。
(1)档案情况的变动性。由于学生学习具有一定的周期性和阶段性,因此,学生档案材料是在变动中不断丰富的,有学籍、求学经历、奖励、处分、撤消处分等变化等,使得学生档案管理工作从档案接收、归档到转递、出档,始终处在动态运作当中。(2)动态收集的可能性。大学生学习生活具有一定规律性,档案材料的形成过程,从开始时的入学登记,到结束时的毕业离校,学科考试、评奖选优、社会实践等活动都是有组织、相对集中进行的。动态管理学生档案的目的,就在于适时补充档案材料,及时归档,最大限度地有效提供档案材料,切实为毕业生就业服务。
2.毕业生信息资源的共享。
(1)资源共享的工作因素。毕业生就业中的学生档案工作涉及学生管理、教学管理、档案管理等诸多学校管理部门,这些部门有共同的服务对象――应届毕业生,有共同的工作目标――完成毕业生就业计划,也有共同的信息源――毕业生个人信息及就业信息。(2)资源共享的支持环境。高校作为高等教育的教学、科研基地,有着丰富的资源优势及得天独厚的人才优势,校园网的建立更为信息资源的共享提供了切实可行的技术平台。将计算机数据技术和网络技术用于毕业生就业工作,不但能减少就业信息管理工作中的重复劳动,还能提高毕业生档案管理的技术水平及工作效率,有助于及时、准确地掌握毕业生档案运作的状况。在数字校园建设和现代化管理手段在高校各部门间普遍应用的今天,毕业生信息网络化管理已成为就业及毕业生档案工作的发展趋势。
3.拓宽毕业生档案服务范围。
(1)毕业生档案流向查询服务。第一,关于未收到档案问题的查询,应及时主动联系机要部门,为其落实档案转递情况;第二,关于遗留档案问题的查询,应建立档案滞留联系方式,注意对其个人资料的补充,以确保档案信息的连续性。(2)毕业生档案材料的证明服务。学生毕业后,因人事变动而档案管理一时滞后、本人材料不全或不慎遗失,学生档案管理部门作为毕业生信息资料的管理机构,应该为其学历、学籍、学习成绩提供相应的证明材料。(3)毕业生信息的数字化管理。随着高校办公自动化的发展,作为学校公共服务体系之一的学生档案管理部门,在毕业生就业工作中应将学生档案工作从单一的纸质材料管理发展成学生档案信息的采集、传播和利用的综合管理模式,依据高校办学特点及档案管理的技术水准,依托校园网的规范管理,主动提供服务,宣传学生档案管理政策,在设置查询权限的前提条件下,毕业生档案流向、遗留档案信息,满足毕业生及用人单位对学生档案的利用。
参考文献:
[1]李清.高校毕业生就业中的学生档案工作[J].档案,2006,(4).
关键词：职业院校 档案管理 就业推荐
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（a）-0-01
职业院校学生档案能够帮助用人单位对学生的生活、学习、心理及思想等各方面有初步且全面的了解。职业院校学生档案记录了学生在校期间学习、生活、思想及社会实践等各方面的历史信息，极大的影响了学生就业及日后的发展，目前我国职业院校就业以市场形式为主，个人、用人单位进行双向选择。参加就业招聘会的推荐书大多也是以学生档案作为主要的参考依据。因此做好职业院校学生档案管理工作对学生就业具有重要的意义。近些年我国大学生人数在持续上升，大学生毕业就业问题已形成严峻形势，就业问题日益明显。职业院校学生档案管理在用人单位及个人双向选择的形势下已经与职业院校学生就业关系密切。
1 职业院校学生档案
职业院校的学生档案是一份重要的档案，是学生在校期间学习情况、技术能力、思想政治、特长水平等信息的历史记录及第一手资料，极大的影响了学生的就业工作及今后的发展，是学生步入社会后人事档案形成基础。目前用人单位选聘毕业生通过双向选择的方式，聘用毕业生之前，用人单位通常需要先了解其综合素质情况，档案在一定程度上就提供了学生的综合素质信息，是用人单位参考的主要依据。通过对档案的查阅可以对学生进行综合评价。学生档案信息不完全会在一定程度上影响单位的录用[1]。
2 职业院校学生档案在就业工作中的作用
（1）是学生在校期间综合信息的原始依据。档案是社会组织、个人以及国家机构在社会实践活动中采用文字、图像及声音或其他形式保存的原始记录。职业院校学生档案是其在校期间学习、生活、心理、社会实践等原始信息记录。
（2）是学生步入社会的重要凭证。科技的发展使得各种造假技术可以以假乱真，有些人为了达到目的想尽办法办假毕业证、假学历以此来进行个人包装，所以注重学生档案信息的真实性十分重要，企业单位一般都会以学生个人档案作为聘选人才的参考依据，由此可见学生档案在毕业生步入社会，走入工作单位的重要作用。
（3）具有广泛的参考价值。用人但对进行学生的面试可以通过直接的面对面沟通获得最直观的印象，而档案则是企业单位录用毕业生的参考依据，因为档案是学生整体形象、综合素质的全面体现。学生档案中包含了学生学习情况、心理品格、思想政治等鉴定材料及在校期间获得的荣誉证书等，企业用人单位在看了档案才能对学生做出综合印象评估及评价。
3 就业难形势下对档案管理的影响
（1）档案是人们生活、机构变革、个人历史价值及社会发展的凭证，是个人发展、社会组织及国家机构变革的参考第一手资料，具有完整性、准确定及真实性。职业院校学生档案原始的记录了学生在校期间的生活、学习、个人成长发展等信息，是检定评价学生成绩、思想品格、素质优劣的参考依据。伴随就业难度增大，处于保护学生的目的，部分职业院校将各种有利于学生就业、发展的信息资料装入档案，采取“优化档案”[2]的做法增加学生就业的几率，表面上是维护学生利率，却无形中增加了档案管理部门的工作压力及矛盾，与学生档案的真实性、完整性、准确性相冲突。
（2）“档案优化”的做法损害了档案的尊严及公信力，档案一直具有神秘、公正、公信及不可任意篡改的公众心理地位，“优化档案”使学生努力的结果得不到公正的评判，使学生产生错误的思想，“拉好关系”比“努力学习”更有作用。长此以往对学生正确的人生观形成带来不良影响，不利于学生的就业。
4 档案管理与职业院校学生就业推荐关系
4.1 职业院校学生在校档案影响其就业机会
职业院校学生档案主要内容有以下几点：（1）学业情况，是学生学习成果的反映；（2）行为表现状况，体现了学生的思想道德素质；（3）学生心理素质情况，体现了学生的个性倾向及职业取向。心理素质情况是现代用人单位通用的人力资源管理参量；（4）身体素质状况，是学生身体健康状况的反映；（5）技能水平记录情况，学生参加的各项能力考试及水平鉴定情况的记录；（6）信用情况，现代企业极为关注学生的诚信品格，档案里面应该记录详细的个人信用情况，为企业单位提供全面详实的参考；（7）社会活动情况及成效，学生在校期间社交情况、任职情况及参加的科技比赛、大型活动等记录。学生档案是学生在校期间成长经历的历史记录，能够提供用人单位聘选人才信息，单位选择人才的时候会先审阅学生档案，然后供需见面机会。质量高的档案材料能够吸引用人单位的目光，对毕业生参与社会工作，定岗定职，晋升深造等具有重要的凭证作用，同时，也提供了毕业生选择工作单位及服务范围的自由。
4.2 就业档案服务于学生的就业、择业
通过对各个学校、不同专业及不同学历的学生就业情况进行统计分析，形成数据化信息资料，作为就业档案材料[3]，能够为以后的毕业生提供服务信息。通过就业档案材料，毕业生可以适时的进行自我素质、观念的调整，便于配合用人单位的要求，同样也方便了用人单位进行择聘策略的调整，学校可以依据就业档案定制毕业生相关政策。
5 结语
职业院校学生档案管理对促进其就业工作有重要的作用。档案管理部门应做好档案管理工作，使档案资料具有真实性、完整性、准确性，便于用人单位选聘合适的人才[4]；档案资料可以形成就业档案内容，对单位选聘人才、职业院校制定毕业生相关政策、学生进行自我调整都有积极的意义。所以定制完善的档案管理制度，使学生档案发挥应有的作用，服务于学生就业及单位选拔人才，对促进社会的发展有极大的影响。
参考文献
[1] 陈玲玲，王德艳.高校学生档案与大学生就业工作的探讨[J].民营科技，2011（1）：96.
[2] 张玉琴.就业难给高校档案管理带来的影响与思考[J].科技创业月刊，2011（6）：133-134.
2010年应届高校毕业生规模为20世纪初的6倍，2011年高校毕业生人数为660万，预计2012年全国大学毕业生人数将创历史新高的680万人。加之受到2008年以来金融海啸的影响，就业形势更加严峻，大学生就业也被称为进入30多年以来最难时期，各级政府部门纷纷出台相关帮扶措施，拓宽渠道保就业。
高校学生户籍档案管理的工作作为高校保卫工作的一个有机组成部分，是高校毕业生就业的一项重要构成要素。同时，搞好高校学生户籍档案管理工作，还能为社会的安定团结作出一定的贡献。如何做好高校学生户籍档案管理工作、如何改善高校学生户籍档案管理，以适应社会发展的需要，成为目前必须面对的问题。
一.景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的现状及问题
1958年，中国迄今为止唯一的一所陶瓷高等学府——景德镇陶瓷学院就在这座千年古镇诞生了，从而翻开了中国陶瓷高等教育的新篇章。现在，学院设有材料科学与工程学院、陶瓷美术学院、设计艺术学院、机械电子工程学院、工商学院、信息工程学院、人文社科学院、成人教育学院、科技艺术学院和思想政治理论课教学科研部等10个院部近40个专业，有硕士、本科、高等职业技术教育等多层次的培养形式，并向海外招收攻读学士学位和硕士学位的留学生。截止2012年3月，有在校本专科、研究生、留学生共计15000多人，户籍档案在校的在1万左右。
通过景德镇陶瓷学院保卫处全体人员的共同努力，学校的学生户籍档案管理工作从无到有、从简单到细致、从单一到全面，逐步发展起来，取得了一定得成绩。但是，与兄弟院校的学生户籍档案管理工作相比，还存在许多的不足和问题，主要体现在以下几个方面：
1、缺少科学的管理方法
目前，景德镇陶瓷学院的学生户籍管理还处于比较初级的阶段，虽然严格按照《档案法》和公安部门有关户籍本文由收集整理管理的法规来进行，但是管理方式、管理手段和管理技术都比较落后，学生的户籍资料还是以户籍卡片和简单的excel电子表格的形式存管，至今没有实现与景德镇市新厂派出所管理系统的完全对接。导致在查询和检索学生户籍档案和信息时，如补办身份证、查询原始户籍资料等，办理人要先到学校新校区户籍室查询，没有的话，还要到老校区进行查询，如再无的话，则再到景德镇市新厂派出所查询手工档案底存；即便是在学校新校区一次性查询到，也仍需到老校区开具相关手续再到新厂派出所办理最后的手续，整个办理的过程十分繁琐，且需要在多个地点往返和询问，费时费力。
2、没能适时完善管理制度
如今，学生户籍档案管理工作中不断出现新的变化，首先，我国现行的大中专院校学生户籍管理办法规定与前几年的已经有了质的变化，新生入学时，可以不在原籍办理户口迁移，上学期间，学生户籍档案不在学校，毕业时也无需再迁出；其次，景德镇陶瓷学院的在校生规模与前几年相比呈现倍数递增的趋势，相应的户籍档案的管理工作量也大量增加；第三，由于各种原因转学、退学、休学、开除的学生也逐年呈现上升态势，其户籍档案的清退和保管工作有一定的难度；第四，许多的毕业生在户籍档案挂靠学校2年后没有及时迁移，导致管理工作压力增加等。以上情况都要求工作中的管理制度相应作出调整，如在学生入学前，除了在入学通知中重点标注户籍迁移实行自愿原则之外；将是否进行户籍迁移对大学生将来毕业、就业、工作等的优缺点进行对比列表；尤其是户籍迁移后，大学生的城市户籍身份是无法回转为农村户籍身份，因而可能丧失很多惠农政策的优惠；以供学生和学生家长综合考虑，这样将在很大程度上扭转农村籍学生“跳龙门”的户籍概念。而景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理制度还是上个世纪制定的，没有及时根据当前的工作环境的变化适时作出调整和完善。
3、全程化管理程度低浅
高校学生户籍档案的管理过程大致可以分为以下几个环节：入学检查，入户审批，查询、补办、检索等，毕业检查派遣。在第一、二个环节上，景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理已经完全到位，而在学生户籍档案入户的过程中以及在校期间的查询等，尤其是毕业后的查询、补办等环节还处于比较低浅的水平阶段，甚至有的环节还处于缺失状态，不能更好的服务于在校生和毕业生。以往离校2年以上的学生需要调出个人户籍档案，由于学生个人不清楚自己离校时户籍的去向，也不清楚应该如何查询和办理。往往是先询问之前的班主任或熟悉的老师，由其代为去学工处毕业分配办公室和保卫处户籍管理询问。而毕业2年以上学生的户籍档案在新校区是无法查询，既无电子档案又无纸质档案，故要回到老校区保卫处；老校区主管该项工作的人员不是只承担此项工作，若因其他事项外出，则使得查询人或办理人无法及时查询和办理。这样的非全程化管理不仅不利于学生户籍的日常管理，也不利于非正常未调离户籍档案的清理，导致户籍档案越压越多，管理成本和问题增加。
4、不能及时创新管理
高校学生户籍档案的管理如何适应当前大学生就学和就业的需要是景德镇陶瓷学院还没有全面思考的问题，因此在创新方面就更谈不上。如新校区处于浮梁县湘湖镇，而户籍管理又归属于珠山区新厂派出所，办理相关工作需要先在新校区确认相关基本手续后，再到新厂派出所办理后续的手续，给学生以及学校户籍档案管理工作人员带来一定的麻烦。如能在管理属地和权限上申请由新厂派出所托管至湘湖镇派出所，则能有效的化解这一问题。又如景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理科设在保卫处，而学生人事档案管理设在招生就业处，如能实现类似政府办证大厅的办公模式，将学生户籍档案和人事档案的办理设立联合办公室，将有效提高管理效率和办事效率，也能更好的为广大学生服务。
二.对景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理改革的思考
基于以上工作中存在的问题，借鉴兄弟院校的成功经验，结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理的情况，做出如下的思考：
1、加强高校学生户籍档案管理政策的宣传
为了让学生便于自己户籍档案的迁移和相关利益的维护，一定要通过各种形式来加大对其的政策宣传，让条件成熟的学生不用将户籍档案迁移到学校，这样可以减少由于迁移过程的程序带来的错误而影响其户籍档案的管理。所以，景德镇陶瓷学院保卫处户籍管理科应主动与招生毕业处直接联系，在招生宣传材料、新生报道须知、学生离校须知等材料上，通过纸质和网络等形式，对学生和学生家长宣传高校学生户籍档案管理政策，告之学生及其家长在不同的情形下，迁移户籍档案到学校是否有利于学生的利益；迁移过程中的主要程序和办理注意事项；在校期间遇到不同的情形需要户籍档案证明和查询等，如何办理；毕业时如何办理户籍档案的挂靠和迁移等，让学生及家长全面认识和了解我校对学生户籍档案的管理工作。
2、逐步运用信息化管理的方式方法
在依法严管的同时，一定讲究科学管理。科学有效的管理，不但是高校学生户籍档案工作顺利进行的必要条件，而且也是提高工作效率和服务水平的有效途径。可逐步对现有的户籍档案管理工作实现电子化管理，将每年新进的学生户籍档案必须实现纸质档案扫描入档，并借助学校信息工程学院的师资力量，开发自用性的学生户籍档案管理系统，将学生纸质档案的内容进行实时的录入，这样可以保证纸质户籍、扫描户籍、户籍电子信息系统的三位一体，以提高工作效率。另外，在日常工作中，将之前积压的户籍档案按照学生毕业的年份，逐年电子化，改变现有户籍档案案卷目录和卡片目录的单一化，逐步使学生户籍档案管理走上现代化的轨道。
3、建章立制，规范管理
（1）收集制度
新生在到校报到的过程中往往会出现材料不全或材料遗失等情况，当前还出现了冒名顶替入学、学生户籍迁移证和身份证信息不一致等情况，这些都使得学生户籍建档工作遇到一定得难度。因而必须有严格的收集制度来保证所收集的学生档案是真实可靠的，如果这第一步没有做好，势必影响到后面各个环节工作的正常开展。为此，诸如增加新生班主任作为兼职档案管理员的制度，可以用以在收集环节来加强对档案识别的力度。
（2）立档和整档制度
结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的特点，可以以学年度来分阶段实施相应的立档和整档管理。学年初，对新生进行立档，实行分学年度按院系分卷建档制度，学年末，对本届毕业生的毕业生分配名册、户口迁移证存根、常住人口登记表等整理归档。另外，每个学期期间，对中途退学、转学者的户籍档案进行及时的整理，注明时间、去向以及原因，以备查考。
（3）使用制度
在具体的工作中还常遇到学生需要户籍档案办理相关事宜的情况，甚至包括在校期间临时要迁移户籍档案回原籍等情况，所以加强使用制度的建立非常必要。尤其是学生出国深造、毕业后需要结婚生子或是贷款买房、考公务员等的需要，学校可以在使用过程中开设“绿色通道”，为学生提供使用上的便利。
4、加强全程化管理
在入学检查、入户审批、毕业检查派遣等环节之外，加强查询、补办、检索等环节的工作，利用各种政策条件和技术手段，实现在景德镇陶瓷学院新老校区内，学生户籍档案办理、查询、办理等的“一站式”管理，强化全程化管理。如在新校区户籍管理科设置远程身份证办理系统，由学校户籍管理人员对学生进行基本的确认和照片拍摄，通过网络传输照片和相关基本信息到新厂派出所的服务平台，减少办证学生来回办理的时间，也减少办理资料的丢失和错误的概率。
5、利用勤工助学等形式创新管理
一、毕业生应如何对待自己的档案
现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人力资源的重要证据。另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。由于国家相关政策规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人力资源服务机构托管了。其实，学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的是你的人事档案，如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报道证人社部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人力资源服务机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报道日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人力资源服务机构负责办理。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用。
二、充分认识毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系
毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人力资源服务机构。这时学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人力资源服务机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以实现。
三、毕业生就业后档案、户口如何转移
毕业生的档案由学校按其就业的单位或生源地，发机要交通专递到各地市毕业生就业指导中心。个别高校由学生本人自带档案的办法是错误的，毕业生就业指导部门有权拒绝接收此类档案。毕业生的户口由学校派出所按报到证上标明的就业单位迁移。就业报到证、升学的录取通知书是毕业生档案转出的凭证。报到单位开到哪里，户口、档案就转到哪里，没有工作单位的签发到毕业生生源地。单位没收到档案，则需要毕业生向各学院负责毕业生就业工作的老师查询，看档案发到什么地方去了，只要发的是机要交通专递，都有详细的地址和接收人，一般都能查到详细情况。
四、毕业生的档案应如何托管
按国家政策规定，组织、人事部门或其所属的各级人力资源服务机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，毕业生考取公务员的，其档案应由组织人事部门管理。各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理大中专毕业生的人事档案，一般由委托的各级人力资源服务机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人力资源服务机构托管人事关系。另外，各级人力资源服务机构，如省人力资源、市人力资源、各区人力资源等，它们的区别只是所属部门不同，其他无任何区别。哪些毕业生的档案适合到人力资源服务机构托管呢？主要是那些不想回本地而想将户口落在学校所在地的毕业生、准备考研的毕业生、还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生，以上这些毕业生都可选择将自己的档案人事关系放在人力资源服务机构托管。对那些申请出国（出境）的学生户口和档案，由毕业生联系本地人力资源市场或者其他地方落实接收户口、档案，签订协议书领取报到证，到保卫部办理户口转出手续，到学院办理档案转寄手续。户口、档案的转入手续由学生自己负责。
五、毕业生档案托管的内容及享有的服务
毕业生办理档案托管主要包括以下内容：（1）以保存人事档案关系为主的人事，包括档案管理、婚育管理、出具人事证明等；（2）以社会保险为主的，主要包括为单位和个人代办养老、失业、医疗、住房公积金等保险；（3）为毕业生办理党员转正、职称评定等手续；（4）办理出国手续；（5）毕业生可以随时流动，省内改变单位，出省就业办理调动手续等有关内容。只要办理了人事档案，就会享有毕业生的转正定级、档案工资的晋级、职称晋升申报、办理落户手续、出具省份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等，并可以享有代收代缴养老、失业、医疗保险等服务。
就业推荐表及就业协议书的印发
毕业生进行双向选择、签订就业协议书
升学信息统计（2014年4月）
核对就业方案：（5月底）
毕业派遣：打印报到证、档案转递、户口迁移（6月）
报到证的归档及发放（6月底）
毕业生离校（预计6月底）
就业反馈、统计一次性就业率（8月下旬）
一、就业推荐表
作用：毕业生就业推荐表是学校为帮助毕业生就业，向用人单位出具的正式的推荐函，是毕业生身份的证明，每位毕业生只有一份。
印发：由学生就业处统一印发。就业推荐表内“学院意见”，由学院负责填写，是对毕业生在校期间表现的综合评价。学院务必加盖学院党委公章。
使用：毕业生在应聘时，只需提交推荐表复印件给应聘单位；毕业生被用人单位录用后，可将原件交给用人单位。
二、就业协议书
（一）签订就业协议书的流程
第一步 毕业生填写个人资料、签字
第二步 用人单位填写协议内容，签字、盖章
第三步 毕业生登录就业信息系统登记毕业去向
第四步 毕业生所在学院签字、盖章（党委公章）
第五步 学校就业工作处审核学生就业方案合格后盖章备案
所有签约手续完成后，毕业生、用人单位、学院、学校各执一份
（二）违约的不利影响
1.造成就业信息浪费，直接浪费岗位。降低就业信息利用率。
2.造成学校为服务于招聘付出的各项资源浪费。
3.影响学校和用人单位的长期合作关系。
4.不诚信行为破坏学校声誉，影响学校整体就业工作。
5.给用人单位造成时间、成本上的浪费，使招聘工作陷入被动。
6.师范生违约还会打乱前来招聘的学校下一学期的教学计划，造成不好的社会影响。
三、定向委培毕业生的就业
定向委培毕业生原则上须回原定向委培单位就业。
四、免费师范毕业生就业
按国家关于免费师范毕业生的相关政策就业。
五、报到证
（一）什么是报到证？
报到证的全称是“全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证”，由教育部直接印制，湖北省高校毕业生就业指导服务中心签发。报到证为一式两联，分为有色联和白联。白联又名为“全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书”。
（二）报到证的发放
毕业生离校时，学校就业处将报到证发到学院，由辅导员将其裁开，将白联（下联）归入毕业生档案，将有色联（上联）发给毕业生，并通知毕业生携报到证到用人单位报到。
（三）报到证的主要作用
1.到接收单位报到的凭证；
2.证明持证的毕业生是纳入国家统一招生方案的学生；
3.办理人事档案、户口迁移手续的凭证；
4.是毕业生参加工作时间的初始记载和凭证；
5.人才服务机构存档的证明。
六、档案的转递
我校毕业生档案由学校档案馆统一管理。
转递过程：毕业时由档案馆根据毕业生就业方案，通过机要局，统一派发。
档案动态查询：通过档案馆网站查询 电话查询 67867198
七、户口迁移
我校毕业生户口由学校保卫处统一管理
迁移过程：毕业时由保卫处按照毕业生就业方案办理户口迁移证，毕业生凭户口迁移证到相应公安机关上户。
户口政策咨询：学校保卫处户籍科67868179
户档托管或回原籍
以下情况毕业生适合办理户档托管或者回原籍：
1.毕业生落实的工作单位，但单位不管理毕业生档案的；
