档案在法律上的凭证作用基于它的原始性。因此，认定电子文件的原始性，是保证其具有凭证作用的关键。
一、电子文件原始性的认定
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，因此，对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面：
（一）、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。
（二）、电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别，无法区别其中哪个是“原件”，哪个是“复制件”。
（三）、电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。
（四）、电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。
（五）、电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。
（六）、目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名，因此，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。
电子文件的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为它建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的，此后又从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为惟一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，我们认为建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根本，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。但是，对这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护却是一件十分困难的、涉及多方因素的事情，这个问题的解决有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。
二、确保电子文件原始性的技术措施
电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的。随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。
（一）、密技术
电子通信系统中可采用“双密钥码”进行加密。在网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方用只有自已知道的解密密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件，而只有收方才能识别这些加密的电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来，无法对它进行篡改，从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。
（二）、签署技术
目前在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”，如同在纸质文件上的亲笔签名一样，直观、易于辨认，计算机将这种“签名图像”接收下来，并确认签名者与电子文件的关系。在计算机系统中还可把这种签名设置为一种批准指令，经电子计算机审核签名有效后方可进入下一阶段的操作。另一种是利用“双密钥码”在电子文件上进行数字签名。数字签名是一种字母数字串，发方利用自己的不公开密钥对发出的电子文件进行加密处理，生成一个“数字签名”，与电子文件一起发出，同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验签名。假如结果位串与传输的一致，那么便有充足的理由相信两个事实：一是这份电子文件确实来自发方，其内容没有被人作过修改，从而证明其原始性；二是发方也必须承认这份电子文件确实是自己发出，对它的生效应负全部责任。和纸质文件一样，电子文件的签署可以表示作者对该电子文件的权力和责任，这种技术在电子文件管理中具有广泛的应用前景。
（三）、消息认证
电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度，如64比特为一段，发方和收方共同选定一个64比特长的序列及密钥，发方运用这个序列和密钥对电子进行加密运算后得到这份电子文件的“认证字”，将电子文件和认证字一同发送出去。收方也同样运用这个序列和密钥计算该电子文件的认证字，如果计算结果和他所收到的认证字一致，即可认定这份电子文件的内容与发出时是一致的，进而证明这份电子文件的原始性、真实性。
（四）、身份验证
为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如银行系统用户使用个人密码验证，有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问；如果一种验证不合格，该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。
（五）、防火墙
这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡
是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和服务等。据行家预测，在不远的将来，加密软件标记和数字签名等认证技术可能会直接做进防火墙中。
（六）、防写措施
目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（CD－ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始、真实性。
上述这些技术对于维护电子文件的真实、可靠都具有很好的效果，随着这些技术的完善和普及，电子文件的原始性、真实性可得到更为可靠的认定和更加有效的保护，从而确保电子文件的凭证作用。
三、确保电子文件原始性的管理措施
在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。电子文件全过程管理中有关维护其信息安全方面的措施，主要包括以下几方面：
（一）、加强对电子文件制作和管理人员的管理
电子文件是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的，因此，对参加电子文件制作和管理的人进行审查是至关重要的。要禁止那些道德品质不好、工作不认真负责、没有良好的工作作风的人参加电子文件制作和管理工作。要建立一套审查制度，严格把关，这是从源头上保证电子文件原始性、真实性的最关键措施。人是活的因素，易受外界影响，任何一个好成份，在没有管理要求的情况下，也会逐渐懈怠甚至可能变坏。加强对电子文件制作和管理人员的管理，仅依靠审查制度是不够的，还必须提出严格要求，明确具体管理措施，这是在电子文件制作和处理过程中保证其原始性、真实性的重要措施。另外还要进行教育，不断地提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，要使他们养成忠于职守的品质，认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
（二）、电子文件的制作过程要职责分明
电子文件的制作人员，应对其制作的电子文件的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子文件在制作阶段不出现失真现象，避免制作人员的相互推诿、扯皮，首先要明确职责范围。特别是合作制作的电子文件或大型辅助设计项目，更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员负其分工范围内的责任。一般来说，不相干人员不能进入他人的责任范围，工作需要时可允许用只读式的载体调读，以防由于误操作或有意增删改等原因造成电子文件的失真。
（三）、建立电子文件全过程管理的制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。因此，一开始就明确由谁进行收集、积累，如何进行收集、积累，建立收集、积累制度和严格的归档制度，是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别，要明确无误地作出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，凡不符合要求的，都要有明确的处理措施，不能有丝毫含糊，否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。
电子文件归档应对存储载体有严格要求，并且明确保护措施，不致因载体原因而对电子文件的原始性、真实性和完整性造成危害。为实现电子档案长期保存所必须进行的载体转换也要采取明确的措施，防止在转换过程中造成信息的损失。电子档案的利用有许多便捷之处，但是各种用户和各种形式的利用活动，也会给电子档案管理带来一些不安全的隐患，因此必须加强对电子档案的开发利用活动的管理。
（四）、建立电子文件管理的记录系统
纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。
电子政务无论从广义上还是狭义上理解，都离不开对电子文件的管理。而当代文件管理所依据的一个重要理论就是文件连续体理论。它起源于20世纪80年代，是继传统的文件生命周期理论之后，又一被国际档案界所广泛接收的文件管理理论。该理论认为：文件演化为档案的过程是一个连续的过程，即从文件创建（包括创建之前的文件管理系统的设计）到作为档案保管和利用是一个一致的、连续的管理过程。文件连续体模型见下图。
根据文件连续体理论，文件管理者与档案工作者可以在文件连续运动的任何阶段对文件进行管理，以达到他们各自的、但又是协调一致的目的。这样档案工作者就可以提前至文件连续体的前端，即文件创建的起始端，对文件进行管理，如档案工作者在文件管理系统设计时就介入工作，在文件创建时就对文件进行鉴定，在确保文件能够长期保管的条件下对文件进行保管等等，以保证文件在它们存在的整个过程中得到适当的管理。这种管理其本质就是前端控制管理，对电子档案管理来说，尤其需要这样性质的管理。
电子档案是需要前端控制管理的。这是因为电子档案如采用后端控制的管理，那么从电子文件的整个管理过程来看，只是进行了半程管理。因为在后端控制管理情况下，电子文件是在其移交到档案部门后才对它们进行管理，这实际上就是沿袭纸张档案的管理模式，这种管理模式是根据传统的文件生命周期理论来设计的，但将这种后端管理模式用于电子档案管理，在实践中就暴露出了许多问题，其中最大的问题就是无法解决电子档案的凭证性的问题，因为电子档案特点之一是载体与信息的可分离性，因此，其信息很容易在载体上被删改，这样等到电子文件归档之后再去控制管理，那么在这之前的电子档案在文件阶段是否被篡改过，其在文件阶段的处理、运作的背景信息是否完整等这样具有凭证价值的信息就很难确定，很难控制，由此，运用这种后端控制管理模式来管理电子档案，也就很难使电子档案具有凭证价值，这也就是为什么传统的文件生命周期理论要让位于当代文件连续体理论的原因之一。
而依据当代文件连续体理论对电子档案采用前端控制管理，就可从档案管理的要求出发，对电子档案的控制与管理提前到电子文件的设计与创建之时，即在电子文件起始端就对电子文件进行控制与管理。这样就可由电子档案后控制的半程管理扩大到全程管理，即文档一体化管理。实现这一管理模式后，电子文件从其产生的第一步起至以后文件运行的每一阶段都可根据档案管理的要求去对其进行控制，从而保证了电子文件在归档时是能够符合档案管理要求的，使电子档案具有原始性并具有凭证价值。
从国际档案理事会的电子文件管理策略看电子政务与电子档案管理的关系
20世纪90年代，国际档案理事会电子文件委员会在调研了世界上部级和省级的100多个档案馆后所制定的《电子文件管理指南》（1997）中提出了四项电子文件管理的基本策略，应该说这四项基本策略是比较全面的，它是把电子文件的管理分为四个阶段，即：电子文件设计阶段、创建阶段、管理阶段和利用阶段，然后，分别提出管理策略：
1．电子文件设计阶段的管理策略：即档案部门对电子文件的管理应该介入电子文件的整个生命周期，以确保电子文件产生和保管符合可靠性、凭证性和可保管性的原则。
这里所说的档案部门“应该介入”并不是指档案部门在整个文件生命周期对涉及有关电子文件的所有行为负责，而是指要在整个文件生命周期中推进电子文件的标准化管理和实践，也就是说，档案部门的职能要扩展到整个文件生命周期。
2．电子文件创建阶段的管理策略：档案部门应该确保电子文件的创建者所创建和保存的电子文件是可靠的、具有凭证价值的和可保管的性能。
这条策略并不是要档案部门包办文件创建人员的责职，也不是指文件创建人员不能胜任管理文件，而是指档案人员应该就如何创建符合档案部门需求的电子文件对文件创建人员进行指导、传授方法。
3．电子文件管理阶段的策略：档案部门必须管理电子文件的鉴定过程并对电子文件实施智力控制，即对电子文件实施有效的著录。
4．电子文件利用阶段的策略：档案部门必须明确地提出电子文件保管和利用的需求，以确保电子文件的有效性、利用性和可理解性。
从以上这四条电子文件管理的基本策略中我们可以清晰地看出，在进行电子政务建设时，所产生的电子文件要能够成为电子档案，档案部门就必须将其职能延伸至文件部门，与文件部门共同对电子文件进行前端管理、全程管理和文档一体化管理。
从国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》看电子政务与电子档案管理的关系
虽然20世纪80年代有了文件连续体理论，20世纪90年代又有了电子文件管理策略，但它们并没有提出具体的可操作的步骤、方法与工具。如在实际电子政务建设中，政府部门如何将文件管理系统设计成符合档案管理要求的文件管理系统，这便是一个关键问题。
2001年9月，由国际标准化组织颁布实施的国际上第一个关于文件管理的标准――国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》，就在国际层面上为各国政府部门的文件管理提供了可操作的步骤、方法与工具。该标准的颁布实施在国际上引起极大的反响。目前该国际标准已被采用为国家标准的有：美国、英国、法国、德国、澳大利亚、新西兰和加拿大等。
国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》共分为两个部分，第一部分提出了如何系统而有效地对文件进行管理的宏观框架，文件管理的要求和文件管理系统的设计等一般的规定；第二部分提出了如何将第一部分内容加以实施的详细的指南，例如如何建立文件管理的政策和进行职责分工，如何进行文件管理系统的设计，如何对文件进行处理、控制、分类、存贮和利用等等，提供了一系列的实际指导。
在该标准的第一部分，首先提出了作为文件应具有的如下特征：
1． 文件应该正确地反映所要传达的内容、所决定的事项和所采取的行动，文件应该能够满足相关事务处理的需要，并可用来作为说明与解释的依据。
2． 文件的内容应始终与记录下来的事务处理的元数据相链接，如文件结构元数据、背景信息元数据及相关文件元数据。
3． 文件应具有真实性，其能够证明文件中所记录的事务处理，能够证明文件形成的责任者，以及文件形成的时间。
4． 文件应具有可靠性，其内容应是可信的，能够完整准确地表达其所证明的事务处理、事务活动和情况。
5． 文件应具有完整性，其构成部分应是完整齐全的，而没有被非法篡改过。
6． 文件应具有可利用性，可被查询、检索、显示和解读，并能够在事务活动和机构职能背景下能够被确认。
很显然，文件的这些特征与档案的凭证性要求是完全一致的，甚至可以说，如果一份文件具有了如上特征，就可以认为这份文件具有了档案的凭证价值。也正是由于该国际标准的制定充分考虑了档案的要求，所以引起了许多国家文件管理机构和档案部门的高度重视。
在2002年10月，联合国教科文组织提出了一份报告《电子文件的真实性》，这份报告从保存人类遗产角度专门强调：根据国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》所提出的文件的特征，档案工作人员必须要在电子文件产生之前参与电子文件管理系统的设计，以保证电子文件应具有的档案的凭证性。
美国国家档案局在2003年7月提出的《美国国家档案馆战略发展指南》中也强调了在政府文件管理中实施《ISO 15489 信息与文件 文件管理》的重要性，并提出了《美国文件管理重新设计方案》。
澳大利亚档案馆则向政府部门提出建议：在设计、开发文件管理系统时要充分考虑《ISO 15489 信息与文件 文件管理》标准，并按该标准进行实施。
英国档案馆则正在进行一项为期二年的研究项目：《ISO 15489 对文件管理的影响》。
可见，在电子政务的建设中，实施电子文件的档案管理，这已成为文件部门和档案部门的共同认识，其实这不仅是文件部门与档案部门工作职责的需要，而且更重要的是人类保存自身历史遗产的需要，是人类社会自身发展的需要，而国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》则为实现这一点在国际层面上提供了实施的规范与技术。
关于电子政务与电子档案管理关系的思考
从以上的分析中，我们可以看出电子政务与电子档案关系至少可以归纳为以下几点：
1． 电子政务是电子档案管理的源头；
2． 电子档案管理是电子政务的效率所在。
由于有了以上两点，因此：
3． 电子档案管理是电子政务建设不可缺少的重要内容；
4． 电子政务建设在本质上涵盖了电子档案的管理。
所以，任何在理论或实践上将电子政务与电子档案隔裂开来都是不科学的。
由此，为了实现在电子政务中的电子档案管理，从电子政务角度讲应该：
1． 在电子政务的系统设计时，应有电子档案管理的设计；
2． 在电子政务的建设时，应有档案部门人员的参与；
3． 在电子政务的实施时，应有档案部门人员的指导。
而从电子档案管理角度讲：
1． 档案部门应转变观念、扩大职能，参与电子政务的建设；
2． 档案人员应更新知识，从而有能力参与电子政务的建设；
3． 档案标准的制定应能适应电子政务的需要。
但是，从目前我国电子政务建设与电子档案管理关系上看：
1． 在理论上，研究还缺乏深入的研究，其研究成果还跟不上我国电子政务迅速发展的实际，差距还很大；
2． 在实践上，制定的标准还很不适应电子政务发展的需要，如2002年最新颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》还只是一个电子文件后端控制管理模式的标准，不能适应我国电子政务建设电子档案前端控制管理模式的需要。
3． 对国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》还少有研究，在我国电子政务建设还没有引起重视，而该国际标准的颁布在国际上却掀起了一股风暴，引起极大的反响。
由于以上原因，造成了在我国电子政务建设中，档案部门还只是形式上参与，而在实践中却很少参与，可是，我国每年在电子政务上的投资却高达几十亿、甚至上百亿，在这样情况下，又怎能保证这样的电子政务建设其文件管理是能够符合电子档案管理的实际要求的呢？！
结论
关键词：档案数据库 档案分类全宗原则 电子文件
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。
一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用
从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。”“这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”
笔者将档案分类作为影响档案数据库建设的基础理论，该理论直接影响着档案数据库建设的方向。在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分，便于对档案进行多角度的灵活定位；历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征，有助于完整理解档案内容，这也是档案数据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上，在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的，彼此是不可取代的。
二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。
其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性——原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。像文书立卷工作中要求的“保持文件之间的历史联系”、科技档案管理中的“成套性原则”等思想都可以通过数据库的设计得以体现。
第三，依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。
三、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养
电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。
与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。换言之，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。美国当代著名的电子文件管理专家戴维·比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”②
紧接着的问题在于如何确定用于描述的元素，元数据理论为此提供了解决方案。元数据就是数据的数据，用于描述数据的内容（what）、覆盖范围（where, when）、质量、管理方式、数据的所有者（who）、数据的提供方式（how）等信息，是数据与数据用户之间的桥梁。元数据通过描述信息资源的属性，用于识别、评价、追踪资源，从而实现对信息资源一体化的组织和有效管理。根据对电子资源管理的需要，元数据可以分为描述型、管理型、技术型和使用型、保存型。事实上，电子文件是多种不同类型信息的一个集合概念，对于不同类型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的属性集。元数据最基本的功能是通过数据元素集定义资源对象的各类属性，这些属性的大量实例可以表达为关系型数据库中的表，或者以XML等形式进行置标，从而能够利用数据库系统或各类应用软件进行管理。可见，以元数据为中间对象，可以利用数据库实现电子文件的有效管理。
参考文献：
各位考生：
根据江西省教育考试院《关于做好2017年全省高等教育自学考试考务管理工作的通知》(赣考院自〔2017〕3号)文件精神，为做好我校2020年上半年高等教育自学考试主考专业实践性(实习)环节考核、毕业论文(设计)报名、指导及答辩工作，现将有关事项通知如下：
一、报名时间
报名时间：2019年12月16日至20日。
二、报名地点
江西财经大学继续教育学院办公楼三楼学历部311、313室(南昌市青山南路596号，乘8路、BRT 2路、108路、126路、237路、35路、820路长班公交到长巷村站下车即到)。
三、报考条件
1.实践技能考核课程：该课程理论考试成绩合格方可报考实践技能考核。首次报考理论课程的新生不得同时报考该专业的实践课程。
2.本科、专科毕业论文(设计)：修完本专业计划所有课程且成绩合格方可报考本科、专科毕业论文(设计)撰写与答辩。
四、报考流程
第一步：资格审查
一、考生须提供材料：1.报考实践环节考核的考生须提供本人身份证、准考证原件及复印件;2.报考本科毕业论文撰写与答辩的考生须提供本人身份证、大专毕业证原件及复印件、准考证、在江西省教育考试院网站自学考试一栏打印的(带√×)成绩总表(必须修完所有课程，即全部打√)、本人一寸彩色照片一张(论文报名登记表张贴);3.报考专科毕业设计的考生须提供本人身份证、准考证原件及复印件，在江西省教育考试院网站自学考试一栏打印的(带√×)成绩总表(必须修完所有课程，即全部打√)。
二、审核身份证、大专毕业证原件，提交身份证、大专毕业证复印件、学历证书电子注册备案表(学信网chsi.com.cn/ 上打印)、(带√×)成绩总表(没有大专毕业证书的在读专科学生由学校出具学籍证明或学籍电子注册备案表)，提供本人常用紧急联系的手机号码。
三、报名编号，发放《论文报名登记表》。
第二步：缴费
实践环节考核费用包括报名费、考核费等。本科毕业论文答辩(含毕业设计)每人400元;专科毕业论文答辩(含毕业设计)每人200元;毕业实习报告每人50元;实践环节考核根据专业不同收费标准不同(1.工科类专业每科150元;2.医学类专业每科80元;3.农学、艺术、体育类专业每科60元;4.综合类专业每科50元)。(收费依据：《关于调整我省自学考试有关收费项目及标准的复函》赣计收费字[2003]574号)
第三步：考生选择论文指导老师及论文选题。收取《论文报名登记表》，发放《论文撰写须知和答辩须知》。
第四步：论文撰写及答辩
考生根据《江西财经大学关于自学考试本科专业毕业论文管理工作规定》、《论文撰写须知和答辩须知》的要求完成论文的撰写及答辩工作。
五、报考要求
报考我校高等教育自学考试主考专业实践性(实习)环节考核、毕业论文(设计)报名及答辩的考生须本人到江西财经大学继续教育学院报名与缴费，任何人和任何机构组织不得代办。实践性(实习)环节考核、本科论文指导及答辩均由我校继续教育学院统一安排，考生应在规定时间内完成论文定稿、送稿、答辩报名、论文答辩等工作。
六、报考专业
本科：会计、金融、法律、英语、工商企业管理、计算机及应用、计算机信息管理、计算机网络、电子商务、物流管理、国际贸易、市场营销、新闻学、艺术设计(环境艺术设计方向)、人力资源管理、行政管理、工程造价管理。
专科：会计、计算机及应用、市场营销、工商企业管理、国际贸易、物流管理、工程造价管理。
七、考核成绩评定与查询
1、成绩评定
实践考核成绩采用百分制。60分及以上为及格，60分以下为不及格。考核成绩不合格者不予补考，但可以参加下次的考核。
2、成绩查询
自学考试实践环节考核成绩统一由 “江西省自学考试数字化管理平台(bysjxzk.jxeea.cn)”管理。主考学校于5月15-25登录平台校验、上传成绩，江西省考试院公布成绩后方可查询。
八、具体考核安排见附表
附表1：《江西财经大学2020年上半年高等教育自学考试主考专业实践性(实验)环节考核安排表》
附表2：《江西财经大学2020年上半年高等教育自学考试本科专业论文撰写与答辩及专科专业毕业设计(实习)考核环节安排表》
江西财经大学继续教育学院
2019年11月30日
附表1：江西财经大学2020年上半年高等教育自学考试主考专业实践性（实验）环节考核安排表
专业 考核课程 报考时间 考核时间 计算机及 应用
（本科）
操作系统（02327）、C++程序设计（04738）、软件工程（02334）、Java语言程序设计(一)（04748）、数据结构（04734）、数据库系统原理（04736） 2019年12月16日至20日 2020年3月21日（周六） 计算机信息管理（本科） C++程序设（04738）、数据库系统原理（04736）、软件开发工具（04756） 2019年12月16日至20日 2020年3月21日（周六） 计算机网络 （本科）
论文摘要：医疗设备档案管理是医院管理中的一项重要内容，其管理水平的好坏直接影响到医院的医疗质量、技术水平和社会、经济效益的高低，所以加强医疗设备档案管理是极其重要的。要根据医疗设备档案的特点，加强制度化、规范化管理，多形式、多途径开发利用医疗设备档案资源。
论文关键词：医疗部门；医疗设备档案；管理
医院行业是科技含量较高的行业，在医疗实践活动中;拥有大批先进的医疗仪器设备，这些设备在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可替代的作用。如何加强设备和设备档案的管理，最大限度地发挥设备在医疗、科研中的作用是医院管理者面临的重要课题。
一、医院设备档案的形成
设备档案是医院在购置设备过程中形成的以纸质为载体的文字材料，它主要包含了以下几个方面的内容：（1）各种文件：如设备申请材料、可行性论证报告、有关调查材料、批复文件；（2）各种记录：如谈判记录、招标记录、定货合同、协议等；（3）各种原始凭证：如到货通知、提货单、发票影印件；装箱清单、操作使用说明书、厂家提供的安装图纸；（4）开箱报告、安装调试记录、验收记录、验收报告；（5）设备使用操作章程、维修管理办法、制度；（b）人员培训记录、设备布置平面图、线路图纸、故障维修记录[1]；（7）设备报废申请及处置结果。从设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废，其时间周期长，中间环节多，参与人员杂，因此，设备档案的管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作。
二、建立医疗设备档案的意义
首先，建立医疗设备档案，能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考[2]。
其次，建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中，由于热力、化学原素的作用，一些零部件会磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。
第三，利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出。
三、医疗设备档案的科学管理的原则
医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位，要求我们高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化。
医疗设备档案管理必须坚持“集中统一管理”的原则，这样才能保证其完整性和利用效率。因为医疗设备档案有其特殊性:一是档案材料多，归档时间长，如一台大型医疗设备，从论证、购置到安装将会形成大量材料，并且还有以后的使用和维修直至报废，有一个很长的周期。二是多种多样，设备有国产的、进口的，档案材料势必牵涉到多种文字，如中文、英文、日文等；其载体有纸张、照片、录音带、录像带等。三是档案使用牵涉多个科室，特别是设备的构造图表、操作和维修说明书等一类材料，使用很频繁。因此，如不集中统一管理，很容易造成文件的破损和丢失，破坏档案的完整性，影响档案的利用价值。
四、如何加强医疗设备的档案管理
1、建立完善的管理网络
设备档案的管理必须坚持集中统一的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中，与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合，保证设备文件的完整、准确、系统。建立、完善管理网络广泛深入地宣传《档案法》，强化各级管理人员依法治档的意识。我院成立由分管院长直接领导的档案管理网络小组，实行医院、科室、操作人员三级管理网络，定期召开有关人员会议，明确工作目标，修订和完善医院档案管理制度。将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分，纳入院部对科室的目标考核，及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，做好日常设备记录；每次使用后，要将使用情况认真做好记录；每半年将整理好的记录上报给设备科负责人，经核查后交档案室存档，在全院形成一个有效的管理网络[3]。
2、确定医疗设备档案的归档范围
我们根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室
[3]。同时将有关材料复印下发有关使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求，使之配合档案部门，做好资料的归档工作。
3、建立健全归档制度。
首先要明确管理范围。对于中等以上医院，凡是1000元以上的教学、医疗、科研仪器设备，不论其资金来源、购买渠道如何，均要建立设备档案，纳入管理范围。其次要确定归档范围。上述管理范围的仪器设备，在其选购、安装、调试、运行、管理、维修、报废等全过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机技术资料，均应归档保存。设备档案主要形成于申购过程与运行过程。申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等[4]。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备，还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料一般按年度归入设备档案。
五、小结
当今医疗设备技术飞速发展，要求设备管理人员必须了解有关医疗设备的发展动态和产品现状，以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整，充分发挥档案的作用，以此来促进有关工作的进行，使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥，投资得到良好的效益回报，促进医疗各项建设的发展。
参考文献：
[1]史维新.医院设备档案的管理[J].苏州丝绸工学院学报，2000（6），340.
[2]郑新敏.医疗设备档案的建立和管理[J].浙江档案，1998（7），28.
关键词：证据神圣观;核心内容;时代背景;当代价值
Abstract： Jenkinson put forward the idea to respect the primitiveness and the nature of evidence of archives. He think that records are the byproduct of administrative management ，as well as the original evidence of administrative activities and the process of dealing with affairs， so that there can’t be human intervention of post processing trimmer. Although the applicability of some ideas is poor in contemporary， the theoretical value is absolute exist. Especially in the era of electronic records， how to ensure the authenticity of electronic records have become a diligent direction of the archivists， so the meaning of emphasize the nature of evidence is prominent.
Keywords： Scared evidence view; Core content; Historical background; Contemporary value.
詹金逊是20世纪西方档案学界杰出的思想家，是古典学派的集大成者，对档案学理论的发展作出了卓越贡献。然而他的思想却备受以谢伦伯格为代表的现代档案学派的批判。然而，笔者认为，詹金逊的思想，尤其是其“证据神圣性”的观点，无论是在当时还是现代，都具有独特的理论价值。因此，笔者尝试对此论述，就教于各位档案界前辈。
1 詹金逊的“证据神圣观”的核心内容
在其代表作《档案管理手册》中，将档案定义为：“是在某一行政管理或行政事务（无论为公共的还是私人的）实施过程中所拟就或使用，成为该事务过程的组成部分，事后由该事务过程之负责人或其合法继承者保管以备不时查考的各种文件。”[1]从这一定义中，可以看出，詹金逊认为档案是在社会事务中积累下来的具有有机联系的文件整体，保存档案的目的在于“查考”，作为凭证，且否认了鉴定的必要性。不难看出，他对文件价值的认识和定位，都是后来谢伦伯格所说的文件的“第一价值”，即对其形成者的价值。詹金逊的“证据神圣观”在这一定义中已经显而易见。
1.1 文件是行政管理无意识的副产品。在詹金逊看来，文件是自然形成的，是在行政管理活动中自然累积下来的，是行政活动和事务处理的原始证据。而文件转化为档案，也没有明显的转折点，文件一经办理完毕便成为档案，无需整理。而我们现在认为的文件转化为档案的三个条件之一，就是必须经过整理。
1.2 要保持档案的完整性，不主张档案人员参与文件鉴定。詹金逊认为：“档案是由文件形成者产生的一个文件有机整体，从该整体中抽取任何一份文件都违背了档案基本原则。”[2]因此他不主张对档案进行鉴定，因为鉴定就加入了后加工管理者的人为干预，档案人员在鉴定中必然会受到个人利益、自身知识范围、随意性判断等有意或无意因素的影响，会损害文件的原始证据性。
在詹金逊看来，不进行任何鉴定，保存所有的文件是最完美的。这一观点在面对中世纪的少数文件时毫无阻力，但是在面对情况更加复杂的现代文件时却往往会导致一种四分五裂、效率低下的档案管理。因此他不得不同意对档案进行鉴定，但声称要让行政官员成为选留和销毁文件的唯一人。詹金逊认为：“档案人员在鉴定中必然运用的‘个人判断’，不仅将玷污档案作为证据的神圣性，而且会妨碍实现保存档案的目的――满足历史学家或其他研究者对档案的实际或预期利用。档案人员的职责是保管，而非制造档案。因此，档案人员在英国被称为‘保管者’。” [3]虽然在这一措施中，詹金逊担心行政官员会把握不好文件销毁的度，也许销毁过多，也许销毁过少，但他始终觉得这是在不能保存全部文件的条件下，最好的一种解决办法。
1.3 提出“档案组合”概念。在整理和编目领域，詹金逊提出“档案组合”概念。他将“档案组合”阐释为“一个自身结构完备的行政机构在活动中形成的文件整体”。主张要保持文件形成的原始顺序，确保档案的原始性和真实性。档案组合所形成的是一个“闭口”的文件系列，所针对的仍然是中世纪和早期文件。档案组合既符合英国国情，又继承了来源原则的思想精华，是对来源原则的灵活运用和重大发现。
综上，“在詹金逊看来，证据的神圣性是最本质的”。正如库克所总结的那样：“他提出的档案作为公正证据的道德捍卫，档案人员是证据保护者的观点，已成为档案专业‘嘹亮的号角’。他曾在书中不下四次这样写道：‘档案人员的职业是一项服务性职业。他（她）的存在是促使其他人有可能开展工作……他（她）的信条是证据的神圣性不可侵犯;他（她）的任务是保护每一个证据;他（她）的目标是不带偏见、不加事后思索地满足一切希望了解知识工具的人们的利用需求……一个优秀档案人员也许是现代社会中真理的最虔诚信徒。’”[4]这个论断深刻地展现了詹金逊对档案工作者的身份和职责的定位，而且这种论断即使在现代社会看来，也是非常适用的。
2 “证据神圣观”的提出背景
考察某一理论是否合理，首先要将其置身于它所产生的时代背景，历史地加以分析。詹金逊于1882年11月2日出生于伦敦，1961年3月15日在塞撒克斯郡逝世。他所生活的80年间，英国频繁进行社会改革，法人观念形成，以及詹金逊自身丰富的职业经历，都对其“证据神圣观”的提出产生了影响。
2.1 机构设置简单且稳定。詹金逊生活的时期，机构数量少且比较稳定，机构之间的协同工作较少，产生的文件数量有限，很容易界定文件的产生机关，因此不存在保存超负荷文件的压力，完全有能力将所有文件不经鉴定地加以保存。即使是到了早期的现代社会，文件数量的激增，相对于现代社会不计其数的文件，也是有限的。
2.2 法人观念盛行。英国的社会改革带动了英国机构法人文化的发展，各种社会团体法人成为英国社会经济生活中的重要活动主体。这些法人团体不断增强了保存自身行政记录的意识，且由于法人观念的束缚很少考虑自身活动所产生的文件对他人的用途。此时行政官员的政治色彩也与现在有很大的不同。詹金逊时代，行政官员保存档案，主要是为了日后自身工作查考的需要。社会的道德标准和自己日后利用的目的会对行政官员的保管和鉴定工作产生一定约束。而现代社会行政官员产生和保管文件，则更多是为机构和社会留存记忆，更多地考虑档案的历史文化价值，这已与维护档案的原始性大相径庭。
2.3 詹金逊的职业经历。詹金逊于1905年进伦敦公共档案馆工作，在此期间，他将工作的重点集中于中世纪和早期的国家文件，尤其是法庭文件或类似的司法和财政文件上。1932年参与创办英国档案工作者协会，并于1943年出任英国陆军部档案顾问，参与指导意大利和敌国战区的档案抢救工作，在65岁时兼任皇家历史手稿委员会的高级专员。他的各种职业身份，都促使他更加关注历史档案的保存与维护，而不是如何鉴定档案。
可见，在机构数量少且比较稳定、文件数量有限的中世纪和早期现代社会，詹金逊的“证据神圣观”具有绝对的真理性。那么，在机构数量繁多且变动不定、文件数量骤增的现代社会，詹金逊的观点又是否具有理论价值和实践指导意义呢？
3 “证据神圣观”在当代的理论价值
首先，虽然面对数量繁多的现代文件，将其全部保存作为档案已经不能实现，但是减少文件数量并不是我们最终的目的，我们的目的是在有限的条件下更有效地保存反映社会活动过程的档案，留存社会的记忆。因此，我们才会在实践和理论研究中，摸索并提出一系列档案鉴定的原则与标准，才会有从迈斯奈尔的年龄鉴定论到詹金逊的行政官员决定论、从卡林斯基的职能鉴定论到谢伦伯格的文件双重价值论及其后继者的利用决定论、从布姆斯的社会分析与职能鉴定论到塞缪尔斯的文献战略，又到库克的宏观鉴定战略的发展。鉴定是在文件数量繁多的压力下被迫进行的，因而一代代档案学者才会跟随实践的发展探索更科学更有效的鉴定方法。理论都是来源于实践，而后再用于指导实践的。鉴定并不是为了减少文件的数量，而是为了将有价值的文件挑选出来，如果将所有的文件都加以保存，那么那些有价值的文件势必会遭到埋没，也会得不到在保管资源上的重点分配。按照詹金逊的观点，他并不反对挑选档案，而仅仅是反对档案人员挑选档案，主张应将经过文书人员挑选的文件都保存下来。因而，在现代社会，在众多的文件中挑选出更具代表性和相对价值更高的文件，相对于中世纪而言，已经更加有必要。如果文件数量本身就很稀少，都很珍贵，那么对文件的挑选就更要谨慎了。我们现在对于“历史档案”秉持鉴定从宽的原则，正是因为历史档案数量少，即使在现存馆藏中“无类可归”，也比干脆不保留要更能说明某一方面的问题。
其次，詹金逊仅让行政官员参与鉴定是一种“直接鉴定”，基本上是依据内容标准进行的微观鉴定。虽然没有档案人员的参与，没有宏观鉴定理论的指导，没有考虑社会的整体职能，但是詹金逊的鉴定仅是在机构内部进行的。行政官员作为文件的直接形成者和社会活动的直接参与者，理所当然地更熟悉文件内容，更了解每一份文件的内容重要程度和现行价值。因此其保留下来的文件定是对该机构本身而言最重要的文件，每一机构最重要的“文件精华”所组成的也一定是整个社会的相对重要的文件。行政官员只负责考虑文件的现行价值，至于文件的历史文化价值则留给时间和后人慢慢发现。客观地说，没有人能够精准地预测哪些问题和方面是后人关注的焦点，档案的历史文化价值来源于它的原始性和真实性，行政官员、历史学家或者档案学者都不能创造档案的历史文化价值，因此詹金逊将维护档案的证据神圣性放在第一位是无可挑剔的。现代的各种宏观鉴定方法，仅仅是在鉴定的第一层面上加以运用，确定哪些机构哪些职能活动下产生的文件要予以保存，第二层面仍要对每一份文件进行逐一鉴定。说到底，这仍然是对档案数量冗杂，不能从一开始就浪费大量精力和时间去逐一鉴定的应对方法。
最后，詹金逊的观点在电子文件时代的理论指导意义更加凸显。正如库克所言：“他所强烈捍卫的档案基本原则和他所强调的文件证据性观点，如果在电子社会中能做适当修改，对我们仍有启发。”[5]目前电子文件饱受争议的原因就在于证据性不足。电子文件时代，档案是在受控的条件下产生的，故而经鉴定留存下来的电子档案也是在受控状态下实现的，档案不再是“伴生物”和“无意识的副产品”，在这种环境下，档案的真实性和证据性大打折扣。现在我们所研发和使用的电子文件处理系统，保证文件不瞬时消失和及时归档，仅仅是在技术上对其加以控制，但这不应是档案工作者关注的焦点。技术上的问题应由软件专家、计算机专家等专业人士来考虑，而且也最终会解决，在电子文件的形成和处理过程中如何强化档案的真实性和证据性才应是我们思考和努力的方向。如果我们完全倒向了技术层面，则电子档案不再是“档案”。大众媒介上承载的档案是不是档案，如何对档案进行再确认，已经进入我们的研究视野。
随着电子信息技术革命的发展和自由信息法的普及，以玛格丽特・诺顿为代表的“新詹金逊学派”在北美兴起。他们以文件形成机关为关注焦点，继承了詹金逊的基本观点，“强调档案的司法和证据作用，以提供形成机关和社会所要求的行政、法律和历史可靠性”。“新詹金逊学派的继承之处表现在，他们强调档案人员不能充当形成者或历史学家，档案之所以有价值是因为它们并非为后代而生成。……新詹金逊学派的发展之处表现在，他们承认档案人员必须在一定程度上干预文件的形成，特别是在电子环境中，这样才能确保记录机关职能和责任的文件确实能够生成和保存。尽管档案人员的职责仍然是顾问、协调者和保管员，要发挥这些作用，需要实行更多干预。”[6]
综上所述，虽然詹金逊的观点历来受到现代档案学派的诸多诟病，但它无论在当时还是现在都具有绝对的真理性。虽然他的有些观点在当代已经不具有适用性，但其强调尊重档案真实性和证据性的主张所具有的理论指导意义是永存的，档案工作者理应将其作为自己行动的准则和信条。尤其是在电子文件时代，适当修改詹金逊的思想，如“新詹金逊主义”正在迸发蓬勃生机。
参考文献：
[1] 转引自谢伦伯格著，黄坤坊等译.现代档案――原则与技术[M].档案出版社，1983：17
[2][3][4][5] T・库克.在第十三届国际档案大会第三次全体会议上的主报告：1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响
论文关键词：医疗部门；医疗设备档案；管理
论文摘要：医疗设备档案管理是医院管理中的一项重要内容，其管理水平的好坏直接影响到医院的医疗质量、技术水平和社会、经济效益的高低，所以加强医疗设备档案管理是极其重要的。要根据医疗设备档案的特点，加强制度化、规范化管理，多形式、多途径开发利用医疗设备档案资源。
医院行业是科技含量较高的行业，在医疗实践活动中;拥有大批先进的医疗仪器设备，这些设备在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可替代的作用。如何加强设备和设备档案的管理，最大限度地发挥设备在医疗、科研中的作用是医院管理者面临的重要课题。
一、医院设备档案的形成
设备档案是医院在购置设备过程中形成的以纸质为载体的文字材料，它主要包含了以下几个方面的内容：（1）各种文件：如设备申请材料、可行性论证报告、有关调查材料、批复文件；（2）各种记录：如谈判记录、招标记录、定货合同、协议等；（3）各种原始凭证：如到货通知、提货单、发票影印件；装箱清单、操作使用说明书、厂家提供的安装图纸；（4）开箱报告、安装调试记录、验收记录、验收报告；（5）设备使用操作章程、维修管理办法、制度；（b）人员培训记录、设备布置平面图、线路图纸、故障维修记录；（7）设备报废申请及处置结果。从设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废，其时间周期长，中间环节多，参与人员杂，因此，设备档案的管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作。
二、建立医疗设备档案的意义
首先，建立医疗设备档案，能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考。
其次，建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中，由于热力、化学原素的作用，一些零部件会磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。
第三，利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出。
三、医疗设备档案的科学管理的原则
医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位，要求我们高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化。
医疗设备档案管理必须坚持“集中统一管理”的原则，这样才能保证其完整性和利用效率。因为医疗设备档案有其特殊性:一是档案材料多，归档时间长，如一台大型医疗设备，从论证、购置到安装将会形成大量材料，并且还有以后的使用和维修直至报废，有一个很长的周期。二是多种多样，设备有国产的、进口的，档案材料势必牵涉到多种文字，如中文、英文、日文等；其载体有纸张、照片、录音带、录像带等。三是档案使用牵涉多个科室，特别是设备的构造图表、操作和维修说明书等一类材料，使用很频繁。因此，如不集中统一管理，很容易造成文件的破损和丢失，破坏档案的完整性，影响档案的利用价值。
四、如何加强医疗设备的档案管理
1、建立完善的管理网络
设备档案的管理必须坚持集中统一的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中，与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合，保证设备文件的完整、准确、系统。建立、完善管理网络广泛深入地宣传《档案法》，强化各级管理人员依法治档的意识。我院成立由分管院长直接领导的档案管理网络小组，实行医院、科室、操作人员三级管理网络，定期召开有关人员会议，明确工作目标，修订和完善医院档案管理制度。将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分，纳入院部对科室的目标考核，及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，做好日常设备记录；每次使用后，要将使用情况认真做好记录；每半年将整理好的记录上报给设备科负责人，经核查后交档案室存档，在全院形成一个有效的管理网络[3]。
2、确定医疗设备档案的归档范围
我们根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室。同时将有关材料复印下发有关使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求，使之配合档案部门，做好资料的归档工作。
3、建立健全归档制度。
首先要明确管理范围。对于中等以上医院，凡是1000元以上的教学、医疗、科研仪器设备，不论其资金来源、购买渠道如何，均要建立设备档案，纳入管理范围。其次要确定归档范围。上述管理范围的仪器设备，在其选购、安装、调试、运行、管理、维修、报废等全过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机技术资料，均应归档保存。设备档案主要形成于申购过程与运行过程。申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备，还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料一般按年度归入设备档案。
Abstract:The thesis illustrates the definition and characteristics of the electronic document, and then describes the influence of electronic document on records management. The strategies that we should adopt are proposed to point out the significance of the records management.
关键词:电子文件;档案管理;影响;对策
Key words:electronic document;record management;strategies;significance
中图分类号:G271 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)04-0102-01
1 电子文件定义及其特点综述
(1)电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;(2)电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;(3)电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;(4)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
2 电子文件对档案业务管理工作的影响
2.1 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2.2 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。
3 电子文件对档案学理论的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善。
4 档案界所应采取的对策
4.1 做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。
4.2 解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。
4.3 使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。
4.4 档案人员知识结构的变革迫在眉睫。档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
关键词：HSE管理体系有效性对策。
Abstract: HSE is a kind of advanced management international safety management idea, with the enterprise quality consciousness, environmental awareness and the occupation safety and health consciousness constantly improve, HSE management system has been set up and carry out the system, played a very good role to improve the enterprise market competition ability and management level. Discusses the enterprise establishment and the importance of the implementation of HSE management system, and some common problems in the implementation process and puts forward some suggestions and countermeasures.
Keywords: the effectiveness of HSE management system
中图分类号：X937 文献标识码：A
引言
HSE是英文health、safety、environment的缩写，即健康、安全、环境。HSE管理体系作为控制健康安全环保问题的系统性载体,其先进的理念、规程、方法已在杜邦生产现场得到了体现和验证，也得到了石油石化企业及员工的广泛认同和应用。
意义
HSE一体化体系是管理体系标准的发展趋势，在企业生产中有效实施HSE管理，必将促进企业可持续发展，促进其形成一个相互协调、相互补充、相互兼容的有机整体，从而达到改善企业安全、健康和环境业绩的有效管理。
一、 绪论
1.1本论文主要内容
本论文开头主要是对HSE管理体系预审核的基本情况进行了概况总结，进而引出HSE管理体系所存在的问题，然后对这些问题进行进一步的剖析和讨论，并对此提出了自己的一些建议和看法，最后结论部分，HSE管理体系的影响是非常之大的。
1.2本论文的结构
介绍HSE管理体系预审核的目的、要求、文件审核、现场审核的内容和方法、审核结论与报告和管理体系在实施中存在的问题，还提出了一些建议和对策
二、HSE管理体系
2.1HSE管理体系预审核
2.1.1．预审核的目的
（1）了解受审核方HSE管理体系的基本情况
对体系文件和实施情况做初步的审核，对申请方HSE管理体系形成初步了解，确认体系运行的基本情况和存在问题，受审核方应按期进行整改，只有在整改完成后方可进行正式审核。与受审核方的有关人员进行沟通，了解现场情况，对受审核方的管理权限、活动领域和现场区域，收集有关HSE管理的信息等，预审核还应确定审核范围。
（2）确定认证审核的可行性
重点是了解受审核方的重要危害因素的识别是否充分和正确，HSE状况满足法律法规要求的程度，为能否按期进行认证审核提供信息。
（3）确定认证审核的重点。
了解HSE管理体系的控制重点，以确定认证审核的重点，为认证审核的策划提供依据。（4）现场审核
预审核的现场审核没有严格的首、末次会议等固定形式，各认证机构可自行规定。但审核组进入受审核方现场后，应向受审核方的有关人员说明整个审核的程序和方法（包括预审核和认证审核）、预审核的目的和范围，预审核的内容、方法和要求。
现场审核应按审核计划进行，包括：
（1）审查HSE管理体系文件与HSE有关的证明资料。
（2）与管理代表交谈了解有关体系的整体运行情况；
（3）查阅体系运行的有关记录；
（4）现场调查（如生产现场、施工作业现场和环保设施现场）了解企业的主要危害因素及其影响。如注意各类健康、安全与环保风险、高风险设施及设备与安全设施及设备。危险性作业安全控制措施，作业环境与个人防护设备，实地测试，通过现场抽样证实内审的可靠性、现场确认审核范围。
在现场审核结束前，审核组长应与受审核方沟通，通报预审核的结论，指出其存在的问题，提出纠正的要求；确认审核范围；确定认证审核的条件和具体事宜。（5）审核报告
预审核完成后，审核组长负责编写审核报告，报告内容包括现场审核的实施情况与总体结论、发现的问题及下一步工作的重点。2.1.2.预审核的要求
（1）审核组长要负责组织预审核工作，通过审核可以了解受审核方HSE管理体系的概况，以便安排认证审核的事宜。
（2）预审核不必对审核准则的所有要素进行审核，而是有侧重点的审核。在有限时间内，应详细审核侧重的要素和/或活动。
（3）在预审核中发现并确定的不符合，一般以问题清单的形式出现，纠正情况可以在认证审核时验证。（4）预审核完成后，审核组长应编写审核报告。
（5）在以下特定情况下，预审核可不进行现场审核：
①受审核方组织规模及现场范围很小，且危害因素简单、明确；
②审核组长已充分了解受审核方的现场及其危害与影响因素，认为具备认证审核条件；
③审核组有充分的资源保证，在受审核方的配合下，可确保一个阶段的审核能满足审核准则的全要求。
2.1.3.文件审核
现场审核前，审核组长应组织审核组成员对受审方提交的HSE管理手册、程序文件及背景材料进行审查。背景材料一般有风险辨识评价报告，“三同时”验证报告，以往事故记录、相关法规、厂区平面图、工艺流程图等，文件审核时间在认证机构决定受审认证之后，初访前进行。1．文件审核的目的（1）审查受审核方的HSE管理体系文件是否满足SY/T6276—1997标准及相关法律法规的要求，从而确定能否进行现场审核。如达不到标准要求，交受审核方澄清或补充。只有通过文件审核后，才能开始现场审核工作。
（2）通过体系文件了解受审核方的HSE管理体系情况，以便为后续审核活动作准备。2．文件审核的要求
（1）审查文件的符合性，即文件是否满足HSE管理体系标准和有关HSE法律法规的全部要求。（2）审核文件系统性，即文件是否包括了企业全部HSE管理活动的控制要求和标准规定的应形成程序的文件，但这些程序不一定要与标准的要素一一对应。
（3）审查文件的协调性，包括两个方面：一是同一层次文件之间或不同层次文件之间在职责、要求等方而否一致，不同层次的文件是否连贯和对应；二是逻辑关系的要素之间是否衔接和对应，如承诺、方针、目标和指标、HSE计划书等。
（4）审查文件的有效性，即文件是否现行有效、符合文件控制要求。
（5）审查文件中的名词术语是否符合SY/T6276—1997标准的要求。3．文件审核（1）审核人
文件审查通常由审核组长进行，也可以由审核组长委托的审核员进行。（2）审查内容
在进行体系文件审查时，应首先了解企业的体系文件结构，然后再依据企业的文件层次逐级进行审查。每一层次的文件都应从文件的内容和格式两个方面来审核。文件内容的审查是审查文件的符合性、系统性和协调性；文件格式的审查是审查文件的有效性和统一性，包括文件的版面格式、编号方法、章节编排、版本控制等。
文件审查应按制定的“文件审核检查表”进行，对照标准作出判断，如有不符合或需改进之处，应提出审核意见，最后应形成审核结论。
HSE管理手册审查，应考虑以下几个方面：
①企业的承诺、方针和目标是否与企业的经营规模、风险的特点相适应，是否反
相关方的要求，是否体现对遵守法律法规的承诺以及持续改进的承诺，方针目标是否合理，目标是否量化并具有可操作性。
②组织机构的设备，职责的分配与接口是否明确，并逐层次、逐部门得到落实。
③是否清楚的描述了HSE管理体系文件，包括其层次，结构及相互关系。④要素描述是否完全覆盖标准的要求，体系包含的要素是否完整，不应回避或遗漏。这是手册审查的最主要的内容。
⑤体系要素规定的各项活动是否明确了责任部门和相关部门。⑥每一要素与其对应的程序是否给出了索引路线。
⑦承诺、方针和目标、HSE计划、运行、监测、纠正措施等有逻辑关系的要素之间的接口关系是否描述清楚。
⑧是否提供了主要危害和影响因素清单，法律法规清单。
⑨是否描述手册的管理要求，包括手册的批准、分发和修改、受控标识、版本控制等。
程序文件审查应考虑以下几方面：
标准中有些要素明确要求建立并保持程序。企业的程序文件中，是否满足了这些要素的要求。这些要求可以反映在一个程序中，也可以反映在多个程序中。
②第一程序是否阐明了目的和范围、职责、程序和方法、需引用的其他文件。
③有逻辑关系的程序之间的接口是否明确描述。
④与其他相关文件是否协调。
⑤程序文件的内容和结构是否合理和完整，是否明确“5W+1H”的要求。
（3）文件格式审查：
无论是手册还是程序，文件格式审查应考虑以下几方面：
文件是否为有效版本；②文件是否经过审批；③文件是否按规定控制方式标有控制标识；④文件的日期和版本变更情况；⑤文件的编号方法是否一致，编号是否正确；⑥文件是否经过修改，修改标识是否正确；⑦文件格式是否统一。（3）审核结论文件审查应得出的总的审查结论，结论有如下两种：（1）一是合格，即体系文件符合标准和控制的要求。（2）二是局部不符合，尚需修改。第二种结论应指明需修改之处，并规定修改期限，视文件修改的程序由审核组长决定文件复查是在现场审核前进行还是在现场审核中进行。如果文件在符合性方面不够充分，则要求受审方在规定期限内进行修改，直至通过审查才能进行后续的现场审核工作。
2.1.4.现场审核的内容和方法
审核组在与受审核方的有关人员接洽后即开始按审核计划进行现场审核。1．现场审核的内容和方法在现场审核中，需通过与受审核方有关人员的面谈，查阅有关的文件和记录，收集和评审有关的信息以及现场调查，从以下几个方面对企业的HSE管理体系进行初步的评价。1）了解企业情况与受审核方管理者代表和HSE管理部门的人员交谈与沟通，了解企业的相关情况，包括受审核方的组织机构和职能，产品、活动或服务的流程与特点，生产（或服务）活动的现场分布情况，产品、活动或服务提供过程中原材料、资源、能源消耗情况，化学品的保管和使用情况，重要HSE控制点设置情况等。2）对体系文件进行补充审查在对文件复查的基础上，在现场对程序和作业指导书进行补充审查，考察其完整性、协调性、可操作性及合理性（企业最好有一份程序与标准要素的对照表）。特别是对文件审查中有疑问之处，可在补充审查中查证。文件的补充审查既可以在办公室进行，也可以在活动现场进行。3）收集评审有关信息通过收集并评审以下信息，获取对受审核方HSE管理体系整体情况的了解，判断其HSE管理体系总体策划的合理性及体系是否已被实施。（1）组织的承诺、方针目标是否得到了实施，并传达到全体员工。（2）目标指标的确定是否合理。（3）遵守HSE法律法规的情况。通过查证有关的证明资料，验证企业HSE法律法规符合性，如风险评价报告、监测报告等。同时对法律法规获取、识别程序及其执行情况进行评审。（4）危害与影响因素识别与评价程序的合理有效性以及是否被执行，重要危害因素清单是否包含了组织应识别的危害与影响因素（5）重要危害因素的识别与评价是否合理和完整。重要危害因素将作为认证审核的重点，了解其控制方式，明确认证审核的线索。（6）HSE管理方案是否明确，并有具体的实施措施。（7）内部审核的信息。包括内部审核程序、审核计划、审核报告，并对审核的有效性进行评价。（8）管理评审的信息。了解管理评审实施程序和方式，查看评审记录。管理评审应包括对体系的适应性、充分性和有效性进行评审。（9）组织是否与外部相关方进行沟通，评审信息交流程序的执行情况。4）评价自我完善和持续改进机制通过内部审核和管理评审后实施纠正和预防措施的有效性以及日常监督的实施情况来评价受审核方自我完善和持续改进的机制是否有效。应查核最近12个月（或体系建立以来）所发现的不符合及针对不符合所采取的纠正和预防措施的有关资料。5）现场调查通过对现场的调查，了解产品、活动和服务过程中产生的危害与影响因素有哪些，影响的程度如何，为确定认证审核的重点做准备。一般应关注以下内容：（1）作业现场的各类危害与影响；（2）作业环境与个人防护设备；（3）高风险设施及设备与安全设施及设备；（4）危险性作业与安全控制措施；（5）通过现场抽样证实内审的可靠性；（6）现场确认审核范围；（7）确定认证审核方案和审核重点。
2.1.5.审核结论与报告
审核组在完成现场审核后，应对审核记录汇总和整理，讨论得出审核结论。
审核组长在与受审核有关人员沟通时通报审核结论，并负责编写审核报告。1．审核结论
受审核方的HSE管理体系在审核范围内是否符合审核准则的要求。主要从文件是否完整并覆盖了标准的全部要求，组织结构和职责是否合理和明确，目标和指标是否明确，HSE管理方案是否具体等方面综合考虑。（2）受审核方的HSE管理体系是否具备认证审核的条件。主要从危害因素识别是否全面，重要危害因素是否识别清楚，以及针对重要危害因素制定的控制方法是否确定等方面考虑。
2.2 HSE管理体系实施中存在的问题2.2.1.HSE管理体系的文件内容可操作性比较差 很多企业在建立体系时，文件内容会大量引用国家法律法规条款或相关标准要求，使得体系文件的内容比较生硬，不仅难以理解，而且难于操作执行。比如，某企业HSE管理体系有一条规定:“公司所有特种设备必须每半年进行一次全面安全检查。”仅仅只有这么一条，执行起来就有很多难度:特种设备安全检查主要检查什么内容?有没有检查表?由谁来组织?检查人员需要具备怎样的技能?检查需要配备什么工具?检查时间是设备运行期还是停产检修期？检查发现问题如何整改等等。只有把体系的每一条款写得清楚透彻，体系才有可操作性。此外，体系的可操作性还表现在体系的规定必须合理可行，否则也难于落实。比如，某公司的体系规定“不准在海洋石油生产设施上使用手机，带上设施的手机应交给设施指定人员保管，人员离开设施前返还所有者”这一条规定的出发点很好，但是实际很难做到。因为手机保管需要专人、专柜，而且手机一旦丢失，容易出现纷争。经过讨论修改为“不准在海洋石油生产设施上使用手机，一旦被安全监督发现，将按照公司奖惩制度处理”。修改后的条款不仅可操作性大大增强，而日也起到了应有的效果。因此，在体系的持续改进过程中，要高度市视体系文件的可操作性，认真审查体系文件中每一个条款在实际工作中是如何落实的？公司有没有配备相应的资源?执行过程有没有困难?只有解决了这些问题，体系才有可操作性，才有生命力，否则再好的体系也只能成为摆设。2.2.2.HSE管理体系文件的编排方式不便于查阅随着公司的发展壮大，生产经营业务的增加，HSE管理体系的文件也会与日俱增。目前很多公司的体系文件（指程序文件或作业文件）没有进行分类编排，体系文件大都按照时间先后顺序进行收录排列，有的公司文件编号可以从001排到100。由于文件数量较多，这种编排使各类制度、规定混杂在一起，假如要查找某个设备的管理规定，就需要从体系的第一个文件找起，十分不便;另外，这种编排方式也很难看出体系的整体结构。体系建设可以分为综合安全管理类、作业安全管理类、设备设施物料安全管理类、环境保护管理类、职业健康管理类和交通安全管理类。综合安全管理类收录安全奖惩制度、安全会议制度等;作业安全管理类收录高空作业规定、放射性作业规定等;设备设施物料安全管理类收录起重机械管理规定、锅炉压力容器管理规定等;环境保护管理类收录废弃物管理规定、污水处理管理规定等;职业健康管理类收录公共卫生管理、员工体检管理等;交通安全管理类收录车辆安全管理、船舶安全管理等。这样一来，原本杂乱无章的文件编排就变得十分有序，不仅便于查阅使用，而且能清楚了解体系的结构，有利于日后对体系文件进行持续改进。2.2.3.HSE管理体系难以实现全员参与建立HSE管理体系的理念就是要实现“全员、全方位、全过程”的管理。目前大部分公司在体系文件中规定了公司各个部门、各个层次人员的职责，即在制度上实现了所谓的安全责任“横向到边、纵向到底”的目标。但是，大部分公司在实际中很难做到全员参与HSE管理。一方面这与公司的企业文化有很大的关系，另一方面，如何才能让全体员工从一本厚厚的管理体系文件中找出自己的职责，然后去执行，也是很多公司面临的难题。为了使公司全体员工都能读懂HSE管理体系，清楚自己的职责所在，建议企业推行HSE管理体系职责分解工作。该项工作就是把厚厚的一本体系文件分解到公司各个部门，各个部门进一步把相应职责分解到每个员工身上，最后公司全体员工人手一册薄薄的HSE管理体系（只记载本人应履行的职责），实现了体系由厚变薄的目的，这样既便于每个员工对体系进行学习、执行，也便于体系内审过程中对每个员工进行考核。
2.3增强体系运行有效性的对策2.3.1.加强岗位培训，熟知体系文件要求，明白岗位风险（1）开展岗位培训、强化技能考核。培训上，管理岗位以程序文件、综合管理类作业文件为主，掌握本岗位主管、相关程序文件要求，严格执行体系程序。操作岗位以作业指导书、技术标准、管理规定为主，知道“如何做、做到什么程度”，明白“规定动作”。强化岗位培训的技能考核，提高操作技能，按照规范正确操作。（2）在岗位风险辨识的基础上，对作业过程中每个环节存在的风险定期进行识别，评价控制措施的有效性，补充作业指导书中的岗位风险极其处置措施。（3）专项培训中加强案例分析互动，增强培训效果。在典型案例分析中，创造人人参与的气氛，让员工分析事故原因，明白事故后果和相关规章制度的必要性，强化安全意识，提高风险识别技能。（4）现场检查中发现问题时，要对照相关文件规定指出违规，说明整改的方法，增强员工对具体规定的理解。同时下达纠正和预防措施单，分析具体原因，验证措施的有效性，防止同类问题重复发生。2.3.2.建立激励员工主动参与岗位风险识别的机制风险识别是员工的岗位职责，树立每一位员工都是风险管理人的理念。在人才价值观上，把能够发现岗位风险的人，视为优秀人才并给与重奖，奖励和鼓励事前发现风险，激励员工主动查找岗位风险。将事故事件管理的驱动方式由事后处罚，转向以人才价值取向引导、事前奖励和鼓励相结合2.3.3.加强体系运行过程指标的管理管理中，重点检查体系规定的风险识别、例行检查和分析等定期的、有频次要求的过程性指标的执行情况，突出日常管理过程的考核,推动管理者HSE责任落实。2.3.4.加强统计数据的应用分析（1）HSE事故、事件的统计数据，应用统计分析工具分类分析，进行趋势判断，抓住控制的重点方面。（2）关注细节问题。细节不但反映仪器设备状况，同时也反映员工对标准的掌握理解程度以及习惯性违章等。从细节入手实施改进，培养良好的行为习惯。2.3.5.完善现场管理制度和标准（1）引进推广的新设备、新技术，结合实际运行状况、安全分析结果，及时修订完善操作、维修保养规程。
（2）开展工作循环分析。检查设备和关键过程有无操作规程和技术标准，检验已有操作规程和技术标准是否适用，操作方法是否正确。对无操作规程和技术标准的设备、关键过程及时制定规程和标准，对不适用的及时修订，保证操作过程和技术标准与设备相适应，岗位操作有依据。
三、原油储备库HSE推进情况
3.1 原油储备库概况
中国石油大港石化公司原油储备库座落于天津滨海新区南港工业区，占地252254平方米，始建于2010年3月，2011年1月份投产。
原油储备库总库容100万方，可储存进口及国内原油，根据原油性质可采用常温储存或维温储存（最高维温能力60℃），密度按不大于950Kg/m3进行设计。库内原油罐区设2个罐组，101罐组设6座10×104m3原油储罐，201罐组设4座10×104m3原油储罐，预留2座原油储罐的位置，均为外浮顶罐。库外设置原油储备库至大港石化公司储运车间原油罐区的1 根长约2km 的DN500原油输送管道（正反输送），1 根DN300蒸汽管线，1 根DN150凝结水管线，一根DN200新鲜水线，一根DN200污水线。
储备库储存原油自天津港通过汇鑫油库至大港石化公司原油罐区的输油管道入库，或经大港石化公司原油罐区中转入库。原油主要供大港石化公司，必要时可通过大港石化公司原油罐区返输至汇鑫油库外运。
3.2 HSE总体工作思路
以科学发展观为指导，引进吸收国际先进管理经验，全面开展安全文化建设，努力完善HSE制度体系，强化培训和绩效考核，提升安全执行力，努力建设以行为安全为基础、以工艺安全为重点、以生产受控管理为核心的HSE管理体系，实现“不损害健康、不发生事故、不破坏环境”的本质安全目标，培育特色鲜明、永续传承的安全文化，努力实现安全清洁科学发展。
3.3 HSE工作原则
坚持领导带头、全员参与，充分调动员工的积极性。
坚持以我为主、符合实际，学习杜邦经验借鉴而不照搬，对杜邦专家依托而不依赖。
坚持以生产受控管理为核心，有机融合杜邦管理理念。
HSE体系建设坚持理念先行、文化引导、体系为纲、执行为本。
专项工作推进坚持重点推进、全面推广、循环改进。
3.4安全文化建设框架
通过工艺危害分析（PHA）、新设备质量保证（QA）、机械完整性（MI）、技术和设施变更（MOC）、投用前安全检查（PSSR）和工艺安全信息（PSI）等有效实施，不断提高技术和装备水平，确保本质安全，夯实安全文化的物质基础。
深入开展安全经验分享、行为安全审核、行为安全习惯培养、安全建议、作业许可、上锁挂牌、四有一卡、工作安全分析、工作循环检查、目视化管理等工作，营造浓厚氛围，约束员工行为，改变员工习惯，确保全面受控，使安全文化外化于形。
深化属地管理，落实直线责任，强化专业管理，优化培训与绩效管理，实施通用安全和工艺安全审核，并以实践指导制度修订，持续改进HSE管理体系，建立安全管理长效机制，使安全文化固化于制。
结合工作实际持续开展理念宣贯、HSE研讨，特别是深入解读九项原则、六大禁令，积极推行有感领导，广泛开展安全活动，确保全员参与，建立激励和约束机制，使行为和制度上升为文化，使安全文化内化于心。
3.5工作进展情况
3.5.1营造浓厚氛围，转变员工观念
结合工作实际解读集团公司HSE管理原则、安全禁令，并由直线领导逐级宣贯落实。新的安全理念逐步深入人心，员工观念明显转变。
领导带头践行个人安全行动计划，带头推进HSE工作，让员工切实看到、听到和感受到公司加强安全生产工作的信心和决心，形成了上下联动、齐抓共管的良好氛围。
广泛开展安全活动，每季度开展安全明星、安全文化贡献奖评选等多种活动，努力营造浓厚的安全氛围。
组织开展“我的岗位我负责、我在岗位您放心”大讨论。广泛征集安全格言警句、家庭安全寄语，启动实施了家庭安全健康行动计划。实现了全员参与和安全工作向家庭延伸、向8小时之外延伸。
3.5.2完善制度体系，规范安全管理
安全责任和义务明确划分，体现谁主管、谁负责。落实安全是我的责任，安全管理是各级主管的责任。从要我安全到我要安全到我们要安全。
3.5.3狠抓行为安全，控制工作风险
强化员工主动安全意识，事故可以避免，遵章确保安全是全体员工讨论确定的安全理念。我们通过生动的事例、鲜明的图片教育，引导员工重视行为安全，强化主动安全意识，牢牢记住时刻将安全掌握在自己手中，逐步实现从“要我安全”向“我要安全”转变。
领导带头进行安全观察与沟通，列入日常工作，并认真填写安全观察与沟通指导卡，编制了安全观察计划。
3.5.4强化工艺安全，确保生产受控
严格“四有一卡”制度，规范巡检管理，开发投用电子巡检系统。
为使确保现场操作受控，开发了生产受控信息管理系统，采用移动掌上电脑（PDA），搭建无线信息平台，实现操作步步受控。
在实施JCC的同时实施JSA；现场观察、模拟操作，验证和分析可能对工艺、设备和人的危害，并确定风险大小、风险概率；
结合工艺危害分析，实现炼化装置工艺安全风险和操作过程风险的全面识别和控制。
建立设备档案，制定设备管理制度，定期进行设备维护保养，定期参加设备月度例会，进行管理和技术交流，研究解决设备问题。
3.5.5重视培训管理，提高员工素质
一是转变培训方式，变大班为小班，变被动为互动，变灌输为探讨，变说教为说服，保证培训效果，二是识别各类培训需求，编制了培训需求矩阵，实施一岗一单培训，三是完善综合培训管理模式。
实现理论与实际相结合，课堂教学与导师带徒相结合，脱产培训与自主学习相结合，并保证操作人员每年脱产培训天数不少于27天/年；
3.5.6突出HSE绩效，落实安全责任
一是完成了岗位职责重新描述，明确了各岗位的HSE职责，二是车间定期进行安全工作检查并将检查结果纳入月度奖金考核，三是强化HSE激励，在发现隐患和避免事故奖的基础上，实施了事件报告奖和安全文化贡献奖，四是实施个人安全行动计划和家庭安全健康行动计划，作为个人的安全承诺。
结论HSE管理体系运行以人才价值取向引导，奖励和鼓励事前发现风险，调动员工主动查找岗位风险的积极性，主动采取纠正和预防措施，不断消除风险，由于HSE管理体系引入国内时间还不长，体系在实施过程中难免会出现一些问题，只要不断学习，不断取长补短，及时解决体系运行中出现的问题，就能保证HSE管理体系正常运行，最终实现体系的真正价值。
参考文献
[1] 赵云胜《职业健康安全与环境法规手册》2008年
[2] 曹晓林《HSE管理体系标准理解与实务》2010年
[3]《管理体系文件的编写培训》广州中船远航船坞有限公司2012年
