合同归档管理第1篇

关键词：合同档案 归类 管理 措施

中图分类号：G272；F272 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）11（b）-0126-02

随着各大企业的迅猛发展，企业的经济活动变得愈来愈频繁，致使合同档案的数量也不断上升。要想实现数量多的合同档案的管理，就必须收集完善的合同材料。同时，进行合同档案归类管理也是十分关键的。就目前合同档案管理而言，多采用分散式归类方法，该方法存在一定的弊端，这种方法因企业合同档案相对分散，增加了合同档案管理的难度。分析企业合同档案存在的特征，结合管理注意事项，不难看出，企业合同档案管理方式的选择，更适合用集分式归类法。

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“―”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014―62―002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.

合同归档管理第2篇

关键词：企业合同；档案管理；归类

在我国经济飞速发展的今天，人们的维权意识也随之不断的提高，合同作为人们维权的重要依据，也被越来越多的人重视与运用。企业合同的定义是，在一个企业为了实现某一经济项目的目的，通过相关法律条例，由公司法人或相关负责人与其平等的民事个体之间的共同设立的及可变更也可以终止的民事的权力与义务之间关系的书面合同。在企业之中合同档案是企业的经济项目活动中产生的，记录这一项企业的经济活动内容的重要凭据就是企业合同，也是企业维护自己权益的关键凭证，其档案的归类管理的重要性不言而喻。

一、合同档案管理的特点以及其内容

近几年，我国经济飞速发展，其涉及的经济项目活动也越来越多，加上企业维权意识的加强，所产生的合同也日渐增多，要想管理这些合同就要合理化的进行归类存档，为其能更好的为审阅者更方便快捷的查阅这些资料，收集和整理合同材料就是其重要的一个前提条件，与此同时其归类整理也是其重中之重。就目前而言，合同档案所采用的方法是在整个档案库中归类到文书档案与科技档案之中的分散式管理归类法，这使得查阅有些困难。档案的管理基本要求按照企业运行情况和其管理方式来制定合同的内容。

我国最早的法律依据，在现如今更是市场权益保护的法律凭据的重要组成方式，它是具有法律效益的，有明显的法律特征，有很强的制约性。在合同进行的内容里面都是根据相关法律来进行的，否则将会受到制裁，正因为这种法律制约力使其有有力的凭证。[1]对于合同的甲乙双方，合同是重要的法律凭证，使得其在形式之前是受到法律保护的。规范的合同是运用书面的形式进行内容拟定，实行的合同技术资源的系统和真实可行的证据，其中包括：鉴定报告、责任书、技术合约等一系列操作来完成的，再按照当事人的要求进行拟定。

二、企业合同档案中出现的问题

（一）不利于的合同档案统计

现如今还有一些企业，在经济合同制定的过程中，往往忽视对对方的严格审查，轻信一些“熟”人的口头承诺，仅仅只凭借对方一个通知单就进行物品的交易，这样以来对方一旦失信，就会引起纠纷，从而影响公司的利益。另外一些企业虽然拟定的合同，具有一定规范性，但是其合同内容可能会使用模棱两可的话，这样很可能陷入诈骗当中。其中关键的就是，这样口头和不规范的合同收集起来相当困难，企业合同文件过于分散，经常会出现查找不清楚和丢失的问题，造成严重的后果，从而使得公司利益受到损害。

（二）企业合同过于分散

企业在合同签订之后，没有进行合理的档案规划和监控措施，导致合同的法律依照不高，也使得履行率非常低下。其主要的表现就是对要进行变更的合同文件没有及时处理，合同文件没有及时传送，使得整个合同档案管理出现了混乱，归档没有进行分类等一系列相关的问题，从而使得其造成不必要的损失。无论是档案管理部门或是相关责任人都没有在进行关注，企业合同的效率不高，其查找困难，有一部分原因是合同的档案管理没有进行系统的收集和排查，这也正是工作效率不高造成的，这也是其中必要解决的问题。

（三）企业合同档案不重视

档案管理除了在合同的有效期内进行能对合同双方进行制约和行事权力以外，其重要的一点就是对企业经济项目有效档案证明，其能在企业疏通管理流程制定计划等一系列的行动中为其提供帮助，企业之间的合同非常有必要的，同时劳务合同还能起到抑制员工流失的作用，和维护员工的劳动价值的重要作用。[2]但是就实际来说，企业合同在根本上没有起到其相关的作用，无论是员工或是领导都对其不是很重视忽略了其本身的意义，使得合同的查阅力不高，因为其不重视所以合同档案的管理一直没有被整改，还存在着很大的不完整性。

三、企业合同档案的归类管理的必要性解决方案

随着经济的发展，社会的进步，合同越发的重视起来，企业合同档案的归类管理合理化是非常有必要的，上文提到，一般的企业都是采用分散管理文书档案中的方法，这就给日常整理文件带来了非常大的不变，下面是提出相应的策略：

（一）合同规范化

合同的相应负责人应了解正常的合同程序，规范合同的形式，必须起到合同材料搜集的齐全并保管和移交给档案部门，从合同的特点可以清楚的知道，合同必须有全面的关联材料，不可随意拟定，应该按照标准的合同规范走，这样可以减少企业与相关主体的纠纷情况。档案部门也要随时进行合同档案的整理与归纳，确保合同的完整性。公司要制定相关的规定，每年在规定时间内进行合同的审查以避免可能发生的情况。[3]

（二）合同的归类原则

企业正常的档案管理，是将其分散到档案管理的两大类型当中，因此我们应该进行改革与创新，根据每一个企业的不同特点进行合同分类管理，其中包括在每一个档案分类中对合同进行单独分类，建立单独的归档处理，打破以往过于分散的合同归档，也可以按照《合同法》合同种类的相关规定进行合同归档管理，这样档案就清楚明确了。

（三）建立合同意识

各个部门的相关负责人对合同必须重视起来，建立合同确立意识。档案管理人员也必须要有严谨的工作态度，认知到合同是公司企业发展关键，也是企业发展的记录者。其应该对合同进行精细规划，可以对合同进行统一的编号处理，每一份合同都有自己唯一的标号，方便查找与保管。

四、总结

企业合同档案的归类管理是企业档案管理中的重中之重，必须要严谨的进行合理的规划和终结，找出其中的问题，进行相应的处理，才能更好的为企业提供最佳的法律凭证，从基础的材料收集入手，对其加强管理，对每一个小的环节的精细把控和合理的运用都是为了企业的更好发展，然而企业在经济飞速发展的今天立于不败之地。

参考文献：

[1]孙忠卿.电力企业产品档案分类管理的探讨[J].中国电力教育，2014（4）：218-219.

合同归档管理第3篇

关键词：档案管理；合同档案；探讨

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）03-0064-02

合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外，还有三个独特的特点，就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据，具有规范的形式要求和严格的时效属性，规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障，而合同档案形成经历环节较复杂，材料多，参与人员广、履行时间长，在管理过程中很容易造成疏漏。因此，如何规范合同材料收集、整理、归档、利用，使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据，如何使合同档案更好地开发利用，是每个企业必须重视的课题。

一、健全规章制度，明确管理责任

合同及其辅证材料多而繁杂，合同管理也必须健全相关管理制度，明晰合同档案管理责任，明确责任单位和责任人；目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”，所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求，合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档，而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据，因此为保障企业合法权益，从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。

在市场条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为，由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言，合同管理都采用统一领导，分级管理的模式，企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案，普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中，合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节，合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求，从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责，并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档，企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作，在档案管理制度上规范合同档案的分类整编，使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系，保证档案管理不留死角，确保合同档案管理达到优质高效，具备规范性和时效性。

二、强化合同档案过程管理，确保合同档案管理完整性

（一）合同档案齐全完整的重要性

合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长，如大型建筑工程需要几年时间，特别有些单位只注重主合同的收集，对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范，容易造成合同档案资料不完整，严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决，部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程，其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告，说当时该工程采取围标，招投标造假，且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证，查阅了当时合同档案资料，由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要，整个工程起止过程材料十分齐全、准确，足以证明合同招投标过程主要是合法合规的；决算金额比合同额大的原因十分清楚，其证据材料（如设计变更通知单、工程量签证单等）也十分齐全，检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范，具有较高的可信度，最终采信该档案材料，还了当事人的清白。因此，确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。

（二）明确、规范合同管理流程，保证合同档案收集及时、完整

合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门（法律顾问部门）、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全，需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为，保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章，合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档；对于我方先行签章的合同交付对方签章后，应在规定时间（如10个工作日等）内取得对方签章的正式合同文本，及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。

（三）合同档案的收集要求

合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高，档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整，合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档，双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管，避免合同档案的遗漏和有效性的损失。

三、明确合同档案归档范围、整理要求，规范合同档案的分类整编

（一）明确合同档案的归档范围

除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外，还要明确规范收集范围。一般情况下，一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同会签表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技术协议，方案书等。（4）变更、转让、终止等合同补充协议 （有补充协议的不可缺） 。（5）合同资信资质材料，包括：对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料；对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。（6）合同签约依据性材料，包括：询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。（7）合同履约过程材料，（履约过程有文件产生的应归档）包括：送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。（8）合同验收材料，包括：合同竣工（交货、发货）确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。（9）合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外，还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府（或相关部门）报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。

合同档案归档时一定要齐全完整，归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整，否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单，合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案，档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对，并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档，再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。

（二）合同档案的整理要求

合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系，保证合同的完整性；应当充分利用原有的整理基础，不宜打乱其原有的保存状况，整理后的合同档案要便于保管和利用。

（三）规范合同档案的分类整理

合同档案资料繁多，尤其工程合同，合同档案实行按“件”归档方式，按照“一事一档、一项一档”原则，分门别类，由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集，统一交合同归口管理部门整理。对单项合同（如采购、单项工程、融资借贷）及系统性较强的合同（如建筑、财务等），在整编中可多设一级类目，使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任，指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。

四、重视合同档案信息开发利用，维护企业合法权益

合同档案归档资料繁多，要利用好合同信息管理，建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具，及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化，按保密规定设定利用者权限，并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理，形成专题汇编，方便利用。

一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统，并与档案管理系统通过接口直接归档电子版，提高合同档案运转效率，通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享，便于服务企业的生产经营。

二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训，增强工作主动性和提高法律意识，积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况，确保档案信息完整。

三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用，利用实例的编写是凸显档案价值，促进档案工作的发展。

综上所述，合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点，使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范，对维护企业的合法权益，促进企业生产经营持续发展具有重要意义。

参考文献：

合同归档管理第4篇

关键词：合同档案管理 部门立卷 信息化 编研

【分类号】U231.3；G271

0 引言

地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂，地铁工程圆满顺利地建成，合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位，参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷，双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益，合同又起到了一个凭据作用。另外，通过对合同档案信息地提炼，把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别，针对合同管理过程中出现的问题，对地铁工程合同档案管理进行了探讨，从而规范合同档案管理，提高合同档案管理水平。

1 地铁工程合同特点及类别

地铁工程合同档案具有档案和合同的共性，又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为：专业性强，合同数量大，种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等；

2合同档案管理现状

2.1.合同文件材料不符合归档要求：合同支撑性材料有些原件缺失，有些为复印件，附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料，但是这些附件材料总是不齐，时有时无。

2.2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外，其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同；实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同；办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同；

2.3移交归档的合同文件材料散乱未经整理，合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解，在对合同进行整理组卷时，常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋，对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑，而且因合同附件材料很杂乱，合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握

2.4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大，平时合同都是批量移交，批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。

2.5合同电子文件目前尚未归档。

2.6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段，尚未着手合同的编研，合同档案资源价值尚待开发利用。

3合同档案管理思路

3.1建立合同档案网络管理体系，推行部门立卷制。

由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案，并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员，负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集，谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料，材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷，各部门下属公司合同档案管理人员组卷，实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统，又能避免合同组卷工作大量积压。

3.2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。

合同档案管理制度是合同管理制度的一部分，通过建设合同档案管理制度，规范合同档案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责，合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分，而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单，明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借，避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出，须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失，要查明原因及时处理，并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，这些均需在合同归档要求中明确。

3.3 开展公司合同管理人员内部培训，提升合同管理水平。

在公司内部开展法制宣传，增强公司各部门合同管理人员法律观念，增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求，明确合同整理细则，如何鉴定归档文件，如何排序，提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流，为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。

4.4加快合同档案信息化建设

公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来，就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量，减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输，即便于合同档案管理，又方便合同查询利用利用。

3.5开展合同档案编研工作，加强合同档案资源开发。

通过对合同信息进行著录，根据各部门需求，编制各类合同信息小册子和合同档案检索表，发放到相应部门，或是通过如OA平台或是信息管理系统平台合同目录信息等活动，即可以从合同中提炼出重要信息方便各部门利用需求，又可通过对合同信息的汇总给领导层提供决策参考。合同不仅是一种凭证，更是一种资源。把死档案变成活资源，把死合同变成活信息。

合同归档管理第5篇

制定规范，为电子文件归档和管理提供依据

2002年10月，在广泛调研的基础上，青岛市档案局制定了《青岛市电子文件归档与管理规范（试行）》（以下简称《规范》），《规范》规定了电子文件形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法，并体现出以下特点：

1．定义了归档电子文件光盘存储的信息组织结构

《规范》规定：“推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体。每盘存储载体的根目录下有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。”其中，“说明文件”用纯文本文件编制，该文件包含有关本存储载体的各种信息，包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间等；“著录文件”采用XML格式，保存了光盘存储归档电子文件的著录信息。著录文件采用XML格式一方面可以充分利用XML文件的设备无关性，减少归档电子文件著录信息对计算机系统软硬件环境的依赖性，另一方面可以方便办公自动化系统同档案系统进行数据交换，达到文件著录信息的共享，还可以经过简单的脚本编程直接用浏览器进行著录信息的检索和归档电子文件原文的查看，方便进行单位间信息的交流和政务公开出版物的编辑。

在归档电子文件子目录中，以子目录的形式存放归档电子文件，一件电子文件保存在一个子目录中，子目录名为全宗号＋归档年度＋保管期限＋件号，如000012002100001，其中第1―5位为全宗号，第6―9位为归档年度，第10位为保管期限（永久为1，长期为2，短期为3），第11―15位为件号，用这种方式保存归档电子文件的原文信息，利用操作系统提供的树型结构和文件名的自动排序功能，即使不通过档案软件检索功能，也可以方便地对归档电子文件按“件”分隔开并按照保管期限和件号进行查找，避免了若干归档电子文件统一保存在一个子目录下造成检索和查找的困难。

2．明确了电子文件的著录信息

《规范》在起草过程中，广泛调研了电子文件整个生命周期中从文件生成到文件归档过程中产生的各种信息，总结了归档电子文件的著录信息模板，包括文件信息、档案信息和电子文件信息三大部分。其中，“文件信息”描述了一份文件从生成到归档前的信息，主要包括拟稿人、拟稿时间、部门责任人、部门责任人审核时间、核稿人、核稿时间、签发人、签发时间、打字者、打字时间、校对者、校对时间、主送单位、抄送单位、发送时间、缓急程度、密级、收文者、收文单位、收文时间、批阅人、批阅意见、批示人、批示意见、承办部门、办理结果、办结时间等项目。

“档案信息”描述了文件归档后增加的档案方面的著录信息，主要包括归档人、归档单位、归档时间、全宗号、归档年度、保管期限、件号、主题词、分类号、鉴定者、鉴定时间、销毁者、销毁审批者、销毁时间、开放标识、题名、责任者、文件编号、附件、稿本、版本、版本说明等项目。

“电子文件信息”描述了电子文件在计算机环境中的生存信息，主要包括硬件环境、网络环境、操作系统、应用软件、文件类型、文件名、文件长度、存储位置、创建人、创建时间、修改人、修改时间、访问人、访问时间、载体类型、盘号等项目。其中全宗号、归档年度、保管期限、件号、题名、文件编号、责任者、签发时间、文件类型、文件名、载体类型、稿本等属于归档电子文件的必著项目，其他项目属于选著项目，目的是既让尚未实行无纸化办公的单位能够保存归档电子文件的最基本的信息（即归档电子文件的必著项目），又让已经实行无纸化办公的单位能够将其在办公自动化过程中形成的归档电子文件的背景信息完整地保留下来（将归档电子文件的选著项目从办公自动化系统中引用到档案管理系统中）。

编制软件，为电子文件管理提供支持

为使《规范》得到贯彻执行，青岛市档案局成立了机关档案管理软件开发组，研制了《易初档案管理系统》（以下简称《系统》）。《系统》在满足传统档案管理要求的基础上，对文书、科技、照片等门类电子文件整理提供了支持，主要表现为：

1．采用纸质等其他载体文件与归档电子文件合一的方式整理归档电子文件

基于《规范》中对归档电子文件的著录必选项目与纸质等其他载体文件基本相同，同时归档电子文件在现阶段尚不具备法律凭证作用，所以《系统》在整理归档电子文件的时候，没有对归档电子文件制定单独的整理方法，而是采用将归档电子文件直接“附加”到纸质等其他载体档案的目录上的方法来进行管理，并且规定对于没有纸质文件对应的归档电子文件必须重新制作纸质文件，对于没有其他载体文件对应的归档电子文件，则按照所对应门类的档案整理方法直接进行整理即可。如果其一件纸质等其他载体文件有相对应的电子文件归档，通过查看档案目录的方式就可以访问对应的归档电子文件内容，实现归档电子文件与纸质等其他载体文件的统一管理。

2．采用附加归档与链接归档相结合的方式管理归档电子文件

《系统》用附加归档与链接归档两种方式管理归档电子文件。“附加归档”是直接将归档电子文件加密后存储到《系统》数据库中管理；“链接归档”不是将归档电子文件存储到《系统》数据库中，而是仅仅存储文件路径位置的管理方式。

“附加归档”将归档电子文件直接加密存储到数据库中可以通过《系统》的权限逻辑来控制对归档电子文件的访问，防止归档电子文件在归档后被非法访问、修改、删除和感染病毒。但是，“附加归档”使《系统》数据库非常庞大，造成用户在进行备份等大数据量操作时速度减慢。

“链接归档”不将归档电子文件原文存储到数据库中，仅仅存储归档电子文件的著录信息，虽然归档电子文件可以脱机存储到光盘等一次写载体中，仍然不能避免归档电子文件的非法访问。不过“链接归档”可以避免数据库的异常庞大，所以《系统》在推荐档案室用户采用“附加归档”的前提下，又提供了“链接归档”的管理方式。在管理一些限制访问的归档电子文件时，采用“附加归档”的方式增加归档电子文件的安全性；在管理录音、录像、照片等安全性要求不高，但占用空间庞大的归档电子文件，采用光盘存储、“链接归档”的方式管理。

3．《系统》实现与其他办公软件的数据共享

根据《规范》对于归档电子文件光盘信息组织结构的要求，归档电子文件的著录信息是基于XML文档格式，所以《系统》对于著录信息的存储也是完全基于XML格式，而不是以某种格式的关系数据库形式存在，这样就为《系统》与其他办公自动化软件的信息交换提供了便利的条件。通过《规范》提供的归档电子文件光盘信息组织结构，其他办公自动化系统可以将需要归档的电子文件连同归档电子文件的背景信息一并写出，通过网络传送给档案管理人员，完成归档电子文件的物理归档过程，既完整地保存了办公自动化过程中形成的著录信息，又减轻了档案工作人员的压力。档案管理人员只需要点击几下鼠标，就可以完成归档电子文件的录入工作。

总结规律，探索出一套归档电子文件与纸质文件同步管理的方法

通过制定《规范》和《系统》的推广使用，青岛市档案局总结出了归档电子文件与纸质文件“四同步”的整理方法，即根据文档一体化管理的具体要求，使用办公自动化系统进行文书处理，文件流转完毕，运用《系统》进行归档，按照标准统一著录有关档案信息，同时在纸质文件上加盖归档章，予以编号（归档纸质文件的电子版本编号应与此编号一致）归档，文件的电子版本通过计算机网络系统进行查询。也就是说，在鉴定归档纸质文件与其电子版本一致性基础上，按统一的方法分类、排列、著录，以电子版本作为提供利用主要方式的过程，即同步归档、同步整理、同步著录、同步利用。

1．同步归档。制发的、收到的以及未经公文处理的纸质文件归档前，由文书人员核对文件材料是否完整，同时核对其电子版本的真实性与原始性。如果不符合要求，文书人员重新制作电子文件。如果符合有关要求，则将电子文件保存到指定计算机硬盘的指定路径中实现逻辑归档。归档的电子文件格式应符合《规范》的要求，否则应进行转换。如无法转换，应将其电子版本和相关支持软件一并保存。

2．同步整理。按照《系统》的要求，归档文件与归档电子文件采用“合二为一”的整理方法，两者拥有相同的档号和著录信息，所以在整理归档纸质文件的同时，归档电子文件也就整理完成了。具体做法是：对于发文及其电子版本一般在签发后，由文书将著录信息全部录入到《系统》中；对收文及其电子版本，一般由文书在收文登记时即将著录信息录入到《系统》中；未经收发文处理的归档文件及其电子版本在归档电子文件形成后一个月内收集并将著录信息录入到《系统》中。全宗号、年度通过《系统》自动生成；件号通过确定年度和保管期限后，由《系统》自动计算生成。不同的用户可同时向《系统》中著录需要归档的纸质文件和电子文件，《系统》将根据归档的先后顺序按照年度和保管期限自动生成归档文件的件号，从而确保不同的用户登记的件号在同一年度、同一保管期限中不重复。对于暂不确定保管期限的归档文件，例如尚未批复的本单位请示，可以先将其放入短期保存，保管期限确定后再根据批复的保管期限和件号确定该文件的档号。确定不需要归档的文件和清退、销毁的文件不做归档处理。在《系统》中保留一段时间后清除。

3．同步著录。归档纸质文件依据《系统》自动生成的件号，在纸质文件上加盖归档章并填写相关内容，电子文件保存在《系统》数据库中，待年度档案整理完毕后由计算机打印出归档文件目录。电子文件根据《规范》的要求，由《系统》自动生成归档电子文件的光盘存储信息组织结构，并刻录光盘，移交进馆。

合同归档管理第6篇

1 电子文档归档途径及方式的选取

电子文件较纸质档案相比在载体稳定性、安全性方面存在一定不足，损坏情况时有发生，如何对电子文档归档方式进行选择便显得尤为关键。通过长期实践人们发现，脱机采集数据、磁盘等介质移交方式可能导致数据丢失问题的出现，在磁盘质量较差的情况下，对文件可读性产生一定影响，基于此档案信息管理人员需要进行多个备份盘存档，但是该做法导致档案管理人员工作量急剧增加，存储磁盘数量同样有所增加。为了对上述问题进行解决，档案管理人员借助网络平台完成归档移交工作，然后通过光盘完成存储，下面对网络移交途径进行具体分析：

1.1 对电子文件信息汇集点进行合理选择

电子文档归档工作需要由计算机及信息管理部门负责，在办公自动化发展背景下，档案信息管理工作的标准化、系统化及信息化建设工作已经受到人们广泛关注，对系统进行开发时将目光聚焦于“集中统一”的方向，档案信息管理工作不再受到立卷单位人方面的限制，其系统能够更好的服务于某一方面或是某几方面的档案管理工作。信息管理工作的统筹规划同样为该部门工作的重点之一，并且需要带头做好集中统一式档案信息管理系统的开发工作，充分发挥自身电子文件信息聚集点的作用，保持相关技术设备和人才方面的优势，为档案信息管理及归档工作的开展提供更多支持。

在档案信息管理及归档人才、档案信息管理系统和相关技术设备的支持下，能够对具有存储价值的电子文档进行归档，并且可将其视为最佳途径之一。例如，我国某著名大学计算机及信息管理中心借助网络技术对本校的行政信息管理系统进行构建，将其细化成人事管理、教学及科研等几个子模块，财务结算处、教务部门、学生注册中心等均可与教学管理系统进行联系，共同组建数据交换网，财务结算部门需要完成学生交费信息的共享工作；学籍、毕业审查、授予学位及教学方面的工作由教务部门负责；学生注册、排课、选课及成绩信息共享方面的工作由注册中心负责。计算机及信息管理中心获取上述数据之后，需要完成集中处理工作，对信息汇总整理之后传递至不同的业务管理部门。每一年数据均有所增加和更新，信息中心需要严格根据档案管理部门要求对过期数据进行鉴定，并且完成整理编目一类的工作，并完成在线传输工作，移交至档案管理部门进行存储归档，亦或是通过光盘对其进行存储，每隔一段时间对其进行归档。

1.2 对计算机信息管理网进行充分利用

通过电子文档归档网线的开通能够为归档工作的开展提供更多支持。在计算机信息管理网日趋完善的情况下，数量众多的重要文件被上传至网络平台，业务管理部门需要对其进行挑选，进而对职能活动情况进行了解。上传工作开始前，需要根据档案信息管理人员的统一要求对文件格式进行统一和转换，为数据通用性及可靠性的提升奠定坚实基础，提高电子文档归档水平。至于未被传输至计算机信息管理网中的且需要存储的文件，需要交付电子文件形成部门完成整合及编目工作，借助网络信息平台将其共享给档案信息管理部门，在信息管理网的支持下档案部门及不同业务管理部门间设置了电子文档归档专用网线，并且在信息管理网基础上完成了归档专用子模块的构建。无论是上传或是未经上传的电子文件，只要其具有存储价值便需要借助系统分享给档案信息管理部门，在办公自动化及信息管理部门的配合之下，对电子文件归档工作的格式提出要求，并避免出现格式唯一的情况，需要将.dbf、.txt、.doc等通用性强文件格式进行适当应用。

上述两种电子文档归档方式中，均需要电子文件形成部门通过统一格式对其进行整理和编目，将其送至档案信息管理部门，并且避免档案部门出现私自下载等情况，为数据客观性及准确性提供更多保障，在对电子文件进行接收时，最好以光盘替代磁盘进行存储，提高电子文档归档及存储工作的安全性。

2 电子文档归档制度的健全

过去档案信息管理部门的归档工作以纸质文件的归档工作为主，并且已经形成了较为固定和稳定的归档团队，具备一定工作基础，不同立卷部门一般均具备立卷牵头人或分管领导，对立卷相关工作的开展进行监督管理。计算机及信息管理工作者的工作与档案信息管理工作联系甚少，因此对该部分工作较为陌生，与立卷归档工作者相比在经验方面有所欠缺，未能和档案部门进行更多的合作，并且不具备较为稳定的业务关系，在电子文档归档工作中容易出现不同的意见。基于此需要对原有纸质档案立卷人员的作用进行充分发挥，为电子文档归档团队建设及工作开展等方面提供更多支持。对电子文件进行处理时，和传统纸质档案整理及手工操作方面具有较大差别，相关电子文档归档人员应加强对先进技术、知识、理念等方面的学习，迅速适应新形势下电子文档归档及档案信息管理工作需求，在技术培训及业务学习方面的支持下对自动化知识及技能进行更好的掌握，为电子文档归档工作的开展奠定坚实基础。

数据录入者、信息管理及技术人员、业务管理部门负责人等均为电子文件的形成者及重要来源，对来源如此复杂的电子文档进行整合归档时，需要通过相应的制度对归档工作进行规范限制，确保归档人员能够严格遵照制度办事，根据立卷归档制度中对电子文档归档工作的要求开展工作，遵循信息管理程序开展工作，为信息管理工作的布置、考核及检查等工作的开展提供更多依据，提高电子文档归档水平。

3 电子文件归档

“?子文件归档登记表”的填写是归档工作中的重要组成部分，相关工作人员需要定期将具有保存价值的电子文件进行存储，根据格式要求将其存储至脱机载体中。此外需要做好归档鉴定、完整性及有效性鉴定方面的工作，根据国家文件及规定要求开展工作，将标识附于目录上，并且对审核、负责人意见签署等方面工作进行严格落实，根据归档要求完成电子文档归档工作：其一，汇总含有归档标识的电子文档，对归档数据集进行健全，并且复制到耐久性载体，一式两份，分别用于查阅使用及存储；其二，在包装盒及载体位置贴标签，对编号、保管期限、软硬件条件等进行注明，并且附上相应的归档登记表。

合同归档管理第7篇

[关键词] 项目档案；全程管理；固定资产投资

[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。

项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。

一、实施项目档案全程管理原则的意义

项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。

（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量

项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。

（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性

固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。

（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性

固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。

（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用

项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。

二、全程管理原则在项目档案管理中的应用

全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。

（一）通过前端控制贯彻全程管理原则

档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。

（二）通过合同管理贯彻全程管理原则

通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。

（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则

项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。

有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。

（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则

项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。

三、结 语

档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。

[参考文献]

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[3]王娅.高校基建项目档案全程管理模式研究[J].兰台世界，2012，（14）.

[4]侯伟霞.浅析固定资产投资项目档案的管理[J].中国管理信息化，2012，（13）.

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[7]姜红 .技改项目档案控制管理模式的探索与实践[J].四川档案，2012，（3）.

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[10]石丽.论固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案，2010，（3）.

合同归档管理第8篇

依据国家档案局《归档文件整理规则》和《区管委会文书处理部门整理归档制度》，结合我局实情，特制订本制度。

二、本制度所称文档是指区财政局在业务管理工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子材料等。

三、区财政局实行文书归档处室负责制。

各业务处室在管委会综合档案室指导下，定期归档后向管委会档案室移交或自主保存。归档责任部门是：综合处、预算处、国资处、经建处、社保处、财务管理中心。

四、财政局综合处牵头成立局文档工作检查小组

具体负责督促、检查各处室档案管理工作。局档案材料的归档工作按管委会综合档案室要求应做到“三纳入四同步”，即做到纳入各处室的工作计划和规划，纳入各处室的管理制度，纳入各处室有关人员的职责范围；做到各处室在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

五、文档管理职责。

各部门工作人员应一岗双责，严格按文书处理制度做好经办工作的档案材料收集工作，根据类目分别归档。各部门负责人为部门档案管理责任人，应按月督促、检查所属部门各岗位员工档案资料的整理和归档工作。

六、文档管理分工

1、上级机关下达的文件材料，综合性的由综合处归档，专业性或业务性的由业务部门或承办部门归档。

2、以财政局名义发文，原件由综合处收集归档，复印件和电子档由承办部门留存。

3、各处室日常工作中形成的各种综合性或专业性档案，由各处室归档。

4、两个或两个以上部门共同办理的文件，由主办部门归档，非主办部门保存复制件。

七、文档管理具体方法

1、分类

（1）分年度

归档文件应按其形成或针对的年度分开。一般来说文件应归入文件形成的年度；跨年度的请示与批复，应归入批复年度；跨年度的规划、计划，应归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，应归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，应归入会议开幕的年度；历经数年办完的文件，应在结束年归档。

（2）分处室

归档文件应按其形成（即承办机构）归档，即按某一机构形成（承办）的某一件事（问题）分别归档。

（3）分保管期限

归档文件按规定的保管期限，即永久或长期或短期分别归档。（执行管委会相关保管期限表）

2、排列。归档时应按文件的重要程度和形成时间顺序进行排列：

（1）批复、批示在前，请示、报告在后；

（2）正件在前，附件在后；

（3）印件在前，定稿手稿、修改稿、签发稿在后；

（4）转发通知、决定、批示在前，被转发件在后；

（5）结论性材料在前，依据性材料在后；

（6）其他文件材料按其形成规律和特点，按归档原则排列。

3、对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与文件材料不可分割的照片、字条等，要加边、修补和裱糊以便保持原样，长期保存；对较大的表格、纸张要适当进行折叠，拆除文件材料上的易锈蚀金属物。

4、文件的件数，一般以每份为一件；请示与批复，报告与批示，文件正本与不同稿本，正文与附件，正文与文件处理单，原件与复制件，转发文与被转发文，报表、名册、图册，来文与复文等可视为一件。

5、编目。需按部门按年度分类编号，可参照管委会有关编号方案。

6、装盒。将归档文件按处室编件号顺序装入档案盒。

7、填写备考表，资料清单录入电脑形成可查寻目录，方便档案的调用。

八、文档资料的归档时间和验收。

业务经办人办结某件事项后，一周内将形成的文书资料整理归档；处室负责人每月定期督促、检查所辖处室档案整理情况，并将本处室最新档案目录电子版报送综合处留存，同时组织好纳入管办移交范围档案的移交工作。综合处牵头做好，每半年对全局各处室档案管理的检查验收工作。

合同归档管理第9篇

关键词：新时期；医院；档案；收集与归档

一、医院档案收集与归档的现状分析

现阶段，国内医院的档案收集与归档工作还存在着许多问题，如档案意识薄弱，特别是档案的收集与归档的意识不高，医院档案材料收集不齐全以及档案案卷归档质量不高等。这不仅使查阅、管理档案的效率降低，而且还一定程度上影响了医院全局工作的展开。医院的档案收集与归档主要存在着以下问题：

1.医院档案收集与归档的意识缺乏

改善医院的医疗设备与医疗环境，提高医院医疗、保健等技术水平，努力为病人提供最优质的医疗服务一直是医院的工作重心。因此，医院的多数医务人员只重视业务的提高，而忽视了医院的档案收集与归档工作，造成了档案意识薄弱，在实际工作中，不重视档案材料的收集、保存与积累，更甚者将一些有保存价值的档案材料进行随意处理，或个别部门为了档案查阅方便，就采取将档案材料长期留存与本部门，而不向档案室移交，这就增大了档案材料收集的难度。

2.医院档案材料缺漏与不规范

医院在档案管理的收集与归档工作中缺乏与档案管理部门的有效沟通，导致在档案材料收集与归档方面就出现了大量的材料丢失与缺漏的现象，同时档案材料归档中，多注重纸质材料的归档，而对实物、电子、声像材料的归档较少；此外，档案材料大多在不同时期，通过不同的渠道获得，因此，档案材料中日期前后不一致或没有签字确认等不规范现象层出不穷。如：2010年底，我院计划将建于80年代初原留医部大楼进行拆卸重建。因年代久远，医院遗失了留医部大楼的国有土地使用证、土地红线图等基建资料。根据相关的法律、法规，我院在办理土地使用权变更手续前，必须先办理土地使用权遗失补证手续，需要提交补发土地证书申请、调查、审批表，刊登“遗失声明”公告的报纸，应缴纳有关税费凭证等资料。因为档案材料的丢失与缺漏造成医院浪费大量人力、物力，还拖慢了医院的发展步伐。

3.档案归档案卷的质量低下

成套档案材料某部分缺失、档案材料填写不规范以及档案所记载的内容与实际内容不符等一系列问题都直接影响着归档案卷的质量问题，使档案的质量下降，档案的价值降低。在实际的档案收集与归档工作中，部分科室由于立卷工作的繁琐，常常略过立卷程序，而直接把分散的未经整理的档案材料移交到档案室中，不仅使档案室的工作量增大，而且不利于档案材料的利用。

二、新时期加强医院档案管理的方法与对策

在新时期医院医疗改革的背景下，我国的档案收集与归档工作一定要将科学性与政策性相结合，使医院的档案信息资源得到有效的开发，为我国医疗事业的发展服务。结合医院档案收集与归档的工作实际，提出具体措施如下：

1.强化医院档案收集与归档意识

医院档案管理存在的诸多问题都与档案管理的意识不强有关，因此，医院要引起对档案的高度重视。医院在档案工作中，院领导要对档案工作高度重视，对档案工作进行精心研究，并制定出适合医院自身实际的整改措施，从经济投入、人员配备、设备装具购置等方面给予医院档案工作大力支持，确保档案工作的正常运转。此外，医院的档案工作要建立坚强的领导班子和过硬的工作队伍，确定领导责任制，并制定档案工作的阶段性目标，提高档案工作人员的素质以及服务意识、档案意识，使档案工作协调有序进行。

2.完善档案管理制度，对档案材料进行科学规范管理

健全档案管理制度，要以医院的规章制度为前提，与档案收集与归档工作的具体情况相结合建立审查与核对机制，材料的收集、鉴别、归档、保管与保密、鉴别与销毁的制度等等。医院在档案工作中要落实岗位责任制与健全的归档制度，对于医院各类档案均制定了相关管理制度，如仪器设备档案归档制度、科研档案立卷归档制度等等。同时医院档案办公室要定期与各部门联络，深入到各科室，指导档案资料的收集、整理和归档等具体工作，确保档案材料收集无遗漏现象，使档案工作顺利开展。此外，在档案的收集与归档中可以制定科学、实用的档案分类编号方案，建立全宗卷和档案管理台帐，将各种档案资料进行整理归档，包括声像、实物档案、文书档案等。在档案材料收集、借阅、归档等一系列过程中要做好登记，实施档案材料的规范管理。

3.转变观念，提高归档案卷的质量

新时期医疗改革背景下，档案价值的实现取决于如何有效地利用它为政治、经济、文化以及社会各项事业提供信息服务，让“死档案”变成“活信息”，是医院扎扎实实抓好档案工作的动力。在档案工作中，要敢于向传统的档案工作管理观念提出大胆的质疑，培养档案工作人员的独立思维，解决档案工作中的新问题。在档案工作要注重服务观念的转变，告别坐等上门借阅提供利用的旧观念，改被动式服务为主动式服务，使档案工作的效用得以真正发挥。

为充分的发挥档案工作的效用，改变档案使用的观念，需要对问题相似的档案材料可按时间先后顺序，组合成卷，并在案卷质量检查合格后，由单位负责人签字装订案卷，做到为借阅提供方便；对于立卷归档材料要进行整理分类，按照归档时间进行归档；在组卷的过程中，各科室要做到不将文件材料留在本部门，保证归档案卷内材料的完整性与系统性，这点需要对科室人员宣传档案完整性的重要性，发挥个人自觉性；以医院各项活动产生的文件材料为归档重点，并在档案材料整理过程中，要保持文件材料的本来面貌，需要档案管理人员合理安排整理工作，减少对文件与材料的损伤；对于有保存价值的档案材料，要单独收集进行立案归档，在档案材料传阅的过程中，需要做好登记并记录借出时间表述传阅期限，让借阅者合理安排归还时间；各科室的负责人要熟悉本部门的档案材料归档范围、立卷归档的程序等，并严格执行，这点需要让负责人明确新时代下档案工作的效用，通过宣传及培训等方式改变坐等借阅的观念，提高归档案卷质量，开展主动式服务，让档案发挥出最大的效用。

三、结语

在医院档案收集与归档工作中，档案材料收集信息量大，归档难度大，加上当下医院档案收集与归档存在着较多的问题，本文提出了强化医院档案收集与归档意识，完善档案管理制度，对档案材料进行科学规范管理，转变观念，提高归档案卷的质量的方法及对策，以适应新时期下的医院档案管理工作，更好的提高医院档案管理工作质量，发挥出档案的最大效用。

参考文献：

[1]徐鑫，阮英丽.医院电子档案的收集、归档与保护[J].中国医学创新，2009，6（7）：105-106.