2009我们进一步强调采购工作透明，在采购工作中做到公开、公平、公正。不论是大宗材料、设备还是小型材料的零星采购，都尽量多的邀请相关职能部门参与。即使在时间紧，任务重的时候，也始终坚持这个原则，邀请审计部相关人员一起询比价，采购前、采购中、采购后的各个环节中主动接受审计监督。即确保工作的透明，同时保证了工程进度。
1、完善制度，职责明确，按章办事。
2009通过组织学习《采购管理战略》和公司ISO9000质量管理体系文件，通过换版之机完善了更具操作性的《材料、设备采购控制流程》、《采购及供方评价作业指导书》等采购管理制度。制度清楚，操作有据可查，为阳光采购奠定了理论基础。
2、公开公正透明，实现公开招标。
采购部按项目部和施工单位上报的采购计划公开招标，邀标单位都在三家以上，有的多达十余家，并且邀标谈质论价全过程总工办、工程部、审计部、采购部都参与，增加阳光采购透明度，真正做到降低成本、保护公司利益。
3、采购效益全线凸现。
实施公开透明的阳光采购策略后，同等的材料设备价格东和湾比东和银都便宜了，东和春天西区比东区价格降低了3－5％。为公司节约了100多万的采购资金，直观有效地降低了材料设备采购成本。
4、监督机制基本形成。
做好价格和技术规格分离和职能定位工作，价格必须经采供部和审计部，技术必须经工程部和总工办，形成相互制衡的工作机制；防范、抑制腐败。建立材料价格信息库和材料价格监管机制,提高采购人员的自身素质和业务水平,保证货比三家,质优价廉的购买材料,减少工程成本,提高采购效率，提高企业利润。
二、围绕控制成本、采购性价比最优的产品等方面开展工作
2009采供部继续围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的工作目标，要求采购人员在充分了解市场信息的基础上进行询比价，注重沟通技巧和谈判策略。要求各长期合作供应商在原东和银都、东和湾、东和春天的原价位的基础上下浮5－8个百分点（当然针对部分价格较高而又不降价的供货商我们也做了局部调整）。同时调整了部份工作程序，增加了采购复核环节，采取由采供部副经理在采购人员对材料、设备询比价的基础上进行复核，再由采供部经理进一步复核，实行了“采购部的两级价格复核机制”，然后再传送审计部复核。力求最大限度的控制成本，为公司节约每一分钱。采供人员也在每一项具体工作和每一个工作细节中得到煅练。
三、进一步加强对供应商的管理协调
2009采供部进一步加强了对供应商管理，本着对每一位来访的供应商负责的态度，制定了《采购供应部供方信息表》，对每一位来访的供应商进行分类登记，确保了每一个供应商资料不会流失。同时也利于采供对供应商信息的掌握，从而进一步扩大了市场信息空间。建立了合格供方名录，在进行邀标报价之前，对商家进行评价和分析，合格者才能进入合格供方名录、才具有报价资格。
根据公司管理层的最新思维，公司新一代的供应商也应建立在真正的战略伙伴关系上来，甚至拿他们当自己公司的部门来看待。因为公司的成本核心竞争力的体现最主要的来自于公司所有供应商的支持力度，供应商对每家客户不同的政策特别给予我司的竞争对手的政策的好坏将直接影响到我司的成本核心竞争力的高低。房地产和建设行业是个相对特殊、独立的行业，供应商圈子相对独立，比如钢材、水泥可用供货商资源并不多。房地产企业都用着很多同样的供应商。因此采供部必须考虑怎样既能使供应商始终至终、一如既往的给予我们最优政策，又能更好的为公司营造良好的外部合作环境，使供应商能真正全心全意的为东和服务，抛弃双方的短期利益，谋求共同长期的健康发展。我们发展了诸如：达钢集团、拉法基水泥集团、鸽牌电线电缆公司、伊士顿电梯集团等战略合作伙伴单位。从而抢占节约成本、降低价格的制高点，为公司的持续健康发展奠定基础。
四、步加强对材料、设备价格信息的管理
2009采供部进一步加强了对材料、设备信息的管理，每一次材料设备的计划、询比价都进行了复印留底，保持了信息资料的完整，同时输入电脑保存，建立采供部材料、设备信息库，以备随时查阅、对比。
五、提高部门工作员工的业务素质和责任感
2009采供部特别注重，除组织部门人员进行培训外，还注重在平时的每项具体工作和每个工作细节中不断的提高业务素质，同时反复强调采购人员的责任感，强调每个人对自己采购的材料设备负责到底，保证了对材料、设备有效的追踪。
六、2010从以下几方面予以改进
1、公司推行流程管理的契机，细化采购管理流程（10个）
房地产企业管理水平的差异最明显的体现在流程管理上的差异，流程管理成熟度是衡量企业是否进入规范化的主要标志，公司从规范化进入精细化管理阶段最重要的前提是建立强大的流程管理体系。抓住公司推行流程管理的契机，细化采购管理流程,从而全面提高公司采购管理水平。
围绕上述指导思想，中心要重点做好以下几个方面的工作：
一、进一步发挥中心职能作用，扩大政府集中采购规模和范围
（一）继续扩大政府集中采购覆盖面，做大政府集中采购规模。一是积极配合省财政厅编好省直政府采购预算和政府采购计划，确保纳入政府采购预算和政府采购计划的通用政府采购项目均通过中心依法规范组织实施，实现应采尽采，力争采购规模比上年增长20%以上；二是积极配合省财政厅适时调整政府集中采购目录，扩大政府集中采购项目范围，增加品种，强化政府集中采购目录的可操作性和执行的严肃性。
（二）扩大货物类协议供货采购和服务类定点采购的范围。一是完善现行有关协议供货管理办法，将货物类协议供货采购范围扩大到部分公务用车、办公家具等；组织实施好第二期货物类协议供货采购工作。二是会同省财政厅将服务类定点采购范围扩大到因公出差住宿、会议、培训等项目；探索实施工程监理和信息系统集成监理等定点服务采购工作。三是推动与沈阳市和周边各市共同打造统一的协议供货市场和定点服务采购市场，实现区域采购成果共享，提高政府集中采购的规模效益。
（三）扩大工程采购项目规模和范围。一是会同省财政厅进一步推进修缮、装饰工程、系统集成、网络工程和其他各类工程项目的政府集中采购工作；二是配合省财政厅积极探索推进财政性资金投资的基本建设工程项目实施政府集中采购，在现行工程建设管理体制和实施方式框架内，谋求切入点，在工程监理、工程设计方案选择、材料设备采购等方面取得突破，推进工程政府集中采购工作。
二、完善制度体系，夯实工作基础
（一）制订和完善各类标准化范本基本格式，强化内部管理制度健全和落实工作。一是建立定期检查考核制度，强化中心内部各项管理制度的落实；结合中心运行实际情况，适时制定和完善相关管理制度。二是制发《辽宁省政府采购中心采购文件范本基本格式》、《辽宁省政府采购中心货物类采购项目需求落实情况范本基本格式》、《辽宁省政府采购中心工程类采购项目采购单位需报送的材料范本基本格式》、《辽宁省政府采购中心开标、评审所需文件范本基本格式》和《辽宁省政府采购中心开标、评审所需表格范本基本格式》。三是配合省财政厅制发货物、工程和服务政府集中采购项目合同范本基本格式。四是组织编写《政府采购知识问答》、编印《辽宁省政府采购中心内部制度汇编》（二）和《政府采购法规制度汇编》（二），进一步提升中心制度化建设水平。
（二）加大"辽宁省政府采购管理信息系统"的应用工作力度。一是中心内部实行联网操作，中心与省政府采购管理办公室实行网上办公，对政府采购方式审批、交易流程、合同备案、信息统计等实现电子化管理；二是拓展信息系统应用功能，研究开发采购单位和供应商操作平台，申办中心电子认证体系，试行网上竞价采购方式；三是推进电子评审系统的应用，探索试行网上招标、投标、评标，确保政府集中采购的公正性、权威性和严肃性。
（三）大力推进"三库"建设。一是建立省直政府集中采购供应商登记制度，收集供应商基本情况，在此基础上，建立中心供应商信息库；二是配合省财政厅进一步完善"辽宁省政府采购评审专家库"，实现"辽宁省政府采购评审专家库"与省发改委"辽宁省评标专家库"两库联网，整合评审专家资源，实现专家的资源共享、动态补充和随机抽取；三是完善现有"省直采购单位信息库"建设，夯实相关基础工作。
本文以提高设备采购环节的效率为出发点，以确保新购设备的质量为宗旨，以详细梳理采购环节中各部门的职责为切入点，按照上报设备采购计划、技术选型、实施招标或谈判采购、组织进厂验收的设备采购步骤，逐一探讨最优的部门分工，落实责任划分，挖掘目前设备采购环节中需要完善的各个方面，从而达到设备采购流程的整体优化。全文主体可简单概括为“梳理流程、分工合作、逐点完善、全局优化”。 一、设备采购计划 设备采购计划按照年限可划分为中长期设备规划和年度购置计划。对于中长期设备规划的提出，主要依据企业的生产发展、新产品开发、设备升级、新工艺、新技术的应用等方面的需求目标来进行，需要结合企业实际情况，在企业总体发展战略和经营规划的基础上，由计划部门负责统一组织，由各生产单位、需求部门做初步需求计划编制，再由计划部门负责统一汇总、筛选、组织修订，并进行论证，然后由公司的主管经理或总工进行审批，最终形成公司中长期设备规划，同时作为设备年度购置计划的编制依据。设备年度购置计划的编制、审核、审批步骤与中长期设备规划的编制步骤基本相同，不同点在于年度购置计划在充分考虑长远计划的同时，要更加切合于眼前的生产实际和公司目前经营发展的需要。 二、设备技术选型 在设备采购计划编制过程中，必然伴随着设备的技术选型。在设备采购计划编制完成后，设备选型也应该随之完成。但是在实际工作中，由于设备购置计划申报和下达时间间隔较长，少则数月，多则几年，从而导致在上报购置计划时的设备选型，可能在实际计划下达时已经不符合实际工作需要，或是编制人员工作已经变动等原因而无从查找，需要在正式设备购置计划下达后，按照职责划分重新编制更加严谨细致的设备选型技术文件，即设备技术规格书。设备技术规格书的制定和完善，确保了将设备选型落实在纸面上，为下一步实施设备采购形成重要的依据。设备技术规格书的编制需要各专业部门分工合作，充分发挥各自专业特长和技术优势，按照编制原则不同、设备类别不同、技术含量不同，可将技术规格书的编制具体划分为：1、“谁使用谁编制”原则：主要针对非安装小型设备，这部分设备技术相对成熟，选型相对容易；2、“技术把关”原则：主要针对安全环保类设备、专业设备、工程配套设备等，需要由专业部门编制或审核技术规格书，以确保设备选型更加科学、符合生产实际的需要。设备技术规格书编制完成后，需要由设备主管部门及领导、总工等进行审核、审批，最终确定设备技术规格书，采购部门再严格按照选型好的技术规格书组织实施采购。 三、实施设备采购 在设备购置计划下达、设备技术规格书编制完成后，设备采购部门根据上级部门的采购管理要求，选取招标或谈判采购。目前，集团公司的采购方式正在逐步发展成为集中采购方式，即所有的设备采购全部集中由物资装备处主管，由物资供销公司组织实施，不允许自购，需求单位的职责主要转变为上报购置计划、技术选型、建议较优供货商、参加评标、谈判议价等。集中采购的优势在于协调并优化了各子公司间的采购资源，相对控制了子公司自购所带来的不规范行为，加大了招标采购力度，节约了采购成本，同时优选供应商，能够获得良好的售后服务。目前，公司设备采购流程主要是：在设备采购计划下达后，设备采购部门依据设备管理部门提供的设备技术规格书，在ERP系统上报月度购置计划，由物资装备处审批后，实施自购或委托物资供销公司组织采购，物资供销公司接到物资装备处的采购计划后，组织设备使用单位、审计部门、物资装备处、矿区生产运行部等人员共同参加招标或谈判采购。我们作为需求方，在参加招标谈判时，大型设备一般需要由熟悉设备技术参数的人员、设备管理和采购人员共同参加，小型设备主要由采购部门参加即可。 四、设备进厂验收 设备验收作为设备采购环节的最后一步，是进厂设备质量优劣的重要关口，是确保设备安装质量合格的关键步骤。组织缜密、多部门团结合作的设备验收工作，能够在最大程度上确保整个采购环节的质量，利于使用单位得到所需要的设备。根据以往的经验，在实际工作中，会发生购进设备质量较差、同时价格相对较高的产品。分析原因主要是对设备采购监管力量薄弱，通常表现为采购与验收权力未分离、或是职责划分不清、或是设备管理者担负主管采购职责的同时还是设备验收主管者，均可能做出由于自身疏忽或是受供应商影响等造成不同程度的渎职问题。所以，要使设备验收达到理想结果，核心问题就是要避免由采购部门独管或是主管验收，而是要由独立于采购部门的设备管理部门、质量管理部门、技术部门、或是使用部门直接负责或主管验收，以最终确定进厂设备的质量符合要求。 设备验收流程可归纳为：设备进厂或安装完成后，由设备管理部门组织并主管验收工作，设备使用单位、技术选型部门、安全环保部门、采购部门共同参加。综上，通过对设备采购流程重要环节进行梳理，逐一落实各部门职责分工，划清各自工作权限，发挥各部门专业特长，优化协作程序，力求达到使设备采购各相关部门权责相符、目标一致、分工合作通畅的直接目标，最终达到采购设备质量优良、采购环节规范、采购工作科学高效、能够保障公司生产经营工作安全可靠、持续发展的圆满结局。
在剖析国外联盟合作采购案例的基础上，阐述联盟合作采购的作用、意义及对我国图书馆界的启示，并着重论述国内联盟合作采购成功运行的几个基本要素。
【关键词】
合作藏书建设 合作采购 联盟合作采购
信息技术的迅猛发展、读者阅读偏好的改变及出版环境的变化，使得图书馆的内外部环境发生了前所未有的嬗变：一方面海量的信息资源令图书馆无所适从，昂贵的电子资源又使采购经费捉襟见肘；另一方面日益深化和多样性的用户需求，凸显出各馆资源不足的劣势[1]。A.肯特对匹兹堡大学图书馆1975-1977年入藏文献使用情况的调查表明，入藏图书40%在7年中从未被使用。Macalester College也有类似的发现――1974-1975年间入藏的图书，50%在入藏第一年未被使用[2]。因此，一方面面应对大量闲置文献占据空间的问题，另一方面又陷入无法实现自给自足的困境，图书馆必须变革文献配置的方式。采用联盟合作采购的途径，促进地区甚至全国文献资源整体的合理配置，才能实现资源共享，并最大限度地满足读者日益多样化的文献需求[3]。
联盟合作采购的意义和作用
1.1 合作采购的定义
P. Johnson将合作藏书定义为“在两个或多个图书馆之间以有益于用户和成本效益的方法分担采购文献、建设馆藏和管理馆藏增长和维护的责任”[4]。她指出，通过进行合作、协作，协调馆藏建设方面的不同尝试，首要的意义归诸于一批图书馆经过在馆藏建设方面的努力，获取的馆藏比任何一个馆在自身范围内提供的馆藏要更加广泛和丰富。
《中国大百科全书》（图书馆学、情报学、档案学卷）清楚地指出：合作馆藏发展是图书馆馆藏建设和管理的基本方式之一。两个或者两个以上的图书馆在自愿的基础上，通过分工，各自尽可能将一定范围内的文献收集齐全，使各类型、各学科文献在整体上更为充实，避免不必要的重复浪费，并在此基础上促进资源共享[5]。吴明德教授在馆藏发展一书中明确提出：馆际互借、合作采访等活动，不能称作合作馆藏发展。合作馆藏发展必须是图书馆之间在馆藏的建立与管理等方面有正式的协议，馆藏发展的政策互为影响，而且保证彼此的馆藏互相依赖。合作馆藏发展不仅要做到目前馆藏资源的共享，也应规划未来馆藏资源的共享[6]。
因此，合作采购是合作藏书建设的一部分，是多馆合理配置馆藏的基础，其主要的功能在于：利用合作成员内部的经费和人力资源，在不增加经费投入的条件下扩大文献收集的数量和范围，更加充分地满足成员馆用户的文献需求。
1.2 合作采购的作用和意义
合作采购作为合作馆藏建设须臾不可分离的一部分，主要具有下述几方面的作用：①有助于拓宽地区或者系统范围内学术性文献覆盖的范围，保证某些学科、某些类型、某些文种文献的完整收集，从而在不增加经费投入的前提下，增加可资利用的馆藏范围，提高用户获取文献的比例。②明确的分工能有效规避误购、重购文献现象的出现，合理使用有限的文献购置经费，从而在充分反映本馆读者基本需求的基础上，提升馆藏的专门性和特色，提高藏书的质量及使用的经济性。③共建联合目录能使读者更加快捷、方便地通晓联盟内各成员馆的馆藏，使读者检索文献更具目标性和专指性，文献请求能得到更好的满足。④促进文献合作采购网络的发展以及重点学科资源中心的建设。合作采购网络的各中心馆，一般都设在某一学科在国内或地区处于领先地位、师资力量强、教学与科研水平高、拥有较丰富藏书的图书馆内。因此，不仅可以促进中心馆重点学科的藏书建设，而且有利于形成一批文献资料中心，甚至地区性或全国性文献保障中心。⑤合作采购有利于成员之间推进计算机管理与联机服务，提高文献采购的工作效率，同时还能够密切成员馆之间的工作联系，及时交流和分享文献采购的经验。
国内外合作采购发展历程
国外文献合作采购的历史悠久，早在1896年，美国芝加哥公共图书馆、约翰克里拉图书馆和纽柏利图书馆就开始了合作采购文献方面的实践。随着图书馆外部环境的变化、时间的推移及认识的深化，参与馆由单一到综合，地域范围由本地发展到跨地域甚至跨国之间的合作，在文献类型方面也由期刊、图书发展到了各种类型和载体文献。例如，世界著名的法明敦计划（Farmington Plan）是美国首个全国性的合作采访计划，计划实施30年后终止，其中固然有成员馆改变文献收集的兴趣、书商的服务品质不佳、购书经费紧缩、成员馆不愿收藏本馆藏书计划外的文献等因素[7]，但是，信息技术设施匮乏、缺乏联合目录以致不能为读者提供方便快捷的服务也是计划失败的因素之一。20世纪70年代建立的科罗拉多图书馆收集组织（COLA）在吸取法明敦计划教训的基础上，将合作采购文献的范围限制在低利用率文献，其中包括共同采购罕有的或者昂贵的图书资料。
1983年开始的北美馆藏要览计划（North American Collection Inventory Project， NCIP）的目的，是通过分工合作采购研究性文献馆藏，进而聚合北美地区图书馆共建的研究馆藏。NCIP计划在20世纪80年代引起过许多讨论，但90年代初期即逐渐消失，究其原因是馆藏纲要撰写不易且缺乏标准，图书馆无法长期承担文献收藏的责任。随着实践的展开，有关合作馆藏建设的理论研究得到了逐步深化。例如，在“合作馆藏建设”一书中，詹姆斯、哈尔和菲利普斯指出：合作馆藏建设的成功取决于图书馆三项职能的共生关系：书目检索、馆际互借、馆藏建设[8]。在《联盟环境中馆藏合作管理：VIVA实验项目》一书中，作者在总结以往CCD计划的基础上指出，20世纪的CCD项目往往具有土生土长的特点，而不能被深厚的理论所证实。20世纪80年代末和90年代初，合作馆藏发展受阻的主要原因在于：普遍认为不能依赖外部馆藏实现充分的馆际互借，缺乏详细的馆藏数据，没有可供共享的联合目录，文献互借传递速度缓慢，馆际间隔距离太大以及馆际馆藏中重复文献过多等[9]。但到1995年以后，随着网络的发展，上述影响CCD发展的情况已经有了很大的改观[10]。
国内文献合作采购工作始于1957年国务院批准公布的《全国图书协调方案》，方案不仅保证了协调工作的组织落实，而且促进了各中心下属的成员馆按其收藏重点，在文献采购、互借、交换、调配等方面进行分工。特别在外文原版书、刊的合作采购方面取得了很大成效，实现了降低复本、增加品种、节约外汇、扩大文献覆盖面、提高文献利用率的初衷。20世纪80年代，在国内图书馆界又曾出现过文献合作采购理论研究的热潮[11]。然而回顾国内合作采购的历史，所取得的成就大部分集中在电子期刊团购和馆际互借等方面，至今还很少有专著馆藏合作建设方面的实践。
纵观国内外合作馆藏建设的实践，诚如范德比尔特大学的J. Haar在调查馆藏合作建设项目后指出，合作馆藏建设是一项较新的工作，其中52%的合作项目诞生于20世纪90年代，33%的项目源于80年代之前。印刷型文献是合作馆藏发展的主流，并将有进一步发展的趋势[10]。因此，随着近几年不少地区、系统间合作采购纸本图书实验项目的出现，我们有必要应对专著合作采购复杂性方面的挑战，深入探索和研究联盟条件下合作采购方面的诸多问题。
图书馆联盟合作藏书建设案例分析
3.1 合作藏书计划产生的背景
科罗拉多州研究图书馆联盟成立于1974年，由分布在两个州的25个图书馆组成，成员中既有大型的公共图书馆、学术图书馆，也有中型和小型图书馆。联盟拥有700多万册孤本和2 200万册文献[12]。1998年建立的联合目录不仅涵盖所有参与馆的馆藏记录，而且还包括与联盟有合作关系的其他公共图书馆和大学图书馆的馆藏记录。基于良好的馆际互借基础和合作文化，成员馆用户从馆际互借和传递服务中获益匪浅。
提高联盟范围内各成员馆对读者文献的满足率，控制成员馆中出现印刷型文献重叠，防范个别馆可能受经费制约出现负面影响，改善联盟馆藏质量，拓宽联盟馆藏的整体广度和深度成为推动合作藏书计划的主要动力。而2000年起科罗拉多州经济衰退，政府削减图书馆的经费预算，则进一步促进了联盟加强各馆由单独采购向联盟合作采购转变的可行性探索，并选择合作馆藏建设作为摆脱困境的途径。
导致联盟考虑制定该计划的另一背景因素是，期望在采购文献方面加强与书商的密切合作。OhioLINK图书馆通过与YBP合作，由YBP提供成员馆已购文献的目录，从而既为成员馆提供补购纸本文献的机会，也进一步丰富联盟馆藏的经验，同时，与书商的交互使联盟意识到，加强与书商的合作是赢得书商对合作采购计划支持的关键。于是在2005年秋天，联盟在考察各书商服务质量及诚信的基础上，确定YBP和Blackwell为合作采购的书商，并与YBP和Blackwells制订了共享采购计划。该计划与其他计划的差异在于，合作采购的重点集中在本科生和研究生用文献，并由图书供应商控制重复文献。
3.2 合作馆藏采购计划的制定
联盟在汲取合作藏书建设方面的经验和教训的基础上，建立了合作馆藏建设委员会，专门探讨如何有效解决各种内外部因素对学术图书馆馆藏质量造成的各种威胁。成员由参与馆的代表及成员机构中负责馆藏建设者组成。委员会主席由院长或联盟图书馆的馆长担任。面对有限的文献采购经费及期刊文献价格暴涨造成专著预算经费减少的现状，委员会通过调查采取了多项解决措施，其中包括联合采购数据库，协调剔除冗余文献，批准专著共享计划，减少购买专著复本及平衡和调节各馆有限的经费，以实现专著预算购买能力的最大化等方面。为实施计划，合作馆藏建设委员会率先对联盟控制成员馆重复采购专著的可行性进行了调查。首先确定以10个成员馆拥有的2001-2004年间出版的文献为标本。确定其中4个学科领域，每个学科的样本大约200种图书，其中包括化学199种，计算机科学200种，经济学199种，哲学186种。对文献样本的分析结果显示，样本中24%的化学文献、40%的计算机科学文献、38%的经济学文献、25%的哲学文献只有一个馆拥有[12]。联盟中不同机构间文献的重复水平较低是形成文献复本较少的原因之一。
根据对文献的所有权和使用情况的分析，委员会制定了旨在控制重复采购本科生/研究生用书的实验计划。由于本科生更有可能要求某一主题方面的图书，而不是特定的文献，因此本科生用书容易出现复本。为了在控制复本的基础上，购买更多适合本科生用的图书，联盟根据参与馆拥有各学科本科生的数量确定经费分配的比例，并按项目中规定的4个学科文献的使用情况分为高、中、低三类。使用率高的文献由三个图书馆各购一册；使用率中等的由两个图书馆购买，使用率低的则由一个图书馆购买。为有效控制文献复本，联盟还要求各成员馆使用馆藏密度分析软件，仔细分析每种文献的年度使用情况、复印的数量、零使用率文献所占的比例，通过分类确定用户预期使用文献的学科范围，进而在编制的主题纲目购书单中清楚地反映出课程对文献的需求，并正确地确定使用率呈高、中、低的学科主题。
同时，该项目要求供应商必须按照计划分配的经费比例，根据各馆编制的主题纲目购书单及预期用户需要的复本数量分配图书。成员馆按照惯例将预购图书的清单直接发给书商YBP和Blackwell。
3.3 联盟合作采购计划的执行
3.3.1 制定工作及培训计划
为了确保计划的成功实现，在实施计划前联盟采取了下列步骤：建立实施计划的时间进度表，制订详细的工作计划，与每个书商签定协议，与图书馆Dynamics订立特定的数据服务项目，培训图书采访人员。此外，为了保证联盟拟定的本科生和研究生用书采购计划与书商供书的一致性，建立了书商供书的范围、要求、工作流程及与分配相关细节方面的制度，并对书商进行采购业务的相关培训。
3.3.2 成员馆严格分工
联盟按照经费水平、主题纲目目录、采购文献的数量及规定的复本数量平均分配给各参与馆。为规避成员馆重复采购已有的图书，采购委员会与图书馆Dynamics合作，从参与馆中导出最近7年的文献书目记录及相应的流通数据。由各参与馆分别建立4个学科的专题纲目书目。确定政治和数学方面的本科生和研究生用书由Blackwell提供，经济和宗教类图书由YBP提供，并分别对本科生和研究生读者的范围以及4个学科采购图书的的学科范围（分类号）做了界定。
4.3 构建合理的利益保障机制
合理的利益保障机制是吸引各馆参与联合采购的关键要素，只有科学的利益保障机制才能促成各馆形成参与区域合作采购的动机和意愿，并激励他们积极参与合作活动。同时合作采购计划实施过程中必须既要实行参与馆间平等互惠、互相依赖及自愿的基本原则，同时各成员馆必须树立全局观念，把联盟看做一个整体，把本馆视为其中的一部分，在履行义务的前提下分享合作的利益。各馆的基础条件不完全相同，购书经费有多有少，文献采购的范围有宽有窄，但各馆必须做到从全局出发，不过于计较单位利益的得失。应定期举行会议进行沟通，交换意见，解决分工实施中随时出现的问题。
4.4 尊重参与馆的发展要求
只有各馆都拥有适当的馆藏数量，才能在联盟范围内为所有图书馆分享。因此，联盟范围内适当的纸本文献重叠还是需要的。此外，馆藏建设具有一定的“私利”性，每一个馆都应该为满足本馆读者的需要建立馆藏，而不是无私地为了图书馆共同的需要建立馆藏。因此，各参与馆在合作馆藏建设中必须保持一定的自主性，除了应履行联盟分配的任务外，还必须保持一定的自主性，根据本馆读者的一些特殊需要，采购本馆读者教学、科研需要的一类文献。D. E. Williams认为，参与联盟是因为它能符合读者本身的利益。如果为了联盟整体的利益，分工收集并非本馆读者需要的资料，事实上违背了馆藏发展的原则[17]。
4.5 夯实合作的基础工作
实施合作前须利用学科分类法仔细分析参与馆的馆藏，了解各馆的馆藏特色及读者使用情况，以期厘清参与馆馆藏的强项与弱项，制定合作发展馆藏的方针政策，确定各成员馆收集文献的类型、学科范围和复本数量等业务标准，合理分配采购的责任，以提高合作采购文献与读者实际需求的一致度，这样既扩大了文献覆盖范围，提高了馆藏文献品种，又规避了零利用率文献的出现。
4.6 提高信息技术支持的力度
成功的合作馆藏建设必须辅以应用先进的现代信息技术，如构建在线合作采访文档、建设联盟成员联合书目数据库，以便参与馆能够在网上看到其他图书馆的图书订单，了解联盟范围内其他成员馆已订某种图书的复本数量及书商提供的书目中还有哪些图书未予订购等信息，以保证各成员馆尽量订购其他成员馆没有订购的文献，进而降低联盟范围内成员馆的图书重复率。
4.7 争取上级的政策和经费支持
赢得上级部门的政策和经费支持是合作计划实施的关键保障。按照成员馆读者比例、合理出资采购馆藏固然在一定程度上也能推进合作计划的进行，但是，由于不同图书馆具有不同的藏书和服务重点，完全依靠分摊进行合作采购存在着一定的风险和挑战[18]。因此，赢得政府或者上级领导部门的政策和经济支持可以归避合作过程中可能出现的各种障碍。
4.8 加强合作采购的评估
评估是合作馆藏建设成功的必要条件，也是改进合作环境和方法的重要手段之一。应定期对合作采购运行情况进行评估，包括经费使用的合理性、采购文献的使用率以及合作采购的投入产出，以便及时发现和找出运行过程中存在的问题和需要改进的地方，以推动合作采购活动的健康发展。
此外，合作采购除了应重视上述各种要素以外，还应该重视相关人员的培训，以提高参与馆及馆员对合作目标及馆藏纲要达成共识，掌握相关的文献采访工具、统计和调查馆藏学科分布的方法以及合作采购的方法和标准。
结语
长期以来，国内外图书馆界坚持不懈开展文献合作建设的实践说明，无论图书馆的内外部环境发生怎样的变化，合作采购乃至合作剔除始终是图书馆界需要开展理论探讨和实践的核心课题。
合作藏书建设作为馆际合作中层次最深的一类合作，对扩大各馆藏书范围、提高藏书的收藏水平、增加读者的可获知能力和可获得能力均具有极其重要的作用，是实现联盟内文献采购与需求均衡的重要途径。因此，网络时代的合作藏书建设，应突破目前限于电子文献团购、期刊协调采购的框架，拓展到电子和纸质文献的合作采购。在传统的“文献资源布局”、“分工协调”的基础上，通过联盟协调实现参与馆自主调节文献采访的品种和采访方针，尽量减少相互重复采购，从而文献品种的覆盖面，保持整个地区或者系统文献收藏的完整性。
针对国内目前合作藏书建设的理论研究深度不够、文献合作采购缺乏实践，甚至还存在比较消极认识的情况[15]，联盟应该提高对合作馆藏建设的认识，将其作为新世纪实现资源共享的重要内容之一，通过组织开展理论研究和项目实践，把推进馆藏的共建共享作为头等大事来做。文献合作采购是共享的前提，因此，联盟不仅要强化其成员将联盟成员的馆藏看做一个馆藏的观念，并期待以合作采购的方法来聚合馆藏。
由于合作采购远比一馆自行采购更加繁琐和费力，因此，除了需要加强成员馆之间的协商、沟通和交流外，亟需构建一个准确反映成员馆馆藏及方便读者检索的联合目录。同时也需要利用图书馆云服务平台，及时了解成员馆执行合作计划的进展情况，其中包括已订复本的品种和数量，以便根据本馆读者需要作出正确的订购决策。
现代信息技术和物流服务的结合有助于加快文献传递和利用的速度，也有利于吸引图书馆参与合作馆藏建设，以便平衡成员机构的资源，更好地为读者服务。
[参考文献]
[1] 白冰，高波. 国外图书馆资源共享现状、特点及启示[J]. 中国图书馆学报， 2013（3）：108-119.
1.图书招标采购作为一种新型的采购方法,虽然在我国推行的较晚,但目前已被大部分高校图书馆广泛采用。图书采购招标主要是为了防止商业贿赂,图书招标是手段,防止商业贿赂才是目的,基于这个目的,在图书采购招标过程中必须做到公开透明。在撰写招标文件必须按照国家有关法律、法规,使各项条款合理合法,根据招标文件的总体要求和相关的业务要求进行撰写,每项要求和双方履约的具体措施要加详细说明,尤其是到书率、到书周期、订准率这几个不可疏忽的问题,明确招标方采购图书的专业范围、涵盖的学科门类、采购金额、业务要求、中标商家数、采购周期、招标方式以及投标商资质要求、投标截止时间等。让投标商以能否投标做出判断确保招标投标公平竞争,择优确定中标单位。
2.在图书采购招标过程中,要避免通过牺牲图书质量或服务质量来获得折扣的行为,如果图书馆单纯以价格为基点,以购买低价格图书而增加馆藏量,势必造成藏书的质量,以此导致藏书结构的紊乱和使用的无效益,让低质书充斥的图书馆只会失去读者,使图书馆没有生命力,因此图书招标采购过程中更要注重图书的质量。
3.在图书招标时,要对参与投票的商家资质、实力、信誉、人员素质、经营状况等诸多因素进行考察,认真审查投标书商的营业执照、简介、业绩、资信记录等资质证明材料;审核书商提供的电子征订数据、编目数据是否符合标准,编目数据是否是标准的MARC编目数据,有些经销商为了节省费用,他们就通过各种渠道收集数据,因此使到馆新书的编目数据不规范,甚至没有编目数据,导致图书编目缓慢,新书不能及时上架流通,从而影响图书馆的工作效率。所有这些,在招标工作的评价中应予重点考虑和重视。
4.有些图书经销商为了达到中标的目的,经常以提高优惠来增大中标几率,至于中标后的图书质量与服务,他们则很少考虑。我们选择合作图书供应商时,可从诚信、经营规模、到书周期、到书率、人员素质、服务、现代化技术水平等多方面进行考察,要多渠道咨询投标书商服务过的高校图书馆,了解投标书商的信誉、服务质量等,对与书商有供货关系的出版社进行电话咨询,了解其在出版社的业绩。考察投标书商的现代化技术状况、网站服务状况,看其是否能及时图书采购信息目录,是否能正常进行网上数据的传送与下载。有必要时,要对投标书商进行实地考察,以便更具体地了解对方,尽量避免以后不必要的纠纷。
二、制定合理的采购计划
1.由于采访人员的知识结构有限,不可能对每一门学科专业情况都有十分精深的了解,为了避免造成图书的误码订与漏订,图书馆采访人员在理解各专业教学目标和方向的基础上,要积极收集各种文献信息,把信息目录在图书馆网页征订征询上或送发给各系讲课教师的信箱里,广泛收集有关反馈信息,根据各学科专家提供反馈信息,制定合理的图书采购计划,从而达成图书馆与教学机构在培养目标上的一致性,切实满足广大师生的需求,真正做到图书采购的实用性及合理性,提高资金的使用效益。
2.年度采购计划:图书馆要根据学校的长远规划和具体情况,确定各类文献的采购数量、构成及比例,制定出一个年度采购计划,使藏书建设具有稳定性、计划性及合理性。年度采购计划的制定要结合年度经费指标,按学院专业比例制定年度计划,在专业比例中要突出学院重点专业的需求。使年度计划既突出重点又兼顾其他。
3.中、短期采购计划:随着学院改革的不断深入,在校学生人数急剧上升,专业设置变化快速,新的专业不断涌现,各项标准规范不断更新,图书馆的图书采购计划要适合师生的需要,制定一个中、短期采购计划,在每年图书经费中留出一部分经费,使图书馆的图书采购具有一定的灵活性。
4.每年要不定期对读者进行调查,收集广大师生对图书馆藏书的各种反馈意见,随时调整图书的采访计划,避免采访人员的采访盲目性和主观随意性,做到“采”有所用,提高图书文献的采访质量,是确保高校图书馆文献资源质量的关键。
三、做好图书的采购验收工作
1.现在的图书采购工作,大部分学校都是以现采为主。我院图书馆现在也是如此,现在基本上是以每年一月份的北京图书订货会和每年四月份的全国书市为平台,根据学院各专业学科提出的要求,同图书经销商一起现场采书,做到所采图书每册过手,准确判断图书的质量,研究出版者的学术地位、作者声望、文献资源的利用研究以及师生未来的使用情况,真正实现图书馆的效益原则。
2.新书到馆后要严格执行验收程序,注意图书包装是否完好,查看新书的书名、册数等是否和发出的订单相一致,新书是否有缺页、污损等现象,是否有不成套图书现象,随书光盘是否与图书相符,是否有盗版图书,是否符合图书馆馆藏原则,对质量不符合本馆要求的图书应予以退换,禁止任意增加复本量和随意搭配图书,仔细核对发票金额。
3.查看书商提供的图书编目数据是否与所发图书相符,是否是标准的MARC编目数据,加盖的馆藏章是否符合本馆要求,条形码是否覆盖透明胶带,图书的条码分配是否符合馆藏要求,为进一步提高我院图书馆图书分编质量提供依据。
四、注重采购图书的质量与数量,达到学院各种考核评估的要求
为适应*年经营管理模式，保证产供销作业计划编制的合理性、有效性和及时性，特制定本规定。
一、计划分类
1、按计划性质分
新品开发计划、销售计划、成品入库计划、兰坯产品入库计划、工艺外协小件入库计划、白坯产品入库计划、自制小件入库计划、物资领用计划、物资采购计划
2、按时间分
月度生产计划：是全月总量计划，广本汽车部品、嘉本田、建雅马哈产品下达全月总量计划，其余产品只对每周总量作大致安排。
周生产计划：对月计划总量进行分解，对本周的日生产进度进行安排。
调整计划：对月生产计划量进行增减、对周计划进度进行移延、对未列计划品种进行追加的调整安排。
二、计划编制程序
见《产供销作业计划编制程序图》。
三、计划保证措施
（一）、采购周期及生产周期
1．采购部在接物资领用计划后，随时保证主体材料和管子材料的供应，8小时以内保证排气管上的附件供应，24小时内保证其他外购件供应，3天内保证纸箱供应。
2．生产周期共96小时，其中白坯生产作业周期为55小时；兰坯生产作业周期为30小时；装配工段作业周期为11小时。
（二）、生产能力
1．计调中心和制造部协商拟定单品种最大日产量、系列产品最大日产量，及关键工序和瓶颈工序最大生产能力，作为阶段性的作业指南。
2．周生产计划必须满足单日计划总量不超过5500件（包括嘉本产品，但不包括小件），周计划总量不超过35000件的总原则（周日平均计划量5000件，星期天计划量不超过3000件）
3．调整计划必须满足单日计划总量不超过5500件的原则。
（三）白坯入库时间的规定
白坯库正常上班时间为早上8：00至晚上2：00，遇特殊情况需延长时间由制造部书面通知仓储部。
四、计划编制规定
1．月度生产计划
a、销售开发科根据市场需求情况编制月度新品开发计划；
b、销售科根据市场需求情况编制广本汽车部品、嘉本田产品、建雅马哈产品月度销售计划；
c、计划调度中心根据月度销售计划，综合考虑成品库结存情况，编制广本汽车部品、嘉本田、建雅马哈产品的成品入库计划、白坯产品入库计划、纸箱及装配小件领用计划；
d、计划调度中心根据市场需求情况，综合考虑公司经营目标编制白坯生产预投计划；
e、采购部根据白坯产品入库计划、预投计划、纸箱及装配小件领用计划，综合考虑物资结存，编制物资采购计划。
白坯产品入库计划和预投计划于每月25日下午3：00时交制造部和采购部，制造部据以编制物资领用计划，制造部将物资领用计划于25日下午4：30交采购部，据以编制物资采购计划。
2．周生产计划
周生产计划计划期为次周二至次次周一。在编制周计划时，对本周四至次周二的生产情况视同按计划100％的完成，按市场需求和成品在库情况下达下周计划。计调中心于每周四下午3：00将白坯产品入库计划和自制小件入库计划传递至制造部和采购部，将纸箱及装配小件领用计划传递至采购部；制造部据以编制物资领用计划，制造部将物资领用计划于每周四下午4：30交采购部；采购部根据物资领用计划编制物资采购计划。
每周六下午3：00时由计调中心、制造部、采购部在销售公司会议室对已发布的下周计划进行协调。 1
3．调整计划，由计划调度中心随时据实际情况（品种增减，数量增减，进度移延等）编制后交制造部，调整计划同时体现总量和日进度要求。当日调整计划应在当日下午4：00时前交制造部，4：00时后下达的调整计划作次日计划。
五、计划的有效期
1．公司有效计划为周计划和追加计划，月度计划仅作为制造部和采购部作生产准备的参考资料，不作为入库数量的考核依据，但*合资公司、建雅马哈和嘉本田公司的月度计划，仍为有效计划，并按月度计划执行和考核。（由于周转箱差缺，对雅阁产品按销售进度进行考核）
2．周计划有效性规定：当日内未完计划量在本周内完成或在计划期截止日之后两天内（即次周三17：30时前）完成均为有效计划，允许按正常计划产品办理入库。但是，计划完成率考核仍然按当日完成情况执行。
3．追加计划的有效性按其入库时间在哪一周来确定其考核和有效性按那一周的周计划执行。
六、调减计划规定
1．无销售市场的计划无条件取消。取消计划应由计调中心书面通知制造部和采购部。
2．取消后的损失及资金占用的责任划分：按55小时界定原则，即允许白坯入库时间后55小时以内的算销售开发公司责任，55小时以后的制造部责任，若制造部能分清属于采购部责任，由采购部承担。
3．取消计划的处置规定
a、仓储部接销售部门的调减计划时，检查减计划物资的入库情况（白坯），按55小时原则界定责任，传递书面资料告知销售开发公司、制造部，同时作台帐记录。
b 制造部接减计划时，按55小时原则界定责任，通知质管部和计调中心对已投入物资作判定，按损失最小和易于保管原则就地封存，同时书面资料告知销售部门，并作台帐记录。
c 销售开发公司需对减计划书作编号管理，建立减计划台帐，每月对减计划造成的不良资产拟定处理方案，方案包括原因分析、责任部门、处理措施、损失预算等。
4．制造部明知由于采购原因可能造成某产品计划失效时，应先与销售部门确认该产品延期入库后有无销售计划继续消化，若无，则找采购部门确认所造成的不良资产后就地封存，所封存资产计入采购部占用，传递书面资料告知采购、销售部门，同时作台帐记录；如有后续销售计划，则按继续组织生产，以便下期入库。
七、关于自制小件的规定
1．自制小件的定义：由制造部利用边料或由钢材库房领用材料自制，及制造部从仓储部外协库领用需组合加工后直接进入装配工段或需工艺外协加工的小件。
2．自制小件由计调中心根据生产难易程度和市场稳定性自行掌握储备量。
3．自制小件的工艺外协加工由计调中心负责。
4．自制小件经工艺外协加工入外协库后，还需加工的由制造部加工。
八、其他
制造过程中工序协作（需由外单位协作加工）由制造部负责。
计调中心和制造部物资领用计划分产品下达，采购部物资采购计划按产品分零件下达，各类计划有特殊要求须在备注栏注明。
翻包、三包产品入库需用纸箱应由计调中心提出书面申请。
关键词：物资采购；计划；管理
中图分类号：TM-9 文献标识码：A
文章编号：1009-0118（2012）08-0174-01
随着人们生活水平的提高，对供电的需求也越来越大，从而使电力建设不断的加强发展。在电力建设中，物资成本占有相当大的比重，这样做好电力物资的管理显得非常重要。物资采购计划作为物资采购供应管理的首要环节，应强化计划管理，以工程项目总体计划为依据，确定采办所要达到的目标，认真分析整个采办过程中可能发生的情况及对策，分阶段、项目制定采办总体计划、项目采办计划、月采办计划等，根据需要及不同情况在总体计划的基础上制定其他实施计划，形成不同层次的计划间的紧密联系、相互配合，构成工程物资采办计划体系。
一、物资采购计划
采购计划（Procurement Plan），是指企业管理人员在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。采购计划是根据生产部门或其他使用部门的计划制定的包括采购物料、采购数量、需求日期等内容的计划表格。
二、物资计划的编制依据和分类
物资计划管理是物资供应活动的行动纲领，物资计划管理包括核实物资需要，落实供货资源，经过综合平衡，组织物资采购、运输、验收、保管、发放等各个环节的有关计划的编制、执行、检查。编制物资计划要做到系统性、全面性、准确性、及时性、连续性和协调性。
编制物资计划的主要依据包括：（一）任务量。根据工程项目计划确定的工程工作量及建设进度；（二）物资需用量。工程项目以设计施工图纸或同类项目的有关参考消耗资料提供的工程物资需用量；（三）资源量。已落实的供货资源。
物资计划一般分为物资需用计划、采购计划、分配(调拨)计划等三类：1、物资需用计划：根据业主或设计部门提供的按照不同施工项目、施工进度、工程量、物资类别分别编制单项工程物资需用计划，并根据工程设计、施工的变化编制物资调整计划。计划包括提交的施工图纸，采购物资的技术条件(标准)、技术规格书、数据单及汇总料表等，采办部门应全面落实工程物资实际需用情况，汇总设计料表并考虑合理的损耗余量、周转储备量，物资需用计划或调整计划应详细、准确，它是工程物资供应最基础的资料。编制内容主要包括工程项目、物资名称、规格型号、技术要求、数量等；2、物资采购计划：工程项目采购计划根据工程物资需用计划编制项目物资采购计划。采购计划的内容主要有项目名称、物资名称、规格型号、技术要求、数量、交货期等；3、物资分配(调拨)计划：根据工程实际需求，由采办部门调拨给施工单位。如果实际需求与设计(采购)数量有偏差，则根据实际调拨；剩余物资根据业主或项目部对剩余物资的管理要求进行处理。
三、计划审批后要进一步核实
物资计划经审批通过后，采办部门按照业务职能分工归口管理，由各主管人员组织实施，严格执行。部门领导负责各项计划的定期检查和落实，确保计划任务的完成。对物资采购计划进一步核实和细化。落实计划有无变更、技术条件有无修改、是否进行相应调整、交货时间地点的详细要求。
如果因工程任务的变更，造成需用量的增减，采办部门应根据工程、技术部门或项目部的书面资料及时进行调整，编制调整计划，并按相应程序审批：如果因设计变更，应根据设计变更单对原编制的物资计划及时进行相应的调整，以保证物资供应准确，避免产生物资多余积压。
四、根据不同情况对采办计划分类
物资采办计划作为物资采购供应管理的首要环节，应强化计划管理，以工程项目总体计划为依据，确定采办所要达到的目标，认真分析整个采办过程中可能发生的情况及对策，分阶段、项目制定采办总体计划、项目采购计划、月采购计划等，根据需要及不同情况在总体计划的基础上制定其它实施计划，形成了不同层次的计划间的紧密联系、相互配合，构成了工程物资采办计划体系。
采办计划的分类，可以分别按照项目、物资类别或时间、业务环节等划分。比如按照时间划分为年度计划、季度计划、月度计划等，按照业务环节划分为需求计划、采购计划、加工计划、分配供应计划和运输计划等。在明确采办计划项目及分类的基础上，建立采办系统计划管理体系，按照项目管理要求，以业主采办部门为龙头，组织各参与供应商、服务商等严格按照合同和计划管理要求编制执行计划，确保了各项物资计划上下衔接、依据充分、科学合理。
五、分阶段对采办计划进行控制
工程建设项目中的需求计划编制，一般根据由业主委托的设计单位提出物资订货计划，即物资订货技术规格书和数据单或相关技术要求文件，然后由采办部门针对业主提出的物资订货计划制定物资需求计划。采办部门通过进一步组织市场调研和信息收集分析工作，对订货计划的准确性进行核实，如发现技术规格书和数据单有技术性偏差，组织业主及设计单位进行技术交流，对物资订货技术规格书和数据单或相关技术要求文件进行完善，进而对物资需求计划进一步完善。
实际工作中，编制工程项目物资需求计划，需要我们从项目规划时就进行关注：在可研阶段就要参与工程概算中主要设备材料的供货周期和价格调研，并给出专业意见；在可研批复后的初步设计阶段，针对设计提供的主要设备材料技术规格书和数据表等技术资料进行整理，编制工程物资设备材料需求计划；在设计提供出的施工图中，核对与初步设计时物资订货数量规格时候有出入，编制需求计划变更表，并注明变更依据。
六、结束语
随着时代的发展，各种管理方法和模式也应不断的创新，电力物资企业必须顺应时代潮流。与内外部市场的变化同步，相应变革物资管理中旧的体制和管理模式，只有这样，才能实现企业有效控制成本，提高经济效益的目的。
参考文献：
［1］张磊,郑丕谔.物资招标采购中组合预测的线性规划方法［J］.工业工程,2007,(01).
［2］朱明,段善炎.技术物资供应中计划采购的工作质量考评［J］.中国市场,2010,(49).
一、分析圈书馆年度投资效果的依据
有关分析年度投资效果的依据,不外乎是两个方面:一是要看投资使用的合理，二是要看使用这些投资所产生的经济效益。
随着经济体制改革的深化，各高等院校普遍实行了经费分项包干的办法，由于财务制度的不严，一些本来不属于图书经费开支的额外项目，也挤入了图书经费之列，如行政办公费和加班补贴费等等。这些项目，虽然开支的数目不大，但逐年累积起来，也是十分可观的。从目前的实际情况看，个人认为，要完全杜绝这些额外开支是不现实的，因为它会给图书馆带来许多不便，但必须要加以控制。这里我们引入有关“投资保障率”的概念，其含意是年购书经费额占年图书经费总额的百分比。在通常情况下，这一比率应保证在95%以上，这是衡量一个馆对图书经费使用是否合理的标志之一。
衡量图书经费使用是否合理的另一标志，是看当年的采购计划是否完成，这个计划是根据本馆的特征和读者的需求情况所制定的，“它包括数量、比例、品种、复本等等，”①有的同志提出了“采购率”的概念。②所谓采购率，就是完成计划购入的图书占计划购入图书的百分比。从理论上讲，这个比率应该是1。。%的，但由于许多主客观因素的影响，实际上难已达到，个人认为，图书能保证达到80%以上，期刊保证达到90%以上就算较好的了。
要评价图书经费投资的“纯”经济效益，是十分困难的。因为图书馆不象物质生产部门或商业流通部门那样，可以直接观察它的经济价值。“图书馆的经济效益是以隐蔽的潜在的形式存在的，只有读者从利用文献中所获得的知识转化为技能并运用于科学技术和生产领域之后，才能发挥它的经济效益，而这又是长期积累、持续功能的过程。”③因此，图书经费投资的经济效益，只能由图书馆服务效果的指标来间接反映。也就是要具体计算文献的利用率和文献阅读率。需要说明的是，这里所谓的利用率和阅读率和反映图书馆服务效果的利用率和阅读率，在含意和算法上是不相同的。我们不妨引入“投资效果利用率”和“投资效果阅读率”两个概念。所谓“投资效果利用率”就是在一定的时间内被读者利用的文献量和当年文献入藏量的百分比;而“投资效果阅读率”就是在一定的时间内被读者利用的文献册数和实际借阅人数的比较。因为计算的是年度投资效益，被读者利用的文献是〔或借览册数)术能全部计入，必须要乘上一个常数K，根甩多年流通工作的经验，可以把常数K的值定为0.2(有关常数K的论证，本文不拟赘述)。如采用字母S，S2、N分别表示文献利用量(册数)，当年文献入藏量及读者借阅人数，则投资效果利用率P:一和投资效果阅读率P:
据报道，图书的平均使用年限为10-20年，科技报告为10年，连续出版物为3一5年，那么五年以内的新书的利用率至少可以视为100%。有关阅读率的指数，国外一般稳定在10一20册，假如考虑到文献的使用时效，阅读新书的指数应为4册。以上就是分析图书馆年度投资效果的理论依据。
二、分析图书馆年度投资效果的方法
要进行图书馆年度投资效果分析，必须要做好以下几方面的工作:
(一)要制订具体的采购计划
完善的采购计划，不仅是分析投资效果的需要，而且是保证采购质量的基本条件。它的内容应包括要购进图书的数量、品种和复本的具体要求，而不仅只是订出经费分配的比例。只有这样，才能在实际的采购工作中把握主动权，减少或避免人为的失误，从而保证采购工作的全面完成。
(二)要完善采购工作的统计制度
数据是分析的基础，没有完善和准确的数据，就不会有正确的分析结果。图书馆忽视统计工作的现象是存在的。近几年来，在流通、阅览部门已经有所加强，而在采购部门正在逐步建立。笔者认为，采购工作的统计应包括计算“文献收藏率”和“文献采购率”所描的基础数据。所谓“文献收藏率”即指图书馆年文献收藏量和全国出版发行总量(以订购自录为准)的百分比，要求分类进行统计。建立这项统计的目的，在于探索图书馆在成为本著、统文献迅息中心方面的可能性。采购人员要在这方面当好馆领导的参谋。和采购计划相对庄，要做好年末实际采购文献的数量、品种和复本的统计，以便于检查采购计划的执行情况。编目人员为了提供固定资产的增长情况，也要进行这方面的统计，但是，两者的数据是不会完全相同的，不能够互相代替。
(三)综合分析投资效果的各项指标
只有统计数据，而无综合分析，就不能揭示事物的内在规律。采购人员必须要重视对年投资效果的综合分析，检查采购工作中的不足之处，探索提高投资效果的最佳方案供馆领导决策本馆工作时参考。
三、投资效果分析实例
(一)某馆1987年投资保障率的情况
从上表可知，该馆1987年的投资保障率达到97%;图书的平均采购率为83%，报刊的平均采购率为99%;而文献利用率达到89%，阅读率为3.9册/人。反映投资效果的全部指标，都达到或接近理想水平。通过以上分析可以认定，该馆一九八七年的图书经费使用是比较合理的，投资效果处于最佳状态。
[关键词] 公共图书馆； 图书资料； 政府采购； 对策措施
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 06. 051
[中图分类号] G258.2 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）06- 0085- 02
随着我国城市化进程的不断加快，城市文化基础设施建设得到进一步的发展，政府对公共图书馆的财政投入也逐渐加大，这对城市公共图书馆的图书资料管理工作提出了更高的要求。政府采购作为一种对公共采购管理的制度，是指各级国家机关、事业单位等使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为，其可以高效利用财政资金，提高社会资源的利用率，以促进公共图书馆的健康发展。但在这种采购模式下，图书馆图书资料管理工作发生了巨大的变化，也出现了一些亟待解决的问题。因此，文化部门应重视政府采购对图书馆图书资料管理的影响，采取必要的对策措施，切实保障公共图书馆的发展。
1 图书馆采编业务面对的新挑战
1.1 订购方式的转变
政府采购模式实行之前，图书馆采编业务相对而言具有极高的自主性，能够根据图书馆实际需要自行规划和订购，所以在这种传统模式下，大多数图书馆的采编业务采用的均是长期订购的方式。而在政府采购模式下，相关部门需要首先对供应业的信誉和供应时间进行一些规定，然后图书馆才能够从合格的供应商中选择一个作为主要供应商。而且，政府模式下，每一个供应商的供货时间都有一定的限制，大多数均是短期形式，相对于传统模式下的长期模式而言有较大差异。在这种模式下，图书馆的采编业务也逐渐面临极大的挑战。所以，为了能够在这种模式下更好地发展，图书馆必须要改变其订购模式，用短期订购方式代替长期订购方式。
1.2 采购模式运行时间久
政府采购模式相对于传统采购模式而言具有极大的规范性，也就是整个采购模式都需要严格按照规定步骤一步一步走，从最开始的制订计划到最终结算一般需要经过较长一段时间，直接使整个采购的周期变长。这种按照规范步骤进行的模式虽然能够在很大程度上保障采购的质量。但是，由于图书馆市场并不是固定不变的，所以，在将近半年的采购进行时间里，图书馆就会非常容易出现库存不足或者库存订购率不足，无法满足客户要求的问题。
1.3 增大文献信息资源合理配置的难度
图书馆是人们涉猎不同领域知识的一个重要场所，每一个公共图书馆内均收纳有大量不同学科、不同领域的藏书。且全国几百家出版社中，每一家对其图书资源的配置都有侧重点，有些是比较注重教学类文章，有些是比较注重资源类文章。但是，这些出版社的图书资源均有可能会成为图书馆的重要藏书。然而尽管政府采购模式下，图书馆的藏书资源提供上来源都是采用招投标的方式，且这种方式较为符合现代交易市场的公平竞争原则。但是，在这种模式下也比较容易出现供应商为投标成功而肆意降低图书资源价格的恶劣行径。
1.4 编目中心责任重，压力大
由于在政府采购模式下，图书馆采编工作必须要坚持专款专用以及折扣被返还费用也要用于采购图书馆藏书的原则。所以，相对于传统采用模式而言这种模式有助于提高图书馆藏书量。但是，由于这种模式的采购时间比较长，编目中心的编目工作需要提前半年就制定，所以就非常容易出现编目进程与新藏书进馆进程冲突的现象。且在这种背景下，编目人员除了要进行编目工作外还需要加班加点地完成新书上架工作，直接增大了编目人员的任务量和压力，影响编目工作效率。
1.5 中标商附赠的自行编订数据有问题
一般情况下，中标的供应商在与图书馆定好购书协议后均会同时附送一个比较具体的数目数据，尽管这一举措看起来可减轻图书馆编目人员工作量。但是，由于供应商制作的书目数据都是依照在版编目数据进行编制的，而图书馆实际的书目数据还需要根据实际概况进行不同程度的更改。所以，供应商参考的编目数据就非常容易出现失误，造成附送的书目数据存在较大问题，影响正常使用。
2 针对公共图书馆资料政府采购模式存在问题采取的应对措施
2.1 健全图书馆政府采购的法律、法规，制定与遵守相关规章制度
尽管针对图书馆政府采购规范化的多项法律法规已经实施了很多年，但是我国的图书馆采购工作仍然没有较好地按照这些规范要求进行，仍然存在很多与法律法规相互冲突的问题，以至于直接造成我国图书馆的政府采购模式出现很多影响采购效率的问题。所以，对相关法律法规进行进一步的改造和完善应该是解决这些问题的重要方法。努力通过健全法律法规的方式提高我国图书馆政府采购效率。具体要求是：① 图书馆政府采购工作必须要严格按照规律法规规定有序进行。需要根据实际概况和法律要求制定有针对性和合理性的规章制度。② 严格规定中标供应商的采购方式。即中标商的采购方式一般主要有订单采购和现场采购两种方式。这两种方式的到货率分别大于95%和92%。两种采购方式中，中标商均要严格按照招标单位制作的书目进行采购工作，而不能按照自己制定的书目进行采购。若有中标商没有按照招标单位要求直接以自己指定的书目为采购书目，或者招标单位允许中标商按照自己的书目进行采购，那么都需要取消中标商的投标和采购资格。③ 除了要计划好招投标工作之外，图书馆还需要对中标上相关技术和服务做一些必要的规定。比如中标商应该有在与招标单位合作下可以一个月制作3万图册的能力。制作内容包括检量、图书索书号制作和审核等；中标商在确定采购计划后首先需要交与图书馆必须要的采访信息，且提供方式为电子表格的形式。采访信息具体有采购的书本和副本数量、书本出版情况、价格以及标准书号等。总而言之，在开展图书馆采编工作过程中，只有严格按照规定要求和实际进行不断的摸索，才能够真正使政府采购模式发挥其应有作用，推动图书馆采编工作的进行。
2.2 增强图书馆采购工作的监管力度
目前，图书馆政府采购招投标工作中仍然存在供应商压低价格来实现中标目的的现象，而这种现象之所以一直无法根除的原因就是政府采购模式的招投标制度仍然存在缺陷。所以，为了杜绝这类事件的再次出现，必须要加强图书馆招投标的监督和管理力度。具体要求是：招投标管理人员首先应该将目光放长远，认识到招标工作对整个图书馆采购效率和质量的重要性。其次，选择供应商时除了要看投标价格之外，还需要对供应商的信誉进行深入了解。比如坚持在分析多项因素后才能够选择合格供应商的原则。
2.3 加强图书馆采编工作的计划性
政府采购模式不同于传统采购模式，其需要的采购周期相对比较长，若没能够制订有序可行的采编计划，那么将非常容易造成采购工作与新书入馆工作相冲突的现象。所以，为了解决当下政府采购存在的这些诸多问题，必须要增强文献采编的计划性。比如在开展招投标工作之前，图书馆采编人员就应该首先预算好图书馆采购的具体费用后和计划好招投标的具体工作事项；对于编目中心的工作要提前估量出一个比较接近实际任务量，然后根据这个任务量去合理安排编目人员的工作量，使编目工作有序进行；对于采购的经费，必须要根据采购计划进行合理分配，采购经费中必须预留出一部分作为特殊情况的处理经费（如中标供应商无法提供的图书资源）；另外，在开展图书资源采购时还要学会多加分析和总结经验，努力做到越来越好。
2.4 推动图书馆采编工作信息化和网络化建设
信息化、网络化是现代化社会不断深入发展的必然结果，在政府采购模式下对图书馆采编业务进行信息化管理，除了能够有助于图书馆采购信息的及时性和高效性，同时还能够有助于提高图书馆采购工作的公正性。当前，在现代先进信息技术的作用下，图书馆的专家数据库已经形成，基本已经形成专家掌控图书馆采购的模式。但是笔者认为，仅有各学科的专家是不够的，全国还应该建立由图书馆学专业的专家组成的专家库，这样才能从图书馆学的专业角度对采购提出有针对性的指导建议。除专家库外，还应考虑建设全国统一的文献资源政府采购平台，通过这个网络平台，将出版商、图书供应商、各地图书馆紧密地联系在一起。这样，文献资源可以高效快速地在这三者中得到传递，准确地收集供需信息，提高图书馆采编的效率，也有利于图书市场的健康发展。
3 结 语
综上所述，公共图书馆实行政府采购后，图书资料更多地出现在各地区的政府采购目录当中。因此，为提高图书馆图书资料管理的效率，文化部门应结合图书馆的实际情况，准确收集图书馆的供需信息，并制订出合理的采购计划，以提高图书馆图书资料的管理水平，从而进一步促进公共图书馆的健康发展。
主要参考文献
