一、指导思想
以党的十七大精神为指导，全面落实科学发展观，进一步转变发展理念，创新发展模式，坚持政府引导、企业主体、社会参与的工作机制，以科技创业和服务外包为突破口，着力加快高新技术产业和高端服务业快速发展，不断提升区域核心竞争力，努力将*建设成为“科技创业家摇篮、中国服务外包高地和世界服务外包基地”，为*科学发展提供强力支撑。
二、目标任务
(一)科技创业
1、科技产出和投入：全市高新技术产业产值达到4750亿元以上，高新产业工业增加值占全市规模以上工业增加值比重达到43%以上；全社会研究与开发投入(R&D)占地区生产总值比重达到2.3%以上，其中企业R&D投入占全市比重达到85%以上。
2、科技基础设施建设：全市新建成三创载体面积150万平方米以上；新建“一站两中心”80家以上；不断拓展政产学研合作的广度和深度，全面合作院校总数累计达到10家以上。
3、专利工作：专利申请总量达到15000件以上，授权专利总量达到5500件以上，建成具有示范带动效应的知识产权示范企业30家以上。
4、人才建设：引进领军型海外留学创业团队150个以上，创业人才500名以上，创办“530”企业150家以上。
(二)服务外包
1、业务总额：实现服务外包业务总额15亿美元以上，其中执行额10亿美元以上。实现离岸外包业务总额8亿美元以上，其中执行额5亿美元以上。实现服务外包业务收汇额1.2亿美元以上。
2、培植企业：新增服务外包企业200家以上，其中新增全球服务外包100强、国内服务外包50强投资企业20家以上。新增通过CMMI/CMM、PCMM、ISO27001/BS7799、ISO20000、SAS70等国际资质认证服务外包企业30家以上。
3、政策扶持：大力实施“123”计划，新增“123”计划企业20家以上。
4、人员培训：全力建设部级标准的服务外包人才培训中心，新增服务外包人才培训3万人以上，新增服务外包就业人员2万人以上。
5、载体建设：服务外包载体建设不少于100万平方米，建成中国*国际数据中心，启动建设中国信息化体验中心。
三、主要措施
(一)大力开展科技创业促进行动
以科技创新创业为主线，以促进现有企业通过科技创新再创业和吸引国内外科技领军型人才来锡创业为突破口，以提升企业科技创新能力、增强科技基础实力和加快三创载体建设为抓手，全面启动全市科技创业促进行动，培育创业主体，增强创业活力，健全创业机制，优化创业环境，奋力打造科技创业家摇篮城市。
1、加大科技创业投入。设立科技创业投资引导基金10亿元，大力吸引科技创业投资企业来锡，扩大创业投资规模，大力培植科技创业企业。促进生产型企业“中间分离，两端延伸”，设立“一站两中心”，加大研发与创新投入，支持企业通过科技创新改造和提升传统产业，增强产品科技含量和行业竞争力。鼓励科技创业企业推广新技术、新设备、新工艺，通过重组、兼并、联合、收购等方式，实现再次创业。对企业扩大规模或再次创业形成产业带动、当年发挥效益的，享受市相关优惠税费政策。进一步落实企业技术开发费150%抵扣和高新技术企业15%优惠税收政策。鼓励高新技术企业投保科技保险，分散化解科技创新风险，降低科技创新成本。
2、强化科技基础设施建设。以增强载体孵化育成功能为重点，围绕*市高新技术优势产业和新兴产业发展的需求，着力加大*(国家)工业设计园、太湖国际科技园、太湖科教产业园等“三创载体”建设，不断充实内涵完善功能，使之成为创新创业的主阵地，为全市高新技术产业快速发展、科技人员创新创业提供广阔的舞台。设立支持重大研发机构、公共服务平台和工程技术研究中心建设的专项资金5000万元，鼓励科技型企业和科研院校共建重大研发机构、重点实验室、公共服务平台和工程技术研究中心。围绕*市优势产业，依托科研单位的科研资源优势，在集成电路、光伏太阳能、风力发电及其装备、生物医药、创意设计、知识产权等领域形成较为完善、服务于设计研发、成果转化和产业化的专业性公共技术服务平台；在电子信息、新材料、新能源、先进制造、环保等特色产业领域内建设一批部级、省级重点实验室和工程技术研究中心。
3、优化全市科技创业孵化体系。全面创新科技企业孵化器的发展模式，实现科技企业孵化器由政府主导向多元产权组织形式的转变，实现投资主体的多元化；引导投资主体创办各种类型、各具特色的科技企业孵化器，形成综合性与专业性、非盈利性与赢利性相结合的科技企业孵化体系。依托相关专业孵化器，择优扶持一批孵化器专业技术服务平台，面向全市科技创业企业提供技术支撑服务。建立支持创业企业由小到大迅速成长的梯次推进机制和全程孵育体系，着力解决科技创业企业在技术创新、投资融资、组织管理、市场开发等方面的瓶颈问题。积极探索科技企业加速器建设，提高对高成长性企业、“瞪羚企业”的承载支撑能力，努力使科技企业加速器成为促进科技创新创业的基地和特区。不断创新服务模式，完善配套服务，建成一批标准高、配套好、功能全，具有较强吸引力和孵化育成功能的科技载体，并将条件成熟的载体逐步建成“科技小社区”。
4、深化政产学研合作。安排政产学研和国际科技合作专项资金1亿元，全面深化政产学研合作内涵，积极开展与欧美发达国家的技术合作与转移活动，鼓励国内高校、科研院所科技人员从事科技成果转化、技术咨询、技术服务和人才培训工作，鼓励国外高等院校、科研院所和大公司在*市创办多种形式的研发机构。进一步完善企业为主体、市场为导向、政产学研相结合的技术创新体系和人才开发体系，全力推进与各院校政产学研对接成果的落实与推进，重点支持具有自主知识产权、技术含量高、创新性强、市场潜力大、处于国内领先或国际先进水平的重大科技成果转化项目。
5、鼓励各类人才创业。加大“530”计划的扶持和投入力度，继续在欧美、日韩等发达国家和地区开展“530”计划宣传，吸引各类领军型海外留学创业人才和团队来锡创业。设立后“530”计划专项资金，加快实现已落户“530”计划项目产业化，以集成电路、新能源、生物医药、软件及动漫等产业为重点，每年重点实施10项以上“530”项目产业化推进计划。设立“泛530”计划，两年吸引30个境外专家和科技创业者到*设立实验室，建立公共技术平台进行科技创业。实施面向国内高校科研院所高层次人才的科技创业计划，着力引进一批国内学科带头人和重点实验室、工程技术研究中心、重点实验室科研项目的负责人，积极探索适合*的以“院士工作室”、“星期天科学家”等为代表的促进人才柔性流动的政策措施和实施办法，鼓励和吸引国内领军型人才和团队带项目、带成果、带技术来锡创业，培育和发展、壮大一批新兴产业。
(二)全力实施服务外包促进工程
抢抓国际服务外包产业加快转移的契机，以促进机关企事业单位服务外包和吸引国内外服务外包企业来锡为突破口，以大力引进服务外包龙头企业、吸引高中端服务外包人才来锡创业、推进机关企事业单位通信信息服务外包为重点，大力实施服务外包促进工程，促进服务外包产业又好又快发展，奋力打造中国服务外包高地和世界服务外包基地。
6、加大服务外包招商引企力度。加大对国际服务外包100强企业的跟踪力度，强化工作目标和责任，采取“上门敲砖”、“以企引企”、“以业务促项目”等多种形式和途径，着力推进一批国际服务外包龙头企业落户*。着力引进对跨国公司研发、采购、销售、营运等生产服务环节的外包业务企业。精心组织服务外包专题招商推介活动，为各板块、服务外包集聚园区、企业对外沟通和交流搭建平台，在经贸节期间举行第二届亚太服务外包国际合作会议，组织赴印度、日韩、美加等重要国别地区服务外包招商活动和大连、上海、北京、深圳等国内服务外包先进城市专题投资说明会。
7、鼓励服务外包企业做大做强。通过广泛宣传推介、及时兑现各项扶持政策等措施，大力培育有条件入围“123”计划的企业，大力支持和推进“123”计划企业做大做强。鼓励服务外包企业通过资产重组、收购、兼并和境内外上市加速扩张。依托集成电路、光伏、液晶、生物制药和工业制造产业的集群优势，着力发展技术和产品研发、嵌入式软件、创意设计、高端咨询等合同研发外包和技术先进型业务流程外包。实行对国家服务外包扶持资金配套政策，鼓励企业获得国际资质认证，保护服务外包企业的信息资产。同时，立足*市制造业高地的实际，鼓励外资企业引进集团(总部)研发中心，鼓励本地企业壮大内部研发中心发展服务外包业务。
8、加快服务外包人才引进培养。大力实施“服务外包人才培训太湖工程”，加快形成服务外包人才集聚和“蓄水池”效应。成立市服务外包人才培训领导小组和管理办公室，向有条件的服务外包人才培训机构优先配置资源。按照国家人才培训中心建设标准，加快建设*服务外包人才培训中心，积极争取国家、省对*市服务外包人才培训更大力度支持，按政策规定予以资金配套。积极引进国际先进的外包人才培训模式和培训资源，设立专项资金，大力吸引应届大中专学生来锡培训，按照机关事业单位和企业的服务外包人才需求进行“订单”培训，促进跨国公司、大企业与学校的有机结合。充分调动区域内中高等院校和社会培训机构的积极性，多渠道、多形式培训服务外包人才，逐步建立和完善“高端引进、中端专培、低端职训”的人才培训体系。充分发挥市服务外包人才培训联盟及服务外包人才培训基地的作用，加强培训机构与服务外包企业的互动合作，重点培养服务外包产业急需的技能型和实用型人才，形成对服务外包产业发展的强劲支撑。
9、推进服务外包集聚园区建设。制定服务外包集聚园区环境评价标准和考核体系，推进服务外包集聚园区建设，充分发挥集聚园区的引领和示范作用，使之成为发展服务外包产业的重要保障和支撑，并积极推进服务外包集聚园区获评省级服务外包示范园区。加强公共技术平台建设，积极发挥已建成公共技术平台的带动促进作用，加快IBM云计算中心、中国*国际数据中心、SUN开源技术创新中心、超级计算机等公共技术平台产业化、市场化进程。积极鼓励本地企业使用服务外包公共技术平台，推动服务外包公共技术平台将服务扩展到全市、全省乃至全国。
10、扶持培育本土服务外包品牌。编制并完善全市服务外包产业发展战略规划，加大对服务外包产业科学发展指导力度。选择一批规模效益好、自主创新能力强、技术管理水平高、品牌优势明显、市场潜力大的本土企业，集中人才、技术、资金等资源，实施重点扶持。鼓励和支持服务外包企业加大技术创新投入，建立研发机构，形成一批具有自主知识产权的技术、产品和品牌。定位“中国服务·*创造”品牌核心，通过多种渠道进行宣传，提高*市服务外包在国内外的知名度和影响力，吸引更多的国际发包方和国内外服务外包企业把目光投向*，在*投资兴业。
11、推动机关企事业单位服务外包。加快推进全市机关企事业单位的网站、信息数据中心和应用系统的外包整合工作。继续深化机关企事业单位后勤体制改革，创新后勤服务社会化形式，进一步结合实际，采取不同形式，在全市推广信息通信、物业管理、设备维护、绿化养护、保安保洁、交通运输、房屋维修等服务外包。
(三)积极优化服务环境。
12、加快知识产权的建设与保护。修订《*市专利资助资金管理办法》，鼓励和重点支持知识产权示范企业、知识产权优势企业、高新技术企业、科技创业企业和服务外包企业申请专利，形成企业自主知识产权核心技术的专利保护群。继续实施创建知识产权示范企业计划，鼓励、引导和规范大中型企业建立知识产权工作机构和工作机制。引导和支持有条件的企业建立企业专利专题数据库，鼓励科技创业、服务外包企业借助专利数据库运用专利分析软件开展国内外专利技术的比对、分析、借鉴和创新。建立和完善中国(*)知识产权维权援助中心的维权援助工作机制，进一步健全知识产权司法、行政保护和多途径解决纠纷机制，全面开展知识产权维权援助工作，形成高效的知识产权保护网络。
13、优化完善社会服务体系。健全和完善“一站式”、“一门式”服务制度，为科技创业企业和服务外包企业开辟“绿色通道服务”。加快科技中介服务机构建设，积极引导社会化服务机构，为科技创业者提供创业信息、创业咨询、创业指导与策划、创业培训等服务，为初创科技企业提供财税、法律、劳保、外贸、政策、信息、管理、融资等全方位“保姆式”辅导和服务。加快服务外包企业协会和服务外包人才培训联盟建设，积极开展以“加强协作、优化服务、促进发展”为主题的各项活动。推进服务外包龙头企业享受国际通讯专用通道服务；推进所有服务外包集聚园区实现双回路供电、公共交通等保障；推进服务外包相关专业人员实现顺利落户等就业保障。
14、优化企业融资环境。推动银行与科技创业企业、服务外包企业之间的对接沟通，加大银行对企业的授信力度，改善和优化融资环境。大力发展风险投资事业，加快构建社会化投入、市场化运作的科技创业和服务外包产业风投资金集群。探索知识产权质押贷款，在科技型中小企业中开展银行短期知识产权质押融资试点，为实物抵押条件不足而具有自主知识产权的企业有效解决固定资产缺失、流动资金短缺的难题。引导金融机构针对服务外包企业的特殊性设立新的信贷方式，用足用好服务外包扶持资金。
四、组织保障
(一)加强组织领导。市建立“科技创业和服务外包促进年”联系会议制度，并在市科技局、外经局分别设立科技创业促进办公室和服务外包促进办公室，具体负责“科技创业和服务外包促进年”活动的组织协调工作，协调解决“科技创业和服务外包促进年”活动中的问题。各市(县)、区政府要成立相应机构，制定本地区“科技创业和服务外包促进年”重大活动实施方案，加强对促进年各项活动的组织指导，并建立工作制度和机制，确保活动取得实效。
(二)加大资金扶持。加大科技创业投入和服务外包产业发展资金扶持，确保推进年培训、辅导、宣传、招商等各项活动的顺利开展。本方案所需政策兑现资金在相关专项中统筹解决。
(三)强化协调配合。各地区、各部门要按照实施方案的总体部署，将有关任务纳入相应工作规划和计划，明确目标，落实措施，充分履行工作职责，并加强部门之间，部门与地区之间的协调沟通工作。活动主办、承办单位要从全局角度出发，集思广益，制定可操作性的活动方案，加强协调，强力推进。协办部门要主动配合，加强协作，确保活动的顺利进行。
关键词：旅游业服务外包可行性对策
随着我国加入WTO和经济全球化的深入，多种经济成分的产业经营模式逐步渗入我国的经济领域。众多发达国家的跨国公司在向发展中国家大量转移其制造业的生产职能和加工基地后，现在又开始将其非核心的服务产业的部分职能向海外特别是新兴市场国家和地区转移。旅游业作为一种重要的服务产业，也将不可避免地迎来由服务生产国际分工而导致的机遇和挑战。
一、服务外包的概念和由来
服务外包(servicebusinessprocessoutsourcing)，或称离岸服务外包，是指作为生产经营者的业主将服务流程以商业形式发包给本企业以外的服务提供者，以保持服务的稳定供应以及最优的质量和最低的成本的经济活动。其本质是通过合同发包、分包或转包等方式向第三方转移非核心的商业技术和服务流程，以提高资源的配置效益和利润空间。近年来，随着国际通讯和网络技术的快速发展，使发达国家的大型跨国公司将低附加值的经营环节和服务职能转移到相对具有比较优势的发展中国家，自己则专注于产品研发、生产管理、财务运作、营销推广、产业升级等具有相对竞争优势和高附加值的核心业务，服务外包由此发展起来。服务外包的产生于上世纪80年代IT产业的软件服务，在90年代由于“计算机千年虫问题”得到加速发展。随着服务外包这种经营模式在IT领域的成功，本世纪初外包业务范围逐步拓展到金融、保险、医疗、资产管理、顾客服务等服务业领域。据统计，全球的服务业外包市场已从2001年的1500亿美元增长到2004年的3000亿美元，成为一项新的全球性产业转移和增值模式。从外包方式上看，离岸外包将成为服务外包的主要方式，如国际零售业巨头沃尔玛公司提出将把80%的公司外包业务采用离岸方式。著名管理咨询公司麦肯锡预测，今后五年内，美国白领工作的离岸外包将增长30%。
二、旅游业发展服务外包的可行性
旅游业作为国民经济的一项支柱产业，一直都是服务业的重要组成部分。如同服务业的产生与发展是有历史阶段一样,旅游业本身就是一个集吃、住、行、游、购、娱等相关要素于一体的关联度较高的传统产业。随着近年来我国旅游业的迅速发展，行业的规模不断扩大，产业结构得到了进一步的改造和提升，实现了现代管理理念指导下的现代高科技、信息化的运营模式。在此基础上，产品形态日趋复杂化和专业化，与相关传统产业及新兴产业的交叉和融合进一步加剧，对原来形成的产业固定化边界进行了一定程度的调整和改造，出现了诸如会展旅游、旅游咨询、旅游规划与策划、旅游信息服务等新型业态。但几乎与此同时，也发生了行业恶性竞争激烈、经营绩效持续下降、行业管理边缘化的不良现象。因此，如何有序、规范、健康地发展我国旅游业，提高行业自身效能和产业层次，是新时期我国旅游业界和学界普遍关注的问题。
旅游业作为一种高成长性的服务产业，其产业扩张能力和渗透性较好，因此具有外包的潜力。旅游业在原有生活核心业态的基础上，受到生产服务业、专业服务业、信息服务业、创意服务业的明显影响，从而引致旅游业内部结构和能级提升，出现了高增值性、高层次性、高功能性、高技术性、高知识性的新特点。随着我国旅游产业规模的不断增长，“入世”的呼声日渐高涨，通过外包的方式实现与国际旅游业接轨的内在需求已经成熟。
其次，旅游业是服务业经济中一个较为活跃的产业代表，是国家经济和社会繁荣的“晴雨表”，包含了传统服务业的内容和现代服务业的元素，有着显著的二元结构特征，即以生产和生活为其要素的产业结构模式。而随着旅游业的发展和延伸，现代企业制度的普及和生产职能的强化，旅游业的服务对象也扩大到了生产者，建立以生产为主体的新型旅游业已是大势所趋。这就要按生产要素和生产方式来重新布局旅游产业，通过“归核化”的战略，将“非核心”的生产环节通过外包的方式加以整合、重组，实现旅游业产业结构的优化和升级。
由于现代旅游服务业同样具有高技术性、高知识性和高人力资本等现代服务业特征，因此决定了在同样的产出水平下，无形智力投入较高而有形资产投入较少，引进外包经营方式，不仅能直接创造价值增量，还有降低经营成本、提升经营效益、增加无形资产等间接途径和作用。如现代企业的一些非核心业务的外包，使旅游业为生产性企业提供第三方会展、商务等专业服务成为可能，从而形成某种经营功能的规模化效应，促使企业经营成本的大幅度下降。又如旅游规划或策划、旅游咨询和信息服务的外包，可使企业的经营效益大幅度提高，创造可观的经济价值。再如旅游企业形象的策划和营销、旅游广告的宣传运作，将使企业的品牌声誉和社会形象得到明显改善，无形资产的价值也就随之上升。
三、旅游业发展服务外包的对策和建议
服务外包作为一种新型的管理思想和经营实践，将成为旅游业今后获取竞争优势和实现自身可持续发展的重要战略抉择之一。由此，笔者认为，应围绕以下几个方面开展服务外包，抢占旅游业发展的制高点，形成现代服务业驱动GDP增长的新型发展模式。
（一）加强旅游业服务外包的外部环境建设
相比生产性企业而言，服务性企业对外部环境的依赖更大。各级政府相关部门应集中建设公共支持技术平台，强化对旅游业服务外包的技术支持和基础，以低廉的使用成本向服务外包企业提供旅游产业的综合开发环境、服务环境和管理环境，制定针对承接服务外包的优惠政策，降低企业运营成本，改善其运营环境。积极构建旅游服务的外包数据库，为旅游企业提供服务外包政策咨询、信息服务和业务指导工作，使企业能把握服务外包国际市场动向和发展趋势，在发展中少走弯路。另一方面，采取政府指导，市场化运作的方式，鼓励引进世界著名的专业化旅游服务商，优化配套服务措施；鼓励境内、外企业参与旅游相关产业带的基础建设，加快建设进度，提高旅游服务产业的规划和建设水平。加大地方知识产权保护的执法力度，增强旅游外包企业的知识产权保护意识；在已经建立的行业规范的基础上，集成现有法律、法规，构建服务外包政策体系，充分利用已有的政策资源，形成对服务外包的支持体系。
（二）旅游业服务外包的组织文化协调和流程再造
企业与外包商的文化协调，是指在外包运作过程中，外包双方能相互尊重，求同存异，努力扩大双方产业文化的兼容性和共识面，从而有效地减少或降低因文化冲突和摩擦带来的不利影响。旅游业通过实施服务外包，各相关企业的组织机构和运作机制都将发生较大的改变，经营职能也将随着外包业务控制权的转移而与以前有所区别，这必然要求企业对自身的组织文化和运作机制进行再造，以确保旅游企业外包业务的正常运营。具体地说，企业应就实施外包的业务制定切实可行的合作模式，整合各方资源，共同建立科学、有效的沟通机制，包括：定期举行信息会、案例分析会、提交各自的业务报告等，尽量消除交流中的文化壁垒，充分了解外包企业的相关信息，并采取建设性的态度化解因组织文化差异引起的各种纠纷。其次，对外包企业的生产模式和服务流程进行监控，及时搜集和反馈业务运转信息，提供必要的协助和业务培训，建立外包服务产品的评介体系和质量标准，以使外包企业的服务产品符合自身的质量要求。最后，企业还应本着互助与诚信的原则，与外包商就售后服务、企业CIS的统一化等建立可靠的协商机制。
（三）旅游服务外包的人才培养
人才是保证旅游服务外包成功的根本前提，旅游业发展服务外包离不开大量既熟悉旅游企业经营管理模式，又具备相关外包理论知识和实践经验的专门人才。我国发展旅游服务外包尚处于起步阶段，相关的人才严重不足，尤其缺乏具有相关技术和项目管理能力的高级管理人才。同时，由于旅游业人力资源的流动性较大，服务业外包缺乏相应的知识产权的保护，也会阻碍旅游服务外包的进一步发展。因此，对于服务外包这种快速增长的行业来说，建立一套完善、有效的人才供给机制显得更加紧迫。政府可以通过建立专属的服务外包管理机构，联合行业协会和服务外包行业工会，为服务外包人才的培养提供引导与支持；第二，通过举办国际性企业与人才洽谈会，搭建有利于人才与企业交流的平台；第三，推动建立“产学联盟”，支持大学的商学院建立“服务外包人才培养基地”，按照全球服务外包的发展趋势与特点，包括管理、策划、运作、外语能力等，为服务外包企业培养和提供高素质的服务外包人才；第四，全面推行职业资格认证制度，制定相关政策吸引和聘用海外高级人才，鼓励“海归人才”回国创业，以提升我国旅游服务外包业的国际化水平。
四、结论
世界服务业加速现代化和跨国转移的趋势，一方面进一步推动了世界经济向服务经济转型；另一方面也使服务业日益告别传统的地缘导向发展模式，不断打破时间、空间乃至文化、观念的隔离，开始进入全球化发展阶段。这不仅使服务业的全球重组和资源优化配置达到了空前高度，也正在使世界各国经济、产业、技术创新乃至经营管理模式出现全方位变革，对世界经济的重大影响。我国旅游业正进入快速发展期，特别是其中的科技、研发及营销、设计等环节，对整个产业链的技术进步和创新越来越有关键性的决定作用。在此基础上,积极发展旅游业服务外包以促进服务业现代化，是落实科学发展观、转变经济增长方式的客观要求，对于实现十一五经济社会发展目标具有重要战略意义。
参考文献
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[2]周振华，现代服务业发展研究[M].上海:上海社科院出版社，2005.(189)
一、档案业务外包简况
档案业务外包内容主要包括传统业务外包：如档案整理、档案编研、档案寄存、委托管理、档案用品经营服务、档案人员培训等；现代业务外包：如纸质档案的数字化、档案缩微摄影、档案管理软件开发、档案数据库系统建设、档案网站建设等有关现代信息技术的工作和其他业务外包。
1.国外发展简况。自20世纪80年代起，英美国家的政府机构和企业开始普遍接受业务外包这一理念和做法。从20世纪90年代开始，商业性文件中心迅猛发展，出现了以美国“铁山”（Iron Mountain Incorporated）为代表的数千家档案数据管理机构。美国商业性文件中心协会（ACRC）曾经统计了90年代协会会员数量情况：1991年，协会会员数量为380个；到了90年代末，会员数量已经发展到500个。2008年，会员公司已达573个，在全球52个国家和地区建立了2000多个分支机构。有85%以上的世界500强企业都采用了档案外包服务。经过30多年的发展，国外的商业性文件中心已经发展成为一个成熟的行业；国际文件与信息管理服务行业协会的成立，为行业的有序运转提供了组织保障；成熟规范的标准制度和行业准则，为整个行业的自律和监管提供了制度保障；行业内部频繁开展各项交流活动，共享各自的经验与成果，为行业的整体水平的提升提供了保障。
2.国内发展简况。我国的档案业务外包发展较晚，目前我国列入世界500强的企业中，采用档案外包业务的不到5%。我国的档案业务外包工作主要由档案中介机构来完成。现有资料显示，我国最早的档案中介机构是1992年9月成立的浙江省建德市档案事务所和湖州市档案事务所，主要经营档案用品和提供档案整理服务。创建于1993年的上海档案咨询服务中心不仅提供档案整理、档案寄存等服务，还提供档案鉴定评估、档案缩微、人才培训等服务；黑龙江省档案技术服务中心组建于2006年，主要提供档案数字化加工、档案信息资源开发、档案寄存、委托管理、技术咨询、业务培训等服务。由此可见，我国档案中介机构所提供的服务主要是档案整理、归档、寄存、业务培训、咨询等技术含量较低的事务，在档案管理软件开发、档案数据库系统建设、档案网站建设等技术含量高的领域发展较为缓慢，与国外商业性文件中心相比，在业务的广度和深度上均有较大的差距。尤其值得一提的是，到目前为止，我国尚未成立一个明确的管理机构来规范和指导档案中介服务行业的发展。
二、我国档案业务外包存在的主要问题
1.对档案中介机构的规范管理问题。首先，档案中介行业没有一个明确的管理部门。在国外，商业性文件中心有一个宗旨明确、成员分布广泛的管理、协调机构——国际文件与信息管理服务行业协会（PRISM），在协会的协调下，整个商业性文件中心行业呈现稳定增长的发展态势，为整个行业的有序运转提供了有效的组织保障。同时，在PRISM的带动下，各商业性文件中心之间频繁开展交流活动，汇集行业最新动态，探讨行业热点问题，进行经验交流与信息共享。而在我国，档案中介机构行业目前尚未成立一个类似行业管理协会的机构来管理或协调档案中介服务行业的有序运转，使得档案中介机构的发展各自为政，基本上处于分散经营状态。其次，在我国旧的档案管理体制的长期影响下，档案行政管理部门的管理对象多局限于党政机关和国有企事业单位，而档案中介机构基本处于中间地带，对档案中介机构的管理相对较少甚至疏于管理。据笔者了解，在30个省（市）“档案管理条例”中，有6个省（市）的“条例”规定档案中介服务机构须向县以上档案行政管理部门备案，规定档案行政管理部门对档案中介服务机构有业务监督、指导关系的有7个，还有6个无任何约束关系。
2.档案中介机构的运作问题。一是档案中介机构规模小，综合实力不强。除了北京、深圳、上海等地的部分档案中介服务机构（如深圳档案寄存中心、上海档案咨询服务中心等）的规模尚可外，我国大部分的档案中介服务机构的规模均较小、服务水平不太高，大量的从业人员从事的都是档案整理、编目等手工劳动。由于规模小，研发人员少，设备少且不先进，许多机构缺乏高科技设备，使得档案中介机构的综合实力不强，无法承接大中型的档案外包业务，从而影响档案外包业务的发展。同时，外包行业之间由于不正当的竞争，内部缺乏交流，资源不能共享，使得外包业务难以形成品牌，档案中介机构的发展也就难以形成规模。二是档案中介机构业务的种类少，服务手段单一。据了解，在30个省（市）“档案管理条例”中，有20个省（市）出台的“档案管理条例”规定了档案中介服务机构的业务范围，其中提到了档案评估、鉴定、咨询的有16个；有3个省（市）的“条例”涉及到了档案整理；只有山东省的档案管理条例将档案业务咨询、档案整理、档案价值评估、档案技术服务、档案寄存保管纳人了档案中介服务机构的经营范围。目前，在我国发展的比较好的档案中介服务项目是档案整理、档案寄存和档案数字化处理工作，但较少涉及档案管理系统开发、档案网站设计等业务。与国外相比，我国档案中介机构业务较少，服务范围狭窄，服务手段单一的状况，也是制约档案中介机构进一步发展的一个瓶颈。
3.档案业务外包的质量问题。首先，档案业务外包过程中缺乏质量标准。在档案业务外包过程中，发包方（档案形成机构）关心的是如何以最小的代价得到最有效、最优质的档案业务服务；而业务承包方（档案中介机构）关心的是如何以最小的成本获得最大的利润，双方在业务外包中存在着观念差异和经营矛盾。作为发包方的档案形成机构，必然在成本与收益之间反复权衡，力争把外包业务以最低价格委托给中介机构。而档案中介机构为了获得最大的利润，则千方百计地压缩外包业务的成本，从而使外包的质量下降。由于没有一个明确的可供参考的质量标准来规范业务外包的双方，导致在档案业务外包过程中出现诸如偷工减料、整理不规范、编目不科学、查找不方便、保管措施不力等各种质量问题。其次，外包业务过程中监管缺失。档案业务外包行业是一个新兴行业，监管缺失是一个亟待解决的问题：一方面发包方（档案形成机构）出于成本考虑，不可能再找第三方进行监督，也很难保证自己的档案人员进行及时有效地监督；另一方面，如果靠业务承包方（档案中介机构）的自我约束、自我监督，则对于档案形成者而言，又可能面临档案损坏、信息丢失、泄露的风险。
4.业务外包后的档案安全问题。一是档案载体的安全。主要体现在档案整理等业务环节。在档案整理过程中，保持档案的完整齐全、美观适用是业务发包方的主要要求。但是，在承包方的实际操作过程中，有可能存在安全问题。例如，基建档案在装盒时，由于规格的不同会牵涉到档案的拆分（如A3规格的基建档案装入A4规格的档案盒，会涉及A3规格的档案如何放进A4规格的档案盒中），而拆分档案必然会破坏载体的完整。在实际操作过程中就是通过拆分档案进行装盒的，虽然保证了档案的美观、整齐，但有可能造成对档案载体完整性的破坏。二是档案信息内容的安全。在档案业务外包过程中更为突出。比如，发包方将档案文件交由承包方整理，业务承包方的工作人员要对档案文件内容进行必要的了解，特别是在档案数字化录入阶段，信息录入人员要接触每一份具体的档案文件，这就使被整理的档案文件变得毫无秘密可言。而具体从事档案整理的人员如果是非档案人员或没有经过专业培训，在保密意识不强的情况下，加之没有相关规定的约束，他们可能会泄露档案信息的内容，甚至将文件目录或档案原件带走，从而给档案信息内容安全带来威胁。
5.档案专业人才问题。就目前我国的情况来看，档案中介机构中的专业人才缺乏、人员知识结构不合理、专业素质不高与能力不强等问题制约了我国档案业务外包的发展。在一些档案中介机构中，具体从事档案业务的人员往往是经过短期培训、有些甚至是没有经过培训就直接上岗的，许多人不具备从业资格。由于缺乏专业知识，这些人员在从事档案业务时往往会出现诸如归档范围把握不准，保管期限划分不准确、文件排列编号不规范、目录录入不符合要求等问题。由于档案中介机构的从业人员专业素质无法得到保证，将严重影响档案业务外包服务的质量与成效，甚至全部工作重来的情况也时有出现。
三、发展档案业务外包的措施
1.建立相关法律法规，规范档案业务外包市场管理。首先，作为档案事业的宏观管理者，国家档案行政管理部门应加快制定全国性的有关档案业务外包的相关法律、法规、条例、办法等，如尽快制订出台《档案中介机构管理办法》，使档案业务外包工作的开展有法可依，有章可循，促进档案业务外包市场的健康持续发展。作为档案业务外包的承包者，档案中介机构要恪守国家的法律法规和档案行政管理部门的规章、标准和政策规定，服从档案行政管理部门的指导与监督，规范自身的行为，以规范、高效、优质的诚信服务占领市场，实现“双赢”。其次，完善档案中介机构的市场准入制度，规范竞争行为。目前，我国的档案业务外包市场尚未形成完整的体系，档案中介组织各自为政、管理混乱的局面与没有建立完善档案中介机构的市场准入制度直接有关。据此，国家应加快制定档案中介机构的市场准入制度，明确规定档案中介机构应具备的资质条件，尤其是档案中介服务从业人员的资质条件，如规定从业人员均需持有档案行政管理部门颁发的从业资格证书，为档案中介服务创造公平、公正的竞争环境，杜绝部门、地区垄断和档案中介机构之间的不正当竞争。
2.加强指导引导，提升机构综合实力。首先，档案行政管理部门应在观念上深化对档案中介机构作用的认识，加强对档案中介机构的指导与引导。借鉴国外商业性文件中心的管理经验，协调成立全国档案中介机构的行业组织——档案中介行业协会，在该协会的组织下，制定统一的行业准则，加强行业内部的交流与资源共享，指导我国档案中介机构的规范运作。其次，实施档案业务外包市场品牌战略，提升档案中介机构的综合实力。我国有着可观的档案业务外包市场，为了增强和国外同类知名企业抢夺市场的能力，实施品牌战略，提升档案中介机构的综合实力势在必行。因此，应对我国现有的档案中介服务行业进行整合、规范，实行优胜劣汰，走规模化发展之路。在合并重组，优化组合的基础上，尽快建立一支全国性的、具有国际竞争力的、规模较大、实力雄厚的档案中介机构队伍。同时，拓宽档案中介服务的业务范围，在提高服务质量的基础上，努力打造一流的档案中介服务品牌，以档案中介服务独有的管理成效、文化品位和服务信誉去赢得更多的市场份额，使档案中介机构以规模经营模式走向更高产业平台。
3.制定相关标准与评估机制，确保外包项目质量。一是要严格遵循国家的相关标准规范。在总结贯彻执行国家标准的基础上，制定与完善本行业的相关标准和制度，如档案业务外包验收标准、档案文件登记备份数据存储管理规范、电子文件登记备份工作规定、档案文件扫描操作规程等。同时，档案业务外包方应与业务承包方保持密切联系，前者要根据自身的外包要求，对业务承包商执行标准的情况进行指导与监督；后者也要将工作进度及时通报给对方，并就出现的问题与前者积极沟通，共同研究并提出解决问题的方案，达成共识，从而保证相关业务的顺利进行。二是要建立评估机制，确保业务外包项目质量。成果验收是检验档案业务外包质量高低的最有效方法。档案业务外包项目完成后，可由业务发包方组织召开专家评审会议，对承包方完成的项目进行验收，依照双方的合同约定和共同认可的各项标准进行检测和评估，审查合同履行情况，及时查出漏洞并弥补纠正。
也可由业务发包方聘请资质较深的第三方专家对承包方完成的项目进行评估；还可通过招标的形式聘请资质较好的中介服务机构参与项目的质量监理，以确保档案业务外包项目的质量。
4.加强安全管理，确保档案安全。一是档案业务发包方要根据新形势下档案工作的新特点，对现有业务进行认真清理。首先对业务是否需要外包进行可行性论证；然后对哪些业务可以外包，哪些业务不能外包划定一个明确的范围。根据档案信息在保密方面的新特点，一般选择部分档案业务外包。在此前提下，要将本单位的核心与非核心业务区分开来，宜将那些不涉及本单位核心与机密的档案业务外包给档案中介公司。二是业务外包双方（发包方与承包方）要签订合作协议。在协议条款中，要明确表述对档案载体与信息内容安全的保护。严格规定档案业务操作者不得损坏档案原件；不得随意破坏档案载体的完整性，如果确需拆分档案载体，必须征得业务发包方的同意，否则不得擅自拆分；不得泄露档案信息的内容等，一旦违反，档案业务发包方有权追究承包方的相关责任，包括经济责任及至法律责任。
5.注重人才队伍建设，提高外包从业人员的综合素质。国家要建立较为完善的中介机构从业人员考核、培训和注册制度。档案中介机构要有计划、有步骤、有针对性地组织档案从业人员进行业务培训，特别是加强对档案管理、计算机知识、信息开发、网络技术等管理知识的培训，尤其是信息处理、现代技术运用方面的训练，使他们在系统学习和掌握档案业务知识和方法的同时，不断提高信息处理技能，并实现工作理念、知识结构和工作技能同步更新，使其综合素质能够胜任档案业务外包工作的需要。
参考文献：
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[3]任立宁.档案外包引领档案管理新趋势.河北企业2012（8）.
[关键词]档案；外包业务
越来越多的企业管理者，已经充分认识到档案管理工作在企业生存发展中具有的基础性作用和保护企业知识产权的重要性。随着档案受重视程度提高，档案及其相关业务也呈增长趋势，越来越多的企业选择将档案及相关业务进行外包，利用企业所不具备的档案专业技术和特定的资源，准确把握档案管理技术的发展趋势，提供高质量的档案管理服务。同时在一定程度上解决企业对档案专业管理人才的需求，借助外部人力资源来满足企业不断变化的需要，从而增加企业人力资源配置的灵活性。虽然档案业务外包这种经营管理形式已经被很多企业所采用，但是随着业务外包范围逐步扩大，我们有必要对档案业务外包的问题及风险进行分析。
一、引入企业档案业务外包存在的问题
1、档案业务外包行业标准建设滞后，缺乏市场监管机制。
近年来国家层面先后出台了一系列支持服务外包产业发展的政策文件，但是尚未出台专门针对档案管理服务外包的法律、法规及相关标准。企业与档案外包机构之间在服务内容、服务质量、服务标准、服务价格等方面均缺乏详细的规定，导致在档案业务外包过程中出现诸如偷工减料、整理不规范、编目不科学、查找不方便、保管措施不力等各种质量问题，同时还容易导致安全漏洞。其次，外包业务过程中的监管缺失。在企业档案管理业务外包过程中，档案行政管理部门缺乏健全有效的监督机制，对外包机构作缺乏适当的管理和约束，丧失对外包业务的质量、进程和结果的把握控制，在双方合作关系中处于被动地位。
2.档案外包机构的业务能力和管理水平有待提高。
（1）部分档案外包机构为民营企业，家族式管理，规模小，服务水平不高，综合实力不强。企业档案外包多以数字化处理、文件整理与鉴定等业务为主，业务单一，没有独立研发的档案管理系统软件，档案信息开发利用服务能力不高，从业人员素质不高，流动性大，在服务方式、特点、业务范围上没有自身特色，杂而不专。
（2）档案外包机构专业人才问题。档案外包机构中的从业队伍整体专业素质不高、能力不强等问题制约了我国档案业务外包的发展。一些档案外包机构中具体从事档案业务的人员大多只有高中学历，相当一部分是临时工，经过短期培训、甚至是没有经过培训就直接上岗，许多人不具备从业资格。由于缺乏专业知识，这些人员在从事档案业务时往往会出现诸如归档范围把握不准，保管期限划分不准确、文件排列编号不规范、目录录入不符合要求等问题。由于档案外包机构的从业人员专业素质无法得到保证，严重影响了档案业务外包服务的质量与成效。
3.外包档案安全问题
企业将档案交由档案外包机构整理，档案外包机构档案管理人员要对档案文件内容进行必要的了解，特别是在档案数字化录入阶段，录入人员能够接触到每一份具体的档案文件，这就使被整理的档案文件变得毫无秘密可言。而当前我国档案外包业务法律制度不完善，一些档案外包机构具体从事档案整理的人员道德素质不高，保密意识不强，加之企业未采取相应措施加以监督，即有可能泄露档案信息的内容，从而给企业档案信息安全带来威胁。
二、企业引入档案业务外包需采取的措施
1.选择有相应资质的档案业务外包机构。企业在引入档案业务外包管理模式时，首先要选择具有相应的档案咨询、评估、鉴定、整理、寄存和数字化等资质的机构，尤其要审核档案业务外包机构从业人员的资质条件，如规定从业人员均需持有档案行政管理部门颁发的从业资格证书，不少于一名取得档案中级职称等。
2.明确档案业务外包机构的业务操作程序和服务质量。
档案业务外包机构要制定与完善相关标准和制度，如档案业务外包验收标准、档案文件登记备份数据存储管理规范、电子文件登记备份工作规定、档案文件扫描操作规程等，向企业提供详细的业务操作说明，对提供服务的内容、程序、质量进行控制，同时企业要对档案业务外包机构执行情况进行指导与监督，出现问题及时沟通，达成共识。企业要对档案业务外包进行评估，可组织召开专家评审会议，对档案业务外包机构完成的项目进行验收，依照双方的合同约定和共同认可的各项标准进行检测和评估，审查合同履行情况，及时查出漏洞并弥补纠正。
3、档案业务外包活动要加强安全管理。必须高度重视档案信息的保密工作，切实避免档案信息的泄露，最大限度地保障档案信息的安全。一是企业应对档案业务外包范围进行明确，对哪些业务可以外包，哪些业务不能外包划定一个明确的范围。二是要与档案业务外包机构签署保密协议，在协议条款中，要严格规定档案业务操作人员不得损坏档案原件；不得随意破坏档案载体的完整性；不得泄露档案信息的内容等，一旦违反，企业有权追究承包方的相关责任，包括经济责任及至法律责任。
企业档案业务外包的兴起有其历史必然性，企业借助外包公司的力量能弥补其档案管理能力的不足，提升档案管理水平，降低管理成本，促进档案信息化建设。但是企业档案业务外包并不意味着企业对档案工作不管不问，只有通过事前制定对应的措施，科学防范，才能有效消除风险，从而充分利用档案业务外包来辅助企业档案管理。相信随着相关法律法规的完善以及行业的发展成熟，档案业务外包服务将在企业的档案管理中发挥越来越大的作用。
参考文献
[1]李梅，张小峰.企业档案外包服务分先分析.中国档案，2014.11
[2]刘俊.企业档案外包服务及其安全风险防范的实践与探讨.数字与缩微影像，2015.1
[3]杜小汀.浅析我国企业档案管理外包业务.兰台世界，2014.06
【关键词】档案业务；外包过程；问题对策
2014年，中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出“范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务。”在此推动下，档案业务外包得到了发展。
近年来，高校档案馆（室）随着机构和人员的精简，业务范围和业务量不断的增加，档案管理人手不够，资金短缺的缺点逐渐显现。随着现代社会的进步和发展，档案工作除了采用传统的管理方式外，也需要利用档案中介机构的硬件和先进技术，从而来服务本单位档案建设是一个很好的选择。
一、档案业务外包工作的概念及意义
档案业务外包是指高校档案馆（室）依据服务合同协议，将全部档案工作或者部分档案工作委托给外部专业档案管理机构承担或者执行的一种档案管理模式，从而实现对单位档案的规范化、专业化和标准化的管理。档案信息化建设是一个需要大量人力、物力、财力的事情，数据的录入是一个浩大的工程，仅靠档案馆（室）的几个工作人员是无法完成的。例如像我单位有着很多大型图纸，扫描需要大型专业设备，上百万元的设备支出对学校档案室来说是很大的一笔费用，业务外包也是出于经济、高效、专业的考虑。在将档案业务外包的工作情况下，高校档案馆（室）工作人员可将时间和精力投入价值更高的档案信息资源开发中，例如：档案编研、大事记、文件汇编、专题档案筹划等工作中，这些更有价值的工作可以更加直观的看到档案工作的成果，提高领导对档案工作的重视。
在业务外包过程中，以下六个方面是应该重视的：一是要重视前期准备工作。档案工作者要制定详细、具体、具有可操作性的工作服务范围。二是要重视选择合作者。合作者最终决定着业务外包质量的高低，优秀的合作者将提供专业的管理、设备、技术人员，能够给合作双方带来效益。三是要重视控制成本。合理的成本，方能确保合作双方能接受，也确保单位内部讨论和审核外包方案时顺利通过并予以实施。四是要重视质量监督。通过加强质量监督管理，可以自行开展工作方式，也可聘用第三方机构进行。五是要重视档案安全。开展档案业务外包时应该注意档案的实体安全和信息安全问题。六是要重视后续服务。很多单位把所有的业务外包工作都当成一锤子买卖，容易忽略后续服务工作问题，实际上后续服务工作不容忽视。
高校档案馆（室）藏数字化这项新业务，许多高校档案馆（室）缺乏相应的技术人员与技术设备，而高校档案馆（室）达标升级又有档案馆（室）藏数字化方面的要求，为了升级，高校档案馆（室）不得不花费相当数量的资金将馆（室）藏数字化业务外包，这对许多高校档案馆（室）而言，可能是无奈之举。但这并不是说，在馆（室）藏数字化的过程中，高校档案馆（室）人员就可以当甩手掌柜，而应该在力所能及的情况下做一些必要的监督检查工作，以确保馆（室）藏数字化的质量。
高校档案馆（室）业务外包，其实就是以钱来换设备、换人、换时间。设备，包括数量和质量，有足够质量上能够符合整理要求的几台或更多台专用设备；人的因素有两个方面，一个是数量，一个是技术，也就是说有足够整理能力的几个或更多人来工作；时间，一个重要的指标，就是成本。人员的工资、设备的损耗、电力的消耗及其他管理成本等。在综合核算设备、和与时间成本后，可以得出一点，若全部由高校档案馆（室）工作人员来完成一定量的任务，其成本高于外包公司的情况下，可以请外包公司来做。
二、档案业务外包工作存在的问题
1.档案管理制度不健全。
从国家的宏观层面上看，已经对档案业务外包做出了一些原则性的规定。例如：2013年12月27日，时任国家档案局局长杨冬权在全国档案局局长会议上的讲话中指出：“在进行档案业务外包服务前，应做好和内容敏感档案的挑选、鉴定、解降密工作，不再的档案可以解降密后委托外包，仍的档案则坚决不外包，特别是仍属绝密的档案一律不外包。对外包公司，要进行保密资质审核。”此外，国家档案局分别于2012年、2013年、2014年印发《关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》、《关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知》、《档案数字化外包安全规范》三个规范性文件，对档案业务外包中的信息安全保障问题做出了规定。
2016年4月，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中也提到：“鼓励档案社会化服务，加快档案服务外包系统标准规范的制定。”从全国范围来看，已有个别省份出台了相关规定，如：湖南省档案局于2013年印发了《湖南省规范档案中介服务规定》，2016年上海市档案局印发了《关于加强档案业务外包和中介服务管理的指导意见》。但是对于档案外包机构的制度管理，各单位只是提出一些原则性的规定，对于规范档案外包的专项规章制度仍属空白。在档案业务外包快速发展的形势下，我国相关档案管理规范的出台及制定与实践发展的需求相比较为滞后，很容易出现实际工作与法律法规相脱节的现象，使档案行政管理部门在对待档案业务外包工作时，带来无法可依的困境。
1 数字档案信息技术外包服务的优势
1.1 外包服务节约数字档案建设成本与时间
数字档案前期工作是需要比较专业并且要求高的设备进行信息采集与输入，而且纸质档案转化为数字信息需要工作人员具备IT行业的一些专业知识，所以数字档案信息技术采取外包模式可以大量地减少前期工作的人员与资金的投入，而且外包企业都是具有数字档案这方面娴熟的技术与先进的设备，外包比档案馆自己操作避免很多操作风险。外包公司具有优良的IT技术、合作协调的工作谈对、丰富的工作经验，这些因素都可以让外包公司具有比档案部门更高的工作效率。
1.2 外包服务数字档案建设提高服务质量和服务水准
采用外包模式可以依托外包公司的技术优势和丰富研发经验加强对系统间的相互沟通，有效借鉴其他部门数据设计模式、兼容其他部门的数据设计格式、避免重复投入。同时在信息管理系统的设计上可以充分引进或利用现成的数据库，提高档案信息资源的利用，所以档案部门通过外包企业的帮助可以建立完整而且规范的电子数字档案库，为各部门、各单位提供优质、高效、便捷的在线查询和访问服务提供便利，使档案部门的服务水准得到提高。
2 数字档案信息技术外包风险
2.1 外包档案的保密问题风险
档案部门拥有许多保密档案与涉密文件，这些档案法律规定是具有保密性的，在一定的保密期限内是不能被随便外传的。因此在数字档案的外包中，必须保障涉密档案的安全，如果一味追求档案数字化外包的高效快速而不顾档案的保密要求，必然会导致档案部门的泄密问题，增加档案部门保密职能的风险。
2.2 外包公司服务质量风险
外包公司尽管拥有先进的IT技术，但是他们对档案部门的业务并不熟悉档案部门业务需求，所以如果档案部门与服务商之间缺乏必要的沟通，就会导致外包公司对档案数字化的需求产生与档案部门不同的理解，就会给档案数字工作带来风险。外包公司的技术能力、财政支持能力、持续发展能力、等多种的因素都会造成外包工司的不确定风险，公司的不确定风险同样也会给数字化档案建设带来质量风险。
2.3 数字化外包的管理风险
外包公司必需成立专门的工作小组到档案部门们去做前期工作，这个专门的工作小组是临时性的，只是处理相应的外包业务，不同的工作小组完成不同阶段的工作，整个外包由于多个不同的人组成不同的临时性的工作小组完成，这样工作小组的决策权和管理权限都是模糊不清，难于统一管理，互相协调的难度也大，很多档案馆用户会疏忽对外包工作小组的监督管理，所以会因为外包小组的不稳定性导致外包项目的质量受到影响。
3 数字档案信息技术外包风险防范措施
3.1 要选择专业、可靠的档案数字化业务外包公司
档案部门选择外包公司首先要向专家咨询专家意见，然后应该多方打听，收集社会评价，找那些社会反响好的外包公司，再根据专家的建议分辨外包公司的技术能力、业务处理能力、财务状况，找专家对外包公司的研制与开发能力进行专业的评价与审核，从投标的外包公司中选择那些真正有实力的公司。最后要核实一下外包公司在近几年完成的项目表，评定其在软件工程工具、配置管理方法、管理技术人员、控制项目成本和质量的能力及水平。
3.2 要加强对档案数字化业务外包的管理
档案数字化外包的过程中，必须以业务技术应用管理者的身份加强监督管理：第一，要与外包公司签订合法有效的合同。合同必须合法，而且有可操作性，在合同中要明确双方的权利与义务责任。第二，档案部门应该成立有专家组成的监管小组，对外包公司的工作进度与质量进行定期或者不定期的监督，及时发现问题及时解决去问题。第三，要加强与外包公司的沟通与交流，定期举行研讨会，档案部门与外包公司一起制定项目的协调计划与工作进展计划。
1．档案馆管理现代化建设业务的工作量
档案馆管理现代化建设业务外包可以视为IT外包的一种。IT业务外包，主要集中在信息技术的基础设施上，例如桌面PC、局域网建设、网络设备的维护管理、应用程序的开发、培训、数据加工以及数据中心的维护运行。IT外包在国外已经比较成熟，但国内真正做得好的还不多。个中原因除了认识上的差距，更主要的是外包方的信息化程度不高，可用于IT外包业务量还不够大。档案馆管理现代化基础建设就大多数地市级档案馆而言，无论在建设规模，还是在建设投资规模上都相对比较小，总的持续性工作量不大，与IT业业务外包承包服务企业的承包底线有一定差距，还达不到哪个信息技术外包承包服务企业愿意为此配置专门技术人员的程度。
在整个档案馆管理现代化基础建设中，持续性业务量较大的是馆藏档案的数字化加工。以馆藏量20万卷左右的地市级档案馆为例，以每人每天录入100条目录计算，20万卷馆藏量，每卷以文件15至20份计算，仅文件目录就有400万条左右，需要4万多个工作日。以每年240个有效工作日计，需要166个录入人员同时工作一年才能完成。如果10个录入人员需要16年。再以馆藏档案全文扫描为例：以每卷100页计算，20万卷就是2000万页，以每人每日处理1300页的能力计算，需要15000多个工作日，同样以每年240个有效工作日计，需要60多个录入员同时工作一年才能完成。如果10个录入员需要6年，再加上图像扫描、照片与录音、录像数字化等工作，工作量将成倍增加。在不考虑加工成本支付能力与安全保障的前提下，这项工作是一个可以外包的项目。
2．可外包业务的操作技术规范
业务外包中对外包承包企业服务的规范化和标准化要求是一个关键问题。而这一问题的核心是档案馆自身业务流程各环节的规范化和标准化，没有规范化和标准化的档案馆业务流程，就无法向外包承包企业提出质量与安全要求。“诺基亚公司很早就制订了有关业务外包的标准文件，包括详细的业务流程外包评估、实施、流程方面的规定。”①档案是人类社会实践活动中产生的真实记录，具有真实性与原始性，它与一般的图书情报资料的保密性要求不同，未经授权或未达到解密时限是不能公开的。因此，档案馆业务外包的实施必须建立在其自身业务流程各环节规范化、标准化的基础上，否则将无法保障安全与质量。
3．档案馆可持续支付经费的数量
业务外包以省钱为目的，对于经费向来拮据的档案部门来说更是如此。在外包过程中，我们关心的是如何省钱，IT外包服务企业关心的是如何获得持续稳定的收入。这样，档案馆能否有持续的外包经费支付能力，就成了能否实施业务外包的关键。仍以馆藏档案在20万卷左右的中等规模档案馆为例，如果不考虑馆藏增加的因素，馆藏档案文件目录的数字化，以每著录一条需向外包服务企业支付0．2元计算，每卷按有文件20份计算，文件条目就有400万条以上，需要人民币80万元，再加上20万案卷目录需要人民币4万元，仅目录著录与输入就需要人民币84万元左右。馆藏档案全文的数字化（扫描），以每卷100页计算，20万卷就是2000万页。同样以每扫描一页需人工费0．2元计算，2000万页就需要人民币400万元。两项合计将近500万元。以加工周期10年计，每年需要50万元；以加工周期20年计，每年需要25万元。如果经费上得不到持续性的保障，业务外包就难以开展。
4．IT行业业务外包商的选择
业务外包是双方的事情，在满足上述几点要求之后，选择合适、可靠、安全、稳定的IT外包服务商也是我们必须面对的事情。如何选择IT外包服务商与买硬件、软件有着本质上的区别。如何评估自己的需求、选择服务提供商、签合同、控制质量、定价等等是一个很复杂、很慎重的事情。IT行业是高增长、高风险的行业，企业寿命多以年来计算。因此，在选择IT外包服务商时，我们要认真听取内部与外部专家的意见，这支专家队伍至少要覆盖档案、法律、人力资源、财务及IT等领域。综合各方面的意见之后，才能拿出一份包括服务等级、需求等在内的详尽计划。档案馆应小心翼翼处理此事。
（重庆邮电大学档案馆，中国 重庆 400065）
【摘 要】数字档案信息外包已经成为数字档案建设的流行趋势，外包可以节约数字档案建设的时间与成本。但是外包还是存在很多风险因素，所以我们必须慎重选择外包公司，加强监督管理，并且应该加强档案部门人员对IT的学习。
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关键词 数字档案；信息技术外包；监督；学习
作者简介：赵维宁，女，法学硕士，主要从事档案数字化法律问题的研究。
纸质档案数字化的过程，需要先进的信息技术来支撑，但是由于档案管理部门的计算机专业知识与技术相当有限，档案数字信息化进程很艰难，所以很多档案部门都把信息技术外包给了专门外部企业。这些企业专门从事各种档案部门的档案数字化的前期工作，他们的服务专业并且高效，档案数字化的业务外包内容很多，档案部门通过这种外包的模式充分利用了最优秀的专业资源，从而减低档案数字化的成本，同时档案数字化的效率也得到了提高。
1 数字档案信息技术外包服务的优势
1.1 外包服务节约数字档案建设成本与时间
数字档案前期工作是需要比较专业并且要求高的设备进行信息采集与输入，而且纸质档案转化为数字信息需要工作人员具备IT行业的一些专业知识，所以数字档案信息技术采取外包模式可以大量地减少前期工作的人员与资金的投入，而且外包企业都是具有数字档案这方面娴熟的技术与先进的设备，外包比档案馆自己操作避免很多操作风险。外包公司具有优良的IT技术、合作协调的工作谈对、丰富的工作经验，这些因素都可以让外包公司具有比档案部门更高的工作效率。
1.2 外包服务数字档案建设提高服务质量和服务水准
采用外包模式可以依托外包公司的技术优势和丰富研发经验加强对系统间的相互沟通，有效借鉴其他部门数据设计模式、兼容其他部门的数据设计格式、避免重复投入。同时在信息管理系统的设计上可以充分引进或利用现成的数据库，提高档案信息资源的利用，所以档案部门通过外包企业的帮助可以建立完整而且规范的电子数字档案库，为各部门、各单位提供优质、高效、便捷的在线查询和访问服务提供便利，使档案部门的服务水准得到提高。
2 数字档案信息技术外包风险
2.1 外包档案的保密问题风险
档案部门拥有许多保密档案与涉密文件，这些档案法律规定是具有保密性的，在一定的保密期限内是不能被随便外传的。因此在数字档案的外包中，必须保障涉密档案的安全，如果一味追求档案数字化外包的高效快速而不顾档案的保密要求，必然会导致档案部门的泄密问题，增加档案部门保密职能的风险。
2.2 外包公司服务质量风险
外包公司尽管拥有先进的IT技术，但是他们对档案部门的业务并不熟悉档案部门业务需求，所以如果档案部门与服务商之间缺乏必要的沟通，就会导致外包公司对档案数字化的需求产生与档案部门不同的理解，就会给档案数字工作带来风险。外包公司的技术能力、财政支持能力、持续发展能力、等多种的因素都会造成外包工司的不确定风险，公司的不确定风险同样也会给数字化档案建设带来质量风险。
2.3 数字化外包的管理风险
外包公司必需成立专门的工作小组到档案部门们去做前期工作，这个专门的工作小组是临时性的，只是处理相应的外包业务，不同的工作小组完成不同阶段的工作，整个外包由于多个不同的人组成不同的临时性的工作小组完成，这样工作小组的决策权和管理权限都是模糊不清，难于统一管理，互相协调的难度也大，很多档案馆用户会疏忽对外包工作小组的监督管理，所以会因为外包小组的不稳定性导致外包项目的质量受到影响。
3 数字档案信息技术外包风险防范措施
3.1 要选择专业、可靠的档案数字化业务外包公司
档案部门选择外包公司首先要向专家咨询专家意见，然后应该多方打听，收集社会评价，找那些社会反响好的外包公司，再根据专家的建议分辨外包公司的技术能力、业务处理能力、财务状况，找专家对外包公司的研制与开发能力进行专业的评价与审核，从投标的外包公司中选择那些真正有实力的公司。最后要核实一下外包公司在近几年完成的项目表，评定其在软件工程工具、配置管理方法、管理技术人员、控制项目成本和质量的能力及水平。
3.2 要加强对档案数字化业务外包的管理
档案数字化外包的过程中，必须以业务技术应用管理者的身份加强监督管理：第一，要与外包公司签订合法有效的合同。合同必须合法，而且有可操作性，在合同中要明确双方的权利与义务责任。第二，档案部门应该成立有专家组成的监管小组，对外包公司的工作进度与质量进行定期或者不定期的监督，及时发现问题及时解决去问题。第三，要加强与外包公司的沟通与交流，定期举行研讨会，档案部门与外包公司一起制定项目的协调计划与工作进展计划。
3.3 加强档案部门的学习与创新能力
档案部门必须加强自己内部员工对IT知识的学习，该档案人员提供学习的机会，也可以聘请专家来档案部门讲课，应该给档案部门接触信息技术利用的机会，增加档案部门人员对信息知识的了解。同时，应该加强IT技术与档案业务的结合，提高档案管理部门自身的业务水平，同时可以提高档案管理人员对外包企业的监管能力。
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参考文献
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档案数字化工作提上日程后，承接数字化外包加工的公司也应运而生。由于缺乏市场准入机制约束，任何一家科技服务公司都可以轻松介入这个领域，这样带来的负面影响是档案数字化外包公司良莠不齐，加工过程“险象环生”。据说，在加工过程中，有些地方甚至出现密级档案泄密的安全事故。为此，国家档案局与国家保密局联合下达文件，要求规范数字化外包加工的管理工作，并对外包公司的资质作出要求。笔者根据本单位实践，总结了选择外包公司需要考察的几个方面。
一是公司规模。即考察公司的注册资金、员工规模、经营范围等情况。一般情况下，要选择注册资金100万元以上、员工人数50人以上、业务范围里有数字加工服务项目的科技公司进行外包。相对来说，这类公司有一定基础与规模，公司从长远利益和可持续发展角度考虑，加工时一般不会粗制滥造，加工质量和售后服务也相对有保障。但也有例外情况存在，比如，一些基础薄弱的合伙组织或个人挂靠大公司，以大公司的名义对外承接档案数字化加工业务，他们主观上追求利润最大化，客观上工作敷衍了事，产品质量很难符合要求。为防止这种情况出现，档案部门可要求公司提供项目管理机构组成情况和参与加工人员的基本情况，以确定该组织资质，并最终决定是否给予委托外包。
二是业务能力。即考察公司是否具备数字化加工相应的档案业务能力。档案数字化加工有别于机械五金、电子元配件的加工，特殊的加工对象决定了档案加工有自己独特的工作纪律与要求。因此，从档案保护、信息保密、加工质量等方面考虑，最好选择一家有档案意识、懂档案业务的公司来外包。目前，市场上有能力承揽档案数字化加工业务的大都是一些科技服务公司，他们的主营业务是计算机技术服务，比如，软件开发、系统集成、网络工程等。档案数字化加工是近年来新开拓的业务领域，因此，好多外包公司对档案的了解并不深入。档案部门在选择外包公司时，可通过交流、沟通，考察公司对档案工作的熟悉程度，再决定是否外包。
三是技术状况。即考察公司是否具备从事档案数字化加工的技术条件。档案数字化加工对计算机技术的要求并不高，一般的科技服务公司都有相应的计算机技术能力承揽这项加工业务。与此同时，他们也都具备加工必需的硬件设备、网络配置、软件平台。但是，光有技术和设施仍不能胜任档案数字化工作。档案数字化有一套工作流程、多个加工环节，从加工前处理、档案拆卷、图像扫描、图像处理、图像合并、文字识别、数据存储、光盘刻录、数据挂接到实体还原，每个环节都有特定的技术指标与规范要求。外包公司如果不懂数字化工作流程，或不知流程中各环节技术要求，数字化产品很难保证。因此，选择外包公司时，档案部门可要求外包公司提供相应的技术文件，重点考察公司对数字化各加工环节的理解及具体实施方法。如有必要，可要求公司做模拟操作演示。
四是成功案例。考察成功案例的目的在于了解外包公司档案数字化加工经验。总的来说，档案数字化加工外包历史并不长，外包公司进入这个领域的时间则更短。2010年，我校启动档案数字化工作时，浙江省承揽数字化外包业务的公司只有寥寥数家，如今两年过去了，外包公司如“雨后春笋”般冒出来。因为看到档案数字化加工市场前景良好，许多科技服务公司两年内仓促“披挂”上阵。他们可以在短时间内做到对档案数字化加工技术规范“了如指掌”，但如果没有经过实践检验，终究是“纸上谈兵”。因此，在选择外包公司时，建议档案部门要了解一下外包公司在档案数字化加工方面有多少成功案例，以此来判断外包公司是否真正有能力承揽这项业务。考虑到不同行业档案特点不同，因此，条件允许的话，最好选择有本行业相关加工经验的公司来外包。
五是管理水平。了解外包公司的数字化加工管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有无对管理人员进行规范培训外，还要看管理人员项目经理的实际管理能力如何。一般情况下，档案数字化加工采用的是本地化加工方式，即在档案所在单位指定的场所进行加工。加工过程中的管理工作由项目经理全权负责，因此，项目经理的管理水平高低对加工质量的好坏起着决定性的作用。而外包公司的整体管理水平也充分体现在项目经理的管理水平上。考察项目经理的管理水平最好的办法就是到加工现场实地走访。档案部门可以从现场员工纪律是否严肃、物品放置是否有序、环境是否整洁、操作是否规范、安全是否有保障等多方面来判断项目经理的管理能力，从而获取对外包公司整体管理水平的印象。如果现场管理状况良好，管理制度得到了有效落实，这样的外包公司相对更让人放心。
