关键词：重点工程档案管理项目组负责制
引言
宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。
一、建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系
宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。
宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
二、围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道
近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。
在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。
为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。
三、强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力
重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。
首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。
其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。
四、注重实效，健全完善的保证措施
重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。
4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。
4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。
4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。:
五、开发利用档案信息，促进档案管理工作
档案规范执行问题较多
重点工程项目档案资料的整理不够规范，施工控制过程记录(如测量文件、原始记录)不齐全，原材料合格证、复合报告、材料(构件、配件）质量保证书资料不齐全。
监理单位对重点工程项目档案的过程监理与工程报检职责不明
各种随工检查记录中缺少签字，签章手续不全，在工程报验时，工程的相关资料不够齐全、完整、准确。
总包单位责任落实不到位
总包单位管理措施不具体，责任不明晰，没有认真履行对分包单位档案的汇总、组织交付验收等合同规定；没有及时组织有资质的单位进行工程总平面图、工程管线竣工图的编制、归档。工程项目档案存在的问题如得不到有效解决与整治，重点工程项目档案记录的内容就难以反映工程的真实情况，势必会影响到工程的建设，乃至今后的投入使用、维护管理和改扩建。因此必须加强工程项目档案的管理与规范操作，重点做好工程项目档案归档工作，保证工程项目档案的质量。
加强工程项目监控，保证工程项目档案质量
(一)健全规范标准来监控
近年来，国家档案与建设行政管理部门相继制定了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重点建设项目档案验收办法》、《电子文件归档与管理规范》等有关工程项目档案管理的规范性文件和一般性质量标准，使工程项目档案工作有章可循。具体到每个工程项目，应当结合实际，根据工程项目文件形成、积累与归档各个环节的具体情况，针对不同部门分别提出具体标准与要求。不仅要明确归档范围和要求，还要规范工程项目档案材料形成的种类和质量。如果仅仅满足于归档范围，而未对形成过程作出约束，归档就会成为无源之水，无本之木，工程项目档案的齐全完整就成为一句空话。
由于时间紧急或场景特殊，工程建设者往往会忽略以下材料的收集和归档：
1.地基开挖后的情况记录。验基要对该工程地质情况作出简要描述，按规定该签章的个人和单位要完善手续。
2.工程隐蔽记录。凡是在工程施工中上道工序被下道工序所掩盖的重要部位应做好隐蔽记录。
3.质量问题处理记录。工程监理单位对工程活动中发生的质量问题及其处理措施、实施过程、处理后的检测结果和鉴证情况要做好详细记录。
4.主要建材、构配件试验报告。主要建筑材料与构件、配件，必须经过质量检验及技术参数测定，有的是供应厂商提供的试验报告，有的是承建单位委托科研机构进行检测。送检的建材、构配件一定要形成书面检测报告，供应厂商的试验报告也要收集齐全。
5.工程建设情况报告。单项工程和整个工程竣工后，应当撰写一个专题总结或情况报告，将该项工程建设情况及其基本情况，尤其是一些档案材料中没有记载而十分重要的材料，在总结中应加以说明，以备查考。
为确保这些重要档案材料的形成，必须通过工作标准、操作规程等做出强制性规定，并且在收集、整理档案材料的过程中认真加以甄别，鉴定文件材料的真伪，使所有档案材料能够真实准确地反映建设活动。
(二)运用管理制度来监控
严密、科学的管理制度，是确保工程项目档案质量的保证。建设单位在招标、投标以及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，要特别明确工程项目档案管理的责任与义务。勘察、设计、施工、监理等单位要认真收集和整理本单位所形成的工程档案，及时向建设单位移交。工程监理单位在对工程质量监理的同时，还应将工程档案质量纳入监理的范围，要完成一项审理一项，使工程项目档案质量得到全程控制。
(三)采取跟踪管理来监控
跟踪管理是国家对工程项目档案管理的基本要求，其主要内涵是档案工作要与工程建设开始同步，与工程建设同步，与工程竣工验收同步。实行同步跟踪管理，便于将工程项目档案质量监控机制贯穿于工程建设的全过程。
工程档案的同步跟踪管理要抓住以下关键环节，并明确相应的质量要求：
1.文字材料登记。对进入现场指挥部的所有文字材料，要有专人登记管理，注明文字材料的名称、编制单位、时间、来文单位、签收人签名等，发现来文不符合质量要求的要及时处置。
2.蓝图清点鉴定。蓝图需要逐套清点、鉴定，发现问题，如有缺图、漏项或不清晰、份数不够的，及时向设计部门索取，确保每套图纸的完整、准确。
3.变更设计归类。对设计修改、补充的变更通知单一定要按不同的专业逐份进行分类登记。可将设计变更依据性文件按其产生的来源分为三大类，即设计方编制的设计变更通知单，施工方申报经设计部门确认生效的业务联系单、技术核定单以及建设方产生经各方确认的有效图纸的会审、工程会议纪要等。这三大类文件一般经过设计方签章后即视为生效文件，一定要保证手续完备有效。
4.设备开箱技术文件收集。档案人员必须参加重要设备的开箱，详细填写好“设备开箱资料验收记录表”，作为竣工交付验收档案的凭证。若发现开箱资料不齐全、不配套，要及时反映，向厂家、商家索取，索赔技术文件。
5.声像、光(磁)盘归档。由于形成这些载体的渠道较多，经手人员复杂，稍微疏忽就容易造成档案散失。因此，档案一经形成就要立即收集、鉴定，妥善保管。
6.竣工图编制质量。目前，竣工图的编制主要是以施工图为基础，通过将施工过程中的有效变更依据性文件在施工图上予以充分、准确地反映和标记后形成的，保证了设计变更依据性文件在数量上的全面性与内容上的准确性，同时保证了竣工图的编制质量。这些设计变更依据性文件既是施工变更的依据，也是编制竣工图的依据。
实施工程项目档案管理“三同步”，保证工程项目档案质量
在工程项目档案管理工作中，必须做到“三同步”，即制定工程项目档案收集计划与工程立项同步，工程档案收集与工程设计、施工同步，工程档案验收与工程竣工验收同步。
(一)制定工程项目档案收集计划与工程立项同步这是做好档案收集工作，保证工程项目档案完整、齐全的重要环节。工程档案包括从工程立项到竣工验收期间产生的档案材料，贯穿于工程建设的始终，从另一个角度来看，它又分别产生于建设单位、设计单位和施工单位，而对大的项目来说，设计单位和施工单位往往还不止一个。因此，工程项目产生的档案情况相当复杂，如果没有一个详细的计划，要想最终保证档案的完整齐全是不可能的。因此，作为一个工程项目的所有者，同时也是工程项目档案收集工作的总责任人——建设单位，必须在工程立项时就制定一个详细的收集计划，包括该项工程可能产生哪些档案，分别产生于哪些部门，如何收集，以及质量要求等；同时还应明确专职或兼职档案人员的职责。
(二)工程项目档案收集与工程设计、施工同步这一阶段是工程建设的主要阶段，工程项目档案也主要产生于这一阶段。档案管理人员对于设计、施工过程中产生的工程项目档案，应做到随时收集，对较大的工程，还要对分阶段收集来的档案及时进行整理以防止散失遗漏；同时还要对有关部门进行监督，防止弄虚作假，从而保证档案的完整准确，确保其质量。
(三)工程项目档案验收与工程竣工验收同步以往，有关部门对这一环节最为重视，认为这是一个关键环节，把好这个关口，就能保证档案的完整、齐全并确保其质量。但事实上这样做其实是本末倒置，因为正如同工程质量在工程设计、施工阶段就已经确定了，竣工验收只是“验收”而已一样，工程项目档案的质量，也是在产生的时候就已确定了，这时再抓，显然是马后炮。
当然，也不能否认对工程项目档案进行验收的重要性。对工程项目档案进行验收是将各阶段、各部门产生的工程项目档案进行汇总，并按照有关规定，尽快归档或报送有关部门，以防止散失在无关单位和个人手中，造成“人去档空，不知所终”的结局。总之，工程项目档案管理实行“三同步”有利于杜绝虚假档案，有利于档案行政管理部门职能的发挥，有利于工程项目档案质量的提高，是确保工程项目档案质量行之有效的方法。
加强固定资产投资项目档案管理的措施
(一)强化责任意识，加强对工程项目档案管理工作的组织领导建设单位要根据档案法律、法规的要求，进一步强化责任意识，加强对档案工作的领导，建立健全项目档案工作领导责任制，将项目档案管理纳入部门职责和岗位责任制，与考核挂钩。建立以档案部门为核心，项目各参建部门共同配合的工程项目档案工作管理体系，对工程项目档案管理工作齐抓共管，确保工程项目档案管理的质量。
(二)强化全程受控，加强对工程项目档案工作的计划管理将工程项目档案管理列入工程项目实施网络计划中，实现立项阶段就制定归档计划，确定工程项目档案直接负责人，实行节点和全程控制，保证工程项目档案管理工作与各项工作紧密结合，从而促使工程项目档案的收集、积累与工程项目实施进度同步进行，使工程项目档案文件材料全程受控。
(三)强化合同管理，提高工程项目档案管理的法律约束力将工程项目档案管理的相关要求纳入合同管理，在工程项目委托招标与设计、施工、监理等参建各方签订合同、协议时，设立专门条款，明确对工程项目文件的编制责任、份(套)数、质量、交付时间、违约罚则等内容的规定；也可将有关标准与规范的内容作为合同附件，实行档案交付情况与结算挂钩。
(四)完善工程项目档案管理制度与业务操作规范完善工程项目文件管理程序和工程项目档案管理制度，做到程序化、成体系、覆盖全，职责要明确，要求要具体，控制和考核测试要有力度。根据工程项目具体特点，制定针对性、操作性强的归档范围、归档要求和整理编目规范。在工程项目实施的全过程中，加强电子、声像档案管理，并按有关标准及时整理归档。
为了使各部门/现场自主地控制文件编号，项目组制定了各部门代号、工作地点代号和文件类型代号，而来往文件编号组成规则见表1：发文为“项目名称－文件类型－地点代号－对方单位代号－年号－流水号（4位）”。收文编号从对方来文中提取。针对各个承包商提交的工程文件，项目组也为其制定了一整套统一的编码规则。工程项目各个工程阶段的相关编码规则主要包括地理信息码、设计图纸编码、设备编码、材料编码、建造完工资料编码、模型编码、供应商设备完工资料编码等，见表2。
2EDIS_PIP技术设计
有了标准化的档案编码规则，工程项目档案管理平台的应用便可以标准的文档编码为基础进行开发，其功能模块主要包括：收文管理、发文管理、版本跟踪、文档管理等。发文管理指项目组发送给外单位发文的拟稿、审批、发送全过程管理，流程示意图如图1。收文管理指项目组对外单位来文的登记、审批、处理、跟踪等全生命周期管理，流程示意图如图2，图2中虚线部分表示为可选分支，实线部分为主流程。版本跟踪通过对设计文件的传递和审批过程进行管理，对设计文件的版本升级过程进行跟踪，并形成跟踪报表。文件传送单的生成可自动进行，从而大大简化人员的操作，降低了人为出错的可能，设计图纸审批流程示意图见图3。文档管理模块提供了文档的统一查询界面。通过全文检索或高级检索，可以在全部文档范围内或特定目录范围内查询和管理文档。文档管理模块下主要有文档权限管理、文档目录管理、文档归档、新增文档等功能。
3数字化管理项目实施及应用效果
信息技术在企业的广泛应用，不仅改变了传统的手工处理数据的方式，而且触发了企业的管理模式、生产方式、交易方式、作业流程的全面变革，实现信息化管理与企业未来发展的战略目标一致，EDIS数字化工程的实施及推广取得了良好的效果。相对于以前线下办公，EDIS_PIP具有以下优势:改变了传统的管理模式。EDIS_PIP平台工作流很好地取代了原有的线下办公流程,把原来各自独立的文件管理和档案管理纳入统一的系统之内，避免不必要的重复劳动，能极大地节约资源和成本，并提高了工作效率。实现了档案工作的标准化和规范化建设。从文件的形成开始，一直到立卷归档，都必须认真执行档案案卷质量方面的标准规范，有效保证文件质量。实现了档案管理的现代化。文档一体化管理把文件管理和档案管理两套系统合并为一套系统，删除了不必要的环节，为计算机管理提供了方便。特别是，计算机联网或者向档案馆上报软盘制度可以加快档案馆档案管理的现代化进程。基于网络的管理方式使得企业内部沟通和协调不再受到地理位置的限制。让项目组与各现场之间保持更畅通、高效的联系，更好地实现信息共享，各类材料的传输更为快捷，最大程度地发挥这些信息的实效性。工作安排部署和贯彻落实情况实现了即时归集。
4未来发展与展望
关键词：档案服务；城市规划；项目生命周期理论
一个城市规划项目从立项到完成所经过的各个阶段，由于项目的侧重点发生改变，对应的档案管理工作也会发生变化。基于项目生命周期理论，城市规划项目可以分为四个阶段，分别是立项期、启动期、成熟期以及完成期，如何在不同阶段，准确、高效地做好档案管理工作，客观地记录项目编制过程的真实情况，更好地服务后续其他规划项目，具有重要的意义。基于项目生命周期理论的城市规划档案的信息化管理是未来主流的管理模式。本文以增城市城市规划设计室（以下简称设计院）的协同办公系统为例，开展协同办公系统的项目管理模块在实际工作中运行情况进行分析。
一、城市规划档案管理工作的三个发展阶段特征
随着城市规划档案管理工作制度的日趋完善，对档案的准确化、规范化、信息化、精细化、安全化的要求更加明晰，城市规划管理工作大致可以分为三个发展阶段。第一阶段，以项目结题、归档为导向。档案管理主要工作是收集规划最终成果，包括纸质成果和最终电子文档。管理流程简单，只需按年份、按类型归档即可，多数设计院在初期发展时期都采用这一模式。设计师根据新的项目需求，自行搜索设计院的档案库，新招聘员工也可以在档案室迅速了解、学习设计院已经完成的规划成果。第二阶段，以项目回溯为导向。在第一阶段收集最终成果的基础上，加强项目立项和项目编制中间成果的收集归档。项目立项包括项目建议书、项目招标文件、项目投标文件、项目开题报告等等项目在立项期主要资料。中间成果则包括了初步成果、中期成果、审查意见等项目在启动期、成熟期的主要资料。随着设计院规模变大，业务量上升，对档案管理的要求更加规范化，档案管理工作在项目立项期就已经开始介入，跟踪管理项目编制全过程。第三阶段，以项目流程、品牌延伸为导向。随着信息化技术手段的不断完善，档案管理可以做得更加精细化，由最初的成果管理转变为全流程的管理，最终成果也不再是档案管理的最后一个步骤，评奖材料、成果的可视化宣传展示等后续品牌管理成为新的任务。这一阶段，档案管理的内容包括项目立项、基础资料（包括案例资料）、工作日志、最终成果、评奖材料、科研论文、成果展示等方面，全面覆盖项目生命周期所涉及的四个时期。其中，新增的工作日志取代以往中间成果，通过时间流的方式，利用移动平台的新一代互联网信息技术，详细记录项目编制过程与甲方的交流过程，记录每一个重要节点对方案提出的修改意见，输出方案的时间节点，甚至是项目收款信息都可以纳入工作日志中。工作日志模块的出现，不仅解决了档案管理中信息丢失的问题，也为工程师的工作交接产图1城市规划档案管理工作的三个发展阶段生积极作用，让工程师快速了解项目的全过程。评奖材料、科研论文、成果展示三个模块主要针对项目的品牌管理，打破以往项目管理的最终目标是一份份厚厚的纸质文档，而是将报奖材料、科研论文、可视化成果宣传展示作品纳入城市规划方案档案管理的范畴。
二、协同办公系统的项目管理模块设计
设计院的协同办公系统中集成了项目管理模块。项目管理模块是基于项目生命周期四个时期来进行设计的，由工程师和档案管理人员同步操作，将档案管理融入项目的全过程。项目管理模块包括了指定参与人、办案、项目完成、退件、一览、统计六个子功能。其中，办案子功能模块是档案管理人员与设计人员协同完成档案管理工作的主要模块。办案模块包括了项目信息、项目参与人、项目工作日志、项目文档、付款方式等五个功能。以《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目档案管理为例，项目信息的字段包括了：项目编号、项目年份、历史编号、项目名称、保密日期、项目来源、项目类型、合作项目、委托单位、承接单位、地址、项目合同、项目规模、项目负责人等信息。项目信息的每一个字段都可以作为档案检索字段。档案管理员在项目启动期主要完成该子模块的信息内容。《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目工作日志，详细记录了该项目工作每个节点所面临的问题和完成工作，项目工作日志的文字内容可以实现超链接，直接链接到文字内容所提及相关规范文件、基础资料、阶段成果等，从根本上实现了档案管理工作由结果管理转变为流程管理。
三、目前协同办公系统存在的主要问题
数字化档案的凭证价值，取决于元数据的整体性，如果对于某份数字化档案的元数据整体中某一项元数据缺失，那么该份数字化档案的凭证价值也就丧失。因此元数据的实施一定要标准化，要想保证元数据在实施中的整体性，只能依靠标准化。
1数字化档案管理元数据需求分析的内涵
在现有的国际、国内、行业等标准的基础之上，才能实现数字化档案管理元数据的需求分析，这些是针对具体的数字化档案类型、用户、业务管理流程等采用科学的方法所进行的元数据模型中元数据功能项的设置分析及对其描述的过程。这个功能的意思是要基于元数据元素、元数据模型。根据这一定义，应该明确的是，数字化档案管理元数据的需求首先是一种功能需求，需要确定需求分析的信息源并施以科学的方法。
2 数字化档案管理元数据需求分析的信息源
数字化档案管理需求分析的信息源，是以数字化档案管理元数据需求分析的信息来源范围为主要的另外包含权威性文献、数字化档案本身、用户等。
就其本身而言的话，数字化档案的分类丰富，有多媒体数字化档案、视频档案、音频档案、图像、图形档案盒数字处理档案，因此，其信息源范围可以是关于字处理档案、图像档案、图形档案、音频档案、视频档案以及多媒体数字化档案的管理元数据范围的需求分析。
针对权威性文献而言，权威性文献可以分为法规、标准、政策、规范、最佳实现及理论等，因此，其信息源的分析范围可以是国内外的有关文件管理、档案管理和数字化档案管理的法规、标准、规范、最佳实践及理论中存在着的有关对数字化档案管理元数据需求的分析。
针对用户而言，信息源的分析范围可以是对文件管理者、档案管理者、数字化档案管理者、计算机系统管理员以及数字化档案利用者所提出的分析方法。
3 数字化档案管理元数据需求的分析方法
在数字化档案管理元数据领域中，对数字化档案管理元数据进行需求分析，要采用科学的方法才能保证其分析的科学性和准确性。笔者认为，有两类方法：一类是自上而下演绎分析法；另一类是自下而上归纳分析法。
3.1自上而下演绎分析法
3.1.1文献参考法
文献参考法，以“文献”形式表述有关法规、标准、政策、规范等，以保证符合现行法律的规定，是从“文献”的抽象到具体数据元的确定的方法。主要是从所涉及文件管理的文献中概括出数字化档案元数据的需求。美国匹兹堡大学的元数据项目是运用此法的主要代表项目，该项目主要研究文件管理的中凭证要求（简称《baC项目》）。
3.1.2理论推导法
从文件管理理论出发进行归纳演绎，以层层递进的逻辑来验证数字化档案管理元数据的合理性，即是理论推导法。
目前流行的文件管理理论主要有：文件连续体理论、文件生命周期理论和文件运动理论。不论采取哪种理论作为我们的研究依据，都对数字化档案管理元数据的需求均具有一定的指导意义。
以澳大利亚元数据研究项目《教育、研究与产业合作项目》（SPIRT project）为例，他们所制定的元数据主要依据澳大利亚所独创的“文件连续体理论（records continuum thinking）”；而加拿大不列颠哥伦比亚大学研究项目《数字化档案完整性保存项目（UBC）》则依据的是文件运动理论理论。按照我国目前的档案管理相关理论，我们要采取在我国比较流行的文件生命周期理论。
3.2自下而上归纳分析法
3.2.1调查访问法
通过对文件创建人员、文件管理人员等相关的专业人员等进行跟踪访谈和数据分析，按照用户的实际需要，在大数据的基础上得出数字化档案管理元数据需求。另外用到此方法的是在跨国联合项目――文件永久性凭证性问题在电子系统里的应用（简称INTERPARPES）。
3.2.2流程实际法
按照档案实际管理的业务流程为基础，通过数字化档案在管理过程中的运动为分析的切入点进行需求分析。研究者持有这类分析方法会认为文件管理流程和元数据是分不开的，所以，要理解元数据，就要紧紧联系数字化档案管理流程实际，值得注意的是，不是传统的手工管理业务流程。
以上方法各有优劣，如文献参考法，可以从宏观上保证建立的数字化档案管理元数据具有合法性和凭证性，但建立的标准过于宽泛；理论推导法，可以保证其合理性和系统性，但建立的标准偏向理论性，实用性不强；基于用户访问法建立的标准，其实用性和操作性较好，但缺乏完整性与系统性；流程实际法，即使具有可行和运用性范围依旧被局限。所以说，数字化档案管理元数据的需求分析时，需要综合作用各类所学多种方法分析需求，而不是孤立、单一的只作用一种方法，这样做才可能满足数字化档案元数据更全面和客观的需求。
4关于数字化档案管理元数据需求分析体系模拟建构
在以上探讨数字化档案管理元数据需求分析的内涵、信息源及方法的基础上，笔者尝试模拟建构需求分析体系。
首先，根据具体行业、应用领域的目标与特点，确定数字化档案管理元数据需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文献（规范、标准）、数字化档案本身、用户、数字化档案管理业务流程等方面。其次，对需求分析信息源进行分类整理、审读，综合采用科学的方法对信息源进行分析，简练出数字化档案管理数据的需要并形成需求陈述。再次，针对各需求陈述进行元数据的提炼，将提炼到的元数据进行分类，再将具体的元数据纳入到分析框架。最后，判断元数据元素项的设置，形成数字化档案管理元数据体系模型。
参考文献：
[1]阴庞龙，何景武. 大型客机构型管理研究[J]. 民用飞机设计与研究，2009（S1）
关键词：大科学工程档案沟通理论基建档案科研档案
一、大科学工程档案管理工作的现状及问题
大科学工程是探索未知世界、发现自然规律、实现科技变革提供极限研究手段的大型复杂科学研究系统，是集多方智慧共同建造的项目，通常每个工程所涉及的学科领域有十几项或几十项之多。[1]而大科学工程档案是在大科学工程建设过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。大科学工程档案是科学家集体智慧的结晶，是国家重要的科技资源，也是工程科学决策、建设管理、竣工验收、维修改造、维权举证和审计监察等的真实依据。
500米口径球面射电望远镜项目（FAST工程）作为大科学工程，是“十五”期间国家发展和改革委员会批准立项的国家重大科技基础设施项目，建设地点位于贵州省黔南布依族苗族自治州平塘县大窝凼洼地，建设周期自2010年3月至2016年9月。工程总投资11.1589亿元。FAST工程的档案管理是对从工程立项、设计到施工、建成及后期维护的全过程中形成的档案资料进行的管理。[2]具体而言，由于FAST工程预研期14年，立项、开工到建成周期预计需要8年，运行维护30-50年左右。如此长的建设周期，意味着形成文件记录的时间越长，产生的档案越多，其档案管理的难度也就越大。主要体现在以下几个方面：
（一）档案类型复杂，加大了档案管理的难度
与一般的工程档案相比，大科学工程档案的类型更为复杂。按照《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》（ZKY/B002-8-2006）要求，大科学工程项目档案分为七个一级类目：综合管理文件、大科学装置研制建造文件、建筑安装工程施工文件、竣工图、竣工验收文件、监理文件、声像电子文件。综合管理文件、竣工验收文件与传统文书档案相近，大科学装置研制建造文件包括传统档案中的科研档案和工艺设备档案两种类型，而建筑安装工程施工文件、竣工图、监理文件对应传统的基建档案，声像电子文件对应声像档案的管理。由于财务档案单独验收，所以在以下档案类型中不包含财务档案。如图1所示。
同时，需要注意的是，大科学工程档案不仅类型非常复杂，而且在这些门类中又包含众多的合同类型。例如，研制建造文件、建筑安装工程施工文件中就包含众多外包、外购和外协合同。以FAST工程为例，目前已签订的各种类型合同共470余项，涉及的合作单位共300余家。可以说，复杂的档案类型，众多的合同类型，一定程度上加大了对大科学工程档案管理的难度。大科学工程中的合同类型如图2所示。
（二）大科学工程科研性和工程性共存的特点，对档案管理提出较高要求
大科学工程申请最重要的特点是解决经济社会发展和国家安全中的战略性、基础性和前瞻性科技问题，其本身就包含科研性和工程性两大特点。科研性决定了工程进展中需要开展大量的研究试验，通过研究试验获得优化的技术设计，确定合理的工程基准，满足总体技术方案的需求。[3]在这个过程中，会产生大量的科研档案，例如技术方案的选择试验、特殊材料、器件的选型试验、加工工艺试验、初样样机试验、批量加工的正样样机试验等，这些档案也是大科学工程档案必不可少的重要组成部分。而工程性有质量、进度、经费和效益要求，有较强的计划性和目标。所形成的档案包含大科学工程的分总体、系统、分系统及多个专业技术领域且相互关联，这些都对档案管理中的档案验收环节提出了较高要求。
（三）大科学工程档案管理流程较为烦琐
国家档案局、国家发展和改革委印发《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）和《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》（ZKY/B002-8-2006），明确规定了大科学工程档案管理的内容和验收标准。笔者根据FAST工程实际情况归纳了大科学工程档案管理流程，如图3所示。
从图3可以看出，大科学工程档案从课题下达、在综合档案室立项登记到档案验收移交，将经历诸多环节和过程，期间涉及的单位和个人众多、收集和管理难度大、验收任务重，给档案管理的各环节、各主体之间的沟通工作带来了一定挑战。在整个验收过程中，除了单位工程的验收和检查外，还有整个工程档案的预验收和国家验收，其档案管理难度可想而知。
二、基于沟通理论的大科学工程档案管理策略的提出
在以往的目管理中，常用的沟通方式为书面沟通和口头沟通。书面沟通主要包括会议、公函、合同、任务书、工作联系单、设计变更通知单以及工程变更洽商记录等；口头沟通主要是通过电话或面谈的方式。这些沟通方式较为单一，缺乏灵活性，沟通效率也不高。为了解决大科学工程档案管理中的上述问题，笔者借鉴了沟通理论中的其他沟通方式，以便更灵活、更有效地达到沟通的目的，促进档案管理工作的顺利开展。
做好有效沟通，首先要了解沟通理论。沟通理论始于19世纪末，《大英百科全书》关于沟通的定义是：人与人之间通过共同的符号系统交换彼此的想法，交流情感。《现代汉语词典》对于沟通的定义是：“使两方能通连”。笔者理解，沟通是一个过程，通过一套双方均可以理解的有效体系，将需要的信息尽可能不失真地从信息发起者传递给信息接收者，并将反馈反方向传递。在需要的情况下，重复这个过程。对于沟通方式的分类，按沟通的组织结构，可以划分为正式沟通和非正式沟通。组织内部正式沟通有五种沟通形态：链型沟通、Y型沟通、轮型沟通、环型沟通和网型沟通；按沟通的方向来看，可以划分为上行沟通、下行沟通和平行沟通；按信息发送者与接收者关系来看，可划分为单向沟通和双向沟通；按信息沟通的过程是否需要第三者加入，可划分为直接沟通和间接沟通；按信息沟通时所采用的媒介，可划分为口头沟通和书面沟通。
从大科学工程的现状和问题可以看出，大科学工程档案管理中存在很多沟通管理的需要。如何利用不同的沟通方式来提高大科学工程档案管理的效率，是本文讨论的核心问题。
三、基于沟通理论的大科学工程档案管理的实践路径
在大科学工程档案中，基建档案和科研档案占总量的六成以上，故本文以这两种档案类型为重点详述沟通策略。
（一）基建档案管理中的实践路径
对于基建档案来说，传统的沟通方式有电话、短信、E-mail、微信、会议、工作联系单等。结合大科学工程的特点，FAST工程进行了一些创新。笔者根据基建档案管理的流程，梳理工程各个阶段档案沟通的方式、对象和内容，具体如下：
1.工程立项阶段：与依托单位负责人开展上行沟通，明确基建项目负责人，设置专人负责档案管理。越早介入工程管理，基建档案的质量就越有保障。
2.开工准备阶段：（1）与城建档案馆、工程质量监督部门、消防、环保、人防等部门开展上行沟通，明确档案移交相关标准；（2）与项目管理公司、设计单位、勘察单位开展平行沟通，明确档案移交的标准；（3）召开档案交底会议，与施工单位、监理单位和分包单位进行下行沟通，明确档案收集、整理、组卷、验收的要求，确定各合作单位资料员。前期的有效沟通，可以避免很多管理过程中的“弯路”，使施工单位的档案工作有章可循，监理单位、业主单位、项目管理公司的档案管理工作也才能有的放矢。
3.工程建设阶段：（1）与项目主管部门、工程质量监督部门开展上行沟通，加强过程中的监督、指导。异地建设的项目，更应提前与当地主管部门沟通，这对于档案验收而言非常重要；（2）与项目管理公司进行平行沟通，协助甲方进行档案管理；（3）与施工单位、监理单位、分包单位开展下行沟通，检查档案进度、质量和完整性；（4）在项目执行中期，与施工单位、监理单位、现场管理部等单位进行下行沟通，联合商讨该基建项目档案的归档范围，并将协商确定后的归档范围作为档案验收的依据；（5）对于现场的施工单位，进行档案月度考核（包括业主考核和施工单位互评）。通过网型沟通的方式，将考核结果在监理会议上通报；（6）由于施工单位的管理水平⒉畈黄耄通过间接沟通、网型沟通，制定《FAST工程立卷作业指导书》来达到档案管理上的统一。通过以上沟通方式，明确了FAST工程基建档案的收集工作要求、归档范围、档案验收工作要求，促进了档案业务指导和评估检查的有效开展，确保了档案质量。
4.工程验收阶段：（1）与城建档案馆、项目主管部门、工程质量监督部门开展上行沟通；（2）与项目管理公司开展平行沟通，协助甲方进行验收；（3）与设计单位、勘察单位、施工单位、监理单位、分包单位等开展下行沟通，检查档案完整、准确、系统性，根据档案验收中提出的问题进行整改和落实。按照基建工作的流程，FAST工程基建档案采用了多种沟通方式，极大提高了沟通的效率，并且顺利通过多个基建项目的验收，受到了专家们的一致好评。
（二）科研档案管理中的实践路径
与基建档案的沟通对象不同，科研档案的沟通对象为首席科学家、课题负责人、子课题负责人、系统负责人、分系统负责人等。
1.对于科研档案，传统的沟通方式有电话、短信、E-mail、微信、会议等。FAST工程根据实际需要，引入了其他沟通方式：首先，结合ISO9001质量体系认证，制定《FAST工程文件管理细则》《FAST工程档案管理办法》等一系列规章制度，通过质量内审、质量外审的方式进行直接沟通和双向沟通，查找问题并进行闭环控制，以便进一步规范科研档案工作。[4]
2.建立兼职档案员制度，各系统设置兼职档案员岗位，建立逐级沟通的档案网络。由兼职档案员协助档案主管收集各类科研档案，包括系统内部档案，外协、外购和外包产品的档案等。并通过月度会议进行网型沟通，协助各兼职档案员工作，进而加大档案收集力度，确保档案收集齐全完整、准确有效，提高工程档案的“含金量”。
3.通过开展直接沟通和链型沟通，强化工程档案工作融入工程管理，加强合同管理和过程管理，建立约束机制，提升档案质量。例如，在执行完毕的合同支付尾款前，合同联系人须向档案主管提交合同内的成果，成果齐全后档案主管签字，财务主管才会支付相应的合同尾款。外购产品到货后，科研人员需提交《外购产品检验记录表》，并将产品的随机资料一并交给档案主管签字，财务主管再根据签字支付相应的产品费用等。
4.在科研项目结题前，通过网型沟通，档案主管会同各系统兼职档案员一起讨论该项目档案的归档范围，并按照归档范围收集该项目的所有档案，进而确保科研档案的归档率，提高了沟通效率。综上所述，在科研档案管理的过程中，利用多种沟通方式，明确了各课题负责人及科研人员的归档职责，提供了科研档案工作开展的路径，确保了科研档案的同步性，为大科学工程档案验收提供了重要保障。
*本文为国家重大科技基础设施建设项目――500米口径球面射电望远镜项目资助；中国科学院国家天文台青年人才基金资助的研究成果。
注释及参考文献：
[1]中国科学院重大科技基础设施建设手册[J].中国科学院大科学装置办公室，2013（1）： 10.
1 城建档案馆档案全宗设置的重要作用
由于当时城建档案种类单一、数量不多，城建档案利用工作以保密为主，服务对象主要是政府机关，因此，这种管理模式尚能满足城建档案工作需要。然而，随着社会发展与科技进步，城建档案的种类日益丰富、内容日臻完善、数量急剧增加，城建档案服务对象除了政府机关外，还有社会各界和广大民众。为了顺应形势的发展需要，城建档案分类体系在城建档案管理实践中也随之发生了变化，城建档案的收集、整理、编目著录、保管、鉴定、统计、检索、提供利用等一系列管理活动都以“建设工程项目“为单位进行。“建设工程项目“是城建档案工作者在具体城建档案工作实践中探索出来、适应城建档案工作发展要求的分类单位，具有其合理性和可操作性。为了对这种客观存在的事实给予理论上的诊释，可以考虑在城建档案馆设置档案“全宗“。
2 城建档案馆档案全宗设置相关问题分析
2.1 城建档案馆档案全宗设置的理论基础
新中国成立后，从苏联引进的传统全宗定义对我国档案工作实践与理论研究产生了巨大影响。然而随着实践的发展，传统全宗理论对实践中出现的新问题难以给出圆满的答案。如与传统全宗按来源原则（主体）分类不同，城建档案馆中的大型档案有机整体是按客体事物（建设工程项目）分类的。同时，传统的全宗理论仅规定了综合档案馆中的文书档案的全宗划分原则，对城建档案馆等其他各类档案馆保管的档案没有作出明确规定。
2.2 城建档案馆档案全宗的设置
工程建设项目大多由有关主管、建设、监理、施工、设计、勘察测绘单位等多个主体参与，从城市建设专业角度围绕着具有相当规模而又相对完整、独立的建设工程项目展开的社会实践活动，可以将在这一过程中所产生的档案有机整体看成是以客体为中心组织社会活动所形成的客体全宗。
城建档案馆并非只有客体全宗而绝对没有主体全宗。一般情况下，城建档案馆自身作为一个立档单位收藏的本单位具有永久保存价值、能够全面反映木单位历史发展状
况的档案（一般城建档案馆具有相对独立的社会职能，并主要以自己的名义对外行文，可以构成主体全宗立档单位），应该组成主体全宗。
2.3 城建档案馆档案全宗的划分
由于主体全宗就是我国传统观念中的全宗，所以城建档案馆主体全宗的划分，可以大体上参照现有的传统全宗理论进行。
对城建档案馆客体全宗进行正确划分，首先，要明确立档单元的概念和立档单元的构成条件。立档单元是指客体全宗据以组建的核心的名称。构成立档单元的条件必须是：（1）在一定范围、层次、级别内自成系统，具有完整性；（2）具有一定规模，因而相关的文件具有相当数量。
在城建档案馆，应以一个自成体系、相对独立而又具有相当规模的建设工程项目为基木立档单元组成客体全宗，而建设工程、单位工程、分部工程等则只能作为建设工程项目的组成部分，不能独立构成客体全宗。至于工程准备阶段档案、监理档案、施工档案、竣工图档案、竣工验收档案等只能作为该项工程档案的各个组成部分，也不能独立构成全宗。
这里需要说明两个问题：第一，“建设工程项目“并非存在于传统城建档案分类体系所有大类之中。一般来讲，仅仅在市政工程类、公用设施类、交通运输工程类、工业建筑类、民用建筑类、名胜古迹园林绿化类、县（村）镇建设类、人防军事工程类、水利防灾类等大类才有。例如，综合类档案主要由与城建档案工作有关的文件组成；城市勘测类档案主要由与地质、测量等有关的图纸组成；城市规划类档案主要由与城镇规划有关的文木和图纸组成；城市建设管理类档案主要由与土地、规划、建设等有关的文件和图纸组成；环境保护管理类档案主要由与环境管理和保护有关的资料组成；城市建筑科学研究类档案主要由与城市规划、建设、建筑科学技术以及城市现代化管理有关的资料组成；工程设计类档案主要由与城市工程建设有关的设计文件组成；地下管线类档案主要由与城市地下、给水、排水、排污、供气、供热、供电、电讯、军事、工业输送管线及附属设施有关的文字材料和图纸组成；声像类档案主要由反映工程建设概况的照片和反映城市发展风貌的声像编研成果以及地下管线光盘组成。以上所列举的几个大类中，都不包含“建设工程项目“，这几大类档案就不能以“建设工程项目“为基本立档单元组成客体全宗。
第二，组成“建设工程项目“的档案可以是跨类别的，它可以跨越传统分类体系的大类。不存在“建设工程项目“的几个大类中的档案可以与存在“建设工程项目“的几个大类中的档案互为交叉或补充。例如，城市勘测类、城市规划类档案可以是县（村）镇建设类同一“建设工程项目“档案的补充；城市建设管理类档案可以是市政工程类同一“建设工程项目“档案的交叉和补充；地下管线类档案可以是工业建筑类同一“建设工程项目“档案的补充等等。
3 城建档案全宗设置的创新
无论是城建档案归属与流向办法，还是建设工程文件归档范围规定，城建档案馆没有、也不可能对一个建设工程项目全过程形成的档案面面俱到地予以接收和保管。事实上，有相当一部分档案资料由建设过程中形成档案的相关单位保管，而城建档案馆馆藏中并没有这些档案。这部分档案也是一个完整的“建设工程项目“的有机组成部分，理应与馆藏档案一起组建城建档案“客体大全宗“。
通过信息化，把“客体大全宗“城建档案信息以数字化的形式存贮，在搭建先进完备大容量存储平台（数据库）的基础上，建成全市性、超大型、分布式、规范化、可共享的“客体大全宗“城建档案信息资源数据库，以城建档案馆为城市建设信息资源管理和咨询服务利用中心，对城建档案信息资源实行集中统一管理，通过网络平台进行信息传递和信息交流，向用户提供包括原文在内的“客体大全宗“城建档案信息产品，支持用户对“客体大全宗“城建档案信息的有效访问、检索和查询利用，实现“客体大全宗“城建档案信息资源全社会共享。
关键词：《档案管理》；2012年；文献计量；统计分析
1 引言
《档案管理》创刊于1986年[1]，连续入选中文核心期刊，刊发了大量高被引的论文，备受业界关注。为客观准确地反映《档案管理》2012年的载文情况，作者对当年刊发的全部文章进行了各项统计。为确保统计数据的准确，对关键词作了必要的规范，归并了重复引文，剔除了无文献来源的注释性引文，并对全部引文逐一进行了核对，修正了引文中的差错。
2 统计分析方法
利用文献计量学的方法，对该刊2012年刊发的文章从栏目发文量、作者及地域和机构、主题、基金论文、引文类型及年代分布等方面进行统计分析，运用CNKI检索了被引情况。根据载文实际和统计分析的需要，作者统计分析不含“通讯”、“卷首语”、“文摘”等栏目的文章，主题统计分析不含无关键词的文章，引文统计分析不含无参考文献或参考文献类注释的文章。
3 载文统计分析
3.1 载文栏目发文量。2012年《档案管理》设置有“卷首语”、“理论探讨”、“争鸣”、“业务研究”、“局馆长访谈”、“专题沙龙”、“调查报告”、“海外采风”、“工作园地”、“史料钩沉”等18个栏目，共刊发文章277篇，表1是主要栏目的发文数量。发文量集中于“工作园地”、“业务研究”、“调查报告”和“理论探讨”四个栏目（表中单列了占比）。
3.2 作者分布。作者统计针对“工作园地”、 “业务研究”、“调查报告”、“理论探讨”、“海外采风”等9个栏目的242篇文章，其中独著210篇，两人合著28篇，三人合著4篇，分别占统计文章的86.78%、11.57%和1.65%。
3.2.1 作者发文数量。最多的发文6篇，共两人，发文3篇以上的作者共12人（“+”后为第二作者发文数），另有马帅章等28人发文2篇（含非第一作者）。
3.2.2 第一作者地域分布。以第一作者发文最多的为河南作者（168篇），其次是北京（9篇）、山东和上海（各8篇），发文作者涵盖了19个省市。河南省又以郑州、开封、濮阳作者发文数量居多（105篇）。
3.2.3 第一作者机构分布。由于有些文章作者单位不够具体，对统计数据的准确性有一定影响。242篇文章中，各类院校和各级各类档案馆（局）的作者占比较高，分别发文102篇和82篇。
3.3 主题分布。关键词是从文献的标题、摘要和正文中选取的，能够反映文献的主题[2]，因而选用关键词进行主题分析。2012年《档案管理》中有关键词的107篇论文共有关键词401个，篇均3.75个。涉及关键词305个，最多的仅出现8次，可见分散度较大。为较好地反映文献主题，可将表达相同或相关概念的关键词进行必要的统一，如将“档案馆”、“档案局”、“档案部门”等统一为“档案馆”。规范统一后，利用自编的软件处理得到以下统计结果。
3.4 基金论文。2012年基金项目论文共25篇，基金论文占比超过10%。其中，河南省档案局科技项目《转变档案行政管理职能研究》、《档案执法理论与实践研究》各发文3篇，河南省档案局科技项目《档案立法技术研究》发文2篇，基金发文量如表4所示。
3.5 引文统计。2012年《档案管理》文章中，列有参考文献、参考文献类注释的论文96篇，共有引文725条（其中外文13条），篇均引文7.55条。从年代分布看，2005年后的引文数量占66.62%。引用文献类型中，期刊论文最多，占比达70.62%，其次是电子文献、图书和学位论文。表5列示了引文的年代分布（“其他”为1980年前或无法确认年代的）。
引用文献中的期刊论文共涉及期刊139种，其中以档案类期刊为主，排在前9位的都是档案核心期刊，其次是非核心档案类期刊和图书情报类核心期刊。
3.6 被引统计。通过中国知网检索，截至2013年4月23日，2012年《档案管理》刊发的被引论文达25篇，其中《中部六省市级档案网站评估指标体系的构建及评估结果分析》被引3次，《浅谈事业单位档案的信息化建设》等两篇各被引2次。表6列示了十种档案学期刊2012年发文及被引情况。
4 结论
通过以上统计和分析，可以得出以下基本结论。
4.1 从栏目发文分布看，“工作园地”、“业务研究”、“调查报告”和“理论探讨”四个栏目是发文主体，“工作园地”和“业务研究”两栏目的发文量超过发文总数的一半，表明《档案管理》特别注重结合工作实际，与其“以业务指导为主，兼顾学术性和可读性”[1]的定位是一致的。
“卷首语”是许多档案刊物共有的栏目，但《档案管理》六篇卷首语的内容均为“档案依法行政管理”，对做好档案工作有很强的针对性和指导性。
4.2 载文中独著文章居多，发文2篇以上的作者超过40人，他们独立或合作发文的数量超过100篇，表明《档案管理》已形成较为稳定的作者队伍。但作者以个人自由研究为主，论文合作程度偏低[3]。
发文作者的地域和机构数据表明，《档案管理》立足河南，面向全国。注重反映本省的研究成果，注重各级各类档案馆（局）的业务交流，不断传播和促进学术研究。发文作者集中在各级各类档案馆（局）和各类高校，反映了这两个系统科研能力较强[3]。
4.3 从关键词的词频可以看出，《档案管理》2012年特别注重刊载“档案执法”、“档案法规”和“立法”方面的文献，同卷首语的内容相呼应。此外，“档案馆”、“档案”、“档案管理”、“档案鉴定”、“档案服务”等也是刊载的重点，有很强的实际工作指导价值。但列有关键词的论文偏少，在一定程度上影响了主题统计结论的准确性。
4.4 基金项目多为与档案工作相关的省部级以上项目，基金项目级别较高。基金论文占比虽不算高，但针对性很强，较充分地反映了档案科研特别是档案执法和立法研究方面的最新成果。
4.5 引用文献表现出期刊论文多、核心期刊论文比重大、引用年代新的特点，表明刊载的论文注重高水平档案学研究成果的吸收，注重图书情报领域研究成果的借鉴，同时广泛吸纳其他学科的成果。但列有引文的论文偏少，有些著录不准确，外文引文较少。
4.6 尽管统计的时间段较短，而论文的被引和被引率均有较大的滞后性[4]，但截至2013年4月23日的2012年载文被引同其他档案类期刊2012年载文被引的对比表明，《档案管理》有较高的被引量，一定程度上反映了该刊在档案类核心期刊中有较高影响力。
参考文献：
[1]《档案管理》杂志社.《档案管理》简介[EB/OL].（2011-04-25）[2013-04-01].http：///w_NewsShow.asp？ID=0：2628.
[2] 倪丽娟，于淑丽.档案学研究热点分析——基于2004～2008年《档案学研究》、《档案学通讯》论文关键词的词频分析[J].档案学通讯，2010（1）：19～22.
[3]袁小翠.2005年～2011年我国档案信息化研究文献计量分析[J]. 档案管理，2011（6）：60～62.
【关键词】基建项目；档案质量；方法
基建项目档案是指在各种建筑物、构造物、地上地下管线等基本建设工程的勘察、设计、施工、管理和维护等活动中形成的科技档案。基建项目档案在基本建设中具有重要的地位和作用，它是项目建设过程的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。随着基本建设的快速发展，基建项目档案管理滞后的矛盾日益突出，如何使基建项目档案管理跟上基本建设快速发展的步伐，已成为当前亟需解决的问题。
一、基建项目档案管理质量问题
（一）基建项目档案内容不够完整
基建项目由于工作量大、涉及单位多、工作环节复杂、建设周期长等特点，导致基建项目档案成为建设项目管理工作中的滞后点与难点。一些项目论证、可行性研究等应保存的依据性文件经常漏缺不全。在项目招投标过程中，往往由于中标单位外委发包或归档不及时等导致资料散失。施工过程中施工单位对于项目附属设施所形成的照明线路图、隐蔽工程设施图、照片档案、施工日志等的收集极易疏忽，对设备安装文件资料也不够重视。
一些项目仅注重阶段性文件资料的收集，往往忽略基建项目全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了项目前期形成的文件材料和建设后期形成的交工验收文件材料、工程监理、工程决算、科研课题等方面的材料，造成项目档案的成套性、完整性存在缺陷。有些项目仅注重纸质文件材料的收集，而忽略其他门类、载体档案的收集。
（二）竣工图质量欠缺
竣工图是记载工程土建、结构以及工艺管线、设备、电气、仪表、上下水、暖通、环保设施等建筑安装工程真实情况的技术文件。国家对基建项目竣工图的编制有明确的规定和要求。目前基建项目竣工图的编制存在的问题主要表现在：①一些项目的竣工图归档不完整，存在漏做的情况；②一些竣工图的修改不到位，造成竣工图与实际工程不相符，数据误差时有发现；③竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺不全；④有些竣工图编制不规范、标识不统一，竣工图章不符合规格，无竣工图纸目录、设计与竣工图数量对照表等；⑤设计变更通知单存在空号或者编号重复现象，由于变更执行程序的不规范，也极易导致竣工图的误差和失实，甚至施工图在加盖竣工图章后直接做竣工图，对设计变更、材料变更等视而不见；⑥还有一些隐蔽工程在竣工图中未得到反映。
（三）质量保证资料的真实性、严肃性欠佳
由于一些基建项目不重视平时的积累，资料内容缺乏真实性，施工过程中有些材料已经用过，而材料质量证明后到，造成质保资料与施工进度不同步；有的资料等到将要验收时才急于拼凑补救，造成内容残缺不全，无法反映工程质量的真实情况。此外一些施工质量评定资料有签字无结论或者结论表述不规范，缺乏严肃性。
二、基建项目档案质量问题的成因
（一）基建项目档案工作得不到应有的重视
随着我国经济的快速发展，各项基本建设高潮迭起，重建设工期、重工程质量却往往忽略了档案工作，加之施工、监理等单位对归档工作重视程度不够，极易造成基建项目档案工作滞后。另外一个重要原因是施工单位认为收集归档工作不能够给施工单位带来效益，反而增加不必要的工作量，使档案工作在基本建设中排不上应有的位置。
（二）档案管理缺乏专业人员
由于基本建设项目大小不一，施工队伍不同，基建项目档案质量存在明显差别，根本原因是基本建设项目参建单位的档案专业力量严重不足，且专（兼）职档案人员频繁变动。甚至有些施工单位在基建项目交工后带走部分交工资料，造成归档不完整。
（三）收集归档难度大
基本建设项目档案来源于各种职能活动，由于项目档案工作量大、涉及单位多、形成周期长，收集难度很大，加之从文件材料的产生到归档要经历相当一段时间，经过许多环节，其中每一环节都会影响质量，影响其齐全性、完整性、准确性。
三、基建项目档案管理的有效途径和方法
提高基建项目档案质量除了重视档案工作，加强收集归档力度之外，更重要的是要有档案部门的参与，只有档案管理部门真正参与到基建项目档案的管理，才能起到“治标又治本”的作用，切实提高基建项目档案的质量。
（一）档案部门要对基建项目档案超前控制
提高基建项目档案质量必须要有档案部门的参与，在基建项目建设之前档案部门就要介入，指导项目科技文件材料的形成、积累和归档工作。
对于一些竣工的改扩建基建项目，项目档案归档到档案部门后，如果继续沿用传统的工作方法，按照新建项目整编，将会导致档案归档不完整，使档案整编工作混乱。为了保证基建项目顺利进行，又使归档科技文件材料齐全完整，档案部门要对产生科技文件材料的建设项目进行超前控制，变过去档案“后置管理”为“前置管理”，即在工程项目建设前建设部门要通知档案部门参与项目管理，并对有关档案管理的工作要求制定在施工合同中，完善档案归档制度，落实责任人。同时对档案人员也提出了更高的要求，档案人员要清楚基建工程项目将产生哪些科技文件材料，哪些属于归档范围，并且要做好新产生的科技文件材料与原有档案的衔接，确保档案的有机联系。
（二）档案部门要参与全过程管理
全过程管理就是在科技文件材料形成过程中和在档案收集、鉴定、整编、归档的过程中，档案部门都要参与管理。由于基建项目在改扩建过程中，档案利用率增加，要求档案人员不断提高业务素质，了解工程项目建设的专业特征，参与全过程管理。档案人员在深入了解基建项目的性质、内容后，在其整编过程中，才能够使新产生的科技文件材料与原有基建项目档案之间成为有机联系体，使档案更加真实、准确、完整地体现基建项目建设发展过程，也能为今后查考利用提供翔实的依据。
（三）做好档案的跟踪优质服务
档案资源的价值和意义在于开发利用，开发利用工作中要做好跟踪优质服务。即在基建项目建设前，档案人员能够提供相关的档案，使基建项目建设有完整的依据；基建项目中期，档案人员能够督促有关人员做好科技文件材料的形成，并做好全过程管理；基建项目后期，档案人员要协助做好竣工文件材料的编制工作，这样既可以方便项目工程技术人员查找原有建设项目档案，为工程建设提供可靠依据；也可以使基建档案完整，保持新形成档案与原有档案有机系统联系。
